DISTRIBUCIN DE OFICINAS

La distribucin de oficinas requiere el agrupamiento de trabajadores, equipos y espacios

para proporcionar
comodidad, seguridad y movimiento de la informacin. La distincin principal de las
distribuciones
de oficina es la importancia que se le da al flujo de informacin. Estas distribuciones estn
en flujo constante a medida que el cambio tecnolgico altera la manera en que funcionan
las oficinas.
Aunque el movimiento de la informacin es cada vez ms electrnico, el anlisis de la
distribucin
de oficinas todava requiere un enfoque basado en las tareas. La correspondencia impresa,
los
contratos, documentos legales, expedientes confidenciales de pacientes, copias fsicas de
texto, ilustraciones
y diseos siguen teniendo una gran importancia en muchas oficinas. Por lo tanto, los
administradores
examinan los patrones de comunicacin electrnica y convencional, las necesidades de
separacin, y otras condiciones que afectan la efectividad de los empleados. Una
herramienta til para
este tipo de anlisis es la grfica de relaciones que se muestra en la figura 9.1. Esta grfica,
preparada
para una oficina de diseadores de producto, indica que el jefe de marketing debe estar (1)
cerca
del rea de los diseadores; (2) menos cerca de las reas secretarial y de archivo central, y
(3) lejos del
centro de fotocopiado o el departamento de contabilidad.
Las disposiciones generales del rea de oficina asignan un promedio de 100 pies cuadrados
por
persona (incluidos los corredores). A un ejecutivo importante se le asignan alrededor de
400 pies
cuadrados, y el rea de una sala de conferencias tiene como base 25 pies cuadrados por
persona.
Por otra parte, algunas consideraciones sobre la distribucin son universales (muchas de las
cuales
se aplican tanto a fbricas como a oficinas). Estas consideraciones se refieren a las
condiciones de trabajo,
al trabajo en equipo, a la autoridad y al estatus. Las oficinas deben ser privadas o
cubculos
abiertos? Debe haber gabinetes bajos para estimular la comunicacin informal o gabinetes
altos para
reducir el ruido y contribuir a la privacidad? (Vea la foto de Steelcase en la pgina
anterior). Todos
los empleados deben usar la misma entrada, baos, casilleros y cafetera? Como se
mencion anteriormente,
las decisiones de distribucin son parte ciencia y parte arte.
Como comentario final sobre la distribucin de oficinas, sealamos dos tendencias
importantes.
Primera, la tecnologa, como telfonos celulares, iPods, aparatos de fax, internet,
computadoras
porttiles y agendas electrnicas hace posible una creciente flexibilidad en la distribucin
mediante el
movimiento electrnico de la informacin. Segunda, las compaas modernas crean
necesidades
dinmicas para el espacio y los servicios.
A continuacin se presentan dos ejemplos:1
1. Cuando Deloitte & Touche encontr que entre el 30% y el 40% de sus escritorios estaban
desocupados
en un momento dado, la compaa desarroll sus programas de hospedaje. Los
consultores
perdieron sus oficinas permanentes; cualquiera que planee estar en el edificio (en vez de
estar
fuera con los clientes) solicita una oficina a travs de un conserje, quien cuelga el nombre
del
consultor en la puerta durante el da y llena el espacio con los materiales solicitados.
2. Cisco Systems redujo en un 37% sus costos por renta y servicios del sitio de trabajo y
obtuvo
beneficios por 2,400 millones de dlares al reducir el rea, reconfigurar el espacio, crear
oficinas
mviles con todo sobre ruedas, y disear reas de innovacin del tipo deshazte de todo.
DISTRIBUCIN DE TIENDAS
La distribucin de tiendas al menudeo se basa en la idea de que las ventas y la
rentabilidad varan
directamente con la exposicin del cliente a los productos. As, en las tiendas, la mayora de
los
administradores de operaciones tratan de exponer a los clientes al mayor nmero de
productos posible.
Ciertos estudios muestran que entre mayor sea la tasa de exposicin, mayores sern las
ventas y ms
alto ser el rendimiento sobre la inversin. El administrador de operaciones puede alterar
ambos factores
mediante un arreglo global de la tienda y la asignacin de espacio a diferentes productos
dentro
de ese arreglo.
Existen cinco ideas tiles para determinar el arreglo global de muchas tiendas:
1. Ubicar los artculos con ventas altas en la periferia de la tienda. As, tendemos a
encontrar los
productos lcteos en un lado del supermercado, y el pan y los pasteles en otro. Un ejemplo
de
esta tctica se muestra en la figura 9.2.
2. Usar ubicaciones prominentes para los artculos de alto impulso y alto margen. Best Buy
pone los
artculos digitales de rpido crecimiento y alto margen como cmaras y reproductores de
video al
frente y centro de sus tiendas.
3. Distribuir lo que se conoce en el comercio como artculos poderosos artculos que
pueden
dominar cuando se va de compras en ambos lados del pasillo y dispersarlos para aumentar
la
atencin hacia otros artculos.
4. Usar los finales de pasillo porque tienen un ndice alto de exposicin.
5. Comunicar la misin de la tienda seleccionando cuidadosamente la posicin del
departamento
ms importante. Por ejemplo, si los alimentos preparados son parte de la misin de un
supermercado,
la panadera y la salchichonera deben estar al frente para agradar a los clientes orientados
a las compras de conveniencia.
Una vez que se ha decidido la distribucin general de la tienda, los productos deben
acomodarse para
su venta. En este acomodo se involucran muchas consideraciones. Sin embargo, el objetivo
principal de
la distribucin de tiendas es maximizar la rentabilidad por metro cuadrado del espacio en
piso (o, en
algunas tiendas, en metros lineales de espacio en anaquel). Los artculos caros pueden
producir ventas
grandes en cuanto al monto de dinero, pero la utilidad por metro cuadrado llega a ser
menor. Existen
programas de cmputo para ayudar a los administradores a evaluar la rentabilidad de
distintos planes de
comercializacin para cientos de categoras: esta tcnica se conoce como administracin de
la categora.
Un aspecto adicional, y algo controvertido, en la distribucin de tiendas es la llamada
insercin.
Las tarifas de insercin son las cuotas que pagan los fabricantes para que sus productos se
exhiban
en los anaqueles de una cadena de supermercados. Como resultado de la introduccin
masiva de
nuevos productos, los comerciantes ahora pueden pedir hasta $25,000 por colocar un
producto en su
cadena. Durante la ltima dcada, la economa de mercado, las consolidaciones y la
tecnologa han
proporcionado a los comerciantes este apalancamiento. La competencia por el espacio de
anaquel ha
avanzado con los sistemas de punto de venta y la tecnologa del escner, los cuales mejoran
la administracin
de la cadena de suministro y el control de inventarios. Muchas empresas pequeas
cuestionan
la legalidad y la tica de las tarifas de insercin, argumentando que las tarifas ahogan los
nuevos
productos, limitan su capacidad de expandirse y cuestan dinero al consumidor.2 (Vea el
dilema tico
presentado al final de este captulo).