GESTIONAR DATOS CON TABLAS

Convirtiendo tablas y rangos

Aplicando estilos a tablas
Cambiando el criterio de ordenacin
Eliminar estilos de tablas




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GUA DIDCTICA





Descripcin
En Excel, habitualmente se trabajan con rangos de datos, los cuales se pueden convertir en
tablas que adquieran ciertas caractersticas como la de asignar en forma automtica un estilo y
realizar operaciones de ordenacin y filtrado. Adems, si los rangos contienen frmulas, al convertirse
en tabla, las frmulas se autocopian al agregar nuevas filas de datos.
Esta unidad te permitir reforzar tus conocimientos en cuanto a la conversin de rangos en
tablas y viceversa, as como la aplicacin de los diferentes estilos de tablas que nos proporciona
Excel.


Capacidad
El participante al final de esta sesin, estar en capacidad de utilizar tablas para organizar y
analizar informacin.

Actividades
Convierte un rango en una tabla
Aplica diferentes estilos y ordena datos
Crea nuevos estilos de tabla
Elimina los estilos de una tabla
Convierte una tabla en rango


Evaluacin
En esta Unidad Ud. ser evaluado en:
1. Creacin de una tabla a partir de un rango de datos.
2. Aplicacin, creacin y eliminacin de estilos de tabla
3. Ordena los datos de una tabla
4. Conversin de un rango a partir de una tabla









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GESTIONAR DATOS CON
TABLAS



Convirtiendo tablas y rangos
Las tablas en Excel son un rango de celdas con datos estructurados las cuales contienen informacin
relacionada entre s. Por ejemplo, una tabla puede contener la informacin de los clientes de una
empresa o podemos colocar los datos de los productos en otra tabla.
Cualquiera que sea la naturaleza de los datos, cada una de las filas de la tabla tendr la informacin
de una sola entidad. Por ejemplo, una fila contendr toda la informacin de un solo cliente o de un
solo producto. La informacin de la fila estar dividida a su vez en varias columnas las cuales definen
un dato especfico. Por ejemplo, el nombre del cliente, direccin y telfono. Es por esta razn que es
muy comn ver tablas en Excel con encabezados en su primera fila los cuales describen la
informacin que se almacenar en cada columna.


Al introducir los datos de esta manera dejamos la informacin lista para crear oficialmente una tabla
en Excel. Pronto vers los beneficios de identificar un rango como una tabla ya que Excel habilitar
varias funcionalidades que nos facilitarn el trabajo con los datos.

Rango vs Tabla
En la siguiente imagen puedes ver la comparacin de un rango de celdas que tiene los datos en el
formato adecuado para crear una tabla en Excel. En la imagen inferior vemos su apariencia despus
de haber creado la tabla.




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Los datos del rango cumplen con las caractersticas que mencion anteriormente. El rango de celdas
A1:C6 tiene informacin de clientes y la primera fila tiene los encabezados que indican el tipo de dato
almacenado en cada columna: Nombre, Direccin y Telfono. Adems, cada fila contiene los datos
de un solo cliente.

Cmo crear tablas en Excel
Para convertir un rango de celdas en tabla es suficiente con
seleccionar cualquier celda dentro del rango y hacer clic en la
ficha Insertar, luego en la opcin Tabla del grupo Tablas, lo
cual mostrar de inmediato el cuadro de dilogo Crear tabla.

Excel identificar el rango de celdas que es
candidato a convertirse en una tabla y
colocar su direccin en el cuadro de texto.
Casi siempre Excel acierta en el rango de
celdas, pero si no fuera as, tenemos la
posibilidad de elegir manualmente el rango
adecuado. Adems, el cuadro de dilogo
Crear tabla nos permite especificar si el
rango de celdas contiene una fila de
encabezados. Al pulsar el botn Aceptar
habremos creado una tabla en Excel.



Beneficios de las tablas en Excel
Hay un par de cambios en el rango que puedes observar de manera inmediata despus de crear una
tabla en Excel. El primero de ellos es el formato que se aplica a las celdas lo cual facilita la lectura de
cada fila y hace una clara distincin con los encabezados. El otro cambio es que junto a cada ttulo
de encabezado encontrars una flecha que nos da opciones de ordenamiento y filtrado sobre los
datos de la tabla.

Tablas en Ms. Excel

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Otro beneficio que tenemos al crear una tabla en Excel es que el extremo inferior derecho de la tabla
se convierte en un control que facilita la insercin de una nueva columna o de una nueva fila
permitiendo que Excel reconozca automticamente los datos como parte de la tabla e inclusive les
da el formato adecuado. Para agregar una columna debemos desplazar el control hacia la derecha o
lo podemos mover hacia abajo para agregar nuevas filas a la tabla, aunque es procedimiento es
automtico al agregar una nueva fila de datos o un nuevo encabezado en la siguiente columna.


Como ya lo he mencionado antes, al crear una tabla en Excel obtenemos funcionalidad adicional que
no tendramos si trabajramos solo con el rango de celdas. Al seleccionar cualquier celda de la tabla
se mostrar la ficha contextual Herramientas de tabla la cual contiene una gran cantidad de
comandos a utilizar.


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Esta ficha contiene varios grupos de comandos que sern de gran utilidad como el grupo Opciones
de estilo de tabla que nos permite modificar el estilo de los elementos de la tabla y adems nos da
la opcin de agregar una Fila de totales la cual har clculos automticos con las columnas numricas
de nuestra tabla. Agrega una nueva columna de datos: Ventas

A continuacin, activa la casilla Fila de Totales de la ficha Diseo contenida en la ficha contextual
Herramientas de tabla y el resultado ser el siguiente:


Importante:
Por todos los beneficios que nos brinda las tablas en Excel, es recomendable que cuando tengas datos
estructurados, tal como los que he mostrado en esta ocasin, consideres seriamente crear una tabla en
Excel para facilitar el manejo y anlisis de los datos.








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Aplicando estilos a una tabla de Ms. Excel
En Excel puedes aplicar formatos de tabla a tus datos. El comando Dar formato como tabla muestra
una amplia galera de estilos para tablas y que se encuentran divididos en tres secciones: claro, medio
y oscuro.
Para dar formato a una tabla, realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona cualquier celda dentro del rango y haz clic en la ficha Inicio, luego en la opcin
Dar formato como tabla del grupo Estilos.

2. Luego, selecciona un estilo de la galera de formatos disponibles:

3. A continuacin, se mostrar de inmediato el cuadro de dilogo Dar formato como tabla.

Aplicando estilos a una tabla de Ms. Excel

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El resultado ser el siguiente:

Estilos de tabla en Excel
Una vez creada la tabla puedes cambiar fcilmente su estilo, solamente haz clic sobre cualquier celda
de la tabla para que aparezca la ficha contextual Herramientas de tabla que contiene el grupo
Estilos de tabla.

Con tan solo hacer clic sobre un nuevo estilo la tabla adoptar la nueva configuracin. Para ver ms
estilos que los mostrados en pantalla puedes hacer uso de los botones de avance o retroceso, o
en el botn Ms para mostrar toda la gama de opciones de estilos disponibles.
Aqu muestro un ejemplo del cambio de estilo de la tabla anterior:

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Adicionalmente, tenemos las opciones:

Fila de encabezado: Activa o desactiva la fila de encabezado de la tabla.
Fila de totales: Activa o desactiva la fila de totales de la tabla.
Filas con bandas: Muestra filas con bandas, es decir, aplica un formato especial donde las
filas pares tienen un fondo diferente al de las filas impares.
Primera columna: Aplica un formato especial a la primera columna de la tabla.
ltima columna: Aplica un formato especial a la ltima columna de la tabla.
Columnas con bandas: Aplica un fondo especial a las columnas impares de manera que se
distingan de las columnas pares.
Botn de filtro: Activa o desactiva el botn de filtro de los encabezados de columna
Si necesitas un estilo diferente a los estilos predefinidos puedes crear tu propio estilo. Haz clic en la
opcin Nuevo estilo de tabla.

Eso mostrar el cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla.

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Realiza las configuraciones que se adapten a tus necesidades y al hacer clic en el botn Aceptar, se
crear un nuevo estilo que se
mostrar en la seccin
Personalizada:



Al aplicar el estilo personalizado a la tabla, se mostrar as:


Cambiando el criterio de ordenacin
Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botn de flecha en su extremo derecho
el cual es conocido como el botn de filtro y cuando hacemos clic sobre l se muestran diferentes
opciones para ordenar y filtrar datos en Excel.
Ordenar una tabla en Excel
Al pulsar el botn de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas opciones de
ordenacin de datos. Al aplicar un criterio de ordenacin a una tabla de Excel las filas se
Cambiando el criterio de ordenacin

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reorganizarn de acuerdo al contenido de la columna por la cual estamos ordenando. Si la columna
contiene datos de tipo texto, entonces podremos ordenar los valores de A a Z (alfabticamente) o de
Z a A.
Ejemplo:
Ordenar la siguiente tabla por la columna Apellido y Nombre en forma Ascendente

1. Haz clic en el botn de filtro de la columna Apellido y Nombre
2. Luego, haz clic en la opcin Ordenar de A a Z

Importante:
MUY FCIL VERDAD! Observa como la columna Apellido y Nombre queda ordenada en forma
Ascendente.



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Eliminar estilos de tablas en Ms. Excel
Para eliminar el estilo de una tabla, realiza los siguientes pasos:
1. Haz clic sobre cualquier celda de la tabla para que aparezca la ficha contextual Herramientas
de tabla que contiene el grupo Estilos de tabla.
2. Luego, haz clic en el botn Ms para mostrar la galera de estilos

3. Finalmente, selecciona la opcin Borrar



Convertir una tabla en rango

Ya hemos visto los beneficios que nos da tener nuestros datos en una tabla de Excel pero si por
alguna razn necesitas convertir la tabla de nuevo en un rango podrs hacerlo utilizando el comando
Herramientas de tabla > Diseo > Herramientas > Convertir en rango.

Esto remover las caractersticas de tabla pero dejar el formato de las celdas el cual podrs quitar
fcilmente seleccionando el rango de celdas y posteriormente el comando Inicio > Estilos > Estilos
de celdas > Normal.
Eliminar estilos de tablas en Ms. Excel y Convertir una tabla en rango

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