Primero, el concepto de CRM en s no est relacionado directamente con tecnologa. CRM
es una filosofa corporativa en la que se busca entender y anticipar las necesidades de los clientes existentes y tambin de los potenciales, que actualmente se apoya en soluciones tecnolgicas que facilitan su aplicacin, desarrollo y aprovechamiento. En pocas palabras, se trata de una estrategia de negocios enfocada en el cliente y sus necesidades. El Customer Relationship Management, o CRM, es uno de esos trminos calentitos dentro de la llamada nueva economa, algo que ltimamente todo el mundo afirma estar haciendo, vendiendo, estudiando o trabajando. Para ilustrar la idea, partamos de algo conocido: el concepto de lealtad del cliente. Los mtodos tradicionales para conseguir dicha lealtad se basan en temas como los puntos, los descuentos acumulativos, las tarjetas de fidelizacin, etc. Sin embargo, el problema de ese tipo de mtodos es la saturacin, tanto del mercado, los clientes potencialmente buenos acaban teniendo tarjetas de todos los supermercados de su zona, y participando en casi todos los programas de viajero frecuente, como del propio consumidor, que se harta del tema porque percibe una relacin puramente mercantilista y que no le aporta nada ms que el mero beneficio de un regalito o incluso a veces ni eso. Ms que el comprar ms barato cuando lleva la tarjetita, uno siente que lo que pasa es que le timan cuando no la lleva. Como reaccin a esto surge la idea de que lo que realmente fideliza a los clientes es el percibir un valor especial en mi compaa, un tratamiento individualizado, una relacin uno a uno que permita al cliente expresarse y pedirme lo que realmente necesita. Por as decirlo, el cliente ya no aspira a ser tratado con igualdad, sino con individualidad. Sin embargo, la comunicacin uno a uno slo es posible mediante una serie de medios tecnolgicos que no hace demasiado tiempo que existen, de ah que CRM surja a la partir de tecnologas tales como el manejo masivo de datos, o data mining, y del fenmeno del comercio electrnico. Una definicin completa de CRM sera algo as como una estrategia de marketing destinada a construir proactivamente un sesgo o preferencia en los consumidores por una determinada organizacin, lo cual suele resultar en unos mayores ndices de retencin de esos consumidores y en un rendimiento econmico mayor. El hecho de que en la definicin se mencione la palabra construir no es casualidad: el CRM es, claramente, una estrategia orientada al largo plazo, que requiere inversiones tecnolgicas y estratgicas que dan fruto cuando el cliente acaba dndose cuenta de que realmente nuestra compaa le entiende y le satisface mejor que la competencia. En cierto sentido, se trata de una redefinicin de la compaa desde el punto de vista del cliente. En que se basa el CRM? Toda estrategia de CRM debe basarse en un cambio radical de la orientacin estratgica de la compaa. No se trata de implantar una nueva tecnologa ni unas herramientas analticas determinadas, ni siquiera de crear un departamento de la compaa dedicado especficamente a ello. Debe ir mucho ms all, debe implicar a todos los trabajadores de la compaa, desde telefonistas hasta encargados de servicio tcnico. Todo el personal de mi compaa debe ser una potencial fuente de entrada de informacin procedente del cliente. Todo el mundo debe entender que el activo ms importante de la empresa es precisamente su base de clientes y la informacin que sobre stos y sus necesidades es capaz de recopilar. Es algo muy distante de la idea que llevan bajo el brazo muchos consultores y vendedores de soluciones tecnolgicas, de ese instale mi paquete porque hace CRM, porque debe ser algo internalizado, parte de la cultura corporativa, mucho ms que una solucin que se saca de una caja o que alguien viene e implanta. Desde un punto de vista metodolgico, los pasos a seguir son bsicamente cuatro: En primer lugar, identificar a los clientes. Es preciso que podamos saber siempre quienes son, entren a travs del canal que entren, para que sean siempre vistos como el mismo cliente a lo largo de todas las transacciones e interacciones que realicen a lo largo del tiempo. Debemos ser capaces de almacenar toda la informacin de un cliente sin que se pierda nada si queremos hacer posible lo que viene despus. Segundo, diferenciarlos. Ser capaz de adscribir a esos consumidores que tenemos previamente identificados a grupos definidos y caracterizados por pautas comunes, por el tipo de necesidades que plantean a la compaa, por el valor que tienen para nosotros. Tanto si me acerco a la compaa a travs de su pgina web como si viene a mi casa un operario de servicio tcnico, aunque sea de una empresa subcontratada, yo, como cliente, debo ver que se me conoce, y si soy o me considero un cliente muy bueno, que se sepa y se me trate como tal. En tercer lugar, interactuar con ellos. Implica mantener contactos con esos consumidores basados en la informacin que tenemos de ellos y de sus necesidades, registrar esos contactos como fuentes adicionales de informacin. Estos contactos deben hacerse nicamente cuando con ello proporcionemos valor al cliente, bien con ofertas que podamos suponer que le interesan o con peticiones de informacin que le parezcan relevantes. Se acab la era del llamado database marketing, los envos masivos a todos los clientes con la misma oferta. Con esto, si se hace bien, deberamos no slo reducir costes de envo y dems, sino adems obtener una eficiencia muy superior. Por visualizar un ejemplo, piense en lo que ocurre cuando entra en una librera online y la pgina no slo le saluda por su nombre, sino que adems le ofrece recomendaciones que tienden a ajustarse muy bien a lo que usted busca. Esa prestacin, est basada en mis compras anteriores, y en lo que la librera deduce a base de compararme con otros clientes parecidos a m, mediante tcnicas conocidas como collaborative filtering. Para ello, las dos fases anteriores, identificar al cliente ydiferenciarlo, tienen que estar perfectamente desarrolladas. Finalmente, en cuarto lugar, debemos adaptar nuestro producto o servicio a esos clientes, para cubrir sus necesidades de una manera an ms eficiente. Este cuarto paso, la adaptacin o, en palabra proveniente del trmino ingls, customizacin, es el paso ms difcil en toda estrategia CRM, y requiere una gran integracin y buen funcionamiento de las tres etapas anteriores. Se trata de, una vez que conocemos al cliente y que le hemos odo, hacer que efectivamente nuestro producto o servicio se ajuste a lo que ese cliente nos estaba pidiendo, dentro de los lmites razonables. Cmo se empieza a implantar CRM? Se debe comenzar por visualizar el tema de una manera amplia, con todas sus implicaciones. Pensar en el punto de partida no es lo mismo empezar de cero en una empresa que tradicionalmente ha tratado a sus clientes a patadas, frente a partir de un negocio en el que siempre se pens que el cliente era el rey y en las posibilidades de adaptacin de nuestro personal a esta filosofa temas como el nivel de educacin y la antigedad de mi plantilla, etc. Despus debemos hacernos con las herramientas adecuadas para manejar esa informacin masiva que vamos a generar, y asegurarnos de que su implantacin no sea traumtica, pues de nada sirve un sistema maravilloso que permite al vendedor tener en pantalla todos los datos del cliente cuando habla con l por telfono si despus ese vendedor no se toma el trabajo de documentar en el sistema ese nuevo contacto que acaba de tener. Piense que no es preciso, y de hecho no es lo normal, empezar con toda su base de clientes. La distribucin de clientes sigue a Pareto en la mayora de los casos: el 20% de los clientes nos genera el 80% de los ingresos, as que lo lgico y normal es empezar precisamente con ese 20% de clientes especiales, que son aquellos de los que obtendr ms rendimiento si los consigo fidelizar ms an (el trmino anglosajn es aumentar mi share of wallet, es decir, el porcentaje de compras de esa categora que me dedican a mi). Existe un porcentaje de clientes ms o menos amplio en todas las empresas en los que simplemente no cabe pensar para este tipo de temas: son los llamados switchers, los que nos compran exclusivamente por precio, o cuando estamos en promocin, etc. Lo ms posible es que sea prcticamente imposible fidelizar a clientes que por su naturaleza no son fieles, as que empiece con los que realmente se lo merecen.
CRM es una estrategia de negocios centrada en el cliente no es un software No es cierto que CRM sea una tendencia que result de las empresas de la llamada "nueva economa", David Sims1, en su artculo "What is CRM?" citando a Liz Shahnam dice: "CRM es un trmino que realmente no es nuevo. Lo que es nuevos es toda la tecnologa que permite hacer lo que anteriormente se haca en las tiendas de barrio. El dueo tena pocos clientes y suficiente memoria para saber qu le gustaba a cada cliente. Lo que hace la tecnologa es permitirnos regresar a ese tipo de modelo". CRM no es nuevo, las nuevas tecnologas han permitido su potenciacin Una correcta implementacin del modelo CRM debe contar con un proceso elaborado en el cual se integra toda la corporacin implicando cambios en sus estrategias, funciones y procesos. Slo cuando se hayan realizado estos cambios y la firma est enfocada en el cliente ser til recurrir a una solucin tecnolgica para apoyar el nuevo concepto. Un software de CRM no mejorar nada por s solo.
Por qu se hace tan importante una estrategia CRM en una empresa? Porque la competencia no permite que se descuide al protagonista de la pelcula, el cliente. Una implantacin efectiva de CRM permite mejorar las relaciones con los clientes, conocindolos mejor y permitiendo disminuir los costos en la consecucin de nuevos prospectos y aumentar la fidelidad de los ya existentes, lo cual, en ambos casos, significa mayores ventas y ms rentabilidad para el negocio. Adems, tambin se obtienen beneficios relacionados con mejores resultados en el lanzamiento de nuevos productos o marcas y en el desarrollo de marketing ms efectivo. Algunos factores claves a cubrir en una implementacin CRM Compartir informacin con los proveedores: de esta manera no estamos asegurando de que el producto, desde su materia prima, cuente con las caractersticas deseadas por el cliente. Determinacin de las campaas de mercadeo: se debe identificar cules son las formas de mercadeo que realmente llegan a nuestros clientes y cules son las que permiten atraer nuevos. Hay que determinar si se pueden realizar campaas de correo directo, de email marketing, de contacto directo en puntos de venta, etc. Gestin rpida y efectiva de peticiones de servicio y pedidos: a travs de la operacionalizacin de call centers o la automatizacin de la fuerza de ventas aprovechando la internet. Finalmente, CRM, Customer Relationship Management, se refiere a la administracin de todas las interacciones que pueden tener un negocio y sus clientes. Se enfoca en la optimizacin del ciclo de vida del cliente en su totalidad. Adems, CRM es un trmino de la industria de la informacin que rene, metodologas, software y las capacidades de la internet para administrar de una manera eficiente y rentable las relaciones de un negocio con sus clientes.
Ventajas del CRM Cada vez ms empresas invierten en la implementacin de sistemas CRM. Lo que muchas veces no se les aclara a las compaas, es que los proyectos CRM son, en la mayora de los casos, ms giles, dinmicos, baratos y no menos amplios en relacin a su plataformas ERP equivalentes.
Un sistema CRM no va a fondo en reas fiscales, legales o contables, esto es trabajo de los sistemas de gestin, aunque estos, sin embargo, no actan con la misma especializacin en departamentos como pre-venta, servicios y marketing, donde el acceso a informacin es ms intensiva.
Al no estar comprometidos con las cuestiones legales o fiscales, las implantaciones de sistemas CRM suelen ser ms rpidas y tranquilas, muchas veces realizadas en etapas claramente diferenciadas (divididas por departamentos, por ejemplo). Algunas veces, lo que desacelera el proceso es la necesidad de integracin con algn sistema, tem necesario en un ambiente corporativo 100% integrado. Aun as, la velocidad en la implantacin de CRM es visible.
Otra ventaja de los sistemas CRM es su concepcin. Ya que surgieron despus de los sistemas de gestin, cuentan con nuevas tecnologas en varios aspectos, proporcionando beneficios, como mejor interfaz con el usuario; mejores herramientas de integracin; facilidad de personalizacin; y desarrollo de nuevas funciones. Estas caractersticas del CRM facilitan el entrenamiento del usuario para su utilizacin. Cuando se opera un nuevo sistema similar a la tecnologa con la cual se est acostumbrado, la resistencia al cambio tiende a ser menor.
Para el empresario interesado en una posible mejora de sus procesos, es una certeza que la utilizacin de una herramienta CRM hace los proyectos en esta rea menos complicados, con tendencia a obtener resultados ms rpidamente.
CRM integrado: el desafo de la personalizacin de productos y servicios
Billones de dlares son gastados cada ao en campaas de marketing, y los especialistas obtienen una tasa relativamente baja de xito en estos proyectos. Las empresas pueden cambiar sus expectativas en relacin a las campaas, comprendiendo lo que el cliente realmente quiere y alcanzndolo efectivamente a travs de una prctica creciente en CRM, el Continuous Costumer Dialogue (Continuo Dilogo con El Cliente).
El Continuo Dilogo con El Cliente rene informacin y estrategia de CRM para hablar con los clientes, basado en perfiles individuales e interaccin por medio de mltiples canales, o sea, cuando l quiera ser abordado. Los cinco puntos a continuacin muestran como las empresas pueden implementar ese concepto.
- La visin del cliente
El primer paso es agrupar todos los datos sobre el cliente que pueden estar dispersos en sistemas separados y diferentes bases de datos. Servicios en la web y Arquitectura Orientada a Servicios estn haciendo este proceso ms fcil y efectivo.
- Discernimiento de los clientes
Lograr esto requiere una capacidad analtica para prever su comportamiento. Dependiendo del volumen y complejidad de los clientes, productos y servicios, las organizaciones pueden instalar diversas tecnologas de anlisis y optimizacin de datos. Anlisis de auto-aprendizaje se reajustan continuamente conforme los clientes aceptan o rechazan ofertas, haciendo el marketing ms eficiente con el pasar del tiempo.
- Generar la interaccin del cliente
Cada contacto iniciado con el cliente - sea por web, telefnicamentente, o por un canal de ventas - es una oportunidad de fortalecer vnculos emocionales.Interacciones iniciadas por el cliente son mucho ms efectivas que interacciones iniciadas por el vendedor.
- Consistencia entre canales mltiples
Los clientes quieren confiar en las empresas en las cuales compran y desarrollar relaciones duraderas. El dialogo con el cliente siempre fue la mejor forma de construir la fidelidad y confianza. El CRM debe llegar y generar en los clientes un dilogo consistente y contino por medio de canales.
- Cerrar el ciclo
El objetivo no es sustituir el marketing tradicional, sino que, la informacin conseguida a travs del dilogo debe ser usada para alcanzar segmentos ms especficos del mercado y mejorar la tasa de respuesta de marketing tradicional.
Juntas, esas estrategias forman el Continuo Dilogo con El Cliente. Mientras ms conoce a sus clientes, ms proyectos de ventas y marketing pueden ser estructurados para mantener un dilogo continuo con ellos. Cada interaccin con el cliente es una oportunidad de detectar sus necesidades y proponer productos y servicios que atiendan estas necesidades. Cada interaccin con el cliente es una oportunidad de retener un cliente, aumentar las ventas, construir fidelidad y fortalecer la marca. El uso efectivo de CRM integrado lo puede llevar a una larga y rentable conversacin con sus clientes.
Fracaso del software CRM en la empresa
En el competitivo y feroz mercado actual, todas las empresas conocen la importancia que posee la opinin del cliente para obtener el xito comercial, por lo cual cada vez son ms las compaas que incluyen soluciones informticas de sistemas CRM para acceder a la informacin que permitir delinear la mejor estrategia de negocio.
El software CRM, siglas de su nombre en ingls Customer Relationship Management, ha sido durante aos una de las herramientas ms elegidas por el sector empresarial, ya que ha demostrado ser una solucin adecuada para aumentar las ganancias, disminuir los costos e incrementar la productividad.
La publicidad bien establecida y dirigida es uno de los elementos claves en el xito de cualquier empresa, por lo cual estn ms que justificadas las costosas inversiones en la implementacin de herramientas CRM.
Sin embargo, muchas organizaciones han visto con estupor cmo la utilizacin de sistemas CRM conclua en fracaso, por lo cual desde su trunca experiencia opinan que este tipo de herramientas slo representa una gran inversin que no brinda los resultados esperados.
Generalmente las empresas que han visto fracasar su proyectos en base a sistemas CRM coinciden en una serie de errores cometidos durante la implementacin de este tipo de herramientas, que fueron en definitiva la causa del fracaso del sistema.
Es por ello, que antes de comenzar a implementar sistemas CRM en la compaa es fundamental tener en cuenta la verdadera dimensin de la importancia de este tipo de software, la utilizacin puntual que se le debe dar, y los objetivos especficos para lo cual ha sido creado.
Cabe destacar que siempre se debe tener presente la definicin exacta de las herramientas CRM, definidas por el escritor Ron Swift, especializado en la temtica, quien en una de sus publicaciones puntualiza: "CRM es un proceso iterativo que fomenta la construccin de relaciones duraderas con clientes a partir del anlisis detallado de informacin, con el objetivo final de incrementar la rentabilidad por cliente". Si bien segn las estadsticas recogidas anualmente en base a los resultados brindados por las herramientas CRM en gran cantidad de empresas de todo el mundo sealan que en general las organizaciones logran alcanzar el xito de la implementacin, con beneficios tales como ms de un 40% de incrementos de ventas por vendedor, ms de un 20% de satisfaccin por parte de los clientes, ms del 25% de reducciones de los ciclos de ventas, entre otros.
An con estos excelentes resultados y cifras observados, existen casos reales donde la utilizacin de CRM ha fallado.
Se estima que en la actualidad, alrededor de 65% de los casos en los que se ha iniciado un proyecto CRM no han logrado alcanzar los objetivos que promete el sistema.
En este punto, muchos creen que el fallo en la implementacin de herramientas CRM se debe pura y exclusivamente a la limitacin del software en este mbito,cuando en realidad la causa fundamental del fracaso suele estar dada por una equivocada idiosincrasia y puesta en marcha del proyecto.
Es por ello, que es fundamental que los directivos y encargados de las organizaciones comerciales incorporen el conocimiento necesario para afrontar el nuevo rumbo de los negocios, para sacar el mximo provecho de la informacin brindada por las soluciones CRM y del comercio electrnico, claves comerciales futuras.
eCRM: El rea electrnica de las soluciones CRM A medida que la popularidad y masificacin del uso de Internet para todo tipo de consultas ha ido acrecentndose, las compaas que pretenden subsistir en el feroz mercado actual deben acomodar sus estrategias hacia las nuevas tendencias de los consumidores.
Es por ello, que desde hace unos aos se ha comenzado a implementar lo que se conoce como eCRM, como una de las partes ms importantes de las solucionesCRM que son utilizadas por las empresas para administrar la informacin referente a los clientes.
Como todos sabemos, las soluciones informticas de sistemas CRM permiten a las compaas contar con un software especial que les permite mantener organizada la informacin relativa a los clientes, con el fin de poder realizar anlisis y evaluaciones correctas, que permitirn alcanzar el xito en los negocios.
Debido a la masificacin de Internet, en los ltimos aos cada vez son ms las empresas que deciden ofrecer sus servicios o productos mediante la red, con el fin de captar la atencin de mayor cantidad de clientes.
Al comenzarse a utilizar diferentes vas de comunicacin entre la empresa y sus clientes a travs de Internet, tales como websites, correos electrnicos, mensajera instantnea y dems, la utilizacin de herramientas electrnica dio lugar al nacimiento de un nuevo modo de encarar los negocios.
De esta manera surgi lo que hoy se denominada como eCRM, siglas de su nombre en ingls Electronic Customer Relationship Management, que en espaol significa Administracin Electrnica de Relaciones con los Clientes.
Este innovador sistema permite desarrollar un proceso empresarial integrado, utilizando las tecnologas propias de Internet, con el fin de ampliar y mejorar la comunicacin con los clientes, y por ende lograr incrementar las ventas en grandes porcentajes.
eCRM: Una comunicacin interactiva con el cliente
Si tenemos en cuenta las posibilidades de apertura comercial que significa basar parte de nuestro negocio en Internet, podemos llegar a comprender la importancia que representa la implementacin de herramientas eCRM para aumentar las ventas y mejoras los servicios y productos de acuerdo a las expectativas de los clientes.
Cabe destacar que el sistema eCRM puede llegar a ser definido como un entorno que permite lograr una verdadera comunicacin interactiva y personalizada con los clientes.
Esto es posible porque adems de utilizar los canales convencionales de venta, tambin ofrece la posibilidad de abrir nuevas vas de comunicacin, gracias a la utilizacin de la tecnologa de Internet.
Tengamos en cuenta que hasta hace unos aos slo se utilizaban canales de comunicacin tradicionales, tales como Call Centers, puntos de ventas y otros mtodos.
El sistema eCRM adems de utilizar estos canales convencionales, tambinincorpora otras vas de comunicacin del mbito electrnico en base a las posibilidades que brinda Internet, tales como correo electrnico, websites de la empresa, tiendas virtuales, entre otros.
En definitiva, el eCRM consiste en un conjunto que rene tecnologa y recursos humanos, permitiendo de esta manera obtener una integracin absoluta de la informacin que ofrezca la posibilidad de establecer una comunicacin eficiente con los clientes de la organizacin.
Gracias a sus amplias posibilidades, el eCRM hace posible a las empresas obtener un mayor volumen de datos relevantes, con lo que es posible tener una visin ms amplia y abierta con el fin de poder responder de manera adecuada a las preferencias y necesidades de los clientes.
Como toda nueva solucin empresarial basada en tecnologa informtica para el manejo de la informacin, la aplicacin de un sistema eCRM como integrante indispensable de una solucin CRM requiere de importante modificaciones no slo de las operaciones comerciales, sino tambin de la cultura interna de la organizacin, para lo cual es necesaria no slo la inversin en equipamientos acordes a este sistema, sino tambin en capacitacin del personal de la compaa.
VENTAJAS DEL CRM Las ventajas de optar por un buen CRM en los negocios son mltiples y variados: - Se trata en primer lugar de un buen medio para ampliar la cartera del cliente. Ponindose en contacto con prospectos, es altamente probable que una gran parte de ellos sea interesada por la actividad de la empresa, sus productos y sus servicios. Es obvio que si la empresa no pone en marcha un proceso para ir hacia el cliente, entonces el cliente no ir hacia la empresa, a menos que ste presente una necesidad concreta y urgente. Por supuesto, el CRM tiene ventajas como fidelizar a los clientes. Como ya se ha mencionado, la fidelizacin es menos costosa para una empresa y el cliente fidelizado se convierte en prescriptor de la empresa y de sus servicios. Adems, la empresa puede exponer el trabajo realizado para sus clientes para acercarse a los prospectos. Es siempre ms convincente presentar un trabajo realizado en vez de apoyarse en su pericia terica. Un buen CRM junto con una buena herramienta permite tener una buena visibilidad sobre la lista de los prospectos y de los clientes, saber en qu situacin se encuentra la gestin de las relaciones, cundo ponerse de nuevo en contacto con ellos, etc. Adems, conocer mejor a los prospectos y a los clientes permite una comunicacin que sea mejor y ms definida. El CRM permite tambin una mayor productividad. Fidelizando a los clientes, la empresa dedica menos tiempo a captar nuevos clientes y se gana entonces tiempo en otros proyectos. DESVENTAJAS DEL CRM Sin embargo, a pesar de las considerables ventajas del CRM, existen algunas desventajas: Ante todo, equivocarse en la eleccin de las herramientas puede complicar el CRM. Por eso hay que pensar previamente en la clase de herramientas que le conviene a la estructura para seguir la relacin con sus clientes y sus prospectos. El CRM no es fcil de establecer, hay que tener cuidado con elegir correctamente las herramientas, sino tambin bien poner en marcha el proceso de CRM que ser iniciado por la empresa.
LAS HERRAMIENTAS PARA UN BUEN CRM As, para bien gestionar su relacin con el cliente, hay que ser bien equipado. Existe un gran nmero de estructuras que proponen herramientas de este tipo. No obstante, algunos convienen mejor a ciertos tipos de estructuras y de empresas que a otros. Por ejemplo, TALCOD propone una herramienta de CRM basada en un software libre llamado civiCRM y que fue creado originalmente para las asociaciones y ONG. As, el administrador de contactos y gestionario de las relaciones con los clientes proporcionado por TALCOD no slo permite gestionar una importante base de datos de contactos, enviar mailings especficos y personalizados, sino que adems permite gestionar eventos en lnea (creacin, invitaciones, recordatorios en lnea) y gestionar adhesiones.