Gestin del cambio por implementacin de herramientas informticas

Objetivo:
Desarrollar la capacidad anlisis de las variables de comportamiento organizacional haciendo
nfasis la Gestin del cambio por implementacin de herramientas informticas a partir de la
empresa Motel Deseos y poner en prctica el tema del da a partir de una dinmica de
exposicin que ser realizada por los integrantes del grupo y exponiendo lo investigado frente
a la clase.
Metodologa:
Primero que todo el grupo fue a la empresa Motel deseos a entrevistar a la administradora
del lugar, se le pregunto acerca de diversos temas que manejamos en la clase a travs de todo
el semestre para ver si que decisiones tomaban y si se aplicaban a la empresa.

Motel Deseos
Cultura Organizacional:
Al entrevistar a la administradora del motel se evidencio que no se tenan valores establecidos,
como tambin no tenan claras una misin y una visin pero la organizacin se en dar el mejor
servicio y en establecerse como el mejor motel de Cali y de igual forma busca ser el mejor
motel para trabajar. Como no se tienen claros los valores en la organizacin siempre se busca
que haya buenos aires, que la honestidad y el trabajo en equipo sobresalgan del ambiente
laboral ya que son de gran importancia, tambin se busca una cultura de puertas abiertas
donde haya una comunicacin de todos los rangos en los puestos; desde el gerente hasta las
camareras y donde se comparta mucho con todos los empleados, es por esto que hay un
comedor donde todos los empleados comparten.
Para ciertas fechas especiales a los empleados se les celebra ciertos das, todo esto para buscar
que el empleado se sienta augusto y adems brinde un espacio de dispersin.
Actividades para los empleados
Obsequio da de la madre (Se les da un regalo a las madres que hacen parte de la
empresa)
Da del nio (Se hace una fiesta con los hijos de los empleados en la terraza con re
creacionistas)
Celebracin fin de ao (Hay actividades, rifas de bonos, fiesta)
Integracin de los empleados (Yincanas, paseos a fincas, Outdoor)






Administracin de las Comunicaciones.

1. Comunicacin en la organizacin
En la organizacin se hacen reuniones cuando se entregan los turnos con la supervisora que es
la jefe del personal Operativo (camareras, guardas, cocineras) y en estas reuniones se hablan
acerca de las novedades, se felicitan o se llevan a cabo llamados de atencin si es necesario y si
la parte administrativa quiere implementar un cambio como bonos de incentivos, fiestas,
nueva implementacin de pago o si se quiere comunicar algo a toda la empresa se habla con
la jefe del personal y esta lleva la informacin al personal operativo y si es en la parte
administrativa se le hace un seguimiento y se le felicita o se le comunica lo que se quiere dar.
Las herramientas de comunicacin que se utilizan en las empresas son comunicados escritos
que se ponen en una cartelera, debido a la rotacin del personal es muy difcil tener a todos
los empleados juntos para comunicarles algo o darles informacin. Ej. Nuevos procedimientos
o nuevas leyes como de salubridad y dems.
El gerente se comunica con cualquier empleado de forma horizontal, no lleva un conducto
regular sin necesidad de pasar por administracin.

2. Comunicacin con el cliente
La comunicacin con el cliente es algo muy importante para la organizacin, se contactan por
medio de facebook y por correo electrnico, al cliente se le contesta todo desde precios hasta
si se puede hacer decoracin o si se puede pagar con tarjetas de crdito.
Los clientes que quieren contactar para expresar algo acerca del servicio o de la organizacin
en general se les muestra un buzn de sugerencias y ellos depositan de forma escrita lo que
quieran expresar, todos los dais se sacan las sugerencias, se lleva un registro y se les hace un
seguimiento y en caso de una falta grava por parte de la empresa se le ofrece una solucin, se
tiene en cuenta mucho la opinin de los clientes

Organigrama y estructura organizacional
En la organizacin todos saben desde un principio el organigrama de la organizacin los
empleados saben quines son sus jefes directos y ellos saben que se sigue un conducto regular
un ejemplo: Las camareras siguen indicaciones de las supervisoras, las supervisoras siguen
indicaciones de recursos humanos y de ah sigue la parte administrativa y la gerencia. Hay ms
reas como de contabilidad y mantenimiento.






Implementacin de sistemas informticas y manejo de imprevistos
Sistema CG-1 para la contabilidad de la empresa
Acontac Sistema de facturacin especializado en moteles
Sistema CG1 para el manejo de inventario
Se trabaja con Excel tambin
Se maneja una aplicacin donde a los clientes se les llega bonos o descuentos
En la organizacin no se tienen problemas con los empleados con el manejo de estas
herramientas (Inventario, Excel, contabilidad), se hace una induccin y una familiarizacin con
los programas para que no haya confusiones.
En recepcin el tema es diferente ya que se maneja un sistema de facturacin especializado
ya que cuando llega alguien nuevo hay que hacerle la induccin que es ms demorada y no hay
un manual de paso a paso, por lo general la recepcionista pasada o que lleva ms tiempo trata
de explicarle paso a paso en un periodo de induccin establecido previamente.
En el tema de mantenimiento se reporta en el sistema las habitaciones que necesitan ser
revisadas y en el sistema de bloquean para que estas no puedan ser usadas, se hace el reporte
de que lo que se necesita para que se hagan las cosas pertinentes ya que adems la habitacin
solo puede estar bloqueada mximo 1 da entre semana, cuando llega el fin de semana
ninguna habitacin puede estar bloqueada, los empleados llevan una bitcora diario donde se
reporta las novedades y con base a lo que est ah hacen sus funciones diarias (tablero con
actividades).
Cuando hay fallas con el sistema de contabilidad no hay caos porque los tcnicos encargados
del sistema solucionan todo.
Cuando hay fallas con el sistema de facturacin si hay problemas ya que si falla un fin de
semana y las habitaciones estn llenas se llega a un conflicto por parte de las recepcionistas y
las supervisoras ya que no saben qu hacer y no se pueden ingresar los clientes, es ah donde
la facturacin se tiene que hacer a mano y se tiene que pedir ayuda ya que requiere de ms
trabajo
A todos los empelados de la parte operativa se le da capacitacin de sus funciones, Si es de la
parte administrativa se le da una lista de las funciones y se hace un perfil para saber qu es lo
que se quiere y que se quiere implementar.
No se da capacitacin frente a errores o imprevistos ocasionales.

Mediacin de los conflictos
En la organizacin se tiene un listado de faltas graves para cada cargo y el empleado firma el
contrato sabiendo las faltas graves, si se presenta y hay un reporte, el comit disciplinario se
rene y se llama el empleado para descargos con un testigo y la persona da a conocer los
hechos y es ah donde se toma una decisin.
Cuando se presenta inconformidad por parte del personal, se rene con el personal y se toman
decisiones de forma de conciliacin con el propsito de que ambas partes estn contentas, la
cultura es de puertas abiertas entonces si el empleado tiene una inconformidad
tranquilamente puede ir y comunicar lo sucedido y se le soluciona lo ms rpido posible.