Preparacin de la pgina

Indice
3 - Preparacin de la pgina..............................................................................................................................1
Numeracin de pginas............................................................................................................................1
Numerar automticamente las pginas de un determinado documento............................................1
Cambiar el formato del nmero de pgina........................................................................................2
Encabezados y pies de pgina..................................................................................................................3
Crear un encabezado o un pie de pgina...........................................................................................3
Borrar un encabezado o un pie..........................................................................................................8
Modificar un encabezado..................................................................................................................8
Documentos a doble cara.........................................................................................................................9
Secciones................................................................................................................................................11
Ejercicios............................................................................................................................................................14
Ejercicio 1..............................................................................................................................................14
Ejercicio 2..............................................................................................................................................14
Ejercicio 3..............................................................................................................................................14
Ejercicio 4..............................................................................................................................................16
Recursos.............................................................................................................................................................17
Preguntas Frecuentes.............................................................................................................................17
Preparacin de la pgina
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3 - Preparacin de la pgina
Una vez realizado el ejercicio 4 (se trata de un documento de mltiples pginas con
diferentes encabezados y/o pies) enviar el archivo al tutor para que pueda revisarlo. Si no
se enva no se podr acceder a la siguiente leccin.
Numeracin de pginas
En muchas ocasiones es preciso, en documentos de varias pginas, establecer una numeracin de las mismas
con el fin de que las revisiones del documento impreso sean ms directas y ordenadas. Para ello, Word
dispone de unas herramientas. Vamos a estudiarlas.
Numerar automticamente las pginas de un determinado documento
Seleccionar la opcin Nmeros de pgina del men Insertar. 1.
Elegir en la lista desplegable Posicin si el nmero aparecer en la parte superior (encabezado), o
inferior (pi de pgina).
2.
En la lista desplegable Alineacin, indicar la posicin del nmero dentro del encabezado o pi de ese
nmero de pgina. Si aparecer a la izquierda, a la derecha, en el centro o en la posicin interior o
exterior. Estos dos ltimos casos se utilizan para la creacin de documentos con pginas paralelas
(tipo libro), es decir, documentos impresos por las dos caras de las hojas, donde, si en las pginas
impares la numeracin aparece alineada a la derecha, en las pares a la izquierda y as
alternativamente. (Pensar en las numeraciones de pgina de una novela, por ejemplo donde la
posicin de los nmeros de pgina se van alternando -izquierda y derecha-).
3.
Opcionalmente desactivar la casilla Nmero en la primera pgina con el fin de que el nmero de
pgina no aparezca en la primera pgina. Por ejemplo, la primera pgina podra estar ejercendo de
portada y por lo tanto no se desea que se numere.
4.
Seleccionar el botn Aceptar para terminar el proceso. 5.
Nota: Cuando se inserta un nmero de pgina mediante esta opcin, realmente se inserta un campo
-mecanismo que se actualiza presentando cierto valor en esa posicin tal como el nmero de pgina, la fecha
actual...- dentro de un encabezado y/o pi y dentro de un Marco.
1
Marco: Contenedor flotante modificable en posicin y tamao mediante sus puntos de pinzamiento
semejante a un cuadro de texto, solo que presenta unas propiedades de formato accesibles desde su men de
contexto y adems puede contener dentro, campos de formulario (los campos de formulario se estuduarn
ms adelante en este curso) campos que los cuadros de texto no pueden contener.
Cambiar el formato del nmero de pgina
El formato del nmero de pgina es configurable, emplearemos el botn Formato del cuadro de dilogo
Nmero de pgina.
Algunas de las opciones ms interesantes son:
Formato de nmero: Podemos elegir el tipo de numeracin, decimal, letras, nmeros romanos, etc.
Iniciar en: Permite iniciar una numeracin por un nmero, el que se indica en el cuadro. Si quisisemos
comenzar a numerar un documento por la pgina 18 bastara con acceder a este cuadro de dilogo e indicar
este nmero en el cuadro Iniciar en.
Cmo numerar las pginas de forma rpida
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Encabezados y pies de pgina
En documentos, no necesariamente largos de varias pginas de extensin, en ocasiones vemos tanto en la
parte superior de cada pgina, como en la parte inferior, contenidos (generalmente de texto) con ttulos,
nmeros de pgina, fechas de edicin, reseas, captulos, direcciones de correo o nmeros de telfono que se
repiten a lo largo de todo el documento generalmente en esas zonas superior e inferior. Pues bien, esos
contenidos son los encabezados y pies de pgina.
Los encabezados y pies de pgina son pequeas "jaulas" que sirven para contener y posteriormente imprimir
un determinado texto (o imagen, o tabla o cualquier contenido) en la parte superior e inferior del papel. Este
encabezado y pie se repetir automticamente en todas las pginas del documento o en parte de ellas (seccin)
mientras no se especifique lo contrario.
Un encabezado aparece en la zona reservada al margen superior y un pie en la zona correspondiente al margen
inferior.
Nota: La distancia desde el borde superior del papel hasta el borde superior de la zona de encabezado, y
desde la parte inferior de la zona de pi hasta el borde inferior de la pgina, se especifican respectivamente
desde el panel de Configurar pgina solapa Mrgenes:
Crear un encabezado o un pie de pgina
Tomar la opcin Encabezado y pie de pgina del men de Ver. Al activar esta opcin Word
presentar un recuadro punteado con el objeto de que escribamos o insertemos una imagen, por
ejemplo, dentro del encabezado. Adems se despliega la barra de herramientas (que suele estar
flotante) especfica de Encabezados y pies. El aspecto de la pantalla es el siguiente:
1.
Preparacin de la pgina
3
Para generar un encabezado escribir en el cuadro de Encabezado el texto que queramos que se repita.
Al texto se le pueden aplicar todas las opciones de formato disponibles en Word .
2.
Para hacer el pie nos desplazamos al mismo con la opcin (Cambiar entre encabezado y pie) y
escribimos el texto que queramos que se repita como pie dentro del rectngulo punteado.
3.
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4
Nota: Observar como cuando nos encontramos posicionados en el encabezado o en el pi de pgina, ya
vienen definidos unos tabuladores de tipo centrado (en el centro de la anchura de la pgina ms o menos) y
otro de tipo derecha en la zona prxima al margen derecho. Esto nos permite colocar texto tanto en el
encabezado (zona izquierda) texto en el encabezado (zona centro) como en la zona derecha. Por supuesto
saltamos entre ellos mediante la tecla de tabulacin. Veamos un ejemplo:
En este caso se han utilizado diferentes tamaos de fuente y adems se ha colocado un borde inferior (Bordes
y sombreados).
Finalmente seleccionar el botn Cerrar de la barra de herramientas de Encabezado y pie de pgina.
En los encabezados o pies es comn insertar la fecha, hora o el nmero de pgina actual, estas
opciones son accesibles a travs de la barra de herramientas de Encabezado.
4.
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5
Inserta en el punto en donde se encuentre el cursor el nmero de pgina actual.
Inserta en el punto en donde se encuentre el cursor el nmero total de pginas del documento.
Permite configurar el formato del nmero de pgina.
Inserta la fecha actual (tomada del reloj de Windows).
Inserta la hora actual (tomada del reloj de Windows).
Word ofrece la posibilidad de establecer encabezados y pies de pgina distintos para pginas pares e
impares, tambin permite que el encabezado y pie de la primera pgina sea distinto al resto. Con estas
dos opciones activadas tendramos:
Encabezado y pie distinto a los dems en la primera pgina.
Encabezado y pie para las pginas pares.
Encabezado y pie para las pginas impares.
Estas posibilidades se activan desde la solapa Diseo del cuadro de dilogo de Configurar pgina al
cual se accede desde la opcin Configurar pgina del men Archivo o pulsando el botn para
Configurar pgina de la barra de herramientas de Encabezado y pie.
Activar el cuadro de dilogo Configurar pgina. 5.
Pulsar en la solapa Diseo 6.
Activar o desactivar las opciones Pares e impares diferentes o Primera pgina diferente. 7.
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6
Si alguna de estas opciones est activada, para desplazarnos por los encabezados y pies emplearemos los
siguientes botones de la barra de herramientas de Encabezado y pie de pgina.
Anterior y siguiente. Si nos encontramos en un encabezado al pulsar el botn anterior o siguiente
recorremos los posible encabezados. Si por ejemplo tenemos activas las dos opciones anteriores, y nos
encontramos en el Encabezado de primera pgina, al pulsar siguiente iramos al Encabezado de pgina impar,
al pulsar de nuevo Siguiente al Encabezado de pgina par. Con la opcin Anterior recorreramos el
Encabezado de pgina impar y de primera pgina. Si nos encontramos en un pie con estos botones podemos
recorrer todos los pies del documento.
Mediante este botn pasamos del encabezado al pie o del pie al encabezado de la zona del documento en
donde nos encontremos.
Recordemos: Las distancia entre el borde superior de la pgina y el encabezado, as como la distancia entre
el borde inferior de la pgina y el pie, se definen desde la solapa Diseo del cuadro de dilogo de
Configurar pgina (Desde el borde). Por limitaciones de la impresora, para que aparezcan los encabezados
y pies, estos valores tienen que tener un valor mnimo que depende de la impresora que se tenga configurada
en Windows.
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Borrar un encabezado o un pie
Tomar la opcin Encabezado y pie de pgina del men de Ver. 1.
Elegir mediante los botones de desplazamiento entre encabezados y pies el que queremos borrar. 2.
Borrar el encabezado o pie elegido seleccionndolo y pulsando la tecla SUPR 3.
Salir con la opcin Cerrar de la barra de herramientas de Encabezados y pies 4.
Modificar un encabezado
Tomar la opcin Encabezado y pie de pgina del men de Ver. 1.
Elegir mediante los botones de desplazamiento entre encabezados y pies el que queremos modificar. 2.
Modificar el encabezado o pie con las opciones de edicin de Word 3.
Salir con la opcin Cerrar de la barra de herramientas de Encabezados y pies. 4.
Nota: Como anticipo, comentar que si en un encabezado o un pie se inserta una tabla, una imagen o
cualquier otro contenido vlido Word, se comportar de igual forma que los textos, es decir, se repetir en
todas las pginas correspondientes del documento.
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Informacin interesante: Es posible crear documentos en los que los contenidos de los encabezados y de
los pies sean diferentes o varen de unas pginas a otras sin tener necesariamente la disposicin de un
encabezado y/o pie para las pginas pares y otro para las impares. Cuando por ejemplo, una pgina tenga un
encabezado (o no lo tenga), y las tres siguientes pginas (dentro del mismo documento) tengan otro
encabezado diferente, y as sucesivamente de forma "caprichosa", deberemos dividir el documento en
secciones a medida que lo vayamos creando, insertando un salto de seccin y pgina siguiente cuando la
siguiente pgina a la que deseemos saltar vaya a tener diferente encabezado y/o pie que la anterior (tambin
para los casos en lo que cambia es la orientacin de la hoja). Solo teniendo diferentes secciones, ser posible
desplazarse utilizando la barra de herramientas de Encabezado del encabezado de una seccin a otra
mediante . An as, antes de introducir en el encabezado y/o pie de cada seccin su contenido, habr
que ir desactivando una propiedad que tienen los encabezados inicialmente por defecto que es la de "igual
que el anterior". Es decir, aunque se haya seccionado el documento, al introducir un contenido en un
encabezado de una seccin, se trasvasara al de las secciones limtrofes (antes de, y despus de). Para evitar
eso, se desactiva esta propiedad (habr que soltar el botn) de igual que el anterior desde el quinto botn por
la derecha de la barra de herramientas de encabezados (vara segn versiones el
rtulo de ayuda que se presenta al sobrevolar ste botn, pero la esencia es la misma).
Solo as se podrn introducir contenidos diferentes sin peligro a que se "trasvasen" a las zonas de
encabezados de las secciones "vecinas". El proceso puede ser complejo, si no se lleva a cabo ordenadamente.
Por lo tanto y para resumir en pasos un procedimiento para realizar documentos en los que la orientacin de
la pgina cambie y se tengan diferentes encabezados y/o pies deberemos:
1.- Ir escribiendo el documento y saltar entre pginas, o bien tan solo de pgina o de seccin y de pgina si va
a cambiar en la siguiente el contenido del encabezado, pie u orientacin de la hoja (ver las secciones
reflejadas en la lnea de estado).
2.- Entrar en encabezados y pies y una vez en la zona de encabezado, ir recorriendo (con ) y
desactivando la propiedad de igual que el anterior en aquellos encabezados para los que se deseen contenidos
diferentes. Lo mismo para los pies.
3.- Garantizado el "no trasvase" de contenidos entre encabezados y pies, insertar en cada uno el contenido de
texto, imgenes, fechas, nmeros de pgina... que se desee para el documento.
Encabezados y pis de pgina
Documentos a doble cara
Un documento a doble cara est pensado para imprimirlo por los dos lados de la hoja de papel, tipo libro. Para
crear un documento a doble cara actuaremos como sigue:
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Configurar la pgina activando la opcin de Mrgenes simtricos de la solapa de Mrgenes del
men Archivo/Configurar pgina. Establecer los mrgenes interior, exterior, superior e inferior.
1.
Comprobar el tamao y orientacin del papel. 2.
Si se desea que en las pginas pares el encabezado y el pie sea diferente del de las impares activar la
opcin en la solapa Diseo.
3.
Si en la primera pgina se quiere un encabezado y pie diferente al resto, o bien no queremos
encabezado y pie en la primera pgina, activar la opcin Primera pgina diferente de la solapa
Diseo de Configurar pgina.
4.
Si la numeracin la realizamos desde el men Insertar/Nmeros de pgina, elegir la opcin exterior,
interior o centro, nunca izquierda o derecha.
5.
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En el caso de crear la numeracin manualmente insertando el campo de nmero de pgina desde
encabezados y pies, situarlos de tal modo que al imprimirlos queden bien, por ejemplo: en la pgina
par a la izquierda y en la impar a la derecha.
6.
Al imprimir el documento, en primer lugar imprimiremos la pginas impares (se imprimen la primera,
la tercera, la quinta...) y despus dando cuidadosamente la vuelta a las hojas impares impresas y
colocndolas de nuevo en la bandeja de la impresora (cuidado con las posiciones), dar la orden desde
el panel de imprimir de imprimir las pginas pares. Esto se consigue activando la opcin Pginas
impares o Pginas pares de la lista desplegable Imprimir slo del cuadro de dilogo de Imprimir.
Archivo/Imprimir.
7.
Configuracin de un documento a doble cara
Secciones
Cuando trabajamos con Word, en la lnea de estado, en la parte inferior izquierda de nuestra pantalla, aparece
un indicador del nmero de pgina, pero tambin del nmero de seccin, dentro de nuestro documento, en la
que nos encontramos situados con el cursor. Inicialmente nos encontramos en la seccin 1 (Sec. 1).
Las secciones son utilizadas por Word para diferenciar o separar ciertas partes del documento donde se
gestionan propiedade diferentes en lo relativo a tamaos de hoja, orientaciones de hoja, diferentes contenidos
de encabezado y/o pi de pgina, diferentes columnaciones de texto dentro del documento o dentro de una
pgina...
Por ejemplo, en un documento de varias pginas, ya hemos estudiado como podramos tener diferentes
encabezados y/o pies para las pginas impares y las pginas pares, pero Y si necesitsemos confeccionar, por
ejemplo una memoria informativa de un departamento o de una empresa de acuerdo al siguiente reparto de
pginas?:
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Tendramos que resolverlo insertando saltos de seccin entre cada pgina en donde cambie el encabezado y/o
el pi.
Solamente la insercin de saltos de seccin entre la pgina 1 y la 2 y entre la 2 y la 3 consiguiendo 3 secciones
en nuestro documento, posibilitarn el poder tener diferentes encabezados y pies de pgina y diferentes
orientaciones de hoja.
Como en este caso coinciden los saltos de pgina con los de seccin, deberemos, en el momento de insertar un
salto de pgina, por ejemplo mediante Ctrl + Intro, insertar tambin "a la vez" un salto de seccin.
Estas dos acciones se consiguen acudiendo al Men de Insertar - Salto de Seccin y pgina siguiente (salto de
seccin + salto de pgina).
Nota: La forma y distribucin del panel de Insertar - Salto puede cambiar de una versin a otra de Word,
pero bsicamente, las opciones ofrecidas son las mismas. La esencia no cambia.
Esto consigue pasar con el cursor a la siguiente pgina, es decir, inserta un salto de pgina manual, pero a su
vez inserta un salto de seccin, con lo que si nos encontramos en la parte inferior de la pgina 1 seccin 1,
pasaremos a la pgina 2 seccin 2.
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Cuando en un documento se introduce este tipo de salto, visualizando los cdigos (mediante el botn ), se
visualiza al final de la pgina anterior (donde se introdujo el salto) el siguiente cdigo:
Esto nos permitir, por ejemplo en cuanto a encabezados y pies, poder movernos dentro de las zonas de
encabezado y pie a los encabezados de las siguientes o anteriores secciones (mediante estos botones de la
barra de herramientas de encabezados y pies ) para colocar diferentes contenidos "a nuestro antojo".
Como ya hemos visto, antes de introducir un contenido en un encabezado o pi con diferentes secciones
deberemos estar pendientes de desactivar o no la propiedad de igual que el anterior, porque si no, lo que
escribamos en un encabezado, aunque sea de una seccin diferente, se nos trasvasara a los encabezados de las
secciones vecinas.
Aviso Importante: Si en alguna pantalla o panel de los vdeos mostrados a continuacin en este curso se
aprecia cierta diferencia respecto a las pantallas de nuestro programa, no prestarlas atencin. Carece de
importancia. La esencia y los conceptos a estudiar son los mismos. Se debe a que los vdeos pudieran haber
sido grabados con alguna versin posterior de Word.
Documentos con encabezados y/o pies diferentes (vdeo largo)
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Ejercicios
Ejercicio 1
Realizar un documento que contenga 14 pginas. A.
Establecer la numeracin de pginas simtricas. B.
En configurar pgina, cambiar encabezados diferentes para pares e impares. C.
Poner el siguiente encabezado en pginas impares: "Curso de MS Word" D.
Poner el siguiente encabezado en pginas pares: "Trabajo de presentacin" E.
Archivarlo con el nombre ejercicio 1 leccion 3a en el directorio (o carpeta) Curso de Word del disco
duro.
F.
Ejercicio 2
Crear el siguiente encabezado y pie, guardar el documento en el directorio Curso de Word con el nombre
ejercicio 2 leccion 3a.
AYUDA: La fuente es Arial Black tamao 10. Tiene bordes y sombreados y nos hemos apoyado en los
tabuladores que vienen en los encabezados.
Ejercicio 3
Crear el siguiente formato de encabezados y pies para la impresin de un documento a doble cara. Guardar el
archivo con el nombre de ejercicio 3 leccion 3a en el directorio Curso de Word.
El aspecto con un zoom de 2 pginas ser como el siguiente:
14
Detalle de los encabezados:
Detalle de los pis:
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Ejercicio 4
Realizar el siguiente documento multipgina (con una redaccin de contenidos de texto libre) utilizando las
tcnicas aprendidas de utilizacin de saltos de seccin, encabezados y pies diferentes. Guardarlo con el
nombre de documento ejercicio 4 leccion 3a.
Se trata de una carta comercial (primera pgina) en la que se comunica a un cliente en 2 hojas anexas y con
orientacin apaisada (horizontal) las nuevas tarifas aplicables durante el mes de agosto (de libre diseo para el
alumno). En las dos hojas finales del documento y en orientacin vertical, los apoyos publicitarios as como
las condiciones de pago para los artculos en dicho mes.
El planteamiento ser de la siguiente forma:
AYUDA: Habr que definir secciones en el documento, saltando segn proceda de pgina o bien de seccin y
de pgina en aquellas que cambien la orientacin el encabezado y/o el pie de pgina.
Solucin Ejercicio 4
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Recursos
Preguntas Frecuentes
Qu diferencia hay entre numerar las pginas en el pie de pgina o hacerlo fuera del pi?
Insertar nmero de pgina (del menu inisertar) frente a insertar el nmero de pgina cuando estamos
en el pi decir que produce un resultado similar pero con matices:
Ambos crean el campo de nmero de pgina en el encabezado o normalmente en el pi de pgina. Lo
que ocurre es que si insertas el campo de numeracin desde el propio pi de pgina -desde el botn de
la barra de herramientas que tiene la almohadilla #-, lo alinears izquierda, centrado o derecha (o bajo
un tabulador) y especificando en configurar pgina solapa Diseo (arriba a la derecha) encabezados y
pies diferentes para las pginas pares e impares.
Sin embargo, si lo haces desde insertar nmero de pgina, te crea un pi y en el pi un MARCO y
dentro de l el campo e nmero de pgina. Un marco es como un cuadro de texto pero que permite
meter en l campos. Los cuadros de texto no. Mediante el men de contexto de un marco podemos
especificar, por ejemplo y entre otras cosas, su ubicacin dando la distancia desde el borde del papel
-esto lo vers al final de este curso en los formularios-.
Si la numeracin de pgina se hace en un encabezado o pi se repitir para todas las pginas del
documento -mientras no digamos lo contrario-. Mientras que si la insertas en medio de una pgina, te
saldr la numeracin ah, pero solo en esa pgina.
1.
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