Access

Manual Bsico de Access 2007
Introduccin
El programa Access de la suite de Office 2007 conserva gran parte de sus caractersticas y rendimiento como el
programa ms utiliado para el mane!o de "ases de datos en el mercado de la computacin y la informtica# la
presentacin en pantalla de los men$s# "arras de %erramientas# "otones# etc& y dems elementos 'ue lo constituyen#
s %an tenido cam"ios significativos# pero siempre enfocados %acia el mayor rendimiento# desempe(o y facilidad en
su mane!o por 'uienes lo utilian para realiar tareas diversas en cual'uier am"iente# sea est) de tra"a!o o escolar&
*onceptos "sicos
+,u) es una "ase de datos-
.na "ase de datos es una %erramienta para recopilar y organiar informacin& En las "ases de datos# se puede
almacenar informacin com$n so"re personas# productos# pedidos# etc& o cual'uier otro tipo de informacin
relevante&
/artes de una "ase de datos
0os componentes tpicos de una "ase de datos %ec%a en Access son1
2a"las
3ormularios
Informes
*onsultas
Macros
Mdulos
2a"las
.na ta"la de una "ase de datos es similar en apariencia a una %o!a de clculo# en cuanto a 'ue los datos se
almacenan en filas y columnas& *omo consecuencia# normalmente es "astante fcil importar una %o!a de clculo en
una ta"la de una "ase de datos& 0a principal diferencia entre almacenar los datos en una %o!a de clculo y %acerlo en
una "ase de datos es la forma de organiarse los datos& /ara lograr la m4ima fle4i"ilidad para una "ase de datos# la
informacin tiene 'ue estar organiada en ta"las# para 'ue no %aya redundancias&
*ada fila de una ta"la se denomina 5registro6 y es donde se almacena cada informacin individual& *ada registro
consta de campos 7al menos uno8& 0os 5campos6 corresponden a las columnas de la ta"la y se de"en configurar con un
determinado tipo de datos# ya sea te4to# fec%a# %ora# num)rico# o cual'uier otro tipo&
9
3ormularios
0os formularios se conocen a veces como :pantallas de entrada de datos:& ;on las interfaces 'ue se utilian para
tra"a!ar con los datos y# a menudo# contienen "otones de comando 'ue e!ecutan diversos comandos& ;e puede crear
una "ase de datos sin usar formularios# editando los datos de las %o!as de las ta"las& <o o"stante# casi todos los
usuarios de "ases de datos prefieren usar formularios para ver# escri"ir y editar datos en las ta"las&
Informes
0os informes o tam"i)n llamados 5reportes6# sirven para resumir y presentar los datos de las ta"las& .n informe se
puede e!ecutar en cual'uier momento y siempre refle!ar los datos actualiados de la "ase de datos& 0os informes
suelen tener un formato 'ue permita imprimirlos# pero tam"i)n se pueden consultar en la pantalla# e4portar a otro
programa o enviar por correo electrnico&
*onsultas
0as consultas son las 'ue verdaderamente %acen el tra"a!o en una "ase de datos& /ueden realiar numerosas
funciones diferentes& ;u funcin ms com$n es recuperar datos especficos de las ta"las& 0os datos 'ue desea ver
suelen estar distri"uidos por varias ta"las y# gracias a las consultas# puede verlos en una sola %o!a de datos&
Adems# puesto 'ue normalmente no desea ver todos los registros a la ve# las consultas le permiten agregar
criterios para :filtrar: los datos %asta o"tener solo los registros 'ue desee& 0as consultas a menudo sirven de origen de
registros para formularios e informes&
Macros
0as macros en Access se pueden considerar como un lengua!e de programacin simplificado# 'ue se puede utiliar
para aumentar la funcionalidad de la "ase de datos& 0as macros contienen acciones 'ue realian tareas# como a"rir
un informe# e!ecutar una consulta o cerrar la "ase de datos& *asi todas las operaciones de "ases de datos 'ue
normalmente se realian manualmente se pueden automatiar mediante macros# a%orrando as muc%o tiempo&
Mdulos
0os mdulos# como las macros# son o"!etos 'ue sirven para aumentar la funcionalidad de la "ase de datos& Mientras
'ue las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista# los mdulos se escri"en en el lengua!e de
programacin de =isual Basic para Aplicaciones 7=BA8 & .n mdulo es una coleccin de declaraciones# instrucciones
y procedimientos 'ue se almacenan con!untamente como una unidad& .n mdulo puede ser de clase o estndar& 0os
mdulos de clase se ad!untan a formularios o informes# y normalmente contienen procedimientos especficos del
formulario o el informe al 'ue se ad!unta& 0os mdulos estndar contienen procedimientos generales 'ue no estn
asociados a ning$n otro o"!eto& 0os mdulos estndar se enumeran en Mdulos en el panel de e4ploracin# pero los
mdulos de clase no&
>
/artes principales del programa
Barra de
Men$ ?erramientas de
Office Accesos @pidos
/anel de
E4ploracin
3ic%as de Arupos de Barra de *inta de
*omandos ?erramientas 2tulo Opciones
Eti'uetas de
Bocumentos
Besplaamiento
Barra de @egistros
de ?o!as
Barra de
<O2A; Estado
Botones de
=istas
El Men$ Office muestra algunas de las opciones 'ue aparecan anteriormente en el men$ Arc%ivo de
versiones previas a Office 2007&
C
0a *inta de opciones puede ser ocultada fcilmente dando do"le clic a cual'uier fic%a y para volver a
mostrarla solo "astar dar D solo clic a la fic%a deseada# ca"e mencionar 'ue la cinta de opciones se
ocultara inmediatamente por si sola despu)s de %acer clic so"re la %erramienta deseada&
;i de!a presionada la
tecla A02 por 2 ser&# se
activan las eti'uetas
inteligentes de acceso
con teclado y sin soltarla solo restar completar la accin presionando la tecla correspondiente a la letra o
n$mero deseado&
;i necesita ayuda interactiva so"re alguna
%erramienta o grupo de comandos# solo tendr 'ue
posicionar el puntero por 2 ser& so"re la %erramienta o
so"re la flec%a inferior derec%a de cada grupo de
comandos&
7
0a "arra de %erramientas de accesos directos inicialmente contiene solo algunos de
las %erramientas ms utiliadas# pero est pude ser modificada agregndole o
'uitndole %erramientas&
/ara agregarle %erramientas solo tendr 'ue dar clic
derec%o a la %erramienta 'ue desee agregar y escoger la
opcin Agregar a la "arra de %erramientas de acceso
rpido&
;i lo 'ue desea es 'uitarle %erramientas# solo "astar
con dar clic derec%o a la %erramienta 'ue desea 'uitar y
seleccionar la opcin Eliminar de la "arra de
%erramientas de acceso rpido&
*rear una "ase de datos en "lanco
D& A"ra Access y en la pgina Introduccin a Microsoft Office Access# %aga clic en Base de datos en "lanco&
E
2& En el panel derec%o Base de datos en "lanco# escri"a un nom"re para la nueva "ase de datos en el
cuadro <om"re de arc%ivo# s desea cam"iar la u"icacin del arc%ivo# %aga clic en E4aminar # situado
!unto al cuadro <om"re de arc%ivo# "us'ue la nueva u"icacin y# a continuacin# %aga clic en Aceptar&
F& /or $ltimo %aga clic en el "otn *rear&
9& Access crear la "ase de datos y# a continuacin# a"re una ta"la vaca denominada 52a"laD6 en la vista
?o!a de datos# y sit$a el cursor en la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo# al 'ue
inteligentemente Access asigna un tipo de dato adecuado a los datos 'ue reci"e&
G
<O2A ;olo restar agregar los campos y sus registros&
2a"las
.na ta"la contiene datos so"re un tema en concreto# como empleados o productos& *ada registro de una ta"la
contiene informacin so"re un elemento# como un determinado empleado& .n registro se compone de campos# como
un nom"re# una direccin y un n$mero de tel)fono& 0os registros se suelen denominar tam"i)n filas y los campos#
columnas&
D& @egistro o fila
2& *ampo o columna
D0
;iempre de"e empear a dise(ar una "ase de datos creando primero sus ta"las# incluso antes de crear otros o"!etos
de "ase de datos& 0a "ase de datos puede contener muc%as ta"las# cada una de ellas con informacin so"re un
tema diferente& *ada ta"la# a su ve# puede contener muc%os campos de diferentes tipos# como te4to# n$meros#
fec%as e imgenes&
*rear una ta"la a partir de una plantilla de ta"la
/uede crear ta"las con campos relacionados con *ontactos# 2areas# /ro"lemas# Eventos o Activos# etc&# a partir de
una de las plantillas de ta"las para estos temas 'ue se incluyen en Office Access 2007&
D& A"ra la "ase de datos&
2& En la fic%a *rear# en el grupo 2a"las# %aga clic en /lantillas de ta"la&
F& A continuacin# seleccione una de las plantillas disponi"les de la lista# las cuales insertan una nueva ta"la
en la vista ?o!a de datos y con los campos acordes a los registros 'ue almacenarn&
Agregar nuevas ta"las en vista %o!a de datos
/ara agregar a una "ase de datos e4istente una nueva ta"la en la vista %o!a de datos# realice lo siguiente1
2& /resione la %erramienta 2a"la del grupo 2a"las en la fic%a *rear&
<O2A ;e %a"r agregado otra fic%a representando la nueva ta"la de la "ase de datos la cual se nom"rar de forma
consecutiva y conservar las mis caractersticas de la ta"la principal 7ta"laD8&
DD
Agregar nuevas ta"las en vista dise(o
Insertar una ta"la# empeando en la vista Bise(o permite crear primero la estructura de la nueva ta"la# para 'ue en
seguida se escri"an los datos cam"iando a la vista ?o!a de datos# o "ien# introduca los datos con alg$n otro
m)todo# como una operacin de pegar o ane4ar datos&
2& En la fic%a *rear# en el grupo 2a"las# %aga clic en Bise(o de ta"la&
F& En la estructura mostrada de la nueva ta"la# escri"a un nom"re para el Der& campo en la columna <om"re
de campo y# a continuacin# seleccione un tipo de datos en la lista 2ipo de datos# seg$n la informacin a
contener en dic%o campo& ;i lo desea# puede escri"ir una descripcin para cada campo en la columna
Bescripcin& Esa descripcin se muestra en la "arra de estado cuando el punto de insercin se encuentra
en ese campo y se utilia como te4to de la "arra de estado para todos los controles 'ue cree arrastrando el
campo %asta un formulario o informe& 2am"i)n si lo desea puede modificar las propiedades de los campos
seg$n la informacin 'ue contendrn&
D2
2ipos de Batos
2ipo de
datos Almacena 2ama(o
2e4to *aracteres alfanum)ricos ?asta 2>> caracteres&
;e utilia para te4to o para te4to y n$meros 'ue no se emplean en
clculos# como Id& de producto&
Memo *aracteres alfanum)ricos 7con una longitud mayor de 2>>
caracteres8 o te4to con formato de te4to enri'uecido&
;e utilia para te4to 'ue contiene ms de 2>> caracteres o 'ue
utilia formato de te4to enri'uecido& 0as notas# las descripciones
largas y los prrafos con formato como negrita o cursiva son
e!emplos comunes de datos para los 'ue se utiliara un campo
Memo&
?asta D giga"yte de caracteres o 2
giga"ytes de almacenamiento 72
"ytes por carcter8# de los cuales
puede mostrar C>&>F> caracteres en
un control&
<$mero =alores num)ricos 7enteros o valores fraccionarios8& D# 2# 9 u E "ytes# o DC "ytes cuando
se utilia para Id& de r)plica&
;e utilia para almacenar n$meros utiliados en clculos# salvo los
valores monetarios# para los 'ue se utilia el tipo de datos Moneda&
3ec%aH?ora 3ec%as y %oras& E "ytes&
;e utilia para almacenar valores de fec%a y %ora& 2enga en cuenta
'ue cada valor almacenado contiene un componente de fec%a y
otro de %ora&
Moneda =alores monetarios& E "ytes&
;e utilia para almacenar valores monetarios 7importes8&
Autonum)rico =alor num)rico $nico 'ue Office Access 2007 inserta
automticamente cuando se agrega un registro&
;e utilia para generar valores e4clusivos 'ue se puedan emplear
como clave principal& 2enga en cuenta 'ue en los campos
autonum)ricos los valores pueden aumentar secuencialmente en un
incremento especificado o aleatoriamente&
9 "ytes o DC "ytes cuando se utilia
para Id& de r)plica&
;H<o =alores "ooleanos& D "it 7E "its I D "yte8&
;e utilia para campos =erdaderoH3also 'ue pueden contener uno
de dos valores posi"les1 ;H<o o =erdaderaH3also# por e!emplo&
O"!eto O0E O"!etos O0E u otros datos "inarios& ?asta D giga"yte&
;e utilia para almacenar o"!etos O0E de otras aplicaciones de
DF
Microsoft JindoKs&
Batos 3otografas# imgenes# arc%ivos "inarios# arc%ivos de Office&
ad!untos
Es el tipo de datos 'ue se prefiere para almacenar imgenes
digitales y cual'uier tipo de arc%ivo "inario&
?ipervnculo ?ipervnculos&
;e utilia para almacenar %ipervnculos y proporcionar acceso con
un solo clic a pginas Je" a trav)s de una direccin .@0
7localiador uniforme de recursos8 o a arc%ivos a trav)s de un
nom"re en formato .<* 7convencin de nomenclatura universal8&
/uede crear tam"i)n vnculos a los o"!etos de Access almacenados
en una "ase de datos&
Asistente para En realidad no es un tipo de datosL inicia el Asistente para
"$s'uedas "$s'uedas&
;e utilia para iniciar el Asistente para "$s'uedas y crear un campo
'ue utilice un cuadro com"inado para "uscar un valor de otra ta"la#
consulta o lista de valores&
/ara los datos ad!untos comprimidos#
2 giga"ytes& /ara los datos ad!untos no
comprimidos# alrededor de 700 M#
seg$n la capacidad de compresin de
los datos ad!untos&
?asta D giga"yte de caracteres o 2
giga"ytes de almacenamiento 72
"ytes por carcter8# de los cuales
puede mostrar C>&>F> caracteres en
un control&
Basado en una ta"la o consulta1 el
tama(o de la columna asociada&
Basado en un valor1 el tama(o del
campo 2e4to utiliado para
almacenar el valor&
/ropiedades de los campos
.tilice esta propiedad
de campo /ara
2ama(oBel*ampo Befinir el tama(o m4imo de los datos almacenados con el tipo de datos 2e4to#
<$mero o Autonum)rico&
3ormato /ersonaliar el modo en 'ue aparece el campo cuando se muestra o imprime&
0ugaresBecimales Especificar el n$mero de posiciones decimales utiliadas al mostrar n$meros&
<uevos=alores Indicar si el valor de un campo Autonum)rico aumenta o reci"e un valor aleatorio&
MscaraBeEntrada Mostrar caracteres de edicin como gua para la entrada de datos&
2tulo Befinir el te4to 'ue se muestra de forma predeterminada en las eti'uetas de los
formularios# informes y consultas&
=alor/redeterminado Asignar automticamente un valor predeterminado a un campo cuando se agregan
nuevos registros&
@eglaBe=alidacin /roporcionar una e4presin 'ue de"e ser verdadera cuando se agrega o cam"ia el
valor del campo&
2e4toBe=alidacin Especificar el te4to 'ue aparece cuando un valor infringe la e4presin
@eglaBe=alidacin&
@e'uerido E4igir 'ue se especifi'uen datos en un campo&
D9
/ermitir0ongitud*ero /ermitir 'ue se especifi'ue 7esta"leciendo la propiedad en ;8 una cadena de longitud
cero 7::8 en un campo 2e4to o Memo&
Indiado Agiliar el acceso a los datos de un campo mediante la creacin y utiliacin de un
ndice&
*ompresin.nicode *omprimir el te4to almacenado en este campo cuando se especifica una gran cantidad
de te4to 7N 9&0GC caracteres8
ModoIME *ontrolar la conversin de caracteres en la versin asitica de JindoKs&
ModoBeOracionesIME *ontrolar la conversin de caracteres en la versin asitica de JindoKs&
Eti'uetasInteligentes Ane4ar una tar!eta inteligente al campo&
;loAne4ar /ermitir el control de versiones 7esta"leciendo la propiedad en ;8 de un campo Memo&
3ormatoBe2e4to ;eleccionar 2e4to enri'uecido para almacenar te4to como ?2M0 y permitir el formato
de te4to enri'uecido& ;eleccionar 2e4to sin formato para almacenar slo te4to&
AlineacinBel2e4to Especificar la alineacin predeterminada del te4to dentro de un control&
/recisin Especificar el n$mero total de dgitos permitidos# incluidos los 'ue aparecen a la
derec%a y a la i'uierda de la coma decimal&
Escala Especificar el n$mero m4imo de dgitos 'ue pueden almacenarse a la derec%a y a la
i'uierda de la coma decimal&
9& 2ras agregar todos los campos# guarde la ta"la 1
>& /uede comenar a escri"ir datos en la ta"la en cual'uier momento& /ara ello# cam"ie a la vista ?o!a de
datos# %aga clic en la primera celda vaca y comience a escri"ir& ;i# tras escri"ir algunos datos# desea
agregar uno o varios campos a la ta"la# comience a escri"ir en la columna Agregar nuevo campo en la
vista ?o!a de datos# o "ien# agregue los nuevos campos mediante los comandos del grupo *ampos y
columnas en la fic%a ?o!a de datos&
Auardar una ta"la
Bespu)s de agregar campos a una ta"la# de"e guardar su dise(o& *uando guarde una ta"la por primera ve#
asgnele un nom"re 'ue descri"a la informacin 'ue contiene& /uede utiliar %asta C9 caracteres 7letras o n$meros8#
incluidos espacios&
D& ?aga clic en el "otn Office y# a continuacin# %aga clic en Auardar&
<O2A /ara guardar una ta"la# tam"i)n puede1
?aga clic derec%o so"re la fic%a de documento de la ta"la y# a continuacin# %aga clic en Auardar en
el men$ conte4tual&
?aga clic en Auardar en la Barra de %erramientas de acceso rpido&
D>
2& ;i es la primera ve 'ue guarda la ta"la# escri"a un nom"re para la ta"la# seleccione una u"icacin y# a
continuacin# %aga clic en Aceptar&
Esta"lecer o 'uitar la clave principal
+,u) es una clave principal-
.na clave principal es un campo o con!unto de campos de la ta"la 'ue proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un
identificador e4clusivo para cada fila& En una "ase de datos relacional como Office Access 2007# la informacin se divide
en ta"las distintas en funcin del tema& A continuacin# se utilian relaciones de ta"las y claves principales para
indicar a Access cmo de"e volver a reunir la informacin& Access utilia campos de clave principal para asociar
rpidamente los datos de varias ta"las y com"inar esos datos de forma significativa&
D& *lave principal
2& *lave e4terna
Befinir la clave principal
;i tiene una ta"la en la 'ue cada registro contiene un n$mero de identificacin e4clusivo# como un n$mero de Id& o un
n$mero de serie o cdigo# ese campo podra convertirse en una "uena clave principal& /ara 'ue una clave principal
funcione correctamente# el campo de"e identificar ine'uvocamente cada fila# no de"e contener un valor vaco o nulo y
casi nunca 7o# preferi"lemente# nunca8 de"e cam"iar&
/ara definir e4plcitamente la clave principal# de"e utiliar la vista Bise(o&
2& En el panel de e4ploracin# %aga clic con el "otn secundario en la ta"la en la 'ue desea esta"lecer la clave
principal y# en el men$ conte4tual# %aga clic en =ista Bise(o&
DC
F& ;eleccione el campo o los campos 'ue desea utiliar como clave principal&
9& En la fic%a Bise(o# en el grupo ?erramientas# %aga clic en *lave principal&
<O2A ;e agregar un indicador de clave a la i'uierda del campo o campos 'ue %a especificado como clave
principal&
,uitar la clave principal
*uando 'uite la clave principal# el campo o campos 'ue %acan la funcin de clave principal ya no servirn como
identificadores principales de un registro& ;in em"argo# al 'uitar una clave principal no se elimina el campo o los
campos de la ta"la& 0o 'ue se 'uita es la designacin de clave principal de esos campos&
Al 'uitar la clave principal se 'uita tam"i)n el ndice 'ue se cre para ella&
2& En el panel de e4ploracin# %aga clic con el "otn secundario en la ta"la a la 'ue desea 'uitar la clave
principal y# en el men$ conte4tual# %aga clic en =ista Bise(o&
F& ;eleccione el campo o los campos a los 'ue eliminar la clave principal&
9& Antes de 'uitar una clave principal# de"e asegurarse de 'ue no interviene en ninguna relacin de ta"la& ;i
intenta 'uitar una clave principal para la 'ue e4iste una relacin# Access le advertir de 'ue de"e eliminar
primero la relacin&
>& En la fic%a Bise(o# en el grupo ?erramientas# %aga clic en *lave principal&
D7
@elaciones
2ras crear una ta"la para cada tema en la "ase de datos# es preciso proporcionar a Access 2007 los medios para
recopilar de nuevo esa informacin cuando sea necesario& /ara ello# se colocan campos comunes en las ta"las 'ue
estn relacionadas y se definen las relaciones entre las ta"las& Be ese modo# se pueden crear consultas# formularios e
informes 'ue muestren a la ve la informacin de varias ta"las&
D& Id& de empleado aparece en am"as ta"lasL como clave principal &&&
2& y como clave e4terna&
2ipos de relaciones de ta"la
E4isten tres tipos de relaciones de ta"la# las cuales son1
.na relacin uno a varios
*uando un registro de una ta"la puede relacionarse con varios registros de las otras& /or e!emplo1 en una ta"la de
*lientes y en otra de /edidos# puede cada cliente realiar varios pedidos&
.na relacin de varios a varios
*uando varios registros de una ta"la pueden relacionarse con varios de las otras& /or e!emplo1 en una ta"la de
/roductos y en otra de /edidos# un solo pedido puede incluir varios productos# a su ve un $nico producto puede
aparecer en varios pedidos&
.na relacin uno a uno
En una relacin uno a uno# cada registro de la primera ta"la slo puede tener un registro coincidente en la segunda
ta"la y viceversa& Este tipo de relacin no es com$n por'ue# muy a menudo# la informacin relacionada de este modo se
almacena en la misma ta"la&
DE
2ipos de com"inacin
.na consulta de varias ta"las com"ina la informacin de ms de una ta"la %aciendo coincidir los valores de los
campos comunes& Esta operacin se denomina com"inacin& .no de los valores 'ue se puede especificar para
cada relacin es el tipo de com"inacin# 'ue indica a Access 'u) registros se van a incluir en el resultado de una
consulta&
*om"inacin
Opcin relacional 2a"la i'uierda 2a"la derec%a
D& Incluir slo las filas donde los campos com"inados de am"as *om"inacin 3ilas 3ilas
ta"las sean iguales& interna coincidentes coincidentes
2& Incluir 2OBO; los registros de O*lientesO y slo a'uellos *om"inacin 2odas las filas 3ilas
registros de O/edidosO donde los campos com"inados sean e4terna i'uierda coincidentes
iguales&
F& Incluir 2OBO; los registros de O/edidosO y slo a'uellos *om"inacin 3ilas 2odas las filas
registros de O*lientesO donde los campos com"inados sean e4terna derec%a coincidentes
iguales&
<O2A *uando selecciona la opcin 2 F# se muestra una flec%a en la lnea de relacin& Esta flec%a apunta al lado de
la relacin en el 'ue se muestran slo las filas coincidentes&
Esta"lecer el tipo de com"inacin
D& En el cuadro de dilogo Modificar relaciones# %aga clic en 2ipo de com"inacin&
2& En el cuadro de dialogo /ropiedades de la com"inacin# %aga clic en la opcin 'ue desee y# a
DG
Integridad referencial
El propsito de la integridad referencial es evitar los registros %u)rfanos y mantener las referencias de las relaciones de
ta"la sincroniadas&
;uponga 'ue tiene una relacin de uno a varios entre las ta"las 2ransportistas y /edidos y desea eliminar un
transportista& ;i el destinatario 'ue desea 'uitar tiene pedidos en la ta"la /edidos# dic%os pedidos 'uedarn
:%u)rfanos: si elimina el registro 2ransportista& 0os pedidos todava contendrn un Id& de transportista# pero el Id& ya no
ser vlido# por'ue el registro al 'ue %ace referencia ya no e4iste&
0a integridad referencial se aplica %a"ilitndola para una relacin de ta"la& .na ve %a"ilitada# Access rec%aar
todas las operaciones 'ue infrin!an la integridad referencial de esa relacin de ta"la&
*rear una relacin de ta"la
*uando se crea una relacin entre ta"las# los campos comunes no tienen 'ue tener los mismos nom"res# si "ien sus
nom"res suelen coincidir& ;in em"argo# dic%os campos tienen 'ue tener el mismo tipo de datos& <o o"stante# si el
campo de clave principal es un campo Autonum)rico# el campo de clave e4terna puede ser un campo de tipo <$mero si
la propiedad 2ama(o del campo de am"os campos tiene el mismo valor&
2& En la fic%a ?erramientas de "ase de datos# en el grupo Mostrar u ocultar# %aga clic en @elaciones&
<O2A ;i a$n no %a definido ninguna relacin# aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar ta"la&
;i no aparece# en la fic%a Bise(o# en el grupo @elaciones# %aga clic en Mostrar ta"la&
20
F& ;eleccione una o varias ta"las o consultas y# a continuacin# %aga clic en Agregar& *uando termine de
agregar ta"las y consultas a la ventana @elaciones# %aga clic en *errar&
9& Arrastre un campo 7normalmente el campo de clave principal8 de una ta"la al campo com$n 7la clave
e4terna8 en la otra ta"la& /ara arrastrar varios campos# presione la tecla *2@0# %aga clic en cada uno de los
campos y# a continuacin# arrstrelos&
>& Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones# donde compro"ar 'ue los nom"res de campo
mostrados son los campos comunes de la relacin& ;i un nom"re de campo es incorrecto# %aga clic en )l y
seleccione un nuevo campo de la lista& /ara e4igir la integridad referencial de esta relacin# active la casilla
de verificacin E4igir integridad referencial&
C& ?aga clic en *rear&
<O2A ;e di"u!ar una lnea de relacin entre las dos ta"las& ;i activ la casilla de verificacin E4igir integridad
referencial# la lnea aparecer ms gruesa en los e4tremos& Adems# slo si activ la casilla de verificacin E4igir
integridad referencial# aparecer el n$mero D so"re la parte gruesa de un e4tremo de la lnea de relacin y aparece el
sm"olo de infinito 7P8 so"re la parte gruesa del otro e4tremo&
2D
<O2A;
/ara crear una relacin uno a uno# am"os campos comunes 7normalmente los campos de clave principal y de
clave e4terna8 tienen 'ue tener un ndice $nico& Esto significa 'ue la propiedad Inde4ado de estos campos de"e
tener el valor ; 7sin duplicados8& ;i am"os campos tienen un ndice $nico# Access crea una relacin uno a uno&
/ara crear una relacin uno a varios# el campo u"icado en el lado :uno: de la relacin 7normalmente# el campo de
clave principal8 tiene 'ue tener un ndice $nico& Esto significa 'ue la propiedad Inde4ado de este campo de"e tener el
valor ; 7sin duplicados8& El campo u"icado en el lado :varios: de la relacin no de"e tener un ndice $nico& /uede
tener un ndice# pero de"e permitir los duplicados& Esto significa 'ue la propiedad Inde4ado de este campo de"e
tener el valor <o o ; 7con duplicados8& *uando un campo tiene un ndice $nico y el otro no# Access crea una relacin
uno a varios&
Eliminar una relacin
/ara 'uitar una relacin de ta"la# es preciso eliminar la lnea de relacin en la ventana @elaciones& O"serve 'ue si
se 'uita una relacin# tam"i)n se 'uita la integridad referencial para esa relacin si est %a"ilitada& *omo resultado#
Access ya no evitar automticamente la creacin de registros %u)rfanos en el lado :varios: de una relacin&
2& En la fic%a ?erramientas de "ase de datos# en el grupo Mostrar u ocultar# %aga clic en @elaciones&
D& En la fic%a Bise(o# en el grupo @elaciones# %aga clic en 2odas las relaciones# y aparecern todas las
ta"las 'ue tengan relaciones# mostrando las lneas de relacin&
2& ?aga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin 'ue desee eliminar& 0a lnea de relacin
aparece con mayor grosor cuando est seleccionada y presione la tecla ;./@IMI@& O "ien# %aga clic con el
"otn secundario y# a continuacin# %aga clic en Eliminar&
F& Access mostrar el mensa!e de confirmacin a lo 'ue responder ;# en caso de 'ue este realmente seguro
de eliminar la relacin&
22
<O2A ;i se est usando alguna de las ta"las empleadas en la relacin de ta"la# 'uis por otra persona u otro
proceso# o "ien# en un o"!eto de "ase de datos a"ierto 7como puede ser un formulario8# no se podr eliminar la
relacin& /rimero se de"en cerrar todos los o"!etos a"iertos 'ue usen estas ta"las para poder 'uitar la relacin&
*onsultas
.na consulta es un o"!eto 'ue se utilia para filtrar y revisar los datos de una ta"la o consulta 'ue cumplen con
determinados criterios# tam"i)n pueden utiliarse para crear otros o"!etos a partir de ellas como ta"las# formularios#
informes# etc&# as mismo para la modificacin de los registros contenidos& .na consulta puede o"tener sus datos de
una ta"la o de varias# de consultas e4istentes# o de una com"inacin de am"as opciones&
*onsulta de seleccin
.na consulta de seleccin se puede usar para crear su"con!untos de datos 'ue sirvan para responder a preguntas
especficas& 2am"i)n se puede usar para suministrar datos a otros o"!etos de "ase de datos& .na consulta de
seleccin es un tipo de o"!eto de "ase de datos 'ue muestra informacin en una vista ?o!a de datos&
*rear una consulta mediante el asistente
2& En la fic%a *rear# en el grupo Otros# %aga clic en Asistente para consultas&
F& En el cuadro de dilogo <ueva consulta# %aga clic en Asistente para consultas sencillas y# a
2F
9& ;iga los pasos del asistente seleccionando las opciones deseadas y presionando ;iguiente %asta llegar al
$ltimo paso de guardar la consulta# y %aga clic en 3inaliar&
<O2A Access mostrar todos los registros en la vista ?o!a de datos&
Agregar criterios a la consulta
/ara limitar el n$mero de registros 'ue se devuelven en los resultados de la consulta# puede especificar criterios& .n
criterio de consulta se puede considerar como una condicin 'ue se especifica para un campo& El criterio especifica
una condicin# "asada en los valores del campo# 'ue e4presa lo 'ue desea incluir en la consulta&
D& A"ra la consulta en vista Bise(o y agregue los criterios en la fila *riterios del campo o campos 'ue utiliar
como referencia&
29
2& /ara ver los resultados# cam"ie a la vista ?o!a de datos# o "ien e!ecute la consulta&
<O2A ;e mostrarn $nicamente los datos 'ue cumplan con los criterios&
3ormularios
.n formulario es un o"!eto 'ue se utilia para escri"ir# modificar o mostrar los datos de una ta"la o consulta& 0os
formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos# como 'u) campos o filas de datos se van a mostrar&
*rear un formulario mediante el Asistente
D& En la fic%a *rear# en el grupo 3ormularios# %aga clic en Ms formularios y# a continuacin# en Asistente
para formularios&
2& ;iga las instrucciones 'ue figuran en las pginas del Asistente para formularios& En la $ltima pgina del
asistente# %aga clic en 3inaliar&
2>
Informes
.n informe o tam"i)n conocido como reporte es un o"!eto 'ue se utilia para preparar en pantalla los datos de una
ta"la o consulta para posteriormente ser impresos&
*rear un informe mediante el Asistente para informes
D& En la fic%a *rear# en el grupo Informes# %aga clic en Asistente para informes&
2& ;iga las instrucciones de las pginas del Asistente para informes y en la $ltima pgina# %aga clic en
3inaliar&
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