AUTOMATIZACION DEL

INGRESO DE FACTURAS SWETS

EN ALEPH

Vernica Rodrguez
Jefe Suscripciones
Dpto. de Adquisiciones
Sistema de Bibliotecas
veronica.rodriguez@uc.cl

Sptima Reunin de Usuarios ExLibris Chile
Via del Mar, 26 y 27 de julio
ANTECEDENTES
El Sistema de Bibliotecas de la UC a travs del
Departamento de Adquisiciones realiza la adquisicin
centralizada para las 9 bibliotecas de la Universidad,
en razn a:


Compras por una vez

Suscripciones

Canje y donaciones


ANTECEDENTES
Suscripciones


Al ao 2011 se subscribi 2353 ttulos que incluyen
revistas en sus diversos formatos, bases de datos y
paquetes de revistas electrnicas. No se considera en
esta cifra los paquetes suscritos a travs de los
Consorcios Cincel y Alerta.


De este total de 2353 ttulos, 1447 se suscribi a
travs del proveedor Swets, que enva facturacin
nica, y corresponden al 62% respecto del total de los
ttulos suscritos.



CRONOLOGIA MANEJO FACTURAS
PROVEEDOR SWETS
Antes del
2002
Manejo manual de la documentacin: facturas
Mdulo de adquisiciones no implementado en Aleph
2002-2005
Implementacin de mdulo de adquisiciones en Aleph
Carga semiautomtica realizada por la Direccin de Informtica de la
UC, de facturas del proveedor Swets
2006-2008
Ingreso manual de las facturas Swets al mdulo de adquisiciones en
Aleph
2009

En el ao 2009 se solicit carga de la informacin de las facturas
Swets a la Direccin de informtica, solicitud no cursada

2010-
Implementacin aplicacin Facturas Swets: solucin automatizada
Facturas
ingresadas

Si
No
PROCESO
MANUAL





Recepcin de
Facturas
Bsqueda en Aleph
y/o listado impreso
de nmero de
Orden de Compra
Ingreso de
Factura en BD
Aleph
Asignacin de
nmero de OC a
cada ttulo
facturado
Revisin aleatoria
de Facturas
ingresadas

Correccin de
datos

Envo de
Facturas
Swets
Solicitud de
Facturas
Datos
correctos
ESCENARIO


Necesidad
Problema
Solucin
Ingreso de las facturas del Agente Swets
a la base de datos Aleph en forma
automatizada.
Principal: Tiempo que se destina a esta labor:
dedicacin exclusiva

Secundarios: errores en el ingreso manual de
datos no detectados en forma inmediata.
Aplicacin para el ingreso automatizado
de las facturas Swets desarrollada por
Direccin de Informtica UC
BUSCANDO LA SOLUCION

El ao 2010 se sostuvieron reuniones de trabajo con la Direccin
de Informtica de la UC, en ellas se revisaron:










Tambin se especific cmo se asociaba manualmente el
presupuesto de los respectivos fondos o compromisos a la factura
Swets

Documento: Requerimiento traspaso de datos factura definitivas
Swets a mdulo de adquisiciones Aleph
Documento: Pauta de verificacin de datos, el cual inclua:
Datos a verificar en la cabecera de la factura
Datos a verificar en las lneas de tem de la factura
Datos a verificar de la orden de compra
Datos a verificar del presupuesto


REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS
FACTURA DEFINITIVA SWETS
A MODULO ADQUISICIONES ALEPH
El proveedor enva los
datos de la factura
Swets en una planilla
Excel, la cual contiene
entre otra informacin

Cdigo de Proveedor
Numero factura
Estado
Tipo
Fecha de Recepcin
Dbito / Crdito
Fecha de Factura
Titulo
Referencia Swets
Susc. desde
Volumen cargado desde
Numero desde
Suplemento desde
hasta
Volumen cargado hasta
Numero hasta
Suplemento hasta
Moneda
Cantidad neta

Tipo de cambio
Costo Local


REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS
FACTURA DEFINITIVA SWETS
A MODULO ADQUISICIONES ALEPH
Para efectuar el traspaso de
estos datos se debe:



1. Crear la factura general
para cada nmero de factura
diferente en planilla Swets.
Esta informacin se repite en
cada lnea de tems de una
factura.
Dato en planilla Excel Equivalencia en forma de
Factura
Campo equivalente Aleph
Cdigo de Proveedor Cdigo de Proveedor Z77-VENDOR-CODE
Numero Factura Numero de Factura Z77-ORIG-INVOICE-
NUMBER
Tipo Tipo Z77-I-TYPE
Estado Estado Z77-I-STATUS
Moneda Moneda Z77-I-CURRENCY
Cantidad Neta Cantidad Neta (suma del total
de las lneas que tienen el
mismo nmero de factura)
Z77-I-NET-AMOUNT
Cantidad Neta Total (suma del total de las
lneas que tienen el mismo
nmero de factura)
Z77-I-TOTAL-AMOUNT
Fecha de Factura Fecha de Factura Z77-I-DATE
Fecha de recepcin Fecha de Recepcin Z77-I-REC-DATE
Crdito / Dbito D Z77-CREDIT-DEBIT
Costo Local Costo Local (tipo de cambio x
cantidad total)
Z77-P-AMOUNT
Tipo de cambio Tipo de cambio Z77-I-CURRENCY-RATIO
2. Agregar a la factura
general los temes cobrados
en cada una de ellas, para
esto hay que ubicar las
rdenes Tipo S y O (Z68-
ORDER-TYPE) equivalentes
con fecha de apertura de la
OC y comparando los
siguientes datos:


Z68-VENDOR-REFEREN-NO (Referencia, Swets Referencia)

Z68-VENDOR-CODE (Proveedor, debe ser igual a Swets)


Z68-NO-UNITS (Nmero de Unidades=1)


3. Una vez ubicadas las rdenes de compra (OC) correspondientes hay que vaciar los
siguientes datos:


REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS
FACTURA DEFINITIVA SWETS
A MODULO ADQUISICIONES ALEPH
Dato en planilla Excel
Equivalencia en forma de Factura
Campo equivalente Aleph

No. de orden 03 Z75-DOC-NUMBER

Cod. Proveedor=SWETS 03 Z75-VENDOR-CODE
Precio Total Cantidad Neta 02 Z75-I-NET-AMOUNT
Precio Total Total 02 Z75-I-TOTAL-AMOUNT

*Separados con guion si tienen ambos datos,
Ej. Susc. desde hasta=01/01/2009 31/12/2009

Volumen cargado desde Volumen cargado hasta =v.82-84
(Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vaco)

Numero desde nmero hasta=n.198-203
(Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vaco)

Suplemento desde- Suplemento hasta=supl.6-7
(Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vaco)

*Separados por espacio si tienen ms de un dato,
Ej. v.189 n.1-2 Supl.6-7

Nota

02 Z75-I-NOTE

Tick en Estado de Factura
Completa=C
02 Z68-INVOICE-STATUS

Marcar Dbito=D 02 Z75-I-CREDIT-DEBIT
No. de Factura 03 Z75-INVOICE-NUMBER
Moneda Moneda=US$
Inicio del cargo Susc. desde 02 Z75-I-DATE-FROM
Final del cargo hasta 02 Z75-I-DATE-TO


PAUTA DE VERIFICACION

1.- DATOS A VERIFICAR EN LA CABECERA DE LA FACTURA




Debe quedar
en CERO (0)
Embarque
Gastos
generales
Seguro
Descuento
Porcentaje
IVA IVA

Tipo = REG
Estado = REG
Moneda = US$
Tipo de cambio =
informacin contenida en
la planilla
Dbito = debe estar
marcado con un punto
Nmero de factura
= tomar nmero
de factura planilla
Excel
Cdigo de
proveedor =
Swets

Debe quedar en
BLANCO
Refer. a factura
Receptor IVA
IVA por lnea de
tem
Porcentaje IVA
IVA
Nota

Cantidad Neta = Verificar
suma lneas con Planillas
Cantidad Neta total = Verificar
suma lneas con Planillas
Total = Cantidad Neta
Total IVA incluido = Total
Fecha de factura = tomar
fecha factura planilla Excel
Fecha de recepcin =
tomar fecha planilla Excel


PAUTA DE VERIFICACION

2.- DATOS A VERIFICAR EN LAS LINEAS DE ITEM
Cdigo de
proveedor =
Swets
Cantidad neta =
valor de la lnea
de cada factura
Total = cantidad
neta
Total IVA incluido
= Total
Cantidad local =
cantidad neta x
tipo de cambio
Debe quedar en
CERO (0)
Cantidad adicional
Porcentaje IVA
IVA
Debe quedar en
BLANCO
Cdigo de objeto
Nmero de factura = nmero de
factura de cabecera
Nmero de unidades = 1
Dbito = Debe estar marcado
con un punto

Verificar fecha traslapada = debe
estar con un ticket

Nota = Debe indicar periodo
cobrado, verificar la planilla
Excel


PAUTA DE VERIFICACION

3.- DATOS A VERIFICAR EN LA ORDEN DE COMPRA
Estado de factura
Completa = debe
estar tickeada


PAUTA DE VERIFICACION

4.- DATOS A VERIFICAR EN LA ORDEN DE COMPRA
Balance

En la mayora de los ttulos el
presupuesto involucrado ser
REV EXT, antes de hacer la
carga de la factura se debe
imprimir el balance.

Posterior a la carga variar:

Compromisos = Disminuir

Facturas sin pagar =
Aumentarn

Balance actual = variar (total
asignado: facturas sin pagar,
facturas pagadas)

Balance libre = variar (total
asignado compromisos
facturas sin pagar facturas
pagadas)


PAUTA DE VERIFICACION

5.- COMO ASOCIAR PRESUPUESTOS A FACTURAS SWETS
Cada Orden de Compra tiene un
presupuesto comprometido, a este
mismo presupuesto hay que cargar
los montos asignados a cada Orden
de Compra en la factura.


La Tabla involucrada es la Z601, en
la cual podemos indicar que en
algunos campos debe ir:

Z601-BUDGET-NUMBER =
Presupuesto comprometido a la
orden de compra
Z601-VENDOR-CODE = Swets
Z601-INVOICE-NUMBER = Nmero
de factura Swets que corresponda
Z601-TYPE = Inv
Z601-CREDIT-DEBIT = D
Z601-CURRENCY = US$
Z601-CURRENCY RATIO = mismo
tipo de cambio especificado para la
factura


PAUTA DE VERIFICACION

6.- TRANSACCIONES
Orden = Nmero de la orden de
compra pagada

Factura = Cdigo del
proveedor/nmero de factura

Moneda = US$
Cant. Local = Total de la lnea de tem
de la factura

C/D = D

Pagado = N
Transacciones

Deben aparecer las rdenes
incluidas en las facturas
cargadas, indicando en:

Tipo = INV
Fecha = Da en que se efectu
la carga al presupuesto

BUSCANDO LA SOLUCION

Para el desarrollo de una aplicacin era necesario encontrar el punto de unin
entre la informacin contenida en las facturas Swets y la contenida en nuestra
base de datos, lo que result en:





A su vez, se hace necesario chequear y validar los siguientes datos:

Proveedor
Tipo de OC
Fecha de proceso


nmero de suscripcin referencia proveedor
SOLUCION
Especificacin tcnica de la solucin: Implementacin








TABLAS DE PASO
FACTURA_ALEPH, la cual contiene toda
la informacin de la planilla Excel que es
tomada como entrada
LOG_ERROR_SWETS, la cual contiene
los errores del proceso
Procedimiento sp_carga_factura_swets, cuyo objetivo es actualizar las tablas
Z601, Z75, Z68 y Z77 del sistema Aleph, con la informacin contenida en la planilla
Excel actualizada por el usuario.
INTERFAZ
Implementada en la aplicacin
Cliente/Servidor Power builder cuyo
objetivo es leer la planilla Excel y
transportar los datos a la tabla de paso
FACTURA_ALEPH
Diagrama Flujo
Aplicacin Facturas Swets
Archivo excel
Entrada
Facturas Swets
Proceso Facturas
Swets
Tabla
Facturas_swets
Proceso Carga
Tabla Z77
(Cabecera)
Existe
Error existe
registro en tabla
Z77
Proceso Actualizar
Tabla Z75
(Detalle)
Proceso Actualizar
Tabla Z68 (Orden
de compra)
Proceso Actualizar
Tabla Z601
(Compromiso)
Informe Errores Informe Errores Informe Errores
Existen Errores Existen Errores Existen Errores
Actualiza Tabla
Z68
Actualiza Tabla
Z75
Actualiza Tabla
Z601
Ingreso
Parmetros
Carlos Saldaa, Analista Sistemas
Direccin Informtica - PUC
REQUISITOS DE LA CARGA O
EJECUCIN DEL PROCESO


Preparacin del archivo Excel con la informacin de la
Facturas Swets enviada por el proveedor Swets


Solicitud a la Direccin de Informtica de Respaldo de las
Tablas Z77, Z75, Z68 y Z601


Solicitud de desconexin a todos los usuarios del Mdulo de
Adquisiciones




Facturas
ingresadas

Envo de
Facturas
No
Si
No
Si











Recepcin
de Facturas
Revisin y
Preparacin
archivo Excel

Carga masiva
facturas Swets

Archivo factura
periodo
formato csv
Swets
Solicitud de
Facturas
Cobro
Periodo
Actual
Ingreso Manual
(cobros periodos
anteriores y
crditos)
Carga
completa?
Revisin
aleatoria de
Facturas
ingresadas
Archivos:
Salida de lneas
con errores
(Revisin y carga
manual)

Correccin
Manual

PROCESO
AUTOMATIZADO

RESULTADOS









Tipo de Errores:
No existe el numero de suscripcin o referencia Swets en BD Aleph
Numero de suscripcin o referencia Swets no actualizado
Existe 1 o ms OC con igual numero de referencia
CONCLUSIONES

Autonoma en el proceso de ingreso de facturas Swets al Aleph
(control total del proceso en el Departamento de Adquisiciones
del Sibuc)


Ahorro de tiempo, menos horas hombre requeridas (1 Persona)
Proceso manual: 6 semanas
Proceso automatizado: 1 da


Minimiza errores en el ingreso de los datos



Gracias!