Barras de herramientas......................................................................................................

4
...........................................................................................................................................4
En el Excel hay una barra de herramientas. Para acceder a ella es necesario pulsar en el
botón “ver” y “barra de herramientas”..............................................................................4
Esta barra de herramientas sirve para poder ver las diferentes opciones con las que
podemos trabajar en el Excel.............................................................................................4
Las más importantes que hay son las siguientes:..............................................................4
Estándar: ...........................................................................................................................5
...........................................................................................................................................5
Nuevo .........................................................................................................................5
Botón: ...........................................................................................................................5
Abrir ............................................................................................................................5
El botón Abrir trae al cuadro de diálogo para elegir un documento para ser abierto.
Los archivos abiertos recientemente, están listados al final del menú Archivo............5
Botón:...........................................................................................................................5
Guardar .......................................................................................................................5
Botón: ...........................................................................................................................6
Correo electrónico .......................................................................................................6
Botón: ...........................................................................................................................6
Vista Preliminar de Impresión ......................................................................................6
Botón: ...........................................................................................................................6
Ortografía .....................................................................................................................6
Botones:
Cortar. Copiar, y Pegar ...............................................................................................7

Cortar remueve el texto seleccionado y lo envía al Clipboard.

Copiar coloca una copia del texto seleccionado en el Clipboard.
Pegar coloca una copia de lo que estaba en el Clipboard en el punto donde se
encuentra el cursor. .......................................................................................................7
Copiar Formato ...........................................................................................................7

1
 Botones:.........................................................................................................................7
Deshacer y Rehacer ...................................................................................................7
Botón: ...........................................................................................................................7
Hipervínculo ...............................................................................................................7
Botón:............................................................................................................................8
Autosuma ...................................................................................................................8
Botón: ...........................................................................................................................8
Orden ..........................................................................................................................8
Botón: ...........................................................................................................................8
Asistente de Gráfico ...................................................................................................8
Botón:............................................................................................................................8
Dibujo .......................................................................................................................8
Botón:............................................................................................................................9
Zoom ..........................................................................................................................9
Fuente .........................................................................................................................9
Este botón sirve para modificar el tipo de letra que queramos escoger........................9
Tamaño de Fuente ......................................................................................................9
Botones:.......................................................................................................................10
Negrita, Cursiva, Subrayado ....................................................................................10

Botones: ......................................................................................................................10
Alinear ......................................................................................................................10
Botón:
Combinar y Centrar .................................................................................................10
Botones: ......................................................................................................................10
Estilo moneda, estilo porcentual, estilo millares y euro. ..........................................10
Botones:.......................................................................................................................11
Aumentar y disminuir decimales .............................................................................11
Botones:.......................................................................................................................11
Sangrías .................................................................................................................11
Botón: .........................................................................................................................12
Color de Relleno .......................................................................................................12
Botón:..........................................................................................................................12
Color de Fuente ......................................................................................................12
Tipos de datos y formatos. Formato condicional............................................................21
Fórmulas y funciones.......................................................................................................25
Imágenes y gráficos.........................................................................................................29
Vincular e incrustar los documentos...............................................................................34
Bases de datos..................................................................................................................36
Listas................................................................................................................................37
Formularios......................................................................................................................38
Tablas y gráficos dinámicos............................................................................................40
Macros.............................................................................................................................41
Ejemplos de uso de VBA.................................................................................................43

2
Bryan Arango Rojas

3
Barras de herramientas

En el Excel hay una barra de herramientas. Para acceder a ella es necesario

pulsar en el botón “ver” y “barra de herramientas”.

Esta barra de herramientas sirve para poder ver las diferentes opciones con las
que podemos trabajar en el Excel.

Las más importantes que hay son las siguientes:

4
Estándar:

Ésta barra de herramientas es una de las principales que tiene Excel, ya que en ella se
pueden realizar diferentes acciones, tales como:

Botón:

Nuevo

El botón Nuevo crea un nuevo documento en blanco.

Botón:

Abrir

El botón Abrir trae al cuadro de diálogo para elegir un documento para ser
abierto. Los archivos abiertos recientemente, están listados al final del
menú Archivo.

Botón:

Guardar

El botón Guardar conserva al actual documento de vuelta al lugar de donde

vino. Si el documento nunca ha sido guardado antes, se verá un cuadro de
diálogo donde se puede elegir una carpeta y nombre de archivo.

5
Botón:

Correo electrónico

El botón de correo electrónico permite mandar a otra persona, la presente hoja

de trabajo o todo el libro de trabajo por correo.

Botón:

Imprimir

Se imprimen todas las filas y columnas que contengan datos.

Botón:

Vista Preliminar de Impresión

Muestra como se verá su documento cuando sea impreso. Mediante una

cuidadosa verificación antes de realmente imprimir, se pueden evitar errores y
ahorrar mucho papel y tiempo. Es especialmente importante tener una vista
preliminar de las hojas de cálculo, porque con mucha frecuencia resultan
demasiado anchas para caber en una sola hoja.

Botón:

Ortografía

Verifica la ortografía del texto pero no lo hará en las fórmulas. Excel no corrige
su gramática.

6
Botones:

Cortar. Copiar, y Pegar

Cortar remueve el texto seleccionado y lo envía al Clipboard.

Copiar coloca una copia del texto seleccionado en el Clipboard.
Pegar coloca una copia de lo que estaba en el Clipboard en el punto
donde se encuentra el cursor.

Botón:

Copiar Formato

Con el icono de forma de pincel, Copiar Formato, se copia el formato de una

celda a otra.

Botones:

Deshacer y Rehacer
Estos botones sirven para recuperar algo que hayamos borrado o deshacer
algo que no hayamos hecho bien.

Botón:

Hipervínculo
Este botón sirve para crear un hipervínculo ya sea a alguna carpeta o a alguna
página Web también.

7
Botón:

Autosuma

Autosuma sumará de manera inteligente los números en la columna de arriba o

en la fila a la izquierda de la celda activa. Una vez que abandone la celda con
la fórmula, se verá el total en lugar de la fórmula.

Botón:

Orden

Los botones de Orden Ascendente y Orden Descendiente dispondrán las

celdas seleccionadas en una columna en orden alfabético o numérico.

Botón:

Asistente de Gráfico

Este botón sirve para crear un gráfico a partir de los datos con los que estamos
trabajando.

Botón:

Dibujo

El botón Dibujo abre una barra de herramientas de dibujo. Esta barra puede
ser llevada y estacionada en cualquier borde de la ventana, al igual que las
otras barras de herramientas.

8
Botón:

Zoom

Este botón sirve para que podamos modificar el zoom, acercando o alejando lo
que vemos.

Formato:

Ésta es otra de las principales barras de herramientas en la que se pueden

realizar diferentes tipos de acciones, tales como:

Botón:

Fuente .

Este botón sirve para modificar el tipo de letra que queramos escoger.

Botón:

Tamaño de Fuente

Este botón sirve para modificar el tamaño de la letra con la que estemos
escribiendo.

9
Botones:

Negrita, Cursiva, Subrayado

Los botones de Negrita, Cursiva y Subrayado aplican su estilo al texto

seleccionado, negrita, cursiva, subrayado.

Botones:

Alinear

Este botón sirve para poner el texto al margen a la izquierda, al centro o a la

derecha.

Botón:

Combinar y Centrar

Este botón sirve para crear solo una celda con varias combinándolas entre sí.

Botones:

Estilo moneda, estilo porcentual, estilo millares y euro.

Estos botones sirven para poner algún número que hayamos puesto, en
porcentaje, en moneda o en millares.

10
Moneda aplica el formato en la selección como dinero. El ajuste por defecto
para moneda proviene de los Ajustes Regionales que se hacen en el Panel de
Control de Windows. Allí se puede cambiar el formato por defecto a libras o
rublos o cualquier otra moneda que utilice usualmente.

Porcentaje aplica a las celdas seleccionadas un porcentaje, redondeado para

que no tenga decimales.

Millares se aplica a las celdas seleccionadas como un número general con

comas que separan cada 3 dígitos a la izquierda del punto decimal y muestra
solo 2 dígitos a la derecha.

Se puede ver un botón para Euros. El botón aplica el símbolo para cantidades
en Euros.

Botones:

Aumentar y disminuir decimales

Estos botones sirven para que el algún número que queramos, que hayan
decimales hayan más o menos decimales.

Botones:

Sangrías

Estos botones sirven para aumentar o reducir el espacio que hay entre el borde
y el texto.

11
Botón:

Color de Relleno

Este botón sirve para darle color al fondo de alguna celda o texto. El botón de
Relleno muestra el color que se ha usado la última vez.

Botón:

Color de Fuente

Este botón sirve para darle color al texto. El botón de Color de Fuente muestra
el último color que fue utilizado.

Dibujo:

Ésta es otra de las principales barras de herramientas en la que se pueden

realizar diferentes tipos de acciones, tales como:

Botón:

Dibujo

En este botón se puede ordenar, ajustar, girar o voltear y cambiar autoforma al

hacer un dibujo.

12
Botón:

Autoformas

En este botón se pueden realizar líneas, conectores, formas básicas, flechas

de bloque, diagrama de flujo, cintas y estrellas, llamadas y mas autoformas.

Botón:

Línea

Este botón se usa para realizar líneas en algún dibujo.

Botón:

Flecha

Este botón se usa para realizar flechas en algún dibujo.

Botón:

Rectángulo

Este botón se usa para realizar rectángulos en algún dibujo.

Botón:

Elipse

Este botón se usa para realizar elipses en algún dibujo.

13
Botón:

Cuadro de texto

Este botón sirve para incrustar un texto en las celdas anteriormente

seleccionadas.

Botón:

Insertar WordArt

Este botón sirve para poder insertar un título en el Excel.

Botón:

Insertar imagen desde archivo

Este botón sirve para insertar una imagen que tengamos guardada.

Botón:

Color de relleno

Este botón sirve para rellenar algún dibujo previamente hecho.

Botón:

Color de línea

Este botón sirve para seleccionar el color de línea con el que se está
elaborando el dibujo.

14
Botón:

Color de fuente

Este botón sirve para cambiar el color del texto por ejemplo.

Botón:

Estilo de línea

Este botón sirve para cambiar el grosor de la línea.

Botón:

Estilo de flecha

Este botón sirve para cambiar el estilo de las flechas que hagamos en el dibujo.

Botón:

Estilo de sombra

Este botón sirve para ponerle un tipo de sombra a algún texto.

15
Gráfico:

Ésta es otra de las principales barras de herramientas en la que se pueden

realizar diferentes tipos de acciones, tales como:

Botón:

Objetos el gráfico

En este botón hay diferentes opciones: Área de trazado, área del gráfico, eje de
categorías, eje de valores, leyenda, líneas de división principales del eje de
valores, título del gráfico y serie.

Botón:

Formato de líneas de división

Este botón sirve para modificar las líneas de división del gráfico, ya sea
automática o personalizada, pudiendo modificar el estilo, el color y el grosor de
la línea.

Botón:

Tipo de gráfico

Este botón sirve para cambiar el tipo de gráfico que queremos hacer.

16
Botón:

Leyenda

Este botón sirve para poner los datos que queremos que estén en el gráfico.

Botón:

Tabla de datos

Este botón nos permite incrustar una tabla con los datos del gráfico.

Botones:

Por filas y por columnas

Estos botones sirven para modificar la tabla de datos, ya sea por filas o por
columnas.

Botones:

Ángulo ascendente y ángulo descendente

Estos botones sirven para poner los datos que estén en la hoja de cálculo tanto
en ángulo ascendente como en ángulo descendente.

17
Imagen:

Ésta es otra de las principales barras de herramientas en la que se pueden

realizar diferentes tipos de acciones, tales como:

Botón:

Insertar imagen desde archivo

Este botón sirve para insertar una imagen que tengamos guardada.

Botón:

Color

Este botón sirve para cambiar el color de la imagen a: automático, escala de

grises, blanco y negro y marca de agua.

Botones:

Más contraste y menos contraste

Estos botones sirven para modificar el contraste en alguna imagen.

18
Botones:

Más brillo y menos brillo

Estos botones sirven para modificar la cantidad de brillo que queremos que
haya en la imagen.

Botón:

Recortar

Este botón sirve para recortar alguna imagen.

Botón:

Girar 90º a la izquierda

Este botón sirve para que podamos girar la imagen 90º a la izquierda.

Botón:

Estilo de línea

Este botón sirve para modificar el estilo de la línea, y también podemos

modificar su grosor.

Botón:

Comprimir imágenes

Este botón sirve para comprimir alguna imagen que hayamos seleccionado
previamente.

19
Botón:

Formato de imagen

Este botón sirve para modificar la imagen, como: En tamaño, cambiar el color
del relleno, las líneas, proteger la imagen, etc.

Botón:

Definir color transparente

Este botón sirve para definir alguna parte de la imagen como transparente.

Botón:

Restablecer imagen

Este botón sirve para restablecer borrar todos los cambios que hayamos
realizado en la imagen.

20
Tipos de datos y formatos. Formato condicional

Tipos de datos

Los principales tipos de datos que podemos usar en Excel son:

· Texto. Puede contener tanto caracteres alfabéticos como numéricos, signos

de puntuación, símbolos, etc. Un texto más largo que la celda donde se escribe
pasará a ocupar también la celda adyacente, siempre que esta se encuentre
vacía. En ocasiones, al empezar a escribir un texto se autocompleta usando un
texto anterior similar.

· Números. Cualquier cantidad numérica, en la notación tradicional o científica.

Se permiten negativos, decimales o porcentajes.

· Fecha y hora. Cualquier fecha y hora, en unos formatos determinados.

Admite los símbolos – y / como separadores, dos o cuatro dígitos para el año y
el nombre completo o abreviado del mes. Para las horas, el formato más usual
es hh:mm (horas: minutos), seguido de PM o AM si se usan solo los valores o-
12 para las horas. Es decir, 23:10 equivale a 11:20 PM.

· Fórmulas y funciones. Ese tema es verdaderamente interesante y una de las

utilidades más importantes que ofrecen las hojas de cálculo. Las fórmulas
sirven para realizar cálculos en los que, normalmente, se usan valores de otras
celdas. El resultado se guarda en la propia celda de la fórmula. Las funciones
actúan de forma similar, aprovechando las operaciones matemáticas,
aritméticas, estadísticas, etc., que ofrece Excel.

21
Ejemplo: Confeccionar un horario escolar

Formatos

Los formatos de excel y su aplicación funcionan casi exactamente como en

Word y otros programas similares.
Para aplicar formatos disponemos de dos opciones: la barra de herramientas
formato y el punto de menú formato.

22
. La barra de herramientas formato.

− Combinar y centrar: permite juntar varias celdas en una sola que

ocupará el mismo espacio que el conjunto de originales, centrando al
mismo tiempo su contenido.
− Estilo moneda: agrega a un número el formato de moneda
predeterminado, que puede modificarse.
− Porcentaje: convierte un valor en su tanto por cien, por defecto sobre 1.
es decir si tenemos un 10 y pulsamos en botón de porcentajes se
convertirá en 100%.
− Estilo millares: permite aplicar rápidamente el formato por defecto para
los millares: el punto como separador de miles y la coma como
separador de decimal.
− Euro: aplica el formato moneda con la opción Euro.
− Aumentar/Disminuir decimales: permite incrementar o recortar con un
solo clic el número de decimales que se muestran en la celda.

.El menú formato.

23
 − Celdas: abre la ventana Formato de celdas, y que consta de diversas
pestañas, cada una de las cuales permite modificar una serie de
características de formato.
− Número: permite elegir el tipo de contenido de la celda entre la lista que
aparece bajo el epígrafe Categoría.
− Alineación: permite definir la alineación y orientación del texto dentro de
la celda, tanto horizontal como vertical.
− Fuente: contiene los típicos elementos de formato de texto: tipo de letra,
estilo, tamaño, subrayado, color y efectos.
− Bordes: permite definir los bordes externos e internos de la celda o
celdas seleccionadas: tipo de línea, ubicación y color.
− Tramas: ofrece la posibilidad de aplicar color de fondo a las celdas.
− Proteger: opciones para ocultar o bloquear contenido. El bloqueo evita
cambios en el contenido o el tamaño de la celda.

Formato condicional

Permite que un rango de celdas varíe su formato en función de que el

contenido cumpla ciertas condiciones definidas por el usuario.

24
 Fórmulas y funciones

Fórmulas

Las fórmulas las define el usuario, empleando cualquier operación que

permita Excel.
Se pueden combinar referencias a otras celdas con valores constantes, utilizar
operadores aritméticos, de comparación, funciones predefinidas o definidas por
el usuario.

Funciones

Además de utilizar fórmulas, o dentro de ellas, en Excel tenemos la posibilidad

de usar funciones predefinidas, agrupadas por categorías para facilitar su

25
localización. Una función está formada por su nombre y los valores con los que
trabajará, denominados argumentos. Estos pueden ser valores constantes,
referencias a celdas o incluso otras funciones.

Las funciones pueden insertarse como cualquier otro contenido, tecleando su

nombre y sus argumentos en al barra de fórmulas, aunque deben ir precedidas
del símbolo = para que se reconozcan como funciones. En algún caso, en
concreto para función SUMA, existe un botón en la barra de herramientas
Estándar.

Funciones disponibles en Excel:

· Financieras. Realizan cálculos relacionados con intereses, inversiones,

pagos y otros temas relacionados con las finanzas.

· Fecha y hora. Sirven para realizar toso tipo de operaciones con fechas, y
también para hacer transformaciones entre tipo de fecha/hora y otros.

· Matemáticas y trigonométricas. Más claro no puede decirse, todas las

funciones que realizan cálculos matemáticos y trigonométricos.

· Estadísticas. Funciones estadísticas como la medida, la mediana, etc.

· Búsqueda y referencia. Funciones para realizar búsquedas en el documento

y también para trabajar con referencias de todo tipo.

· Base de datos. Funciones para trabajar con el contenido de la hoja de

cálculo como si fuera una base de datos.

· Texto. Realizan operaciones con cadenas de texto, como comparaciones,

extracción de una parte del texto, calcular su longitud, conversiones y
transformaciones.

26
 · Lógicas. Funciones que se corresponden con las operaciones lógicas típicas:
SÍ, NO, O, Y, VERDADERO, FALSO.

· Información. Devuelven información sobre el contenido o el formato de una o

varias celdas. También incluye algunas funciones de conversión.

· Definidas por el usuario. Efectivamente, el usuario puede definir sus propias

funciones, utilizando métodos y lenguajes externos, o incluidos en la propia
aplicación.

Referencia a valores de otra hoja

27
Ejemplo:

28
 Imágenes y gráficos

Inserción de imágenes

En un documento excel podemos insertar todo tipo de imágenes, tanto externas

como predefinidas en la propia aplicación.

· Imágenes prediseñadas. Permite insertar imágenes de la galería de Microsoft

Office. Se abrirá un asistente en la parte derecha de la pantalla para poder
escoger la colección donde buscar, el tipo de imagen, realizar búsquedas por
contenido, etc.

· Desde archivo. Ofrece la posibilidad de insertar imágenes externas desde un

cuadro de diálogo de búsqueda y selección.

29
 · Desde escáner o cámara. Necesita de una conexión con un proveedor externo
de imágenes, como una cámara de fotos o un escáner. Puede ser necesario
disponer también de la interfaz TWAIN, software que se utiliza para ese tipo de
capturas, pero con las conexiones USB actuales puede grabarse el fichero en
disco y posteriormente insertarse como cualquier otra imagen.

· Autoformas. Permite insertar líneas, figuras geométricas, flechas y otras

formas básicas. Al seleccionar esta opción se abre una ventana.

30
· WordArt. Permite la inserción de texto en un formato más gráfico y artístico.
Se dispone de diversas variantes que se muestran al seleccionar esta opción.

· Organigrama. Facilita la inserción de un organigrama o diagrama jerárquico

sin tener que utilizar las autoformas correspondientes. Se muestra un asistente
en el que se puede elegir la configuración y otras características visuales.

31
· Símbolo. Permite insertar algún símbolo especial como letras de alfabetos
distintos al nuestro, abreviaturas, símbolos de monedas, formatos específicos
de número, etc.

· Diagrama. Ofrece una pequeña galería con algunos diagramas predefinidos.

32
Gráficos

En muchas ocasiones resulta muy interesante presentar cierto contenido de la

hoja de cálculo en forma de gráfico, de manera que visualmente se pueden
detectar tendencias o anomalías, entre otras cosas. Crear un gráfico es muy
sencillo si aprovechamos el asistente que ofrece excel.

33
Vincular e incrustar los documentos

Con la vinculación de documentos podemos trabajar con datos externos como

si realmente estuviesen en nuestro propio libro de trabajo. Se pueden vincular
datos tanto de excel como de otras aplicaciones. La incrustación es un proceso
similar a la vinculación, pero creando una copia del documento original en vez
de enlace al mismo.

Vincular documentos

La vinculación entre documentos excel es muy sencilla, y puede realizarse de

dos maneras diferentes:

− Manualmente desde la barra de fórmulas. Al incluir en una fórmula el

contenido de una celda vinculada, tecleamos su referencia incluyendo el
libro entre corchetes seguido de la hoja, un signo de cierre de
exclamación y finalmente la columna y fila de la celda. Opcionalmente,
en caso de que el libro de origen no esté abierto, se debería incluir la
ruta completa del mismo.

34
 − Copiando y pegando las celdas originales, y en opciones de pegado
seleccionando vincular.
Si deseamos vincular un documento que no es de excel, debemos insertarlo
como un objeto externo, mediante el menú Insertar>Objeto. Esta opción
muestra una ventana con diferentes tipos de objetos que pueden incluirse en
nuestra hoja de cálculo.
En la pestaña Crear de un archivo se ofrece la posibilidad de elegir cualquier
archivo creado con otra aplicación. El simple hecho de insertar el objeto hará
que al seleccionarlo desde la hoja de cálculo se abra la aplicación original y nos
permita realizar modificaciones. Si además lo vinculamos, marcando la opción
Vincular, cuando el documento original sufra cambios, estos se actualizarán
automáticamente en nuestro documento excel. Eso es así porque, al uisar la
opción de vincular, lo que en realidad vemos no es una copia, sino el pripio
archivo original.

Incrustar documentos

La incrustación, a diferencia de la vinculación, crea una copia del archivo

original y no un vínculo. La ventaja es que el objeto incrustado puede
modificarse sin que los cambios afecten al original; el inconveniente es que el
objeto incrustado se guarde junto al documento de excel aumentando su
tamaño. Además, el hecho de trabajar con una copia independiente del original
excluye la posibilidad de visualizar los cambios en el documento origen si fuera
necesario.

La incrustación se realiza de la misa manera que la vinculación, pero sin

marcar la opción Vincular. Si marcamos Mostrar como icono, entonces solo
veremos en nuestro documento excel una especie de acceso directo, en forma
de icono, al documento incrustado. Al hacer doble clic en dicho icono se abrirá
el archivo.

35
 Bases de datos

Lógicamente, una hoja de cálculo no es una base de datos, y no puede

esperarse que realice las mismas funciones. Sin embargo, la estructura de una
hoja de cálculo es muy similar a la de una base de datos: filas y columnas.
Tanto en excel como en Calc se aprovecha dicha similitud para ofrecer
funciones de bases de datos.

Excel dispone de una serie de funciones que trabajan con la información de la

hoja de cálculo simulando la gestión de una base de datos. Para ello hay varias
posibilidades: podemos disponer la información normalmente en filas y
columnas, dejando la primera fila para los títulos de los campos, o bien
trabajamos con el objeto Lista, una novedad en excel 2003.

Funciones de bases de datos

Se puede crear una especie de base de datos en excel simplemente

organizando la información en filas (registros) y columnas (campos). La primera
fila contendrá. En cada columna, el nombre del campo correspondiente.

36
 Listas

Una vez producidos todos los datos y organizados de la forma que se ha visto
en el punto anterior. Excel 2003 ofrece la posibilidad de crear con ellos una
lista, desde la opción de menú Datos > Lista > Crear lista. El rango de datos
convertido en lista queda remarcado y es independiente del resto de la hoja de
cálculo. Sus columnas y filas pueden ordenarse sin que afecte a los datos
externos a la lista. Cada columna dispone de una lista desplegable que facilita
las operaciones de filtrado y ordenación. Además, se activa una nueva barra de
herramientas, Lista, con botones para realizar directamente algunas de las
funciones mas habituales.

Los datos de una lista pueden ser modificados directamente, como cualquier
otra información de la hoja de cálculo. Sin embargo, disponemos de una opción
muy interesante: la creación de formularios de entrada y modificación de datos.

37
 Formularios

Para crear un formulario en Excel, lo que tenemos que hacer es lo siguiente:

1. Abrimos un documento.
2. Seleccionamos, pulsando el botón izquierdo arrastrando el ratón, todo el
rango de celdas que contiene datos.
3. Después tenemos que ejecutar la opción de menú Datos > Lista > Crear
lista.
4. Marcamos, si no está leída, la casilla La lista tiene encabezados.
Tenemos que pulsar el botón aceptar. El rango seleccionado queda
rodeado de una línea que indica el límite de la lista. Disponemos de una
opción para ocultar el borde de lista desde Datos > Lista > Ocultar el
borde de las listas inactivas.
5. Si hacemos clic dentro de la lista, comprobaremos que se muestran
unas flechas junto al nombre de cada una de las columnas que la
forman. Estas flechas abren una lista de funciones que pueden
realizarse sobre la columna. Se pueden ordenar las filas o filtrarlas
según uno de los valores que aparecen en la lista. También aparece una
línea en blanco al final, con un asterisco en la primera columna, que
sirve para añadir datos.

Al crear la lista obtenemos una mayor facilidad para trabajar con los datos
que contiene, independientemente del resto de la hoja. De todas formas, se
puede trabajar con un formulario que nos dará más facilidades todavía para
trabajar con los datos. Para ello solamente activamos una lista haciendo clic
en su interior y accederemos en la opción de menú Datos > Formulario.
Aparece una ventana, en la que a la izquierda aparecen datos de la fila, con
la opción de ser modificados, y a la derecha se muestran los botones:
· Nuevo. Para añadir una nueva fila de datos.
· Eliminar. Para eliminar la fila activa.

38
 · Restaurar. Para deshacer los cambios.
· Buscar anterior y buscar siguiente. Moverse al registro anterior y siguiente,
respectivamente.

· Criterios. Pare definir una condición de búsqueda mediante la introducción

de unos valores para los campos. Al pulsar Buscar Siguiente, el formulario
se abrirá con la primera ficha encontrada que cumpla la condición.
· Cerrar. Salir del formulario.

Si hacemos clic con el botón derecho sobre la lista, en el menú contextual

aparece la opción Lista. Al marcarla se muestra un submenú con diferentes
opciones, entre las que destacamos Fila Total, que permite mostrar en una fila
al final de la lista, un cálculo hecho sobre cada columna. Por defecto aparece la
suma, pero puede cambiarse.

39
 Tablas y gráficos dinámicos

Otra posibilidad que nos ofrece Excel 2003 es la conversión de tablas

normales en tablas dinámicas, y la obtención de gráficos a partir de su
contenido. Una tabla dinámica facilita el filtrado de los datos, su agrupamiento
según determinados criterios, la obtención de informes, la modificación rápida
de los criterios de búsqueda y la aplicación de funciones de datos en general.

Creación de una tabla dinámica (por ejemplo la práctica 27)

1. Abrimos el documento nuevo y tecleamos la información que queramos.

A continuación, seleccionamos el rango desde A3 hasta E7.
2. Ejecutamos la opción de menú Datos > Informe de tablas y gráficos
dinámicos. Se abre el asistente de tablas dinámicas, y en el primer paso
dejaremos seleccionadas las opciones que vienen marcadas por defecto.
3. Se debería mostrar el rango seleccionado; si no es así, lo seleccionamos
siguiendo el procedimiento ya conocido.
4. Se ofrece la opción de situar el informe tabla dinámica de la misma hoja
de cálculo o en otra distinta. Los botones Diseño y Opciones permiten
configurar la apariencia del informe. Situaremos en filas los campos cuyo
detalle queremos mostrar, y en Columnas los campos por los que
realizaremos el agrupamiento. En el centro, el área de datos, situaremos el
campo que queremos agrupar según los valores de los campos situados en
la fila y columna correspondiente. Utilizando los selectores Mes y Producto
podremos filtrar los datos o realizar otras operaciones subtotales,
promedios, etc.

40
 Macros

Las macros son pequeños programas formados por tareas individuales que
pueden realizarse sobre la hoja de cálculo. La función de las macros es
agrupar ciertas tareas que se realizan de manera frecuente y correlativa para
que, se pongan en marcha automática.

Crear una macro

41
Para crear una macro nueva disponemos de dos opciones. La primera, desde
la opción de la barra de menú Herramientas > Macro, que activa a su vez un
submenú.

La segunda manera es activando, desde el menú Ver > Barra de herramientas,

la barra de herramientas Visual Basic.

En cualquiera de los dos casos se accede a un cuadro de diálogo en el que se

nos pide el nombre para la macro y tenemos la posibilidad de crear un método
abreviado o combinación de teclas para ejecutarla rápidamente. Una vez
creada, la macro puede guardarse en el mismo libro actual o en otro distinto.
Finalmente, escribiremos un pequeño texto explicativo de la utilidad o el
funcionamiento de la macro.

42
 Ejemplos de uso de VBA

Estos son algunos de los ejemplos de Visual Basic para aplicaciones.

43
Ejercicios en Excel

Ejercicio Número 1

44
Ejercicio Número 2

45
Ejercicio Número 3

46
Ejercicio Número 4

47
Ejercicio Número 5

48
 Ejercicio Número 6

Actividad Página 116

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