Pautas y lineamientos para

el diseo y desarrollo de
un programa de capacitacin:

1. Pautas y lineamientos para el diseo y desarrollo de un programa de
capacitacin:
Se debe representar un modelo visual del significado de la capacitacin y el
alcance que se quiere lograr evaluando las necesidades y determinar si se
requiere capacitacin en un rea determinada y de qu clase. Para esto se debe
hacer un anlisis de la organizacin, de las personas y las tareas que realiza cada
quien.
El anlisis de la organizacin debe consistir en examinar la misin, los recursos y
las metas de la empresa para determinar el alcance de la capacitacin para seguir
creciendo, mantener la rentabilidad y por consiguiente su xito.
El anlisis de las personas debe consistir en determinar quin necesita
capacitacin y si la persona est preparado para iniciarla. Algunas personas tienen
la capacidad natural para facilitar el dilogo, otras quizs carezcan inicialmente de
confianza, pero podrn beneficiarse de una capacitacin y de la oportunidad de
aprender nuevas habilidades.
El anlisis de las tareas consiste en identificar las tareas, los conocimientos,
habilidades y conductas que se deben incluir en el programa de capacitacin.
Como complemento para identificar necesidades de capacitacin se pueden
elaborar encuestas entre los empleados para que identifiquen las reas en que
desean perfeccionarse, esto basndose en que el candidato a capacitar debe
saber cual es su mayor necesidad e identificar su debilidad.
Despus de determinar las necesidades y de establecer los objetivos de
capacitacin de los empleados, se debe establecer una logstica para llevar a cabo
la capacitacin. Como logstica se entiende el capacitador o facilitador, el sitio
donde se impartir la capacitacin, las herramientas a utilizar tales como los
recursos, ayudas audiovisuales, los laboratorios de prcticas, evaluaciones y
certificaciones.
La organizacin debe disponer de un manual de capacitacin, donde estn
expresadas las polticas educativas, la forma en que se llevar a cabo
el proceso educativo, para que de esta forma se pueda alcanzar los objetivos
mediante el aprendizaje en conjunto.
MANUAL DE CAPACITACION
Definicin
La Capacitacin es un intento para mejorar el desempeo actual o futuro de los
empleados. Es el proceso sistemtico de alteracin de la conducta de los
empleados para cumplir con las metas establecidas por la compaa.
En pocas palabras el conjunto de actividades cuyo propsito es mejorar su
rendimiento, aumentando su capacidad a travs de la mejora de sus
conocimientos, habilidades y actitudes. La capacitacin es importante para los
empleados de una empresa tanto como para los nuevos, como para los antiguos.
Para los nuevos existe lo que es la induccin, y se prepara a los empleados a
tener dominios en las competencias particulares que si lo ponen en prctica lo
conducirn al xito y para los antiguos la capacitacin es un proceso de
reforzamiento de habilidades, destrezas y reconocimiento de los objetivos
empresariales.
Elementos que garantizan un programa de capacitacin ser exitoso:
MOTIVACION: Elemento importante que garantiza que un programa de
capacitacin sea exitoso es la motivacin lo que debe tener el capacitado, en
querer aprender, porque esta influye en el entusiasmo. Las ideas e impresiones
del que recibe la capacitacin influyen en la motivacin, si el capacitado no est
motivado, no se podr lograr los objetivos establecidos.
PRACTICA: El capacitado debe ser capaz de aprender articular aquellos
elementos aprendidos para funciones especificas, y esto debe abrir su mente a
nuevos conocimientos, lo ms importante, debe ponerlos en prctica.
REFORZAMIENTO: El capacitado deber reforzar de manera inmediata lo
aprendido, mediante investigacin y optimizacin en la forma de ejecutar
el trabajo.
ASIMILAR: El capacitado debe asimilar lo aprendido, aceptarlo, interiorizarlo y
desarrollar confianza en l, con la retroalimentacin del material y la prctica de lo
aprendido.
METODO: El mtodo de enseanza del capacitador debe ser un material variado y
significativo apropiado para un aprendizaje secuencial. No cualquiera est en
capacidad de ser capacitador, para esto se requiere adicional
al conocimiento, pedagoga.
TIEMPO: La comunicacin del capacitador con el capacitado debe darse de
manera uniforme y durante el tiempo suficiente para que se asimile.
EJEMPLOS REALES: El capacitador debe hacer su mayor esfuerzo con la
finalidad de que el capacitado acerque en lo posible a la realidad de su trabajo,
para que este aplique de manera inmediata lo aprendido en la capacitacin.
Diagnostico de las necesidades:
El primer paso para iniciar un proceso de capacitacin consiste en determinar las
necesidades de capacitacin y fijar los objetivos de dichas necesidades.
El encargado de la capacitacin en la compaa deber preparar un pronstico de
capacitacin, es decir analizar las necesidades de la organizacin, los
conocimientos, habilidades y competencias que se requieren para realizar el
trabajo y las necesidades particulares del titular del puesto.
Para el diagnostico de las necesidades, se requiere un examen de los objetivos a
corto y a largo plazo de la organizacin. Los objetivos econmicos, sociales,
de recursos humanos, de crecimiento y de mercado tienen que equipararse con el
talento humano, la estructura, el ambiente y la eficiencia de la empresa.
Deben revisarse atentamente aparte de los objetivos, datos histricos de
ausentismo, claridad de la produccin, eficiencia, las evaluaciones del
desempeo, el conocimiento, habilidades que se requieren para desempearse
bien y las competencias que se precisan para hacer el trabajo o tareas
especficas, esta informacin se obtienen de reunir datos de los empleados,
supervisores mejores prcticas de otras empresas.
Es muy importante establecer las necesidades de los empleados, preguntar que
necesitan para trabajar y solicitar que al desempear las tareas aporten
informacin y datos, enfocarse en las necesidades de las personas es
esencialmente importante.
Maneras de determinar las necesidades de capacitacin de empleados:
Observando la forma como los empleados hacen su trabajo.
Escuchando o encuestando a los empleados
Encuestando a los supervisores sobre cuales consideran ellos son las
necesidades de los empleados y las debilidades que tienen para ejecutar bien su
trabajo.
Examinando los datos histricos de los problemas que ha tenido la organizacin.
Evaluando por medio de formatos o ejercicios prcticos.
Pasos especficos para determinar las necesidades de capacitacin:
Evaluar el desempeo de los empleados
Determinar el costo y el valor de la capacitacin.
Determinar si el empleado es capaz de hacer el trabajo que se espera de l si se
lo propone
Fijar estndares
Suprimir obstculos
Prctica
Capacitacin
Modificar el puesto
Transferir o despedir
Crear un ambiente de motivacin
El anlisis de desempeo es un procedimiento sensato para comprender las
necesidades y los objetivos de capacitacin.
Objetivos de la capacitacin:
Los objetivos especifican que el empleado debe ser capaz de lograr cambios
positivos despus de terminar con xito un programa de capacitacin.
Principales objetivos son:
Cambiar la actitud de las personas, bien sea para crear un clima ms satisfactorio
entre los empleados, aumentar su motivacin o hacerlos ms receptivos a
las tcnicas de supervisin y gerencia.
Los empleados deben aprender habilidades, adquirir conocimiento o competencias
con el programa de capacitacin.
Los conocimientos, habilidades o competencias que se adquieren con la
capacitacin deben mejorar el desempeo en sus labores.
Preparar al personal para la ejecucin inmediata de las diversas tareas del cargo.
Proporcionar oportunidades para el desarrollo continuo, no slo en un cargo
actual, sino tambin en otras funciones en las cuales puede ser considerada la
persona.
Eleccin de capacitador y capacitados
El xito del programa de capacitacin depender de la seleccin adecuada a
quien se le encargue la tarea de capacitar. Esta persona debe tener ciertas
caractersticas individuales, como la capacidad de hablar bien, escribir de manera
convincente, ser organizado y metdico, ser creativo, servir de inspiracin a los
dems para que tengan grandes logros y lo ms importante tener
una metodologaclara para la enseanza.
Aunque una gran parte de la capacitacin formal est a cargo de instructores
profesionales, a menudo los supervisores de operaciones resultan ser mejores
capacitadores tcnicos, especialmente si el director de capacitacin los ayuda a
preparar el material.
Cuando los gerentes de operaciones son los instructores se supera
la crtica frecuente de que la capacitacin es buena para el aula, pero no funciona
en la planta ni en el trabajo. La presencia continua de capacitadores es un
determinante fundamental del xito del programa de capacitacin.
Diseo de un programa de capacitacin:
A continuacin se presenta diversas actividades que permiten conocer el origen
y evolucin de los programas de capacitacin:
Investigar cmo surgieron los programas de capacitacin en su pas.
Identifique los beneficios que ha tenido para otras Organizaciones la creacin de
programas de capacitacin permanente.
Analice el modelo de capacitacin tradicional en su organizacin o en otras
organizaciones usado con mucha frecuencia
Caractersticas del capacitador:
El capacitador debe:
Decidir qu debe ensearse al capacitado para que haga su trabajo de manera
eficiente, segura, econmica e inteligente.
Tener listos los instrumentos, equipos, provisiones y material necesarios.
Disponer adecuadamente del lugar de trabajo, tal como se espera que el
empleado lo conserve
Pasos bsicos para instruir al capacitado
1- Preparacin
a- Hacerlo sentir cmodo
b- Averiguar qu sabe del trabajo
c- Despertar el inters y el deseo de aprender el trabajo
2- Presentacin
a- Indicar, mostrar e ilustrar y preguntar para hacer comprender los nuevos
conocimientos.
b- Instruir de manera lenta, clara, completa, y paciente, un elemento a la vez.
a. Compruebe, pregunte y repita.
c- Verificar que el capacitado realmente aprenda
3- Ensayo de desempeo
a- Probar al capacitado, pedir que desempee el trabajo
b- Hacerle preguntas que comiencen con por qu, cmo, cundo, dnde.
c- Observar el desempeo, corregir errores, y repetir instrucciones si fuera
necesario.
d- Continuar hasta que sepa que el capacitado sabe lo que se le ense.
4- Seguimiento
a- Dejar solo al empleado
b- Verificar frecuentemente para comprobar que sigue las instrucciones.
c- Reducir la supervisin adicional y concluir el seguimiento hasta que la persona
est calificada para realizar su trabajo con la supervisin normal.
Las polticas de capacitacin
Toda organizacin debe tener establecidas unas polticas de capacitacin, las
cuales deben expresar lo que esperan los directivos de la capacitacin de sus
empleados.
Las polticas de capacitacin tienen los siguientes propsitos:
Poltica de Deteccin de Necesidades de Capacitacin: Identificar las principales
reas de fortaleza y necesidades de mejoramiento vinculadas al desempeo.
Poltica de Planificacin y Programacin de la Capacitacin: establecer los
mecanismos que faciliten la coordinacin y participacin de las distintas reas
involucradas en los procesos de capacitacin.
Poltica de Capacitacin Centralizada: proporcionar las herramientas tcnicas y
operacionales, en relacin a los nuevos programas asociados a la modernizacin
del nuestros Servicios
Poltica de Diseo y Validacin de Cursos y Materiales Educativos de
Capacitacin: Tiene como propsito establecer las orientaciones estratgicas y
metodolgicas que favorezcan el logro de los objetivos de la capacitacin en
el Servicio.
Poltica de Uso de Recursos de Capacitacin: Tiene como propsito establecer los
mecanismos que favorezcan la administracin eficiente de los recursos de
capacitacin.
Poltica de Evaluacin y Retroalimentacin: Tiene como propsitos verificar
la calidad y consistencia del diseo del curso/taller, conocer el nivel de
comprensin de los objetivos y contenidos del curso/taller percibido por los
participantes.
Evaluacin de los resultados
Una vez realizada cualquier capacitacin, las compaas deben evaluar los
resultados, para esto deben implementar un sistema de evaluacin. Este sistema
debe constar de evaluacin de cumplimiento de objetivos, evaluacin del
capacitador, evaluacin la logstica y recursos utilizados y evaluacin terico y
prctica del capacitado.
Inicialmente se evala el cumplimiento de objetivos en funcin de las expectativas
de los participantes, contenidos, metodologa y condiciones de implementacin de
las distintas capacitaciones, esto se hace mediante encuestas y evaluacin de
resultados del trabajo diario.
Al capacitador se le evala mediante encuestas a los capacitados y
mediante observacin de los resultados del trabajo diario.
La evaluacin de la logstica y recursos utilizados se hace mediante encuestas a
los participantes.
A los funcionarios involucrados en el proceso educativo les son aplicadas
evaluaciones "sumativas" (pruebas y exmenes tcnicos) y en la parte prctica les
hacen seguimiento a la ejecucin de su trabajo.
Adicional a las evaluaciones anteriormente descritas las empresas deben tener
implementado un sistema de procesamiento de informacin asociada a los
procesos de capacitacin, que adems de registrar los eventos, permite contrastar
y controlar las actividades ejecutadas con las planificadas, posibilitando
generar informes e implementar procesos de descentralizacin. El sistema de
informacin comprende tres herramientas o aplicaciones complementarias:
Software de registro y procesamiento de actividades y participantes de
capacitacin.
Planillas relacionales y bases de datos para los empleados que han participado en
cursos de la empresa.
Control de cursos realizados
Sistema de comunicaciones con planillas a travs de correo electrnico.
Bases de datos de capacitadores.
Instituciones de educacin que impartan cursos requeridos en la compaa.
Listado de laboratorios y talleres disponibles.


Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos97/pautas-y-lineamientos-diseno-y-desarrollo-programa-
capacitacion/pautas-y-lineamientos-diseno-y-desarrollo-programa-capacitacion.shtml#ixzz37YZWNkG1