Unidad N3.

Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentacin de procesos
Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo
de trabajo.
Integrantes del grupo: Luz Neidy Vergara Osorio

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y una
vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso
de documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo
definida en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental del
Sistema de Gestin de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe
solucionar los siguientes tres puntos:
1) Seleccin del orden de la documentacin: definan mediante una
grfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia
u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los
procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora
continua.







Fuente: Elaboracin propia

2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del
Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que
Manual
de calidad
Documentos
requeridos por la
norma
Instrucciones de trabajo
Formatos y documentos de origen externo
incorporados al sistema



debera documentarse primero de acuerdo al punto anterior,
posteriormente deben iniciar su completa documentacin, de modo que
luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos
aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.

A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.






















Fuente: Elaboracin propia
A. identificacion de lso
documentos y su
actualizacion B. Demostrar
mediciones,inspeccione
s,verifcacione de los
resultados
c.Los criterios de
aceptacin y
rechazo.
D. Control de los productos o
servicios no formales
f. Nombres del personal que realiz
la medicin, inspeccin, verificacin
y pruebas, as como la
identificacin y descripcin de los
instrumentos y equipos utilizados
en esta actividad
E. Comprobacin de las acciones
correctivas y preventivas generadas
por la empresa




Fuente elaboracin propia

B. Realicen los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo,
formatos, listados, y dems documentacin aplicable al proceso
seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada
implementacin, mantenimiento y mejora continua.





Caratersitica de un proceso
Nombre del proceso
Objetivo del proceso
Elementos de entrada ( requisitos, insumos y
proveedores )
Elementos de transofrmacion (toas las actividades que
se ejecutan )
Elementos de salida ( producto o servicio)
Responsable- autoridad
recursos
requisitos
Indicadores de medicion



RTA/
LOS OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO SON:










ESTRUCTURA PROCEDIMIENTOS- INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Contiene logotipo y nombre de la empresa, serial, revisin, pginas, firma de la
persona responsable de la revisin y de la aprobacin, nombre del procedimiento o
instructivo de trabajo.


NOMBRE DE
LA EMPRESA
LABORATORIO DE PRUEBAS NO
DESTRUCTIVAS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Paginas :
XX
Cdigo
XXX-
XXX
Procedimiento XXX
Revisin Fecha
Editado Revisado y
Aprobado
Edicin Fecha
Primera



Comunicar la poltica de la calidad, los procedimientos y los
requisitos de la organizacin.
Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados.
Definir responsabilidades y autoridades.
Regular y estandarizar las actividades de la empresa.
Facilitar la introduccin de un mejor mtodo dando datos
completos del mtodo actual.
Ayudar a establecer mejores programas de operaciones y de
actividades.
Suministrar las bases documentales para las auditoras.





DESARROLLO DOCUMENTACIN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD









Fuente: Elaboracin propia




TIPOS DE DOCUMENTOS







Fuente: Elaboracin propia




1. Determinacion de
las necesidades de
documentacion
2. Diagnostico de
la situacion de la
documentacion en
la organizacion
3. Diseo del
sistema
documental
4. Elaboracion
de los
documentos
5. Implantacion
del sistema
documental
6.
Mantenimiento
y mejora del
sistema
2.
Manuales
de
procedim
iento
1.Manual
de calidad
4.Registros
3.Procedimi
ento
generales y
especificos
6.
Especificaciones
5. Planes
de calidad



OTROS DOCUMENTOS COMO:


Fuente: elaboracin propia


MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA

Fuente : Elaboracin propia
1. Planes de inspeccin y
ensayo.
2. Expedientes maestros de
los productos.
3. Informes.
4. Planos.
5. Dibujos y esquemas
6. Etiquetas.
7. Certificados.
8. Prospectos.
9. Reglamentos.
10 . Facturas
11. Tarjetas de
almacenamiento.
12. Modelos.
13. Instrucciones.
Mantener la adecuacion
del sistema a las
necesidades de la
organizacion a traves de
la mejora continua
OBJETIVO
Realizar auditorias
internas para identifcar
oportunidades de mejora
1. ACTIVIDAD
Implementar acciones
correctivas y preventivas
tendientes a eliminar no
conformidades en la
documentacion
2. ACTIVIDAD




3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del
grupo tras el desarrollo de la presente actividad.




Conclusiones
1. Para la Implantacin de un Sistema de Gestin de la Calidad es necesario
el Anlisis de los Procesos de Trabajo; una herramienta til para tal funcin es
la estructura de los procesos o el Mapa de procesos.
2. El diagrama de flujo es una de las herramientas ms extendidas para el
anlisis de los procesos. La visin grfica de un proceso facilita la comprensin
integral del mismo y la deteccin de puntos de mejora. El diagrama de flujo es
la representacin grfica del Proceso. Hay una gran bibliografa y normas para
la elaboracin de los diagramas de flujo.
3. Para la elaboracin de los documentos hay que tener en cuenta lo siguiente :
A. Capacitar al personal implicado: En esta tarea se llevar a cabo la
capacitacin planificada en la etapa anterior.
B. Elaborar los procedimientos generales: Para elaborar los procedimientos
generales se sugiere utilizar la siguiente estructura:
C. Elaborar el Manual de Calidad: El grupo seleccionado elaborar el
Manual de acuerdo con el formato establecido en la etapa de diseo
teniendo en cuenta la necesaria participacin de todas las reas
involucradas.
D. Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa
anterior: Los otros documentos se elaborarn de acuerdo con el plan y
siguiendo las instrucciones confeccionadas para cada tipo de documento
que deben haber sido aprendidas durante la capacitacin.
E. Revisar y aprobar todos los documentos por parte del personal
competente autorizado: La revisin y aprobacin de la documentacin se
realizar a medida que sta se vaya elaborando.

4. En las caracterizaciones es importante identificar claramente los procesos
de soporte, las personas responsables de cada procedimiento, la autoridad
para la revisin y aprobacin de las actividades que se ejecutan y los recursos
que se necesitan y son indispensables para el normal desarrollo de todas las



actividades involucradas.
5. En las caracterizaciones es importante identificar claramente los procesos
de soporte, las personas responsables de cada procedimiento, la autoridad
para la revisin y aprobacin de las actividades que se ejecutan y los recursos
que se necesitan y son indispensables para el normal desarrollo de todas las
actividades involucradas.
6. Los pasos para hacer un mapa de procesos sern los siguientes:
A. Identificar a los actores (Clientes, proveedores y otras organizaciones
de su entorno )
B. Identificar la lnea operativa (La lnea operativa de nuestra organizacin
est formada por la secuencia encadenada de procesos que llevamos a
cabo para realizar nuestro producto )
C. Aadir los procesos de soporte a la lnea operativa y los de Direccin
(Direccin, mejora continua, estrategia )
D. Aadir los procesos que afectan a todo el sistema (Gestin de
reclamaciones, recursos humanos, auditoras internas )