Compras alineadas, eslabn estratgico de la cadena

Por Alejandro Alonso y lvaro Fabeiro

17 | 06 | 2013
La importancia del rea de compras resulta fundamental dentro de la cadena de
suministro, pues enlaza las fases de la planeacin de ventas y el plan de
requerimientos de materiales.
Las reas de compras comnmente se conceptualizan como sectores de servicio
Al hablar de cadena de suministro, la mayora de las personas pensarn en
almacenes, logstica, transporte y usualmente tendrn presentes temas
relacionados con la planeacin de produccin o incluso considerarn tpicos de
ventas; sin embargo, una de las principales temticas en la alineacin integrada
de cadena de suministro es el rea de compras.

Las reas de compras comnmente se conceptualizan como sectores de servicio
que tienen la responsabilidad de censar el mercado, garantizar el abasto de los
materiales en tiempo y forma, obteniendo las mejores condiciones del mercado,
empero, pocas veces estas reas son definidas como uno de los eslabones
principales dentro de la cadena de suministro.

La conceptualizacin de las reas de compras como una operacin separada, o
un eslabn que no se conecta con los otros eslabones de la cadena, no slo
delimita la generacin de valor en la empresa, sino que adems impacta
negativamente en otros aspectos de la supply chain, por ejemplo, al buscar una
reduccin en precio se podra aceptar un descuento por volumen, en el que el
volumen extra podra impactar negativamente en inventarios, costos de
distribucin y almacenaje o posiblemente se pueda llegar a generar obsoletos o
caducos. O en caso contrario; una consideracin incorrecta de la frecuencia de
reposicin de materiales, por parte del rea de compras, podra generar una
colocacin inoportuna de la orden de compra lo que generara paros de lnea,
incremento en los costos de produccin o incluso provocar una venta perdida por
la falta de disponibilidad de materiales para elaborar o empacar.

VISIN INTEGRAL EN EL PROCESO DE NEGOCIO

Siendo el rea de compras un eslabn que debera estar completamente
fusionado a lo largo de la cadena de suministro, este departamento tiene que
contar con la visin completa al generar valor, pactar reducciones de costo y tomar
decisiones de inventario.

Se debe partir entonces desde una visin integral de la cadena de suministro, y
as considerar que compras tambin es corresponsable de dar respuesta a
preguntas clave en la gestin de la cadena, tales como: cunto material se debe
solicitar?, con qu frecuencia de reposicin se debe pedir los insumos?, cul es
el programa de entrega ptimo por parte del proveedor?, cul es el nivel de
inventario ptimo que se debe mantener, tanto en las instalaciones del proveedor
como los almacenes propios, segn parmetros internos (por ejemplo
segmentacin de materiales, restricciones de capacidad de almacenamiento,
frecuencia de reposicin requerida, etctera) y externos (lotes mnimos, tiempos
de entrega, comportamiento de la demanda, entre otros)?

Para poder dar respuesta a estas preguntas es de suma importancia considerar
todos los factores y los responsables involucrados en los procesos de manera
frecuente; lo anterior puede representar un esfuerzo importante si no se cuentan
con por lo menos tres aspectos clave:
1) Una visin integrada de los roles y responsabilidades de cada uno de los
eslabones de la cadena de suministro.
2) Procesos implementados que logren la alineacin e integracin de todos los
eslabones de la cadena, as como la vinculacin de los indicadores clave de
desempeo que permitan una visin de punta a punta y que habiliten la toma de
decisiones.
3) Visibilidad y confiabilidad de la informacin clave, como inventarios (incluyendo
los trnsitos y material en proceso), rdenes abiertas de produccin, costos,
pedidos de venta y datos maestros (tiempos de entrega, lotes mnimos, niveles de
inventario, etctera), entre otros, los cuales propicien en toda la supply chain la
detonacin de las acciones y decisiones oportunas.

FORTALECIMIENTO DEL REA DE COMPRAS

Al tener una visin consensada, el reto principal ser la definicin e
implementacin de los procesos de colaboracin, para lo cual, se recomienda
incorporar al rea de compras en las dos fases principales de la gestin de la
cadena de suministro, las cuales son: la planeacin o simulacin y la ejecucin.

El rea de compras juega un papel clave en la base de planeacin de la cadena
de suministro ya que mediante su participacin en procesos estratgicos como la
planeacin de ventas y operaciones (S&OP, por sus siglas en ingls), o tcticos
operativos como la planeacin de los requerimientos de materiales (MRP, por sus
siglas en ingls), se logra la alineacin e integracin desde el proveedor hasta el
cliente de toda la cadena, con lo que se alcanza una visin holstica y la
consideracin correcta de todas las restricciones existentes para asegurar el
suministro del producto adecuado, en el momento preciso, en la cantidad
solicitada y al costo ptimo para el cliente.

En la fase de ejecucin de la cadena de suministro, se debe considerar un modelo
operativo de compras que est alineado a los procesos de planeacin mediante la
correcta segmentacin de los materiales, as como de una adecuada clasificacin,
gestin y control de los tipos de compra, tales como compras recurrentes,
planificadas, con contrato, entre muchas otras ms.

De igual forma, se debe tener un estricto control de la ejecucin de los planes ya
definidos en la fase anterior de la gestin de la cadena de suministro, mediante la
definicin e implementacin de los indicadores clave de desempeo que permitan
no slo la determinacin de acciones correctivas, sino tambin la definicin de
acciones preventivas.

En conclusin, el rea de compras que es la parte fundamental de la cadena de
suministro debe estar integrada en los procesos clave de negocio, desde la fase
de planeacin y simulacin hasta la fase de ejecucin. Para ello, se debe contar
con un modelo de procesos bien definido e implementado, que incluya los pilares
fundamentales de organizacin y tecnologa, y que habilite a que el responsable
de cada eslabn enfoque sus esfuerzos en la generacin de valor, teniendo en
cuenta el impacto a lo largo y ancho de la empresa, alineado a la visin de
consenso en la operacin del da a da.

Sandra Aragonez y Armando Daz*

* Gerente de Cadena de Suministro y Managing Director responsable de Sourcing
& Procurement de Accenture.