EXPERIENCIA EN LA APLICACIN DE LAS

NORMAS DE DESCRIPCIN ARCHIVISTICA

Archivo General de la Nacin de Colo!ia
L"i# Erne#$o %aie# S&nche'(
La archivstica como disciplina tiene que fundamentarse en principios que sirvan
para desarrollar una metodologa que, mediante un vocabulario propio, evite
imprecisiones y ambigedades y sea reflejo de uniformidad y coordinacin, con miras a
cumplir un propsito nico: la organizacin de los fondos documentales !sto tiene una
doble finalidad" la de conservarlos y facilitar el acceso a sus contenidos informativos, ya
sea para la propia administracin como fuente de consulta para la toma de decisiones,
facilitando la pronta y #gil gestin administrativa de los productores de los documentos,
o bien sirviendo como fuente primaria de consulta para los investigadores con fines
histricos $ara que los archivos puedan cumplir esta doble funcin, cual es
precisamente la de ser verdaderos centros de informacin, facilitando el acceso #gil y
oportuno a los contenidos informativos que albergan en sus repositorios, se necesita que
se dise%en los mecanismos apropiados para tal fin
&onsideramos que el primer paso que debe darse en este sentido consiste en elaborar
unos formatos que recojan, de manera amplia, elementos suficientes para su rescate y
que permitan 'lo cual es de suma importancia' el intercambio interinstitucional de la
informacin a nivel mundial
!n este orden de ideas, para casi todo el mundo archivstico no deben resultar e(tra%os
los esfuerzos y aportes hechos m#s o menos desde la d)cada de los *+ por destacados
archiveros de ,m)rica del -orte, ,sia, !uropa y Latinoam)rica, con distinta tradicin
archivstica, tendientes a normalizar la descripcin de documentos de archivo !n este
sentido basta recordar algunos desarrollos y publicaciones elaborados por pases, como
.ran /reta%a con el 0anual de 1escripcin ,rchivstica 20,134, publicado en 5676
,s mismo, se debe mencionar a &anad#, uno de los pases que ha puesto mayor )nfasis
en liderar polticas tendientes a la normalizacin de la descripcin archivstica 8us
primeros aportes en esta materia, se sitan en 5679, ligados al :.rupo de ;rabajo
&anadiense para la -ormalizacin<, cuyas publicaciones m#s destacadas son los
siguientes artculos: :Las normas de 1escripcin, una -ecesidad<" :-ormas para la
1escripcin ,rchivstica en &anad#<" :=eglas para la descripcin de documentos de
archivos< publicado en 566+" :La normalizacin en ,rchivstica, un paso adelante
respecto a la !volucin de la 1isciplina< publicado en 5663
*. Restaurador de Bienes Muebles, Universidad Externado de Colombia. Estudios de Arquitectura, Universidad
Piloto. Maestra Restauracin de Monumentos Arquitectnicos, Universidad averiana.
!n !stados >nidos, la 8ociedad de ,rchivistas ,mericanos, promovi la publicacin
de las reglas de catalogacin angloamericanas 2,,&=34, haci)ndolas compatibles con
el formato 0,=?,0& 2&atalogo de 0aquinas Lectoras para ,rchivos y &ontrol de
0anuscritos4 !sta e(periencia se plasm en la publicacin de un te(to titulado,
,rchivos, 1ocumentos personales y manuscritos >n 0anual y &at#logo para
repositorios de archivos y bibliotecas de manuscritos
@rancia, en 567A, con los aportes hechos por 0ichael 1uchein, da inicio a la pr#ctica
de la normalizacin de la descripcin, lleg#ndose a reconocer su diversidad, a partir de
las necesidades no solo del archivero sino de los mismos archivos ya sean
administrativos o histricos
!n !spa%a, han sido muy valiosos los aportes hechos por archiveros de las diferentes
provincias encaminados por una misma senda, para lograr la normalizacin y la
terminologa de los archivos Bale la pena mencionar, entre otros especialistas a Bicenta
&ortes, ,ntonia Ceredia, &armen &respo, $edro Lpez, Dlga .allego y 0ara Luisa
&onde cuyos trabajos son ejemplo de la bsqueda de la precisin conceptual en este
pas
!l aporte de /rasil, ha sido fundamental con la publicacin del 1iccionario /rasilero
de terminologa archivstica Dtros pases Cispanoamericanos como ,rgentina, &uba,
0)(ico han hecho ingentes esfuerzos por normalizar los procesos archivisticos
>n an#lisis retrospectivo sobre este tema, nos permite observar cmo, a partir de la
d)cada de los 7+, se hace m#s de manifiesto en varios pases el inter)s y un mayor grado
de sensibilizacin sobre la necesidad de normalizar la descripcin de archivos 8in
embargo, fueron pocos los pases que lograron una normalizacin en el sentido m#s
riguroso, primando en algunos casos e(periencias y propuestas m#s individuales que de
grupo, muchas de las cuales separan los archivos administrativos de los histricos, o en
otros casos se mezcla la descripcin de documentos de archivo con la empleada en
bibliotecas &omo resultado de lo anterior no se logr conformar un cuerpo
metodolgicoEterico, que posibilite la normalizacin a nivel universal
$osteriores esfuerzos encaminados a la construccin de una primera norma general
archivstica comenzaron con la descripcin, como uno de los procesos m#s importantes
y prioritarios en el campo de la aplicacin de la t)cnica archivstica estandarizada, y es
que precisamente la descripcin normalizada implica normalizar los procesos de
clasificacin y ordenacin a partir de la aplicacin y el respeto a los principios
universales de procedencia y orden original
0erece especial mencin y reconocimiento el inter)s demostrado por el &onsejo
Fnternacional de ,rchivos y la ,sociacin Latinoam)rica de ,rchivos, con miras a
normalizar los procesos archivsticos logrando la estructuracin de una norma general y
de aplicacin universal para la descripcin documental 8us antecedentes se encuentran
en el :/orrador de reglas generales< elaborado por un sub'grupo de la &omisin ,d'
Coc de normas de descripcin archivstica del &onsejo Fnternacional de ,rchivos que
surgi como resultado de la primera reunin plenaria que se llev a cabo en ,lemania
en 566+ !n 5665 se reuni de nuevo est) grupo con el fin de estudiar el borrador !n
5663 en la ciudad de 0adrid se celebr la plenaria de la &omisin con el fin de corregir
y ampliar el borrador, el cual fue e(puesto en GFF &ongreso Fnternacional de ,rchivos,
que tuvo lugar en 0ontreal !n 566H, este mismo documento fue puesto a consideracin
en la reunin que se celebr en !stocolmo !n 8eptiembre del mismo a%o, en 0)(ico,
se difundi para los pases hispanoamericanos, concedi)ndose un plazo de * a%os para
su e(perimentacin y cuestionamiento
$ara el caso &olombiano podemos decir que la -orma F8,12.4 se encuentra en
proceso de aplicacin, e(perimentacin y difusin ,cogemos la propuesta de la -orma
F8,12.4 y somos conscientes de que )sta se acerca a lo ideal 8in embargo, sabemos
que no siempre es factible su aplicacin dadas ciertas limitantes respecto a su difusin, a
la estructura misma de los archivos, la capacitacin suficiente de personal, la escasez de
recursos econmicos y la misma infraestructura !stos factores dificultan, en el corto
tiempo, la aplicacin de la -orma de descripcin, a nivel nacional
;eniendo en cuenta la e(periencia de la !scuela ,rchivstica Fberoamericana,
&olombia inicio a mediados del 8iglo GFG el trabajo de descripcin para los fondos
documentales del perodo colonial 2apro(imadamente I++ metros lineales4, elaborando
cat#logos, inventarios e ndices que fueron y an siguen siendo de gran utilidad para los
investigadores, como referentes para localizar el dato buscado y para los archivistas
permiti)ndoles tener pleno control sobre los documentos que tienen bajo su
responsabilidad
Coy en da, para el ,rchivo .eneral de la -acin de &olombia, como ente rector de
la poltica archivstica en nuestro pas, le ha sido de suma importancia y utilidad aplicar
una norma que regule los procesos de descripcin de los documentos y permita
estandarizar procedimientos universales ,s la aplicacin de las normas F8,12.4 e
F8,,= 2&$@4 facilita unificar criterios, haci)ndolos m#s coherentes e inteligibles para
la elaboracin de obras de referencia y agilizar el acceso e intercambio a la informacin
contenida en los acervos documentales que conforman la memoria histrica de los
pases, dentro de un sistema integrado de informacin
A)licacin )r&c$ica de la ISAD*G+
,- &onocida la -orma Fnternacional .eneral sobre 1escripcin de ,rchivos,
promulgada por el &onsejo Fnternacional de ,rchivos 2&F,4, la 1ivisin de
&lasificacin y 1escripcin del ,rchivo .eneral de la -acin de &olombia, la hizo
objeto de estudio y an#lisis
.- $ara ello se elabor un formato que recoge los distintos niveles que la integran 8e
consider que para lograr una mayor recuperacin de informacin, algunos elementos,
deberan ir individualmente y se agregaron al formato, haciendo la respectiva
observacin 2vgr, toponmicos, onom#sticos, tem#ticos4, por considerarse que los
procesos de bsqueda de la misma seran mucho m#s #giles, independientemente del
medio que se utilice para ello 2manual o electrnico4
/- ,s mismo, se dise% una base de datos en el manejador &18?F8F8 H+A, y se
plasm el formato en una versin autom#tica y digital
0- 8e escogi un fondo documental, de car#cter histrico titulado :/!=-,=1D J
&,K&!1D E ,suntos Barios<, el cual contiene informacin diversa, por lo que su
procedencia como sus tipologas son muy variadas La seleccin se bas en el criterio
de darle mayor cobertura a los distintos niveles de descripcin propuestos en la -orma
1- 8imult#neamente, el formato se distribuy a los miembros del &omit) de
&lasificacin y 1escripcin del 8istema -acional de ,rchivos y a otras instancias
archivsticas y universitarias del pas, con el #nimo de recibir sugerencias que
enriquecieran conceptualmente la ficha de descripcin
2- !n el ,=&CFBD .!-!=,L 1! L, -,&FL- de &olombia, se conform un
grupo ,d'hoc, el cual cont con la asesora del 8e%or Louis .aron de los ,rchivos
-acionales de &anad#, cuyas observaciones fueron muy valiosas para la mejor
comprensin de los procesos de descripcin archivstica !ste grupo tambi)n elabor un
documento titulado :1eclaracin de $rincipios relativos a la 1escripcin 1ocumental
en ,rchivos<, en el marco del $royecto de -ormatividad /#sica sobre ,rchivos en
&olombia-
,
Luego de algunos debates acerca de la aplicacin de la -orma, el grupo ,d'hoc
determin fraccionar el formato en tres partes, las cuales corresponden a las tres fases
del ciclo de vida de los documentos: ,rchivos de .estin o ,dministrativos, &entrales o
Fntermedios e Cistricos o $ermanentes
!sta propuesta se discuti en una mesa de trabajo convocada por el ,rchivo .eneral
de la -acin de &olombia en la ciudad de 0edelln en el a%o de 566I, con la
participacin de archivistas con ampla e(periencia en el tema de la descripcin
documental
La !(periencia relativa a la aplicacin de la -orma F8,12.4: :-orma Fnternacional
.eneral de 1escripcin ,rchivstica< en el ,=&CFBD .!-!=,L 1! L, -,&FD- de
&olombia, nos llev a considerar los siguientes aspectos:
I- La 1escripcin de archivos debe iniciarse desde el momento mismo de la
generacin o factura del documento
II- $or razones pr#cticas y teniendo en cuenta que segn la fase del ciclo de vida de los
documentos, las necesidades de los distintos tipos de archivos son diferentes y requieren
considerar solo algunos niveles de descripcin, los hemos fraccionado en tres formatos,
que coinciden justamente con el ciclo vital
III- ,s, tenemos el formato >-D que registra la informacin mnima que
contemplara la descripcin de un ,=&CFBD 1! .!8;FL- D ,10F-F8;=,;FBD
>n segundo formato, recoge los niveles suficientes a considerar en un ,=&CFBD
&!-;=,L D F-;!=0!1FD y un tercer formato, que inscribe todos los niveles de la
5
B)ase ,ne(o -o 5
En marzo de 1995, en el Seminario convocado por la Asociacin Latinoamrica de Archivos
sobre Descripcin de Archivos, realizado en la ciudad de Cartaena de !ndias, el Archivo
"eneral de la #acin de Colombia propuso se inclu$eran en la #orma !SAD%"& dentro del
campo sistema de organizacin los 'tems correspondientes a( lea)os, ca)as, *olios,
n+mero de orden $ tipo documental, en el campo nota resumen de alcance y contenido
se inclu$eran los correspondientes a( luares, nombres - caros $ temas. /ambin se
pusieron a consideracin de los asistentes los *ormatos para la descripcin de los archivos de
estin %o0cina $ central&.
norma y corresponde a la descripcin que se hace en un ,=&CFBD CF8;D=F&D D
$!=0,-;!-

.

IV- 1ebe tenerse en cuenta que cada formato, que son solo el desglose de la -orma
segn las fases del ciclo vital de los documentos, est# en condiciones de presentar los
niveles de descripcin suficientes para generar instrumentos de consulta propios de las
necesidades de cada uno de los archivos que los contienen 2v gr, Fnventario, .ua,
&at#logo, Fndices4
V- >no de los objetivos que tiene la -ormalizacin en archivos es el de simplificar en
lo posible los distintos procesos ,s, una de las razones que nos llev a considerar el
desglose en tres formatos, pretende que el archivero no se desoriente al tratar de
diligenciar un formato aparentemente inabordable por sus numerosos campos o niveles
VI La -ormalizacin, igualmente, permite el intercambio de informacin 8i
tenemos en cuenta que los distintos niveles se organizan jer#rquicamente por zonas o
#reas, es posible Econ la infraestructura adecuada' lograr un intercambio electrnico de
informacin por sesin remota, teniendo como referencia los numerales de cada zona,
los cuales tienen una correspondencia precisa en cada formato
A)liacin de lo# nivele# de de#cri)cin- Con#ideracione# #o!re lo# 3ora$o#
Archivo Histrico o Permanente
,- Caciendo referencia al formato que recoge la -orma en su totalidad, o sea aquel que
corresponde al ,=&CFBD CF8;D=F&D o $!=0,-!-;!, mencionaremos a continuacin las
adiciones que, pensamos, deben soportar algunos niveles, en aras de la m#s #gil y oportuna
recuperacin de la informacin

a 4ona de iden$i3icacin- '!n el nivel 5*, correspondiente a Vol"en y Cla#e de So)or$e5
se incluir#n a manera de subniveles, es decir, con dependencia al nivel mencionado, los datos
relativos a:
5*5 &arpetas MMMMM Legajos MMMMMM &ajas MMMMMM Dtros MMMMM 2nmero asignado a la
unidad de almacenamiento que corresponda4
5*3 @olios MMMMMMMMMMMM 2nmero de folio o folios que identifican la unidad de
descripcin4
5*H ;ipo 1ocumental MMMMMMMMMMMMMMMMM 2,lude a la tipologa propia de la unidad de
descripcin4
1
2ase ane3o, *ormatos #4 1, 1 $ 5.
5*I -o de Drden 2se refiere al nmero consecutivo que se le asigna a cada
documento dentro de un legajo, en el caso de elaborar cat#logos4
b 4ona de Con$enido 'Los elementos que se a%aden en esta #rea y que aparecen en letra
cursiva son:
H55 Lugares MMMMMMMMMM
H53 -ombres ? &argos MMMMMMMMMM
H5H ;emas MMMMMMMMM
!stos tems han salido del cuerpo de la descripcin pero consideramos que merecen
localizacin separada, pues son elementos susceptibles de indizacin $ara una r#pida y efectiva
recuperacin, conviene asignarles un espacio propio
c 4ona de Condicione# de Acce#o 6 7$ili'acin '!n el nivel I3 2&aractersticas
0ateriales4, agregamos el concepto !8;,1D 1! &D-8!=B,&FD- ,h se consignar# toda la
informacin pertinente al estado fsico'qumico del soporte, en especial sus niveles de
degradacin, siempre y cuando afecte el contenido de la unidad de descripcin
Archivo Central o Intermedio
3 !l formato que contiene los niveles b#sicos en una descripcin relativa al ,=&CFBD
&!-;=,L D F-;!=0!1FD, llevara los mismos elementos contemplados para el ,=&CFBD
CF8;D=F&D en la Nona de Fdentificacin
1e la Nona de &onte(to se eliminan los niveles 3I 2Cistoria ,dministrativa ? -ota
/iogr#fica4 y 3* 2Cistoria de la &ustodia4, pues no seran aplicables en esta etapa del ciclo de
vida de los documentos
a 4ona de Con$enido- '1e esta #rea se elimina el subnivel H5H 2temas4, pues en esta etapa
del documento la descripcin no requiere de una bsqueda especializada
8e elimina igualmente el nivel I9 2Lengua de los documentos4, informacin no relevante en
esta clase de descripcin
Archivo de Gestin o Administrativo
/- !l formato a utilizar en la descripcin del ,=&CFBD 1! .!8;FL- D
,10F-F8;=,;FBD contempla menos elementos
L, ND-, 1! F1!-;F@F&,&FL- se mantiene en todos sus niveles 2igual para los tres
formatos4
a 4ona de Con$e8$o '1e esta #rea se eliminan los niveles 3H 2@orma de Fngreso4, pues el
documento tiene su origen en este archivo 8e eliminan tambi)n los niveles 3I 2Cistoria
,dministrativa ? -ota /iogr#fica4 y 3* 2Cistoria de la &ustodia4, pues en esta fase de la
descripcin es conocido su productor, y el documento no ha sido sometido a traslado alguno
fuera del lugar donde se origin
b 4ona de Con$enido ' 1e esta zona se elimina el nivel relativo a ->!BD8 F-.=!8D8
2HI4, por razones claras: el documento apenas se ha generado y no ha sufrido ningn tipo de
traslado 8u valor hasta este momento es meramente administrativo Fgualmente, se elimina el
nivel correspondiente a temas 2H5H4, pues no se requiere en esta fase informacin tan
especializada
c 4ona de Condicione# de Acce#o 6 7$ili'acin- ' 1e esta zona suprimimos el nivel de
8F;>,&FL- L!.,L 2II4, pues en tal estado, al documento no se le ha contemplado todava
bajo un status jurdico para su traslado fuera del archivo !l tem relativo a la :Legua de los
1ocumentos<, no es relevante en este momento de la descripcin Fgualmente, eliminamos el
nivel correspondiente a 1!=!&CD8 1! ,>;D=, pues el documento, en su primera fase del
ciclo vital, no ha rebasado el valor administrativo !n sus fases posteriores, correspondientes al
,rchivo Fntermedio e Cistrico, ya ser# objeto de un an#lisis m#s completo y a )l tendr#n
acceso los investigadores como fuente de consulta con fines de difusin y publicacin
Las anteriores consideraciones no tienen otro objetivo que normalizar la descripcin,
teniendo en cuenta que uno de sus postulados es la simplificacin y agilidad en el manejo de la
informacin
!l ,rchivo .eneral de la -acin de &olombia continu trabajando con la -orma
F8,12.4 para la descripcin de sus fondos documentales y en el a!o de "##$ fue
presentada al Fnstituto &olombiano de -ormas ;)cnicas y &ertificaciones 2F&D-;!&4
la norma F8,12.4 adoptada por el ,rchivo .eneral de la -acin de &olombia con
ejemplos aplicados a la realidad de sus propios fondos 1espu)s de una evaluacin y
una vez puesta a consulta pblica a nivel nacional se elev a -orma ;)cnica
&olombiana que hoy se conoce como la -;& I+6*
!sta -orma ;)cnica recoge entonces la ltima versin 2en espa%ol4 difundida por el
&D-8!JD F-;!=-,&FD-,L 1! ,=&CFBD8 m#s las adiciones propuestas por
&olombia
!s claro que esta -orma, que pretende considerar todas las posibilidades de
descripcin archivstica, es aplicable en su totalidad a los archivos histricos
$ara los procesos de descripcin de material cartogr#fico, el ,rchivo .eneral de la
-acin de &olombia, ha seguido la misma estructura de la -orma F8,12.4 y ha
adicionado algunos campos que consideramos importantes !n el #rea de identificacin
los tems correspondientes a: 0apoteca -O, !ditorial, e(pediente de referencia,
dimensiones, escala, escuela cartogr#fica y meridiano de referencia !n el #rea de
conte(to los tems correspondientes a: tipo de convenciones y t)cnica
=especto a la difusin y aplicacin de la norma en el conjunto del 8istema -acional
de ,rchivos de &olombia, vale la pena destacar la aplicacin que se est# haciendo de
ella en varios archivos histricos como los de ,tl#ntico, &artagena, &artago, en la
,rquidicesis de $opay#n, La &omunidad de los 1ominicos" en las >niversidades del
=osario y $ontificia Javeriana, as como en el &entro de 1ocumentacin Cistrica de la
>niversidad Fndustrial de 8antander
,dem#s, la -orma es tema de estudio obligado en los cursos de capacitacin
archivstica que ofrece el ,rchivo .eneral de la -acin de &olombia