GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

SECRETARIA DE ESTADO DE EDUCAO

CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAO
COMISSO DE LEGISLAO E NORMAS
DELIBERAO CEE N 239 / 99
Regulamenta o arquivamento de documentos
escolares em instituies de educao bsica
do Sistema Estadual.
O CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAO DO RIO DE JANEIRO, no
uso de suas atribuies, e considerando a necessidade de regulamentar o
arquivamento de documentos escolares, adequando-o ao atual estgio de
desenvolvimento tecnolgico na rea do processamento e do armazenamento de
informaes,
DELIBERA:
Art. 1 - Arquivo escolar o conjunto, rigorosamente organizado, de
documentos e informaes que comprovem, inequivocamente, a identidade e os fatos
relativos escolaridade de cada aluno e do conjunto de alunos da instituio escolar e
evidenciem, ao mesmo tempo, os aspectos de organizao e ao da escola
referentes ao processo de educao e ensino vivenciado pelos alunos, ao longo de
todo o perodo de funcionamento da instituio.
Art. 2 - O arquivo escolar, que deve estar - permanentemente - em condies
de fcil acesso e pronta consulta pela prpria administrao da instituio e pelos
agentes de inspeo do Poder Pblico, observa as seguintes formas de organizao:
I. Arquivo de Movimento, ou ARQUIVO VIVO, de utilizao corrente e passvel
de assentamentos, referente aos alunos com escolarizao em processo na
instituio;
II. Arquivo Permanente, ou ARQUIVO MORTO, insuscetvel de escriturao e
referente aos alunos que concluram curso e aos alunos que no chegaram a
concluir curso na prpria instituio, tendo estes ltimos sido transferidos ou
no.
Art. 3 - Nas instituies de ensino do sistema estadual, o arquivamento de
documentos referentes vida escolar de alunos deve ser feito mediante uma das
seguintes modalidades, a critrio do mantenedor:
I. arquivamento do prprio documento, sendo no original se emitido pela
instituio e, sob a forma de cpia conferida pela instituio receptora, se
emitido por terceiros;
II. arquivamento em disquete, CD-ROM ou outra forma obtida por meio
eletrnico, segundo norma especfica deste Conselho.
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Pargrafo nico - Cessadas as atividades da instituio de ensino, todos os
seus arquivos sero arrolados pela mesma e, em seguida, conferidos e recolhidos ao
rgo regional da Secretaria de Estado de Educao, por Comisso Especial para tal
designada, passando a constituir acervo desta Secretaria, para fins de autenticao de
documentos emitidos pela instituio extinta, ou de emisso de vias autenticadas ou de
certides, sempre que solicitadas pelos interessados, na forma definida pelo rgo.
Art. 4 - Compem o arquivo escolar, como dados referentes ao aluno:
I. registro da matrcula do aluno, no estabelecimento escolar, incluindo
identificao e qualificao do requerente, bem como o nome completo,
filiao, nacionalidade, data e local de nascimento do matriculando;
II. comprovante da escolaridade anterior - excetuado o referente Educao
Infantil - ou, sendo o caso de que trata a Lei Federal n 9.394/96, registro
pormenorizado do procedimento de classificao ou de reclassificao;
III. registro dos resultados obtidos pelo aluno ao longo e ao final de cada perodo
letivo cursado, em cada componente curricular, consignando a aprovao ou
a reprovao e o percentual total de freqncia apurado na forma da lei.
Art. 5 - Compem o arquivo escolar, como dados referentes instituio:
I. Ato constitutivo da entidade mantenedora, bem como seus eventuais atos de
alterao, todos devidamente registrados;
II. Atos regedores do funcionamento da instituio mantida, emitidos pelo Poder
Pblico, alm do Regimento e seus eventuais Adendos, devidamente
registrados;
III. Proposta Pedaggica ou conjunto de propostas pedaggicas contemplando a
carga horria de cada componente curricular e o nmero de dias letivos por
ano, considerado o efetivo trabalho escolar, na forma da legislao;
IV. ementa do trabalho efetivamente desenvolvido por componente curricular,
por perodo ou ano letivo;
V. registro da identificao e da habilitao do docente responsvel por cada
componente curricular;
VI. registro dos certificados de concluso ou diplomas expedidos pela
instituio, constando de nvel de ensino, nome completo do aluno, filiao,
data de nascimento, ano de concluso, nmero de controle interno de
emisso do documento, data da expedio, nome completo e assinatura do
diretor.
1 - O registro a que se refere o inciso VI deste artigo feito em LIVRO DE
REGISTRO DE CERTIFICADOS E DIPLOMAS, pela prpria instituio.
2 - Assegurados o registro da freqncia e do aproveitamento do aluno, na
forma desta Deliberao, e a permanente disponibilizao desses dados para a famlia
do aluno, fica a critrio da instituio escolar a utilizao, ou no, de dirio de classe
que, se adotado, constitui mera fonte de referncia interna, descartvel sem quaisquer
formalidades, no integrante do arquivo escolar.
3 - Na forma da legislao e mediante requerimento do aluno, ex-aluno ou
pessoa legalmente credenciada para tanto, a instituio escolar fornecer cpias de
certificado de concluso, diploma e de histrico escolar ou outros registros constantes
da pasta individual do aluno na forma definida no Regimento.
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Art. 6 - A transferncia do acervo documental de escolas extintas do sistema
estadual poder ser feita, do Estado para qualquer Municpio, uma vez que este ltimo,
constituindo sistema de ensino prprio, nos termos da lei, solicite Secretaria de
Estado de Educao/RJ a guarda de tal documentao e assuma as obrigaes de
que trata o art. 3, Pargrafo nico, desta Deliberao.
Art. 7 - Esta Deliberao entra em vigor na data de sua publicao, revogadas
as disposies em contrrio.
CONCLUSO DA COMISSO
A Comisso de Legislao e Normas acompanha o voto do Relator.
Rio de Janeiro, 06 de abril de 1999.
Ronaldo Pimenta de Carvalho - Presidente
Marcos Souza da Costa Franco - Relator
Celso Niskier - ad hoc
Eber Mancen Guedes
Francisca Jeanice Moreira Pretzel
Paulo Kobler Pinto Lopes Sampaio
CONCLUSO DO PLENRIO
A presente Deliberao foi aprovada por unanimidade.
SALA DAS SESSES, no Rio de Janeiro, em 04 de maio de 1999.
Dependendo de publicao em Dirio Oficial do Estado do Rio de Janeiro.
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