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Manual de Quipux para usuarios finales

Quito, 9 de diciembre de 2010


Quipux, gestiona la documentacin digital y/o impresa,
dicha documentacin puede se interna, es decir aquella
que se remite y se recibe en los departamentos de la
misma organizacin.
simismo, el Quipux controla la documentacin externa, es
decir la que es emitida por entre entidades y la en!iada por
la ciudadan"a a su organizacin.
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
Contenido
#icencia ......................................................................................................................................$
%ondiciones............................................................................................................................$
&n'ormacin general de Quipux...................................................................................................(
)Qu* es Quipux+....................................................................................................................(
,unciones principales de Quipux...........................................................................................(
&ntroduccin a Quipux.................................................................................................................-
&ngreso al Quipux....................................................................................................................-
.pciones generales de Quipux..............................................................................................9
/en0 principal de Quipux ....................................................................................................10
1ipos de usuarios..................................................................................................................11
1. dministrador................................................................................................................11
2. ,uncionario...................................................................................................................11
2. %iudadano....................................................................................................................11
3ue!o documento ....................................................................................................................12
%reacin de documentos......................................................................................................12
4esta5as para !isualizar datos del documento ...................................................................16
a7 &n'ormacin general.....................................................................................................16
b7 nexos..........................................................................................................................1$
cciones con los documentos..............................................................................................1-
a7 8egresar.......................................................................................................................1-
b7 9liminar........................................................................................................................19
c7 9ditar............................................................................................................................19
d7 8easignar.....................................................................................................................20
e7 &n'ormar........................................................................................................................21
'7 ,irmar / 9n!iar...............................................................................................................21
g7 %omentar......................................................................................................................2:
h7 8esponder....................................................................................................................26
i7 rchi!ar..........................................................................................................................26
;7 8estaurar.......................................................................................................................2$
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<ande;as ..................................................................................................................................2(
<ande;a de documentos.......................................................................................................2(
a7 9n elaboracin.............................................................................................................2(
b7 8ecibidos......................................................................................................................2-
c7 9liminados....................................................................................................................2-
d7 3o en!iados.................................................................................................................29
e7 9n!iados.......................................................................................................................29
'7 8easignados.................................................................................................................20
g7 rchi!ados....................................................................................................................20
h7 &n'ormados...................................................................................................................20
=etalles de documentos.......................................................................................................21
a7 &n'ormacin general de los documentos......................................................................21
b7 &n'ormacin detallada del documento..........................................................................22
8egistros de documentos externos..................................................................................22
%rear ciudadano...................................................................................................................22
8egistro de documentos externos........................................................................................26
a7 8egistrar documento....................................................................................................26
b7 &mprimir comprobantes................................................................................................2$
c7 %argar doc. digitalizado...............................................................................................2-
dministracin .........................................................................................................................29
a7 dministracin..................................................................................................................29
b7 %arpetas !irtuales............................................................................................................:1
c7 rchi!o '"sico.....................................................................................................................:2
.tros.........................................................................................................................................:$
<0squeda a!anzada de documentos...................................................................................:$
%onsultar carpetas !irtuales.................................................................................................:(
=ocumentos por imprimir.....................................................................................................:-
8eportes...............................................................................................................................:9
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ndice de ilustraciones
&lustracin 1> &ngreso al Quipux..................................................................................................-
&lustracin 2> 9scritorio del usuario.............................................................................................9
&lustracin 2> .pciones generales............................................................................................10
&lustracin :> /en0 principal.....................................................................................................10
&lustracin 6> /en0 nue!o documento......................................................................................12
&lustracin $> %rear nue!o documento......................................................................................12
&lustracin (> =estinatarios de documentos..............................................................................12
&lustracin -> =atos generales del documento.........................................................................1:
&lustracin 9> 4esta5as para !isualizar m?s datos del documento..........................................16
&lustracin 10> 3i!eles de seguridad del documento cargado en Quipux................................16
&lustracin 11> rchi!os anexos al documento cargado en Quipux..........................................1$
&lustracin 12> 8ecorrido de documento cargado en Quipux...................................................1(
&lustracin 12> @eleccionar carpeta !irtual................................................................................1(
&lustracin 1:> cciones con los documentos...........................................................................1-
&lustracin 16> 8easignar documento.......................................................................................20
&lustracin 1$> &n'ormar documento..........................................................................................21
&lustracin 1(> ,irmar / en!iar documento ...............................................................................22
&lustracin 1-> 9rror al 'irmar / en!iar documento....................................................................22
&lustracin 19> ,irmar / en!iar documento manualmente.........................................................22
&lustracin 20> /en0 A=ocumentos por imprimirA.....................................................................2:
&lustracin 21> .pcin de A=ocumentos por imprimirA..............................................................2:
&lustracin 22> ccin A8esponderA...........................................................................................26
&lustracin 22> ccin Archi!arA...............................................................................................26
&lustracin 2:> ccin A8estaurarA............................................................................................2$
&lustracin 26> <ande;a A9n elaboracinA.................................................................................2(
&lustracin 2$> <ande;a A8ecibidosA..........................................................................................2-
&lustracin 2(> <ande;a A9liminadosA........................................................................................2-
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&lustracin 2-> <ande;a A3o en!iadosA.....................................................................................29
&lustracin 29> <ande;a A9n!iadosA...........................................................................................29
&lustracin 20> <ande;a Archi!adosA........................................................................................20
&lustracin 21> <ande;a A&n'ormadosA........................................................................................21
&lustracin 22> &n'ormacin general de los documentos...........................................................22
&lustracin 22> &n'ormacin detallada del documento...............................................................22
&lustracin 2:> Beri'icacin de 'irma digital exitosa...................................................................22
&lustracin 26> %reacin del ciudadano....................................................................................2:
&lustracin 2$> 8egistrar documento.........................................................................................2$
&lustracin 2(> &mpresin de cdigo de barra...........................................................................2(
&lustracin 2-> &mpresin del comprobante...............................................................................2-
&lustracin 29> %argar documento digitalizado.........................................................................29
&lustracin :0> .pciones de administracin des usuario 'inal..................................................29
&lustracin :1> dministracin para usuarios 'inales................................................................:0
&lustracin :2> %rear listado......................................................................................................:0
&lustracin :2> dministracin de carpetas !irtuales para usuario 'inal....................................:1
&lustracin ::> dministracin de carpetas !irtuales................................................................:2
&lustracin :6> /en0 del archi!o '"sico.....................................................................................:2
&lustracin :$> Cbicacin '"sica de documentos.......................................................................:2
&lustracin :(> %onsultar ubicacin del documento en archi!o '"sico.......................................::
&lustracin :-> 3ue!a ubicacin '"sica......................................................................................::
&lustracin :9> %onsultar estructura del archi!o.......................................................................:6
&lustracin 60> .rganizacin '"sica del archi!o.........................................................................:$
&lustracin 61> 4ar?metros de b0squeda a!anzada.................................................................:(
&lustracin 62> %onsultar carpetas !irtuales..............................................................................:-
&lustracin 62> =ocumentos por imprimir..................................................................................:-
&lustracin 6:> 8eportes de Quipux..........................................................................................:9
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Licencia
Csted es libre de>
%opiar, distribuir y comunicar p0blicamente la obra o hacer obras deri!adas
Condiciones
8econocimiento. =ebe reconocer los cr*ditos de la obra de la manera especi'icada por
el autor o el licenciador Dpero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el
uso que hace de su obra7.
%ompartir ba;o la misma licencia. @i altera o trans'orma esta obra, o genera una obra
deri!ada, slo puede distribuir la obra generada ba;o una licencia id*ntica a *sta.
l reutilizar o distribuir la obra, tiene que de;ar bien claro los t*rminos de la licencia de esta
obra.
lguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular de
los derechos de autor. 3ada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales
del autor.
9ste material est? basado en el manual del usuario Quipux !1.2 , elaborado por
la @ubsecretar"a de &n'orm?tica
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Informacin general de Quipux
Qu es Quipux?
Quipux, gestiona la documentacin digital y/o impresa, dicha documentacin puede se
interna, es decir aquella que se remite y se recibe en los departamentos de la misma
organizacin.
simismo, el Quipux controla la documentacin externa, es decir la que es emitida por
entre entidades y la en!iada por la ciudadan"a a su organizacin.
Funciones principales de Quipux
horro de espacio '"sico para almacenamiento de documentos
=isminucin del riesgo de la perdidas por incendios, robos e inundaciones
%onser!acin intacta de los documentos a lo largo del tiempo
cceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geogr?'ico
<0squeda de documentos de'iniendo criterios de acceso de 'orma 'lexible y '?cil
%onsulta simultanea de !arios lectores
8eproduccin y en!"o de documentos ob!iando el traslado '"sico
&n!iolabilidad de la in'ormacin a tra!*s de mecanismos de seguridad digital
8educcin en tiempos de distribucin y consulta
horro de recursos '"sicos y econmicos para gestionar los documentos
=isminucin de impresin de documentos
poyo a la conser!acin del ambiente
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Introduccin a Quipux
Ingreso al Quipux
4ara ingresar a Quipux, tal como lo muestra la &lustracin 1, debe seguir los pasos
presentados a continuacin>
1. &ngresar usuario
2. &ngresar contrase5a
2. @eleccione su tipo de usuario
:. 4ulse el botn A&ngresarA
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Ilustracin 1: Ingreso al Quipux
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Opciones generales de Quipux
#as opciones generales del sistema est?n ubicadas en la parte superior del escritorio,
del usuario, como lo muestra la &lustracin 2.
=ichas opciones generales de Quipux D&lustracin 27, son>
Ayuda: esta despliega !arias posibilidades, como ingresar al documento E/anual de
Csuario del @istema de Festin =ocumental QuipuxG y presenta los datos del
personal de soporteH lo cual le permitir? la comunicacin !"a correo electrnico para
solicitar ayuda para resol!er problemas e incidentes que se presenten en el sistema.
dem?s est?n disponibles los requerimientos del hardIare y so'tIare
Salir> esta opcin permite cerrar la sesin el momento que no se desea continuar
utilizando el aplicati!o
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Ilustracin 2: Escritorio del usuario
Ilustracin 4: Men principal
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Men principal de Quipux
9l men0 principal de Quipux est? compuesto por>
1. Nuevo documento: opcin para carga un
documento nue!o al sistema
2. ande!as: indican el estatus del documento dentro
del sistema. #as bande;as agrupan los documentos
que est?n en elaboracin, que han sido recibidos,
eliminados, no en!iados, reasignados, archi!ados e
in'ormados
2. "egistro docs externos: permite registrar los
documentos remitidos por otras organizaciones,
imprimir comprobantes y cargar los documentos
digitalizados
:. Administracin: se re'iere a la administracin del
sistema, apartado que que contempla el cambio de
contrase5as. dem?s, permite realizar la gestin de
las carpetas !irtuales y el archi!o '"sico
6. #tros: agrupa la b0squeda a!anzada, la consulta a
carpetas !irtuales, !eri'icacin de los documentos por
imprimir y los reportes
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Ilustracin 3: Opciones generales
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Tipos de usuarios
#os usuarios del sistema son creados por el administrador del sistema de gestin
documental Quipux$
9xisten tres per'iles de usuarios, en Quipux>
%$ Administrador
Csuario con acceso a todas las 'unciones del sistema, responsable de a;ustar
par?metros, crear usuarios y carpetas !irtuales.
&$ 'uncionario
Csuario que pertenece a la organizacin en la que ha implementado el Quipux$ los
usuarios A,uncionariosA se le asigna como nombre de usuario su n0mero de c*dula, y la
contrase5a correspondiente es en!iada !"a correo electrnico. =ichas credenciales le
permitir?n !alidarse para acceder al Quipux.
($ Ciudadano
Csuario externo, a;eno a la organizacin en la que ha implementado el Quipux$ #os
usuarios A%iudadanosG son creados en el sistema al momento de registrar un documento
externo. #os E%iudadanosG podr?n consultar el estado de sus tr?mites en cualquier
institucin, si se le ha creado un usuario.
9n caso que al momento de crear un usuario A%iudadanoA, el n0mero de c*dula
correspondiente no 'ue ingresado, entonces el sistema generar? un n0mero
autom?ticamente para que el ciudadano pueda acceder a re!isar sus tr?mites.
#a nue!a contrase5a la de'ine el usuario la primera !ez que ingrese a la aplicacin.
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Nuevo documento
Creacin de documentos
9n la parte izquierda del escritorio del usuario, se encuentra la opcin de A3ue!o
=ocumentoA como lo indica la &lustracin 6
9sos nue!os documentos documentos son los que deben ser tramitados y en!iados al
personal de la institucin.
l pulsar la opcin de A3ue!o documentoA, se despliega una pantalla donde aparecen
las opciones presentadas en la &lustracin $
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Ilustracin 5: Men nuevo docuento
Ilustracin !: "rear nuevo docuento
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#os campos disponibles, para crear un nue!o documento, son>
1ipo de documento
30mero de re'erencia Dpara el caso de documentos externos7
sunto
=escripcin de anexos
%uerpo del documento
#a opcin ECtilizar 4lantillaG, permite generar documentos para imprimir en ho;as
membretadas propias de cada institucin, en el caso que este deshabilitada, imprimir? con la
plantilla cargada en Quipux$
9n el botn A<uscar de / 4araA se ingresa el o los destinatarios, remitente y copia. #a
opcin de copia permite en!iar una copia del documento.
4ara la b0squeda de usuarios, como lo muestra la &lustracin (, existen las siguientes
opciones>
<uscar usuarios por nombre de la institucin
<uscar usuarios por nombre, c*dula o puesto.
9l en!"o de los documentos se puede realizar a usuarios internos de la institucin o
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Ilustracin #: $estinatarios de docuentos
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usuarios externos a la institucin. dicionalmente, el documento puede ser en!iado a listas
de usuarios que pueden estar constituidos por slo usuarios internos, slo usuarios externos
o una combinacin de ambas categor"as Dusuarios internos y externos7.
@e escogen los destinatarios, y posteriormente es necesario hacer clic en el botn
EceptarG, en la parte in'erior de la pantalla.
#uego de haber completado los datos del documento y despu*s de agregar los
remitentes a quienes se les en!iar? el documento, se presiona el botn AceptarA.
4osteriormente, aparecen los datos generales del documento que 'ue cargado al
Quipux D&lustracin -7
9sta pantalla contiene la siguiente in'ormacin>
30mero de documento
Bista pre!ia del documento> permite !isualizar documento una !ez que ha sido
correctamente cargado al sistema
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Ilustracin %: $atos generales del docuento
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sunto
8emitente
8eceptor
=escripcin de anexos
Pestaas para isuali!ar datos del documento
dem?s de las acciones presentadas anteriormente, se presentan unas pesta5as con
las siguientes opciones D&lustracin 97
a7 &n'ormacin general del documento cargado
b7 nexos
c7 8ecorrido
d7 %arpetas
a) Informacin general
9n la opcin de ni!el de seguridad dentro de A&n'ormacin generalA, se despliega la
posibilidad de asignarle un ni!el al documento cargado D&lustracin 107
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Ilustracin &: 'esta(as para visuali)ar *s datos del docuento
Ilustracin 1+: ,iveles de seguridad del docuento cargado
en Quipux
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#os ni!eles de seguridad de los documentos cargados en el Quipux, son>
*+,lico: todos los usuarios del sistema pueden !er el documento
"eservado: slo los usuarios destinatarios pueden !er el documento
4ara asignarle el ni!el de seguridad correspondiente al documento, se escoge entre
40blico o 8eser!ado y pulsa el botn AFrabar ni!elA
,) Anexos
9sta pesta5a muestra todos los archi!os que han sido ad;untados con el documento
D&lustracin 117. #os anexos m?ximo deben tener un tama5o de 2 /<.
c) "ecorrido
9s el 'lu;o histrico del documento que se est? tramitando. @on las distintas instancias
por las cuales ha pasado el documento desde su creacin D&lustracin 127
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Ilustracin 11: -rc.ivos anexos al docuento cargado en Quipux
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
d) Carpetas
9sta opcin permite incluir los documentos ingresados en las carpetas !irtuales
existentes y adem?s muestra todos los documentos que pertenecen a estas carpetas
D&lustracin 127
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Ilustracin 12: /ecorrido de docuento cargado en Quipux
Ilustracin 13: 0eleccionar carpeta virtual
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
4ara incluir un documento en una carpeta !irtual, se debe>
1. @eleccionar el expediente donde se !a a incluir el documento
2. @eleccionar el enlace E@eleccionarG
2. @eleccionar el botn EceptarG
"cciones con los documentos
#as acciones que el usuario de Quipux puede acometer con los documentos
D&lustracin 1:7, son>
a7 8egresar
b7 9liminar
c7 9ditar
d7 8easignar
e7 &n'ormar
'7 ,irmar / 9n!iar
g7 %omentar
h7 8esponder
i7 rchi!ar
;7 8estaurar
a) "egresar
4ermite regresar a la pantalla anterior D&lustracin 1:7
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Ilustracin 14: -cciones con los docuentos
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
,) -liminar
4ermite eliminar documentos que se encuentran en estado de edicin. =ichos
documentos son en!iados a la carpeta de EeliminadosG D&lustracin 1:7.
4ara eliminar un documento>
1. &ngresar a la bande;a de documentos E9n 9laboracinG, en donde se despliega un
listado con todos los documentos que pertenecen a esta bande;a
2. @eleccionar el documento por medio de la ca;a de chequeo, la misma que se
encuentra al 'inal del registro, dar un clic en la accin E9liminarG
2. @e presentar? una pantalla donde se ingresa un comentario
:. @eleccionar el botn EceptarA
6. ,inalmente, se presentar? una pantalla con el resumen del tr?mite realizado
c) -ditar
4ermite corregir o modi'icar la in'ormacin de un documento que se encuentra en
estado de edicin D&lustracin 1:7. 4ara editar un documento se debe>
1. &ngresar a la bande;a de documentos E9n 9laboracinG, en donde se despliega un
listado con todos los documentos que pertenecen a la bande;a ingresada
2. @eleccionar un documento dando clic sobre el enlace que se encuentra en la columna
E,echa =ocumentoG
2. @e despliega una pantalla donde se selecciona la accin E9ditarG
:. =entro de esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo
del documento, 'echa del documento y n0mero de re'erencia. dicionalmente, se
puede ad;untar archi!os
6. @eleccionar el botn EFrabarG o EceptarG
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
d) "easignar
4ermite en!iar un documento al usuario que debe realizar el tr?mite o en!iar un
documento en estado de edicin a cualquier usuario para que sea corregido D&lustracin 1:7.
4ara reasignar un documento se debe>
1. &ngresar a la bande;a de documentos E9n 9laboracinG o E8ecibidosG, en donde se
despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bande;a
ingresada
2. @eleccionar un documento dando clic sobre el enlace que se encuentra en la columna
E,echa =ocumentoG
2. @e despliega una pantalla donde se selecciona la accin E8easignarG
:. 9scoger el ?rea del usuario al que se le quiere en!iar el documento
6. 9scoger al usuario que debe realizar el tr?mite
$. @e despliega una pantalla donde se puede agregar comentario
(. 4ulsa el botn Eceptar
-. ,inalmente, se presentar? una pantalla con el resumen del tr?mite realizado
D&lustracin 167
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Ilustracin 15: /easignar docuento
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
e) Informar
4ermite en!iar una copia del documento. #os documentos sometidos a esta accin son
en!iados inmediatamente a la carpeta E&n'ormadosG. 4ara in'ormar sobre un documento>
1. &ngresar a la bande;a de documentos E9n 9laboracinG, E8ecibidosG, E9n!iadosG, o
Erchi!adosG en donde se despliega un listado con todos los documentos que
pertenecen a la bande;a ingresada
2. @eleccionar el documento por medio de la ca;a de chequeo, la misma que se
encuentra al inicio del registro e inmediatamente dar un clic en la accin E&n'ormarG
2. 9scoger al usuario o lista de usuarios a los que se les quiere in'ormar
:. @e presentar? una pantalla donde es posible agregar un comentario
6. @eleccionar el botn EceptarG
$. ,inalmente, se presentar? una pantalla con el resumen del tr?mite realizado
D&lustracin 1$7
f) 'irmar . -nviar
4ermite 'irmar y en!iar documentos que se encuentran en estado de edicin o no
en!iado. #os documentos 'irmados y remitidos correctamente son guardados en la carpeta
de Een!iadosG. %aso contrario son guardados a la carpeta de E3o en!iadosG. 4ara 'irmar y
en!iar un documento se debe>
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Ilustracin 1!: Inforar docuento
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
1. &ngresar a la bande;a de documentos E9n 9laboracinG o E3o 9n!iadosG en donde se
despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bande;a ingresada
2. @eleccionar el documento por medio de la ca;a de chequeo, la misma que se
encuentra al 'inal del registro, dar un clic en la accin E,irmar/9n!iarA
2. @e despliega la siguiente pantalla, en la cual se acti!a o desacti!a la casilla para
'irmar o no digitalmente
:. 9n caso de acti!ar la opcin de 'irmar digitalmente el documento, se debe>
6. cti!ar la opcin de 'irmar digitalmente el documento
$. &ngresar la ubicacin del dispositi!o electrnico que se le da a un usuario autorizado
para 'acilitar el proceso de autenticacin, para 'irmar electrnicamente el documento
(. &ngresar la cla!e para 'irmar digitalmente
-. &ngresar un comentario
9. 4ulsar el botn EceptarG
10. ,inalmente, se presentar? una pantalla con el resumen del tr?mite realizado
D&lustracin 1(7
Manual adaptado por Pgina 22 de 49
Nota: para 'irmar digitalmente un documento, el usuario debe solicitar al administrador
del sistema el certi'icado y la acti!acin del permiso para 'irmar
Ilustracin 1#: 1irar 2 enviar docuento
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
9l due5o de la 'irma digital debe ser el mismo usuario !alidado en Quipux. =ebe ser el
mismo usuario que desea 'irmar y en!iar el documento, en caso contrario el sistema arro;ar?
un mensa;e de error D&lustracin 1-7
9n caso de no acti!ar la opcin de 'irmar digitalmente el documento, se debe>
1. =esacti!ar la opcin de 'irmar digitalmente el documento
2. &ngresar un comentario
2. 4ulsar el botn EceptarG para 'irmar / en!iar un documento manualmente
:. ,inalmente, se presentar? una pantalla con el resumen del tr?mite realizado y un
mensa;e de que el documento 'ue en!iado a la carpeta =ocumentos por imprimir
D&lustracin 197
Manual adaptado por Pgina 23 de 49
Ilustracin 1%: Error al firar 2 enviar docuento
Ilustracin 1&: 1irar 2 enviar docuento anualente
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
9n caso que el documento haya sido en!iado a E=ocumentos por imprimirG D&lustracin
207, se debe>
1. &ngresar a la opcin de E=ocumentos por &mprimirG en donde se despliega un listado
con todos los documentos que pertenecen a la bande;a ingresada D&lustracin 217
2. &mprimir el documento seleccionado y en!iarlo manualmente
2. @eleccionar el documento por medio de la ca;a de chequeo, la misma que se
encuentra al 'inal del registro, dar un clic en la accin E9n!iarG
:. @e presentar? una pantalla donde es posible agregar comentario
6. @eleccionar el botn EceptarG
g) Comentar
4ermite agregar una obser!acin o nota al cargado en el Quipux
Manual adaptado por Pgina 24 de 49
Ilustracin 2+: Men 3$ocuentos por
ipriir3
Ilustracin 21: Opcin de 3$ocuentos por ipriir3
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
/) "esponder
4ermite en!iar una respuesta a los documentos que recibi el usuario D&lustracin 227
4ara responder a un documento se debe>
1. &ngresar a la bande;a de documentos E8ecibidosG, en donde se despliega un listado
con todos los documentos que pertenecen a la bande;a ingresada
2. @eleccionar un documento dando clic sobre el enlace que se encuentra en la columna
E,echa =ocumentoG
2. @e despliega una pantalla donde se selecciona la accin E8esponderG
:. 9n esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del
documento, 'echa del documento y n0mero de re'erencia. dicionalmente, se puede
ad;untar archi!os.
6. @eleccionar el botn EFrabarG o EceptarG
i) Arc/ivar
4ermite archi!ar documentos que se encuentran en estado de en tr?mite o en!iado.
#os documentos sometidos a esta accin son en!iados inmediatamente a la carpeta de
Earchi!adosG.
Manual adaptado por Pgina 25 de 49
Nota: !ea E8easignarG e E&n'ormarG en cciones con los documentos
Ilustracin 22: -ccin 3/esponder3
Ilustracin 23: -ccin 3-rc.ivar3
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
4ara archi!ar un documento, se debe>
1. &ngresar a la bande;a de documentos E8ecibidosG oE9n!iadosG en donde se despliega
un listado con todos los documentos que pertenecen a la bande;a ingresada
2. @eleccionar el documento por medio de la ca;a de chequeo, la misma que se
encuentra al 'inal del registro, dar un clic en la accin Erchi!arG
2. @e presenta una pantalla donde se ingresa un comentario
:. 4resionar el botn EceptarG
6. ,inalmente se presentar? una pantalla con el resumen del tr?mite realizado
!) "estaurar
4ermite restaurar documentos que han sido pre!iamente eliminados por el usuario. #os
documentos restaurados son en!iados inmediatamente a la carpeta de E9n elaboracinG.
4ara restaurar un documento, se debe>
1. &ngresar a la bande;a de documentos E9liminadosG, en donde se despliega un listado
con todos los documentos que pertenecen a esta bande;a
2. @eleccionar el documento por medio de la ca;a de chequeo, la misma que se
encuentra al inicio del registro e inmediatamente dar un clic en la accin E8estaurarG.
2. @e presentar? una pantalla donde es posible agregar un comentario
:. @eleccionar el botn EceptarG
6. ,inalmente, se presentar? una pantalla con el resumen del tr?mite realizado
Manual adaptado por Pgina 26 de 49
Ilustracin 24: -ccin 3/estaurar3
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
ande!as
#ande$a de documentos
#as bande;as son de'inidas como carpetas con las que cuenta el sistema de gestin
documental. =ichas bande;as son las siguientes>
a7 9n elaboracin
b7 8ecibidos
c7 9liminados
d7 3o en!iados
e7 9n!iados
'7 8easignados
g7 rchi!ados
h7 &n'ormados
a) -n ela,oracin
@e encuentran los documentos que est?n en estado de edicin, para que sean
re!isados y corregidos D&lustracin 267
9n esta bande;a est?n disponibles las acciones E9liminarG, E8easignarG, A&n'ormarG y
,irmar/9n!iarG.
Manual adaptado por Pgina 27 de 49
Ilustracin 25: 4ande5a 3En ela6oracin3
Nota: estas 'unciones 'ueron explicadas anteriormente. Ber Ecciones con los documentosG
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
,) "eci,idos
grupa los documentos por tramitar D&lustracin 2$7
9n esta bande;a est?n las acciones de E8easignarG, E&n'ormarG, Erchi!arG y E8esponderG
c) -liminados
@e listan los documentos que se encontraban en estado de edicin y que han sido
eliminados D&lustracin 2(7
9n esta bande;a, slo se encuentra la accin E8estaurarG
Manual adaptado por Pgina 28 de 49
Ilustracin 2!: 4ande5a 3/eci6idos3
Ilustracin 2#: 4ande5a 3Eliinados3
Nota: estas 'unciones 'ueron explicadas anteriormente. Ber Ecciones con los documentosG
Nota: esta 'uncin 'ue explicada anteriormente. Ber Ecciones con los documentosG
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
d) No enviados
grupa los documentos que tu!ieron errores al momento de ser 'irmados digitalmente y
no se en!iaron D&lustracin 2-7
9n este mdulo est?n las acciones E9n!"o manualG y E%orreo 9lectrnicoG.
e) -nviados
@e listan los documentos que 'ueron correctamente en!iados con 'irma digital por el
sistema a sus destinatarios D&lustracin 297
9n esta bande;a slo se encuentra la accin E&n'ormarG
Manual adaptado por Pgina 29 de 49
Ilustracin 2%: 4ande5a 3,o enviados3
Ilustracin 2&: 4ande5a 3Enviados3
Nota: esta accin 'ue explicada anteriormente. Ber Ecciones con los documentosG
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
f) "easignados
@e encuentran los documentos que han sido reasignados y una obser!acin de lo que
se tiene que realizar con el documento.
g) Arc/ivados
@e listan los documentos que se le han remitido a usuarioDs7 para que sea in'ormadoDs7
al respecto D&lustracin 207
9n esta bande;a slo se encuentra la accin E&n'ormarG
/) Informados
@e encuentran los documentos que se le en!iaron al usuarioDs7 para que sea
in'ormadoDs7 al respecto D&lustracin 217
Manual adaptado por Pgina 30 de 49
Ilustracin 3+: 4ande5a 3-rc.ivados3
Nota: esta accin 'ue explicada anteriormente. Ber Ecciones con los documentosG
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
9n esta bande;a se puede E9liminarG el documento, o E&n'ormarG a otro usuario sobre el
documento.
%etalles de documentos
#os detalles de los documentos pueden obser!arse en los siguientes men0s>
a7 &n'ormacin general de los documentos
b7 &n'ormacin detallada del documento
a) Informacin general de los documentos
#a in'ormacin general de los documentos son los datos que se muestran al ingresar a
una bande;a. #a in'ormacin general de los documentos listados al acceder a una bande;a,
D&lustracin 227 son>
8emitente
8eceptor
sunto
,echa del documento
Manual adaptado por Pgina 31 de 49
Ilustracin 31: 4ande5a 3Inforados3
Nota: estas acciones 'ueron explicadas anteriormente. Ber Ecciones con los documentosG
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
30mero del documento
30mero de re'erencia
4ara acceder a la in'ormacin detallada de cada documento, debe hacer clic en la
columna E,echa =ocumentoG, correspondiente al documento deseado.
,) Informacin detallada del documento
/uestra datos espec"'icos del documento al que se ha ingresado D&lustracin 227
Manual adaptado por Pgina 32 de 49
Ilustracin 32: Inforacin general de los docuentos
Ilustracin 33: Inforacin detallada del docuento
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
=entro de las opciones generales de los documentos, es posible>
Ber el documento que ha sido creado.
Beri'icar quien 'ue la persona que 'irm y en!i el documentoDen el caso que haya sido
'irmado digitalmente7.
Beri'icar 'irma
@i la 'irma 'ue exitosa, desplegara, el n0mero de c*dula, nombre, cargo, institucin y la
'echa Dhora, minuto, segundo7, en el que 'ue 'irmado digitalmente D&lustracin 2:7
1ambi*n permite, descargar el archi!o 'irmado
"egistros de documentos externos
Crear ciudadano
9n la opcin A%rear ciudadanoA se puede crear, editar y consultar ciudadanos. 4ara
crear ciudadanos, es necesario>
1. &ngresar a la opcin de remitente <C@%8 =9 / 48
2. @eleccionar ciudadano, en A1ipo de usuarioA
Manual adaptado por Pgina 33 de 49
Ilustracin 34: 7erificacin de fira digital exitosa
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
2. 4resionar el botn A%rear ciudadanoA que aparece en la parte in'erior de la pantalla
:. &ngresar los datos del ciudadano. 9n el caso de no tener la c*dula del ciudadano
seleccionar E3o tiene 3o. de c*dulaG y el sistema generar? autom?ticamente un
n0mero 0nico que identi'icar? al ciudadano
6. @e debe llenar todos los campos pedidos D&lustracin 267
$. 4ulsar el botn EceptarG
4ara editar un ciudadano, se debe>
1. 9scoger el ciudadano
2. @eleccionar el botn E9ditar CsuarioG
2. /odi'icar los datos del ciudadano
:. @eleccionar el botn EceptarG
4ara buscar un ciudadano, se debe>
1. &ngresar el nombre del ciudadano en la seccin E<uscar 4ersonaG o introducir n0mero
de c*dula de &dentidad
2. 4ulsar el botn E<uscarG
2. @e desplegar? un listado con todas los ciudadanos que tengan coincidencias
4ara consultar un ciudadano, es necesario>
Manual adaptado por Pgina 34 de 49
Ilustracin 35: "reacin del ciudadano
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
1. Cbicar el usuario por ser consultado y hacer clic sobre el nombre y se despliega una
pantalla con la in'ormacin detallada del usuario.
&egistro de documentos externos
#os documentos externos son aquellos remitidos por otras organizacin. #as opciones
para el registro de documentos externos en Quipux, son>
a7 8egistrar documento
b7 &mprimir comprobantes
c7 %argar doc. digitalizado
a) "egistrar documento
9n la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opcin de registrar documentos en
el sistema, los mismos que deben ser en!iados al personal de la institucin.
9stos documentos son los que llegan a la institucin y que generalmente son
ingresados al sistema por el personal de la mesa de entrada Darchi!adores, secretarias, entre
otros7.
#os documentos registrados aparecen en la bande;a de E9n 9laboracinG donde es
posible seguir edit?ndolos Dcargar documentos digitalizados y anexos7. 9stos documentos
son registrados en el sistema D&lustracin 2$7, en donde se ingresa>
,echa de registro
30mero de re'erencia
sunto
=escripcin de los anexos
8esumen
Manual adaptado por Pgina 35 de 49
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
9n la opcin <C@%8 =9/48 se ingresa el o los destinatarios, remitente y copia
Desta opcin permite en!iar una copia del documento7.
4ara la b0squeda de usuarios existen las siguientes opciones>
<uscar usuarios por nombre de la institucin
<uscar usuarios por nombre o puesto
simismo, es posible ad;untar anexos al documento creado, en la pesta5a A39J.@A.
,) Imprimir compro,antes
Imprimir cdigo de ,arras
9ste mdulo permite imprimir el n0mero del documento con cdigo de barras en la
parte superior derecha del mismo. 4ara imprimir el cdigo de barras del documento se debe>
1. <uscar el documento, ingresando todo el n0mero del documento o una parte del
n0mero
Manual adaptado por Pgina 36 de 49
Ilustracin 3!: /egistrar docuento
Nota: la opcin de anexar archi!os al documento, en la pesta5a K39J.@G tambi*n se
encuentra al crear E3ue!o documentoG
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
2. @eleccionar el botn E<uscarG
2. 9n el listado que se despliega en la parte in'erior, dar clic en la ca;a de chequeo
que se encuentra al inicio de los registros
:. @eleccionar el botn E&mprimir %digo de <arrasG
6. ,inalmente, se genera un documento .pd' con el cdigo de barras del documento
D&lustracin 2(7
Imprimir compro,ante
9ste mdulo permite imprimir un comprobante de la recepcin del documento. 9ste
comprobante tiene la siguiente in'ormacin>
30mero de documento
,echa
8ecibido por
3ombre del usuario
4ara imprimir el comprobante del documento se debe>
1. <uscar el documento, ingresando todo el n0mero del documento o una parte del
n0mero
2. @eleccionar el botn E<uscarG
2. 9n el listado que se despliega en la parte in'erior, dar clic en la ca;a de chequeo que
se encuentra al inicio de los registros
:. @eleccionar el botn E&mprimir %omprobanteG
6. ,inalmente, se genera un documento .pd' con el comprobante D&lustracin 2-7
Manual adaptado por Pgina 37 de 49
Ilustracin 3#: Ipresin de cdigo de
6arra
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
c) Cargar doc$ digitali0ado
4ara cargar y asociar el documento digitalizado, se debe>
1. <uscar el documento, ingresando todo el n0mero del documento o una parte del
n0mero
2. @eleccionar el botn E<uscarG
2. Cbicar el documento y seleccionarlo dando clic en la ca;a de chequeo que se
encuentra al inicio del registro
:. @eleccionar el botn Esociar &magen del =ocumentoG
6. 9scoger el archi!o que !a a ser asociado como imagen al documento D&lustracin 297
$. &ngresar un comentario
(. @eleccionar el botn EceptarG
-. ,inalmente, se despliega en la pantalla un resumen con toda la in'ormacin re'erente
al documento y la persona que realiz la accin
Manual adaptado por Pgina 38 de 49
Ilustracin 3%: Ipresin del copro6ante
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
Administracin
9l men0 de AdministracinA presenta las siguientes opciones>
a7 dministracin
b7 %arpetas !irtuales
c7 rchi!o '"sico
a' "dministracin
9n la opcin de AdministracinA D&lustracin :17 es posible gestionar carpetas, archi!o
'"sico, entre otras. 9spec"'icamente se pueden realizar las siguientes acciones>
%ambio de contrase5a> permite cambiar la contrase5a del usuario que est? !alidado
Manual adaptado por Pgina 39 de 49
Ilustracin 3&: "argar docuento digitali)ado
Nota: slo se debe cargar una imagen digitalizada por cada documento registrado en la
mesa de entrada. @i son !arias ho;as, es necesario generarlas en un solo archi!o
Ilustracin 4+: Opciones de adinistracin
des usuario final
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
en el sistema
#ista de en!"os> es posible crear, editar y consultar listas de en!"os
Cna lista de en!"os es un conglomerado de usuarios, agrupados por tipo de usuario o
institucin.
4ara crear una lista de en!"os se debe>
1. cceder a listas de en!"os en AdministracinA
2. @eleccionar la opcin de A%rear lista de en!"osA
2. %ompletar los datos requeridos, buscando a los usuarios cargados en el sistema y
agrup?ndolos, seg0n con!enga
:. Cna !ez que haya recuperado todos los usuarios que deben con'ormar la lista de
en!"os, pulsar el botn AceptarA
Manual adaptado por Pgina 40 de 49
Ilustracin 41: -dinistracin para usuarios finales
Ilustracin 42: "rear listado
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
4ara editar una lista de en!"os, se debe>
1. cceder a listas de en!"os en AdministracinA
2. @eleccionar la opcin de A9ditar lista de en!"osA
2. /odi'icar los datos pertinentes
:. Cna !ez que haya modi'icado todos los datos pertinentes, pulsar el botn AceptarA
4ara consultar una lista de en!"os, se debe>
1. cceder a listas de en!"os en AdministracinA
2. @eleccionar la opcin de A%onsultar lista de en!"osA
2. 9sco;a la lista deseada en A@eleccione la listaA
(' Carpetas irtuales
#as carpetas !irtuales permiten el resguardo de documentos ingresados al sistema. 9n
la opcin de A%arpetas !irtualesA D&lustracin :27 es posible realizar las siguientes acciones>
#rgani0acin de los niveles de carpetas virtuales: se crean y ordenan los ni!eles de
carpetas.
4ara organizar los ni!eles de las carpetas !irtuales, se debe>
1. @eleccionar un ?rea
2. @e agrega nombre del "tem y una descripcin
2. @e presiona el botn aceptar
Manual adaptado por Pgina 41 de 49
Ilustracin 43: -dinistracin de carpetas virtuales para usuario
final
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
Administracin de carpetas virtuales: permite gestionar los ni!eles creados y
!incularlos con carpetas !irtuales.
4ara administrar las carpetas !irtuales, se debe>
1. @eleccionar un ?rea
2. %olocar un nombre a lo que ser? la carpeta, !inculada al ?rea seleccionada
2. signar el per"odo que pasar? en archi!o de gestin y archi!o central respecti!amente
:. 4resionar el botn AFuardarA
Consultar carpetas virtuales: permite consultar las carpetas creadas en las la opcin
anterior
c' "rc)io *+sico
9l archi!o '"sico permite registrar la ubicacin '"sica de los documentos cargados en el
Quipux$
Manual adaptado por Pgina 42 de 49
Ilustracin 44: -dinistracin de carpetas virtuales
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
9n la opcin de Archi!o '"sicoA D&lustracin :67 es posible realizar las siguientes
acciones>
1,icacin f2sica de documentos: para relacionar un archi!o digital con uno o !arios
expedientes '"sicos D&lustracin :$7, se debe>
1. @eleccionar el archi!o y hacer clic sobre el botn E@iguienteG
2. 9n la parte in'erior de la pantalla aparece la ubicacin digital y la nue!a ubicacin
'"sica del documento
2. 4resionar el botn EceptarG
Manual adaptado por Pgina 43 de 49
Ilustracin 4!: 86icacin f9sica de docuentos
Ilustracin 45: Men del arc.ivo f9sico
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
Consultar u,icacin del documento en arc/ivo f2sico: para consultar ubicacin del
documento en archi!o '"sico D&lustracin :(7, se debe>
1. &ntroducir el nombre del documento en el campo A<uscar =ocumentoDs7A
2. 4resionar el botn AceptarA
2. Lacer clic sobre el enlace del documento requerido
Nueva u,icacin f2sica: para ingresar los nombres de la organizacin '"sica del
archi!o D&lustracin :-7 se debe>
1. @eleccionar el enlace E%rear ca;nG Den el caso de e;emplo rchi!ador es el primer
ni!el de organizacin
2. &ngresar el nombre, el tiempo de gestin en el archi!o, tiempo en el archi!o central
2. @eleccionar el botn EFuardarG
Manual adaptado por Pgina 44 de 49
Ilustracin 4#: "onsultar u6icacin del docuento en arc.ivo f9sico
Ilustracin 4%: ,ueva u6icacin f9sica
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Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
9ste proceso se debe hacerlo con cada ni!el de organizacin del archi!o '"sico. 4ara
editar los nombres de los "tems de la organizacin '"sica del archi!o>
1. @eleccionar el enlace E9ditarG que se encuentra ba;o la columna AccinA
2. 8ealizar las modi'icaciones pertinentes
2. Lacer clic en el botn AceptarA
9n la opcin de modi'icar los datos ingresados, es posible desacti!ar un "tem.
Consultar estructura del arc/ivo: para consultar la organizacin del archi!o '"sico
D&lustracin :97, se debe>
1. @eleccionar el ?rea en donde se !a a consultar
2. @e despliega una lista de la organizacin del archi!o '"sico con nombre del "tem,
estado y tipo
2. ,inalmente se puede imprimir este listado como reporte
#rgani0acin f2sica del arc/ivo: para ingresar los ni!eles de organizacin de
carpetas !irtuales D&lustracin 607, se debe>
1. @eleccionar el ?rea en donde se !a ha de'inir el 'ormato de organizacin de las
carpetas
2. &ngresar el nombre de los di'erentes ni!eles que !an a con'ormar la organizacin de
las carpetas
2. 4resionar el botn EceptarG
Manual adaptado por Pgina 45 de 49
Ilustracin 4&: "onsultar estructura del arc.ivo
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
#tros
#s,ueda aan!ada de documentos
#a 'uncin de b0squeda a!anzada permite la recuperacin de documentos, por medio
de la insercin de par?metros en los campos de b0squeda, tales como> n0mero de re'erencia
o clase de documento.
#os resultados ser?n listado con uno o !arios documentos que concuerden con los
par?metros de b0squeda especi'icados, lo cual permitir? la consulta de los mismos.
4ara buscar un documento D&lustracin 927, se tiene que ingresar cualquiera de los
siguientes par?metros>
30mero de documento> se puede digitar todo el n0mero o solamente una parte de *l
30mero de re'erencia> permite realizar la b0squeda por medio del cdigo de
re'erencia con el que lleg el documento, este cdigo es generado por el remitente
8emitente> b0squeda por remitente
=estinatario> b0squeda por destinatario
<uscar en texto> se puede ingresar algunaDs7 palabraDs7 que est?n en el resumen del
documento y el sistema !a a desplegar todos los documentos que incluyan esta
palabra
1ipo de documento> buscar por los tipos de documentos existentes como por e;emplo>
o'icio, memo, circular, entre otras
8ango de 'echa> se puede limitar un rango de 'echa para realizar la b0squeda solo en
Manual adaptado por Pgina 46 de 49
Ilustracin 5+: Organi)acin f9sica del arc.ivo
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
determinado tiempo. 9l rango de 'echa para la consulta, est? por de'ecto para el
0ltimo mes, si desea una b0squeda en un rango mayor deber? ampliar este rango
para una b0squeda
Mrea actual> buscar documentos en una ?rea solicitada
*asos para reali0ar una consulta o ,+s3ueda del documento
4ara realizar una consulta o b0squeda de un documento>
1. 4ulsar botn A<0squedasA, que se encuentra en la parte in'erior de la seccin de
carpetas y opciones personalizadas
2. &ngresar el par?metro de b0squeda o consulta de documentos
2. @eleccionar el botn E<uscarG
:. 9n la parte in'erior central de la pantalla se despliega un listado con todos los
documentos que coincidieron con los par?metros de b0squeda ingresados
Consultar carpetas irtuales
#a opcin de A%onsultar carpetas !irtualesA, permite !eri'icar cuales son las carpetas
!irtuales adscritas a la unidad administrati!a a la que pertenece el usuario que est? !alidado
en el Quipux.
Manual adaptado por Pgina 47 de 49
Ilustracin 51: 'ar*etros de 6s:ueda avan)ada
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
9s decir, si el cargo del usuario !alidado en el Quipux, est? adscrito a la 4residenciaH
entonces al pulsar sobre la opcin de A%onsultar carpetas !irtualesA, slo se desplegar?n las
de 4residencia, omitiendo las de 'inanzas, recursos humanos, entre otras.
%ocumentos por imprimir
%uando el usuario no acti!a la opcin de 'irmar digitalmente DBer cciones con los
documentos7, el documento que cre se en!"a a E=ocumentos por imprimirG.
4ara imprimir el documento y en!iarlo manualmente desde E=ocumentos por imprimirG,
es necesario>
1. @eleccionar el documento por medio de la ca;a de chequeo, la misma que se
encuentra al 'inal del registro
2. =ar un clic en la accin E9n!iarG
2. @e presentar? una pantalla donde es posible agregar comentario
:. @eleccionar el botn EceptarG
Manual adaptado por Pgina 48 de 49
Ilustracin 52: "onsultar carpetas virtuales
Ilustracin 53: $ocuentos por ipriir
Manual de Quipux para usuarios finales
Fecha: 09/12/10 Revisin: 12
&eportes
9ste mdulo permite generar di'erentes tipos de reportes como>
%antidad de registros por usuario y por estado del documento. 9ntre los estados de
documentos se tiene> tramitados, en edicin, eliminados, archi!ados y !encidos
9stad"sticas de digitalizacin de documentos
4ara generar un reporte se debe>
1. 9scoger el tipo de consulta o estad"stica
2. 9scoger el ?rea
2. 9scoger el usuario
:. &ngresar la 'echa desde y hasta
6. &nmediatamente se desplegar? un listado con usuario, estado del tr?mite, n0mero de
documentos registrados y digitalizados Ddependiendo del tipo de reporte que se desea
generar7
Manual adaptado por Pgina 49 de 49
Ilustracin 54: /eportes de Quipux

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