Apostila de Comunicações

PS-GRADUAO EM
GESTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Gerenciamento das
Comunicaes
Srgio Perazo
sergioperazo@hotmail.com
(21) 8661-2209

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15/03/2013 2 Gerenciamento das Comunicaes Srgio Perazo
I. A importncia da Comunicao
II. Prepare o Planejamento
III. Iniciao
IV. Planejamento
V. Execuo
VI. Controle
VII. Encerramento
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I. A importncia da Comunicao
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Definio
Um conjunto de processos exigidos para assegurar
gerao, coleta, distribuio, armazenamento e controle
sobre as informaes pertinentes ao projeto.

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Diferentes Vises
O que o cliente pediu
O que o cliente queria

Como o Ger. Projeto
entendeu
Como o Analista
especificou
Como o Programador
codificou
Como o Consultor
descreveu
DOCUMENTAO

Como Operaes
instalou
Como Cliente foi
cobrado
Servio de Suporte
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2007 Project World November 1316, 2007 Conference Guide
Fraca Definio de Requisitos 50%
Gesto de Riscos inadequada 17%
Fraco Controle do Escopo 15%
Problemas de Comunicao 14%
Falta de recursos qualificados 3%
Outros 1%
Porque Projetos falham ?
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De acordo com o PMI,
gerentes de projeto
dedicam cerca de 90% do seu
tempo
na aquisio e na transmisso
de
Informaes sobre o projeto !
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Fraca Definio de Requisitos 5%
Gesto de Riscos inadequada 2%
Fraco Controle do Escopo 2%
Problemas de Comunicao 90%
Falta de recursos qualificados 1%
Outros 1%
Refazendo os Clculos...
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reas de Conhecimento Gerenciamento de Projetos
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INICIAO PLANEJAMENTO EXECUO
MONITORAMENTO E
CONTROLE
ENCERRAMENTO
4.4 Monitorar e controlar o
trabalho do projeto
4.5 Realizar o controle
integrado de mudanas
5.1 Coletar os requisitos 5.4 Verificar o escopo
5.2 Definir o escopo
5.3 Criar a EAP
6.1 Definir as atividades
6.2 Sequenciar as atividades
6.3 Estimar os recursos das
atividades
6.4 Estimar as duraes das
atividades
6.5 Desenvolver o cronograma
7.1 Estimar os custos
7.2 Determinar o oramento
Qualidade
8.1 Planejar a qualidade 8.2 Realizar a garantia da
qualidade
8.3 Realizar o controle da
qualidade
9.2 Mobilizar a equipe do projeto
9.3 Desenvolver a equipe do projeto
9.4 Gerenciar a equipe do projeto
10.2 Planejar as comunicaes 10.3 Distribuir as informaes
10.4 Gerenciar as expectativas das
partes interessadas
11.1 Planejar o gerenciamento
dos riscos
11.2 Identificar os riscos
11.3 Realizar a anlise
qualitativa
dos riscos
11.4 Realizar a anlise
quantitativa
dos riscos
11.5 Planejar as respostas aos
riscos
Aquisies 12.1 Planejar as aquisies 12.2 Conduzir as aquisies 12.3 Administrar as aquisies 12.4 Encerrar as aquisies
Comunicaes
10.1 Identificar as partes
interessadas
10.5 Reportar o desempenho
Riscos
11.6 Monitorar e controlar os
riscos
Custos
7.3 Controlar os custos
Recursos
Humanos
9.1 Desenvolver o Plano de RH
Escopo 5.5 Controlar o escopo
Tempo
6.6 Controlar o cronograma
Ciclo de Vida do Projeto
Integrao
4.1 Desenvolver o Termo de
Abertura do Projeto
4.2 Desenvolver o Plano de
Gerenciamento do Projeto
4.3 Orientar e gerenciar a
execuo do projeto
4.6 Encerrar o projeto ou fase
reas de
Conhecimento
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Entenda e utilize as reas e processos
Defina Papis e Responsabilidades para os
integrantes do projeto
Planeje a comunicao desde o incio do projeto
A importncia da Comunicao
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II. Prepare o Planejamento
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Plano de Comunicao
Relaes pblicas, Agncias de Publicidade e meios de
comunicao listam como base:
"Quem" - o pblico-alvo
"O qu" - as mensagens que devem serdesenvolvidas
"Quando" - especifica a periodicidade apropriada de entrega
para cada mensagem
"Por qu" - os resultados desejados
"Como" o como a mensagem ser entregue (veculo de
comunicao)
"Por quem" - o remetente (que determina quem entregar a
informao e como ele definido)
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Personagens do Projeto - Se identific-los
difcil. Imagine reuni-los
Eu sei falar bem. Porque perder tempo ?
Sobrecarga de informaes
O face-a-face vs. Virtual
Conflitos Resolver ou Fugir ?
Desafios na Comunicao
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n* (n-1) / 2

Canais na Comunicao
Voc gerencia um projeto com trs consultores, um sponsor e um auditor 15 canais.
E se mais dois analistas se juntarem ao time, passaremos a ter quantos canais ?
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Lies Aprendidas
Procure informaes de projetos anteriores
Promova sesses para coletar as experincias
No faa dessas sesses uma terapia de grupo
Tenha critrio sobre o que compartilhar
Lies Aprendidas devem ser coletadas durante
todo o ciclo de vida do projeto
Ainda que nico, um projeto pode ser replicado
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Lies Aprendidas
As causas das variaes, aes corretivas e o raciocnio
existente bem como outros tipos de lies aprendidas, a
partir do controle de mudana do escopo, devem ser
documentados a fim de que possam fazer parte da base de
dados histrica tanto do projeto em questo quanto de
outros projetos da organizao.

A base de conhecimento acumulada, facilitando o
progresso e planejamento futuro

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Distribuindo Informaes
Comunicao Verbal
Face-a-face (Formal x Informal)
Telefone (1-1 x Conferencia)
Comunicao Escrita
e-Mail, Instant Messenger
Papel
Comunicao Visual
Vdeos
Apresentaes
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Requisitos das Comunicaes

Mapeie como a informao deve fluir no projeto (Quem e o Que)
Crie uma tabela contendo:
Lista dos Membros do Projeto na Horizontal e na Vertical
A intercesso demonstrando o que deve ser realizado e para
quem
Tenha uma lista dos relatrios que devem ser desenvolvidos, com
periodicidade e envolvidos
Revise, obtenha aprovao e divulgue
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Gerenciamento de Comunicaes
outra definio
Determinar as necessidades de informao e
comunicao das partes interessadas :

QUEM precisa de qual informao,
QUANDO iro precisar da informao e
COMO ela ser distribuda para cada um.

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Exemplo
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Lista de Relatrios
Exemplo
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Desafios e Canais de Comunicao
Captura das Lies Aprendidas
Distribuindo informaes do Projeto
Mapear Papis e Responsabilidades para os
Prepare o Planejamento
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III. Iniciao
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Fases no Ciclo de Vida de um Projeto
Inicio Planejamento
Execuo Controle
Encerramento
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Iniciao
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Inicio Planejamento Execuo Final
Idia ou
Necessidade
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Processos na Iniciao
Entradas Tcnicas & Ferramentas Sadas (Resultados)
Contrato Opinio especializada Termo de Abertura do Projeto
Declarao do Trabalho do Projeto Mtodos Seleo
Fatores ambientais da empresa Metodologia
Ativos de processos organizacionais Sistemas
Termo de Abertura do Projeto Opinio especializada Registro das partes interessadas
Documentos de aquisio
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
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Anlise das partes
interessadas
4.1 Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto
10.1 Identificar as partes interessadas
Estratgia para gerenciamento das
partes interessadas
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Termo de Abertura do Projeto
Introduo (Resumo das condies que definem o projeto)
Objetivos, metas e escopo do projeto (viso executiva)
Oramento (custo e tempo)
Relacionamentos na organizao
Autoridade e Responsabilidades do Gerente de Projetos
Outras Responsabilidades na organizao
Recursos
Cronograma Macro e Principais Entregveis
Benfefcios Esperados / Medidas de Desempenho
Fatores Crticos de Sucesso
Premissas e Restries
Aprovaes

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Partes Interessadas
Identificar pessoas ou organizaes que podem ser
afetadas (positiva ou negativamente)
Documentar as informaes relevantes (grau de
envolvimento e exposio a risco, estilo de resoluo de
conflitos, interesses, envolvimento desejado)
Provocar a comunicao entre as partes, analisando como
vo reagir em determinadas situaes
Grau de alinhamento entre Execuo e Planejamento
Estratgico (Gesto de Portflios)
Requisitos da Comunicaes
Lista dos Relatrios

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Iniciado
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Idia ou
Necessidade
Termo de
Abertura
Projeto formalmente iniciado (Termo de Abertura)
Gerente do projeto identificado e designado
Descrio em alto nvel (escopo)
Definio das Restries
Fatores limitantes as opes na tomada de deciso (ex. Contrato)
Definio das Premissas
so fatores assumidos como verdadeiros durante o planejamento
Dependem de validao para tomada de deciso
Mapeamento das Partes Interessadas
Requisitos da Comunicaes
Lista dos Relatrios

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IV. Planejamento
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Planejamento
Termo de Abertura do Projeto Opinio especializada Plano de Gerenciamento do Projeto
Sadas dos processos de
planejamento
Fatores ambientais da empresa
Registro das partes interessadas
Anlise de requisitos da
comunicao
Plano de gerenciamento das
comunicaes
Estratgia de gerenciamento das
partes interes. Tecnologia das comunicaes
Atualizaes nos documentos do
projeto
Fatores ambientais da empresa Modelos de comunicaes
Mtodos de comunicao
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10.2 Planejar as comunicaes
4.2 Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
32 Gerenciamento das Comunicaes Srgio Perazo
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Planejando
Definir e e documentar as necessidades das partes interessadas para alcanar os
objetivos do projeto.
Desenvolver uma descrio detalhada do escopo do projeto, subdividindo as
entregas em componentes menores e mais facilmente gerenciveis.
Desenvolver o cronograma (Identificar, sequenciar e estimar as duraes das
atividades bem como recursos associados)
Estimar os custos e definir/revisar oramento
Identificar os requisitos e/ou padres de qualidade do projeto, bem como de
que modo o projeto demonstrar a conformidade.
Identificar funes, responsabilidades, habilidades necessrias e relaes
hierrquicas do projeto
Identificar, Analisar e Planejar resposta aos Riscos
Especificar necessidades de compras e fornecedores potenciais
Definir uma abordagem de comunicao.
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Plano de Comunicao
Define os requisitos, a tecnologia, as limitaes e as
projees para o projeto
Auxilia o entendimento interno ao projeto
Facilita o entrosamento com a comunidade do projeto

Deve conter:
Estrutura de coleta e arquivamento
Estrutura de distribuio
Formas de Divulgao (p.ex Cronograma estimado vs.
real)
Mtodo para Atualizao do plano
Project Control Book
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Um evento nico
Reunio de Kick-off
Prepare-se para a reunio
Complete sua investigao
Entenda as expectativas do seu cliente, de quem
aprovou o Termo de Abertura e dos membros da equipe
Defina a agenda e circule previamente entre os
participantes, com sugesto dos seguintes tpicos
Objetivos
Escopo (bem como o que no est no escopo)
Riscos
Requisitos e Restries
Estimativa de Oramento
Cronograma
Entregveis e Critrios de Aceitao
No esquea de registrar em ata
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Planejando e Executando
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Idia ou
Necessidade
Termo de
Abertura
Plano de
Projeto
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V. Execuo
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Reunio de Performance do Projeto
(Status)
Reunir o time regularmente para checar performance, revisar
cronograma e alocao de recursos, discutir problemas, riscos
e prximos passos fundamental para o sucesso do projeto

Relatrios de andamento, medies de progresso e projees

Liste os participantes bem como a lista de presena

Categorize os itens em informativos e itens que requerem
ao, associando datas e responsveis

Liste os itens que devero ser discutidos na prxima reunio

No esquea de deixar definido quando ocorrer a prxima
reunio
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Relatrio de Performance do Projeto
(Status)
Resultado do processo de coleta e disseminao de
informaes a respeito do desempenho do projeto,
fornecendo informaes aos stakeholders de como os
recursos esto sendo utilizados para se atingir os objetivos
do projeto.

Relatrio de Situao (status report)
Previso (forecasting)
Compartilhamento dos Obstculos, Riscos e Alternativas
para avaliao junto aos patrocinadores
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Atas de Reunio
(no somente para o Kick-off)
Defina a agenda e circule previamente entre os participantes, e
encoraje a participao

Liste os participantes bem como a lista de presena

Categorize os itens em informativos e itens que requerem
ao, associando datas e responsveis

Liste os itens que devero ser discutidos na prxima reunio

No esquea de deixar definido quando ocorrer a prxima
reunio
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Distribuio da Informao
Disponibilizar as informaes necessrias
aos stakeholders do projeto no tempo
combinado.

Isto inclui implementar o plano de
gerenciamento da comunicao, assim
como, responder a solicitaes de
informaes inesperadas.
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Gerenciar Expectativas das Partes
Interessadas
Interagir com as partes interessadas
para atender s suas necessidades e
solucionar as questes medida que
ocorrerem.
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Monitore e Controle
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Idia ou
Necessidade
Termo de
Abertura
Plano de
Projeto
Entregveis,
Resultados
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VI. Controle
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Controle as Mudanas
Influenciar os fatores que criam as necessidades de mudanas, para
assegurar que elas estejam de acordo com os objetivos, documentar que a
mudana ocorreu e gerenciar o escopo de entrega atual.

Assegure um controle integrado

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Checklist para Controle de Mudanas
1. Tipo de mudana
2. Descrio da mudana (de/para)
3. Justificativa para mudana
4. Impactos previstos em
custo
prazo
escopo
Qualidade / satisfao do usurio
5. Quem solicita
6. Quem aprova
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VII. Encerramento
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VII. Encerramento
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VII. Encerramento
Etapa Final do Gerenciamento da Comunicao
Consiste na consolidao e validao final da
documentao dos resultados do projeto para formalizar a
aceitao final do objetivo do projeto pelos stakeholders
(patrocinadores, ou pelo cliente).
Cada fase do projeto deve ser adequadamente finalizada
para garantir que informaes importantes e teis no se
percam.
Planejar para onde vo os recursos humanos do projeto,
fazendo avaliaes de desempenho para os seus gerentes
funcionais (se for o caso)
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FIM
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Necessidade
Termo de
Abertura
Plano de
Projeto
Entregveis,
Resultados
Encerramento
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OBRIGADO !

Sergio Perazo, PMP
sergioperazo@hotmail.com

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