SEACE - REGISTRO DE RDENES DE COMPRA U RDENES DE SERVICIO
MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE RDENES DE COMPRA U RDENES DE SERVICIO
Versin 1.3
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PRODUCTO: MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE RDENES DE COMPRA U RDENES DE SERVICIO MBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO
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CONTENIDO
CONTENIDO ................................................................................................................................. 2 Ilustraciones ................................................................................................................................ 2 1. CONSIDERACIONES GENERALES ...................................................................................... 4 1.1. Obligatoriedad ............................................................................................................. 4 1.2. Procedimientos ............................................................................................................ 4 1.3. Perfiles de usuario ....................................................................................................... 4 2. INGRESO AL SEACE.............................................................................................................. 5 3. ADMINISTRACIN DE UNIDADES INFORMANTES DE LA ENTIDAD ............................... 7 3.1. Registro de Unidad Informante. .................................................................................. 8 3.2. Bsqueda de Unidades Informantes. .......................................................................... 9 3.3. Edicin de Unidades Informantes. ............................................................................ 10 4. ADMINISTRACIN DE UNIDADES ORGNICAS DE LA ENTIDAD .................................. 11 4.1. Registro de Unidad Orgnica. ................................................................................... 11 4.2. Bsqueda de Unidades Orgnicas............................................................................ 12 4.3. Edicin de Unidades Orgnicas. ............................................................................... 12 5. REGISTRO INDIVIDUAL DE RDENES DE COMPRA U RDENES DE SERVICIO ........ 13 5.1. Registro de Datos de la Entidad ............................................................................. 15 5.2. Registro de Disponibilidad de Recursos ................................................................. 16 5.3. Registro de Datos de la Orden de Compra u Orden de Servicio ........................... 16 5.4. Registro de Datos de la Contratacin ..................................................................... 17 5.5. Registro de Datos del Contratista ........................................................................... 19 6. BSQUEDA DE RDENES DE COMPRA Y SERVICIO ..................................................... 21 7. REGISTRO DE CARGA MASIVA DE RDENES DE COMPRA Y SERVICIO ................... 23 8. BSQUEDA DE CARGAS MASIVAS DE RDENES DE COMPRA O SERVICIO ............ 24 ANEXO: TUTORIAL DE DESCARGA DEL INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE RDENES DE COMPRA Y RDENES DE SERVICIO ...... 28
Ilustraciones
Fig.- 1 Portal del SEACE .................................................................................................................. 5 Fig.- 2 Men de Acceso al SEACE .................................................................................................. 6 Fig.- 3 Ingreso al SEACE ................................................................................................................. 6 Fig.- 4 Trminos y condiciones de uso deI SEACE ......................................................................... 7 Fig.- 5 Opciones pantalla inicial ....................................................................................................... 7 Fig.- 6 Seleccin de sub opcin Administrar Unidad Informante"................................................... 8 Fig.- 7 Botn Registrar unidad informante ....................................................................................... 9 Fig.- 8 Seleccin de botn Guardar unidad informante ................................................................... 9 Fig.- 9 Opciones de bsqueda de Unidades Informantes .............................................................. 10 Fig.- 10 Edicin de unidad informante ........................................................................................... 10 Fig.- 11 Seleccin de sub opcin Administrar Unidad Orgnica. ................................................ 11 Fig.- 12 Botn Registrar unidad orgnica ...................................................................................... 11 Fig.- 13 Seleccin de botn Guardar unidad orgnica .................................................................. 12 Fig.- 14 Opciones de bsqueda de Unidades Orgnicas .............................................................. 12 Fig.- 15 Edicin de unidad orgnica ............................................................................................... 13 Fig.- 16 Registro de rdenes de Compra u rdenes de Servicio ................................................. 13 Fig.- 17 Formulario de registro de orden de compra u orden de servicio ...................................... 14 Fig.- 18 Lista despegable de unidad organizacional que solicita la contratacin .......................... 15 Fig.- 19 Agregar Entidad en la seccin de Datos de la Entidad .................................................... 15 Fig.- 20 Agregar otra Entidad en la seccin de Datos de la Entidad ............................................. 15
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Fig.- 21 Eliminar Entidad de la seccin de Datos de la Entidad .................................................... 16 Fig.- 22 Lista desplegable de la unidad informante ....................................................................... 16 Fig.- 23 Disponibilidad de Recursos .............................................................................................. 16 Fig.- 24 Datos de la Orden de Compra u Orden de Servicio. ........................................................ 17 Fig.- 25 Datos de la Contratacin................................................................................................... 17 Fig.- 26 Datos del Contratista ......................................................................................................... 19 Fig.- 27 Formulario de Registro de Orden de Compra o Servicio .................................................. 20 Fig.- 28 Mensaje de aviso al GUARDAR ....................................................................................... 20 Fig.- 29 Mensaje de registro exitoso .............................................................................................. 21 Fig.- 30 Seleccin de Consola dentro de la sub opcin Registro Individual. ............................ 21 Fig.- 31 Bsqueda de rdenes de compra u rdenes de servicio ................................................. 21 Fig.- 32 Visualizacin de la informacin de una orden de compra u orden de servicio................. 22 Fig.- 33 Seleccin de Registro dentro de la sub opcin Carga Masiva. ...................................... 23 Fig.- 34 Importacin de archivo para registro masivo de rdenes de Compra u rdenes de Servicio ........................................................................................................................................... 23 Fig.- 35 Importar archivo para registro masivo de contrataciones ................................................. 24 Fig.- 36 Seleccin de Consola dentro de la sub opcin Carga Masiva. ...................................... 24 Fig.- 37 Consola de Carga Masiva de Contrataciones .................................................................. 25 Fig.- 38 Resultado de una Bsqueda en la Consola de Carga Masiva de Contrataciones ........... 25 Fig.- 39 Visualizacin del detalle de las rdenes de compra o servicio cuya importacin se solicit dentro del archivo de carga masiva ............................................................................................... 26 Fig.- 40 Visualizacin de la informacin de una orden de compra u orden de servicio cuya importacin se solicit dentro del archivo de carga masiva ........................................................... 27 Fig.- 41 Portal del SEACE .............................................................................................................. 28
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1. CONSIDERACIONES GENERALES
Todas las Entidades comprendidas en la Ley de Contrataciones del Estado estn en la obligacin de registrar la informacin relacionada con sus contrataciones en el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado - SEACE.
Para registrar las referidas contrataciones indicadas previamente, se considera lo siguiente:
1.1. Obligatoriedad De acuerdo a la modificacin de la Directiva N 007-2012-OSCE/CD Disposiciones aplicables al registro de informacin en el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado (SEACE), las Entidades estn obligadas a registrar y publicar TODAS las rdenes de compra y rdenes EMITIDAS durante el mes, inclusive aquellas que fueron anuladas, debiendo respetar el nmero correlativo establecido por cada entidad
1.2. Procedimientos Durante el registro de la informacin de las referidas contrataciones, los usuarios autorizados por las Entidades debern observar lo establecido en el artculo 68 de la Ley de Contrataciones del Estado, as como los artculos 286 al 289 del Reglamento de la Ley de Contrataciones, la Directiva N 007-2012-OSCE/CD, el Manual de Usuario para el Registro de rdenes de Compra u rdenes de Servicio y/o el Instructivo para el manejo del formato excel de carga masiva de rdenes de compra y rdenes de servicio publicado en el Portal del SEACE.
Con el objeto de dar a conocer los pasos a seguir para registrar una orden de compra o servicio en el SEACE, se encuentra publicado en el Portal del SEACE en la seccin de Documentos y Publicaciones, el documento Manual de Usuario para el Registro de rdenes de Compra u rdenes de Servicio.
1.3. Perfiles de usuario A travs de la Sub Direccin de Plataforma de la Direccin del SEACE, se otorgar el perfil para el registro de estas contrataciones a los usuarios que fueron autorizados por las Entidades; y, en el caso de aquellas que todava no lo hayan solicitado se asignar este perfil a los funcionarios - usuarios activos que a la fecha cuentan con el perfil de Operador de Procesos de Seleccin, quienes se encuentran habilitados para registrar la informacin de estas contrataciones.
El OSCE otorgar perfiles tipo administrador y operador del registro de las referidas contrataciones, a aquellos usuarios para los cuales las Entidades solicitaron que se les Ubicar la opcin Documentos y Publicaciones y seleccionarla.
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habilite dicho acceso. En el caso de aquellas Entidades que no han solicitado al OSCE este acceso, se asignarn los perfiles tipo administrador y operador funcionarios - usuarios activos que a la fecha cuentan con el perfil de Operador de Procesos de Seleccin, los cuales podrn ingresar utilizando su Certificado SEACE (usuario y contrasea).
Puede descargar informacin de los usuarios y perfiles en la siguiente direccin: www.seace.gob.pe - documentos y publicaciones 2. INGRESO AL SEACE
Para realizar el registro de rdenes de compra u rdenes de servicio, Ud. debe ingresar al Portal del SEACE (http://www.seace.gob.pe/) y luego a la opcin Acceso Usuarios Registrados, tal como se muestra en la siguiente figura:
Fig.- 1 Portal del SEACE Nota:
Se mostrar la siguiente pantalla, en la cual deber seleccionar la opcin Acceso al Registro de rdenes de Compra u rdenes de Servicio (Incluye los literales i, s, t del artculo 3.3 de la LCE) ( Paso 1 ) y seleccionar el botn Aceptar: ( Paso 2 ).
Para hacer uso del Mdulo puede utilizar los siguientes navegadores: Google Chrome, Safari, Mozilla Firefox o Internet Explorer.
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Fig.- 2 Men de Acceso al SEACE
A continuacin, el sistema le solicitar que ingrese su Certificado SEACE (usuario y contrasea), segn se muestra en la siguiente figura:
Fig.- 3 Ingreso al SEACE
Ingrese su Certificado SEACE y seleccione el botn Iniciar Sesin, el sistema mostrar una pantalla de Trminos y condiciones de uso del SEACE, el cual de estar de acuerdo seleccione el botn Acepto.
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Fig.- 4 Trminos y condiciones de uso deI SEACE
Luego el sistema muestra la ventana principal que pone a su disposicin las opciones que se le habilitaron segn su perfil de usuario. Ver Condiciones Generales punto 3.3
Fig.- 5 Opciones pantalla inicial 3. ADMINISTRACIN DE UNIDADES INFORMANTES DE LA ENTIDAD
Esta sub opcin "Administrar unidad informante" permite registrar y/o editar las unidades informante de la entidad a efectos que cuando se registre una orden de compra o servicio se pueda asociar a la unidad informante que pertenece a la entidad.
NOTA:
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Para realizar la administracin de unidades informantes de la Entidad, debe seleccionar la opcin Organizacin de Entidad, y luego seleccionar la sub opcin Administrar Unidad Informante tal como se muestra en la figura siguiente:
Fig.- 6 Seleccin de sub opcin Administrar Unidad Informante"
Luego de acceder a la sub opcin Administrar Unidad Informante Ud. puede realizar las siguientes acciones:
Registro de Unidad Informante. Bsqueda de Unidad Informante. Edicin de Unidad Informante.
Las acciones que se pueden realizar a partir del ingreso a la sub opcin Administrar Unidad informante se explican a continuacin
3.1. Registro de Unidad Informante. Permite registrar nuevas unidades informantes.
Para realizar esta accin, seleccionar el botn Registrar Unidad Informante desde la consola Administrar Unidad Informante, tal como se muestra a continuacin:
Las unidades Informantes son aquellos rganos descentralizados encargados de las contrataciones que tiene una entidad pblica.
Para aquellas entidades que tienen un solo OEC debern consignar nicamente el nombre de la entidad. Por ejemplo: Municipalidad de San Isidro, OSCE, etc.
Para aquellas entidades que tienen varias OEC, debern: Verificar que tienen autorizacin para generar nmeros de orden en forma correlativa e independiente, por lo que el nmero de la orden de uno podra repetirse en otra dentro de una entidad pblica. Es posible que cada uno tengan un cdigo SIAF independiente del cdigo de la Entidad Pblica. Registrar por nica vez el nombre de cada una de ellas en el Mdulo. Por ejemplo: SUNAT, tiene las siguientes OEC: Intendencia Regional Arequipa, Intendencia Regional Ayacucho, etc.
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Fig.- 7 Botn Registrar unidad informante
Luego, se mostrar un formulario donde se deber:
Paso 1.- Indicar el nombre de la nueva unidad Informante. Paso 2.- Indicar la sigla Oficial de la unidad informante. Paso 3.- Cdigo SIAF. Paso 4.- Seleccionar el botn Guardar como lo indica la figura siguiente:
Fig.- 8 Seleccin de botn Guardar unidad informante
3.2. Bsqueda de Unidades Informantes. Permite listar las unidades informantes registradas anteriormente. Para realizar una bsqueda, bastar ingresar una de las palabras que estuviera contenida en la denominacin de la Unidad informante y seleccionar el botn Buscar. Luego, el sistema mostrar el listado de unidades informantes registradas para la Entidad que coincidan con dichas palabras, segn se puede observar en la figura siguiente:
Las unidades Informantes son aquellos rganos encargados de las contrataciones descentralizados que tiene una entidad pblica. Paso 2 Paso 4 Paso 3 Paso 1
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Fig.- 9 Opciones de bsqueda de Unidades Informantes
3.3. Edicin de Unidades Informantes. La opcin Editar permite abrir la consola de edicin de la unidad informante seleccionada como se muestra en la figura siguiente:
Fig.- 10 Edicin de unidad informante
Para modificar el nombre de la unidad informante registrada debe:
Paso 1.- Colocar el cursor sobre el texto correspondiente al nombre de la unidad informante, a la sigla Oficial o al Cdigo SIAF y modificarlo.
Paso 2.- Seleccionar el botn Guardar.
Nota:
Podr realizar la edicin del nombre de la unidad informante slo si an no ha sido utilizada para el registro de alguna orden de compra u orden de servicio previamente. Una vez utilizado no podr realizar ningn cambio
Paso 2 Paso 1
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4. ADMINISTRACIN DE UNIDADES ORGNICAS DE LA ENTIDAD
Esta sub opcin Administrar unidad orgnica permite registrar y/o editar las unidades orgnicas de la entidad a efectos que cuando se registre una orden de compra o servicio se puedan asociar a las dependencias que solicitan la contratacin.
Para realizar la administracin de unidades orgnicas de la Entidad, debe seleccionar la opcin Organizacin de Entidad, y luego seleccionar la sub opcin Administrar Unidad Orgnica tal como se muestra en la figura siguiente:
Fig.- 11 Seleccin de sub opcin Administrar Unidad Orgnica.
Luego de acceder a la sub opcin Administrar Unidad Orgnica Ud. puede realizar las siguientes acciones:
Registro de Unidad Orgnica. Bsqueda de Unidad Orgnica. Edicin de Unidad Orgnica.
Las acciones que se pueden realizar a partir del ingreso a la sub opcin Administrar Unidad Orgnica se explican a continuacin
4.1. Registro de Unidad Orgnica. Permite registrar nuevas unidades orgnicas. Para realizar esta accin, seleccionar el botn Registrar Unidad Orgnica desde la consola Administrar Unidad Orgnica, tal como se muestra a continuacin:
Fig.- 12 Botn Registrar unidad orgnica
Luego, se mostrar un formulario donde se deber:
Paso 1.- Indicar el nombre de la nueva Unidad Orgnica. Paso 2.- Seleccionar el botn Guardar como lo indica la figura siguiente:
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Fig.- 13 Seleccin de botn Guardar unidad orgnica
4.2. Bsqueda de Unidades Orgnicas. Permite listar las unidades orgnicas registradas anteriormente. Para realizar una bsqueda, bastar ingresar una de las palabras que estuviera contenida en la denominacin de la Unidad orgnica y seleccionar el botn Buscar. Luego, el sistema mostrar el listado de unidades orgnicas registradas para la Entidad que coincidan con dichas palabras, segn se puede observar en la figura siguiente:
Fig.- 14 Opciones de bsqueda de Unidades Orgnicas
4.3. Edicin de Unidades Orgnicas. La opcin Editar permite abrir la consola de edicin de la unidad orgnica seleccionada como se muestra en la figura siguiente:
Paso 1 Paso 2
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Fig.- 15 Edicin de unidad orgnica
Para modificar el nombre de la unidad orgnica registrada debe:
Paso 1.- Colocar el cursor sobre el texto correspondiente al nombre de la unidad orgnica y escribir el nuevo nombre.
Paso 2.- Seleccionar el botn Guardar.
Nota:
5. REGISTRO INDIVIDUAL DE RDENES DE COMPRA U RDENES DE SERVICIO
A fin de realizar el registro individual de una Orden de compra u Orden de servicio, deber realizar el siguiente procedimiento:
a) Seleccionar el botn Crear O/C u O/S o Seleccionar la opcin rdenes Compra/Servicio, luego la sub opcin Registro Individual y por ltimo en Registro tal como se muestra en la figura siguiente:
Fig.- 16 Registro de rdenes de Compra u rdenes de Servicio
Como resultado, el sistema mostrar el Formulario de Registro de Orden de Compra u Orden de Servicio. Podr realizar la edicin del nombre de la unidad orgnica slo si an no ha sido utilizada para el registro de alguna orden de compra u orden de servicio previamente. Paso 1 Paso 2
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Fig.- 17 Formulario de registro de orden de compra u orden de servicio
Los campos obligatorios que se muestran con asterisco (*) son aquellos que el sistema requiere necesariamente para continuar con los siguientes pasos; sin embargo, el usuario BAJO RESPONSABILIDAD, deber completar la informacin de todos los campos (an sin asterisco) si es que al momento del registro de la orden de compra u orden de servicio ya fueron ejecutados, por ejemplo, si ya se comprometi la orden o si ya fue notificada.
A continuacin, se describir cada una de las secciones del Formulario de registro de orden de compra u orden de servicio.
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5.1. Registro de Datos de la Entidad En la seccin Datos de la Entidad se muestra automticamente el nombre de la Entidad y su nmero de RUC. Luego, el sistema requiere que se agregue una o ms unidades organizacionales que solicitan la contratacin y la unidad informante.
Para agregar una unidad organizacional, seleccionar sobre la lista desplegable como se muestra a continuacin:
Fig.- 18 Lista despegable de unidad organizacional que solicita la contratacin
Luego, seleccionar el botn Agregar tal como se indica en la figura siguiente:
Fig.- 19 Agregar Entidad en la seccin de Datos de la Entidad
Podr agregar tantas unidades organizacionales como necesite, repitiendo los pasos anteriores, como se muestra en la siguiente figura.
Fig.- 20 Agregar otra Entidad en la seccin de Datos de la Entidad
Asimismo podr suprimir de la lista tantas unidades organizacionales como necesite utilizando el cono x, antes de grabar la informacin. Por ejemplo, puede suprimir una de las unidades antes ingresadas, tal como se aprecia en la siguiente figura:
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Fig.- 21 Eliminar Entidad de la seccin de Datos de la Entidad
Luego, para agregar una unidad informante, seleccionar sobre la lista desplegable como se muestra a continuacin:
Fig.- 22 Lista desplegable de la unidad informante
Luego, seleccionar el botn Agregar tal como se indica en la figura siguiente:
5.2. Registro de Disponibilidad de Recursos
En esta seccin debe indicar el Ao de Ejecucin Presupuestal y el Nmero de Expediente SIAF, tal y como se puede apreciar en la figura siguiente: Fig.- 23 Disponibilidad de Recursos
En el campo Nmero de expediente SIAF, sealado en la figura superior, deber consignarse aquel nmero de operacin que arroje el SIAF al momento que se registre el compromiso respectivo de la orden.
5.3. Registro de Datos de la Orden de Compra u Orden de Servicio En esta seccin, debe indicarse el Tipo de Orden (Orden de Compra u Orden de Servicio), el N de Orden de Compra o Servicio, el Estado de la de Orden de
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Compra o Servicio a la fecha del registro de la misma, as como las Fechas de Emisin, Notificacin y Compromiso Presupuestal.
Para el campo Estado las opciones son:
a) Emitida (se considerar vlidamente emitida cuando cuente con las firmas autorizadas) b) Anulada (se entiende que la anulacin es de conocimiento de las personas autorizadas) c) Comprometida (se considera a la fecha de compromiso presupuestal) d) Devengada (Incluye tanto el parcial como totalmente devengada)
Para el campo Nmero de Orden slo se ingresarn nmeros (sin ninguna sigla, ni ceros de relleno, ni cdigos identificadores al inicio), debiendo ingresarse la totalidad de rdenes de forma correlativa y secuencial correspondiente al mes anterior, bajo responsabilidad del funcionario que efecta el registro.
Nota Importante:
Fig.- 24 Datos de la Orden de Compra u Orden de Servicio.
5.4. Registro de Datos de la Contratacin
Fig.- 25 Datos de la Contratacin
En esta seccin se podr ingresar la siguiente informacin:
a) El Tipo de Contratacin se seleccionar en funcin al origen de la contratacin:
La fecha de Notificacin y Fecha de Compromiso Presupuestal pueden coincidir (la misma fecha) o ser posteriores a la fecha de Emisin y ambas deben estar dentro del periodo presupuestal. La fecha de emisin debe pertenecer al mes anterior o al mismo mes respecto a la fecha de registro.
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Deviene de Procesos de Seleccin.- cuando la O/C u O/S se registre asociada a una contratacin realizada mediante un proceso de seleccin bajo el mbito de la Ley de Contrataciones del Estado, como por ejemplo, Licitacin Pblica, Concurso Pblico, Adjudicacin Directa, Adjudicacin de menor cuanta. Deviene de Exoneraciones.- cuando la O/C u O/S se registre asociada a una contratacin que deviene de una exoneracin. Deviene de Decretos de Urgencia.- cuando la O/C u O/S se registre asociada a una contratacin por algn Decreto de Urgencia. Deviene de Regmenes Especiales.- cuando la O/C u O/S se registre asociada a una contratacin realizada mediante un procedimiento de contratacin por rgimen especial. Convenio entre entidades.- cuando la O/C u O/S se registre asociada a un convenio entre entidades (diferentes a las contrataciones con entidades reguladas en el artculo 20 de la Ley de Contrataciones del Estado inciso a). Contrataciones hasta 3 UIT (no incluye las derivadas de contrataciones por catlogo electrnico).- cuando la O/C u O/S se registre asociada a contrataciones hasta 3 UIT. Incluye aquellas rdenes emitidas a determinado proveedor como resultado de agrupar varias contrataciones que individualmente representan una contratacin hasta 3 UIT, bajo responsabilidad del rgano encargado de las contrataciones de la entidad registrante. Derivado de Compras por Catalogo Electrnico.- Son las contrataciones derivadas de catlogos electrnicos de convenio marco. Otras contrataciones sin proceso de seleccin previo.- cuando la orden de compra u orden de servicio, no provenga de un procedimiento de seleccin bajo el mbito de la Ley de Contrataciones del Estado y no estn comprendidas en los dems Tipos de Contratacin previamente indicados.
El campo vaco contiguo al campo Tipo de Contratacin, el cual se muestra resaltado en la figura superior, permitir ingresar el proceso de seleccin que deriva o cualquier observacin que tenga a bien consignar la entidad.
Por ejemplo: Publicaciones oficiales Notarios Servicios arbitrales Auditoras externas Gastos por rdenes judiciales Servicios bsicos sin proceso de seleccin (literal t Art. 3.3) etc. Nombre del proceso que deriva o cualquier observacin
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b) El Objeto de la Contratacin depende del Tipo de contratacin pudiendo tomar los siguientes valores:
Para una Orden de Compra: El tipo de objeto de contratacin ser Bienes. Para una Orden de Servicios: El tipo de objeto de contratacin ser Servicios o Consultoras de Obras
c) Descripcin y Finalidad de la Contratacin: Permite describir la finalidad de la contratacin. Este campo tendr como mximo 500 caracteres.
d) El tipo de moneda: Soles Dlares Euros Yen Libra Esterlina Yuan Franco Suizo
e) El tipo de cambio se muestra habilitado en modo editable, slo cuando el tipo de moneda es diferente de Soles.
f) El monto Total de la Orden: es el valor monetario de la orden de compra u orden de servicio.
5.5. Registro de Datos del Contratista En esta seccin, usted podr registrar el RUC del contratista. Una vez que ingrese el RUC, el sistema le mostrar automticamente el nombre o razn social asociada al RUC ingresado.
Fig.- 26 Datos del Contratista
Finalmente, al completar el Formulario de Registro de Orden de Compra u Orden de Servicio, Ud. deber revisar la informacin registrada, y una vez que est seguro que es correcta, Ud. podr seleccionar el botn Guardar, ubicado en la parte superior izquierda, tal como se muestra en la figura superior.
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Fig.- 27 Formulario de Registro de Orden de Compra o Servicio
A continuacin, el sistema le solicitar que confirme si desea guardar la informacin registrada, para lo cual le mostrar el siguiente aviso:
Fig.- 28 Mensaje de aviso al GUARDAR
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Si selecciona el botn Aceptar, la informacin quedar registrada en el SEACE. Si selecciona el botn Cancelar, Ud. continuar visualizando permanecer el Formulario de Registro de Orden de Compra u Orden de Servicio.
Fig.- 29 Mensaje de registro exitoso
6. BSQUEDA DE RDENES DE COMPRA Y SERVICIO Permite listar las rdenes de compra u rdenes de servicio registradas sea individual o masivamente.
Para realizar la bsqueda de rdenes de compra o servicio, seleccionar la opcin rdenes Compra/Servicio, luego sobre la opcin Registro Individual y finalmente seleccionar Consola, tal como se muestra en la figura siguiente:
Fig.- 30 Seleccin de Consola dentro de la sub opcin Registro Individual.
Para realizar una bsqueda de rdenes de compra u rdenes de servicio, Ud. deber realizar los siguientes pasos:
Paso 1.- Ingresar el rango de fechas solicitadas en el criterio de bsqueda Fecha de Emisin de la O/C u O/S. Paso 2.- Para mayor precisin en su bsqueda Ud. podr ingresar valores en los dems criterios. Paso 3.- Seleccionar el botn Buscar, luego de lo cual el sistema mostrar el resultado de la bsqueda segn el o los criterios ingresados.
Fig.- 31 Bsqueda de rdenes de compra u rdenes de servicio Paso 1.- Llenar el rango de Fecha a buscar Paso 3.- Seleccionar el Botn BUSCAR Paso 2.- Para mayor precisin en la bsqueda utilice los dems filtros RESULTADO DE LA BUSQUEDA, luego seleccionar el botn BUSCAR
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Luego que el sistema muestre el resultado de la bsqueda, Ud. podr visualizar la informacin en modo no editable de una Orden de Compra u Orden de Servicio de esa lista seleccionando el cono . El sistema mostrar lo siguiente:
Fig.- 32 Visualizacin de la informacin de una orden de compra u orden de servicio
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7. REGISTRO DE CARGA MASIVA DE RDENES DE COMPRA Y SERVICIO
Permite registrar las rdenes de Compra u rdenes de Servicio de forma masiva a travs del archivo Excel Registro_OC-OS.xls. Este archivo al llenarse correctamente genera un archivo DBF llamado DOCOS.DBF el cual deber ser cargado posteriormente en el sistema.
Para mayor informacin de cmo ingresar rdenes de compra o servicio en forma masiva, Ud. puede leer el Instructivo de Carga Masiva para el manejo del formato Excel de rdenes de Compra u rdenes de Servicio, publicada en al Portal del SEACE, seccin Documentos y Publicaciones.
Para ingresar a pantalla que permite la importacin masiva de rdenes de compra o servicio, Ud. deber seleccionar la opcin rdenes Compra/Servicio, luego la sub opcin Carga Masiva y por ltimo Registro, tal como se muestra en la figura siguiente:
Fig.- 33 Seleccin de Registro dentro de la sub opcin Carga Masiva.
El sistema mostrar la pantalla de Importar archivo para registro masivo de contrataciones como se indica en la siguiente figura:
Fig.- 34 Importacin de archivo para registro masivo de rdenes de Compra u rdenes de Servicio
Pasos para realizar una Carga Masiva de rdenes de Compra u rdenes de Servicio
Paso 1.- Colocar un nombre para la carga masiva.
Paso 2.- Seleccionar el botn Seleccionar archivo y seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo DOCOS.DBF
Paso 3.- Seleccionar el botn Enviar tal como se muestra en la figura siguiente
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Fig.- 35 Importar archivo para registro masivo de contrataciones
Nota: Para ms informacin sobre cmo generar el archivo DOCOS.DBF, se recomienda revisar la seccin Anexo del presente manual. 8. BSQUEDA DE CARGAS MASIVAS DE RDENES DE COMPRA O SERVICIO Permite listar los archivos de carga masiva importados con el objetivo de solicitar la carga masiva de rdenes de compra y/o servicio.
Para realizar la bsqueda archivos de carga masiva importados con el objetivo de solicitar la carga masiva de rdenes de compra y/o servicio, seleccionar la opcin rdenes Compra/Servicio, luego sobre la opcin Carga Masiva y finalmente seleccionar Consola, tal como se muestra en la figura siguiente:
Fig.- 36 Seleccin de Consola dentro de la sub opcin Carga Masiva.
A continuacin, el sistema mostrar la Consola de Carga Masiva de Contrataciones, tal como se muestra en la figura siguiente:
Paso 1 Paso 2 Paso 3
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Fig.- 37 Consola de Carga Masiva de Contrataciones
Para realizar una bsqueda de archivos de carga masiva importados con el objetivo de solicitar la carga masiva de rdenes de compra y/o servicio, Ud. deber realizar los siguientes pasos:
Paso 1.- Ingresar el Ao de Bsqueda.
Paso 2.- Ingresar el rango de meses solicitados en los criterios de bsqueda Mes inicial y Mes final.
Paso 3.- Seleccionar el Botn Buscar.
Como resultado, el sistema muestra una lista de todos los archivos de carga masiva importados con el objetivo de solicitar la carga masiva de rdenes de compra y/o servicio, segn los criterios de bsqueda:
Fig.- 38 Resultado de una Bsqueda en la Consola de Carga Masiva de Contrataciones
A continuacin, se detalla cada columna del resultado de la Bsqueda en la Consola de carga Masiva de Contrataciones.
- La Columna Nro.: indica el nmero correlativo de cada archivo de carga masiva resultante de la bsqueda empezando desde 1. - La Columna Nombre de la carga masiva: indica el nombre de la carga masiva con la cual se registr el archivo de carga masiva. - La Columna Fecha de Solicitud: indica la fecha en que se registr dicho archivo de carga masiva. - La Columna Estado de la carga: indica el estado que tiene el archivo de carga masiva, pudiendo ser: Procesado con xito.- cuando se realiz la carga sin errores. Procesado con errores.- cuando existieron errores al cargar las rdenes de compra u rdenes de servicio. - La Columna Usuario que realiz la carga: muestra el cdigo y el nombre del usuario que registr el archivo de carga masiva. Paso 1 Paso 2 Paso 3
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- La Columna Acciones: muestra el cono que permite visualizar el detalle de las rdenes de compra o servicio cuya importacin se solicit dentro del archivo de carga masiva.
Luego, seleccionar el cono que le permitir visualizar el detalle de las rdenes de compra o servicio cuya importacin se solicit dentro del archivo de carga masiva:
Fig.- 39 Visualizacin del detalle de las rdenes de compra o servicio cuya importacin se solicit dentro del archivo de carga masiva
La columnas resultantes de la Vista previa del detalle de la Carga Masiva , se detallan a continuacin:
- La columna Documento, muestra la Descripcin, Monto Total en soles, Tipo de Contratacin, Objeto de la Contratacin Registradas en el Excel Registro_OC-OS.xls. - La Columna Fecha de emisin, muestra la Fecha de Emisin registrada en el Excel Registro_OC-OS.xls. - La Columna Contratista, muestra El RUC del contratista registrado en el Excel Registro_OC-OS.xls; La Razn social se muestra de forma automtica. Observar que en esta Carga masiva exitosa se registraron 71 contrataciones El cono permite visualizar el listado de rdenes de compra y/o servicio contenidos dentro del archivo de carga masiva.
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- La Columna Estado, muestra el estado con el cual fue registrada la orden de compra u orden de servicio en el Excel Registro_OC-OS.xls. - La Columna Acciones, muestra el cono que sirve para visualizar la informacin de la orden de compra u orden de servicio.
Luego, seleccionar sobre el cono que le permitir visualizar la informacin de una orden de compra o servicio cuya importacin se solicit dentro del archivo de carga masiva:
Fig.- 40 Visualizacin de la informacin de una orden de compra u orden de servicio cuya importacin se solicit dentro del archivo de carga masiva
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ANEXO: TUTORIAL DE DESCARGA DEL INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE RDENES DE COMPRA Y RDENES DE SERVICIO
El presente tutorial indica a las Entidades cmo descargar el instructivo para el correcto llenado del formato Excel de carga masiva de rdenes de compra y ordenes de servicio.
1. Ingrese al Portal del SEACE (http://www.seace.gob.pe/).
2. Ingrese a la seccin Documentos y Publicaciones, tal como se muestra en la figura siguiente:
Fig.- 41 Portal del SEACE
3. Bajo el ttulo rdenes de Compra u rdenes de Servicio se visualizarn 3 opciones:
a) Archivo Excel Registro_OC-OS.xls b) Instructivo para el manejo del formato excel de carga masiva de rdenes de compra y rdenes de servicio. c) Manual de Usuario para el Registro de rdenes de Compra u rdenes de Servicio
Seleccione Archivo Excel Registro_OC-OS.xls para obtener el archivo que le permitir llenar los datos de las rdenes de compra o servicio que desea importar en forma masiva.
Seleccione Instructivo para el manejo del formato excel de carga masiva de rdenes de compra y rdenes de servicio para obtener una gua que le indicar cmo llenar la informacin dentro del Archivo Excel Registro_OC-OS.xls.
Nota: Al descargar estos archivos, se le recomienda copiarlo en un directorio del disco duro de su computadora.
Finalmente, para obtener informacin de cmo llenar el archivo de carga masiva, Ud. puede revisar el instructivo previamente indicado, dentro del cual se le brindar, entre otros, las siguientes consideraciones:
Luego de ingresar la informacin en el archivo Registro_OC-OS.xls, debe grabar los cambios en el archivo. Exportar el archivo Excel Registro_OC-OS.xls al formato DBF, usando las teclas CTRL + Q. Crendose el archivo DOCOS.DBF.
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CONSULTAS SOBRE SEACE: Ud. puede hacer consultas en los siguientes medios:
Consultas virtuales consultas@osce.gob.pe
Central de consultas telefnicas Telfono: (01) 614-3636, Opcin 2 Consultas SEACE Horario de Atencin: 8:30 a 17:30 hrs.
Orientacin presencial Av. Punta del Este s/n Edificio "El Regidor" primer piso N 108, zona comercial del Conjunto Residencial San Felipe - Jess Mara - Lima 11/ Per Horario de Atencin: 8:30 a 17:30 hrs.
Oficinas Zonales del OSCE Tambin puede acercarse a cualquiera de nuestras Oficinas Zonales del OSCE. La direccin de las Oficinas Zonales las puede obtener accediendo al Portal del OSCE (http://portal.osce.gob.pe/osce/) y seleccionando la opcin Oficinas Zonales ubicada la seccin Accesos Directos.