Viso geral

O Sistema Online de Acompanhamento de Conferncias (OCS) um

aplicativo de cdigo aberto usado para administrar e publicar
conferncias acadmicas na web. O OCS um sistema de
administrao e publicao altamente flexvel que pode ser baixado de
graa e instalado num servidor local de internet.

O OCS foi projetado para reduzir o tempo e a energia devotados
rotina de administrao de uma conferncia. O OCS tambm
aperfeioa o arquivamento e a eficincia do processo editorial. O
sistema procura melhorar a qualidade acadmica e editorial das
publicaes oriundas de conferncias atravs de inovaes que
englobam processos editoriais e recursos de indexao aprimorados.

Recursos do OCS
O Sistema Online de Acompanhamento de Conferncias (OCS) uma
ferramenta gratuita e aberta para publicao na web. O OCS propiciar
uma presena completa na web para sua conferncia. O OCS permitir
que voc:

1. Crie o website de sua conferncia.
2. Administre conferncias peridicas (por exemplo, conferncias
anuais, semestrais, etc.).
3. Elabore e envie uma chamada de submisses (CPS).
4. Aceite eletronicamente submisses de artigos ou resumos.
5. Permita que os participantes editem seus trabalhos.
6. Conduza avaliao cega por pares.
7. Poste o cronograma da conferncia e os trabalhos aceitos de modo
que possam ser localizados pelos leitores.
8. Agende uma conferncia.
9. Publique opcionalmente os dados originais submetidos por autores e
avaliadores.
10. Registre participantes, inclusive aceitando pagamentos.
11. Abra espao para discusses on-line aps a conferncia.
12. Utilize modelos de e-mails prontos no sistema.
13. D suporte para mltiplos idiomas.
14. Aproveite as vantagens de um cdigo fonte customizvel, escalvel e
seguro.

Aspecto geral
A figura seguinte um screenshot de uma pgina inicial de conferncia
no OCS:


Figura 1. Conferncia no OCS.

A prxima figura mostra o cronograma da conferncia organizado por
modalidades.

Figura 2. Cronograma de conferncia no OCS.


Fluxograma do OCS

Requisitos do sistema
Configurao recomendada para o servidor:
> PHP 4.2.x ou superior (inclusive PHP 5.x); MIcrosoft IIS requer PHP
5.x
> MySQL 3.23.23 ou superior (inclusive MySQL 4.x) ou PostgreSQL 7.1
ou superior (inclusive PostgreSQL 8.x)
> Apache 1.3.2x ou superior, ou Apache 2.0.4x ou superior, ou
Microsoft IIS 6
> Sistema operacional: qualquer um que suporte os softwares acima,
inclusive Linux, BSD, Solaris, Mac OS X, Windows

Uma vez que o PKP (Public Knowledge Project) no dispe de recursos
para testar todas as combinaes possveis entre as verses dos
softwares recomendados, no se garante o funcionamento correto do
OCS nem se oferece suporte. Agradecemos o feedback de usurios que
tenham implementado o OCS em ambientes diferentes dos listados
acima.

Documentao de ajuda
Uma documentao de ajuda contextual encontra-se embutida no
prprio OCS os tpicos de ajuda so oferecidos conforme a posio
do usurio nas pginas do OCS.

A documentao de ajuda pode ser visitada em
http://pkp.sfu.ca/ocs/demo/present/index.php/index/help/

Outros manuais tambm podem ser encontrados em
http://pkp.sfu.ca/ocs_documentation

Contribuies da comunidade
O time de desenvolvimento do OCS encoraja a contribuio da
comunidade de desenvolvimento. Se voc tiver interesse em tornar o
OCS ainda melhor, daremos boas vindas a sua participao.

Test-Drive do OCS 2.1
Uma conferncia demonstrativa utilizando o OCS 2.1 est disponvel
on-line em:
http://pkp.sfu.ca/ocs/demo/

Alm disso, usurios potenciais do OCS podem experimentar o
software como gerente geral, diretor de modalidade ou avaliador
em outro site de demonstrao que est disponvel em:
http://pkp.sfu.ca/ocs2/demo/testdrive/

Faa o login com o nome de usurio admin e a senha testdrive,
selecione um dos papis disponveis no processo de administrao, e
explore como ele funciona.

Fique vontade para submeter um documento de teste e sentir como
um autor experimenta o sistema, ou ento designe uma submisso
para um avaliador e faa login como avaliador.

Mas ateno: qualquer mudana na Conferncia de Teste ser apagada
todas as segundas-feiras s 8 horas.

Papis
O OCS 2.1 baseia-se largamente no cdigo pr-existente usado no OJS
2.x (Sistema Eletrnico de Editorao de Revistas, SEER, do ingls
OJS, Open Journal Systems, tambm desenvolvido pelo PKP, Public
Knowledge Project). Consequentemente, voc notar que muitos
recursos do OJS esto tambm no OCS, tais quais papis de usurios,
capacidade de criar vrias conferncias diferentes ou criar edies de
uma mesma conferncia a partir de uma s instalao. Para aqueles
que j usaram o OJS, o conceito de papis pode ser bastante familiar.
Para os novatos, importante relembrar que qualquer pessoa pode
exercer vrios papeis em diferentes conferncias.

> Administrador do portal: gerencia o OCS como um todo, publicando
o site de novas conferncias (por exemplo, o portal de conferncias do
IFSULDEMINAS contendo todos os sites das conferncias especficas
organizadas pelo IFSULDEMINAS).

> Gerente geral: gerencia o site de uma conferncia em especial (por
exemplo, a Jornada Cientfica e Tecnolgica ou o Congresso Nacional
de Meio Ambiente), incluindo todas as contas de usurios associadas
ao site da conferncia.

> Diretor: gerencia o processo de submisso de trabalhos, avaliao,
edio e publicao para uma das conferncias (por exemplo, a
Jornada Cientfica e Tecnolgica 2013). O diretor tambm estabelece o
cronograma da conferncia (data de incio, data de fim, etc.).

> Gerente de inscries: responsvel pelas inscries na conferncia.

> Diretor de modalidade: responsvel por gerenciar as submisses
para sua modalidade (ou rea, categoria, etc.), supervisionando-as
atravs do processo de avaliao e edio, e aceitando ou rejeitando-as
para publicao na conferncia.

> Avaliador: prov a avaliao cega por pares das submisses enviadas
conferncia. O avaliador recomenda a favor ou contra a publicao de
uma submisso na conferncia.

> Autor: submete um trabalho para a conferncia, e participa do
processo de avaliao e edio.

> Leitor: usurio que pode registrar-se para ler os anais da conferncia.
Porm, algumas conferncias no requerem registro para permitir a
leitura dos anais.

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Marcadores: OCS, Sistema on-line de administrao de conferncias, SOAC
Administrador do portal
Uma vez instalado o OCS, o administrador do portal poder gerar
tantos sites de conferncias especficas quantos forem necessrios, e
acompanhar a administrao de cada um deles.

O OCS foi projetado para permitir a hospedagem de uma nica
conferncia que ter lugar uma vez apenas ou para servir como um
sistema completo usado no gerenciamento de mltiplas conferncias,
cada uma delas podendo ocorrer periodicamente ao longo dos anos ou
uma nica vez. Por exemplo, o IFSULDEMINAS pode usar uma mesma
instalao do OCS para hospedar os sites da Jornada Cientfica e
Tecnolgica (2012, 2013 em diante), do Congresso Nacional de Meio
Ambiente (2013 em diante) e da Olimpada Brasileira de Agropecuria
(2013 em diante).

Todos esses eventos tero seus sites num mesmo portal e podero
acontecer uma ou mais vezes com o passar do tempo. importante
apreender essa viso mais larga de como funciona o OCS, do contrrio,
visto da perspectiva de uma conferncia ocasional que s acontecer
uma vez, muitos dos recursos do OCS parecero complexos ou
confusos demais.

Passos iniciais
Faa login em sua conta no OCS e selecione seu papel como
Administrador do Portal.

Figura 3. Selecione seu papel como Administrador do Portal.

Isso levar voc para o menu de opes do Administrador do Portal.

Administrao do Portal
O menu do Administrador do Portal permite a configurao inicial do
portal de conferncias.

Figura 4. Administrao do Portal.

Configuraes do portal
Esta opo permitir adicionar informaes referentes ao portal e no
s conferncias individualmente. Tais informaes incluem o nome do
portal, um texto de apresentao, uma opo de redirecionamento,
uma descrio do portal, dados para contato, a extenso mnima de
caracteres para as senhas e registro para coleta de dados e indexao.
Voc ter a oportunidade de fornecer detalhes sobre cada conferncia
num momento posterior.

A opo de redirecionamento til se voc tiver apenas uma
conferncia registrada no portal, e por isso talvez voc queira
direcionar seus usurios diretamente para o site daquela conferncia
ao invs do portal. Uma vez hospedada a conferncia (veja como
adiante nesse manual), ela aparecer quando voc clicar no campo de
redirecionamento. Se o portal hopedar mais de uma conferncia, ou se
voc quiser que os usurios acessem primeiro o portal, deixe esse
campo do jeito que est. Neste momento, voc pode querer
simplesmente ignorar esa opo e retornar para ela mais tarde quando
voc tiver lanado uma conferncia.

Figura 5. Configuraes do portal.

Uma vez feitas as alteraes, use o boto Salvar para atualizar o
sistema. Voc ver um link de retorno ao menu do Administrador do
Portal.

Conferncias hospedadas
Para criar uma conferncia hospedada, clique em Conferncias
hospedadas. Na pgina que abrir, selecione Criar conferncia.
Preencha os campos conforme apropriado (no se esquea de ativar a
opo Permitir Acesso Livre a esta conferncia no portal). O
Caminho deve ser uma s palavra ou abreviao, que ser nica para
esta conferncia. Essa palavra se tornar parte do endereo web (URL)
de sua conferncia. Escolha-a, portanto, com cuidado. Na figura
abaixo, adicionamos a conferncia intitulada Jornada Cientfica e
Tecnolgica do IFSULDEMINAS e a abreviao jornadact para o
caminho. No especificamos o ano, entretanto, porque pretendemos
realiz-la anualmente por tempo indefinido. Todo ano o Gerente Geral
usar a opo Conferncias agendadas (veja adiante nesse manual)
para criar uma nova conferncia no site da Jornada Cientfica e
Tecnolgica do IFSULDEMINAS.

Figura 6. Configuraes da conferncia.

Tambm possvel que uma mesma instalao do OCS hospede mais
de uma conferncia. Por exemplo, no exemplo acima, o
IFSULDEMINAS criou a Jornada Cientfica e Tecnolgica (que
acontece anualmente), mas o IFSULDEMINAS pode querer uma
conferncia especfica sobre agroecologia. Essa nova conferncia ser
criada pelo Administrador do Portal.

Figura 7. Conferncias.

Usando as setinhas embaixo de Ordem, o Administrador do Portal
pode ajustar a ordem em que as diferentes conferncias aparecero na
pgina inicial do portal.

Figura 8. Listagem de conferncias.

Idiomas
O OCS foi projetado para operar em mltiplos idiomas e hospedar
conferncias em diversos idiomas num mesmo portal. O Administrador
do Portal pode especificar o idioma padro do portal e instalar idiomas
novos medida que ficam disponveis.

O prximo passo na administrao do seu portal OCS selecionar os
idiomas que sero usados. O portugus vem ativado como idioma
padro. Se for o caso, selecione outro idioma padro para o seu portal
na opo Idioma principal.

Figura 9. Idiomas.

Se um idioma adicional no aparecer abaixo de Idiomas instalados,
procure-o em Instalar idiomas, selecione-o, clique no boto Instalar
e confira se apareceu em Idiomas instalados.

Figura 10. Instalando um idioma adicional.

Para mais informaes sobre instalao e suporte a outras lnguas,
consulte a documentao Translating OJS and OCS, disponvel em
HTML emhttp://pkp.sfu.ca/files/docs/translating/index.html e em
PDF em http://pkp.sfu.ca/files/docs/translating/translating.pdf

Fontes de Autenticao
Por padro, o banco de dados de usurio do OCS usado para
autenticao. Mas voc pode escolher tambm o plugin LDAP clicando
em Criar fonte de autenticao.

Figura 11. Fontes de autenticao.

Informao sobre o sistema
Funes administrativas agrupa opes para administrar o portal.

Informaes sobre o sistema fornece informaes sobre a verso do
OCS que voc est rodando, a disponibilidade de upgrades, capacidade
de editar a configurao do arquivo do OCS, e uma geral de
informaes e configuraes do servidor.

Figura 12. Informaes sobre o sistema.

Expirar sesses de usurios
Limpa as sesses atuais dos usurios ativos, fazendo com que precisem
logar novamente para voltar a usar o sistema.

Limpar Cache de dados
Limpa todos os dados do cache. Pode ser til para forar a atualizao
de informaes, geralmente aps customizaes.

Limpar Cache de template
Limpa todas as verses dos templates de HTML. Pode ser til para
forar a atualizao de templates customizados.

Mesclar usurios
til para mesclar duas ou mais contas de usurios em uma s.

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Marcadores: OCS, Sistema on-line de administrao de conferncias, SOAC
Gerente geral
O prximo passo na configurao do site de sua conferncia logar
como Gerente Geral. Se voc tambm o Administrador do Portal, o
papel de gerente geral ter sido criado automaticamente para voc.
Caso contrrio, contate o Administrador do Portal para que ele crie seu
nome de usurio e sua senha de Gerente Geral.

Figura 13. Logando como Gerente Geral.

Uma vez logado, voc ver um menu com vrias opes:

Figura 14. Administrao da pgina da conferncia.

Administrao da rea web
Seguindo os passos anunciados, comece clicando em Administrao
da rea web. Essa opo conduzir voc atravs dos seis passos de
configurao de sua conferncia.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 15. Seis passos para Configurao da Conferncia.

Passo 1: Sobre a conferncia
Esta seo aborda uma srie de passos para descrever o site de sua
conferncia. As sees 1.1 e 1.2 devem estar previamente preenchidas
com informaes providas pelo Administrador do Portal quando ele
publicou sua conferncia (veja como ele fez isso na seo anterior desse
manual).

1.1 Ttulo
Digite o ttulo de sua conferncia no item 1.1 Ttulo.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 16. Ttulo.

1.2 Descrio da conferncia
Digite a descrio de sua conferncia no item 1.2 Descrio da
conferncia.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 17. Descrio da conferncia.

1.3 Contato principal
Digite os dados de contato do organizador da conferncia.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 18. Contato principal.

1.4 Declarao de direitos autorais
Uma declarao de direitos autorais vem definida por padro, mas voc
pode modific-la livremente.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 19. Declarao de direitos autorais.

Voc tambm pode pedir aos autores que concordem com a declarao
de direitos autorais durante a submisso de um trabalho, bem como
postar ou no o logo de uma Licena Creative Common {8} em seu site.

1.5 Poltica de Acesso
Esta opo deixa voc decidir se vai ou no exigir que o usurio se
registre para acessar os resumos e as apresentaes.

Voc tambm pode decidir se vai ou no permitir comentrios nas
apresentaes.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 20. Poltica de Acesso

1.6 Poltica de privacidade
Uma poltica de privacidade vem definida por padro, mas voc pode
modific-la livremente.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 21. Poltica de privacidade.

1.7 Incluir item no Sobre
Se voc precisar incluir informaes adicionais que no se encaixem
nos itens anteriores, use essa opo para criar uma nova entrada na
pgina Sobre. Voc pode adicionar vrias entradas atravs do boto
Incluir item no Sobre.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 22. Incluir item no Sobre a Conferncia.

Passo 2: Contedo adicional {9}

2.1 Redirecionamento de Conferncia Agendada
Esta opo redireciona os usurios do site da conferncia para o site da
conferncia agendada. Geralmente essa configurao til quando a
conferncia mantm apenas uma conferncia agendada.

Figura 23. Redirecionamento de Conferncia Agendada.

2.2 Pgina inicial
Cada conferncia hospedada no site pode ter uma imagem na pgina
inicial que lhe confira interesse adicional ou transmita informao
extra. Use esta opo para fazer o upload de uma imagem de sua
escolha, ou de texto adicional.

Figura 24. Pgina inicial e texto.

2.3 Informao aos Usurios
H informaes padronizadas previamente definidas para leitores e
autores tais informaes aparecem na seo Informaes da barra
lateral , mas voc pode modificar essas informaes usando essa
opo.

Figura 25. Informaes aos Usurios.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 25.1 Informaes aos Usurios na barra lateral.


2.4 Avisos/Anncios
Voc pode adicionar Anncios (ou Avisos) pgina inicial da
conferncia, ajudando sua audincia a ficar corrente com o andamento
da conferncia. Use esta seo para ativar os Anncios e definir
quantos sero exibidos por padro.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 26. Anncios.

Passo 3: Cabealhos, Rodaps, Listas e Barra de navegao

3.1 Cabealho da Conferncia Pgina Inicial
Use essa seo para adicionar o cabealho da pgina inicial da
conferncia em forma de texto simples ou imagem. Voc tambm pode
incluir um logo.

Figura 28. Cabealho da Conferncia Pgina Inicial.

3.2 Cabealho
Alm de adicionar um cabealho para a pgina inicial da conferncia,
voc pode adicionar um cabealho que aparecer em todas as pginas
do site da conferncia. Voc pode adicionar o cabealho em forma de
texto simples ou de imagem, e tambm incluir um logo.

Figura 29. Cabealho.

3.3 Rodap
Use este comando para incluir um rodap que aparecer em todas as
pginas do site da conferncia.

Figura 30. Rodap.

3.4 Barra de navegao
Use este comando para acrescentar um novo boto na barra de
navegao. Voc pode especificar o nome do boto no primeiro campo,
e o endereo no campo seguinte. Use um caminho associado sua
instalao do OCS, ou aponte para um site externo. Clique em Incluir
item para acrescentar quantos links achar adequado.

Figura 31. Barra de navegao.

3.5 Listas
Use esta seo para controlar a quantidade de itens que aparecero em
pginas com listagens (como aqueles com nomes de usurios ou ttulos
de submisses). Por padro, as listas veem definidas para 25 itens.
Quando uma lista tem mais de 25 itens, uma segunda pgina agrupa os
demais itens automaticamente, com botes para navegar entre as
pginas. Essa seo (em Links de pgina) tambm permite
determinar quantas pginas voc saltar ao clicar nos botes voltar (<)
ou avanar (>). O padro 10.

Figura 32. Listas.

Um bom exemplo desse recurso est na lista de usurios. Se, por
exemplo, uma conferncia tem 256 usurios, a opo padro acima vai
criar 11 pginas de usurios, com 25 usurios listados em cada uma.
Voc navegaria atravs dessas pginas clicando no nmero delas (1, 2,
3...) ou no boto indicando mais pginas (>). Se voc estabelecer o
valor do boto avanar (>) como 5 ao invs de 10, clicar nele levar
voc para a 6 pgina da lista de usurios.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 33. Navegando atravs das listas.

Passo 4: Estilo da conferncia
Use esta seo para escolher um tema padro do OCS ou fazer o upload
de uma folha de estilos CSS customizada, alterando, por exemplo, as
cores e os tipos de letras. Uma lista de temas alternativos est
disponvel no site do PKP, e temas podem ser mesclados com uma
folha de estilos customizada. Adicionalmente, a interface pode ser
customizada selecionando e movendo blocos de informao.

Figura 34. Estilo da conferncia.

Passo 5: Administrao
O OCS permite manter um arquivo de aes e materiais da conferncia
atravs da ativao das opes dessa seo.

Figura 35. Administrao.

Passo 6: Indexao da conferncia
Este passo ajudar a indexar melhor o site da conferncia e ajudar as
pessoas a encontrarem mais facilmente as informaes contidas nele.

6.1 Indexao para Mecanismos de Busca
Primeiro, adicione uma descrio, algumas palavras-chaves, e tags
HTML (por exemplo, META tags), e assim voc aumentar a
visibilidade do site em motores de busca.

Figura 36. Indexao para mecanismos de busca.

6.2 Cadastrar Conferncia para Indexao (Coleta de Metadados)
Opte por registrar o site da conferncia com o PKP Metadata
Harvester, uma base de dados on-line de contedo acadmico que
congrega diversas fontes internacionais. Este comando ajudar a
incluir os trabalhos publicados em sua conferncia em outras
ferramentas de indexao ou arquivos OAI. A indexao pode ser
importante para facilitar o arquivamento dos trabalhos publicados em
sua conferncia, especialmente se voc no planeja manter o site da
conferncia aps o encerramento do evento.

Figura 37. Cadastrar conferncia para indexao.

O site de sua conferncia estar configurado aps concluir esses seis
passos de configurao; o site pode hospedar uma conferncia
ocasional ou anual, ou uma srie de conferncias agendadas, todas
podendo ser administradas desse site de conferncia.

Para agendar uma instncia {10} especfica dessa conferncia, clique
em Conferncias Agendadas na pgina Administrao da Pgina da
Conferncia.

Figura 38. Clique em Conferncias Agendadas que est na pgina Administrao da
Pgina da Conferncia.

Conferncias agendadas
Clique em Conferncias Agendadas, que est na pgina
Administrao da Pgina da Conferncia. A pgina resultante exibir
as edies j ocorridas e por ocorrer da conferncia, e ainda a opo de
marcar uma nova edio da conferncia em Criar conferncia
agendada.

Figura 39. Criar conferncia agendada.

Clicando em Criar conferncia agendada, voc preencher detalhes
adicionais com o cronograma da conferncia. No exemplo abaixo,
adicionamos o ano ao ttulo da conferncia, assim podemos diferenciar
as vrias edies, ou instncias, da conferncia ao longo dos anos.

Figura 40. Agendamento de conferncia.

Clique em Salvar para fixar essa instncia (ou edio, veja a nota de
rodap n 4) da conferncia (mesmo que essa seja a nica vez em que a
conferncia acontecer).

O boto Editar logo na frente do nome de sua conferncia, na tela
Conferncias Agendadas, permite que a qualquer momento voc
altere o ttulo, a abreviatura e o caminho da conferncia.

Retornando pgina de Administrao da Pgina da Conferncia,
voc ver a conferncia que acabou de agendar logo abaixo de
Conferncias atuais.

Figura 41. Conferncias atuais.


Configuraes
Clique em Configuraes, a primeira opo abaixo de Conferncias
atuais. Abrir uma pgina com Detalhes, Submisses e Avaliao.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 42. Configuraes de conferncia agendada.

Passo 1: Detalhes
O primeiro passo permite descrever a conferncia agendada.

1.1 Descrio da Conferncia Agendada
Esta seo prov espao para uma descrio breve que aparecer no
site da conferncia.

Figura 43. Descrio da conferncia agendada.

1.2 Local
Preencha com o local em que a conferncia ocorrer.

Figura 44. Local da Conferncia Agendada.

1.3 Contato principal
Adicione os dados do contato principal da conferncia. Pode ser ou no
a mesma pessoa numa srie de edies da mesma conferncia.

Figura 45. Dados do contato principal da conferncia.

1.4 Suporte tcnico
Especifique uma pessoa para responder pelo suporte tcnico do
sistema.

Figura 46. Dados de contato do suporte tcnico.

1.5 Identificao de E-mail
Adicione uma assinatura aos e-mails que forem enviados pelo sistema.
Uma assinatura padro j vem estabelecida, mas voc pode modific-la
livremente.

Figura 47. Identificao de e-mail.

Com a cooperao do Administrador do Portal, voc pode estabelecer
um endereo de retorno para o qual o sistema enviar notificaes
quando no for possvel encaminhar um e-mail. Isto poder ser til se
voc planeja mandar e-mails para um grupo grande de usurios, alguns
dos quais podem ter preenchido incorretamente seus dados de e-mail.

1.6 Patrocnio
Adicione aqui os patrocinadores do evento, e eles aparecero no site da
conferncia. O boto Incluir agncia de fomento cria quantas
entradas de patrocinadores forem necessrias.

Figura 48. Patrocnio.

1.7 Instituies de fomento
Adicione aqui instituies que fomentam o evento, e elas aparecero no
site da conferncia. O boto Incluir contribuidor cria quantas
entradas de instituies de fomento forem necessrias.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 49. Instituies de fomento.

Passo 2: Submisses
Determine nesse passo como os interessados submetero trabalhos
para a conferncia.

2.1 Processo de Submisso
Configure para os autores submeterem resumos (descries curtas das
apresentaes propostas, ou banners) ou propostas mais longas (por
exemplo, artigos, slides eletrnicos, etc.) para a conferncia agendada.
As submisses podem ser para uma nica apresentao (com um ou
mais autores) ou para uma sesso de mltiplas apresentaes. Os
autores podem incluir arquivos suplementares (por exemplo, tabelas,
imagens, artigos relacionados, etc.) com os resumos ou propostas.

Figura 50. Processo de submisso.

Uma cpia do agradecimento pela submisso pode ser enviada para o
e-mail do contato principal ou para outro e-mail nas caixas da opo
Notificao de Submisso, uma medida que pode facilitar o
acompanhamento das submisses sem ter que fazer login
frequentemente.

2.2 Chamada Para Submisses (CPS)
Use essa seo para criar uma mensagem de Chamada para submisses
(CPS) no site da conferncia.

Figura 51. Chamada para submisses (CPS).

2.3 Diretrizes para Autores
Use a caixa de texto dessa seo para informar as diretrizes que os
autores devero seguir em suas propostas e seus resumos.

Figura 52. Diretrizes para Autores.
Uma lista de itens de verificao (uma checklist) pode ser gerada
automaticamente para que os autores deem o acordo deles como parte
do processo de submisso. Voc pode modificar os itens que aparecem
ali por padro, exclu-los ou incluir outros.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 53. Lista de verificao.

2.4 Indexao da Submisso
Esta seo serve para orientar os autores a respeito de como eles
podem indexar suas submisses com palavras-chaves.

Figura 54. Indexao da submisso.

2.5 Identificao do Contedo da Conferncia
Escolha tambm se um sistema de identificao (como o DOI, Digital
Object Identifier) identificar as apresentaes da conferncia.

Figura 55. Identificao do contedo da conferncia.

Passo 3: Avaliao
Este passo permite definir o processo de avaliao das submisses.

3.1 Poltica de Avaliao
Descreva nessa seo a poltica e o processo de avaliao para que
autores e leitores a conheam. Inclua o nmero de avaliadores que
geralmente analisam uma submisso, os critrios que eles seguem, o
tempo ocupado na avaliao e os critrios de recrutamento de
avaliadores. Essas informaes aparecero em Sobre a conferncia.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 56. Poltica de Avaliao.

3.2 Avaliao pelos Pares
Configure vrias caractersticas do processo de avaliao pelos pares,
tais quais instrues adicionais, lembretes por e-mail, acesso 1-clique
para avaliadores (que dispensa os avaliadores de fazerem login).

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 57. Avaliao pelos pares.

3.3 Deciso do Diretor
Esta seo traz uma caixa que deixa voc decidir se o e-mail Notificar
Autor incluir ou no automaticamente os endereos de e-mail de
todos os co-autores.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 58. Deciso do Diretor.

Clique em Salvar e continuar para voltar para a pgina de
Administrao da Pgina de Conferncia.

Cronograma da conferncia
O cronograma da conferncia essencial para agendar uma
conferncia bem sucedida. Essa ferramenta ativa e desativa diferentes
aspectos do site da conferncia com base em datas que voc pode
selecionar.

Figura 59. Cronograma da conferncia.

Clique em Salvar para gravar as alteraes e voltar para a pgina de
Administrao da Pgina de conferncia.

Modalidades da conferncia
Na pgina de Administrao da Pgina da Conferncia, selecione
Modalidades de conferncia.

Figura 60. Modalidades de conferncia.

Use Modalidades de conferncia para criar todas as modalidades
requeridas pela conferncia.

Figura 61. Criando uma modalidade.

H tambm a opo de designar um Diretor de Modalidade para cada
modalidade.

Figura 62. Diretores de modalidades.

Nesse momento, talvez voc ainda no tenha ningum inscrito como
Diretor de Modalidade disponvel para ser designado para alguma
modalidade. Uma vez inscritos um ou mais diretores de modalidade
(consulte a seo sobre inscrio de usurios), entretanto, voc poder
voltar para esta seo e design-los para as respectivas modalidades.
Salve as alteraes e volte para a pgina de Administrao da pgina
da conferncia.

Organizao
Na pgina de Administrao da pgina da conferncia, selecione
Organizao.

Figura 63. Organizao.

A Organizao reunir todos os membros da equipe de organizao
do evento e os exibir na pgina Sobre. Voc pode optar por ter uma
lista de organizadores gerada automaticamente pelo sistema com base
no papel que lhes foi atribudo ou especificar por conta prpria uma
lista com pessoas e ttulos. Para essa segunda possibilidade, clique em
O Gerente Geral criar os ttulos dos cargos e incluir as pessoas em
cada grupo e depois em Registrar.

Para customizar membros do time de organizao, clique em Criar
ttulo para cargo no Comit Organizador. Abrir uma pgina na qual
voc poder criar novos cargos para a equipe de organizao.

Figura 64. Criar ttulo para o cargo no Comit Organizador.

Aps salvar o novo ttulo de cargo, clique em Membros para
adicionar pessoas que exeram o cargo.


Figura 65. Ocupantes de um novo cargo.

Nessa pgina, clique em Incluir membro.

Figura 66. Adicionar membro.

Abrir uma lista com os usurios registrados no sistema. Selecione
entre eles os que forem ocupar o cargo. Talvez, nesse momento, voc
precise esperar um pouco at que esses usurios se registrem, e ento
retornar para adicion-los ao novo cargo.

Figura 67. Selecionar membro de um novo cargo em Incluir membro.

Programa
Na pgina de Administrao da Pgina da Conferncia, clique em
Programa para adicionar o programa da conferncia em formato de
texto ou arquivo de imagem ou texto.

Figura 68. Programa.

Importar/Exportar dados
Atualmente, h quatro plugins de importar/exportar dados:
> Plugin de Exportao METS XML: Exportar conferncias no formato
METS XML
> Plugin Submisses para XML: Importar e exportar submisses
> Plugin Usurios em XML: Importar e exportar usurios
> Plugin de Exportao NLM XML: Exporte o documento de
metadados no formato NLM Meeting Abstracts XML para indexao.

Outras formas de importar e exportar sero desenvolvidas para futuras
verses do OCS.

Figura 69. Importar/Exportar dados.

Estatsticas & Relatrios
Na pgina de Administrao da Pgina da Conferncia, escolha
Estatsticas & Relatrios. Abrir uma tela com ferramentas de
relatrios e estatsticas de acesso e uso do site da conferncia.

Selecione as modalidades de seu interesse para inclu-las nas
estatsticas de avaliao por pares e clique em Registrar.

Figura 70. Selecionar modalidades para as estatsticas de avaliao por pares.

Na sequncia, decida, e marque nas respectivas caixas, quais
estatsticas ficaro abertas ao pblica no site, e pressione o boto
Registrar.

Figura 71. Selecionar estatsticas pblicas.

Escolha tambm, entre diversos relatrios, quais o sistema dever
gerar em formato .csv.

Inscries
Na pgina de Administrao da Pgina da Conferncia, selecione
Inscries. Quando sua conferncia estiver com inscries abertas,
uma lista de inscritos aparecer aqui.

Figura 72. Inscries.

Tipos de inscrio
Na pgina de Inscries, clique em Tipos de inscrio. Abrir a
pgina Tipos de inscries, na qual a opo Criar novo tipo de
inscrio serve para criar novos tipos de inscrio para a conferncia
(por exemplo, Estudantes, Profissionais, etc.).

Figura 73. Criar novo tipo de inscrio.

A tela de Criar novo tipo de inscrio possibilita fixar datas de
abertura e encerramento de inscries, opes de acesso (somente on-
line, consulta aos impressos, frequncia presencial na conferncia,
etc.). Diversas opes podem ser abertas completamente aos usurios,
ou restringidas em parte.

Polticas de inscrio
Na sequencia, Polticas de Inscrio possibilita adicionar um gerente
de inscries.

Figura 74. Gerente de inscries.

Informaes sobre Inscries
Inclua informaes adicionais sobre inscries na seo da figura
abaixo.

Figura 75. Informaes sobre inscries.

Lembretes de Expirao de Inscrio
Acione e-mails automticos de lembrete com auxlio do Administrador
do Portal. O texto das mensagens pode ser customizado em E-mails
padronizados (veja adiante).

Figura 76. Lembretes de Expirao de Inscrio.

Opes de Acesso Livre para Conferncias com Inscries
Escolha aplicar ou no Acesso Livre Adiado e Poltica de Auto-
arquivamento pelo Autor, incluindo texto explicativo nas respectivas
caixas.

Figura 77. Opes de Acesso Livre para Conferncias com Inscries.

Lembre-se de usar o boto Salvar para registrar suas escolhas.

Agendamento
O gerente geral pode usar o Agendamento (localizado em
Administrao da Pgina da Conferncia) para planejar datas,
horrios e lugares das apresentaes da conferncia.

Figura 78. Agendamento.

Primeiro, defina os prdios e as salas em cada prdio em Incluir
prdio.

Figura 79. Incluir prdio.


Figura 80. Salas.

Agende tambm um evento especial, definindo horrio e localizao.
(Eventos especiais no precisam ser agendados em uma sala ou prdio
j definidos, e isso pode ser interessante para eventos que ocorrero
fora do local da conferncia, como jantares.)

Figura 81. Agende um evento especial.

Mtodos de Pagamento
Na pgina de Administrao da Pgina da Conferncia, escolha
Mtodos de Pagamento. Abrir uma tela com ferramentas para
definir como os interessados vo se inscrever e pagar para participar da
conferncia. Atualmente, o OCS suporta apenas Pagamento Manual e
Pagamento via Paypal.

Figura 82. Mtodos de pagamento.

Pagamento Manual
Adicionando Pagamento manual, os interessados pagaro as
inscries atravs de um sistema externo ao OCS (por exemplo,
cheques, ordens de pagamento, boletos, cartes de crdito, Guia de
Recolhimento da Unio, etc.). Essa opo exige que o Gerente Geral
valide as inscries no OCS. (Ele pode pedir ao Gerente de Inscries
que cuide dessa tarefa.)

Os contedos das Polticas de Inscrio e Informaes sobre
Inscries ficaro exibidos aos inscritos e uma boa ideia fornecerem
informaes sobre como proceder no pagamento manual.

Pagamento via PayPal
Com essa opo, os interessados pagaro as inscries atravs do
PayPal com carto de crdito {11}. No obrigatrio que o interessado
crie uma conta no PayPal, mas os organizadores da conferncia
precisaro de uma conta corporativa no PayPal
(http://www.paypal.com).

Figura 83. Pagamento via PayPal.

Uma vez ativada a conta corporativa do PayPal, voc receber um URL
ou INP e uma identificao de conta de vendedor para adicionar ao
OCS.

Alojamentos/Acomodaes
Informe aqui sobre reservas de hotis, traslado de hotis e rodovirias,
itinerrio de deslocamento, etc.

Figura 84. Alojamentos/Acomodaes.

Papeis
Na pgina de Administrao da Pgina da Conferncia, acione o
menu Papeis. Abrir uma lista dos usurios e dos papeis que eles
ocupam na conferncia.

Figura 85. Papeis.

Caso o nico usurio listado seja voc mesmo, crie outros usurios e
encaixe-os em diversas tarefas. Os usurios tm a opo de criar suas
prprias contas (usando o link Cadastro no topo da pgina da
conferncia), e voc pode pedir que eles o faam. Mas, se voc j quiser
criar alguns usurios imediatamente, selecione Incluir novo usurio.

Cadastrar usurio existente
Tambm possvel selecionar usurios cadastrados no portal e inclu-
los como usurios da conferncia.

Figura 86. Cadastrar usurio existente.

Incluir novo usurio
Como gerente geral, crie novos usurios e encaixe-os em qualquer
papel.

Figura 87. Incluir novo usurio.

Sincronizar cadastro
O gerente geral tambm pode cadastrar na conferncia todos os
usurios com um papel especfico e assim originar um grupo padro de
usurios (por exemplo, avaliadores) compartilhado entre diversas
conferncias.

Figura 88. Sincronizar cadastro.

Enviar e-mail
Na lista de usurios, marque a caixa lateral de um ou vrios usurios e
clique em Enviar e-mail para remeter uma mesma mensagem para
todos os selecionados.

Figura 89. Enviar e-mail.

Entrar no sistema como um usurio
O gerente geral pode entrar no sistema como se fosse qualquer um dos
usurios. Basta clicar na opo Entrar no sistema como referente ao
usurio desejado. Essa possibilidade costuma ser til para ajudar um
usurio a desempenhar alguma tarefa.

Figura 90. Entrar no sistema como se fosse outro usurio.

Avisos/Notcias
O OCS possibilita ao gerente geral postar notcias e avisos no site da
conferncia. Para isso, retorne pgina de Administrao da Pgina
da Conferncia, clique em Administrao da rea Web, depois no
passo 2. Contedo adicional, ative na seo 2.4 Avisos a caixa
Habilitar Avisos a Gerentes Gerais e clique em Salvar e continuar.
Retorne para a pgina Administrao da Pgina da Conferncia e
clique em Notcias.

Figura 91.1 Clique em Notcias, que deve aparecer aps ativar Habilitar avisos a
gerentes gerais na seo 2.4 Avisos do passo 2. Contedo adicional da
Administrao da rea Web.


Figura 91.2. Criar um tipo de notcia.

Na sequncia, produza uma notcia clicando em Criar nova notcia.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 92. Criar nova notcia.

As notcias produzidas atravs desse processo ficaro visveis na pgina
da conferncia, e permanecero visveis ali at chegar a data
determinada em Expira em.

E-mails
Novamente na pgina de Administrao da Pgina da Conferncia,
como Gerente Geral, selecione E-mails para acessar a lista de e-mails
padronizados que o sistema envia automaticamente.

[Faltou capturar esta figura.]
Figura 93. E-mails padronizados que o sistema envia
automaticamente.

Clique em Editar para modificar o contedo das mensagens.

Figura 94. Editar o modelo de e-mail.

Ao editar um e-mail padronizado, tome cuidado para no mudar o
cdigo embutido nele. Esse cdigo responsvel por caracterizar a
mensagem automaticamente com o nome do destinatrio e
informaes semelhantes (por exemplo, {$postInfo}).

Ferramentas de leitura
As Ferramentas de leitura destinam-se aos leitores novatos ou
experientes do site da conferncia. As ferramentas constroem um
contexto positivo para interpretar, avaliar e utilizar os trabalhos
publicados.

As Ferramentas de leitura foram desenvolvidas para uma grande
variedade de disciplinas que o Gerente Geral tem como selecionar,
atualizar e editar para aperfeioar o ambiente de leitura de artigos e
resumos. As Ferramentas de leitura tambm possibilitam os leitores
a participar de fruns relevantes, falar com os autores e compartilhar
contedos com outros leitores.

As Ferramentas de leitura fornecem aos leitores acesso a dados de
indexao de um artigo ou resumo, verso para impresso e nota
biogrfica do autor. As Ferramentas de leitura possuem ferramentas
de pesquisa (basta clicar duas vezes em qualquer trabalho em HTML),
de e-mail para o autor ou outro leitor, e de comentrios em
documentos publicados. Todas essas caractersticas tendem a originar
um ambiente de leitura interativa.

As Ferramentas de leitura foram tambm projetadas para coletar as
duas primeiras palavras-chaves de cada artigo ou resumo e posicion-
los em motores de busca de aceso aberto e outros recursos agrupados
em Estudos de Pesquisa, Outros trabalhos do Autor, Sala de imprensa,
Sites de Governo, Fontes Instrucionais, Fruns de Discusso, e outras
categorias, dependendo do conjunto de ferramentas escolhida.

O Gerente Geral da conferncia pode ativar, editar ou deletar recursos
das Ferramentas de leitura ou mesmo acrescentar novos recursos.

As Ferramentas de leitura vm desligadas, mas podem ser ativadas
na opo Ferramentas para leitura disponvel em Administrao da
Pgina da Conferncia.

Figura 95. Ferramentas de leitura.

Configuraes das Ferramentas de Leitura
Na pgina das Ferramentas de leitura, clique em Configurao da
Ferramenta de Leitura e marque Habilitar Ferramentas de Leitura
para as modalidades escolhidas da conferncia, e opcionalmente
escolha a disciplina predominante em sua conferncia na caixa Campo
de Itens Relacionados. Tambm h como ativar ferramentas como
resumo, biografia do autor, metadados de indexao e vrios outros
nas Ferramentas Opcionais.


Figura 96. Configurao da Ferramenta de Leitura.

Voc tambm pode alterar as disciplinas da caixa Campo de Itens
Relacionados {12} se retornar para a pgina das Ferramentas de
leitura e clicar em Conjuntos de itens relacionados.

Conjuntos de itens relacionados
Em Conjuntos de itens relacionados h uma lista de Campos de Itens
Relacionados s Ferramentas de Leitura. Essa pgina permite editar
qualquer Campo de item relacionado, criar novos campos de itens
relacionados, e restaurar a listagem inicial.

Figura 97. Conjuntos de itens relacionados.

Contextos
Selecione Contextos para abrir opes da configurao de
determinado Campo de item relacionado.

Figura 98. Contextos.

Pesquisas
Na pgina de Contextos, clique em Pesquisas para exibir recursos
que podem ser disponibilizados para cada contexto. Estes recursos
podero ser disponibilizados aos leitores no site.

Figura 99. Pesquisas.

importante notar que em Pesquisas, Contextos e Campos de
itens relacionados voc pode sempre remover ou adicionar entradas, o
que transforma as Ferramentas de leitura em um recurso altamente
flexvel do OCS.

Navegador de Arquivos
O Navegador de Arquivos uma ferramenta avanada que permite
exibir e manipular diretamente arquivos e pastas da conferncia.

Figura 100. Navegador de Arquivos.

Note a possibilidade de fazer upload de arquivos diretamente e criar
novas pastas. Contudo, embora o Navegador de Arquivos possa ser
usado para apagar arquivos e pastas, deletar atravs dele no deveria
ser algo comum em sua rotina, e voc deveria entender que deletar um
arquivo aqui no o deletar no registro (ou log) da base de dados.

Idiomas
A pgina de Idiomas permite selecionar e instalar novos idiomas.
Disponibilizando dois ou mais idiomas, voc permitir que os usurios
troquem os idiomas usando a barra lateral; e, sempre que um
formulrio permitir o preenchimento em mais de um idioma, os
usurios podero mudar de idioma na prpria pgina do formulrio.

Figura 101. Idiomas.

Log de Eventos
O Log de Eventos permite revisar mudanas no sistema.

Figura 102. Log de Eventos.

Plugins do Sistema/Administrao dos plugins do sistema
Na pgina de Administrao da pgina da conferncia, clique em
Plugins do sistema para abrir a pgina Administrao dos plugins do
sistema.

O plugins servem para expandir as funcionalidades do OCS sem alterar
o ncleo do sistema. Se voc estiver interessado em desenvolver um
plugin para o OCS, participe do OCS Development Forum
em http://pkp.sfu.ca/support/forum

Como Gerente Geral, voc decide quais plugins adicionar ao site da
conferncia, e quais deixar de fora. Conforme mais plugins forem
desenvolvidos para o OCS, eles aparecero numa seo especfica do
frum emhttp://pkp.sfu.ca/support/forum/viewforum.php?f=28

Figura 103. Plugins.

Os plugins so variados demais para que este manual os explique;
entretanto, voc pode verificar os subdiretrios de plugins a procura de
instrues especficas de cada um.