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Organizao de Documentos

Servio de Organizao de Documentos e Arquivos



Quanto tempo preciso para localizar um documento em sua empresa?

O termo organizar documentos parece ser muito simples, mas isso logo muda quando, por
exemplo, se procura um documento chave para uma transao e por um descuido este foi
arquivado em uma pasta incorreta. Quanto tempo voc ir perder para localizar este
documento? Ou, pior, ser que voc conseguir localiz-lo?


O que Organizao de Arquivos e Documentos? E para que
serve?
A Organizao de Documentos ou Arquivos um servio que visa acondicionar e catalogar seu
acervo documental atravs de um conjunto de instrumentos que promovem o eficiente
gerenciamento destes documentos e arquivos como: tipificao dos arquivos e documentos,
catalogao, tabela de temporalidade, organizao em ordem cronolgica e alfabtica, tratamento
e recuperao dos documentos fsicos e armazenagem do acervo em suportes adequados como
caixas-arquivo, pastas, estantes, mapotecas, fitotecas, etc.

O correto uso deste conjunto de instrumentos torna muito mais fcil e prtico o controle e o
rastreamento dos seus arquivos, garantindo que todos os documentos correspondentes a um fluxo
de negcio estejam devidamente organizados e com fcil localizao para fins de auditorias e
fiscalizaes.

Com a terceirizao da Organizao de Arquivos e Documentos sua empresa poder otimizar o
espao fsico, por hora destinado ao acervo documental, e direcion-lo a atividades com fins
lucrativos para seu negcio.

Outro ponto a ser considerado sobre este servio que aps anlise junto ao cliente, usando como
base legal as definies da Tabela de Temporalidade, o gerenciamento do que deve ou no ser
mantido fisicamente contribui para a eficcia do processo de eliminao de arquivos inativos.


A terceirizao da Organizao de Documentos ou Arquivos
traz muitos benefcios para seu negcio. Conhea os
principais:
Listamos abaixo os benefcios mais significativos da terceirizao do seu acervo documental:

Padronizao dos mtodos de arquivamento: ao arquivar documentos organizadamente,
criam-se padres eficientes para tipificao e catalogao da massa documental abrangendo todos
os departamentos de uma empresa.

Resposta imediata nas consultas aos documentos: atravs da indexao por uma chave
principal e nica, ao qual se vinculam todos os demais dados de identificao de um determinado
documento, a localizao e recuperao so imediatas.

Gesto do acervo fsico: saiba quais documentos pertencem a um processo de negcio e
certifique-se da existncia deles em seu acervo. E, o mais importante, saiba quais documentos
ainda no se encontram no seu acervo, antecipando e evitando, desta forma, possveis riscos em
auditorias ou fiscalizaes.

Otimizao do espao fsico: terceirize a organizao do seu acervo, bem como a guarda do
mesmo, e gere mais espao fsico para atividades produtivas do seu core business, alm de
contribuir para a correta distribuio, armazenagem e organizao fsica de seu acervo.

Reduo de custo da administrao do acervo: dentre as tarefas inerentes organizao de
documentos destaca-se a manuteno e preservao do arquivo fsico. Utilizar mo de obra
especializada na execuo destas tarefas faz toda a diferena para a eficincia do servio.


A Organizao de Documentos e Arquivos da Prado Chaves
eficaz! Saiba por que:
Na Prado Chaves, os primeiros passos em um projeto de implantao deste servio so entender e
respeitar as expectativas do cliente, aproveitando e otimizando os seus recursos. partir disto,
desenhamos o projeto com foco na gil recuperao do documento atravs do arquivo fsico
aplicando as ferramentas de tipificao de documentos, catalogao, indexao do arquivo para
consulta na web, dentre outras que permitem o total controle da custdia e trfego documental
pelos departamentos da empresa.

Tudo isto para garantir a funcionalidade do sistema de organizao de tais documentos. Para o
resgate de qualquer arquivo, o cliente poder faz-lo de trs formas: solicitando o documento
fsico original, cpia autenticada em cartrio ou envio da imagem digitalizada sob demanda.

Deixe que os profissionais da Prado Chaves elevem seus padres de administrao, organizao,
localizao e tipificao. Nossa equipe est em constante reciclagem de conhecimento e
otimizao dos mtodos de organizao documental para proporcionar aos nossos clientes um
servio nico e diferenciado.

Ao desenvolver um projeto de Organizao de Documentos, segundo a particularidade e
necessidade do cliente, os especialistas da Prado Chaves podem integrar outros Servios para
compor a soluo. Dentre estes servios podemos citar o de Arquivo de Documentos ou Guarda de
Documentos onde o cliente terceiriza o espao fsico do seu acervo;Digitalizao de
Documentos para documentos que demandam acesso independente da sua frequncia; BPO -
Business Process Outsourcing para terceirizao de processos de negcios que envolvam check list
e outras aes inerentes a um certo documento. A composio das ferramentas e tecnologias que
compoem esta desta soluo so definidas a partir da demanda de cada organizao.


Quem pode terceirizar a Organizao de Documentos e
Arquivos?
Qualquer organizao que tenha uma grande demanda documental precisa desta mo de obra
especializada para garantir que seus documentos sejam acondicionados em recipientes
adequados, catalogados corretamente, arquivados com segurana e localizados com agilidade e
preciso. Destacamos abaixo alguns segmentos potenciais:

Pronturios de RH
Pronturios Mdicos
Pronturios de Alunos
Propostas de Seguro
Aplices de Seguro
Processos Judiciais
Contratos Corporativos
Dossis de Empreendimentos Imobilirios
Processos de Pagamento
Notas Fiscais de Fornecedores
Guias de Impostos

Por exemplo, na Organizao de Documentos da Prado Chaves o pronturio de cada funcionrio,
paciente ou aluno pode ser indexado e digitalizado. A documentao complementar referente a
cada pronturio, por exemplo, pode ser anexada em intervalos regulares de tempo
(semanalmente, mensalmente, e etc).

Para terceirizar o Servio de Organizao de Documentos e Arquivos, no importa o segmento e o
tamanho da sua empresa, a Prado Chaves desenvolve projetos conforme a necessidade do seu
negcio.