XIII SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006
Gesto integrada da qualidade em UBS
Carlos Antonio da Costa Tillmann (UNISC) tillmann@unisc.br Leopoldo Baudet (UFPel) lbaudet@ufpel.edu.br Dbora Chapon Galli (UNISC) deboragalli@uol.com.br
Resumo: O presente trabalho objetivou propor uma metodologia especfica para implantao de um sistema integrado de gesto da qualidade em unidades de beneficiamento sementes (UBS). O referencial terico teve a pretenso de oferecer subsdios metodologia proposta, possibilitando conhecimento e compreenso para aplicao das tcnicas, ferramentas, mtodos e sistemas disponveis, orientando para a auto-implantao da gesto dos processos do beneficiamento de sementes, envolvendo uma etapa de procedimentos preliminares e especficos, a qual considera os mdulos de gesto de: instalaes, mquinas, equipamentos e instrumentos; de pessoas; de processos; scioambiental e de clientes, configurando-se finalmente na elaborao do manual da qualidade. A implantao da gesto integrada da qualidade permite identificar e minimizar os gargalos que afetam o processo e, conseqentemente o produto final, considerando os fatores tecnolgicos, desenvolvimento de pessoal, gerenciamento, produo e produtividade, logstica de distribuio e os quesitos scioambientais pertinentes a uma UBS. Palavras-chave: Empresa de Sementes; Gesto de Qualidade; Agronegcio.
1. Introduo A importncia do setor sementeiro abordada por Previero (2001), que destaca a produo, beneficiamento e comercializao de sementes como processos dinmicos que tm mobilizado consideravelmente a agricultura. Especificamente nas UBS a qualidade do produto final depende do planejamento e manuteno das instalaes e equipamentos, da implementao de procedimentos operacionais (FIGURA 1), bem como de prticas efetivas de gesto.
ACONDICIONAMENTO PR-LIMPEZA SECAGEM
ARMAZENAMENTO REGULADOR DE FLUXO
ENSAQUE
TRATAMENTO
DISTRIBUIO ARMAZENAMENTO
RECEPO
CLASSIFICAO LIMPEZA FIGURA 1 Fluxograma das principais etapas do processo de beneficiamento de sementes Fonte: Adaptado de Peske e Baudet (2003).
1 XIII SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006 A gesto da qualidade o conjunto de todas as atividades gerenciais envolvidas na definio de uma poltica, na delegao de responsabilidades, planejamento, implementao, garantia e aprimoramento da qualidade numa empresa (ABNT, 1994), conforme ilustrado na FIGURA 2.
GESTO DA QUALIDADE
Poltica da Qualidade (Objetivos e definio de responsabilidades)
Planejamento da Qualidade (Definio das exigncias com a qualidade de produtos/servios) Implementao da Qualidade (Tcnicas e aes utilizadas no atendimento das exigncias de qualidade) Garantia da Qualidade (Descrio e documentao do Sistema de Gesto da Qualidade) Aprimoramento da Qualidade (Aprimoramento de processos produtivos) FIGURA 2 Atividades da gesto da qualidade Fonte: Adaptado de Silva Jr. (2003).
As diversas tcnicas ou ferramentas, bem como os mtodos utilizados possibilitam s organizaes o monitoramento e avaliao dos seus processos, com vistas melhoria contnua, admitindo uma classificao diferenciada (Gerolamo, 2003), destacando-se 5W+2H, lista de verificao, diagrama ou anlise de Pareto, diagrama de causa e efeito, crculos de controle de qualidade, ciclo PDCA, seis sigma e FMEA (PALADINI, 1997; BAUDET, PESKE, ALCNTARA, 1998; PALADINI, 2000). Enquanto as normas da famlia ISO 9000 estabelecem as diretrizes para implantao de sistemas de gesto da qualidade (Meira e Ceron, 2004; De Cicco, 2005), as normas da famlia ISO 14000 referem-se reduo dos impactos ambientais gerados nos processos produtivos (VALLE, 2004), a OHSAS 18001 relaciona-se ao sistema de gesto da segurana e sade ocupacional (Tavares Jr., 2001; De Cicco, 2005) e, por sua vez, a SA 8000 trata da responsabilidade social, como uma componente vital para o sucesso dos negcios (BATTISTUZZO, 1998). Para De Cicco (2005), vantagens competitivas esto relacionadas integrao dos sistemas de gesto, oportunizando a reduo de custos, em comparao manuteno de sistemas separados, ou de inmeros programas e aes que, na maioria das vezes, se superpem e acarretam gastos desnecessrios. As tcnicas, ferramentas e normas para a melhoria do setor de sementes so bastante conhecidas e utilizadas, contudo as mesmas no administram a organizao, no tomam deciso por seus funcionrios, no criam cargos e no fixam objetivos, ou seja, estabelecem o que e no como deve ser feito (CONRADO DE LIMA, 2003). Reformul-las realidade do setor, integr-las e utiliz-las de forma pertinente, realizando unicamente os esforos necessrios para o desenvolvimento estratgico o grande diferencial, para tanto o presente trabalho objetivou propor uma metodologia especfica para implantao de um sistema integrado de gesto da qualidade adequado s unidades de beneficiamento sementes (UBS).
2 XIII SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006 2. Metodologia O desenvolvimento do modelo do sistema integrado de gesto foi estruturado de forma a caracterizar-se num instrumento de adaptao prtica para efetiva auto-implantao nas UBS, fundamentado no o que deve ser considerado segundo requisitos e elucidando o como proceder para sua implantao, conforme apresentado na FIGURA 3.
ETAPA 1 Procedimentos Preliminares
Responsabilidade da Direo Coordenao e Grupo de Trabalho Diagnstico e Avaliao inicial da UBS Conscientizao e Mobilizao dos Colaboradores Estrutura da Documentao e Planejamento para adequao das no-conformidades
ETAPA 2 Procedimentos Especficos
Mdulo 1 Gesto das Instalaes, Mquinas, Equipamentos e Instrumentos Mdulo 2 Gesto de Pessoas Mdulo 3 Gesto de Processos: Fornecedores Produto Apoio Mdulo 4 Gesto Scioambiental Mdulo 5 Gesto de Clientes
ETAPA 3 Elaborao do Manual da Qualidade
FIGURA 3 Escopo do Modelo do Sistema Integrado de Gesto da Qualidade
3. Resultados ETAPA 1 Procedimentos preliminares Visam o levantamento das informaes para a caracterizao da UBS, bem como das necessidades de adequao da mesma, envolvendo os seguintes requisitos: - Responsabilidade da Direo: a direo deve ser sensibilizada, inicialmente, sobre os benefcios do sistema integrado de gesto da qualidade a ser implementado UBS, e quanto a sua atuao no desempenho dos resultados esperados. Para tanto, deve se comprometer com o desenvolvimento, implementao, manuteno e melhoria contnua que ir contemplar as aes gerenciais, tcnicas, operacionais e administrativas, atravs da garantia e endosso de apoio formal. - Definio do Grupo de trabalho e Coordenador da Qualidade: formalizar a criao de uma equipe de trabalho entre os colaboradores da empresa, composta pelos funcionrios envolvidos diretamente nas tarefas correspondentes s etapas do beneficiamento de sementes e de apoio, como pessoal de manuteno, limpeza, laboratrio, etc. e devidamente habilitada para implantao do SIGQ. O coordenador da qualidade deve ser escolhido em funo da sua capacidade tcnica e de liderana, assumindo as responsabilidades de designar instrues e atribuies aos demais membros. - Diagnstico de avaliao inicial: o diagnstico visa avaliar a situao da empresa (UBS) frente aos requisitos para implantao do sistema integrado de gesto. Para tal levantamento, prope-se a utilizao da ferramenta caracterizada por uma lista de verificao
3 XIII SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006 estruturada por critrios especficos para aplicao em UBS. O grupo de trabalho deve ter senso crtico para avaliar in loco cada requisito. A partir do diagnstico proposto, o grupo de trabalho, juntamente com a Direo da empresa, deve analisar os resultados e elaborar um plano de ao, onde devem ser estipuladas aes corretivas para adequao dos itens no- conformes, juntamente com previso de recursos necessrios para a sua execuo e responsabilidades, concentrando esforos e recursos iniciais naqueles mais crticos. - Conscientizao e mobilizao dos colaboradores: refere-se a necessidade de um programa de conscientizao e mobilizao especfico fora de trabalho que deve oportunizar e facilitar maiores entendimentos entre as aes desenvolvidas nas etapas que correspondem ao beneficiamento de sementes. importante que seja despendido um grande esforo no esclarecimento de todos os colaboradores objetivando motiv-los e trein-los para as aes devem ser evidenciadas junto ao novo modelo, sua proposta e como ser implantado, bem como afetar as atividades de cada um, os resultados esperados etc. - Definio e estrutura da documentao: alm da manuteno dos requisitos conformes e da adequao dos itens no conformes, a empresa deve documentar todas suas atividades, ou seja, deve descrever o que faz; fazer o que descreveu e provar que faz o que descreveu. A denominao da documentao pode sofre variaes. importante que o coordenador e grupo de trabalho renam as instrues de trabalho e procedimentos j existentes e os registros, formulrios, planilhas, etc e padronizem a estrutura. ETAPA 2 - Procedimentos especficos Esta etapa caracteriza a formatao de uma estrutura modular proposta, especificando em cada mdulo os requisitos o que e exemplificando o como, que possibilitar a adequao e auto-implantao do SIGQ da UBS. MDULO 1 Gesto de instalaes, mquinas, equipamentos e instrumentos As instalaes de uma UBS passam necessariamente por um conjunto de etapas, segmentadas ordenadamente em uma estrutura que caracterizam o fluxo de beneficiamento, em funo das caractersticas desejveis do produto final. Instalaes Devem ser avaliados e implantados os requisitos considerados a partir da concepo fsica que diz respeito s necessidades de estruturao predial. De acordo com as caractersticas de funcionalidade e instalao das mquinas e dos equipamentos devem ser considerados os aspectos relativos localizao do prdio e seus ambientes externos e internos, tipo de construo, incluindo-se tambm as serventias indispensveis tais como disponibilidade de energia eltrica, gua, rede de esgoto e disposio final dos resduos, instalaes para limpeza, qualidade do ar e de ventilao, iluminao, disponibilidade para higiene pessoal, banheiros, climatizao do ambiente. Alm disso, a empresa deve dispor de uma infra-estrutura para alcanar a conformidade com os requisitos do produto, a qual inclui as construes, edificaes, espao de trabalho para assentamento das mquinas e equipamentos prevendo-se movimentao dos operadores, instalaes, equipamentos de processo e servio de apoio (laboratoriais, transporte e comunicao). Os recursos devero ser mantidos disponveis infra-estrutura. Mquinas e Equipamentos As mquinas e equipamentos que atendem a UBS devem ter em sua rotina operacional um protocolo de manuteno preventiva, garantindo possveis perdas de tempo em funo de problemas com quebras ou paradas desnecessrias, alm das operaes de limpeza e cuidados segundo uma freqncia peridica, considerando-se para tal os registros em documentos especficos.
4 XIII SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006 Instrumentos O controle do desempenho e funcionalidade das mquinas e equipamentos nos processos da UBS deve freqentemente ser monitorado por instrumentos que garantam a qualidade operacional desejada. Para tanto, necessrio a adoo de um programa de aferio e calibrao desses instrumentos (balanas, termmetros, manmetros, etc.), conferindo sua eficincia de medio no controle das mquinas, equipamentos, processos e ambientes. Toda aferio e calibrao desses instrumentos devem obedecer a normas ou regulamentos especficos, cujos procedimentos so estabelecidos por rgos governamentais (Instituto Nacional de Metrologia), considerando suas espeficidades peculiares, os quais devem possuir e manter por um responsvel tcnico seus registros e protocolos por escrito. MDULO 2 Gesto de pessoas A fora de trabalho da organizao composta pelos colaboradores que atuam nos setores de produo, manuteno e assistncia tcnica, laboratrios, pesquisa e desenvolvimento, administrativo, vendas e marketing e outros servios que podem ser terceirizados na UBS. Deve-se identificar as competncias necessrias para o pessoal e nesse eixo oportunizar treinamento ou tomar outras aes para satisfazer essas necessidades de competncia. A competncia est baseada em educao, treinamento, habilidade e experincia. A qualificao da fora de trabalho envolvida no beneficiamento de sementes deve incluir necessidades como habilidade prtica e esclarecimento sobre os aspectos agronmicos, mecnicos, gerenciais, relaes pessoais e comportamentais, alm dos adequados e especficos funo no posto de trabalho que desenvolve na UBS, de acordo com seu perfil de competncia, prevendo inclusive orientao necessria a integrao da capacitao na execuo das tarefas e a reciclagem para responder por novas funes. Os programas de treinamento, capacitao e aperfeioamento pessoal devem evidenciar a oportunidade de envolvimento e desenvolvimento profissional, de atividades preventivas com nfase a garantir melhores condies de trabalho, quanto a sade, higiene e segurana, recomendaes e controle dos locais de trabalho com potencialidade de riscos ambientais e fsicos. MDULO 3 Gesto de processos Fornecedores: O desenvolvimento de um modelo de gesto da qualidade deve obrigatoriamente contar com a participao e insero de fornecedores como colaboradores em seus processos ao bom desempenho e funcionalidade da organizao, agregando valor ao produto final. Para tanto, a organizao deve elaborar critrios para seleo e classificao de fornecedores, de acordo com sua participao no processo, devendo ser classificados de acordo suas atividades prestativas, constituindo-se num instrumento de qualificao dos fornecedores. Produto: A gesto de processos relativo ao produto, deve apresentar uma correlao entre projeto e a produo de determinado produto. No beneficiamento de sementes necessrio considerar as diferenas inerentes a cada espcie de sementes quanto a exigncia da organizao e disposio de todas as etapas do processo de beneficiamento, o que significa dizer que dependendo da espcie pode-se apresentar um fluxograma com caractersticas diferenciadas, estabelecido pela condio desejada de um produto com qualidade. A elucidao das etapas do processo de beneficiamento de sementes, no desenvolvimento de um sistema integrado, requer a identificao e anlise especificadas por instrues de trabalho a cada uma das etapas descritas, o que permitem melhor entendimento do funcionamento da UBS e definio adequada de responsabilidades, seqncia de aes operacionais, registros e padres de medidas de desempenho, possibilitando utilizar eficiente os recursos, a preveno e soluo de problemas, e a eliminao de atividades redundantes, alm da identificao e controle de no conformidades observadas no processo, o que com segurana permite a
5 XIII SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006 realizao de um programa de rastreabilidade na UBS e recall de lotes identificados no processo, visando atender as necessidades dos mercados perante as possveis no conformidades. Apoio: A definio dos processos de apoio deve estar caracterizada a partir de necessidades observadas pela estrutura das etapas do processo de beneficiamento, as quais enquadram-se os servios auxiliares prprios ou terceirizados como laboratoriais, de segurana, limpeza ou controle de pragas, constituindo-se igualmente numa equipe operacional de apoio as atividades da UBS. A organizao deve definir e descrever quais os processos so considerados de apoio e como so aplicveis as situaes da UBS, alm de destacar os mtodos e requisitos considerados que devam ser atendidos. MDULO 4 Gesto socioambiental Os projetos que se relacionam s questes de responsabilidade scioambientais devem ser incorporados cultura da UBS, pois possuem um carter importante como referencial s atitudes de gesto empregadas atualmente. Deve manifestar e divulgar tais atitudes referentes s atividades sociais, salientando sua responsabilidade quanto aos quesitos que se relacionam ao ambiente social, e sua insero na comunidade, em termos de contribuio s expectativas e tendncias da populao na valorizao no somente do que realizado em termos de qualidade de seus produtos, mas principalmente, sua relao como as sementes so beneficiadas, considerando-se a responsabilidade pblica, cidadania e investimentos sociais. MDULO 5 Gesto de clientes O foco no cliente deve ser uma tnica em todos os procedimentos produtivos, onde os requisitos esperados pelo cliente devem estar claramente definidos e o seu atendimento assegurado. Devem ser previstos procedimentos especficos para tratamento de sugestes e reclamaes de clientes e instrumentos para avaliao pelos clientes de todos os processos que envolvem a UBS. O relacionamento entre os clientes e a UBS deve ser balizado em funo da qualidade dos produtos (sementes), julgado a partir de percepes que se formam por meio das caractersticas e atributos, que adicionam valor para os clientes, intensificam sua satisfao, determinam suas preferncias e os tornam fiis marca, ao produto e organizao. Conhecer as necessidades atuais e futuras dos clientes o ponto de partida na busca da excelncia do desempenho da Unidade, tornando a gesto centrada nos clientes, o que necessariamente torna as estratgias, planos e processos orientados em promover a satisfao e a conquista da fidelidade dos clientes, para tanto, so necessrios programas que avaliem este relacionamento. ETAPA 3 Elaborao do Manual do Sistema Integrado de Gesto da Qualidade Um dos pontos fundamentais para eficcia de um sistema de gesto a coerncia entre o que est escrito ou documentado e o que realmente praticado, devendo haver perfeita integrao e harmonia entre tais dimenses. O Manual do SIGQ deve ser elaborado agrupando todas as aes praticadas pela empresa, descritas nas etapas 1 e 2, fazendo referncia s instrues de trabalho e aos registros. Para tanto, sugere-se uma estruturao para redao deste documento, o qual deve contemplar: 1) Identificao, 2) Histrico, 3) Objetivos e Poltica, 4) Documentos de Referncia: Controle de documentos e Controle de registros: 5) Campo de Aplicao, 6) Definies, 7) Responsabilidades e 8) Descrio dos Procedimentos.
4. Consideraes Finais A implantao do sistema integrado de gesto da qualidade (SIGQ) possibilita identificar no processo de beneficiamento as no conformidades e dentro do possvel corrigi- las, oportunizando fragmentar as dificuldades que caracterizam tradicionalmente o setor
6 XIII SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006 sementeiro, suas relaes de trabalho baseadas na realizao de tarefas como um todo, desconhecendo o potencial efetivo da fora de trabalho e suas relaes com a valorizao e treinamento dos colaboradores. Esta nova situao ou relao com a implantao do sistema integrado de gesto da qualidade permite identificar e minimizar os gargalos que afetam o processo e, conseqentemente o produto final, considerando os fatores tecnolgicos, desenvolvimento de pessoal, gerenciamento, produo e produtividade, logstica de distribuio e os quesitos scio ambientais. Benefcios advindos com a implantao do modelo devem caracterizar-se na melhoria na gesto dos processos, reduo de perdas, desperdcios e retrabalho, os quais refletem na reduo dos custos e acidentes ou incidentes na UBS. Outros fatores de importncia dizem respeito melhoria do desempenho organizacional que deve refletir na motivao dos colaboradores nas conquistas alcanadas e a satisfao dos clientes.
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