CALIDAD TOTAL PARA

JUNTASY REUNIONES.
PREPARACION,
CONDUCCION Y
SEGUIMIENTO
Autor: Erasmo Barbosa Cano













I
REVICION DE LOS ACONTECIMIENTOS
En las juntas o reunioneses muy importante definir especficamente y por escrito el objetivo (meta)
de dicha junta o reunin; a donde se espera llegar y que esperas lograr. Si no tiene claro el
objetivo, es necesario preciarlo porque si no, dicha junta o reunin resultara desordenada confusa
y frustrante.
OPCIONES ANTE LA JUNTA
Comentar entre compaeros involucrados, el nombre de la junta y su objetivo, para obtener un
punto de vista o que hagan su crtica. Las opiniones que obtenga le ayudaran a plantear y analizar
la alternativa de cmo hacer la junta o de no hacerla.
Una junta proporciona mejores resultados porque rene ms de un punto de vista individual,
promueve una reaccin de ideas, en cadena apreciando los puntos de vista que cada quien
expresa (las ideas son combinadas, reformadas y creadas). La dinmica de grupo es una buena
opcin que frecuentemente conduce a una mejor solucin.
TIPOS DE JUNTA Y REUNIONES
Para cada caso, existe un tipo de junta que se apega a sus necesidades, empezando con el
objetivo de la reunin y su nombre como tambin el planteo y el anlisis de la misma. Deber elegir
el tipo de junta que sea ms conveniente para llevarla a cabo.
Estas es una clasificacin compacta de 4 tipos de juntas ms frecuentes.
Junta informativa: da a conocer una decisin tomada a los asistentes (se informa sobre un plan,
proyecto etc.) tiene una duracin muy corta ya que solo se da informacin y rara vez se presta para
dar opiniones o comentarios sobre lo informado.
Junta negociativa: se toma decisiones, se establece un objetivo, se negocia necesidades,
diferencias o deseos; son muy dinmicas, requiere de mucha especiera del que lo lleva acabo
para no descontextualizase del tema y no
perder el control del grupo. Requiere mucha planeacin en todos los aspectos, manejo de tiempo,
etc.
Junta consultiva: sirve para juntar y escuchar puntos de vista, deseos o necesidades de alguna
solucin o para llevar una eleccin, etc. Los directivos no participan, ms para hacer preguntas o
generar las respuestas, participan todos los presentes (requiere de mucho cuidado, por parte de
quien desarrolla la junta).
Junta mixta:es el resultado de una combinacin con las anteriores; este tipo de junta o reunin es
la ms comn y aplicada en la actualidad, es la preferida de empresas o instituciones y en los
niveles de gerencias y de supervisin.



(Medidas y recomendaciones para planear)
Con objetivos claros, bien planteados y especificados, la junta es una excelente herramienta para
la prctica directiva, porque funciona como consulta, coordinacin, negociacin, y comunicacin; la
efectividad de la junta se debe a la contribucin de los diferentes miembros y el contacto personal,
generando comunicacin y coordinacin del trabajo gerencial y directivo. Los objetivos se atribuyen
al intercambio de ideas.

Una de las inconveniencias por que las juntas no cumplen con el objetivo deseado, se debe a una
carencia de direccin dela misma, que se origina a una insuficiente planeacin de la organizacin o
a una deficiente direccin durante el desarrollo de la junta.
II
Planeacin de la organizacin y de la direccin de la junta o reunin
Asistentes y participantes a la junta o reunin
Es muy frecuente encontrar a directivos y gerentes de diferentes niveles o reas de empresas o
instituciones, que dentro de su estilo y caractersticas personales, disfrutan o necesitan a todos o
casi todos los miembros de su equipo
, aunque en muchos casos no hay necesidad de que todas esas personas participen de la
misma.Estudios psicolgicos recientes demuestran que en las juntas y reuniones pequeas, la
solucin de problemas y las mejores decisiones tienen lugar con un nmero reducido de personas,
especialmente los formados por nmeros impar encontrndose entre el 5 y el 7.
Brench menciona algunos factores para la prctica de las juntas entre los cuales se entra el
siguiente:
Medidas y recomendaciones para planear
El nmero de personas que participan normalmente en las actuaciones deber ser reducido: un
comit con ms de nueve miembros generalmente es demasiado grande.
Estas cifras que se incluye como ideales no son de ninguna manera limitativas, es decir, que juntas
o reuniones que sean de ms de 7 o ms de 9 personas, no necesariamente sern improductivas.
Estructura de organizacin de la junta
Una vez determinado el listado definitivo de asistentes se puede establecer la estructura de
organizacin de la junta, por lo que es de elemental organizacin que estas tres funciones o
responsabilidades recaigan en sendas personales.
El contenido o tema de la junta, que requiere, atencin, concentracin y conocimientos; por el otro
lado est el proceso o forma en el que el grupo se integra o se socializa, por lo que se divide en
tres fases. Fase de induccin, fase de control, fase de aceptacin.
El tiempo de cada fase no es uniforme e igual en el proceso integracin de un grupo, y muy bien
puede suceder que en cada junta, mucho del tiempo se consuma en una lucha sorda por ganar o
afianzar poder, prestigio, en perjuicio del contenido y metas que fueron el verdadero motivo de
encontrarse juntos.
La organizacin de comit es un reconocimiento formal de la naturaleza cooperativa la accin
administrativa y de la asociacin personal en el desarrollo del equipo de trabajo. El equipo de
trabajo se logra por la integracin de individuos en lo que los socilogos han llamado grupos
primarios con propsito y sentimientos comunes.
Estos grupos primaros bien integrados revelan casi siempre disciplina, control e incluso lgica en
sus pensamientos como grupo. Los roles estn definidos, de tal manera de los miembros, en
nmero variable, son interdependientes y complementarios. Despus de estas consideraciones
sobre la planeacin de la organizacin de la junta, an queda una tercera funcin relacionada con
la direccin de dicha junta o reunin: el registro de ideas, sugerencias y opiniones.
Al hecho de que en muchas juntas las tres funciones o responsabilidades las ejerza una sola
persona, se deben los pocos o pobres resultados, inclusive el fracaso.
Criterios para la seleccionar directivos de una junta
Es muy importante que se designen las personas indicadas, con la autoridad tcnica, moral y
persona, y con experiencia en el tema; que conozcan a los asistentes, las relaciones entre ellos,
sus afinidades, antagonismo, etctera, y que, desde luego, acepten desempear el papel
asignado.
Duracin, momento adecuado y fecha de inicio
Respecto a la duracin de la junta se recomienda tener en cuenta que si hay decisiones que tomar,
que el tiempo que se calcule sea acorde a la importancia de las mismas; si la junta es de
negociacin, puede haber intervalos de tiempo; si es consultiva, prevea que todos los asistentes
participen con libertad de tiempo.
Local y recursos necesarios para la junta
Al llegar a este punto se debe decidir qu tipo de local es el ms apropiado, que quipos, mobiliarios
y recursos sern necesarios y claro, cual deber ser su distribucin y acomodo.
Los criterios de seleccin para el local deben de ser, entre otros, los siguientes: tipo y contenido de
la junta, nivel y nmero de participantes, duracin de la junta, intimidad requerida, disponibilidad
del local, costos y presupuestos disponibles. Tambin se deber seleccionar, organizar, coordinar,
considerar, y contratar, conforme a su presupuesto.
Como acomodar los muebles y lugares de los asistentes y participantes
Respecto a la distribucin y disposicin de mobiliario, pero sobre todo de lugares de los asistentes
y participantes, le recomendamos que obtenga o elabore un plano del local a fin de poder combinar
varias opciones antes de elegir la distribucin definitiva.
Es primordial que tenga en cuenta que adems de la distribucin, la calidad, modelo, y estado del
mobiliario, es un lenguaje no verbal por lo que no deber dejarlo al azar

III
PLANEACIN DE LA EJECUCIN
Contenido de la agenda u orden del da
Agenda es la relacin de los temas que han de tratarse en una junta y tambin en el libro o
cuaderno en que se apuntan, para no olvidarlas, aquellas cosas que se han de hacer.
Muchos gerentes y directivos prefieren tener varias agendas humanas, es decir apoyarse
en personas (secretarias, asistentes, colaboradores, etc.) a quienes muy frecuentemente
dicen:Recurdame que,En tal fecha quiero que me diga,A tal hora quiero que me avise,
etctera.
La agenda u orden del da de una junta o reunin es algo prioritario, de vital importancia
para el xito y resultado de dicha junta. Debe contener los puntos o temas que se darn a
conocer, que se debern a negociar o sobre los que se requieren consultar a las participaciones.
Redaccin del contenido
Al escribir los puntos de la agenda cuide la redaccin: este debe de ser clara, breve y
especifica, con especfica quiero decir que est enfocada en los resultados, ms que en las
actividades.





Actividades Resultados
Analizar los problemas de produccin Plantear por lo menos tres opciones de solucin
a los problemas de produccin del rea 2.
Revisar baja de ventas del mes pasado Encontrar causas de la baja de ventas del mes
pasado y dos soluciones por cada causa.
Comentar adquisicin del equipo audiovisual Plantear necesidades de quipo audiovisual por
rea y departamento y proporcionar tres
opciones de solucin.

Secuencia del contenido
Una vez redactados los puntos de la agenda, es verdaderamente importante pensar que
secuencia debern llevar.
Secuencia por grupo genrico.
Consiste en agrupar todos los asuntos similares, a fin de que se traten en forma
consecutiva.
Secuencia con base a redaccin del grupo.
Consiste en proponer para el inicio de la junta un tema que unifique y que integre
al grupo; luego, incorporar los asuntos ms difciles y delicados.
Secuencia con agenda al tema.
Esta forma se adecua nicamente para juntas negocianticas. Algunos puntos para
agenda alterna pueden ser los siguientes:

Determinar las opciones para la negociacin.
Proporcionar argumentaciones y contra respuestas.
Establecer lo que puede y lo que no puedes cederse.
Determinar la tcnica para dosificar lo que se conceder.
Agenda oculta
Evite incluir lo que se conoce como agenda oculta, o programa del da escondido, que
son temas dedicados o causales y que deliberadamente no se incluyen por escrito en la
agenda, pero si se tratan o se pretende que se traten en la junta.
FORMATO PARA ELABORAR UNA AGENDA U ORDEN DEL DA

IV
PLANEACIN DE LA COORDINACIN
Contenido y forma de la invitacin o citatorio
Despus de concluida la agenda, lo que procede es determinar el contenido y forma del citatorio o
invitacin, y se debe tener en cuenta lo siguiente.
Tipo de junta
Ubicacin de los asistentes o participantes (Dentro del piso, de la ciudad. etc.)
Tiempo disponible de cada uno
Los puntos del contenido segn la junta:
Lugar de la junta: Aqu se debe incluir fechas y las horas
Objetivos; responsabilidades dentro de la junta (exponer, prescindir, decidir, etc.)
Nombre de los asistentes
Informacin de los asistentes; si estn viajando con gastos pagados etc.
Nombre de quien invita
En cuanta a la forma de invitacin o citatorio pueden ser de la siguiente forma.
Por escrito (carta, circular), por telfono (persona a persona, secretaria persona o viceversa),
anuncio impreso (peridico o revista), Anuncio verbal (radio o verbal).
Es muy importante, con respecto a la invitacin o citatorio la presentacin o redaccin,
oportunidad, atencin etctera, con que se muestre o demuestre.
Medidas y recomendaciones para planear.
Lista de asistentes
Cuando se tenga a la lista de personas que deben asistir, lo que procede es llamarles, realizar
invitaciones o redactar citatorios y corroborar que los datos que se tengan sean correctos y
completos.
De la persona invitada o citada
Nombre y apellidos
Profesin
Cargo, puesto empresa.
Direccin
Informacin adicional del invitado
De la persona que invita o cita
Su nombre, nm. Telefnico o nombre de quien pueda proporcionar informacin.
Recomendaciones para controlar invitaciones o citatorios
Si la invitacin o citatorio se hace por telfono, se recomienda que pida a quien tome el recado,
que anote los datos; y luego solicitar que se lea para verificar.
Si el citatorio o convocatoria se hace mediante anuncio impreso, por radio o por televisin, se
recomienda que verifique su publicacin y la exactitud de los nombres.
Si el citatorio o invitacin se hace por escrito, puede seguir un mecanismo de confirmacin de
asistencia de la junta: tarjeta de acuse de recibo, formato impreso con sobre timbrado etc.
Formas de envi del citatorio o invitacin
Es necesario que se verifique cuidadosamente el oportuno envi o la debida anticipacin en la
comunicacin o informacin del citatorio, a fin de que se reciban con marguen de tiempo suficiente.
Algunas opciones que se pueden usar para una recepcin oportuna son: por telgrafo, mensajero
o valija.
V
CORDINACIN DE RECURSOS
Materiales impresos y otros._
Para toda reunin o junta es necesario dar, preparar o distribuir literatura, materiales impresos o
cierta informacin que apoye el contenido del orden del da.
Para eso tienen que estar bien coordinadas las horas y fechas de entrega, tambin tienen que
verificar si no hay errores posibles, verificar su calidad, compaginacin, etctera.
Todo eso lo tienen que hacer los proveedores de materiales impresos.

No importa que tipo de junta sea, no importa si es formal, informal, pequea o grande, es
primordial revisar todo el material escrito que se va a proporcionar en la junta o reunin, as como
revisarlo, corregirlo, y haber fotocopiado varios juegos debidamente encuadernado, empastado,
rotulado y acomodado.
Es importante poner en un tipo plano, el cual deber explicar las entradas, salidas normales y de
emergencia, sanitarios telfonos, cafetera y dems servicios.

Seleccin y capacitacin del personal de apoyo._
Seleccionar y capacitar al personal que tendr que cubrir los siguientes puestos:
Fotgrafos, edecanes, mdicos, enfermeras, nieras, meseros, cantineros, cocineros, mensajeros,
choferes, ayudantes, cargadores asistentes, etctera.
La seleccin debe hacerse con base en conocimientos, habilidades, y actitudes.
Vea siempre que el contrato con el personal de apoyo concluya despus de que termine la junta,
para evitar molestias al final de la junta.
Funcionalidad y presentacin local._
Debe inspeccionar con tiempo el local sede de la junta, y verificar que cuente con los siguientes
servicios:
Limpieza impecable
Paos, manteles, servilletas, franelas, etctera.
Pantallas, cortinas oscuras, contactos, extensiones, equipo audio visual.
Acondicionadores de aire y ventiladores suficientes.
Sistema de sonido, equipo de traduccin simultnea.
Telfonos, sistemas de computacin, telfonos o domicilios de sitios de taxis.
Disponibilidad y cantidad de ceniceros, botes de basura, jarras para agua, vasos, platos,
tazas, hieleras, refrigeradores, hielo, alimentos y otras bebidas.

Confirmacin y recepcin de materiales y recursos._
Se debe de confirmar la asistencia del personal de apoyo, tener remplazos y emergentes previstos.
Cuando reciba alimentos bebidas etc. Verificar calidad, cantidad, y marcas.
Y en cuanto al mobiliario se recomienda contar con una cantidad adicional a la prevista, para cubrir
cualquier tipo de contingencia que se pueda presentar.
VI
"Supervisin y Confirmacin de Personas"

En la 'Inspeccin del personal de apoyo' debe colocar al personal en sus respectivos puestos
(encargados de proyeccin, cafetera, servicios, edecanes, asistentes, traductores, etc). Debe
vigilar que los capitanes con ms experiencia distribuyan y atiendan a los invitados con atencin
esmerada y cuidadosa.
En la 'Confirmacin en junta local', dependiendo del tamao de la junta debe confirmar con 15 o 30
min. deanticipacin, de esta manera se muestra su inters y recuerda el compromiso de asistencia.
En la 'Recepcin y bienvenida de asistentes y participantes en una junta externa' debe cuidar los
detalles de bienvenida y recepcin; destacando a un grupo de empleados en el aeropuerto, hotel,
autos, choferes, etc.
En la recepcin coloque al personal femenino seleccionado, para que salude, registre y los
conduzca a sus lugares a los asistentes, en este momento se entregan los planos de la ciudad,
portafolios, etc.
En los 'Detalles personales e inicio puntual' debe mostrarse de manera apropiada, habiendo
seleccionado su vestimenta con anticipacin, ya que su imagen es viral. Tambin debe mostrarse
puntual, ya que muestra la disciplina y respeto hacia uno y los dems, de lo contrario los puntuales
se sentirn 'castigados' y pensaran que 'premia' a los impuntuales.
VII
FACE INICIAL DE LA JUNTA
Fase inicial de la junta Ruptura de tencion y palabras de bienvenida -No olvide en ningun momento
todos los preparativos, todos los recursos, todo el tiempo y los costos en general, que le significan
la junta; por lo tanto, este muy alerta en su direccion y control. Es posible que le resulte positivo o
constructivo dedicar un tiempo proporcional a romper la tension que suele formarse al inicio de las
juntas: puede iniciar de manera informal comentando algun tema apropiado, alguna anecdota o
chascarrillo. Si ello no le ayuda, inicie su junta en punto y solamente diga: "Seores buenos dias
vamos a iniciar" Agradezca a quienes llegaron puntualmente, delante del grupo. Presentaciones -
Presente al grupo a los integrantes del cuerpo directivo de la junta. Es muy importante que se
mantenga sereno y alerta en el momento de las presentaciones. Medidas y recomendaciones para
conducir -Es vital que se mantenga muy alerta y atento en esos momentos. Es normal y muy
frecuente que en estos primeros minutos los asistentes lo sometan a examen con mayor
detenimiento que al resto de la junta. Comentarios a la agenda -Exponga de manera breve y
general el plan de la junta. Menciones o repita los objetivos metas intermedias, logroa globales o
individuales que se esperan obtener. Reglas, medidas e indicaciones generales -Es conveniente
que dedique a este aspecto unos minutos antes de entrar al desarrollo de la junta, para explicar
detalles y aspectos complementarios pero importantes: medidas de seguridad, localizacion de
servicios, etc.
VIII
FASE DE DESARROLLO DE LA JUNTA
Integracin con el grupo.
Es necesario insistir sobre la necesidad de su integracin con el grupo, procure llevar y mantener
un espritu de buena voluntad, de buena fe ya que ello contribuir a crear y mantener un clima
amistoso y de conformidad que facilitara la generacin e intercambio de ideas. Considere que si
usted ingresa a la junta con sentimientos de sospecha, duda, desconfianza o negatividad, lo ms
seguro es que los encuentre multiplicados.
Debe reforzar su papel de director, conductor o moderados dentro de una junta con una actitud de
firmeza y cordialidad.
Recomendaciones para hablar y callar.
El lenguaje humano ha evolucionado muchsimo, pero tambin se ha complicado. Hoy en da
pocas personas pueden decir que lo conocen y menos aun que lo dominen. En una junta o
reunin, alcanzar el objetivo depende mucho de una buena comunicacin y una buena
comunicacin depende de todos los asistentes.
La madurez emocional e intelectual se manifiesta de manera muy significativa al hablar; entre otras
muchas cosas, es por medio de la conversacin, que las personas inician una corriente de
entendimiento, identificacin y simpata. El autocontrol es producto de una madurez emocional e
intelectual, mediante el cual debemos cuidar mucho lo que decimos, pero tambin lo que dejamos
decir. Recomendaciones que pueden ser de utilidad: hablar despus de pensar; no acapare la
conversacin; tmese su tiempo para hablar; pronuncie en forma correcta; concrete y precise lo
que quiere decir; cuide y seleccione bien sus ejemplos; sonra con frecuencia; formule preguntas;
hgase responsable de lo que dice.
Preparar adecuadamente una exposicin da seguridad en si mismo. Ello es bueno pero cuide de
que no se convierta en otra posibilidad, es decir, controle sus reacciones para evitar entre otras
situaciones, las siguientes: complejos; tonos de voz muy altos o muy bajos; vehemencia
innecesaria; ademanes bruscos; discutir para contradecir; hablar para lucir conocimientos;
sarcasmo o irona.
Respecto al nerviosismo, este puede contrarrestarse en forma gradual. Cada vez que se participa
en una junta o reuni se habla en pblico o ante un grupo, la persona adquiere ms seguridad,
aprender ms, identifica sus fallas, en caso de haberse, pero tambin sus puntos fuertes puede
edificar sobre ellos.
Recuerde que el que calla otorga el silencio, en muchos casos, significa estar de acuerdo o
apoyar algo; si usted no esta de acuerdo DIGALO, si tiene una duda MANIFIESTELA por que estar
callado significa tambin, en otros casos, o que somos tmidos e introvertidos o que no estamos de
acuerdo con lo que dice.

Recomendaciones para escuchar y entender.
Or es una cosa, escuchar es otra; entender lo escuchado, es algo aun ms valioso: actuar de
acuerdo con lo entendido es verdaderamente importante.
Escuchar es un arte que puede llegar a dominarse, pero sobre todo es una necesidad imperiosa
para todo ejecutivo moderno que cuide su carrera gerencial. Existen muchas causas por las que
las personas se nos dificulta escuchar a otras, entre ellas: velocidad entre el pensar y hablar (10 a
1); nerviosismo; distracciones; complejos de inferioridad o superioridad y rivalidad; antipata o
rechazo.
Concntrese en lo que escucha
Compruebe lo que escucho y entendi
Capte las emociones y los sentimientos de quien habla
Procure no or palabras aisladas
Evite moverse demasiado al escuchar
Algunos problemas de comunicacin.
La comunicacin con mucha frecuencia es un intercambio de signos y smbolos verbales y no
verbales que no siempre son descifrados de manera completa. Debe ser un intercambio de
mensajes verbales y no verbales, que al ser descifrados influyan de manera reciproca tanto sobre
el emisor como sobre el receptor.
Hablando se entiende la gente, dice un refrn popular, pero no siempre con solo hablar nos
hacemos entender. Las partes tienen que hablar un lenguaje ms o menos comn, tener la
intencin de comunicarse, querer vencer los obstculos y problemas que se presenten, querer
expresarse y darse a conocer
Percepcin prejuiciada, parcial y variable.
Se habla de percepcin interna y percepcin externa. La primera nos permite entendernos y
conocernos a nosotros mismos, en tanto la segunda nos pone en contacto con el mundo exterior.
Tambin se habla de percepcin de la forma y percepcin de fondo. Otro aspecto del mismo
problema es el nivel de percepcin de cada persona, ya que, segn los especialistas, la percepcin
es una aspecto selectivo, ya que elimina tanto aspectos de forma como de fondo mediante su
accin discriminatoria y filtrante.
La comunicacin y los cinco sentidos.
El mejor mtodo para la comunicacin es aquel que apela a un mayor nmero de sentidos,
principalmente a los que tienen mayor influencia en nuestra consciencia (vista y odo), usados de
manera simultnea. Adquirimos nuestros conocimientos a travs de los sentidos en la proporcin
siguiente: olfato +3%; gusto +3%; tacto +6%; odo +13%; vista +75%.

Escala de retencin.
Se puede decir que una junta es la oportunidad de tener una percepcin ms compleja, cuantitativa
y cualitativamente, y de eliminar barreras y conseguir un mayor efecto en el entendimiento y
asimilacin de los mensajes.
Apoyos audiovisuales.
Es importante y necesario determinar qu apoyos audiovisuales son los mas indicados para
reforzar los mensajes e ilustrar ideas.
Apoyos nicamente audibles: grabaciones, discos, radios, radio (AM y FM)
Apoyos visuales no proyectados: pizarrn comn, rotafolios, fotografas, folletos, libros, etc.
Apoyos visuales proyectados: filminas, pelculas mudas, acetatos, etc.
Apoyos audibles no proyectados: marionetas, maquinas de enseanzas, etc.
Apoyos audibles proyectados: pelculas sonoras, audiovisuales, etc.
Preguntas y respuestas.
En el desarrollo de una junta o reunin las preguntas juegan un papel muy importante que, sin
duda alguna, es determinante para alcanzar los fines previstos. Son los elementos que cierran el
ciclo de la comunicacin; sin ellas no hay comunicacin, solo informacin o transmisin de signos y
smbolos que no siempre son descifrados.
Un buen oyente puede aprovechar la velocidad de pensamiento respecto a la velocidad de hablar
(10 a 1) para formular preguntas y, de esa manera, comunicarse efectivamente.
Objetivo de las preguntas.
Servir como herramienta de retroalimentacin, tanto para los conductores como para los
participantes en una junta o reunin.
Objetivo de las respuestas.
Dar el acuse de recibo a una pregunta y manifestar as el grado y la forma en que captamos el
mensaje de quien pregunta. Con la respuesta se cierra as mismo el circulo de la comunicacin, es
decir, sin respuesta no hay comunicacin: lo que hay es solamente informacin de un lado al otro.
Comportamientos que ayudan y obstaculizan la junta.
Lo que determina que una persona se comporte de determinada forma en una junta son diversas
razones de tipo social, psicolgicas, culturales, nimos, etc. Pero sin duda, en una junta de trabajo,
la direccin en la que determine la base del comportamiento de los asistentes. Responsabilidad de
la direccin es conocer a los asistentes, a fin de poder ayudarlos a que acomoden sus conductas y
reacciones al grupo.
Lenguaje no verbal.
Es un atributo propio de los seres humanos contar con una veracidad de formas para establecer
comunicacin interpersonal. Adems de articular palabras, dialogar y escribir, transmitimos una
gran cantidad de informacin mediante una sonrisa, una mirada, el tono de voz: con frecuencia nos
valemos de las manos, las muecas, el parpadeo y los silencios.
Sin embargo, quiz el principal problema de la comunicacin no verbal radica en el hecho de que
tiende a pasar inadvertida o es descartada por trivial o intrascendente.
Segn algunos estudios recientes, el rostro humano es capaz de producir ms de 250000
expresiones diferentes. El reto, tanto para un directivo de juntas, como para un participante de la
misma, es conocer algunas de sus propias expresiones a fin de controlarlas: conocer adems las
de las personas ms allegadas.
El territorio personal es uno de los elementos ms importantes de la comunicacin no verbal: por lo
tanto es preciso aprender a interpretarlo y a manejarlo muy eficazmente.
Estrategias para la conduccin de juntas.
Como efectuar el diagnostico de un problema en juntas consultivas.
Por el problema se entiende una desviacin de tipo negativo entre lo que pasa y lo que debera
pasar
Un obstculo de fondo, que se presenta algunas veces en este y otros procesos, es que las
personas suelen involucrarse emocionalmente con sus afirmaciones, sean estas suposiciones,
diagnsticos o creencias, lo cual impide que se llegue a un punto de vista en forma gil. Funcin
importante del director de la junta es hacer ver a esta, personas que deben pensar de acuerdo con
los intereses del grupo.
Para tomar decisiones en una junta.
Al tomar decisiones grupales, al principio conviene establecer la forma en que el grupo decidir a
fin de evitar desvos y fricciones. Tambin es necesario identificar las formas inadecuadas e
inmaduras en que muchas veces deciden los grupos por que no generan decisiones firmes y
duraderas.
Clasificacin de siete formas en que los grupos toman decisiones o eliminan opciones. Las tres
primeras son indeseables, porque, aunque son muy usadas, son inmaduras y destructivas; las
cuatro ltimas son las deseables y contractivas.
Decisin por falta de apoyo
Decisin unilateral de autoridad
Decisiones de una minora
Decisiones de la mayora
Decisiones tipo ley parlamentaria
Decisiones por consenso
Decisin por unanimidad
Para negociar un acuerdo.
La mayora de las veces, negociar un acuerdo es un proceso que toma un buen tiempo y consume
recursos, pero sobre todo permite conocer a las personas.
Negociar no es sencillo, porque se requiere, entre otros aspectos positivos, voluntad de las partes,
madurez, habilidades para la comunicacin y mucho autocontrol. La negociacin es un proceso por
el cual dos o ms personas logran, mediante el dialogo, identificar y conciliar diferencias e
intereses comunes y recprocos, para llegar a un acuerdo que las satisfaga.
Para que existe un acuerdo o negociacin, es necesario, primero, que desaparezca el motivo de la
discrepancia, desacuerdo o disputa, y segundo, que las partes queden conformes, satisfechas o, al
menos, de acuerdo.
Para dar a conocer una decisin en juntas informativas.
Primero: exponga, explique, aclare, puntualice y resuma, tanto el contenido de la decisin como las
razones de la misma.
Segundo: despeje dudas, obtenga retroalimentacin en cuanto a grado de entendimiento as como
a grado de aceptacin, indiferencia o discrepancia.
Tercero: tenga en cuenta las razones y motivos de la indiferencia o discrepancia.
Estrategia global para toda la junta.
El rendimiento que un directivo espera de su subordinado, determinar, en buena medida, la forma
en que lo trate, y la forma en que lo trate determinar en el subordinado su formacin y desarrollo,
o por el contrario su deformacin y subdesarrollo.
Muchas veces, no es necesario hablar mucho para transmitir las expectativas a un subordinado o
compaero de trabajo. Recordemos que el lenguaje no verbal es muy poderoso y que en mltiples
ocasiones comunicamos ms cuando pensamos que comunicamos menos. Un trato frio e
indiferente puede ser interpretado por el subalterno como una respuesta a su baja efectividad, y
aun cuando no la tenga puede ir cayendo en ella.pir el contario, un trato efectivo, de participacin,
de delegacin con reto y responsabilidad demuestra al subalterno que se espera mucho de l, que
se le proporciona lo necesario y se le delega rumbo y mando para el logro de grandes metas. En
estas condiciones muchos directivos forman subalternos capaces, confiables, maduros y leales;
subalternos que muy pronto estarn en condiciones de permitir que a sus jefes los destinen a otros
puestos de mayor importancia en el grupo o en la organizacin.

Manejo y control del tiempo.
El tiempo es un recurso escaso, no renovable y pocas veces valorado en toda su magnitud.
Muchos directivos cuidan muy bien sus gestos pero descuidan y malgastan su tiempo, tanto el de
trabajo, como el correspondiente al descanso, a la familia y a la diversin.
Las juntas, por cierto, consumen un tiempo muy importante, pero, en qu proporcin? Vara de
acuerdo con el nivel, mandos medios, gerencia de primero y segundo nivel y direccin general. Las
proporciones o porcentajes van del 60% al 100% del tiempo dedicado a juntas y reuniones.
Apego a la agenda u orden del da.
Existen actividades o trabajos donde es posible, deseable y provechoso seguir un procedimiento
ms o menos rgido. Ya que esa metodologa o mecnica operativa es el producto de la
experiencia de mucha gente, a lo largo de mucho tiempo. Ignorarla implica abrir camino, repetir
errores, seguir el mtodo de ensayo y error, etc., consiguientemente, es mejor caminar sobre un
camino andado.
Por otro lado, hay actividades o trabajos en donde por razones particulares es conveniente no
seguir un procedimiento o, si se conoce, mejorarlo o simplificarlo.
Personal de apoyo durante la junta.
Adems de todos los aspectos anteriores, es necesario que, de acuerdo con el tamao de la junta
y a lo planeado previamente, exista un conjunto de personas ( o una sola) que se ocupe de
aspectos y detalles ya explicados en captulos anteriores, y que entre otros son los siguientes:
Asistentes o secretarios
Auxiliares que transmitan a los participantes
Mensajero
capitanes



IX
FASE DE LA TERMINACION DE LA JUNTA
MECANISMO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

Se revisara el control de acuerdos del secretario, en caso de que yo como lder haya asumido la
responsabilidad, a fin de tenernos a la vista y presentes.
Se prever la implantacin y la ejecucin de mecanismos de control y de seguimiento de los
acuerdos concertados.
Fijar, reafirmar fechas lmite, con el calendario y la agenda en la mano y en presencia de todo el
grupo, reafirmndolos y ratificndolos. Nombrar supervisores que se encarguen del seguimiento,
responsables de la ejecucin. Su objetivo ser asta que se cumpla, acate y se haga lo que se
acord. Las ideas se pondrn en escrito para detallarlas para que puedan llevarse alapractica.
EVALUACON DURANTE LA JUNTA
Se hace un resumen y una evaluacin de lo que se hable en la junta, tendremos como objetivo
leer sus conclusiones y sacar acuerdos que los beneficien.
Para conducir una junta se requiere de ciertos puntos:
Planeacin y organizacin, asistencia y puntualidad, informacin presentada, direccin y
coordinacin, apego a la agenda, inversin de tiempo, resultados, comentarios, ideas ,
sugerencias, etc.
Una ventaja de grabar en un audio es que se tiene el tiempo para analizar detenidamente muchos
detalles cuidadosamente.
En el cierre de la junta se agradece la asistencia, atencin, contribuciones e inters. Se terminara a
tiempo para poder respetar los programas que tengan los asistentes.

X
CONTROLES Y SEGUIMIENTO DE RESOLUCIONES
Al concluir su junta o reunin, usted tiene un arduo trabajo que efectuar. Recuerde que el xito de
muchas juntas se mide por lo que sucede despus de ellas, aun despus del trabajo de
planeacin, organizacin y direccin hayan sido excelentes.
Minutas, informes, memorias y actas
Es recomendable iniciar el mismo da en que termina la junta, la preparacin de minutas, informes,
memorias, reportes o actas, con la prelacin y prioridad que el caso requiera. La relacin de estos
documentos debe estar de acuerdo con el tipo de junta y a su origen y destino, es decir, si usted
los redacta y estructura como director de la junta y a su origen y destino a los participantes, o si lo
hace como participante y los dirige a sus superiores.
Cerciorarse que en estos documentos estn correcta, clara y completamente anotados todos los
datos referentes a la junta y a los participantes tales como:
lugar, hora y fecha de la junta y de los documentos.
Nombre y cargo de los participantes.
Agenda u orden del dia (incluya un acopia de su invitacin o citatorio).
Puntos resolutivos.
Agenda de la siguiente reunin (en caso de haberla).
Puntos pendientes.
Otros aspectos importantes.
Controles de personas
Es de vital importancia que programe puntos de supervisin que le permitan verificar el grado de
avance, de cumplimiento; que le faciliten y le permitan asegurarse que los controles tomados
funcionen y que los acuerdos y decisiones que cumplan.
Asegrese tambin que los encargados del seguimiento de asuntos estn sometidos, a su vez, a
algn mecanismo de control.
Epilogo para reflexin
Dado que la inversin de tiempo que se destina a juntas y reuniones es muy elevada, es preciso
evaluar con objetividad los recursos de las mismas, contar y analizar el nmero total de juntas, de
horas al mes o al ao y sus costos totales.