GBS Como Grabar Mi Plan de Cuentas

Contabilidad General de GBS
Manual del Usuario, de Operacin del Sistema y de Instalacin

(www.miGBS.com, E-mail: soporte@migbs.com)

Derechos Reservados 1989 - 2012
1
En Contabilidad General de
GBS 2012 o posterior: Cmo
Grabar Mi Plan de Cuentas?

Estimado(a) usuario(a) de GBS:

El presente captulo del Manual le ensea paso a paso cmo puede usted crear,
actualizar y mantener el Plan de Cuentas de su empresa.

GBS le permite hacerlo de dos maneras: digitar directamente en el software GBS
o importar el PUC desde Excel.

Por lo tanto, el captulo se ha divido en dos secciones:

1. Cmo Grabar Mi Plan de Cuentas directamente en GBS? (ver esta
seccin a continuacin, pgina 2 de este captulo)
Si usted ya ha trabajado con GBS, puede usar cualquiera de los dos
mtodos propuestos para alimentar el PUC. El mtodo desde Excel se
recomienda para nuevos usuarios o para usuarios avanzados que estn
implementando nuevas empresas y deseen ahorrar tiempo y dinero
implementando su contabilidad desde Excel

2. Cmo IMPORTAR desde Microsoft Excel Mi Plan de Cuentas? (ver
pgina 5 de este captulo).
Si usted est iniciando la implementacin de su contabilidad, an no conoce
el software GBS, entonces esta alternativa de iniciar la Contabilidad desde
Excel, es la ms adecuada para usted. Por favor vea el video en lnea que
le guiar paso a paso, antes de leer la seccin de este captulo, para que
tenga una visin general de cmo alimentar la contabilidad desde Excel,
usando el paso a paso GBS, en el siguiente enlace:
http://migbs.net/soporte/video-como-alimentar-mi-contabilidad-desde-
excel.html


2
Cmo Grabar Mi Plan de Cuentas directamente en
GBS?
5. MEN MAESTROS
5.1 Plan de Cuentas, Como Crear El Plan de Cuentas?
Esta opcin se utiliza para crear el Plan de Cuentas de su
empresa pblica o privada.

Puede ir al Men Maestros/ Plan de Cuentas o en el
Panel de Control del Negocio dar CLIC a la Opcin 6.
Plan de Cuentas y dar CLIC en el link: Abrir Plan de
Cuentas

Usted puede visualizar el PUC de dos formas, en forma de Pgina y en forma de
Lista as:

Ver el PUC en Forma de Pgina (una sola cuenta a la vez)

Ver el PUC en Forma de Lista (una pgina de cuentas, una cuenta por cada rengln)


3

5.1.1 Eliminar cuentas
Escoja la cuenta y pulse CLIC en el botn Eliminar (Por favor tenga en
cuenta que para eliminar las cuentas se deben eliminar primero las cuentas
auxiliares y luego los mayores. Usted no podr eliminar una cuenta si esta tiene
cuentas auxiliares, o si tiene algn movimiento), despus de eliminar las cuentas,
por favor salga del Formulario y en el Men Utilidades, ejecute la opcin
Mantenimiento de Datos.

5.1.2 Modificar Cuentas
Seleccione la cuenta que desee modificar y pulse CLIC en el botn Modificar.
Modifique los datos de la cuenta, teniendo en cuenta que el cdigo de la
cuenta contable nunca se podr modificar.


4
5.1.3 Agregar cuentas
Pulse CLIC en el botn Agregar y escriba los siguientes datos:

Cdigo: Cdigo del PUC. Por favor empiece creando las cuentas mayores y luego
sus auxiliares, la estructura de las cuentas en el sistema es:

1. Activo
11. Disponible Cuentas Mayores (Note que
terminan con un Punto al final)
1105. Caja General

1105.05
1110.05
2205.05 Cuentas Auxiliares (Terminan sin
punto pero pueden convertirse en
1105.05. cuentas mayores si les colocamos
1105.05.01 el punto al final)
1110.05.
1110.05.01
2205.05.

Nombre: Nombre de la Cuenta Contable.

Naturaleza (DB/CR): Si la naturaleza de la cuenta es dbito le colocamos una
marca , si es crdito le quitamos la marca .

Tipo de Cuenta: Escoja alguno de los siguientes tipos segn la cuenta, por
ejemplo en las cuenta de Retencin se escoge el tipo R (Retencin) y en ese

5
momento se activa el campo que se encuentra al lado, donde pondremos el
porcentaje de retencin a aplicar.

En Contabilidad General de
GBS 2012 o posterior: Cmo
IMPORTAR desde Microsoft
Excel Mi Plan de Cuentas?

Importante!: GBS recomienda que antes de comenzar, usted tenga en cuenta
que para importar su Plan de Cuentas desde Excel, usted debe tener los formatos
especiales que GBS ha diseado para que usted digite sus cuentas en Excel. Solo
es posible que GBS importe el PUC desde Excel, si usted ha usado los formatos
de Excel proporcionados por GBS

Importante!: GBS aprecia que usted vea el video en lnea que le guiar paso a
paso, antes de leer la seccin de este captulo, para que tenga una visin general
de cmo alimentar la contabilidad desde Excel, usando el paso a paso GBS, en el
siguiente enlace: http://migbs.net/soporte/video-como-alimentar-mi-
contabilidad-desde-excel.html
El PUC tambin puede ser importado desde Excel siguiendo los
siguientes pasos:


6

En el formulario Plan de Cuentas, dar CLIC en el botn Asistente para Importar
Mis Cuentas desde Excel (Botn que se encuentra en la parte inferior del
formulario

Luego en la siguiente pantalla, dar CLIC en el botn Examinar.

Aparecer una ventana para explorar el archivo de Excel que quiere importar
Ej. GBS_2009_Hoja_modelo_para_importar_PUC_inicial, lo selecciono y doy
clic en Aceptar.

7

Una vez usted pulsa CLIC en el botn Aceptar, el Asistente para importar
activa la Opcin 2 que indica en qu columna se encuentra cada dato de la
hoja de Excel para verificar que est bien hecha.

Luego, contine en Opcin 3, parametrizando desde que fila de la Hoja de
Excel se debe comenzar a importar. Teniendo en cuenta que la hoja de Excel
por lo general en la primera fila contiene los encabezados y la segunda tiene
la explicacin de cada dato, entonces modifique y escriba el nmero 3 y pulse
CLIC en el botn Importar desde Excel.

Ahora, comience a importar los datos y si presenta algn
error puede mostrar un mensaje como este:


8

Si se presentan errores al importar, se activa la Opcin 4 para ver errores,
entonces, usted puede dar CLIC en el botn Ver Errores

Esta es una muestra de los posibles errores que se presentan al Importar:

Al salir de esta hoja el programa activa la opcin de ir a corregir la hoja de
Excel, para lo cual, usted puede dar CLIC en el botn Terminar

Una vez corregidos los posibles errores procedemos a repetir los pasos
anteriores.


9

Felicidades!
Al terminar de Importar exitosamente, usted recibe un mensaje como el
siguiente. Puede dar CLIC sobre el mensaje para activar la Opcin 4 que de
Ver errores cambia a Previsualizar.

Cierre la ventana anterior de Previsualizacin y usted puede ir a la Opcin 5,
la cual activa el botn Importar al PUC, el cual permite importar
definitivamente el Plan de Cuentas de su empresa.


10
Adicionalmente puede optar por crear el comprobante de apertura o el inicial
automticamente, para lo cual, debe dar CLIC en el botn Si (de lo contrario
debe dar CLIC en el botn No y, entonces, solo se cargar el PUC, sin saldos
iniciales.)

Si usted seleccion la opcin Si, entonces debe llenar los datos que se activan
en la Opcin 6 y luego dar CLIC en el botn Generar Comprobante

Felicidades!
Al finalizar, usted ha importado desde Excel, el comprobante de Apertura en
contabilidad.

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