Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

Fundamentos de Organizacin Documental

Actividad de Aprendizaje


Los rpidos avances en las tecnologas de la informacin han llegado a muchos
mbitos, y han afectado tambin a los archivos. En este campo se comenz a
utilizar la informtica para gestionar los grandes volmenes de informacin que
se generaban; despus empez a crecer el nmero de documentos creados
directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato
electrnico en el que haban sido originados, dando lugar a documentos
electrnicos de archivo.

Los archivos tambin han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que
deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrnicos. El CIA
(Consejo Internacional de Archivos) determina que son funciones del archivo:
identificar, salvaguardar, preservar los documentos y asegurar que van a ser
accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en las funciones
del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos
y terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal
del archivo, que es asegurar la creacin y la preservacin del valor probatorio
de las actividades o transacciones realizadas por los creadores de los
documentos. Al tratarse de documentos electrnicos, las funciones del archivo
deben ser sometidas a ciertas modificaciones.

No se puede decir todava que se ha llegado a la oficina sin papeles, pero
s que cada vez son ms los documentos que nacen y se conservan en las
organizaciones sin pasar por el formato papel.

De otro lado, la aplicacin de la informtica en todos los niveles de las
organizaciones comprende un fenmeno que tiene sus implicaciones en la gestin
documental: la proliferacin de bases de datos. Por tal razn, es necesario tener
en cuenta que una base de datos es el resultado de las actividades de la empresa
y es por ello que se les puede considerar documentos de gestin.

Amig@ estudiante:

A partir de los temas trabajados en la semana y con base en lo anterior,
participa en el foro: El proceso de organizacin en la realidad empresarial,
con tus respuestas a los siguientes interrogantes:

Qu es un documento electrnico de archivo?


Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.


Qu es un archivo electrnico?

Consideras que todos los documentos electrnicos que se generan y se
reciben en las unidades administrativas deben ser considerados documentos
de archivo?

Crees que el cambio de formato papel a formato electrnico supone tambin
un cambio en el proceso de organizacin documental?

Qu diferencias encuentras entre un archivo electrnico y un archivo fsico?

Qu es una base de datos?

La organizacin documental debe integrar los documentos en papel, los
documentos electrnicos y las bases de datos. Cul es tu propuesta para
lograr tal integracin?

Anmate a participar, tus aportes son muy valiosos para la construccin
del conocimiento colectivo.