Introduo

Bem primeiramente gostaria de agradecer os 40 demolays de 22 captulos que participaram das

pesquisas.
Essa pesquisa foi realizada com o objetivo de olhar onde esto as maiores falhas em
nossas reunies, e para tornar-se um conhecimento em que os dirigente das reunies se
norteiem para torna-las mais dinmicas e mais produtivas.
A Parte 1 consiste nos resultados das pesquisas, para que todos tenham conscincia dos
maiores problemas encontrados em nossas reunies e o que os membros esto achando
delas.
A Parte 2 consiste em uma srie de sugestes minhas para resolver alguns dos problemas
mais destacados nessa pesquisa.





















Parte 2
Como Realizar Reunies Produtivas
Aps os dados que essa pesquisa forneceu, podemos notar que falhamos muito em nossas
reunies, venho agora trazer algumas sugestes de formas de mudar essa viso, e de
aumentar a produtividade de nossas reunies.

Eu separei todo o processo desse guia em 3 Tpicos, eles sero discutidos separadamente
e esto em sequncia.
Ento para ter um total de aproveitamento em sua reunio, voc dever atender a esses 3
tpicos:






A Falta de planejamento o principal fator responsvel pelas falhas em ter uma reunio
improdutiva, uma reunio bem planejada e organizada sinnimo de uma reunio bem
sucedida em todos os aspectos.
Planejamento
Execuro
Reviso
Planejamento
Outro aspecto que pude notar que a mesma reunio no est sendo proveitosa para todos,
na maioria das vezes ela s bem aproveitada para os membros da diretoria, e no isso
que deve acontecer, todos os presentes devem fazer parte dessa reunio.
Em reunies bem sucedida a liderana compartilhada
Planejar a sua reunio poder ajudar em muitos quesitos como:
A palavra ficar em posse de poucos
Demora em resolver assuntos
Os membros perderem o foco
Os membros sarem da reunio sem saber as decises tomadas.
H uma pequena falha em como estamos organizando nossas reunies, o primeiro fato a
se compreender que uma reunio demorada no resolver nenhum problema.
O Ciclo de vida de uma reunio.
Reunies no so produtivas durante a sua totalidade, normalmente aps 20
minutos de inicios a ateno dos participantes tendem a dispersar-se e a partir de
uma hora gradualmente o nvel de energia vai descendo, a menos que algo
interessante os desperte, A Curva abaixo representa o comportamento de uma
reunio bem gerenciada.
Fonte: Management Masterglass Neil Glass

Ento reunies longas e demoradas no ir ajudar a resolver seus problemas, podendo
algumas vezes atrapalha-los ainda mais.
Ento como fao para diminuir o tempo de minha reunio?
Simples, no geral os captulos dividem o seu tempo como o da forma abaixo:

Quando na verdade assim no a forma correta para se organizar uma reunio, para uma
reunio ocorrer com mais produtividade os captulos devero adotar a forma abaixo:

Com um maior tempo de organizao voc conseguir no somente diminuir o tempo de
durao de sua reunio, mas voc tambm notara que todos os assuntos sero resolvidos
de forma mais dinmica e muito mais adequada.
E como eu planejo a minha reunio?
A primeira coisa que voc precisa saber que isso no uma falha exclusiva do seu
capitulo, isso voc pode notar nas estatsticas da Parte 1, e como uma falha voc deve
mudar, altera a forma como voc est fazendo (lembro que tudo isso apenas uma
sugesto minha e no uma ordem ou um dever).
O Primeiro passo para mudar a forma como est fazendo, bem comecemos ento
estabelecendo uma nova regra.
Todos os projetos e atividades, deveram ser anunciada ao escrivo do capitulo,
com no mnimo 1 semana de antecedncia da reunio em que ele ser apresentado.
Projetos que no estiverem no conhecimento da diretoria no podero ser
apresentados em reunies.
REUNI O DA DI RETORI A
Essa pratica j realizada por muitos captulos, mas se o seu capitulo ainda no realiza
essa reunio, esta ai um bom costume para se iniciar.
A reunio da diretoria serve para vrios aspectos, mas o que eu quero chamar a ateno e
que o meu objetivo, o dever de criar uma PAUTA PARA A PROXIMA REUNIO!
Planejamento 10%
Reunio 80%
Reviso 10%
Planejamento 40%
Reunio 50%
Reviso 10%
Esta pauta o corao de uma reunio saudvel, graas a ela voc retirar grande parte
dos problemas de ter uma reunio improdutiva.
Todos que desejarem abordar algum tema, criar ou projetar uma atividade, dever antes
avisar ao Escrivo para que o mesmo o adicione-o na pauta para a prxima reunio,
assuntos que no estiverem na pauta no podero ser discutidos em reunio.

DI VULGAO DA PAUTA
Um dos grandes problemas encontrados em reunio a falta de conhecimento dos
participantes em relao aos assuntos a serem discutidos, muito comum chegarmos em
uma reunio sem saber o que ir ser apresentado l dentro.
Essa uma falha que pode ser consertada de uma forma bem simples, aps a pauta ser
elaborada na reunio da diretoria, o escrivo dever lana-la em algum meio de
comunicao do capitulo, para que todos os membros saibam quais so os assuntos que
sero tratados na prxima reunio.
Tendo esse conhecimento obtido com antecedncia, o membro poder se informar sobre
o assunto, levando para a reunio todo o conhecimento adquirido e se sentira parte
daquela reunio, e no que est ali s para preencher cargo.

DI VI DI R TAREFA
Algo que tambm poder ser feito para facilitar e gerar mais dinamismo e aprendizado
entre os membros, a diviso de tarefas, o Mestre Conselheiro poder pedir para que
algum membro estude e leve e apresente o assunto na reunio.







Se voc conseguiu fazer o planejamento da reunio essa parte ocorrer muito bem, s
precisamos ficar atentos a alguns detalhes.
Execuo
Bem, nesse quesito, gostaria de comear chamando a ateno de todos para algo, o
horrio de incio da reunio, infelizmente praticamente unanime entre os captulos
aqueles que comeam suas reunies atrasadas, na verdade isso est embutido em nossa
cultura, eu assistir um palestra de um grande Gestor de Empresas, ele afirma que o maior
problemas entre todas as empresas brasileiras o horrio de atrasos.
Esse quesito me preocupa tanto que coloquei um quadro em destaque, colocando meu
ponto de viso sobre o assunto e fornecendo algumas dicas para que isso no ocorra.
DICAS PARA CHEGAR CEDO
Me desculpem pela sinceridade mas nesse quadro, venho falar um pouco sobre o
que eu vejo de chegar atrasado e tambm da algumas dicas.

Bem, como j havia falado antes, chegar atrasado est embutido em nossa cultura,
mas uma das culturas mais feias que existem, e que devemos muda-la, Chegar
atrasado um habito e j deixou de ser exceo a muito tempo, pois uma exceo no
se ocorre casualmente.

Desde que iniciei eu sei que minha reunio acontece sempre naquele dia e naquele
horrio, ou seja, eu tenho que me preparar para esta pronto para aquela reunio, como
posso fazer isso?

Resolver qualquer assunto pendente antes, de forma que no me atrase para a
reunio.
Sair de casa sempre com antecedncia (ah, tinha muito transito ai me atrasei),
todo dia voc sabe que tem transito, ento saia 20 min. Antes para no se atrasar.

O maior problema disso tudo o desrespeito com aqueles que cheguem no horrio,
no crie esse habito permanecer com voc!

Agora algo pessoal, ao meu ver horrio de DeMolay chegar na reunio chegar com
no mnimo 20 min. de antecedncia, ento para min chegar atrasado chegar em cima
da hora, no depois do incio.

Ento a reunio comeou (espero que no horrio), vou aproveitar o texto para fazer algo
que vai deixar a reunio bem dinmica, e que no nada de novo para alguns captulos,
peo que faa conforme descrito a partir da pgina 131 do ritual de trabalhos secretos,
esse procedimento ritualstico obrigatrio, mas alm disso tudo, facilitar sua reunio,
dar dinamismo e funo tanto aos cargos quanto par alguns membros ativos.
Outra dica, siga fielmente o planejamento, se voc disponibilizou a pauta com
antecedncia voc conseguir notar que os participantes conhecem o assunto, e muitos j
trouxeram ideias formuladas de casa, e com certeza sua reunio andar muito mais rpido,
e sem dvida os projetos sero muito bem preparados.
Mesmo com todo esse cuidado, alguns assuntos podem continuar a demorar a ser
resolvido, o Mestre Conselheiro dever compreender quando o motivo da demora seja a
falta de conhecimento sobre algum determinado ponto, e ele no dever continuar com
o assunto, dever encerra-lo e ele ser acrescentado na pauta da prxima reunio, para
que de um tempo para os membros absorverem novamente conhecimento sobre o tema.

BEM DA ORDEM
Com os assuntos administrativos resolvidos, vou explanar um pouco sobre um assunto
que no estava no meu objetivo, mas que muitos demolays ao participarem da pesquisa
disseram que seria muito melhor se tivesse um tempo na reunio voltado para a reflexo.
Esse espao existe sim em nossas reunies, o que chamamos de Bem da Ordem, mas h
algum tempo venho notando que esse espao est sendo cada vez menos utilizado,
perdendo at seus objetivos e sendo esquecido, pois infelizmente j vi algumas reunies
em que ningum se manifestou no Bem da Ordem.
Infelizmente isso muito ruim, pois o bem da ordem tem um grande funo em nossas
reunies, pretendo falar de uma delas.
Lembra do pargrafo sobre o ciclo da
vida em uma reunio?
Pois o Bem da Ordem representa esse
Algo interessante os desperte citado no
texto.
Esse momento serve para trazer
novamente toda a energia que foi sugada
durante a Ordem Dia, e para isso, nesse
momentos s se deveram tratar de
assuntos que fortaleam a egrgora
DeMolay, sejam textos reflexivos, Noticias interessantes sobre a Ordem DeMolay ou de
algum membro ou amigo da ordem, tambm poder ser utilizada como um espao para
os iniciaticos apresentarem o trabalho que ele desenvolveu equanto estava do lado de fora
no Grau DeMolay.
Por isso, a o Bem da Ordem to importante, ele servir para que voc saia da reunio
com a mesma energia que entrou nela, por isso peo que incentivem aos membros a
buscarem assuntos para apresentarem no Bem da Ordem.



Reviso
O Ciclo de vida de uma reunio.
Reunies no so produtivas durante a
sua totalidade, normalmente aps 20
minutos de inicios a ateno dos
participantes tendem a dispersar-se e a
partir de uma hora gradualmente o nvel
de energia vai descendo, a menos que
algo interessante os desperte, A Curva
abaixo representa o comportamento de
uma reunio bem gerenciada.

Um ponto muito importante e que a maioria dos captulos no realizam a etapa da
reviso. Essa etapa servir para que a diretoria entenda onde que ela est errando e onde
ela poder melhorar.
Para essa etapa eu posso sugerir duas formas de fazer essa reviso.
1. Faa um Check List
2. Ba de sugestes.
O Check List poder ser preenchido pelo prprio Mestre Conselheiro uma avaliao da
reunio de acordo com os seus acontecimentos, veja o exemplo abaixo.

A PAUTA FOI ENVIADA COM ANTECEDENCIA?

A SALA DA REUNIO ESTAVA PREPARADA?

A REUNIO COMEOU NO HORARIO PREVISTO?

A MAIORIA DOS MEMBROS PARTICIPARAM DAS DISCURSES?

TODOS OS PRESENTES ENTENDERAM OS ASSUNTOS DISCUTIDOS?

A REUNIO TEVE UMA LONGA DURAO?

O BEM DA ORDEM FOI BEM UTILIZADO?








Ba de sugestes, essa ideia tambm simples, mas a reunio ser avaliada pelos
participantes, voc dever colocar uma caixa ao lado de fora da sala capitular, e dever
pedir na reunies para que os membros escrevam em um pedao de papel, o que ele achou
da reunio, como pode melhorar?



Qualquer coisa s me procurar pelo email: murilocicuti@gmail.com