Concepto de las partidas que integran el componente Incluye: Dinero en Efectivo existente en Caja y en las Cuentas Corrientes Bancarias del Pas y del Exterior. Fondo Fijo Valores a Depositar Moneda Extranjera Cajas de Ahorro Otros Valores con caractersticas similares de: Liquidez Certeza Efectividad Se trata de Activos que tienen poder cancelatorio legal ilimitado y son utilizados en el giro habitual de las operaciones sociales.
Importancia Relativa de las Partidas que integran el Componente: Los saldos de Caja y Bancos no suelen ser significativos al cierre, pero las cuentas que integran el componente involucran movimientos relevantes: obtencin y egresos de fondos.
2. Breve Descripcin de las Actividades incluidas en el Componente Las Actividades que se incluyen en la secuencia del procesamiento del componente Disponibilidades son: Cobranzas Pagos Planificacin de los Recursos y las Necesidades: Planificacin Financiera
Previsin de las Disponibilidades Los usos bsicos de las previsiones de efectivo a corto plazo se orientan para determinar: Los saldos previstos de disponibilidades para las operaciones Las necesidades de crdito El excedente de efectivo disponible
Gestin de Tesorera Las Sociedades tienden a desarrollar una serie de tcnicas para reducir los fondos de Caja Ociosos y liberar las sumas disponibles para su Inversin.
3.Pautas para la comprensin y anlisis del Negocio
4. Aspectos de Valuacin y Exposicin Valuacin Moneda Local: Valor Nominal. Es un componente causante del REI generado por economas inflacionarias. Moneda Extranjera: Se Convierten al Tipo de Cambio de Cierre del perodo, representando un valor representativo en moneda local. Generan un Resultado por Tenencia: Diferencia de Cambio.
Exposicin Los Saldos Acreedores de bancos deben exponerse en el pasivo como deudas bancarias Informacin Complementaria: Moneda Extranjera: Tipo de Moneda, Tipo de Cotizacin, Cantidad de Moneda Extranjera. Apertura de Bancos: solo en caso que genera Valor Agregado. Criterios de Valuacin Aplicados: es fundamental identificar como se valu cada tem Situaciones con Bancos: si las cuentas estn embargadas
Consideraciones de AA sobre las Cuestiones Contables Significativas Mtodo de Identificacin y Exposicin de las Restricciones sobre los Saldos de Caja Mtodo de Identificacin y Contabilizacin de los acuerdos compensatorios Presentacin y Anlisis de los giros en Descubiertos en los EEFF Tratamiento de los valores a depositar en el circuito de Registraciones contables y su Reflejo en los EEFF.
5. Afirmaciones
El objetivo de AA es obtener suficiente evidencia de que las Afirmaciones correspondientes son Vlidas. Las afirmaciones constituyen el eje central de la evaluacin de los Riesgos y Controles y para la Seleccin de los Procedimientos de AA
Afirmaciones Definicin Veracidad Los Saldos de Caja y Bancos representan efectivo en mano o entregado en depsito a terceros; los crditos representan Sobregiros Integridad Todos los Saldos de Caja y Bancos estn adecuadamente e ntegramente contabilizados en los Registros correspondientes y estn adecuadamente acumulados en los Registros; el corte de las operaciones es correcto. Valuacin y Exposicin Los Saldos de Caja y Bancos (incluyendo los sobregiros) reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuacin (incluyendo las modificaciones en los tipos de cambio de la moneda extranjera) de acuerdo con las NC. Las Disponibilidades han sido adecuadamente resumidas, clasificadas, y descriptas y se han expuestos todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensin de los Saldos involucrados.
6. Controles
Controles Directos
Controles Gerenciales y Controles Independientes
Utilizacin de presupuestos y EEFF interinos para realizar comparaciones de los saldos reales con los montos planificados para corroborar la veracidad e integridad de las disponibilidades Preparacin de informes gerenciales y de excepciones para controlar entre otros: Saldos de caja y bancos diarios o semanales Cuentas bancarias sobregiradas Flujo de fondos Desviaciones de las proyecciones de flujo de fondos Conciliaciones de los extractos bancarios con el mayor general para verificar la integridad de los saldos bancarios Aprobacin de las transferencias de fondos por un funcionario del nivel apropiado para comprobar la veracidad de las operaciones Realizacin de los arqueos peridicos de efectivo y valores por parte del funcionario del ente y el posterior anlisis y justificacin de las diferencias detectadas para verificar la veracidad e integridad de los saldos al cierre.
Controles para Salvaguadar Activos Se trata de Controles que garantizan la veracidad de las transacciones. Las cuentas bancarias solamente pueden ser abiertas o cerradas por resolucin del directorio y otro grupo autorizado de funcionarios Los firmantes de los egresos de fondos slo son designados por el directorio u otro grupo de autorizado de funcionarios Los fondos se guardan en cajas de seguridad o son custodiados por terceros Los cheques en blanco son guardados bajo llave.
Controles Generales Adecuada Segregacin de Funciones incompatibles se manifiesta si: las funciones de cobranzas y preparacin de los depsitos estn segregadas de las de contabilizacin de dichos conceptos las funciones de preparacin y aprobacin de las conciliaciones bancarias estn segregadas de todas las dems funciones de ingresos y egresos de fondos las funciones de caja y del mayor general estn debidamente segregadas
7. Factores de Riesgo Factores de Riesgo Inherente Factor de Riesgo Implicancias para la Auditora El ente realiza cambios frecuentes de cuentas bancarias o firmas autorizadas Mayor Control de las Autorizaciones verificando las causas de las modificaciones El volumen, tipo y valor de los ingresos y egresos fluctan significativamente. Anlisis continuo para justificar las fluctuaciones Se han realizado ingresos o egresos de fondos significativos de efectivo Anlisis detallado de las operaciones relevantes Se han recibido montos significativos de efectivo Comprobacin del Origen y destino de los fondos Los movimientos entre bancos son frecuentes o inusualmente significativo Detallado Anlisis conciliatorio Son frecuentes las transferencias por cable y las transferencias electrnicas de fondos Mayor grado de anlisis de las evidencias para comprobar la integridad de las operaciones de la transferencia Se han realizado transacciones de fondos significativas en fechas cercanas a los cierres del perodo. Revisin de documentacin de respaldo de transacciones significativas y prueba del corte de las operaciones Las restricciones de cambio tienen un impacto significativo sobre el flujo de fondos derivado de operaciones en moneda extranjera Anlisis de cursos de accin alternativos para el flujo de fondos Los acuerdos de saldos compensatorios son significativos. Detallada revisin de acuerdos y sus montos El banco con el cual opera parece financieramente dbil lo cual puede afectar la disponibilidad de los depsitos. Esfuerzos para comprobar la recuperabilidad de los fondos
Factores de Riesgo de Control Factor de Riesgo Implicancias para la Auditora La proteccin fsica del efectivo en caja no son adecuadas Incremento de Pruebas de Saldos para verificar la integridad de los mismos Las conciliaciones bancarias no se realizan con regularidad o no son adecuadamente revisadas. Mayores pruebas sustantivas para comprobar los saldos de bancos. Los cheques pendientes y los depsitos en trnsito no son adecuadamente controlados Esfuerzos para comprobar la veracidad e integridad de las transacciones Las cobranzas significativas en diversos establecimientos no son inmediatamente transferidas a las cuentas centralizadas. Mayores Esfuerzos de AA para comprobar que no tengan lugar irregularidades en el manejo de fondos No existen lmites estrictos de aprobacin de egresos de fondos. Inconvenientes en la verificacin de la veracidad de transacciones. Egresos significativos de fondos son procesados fuera del sistema normal. Problemas potenciales en la integridad de los fondos. Las transferencias de fondos no son revisadas para asegurar un corte adecuado. Mayores pruebas para verificar la integridad y correlacin de las operaciones Generacin de Pasivos Inexistentes Separacin de funciones
8. Enfoque de Auditora El componente Disponibilidades: muestra una situacin a un momento dado, mientras que los subcomponentes Cobranzas y Pagos, representan un grupo de transacciones ocurridas durante un perodo. Los componentes de transacciones son ms adecuados para aplicarles un enfoque de confianza en los controles, pruebas de cumplimiento, mientras que a los componentes de Saldos Resulta ms eficiente aplicarles un enfoque sustantivo. En un ambiente de Controles adecuados, el arqueo de los valores existentes en Caja (Fondo Fijo) en forma peridica por parte de la sociedad suele constituir un potencial control clave en la medida que los resultados de dicho recuento se cotejen con los montos que surgen de la contabilidad y se analicen las diferencias. El Ar, de esta forma, verificar el cumplimiento del procedimiento y el saldo de la cuenta. La confirmacin de las cuentas bancarias del ente es conveniente a fin de determinar el saldo de las cuentas y lograr obtener informacin adicional. La realizacin adecuada de conciliaciones bancarias por parte de las sociedad otorga evidencia de que las cobranzas y desembolsos contabilizados concuerdan con los registros de la entidad financiera.
9. Procedimientos de Auditora
Procedimientos Analticos Cuando un porcentaje significativo de las operaciones corresponde a un nmero reducido de entidades bancarias o cuando se trata de un nmero reducido de operaciones, los procedimientos analticos resultarn ms efectivos para obtener satisfaccin de AA. Efectuar un anlisis comparativo entre los montos del ao corriente, ao anterior y presupuestado, y explicar movimientos e investigar relaciones inesperadas sobre: Saldos de Caja Saldos de Bancos por entidad o cuenta Cuentas bancarias sobregiradas Flujos de fondos Revisar las conciliaciones de los listados auxiliares de Caja y Bancos con la cuenta control del mayor General.
Pruebas de Cumplimiento de Controles El Ar deber obtener evidencia que respalde el cumplimiento de los controles: Revisin por la Gerencia de los EEFF interinos y las comparaciones con montos presupuestados u otros datos financieros para verificar la razonabilidad de: Efectivo en caja Saldos en bancos Valores a depositar Sobregiros Revisin y Seguimiento por la Gerencia de los informes de: Saldos de caja y bancos diarios o semanales Cuentas en moneda extranjera Valores a depositar Cuantas bancarias sobregiradas Flujo de fondos y anlisis de desviaciones Aprobacin y revisin de las conciliaciones bancarias por un funcionario del nivel apropiado Realizacin de arqueos peridicos de efectivo y valores: siempre que sea realizado por un funcionario que no realice funciones de manejo de fondos.
Pruebas Detalladas de Transacciones y Saldos Confirmacin de los montos de fondos en poder de terceros, como as tambin las firmas autorizadas en el manejo de fondos Revisin de las conciliaciones bancarias Realizacin de recuentos en efectivo y valores, cuando no son realizados por la sociedad. Revisin de la traduccin de saldos en moneda extranjera Examen de las cuentas de fondo fijo para determinar que todas las transacciones de gastos hayan sido contabilizadas
10. CONFIRMACION DE CUENTAS BANCARIAS Pautas Puede proporcionar una confirmacin independiente de los saldos y/o transacciones individuales y evidencia de la efectividad de los sistemas y controles La confirmacin generalmente es requerida en todas las AA Se utilizan en relacin con nuestras pruebas sobre la conciliacin de saldos bancarios y para proporcionar evidencia de prstamos, activos gravados, avales. El nmero de cuentas bancarias a confirmar depende: Cantidad y tipos de cuentas Significatividad y riesgo asociado con los saldos bancarios Evaluacin de la efectividad de los sistemas de informacin y control. La seleccin inicial debe incluir saldos acreedores y saldos cero y debe hacerse mediante un mtodo sistemtico o al azar (es necesario dejar constancia del mtodo elegido). Adems se deben incluir aquellas consideradas significativas: Principales bancos Saldos individuales significativos Cuentas con problemas conocidos La confirmacin puede llevarse a cabo antes del cierre del perodo a menos que existan debilidades de controles significativas.
Programa de Trabajo 1) Obtener o Preparar una lista completa de todas las cuentas bancarias existentes 2) Completar o hacer que el ente complete los formularios estndar 3) Acordar que la empresa autorice al banco a cumplir con el requerimiento de AA 4) Preparar un listado de Control de las confirmaciones 5) Despachar las cartas de pedido directamente, adjuntado una copia adicional de cada pedido para el banco 6) Registrar las fechas de despacho y recepcin en el listado de control 7) Si fuera necesario, enviar un segundo pedido 8) Controlar las respuestas a medida que son recibidas y realizar inmediatamente un seguimiento de las discrepancias observadas: Revisar el sobre y el formulario estndar para identificar cualquier posible evidencia de falta de autenticidad Identificar aspectos inusuales para realizar un seguimiento inmediato
11. CONCILIACIONES BANCARIAS Pautas La conciliacin regular a cargo de empleados que no realizan tareas contables relacionadas con el manejo de fondos resulta un control clave que puede proporcionar la satisfaccin de AA relativa a la contabilizacin de transacciones de caja y bancos. Un control de las conciliaciones puede proporcionar evidencia Sustantiva como evidencia que ese control est operando adecuadamente. Cuando las conciliaciones son preparadas por personal involucrado en las tareas contables relacionadas con el manejo de fondos pero son revisadas por un funcionario independiente, el Ar podr probar este procedimiento y considerarlo como un control clave
Programa de Trabajo 1) Cuando se confa en el control proporcionado por la conciliacin realizada por la empresa: Preguntar a la persona que realiza el trabajo de qu manera se recibe el resumen bancario, cmo se realiza el proceso de conciliacin y de qu forma se tratan e informan las partidas conciliatorias inusuales Preguntar a la persona que revisa la conciliacin, acerca del alcance de los documentos presentados para su revisin, los procedimientos de revisin que realiza y la forma en que se controlan y resuelven los ajustes Observar una conciliacin concluida Examinar una muestra de las conciliaciones concluidas y los documentos de respaldo
2) Obtener la conciliacin y los resmenes bancarios correspondientes, cheques pagados y otras notas de dbito o crdito para la fecha respectiva y realizar lo siguiente: Asegurarse que la informacin de respaldo obtenida es completa Verificar la exactitud matemtica de la conciliacin Comparar el saldo de libros segn la conciliacin con los registros contables Comparar el saldo segn Banco de la conciliacin con la confirmacin recibida directamente del banco y con el resumen bancario Controlar todos los fondos en trnsito para asegurarse que la empresa no los ha recibido despus de la fecha de corte. Comparar los cheques pagados por el banco con el resumen bancario posterior observando el perodo transcurrido entre la emisin y la presentacin del cheque. Investigar los cheques que permanecen pendientes durante un perodo prolongado.
3) Observar las conciliaciones bancarias por el resto del perodo e investigar las partidas conciliatorias inusuales.
12. ARQUEO DE FONDOS Pautas Es necesario realizar un examen simultaneo de diversos elementos de AA tales como Saldos de Caja, Inversiones, prstamos bancarios. Es conveniente que se realice en forma sorpresiva como control de AA sobre Activos de fcil negociacin. Segn la cantidad, la actividad y el grado de control ejercido sobre los fondos de efectivo, el Ar determinar el alcance y la complejidad del recuento. La persona responsable de la custodia de los fondos deber estar siempre presente durante el arqueo y dar fe de que los fondos se reintegran intactos.
Programa de Trabajo 1) Recontar el efectivo y otros valores mantenidos en custodia en la caja principal, incluyendo cobranzas por depositar, sueldos no cobrados, sellos postales, moneda extranjera, fondos ajenos mantenidos en custodia 2) Al concluir el recuento solicitar al cajero que confirme por escrito que los fondos bajo su custodia fueron recontados en su presencia y le fueron devueltos intactos 3) Listar todos los adelantos y gastos pagados con fondos de caja chica an no rendidos. Analizar la significatividad de los posibles gastos activados. 4) Establecer los fondos sujetos a arqueo por cobranzas a depositar. Pasos: a) Control de los talonarios de Recibos en uso o recin determinados b) Verificacin del ltimo recibo utilizado en dichos talonarios y visualizacin de todos los recibos an no utilizados c) Verificacin del ltimo recibo de dichos talonarios incluido en depsitos bancarios anteriores al arqueo d) Determinacin de los fondos sujetos a arqueo mediante la sumatoria de todos los recibos comprendidos entre el ultimo utilizado (b) y el ltimo depositado (c) 5) Controlar que los talonarios de recibos sin utilizar se encuentren intactos y bajo custodia de un empleado responsable no vinculado a las funciones de caja y/o cuentas corrientes 6) Determinar los fondos sujetos a arqueo 7) Verificar que los Gastos pagados con fondos de caja chica an no rendidos (punto 3) hayan sido incluidos en la reposicin inmediata posterior al arqueo 8) Verificar el depsito bancario de los fondos sujetos a arqueo por cobranzas a depositar 9) Comprobar que el saldo de la cuenta de mayor general fondo Fijo coincida con el importe incluido en el acta de arqueo.