Sminaire SIM07 FMP de Fs, le 02 juin 2007

Systme dInformation Hospitalier

Lexprience du Centre Hospitalier Ibn Sina (CHIS)

Auteurs : Mme Drissia ELACHEJAI
Ingnieur en chef

Centre Hospitalier Ibn Sina
Rabat

elachejai@yahoo.com

Auteurs : Mme D. ELACHEJAI, Y. ELASRI, S.HAJ KACEM, M. RAIS, S.ACCHATI, A.
CHERIF CHEFCHAOUNI


Rsum
Orientation et objectifs
Le Schma Directeur dInformatique et de Tlcommunication (SDIT) du CHIS a
pour objectif lamlioration de la prise en charge du Patient en assurant la
continuit des soins. Linformatisation du Systme dInformation Hospitalier (SIH)
du Centre Hospitalier Ibn Sina (CHIS) ncessite des pralables tel que le dossier
patient Papier qui doit tre valid et test au niveau des sites pilotes ainsi que
linfrastructure de base savoir : linterconnexion des diffrents sites, lacquisition
du matriel et des progiciels ncessaires, lamnagement des locaux techniques et la
formation des utilisateurs.

Elaboration du SDIT :
Le SDIT est la premire tape fondamentale pour entamer le processus de
modernisation du CHIS grce lutilisation des NTIC. Cette tude sest ralise en
deux missions :
Mission 1 : Elaboration du SDIT (mission acheve);
Mission 2 : La mise en uvre du SDIT (mission en cours).
La premire mission, comprend quatre phases :
Phase 1 : Etude de l'existant et recensement des besoins ;
Phase 2 : Elaboration de l'architecture fonctionnelle cible ;
Phase 3 : Dfinition des scnarii de mise en uvre ;
Phase 4 : Elaboration du schma directeur projet.

Les grands projets retenus dans le cadre du SDIT
Le Systme dinformation de pilotage mdico-conomique (SIP):
Le Systme dInformation de gestion (SIG):
Le Systme d'Information Support et Outils (SISO):
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Le Systme d'Information Technologiques (SITECH):
Le Systme dInformation Mdical (SIM):
- Le SIPAT : Systme dinformation du patient:
- Les SIMET : Systme dinformation mdico-technique :
SIMET 1 : Gestion des consultations ;
SIMET 2 : Hospitalisation et units de soins ;
SIMET 3 : Gestion des laboratoires danalyses ;
SIMET 4 : Gestion de la radiologie et de limagerie ;
SIMET 5 : Gestion des blocs opratoires ;
- Le SAMU.

Les chantiers en cours:
- Lancement des appels doffres et structuration de lorganisation du projet
- Maintenance de limplication des utilisateurs qui sont au coeur des projets
(implication des mdecins (dossier patient papier) et des infirmiers (dossier
soins infirmier) .);
- Prparation de la mise en oeuvre des projets (organisation au niveau des
Etablissements Hospitaliers : cration dunits informatiques);
- Une attention particulire est accorde la conduite du changement
(plusieurs thmes de formation : Management hospitalier, SIH, conduite de
projets, gestion des conflits, dmarche qualit )



Mots cls :
Informatisation des services hospitaliers;
Schma directeur informatique;
Informatisation du dossier patient;
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Sommaire

1- Schma Directeur Informatique et Tlcommunication (SDIT) du CHIS

1-1 Introduction
1-2 Les orientations stratgiques du SDIT
1-3 Droulement du SDIT


2- Systme dinformation hospitalier (SIH) du CHIS

2-1 Le Systme dinformation de pilotage mdico-conomique (SIP):
2-2 Le Systme dInformation de gestion (SIG):
2-3 Le Systme d'Information Support et Outils (SISO):
2-4 Le Systme d'Information Technologiques (SITECH):
2-5 Le Systme dinformation mdical (SIM):
2-5-1 Le SIPAT : systme dinformation du patient:
2-5-2 Les SIMET : systme dinformation mdico-technique :
2-5-3 Le SAMU.


3- Dossier patient Informatis
3-1 Les pralables pour linformatisation
3-2 Le primtre fonctionnel du Dossier Patient


4- Conduite du changement


5- Conclusion
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1- Schma Directeur Informatique et Tlcommunications (SDIT)

1-1 Introduction

Le SDIT du Centre Hospitalier Ibn Sina (CHIS) a t initi comme premire tape
fondamentale pour entamer le processus d'informatisation, de matrise de gestion, de prise
de dcision et de rationalisation des activits du CHIS en NTIC. Une dmarche
participative, impliquant lensemble des acteurs, a t adopte. Elle sest traduite par :
La dsignation des Correspondants Informatiques,
La dsignation des reprsentations des Etablissements hospitaliers ;
La participation effective des utilisateurs (reprsentant mtier).

Lobjectif majeur du SDIT est lamlioration des conditions de prise en charge, de scurit
et de confort du PATIENT ainsi que la rduction des cots, le dploiement multi sites, la
formation, la cration d'indicateurs de pilotage, la modernisation du CHIS, lutilisation au
mieux du temps pour faciliter les conditions dexercice des soins, le travail en rseau et la
coopration entre les EH du CHIS, la valorisation de lenseignement et de recherche.
Remarque : Le SDIT du CHIS couvre la priode 2005-2010.

1-2 Les orientations stratgiques du SDIT sont :

Amlioration de la communication : Assurer efficacement la coordination au CHIS.
Amlioration de la gestion des donnes de base : partage et diffusion dinfo
Dveloppement des outils daide la dcision ;
Continuit de lopration : ladoption dune mthodologie de conduite du changement,

1-3 Droulement du SDIT

Cette tude a t dcline en deux missions :
Mission 1: Elaboration du SDIT ;
Mission 2: La mise en uvre du SDIT.

La premire mission, comprend les quatre phases suivantes:
Phase 1 : Etude de l'existant et recensement des besoins, les activits, la situation de
linformatique, les besoins des professionnels ainsi que lvaluation globale de lorganisation
gnrale des structures, les procdures de travail, les moyens humains, les qualifications,
les moyens matriels, linformation et linformatique.
Phase 2 : Elaboration de l'architecture fonctionnelle cible : Cest la dfinition du futur
systme dinformation, llaboration de larchitecture fonctionnelle du systme
dinformation, lidentification et la description des domaines et de leurs priorits.
Phase 3 : Dfinition des scnarii de mise en uvre : dcoupage des domaines identifis
au niveau de la phase 2, en projets informatiques et la proposition des scnarii, afin de
dgager le scnario le plus adquat et le plus avantageux pour le CHIS, selon ses
contraintes, ses orientations et ses besoins.
Phase 4 : Elaboration du schma directeur projet cest llaboration des Plans
prvisionnel des applications et bases de donnes informatiser, des acquisitions des
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quipements et logiciels de base, du rseau global et des tlcoms, de recrutement ou
reconversion du personnel, du logement du matriel, des dpenses budgtaires


2- Systme dinformation hospitalier (SIH) du CHIS

Le SIH du CHIS est destin faciliter la gestion administratives et mdicale. Il a t
dcoup en plusieurs systmes ou sous systmes et ensuite en domaines informationnels.

2-1 Le Systme dinformation de pilotage mdico-conomique (SIP):

Cest un Systme daide la dcision constitu doutils qui permettent aux dcideurs de
grer et piloter toutes les activits du CHIS. La dfinition au pralable des indicateurs est
un pr requis.

2-1-1 systme dinformation statistique (SIS) : Ce domaine regroupe toutes les
activits de collecte de donnes statistiques en relation avec lacte mdical ou mdico-
technique.

2-1-2 systme dinformation statistique infirmier (SISI) : Une solution adapte aux
besoins des infirmiers permettra de grer et planifier la prise en charge des patients, la
gestion des supports, la gestion administrative, etc

2-1-3 systme dinformation daide la dcision (SISI) : Ce systme devra permettre
aux dcideurs de piloter les diffrentes activits et de disposer de donnes et tableaux de
bords adapts aux activits des entits hospitalires.

2-1-4 gestion de projets (SISI) : Cest un outil de gestion des projets qui permettra
dassurer la mise en place des plans dactions, la planification et le suivi des travaux, la prise
en charge des dlais et latteinte des objectifs escompts.

2-2 Le Systme dInformation de gestion (SIG): (activits de gestion)

2-2-1 Gestion des ressources financires : gestion de la comptabilit gnrale, la
gestion du budget et la gestion de la trsorerie.

2-2-2 Gestion des ressources humaines et de la paie : Gestion du personnel ainsi quun
module dinterfaage pour le rapprochement avec les services de paierie du ministre des
finances.

2-2-3 Gestion des ressources matrielles et patrimoniales: Pharmacie, stocks,
approvisionnements, maintenance des quipements biomdicaux (GMAO), gestion des
marchs et de la sous-traitance.

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2-2-4 La gestion de ressources informationnelles. : La gestion documentaire
(archivage numriques, moteurs de recherches); une BD juridiques et la gestion du courrier.

2-3 Le Systme d'Information Support et Outils (SISO):

Il sagit de mettre la disposition des acteurs des outils ncessaires pour amliorer
lenvironnement professionnel et optimiser la qualit du service rendu au patient.

2-3-1 Gestion de la communication : Ceci permettra aux personnels du CHIS de disposer
des informations recherches en ayant recours aux NTIC tels l'intranet, l'Internet, ....

2-3-2 Gestion de la coopration : Solution de gestion des activits lies la coopration
pour le suivi des mcanismes de coopration: formation, stages, sminaires, conventions .

2-3-3 Gestion des activits dentretien et dhygine : Il sagit dun logiciel de suivi et
de contrle de la gestion des activits dentretien et dhygine.

2-3-4 Gestion de la promotion de la recherche : Logiciel de gestion des activits de la
recherche qui permettra aux chercheurs de conduire les projets et dassurer la
coordination avec les institutions et organisations impliques.

2-3-5 Gestion de la restauration et de la biberonnerie : Lacquisition de logiciel de
gestion des repas en milieu hospitalier qui doit tenir compte des spcificits de chaque EH.

2-4 Le Systme d'Information Technologiques (SITECH)

2-4-1 Les quipements informatiques: PC standards, Postes Mobiles, tablettes,
Imprimantes, lecteurs de code barre, lecteur de carte professionnel de la sant

2-4-2 Les quipements rseaux et tlcommunications : Le pr cblage (en cours)
permettra dassurer la communication entre les EH du CHIS.

2-4-3 Les portails et sites web : connexion Internet / Intranet et lhbergement du
portail du CHIS

2-5 Le Systme dinformation mdical (SIM):

Le SIM regroupe tous les domaines dinformation attachs aux activits mtier des
hpitaux. Lensemble du systme dinformation mdical sappuie sur la nomenclature : des
actes, des pathologies, des produits, des quipements, etc.

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2-5-1 Le Systme dInformation du Patient (SIPAT):

Le SIPAT doit prendre en charge le patient depuis son admission jusqu sa sortie en
assurant la prise en charge de la facturation des prestations qui lui ont t prodigues
quelque soit son point daccs : service mdico-technique, bureau dadmission, urgences .

A- Admission des patients : Ce module doit permettre lattribution didentifiant unique au
patient qui le suivra au niveau de tous les services mdico-techniques, et chaque fois quil
revient lhpital. Les principales fonctionnalits sont :
Fonctions didentification du patient ladmission ;
Fonctions de gestion des mouvements des patients ;
Bureautique mdicale ;
Archivage des donnes patient ;

B- Facturation des prestations aux patients : Cest la comptabilisation des actes et des
prestations mdicales, en vue de facturation et de recouvrement des prestations. Les
principales fonctionnalits sont :
Gestion de la facturation ;
Edition des factures type et globale
Gestion des tats de rapprochement
Gestion et Contrle du recouvrement ;
Suivi du contentieux :

2-5-2 Le systme dinformation mdico-technique (SIMET):

Ce systme regroupe les activits lies aux aspects mdico-techniques telles que le
domaine des laboratoires, de la radiologie et de limagerie, de lhospitalisation, des blocs
opratoires, les services de ranimation, les services de soins intensifs, etc.

A- Gestion des consultations : ce domaine doit permettre de cerner tous les aspects lis
aux consultations tel que la gestion des rendez-vous, des prescriptions, des demandes de
consultation, ldition de bulletins de liaison et dassurer une gestion optimale du travail des
mdecins.
Les principales fonctionnalits sont :
Assurer le lien avec l'index patient et l'admission
Gestion du Dossier Mdical du Patient ;
Gestion des Prescriptions ;
Fonction de gestion de Demande dactes
Fonction de gestion des comptes-rendus de consultation

B- Gestion des rendez-vous : L'objectif de ce module est de fixer les rendez-vous de la des
patiente pour les hospitalisations ; les consultations cliniques externes et pour les examens
en imagerie et aux laboratoires, dans les meilleurs dlais, selon la disponibilit de
l'intervenant consult.
Ce module permet aux diffrents services de mieux contrler et d'organiser l'utilisation
les services, d'viter les conflits d'horaires, de faciliter les confirmations et le suivi.
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Les principales fonctionnalits sont :
Assurer le lien avec l'index patient et l'admission (SIPAT) ;
La prise de rendez-vous simples et multiples ;
Assurer l'interrogation multicritre du module des rendez-vous ;
Assurer le paramtrage du module ;
Assurer le dplacement des rendez-vous pour d'autres heurs ou journes.
Fonction d'attribution de rendez-vous;

C- Hospitalisation et units de soins : Ce domaine doit permettre la gestion des activits
des units de soins et dhospitalisation, et faciliter la prise en charge du patient et la
gestion de son sjour dhospitalisation. Il doit mettre la disposition des intervenants les
donnes relatives au type dadmission, le dossier patient, le planning doccupation des lits,
etc. L'information saisie la source, une seule fois, est accessible en temps rel par les
diffrents services concerns dans l'hpital et restitue sous la forme adapte chacun
d'entre eux.
Les principales fonctionnalits sont les suivantes :
Gestion du Dossier Mdical du Patient ;
Gestion des Prescriptions;
Fonction de gestion de Demande dactes ;
Fonction comptes-rendus de production de soins ;
Fonction des soins infirmiers ;
Fonction de localisation du patient ;
Fonction de Codage et de tarification des Actes ;

D- Gestion des laboratoires danalyses : la mise en place dune solution informatique, qui
permettra la prise en charge des analyses des patients, la traabilit des actes, la collecte
et le traitement des rsultats danalyses, la diffusion et ldition des statistiques, la
numrisation et larchivage des historiques. Les principales fonctionnalits sont les
suivantes :
Identification des patients ;
Gestion de la Prescription;
Gestion des demandes dexamens (Production et lecture des tiquettes) ;
Liste de chargement des automates (tri, consultation lcran, dition .) ;
Validation et Diffusion des rsultats ;
Fonction de la saisie des comptes-rendus ;
Intgration des rsultats de laboratoire dans le dossier mdical ;
Connexions dautomates ;
Nomenclature et Cotation des actes.

E- Gestion de la radiologie et de limagerie : La mise en place doutils informatiques dont
lobjectif est la prise en charge du patient au niveau des units concernes, de grer la
traabilit, les sauvegardes, linterfaage avec les quipements de radiologie numriss, la
diffusion et ldition des statistiques et tableaux de bords, etc. Les principales
fonctionnalits sont les suivantes :
Identification des patients ;
Fonction demande et Rception dactes de radiologie ;
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Fonction de saisie des comptes-rendus ;
Diffusion des rsultants (idem labo) ;
Intgration des rsultats de la radiologie dans le dossier mdical ;
Nomenclature et Cotation des actes ;
Gestion interne des consommables ;

F- Gestion des blocs opratoires : Ce domaine doit permettre de cerner tous les aspects
lis la gestion des blocs opratoires, de la prise en charge du patient lentre jusqu' sa
sortie en passant par la gestion des protocoles opratoires, la coordination des plannings et
ldition des tableaux de bords, etc. . Les principales fonctionnalits sont les suivantes :
Identification des patients ;
Prise en charge de la phase pr-opratoire du processus opratoire;
Prise en charge de la phase per-opratoire du processus opratoire ;
Prise en charge de la phase post-opratoire du processus opratoire ;
Dossier d'anesthsie ;
Gestion matrielle et Gestion interne des consommables ;
Gestion de la strilisation ;
Fonction de la saisie des comptes-rendus ;
Nomenclature et Cotation des actes ;

Remarque : Archivage des donnes, Edition des historiques et des situations,
Gnrateur d'Etats, Interfaces avec les autres Systmes sont des fonctions qui doivent
tre prsentent dans tous les sous systmes du SIM (SIPAT et SIMET). Il est impratif
que les logiciels mdicaux prennent en compte certaines normes techniques portant sur la
communication et lchange de donnes mdicales HL7, DICOM ...

2-5-3 Le SAMU. : Le logiciel utilis (Centaure 15).


3- Dossier patient Informatise:

Les informations contenues dans le dossier patient papier sont de plus en plus nombreuses,
ce qui rend le dossier patient papier difficile grer vue:
Le nombre dexamens et des tests pratiqus qui augmente rapidement ;
Le suivi des malades chroniques ;
Lallongement de lesprance de vie.

Loutil informatique contribue lamlioration de la relation mdecin / patient. Il aide le
mdecin gagner du temps et se consacrer lcoute de son patient. Les informations
manipules sont de diffrentes natures (sociodmographique, lhistorique des maladies, les
antcdents, les habitudes, les allergies). Le dossier Patient est compos du Dossier
administrative, le dossier mdical et le dossier soins infirmiers. Tous les acteurs doivent
contribuer la cohrence du SIH au niveau des units de soins et des units mdico-
techniques. Ces fonctions de russite sarticulent autour de trois axes prioritaires : le
renseignement rgulier du dossier patient, la planification des soins, la communication
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Plusieurs intervenants auront accs au dossier patient do la ncessit de grer les droits
daccs.

3-1 Les pralables pour linformatisation

Les pralables comportent une srie de projets : Le dossier papier doit tre bien dfini;
La plate forme matriel et logiciels ncessaire; Les rgles de scurit et de confidentialit
des donnes; Les Nomenclatures de cotations, dimagerie, des mdicaments, les rsultats
danalyse

3-2 Le primtre fonctionnel du Dossier Patient Informatis :

Le primtre fonctionnel concerne le processus de prise en charge du patient aux
laboratoires, aux urgences, aux blocs opratoires, en hospitalisation, en ambulatoire, en
consultation externe en matrisant le Circuit du recueil des donnes. Les fonctions
satisfaire sont les suivantes:
Consulter, Renseigner le dossier patient
Prescrire / valider /tracer la prescription (mdicaments, chimio,)
Aider la prescription
Traabilit : des examens raliss, daffectation matriel/quipements un patient
Grer les comptes-rendus, Rdiger/diter les courriers mdicaux
Planifier / valider / tracer les soins
Enregistrer les patients aux urgences / tracer le circuit (registre chronologique)
Emettre des lments de facturation (actes)
Grer les mouvements et les lits en temps rel)

Circuit du recueil des donnes :


















Bureau dAdmission
et de Facturation
P
l
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Bases de
donnes
Saisie, Identification,
rendez-vous,
Facturation ..
Mdecin responsable :
Actes mdicaux
Protocoles des soins
Autres informations
Soins infirmiers :
diagnostics
Planification des soins,
Evaluation rsultats
Rsultats
Interprtation
Autres informations
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4- Conduite du changement

Lvolution rapide des NTIC implique des adaptations permanentes en termes de
comptences, de mtiers, de mthodes de travail, ou encore de pratiques professionnelles.
Les professionnels de la sant, doivent avoir les capacits et les moyens de s'approprier les
nouveaux outils. Cest pourquoi la conduite du changement a t intgre ds le dpart
grce lensemble des actions de communications, de formations, de documents et de
supports ayant pour objectif daider les utilisateurs sadapter aux changements.

Formation du personnel: Plusieurs actions de formations ont t programmes selon les
catgories professionnelles tel que: Le management de lquipe ; Les tableaux de bord ;
La gestion des projets ; La communication institutionnelle; Management du changement ;
Management et politique hospitalire ; Dmarche qualit, La bureautique..

Communication : La communication au sein du CHIS est un outil de management et de
dveloppement. Elle est soutenue aussi bien auprs du personnel du CHIS quauprs des
diffrents partenaires Parmi les supports de communication utiliss on trouve : le
courrier, le bulletin dinformation trimestriel intitul chisinfo, le site web
(www.chisrabat.ma), les dpliants, les manifestations .


5- Conclusion

Le SIH, notamment le dossier patient informatis ouvre une re nouvelle en matire
dutilisation des NTIC dans le secteur de la sant. Il suscite un trs fort intrt et trs
grande implication des professionnelles de la sant.

Les conditions de russite du SIH du CHIS sont :

Une connaissance approfondie de la circulation de l'information ;
Une stratgie matrielle et logicielle adapte ;
Une estimation juste des ressources ncessaires (Ressources humaines, matriel);
Les NTIC doivent sinscrire dans les orientations stratgiques de la sant pour
loptimisation de loffre de soins et de la matrise des cots ;
Les NTIC peuvent tre utilises afin damliorer et doptimiser loffre de soins.
Ne pas se contenter de traiter les informations, sassurer de la qualit de ces
informations ;

Rfrences :
- SDIT du CHIS ;
- GMSIH (groupement pour la modernisation du systme hospitalier) www.gmsih.fr