AuditoriaOperativa 03

urso
de
Auditorfa
Operativa
Contract
No. LAC-0658-C-00-9021
-00
AID Project
No. 598-0658
Price
Waterhouse
Curso
de
Auditoria
Operativa
Price Waterhouse
Curso de Auditoria
Operativa
Curso deAuditoria Operativa
Instrucciones
generales
Aspectosintroductorios
T6cnicas deauditoria
NormasT6cnicas
El proceso de laauditoria
Decisi6n y criteriosde ejecuci6n
Revisi6npreliminar
Evaluaci6n delcontrolinterno
Examenprofundo de dreas criticas
Comunicaci6n
deresultados
Guiasde controlde calidaden laauditorfagubernamental
Instrucciones
parapreparar eiinforme de supervisi6n
Excmenesparciales
Fundamentos
deAuditorfa
Manualde Procedimientos
Caso de Estudio: CORPET, S.A.
Caso de Estudio: COA
PriceWaterhouse
Curso
de
Auditoria
Operativa
Price Waterhouse
f
0 Price Waterhouse
Curso deAuditorfa Operativa
Instrucciones
Generales
El curso de auditorfa Operativa ha sido disefiado para satisfacer las necesidadeFr de
capacitaci6n y entrenamiento delos funcionarios que prestan sus servicios en los
Instituciones Superiores de Auditorfa (ISA) en las unidades de Auditorfa Interna (UAI)
de las entidades pdiblicas y en las firmas de Contadores Ptblicos que ofrecen los
servicios de auditorfa a las instituciones del Estado.
El diseflo y contenido del curso esta basado en una amplia experiencia adquirida por
Price Waterhouse en varios pafses de Am6rica Latina y estaorientado a satisfacer las
necesidades de las importantes funciones de auditorfa en el sector piblico de la
regi6n.
La informaci6n que de manera detallada se presenta acontinuaci6n constituye una
gufa para los participantes y para los instructores durante la ejecuci6n del
entrenamiento
y desarrollo profesional. En el curso predominan los aspectos de orden
pr~ctico, mediante ]a ejecuci6n simulada del proceso completo de la auditorfa
operativa, iniciandola con la definici6n de losestdndares de ejecuci6n y Ilegando a la
preparaci6n del informe de auditorfa operativa y su presentaci6n a los niveles
directivos de la entidad ptiblica auditada.
1. OBJETIVOS DEL CURSO
A. General
Desarrollar y fortalecer la capacidad t6cnica de los participantes para el mejor
cumplimiento de las labores de auditorfa y control, dirigidas a evaluar la eficiencia, la
efectividad y ]a economfa de las actividades tdcnicas u operativas, administrativas
y
financieras desarrolladas por las entidades que conforman la administraci6n ptiblica de
cada pafs.
B. Especfficos
Al finalizar el curso de auditorfa operativa los participantes estardn en capacidad de:
Aplicar la metodologfa definida para ejecutar la auditorfa operativa en los
estudios programados osolicitados, en el ejercicio de las funciones de control de
cada organismo, de acuerdo con loscriterios t~cnicos y normativos aplicables en
el sector ptiblico de cada pafs.
Administrar las auditorfas planificadas y programadas,
mediante la implantaci6n
de criterios o estdndares de control de calidad durante su proceso de ejecuci6n.
Instrucciones Generales
Curso de Auditora Operativa
* Elaborar planes, programas, reportes e informes de auditorfa en forma efectiva,
respecto de los estudios iniciados, de manera tal que seenfoquen las Areas
significativas de las actividades realizadas en el sector pdblico de cada pafs.
" Entrenar a los auditores en las actividades de campo, mediante la integraci6n de
equipos de auditorfa modelo, y el desarrollo simulado de un caso de estudio
durante la ejecuci6n del curso.
Emplear en el ejercicio de sus funciones los procedimientos b~sicos de
supervisi6n, como uno de los elementos del control de la calidad durante la
ejecuci6n de la auditorfa.
II. QUIENES DEBEN PARTICIPAR EN EL CURSO
El curso esta dirigido a los profesionales activos en el ejercicio de estudios con el
enfoque operativo, de las instituciones responsable de las funcicnes de auditorfa,
principalmente los siguientes:
* Funcionarios encargados de ladirecci6n de las actividades de auditorfa.
" Supervisores de auditorfa, responsables t6coicos de la direcci6n de los estudios y
de informar a los niveles directivos de la instituci6n de auditorfa sobre el avance
y las dificultades encontradas en laejecuci6n de los ex~imcnes.
" Auditores y otros profesionales que realizan las funciones deencargados de los
equipos de auditorfa o que participan como auditores especialistas en trabajos
especfficos.
III. CONTENIDOS IMPORTANTES DEL CUrISO
Durante la ejecuci6n del curso se exponen, desarrollan y discuten principalmente los
siguientes modules, que continen varios temas relacionados:
* Consideraciones generales sobre la ubicaci6n de las actividades de auditorfa en la
administraci6n ptiblica y la filosoffa, el enfoque y la direcci6n de las acciones de
auditorfa operativa.
" Las principales t~cnicas de auditorfa aplicables en el ejercicio de la auditorfa
operativa y la necesidad de desarrollarlas con mayor amplitud para una mejor
orientaci6n de las actividades de los profesionales.
" El proceso de la auditorfa en general y la metodologfa a utilizar en laauditorfa
operativa, de manera particular.
" La normatividad t6cnica vigente en el pafs y la emitida por los organismos
regionales e internacionales que se considere aplicable en la auditorfa operativa.
ii
Curso deAuditora Operativa
* Las actividades de supervisi6n ejecutadas durante laauditorfa operativa,
orientadas a una participaci6n directa en las etapas de planificaci6n, estudio
detallado y comunicaci6n de resultados. Se propiciard ladefinici6n y futura
aplicaci6n de los est~ndares mfnimos para los auditores supervisores y la
preparaci6n informes t&cnicos peri6dicos para uso gerencial.
* El desarrollo analftico de cada una de las fases del proceso de laauditorfa
operativa, mediante el estudio y andlisis de losdocumentos tdcni-os y el
desarrollo de uno de los casos prActicos disponibles, que comprenderA las
siguientes fases:
1.Decisi6n y estdndares de ejecuci6n (DEE)
2. Revisi6n preliminar (RP)
3. Evaluaci6n de la estructura del control interno, planificaci6n y
programaci6n especfficas (EECI)
4. Estudio profundo de dreas crfticas (EPAC)
5. Comunicaci6n de resultados (COR)
Presentaci6n de loscriterios tdcnicos relacionados con el control de calidad a ser
aplicado en el nivel institucional.
IV. METODOLOGIA
PARA DESARROLLAR
EL CURSO
En ejecuci6n del curs&se utilizardn varios recursos did~cticos para desarrollar de
manera eficiente el proceso de ensefianza-aprendizaje,
principalmente los siguientes:
* Conferencias presentadas por instructores calificados, tanto en !a parte acad6mica
como pr~ctica, quienes exigirdn de manera permanente laparticipaci6n activa de
loscursantes.
* Soluci6n del caso de estudio presentado para cada una de las fases del proceso de
laauditorfa operativa y de manera individual porcada modulo del curso.
* Trabajo directo de los participantes dando soluciones aloscasos de estudio,
presentando preguntas sobre temas especfficos, exponiendo los resultados sobre
las lecturas t6cnicas asignadas y sobre lostemas estudiados.
" Lecturmy trabajos a realizar fuera del horario del curso.
" Soluci6n de aspectos especfficos relacionados con el manejo de los equipos de
trabajo, que son organizados de manera similar a una unidad modelo de auditorfa
y varios equipo de auditorfa.
ii
" Presentaci6n simulada de procedimientos importantes que se cumplen en el
proceso de la auditorfa, discutidas con los grupos de profesionales que
representan a la entidad auditada y a launidad de auditorfa que ejecuta el estudio.
Todo esto con base en lanormatividad, disposiciones y criterios t:nicos vigentes
para Ilevar acabo las actividades.
* Soluci6n de un caso de estudio completo, partiendo de la planificaci6n de la
auditorfa hasta la presentaci6n final de los resultados del trabajo, para
conocimiento y aprobaci6n del Jefe respectivo.
* Evaluaciones rcventuales sobre los temas discutidos y las lecturas asignadas, asf
como las evaluaciones parciales obligatorias sobre lostemas estudiados durante la
ejecuci6n del curso.
* Al finalizar se evaluard ei contenido y orientaci6n del curso, asf como la calidad
de los instructores, por los participantes con el prop6sito de mejorar y adaptar
mayormente su contenido para los siguientes.
V. EVALUACION DE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS
Losparticipantes son evaluados de manera permanente durante la ejecuci6n del curso,
principalmente sobre los siguientes elementos:
Tipo de evaluaci6n
* Participaci6n en las discusiones (todas las que sean posibles)
" Evaluaciones sorpresivas (mfnimo unavez al dfa)
" Evaluaciones parciales (tres durante el curso)
* Trabajos individuales (Asignados para cada dfa)
* Trabajos en grupos:
I. Relatorfa o exposici6n
2. Documento escrito
VI. TIEMPO REQUERIDO PARA COMPLETAR EL CURSO
El evento estd programado para ser ejecutado durante 120 horas did~cticas efectivas
en el sal6n de clase.
El curso requiere la dedicaci6n exclusiva de losparticipantes para alcanzar los
objetivos presentados. ademds, se necesitan alrededor de cuatro horas didActicas
adicionales fuera del horario del curso, para revisar anticipadamente el contenido de
los documentos t6cnicos y estar en condiciones de discutir su contenido en el sal6n de
clase.
iv
Curso de Auditorla Operativa
La programaci6n del tiempo autilizar en el sal6n de clase se presenta adjunta en el
cronograma del curso.
VII. INFORMACION GENERAL
Instructores:
Gerentes con amplia experiencia en la auditorfa realizada por los organismos
superiores de auditorfa de varios pafses de Am6rica Latina. Ver curriculums adjuntos.
Material didfctico:
" Material del curso sobre las dreas especfficas de estudio, preparado por Price
Waterhouse con base en la experiencia obtenida en varios pafses.
* Resumen de las normas de auditorfa emitidas por la Organizaci6n Internacional
de Entidades Fiscalizadoras Superiores.
* Normativa legal y tdcnica aplicable en el pals donde se realice el curso.
* Recopilaci6n de la Revista Internacional de Auditorfa Gubernamental, Tomos
Nos. 1y2.
Declaraciones sobre normas de auditorfa del Instituto Americano de Contadores
Pdblicos. (SAS 52 al 61)
* Caso de estudio a utilizar previo acuerdo con el usuario del servicio.
Lugar:
Apropiado para 24 participantes adefinir en el pafs sede del curso.
Coordinaci6n:
Disponer de unprofesional que se encargue atiempo parcial de los asuntos de orden
administrativo del curso.
V
Price Waterhotme
Instrucciones
paraelCaso Prdctico
1. INSTRUCCIONES
GENERALES Y HORARIO DEL CURSO
Revisarlas rapidamente en las generalidades y responder alas preguntas que se
presenten.
11. CASO DE AUDITORIA OPERATIVA
Para la ejecuci6n de la auditorfa operativa, todos losparticipantes, incluidos los
instructores, forman el Departamento de Auditorfa de la ISA, que dispone de la
siguiente estructura orgInica:
Jefe del Departamento
j
Subjefatura del Departamento
Secretarfa
* Supervisores
* Jefes de Equipo
* Auditores Tcnicos
* Auditores
Durante el desarrollo de curso semantendrd los niveles dejerdrquicos indicados.
Ill. TRABAJOS AEJECUTAR
El desarrollo del caso plantea su ejecuci6n en dos etapas diferentes:
A. Individual
Aplicable a las dos primeras fases de la auditorfa operativa, en la cual cada
participante preparard las asignaciones de trabajo de auditorfa, solicitadas por los
niveles dejefatura
vi
Instrucciones para elCaso Prdctico Curso de Auditorla Operativa
B. Grupal
Aejecutarse desde la tercera fase del proceso de la auditorfa operativa, acuyo efecto
se organizardn los equipos de auditorfa encargados de cumplir con las asignaciones de
la jefatura. Cada equipo estard conformado por un Supervisor, un encargado del
trabajo y varios auditores.
IV. ENTREGA DEL MATERIAL
Conforme avanza la ejecuci6n del curso yde la auditorfa operativa ala entidad
piiblica respectiva, se entregard la informaci6n obtenida en su proceso de ejecuci6n,
de manera similar a como ocurre en la realidad prctica y que estA constituida por los
siguientes elementos:
1. El Auditor, su Instituci6ny las Polfticas Establecidas
Inicialmente dispondrd de alguna informaci6n relacionada con laIstituci6n Contralora
y laactividad de auditorfa desarrollada por ]a misma.
2. Revisi6n Preliminar
Los participantes deber n preparar el programa de auditorfa para realizar la Revisi6n
Preliminar con base en la informaci6n disponible y luego seentregard el documento
que contiene los resultados obtenidos en la aplicaci6n del programa de 6sta fase, para
compararlos con los proyectados de manera individual. Seguidamente deberA ajustarse
el programa conforme a los datos entregados, para continuar con el proceso.
3. Evaluaci6n de la Estructura del Control Interno
Con la informaci6n obtenida por el auditor en la Revisi6n Preliminar, y una vez
organizados y conformados los equipos de auditorfa, deberdn preparar los programas
de trabajo para evaluar el control interno.
Aqufse inicia laadministraci6n y supervisi6n del equipo detrabajo, para lo cual el
Jefe de Departamento designarA las personas responsables de las diferentes funciones
al interior del grupo y su relaci6n con los niveles administrativos de la Instituci6n.
Las exposiciones y la participaci6n en las simulaciones de las actividades programadas
deberdn ser preparadas por el grupo y merecer n una evaluaci6n conjunta similar
todos los miembros del grupo.
En la fase 3, Evaluaci6n de la Estructura de Control Interno, Planificaci6n y
Programaci6n Especfficas, el grupo debe preparar el programa de trabajo, y luego se
entregard la informaci6n obtenida en iarealidad paraorientar la programaci6n de la
0i
Instrucciones para el Caso Prdctico
4. Examen Profundo de Areas Crfticas
Para esta fase se dispone de la informaci6n obtenida en la evaluaci6n del sistema de
control interno, y el grupo deberd elaborar el plan global de la auditorfa y los
programas especfficos de trabajo para cada Area en la fase 4.
Considerando los aspectos, tantodidictico y ]a realidad, esta fase ha sido dividida en
dos partes, ]a fase 4-A que incluird la informaci6n sobre la aplicaci6n de las pruebas
sustantivas que permitirdn al grupo realizar la revisi6n de las condiciones existentes al
momento y luego proceder asu actualizaci6n o reorientaci6n de los programas de
auditorfa.
La fase 4-B estA relacionada con la complementaci6n
del examen profundo de Ireas
crfticas, para lo cual se facilitard la informaci6n relacionada con los aspectos finales
de ]a auditorfa yfinalmente se procederA ala actualizaci6n del programa elaborado
para esta fase 4-B.
A continuaci6n el grupo deberg tabular los resultados de ]a auditorfa y preparar la
estructura inicial del contenido del informe de la auditorfa realizada.
5. Comunicaci6n
de Resultados
Debe proceder a programar la preparaci6n del informe de auditorfa, desde su
redacci6n hasta la presentaci6n de los resultados ala administraci6n
de la entidad en
la conferencia final y la entrega formal del documento a lajefatura de la unidad de
auditorfa de la ISA.
V. EVALUACION
DE LOS TRABAJOS
Todos los trabajos serdn evaluados y ponderados, tanto a nivel individual como a
nivel del grupo, de acuerdo con la calidad de presentaci6n que realice el o los
representantes
del grupo.
VI. PRINCIPALES
EVALUACIONES
A REALIZAR
1. Calificaci6n de la denuncia recibida
2. Contenido de la asignaci6n del trabajo
3. Planificaci6n inicial de la auditorfa
4. Programa de auditorfa para la Revisi6n Preliminar
5. Programa mejorado de la Revisi6n Preliminar
6. Programa de auditorfa para evaluar la estructura del control interno.
7. Programa mejorado para la EECIPPE.
8. Simulaciones sobre la EECIPPE.
9. Exposiciones sobre losresultados de la EECIPPE
10. Programas de auditorfa para el estudio profundo de dreas crfticas, 4-A y 4-B.
vii
Instrucciones para el Caso Prdctico
Curso de Auditorfa Operativa
11. Programas mejorados para el EPAC, 4-A y 4-B
12. Simulaciones sobre el EPAC, 4-A y 4-B
13. Exposici6n de resultaclos sobre la ejectici6n del EPAC, 4-A y 4-B
14. Programa para la Comun.caci6n de Resultados
15. Planificaci6n de la Reuni6n para exponer los resultados de la auditorfa
16. Simulaciones sobre ladiscusi6n del informe de auditorfa operativa.
17. Informe de auditorfa operativa al COA.
18. Informe de la Supervisi6n aplicada.
19. Informes de avance del trabajo.
ix
Price Waterhouse
HORARIO DE TRABAJO
PERIODO:
DIAS/FECHAS
TEMAS
RESPONSABLE
MIERCOLES
08:00 a08:45 Instrucciones
generales del curso Auditorfa
Gubernamental:
Una visi6n internacional,
pag. 8, Revista Nn. 1.
08:45 a 10:00 Consider.ciones
sobre las funciones y
ubicaci6n de la auditorfa en la administraci6n
p~blica del pais.
10:00 a 10:15 Receso
10:15 a 12:30 Consideraciones
generales, concluye.
12:30 a 13:30 Receso
13:30 a 15:00 T6cnicas de auditoria de mayor aplicaci6n en la
auditoria operativa
15:00 a 15:15 Receso
15:15 a 16:00 Tdcnicas de auditorfa, conclusi6n.
Lecturas para el dfa siguiente:
Cap.270, prrafo 01/59
Auditorfa Operativa en el Sector Ptblico
JUEVES
08:00 a 10:00 El proceso para ejecutar la auditorfa operativa
10:00 a10:15 Receso
10:15 a 12:30 Fase 1.Decisi6n y Estdndares de Ejecuci6n (DEE)
Fase 2. Revisi6n Preliminar (RP)
12:30 a 13:30 Receso
13:30 a 15:00 Pr~ctica sobre las fases 1y 2.
15:00 a 15:15 Receso
15:15 a 16:00 PrActica sobre las fases 1y2.
Lecturas para el dia siguiente:
Cap. 210, p~rrafos 18/49
Caso de Estudio, documento 1
Problemas de adaptaci6n de tdcnicas modernas
en parses en vfas de desarrollo, pag. 164, Revista.
x
DIAS/FECHAS TEMAS
RESPONSABLE
VIERNES
08:00 a 10:00 Normativa t~cnica vigente para el ejercicio
de la auditorfa
10:15 a12:30 Normativa tdcnica, conclusi6n
13:30 a15:00
15:15 a16:00
Normas de auditorfa del INTOSAI y de la
Oficina de Contabilidad de los Estados Unidos
Prasentaci6n del caso de estudio, adesarrollar
en el curso.
Lectura para el siguiente dfa:
Auditorfa Operativa, un enfoque sistemdtico,
pag. 80, Revista
LUNES
08:00 a 10:00
10:15 a12:30
13:30 a15:00
15:15 a 16:00
Evaluaci6n parcial No. 1
La supervisi6n en el proceso de la auditorfa
Exposici6n de los resultados de la programaci6n
ae la auditorfa, fases 1y 2, caso de estudio.
Exposici6n de los resultados, conclusi6n.
Lectura para se siguiente dfa:
Revisi6n de [a Auditorfa Interna en el Gobierno de
[a Provincia de Ontario, pag. 60, Revista
MARTES
08:00 A 10:00 Revisi6n fase 3, estudio de la estructura del
control interno
10:15 a12:30 Revisi6n fase 3, continuaci6n
13:30 a15:00 Revisi6n fase 3, continuaci6n
15:15 a 16:00 Revisi6n fase 3, continuaci6n
Lectura para el dfa siguiente:
Realizando la encuesta de auditoria
auditoria operativa, pag. 67.
en la
xi
DIAS/FECHAS
TEMAS
MIERCOLES
08:00 a10:00 Revisi6n fase 3, conclusi6n.
10:15 a 12:30 Instrucciones
sobre el caso de estudio, e
inicio del trabajo por lo grupos conformados.
13:30 a15:00 Desarrollo fase 3, continua
Algunas Notas sobre problemas y experiencias,
Auditor General de Suecia, pag. 18
JUEVES
08:00 a10:00 Desarrollo fase 3, ccnclusi6n
10:15 a 11:45 Exposici6n de resultados fase 3.
11:45 a12:30 Exposici6n de resultados, conclusi6n.
13:30 a15:00 Pr~ctica simulada para dLutirlos resultados
del t.abajo
15:15 a 16:00 Pr~ctica simulada, conclusi6n
Lectura para el dic siguiente:
Cap. 280, p~rrafos 01/97.
VIERNES
08:00a12:30 Revisi6n fase 4, examen profundo de Areas
crfticas, EPAC.
13:30 a15:00 Revisi6n fase 4, conclusi6n
15:15a16:00 Instrucciones
sobre el caso de estudio, para
el desarrollo de la fase 4, EPAC
Lectura para el dia siguiente:
Futures exigencias ala Auditorfa, pag. 7.
RESPONSABLE
xii
DIAS/FECHAS TEMAS
RESPONSABLE
LUNES
08:00 a10:00 Evaluaci6n parcial No. 2
10:15 a12:30 Desarrollo fase 4-A caso de estudio conclusi6n
13:30 a15:00 Exposici6n de los resultados fase 4-A, grupos
de auditorfa
15:15 a16:00 Exposici6n de resultados,concluye
Lecturas para el siguiente dfa:
Auditorfa de las Am6ricas, lo que traer6 el
futuro, pag. 22
MARTES
08:00 a 10:00 Prdctica simulada para discutir los programas
de la fase 4-A
10:15 a 11:00 Prdctica simulada, conclusi6n
11:00 a 11:45 Instrucciones sobre el caso de estudio fase 4-B, EPAC
11:45 a12:30 Desarrollo fase 4-B caso de estudio, continua
13:30 a15:00 Desarrollo fase 4-B caso de estudio, continua
15:15 a16:00 Desarrollo fase 4-B caso de estudio, conclusi6n
Nuevas dimensiones de la Auditorfa Gubernamental
Moderna, pag. 37.
MIERCOLES
08:00 a10:00 Exposici6n de resu!tados fase 4-B por los grupos
de trabajo
10:15 a12:30 Prdctica simulada para discutir los programas
elaborados sobre fase 4-B
13:30 a15:00 Pr4ctica simulada, continua
15:15 a 16:00 Prdctica simulada, concluye
Cap. 290, pdrrafos 01/41
Comunicando los Resultados de Auditorla, pag. 59
xiii
DIAS/FECHAS
TEMAS
RESPONSABLE
JUEVES
08:00 A 10:00 Revisi6n fase 5, comunicaci6n
de resultados, COR
10:15 a12:30 Revisi6n fase 5, continua
13:30 a 15:00 Revisi6n fase 5, continua
15:15 a16:00 Instrucciones
sobre el caso de estudio para la
fase 5, COR
Lectura para el siguiente dia:
Soporte que ofrecen las ISF al desarrollo nacional,
pag. 180.
VIERNES
08:00 A 10:00 Desarrollo fase 5, COR
13:3) a16:00 Desarrollo fase 5, concluye
Observaciones
acerca de losesfuerzos realizados
por los parses en vFas de desarrollo, para mejorar
la capacidad de ia administraci6n
financiera, pag. 169
LUNES
08:00 a 10:00 Evaluaci6n parcial No. 3
'10:15a12:30 Exposici6n rcsurnida del informe de auditorfa
13:30a 15:00 Prdctica simulada sobre la discusi6n del informe
de la auditoria realizada
15:15 a16:00 Prdctica simulada, cuncluye
Lectura para el siguiente dia:
Sistemas computarizados
para el control de las
auditorfas, pag.87
xiv
DIAS/FECHAS TEMAS
RESPONSABLE
MARTES
08:00 A 10:00 El control de calidad en las actividades de auditoria
a nivel Institucioncl
10:15 a12:30 Conferencia sobre la evidencia legal y la prueba
13:30 a15:00 Panel para discutir !aorientaci6n y contenido del
curso de auditoria operativa, con la participaci6n
de los principales funcionarios de la ISA
15:15 a 16:00 Evaluaci6n del curso y de los instructores, realizada
por los participantes en el curso
xv
0 Price Waterhouse
Aspectos
Introductorios
Capitulo
1
I. OBJETIVO:
Al concluir este tema, el participante estard en capacidad de:
" Identificar los principales organismos internacionales yregionales que tienenpapel
rector en materia de control ptblico, sus funciones y principales polfticas; y
" Las caracterfsticas de la organizaci6n de la administraci6n ptiblica y las
modalidades de control aplicables.
II.ACTIVIDADES:
Breves comentarios acerca de los organismos que agrupan las Entidades
Fiscalizadoras Superiores .7,nivel internacional y regional.
" Exposici6ny andIisis de lasprincipales polfticas operativas ytdcnicas del Instituto
Latinoamericano
y del Caribe de Ciencias Fiscalizadoras.
" Exposici6n sobre ia estructura cldsica de la administraci6n pdblica y las
modalidades de control asociadas a cada una de las formas de organizaci6n del
estado.
" Lectura sugerida: Capftulo Idel material de apoyo, Fundamentos de Auditoria
Art(culo publicado en la Revista de Auditora Gubernamental titulado Auditorta
Gubernamental:una visi6ninternacional.
III.TECNICAS A UTILIZAR:
* Exposici6n magistral
* Sfntesis y discusi6nde lectura sugerida
Aspectos Introductorios Curso de Auditorfa Operativa
PLAN DE CLASE ASPECTOS INTRODUCTORIOS
1.OBJETIVO GENERAL
Proporcionar a losparticipantes fundarnentos te6ricos sobre la administraci6n ptiblica
y el control pdblico, asf como la informaci6n mds reciente en materia de auditorfa
gubernamental, proveniente de organ:smos internacionales.
2.OBJETIVOS ESPECiFICOS
Alconcluir este tema los participantes podrdn:
" Identificarlasprincipales relaciones entre laestructura delaadministraci6n pdblica
y las modalidades de control que le son aplicabbles.
" Establecer la jerarqufa de los acuerdos y resoluciones en materia de auditorfa
gubernamental, de los principales organismos internacionales y regionales, tales
como las Naciones Unidas, la Organizaci6n Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y el Instituto Latinoamericano y del Caribe
de Ciencias Fiscalizadoras (ILACIF).
3.TRABAJOS A REALIZAR
El desarrollo de la unidad requiere la ejecuci6n de las siguientes actividades del
proceso ensefianza aprendieaje:
Lectura del material de apoyo, (Capftulo I- Consideraciones Previas -), relativo
a laestructura de la administraci6n ptblicay las modalidades de control previo y
posterior.
* Lectura del artfculopublicado en laRevistadeAuditoriaGubernamental,titulado
Auditorfa Gubernamental: Una Visi6n Internacional. La discusi6n sobre la
actualidad de los planteamientos a pesar de que fue publicado en abril de 1979,
propicia la reflexi6n sobre tan importante tema.
* Presentaci6n del material sobre las referencias intc:nacionales y las caracterfsticas
de la admiiiistraci6n ptiblica y las modalidades de control previo y posterior,
exponiendo aspectos comparativos entre diferentes parses, sefialando experiencias
sobre el desarrollo del control en los mismos.
4. TECNICAS DIDACTICAS A UTILIZAR
0 Exposiciones magistrales sobre:
- Los proyectos de asistencia t6cnica de las Naciones Unidas para el
fortalecimiento y modernizaci6n de los organismos superiores de control de la
regi6n.
2
Aspectos Introductorios
- El papel de la INTOSAI y las principales polfticas operativas y tdcnicas del
ILACIF.
- Laadministraci6n central y descentralizada como componentes fundamentales
de la administraci6n pdblica y las distintas modalidades de control aplicables,
seg-in la legislaci6n de cada pafs.
" Lecturas individuales, asignadas a domicilio, para propiciar la discusi6n sobre la
aplicaci6n de la auditorfa operativa en el medio costarricense.
* Evaluaci6n sobre la participaci6n en las discusiones en clase y prueba sorpresiva
para el control de las asignaciones de lectura.
5.TIEMPO DISPONIBLE
Para cumplir los prop6sitos de la unidad de dispone de dos horas diddcticas en el
sal6n de clase y se requiere de dos horas de lectura, previas a la presentaci6n en
clase.
3
Aspectos Introductorios Curso de Auditorla Operativa
PLAN DE CLASE B ASPECTOS COMPARATIVOS ENTRE LA
AUDITORIA FINANCIERA Y LAAUDITORIA OPERATIVA
1.OBJETIVO GENERAL
Proporcionar alos participantes las diferencias y semejanzas entreel proceso seguido
para desarrollar la auditorfa financiera y la auditorfa operativa, como medio para
unificar criterios acerca de los objetivos y alcances que corresponden a cada una.
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Al concluir estetema losparticipantes podrdn:
" Diferenciar el desarrollo normativo ytdcnico alcanzado por laauditorfa financiera
en relaci6n con el caracter experimental que ain tiene laauditorfa operativa.
" Identificar quela diferenciafundamental entre ambas disciplinas sonlos estdndares
definidos al momento de ejecutarlas.
3. TRABAJOS AREALIZAR
El desarrollo de la unidad requiere la ejecuci6n de las siguientes actividades del
proceso ensefianza-aprendizaje:
* Presentaci6n del material sobre las diferencias y semejanzas entre las normas, el
objetivo, alcance e informe de la auditorfa financiera y la auditorfa operativa.
" Discutir en clase y aclarar los conceptos necesarios para fijar el criterio referido
a que la auditorfa financiera forma parte de la auditorfa operativa, en cuanto la
evaluaci6n de la estructura de control interno permita indentificarla como drea
crftica o prioridad de an~lisis.
* Exposiciones magistrales sobre:
- Losinstitutosyasociaciones profesionales encargados demantener actualizadas
las normas y directrices sobre auditorfa financiera.
- La tendencia de ampliar el alcance de la auditorfa hacia el control de
resultados, asf como la proliferaci6n de tdrminos relativos a la definici6n de
formas deauditorfa que tiendena evaluar laeficiencia, efectividad y economfa
en el manejo de los recursos ptiblicos.
- Las tendencias actuales de parses como los Estados Unidos de Am6rica,
CanadA e Inglaterra, en materia de auditorfa de alcance ampliado.
* Evaluaci6n sobre la participaci6n en clasey comprensi6n del tema.
5. TIEMPO DISPONIBLE
Para cumplir los prop6sitos de la unidad se dispone de tres horas diddcticas en el
sal6nde clase.
4
EVALUACION
SORPRESIVA
1
SELECCION
MULTIPLE
Iientifique cada expresi6n con larelaci6n de tftulos especificada.
TITULOS
EXPRESION
Auditorfa Financiera y de cumplimiento
1. Evaluaci6n de las tres E.
Auditorfa Operativa
2. Perfodo y actividad analizada
Examen de Cuentas
3. Postulado de INTOSAI
T ,cnicade Auditorfa
4. Hallazgos de auditorfa
Alcance de la Auditorfa
5. Objetivos de auditorfa
Estandares de Auditorfa
6. Verificar
Control interno
7. Norma de obligatorio cumplimiento
Evaluaci6n Areas Crfticas
8. Responsabilidad
de la administraci6n
Evaluaci6n de la Estructura de
9. Control numdrico legal
Control Interno
10. Razonabilidad
de los estados financieros
Independencia
de las entidades
fiscalizadoras
superiores
11. Observar
Tiempo:
10 Minutos
5
TRABAJO DE GRUPOS
CALIFICACION DE LAS DENUNCIAS
1. INSTRUCCIONES GENERALES
Deben integrarse grupos de tres personas, para definir el proceso de calificaci6n de los
estudios especiales de auditorfa, como producto de las solicitudes y denuncias recibidas
en la Instituci6n superior de Auditorfa.
Para el trabajo debe considerarse los puntos presentr.u'os en la ejecuci6n del curso de
auditorfa operativa y las disposiciones normativas vigentes en la ISA.
El grupo dispone de 30 minutos para lapreparaci6n del trabajo, incluso la presentaci6n
de los resultados por escrito.
2. ELTRABAJOA DESARROLLAR
Revisar criticamente el proceso de calificaci6n de los estudios especiales de auditorfa
presentado, tratando de mejorarlo y adaptarlo a las condiciones y necesidades de la
Contralorfa General de la Reptiblica.
Identificar los requisitos que deberfan cumplir las denurcias o solicitudes de estudios
especiales aser ejecutados por la ISA.
3. RESULTADOS ESPERADOS
a. Mejoras al proceso entregado como parte del material a ser discutido, puede
incluir las adiciones y las disminuciones en uno de losejemplares entregados.
b. Discutir el contenido tdcnico, mediante la exposici6n de los resultados
determinados por cada grupo.
c. Obtener los resultados tabulados de los criterios definidos para el trtmite de las
denuncias y las solicitudes de estudios de auditerfa.
0 Price Waterhouse
T6cnicas
deAuditoria
Capftulo
2
I. OBJETIVO:
Al concluir este tema, el participante estard en capacidad de mejorar el uso de tbcnicas
de auditorfa de aplicaci6n cotidiana por parte del auditor.
II. ACTIVIDADES:
Exposici6n y discusi6nde losconceptos y clasificaci6n de las t6cnicas de auditorfa.
* Ejercicio de simulaci6n de la t~cnica de la entrevista abierta como medio de
obtenci6n de informaci6n durante el proceso de la auditorfa operativa.
* Lectura sugerida: Fundamentos
de Auditorfa
III. MATERIAS:
* Naturaleza y definici6n de las t~dnicas de auditorfa.
" Clases de t~dnicas:
a. T6cnicas de verificaci6n
b. Tdcnicas gerenciales
" Conceptos b~sicos sobre el uso del muestreo para fines de auditorfa.
IV. DURACION:
6 horas
TECAUD.PR1
Tdcnicasde Auditorta Curso deAuditorla Operativa
PLAN DE CLASE TECNICAS DE AUDITORIA
" M~todos utilizadospor el auditor para obtener la evidencia necesaria y formarse un
juicio profesional sobre las actividades examinadas.
* Herramientas utilizadas por el auditor, su empleo se base en el criterio o juicio
profesional, segtin las circunstancias.
* Durante la planificaci6n y programaci6n del trabajo, el auditor determina:
" Qu6 tdcnicas empleard
" Cudndo lo realizard
* De qu6 manera las aplicard
LastMcnicasseleccionadasparauntrabajoespecUfco,son labaseparadesarrollarlos
procedimientos de auditorfa.
CLASIFICACION:
Verbales:
* Indagaci6n
" Encuesta
Oculares:
* Observaci6n
" Comparaci6n
" Revisi6n Selectiva
" Rastreo
Documentales:
* C~Iculo
" Comprobaci6n
Fisicas:
* Inspecci6n
Escritas:
* Andlisis
* Tabulaci6n
" Confirmaci6n
* Conciliaci6n
8
Tdcnicas de Auditora
TECNICAS DE AUDITORiA
Indagaci6n: Obtener informaci6n mediante la entrevista directa con funcionarios de la
entidad sujeta a estudio y otras instituciones.
Encuesta: Aplicaci6n directa o indirecta de cuestionarios relacionados con las
operaciones evaluadas.
Observaci6n: Acci6n realizada por el auditor en forma directa, al obtener informacidn
de los pasos seguidos por una ovarias operaciones.
Comparaci6n: Aplicada para determinar la similitud odiferencia entre los normativos
legales, tdcnicos y pricticos para el manejo de los recursos de laentidad.
Revisi6n selectiva: Selecci6n tdcnica de las operaciones a ser evaluadas durante la
auditorfa. Revisa rapidamente ciertas caracterfsticas importantes del proceso de una
actividad especffica.
Rastreo: Da seguimiento al proceso seguido por una operaci6n o actividad, ya sea de
manera progresiva o regresiva.
C~lculo: Se utiliza para verificar la exactitud aritmdtica de informes, contratos,
proyecciones y comprobantes, repitiendo las operaciones para determinar su correcci6n.
Comprobaci6n:
Permite verificarlaexistencia, legalidady legitimidaddelas operaciones
realizadas, revisando los documentos que las justifican.
Inspecci6n: Utiliza varias t6cnicas al ser aplicada. Principalmente
la indagaci6n,
observaci6n, comparaci6n, rastreo, andlisis, tabulaci6n y comprobaci6n.
Anilisis: Consisve en la separaci6n de los elementos que conforman una operaci6n o un
proceso productivo, conel fin deestablecer su conformidad con loscriterios normativos,
t6cnicos y pr~cticos.
Tabulaci6n: Permite agrupar los resultados obtenidos, en dreas, segmentos o elementos
que sirven para Ilegar aconclusiones importantes. Es la base para la presentaci6n de
grificos y proyecciones en los papeles de trabajo e informes de auditorfa.
Confirmaci6n:
La obtenci6n de informaci6n directa ypor escrito de losfuncionarios que
participan oejecutan bgs operaciones es su principal caracterfstica. Estapuede ser interna
de la entidad auditada o externa cuando los datos son obtenidos de otras instituciones.
Conciliaci6n: Consisteen lacomparaci6n y anIisis de la informaci6n producida pordos
unidades o instituciones diferentes, respecto a una misma operaci6n o transacci6n, para
hacerlas concordantes y validar ia informaci6n existente.
9
TcnicasdeAuditora
PRACTICAS DE AUDITORIA:
Son elementos auxiliares de las t~cnicas de auditorfa, al identificar las condiciones, al
determinar las muestras y al preparar lasfntesis del tr.bajo.
Las siguientes son las Prfcticas de Auditorfa:
" Pruebas selectivas ajuicio del auditor
* Muestreo Estad(stico
" Sfntomas
Intuici6n
" Desconfianza
" Sfitesis (restimenes)
70
Tdcnicas deAuditorfa
Curso de AuditorfaOperativa
EVALUACION SORPRESIVA No. 1A
VERDADERO 0 FALSO: En el par6ntesis de la izquierda, incluya una V en las frases
verdaderas ouna Fen las falsas.
1. Las t&dnicas de auditorfa utilizadas en laprtcticade laauditorfa alosestados financieros,
son similares a las aplicadas por el auditor al realizar la auditorfa operativa.
2. Lat~cnicade mayor aplicaci6n en la auditorfaoperativa es la denominada comprobaci6n,
quecorresponde al grupo de t6cnicas de verificaci6n ocular.
3. La confirmaci6n es una tdcnica aplicable en la auditorfa operativa, siendo una de sus
finalidadee el validar la informaci6n obtenida para efectos de ]a auditorfa.
4. Entrelas pricticas de auditorfa se identifica ]a intuici6n, la misma que se refiere adudar
sobre laveracidad deciertas operaciones o actividades ejecutadas porla entidad auditada.
5. Laobservaci6n es una prlcticadeauditorfa de mucha aplicaci6n en la auditorfa
operativa, la cual se la aplica directamente, con pleno conocimiento de las
unidades evaluadas.
6. Las pruebas selectivas a juicio del auditor constituye una pr~ctica de total aplicaci6n en
la ejecuci6n de la auditorfa operativa, tanto en ia evaluaci6n de la estructura del control
interno como en el examen profundo de dreas crfticas
7. Al evaluar la estructura del control intt-no, una d&las tdcnicas de mayor aplicaci6n en
la ejecuci6n de la auditorfa operativa es ia denominada pruebas selectivas.
8. Las t6cnicas de verificaci6n escrita son muy importantes en el ejercicio de la auditorfa
operativa, siendo la de mayor aplicaci6n la conocida como andlisis.
9. Las t6cnicas de auditorfa con ayuda del computador podrfa calificarse como unat6cnica
de acci6n combinada.
10. Un hallazgo deauditorfaporlo regular estacompletamente desarrollado con la aplicaci6n
de una sola tdcnica de auditorfa.
11
Tdcnicasde Auditorla
CursodeAuditorla Operativa
EVALUACION SORPRESIVANo. 1B
VERDADERO 0 FALSO: En el par6ntesis de la izquierda, incluyj una V en las frases
verdaderas o una Fen las falsas.
1. La confirmaci6n es una tdcnica aplicable en laauditorfa operativa, siendo una de sus
finalidades el validar lainformaci6n obtenida para efectos de laauditorfa.
2. Entrelas pricticas deauditorfa se identifica ]a intuici6n, lamisma que se refiere adudar
sobrelaveracidad deciertas operaciones oactividades ejecutadas porlaentidad auditada.
3. Las tdcnicas u-eauditorfa con ayuda del computador podrfan calificarse como una t6cnica
de acci6n combinada.
4. Lat6cnica demayor aplicaci6n en laauditorfa operativa es ladenominada comprobaci6n,
que corresponde a) grupo de t6cnicas de verificaci6n ocular.
5. La observaci6n es unapricticade auditorfa de mucha aplicaci6nen laauditorfa
operativa, la cual se la aplica directamente, conpleno conocimiento de las
unidades evaluadas.
6. Las t~cnicas deauditorfa utilizadas en lapr~ctica de aauditorfa alos estados financieros,
son similares a las aplicadas porel auditor al realizar laauditorfa operativa.
7. Las pruebas selectivas a juicio del auditor constituye una prdctica de total aplicaci6n en
la ejecuci6n de laauditorfa operativa, tanto en ia evaluaci6n d,]a estructura del control
interno como en el examen profundo de dreas crfticas
8. Un hallazgo de auditorfa por lo regular estd completamente desarrollado, con la
aplicaci6n de una sola t6cnica de auditorfa.
9. Al evciuar laestructura del control interno, una de las tdcnicas de mayor aplicaci6n en
laeje,-uci6n de ]a auditorfa operativa es ladenominada pruebas selectivas.
10. Las ttcnic.s de verificaci6n escrita son muy importantes en el ejercicio de laauditorfa
operativa, siendo lade mayor aplicaci6n laconocida como an~Iisis.
TECAUB.ES1
72
TcnicasdeAuditorfa
TRABAJO DE GRUPOS
TECNICAS DE AUDITORIA
1. INSTRUCCIONES
GENERALES
Se integrardn grupos conformados pordos participantes, quienes discutirdn respecto al
contenido de las t~cnicas de auditorfa, principalmente
las de mayor aplicaci6n en el
desarrollo de la auditorfa operativa.
En el grupo se nombrard un expositor responsable de presentar el resultado en forma
verbal y un secretario encargado de preparar el trabajo por escrito.
Dispone de 30 minutos para completar el trabajo.
2. EL TRABAJOA REALIZAR
Analizar el contenido y aplicaci6n pr:ctica de los grupos y de las tdcnicas de auditorfa
revisadas, en el ejercicio de la auditorfa operativa.
Reordenar losgruposde t~cnicas considerando su aplicabilidad enla auditorfa operativa.
Al interior de cada grupo, ordenarlas con base en las prioridades de aplicaci6n de las
t6cnicas considerando los objetivos de la auditorfa operativa y el tipo dc operaciones o
actividades que generalmente deben ser estudiadas.
3. RESULTADOS
ESPERADOS
a. Exposici6n, discusi6n y tabulaci6n de los resultados
b. Presentaci6n porescrito del trabajode ordenamiento ydeterminaci6n de prioridades
de aplicaci6n.
13
0 Price Waterhouse
Normas T6cnicas deAuditorfa
Capftulo3
I. OBJETIVO:
Al concluir este tema el participante estard en capacidad de comparar y evaluar 'as
norinas tdcnicas aplicables al proceso de la auditorfa con los contenidos de las normas
vigentes en ia Contralorfa.
II. ACTIVIDADES:
" Exposici6n de la base normativa que proporciona el ejercicio de la auditorfa
financiera y la relaci6n existente entre 6stas y la normas deauditorfa gubernamental
aprobadas y acualizadas peri6dicamente porla INTOSAI.
" Desarrollo de un breve ejercicio acerca de la aplicaci6n de las normas tdcnicas de
auditorfa.
III. MATERIAS:
* Las normas de auditorfa financiera aplicables a la auditorfa operativa.
" Las normas aprobadas porlaOrganizaci6n Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI) como fuente para ]a elaboraci6n de normas tdcnicas,
especfficas para cada pafs.
" Laaplicaci6n de normas tdcnicas, medio fundamental para mejorar la calidad de las
auditorfas.
IV. DURACION: 5 horas
14
Normas Tkcnicas de Auditora
PLAN DE CLASE
NORMAS TECNICAS DE AUDITORIA
1. OBJETIVO GENERAL
Proporcionar a los participantes las fuentes doctrinarias en materia de auditorfa
gubernamental, especialmente las emanadas delaOrganizaci6n Internacional deEnticlades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI).
Al concluir este tema los participantes podrdn:
0 Identificar las bases doctrinarias de las normas que actualmente rigen el control
ejercido por ia Contralorfa General de la Reptiblica de Costa Rica, a partir del
estudio de las Normas de Auditorfa aprobadas por el Comit6 de Auditorfa de la
INTOSAI y las polfticas tdcnicas del ILACIF.
o Utilizar las normas deauditorfa vigentes en laContralorfa General de la Reptiblica,
para guiar el proceso de auditorfa en cuanto a su planificaci6n, ejecuci6n y
comunicaci6n deresultados.
3. TRABAJOSA REALIZAR
El desarrollo de launidad requiere la ejecuci6n de la siguientes actividades del proceso
ensefianza-aprendizaje:
" Lectura del material de apoyo (Capftulo III - Normas deAuditorfa), el cual contiene
]a sfntesis de los potulados y normas de auditorfa aprobados por la INTOSAI.
* Lectura del artfculo publicado en ]a Revista de Auditorfa Gubernamental, "Algunas
Notas sobre Problemas y Experiencias" en el cual seestablece la importancia de la
promulgaci6n y uso de las normas para dar mayor credibilidad a los estudios de
auditorfa.
* Andlisis y discusi6n en clase sobre los aspectos antes indicados.
* Comparaci6n entre las normas de auditorfa aprobadas por la INTOSAI y el cuerpo
de normas vigentes en la Contralorfa, incluyendo la presentaci6n de resultados en
clase.
" Presentaci6n del material sobre los postulados y normas de la INTOSAI y sobre las
normas de la Contralorfa General de la Repdblica.
15
Normas Tcnicas de Auditora
" Exposiciones magistrales sobre:
- El caracter referencial de las normas de auditorfa aprobados por los organismos
internacionales; y regionales.
- La importancia de que los organismos superiores de control revisen
perfodicamente el contenido de sus normas.
- Las diferentes tendencias anivel regional sobrelas normas deauditorfa, haciendo
nfasis en la experiencia de Perti, Colombia y Venezuela.
* Lecturas individuales, asignadas adomicilio, para motivar el trabajo en grupos e
insistir sobre la necesidad de observar las normas durante el desarrollo de la
auditorfa.
* Evaluaci6n constante sobre la participaci6n en clase y para comrrobar las lecturas
recomendadas.
5. TIEMPO DISPONBLE
Los prop6sitos de la unidad requieren de una dedicaci6n de ocho horas didgcticas, m s
tres horas de lectura previas a la presentaci6n en clase.
16
Normas Tkcnicas deAuditorfa
EVALUACION
SORPRESIVA 1
VERDADERO 0FALSO: Escriba en el par6ntesis de la izquierda una "V" para las frases
verdaderas y una "F" para las falsas.
1. Las Normas deAuditorfa son un sin6nimo delos procedimientos
de Auditorfa que utiliza
el auditor.
2. Evidencia suficiente y competente, es una Norma de Auditorfa Generalmente Aceptada
del grupo relativo a]a informaci6n y dictamen.
3. Las Normas de Auditorfa Generalmetne Aceptadas, se dividen en: Normas generales y
personales; relativas a la ejecuci6n del dictamen y normas de la ejecuci6n del trabajo.
( ) 4. Capacidad profesional es una cuesti6n que se adquiere de una sola vez.
( ) 5. La independencia mental se refiere solamente a ia elaboraci6n del informe.
6. La delegaci6n de funciones en los ayudantes, libera al auditor de la responsabilidad
personal que tiene en todo el trabajo.
( ) 7. La supervisi6n en auditorfa s6lo se efectta a los niveles mds bajos.
8. Los procedimientos
de auditorfa, generalmente, se selecciona enel momento mismo del
trabajo.
9. Cuidado y diligencia profesional es una Norma de Auditorfa del grupo generales o
personales.
10. La evaluaci6n del Sistema de Control Interno, en t6rminos generales, se realiza
dinicamente porcriterio del auditor.
17
O Price Waterhouse
Cursode Auditora Operativa
El Proceso
de laAuditoria
Capftulo
4
I. OBJETIVO:
* Proporcionar al participanteel fundamento te6rico acerca del procesode laauditorfa
operativa y su importancia como medio de control moderno.
II. ACTIVIDADES:
" Comparacifn entre los objetivos de las auditorfas financiera y operativa, como base
para demostrar el alcance ampliado y las ventajas de la auditorfa operativa.
* Exposici6nde los aspectos conceptuales que caracterizan cada una de las fases del
proceso de la auditorfa operativa.
* Ejercicio relativo a]a identificaci6n de las ventajas de la auditorfa operativa.
II1. MATERIAS:
" Aspectos comparativos entre La auditorfa financiera y ]a auditorfa operativa.
" Antecedentes, objetivos, alcance e importancia de la auditorfa operativa.
" Planificaci6n, ejecuci6n y comunicaci6n de resultados de la auditorfa operativa.
IV. DURACION: 8 horas
18
ElProceso de laAuditorla
PROCESO DE LAAUDITORIA
RESUMEN
Lostemas tratados enel Proceso deAuditorfa y algunos de los apartados del libro dereferencia, Manual
deProcedimientosdeAuditoria.
1. DECISIONY CRITERIOS DE EJECUCION (DECE)
Calificaci6n del estudio
0 Inclusi6n en el plan de auditorfa
0 Asignaci6n para iniciar el estudio.
2. REVISION PRELIMINAR (RP)
" Estudio inicial
* Comprensi6n de las actividades de la entidad
* Documentaci6n de la RP
" Resultados
de la RP
3. EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO, PLANIFICACION Y
PROGRAMACION ESPECIFICA (EECI)
* Enfoque prictico
* Elementos a evaluar
" Procedimientos
de control
* Determinar los componentes
* El riesgo deauditorfa
" Enfoque de la auditorfa
* Hoja matriz para calificar los riesgos.
* Resultados obtenidos
4. ESTUDIO PROFUNDO DE AREAS CRITICAS
Introducci6n
* Evaluaci6n de los hallazgos derivados de la auditorfa
* Evaluaci6n de los hallazgos por componentes
* Evaluaci6n de los hallazgos para la auditorfa
" Caracterfsticas
deIns hallazgos
" Conclusiones de auditorfa
Documentaci6n de la EPAC
* Productos de la EPAC
5. COMUNICACION DE RESULTADOS (COR)
* Introducci6n
* Lacomunicaci6n de resultados durante la auditorfa
* Estructura para presentar el informe
* Consideraciones importantes para redactar el informe
* Presentaci6n de los resultados y su documentaci6n
* Revisi6n por el supervisor
* Trdinite y control de aprobaci6n
19
ElProceso de laAuditorfa
TRABAJO EN GRUPOS
1. INSTRUCCIONES
GENERALES
Se organizardn grupos conformados por cuatro participantes, en el que se nombrard un
expositor y un secretario, debiendo rotar las funciones que tuvieron en el dltimo trabajo
de grupo realizado.
El grupo dispone de 60 minutos para completar el trabajo, incluso la presentaci6n por
escrito.
Discutir y analizar al interior del grupo el proceso tdcnico que deberfa seguirse en la
ejecuci6n de la auditorfa operativa en !a Contralorfa General de la Repdblica, con base
en los puntos estudiados y en la normativa vigente.
Identificar en el proceso todas las actividades involucradas, desde ladecisi6n de ejzcutar
una auditorfa hasta ]a presentaci6n de los resultados del trabajo, incluyendo las
actividades relacionadas con laplanificaci6n, laorganizaci6n, ladirecci6n, lasupervisi6n,
el control interno y la evaluaci6n.
3. RESULTADOS
A OBTENER
a. Documento quesefiale las principales fases del proceso delaauditorfa operativapara
la Contralorfa General de la Reptiblica y sus objetivos. Ademgs los procedimientos
importantes de mayor aplicaci6n en cada fase y los resultados que permitirdn
identificar el cumplimiento de cada fase.
b. Exposici6n resumida del proceso paradiscutirla entre los participantes.
c. Tabulaci6n de los resultados para establecer el proceso mds generalizado.
20
El Proceso de la Auditorla
1. DECISION YCRITERIOS DE EJECUCION (DECE)
1. OBJETIVO GENERAL:
Temas para asegurarse de la comprensi6n del alcance y la responsabilidad del estudio:
" Responsabilidades en materia de informes.
" Informcs especiales y expectativas de la entidad
" Claridad de las instrucciones del nivel directivo.
" Restricciones en el alcance del estudio, si las hay.
* Disponibilidad de recursos t6cnicos, segiin orientaci6n del estudio.
" Estructura legal de la entidad y unidades de la organizaci6n, que podrfan requerir
un informe separado.
2. CALIFICACION DEL ESTUDIO A DESARROLLAR:
La responsabilidadde la DECE corresponde al nivel directivo de launidad de auditorfa
y se reflejard en el memora14o de asignaci6n de trabajo, en:
" Objetivo general
* Alcance
" Instrucciones especfficas
3. ACTIVIDADES AREALIZAR:
Revisar selectivamente los siguientes elementos:
" Ultimos estudios
" Estrategia de ]a Contralorfa
* Denuncias recibidas
" Manejo gerencial de la entidad aexaminar
* Polfticas para planificar definidas por la entidad.
Tambien debe considerarseel enfoque de lo mds importantea lo menos relevante,
comparalivamentecon varioselementos disponibles.
4. DECISION DE REALIZAR EL ESTUDIO
Plan de auditoria
El paso formal para decidir laejecuci6n deuna auditorfa es su inclusi6n en el plan anual
de auditorfa.
El plan una vez aprobado por el nivel superior del organismo de auditorfa, es la base
para ejecutar el trabajo, al incluir los elementos mfnimos.
21
El Proceso de la Auditora
Designaci6n para ejecutar la auditoria
Selo hace formalmente con laemisi6n del memorando dirigido al encargado del trabajo,
con copia al supervisor de auditorfa, que en detalle contendrd lo siguiente:
* Objetivo general de la auditorfa, tomado del plan anual de auditorfa.
" Alcance del examen arealizar
* Personal asignado al iniciar las labores.
" Instrucciones
especiales de haberlas.
Otroselementos que deben cumplirse
" Oficio de presentaci6n -iltitular de la entidad.
" Reuni6ii del nivel directivo con los auditores agrupados, para emitir las tiltimas
instrucciones, de acuerdo a] contenido del memorando y oficio antes sefiala.os.
22
El Proce.;o de laAuditora
2. REVISION PRELIMINAR (RP)
PROPOSITO:
Obtener informaci6n general sobre los aspectos IMPORTANTES de la entidad.
Los documentos deben ser ordenados y organizados de tal manera que facilite su
ubicaci6n y sea un instrumento de trabajo para las siguientes fases.
Permitird identificar los principales objetivos de la entidad y las actividades sustantivas
que ejecuta, para planificar el trabajo.
La basepara unaacertada planificaci6n de la auditorfa, constituye el conocimiento delas
actividades desarrolladas, en paralelo con los factores externos que puedan afectar sus
operaciones.
En auditorfas consecutivas, el esfuerzo para obtener la informaci6n bdsica sera menor.
a.ESTUDIO INICIAL
Programacion de actividades:
* Utilizaci6n de programas uniformes.
Dichos programas uniformes son flexibles y pueden ser ampliados, modificados
o reducidos, siguiendo los niveles t6cnicos de validaci6n.
" Los programas uniformes permiten aplicar una rutina eficiente de trabajo, que
puede ser adaptada, segtdn las circunstancias.
" Los programas uniformes identifican los principales puntos de control clave en
el nivel directivo de la organizaci6n, obtenienclo la informaci6n relevante de
manera sistemitica.
Entrevistas iniciales
Auditorinterno:
" El primer contacto con la administraci6n de la entidad serd el Auditor Interno
Jefe.
" El objetivo es adquirir informaci6n relevante, sobre la entidad auditada y los
estudios realizados por la auditorfa, asf como para coordinar 1a actividades, a
desarrollar evitando las duplicaciones.
* La auditorfa interna es la principal fuente de informaci6n para planificar las
actividades de auditorfa externa.
* Algunos aspectos a considerar son:
o Polfticas de planificaci6, utilizadas.
o Identificar las caracterfsticas gerenciales de los funcionarios directivos de la
entidad.
o Percibir el apoyo de la administraci6n hacia las funciones de auditorfa y los
controles en general.
23
El Proceso de laAuditorla
Curso deAuditorla Operativa
o Las polfticas de planificaci6n de la entidad, su formulacidn y las evaluaciones
realizadas
o Condiciones generales como la experiencia gerencial, cambios en el personal
clave, la rotaci6n del personal, est.
o Situaciones delicadas existentes y pendientes de soluci6n.
o Areas, actividades o programas problem~ticos.
o Proyecci6n de las actividades y prioridades sefialadas para cumplir los
objetivos institucionales.
o Otros aspectos especfficos, segin el objetivo decada auditoria.
Principales directivos:
Funcionarios aser entrevistados bajo el esquema del programa son:
* Titular
" Directivos responsables de las actividades sustantivas o t6cnicas, segtin el
objetivo de la entidad.
* Directivos encargados de las actividades adjetivas o de apoyo, como recursos
humanos, planificaci6n, administraci6n financiera y de recursos materiales.
Informacion aobtener:
* Planificaci6n de operaciones
* Organizaci6n utilizada
* Sistema de informaci6n gerencial
* Procedimientos de control y evaluaci6n peri6dicos
* Administraci6n de los recursos humanos
Manejo de los recursos financieros
" Utilizaci6n de recursos materiales.
Visita a lasinstalaciones
" Recorrido observando el funcionamiento
de las unidades operativas mAs
importantes.
* Realizarlas con un rcpresentante del titular del organismo y el auditor interno.
" Disponer de un esquema resumido de la estructura organizativa, ubicando los
principales funcionarios y su ubicaci6n, el ndmero de personal que disponen y
las principales funciones y responsabilidades.
b. COMPRENSION
DE LAS ACTIVIDADES
Paso fundamental para ]a ejecuci6n eficiente de la auditorfa.
Lacomprensi6n debeorientarse hacialas actividades queposeen caracterfsticas poco
usuales o de mayor riesgo:
* Hechos y operaciones individualmente
significativas
" Nuevas Ifneas de actividad
" Incertidumbres ocontingencias importantes
" Introducci6n de nuevos servicios o productos
" Partes significativasdefinidas como inusualesoextraordinarias enr,ateria t6cnica
24
ElProceso de laAuditora
Curso do Auditora Operativa
* Grupo de transacciones con deudores importantes.
" Presencia de litigios o requerimientos de organismo; de control.
Principales actividades
Su conocimiento permitecomprendev los fundamentos de las decisiones gerenciales
y conocer los problemas de la auditorla. Debemos tratar de identificar los factores
criticos que puedan indicar problemas potenciales, como:
" Caracterfsticas de los servicios o productos
* Caracterfsticas de los usuarios
* Filosoffa y m6todos de operaci6n
" Tendencias de los precios
" Procesos deelaboraci6n de servicios o productos
" Procedimientos de distribuci6n y almacenamiento
" Proceso de compra de materiales y servicios
" Caracterfsticas de los proveedores
" Utilizaci6n de lamano de obray ubicaci6n de la fuerza de trabajo
" Existencia de planes especiales de beneficios
" Naturaleza de las instalaciones
* Proyectos de inversi6n a largo plazo
" Naturaleza y alcance de las actividades de investigaci6n y desarrollo
Otros aspectos a considerar, son:
" Las polfticas y pr~cticas financieras utilizadas
" Las circunstancias econ6micas existentes
* La estrutura operativa utilizada.
" Funcionaniento de los departamentos de administraci6n y finanzas
c. DOCUMENTACION DE LA RP
Constituye la fuente de informaci6n b~sica para las siguientes fases de la auditorfa
y debe contener:
Resumen deantecedentes, objetiosy atribuciones vigentes.
* Datos sobre organizaci6n
" Organigramas actualizados
* Informaci6n estadfstica sobre principales bienes o servicios producidos
" Informes financieros
" Informes de labores
" Inversiones significativas y su ubicaci6n
" Descripci6n resumida de los mdtodos de operaci6n
" Referencia adisposicones legales
Descripoci6n de problemas importantes
" Relaci6n de informes de auditorfa
* Planes de operaci6n
" Detalle de las fuentes de informaci6n, referenciadas alas actividades sustantivas
y adjetivas de la entidad
Curso de Auditoria Operativa
d. RESULTADOS
DE LA RP
Cada fase del proceso de la auditorfa produce inforniaci6n gerencial y operativa.
" Reporte para la Jefatura:
o Antecedentes
o Alcance y limitaciones del estudio
o Resultados de la RP
o Identificaci6n de las actividades sustantivas para ]a siguiente fase
o Posibilidad de obtener directrices adicionales
" Papeles de trabajo:
o Documentaci6n
del manejo de la auditorfa.
o Documentos que sustentan las labores desarrolladas por el equipo
e. PROGRAMAS
PARA EVALUAR LAESTRUCTURA
DE CONTROL INTERNO
Y LOS COMPONENTES
A CONSIDERAR
26
El Proceso de laAuditorfa
EVALUACION SORPRESIVA 1-RP
Seleccione la expresi6n que corresponde a cada una de los tftulos e identiffquela en el pardntesis.
1. Documentaci6n de la ( ) Responsable de la eiecuci6n de la Fase decisi6n y
R.P
est~ndares de ejecuci6n.
2. Resultados de la R.P ( ) Principal momento en que participa el niveldirectivo
hasta la elaboraci6n del informe.
3. Sistema de registro e ( ) Conocimiento de las actividadesdesarrolladas por la
informaci6n
entidad.
4. Nivel superior de la ( ) Resumen de los antecedentesy principales objetivos
unidad de control
y atribuciones legales
5. Auditorfa Interna
( ) Obtener informaci6n general actualizada sobre los
aspectos importantes de la entidad aestudiar o una
parte de la misma.
6. Definici6n del objetivo ( )Reporte para la Jefatura.
general de la auditorfa
7. Prop6sito R.P.
( ) No es necesario Ilevar acabo todas las Fases de la
auditorla operativa.
8. Base para planear una ( ) Componente bdsico para evaluar la estructura del
auditorfa
control interno.
27
EVALUACION
SORPRESIVA
REViSION DE LA AUDITORIA INTERNA
VERDADERO
0 FALSO:En el pardntesis de la izquierda incluya una V para los enunciados
verdaderos ouna F para los falsos.
( ) 1.La potencia de entrada de Ia auditorfa interna requiere de apoyo, liderazgo y perspectiva.
( ) 2. La producci6n de saiida incluye garantfas, informaci6n, cambio y responsabilidades.
3. El mandato de la auditorfa interna tiene que ser determinado y ptiblicado mediante un
proceso que asegure que es comprendido por la administracifn del mds altonivel y por los
administradores de los departamentos, como parte del proceso central.
4. Cuando la administraci6n
requiere que el auditor proporcione garantfas generales en
relaci6n a los sistemas, transacciones e informaci6n, dste deberd describir el trabajo
realizado y dar a conocer claramente sus conclusiones y opiniones.
5.10 elementos b~sicos se consideraron para evaluar el funcionamiento
con 6xito de ia
auditorfa y para la producci6n total.
6. En 1977 las disposiciones del valor por el dinero contenidas en la ley, exigian al Auditor
informar ala Asambleasobre asurtosque consideraban significativos, incluyendo loscasos:
Que el dinero habfa sido gastado sin tomar en cuenta la economfa y la efectividad; o que
los procedimientos
para medir la efectividad de los programas no existfan o eran poco
satisfactorios.
Algunos hallazgos de laevaluaci6n ala Auditorfa Interna:
7. Basados en nuestra revisi6n creemos que podemos confiar mucho en el trabajo de la
auditorfa interna.
8. Existen criterios acerca del establecimiento
de prioridades de auditorfa yla presentaci6n de
informes de su progreso.
9. Hallamos evidencia de una comprensi6n clara entreel MinistroAsistente y el Departamento
de Auditorfa Interna.
28
, Price Waterhouse
Cursc deAuditorla Operativa
Decisi6n
yCriterios
de Ejecuci6n
(DECE)
Capitulo
5
1. OBJETIVO GENERAL
Temas para asegurarse la comprensi6n del alcance y la responsabilidad
del estudio:
" Responsabilidades
en materia de informes.
" Informes especiales y expectativas de la entidad
" Claridad de las instrucciones del nivel directivo.
" Restricciones en el alcance del estudio, si las hay.
" Disponibilidad
de recursos t6cnicos, segtin orientaci6n del estudio.
" Estructura legal de la entidad y unidade. de la organizaci6n, que podrfan requerir
un informe separado.
2. CALIFICACION
DEL ESTUDIO ADESARROLLAR:
La RESPONSABILIDAD
de Ia DECE corresponde al nivel directivo de la unidad de
auditorfa y se reflejard en el memorando de asignaci6n de trabajo, en:
* Objetivo general
* Alcance
o Instrucciones especfficas
3. ACTIVIDADES
A REALIZAR:
Revisar selectivamente
los siguientes elementos:
Ultimos estudios
* Estrategia de la Contralorfa
* Denuncias recibidas
* Manejo gerencial de la entidad a examinar
" Polfticas para planificar definidas por laentidad.
Tambien debe considerarseel enfoque de lo mdis importantea lo menos relevante,
comparativamente
con varioselementos disponibles.
4. DECISION DE REALIZAR EL ESTUDIO
Plan de auditoria
El paso formal para decidir la ejecuci6n deuna auditorfa es su inclusi6n en el plan anual
de auditorfa.
29
Decisidn y Criterios de Ejecucidn Curso de Auditorla Operativa
El plan una vez aprobado por el nivel superior del organismo de auditorfa, es la base
para ejecutar el trabajo, al incluir los elementos mfnimos.
Designaci6n para ejecutar la auditoria
Selo hace formalmente con la emisi6n del memorando dirigido al encargado del trabajo,
con copia al supervisor de auditorfa, que en detalle contendrd lo siguiente:
" Objetivo general de la auditorfa, tomado del plan anual de auditorfa.
* Alcance del examen a realizar
* Personal asignado al iniciar las labores.
" Instrucciones especiales de haberlas.
Otros elementos que deben cumplirse
" Oficio de presentaci6n al titular de la entidad.
" Reuni6n del nivel directivo con los auditores agrupados, para emitir las tiltimas
instrucciones, deacuerdo al contenido del memorando y oficio antes sefialados.
30
Decisidny Criterios de Ejecucid6n
TRABAJO EN GRUPOS
1. INSTRUCCIONES
GENERALES
Se organizardn grupos conformados por cuatro participantes, en el que se nombrard un
expositor y un secretario, debiendo rotar las funciones que tuvieron en el tiltimo trabajo
de grupo realizado.
El grupo dispone de 60 minutos para completar el trabajo, incluso la presentaci6n por
escrito.
2. El. TRABAJOA REALIZAR
Discutir y analizar al interior del grupo el proceso t6cnico que deberfa seguirse en la
ejecuci6n de la auditorfa operativa en la Contralorfa General de la Reptiblica, con base
en los puntos estudiados y en la normativa vigente.
Identificar enel proceso todas las actividades involucradas, desde la decisi6n de ejecutar
una auditorfa hasta la presentaci6n de los resultados del trabajo, incluyendo las
actividades relacionadascon laplanificaci6n, laorganizaci6n, ladirecci6n, lasupervisi6n,
el control interno y laevaluaci6n.
3. RESULTADOS
A OBTENER
a. Documento que sefialelas principales fases del proceso de laauditorfa operativa para
la Contralorfa General de la Repdblica y sus objetivos. Ademds los procedimientos
importantes de mayor aplicaci6n en cada fase y los resultados que permitirdn
identificar el cumplimiento de cada fase.
b. Exposici6n resumida del proceso para discutirla entre los participantes.
c. Tabulaci6n de los resultados para establecer el proceso mds generalizado.
31
0 Price Waterhouse
Revisi6nPreliminar
(RP)
Capitulo 6
PROPOSITO:
Obtener informaci6n general sobre los aspectos importantes de la entidad.
Los documentos deben ser ordenados y organizados de tal manera que facilite su
ubicaci6n y sea un instrumento de trabajo para las siguientes fases.
Permitird identificar los principales objetivos de la entidad y las actividades sustantivas
que ejecuta, para planificar el trabajo.
La base parauna acertada planificaci6n de la auditorfa, constituye el conocimiento de las
actividades desarrolladas, en paralelo con los factores externos que puedan afectar sus
operaciones.
En auditorfas consecutivas, el esfuerzo para obtener la informaci6n b~sica sera menor.
ESTUDIO INICIAL
Programacion de actividades:
" Utilizaci6n de programas uniformes.
" Dichos programas uniformes son flexibles y pueden ser ampliados, modificados o
reducidos, siguiendo los niveles tdcnicos de validaci6n.
" Losprogramas uniformes permiten aplicar unarutinaeficiente detrabajo, que puede
ser adaptada, segtin las circunstancias.
* Los programas uniformes identifican los principales puntos de control clave en el
nivel directivo de ]a organizaci6n, obteniendo la informaci6n relevante de manera
sistemdtica.
Auditor interno:
* El primer contacto con la administraci6n de la entidad serA el Auditor Interno Jefe.
* El objetivoes adquirir informaci6n relevante, sobre laentidad auditaday losestudios
realizados por la auditorfa, asf como para coordinar las actividades, a desarrollar
evitando las duplicaciones.
La auditorfa interna es la principal fuente de informaci6n para planificar las
actividades de auditorfa externa.
* Algunos aspectos aconsiderar son:
* Polfticas de planificaci6n utilizadas.
" Identificar las caracterfsticas gerenciales de los funcionarios directivos de la
entidad.
" Percibir el apoyo de la administraci6n hacia las funciones de auditorfa y los
controles en general.
32
RevisidnPreliminar Curso de AuditorfaOperativa
" Las polfticas de planificaci6n de la entidad, su formulaci6n y las evaluaciones
realizadas
" Condiciones generales como la experiencia gerencial, cambios en el personal
clave, la rotaci6n del personal, est.
" Situaciones delicadas existentes y pendientes de soluci6n.
" Areas, actividades o programas problem~ticos.
" Proyecci6n de las actividades yprioridades sefialadas para cumplir los objetivos
institucionales.
* Otros aspectos especfficos, segtin el objetivo de cada auditorfa.
Principalesdirectivos:
Funcionarios a ser entrevistados bajo el esquema del programa son:
" Titular
" Directivos responsables de las actividades sustantivas o t6cnicas, segdn el objetivo
de la entidad.
Directivos encargados de las actividades adjetivas o de apoyo, como recursos
humanos, planificaci6n, administraci6n financiera y de recursos materiales.
Informacion aobtener:
" Planificaci6n de operaciones
* Organizaci6n utilizada
* Sistema de informaci6n gerencial
" Procedimientos de control y evaluaci6n peri6dicos
" Administraci6n de los recursos humanos
" Manejo de los recursos financieros
* Utilizaci6n de recursos materiales.
Visita alas instalaciones:
* Recorrido observando el funcionamiento delas unidadesoperativas m1s importantes.
* Realizarlas con un representante del titulardel organismo y el auditor interno.
* Disponer de un esquema resumido de la estructura organizativa, ubicando los
principales funcionarios y su ubicaci6n, el ntimero de personal que disponen y las
principales funciones y responsabilidades.
COMPRENSION DE LAS ACTIVIDADES
Paso fundamental para la ejecuci6n eficiente de la auditorfa.
La comprensi6n debe orientarse hacia las actividades que poseen caracterfsticas poco
usuales o de mayor riesgo:
* Hechos y operaciones individualmente significativas
" Nuevas lfneas de actividad
* Incertidumbres o contingencias importantes
* Introducci6n de nuevos servicios o productos
" Partes significativas definidas como inusuales o extraordinarias en materia t~cnica
" Grupo de transacciones con deudores importantes.
" Presencia de litigios o requerimientos de organismos de control.
33
Revisidn Preliminar
Curso de Auditorta Operativa
Principales actividades
Su conocimiento permite comprender los fundamentos de las decisiones gerenciales y
conocer los problemas de la auditorfa. Debemos tratar de identificar los factores criticos
que puedan indicar problemas potenciales, como:
* Caracterfsticas de los servicios o productos
" Caracterfsticas de los usuarios
* Filosoffa y mdtodos de operaci6n
* Tendencias de los precios
" Procesos de elaboraci6n de servicios o productos
* Procedimientos de distribuci6n y almacenamiento
* Proceso de compra de materiales y servicios
* Caracterfsticas de los proveedores
* Utilizaci6n de ]a mano de obra y ubicaci6n de la fuerza de trabajo
" Existencia de planes especiales de beneficios
* Naturaleza de las instalaciones
* Proyectos de inversi6n alargo plazo
* Naturaleza y alcance de las actividades de investigaci6n y desarrollo
Otros aspectos aconsiderar, son:
* Las polfticas y pr:cticas financieras utilizadas
* Las circunstancias econ6micas existentes
* La estrutura operativa utilizada.
* Funcionamiento de los departamentos de administraci6n y finanzas
DOCUMENTACION
DE LA RP
Constituye la fuente de informaci6n bdsica para las siguientes fases de laauditorfa ydebe
contener:
" Resumen de antecedentes, objetivos y atribuciones vigentes.
* Datos sobre organizaci6n
* Organigramas actualizados
* Informaci6n estadfstica sobre principales bienes o servicics producidos
* Informes financieros
* Informes de labores
* Inversiones significativas y su ubicaci6n
* Descripci6n resumida de los mdtodos de operaci6n
* Referencia a disposicones legales
* Descripoci6n de problemas importantes
* Relaci6n de informes de auditorfa
* Planes de operaci6n
* Detalle de las fuentes de informaci6n, referenciadas a las actividades sustantivas y
adjetivas de la entidad
34
RevisidnPreliminar
RESULTADOS DE LARP
Cada fase del proceso de ]a auditorfa produce informaci6n gerencial y operativa.
" Reporte para la Jefatura:
" Antecedentes
" Alcance y limitaciones del estudio
" Resultados de la RP.
" Identificaci6n de las actividades sustantivas para la siguiente fase
" Posibilidad de obtener directrices adicionales
" Papeles de trabajo:
" Documentaci6n del manejo de ia auditorfa.
* Documentos que sustentan las labores desarrolladas por el equipo
PROGRAMAS PARA EVALUAR LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO Y
LOS COMPONENTES A CONSIDERAR
35
Revisi6n Preliminar
EVALUACION SORPRESIVA 1-RP
Seleccione la expresi6n que corresponde acada una de los tftulos e identiffquela en el pardntesis.
1. Documentaci6n de la ( ) Responsable de la ejecuci6n de la Fase decisi6n y
R.P
estdndares de ejecuci6n.
2. Resultados de la R.P ( ) Principal momento en que participa el nivel directivo
hasta la elaboraci6n del informe.
3. Sistema de registro e ( ) Conocimiento de lasactividades desarrolladas por la
informaci6n
entidad.
4. Nivel superior de la ( ) Resumen de los antecudentesy principales objetivos
unidad de control
y atribuciones legales
5. Auditorfa Interna
( ) Obtener informaci6n general actualizada sobre los
aspectos importantes de la entidad aestudiar o una
parte de la misma.
6. Definici6n del objetivo ( )Reporte para la Jefatura.
general de la auditor'a
7. Prop6sito R.P.
( ) No es necesario Ilevar acabo todas las Fases de [a
8. Base para planear una ( ) Componente bisico para evaluar la estructura del
auditorfa
control interno.
36
Revisin Preliminar
EVALUACION SORPRESIVA
REVISION DE LA AUDITORIA INTERNA
VERDADERO 0FALSO: En el par6ntesis de la izquierda incluya una V para los enunciados
verdaderos o una Fpara los falsos.
( ) 1.Lapotencia de entrada de la auditorfa interna requiere de apoyo, liderazgo y perspectiva.
( ) 2. La producci6p de salida incluye garantfas, informaci6n, cambio y responsabilidades.
3. El mandatc de la auditorfa iiterna tiene que ser determinado y ptiblicado mediainte un
proceso qu(!asegurr. que es comprendido por laadministraci6n del m s alto nivel y por los
administradores de los departamentos, como parte del proceso central.
4. Cuando la administraci6n requiere que el auditor proporcione garantfas generales en
relaci6n a los sistemas, transacciones e informaci6n, 6ste deber describir el trabajo
realizado y dar aronocer claramente sus conclusiones y opiniones.
5.10 elementos b~sicos se consideraron para evaluar el funcionamiento con 6xito de la
auditorfa y para la producci6n total.
6. En 1977 las disposiciones del valor por el dinero contenidas en la ley, exigian al Auditor
informar alaAsamblea sobre asuntos queccensideraban significativos, incluyendo los casos:
Que el dinero habfa sido gastado sin tomar en cuenta la economfa y la efectividad; o que
los procedimientos para medir la efectivi-l de los programas no existfan o eran poco
satisfactorios.
Algunos hallazgos de la evaluaci6n a la Auditorfa Interna:
) 7. Basados en nuestra revisi6n creemos que podemos confiar mucho en el trabajo de la
auditorfa interna.
8. Existen criterios acerca del establecimiento de prioridades da auditorfay lapresentaci6n de
informes de su progreso.
9. Hallamos evidencia de unacomprensi6n clara entreel Ministro Asistentey el Departamento
de Auditorfa Interna.
37
S Prfice Waterhouse
Evaluaci6n
delControl Interno
Capitulo
7
Plan de Clase
I. OBJETIVO GENERAL
Al concluir el tema, el participante estarA en capacidad de identificar laimportancia de
laevaluaci6n de laestructura de control interno como parte de cualquier proceso de
auditorfa, asf como los mdtodos y procedimientos
evaluaci6n.
II. OBJETIVOS
ESPECIFICOS
Al concluir eltema los participantes estardn en capacidad de:
* Evaluar laestructura de control interno conforme a sus componentes bdsicos:
Ambiente de Control; Sistema Contable y Procedimientos
de Control.
Combinar el uso de programas de evaluaci6n, desarrollo de entrevistas y
aplicaci6n de cuestionarios como medios b~sicos para la evaluacion de la
estructura de control interno.
* Utilizar laevaluaci6n del riesgo de auditorfa aplicando los conceptos b~sicos
sobre riesgo inherente y riesgo de control.
III. ACTIVIDADES
El desarrollo de esta unidad requiere de laejecuci6n de las siguientes actividades, como
parte del proceso ensefianza-aprendizaje:
Participantes:
* Lectura dirigida del material deapoyo (Fundamentos
deAuditoria, Manualde
Procedimientos
de Auditoria ("MAPA")) y de losart(culos recomendados de
laRevstade Auditorfa Gubernamental.
* Exposici6n en clase sobre los resultados de lalectura.
* Elaborar procedimientos
de auditorfa dirigidos ala evaluaci6n de ]a estructura
de control interno.
Exponer los resultados de la evaluaci6n practicada de acuerdo con los d.4tos
proporcionados
por el caso de estudio.
* Desarrollarel ejercicio correspondiente
a laevaluaci6n del riesgo de auditorfa.
38
Evaluaci6n del Control Interno
* Preparar el reporte sobre los resultados de laevaluaci6n de laestructura de
control interno, con ladefinici6n delas priorieades de anlisisque servirn de
base parael desarrollo de lafase subsiguiente d,-laauditorfa. (Andlisisde dreas
crfticas).
Instructores:
Dirigir las discusiones en clase sobre los aspectos de interds contenidos en las
lecturas recomendadas, induciendo a lareflexi6n sobre los temas objeto de estudio.
" Lponer la importancia de la evalu',ci6n de la estructura de control interno y
destacar los aspectos conceptuales sobre la materia, conforme a las pautas que
proporciona el SAS 55.
* Apoyar a los equipos de trabajo conformados para desarrollar el caso de estudio,
orientandolos sobre la definici6n de objetivos y procedimientos dirigidos aevaluar
laestruciura decontrol interno.
* Dirigirladiscusi6n deretultadosde la evalupici6n delaestructurade control interno,
Fsumiendo losroles asignados al inicio del curso como autoridades del Departamento
deAuditorfa.
IV. TECNICAS DIDACTICAS
* Exposici6n magistral y discusi6n sobre aspectos conceptuales, conjugando lateorfa
con las experiersias producto del desarrollo del trabajo de campo y de la
investigaci6n.
" Lecturas individuales asignadas a domiciliopara propiciar ladiscusi6n sobreel tema
y su adaptaci6ft al medio costarricense.
* Trabajos en grupoz dirigidos a la definici6n y aplicaci6n de programas de trabajo
para evaluar laestructura de control interno, utilizando el caso de estudio.
" Presentaci6n de resultados porpartede los participantes, manteniendo lasimulaci6n
como recurso para garantizar lainteracci6n entre participantes e instructores.
* Evaluaciones para el control de las asignaciones de lectura y temas discutidos en el
desarrollo de launidad did~ctica.
V. TIEMPO DISPONIBLE
Para el desarrollo de launidad sedisponede cinco horas diddcticas de trabajo enel sal6n
de clase y aproximadamente tres (3)horas de lectura previas a lapresentaci6n en clase.
39
Evaluacidn delControl Interno
EVALUACION
SORPRESIVA
1
VERDADERO 0FALSO: En el par6ntesisde la izquierda coloque unaV para
las frases correctasy una Fpara las incorrectas.
) 1. La estructura del control interno consta de: el ambiente de control y los
procedimientos de control.
) 2. Laevaluaci6n de la estructura del control interno secumple s6lo durante la
etapa deplanificaci6n de la auditorfa.
) 3. El cuestionario es el m6todo mds utilizado para la evaluaci6n de ]a
estructura del control interno operativo.
) 4. La experiencia y especializaci6n
permiten obviar la evaluaci6n del control
interno.
( ) 5. La ausencia de objetivos es una deficiencia de control interno.
) 6. La filosoffa y estilo de operaci6n de la gerencia forma parte de los
) 7. La debida autorizaci6n de transacciones y actividades, puede integrarse a
componentes especfficos del ambiente de control y del sistema contable.
) 8. Las pruebas de detalle y procedimientos analfticos para detectar situaciones
incorrectas importantes, constituyen las pruebas sustantivas.
) 9. Losprocedimientos ypolfticasestablecidos para proporcionarunaseguridad
razonable de lograr los objetivos especfficos de la entidad constituyen ]a
estructura del control interno.
) 0. Siempre que se identifique una debilidad en el control interno, se debe
efectuar una evaluaci6n preliminar del riesgo.
40
Evaluacidn del Control Interno
TRABAJO DE GRUPOS 1
Evaluaci6n de la Estructura
del Control Interno
ANALISIS DE COSTO BENEFICIO
1. INSTRUCCIONES
GENERALES
Se organizardn grupos conformados por cuatroparticipantes, en el que se nombrard aun
expositor y un secretario, debiendo rotar las funciones que tuvieron en el tiltimotrabajo
de grupo realizado.
El grupo dispone de 90 minutos para completar el trabajo.
A continuaci6n se incluye una ejemplo dirigido a evaluar el riesgo de control y la
relaci6n de costo beneficio al elegir entre controles alternativos.
Con motivo de la evaluaci6n del control interno en la Editorial Costa Rica, Ud.
determin6 que las p~rdidas por hurto en el almac~n es de 200.000,oo colones al afio. Se
lleg6 a la conclusi6n de que es posible reducir las pdrdidas adoptando las siguientes
medidas:
a. Instalar un sistema de alarma a un costo aproximado de 30.000,oo colones al afio,
incluyendo depreciaci6n y mantenimiento del sistema. Se estima que esta medida
disminuye un 75% de los robos.
b. Contratar vigilantes durante las 24horas a un costo de 220.000,oo colones al afio,
lo que elimina completamente losrobos.
c. Construir una cerca e instalar el s:stema de alarma tiene un costo de 50.000,oo
colones al afio, incluyendo depreciaci6n y mantenimiento y reduce los robos en un
95%.
3. RESULTADOS ESPERADOS
Seleccionar el procedimiento de control ms conveniente en funci6n del andlisis de la
relaci6n costo/beneficio, Justifique su respuesta, a cuyo efecto considerard como mfnimo
los siguientes factores:
a. Riesgos antes del control
b. Riesgos despuds del control
c. Beneficio bruto (reducci6n del riesgo)
d. Coito del control
e. Beneficio neto.
41
Evaluacidn del Control Interno
TRABAJO DE GRUPOS
Evaluaci6n de la Estructura del Control Interno
SISTEMA CONTABLE
1. INSTRUCCIONES
GENERALES
Seorganizardn equipos conformados por dosparticipantes. Disponende 45minutos para
completar el trabajo.
2. EL TRABAJOAREALIZAR
Como parte de la evaluaci6n de la estructura de control interno, es necesario efectuar
pruebas de transacciones que le permitan al auditor cerciorarse de la efectividad del
sistema contable.
Por esa raz6n, a continuaci6n le proporcionamos informaci6n sobre los estados
financieros de la Editorial Costa Rica, al 30 dejunio de 1990.
a. Cuentas por Cobrar- Clientes - Corto Plazo. Saldo: 9.500.000,00 colones.
* El anfdisis deantiguedad desaldospreparado por laempresa indican losiguiente:
Antiguedad
Saldo
(Nimero de dfas)
(Millones de cciones)
Hasta 30
1.0
De 31 a90
2.5
De 91 a150
1.5
Mas de 150
4.5
" No existe provisi6n para cuentas de cobro dudoso.
" Las gestiones de difusi6n, distribuci6n, ventas y cobranzas se realizan la en
misma unidad organizativa.
* Las cuentas por cobrar registran 900.000,oo colones entregados aescritores por
concepto de anticipos porderechos de autor.
b. Inventaio de Libros. Saldo 15 millones de colones.
* La edici6n m(nima por cada tftulo publicado por la empresa es de 5000
ejemplares en presentaci6n nistica.
* La cobertura de las p6lizas de incendio es de un 100% del saldo segn libros
y de un 40% en caso de robo.
42
Evaluaci6n del Control Interno
wRecuerde que no se han practicado inventarios durante lostiltimos cinco afios.
3. RESULTADOS AOBTENER
En atenci6n a los datos proporcionados, Ud. deberd disefiar los procedimientos que
incluyan laspruebas de transacciones dirigidas acomprobar laefectividad del sistemade
contabilidad de la Editorial Costa Rica, considerando las pautas que proporciona el
numeral 10. del SAS 55.
43
Evaluacid6n del Control Interno
TRABAJO DE GRUPOS
Evaluaci6n de la Estructura del Control Interno
AMBIENTE DE CONTROL
1. INSTRUCCIONES GENEPALES
Seorganizardn equiposconformados pordosparticipantes. Disponen de90minutos para
completar el trabajo.
2. TRABAJOA REALIZAR:
La evaluaci6n de la estructura de control interno, comprende el conocimiento que debe
tener el auditor sobre los tres elementos b~sicos que la conforman. En consecuencia, a
continuaci6n se relacionan una serie de caracterfsticas correspond ientes a la Editorial
Costa Rica, que Ud. deberd considerar como parte del ambiente de control, base para
programar la evaluaci6n respectiva.
a. El Consejo Directivo de la Editorial Costa Rica, se reune una vez por semana.
b. El Jefe del Departamento de Administraci6n autoriza, en forma conjunta con el
Presidente del Consejo, los gastos, controla la emisi6n de cheques y vigila que la
contabilidad se mantenga actualizada. El Departamento cuenta con una secretaria y
uncontador contratado para Ilevar los registros.
c. El Departamento de Difusi6n, Distribuci6ny Ventas, tiene las siguientes funciones:
* Informar a los representantes de los medios decomunicaci6n la sfntesis de cada
uno de lostftulos publicados.
" Proporcionar a distribuidores y librerias el cat~logo actualizado de lo libros
publicados.
* Facturar las ventas y mantener el control de las cuentas por cobrar.
d. Desde su creaci6n la empresa no ha definido un manual de organizaci6n. La ley de
creaci6n especifica las atribuciones del Consejo y del Presidente.
3. RESULTADOS A OBTENER
El equipo deberd programar la evaluaci6n del ambiente de control en atenci6n a la
incidencia que 6ste pueda tener sobre los procedimientos y las polfticas especificas de la
Eiitorial Costa Rica.
44
O Price Waterhouse
Examen
Profundo
deAreas Criticas
(EPAC)
Capftulo
8
I. INTRODUCCION
Sin lugar a duda el proceso m s importante de ia labor de auditorfa es el desarrollo de
oportunidades parael mejoramiento (hallazgos). Loshallazgos deauditorfafundamentan
las conclusiones y recomendaciones
dstas comunicadas a los
y son
funcionarios
responsables y otras personas interesadas.
Lapalabra "hallazgo" tiene muchos significativos yconnotaciones, ademds transmite una
idea diferente a distintas personas. Sin embargo, en la auditorfa tiene el sentido de
recopilaci6n y sfntesis de informaci6n especffica sobre una operaci6n, actividad,
organizaci6n, condici6n u otro asunto que se haya analizado y evaluado, o que se
considera de interds o utilidad para los funcionarios de la entidad. Normalmente se le
emplea en un sentido crftico y serefiere a deficiencias odebilidades presentadas a trav~s
del informe de auditorfa; pero cabe sefialar que tambi6n existen hallazgos positivos.
El tdrmino hallazgoabarca hechos y otra informaci6n pertinente obtenida, incluyendo
casos, situaciones y relaciones re-ales. No abarca las conclusiones del auditor basadas en
el anIisis del significado e importancia de los hechos y otra informaci6n, ni las
recomendaciones
resultantes.
En el informe se incluyen los hallazgos dentro de loscomentarios que el auditor redacta
en forma narrativa sobre las deficiencias o aspectos sobresalientes encontrados durante
el examen, debiendo contener en forma l6gica y clara los asuntos de importancia y
suficientemente comprensibles para el lector del informe.
Un hallazgo de auditorfa es algo observado o encontrado durante el examen. La
informaci6n en la cual se basa estA disponible en la entidad y posiblemente es conucida
por otros. Es el resultado de la informaci6n desarrollada, una reuni6n l6gica de datos
y una presentaci6n objetiva de los hechos y otra informaci6n pertinente. Un hallazgo es
la base para una o m s conclusiones y recomendaciones,
pero dstas no constituyen parte
del mismo.
El prop6sito del presente capftulo es discutir la importancia y metodologfa empleada en
el desarrollo sistemitico y profesional de los hallazgos de auditorfa.
45
Examen Profundo deAreas Criticas Curso de Auditorla Operativa
II.REQUISITOS BASICOS EN UN HALLAZGODE AUDITORIA
Los siguientes constituyen los requisitos bisicos de cualquier hallazgo de auditorfa:
" Importancia relativa que amerite su comunicaci6n
" Basado en hechos y evidencias precisos que figuren en los papales de trabajo
Objetivo
" Basado en una labor suficiente para respaldar cualquier conclusi6n resultante
" Convincente a una persona que no ha participado en la auditorfa.
Cada uno de estos requisitos estdn sujetos a interpretaciones. Es imposible definir
exactamente tdrminos tales como "importancia", "preciso", "relativa", "convincente" y
"suficiente". Aunqueenestecapftulo nosedefinen estost6rminos, sisepresentan ciertas
consideraciones bdsicas que serdn utilizadas al reconocer y desarrollar los hallazgos que,
si se aplican adecuadamente, ayudardn alograr los requisitos necesarios.
Como se indic6 anteriormente, un hallazgo normalmente no es favorable a la entidad
auditada. Lacantidad delabor necesaria paradesarrollar yrespaldar unhallazgo depende
de las circunstancias y el juicio profesional del auditor. Es importante que la
presentaci6n del hallazgo no conduzca aconclusiones err6neas y que su contenido estd
plenamente justificado por la labor efectuada.
La mayor partede laauditorfa en el campo se utiliza para revisar actividades que deben
mejorarse.
Ill. FACTORES A CONSIDERAR ALDESARROLLAR LOS HALLAZGOS
Los auditores tanto como el personal t6cnico que participe en el equipo de auditorfa,
deben estar capacitados en las tecnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y
tener un punto de vista realista para hacer juicios y llegar a conclusiones justas. Los
factores que se deben tener en mente son los siguientes:
1. Las condicioresy circunstancias existentes al momento en que ocurri6 el
hecho o se efecttiola transacci6n bajo examen y no aquellasexistentes al
momento de efectuar el examen. Para obrar con justicia, objetividad y realismo
debe evitarse juicios y conclusiones sobre el rerdimiento, basdndose en una
percepci6n tardfa. El auditor debe asumir el peso de la prueba si su evaluaci6n le
conduce a la conclusi6n de que la decisi6n de la entidad fue irracional, incorrecta o
inapropiada.
2. Indole, complejidad y magnitud cuantitativay financierade lasoperaciones
o segmentos que se estinevaluando. A pesar de que el auditor siempre estd
interesado en mejorar el rendimiento, no hay que pensarque debecriticarsecualquier
asunto que no es perfecto. El adoptar un punto de vista de esta naturaleza, no
significa que no se informard a la administraci6n de la entidad sobre asuntos
importantes junto con las recomendaciones para lograr mejoras. Sin embargo,
46
Examen Profundo deAreas Crfticas
cualquier evaluaci6n de estos aspectos debe reflejar unjuicio maduro y realista de Jo
que razonablemente puede esperarse, segoin las circunstancias.
3. La necesidad desometer el hallazgo potencial aunan~lisisohoiesto y crtico
para encontrar posiblesfallasy unrazonamiento il6g; coal relacionarhechos
y situacioneso aljuzgarsus efectos. Lapr~ctica de hacer el papel de "abogado
del diablo" es muy titil para identificar puntos d6biles en los hallazgos potenciales.
Deben observarsenormas muy altas deobjetividad. Porlo tanto, el auditor debeestar
en guardia contra ia tendencia natural de racionalizar interpretaciones de los hechos
y dejarde considerar la informaci6n contraria. Tambidn debe estaren guardia contra
la tendencia de "evitar" hallazgos que requieren una gran inversi6n de tiempo y
esfuerzo al tratar dedesarrollarlos adecuadamente, sin alcanzar buenos resultados.
4. Lalaborde auditoria debeserlosuficientemente completapara presentarun
bases6lidaparalasconclusionesy recomendacionesy para poderdemostrar
claramente su propiedad y racionalidad a terceras personas en forma
convincente. No se puede asumir que otros aceptar~n las conclusionesy
recomendaciones simplemente porque el auditor las manifiesta.
A pesar de que la labor de auditorfa lleva al auditor a Areas en las cuales no se
considera como un experto, se adquiere cada vez mds experiencia t~cnica en Areas
tales como PED, comercializaci6n, finanzas, administraci6n, estadfstica e ingenierfa.
La utilizaci6n de servicios de consultores externos a menudo es titil para resolver
asuntos t~cnicos, cuando no se cuenta con auditores profesionales especializados en
otras disciplinas.
5.Diferenciasde opini6n. Al ejercer las facultades discrecionales, los funcionarios
de la entidad pueden tomar decisiones con las cuales el auditor no esta de acuerdo.
No debe criticarse tales decisiones si parecen estar basadas en consideraciones
adecuadas de los hechos disponibles en el momento. Tampoco debe critic~rselas
solamente porque el auditor tiene una opini6n distinta acerca de la naturaleza de la
decisi6n que debfa haber sido tomada. No se debe sustituir ei juicio del auditor por
el de los funcionarios de ia entidad. En estas circunstancias, las conclusiones y
recomendaciones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisi6n en cuanto
a!programa, operaciones, gastos, etc., de la entidad. Esposible sefialar por ejemplo
que la entidadse equivoc6en su proceso detomade decisiones porque no contaba con
unsistema disefiado para proporcionar toda la informaci6n necesaria para la toma de
decisiones.
IV. PASOS A SEGUIR EN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORIA
Una vez que el equipo de auditorfa haya determinado una debilidad o deficiencia
importante en la forma en que se efectu6 la operaci6n, el auditor responsable debe
elaborar los planesespecfficos para el desarrollo apropiado yripido detodos los aspectos
pertinentes del problema. El proceso dedesarrollo de un hallazgo implica los siguientes
pasos:
47
Examen Profundo de Areas CrIticas
Curso de Auditorla Orprativa
" Identificar la condici6n o asuntos deficientes, defectuosos, etc., segdn se les mida en
comparaci6n con criterios aceptables que generalmente son formas demostradas de
hacerlo mejor. Algunos criterios aceptables pueden ser los establecidos por las
directivas de la empresa, y si 6stos no han sido establecidos el auditor tiene que
desarrollarlos y enunciarlos con sumo cuidado.
" Identificar las lfneas de autoridad yde responsabilidad con respecto alas operaciones
implicadas.
" Verificar las causas de la deficiencia.
" Determinar si la deficiencia es uncaso aislado o una condici6n muy difundida.
" Determinar los efectos o importancia de la deficiencia.
" Obtener comentarios de las personas u organismos directamente interesados que
pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo.
* Determinar las ccnclusiones de auditorfa con base en laevidencia reunida.
" Determinar las posibles acciones correctivas o recomendaciones para mejoras.
La laborefectuada, la informaci6n obtenida ylas conclusiones alcanzadas enel desarrollo
de los hallazgos deben estar ampliamente respaldadas y documentadas en los papeles de
trabajo, conforme seva efectuando la labor. Estepaso no debe diferirse nunca hasta que
la fase de preparaci6n del informe estd en proceso.
El desarrollo total de un hallazgo exige que se informe al titularo mdxima autoridad de
la entidad. Todo el proceso de desarrollo de un hallazgo requiere la acumulaci6n de
informaci6n apropiada para informar adecuadamente de acuerdo con las normas,
caracterfsticas y requerimientos bdsicos de la auditorfa. El saber que es necesario
preparar un informe ypensar en dicho informe mientras se desarrolla un hallazgo tendrd
como resultado una auditorfa y un informe de mejor calidad.
Sedebe evaluar continuamente lanaturaleza, laexistenciay la importanciadeunhallazgo
durante su proceso de desarrollo, para determinar si serAn necesarios futuros esfuerzos
para completarlo. Al dirigir y controlar la utilizaci6n de los recursos humanos, es
necesario pensar en tdrminos de una revisi6n preliminar; una evaluaci6n de la estructura
del control interno y de unexamen profundo de dreas crfticas.
Estas fases del esfuerzo son obligatorias para completar el desarrollo de los halazgos.
Sin embargo, debe reconocerse que pueden haber casos en los cuales se ha desarrollado
un hallazgo sin haber completado ffsicamente todas las fases de trabajo de la auditorfa.
Si en cualquier momento durante la labor, el auditor piensa que tiene un hallazgo
importante y adecuadamente desarrollado (condici6n, criterio, efecto, causa,
responsabilidad, legalidad y mejoras necesarias), debe informar de inmediato a los
funcionarios de la entidad, comunicando las conclusiones y recomendaciones, asf como
el preparar la parte del informe relacionado.
48
Examen Profundo de Areas Criticas
Curso de AuditoraOperativa
1.Identificarla condici6ndeficiente
Este paso abarca el examen necesario para reunir y establecer claramente todos los
hechos pertinentes. En tdrminos mds simples, esta operaci6n es la fase del "qud -
cutndo - d6nde - c6mo". Incluye la comparaci6n de operaciones reales con los
criterioso requerimientos establecidos, yasea enforma dereglamentos, normas tdcnicas,
normas de rendimiento, presupuestos operativos o directivas del titular. Puede implicar
unexamen del criterio orequerimiento establecido o la falta de los mismos.
Tambidn incluye la determinaci6n del grado de rendimiento cuando no existen normas
prescritas (por ejemplo, hacer viajes innecesarios, comprar materiales no requeridos,
asignartareas inapropiadas a losempleados). En estos casos frecuentemente seidentifica
los desperdicios que se pueden evitar, una forma mds eficaz de operar o un
procedimiento mAs econ6mico.
El auditor debe Ilegar aacuerdos con los funcionarios correspondientes de la entidad
sobre la correcci6n de los hechos, aunque puedan haber desaveniencias en cuanto a los
motivos, importancia, necesidad de medidas correctivas, etc. La incapacidad de Ilegar
aacuerdos acerca de los hechos, no excluye la ne--sidad de informar sobre un asunto,
si el auditor estA razonablemente seguro de la correcci6n de la informaci6n que ha
desarrollado.
2. Identificaci6n de las Ifneas de autoridad y de responsabilidad
en la entidad
con respecto alas operaciones implicadas
Es necesario identificar alas personas directamente responsables de la operaci6n y los
niveles mds altos de responsabilidad para saber con quidn debe disrutirse el problema y
aquiendebe dirigirse las comunicaciones pertinentes. Tal idciftificaci6n esespecialmente
importante en las oficinas descentralizadas que estdn sujetas ala direcci6n de niveles mds
altos de la entidad.
Para lograr un control interno administrativo, financwero y tdcnico eficaz sobre las
operaciones, es necesario contar con una clara asignaci6n de responsabilidad y con la
debida autoridad para Ilevarla a cab3.
3. Verificar las causas de la deficiencia
Es de suma importancia identificar y comprender las causas de una deficiencia si ha de
revisarla apropiadamente, en forma imparcial y eficazmente, para y sugerir acciones
correctivas.
Debe averiguarse por qu6 tuvo lugar la situaci6n adversa, por qu6 sigue existiendo y si
se han establecido procedimientos internos para evitar dicho resultado, o si aquellos
establecidos han sido ineficaces o mal implantados. Pueden haber varias causas. Lomds
importante, generalmente, es que una debilidad enel sistema decontrol interno permiti6
que ocurra la deficiencia, la cual, ano ser que se la corrija, permitird que aparezcan
deficiencias similares en el futuro. Las medidas correctivas normalmente implicardn
mejoras en el sistema de control interno.
49
Al comprender la causa de la deficiencia frecuentemente se puede identificar otros
problemas que requerirdn ser revisados durante laauditorfa.
4.Determinar si ladeficiancia es aislada omuy difundida
Esta determinaci6n es rccesaria para:
" Llegar a conclusiones apropiadas acerca de laimportancia relativa de ladeficiencia.
Esto es esencial en el esfuerzo por alentar alos funcionarios de laempresa atomar
medidas correctivas. Tambidn afectan la decisi6n sobre el nivel apropiado para
comunicar el hallazgo.
" Hacer recomendaciones apropiadas para acciones correctivas. Si el auditor estd
convencido de que lacondici6n estA muy difundida y/oes probable que vuelva a
ocurrir, debe recomendar alaentidad que tome las medidas necesarias para impedir
errores similares en el futuro, tanto como identificar y, si es posible, remediar los
errores anteriores.
Las pruebas de auditorfa deben ser suficientes como para mostrar si lacondici6n estA
muy difundida. Sin embargo, debe recomendarse que la empresa tome las acciones
necesarias para determinar la extensi6n total de la deficiencia. Solamente en
circunstancias especiales el equipode auditorfa debe comprometer sus limitados recursos
humanos msall 'e lo razonable para demostrar que el asunto requiere atenci6n.
Despuds de que la entidad haya empezado con lalabor de determinar la extensi6n total,
lafunci6n de los auditores es seguirla y revisarla devez encuando, paraestablecer si los
esfuerzos de laentidad se han orientado en forma debida y si han corregido los errores
y eliminado las deficiencias en forma adecuada.
Aunque un tipo especffico de deficiencias o irregularidades no sea frecuente o no estd
muy difundido, los casos individuales pueden ser en ocasiones lo suficientemente
importantes, por su naturaleza, magnitud, precedente o peligro potencial como para
requerir su desarrollo total e informe. Asf, una condici6n adversa percibida en un
programa relativamente nuevo puede no estar muy difundida adn, pero podrfa tener
implicaciones o posibilidades importantes si nose laeliminarfa.
5.Determinar losefectos oimportancia de ladeficiencia
Debe considerarse completarnente los efectos o importancia deladeficiencia de laforma
en que laentidad Ileva acabo sus operaciones. El auditor estd interesado no s6lo en el
resultado inmediato, sino en los efectos colaterales, intangibles, de largo alcance uotros
efectos, tanto reales como potenciales.
Cuando sea posible, debe determinarse los efectos financieros o lap6rdida causada por
una deficiencia identificada. Tales determinaciones demuestran lanecesidad de medidas
correctivas y facilitan lapresentaci6n de un informe convincente.
A vevps no es prdctico ni posible calcular una p6rdida financiera, real o futura. La
incapaciJad de medir o estimar una pdrdida financiera no es una raz6n vdlida para no
50
Curso deAuditorla Operativa
informar acerca delos hallazgos importantes. Una delas funciones del auditor es sefialar
las condiciones que podrfan ocasionar p6rdidas de un tipo o de otro. Cuando ia
importancia de una deficiencia se presenta por una p6rdida potencial, el informe debe
sefialar claramente este factor.
El auditor cumple inicialmente con su responsabilidad cuando sefiala tales condiciones a
los funcionarios responsables, insinudndoles la necesidad de tomar medidas correctivas.
La administraci6n debe entonces asumir la responsabilidad de establecer acciones
correctivas o preventivas apropiadas o aceptar el riesgo deposib!es p6rdidas. El objetivo
fundamental de la auditorfa es que se Ileven a cabo las acciones corre,- vas o mejoras.
Por lo tanto el auditor debe seguir posteriormente las acciones de la entidad y, si es
necesario efectuar mds revisiones del asunto.
6. Determinar las conclusionesde auditorla
Con base en toda la evidencia de auditorfa reunida a travds de condiciones, criterios,
causas, efectos, comentarios de la entidad u otra informaci6n el auditor Ilega a
conclusiones concretas sobre la situaci6n odeficiencia revisada.
7. Determinar las posiblesacciones correctivas orecomendaciones
Los hallazgos y conclusiones normalmente deben estar seguidas con recomendacion, a
los funcionarios responsables para corregir la deficiencia o evitar su reaparici6n.
No siempre sepuederecomendar especfficamente las acciones queeliminardn undefecto.
La funci6n b~sida de auditorfa es identificar las deficiencias y prtcticas a ser corregidas
o fortalecidas. La administraci6n de la entidad es responsable de tomar las medidas
pertinentes.
Por otra parte, el estudio del problema por el auditor generalmente serd lo
suficientemente amplio como para permitirle hacer sugerencias constructivas acerca de
las medidas correctivas apropiadas que sedeben tomar.
Si ia deficiencia en estudio es 'n incumplimiento de los requerimientos legales o
reglamentos relacionados, la recomendaci6n debe ser mds constructiva que el limitarse
asugerir quesecumpla con 61los. Debehacerse una recomendaci6n b~sica que d6como
resultado un fortalecimiento de los procedimientos o pr~cticas seguidas para evitar la
reaparici6n de la deficiencia. Debe considerarse siempre, sin embargo, el costo de la
aplicaci6n de las medidas recomendadas en relaci6n alos beneficios.
V. CAMBIOS EN ELALCANCE Y DIRECCION DE LA LABOR DESARROLLADA
La informaci6n adquirida segdn progresa el trabajo de auditorfa puede indicar ]a
necesidad de uncambio en la direcci6n o 6nfasis del trabajo planificado inicialmente y/o
unaextensi6n o reducci6n en su alcance. Para reconocer la necesidad de dichos cambios
se sugiere la supervisi6n continua sobre el desarrollo de hallazgos potenciales, una
estrecha revisi6n de la informaci6n recientemente obtenida y una evaluaci6n de la
51
Examen Profundo de Areas Cr~ticas
informaci6n que hard posible latoma de decisiones oportunas, en cuanto a laformaen
que se debe proceder.
En general, el desarrollo de un hallazgo debe continuarse siempre y cuando su
importancia y loslogros potenciales justifiquen lautilizaci6n de losrecursos humanos de
auditorfa. Sinembargo, silo que se estA tratando no es imiportante como se crefa en un
principio y seva alograr muypoco pormedio deun trabajo futuro, se debedescontinuar
lalabor y explicar claramente dicho proceder en los papeles detrabajo. El desarrollo no
debe continuar en ningtdn caso s6lo para racionalizar el gasto de potencial humano ya
efectuado oparatratar de "hacer algo de lanada". Ladecisi6n de descontinuar lalabor
en las Areas de auditorfaque son poco prometedoras debe ser aprobado porel supervisor
de auditorfa responsable.
Otro cambio en el alcance que debe considerarse es lanecesidad de obtener informaci6n
entodos los lugaresdescentralizados seleccionados enel planeamiento. Enalgunos casos
sepodrfa encontrar, que unacantidad delugares que sehabfa planeado "isitar pueden ser
mdsde los necesarios para demostrar adecuadamente el punto qaese estA tratando de
sefialar. Si una revisi6n limitada establece razonablemente lanecesidad de una mejora
administrativa, debe informarse de inmediato a los funcionarios acerca de las
oportunidades de mejoramiento, las conclusiones y las recomendaciones. En algunos
casos una presentaci6n verbal de los hallazgos serd ia forma m~s eficaz y eficiente de
transmitir el mensaje y de -totener acciones correctivas oportunas y decisivas. Se
recomienda hacer usodecuadros, grificos y otras ayudas visuales parauna presentaci6n
eficaz. Sin embargo, adn cuando s6lo se haga una presentaci6n verbal es necesario
elaborar el informe porescrito.
VI. ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS
Es de importancia primordial que el auditor desarrolle totalmente las oportunidades de
mejoraniento para poder informar complfta y claramente sobre losmismos. Porlo
tanto, debe grabar en su memoria los atributos para una oportunidad de mejoramiento
(hallazgo de auditorfa) que tienen que ser desarrollados en cada case:
52
Atributos del "hallazgo"
Denominaci6n
Breve descripci6n
Significado
CONDICION
Situaci6n actual encontrada
"Lo que !s"
CRITERIO
Unidades de medida o normas
"Lo que debe ser"
aplicables
EFECTO
Importancia relativa del asunto
"La diferenciaentreloque
(preferible en tdrminos monetarios)
es y lo que debe ser"
CAUSA (S) Razones de desviaci6n
"porque sucedi6"
Condici6n
La situaci6n encontrada por el auditor con respecto a una operaci6n, actividad o
transacci6n. La condici6n refleja el grado en que los criterios estdn siendo logrados. Es
importante que lacondici6n serefiera directamente al criterio o unidad de medidaporque
el objetivo de la condici6n es describir lo bien que se comporta la organizaci6n en el
logro de las metas expresadas como criterios.
Formas de t.ondiciones
* Los criterios se estdn logrando satisfactoriamente
" Los criterios no se logran.
* Los criterios se estdn logrando parcialmente.
Criterio
Es la normacon la cual el auditor mide lacondici6n. Son las metas que la entidad estA
tratando de lograro las normas relacionadas conel logro delas mismas. Necesariamente
son unidades de medida que permiten ia evaluaci6n de ia condici6n actual.
Criterios tfpicos
1. Disposiciones por escrito
a. Leyes y/o reglamentos
b. Instrucciones en forma de planes estrat6gicos, manuales, directivas,
procedimientos, etc.
c. Objetivos, polfticas y metas
2. Sentido comtin
53
Examen Profundo deAreas Criticas
3.Experiencia del auditor
4. Opiniones independientes de expertos
5.PrActices comerciales prudentes
6. Instrucciones verbales
7. Experiencias administrativas
8. Objetivos o polfticas generales expresados ,erbalmente
9. Pricticas generalmente observadas
Puede ser necesario tener inforinaci6n que sirva de evidencia de que no se han
establecido criterios por escrito. En tales casos, cuando seemplea el sentido comtin o
juicios externos, es necesario tener en mente que 6ste debe tener sentido, ser l6gico y
suficientemente convincente para el lector.
Efecto
Ese resultado adverso real o potencial que resulta de la condici6n encontrada.
Normalmente representa lap6rdida en dinero o en efectividad causada por el fracaso en
el logro de las metas.
El efecto es especialmente importante para el auditor en los casos que quiere persuadir
a la administraci6n de que es necesario un cambio para alcanzar el criterio o ia meta.
Siempre que sea posible, el auditor debe expresar en su informe el efecto cuantificado
en dinero u otra unidad de medida. Sin embargo, ciertos aspectos no pueden ser
expresados en tales t6rminos.
Efectos tfpicos
1. Uso antiecon6mico oineficiente de los recursos humanos, materiales y financieros.
2. Pdrdida de ingresos potenciales
3. Violaci6n de disposiciones generales
4. Inefectividad en el trabajo (no se estd realizando como fue planeado o lo mejor
posible)
5. Gastos indebidos
6. Infcrmes o registros poco titiles, poco significativos o inexactos
7. Control inadecuado de recursos o de actividades
8. Inseguridad en que el trabajo se estd realizando
9. Desmoralizaci6n del personal (falta de motivaci6n)
Si el informe de auditorfa no presenta informaci6n sobre el efecto rea o potencial, el
lector puede Ilegar a la conclusi6n de que la aparente falta de preocupaci6n del auditor
54
determina que el hallazgo no es muy
Si el efecto es
importante.
verdaderamente
insignificante debe considerarse el no incluirlo en el informe.
Causa
Es la raz6n o razones fundamentales por las cuales se present6 la condici6n, o es el
motivo por el que no se cumpli6 el criterio o norma. La simple aseveraci6n en el
informe deque el problema existe porque alguien no cumpli6 las normas es insuficiente
para convencer al lector.
Tambidn esteenfoque simplista encasilla al auditor en la mrsuperficial recomendaci6n
de que "se cumplan las normas" hecho que la mayorfa lo sabe, sin necesidad de que se
lo digan.
Causas tfoicas
1. Falta de capacitaci6n
2. Falta de comunicaci6n
3. Faltade conocimiento de los requisitos
4. Neglicencia o descuido
5. Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprActicas
6. Consciente decisi6n o instrucci6n de desviarse de las normas
7. Falta de recursos humanos, materiales o financieros
8. Falta de buen juicio osentido comdn
9. Faltade honestidad
10. Inadvertencia del problema
11. Inadvertencia de beneficios potenciales desarrollados al efectuar canbios
12. Falta deesfuerzo e interds suficientes
13. Falta de supervisi6n adecuada
14. Falta de voluntad para cambiar
!5. Organizaci6n defectuosa
16. Falta de delegaci6n de autoridad
17. Auditorfa interna deficiente
VII. COMPARAR LACONDICION CON EL CRITERIO
La mayorfa de loshallazgos de auditorfase originan de la comparaci6n de "lo que es" -
Condici6n con "lo quedebe ser"- Criterio. Cuando el auditor identifica unadiferencia
entre los dos, ha dado el primer paso en el desarrollo de un hallazgo.
El hecho de que no existe ninguna diferencia entre "lo que es" y "lo que debe ser"
constituye unhallazgo positivo importante, especialmente cuando el objetivo es evaluar
o informar sobre la efectividad de un programa o actividad.
En la selecci6n de las condiciones a informar, asfcomo de loscriterios o normas ausar
en la evaluaci6n de dichas condiciones, juega un papel importante el conocimiento
profesional, la experiencia, los antecedfntes y la pericia profesional del equipo de
55
auditorfa. Esimportante reconocer, sinembargo, que el auditorasume laresponsabilidad
y obligaci6n de convencer al lector de la validez y el sentido comin de los criterios que
usa.
VIII. EVALUAR LA IMPORTANCIA DE LOS HALLAZGOS
La atenci6n que se presta a un hallazgo depende en su mayor parte de la demostraci6n
que sehaga desu importancia. Para facilitar lo anterior debe indicarse si las situaciones
adversas informadas son casos aislados o estdn extendidos ampliamente y su proporci6n
o frecuencia enque suceden. El uso del muestreo estadfstico es una prdctica muyvaliosa
en la determinaci6n de ]a proporci6n o frecuencia con que suceden.
La importancia se juzga generalmente por el Efecto. Los efectos, sean actuales o
potenciales pueden exponerse frecuentemente en tdrminos cuantitativos, tales como
unidades monetarias, tiempo, unidades de producci6n o nimero de transacciones.
Algunas veces losefectos son intangibles, pero noobstante importantes. Cualquiera sea
el uso de tdrminos, el informe debe incluir datos suficientes como para convencer al
lector que el asunto merece su atenci6n.
IX. EXPLICAR EL PORQUE OCURRIO LA DESVIACION
Sedebe identificar y explicar las razones de porque existeuna desviaci6n entre "lo que
es" y "lo que debe ser". Cuando se conoce porque sucedi6 algo, la Causa, puede
determinarse m~s ficilmente como prevenir su repetici6n. Una recomendaci6n
constructiva depende de la identificaci6n de la deficiencia b~sica administrativa que
permiti6 ocurra la desviaci6n. En todos los casos debe presentarse clara y l6gicamente
la relaci6n entre la causa establecida y cualquier recomendaci6n.
En vista de la responsabilidad del auditor para promover una administraci6n financiera
efectiva, es importante que revele completamente las desviaciones, cuando sus causas
bAsicas se relacionen con asuntos financieros. Este es un medio para comunicar como
la contabilidad puede contribuir con una administraci6n efectiva.
Cuando seencuentre quelaausencia dela auditorfa internahaccntribufdo aladeficiencia
administrativa, debe incluirse unaexposici6n de esta situaci61? como parte del hallazgo.
Si se encuentra una falta general de auditorfa interna o si son pocedentes algunos
comentarios generales o sugerencias referentes a dihaunidad, serfa apropiado tener un
capftulo separado para tratar el asunto.
56
CursodeAuditorla Operativa
INSTRUCCIONES-CASO
FASE 4-A
Una vez concluida la evaluaci6n de la estructura de control interno a las actividades
realizadas por la entidad auditada y conocidos los resultados, el equipo de auditores del
queusted forma parteprepar6 el informe sobre dicha evaluaci6n yel plan detallado para
la auditorfa operativa que seesti realizando en dicha organizaci6n.
Luego de definir las Areas crfticas que requieren un examen o estudio profundo, deberd
preparar el prograira para desarrollar los hallazgos de auditorfa, de acuerdo con los
elementos desarrollados en el capitulo sobre el estudio profundo de areas criticas
identificado con el No. 280.
Para ejecutar el trabajo deberd considerar ]a informaci6n disponible en el caso, los
recursos humanos asignados aleq'ipo, el tiempo programado segdn las instrucciones del
curso y las limitaciones existentes para ia ejecuci6n del ejercicio.
La organizaci6n del equipo de trabajo es uno de los aspectos importantes que deberA
definir para el desarrollo corr.pleto del caso, por lo tanto, como parte de ]a soluci6n
solicitada deberd documentar dicha organizaci6n en unpapel de trabajo que contenga la
siguiente informaci6n:
1. Nombres de los profesionales asignados
2. Funci6n que cumplir, cada uno en las diferentes fases del proceso de la
auditorfa operativa, apartir de la fase 4
3. Inicialescon lasquesuscribirn losdiferentes papelesdetrabajo, tantoen
lo relativo asu elaboraci6n como en la revisi6ny aprobaci6n
4. Fecha inicial de integraci6nalequipo detrabajo yfechade terminaci6nde
las labores, del personal del Departamento
5. De ser necesario las asignaciones de trabajo especfficas, ya sea de
manera individual opor grupos de msde un profesional
6. Fechas estimadas para ]a conclusi6n de las diferentes actividades de
auditorfa.
La tarea m s importante es la preparaci6n del prograaa de auditorfa a ser aplicado en
el desarrollo de la fase 4 del proceso de la auditorfa, denominado Estudio Profundo de
Areas Crfticas, que deberd presentar la siguiente estruciura:
1. Encabezamiento
del Programa
2. Prop6sito de la Fase
57
Examen Profundo de Areas Criticas Curso deAuditor/a Operativa
3. Programas independientes por cada Area crftica o hallazgo potencial,
preferentemente en documentos separados por las dreas en que haya
dividido el trabajo, con la siguiente estructura bdsica:
a.Tftulo del drea critica ohallazgo potencial
b.Prop6sito del programa individual
c. Procedimientos especfficosde trabajo
d.Fuentes de informaci6n especificas
4. Fuentes de informaci6n generales
Luego de concluida la programaci6n del trabajo para la fase 4-A se entregardn los
resultadosobtenidos paraconocimiento delos equiposy progranarunasegunda fase4-B,
que permitird ajustar laprogramaci6n inicial y sobre todo complementar la obtenci6n de
informaci6n y documentar el desarrollo completo de los hallazgos identificados o por el
contrario decidir sobre la suspensi6n definitiva de las acciones de auditorfa operativa en
las Areas que no demuestren posibilidades de mejoras importantes.
Exitos en su tarea de hoy, el tiempo es limitado por favor organice su equipo
eficientemente para el logro de lor resultados esperados por nuestro Departanento y
nuestra ISA.
58
EXAMEN PROFUNDO DE AREAS CRITICAS (EPAC)
AYUDA MEMORIA
59
281 INTRODUCCION
1. Fundamentos
" Planificaci6n detallada
* Programas
especfficos
2. Programas aplicados
o Evidencia obtenida
3. El hallazgo en auditorfa
o Explicaci6n
o Evaluaci6n de los hallazgos
epl.
60
282 EVALUACION-HALLAZGOS
1. Observaciones
"Explicaci6n
- Errores
- Irregularidades
- Acciones
cuestionables
oilegales
"Evaluaci6n
2. Causas que las originan
" Explicaci6n
* Preguntas p'identificar
" Frecuencia
3. Las observaciones en Ila evidencia
" Controles clave
*Procedimiento de cumplimiento
4. Las observaciones en la evidencia sustantiva
" Evidencia sustantiva y los errores conocidos
* Error ma's probable
" Criterio profesional
5. Incertidumbres y estimaciones
*Mayor riesgo
" Error ma's probable, Estimaciones no
razonables. ep2.
67
283 EVALUACION
DE LOS HALLAZGOS
POR
COMPONENTES
1. Consideraciones
sobre Ila evidencia
acumulada
* Factores que influyen
2. Consideraciones
sobre el error acumulado
* Error m~s probable
* Resumen
de errores no corregidos.
62
284 EVALUACION
DE LOS HALLAZGOS
PARA LA
AUDITORIA
1. Aspectos aconsiderar
" Relevancia
del riesgo
* Analisis de consistencia
" Errores acumulados
contra criterios de importancia
" Conclusi6n
de auditoria
2. Errores acumulados
y su importancia
* Errores combinados
de todos los componentes
" Factores de significancia
" Examen de estimaciones
ep3.
63
285 CARACTERISTICAS
HALLAZGOS
1. Requisitos
*Importancia
relativa
*Evidencias precisas
*Objetivo
*Labor suficiente
Convincente
Y CONTENIDO
DE LOS
2. Pasos papa desarrollarlo
" Identificar ccndiciones
" Lineas de autoridad y responsabilidad
de las
condiciones
"Determinar
ias causas
* Establecer si la condicion es aislada o difundida
" Ubicar su impor~ancia
Obtener opiniones
" Llegar aconclusiones
" Preparar disposiciones
y/o recomendaciones
3. Atributosdel hallazgo
*Condiciones
*Criterios
*Efecto
* Causas
ep4.
64
286 CONCLUSIONES
DE AUDITORIA
1. Importancia
" Resumen los resultados
"Eval'an el cumplimiento
de los objetivos de
auditoria.
2. Responsabilidad
por las conclusiones
" Miembro del equipo
" Encargado del estudio
" Supervisor asignado
* Nivel directivo
3. Documentaci6n
" Presentadas por escrito
Suscritas por quien las prepar6, las revis6 y las
supervis6.
4. Conclusiones
- Componentes
" Planificaci6n
cumplida
Observaciones
ubicadas y las accionestomadas
" Opini6n expresada
5. Conclusiones
- Auditoria
" Listado de validaci6n de las conclusiones
" Evaluaci6n de los hallazgos
" Recomendaci6n
de supervisi6n
287 DOCUMENTACION
DEL EPAC
1. Importancia
de la fase
*Tiempo invertido
*Caracterfsticas
de la documentaci6n.
2. Organizaci6n
de los P/T
* Estructura y contenido
" Expedientes
iniciales
3. Indice y ordenam ento P/T
Administraci6n
(AD)
" Revision Preliminar
(RP)
" Evaluaci6n
Estructura
de Control Interno (Cl)
* Estudio Profundo de Areas Crfticas (AC)
4. Referencia
cruzada
" Importancia
I Aplicacion
ep6.
66
288 PRODUCTOS
DEL EPAC
1. Estructura del informe de auditoria, referenciado
alos
P/T
2. Programa oagenda para presentar losresultados
3. Borrador del informe final de auditorla
4. Expediente de PiT organizado
por componentes
estudiados
ep7.
67
SUMARIO
SOBRE EL EPAC
1. Aplicaci6n
de programas
2. Evaluar los hallazgos
" Observaciones
de auditor'a
o Errores, irregularidades
y acciones cuestionables
o
ilegales.
"Causas que originan las observaciones
* D6nde se origin6, que controles se han disehado,
es error humano, quidn es el responsable,
etc.
"Implicaciones
de las observaciones
EPAC8.
68
Price Waterhouse
Comunicacidn
de Resultaclos
Capitulo9
Plan de Clase
1.OBJETIVOS GENERALES
Proporcionar los fundamentos te6ricos para destacar las ventajas de comunicar los
resultados de un estudio, incorporando los atributos de un hallazgo y el tono positivo y
constructivo que caracteriza el informe de laauditorfa operativa.
Al concluir este tema los participantes podrdn:
" Aplicar el uso del hallazgo de auditorfa cor-o unidad de redacci6n del informe,
utilizando en cada ocasi6n ladefinici6n del criterio, lacondici6n, lacausay el efecto,
como atributos bdsicos del hallazgo de auditorfa.
" Ser concluyentes con respecto a ]a materia objeto de estudio y redactar
recomendaciones en funci6n de larelaci6n causa-efecto.
3.TRABAJOS A REAI.IZAR
El desarrollo de la unidad requiere laejecuci6n de las siguientes actividades del proceso
ensefianza-aprendizaje:
" Lectura del capftulo VIII (Comunicaci6n de Resultados) del material de apoyo,
contentivo de las caracterfsticas del informe yde diferentes modelos de presentaci6n,
segfin los est~ndares del estudio.
" Lectura del artfculo "Comunicaci6n de los Resultados de Auditorfa" publicado en la
Revista de Auditorfa Gubernamental, en el cual se destaca laimportancia en cuanto
a laoportunidad y contenidos del informe para que el mismo sea eficaz.
Presentaci6n del material sobre el informe de auditorfa en el que se destaca la
necesidad de ser creativos con respecto a los tftulos del informe y los hallazgos de
auditorfa, asf como el tono constructivo que debe prevalecer en la redacci6n del
informe.
4.TECNICAS DIDACTICAS AUTILIZAR
Exposiciones magistrales sobre:
- Los atributos de un hallazgo de auditorfa
69
Comunicaci6n de Resultados
- Recomendaciones y disposiciones de auditorfa en la Contralorfa General de la
Reptiblica
- El caracter vinculante o no vinculante de las recomendaciones de auditorfa.
Ventajas y desventajas
- El seguimiento de las recomendaciones incluidas en el informe de auditorfa: un
programa separado
" Lecturas individuales asignadas adomicilio
" Evaluaciones contfnuas sobre laparticipaci6n en clase y para la comprobaci6n de las
lecturas sugeridas
5. TIEMPO DISPONIBLE
Para cumplir losprop6sitos de estaunidad se requiere de ocho horas didlcticas y de un
mfnimo de dos horas de lectura, previas a lapresentaci6n en clase.
70
0 PriceWaterhouse
Guias de Controlde Caildaden la
Auditoria
Gubernamental
Capitulo 10
1. INTRODUCCION
Amedidaque pasa el tiempo es cadavez msnotorialanecesida -e disponer dealgunos
estd.darcs bdsicos para aplicar criterios de Control de Calidad, en las actividades de
auditorfa en la administraci6n pdblica de los diferentes pafses.
Estos est6ndares o criteriosdecontrolde calidadhan demostrado que son mucho mds
necesarios en las actividades de auditorfa ejercidas por las instituciones superiores de
auditorfa (ISAs), debido alos resultados de orden t~cnico, legal y de cumplimiento de
las responsabilidades pdblicas.
En los 6iitimos afios, las ISAs han necesitado aplicar el proceso de controlde calidada
suspropiasactividadesdeauditorta, alasfuncionesde lasauditorfasinternasy alos
trabajosejecutadosporlasfirmasprivadasde contadorespfiblicosindependientes.
El Ambito de aplicaci6n t6cnica de la auditorfa profesional en la administraci6n pdiblica,
(fiscalizaci6n como adin lo Ilaman algunos parses) cada vez es mis amplio, por lo tanto
el accionar de las ISAs en los tiempos actuales y en una proyeccidn futvira deben incluir
criteriosclarosy procesosdefinidosparalaaplicaci6ndel controlde calidaden las
auditor(asrealizadasporlos diferenteselementosque laconforman.
En resumen, los aspectos sefialados constituyen los ai;ec,.dentes que ameritan en la
actualidad definir agunas gufas que permitan sistematizar !as actividades de controlde
calidadalejecutarlaauditorfagubernamental,que indudablemente presenta muchas
condiciones tfpicas del sector en que se desenvelve. Sin embargo, es evidente que ]a
experiencia obtenida por la contadurfa pdiblica ha sido utilizada para definir estas gufas
dirigidas al mejoramiento de la auditorfa gubernaniental en su contvxto mros amplio, que
incluye la audirorfa externa realizada por las ISAs y las firmas privadas y la auditorfa
interna ejecutada por las respectvas unidades de cada entidad.
2. CLASIFICACiON
GENERAL
Las Guias de control de calidad en la audtorfa gubernamental se clasifican en los
siguientes do
,
grupos generales, considerando su 6mbito de aplicaci6n:
a. Control de calidad institucional
b. Control de calidad por auditorfas especfficas
Posteriormente se observa que alguna de las g'ifas tienen aplicaci6n combinada, ya que
las actividades gerenciales a nlvel de las ISAs y a nivel de las auditorfas especfficas,
tienen objetivos similares y aplican procesos semejantes.
71
Gulasde Control de Caidad
3. GUIAS DE CONTROL D[ CALIDAD INSTITUCIONAL
Las gufas de zontro! de calidad institucional estdn dirigidas a la aplicaci6n aestdndares
generales en la ejecuci6n de las actividades de auditorfa y las principales son las
siguientes:
a. Definir la filosoffa de la auditorfa a ser aplicada por las ISAs.
b. Difusi6n y entendimiento de las responsabilidades de la auditorfa realizada por las
ISAs.
c. Liderazgo t6cnico y cientffico de las ISAs,
difusi6n de la normatividad.
mediante la emisi6n, actualizaci6n y
d. Planificaci6n plurianual obligatoria de las acciones de auditorfa.
e. Proceso de calificaci6n t6cnica para atender las solicitudes de auditorfas.
f. Informaci6n gerencial sobre el trabajo realizado, para conocimiento y decisi6n de
los poderes legislativo, ejecutivo yjudicial.
g. Evaluaci6n perfodica (mfnimo una vez al afio) de las actividades de auditorfa a nivel
de las ISAs, en compararaci6n con los objetivos propuestos en la planitcaci6n.
h. Colaborar en lasoluci6n delosproblemas identificados enlos organismc' auditados.
i. Inspecciones perfodicas independientes respecto a la calidad del trabajo realizado,
cuando menos cada dos afios.
j. Entrenamiento tdcnico dirigido alos funcionarios responsables de laadministraci6n
de los recursos del Estado.
4. GUiAS DE CONTROL DE CALIDAD PARA LASAUDITORiAS ESPECiFICAS
Las Gufas de control de calidad aplicables a las auditorfas especfficas incluyen la
aplicaci6n de estdndares generales, por una pare, y de criterios especfficos por otra,
orientados a promover la eficiencia y la efectividad en las actividades t6cnicas y son las
siguientes:
a. Cumplimiento de la normatividad t6znica vigente.
b. Aplicar la supervisi6n en el proceso de ejecuci6n de la av'ditorfa.
c. Documentar la funci6n de supervisi6n de marera obligatoria e independiente.
d. Definii uspcificamente las funciones t.3nicas de losdiferentes niveles del grupo de
auditorfa.
72
Gulasde Control de Calidad
CursodeAuditorfa Operativa
e. Obligaci6n de revisar la calidad de los productos elaborados por el grupo de
auditorfa.
f. Proceso de aplicaci6n del control de calidad en la auditorfa gubernamental.
g. Estructura y contenido del expediente de papeles de trabajo de supervisi6n.
h. Informe tdcnico de las actividades de supervisi6n.
i. Recursos tdcnicosdisponibles para consultasy su participaci6nen las actividades de
auditorfa.
j. Calificaci611 permanente del personal t6cnico de auditorfa, base para su promoci6n
y proyeccion.
73
Gulasde Control de Calidad
EVALUACION SORPRESIVA 1
VERDADERO 0 FALSO: En el pardntesis de la izquierda coloque una V para las frases correctas
y u'ia F para las incorrectas.
( ) El control de calidad se aplica fundamentalmente en ia preparaci6n y emisi6n del informe de
auditorfa.
( ) Las funciones de supervisi6n competen de manera exclusiva al profesional que ejerce las funciones
de auditor supervisor.
( ) Uno de los momentos bdsicos de aplicaci6n del control de calidad en la auditorfa gubernamental es
el denominado evaluaci6n del control interno.
( ) Uno de los criterios t6cnicos para fomentar la productividad institucional es la aplicaci6n de la
supervisi6n de ia auditorfa en las labores de campo, exclusivamente.
( ) La calidad de los informes de auditorfa es responsabilidad principal del auditor jefe de equipo,
considerando que es el profesional que lo elabora.
( ) La participaci6n de otros profesionales en laejecuci6n de la auditorfa operativa promueve la calidad
de los productos elaborados, sin embargo, las funciones que dihos profesionales no deben ser
consideradas como parte del trabajo de auditorfa.
( ) Las funciones especfficas de todos los niveles de auditorfa que participan en la ejecuci6n de un
trabajo, no permiten identifica funciones de responsabilidad compartida o solidaria.
( ) Cuando menes existen seis momentos en los cuales debe participar la supervisi6n para asegurar la
calidad del trabajo ejecutado.
( ) Amayor nivel de autori-ad menor responsabilidad, es un principio que deberfa aplicarse en el
proceso de supervisi6n de la auditorfa.
( ) El objetivo de mejor calidad y menor producci6n es una constante de aplicaci6n continua, mientras
se apliquen las consideraciones de control de calidad contenidas en el SAS-4.
74
Gulas de Controlde Calidad
Curso de Auditor/aOperativa
EVALUACION
SORPRESIVA
2
VERDADERO 0 FALSO: En el par6ntesis de la izquierda coloque una V para las frase: correctas
y una F para las incorrectas.
( ) El control de calidad se aplica fundamentalmente
en la preparaci6n y emisi6n del informe de
auditorfa.
( ) Las funciones de supervisi6n competen de manera exclusiva al profesional que ejerce las funciones
de auditor supervisor.
( ) Uno de los momentos btsicos de aplicaci6n del control de calidad en la auditorfa gubernamental es
el denominado evaluaci6n del control interno.
( ) Uno de los criterios tdcnicos para fomentar la productividad institucional es la aplicaci6n de la
supervisi6n de la auditorfa en las labores de campo, exclusivamente.
( ) La calidad de los informes de auditorfa es responsabilidad principal del auditor jefe de equipo,
considerando que es el profesional que lo elabora.
( ) Laparticipaci6n deotros prof sionalesen laejecuci6n de la auditorfa operativa promueve la calidad
de los productos elaboradc', sin embargo, las funciones que dichos profesionales no deben ser
consideradas como parte del trabajo de auditorfa.
( ) Las funciones especfficas de todos los niveles de auditorfa que participan en la ejecuci6n de un
trabajo, no permiten identificar funciones de responsabilidad compartida o solidaria.
( ) Cuando menos existen seis momentos en los cuales debe participar la supervisi6n para asegurar la
calidad del trabajo ejecutado.
( ) A mayor nivel de autoridad menor responsabilidad, es un principio que deberfa aplicarse en el
proceso de supervisi6n de la auditorfa.
( ) El objetivo de mejor calidad y mwior .roducci6n es una constante de aplicaci6n continua, mientras
se apliquen las consideraciones de control de calidad contenidas en el SAS-4.
75
O PriceWaterhouse
CursodeAuditora Operativa
Instrucciones
paraPreparar elInforme de
Supervision
deAuditoria
Capitulo 11
Durante el desarrollo del caso pr~ctico, varios profesionales han desempefiado las
funciones de supervisi6n del equipo de trabajo, cumpliendo diferentes responsabilidades
de acuerdo con las condiciones existentes en cada fase del proceso de la auditorfa.
Al finalizarse el trabajo, fase 5 comunicaci6n de resultados, el profesional que tiene la
funci6n de supervisar el trabajo debe presentar un informe tdcnico y administrativo de
las actividades cumplidas porel equipo en conjunto, que incluyalacalificaci6n individual
de los miembros en las distintas responsabilidades
que tuvieron.
Dicho informe debe ir
por los papeles
acompafiado
de trabajo de supervisi6n que
sustentan las labores desempefiadas. Sin embargo, para el presente caso no se requiere
su presentaci6n.
Es responsabilidad
del supervisor en la fase 5 preparar el informe de supervisi6n que
contenga los siguientes elementos:
Destinatario y asunto
Aspectos tcnicos
I. Alcance de las actividades de supervisi6n, considerando el ntimero de equipos
asignado;; y la participaci6n directa en los momentos b~sicos de ia supervisi6n.
2. Opini6n sobre el apego a los criterios t~cnicos y normativos vigentes para el
ejercicio de la auditorfa profesional.
3. Opini6n sobre el cumplimiento del objetivo general y de losobjetivos especfficos de
la auditorfa, con base en los definidos en la planificacion detallada.
4. Apoyo tdcnico recibido durante la ejecuci6n de la auditorfa.
5. Sugerencias para mejorar el trabajo ejecutado en posteriorcs ocasiones.
Asuntosadministrativos
I. Cumplimiento de las normas administrativas vigentes en la Instituci6n, al desarrollar
ef trabajo en las oficinas de la entidad auditada.
76
AspectosIntroductorios
Curso de AuditodaOperativa
2. Calificaci6n individual a los miembros del grupo, el supervisor calificard al
encargado del trabajo y en forma conjunta a los miembros del equipo. Para la
calificaci6n utilice los siguientes criterios:
A = Excelente
B = Muy bueno
C = Regular
D = Deficiente
3. Deconsiderar necesario realice una ligera explicaci6n sobre lacalificaci6n asignada
a cada miembro.
4. Suscriba el reporte y haga conocer el mismo al encargado de la auditorfa.
Este reporte constituye la evidencia formal de que el trabajo ha sido concluido y que
todos los integrantes del equipo han retornado aia Instituci6n para integrarse en otros
grupos de trabajo.
El contenido del reporte es resumido, de tal manera que ayude ala unidad operativa de
auditorfa amantener un control sobre el avance y conclusi6n de lostrabajos.
Areas aconsiderar para futuros estudios
El informe debe incluir informaci6n relativa a las actividades que en criterio del
supervisor ameriten su enfoque en la ejecuci6n de futuros estudios, para de esta manera
ayudar en la orientaci6n y la planificaci6n de las actividades de auditorfa de los niveles
generenciales de ia ISA o unidad de auditorfa interna.
77
Aspectos Introductorios Curso de Auditora Operativa
VERDADERO 0 FALSO: En el pardntesis de ]a izquierda coloque una V para las frases correctas
y una F para las incorrectas.
) 1. El tinico prop6sito de la supervisi6n es asegurarse el cumplimiento de los objetivos dt ia
auditorfa.
( ) 2. Lasupervisi6n debe estar dirigida s6lo al mdtodo de fiscalizaci6n.
) 3. Para la ejecuci6n eficiente de ]a auditorfa es necesario el liderazgo del nivel directivo, la
participaci6n activa de la supervisi6n y la administraci6n adecuada de los recursos.
( ) 4. El proceso de supervisi6n tdcnica incluye todas las fases de la auditorfa.
) 5. Ladeterminaci6n de las muestras a examinar es responsabilidad exclusivadeljefedeequipo
de auditorfa.
) 6. La revisi6n del informe de auditorfa es responsabilidad directa del auditor encarg.do del
estudio,
) 7. Lasupervisi6n debe dirigirse fundamentalmente al control L.dministrativo de las actividades
del equipo.
) 8. La supervisi6n deljefe del equipo de auditorfa sobre los colaboradores debe ser inmediata,
independientemente de la complejidad del estudio.
) 9. La periodicidad de la supervisi6n del desarrollo de la auditorfa no requiere programaci6n
y se realiza de acuerdo con el ritmo de avance del trabajo.
k ) 10. Eljefe de equipo de una auditorfa operativa debe ser contador ptblico.
78
VERDADERO 0 FALSO: En el pardntesis de la izquierda coloque una V para ias frases correctas
y una Fpara las incorrectas.
) 1. Para la ejecuci6n eficiente de la auditorfa es necesario el liderazgo del nivel directivo, la
participaci6n activa de la supervisi6n y la administraci6n adecuada de los recursos.
( ) 2. El proceso de supervisi6n tdcnica incluyetodas las fases de la auditorfa.
) 3. Ladeterminaci6n de las muestras aexaminar esresponsabilidad exclusiva deljefe ceequipo
de auditorfa.
) 4. La revisi6n del informe de auditorfa es responsabilidad directa del auditor encargado del
estudio.
) 5. Lasupervisi6n debe dirigirse fundamentalnente al copmrol administrativo de las actividades
del equipo.
) 6. El dnico prop6sito de la supervis6n es asegura,-se el cumplimiento de los objetivos de la
auditorfa.
( ) 7. La supervisi6n debe estar dirigida s6lo al m6todo de fiscalizaci6n.
) 8. La supervisi6n del jefe del equipo de auditorfa sobre los colaboradores debe ser inmediata,
independientemente de la complejidad del estudio.
) 9. La periodicidad de la supervisi6n del desarrollo de la auditorfa no requiere programaci6n
y se realiza de acuerdo con el ritmo de avance del trabajo.
( ) 10. El jefe de equipo de una auditorfa operativa debe ser contador piblico.
79
O PriceWaterhouse
EXAMENES
PARCIALES
Capftulo 12
80
O PriceWaterhouse
EXAMEN PARCIAL 1
INSTRUCCIONES GENERALES
El participante dispone decinco minutos para leer cuidadosamente el contenido antes de
iniciarsu soluci6n. Duranteestelapso podr, dirigirse al instructorparaaclarar cualquier
duda.
Iniciada la evaluaci6n dispone del tiempo indicado en cada pregunta para responderla.
I. PREGUNTAS DE DESARROLLO
La administraci6n ptiblica estg conformada por el sector central y el sector
descentralizado. Prepare un esquema en el cual defina cada una de las modalidades de
control aplicables por la Contralorfa General de la Reptiblica de acuerdo con la
competencia que le otorgan la constituci6n y las leyes.
Tiempo: 20 minutos
Clasifique las tdcnicas de auditorfa y enumere las pricticas mAS utilizadas.
Tiempo: '15minutos
Una delas recomendaciones fundamentales para mantener lacalidad delas auditorias es
disponer de un cuerpo de normas tdcnicas por parte de la Contralorfa General de la
Repdblica. Explique brevemente el significado deesta recomendaci6n en relaci6ncon su
actividad como miembro del equipo de audiorfa.
Tiempo: 15 minutos
81
II. SELECCION MULTIPLE
Identificar cada expresi6n con la relaci6n de tftulos especificada.
TITULOS
Auditorfa Financiera y
_ de cumplimiento.
Auditorfa Operativa
Examen de Cuentas
Tkcnica de Auditorfa
Alcance de la Auditorfa
Estdndares de Auditorfa
Cont ol interno
Evaluaci6n Areas Crfticas
Evaluaci6n de la Estructura
de Control Interno
Independencia de las entidades
fiscalizadoras superiores
Tiempo:
EXPRESION
A. Evaluaci6n de las tres E.
B. Perfodo y actividad analizada
C.Postulado de INTOSAI
D.Hallazgos de auditorfa.
E.Objetivos de auditorfa.
F. Verificar
G.Norma de obligatorio cumplimiento.
H. Responsabilidad de la administraci6n.
I. Control num6rico legal.
J. Razonabilidad de los estados
financieros.
K. Observar
10 Minutos.
82
Iii. ESTABLECER LASECUENCIA
A continuaci6n se relacionan algunas actividades que deben cumplirse durante la fasede planificaci6n de
laauditorfa:
( ) Efectuar una inspecci6n de las instalaciones.
( ) Evaluar la estructura del control interno.
( ) Fijar el objetivo y alcance de la auditorfa.
( ) Comunicar la conveniencia de continuar con el desarrollo de la auditorfa.
( ) Actualizar el archivo permanente.
( ) Solicitar el personal de especialistas para ejecutar la auditorfa.
( ) Presentarse ante las autoridades del COA.
( ) Estructurar el plan de referencias.
Indique la secuencia, que en su opini6niebe seguirse para planificar la auditorfa en el caso de estudio.
Tiempo: 10 minutos.
83
AspectosIntroductorios
IV.
Prepare la nota dirigida al Jefe del Departamento de Auditorfa, con el prop6sito de
notificarle la conveniencia de efectuar la auditorfa en el caso de estudio.
Tiempo: 15 minutos.
Prepare unesquema delproceso de laauditorfaoperativa. Especifique el nombrede cada
fase y el prop6sito de la misma.
Tiempo: 15 minutos.
Indique 5diferencias importantes entre laauditorfa financiera y laauditorfa operativa.
Tiempo: 10 minutos.
84
O PriceWaterhouse
Examen Parcial
INSTRUCCIONES
GENERALES
1. Lea cuidadosamente el contenido de la evaluaci6n.
2. Dispone de5 minutos para efectuar cualquier pregunta a los instructores.
3. Se sagiere responder en forma concreta cada pregunta.
I. PREGUNTAS DE DESARROLLO
1. Prepareunesquema en el quedefina cadauno delos componentes de ]a estructura del
control interno.
Tiempo: 20minutos
2 Cu1 es la diferencia queexiste entre el riesgo inherente y el riesgo de control?
Tiempo: 10 minutos
3. Relacione 5 deficiencias de control interno y explique en que consiste cada una.
Ejemplo:
Deficiencia
Explicaci6n
Falta de normas y
Tratamiento distinto
procedimientos escritos
asituaciones de igual naturaleza.
Tiempo: 15 minutos
85
I1. Identificarcada expresi6n con la relaci6n de titulosespecificada.
TITULOS EXPRESION
Control interno 1.
Riesgo de control 2.
Hallazgo de auditorfa 3.
Condici6n 4.
Ambiente de control 5.
Procedimientos de control 6.
Criterios 7.
Efecto
8.
Polftica
9.
Presupuesto
10.
11.
Tiempo: 10 Minutos.
Control ffsico y financiero.
Objetivos de la organizaci6n.
Situaci6nencontrada por el auditor.
Lneas de acci6n
Autorizaci6n de transacciones.
Medici6n del impacto de la deficiencia de control
Posibilidad de error significativo a pesar de la
existencia de normas y procedimientos.
Relaci6n causa-efecto.
Protecci6n de los activos.
Opini6n de expertos
Evaluaci6n detallada
86
II1. APLICACIONES PRACTICAS
1. Clasifique y califiqueel riesgo, de acuerdo con la informaci6n que se le proporciona a continuaci6n:
Factores de riesgo
Clasificaci6n/ Calificaci6n
El supervisor deplanta ejercecontrol sobre
60trabajadores.
Las polfticas definidas por el Centro son
conocidas s6lo por el Director y el
Superintendente.
El estandar deproducci6nfuedefinidohace
5 afios.
El programa de bienestar no ha sido
revaluado desde su creaci6n.
No se ha disehado un organigrama.
Los formularios para el control de
recaudaci6n de fondos no se encuentran
prenumerados.
Tiempo: 20 minutos
87
2. En las sesiones te6ricas sedemostr6 el rmbito de aplicaci6n de la estructura de control interno. Se le
pide que identifique uno de los elementos del control interno en la dependencia oactividad en la que
usted se desenvuelve.
Tiempo: 10 minutos.
3. El pdrrafo incluido a continuaci6n constituye parte del informe que usted comunicard al COA. Se le
pide que identifique cada uno de los componentes del hallazgo de auditorfa y los relacione por
separado. Por ejemplo:
Criterio: Estandar de producci6n.
TITULO: La optimizaci6nde loscosto.,; de producci6n, una contribuci6nal cumplimiento
de los objetivos del COA.
La orientaci6n de los andlisis de la Contralorfa permiti6 detectar que la administraci6n del COA
observael cumplimiento delosprocedimientos previstos para laadquisici6n delos materiales que
utiliza durante el proceso de fabricaci6n de equipos, particularmente en lo relacionado con la
pintura la cual debe reunir requisitos t~cnicos que garanticen la resistencia adecuada a los
elementos corrosivos, de acuerdo con las especificaciones t6cnicas de la empresa que diseflo los
equipos fabricados por el COA. Sinembargo, al examinar las posibilidades de obtener un costo
mds bajo, con igual calidad, determinamos que al variar la presentaci6n del producto el costo es
menor en 25 colones por gal6n, lo que representa una economfa aproximada de 25 millones de
colones al afio, de acuerdo al nimero de equipos fabricados actualmente por el COA.
Consideramos que ademds de los proveedores locales la administraci6n del COA debe consultar
otros suplidores o solicitar de los actuales que suministren el producto en envases de mayor
capacidad, de tal forma que el COA no absorba el costo de adquirir el producto en embases de
ungal6n.
TIEMPO: 30 minutos.
88
0 Priee Waterhouse
EXAMEN PARCIAL
3
INSTRUCCIONES
GENERALES
Estimado participante:
A. Esta prueba contiene preguntas disefiadas para unarespuesta corta, y para cada una
delas cuales cuenta usted con el tiempo m~ximo indicado para su resoluci6n.
B. Si experimenta dificultades con alguna preguntapase a la siguientey vuelva a la que
tiene pendiente m~s tarde.
C. En cada pregunta seexpresa claramente lo que sepide deusted pero si algo noestA
claro no conjeture, consulte durante los primeros diez (10) minutos de la prueba.
D. Si usted necesita salir moment~neamente
del recinto donde se administra la prueba
puede hacerlo con libertad.
4 de marzo de 1991.
89
I
Exdmenes Parciales Curso de Auditorfa Operativa
Identifique cada expresi6n con la relaci6n de tftulos especificada.
TITULOS
Control interno financiero
Riesgo de control
SAS 60
Sistema contable
Ambiente de control
Procedimientos de control
Responsabilidad de la
administraci6n
Planificaci6n detallada
Politicas
Presupuesto
Tiempo: 10 Minutos.
EXPRESION
1. Cuantificaci6n de los objetivos.
2. Registro oportunamente todas las
transacciones
3. Disefiar pruebas sustantitivas
4. Uneas de acci6n
5. Autorizaci6n de transacciones
6. Establecimient, y mantenimiento de la
estructura del control interno
7. Posibilidad de error significativo apesar de la
existencia de normas y procedimientos
8. Condiciones reportables.
9. Protecci6n de los activos
10. Filosoffa y estilode operaci6n de la gerencia
11. Evaluaci6n detallada.
90
Ex.menes Parciales
Curso de AuditoraOperativa
II Marque los siguientes enunciados acerca de laestructura del control interno, con ura
"V"si considera que son verdaderos ocon una "F"si considera que son falsos.
( ) 1. La estructura de control interno de una entidad consiste en las polfticas y procedimientos
establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos
especfficos de laentidad.
( ) 2. El auditor utiliza los conocimientos derivados del entendimiento de laestructura de control
internoy del nivel evaluadodel riesgo decontrol paradeterminar lanaturaleza, oportunidad
y alcance de las pruebas sustantivas.
( ) 3. El ambientede controlrepresenta el efectocolectivo devariosfactores en establecer, realzar
o mitigar laefectividad de procedimientos y polfticas especfficos.
( ) 4. El enfoque gerencial para asumir y vigilar los riesgos empresariales, forman parte de los
( ) 5. Los procedimientos
de control se definen como los procedimientos y las polfticas, aparte
del ambiente de control y el sistema de registro e informaci6n establecido por lagerencia,
paraproporcionar una seguridad razonable delograr los objetivos especfficos de laentidad.
( ) 6. Las pruebas sustantivas comprenden las pruebas de detalle y procedimientos
analfticos,
efectuados para detectar las declaraciones incorrectas importantes incluidas en los
componentes.
( ) 7. La evaluaci6n de la estructura del control interno permite
las identificar debilidades
relevantes que requieren un examen detallado.
( ) 8. Terminada laevaluaci6n practicada en laFase III dela auditorfa, no es necesario continuar
evaluando laestructura de control interno.
( ) 9. El riesgo de control es la suceptibilidad a errores o irregularidades significativas de la
informaci6n operativa, administrativa y financiera sujeta a estudio, antes de considerar la
efectividad de los procedimientos
de control.
( ) 10. Lahoja matriz de calificaci6n de los riesgos de auditorfa constituye el fundamento para ia
planificaci6n detallada.
TIEMPO: 8MINUTOS
91
Ex~menes Parciales
Curso de Auditor/a Operativa
II1. Marque con una "X" la opci6n correcta:
Las siguientes constituyen deficiencias en el disefio de la estructura del control interno:
( ) Ausencia de una adecuada segregaci6n de funciones acorde con objetivos decontrol adecuados.
( ) Evidencia de fallas en la administraci6n de activos.
( ) Provisiones inadecuadas para la protecci6n de activos.
( ) Procedimientos inadecuados para la evJluaci6n y aplicaci6n correcta de los principios de
contabilidad.
)Evidencia de violaci6n intencional de la estructura del control interno.
Las siguientes representan fallas en la operaci6n de la estructura del control interno.
( ) Evidencia de fallas decontroles identificados para la prevenci6n y detecci6n de omisiones en la
informaci6n contable.
( ) Definici6n de revisiones y aprobaciones apropiadas de transacciones, registros contables o
reportes impresos.
( ) Incumplimiento de funciones que son parte de la estructura de control interno.
( ) Evidencia de omisi6n intencional en la aplicaci6n de principios de contabilidad.
( ) Evidenciade falta decapacidad y entrenamiento delosempleados ola gerencia parael desarrollo
de sus funciones.
TIEMPO: 7 MINUTOS
92
IV
ExilmenesParciales
Complete lassiguientes oraciones.
1. La planificaci6n
,incluye la siguiente informaci6n:
Objetivo
de la auditorfa.
Objetivos especfficos por
de la auditorfa.
* Alcance de la
0
de la auditorfa.
* Recursos necesarios para
y concluir el estudio.
* Instrucciones
para el trabajo.
2. Los programas detallados de trabajo para cada uno de los componentes importantes de la
auditorfa, contienen Iosiguiente:
* Objetivos
* Muestras
a
0
poraplicar.
TIEMPO: 15 MINUTOS
93
V
EximenesParciales
ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO
A continuaci6n le proporcionamos un p~rrafo, correspondiente a la redacci6n de un
hallazgo de auditorfa.Lo estructuramos detal forma que ustedpueda identificar cadauno
de sus atributos y sefialarlo en el espacio correspondiente. Se refiere al resultado del
seguimiento de las acciones correctivas ordenada por la Junta Directiva de CORPET
acerca del manejo de la bodega de repuestos situada en la refinerfa.
1. Titulo del Hallazgo
La optiniizaci6n de los costos de almacenamiento de repuestos por medio de la
modernizaci6n del control de existencias en ]a bodega de Ila refineria.
2. Desarrollo del Hallazgo
Mantener el ritmo de producci6n de las plantas de destilaci6n constituye una de las
principales metas de laGerencia de Refinaci6n yparaellola JuntaDirectiva deCORPET
proporcion6 el apoyo requerido mediante una serie de acciones dirigidas a limitar el
efecto causado por la participaci6n de diferentes gerencias en el suministro de las
inaterias primas, materiales, repuestos y servicios requeridos duraiite los distintos
procesos.
Por acuerdo N
253 del 24 de febrero de 1988, la Junta Directiva asign6 ala Gerencia

de Refinaci6n, la responsabilidad del manejo de la bodega de repuestos, fundamentado
en las dificultades para el normal desempefio dedicha Gerencia, en virtud de la falta de
oportunidad en la atenci6n de los pedidos. Transcurridos dos (2) afios, los auditores
externos plantean nuevamente las mismas situaciones detectadas en los estudios
anteriores, sobre el manejo de la bodega y el costo que ello implica para CORPET.
Al efectuar el seguimiento, se solicit6 a la Gerencia de Refinerfa, el prograrnia para la
adquisici6n de repuestos correspondiente al afio 1991, cuyo andlisis incluy6 la
comprobaci6n de la relaci6n existente entre dicho programa y las actividades de
mantenimiento que lieva acabo la Gerencia de Operaciones de la refinerfa, lo que
permiti6 evidenciar lafalta decoordinaci6n interdepartamental entre las distintasunidades
encargadas de preparar los programas de mantenimiento para identificar los repuestos
requeridos en cada uno de los mantenimientos programados. Esta situaci6n ha traido
como consecuencia lo siguiente:
* Los mfnimos y mdximos de existencias permanecen desactualizados desde el afio
1986, lo que implica dos situaciones:
- La paralizaci6n del proceso productivo de las unidades por falta de
repuestos, por lapsos que varfan entre 2 y 45 dfas, lo que represent6 una
p6rdida total de2.5 millones de M.L., tal como se demuestra en el anexo
No 1.
94
EximenesParciales
Curso de Auditora Ope,'ativa
Mantener existencias valoradas en 12 millones de M L. cuya rotaci6n es de
aproximadamente carla 3 afios. Adicionalmente, el espacio destinado a
dichos repuestos representa el 35% del espacio disponible en la bodega.
CONDICIONES:
CRITERIOS
CAUSAS
95
EximenesParciales
EFECTOS:
TIEMPO 20 MINUTOS
96
Exdmenes Parciales
Cursode Auditorla Operativa
VI. Complete lassiguientes oraciones.
1- Las conclusiones de auditorfa pueden clasificarse en conclusiones
..............................
y conclusi6n.................... 6sta Itimareferida
al....................... de la auditorla
2- Los hallazgos de auditorfa constituyen ....................... que permite la
presentaci6n de los resultados de la auditorl'a.
3- Generalmente las conclusionesde auditorfa son documentadas mediante
.....................................
que estA evidcenciada con la firma de los
miembros del equipo de auditorfa que la elaboraron.
4- La calidad de los papelesde trabajo es fundamental,por lo que debe
evitarse al m~ximosu ...........................................
5- La cantidad de labor necesaria para desarrollar y respaldar un hallazgo
depende de....................................
y el ..................................
TIEMIPO 12 MINUTOS
97
ExilmenesParciales Curso de Auditora Operativa
VII. Identifique cada expresi6n con la relaci6n de tftulos especificada.
TITULOS
Condici6n
Requisito del hallazgo
Paso para desarrollar
un hallazgo.
Causa
Hallazgo de auditor'a
Prod',7to del EPAC
Caracterfsticas del papel de trabajo.
Efecto
Referenci,"cruzada
Conclusi6n de auditorfa
TIEMPO 10 MINUTOS
EXPRESION
1- Raz6n por la que se presenta la
desviaci6n.
2- Resumen de los resultados del trabajo.
3- Claro y conciso.
4- Acumulaci6n de informaci6n.
5- Situaci6n actual encontrada.
6- Objetivos, polfticAs ymetas
7- Importancia relativa del hallazgo o
aspecto deficiente.
8- Convincente.
9- Recopilaci6n y sfntesisde informaci6n
especffica sobre una operaci6r. que se
haya evaiuado yque los resultados sean
de inter6s para la entidad.
10- Determinar las conclusiones.
11- Estructura del contenido del informe.
12- Relacionar informaci6n importante
contenida en un papel de trabajo con
respecto aotro.
98
Exilmenes Parciales
Cursode Auditorfa Operativa
VIII. Indique los pasos para desarrollar un hallazgo de audito-
ria.
TIEMPO 15 MINUTOS
99
0 PriceWaterhouse
Anexo 1
Curso de Auditora
Operativa
Fundamen
tosde Auditorfa
FundamentosdeAuditor/a
IfTRODUCCION
Losesfuerzosdelosorganismos internacionales yregionalesparafortalecerel
control fiscalen ]aRegi6n deAmerica Latinayel Catibe sehanmaterializado de
multiplesformas, particularmente
enloqueserefiereacrear .a base
doctrinariaynormativa que sirvedegufaa losorganismossuperiores decontrol
delospaisesdeldrea paraactualizar su legislaci6nyadecuar suestructura a la
dindmicade]a administraci6n
ptiblica.
Esnecesario unmomento dereflexi6ncuandosurge lapreguntaobligadaacerca
deloslogrosalcanzados ylo quefalta porhacer.Al respecto,el ritmode
evoluci6n delosorganismos superiores decontrol eslentoenrelaci6n el
crecimiento ycomplejidad dela administraci6n
puiblica loqueimplica que
debencontinuarlarevisi6n desulegislaci6n paraque seadapteala realidad
queregula yplanificarsu desarrollo institucional coherentecon modernas
tendenciasdirigidasaconstituirel controlfiscal enelemento deapoyode la
administraci6n
ptiblica.
Loantesindicado constituye elmarcodereferencia paradefinirAa orientaci6n
deestedocumento, elaborado paraproporcionarle
alosparticipantes delcurso
de AUDITORIA OPERATVA, una guiaproductodelestudio delasnormasy
t~cnicas vigentesa nivel nacionaleinternacional asf como delaexperiencia
adquirida porPrice Waterhouse. Estasdosvertientes proporcionan allector,]a
fundamentaci6n
te6rica, imprescindible
paraconformarcriterios propios,y
tambi~n aportael resultadodeaplicarlas,factor quefacilitard dimensionarsu
importancia; compararlas con lasnormas vigentesenCostaRicaypropiciar los
ajustesque seconsiderenpertinentes, afin dedisponerdeun modernocuerpo
denormas queregulen elquehacer delaContralorfa General delaRepliblica.
Para elfin propuesto,estematerialestA estructuradodelasiguiente manera:
CONSIDERACIONES
PREVIAS
A ]apardealgunasreferencias sobre refornmaymodernizaci6n de]a
administraci6n
pidblica secomentan losresultados dealgunos programasde
fortalecimiento
delosorganismossuperiores decontrol,identificando las
tendencias conrespecto alcontrol pliblico proporcionado
porlosorganismos
internacionales.
I1 AUDITORIA OPERATIVA, OBJETIVOS. DEFINICION EIMPORTANCIA
El Manual Latinoamericano
deAuditorfa Gubernamental
constituye laprincipal
fuentedeinformaci6n paradestacar la amplituddel alcancedelaauditorfa
operativa,asicomo la importancia desuaplicaci6nenel SectorPuiblico.
III NORMAS DE AUDITORIA
La fuenteproporcionada
porlosorganismosinternacionales
constituven ]a base
para conjugarenestecapitulo, lospostulados ynormas deauditoria con algunas
experienciasquefacilitaran ladefinici6ndediferencias ysemejanzasentre la
pciginai
FundamentosdeAuditoria
auditorfa financieray laauditorfaoperativa, como pasoprevio alantlisisdelas
normasquerigen]aplanificaci6n, ejecuci6nycomunicaci6nderesultadosde]a
auditoria.
IV PROCESO DE LAAUDITORIA
Esindiscutible la ventaja deseguirunproceso metodol6gico para alcanzarun
objetivo. Estecapitulopresenta demanera secuencial losdistintospasosque
debencumplirseparagerenciar,supervisaryejecutarla auditorfaoperativa,
bajoel supuestobdsico de]aresponsabilidad compartida durantetodoel
proceso.
V EVALUACION DE LAESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Como partedel procesodeplanificaci6n delaauditorfa debeevaluarse la
estructuradelcontrol interno.Porsuimportanciaestetemamereceuncapitulo
aparte,con especial 6nfasisenlosaspectosmetodol6gicos deestaetapa del
procesodelaauditorfa.
Vi EXAMEN PROFUNDO DE AREAS CRITICAS
Ladefinici6n delsistema decontrol internoylosmdtodosempleadospara su
evaluaci6n sirvenpara proporcionarle unmarcode referencia alandlisis
detallado quese requiere paraestablecerla relaci6ndecausayefecto, parte
fundamental deloshallazgosdeauditorfa.
VII PAPELES DE TRABAJO
El auditorencuentra enestecapitulo unagufapara laelaboraci6n yconsecuci6n
delospapelesdetrabajo, fundamentada en laexperiencia queproporciona la
auditoria financiera.
VIII COMUNICACION DE RESULTADOS
Enestecapitulo seincluyenlosprocedimientosquedebenobservarsepara
lograradecuadosresultadosdeladiscusi6n delborradordelinforme; ]aforma
dedejarconstanciadeestaimportanteetapa; elcontenido ypresentaci6n del
informe finalyporfiltimoelprograma deseguimiento delas recomendaciones
formuladasporlaContraloria.
Adicionalmente, mediante ap~ndice seincluye eldocumento preparado porel
Dr.Edison Estrella,titulado ControldeCalidad enla Auditoria Gubernamental,
debido asu indiscutible utilidadpara los finesdelcurso deAuditorfa Operativa.
Portiltimoeste documentoesproducto de]arevisi6ndelaversi6n del material
deapoyo utilizadoenel primercursodeauditorfa operativa,dictadoentre el11
dejulioy el19deagostode1990 enla ContraloriaGeneral dela Reptiblica de
Costa Rica
p.gina ii
Fundamentos
deAuditoria
CONSIDERACIONES
PREVIAS
La administraci6n
ptiblica, para elcumplimiento
delos finesdel Estado,
generalmente
seencuentra agrupada de acuerdoa lanaturaleza
delos
organismos
que]a conforman,
a cuyo efecto sedivideenadministraci6n
central
yadministraci6n
descentralizada.
La administraci6n
central,conformada
porlos ministerios
yservicios
aut6nomos,
serigegeneralmente
conforme ala leyorgdnica enlacual sele
asignanlasfunciones acada dependencia.
EstA sujetaal r6gimendebienes
nacionales;
elsistemadecontabilidad
espresupuestario
yseencuentra
sujeta a
todaslas formasdecontrol prev iyposterior.
La administraci6n
descentralizada
sedivideendosgrupos:
1. La administracion
funcionalmente
descentralizada,
constituida
porlosin-
stitutosaut6nomos
ylasempresasdelestado;y
2. La administraci6n
territorialmente
descentralizada,
conformada
porlasgober-
nacionesy losconcejos municipales.
Ahorabien, parafinesde planificaci6n
delas actividades
delestado sedefinen
dosagrupaciones
bdsicas: porsectoresecon6micos
ydeacuerdo alaregi6n
geogrdifica,
sinembargoatinsemantiene latendencia demantenerlas
principales
decisiones anivel central. Durantelosfiltimos40afioslosprogramas
para ]a reforma administrativa
partendel supuestobAsicodequela estructura
del estadoesunadelasprincipales
limitantes
paracumplircon susfines.Sin
embargo, lo extensoycomplicado
delosprocesosdereforma yla presencia de
la voluntadpolitica para introducir
cambios,son materiasajenasal prop6sito
de
estematerial pero queconvienen
sefialarlospara losfinesdel controlfiscal,
actividadque noescapaa lasconsecuencias
delosprocesosdereforma
administrativa,
queenocasiones nosonconcluyentes.
Otrosprogramas
nomenos importantes
lo hanpatrocinado
organimos
internacionales
comolasNacionesUnidas,referidosa ladesburocratizaci6n
o
simplificaci6n
delosprocesosadministrativos,
dirigidosfundamentalmente
a
agilizar lasactividades
del Estado.Ejemplo deellolo constituyen
inciativas
como lasdel Brasil,paisquecre6 unministerio paracumplirconel programa
de
desburocratizaci6n,
procesoqueabarc6 unperiodo aproximado
decincoafios
para sudisefioeimplementaci6n.
Enestemismo contexto,esnecesario sefialarquelosorganismos
superiores
de
control varianen denominaci6n,
estructura
y funcionesseg6n lalegislaci6n
de
cada pafs. Noobstante,lasmodalidades
decontrol previoyposterior, tienden a
teneraceptaci6n
universal, raz6nporla cual secomentan de seguidasyse
establecela relaci6n entre6stasylasdiferentes
formasdeorganizaci6n
del
estado aquese hizo referencia.
A. ControlPrevio
Comprende
la verificaci6n
deladisponibilidad
presupuestaria;
lacorrecta
imputaci6n
a las partidasdel presupuesto
asi como la legalidad delgasto.Un
aspectomuy discutidopero quetiendea incluirse en]a legislaci6n
es ]a
competencia
queseotorgaa losEFS para opinarsobre la razonabilidad
de
I CONSIDERACIONES
PREVIAS
phgina 1
Fundamentos
deAuditorfa
preciosdelasobraspiblicasy bienesadquiridos
porel estado. Enesta
modalidad
convienesefialar queunodelosbeneficiosquereporta esta forma de
control, es detectardemanera oportunalasincorrecciones
enla elaboraci6n
de
contratosyordenes depago emitidosporlaadrninistraci6n
central.
Una forma,pocousual,dehacermisefectivoel control previoesque ]aEFS
mantenga
registros acerca de lasobservaciones
formuladas
a laadministraci6n,
de tal forma queperi6dicamente
solicitedel responsable
laadopci6n de
medidas tendientes
acorregir lascausasdelasdeficiencias
yenconsecuencia
evitarlarecurrencia
de lasobservaciones
dela EFS.
Esteregistro tambidn puedeser utilizadopara informarlasdeficiencias
detectadas
ala unidadencargx ta decumplircon el plananualdeauditorfade la
EFS, afindequelasconsidere
comounagufa mdspara ladefinici6n delas
respectivas
prioridades.
El Ambitodelcontrol previo variasegiinla legislaci6n
decada pais,siendolos
organismos
queconforman
iaadministraci6n
central losqueseencuentran
sujetosa dichamodalidad
aplicdndose
porexcepci6n a instituciones
aut6nomas.
Las tendencias
actuales mantienen
vigente ladiscusi6nacercade]a
conveniencia
delcontrol previo;sinembargo la experiencia
indica,que esta
materia debeanalizarse
enfunci6n delarealidadde cada EFS.
B. Controlposterior
El examen decuentas, lasinspecciones
fiscalesylas auditorfas
financiera
y
operativa,
constituyen
lasformastradicionales
decontrol posterior.Debidoal
prop6sito deestematerial,s6lo nosreferiremos
brevemente
alasauditorfas
financiera
yoperativa, las cuales serdnobjeto denuestro estudio.
1.AuditorlaFinanclera
Dentro delcontextodelaauditorfa gubemamental,
sondistintaslas
aceptaciones
pero iddnticoel alcancedelaauditoriafinanciera,
queenel caso
del sectorpfiblico,incluye como partede su prop6sitola verificaci6n
del
cumplimiento
delasprincipales
normaslegales.Esdecir,elauditorademdsde
cumplircon]as normas yprocedimientos
deauditorfa paracerciorarase
de la
razonabilidad
delosestadosfinancieros,
debecomprobar
el cumplimiento
de
lasdisposiciones
legales m~simportantes
a queest6sujeto elente fiscalizado.
Esevidente el nivel dedesarrollo
alcanzado
por]a auditorfafinanciera
enel
sector privado;no obstante,seadvierteenelsector piblico latendencia delas
EFSdepracticar]a auditoriafinanciera,
s6loporrequerimiento
delos
organismos
finincierosinternacionales.
2. Auditoria Operativa
Al igualqueotrasdisciplinas
en evoluci6n,
existeunavariedad det6rminos
para identificar
aIaauditorfa dirigida aevaluar]a eficiencia,
efectividad
y
economfa en]a inversi6nde losrecursosptiblicos.Para nuestrosfinesseadopta
eltftulo deAuditorfa Operativa,
incluido enlasNormas T6cnicasdeContralorfa
General dela Repfiblica
deCosta Rica.
Lasdosforriasdeauditoria sonaplicables
seg-dn la legislaci6n
decada pais,a
lasdistinta .ormasdeorganizaci6n
delaadministraci6n
piblica,ypuedeestar
dirigida a unprograma,
instituci6n
o actividad.
Enel pr6ximo capitulose
incluyen las t6cnicasaplicables
para el desarrollo
de lasauditorfas
financiera
y
operativa.
p~gina2
I CONSIDERACIONES
PREVIAS
\r
IIAUDITORIA OPERATIVA: OBJETIVOS DEFINICION EIM-
PORTANCIA
La auditoria operativa seinicia elmomento enelcual se toma]adecisi6n de
efectuar elexamen. El primerpaso esdefinirelobjetivoprincipal ylosobjetivos
especificosdelaauditoria.
Enel presentedocumento sediscutelaauditoria operativaen t6rminosdel
examen delasoperacionesdeunaentidad para simplificar]a terminologia.Sin
embargo,debe serclaramente2ntendido quelaauditoriaoperativa puede
dirigirse aunaentidad ounoornsprogramas, actividades,segmentoso
funciones de]a misma,enfunci6ndelacual sedefinieranlosobjetivos dela
misma.
Normalmente el objetivo principal de]a auditoriaoperativa abarca unoomis
deaquellosenumerados misadelanteenrelaci6n ala entidad,programa,
actividad,segmento ofunci6n a serexaminado, pudiendo establecer:
1. El gradoenquelasentidades,suadministraci6n ysusempleadoshan
cumplidoadecuadamente con losdeberesyatribuciones queles hansido
asignados.
2. Si tales funciones se hanejecutadodemanera eficiente,efectiva yecon6mica;
3. Si losobjetivos ylasmetaspropuestashansido logrados;y,
4. Si lainformaci6n gerencial producidaesadecuada y confiable.
A. Objetivosgenerales
El cumplimiento cabaldelaimportanteresponsabilidad deefectuar laauditorfa
implicaellogrodeunaseriedeposiblesobjetivos generales,comolos siguientes:
1. Promovermejoras oreformasconstructivasenlasoperaciones, en lossistemas
administrativos yfinancieros y enelcontrolinternogerencial delasen-
tidades.
2. Determinar si seestdnllevando acabo,exclusivamente, aquellosprogramas o
actividadesautorizados, conduci~ndoseenformadebidaycumpliendocon
losobjetivosestablecidos.
3. Verificar si losprogramas yactividades seIlevan acabodemanera eficiente,
efectiva yecon6mica.
4. Evaluar elcumplimientode losplanes,politicas,normas yprocedinilentoses-
tablecidos.
5. Examinar y evaluarlossistemas decontrol interno gerencial,determinando el
gradodeconfiabilidad quemerece laadministraci6n en elejerr'cio directo
delcontrolsobre losrecursos humanos,materialesy financieros.
6. Determinarlasuficiencia, oportunidad,utilidad ygrado deconfiabilidad dela
informaci6n financiera y administrativaelaborada yutilizada para latoma
dedecisiones gerencialesinternas.
A.Objetivosgenerales
pigina3
Objetivos,Definici6n
eImportancia
Fundamentos
deAuditoria
7. Establecer
si losrecursos humanos,materiales
yfinancieros
sonutilizados
de
manera eficiente, efectiva yecon6mica
ysi seencuentran
adecuadamente
controlados.
8. Determinar
si lossisternasdecontabilidad
ydeinformaci6n
financiera
cumplencon lasnormascontablesydemAs requerimientos
prescritos
que
seanaplicables.
9. Deterninar
si todas lasrentaseingresosresultantes
delasoperaciones
han
sidocorrectamente
determinados,
recaudados,
contabilizados
einformados.
10. Establecer
si losprogramas
oactividades
autorizados
yejecutados
siguen
cumpliendo
losprop6sitos
autorizados
enforma eficaz odeterminar
siexis-
tenotrasalternativas prActicas aconsiderar.
11. Evaluar elrendimiento
y/oproductividad
delasentidades,
su
administraci6n
ysusempleados.
12. Revisary constatarel gradoderesponsabilidad
sobrelosrecursos ylas
medidas tomadaspara salvaguardarlos
yevitarsudesperdicio.
13. Determinar
sobre elusoeficiente yecon6mico
delosrecursos,especialmente
deaquellosconcostossignificativos.
14. Identificar
unidades,funciones
y tareasobsoletas o depoca oninguna impor-
tancia, cuyaeliminaci6n
puedebeneficiar
a laentidad.
15. Asegurarquelosprocedimientos
implantados
seanbeneficiosos
odecosto
justificable.
16. Determinar
el excesooladeficiencia
del personal utilizadoyevaluarsu
idoneidad.
17. Evaluarel flujoydisponibilidad
delosrecursos financieros
ymateriales
necesarios.
18. Identificar
]a acumulaci6n
decantidades
excesivasoinnecesarias
de
materiales,
equiposyotrosactivos.
19. Obtenerevidencia suficiente parafundamentar
conclusiones
concretasenlos
casosdeirregularidades
descubiertas
odivulgadas,
manteniendo
una ac-
titud positivaal dar6nfasisa ]a eliminaci6n
deposiblesdeficiencias
oir-
regularidades
s':,dlaresen el futuro,mdsquea laaplicaci6n
de sanciones
poroperaciones
delpasado.
20. Proporcionar
ayuda anivelgerencial,
al descargar
efectivamente
susdeberes
yfunciones,
entregando
andlisis,evaluaciones,
comentarios,
conclusiones
y
recomendaciones
pertinentes
a losresponsables
de losprogramas
oac-
tividadesexaminadas.
21. Comunicar
oportuna yclaramente
a laadministraci6n
dela entidadya otros
nivelessobre todohallazgo significativo.
Unobjetivobfisico de]a auditorfa modema esevitarquelas deficiencias
encontradas
enel examen vuelvana ocurriren el futuro. Unavezidentificada
el
Area problema
ocritica, el auditordebeanalizaradecuada
ydetenidamente
las
circunstancias,
hastadeterminar
si setrata deun problema aisladoo es
repetitivo.
Si el problema
es repetitivo
debeconsiderar
yrecomendar
las
medidasadecuadas
ynecesarias
para corregirel problema
bdsico.
La concentraci6n
en losproblemas
bfsicosqueoriginandesperdicios
o
ineficiencias
similares,presenta un enfoque dirigidoal alcancede resultados
beneficiosos
paralas entidadesauditadas.
Tambi6n resultarS en unmayor
p~gina4
A. Objetivosgenerales
Objetivos,Definici6neImportancia
6nfasisal mejoramiento delaspoliticasy m~todosgerenciales,siendoesta una
cuesti6n constructiva,en lacual]a entidadestSfrecuentemente deacuerdo, a
pesarque,puedenegarel reconocimiento del desperdicio oprdidaocurrido en
un casoespecifico.
B. Objetivosespecfflcos
Para cadaauditoria deunaentidad, unidad,programaosegmento deun
serviciodebenestablecerse losobjetivos especificosdeacuerdocon lanaturaleza
y ]arealidad del examen.Nunca serd pr~ictico efectuar unexamen dealcance
suficiente como parapoderevaluarel rendimiento delasactividades totalesde
una entidad yen todaslas Areas deinter6sdescritasen losobjetivos generales.
Porlo tanto,esnecesario definir objetivosespecfficos para alcanzarloscon base
enel tiempoylos recursos humanosdisponibles paraiaauditoria.
Losobjetivos fundamentalesdecada fase dela auditoriaoperativa deben
establecerse antesdeelaborar el programa deauditorfarespectivo, puesdichos
objetivosestablecerdn el marcogeneral para definirlosprocedimientos aser
incluidos endichoprograma.
C. Deflnici6ne Importancla de la auditorfaoperativa
Con baseen lascaracteristicas discutidasanteriormente,consideramosquela
mejor definici6ndeauditoriaoperativa esla presentada porel ILACIF,enel
Manual deAuditoria:
Eselexamen objetivo, sistemiticoyprofesional delasoperaciones,
identificandoy revisandoprofundamente aquellasAreasconsideradas como
crfticas,efectuado conla finalidad de:
1. Verificarlas yevaluarlas;
2. Estableceryaumentar elgradodeeficiencia, efectividad yeconomiadesu
planificaci6n, organizaci6n, direcci6nycontrol interno,
3. Informar sobreloshallazgossignificativos resultantes,presentando comen-
tarios,conclusionesy recomendaciones para rr.ejoras;y
4. Determinarelcumplimientoconforme lasdisposicioncs legales relacionadas.
La auditoria operativa enfoca laforma comose Ilevana cabolasactividades al
momento deefectuarel examenycomo podrfan sermejo'adasdichas
actividades. Las mejoraspueden serespecificamente enlasactividadesoen los
procesosgerenciales.
El prop6sitodelexameny evaluaci6nesestableceryaumentarel gradodelas
tres"E",simbolosde laauditorfa operativa respectodeloscomponentes b~sicos
delagerencia. Las tres"E"pueden serdefinidasenforma concisa ysencilla
como sigue:
Eficlencla: Rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario.
Efectividad: Logrodelosobjetivosometasprogramados.
Economia: Operaci6n alcosto minimo posible.
Los componentes oelenientos b6sicosdo la gerencia antenidomuchas
definiciones,sin embargoa fin decomplementar el concepto cnla auditoria
operativa seconsidera necesario incluiracontinuaci6n los siguientes conceptos:
B. Objetivosespecificos
pagina5
Objetivos,Definici6ne Importancia
Fundamentos
deAuditoria
1.Planificaci6n
Establecimiento
delosobjetivos ymetasbisicas,conbase enlaformulaci6n
de
lasestrategias,politicas, m~todosy procedimientos,
paradeterminarlas fuentes
y usosdelosrecursos nece-rios para conseguirdichosobjetivos ymetas.
2. Organizacin
Establecimiento
delaestructura oagrupaci6n delasactividadesnecesarias para
Ilevaracabolosplanes ydefinirlaslineas deautoridadyresponsabilidad,
respectivas.
3. Direccl6n
Hacerquetodoel personalparticipe demanera coordinada
ymotivada enla
ejecuci6n delosplanes dentro delmarco organizacional
ynormativo,logrando
asilosobjetivosymetas.
D. TdcnicasyPrccticasdeAuditoria
El prop6sito dela presentesecci6n esdiscutiralgunas t~cnicas ypr~cticas
aplicadas en]aauditoria operativa, lascuales hansidodesarrolladas
porla
profesi6n delcontadorp6blico.
1.Tdcnicasdeauditoria.
a. Naturaleza
La ejecuci6ndelaslaboresdeauditoriasedesarrollan
mediante ]aaplicaci6n de
ciertasformasdeacci6n detalladas ydeterminadas
porel auditorenla
btisqueda de]a evidencia necesaria que respaldarA suinforme. Estasformas de
acci6n sonlas tcnicasdeauditorfa queseutilizanen eldesarrollo deltrabajo en
lasentidades auditadas.
Las t6cnicas deaudito.iasonlos m~todosbisicosutilizadosporel auditorpara
obtener laevidencia necesaria a findeformarse unjuicioprofesional sobrelo
examinado.
Sonlasherramientas
delauditoryel empleodeellassebasaensu
criterio ojuicio profesional,
segin lascircunstancias.
Como cualquier
herramienta,
unassonempleadas con mayorfrecuenciaqueotras.
Durantela fase deplaneamiento
yprogramaci6n
elauditordeterminacudles
t6cnicas vaa emplear,cudndodebehacerlo y dequi manera. Las tdcnicas
seleccionadas
para una auditorfa especifica,al seraplicadas seconviertenenlos
procedimientos
deauditorfa.
b.Definici6n
Son losm~todos pricticosde investigaci6n
yprueba queutiliza elauditorpara
obtenerlaevidencia necesaria que fundamente
susopinionesyconclusiones.
Las tcnicasdeauditoriason m6todospricticosaplicadosporauditores
profeionales
durante el curso desuslabores. Ademds delast~cnicas, los
auditoresemplean pricticaspara reunir laevidencia.
c. Clasesdet6cnicas
En laauditorfaoperativa last6cnicas seclasifican generalmente
conbaseala
acci6n que sevaa efectuar. Estas acciones verificadoras
pueden seroculares,
verbales, porescrito, porrevisi6n delcontenidodedocumentos
y porel examen
fisico.
p~gina6
D. T6cnicasyPracticasdeAuditoria
FundamentosdoAuditoria
Objetivos-, Definici6neImportancia
Siguiendoestaclasificaci6n last~cnicasdeauditorfa seagrupanespecificamente
delasiguientemanera:
TdcnicasdeVeriflcacin:
Ocular
Comparaci6n
Observaci6n
Revisi6n Selectiva
Rastreo
Verba
Itidagaci6n
Escrita
Andlisis
Conciliaci6n
Confirmaci6n
Documental
Comprobaci6n
Computaci6n
Fisica
Inspecci6n
Nosehacreidoconveniente describir cada unadeestas t cnicas,por
considerarlode conocimientogeneral porpartedel auditor.
2. PrccticasdeAuditorla
Esmuyusualquelasprcticasdeauditoria sean confundidasconlas t6cidcas,
sinembargo,sedebeconsiderar quesirvenen lalabordeauditoriacomo
elementosauxiliaresmuyimportantes.
La aplicaci6n depruebas selectivas ajuiciodelauditor puedeinvolucrarcasi
todaslast6cnicasenumeradas en]a secci6nanteriory laaplicaci6nconbasea
losprincipios demuestreoestadisfico inciuye]autilizaci6n de t6cnicasdeotras
disciplinas.
La prueba3electivaconsiste enla prdcticadesimplificar ]a labortotal de
medici6n, evaluaci6noverificaci6n, tomando una muestra representativa del
total. El cSlculodeprobabilidades puede utilizarsepara determinarcual debe
serel tamafiodela muestra oelauditorpuedeefectuar dicha determinaci6n a
basedesu juicio profesional.
a. Pruebasselectivasjuiciodelauditor
Normalmente el volumendelas transacciones quedebencomprobarse se
determinan seleccionando al azarunamuestra significativa decada grupode
partidasandlogas,sinembargo, esamuestrapuedeaumentarseodisminuirse
segiinelgrado deeficienciadel controlinterno.
Enresumen, larespuesta alinterrogante decuAl eselgradodecomprobaci6n
porpruebaselectiva mAseficiente serA: "el suficientepara satisfaceralauditor".
b.Sintomas
Al sintoma selodefinecomo "sefialoindiciodeuna cosa"enun ejemplo
elemental el humosefiala ]a existencia de fuego.
Lautilizaci6n delossfntomascomopr~ctica delaauditoria esprovechosa, por
cuanto elauditorenfatizaenel examendedeterminadosrubros sobrelabasede
ciertosindiciososfntomaspreliminares.
La t6ciiicadenominada revisi6n selectiva sedirigea buscarsfntomas enlas
transaccionesuoperaciones que merecenuna revisi6nprofunda.
D. T6cnicasyPrcticasde Auditoria
pigina7
Objetivos,
Definici6n
e Importancia
Fundamentos
deAuditorfa
c. Intuici6n
Enla auditorfa,
la intuici6nesaplicableenciertasocasiones,
peronoson pocos
loscasosen quedeterminadas
predicciones
puedan emplearse
on el examen.
Losauditores
muyexperimentados
f.ecuentemente
confianenel "sextosentido"
denominado
intuici6n.
Esteseria elresultado desuhabilidad
dereacci6n
r~pida anteciertossintomas,
queotroscon menosexperiencia
losdejarian pasar.
d. Sospecha
Estapr~ctica consisteenlaacci6n,costumbre
oactituddedesconfiar
dealguna
informaci6n
quepordiversas circunstancias
especiales
noseleotorgael cr&iito
suficiente.
El auditoroperativo
nodebedemostrar
una actitud negativa abierta,
pero siempredebeexigir unaprueba adecuada
deloexaminado.
Elcriterioprofesional
delauditordebedeterminar
la combinaci6n
delas
t&cnicasy practicas m~sadecuadas,
queleproporcionen
]a evidencia
necesaria
y
la suficiente
certezapara fundarsus opiniones
y conclusiones,
de talmanera que
seanobjetivas yprofesionakcs.
Enelexamen decualquier
operaci6n,
actividad,
Area, rubrootransacci6n,
el
auditornormalmente
aplicaunconjuntodetcnicasypr~cticas.
Esimperativo
queel tenga la habilidad,
juicioy prudencia
para escoger lasrr~sefectivas,
eficientes yecon6micas
deestasherramientas,
deacuerdo a lascfr'unstancias
que lerodeanen undeterminado
momento
del trabajo.
La experiencia
profesional
constituye
elprincipal elemento
queproomueve
la
eficiente determinaci6n
delas tcnicasypr~cticas
deaud:itoria
a serutilizadas
endeterminadas
circunstancias.
Porlotanto, es responsabilidad
delosniveles
desupervisi6n
ydedirecci6n,
orientarlasactividades
tcnicasdelosequipos d2
auditores
paraalcanzar los objetivos
programados
con mayores nivelesde
eficiencia yefectividad.
phgina8
D. T6cnicasyPracticasdeAuditorfa
III NORMAS DE AUDITORIA
Unodelosprop6sitosdeeste tema,esdimensionarlaimportanciadelas
NormasdeAuditoriacomobasepara mantenerymejorar lacalidad yel
contenidodelasauditoriasydeobtener laaceptaci6nyel reconocimiento
generalesporla forma enquesellevanacabo lasmismas. Paraelloconviene
citarenprimerlugarlas diversasformas comosedescriben lasnormas,
conforme al estudiocomparativo hechoporel Departamento deCooperaci6n
Tcnica delaSecretaria delasNaciones Unidas,para luego resumirlavaliosa
fuentedeinformaci6n queproporciona ladefinici6n ycomentariodelas
NormasdeAuditoria delaOrganizaci6n Internacional deOrganimos
SuperioresdeCuntrol(INTOSAD) porconsiderar queconstituyenunmarco de
referenda paraestablecer principiosyprocedimientos pararegular]a pr~ctica
delasauditorias.
Ciertamentelasnormas deauditoria sehandescrito dediversasmaneras, tal
comolo indica elestudiocitado:
1. "Lasnormasdecomprobaci6n decuentassonmedidasgenerales delacalidad
yla adecuaci6ndel trabajo realizado.Se refierenasimismoalas
calificaciones profesionalesdel auditor".(Oficina General deContabilidad
delosEstados Unidos).
2. "Lasnormasdecomprobaci6n decuentassonconceptos fundamentalesdela
auditoriaquedetenninan laindoleyel alcance de]ainformaci6n quese
debeobtenerpormedio dela aplicaci6n delosprocedimientosde
comprobac-6ndecuentasyquepcrmiten evaluarlacalidad del trabajodel
auditor". (ContralorGeneral del Ecuador)
3. "Lasnorrmas decomprobaci6n decuentas prescriben losprincipiosy las
practicasfundamentales queseespe-a handeseguirlosmiembrosal
realizar unaauditorfa". (InstitutodeContadoresColegiados deInglaterray
elPaisdeGales".
El rnismodocumentosefiala quelaelaboraci6n yadopci6ndenormasde
comprobaci6ndecuentas cumplencuatrofinalidades:
1. "...especificanlascalificaciones personalesquedebetenerunauditory]a
calidad detrabajorealizado quesedebeconseguir;"
2. "...establecen loscriteriospormediodeloscualessedebeevaluar ]alaborde
unauditor;"
3. "...establecen unacomunicaci6n entrelosauditores ytodoslosdemos
usuariosdeltrabajodelosauditores.Lacredibilidad esfrutodeesa
comunicaci6n;"
4. "...reflejan lamadurez dela profesi6ndeauditoria y,al mismotiempo,
promueven laexpansi6ndelosprofesionales."
Ahorabien,sinlugaraduda,lasdefinicionesen referencia constituyenelmarco
conceptual paraanalizarlasnormasdela INTOSAI ypropiciarlacomparaci6n
entre6stasylasvigentesen la Contraloria General dela Repiblica deCostaRica.
Parael fin propuesto,a continuaci6n seincluyv7 ]a sintesisdelasNormas de
Auditoria aprobadas porelCo-- it46 deNormasdeAuditoria dela INTOSAI en
pzgina9
NormasdeAuditorfa
Fundamentos
deAuditoria
junio de1989, asfcomo loscomentario-
pertinentes
paraampliarelcontenido
de
algunasnormas:
A. Postulados
bdsicos.
B. Normasgenerales
C. Normas parael trabajode campo
D. Normas para lapresentacifn
deinformes
A. Postulados
bda1cos
1. La Entidad Fiscalizadora
Superior (EFS) deberd considerar
laconveniencia
de
observar lasnormas deauditorfa dela INTOSAI en todoslosasuntosque
se juzguenimportantes.
Parajuzgarlaimportancia
puedenconsiderarse
los
siguientes
aspectos:
a. Si elconocimiento
deunasunto puedeinfluirsobreel usuariodelos
estadosfinancieros
odel informe deauditorfadegesti6n.
b. Valormonetario;
naturaleza
ocaracteristicas
deuna partidaodeun
grupodepartidasy elcontexto enquesepresenten.
c. La evidencia
quesedeseeobtener enlaauditoria.
2. La EFSdeberA aplicarsu propio criterioenlasdiversassituaciones
quese
presenten
enelcursodelasauditorfas
gubernamentales
asu cargo.
a. Lasnormasdeauditoriade laINTOSAI
nopueden tener carActer
preceptivo
y suaplicaci6n
noseri obligatoria
paralaEFS.
b.La EFS deberddeterminar
elgrado enquelasnormas externas de
auditorfa sean compatibles
conelcumplimiento
delasfunciones
a sucargo.
c. Lasnormasdifundidas
porinstituciones
normativas
oficiales para
regularlasauditorias
deestados financieros
delsectorprivado pueden ser
aplicables
alaauditoriagubernamental.
3. A medida queel piblico sehavuelto mdsconsciente
desusderechos,laex-
igencia dequetodas laspersonaso entidades
qu.e manejanrecursos
ptiblicosinformendelos resultados
desuges~i6n se hahechocadavez mAs
evidente, porlo cualesnecesario queel procesoderendici6nde cuentasse
instituyayopereeficazmente.
a. Laobligaci6n
derendircuenta debecomprender
todaslasformasde
organizaci6n
delestado,independientemente
de lamanera en queest~n
constituidas,
de susfunciones
desugradodeautoromfa
ydelr6gimen
financiero
aqueestensujetas.
4. El desarrollo
desistemasadecuados
deinformaci6n,
control,evaluaci6n
y
presentaci6n
de informesenel Ambitogubernamental
facilitarA el proceso
derc,,dici6n
decuentas.La administraci6n
esresponsable
de quelaforma
yel contenido
delosinformesfinancieros
y deotrainformaci6n
semejante
seancorrectosy Euficientes.
5. Lasautoridades
competentes
deber~n asegurarse
de quesedifundannormas
de contabilidad
generalmente
aceptadas
para la elaboraci6n
deinformes
financieros
ypara ]a revelaci6n
deinformaci6n
relevante
quesatisfaga las
necesidades
gubernamentales;
porsuparte, lasentidades
auditadas
deber~n establecer
objetivos
especificos
ymensurables,
asfcomo metas de
eficiencia.
p~gina 10
A. Postulados
bsicos
Fundamentos
deAuditofna
NormasdeAuditoria
6. La aplicaci6n consistentedelasnormas decontabilidad generalmente acep-
tadasdeberAconducira lapresentaci6n razonable dela situaci6n financiera
ydelosresultados delasoperaciones.
7. Laexistencia deunadecuado sistemadecontrolinterno reduceal rnfnimola
probabilidad deerroresydeirregularidades.
8. El establecimiento
dedisposiciones legales alrespecto facilitarAlacooperaci6n
delasentidades auditadasconobjeto dequesiemprehayaaccesoa todala
informaci6nrelevante queserequierapara evaluarenformaintegral lasac-
tividadessujetas aauditorfa.
9. Todaslasactividadesdeber~inquedarcomprendidas
dentro delas
atribucionesdefiscalizaci6ndelas EFS.
a. La funci6n esencial de]a EFSesapoyai vpromover ]acorrecta rendici6n
decuentasloqueimplica,la promoci6ndeprdcticasadministrativas,
econ6micas yfinancieras id6neas.
b. El alcance total dela auditorfagubernamental
incluye auditorfas de
regularidad ydelagesti6n.
Laauditorfaderegularidad comprende:
" Verificarelcumplimientode]a responsabilidad
financiera.
" Revisarlossistemasyoperaciones decaricterfinanciero, loque
incluyeevaluar]aobservaci6n delasdisposiciones legalesy
reglamentarias
aplicables.
" Revisarel controlinternoyelcumplimiento delasfunciones de
auditoriainterna.
" Evaluar laprobidadeidoneidaddelas decisiones administrativas
tomadasenlaentidad auditada.
" Informarsobre cualesquieraotrosasuntosquesederiven dela
auditoria.
c.Laauditorfa de]agesti6n tieneporobjeto revisarla economna,eficiencia y
eficacia.
d. Lasdisposicioneslegales correspondientes
deber~n establecer claramente
lasfacultadesyresponsabilidades
queposea]a EFS pararealizar auditorfas
delagesti6n entodos loscamposdelaactividad gubernamental,
entre
otrosprop6sitosparafacilitar ala EFS ]a aplicaci6n denormas deauditora
apropiadas.
10. LasEFS deberAnesforzarse pormejorarlastecnicas queapliquena finde
evaluarlaidoneidad delasmedidasimplantadas paraelevarlaeficiencia.
11. Las EFSdeberdnevitarconflictos deinteresesentre losauditoresy laentidad
auditada.
Talespostulados, comosunombre loindica, constituyenla basepara definirel
grupodenormas queseindican enel pr6ximoaparte.
B. Normas Generales de AuditorfaGubernamental
A continuaci6n seinluyen lasnormascomunes a losauditoresy alasEFS:
1. Elauditory]aEFSdeben serindependientes
con respecto alpoderlegislativo;
el poderejecutivoylaentidad auditada.
B. NormasGeneralesdeAuditorfa Gubernamental
pagina 11
NormasdeAuditoria
Fundamentos
doAuditonia
2. El auditoryla EFS debenposeerlacompetencia requerida.
3. El auditoryla EFSdeben procederconel debidocuidadoeinterds para
cumplir lasnormas deauditorfa dela INTOSAI. Lo anterior incluyeel
debidocuidado paradeterminar, obteneryevaluarevidencia, asicomo
para presentarlosresultados,conclusiones
recomendaciones
en losinfor-
mesrespectivos.
4. Lasnormasgeneralesestablecen quela EFSdeberd instituir politicasy
procedimientos
para:
a. Reclutaralpersonal id6neo.
b. Desarrollarycapacitara supersonal, afindequesea capazde
desempefiar sustareasconeficacia yfijar lasbasespara el desarrollo delos
auditores ydemispersonal.
c. Preparar manualesyotrasgufase intructivosrelacionados conla prdctica
delas auditorias.
d. Fomentarlosconocimientos
y laexperiencia de supersonal eidentificar
aquellasaptitudes dequecarezca; distribuirlastareas deauditoria entreel
personal seglinsu capacidad yasignarun n6merosuficiente depersonasa
cadaauditorfa; y Ilevaracabo unaadecuida planeaci6n y supervisi6nque
le pemitanalcanzar susobjetivoscon elnivelrequerido decuidado yde
inter6s.
a Es necesario quesedeterminenadecuadamente
losrecursos
humanos requeridospara realizarcadaauditorfa,afindequeel
trabajo seasigne apersonal debidamente
capacitado ysecontrolen
losrecursoshumanos queseemplearin en laauditorfa.
a Laspoliticas yprocedimientos
querigen la supervisi6n delas
auditoriasson factoresimportantes paraque ]asfunciones dela
EFSsedesempefien conun nivelapropiado decompetencia.
La
EFSdeberSi asegurarse dequelaplanificaci6n
ysupervisi6n delas
auditoras seencomienden
aauditorescompetentes,
queconozcan
susnormas ymdtodosyest6n familiarizados
con lascondiciones y
pect-liaridades
del medioenquesepractiquen.
a A menosquela EFScuentecon losrecursos requeridos para lievar
acabo,enuntiemporazonable, todaslasauditoraspertinentes,
incluyendo auditoriasoperacionales
queabarquen todaslas
operacionesdelaentidad auditada, serAnecesario establecer
criteriospara determinarel alcancedelasactividades deauditoria
que,en unperiodo ociclo deauditorias, permitanconocercon la
mayorseguridad posibleelgrado enquecadaentidad auditada
cumplesusobligaciones enmateriaderendici6ndecuentas.
a Antesdeque seemprenda cadaauditoria. suinicio deberd ser
autorizado debidamente
porelpersonal de]a EFSquehayasido
designado coneseprop6sito.En ]a autorizaci6n
respectiva deber~n
indicarse claramente losobjetivos, alcance yenfoquede]a
auditorfa;la cantidad y]as aptitudesdelosrecursos humanosque
habrdn deemplearseenella;las medidasqueseestablezcan para
supervisar sudesarrollo enpuntosapropiados; ylasfechas enque
deber6 concluirse el trabajo decampoypresentarse el informe
correspondiente.
p~gina 12
B. Normas GeneralesdeAuditoriaGubemamental
NormasdeAuditorla
5. Revisarla eficienciay eficacia desusnormasy procedimientosinternos.
a. La EFS deberAi establecer sistemasyprocedinientos para:
a Confirmarque losprocesosimplantadosparagarantizar]acalidad
integral hanoperadoenforma satisfactoria.
a Cerciorarsedeiacalidad delosinformesdeauditorfa.
a Asegurarse dequemejorarA el desempefio yseevitarznlas
deficienciasdetectadas.
b.EsconvenientequelaEFS instituyaun 6rganodeauditorfa interna
dotadodeamplias atribucionespara queleayudeaadministrar
eficazmentest; operacionesya mantenerlacalidad desudesempefio.
C. Normas para el trabajo de campo de la auditorfa gubernamental
Lasnormasaplicablesal trabajo decampoentodo tipodeauditorfa son:
1. El auditordeberS planearlaauditorfa deuna maneraquegaranticequehabrA
derealizarseconaltacalidad yconeconomfa, eficiencia yeficacia.
a. Al planear unaauditorfa, el auditordeberA:
a Identificar aspectosimportantesdel medioenel cualoperela
entidadauditada.
a Precisar lasrelaciones deresponsabilidad enel procesode
rendici6ndecuentas.
a Considerar laforma, el contenido ylos usuariosdelosdict~menes,
conclusiones oinformesdeauditorfa.
a Especificar losobjetivosdelaauditorfaylaspruebasnecesarias
paraalcanzarlos.
a Identificar losprincipales sistemasycontrolesadministrativos,
y
evaluarlos en formapreliminarparaconocer tantosus virtudes
comosusdeficiencias.
a Determinar laimportancia delasmaterias quehabrin de
examinarse.
a Revisarel 6rgano deauditorfa internadelaentidad auditadaysu
programa detrabajo.
a Evaluarel gradodeconfianza quepuedadepositarseenotros
auditores,porejemplo,enel 6rganodeauditoria interna.
a Adoptarel enfoquedeauditoria quesea mAseficiente yeficaz.
a Preveruna revisi6npara determinarsi sehanadoptado medidas
apropiadasrespecto deresultadosyrecomendaciones
deauditorfa
quesehayancomunicado anteriormente.
a Tomar lasprovidencias necesarias paraquesedocumenten
debidamente el plandelaauditorfa yel trabajo decampo
propuesto.
2. El trabajodel personaldeauditoria encada nivel v fasede]a auditoria deberA
sersupervisado constantementedurante su ejecuci6n, ylospapeles de
trabajo deberdn serrevisados porun miembro superiordeese personal.
Elloimplica quetodo trabajodeauditorfa deberAi ser revisado por un
C. Normasparaeltrabajode campo delaauditoriagubemamental
pigina 13
NormasdeAuditoria
Fundamentos
doAuditonia
miembro superiordel personala cargode la auditoriaantesdequese ter-
minende prepararlosdictdmeneso informescorrespondientes.
Larevisi6n
deberirealizarse a medidaque seavance enlasdistintas fasesdela
auditorfa. La revisi6n permitirA queenel trabajodeauditoriaparticipen
variosnivelesdeexperiencia
ydecriterio,y deberigarantizar:
a. Quetodaslas evaluaciones
ylasconclusiones
de]aauditoria est6n
debidamente
fundamentadas
yapoyadasenevidencia competente,
relevantey razonablequesirva debasepara formularel dictamenoel
informefinal delaauditoria.
b. Quetodosloserrores,deficiencias
yanomalfas se hayandetectado y
documentado
debidamente
y,denohaberse subsanado enforma
satisfactoria,
que sehayancomunicado
aunmiembro oa miembrosde
mayorjerarquia delaEFS.
c. Queloscambiosnecesarios paramejorar lasauditorias sehayan
propuesto,documentado
yconsiderado
enplanesdeauditoria posteriores
y enactividadesencaminadas
aldesarrollo del personal.
3. Antesdedeterminar
el objetivoyel alcance delaauditoria,elauditordeberS
examinar el control internoyevaluar suconfiabilidad.
El estudioyla evaluaci6n
del controlinterno deberAn Ilevarseacabo deacuerdo
conel tipodeauditoria que vaya apracticarse.
Enelcaso delasauditorias
financieras,
el estudio ylaevaluaci6n
seefectian principalmente
enrelaci6n con
loscontrolesquecontribuyen
a salvaguardar
losactivosy losrecursos ya
garantizarla exactitud e integridaddelosregistrosdecontabilidad.
En las
auditorasderegularidad,
el estudioy laevaluaci6n comprenden
fundamentalmente
loscontroles queayudana que]a administraci6n
observe las
leyesyreglamentos
aplicables.Por loquerespecta a lasauditorfas
operacionales,
seestudian yevalianlos controlesqueayudan aqueJas
operacione3
de laentidad auditada serealicen demanera econ6mica, eficiente y
eficaz; aque secumplan laspoliticasadministrativas
,ya queIairiformaci6n
financiera yadministrativa
queseproduzcaseaconfiable yoportuna.
4. DeberSobtenerseevidencia competente,
relevanteyrazonable para sustentar
laopini6ny lasconclusiones
del auditorrespectoalorganismo,
programa,
actividad ofunci6n queseaobjeto delaauditorfa.
a. Losresultados,
las conclusiones
ylas recomendaciones
deiaauditoria
deberinbasarseenevidencia. Puestoquelosauditores raraveztienen
oportunidad
deexamina, toda lainformaci6n
relacionada conlaentidad
auditada, esesencial queeluniverso dedatosylas t(cnicasdemuestreo se
seleccionen cuidadosamente.
b. El auditordeberS tener presentequeelcontenido yelorden delos
papelesde trabajoreflejan el gradode sucompetencia,
experiencia
y
conocimientos.
Lospapeles detrabajo deberin sercompletosy
suficientemente
detalladospara que,posteriormente,
unauditor
experimentado
que nohaya tenido ningunarelkci6n conla auditoria pueda
conocer concerteza eltrabajo queserealiz6para sustentarlasconclusiones.
5. Enelcurso de lasauditorfas financieras,
ycuandoprocedaen auditorias de
otrotipo,losauditores deber~in analizarloscstados financieros
paradeterminar
si secumplieron
lasnormas decontabilidad
generalment2
aceptadas quesean
aplicablesala informaci6n
financiera ya la revelaci6n. DeberA Ilevarsea cabo
unandlisisde los estadosfinancieros a tal gradoquesoobtenga unabase
racional paraexpresar unaopini6nsobre ellos.
p gina 14
C. Normasparaeltrabajodecampo delaauditor/agubernamental
FundamentosdeAuditorta
NormasdeAuditorfa
a. Elandlisisdelosestadosfinancieros tieneporobjeto verificarquelos
diferentes elementosdelosestados financierosguardenentresila relaci6n
esperada para,ensu caso, identificar lasrelaciones an6malas ycualquier
tendencia irregular.Portanto,el auditordeberd analizarlosestados
financieros paradeterminarsi:
a Losestados financieros fueronpreparadosde acuerdocon normas
decontabilidad aceptables.
a Losestadosfinancieros sepresentancon ladebidaconsideraci6n a
lascircunstanciasdelaentidad auditada.
a Se revela suficiente informaci6n respecto a varioselementosdelos
estadosfinancieros.
a Losdiferentes elementosdelosestadosfinancierosseevalan,
midenypresentan demanera apropiada.
b. Losm6todos ylast6cnicas delandlisisfinanciero dependerdn engran
medidadelanaturaleza, delalcanceydel objetivo dela auditoria,asicomo
delosconocimientos ydelcriterio del auditor.
D. Normas para la presentaci6nde Informes en la AuditorfaGubernamental
La INTOSAI estableceensusnormas quenoespr~ctico establecerreglaspara la
presentaci6n delosinformesaplicablesencualqu-cr situaci6n;sobre tal
afirmaci6n existecoincidencia porlocuals6loseincluye acontinuaci6n ]a
norma parala presentaci6n deinformesaprobada pordicha organizaci6r
internacional:
Al t6rmino decada auditorfa,el auditordeberd redactar un dict~men o uit
informe,segfinproceda, dondeexponga losresultados deunamanera
apropiada.Sucontenido deberS serf~cil deentenderyexpresarse sin
vaguedades niambigiiedades; incluir unicamenteinformaci6n queest6apoyada
en evidencia deauditorfa confiable yrelevante yreflejarunla actitud
independiente,objetiva, imparcial yconstructiva.
Por61timo, las normasen referenciay losbrevescomentarios considerados
pertinentes,constituyen labasepara incluiracontinuaci6n una estructura b~sica
propuesta porelDepartamento deCooperaci6n T6cnica para el Desarrollode]a
Secretarfa de lasNacionesUnidas,con el prop6sitodeexaminarel contenido de
normasindividuales y, parael presente caso,agrupar lasvigentesen]a
Contraloria General dela RepilblicadeCosta Rica, actividad quesecumplirA
durante lassesiones prdcticasenaula:
1. Predmbulo delasnormas decomprobaci6n decuentas
a. Las razonesdela comprobaci6n decuentas
b. La indoleyel alcance de]acomprobaci6n decuentas
c. Lasentidades fiscalizadasysusresponsabilidades
d. Relacionescon lasentidadesfiscalizadas
2. Normasprofesionales
a. Independencia yobjetividad
b. Eficiencia
c. Cuidadadodebido
d.Caricter reservado de ia informaci6n
D.Normasparalapresentaci6ndeinformes onlaAuditor(a Gubernamental pigina 15
NormasdeAuditorfa
Fundamentos
deAuditoria
3. Normasoperativas
a. Planificaci6n
deuna comprobaci6n
decuentas
b. Supervisi6n
c. Evaluaci6n
decontrol interno
d. Pruebas ydocumentaci6n
e. Evaluaci6n
del cumplimiento
deleyesylosreglamentos
4. Normas relativasa la terminaci6n
de]a comprobaci6n
decuentas
a. Conclusi6n
deltrabajo deauditorfa
b. Informesdecomprobaci6n
decuentas
" Forma,distribuci6n
yoportunidad
" Contenido
" Presentaci6n
5. Normas relativasalmantenimiento
dela calidad
a. Planificaci6n
porpartedelasoficinas deauditorfa
b.Gesti6ndelascomprobaciones
decuentas
c.Controlesdecalidad
d. Relaciones conlosauditores externos
6. Normasdiversas
Pordlti.no,seestima quealconcluir elandlisisdeestetema losparticipantes
se
constituyan
en losprincipales
promotores
dela revisi6nyactualizaci6n
delas
normasdeauditorfavigentesen iaContralorfa
General dela Reptblica.
p~gina 16
D. Normasparalapresertaci6n
deinformes enlaAuditoria Gubernamental
IV. PROCESO
DE LAAUDITORIA
OPERATIVA
Unavezquesehandefinido losobjetivosdela auditorfaoperativa, elsiguiente
pasoeselaborar brevemente un programa doauditorfa parasu primera fase,con
baseen losconocimientosgenerales previos.
Lasfasesdelaauditoria operativa presentadasa continuaci6n sonnecesarias en
el casodel primerexamendeunaentidad. Evidentementeenexzimenes
subsiguientes lainformaci6n disponible sobre]a entidaddaria comoresultado ]a
necesidad des6lo actualizar el conocimientogeneral, einiciarel estudio y
evaluaci6n delcontrol internoy ainesta fase podria limitarsea laconfirmaci6n
desi lainformaci6n original siguesiendovdlida, cuandono se hanefectuado
cambiosconsiderables,y enfatizando enla revisi6nde otrosaspectosno
cubiertoscompletamente enel examen anterior. La siguiente fase,asimismo,
puededirigirse aotras Areascriticas previamenteidentificadas, pero no
examinadas oanuevasAreascriticas quehayan surgido.
En laauditorfa interna, obviamente noserfa necesariala fase,excepto respecto a
asuntos,-luy especificos cuando se examinenunidades oactividades
determinadas,yaquoenforma peri6dica el auditorinterno puederevisar
objetivamente elsistemadecontrol internogeneral, identificando yas"'aando
prioridades a variasAreascriticasyefectuando posteriormente ex~menes
separadosde cadauna dedichasAreas.
A. Declsifn yestdndares de ejecucl6n (DEE)
El prop6sitodeidentificarestepasoenelproceso deejecuci6n dela auditorfa es
el establecer]a orientaci6nodirecci6n que seobservarden]a ejecuci6n deuna
auditoria operativa especifica.
La posibilidad decalificarel tipodeestudiosaejecutar s6loesfactible identificar
al momento dedefinirelobjetivo generaldelestudio,elemento fundamentalde
laplanificaci6n institucional acorto, medianoolargoplazo.
Cuando se toma ladecisi6n derealizar un estudiodeauditorfa,previamente
deberdestardefinido elobjetivo generalque sepretendealcanzarenelnivel
directivodel organismocontralorypasard aconstituirseenelprincipal est~ndar
asercumplido enlaejecuci6n deltrabajo.
Existenadem~sotrosestindaresque sonpartede ]aplanificaci6n institucional,
ydeberzin incluirsepreliminarmente
enel plande trabajopara proyectarlas
actividades t~cnicas delaContralorfa comoson: Ladeterminaci6n delalcance
del trabajo(periodos,actividades, Areas,proyectos, etc.),losrecursos previstos
para ]aejecuci6ndel trabajo (personal deapoyo ymateriales), dpoca mAs
propiciapara desarrollarlo ylasinstruccionesespecificas queel niveldirectivo
emita.
Correspondea ladirecci6n superiordela Contralorfa definirel tipode estudioa
realizarcuando prepara elplan anualdeauditorfa ydeigual manera al decidir
la ejecuci6nde unestudio porsolicitud odenuncia. Sinembargo, en losdos
casossedeberia determinar el objetivo general del trabajo ylosotrosestdndares
sefialadosenel pdrrafo anterior.
Desde el puntode vista conceptual y t6cnico,la decisi6n deejecutarla auditoria
operativa nodeberia tomarse sinoprevia ]a ejecuci6n de la Revisi6n Preliminar
A. Decisi6nyestndaresdeejecuci6n(DEE)
p~gina 17
Procesode laAuditoriaOperativa
Fundamentos
de Auditorfa
(RP)paradisponer de]a informaci6n actualizada queayudeen latoma de una
decisi6n acertada.
La decisi6nyestdndaresdeejecuci6n (DEE) incluyelosprocedimientos
aplicadosy lasconsideraciones
tomadas encuenta aldecidirsobrela ejecuci6n
deunestudio.
1.Objetivogeneraldeltrabajo
2.Alcancedel estudioarealizar
3. Instrucciones
especificasdeejecuci6n
Esta faseesresponsabilidad
dela direcci6n superior,la cualestardreflejad- en
una asignaci6ndetrabajo queorientelasactividadesdecampo, respectoa ]a
direcci6ndelestudio.
Para sucumplimiento
deberAi observarsecomominimo, lo siguiente:
1. Ccnocimiento
deantecedentes
a. Ultimosestudiosrealizados
b. Estr~tegia definidapor]a Contraloria
c. Denunciaso solicitudes recibidas
d. Manejo gerencial de]a entidad aauditar
e. Politicasdeplanificaci6n definidas
2. Enfoquedelo mdsimportante alomenosrelevante
a. A niveldela administraci6n
pfiblica
b. A nivel delaentidada estudiar
c. Al decidirlaejecuci6n delestudio
3. Inclusi6n enel plananualde auditorfa
a. Decisi6ndel nivel directivo
b. Aprobaci6ndelnivel superior
B. Revisi6n preliminar
(RP)
El prop6sitc de larevisi6npreliminar esobtener informaci6ngeneral detodos
losaspecto-, nportantesde laentidad opartedelamisma. Dicha informaci6n
debeserreunidade manera utilizableydefdcil asimilaci6n, quesirvacomo un
instrumento
detrabajo para laplanificaci6n delas futurasfasesde laauditoria.
Una revisi6ngeneral de Iainformaci6n obtenida durantte el estudiopreliminar
permitirAi al auditoranalizar lasactividades ofuncionesde]a entidaden los
puntosimportantes,conbase enloscualesse pueda comenzara planificar el
trabajo deauditoriay hacerplanes parauna revisi6n detalladadelas
actividadesy suscontroles.
La basedeunbuen plandeauditoriadebe serel conocimiento
delas actividades
desarrolladas
por]a entidad,conjuntamente
con unaevaluaci6n delos factores
extemosque miispuedan afectarsusoperaciones o susituaci6n financiera.
Si bienel personal superior tieneacargo iaresponsabilidad
principal delograr
unconocimiento
apropiado delasactividadesy serviciosbrindados porla
p gina 18
B. Revisi6nprellminar(RP)
FundamentusdeAuditoria
ProcesodelaAuditorIaOperativa
entidad,todo el personal necesita poseerun ciertogrado deese conocimiento a
fin depodercumplir consusdeberes en formaefectiva.
Enauditorias recurrentes noserdnecesario desarrollar unanueva informaci6n
b~sica. Losconocimientos acumulados sobre lasactividadesde unaempresa
estar~n biendocumentados ennueAros archivos. El contacto frecuente nos
permitird estaral corrientedelosacontecimicntos internosyexternos,a medida
que losmismostienen lugar. Lasreuniones peri6dicascon losejecutivos dealto
nivelparadiscutirlos iltimosacontecimientosserdn degran ayudapara la
preparaci6n deuneficaz plan deauditorfa.
Nuestra informaci6n bdsica actualizada deberA estardocumentada para tener]a
seguridaddeque todalainformaci6n necesaria serd considerada durante el
pruceso deplanificaci6n ycomunicada a losmiembrosdel personal
involucrados en ]a auditoria.
1.Consideracionesacercade1,entidad:
Nadieespera quelosauditoresse transformen enexpertos enel ramode]a
entidad p~iblica. Sinembargo, si pretendemosayudar a la administraci6n es
imprescindiblequeestemos interiorizados desusactividadesy seamoscapaces
deevaluarlasinteligentemente. Debemosconocer tambi6n alaspersonasque
dirigen ]a entidad,las razonesdesu 6xitoofracaso, yelmedio enel cual ]a
entidad opera.
Lasconsideraciones sobrelas actividadesdesarrolladas son importantesparala
auditoria en losaspectosquepuedanayudar aevaluarlas actividadesy
operacionesdelaentidad, la influenciadelosfactores externosquepodrfan
tener una incidencia importanteenlosresultados,yaquellos sectoresde]a
instituci6nque requieren un 6nfasisadicionalo especialde la auditoria. Resulta
fdcil oescomfin, particularmente enel casodepersonal sinexperiencia, gastar
innecesariamente tiempo examinando aspectos perifericos dela entidadsin
Ilegara lasactividadessustantivas.
La informaci6n b~sica sobreel negocioserdi documentadaen formn-a concisa e
incluirdaspectos talescomo:
1. Brevehistorial, antecedertes yprop6sitos delas actividadesbajoexamen.
2. Datossobrelaorganizaci6n delaentidad con6nfasisprimordial enlasac-
tividades principales olasespecificadas enlosobjetivosdel examen.
Dicho materialdebeincluirinformaci6n sobrelo siguiente:
a. Divisi6ndedeberesy responsabilidades;
b. Principales delegaciones deautoridad;
c. Naturaleza, tamafio yubicaci6n delasdependencias;
d. Ntimerodeempleadosporunidades ysu ubicaci6n.
Sedebeobtener copiasdeorganigramasydescripciones de funcionesclave,sies
posible,enesemomento. Un estudio brevedeesta materia propo;ciona al
auditor lainformaci6n preliminar sobrelaforma enqueests organizada la
entidad paralievaracabo sus funcionesy decomoestindivididaslas
responsabilidades.
3. Naturaleza, inversi6n yubicaci6n de losrecursos involucrados enlas ac-
tividades bajorevisi6n.
4. Otra informaci6n financiera:
B. Revisi6npreliminar(RP)
pagina 19
ProcesodelaAuditorfa Operativa
Fundamentos
doAuditorfa
a. Estadosfinancierosdelosditimosafios;
b. Presupuestos
aprobadosdelosilimosafios;
c. Detalledelosingresosanuales,clasificados
po:. operaciones
produc-
torasdeingresos;
d. Mdtodos definanciamiento,
inclusooperaciones
decrdito.
ZHasta qu6grado obtener oacumular informaci6n
financiera?
Esteesunasunto
dejuicioaserdeterminado
basndoseprimeramente
ensu necesidadyutilidad
parael trabajocorrientey paracomprender
losantecedentes
yoperaciones
dela
entidad.
5. La politica gerzral segiin]a cual laentidad Ileva acabo lasactividadesquese
revisarAn.
6. Descripci6n
general delosm6todosdeoperaci6n.
7. Disposiciones
legalesaplicables alasactividadesexaminadas.
8. Descripci6n
decualquier problemaimportante
relacionado conlasactividades
aserexaminadas,
de acuerdoarevelaciones
identificadas
enlasentrevistas
prelinminares
con funcionarios
delaentidad.
9. Resultados
delaboresejecutadas porla anditorfa internaen losdltimosafios,
asicomo porcualquierfirma privadadeauditorfa.
10. Los planesa corto,mediano ylargo plazo elaborados porlaentidad.
Lainformaci6n
obtenida enlas entrevistasconlos funcionarios
administrativos
debeserresumida en formadememorando.
Al principio,se debeobtener
informaci6n
general alnivel administrativo
mdsaltoodelosfuncionarios
designados
paraeste prop6sitoporlaadministraci6n.
La informaci6n
detalladasobre las operaciones,
seobtienea unnivelintermedio
apropiado.
2. Revisl6nde losobjetivos
Losplanesypresupuestos
delaentidad normalmente
establecen losobjetivos y
metasquedeben ser identificados.
Esesencial queel auditorconozca los
objetivosydetermine enforma preliminarsi 6stossonadecuadosyestin
debidamente
comunicados
atodos losfuncionarios
responsables
directamente
deprticiparen su logro. M noencontrarunplaneamiento
orientado haciael
logrodelosobjetivosconcretos,elauditortendr6irndicios deunaposibleArea
critica significativa.
3. Revisi6nde laspoliticas
Las politicasgeneralesobtenidasdeben serrevisadasycomparadas
con la
misi6nprincipal dela entidad,ylosobjetivos trazados para determinar
su
consistencia
oidentificar algtdn vacio. Deficiencias
en laspoliticasy la
comunicaci6n
a losservidores,sonsintomasde ireascriticasimportantes
parael
desarrollo posteriordeun hallazgodeauditora.
4. Revisi6nde la normatividad
Brevemente
elauditordeberevisarenforma selectiva lasnormas,reglas,
directivas, manuales,etc.,para familiarizarse
principalmente
consu .;istenciay
Areas deaplicaci6n.
p.gina 20
B. Revis'inpreliminar(RP)
C. Evaluacl6n de la Estructura del Sistema de Cuntrol Interno,
Planificacl6nyProgramaci6n Especifica(EECIPPE)
Deacuerdocon la politica dedirigir losesfuerzos deauditoria hacialas Areas
quesenecesita mejorarlas politicasym6todosdetrabajo, elobjetivoal efectuar
unarevisi6n delcontrolinterno esevaluarsuefectividad eidentificar sus
posibles d hilidades importantesque puedanrequerirunexamendetallado.
Seginloindicado, elanAlisis delainformaci6ngeneral obtenidadurante ]a
revisi6nprelininar esamenudo (itilparaidentificarAreas oactividadesenlas
cualeslaexistencia deunadebilidadadministrativa puedeafectarseriamente los
interesesde]a entidad.
Enalgunos casos,inicialmente sehabrdnencontrado indiciosdeserias
debilidadesadministrativas oimportantesefectosadversos endeterminadaArea
oactividad, sinembargo, seguramente senecesitardinformaci6n adicionalantes
dedeterminar sies necesario unexamendetallado. Durantelarevisi6n y
evaluaci6n delcontrol intemoelauditordebeacumularinformaci6n adicional
sobre elfuncionamiento deloscontroles intemosexistentes,lo cualserd ditilal
identificar losasuntos paralosquese requerird tiempoy esfuerzoal hacerun
examen profundo.
Con]a informaci6n adicionalobtenida en ]a revisi6nyevaluaci6n de la
estructura delcontrol internoel auditorencargado puedetomardecisionesmAs
apropiadasacercadelanaturaleza yelalcance del examenprofundodelas
Areas criticas. Tambi~n serA 6iti! al hacerun estimado delos requerimientos de
personaladicional, programareltrabajo endistintos lugares,preparar
programas adecuados paraelexamenprofundo yfijar plazosparala
terminaci6ndela labordeauditoriaypresentaci6n del informefinal.
1. Enfoque prtctico
Unenfoque satisfactorio parauna revisi6nyevaluaci6ndelanaturaleza,
efectividad y utilidaddelcontrolinterno esrevisarlosprocedimientosy
pricticasaplicadasenoperaciones especfficas.
Despu~sdeseleccionarlasactividadesa serexaminadas durantelaauditorfa,
bas.indose enelconocimiento obtenido,sedebehacerunexamen detallado de
algunas transacciones especificas relacionadas con laactividad (pruebasde
recapitulaci6n). Esteexamen debe serlosuficientemente profundocome,para
obtener informaci6nprActica delosiguiente:
a. Formr' en queseefectfian lasoperaciones;
b. Necesidad outilidad delosdistintos pasosenelprocesaniento delastransac-
ciones;
c. Resultadosdelastransacciones seg-inlosobjetivos delaentidad,requerimien-
tGs legalesypricticasde sentidocomin;
d. Efectividad delcontrolinterno.
Este m6tododerevisi6n permitedeterm.nar los procedimientos seguidosylas
politicas aplicadaspor]a entidad con relhci6naoperaciones especificas. EsmAs
satisfactorio queunarevisi6n detenidageneral delosmanuales depoliticasy
procedimientos ouna eventual sclecci6n deoperaciones o transacciones
especificas sometidasa examenparadeterminarsiseestScumpliendo conlas
politicasyprocedimientos prescritos.
C. Evaluaci6nde laEstructura delSistema de Control Interno,
Planificaci6nyProgramaci6n Especifica(EECIPPE)
pdgina 21
Unexcesivo estudiodelos manualesdeiaentidad para revisary evaluarel
control internosinhacerreferenda alasoperaciones realesnoconduce a una
auditoria eficienteyefectiva.
La experencia hademostrado queun enfoquedirectodacomoresultadola
identificaci6n mdis r~ipidayeficiente delasdebilidades odeficiencias que
requierenun examen profundo. Porlo tanto,larevisi6ndelaspoliticasy
procedimientos
quegobiernan lasactividades deuna entidad,se harA
normalmentebasdndoseenun examendirectodedichas actividades,
operaciones, transacciones oproyectos seleccionados.
Tambi6nsepueden identificarlasdebilidadesenel sistema decontrol interno
deunaempresa pormediode:
a) Unexamendelosinformesgerenciales;
b) Unexamen delosinformesdeauditoria interna;
c) Una inspecci6n fisica delasactividadesinvolucradas; y
d)Conversaciones
con losfuncionariosresponsablesyconel personal
directamente vinculado.
Sedet~en ton-arencuenta debidamente lascircunstancias especialesylos
objetivos establecidospara cada auditorfa, aldeterminarlanaturaleza yalcance
dela revisi6ndel control interno parauncaso especifico.
Porlotanto,nose puedenestablecer reglasrigidasenrelaci6n altrabajo que
debeefectuarseoalastecnicasquedeben utilizarse enla revisi6ndelcontrol
interno,eljuicioeingenio delequipo deauditoresjuega un papelimportante en
estalabory suenfoquedebeconcordarconcada situaci6n.
Al completar esta faseelauditortieneinformaci6n suficiente paraformarseuna
conclusi6n tentativa sobrelaconfiabilidad del sistema decontrolinterno. Sin
embargo, duranteel examen profundo deAreas criticaselauditorcontinua
evaluando elcontrol interno.
2. Seleccl6ndeoperaclones otransacclones
especificas
La naturaleza delasoperaciones quehan derevisarsedependerA dela
natuticza delosobjetivosymetasdela entidadydel anzlisis quesehaga delos
componentes importantes delas actividadesbajoexamen. Pueden consistiren
elotorgamientodecontratos,eximenesdesolicitudesdeprdstamo, aprobaci6n
o rechazodepr6stamos,celebraci6n decontratosdearrendamiento,
venta de
activos,fijaci6n deprecios,contrataci6n deempleados, pr~stamodedinero,etc.
Representan actos,pasos,oprocesosaplicadosencasosespecificos alefectuar
unaoperaci6n.
Las frarsaccionesseleccionadas para revisi6ndebenrepresentar las operaciones
involucradas ydebenincluircualquier asuntoimportante fuera delocomfin.
Conesteprop6sito,elndmero detransacciones seleccionadas para estetipode
estudioesmenosimportante quesu cardcterrepresentativo.
Enmuchasentidades lamagnitud,alcance ycomplejidad delasoperaciones
hardimpracticable unarevisi6nde todaslasactividades importantes. Enestos
casos,sedebe consideraradoptarun programadeciclos,el cual,despu~s de
unusafios,cubrirA todaslaspartesimportantesendetalle.
3. Factores atomarencuentaal evaluarel control interno Losobjetivos
fundamentales delaevaluaci6ndel control internoson obtenerinformaci6n
prdctica, determinarsuconveniencia yefectividad segfinlosprop6sitos
p gina 22
C. Evaluaci6n de laEstructura delSistema deControlInterno,
Planificaci6nyProgramaci6n Especifica (EECIPPE)
FundamentosdeAuditorfa
ProcesodelaAuditoria Operativa
establecidos eidentificar posiblesdebilidades desuficienteimportancia como
parajustificarelexamen profundo.
Enla evaluaci6nd&I sistemadecontrolinterno de unaentidad sedebentomar
encuentalossiguientes factoresgenerales:
a. Si ]apolitica ylosprocedimientos y prdcticasrelacionados seguidosen]a
realidad, est~nenconformidad conlasautoridadesbdsicas.
b. Si losprocedimientos yelsistema decortrolinterno dancomoresultado ac-
tividades queestinenconformidad conloplaneado porlaaltadirecci6n,
en formaeficientey econ6mica.
c. Si elsistema decontrol interno proporciona un controlsatisfactorio delos
recursos,obligaciones, ingresosygastos.
d. Si laspricticasdela entidaddan comoresultado lapromoci6n oprotecci6n de
losinteresesdela organizaci6n, tomando encuentatodos losfactores.
Losfactores especificosquedebenconsiderarse duranteestarevisi6nincluyen:
a. Duplicaci6n deesfuerzos;
b. Usoinapropiadooindebido defondosdisponibles;
c. Faltadeaceptaci6ndelasresponsabilidades;
d.Falta decontrolapropiadodelos recursos oactividades;
e. Organigramas oprocedimientos engorrososoinadecuados;
f. Faltadeidoneidad delpersonal, especialmente conreferencia alas
debilidadesodeficiencias encontradas;
g. Utilizaci6n ineficaz oantiecon6mica derecursos;
h. Unidadesde operacionesodeserviciosinnecesarios oineficaces con
relaci6na sucostodemantenimiento;
i. Atrasosenel trabajoyformadecombatirlos;
j. Carencia denormas y/ometasomala aplicaci6n delasnormasexisten-
tesqueimpiden]a evaluaci6n deloslogros,producci6n,eficiencia y
utilizaci6n derecursosyservicios.
k. Falta declaridad enlosprocedimientosescritos,lo cualresulta eninter-
pretaciones inapropiadaseincompatibles porpartedevarias
unidadeso personasdentrodela organizaci6n.
Ademisdebetomarseenconsideraci6n, ladiversidad decausasporlascuales
lasentidades tendenaperder rentabilidad oproductividad, entreellas
podervosmencionar:
a. Falta deobjetivosgeneralesestablecidos.
b. Faltadeanticipaci6n a loscambiosenelcontexto extemo,esdecir,lasvari-
ablesnocontrolables hacen variar lascondiciones fundamentales del ser-
vicio, perodesdeelpunto devista estructural noseproducen cambiosen
losplanes,politicasyobjetivos.
c. Problemasenlissistemasdeinfcrmaci6n, entidadesqueest~nensituaciones
criticas derentabilidad oensituaciones deficitarias y nopueden medirsu
gesti6n.
d. Estrategiasdetrabajoinadecuadas.
C. Evaluaci6nde laEstructura delSistema de ControlInterno,
Planificaci6nyProgramaci6n Especifica(EECIPPE) pdgina 23
Procesode laAuditoria Operativa
e. Ensituaciones decrisis,o6stasnoseperciben a tiempoparacorregirlas.
f. Desbalance derecursos,esdecirunainadecuada asignaci6nentre losdistintos
sectoresqueconforman laentidad.
g. Exceso deburocracia, entidades conestructurasque pocoaportan entdrminos
deagilidad yeficiencia.
h. Problemasdeliderazgo, enmuchoscasoslaentidad entra ensituaci6n critica
derentabilidad yproductividad porproblemas deliderazgo odesucesi6n.
Estassonalgunasdelascausas aunquela listapodria sermdslarga.Si setoman
encuenta estaclasedefactoresdurante el estudio,sepuedeobtenerun
conocimiento bisico ytotaldelas fasesenquese efectfian realmentelas
operaciones bajorevisi6nyunapercepci6n delaefectividad delsistemade
control intemo. Tal conocimiento esesencial para unaauditoria eficaz.
4. Comparaci6ndel rendimiento conplanesyprogramas Laefectiva
administraci6n
deunprograma oactividad requiereentre otrascosasun
planeamiento anticipado seg6nlasoperaciones,accioneso transacciones
especfficas conbase ca; susrecursos fijandometasy plazos sugeridospara
ellogro.
Para ]arevisi6n yevaluaci6n delcontrol interno sedeberevisarlosplanes
existentesen relaci6ncon ]a actividadexaminada, seacual fuerela formaenque
losutilice]aentidad y averiguarlosm6todos seguidosporlaadministraci6n
al
comparar el rendimiento real con lasoperaciones planeadas. Estaprdctica
proporciona una percepci6n directa delaefectividad detodo el sistema de
controlinterno, tambi~nayudaaidentificar losproblemas querequieren
especial atenci6n enel examen profundo.
Al revisarloscontroles,elenfoquedebeaveriguar laformaen quelos
funcionariosdeterminan si seestinsiguiendo las politicasprescritas,si los
procedimientos
autorizadosyprescritossoneficaces ysi selos cumpleen forma
eficienteyecen6mica.
Laevaluaci6n dela estructuradecontrol internotienelos prop6sitosde:
a) Identificar lasAreascriticaso problemdticas demayor significaci6nquemerez-
canunexamen profundoy cuyosresultados representarfan
beneficios im-
portantes.
b) Permitirel establecimiento
delalcancey profundidad delaspruebasaser
aplicadas enla siguiente fase.
c) Facilitarladeternminaci6n
delosrecursos humanosnecesariosasersolicitados
yutilizadosenlassiguientesfasesopartedeellas;tantoauditorescon
especialidades
especfficas ypersonal deapoyoespecializado,
comodeasis-
tentes.
d) Estimarel tiempo requerido paracompletar el examenypresentarelinforme.
Al terminar ]aejecuci6ndel programa deauditoria deestafaseesnecesario
consideraren formaobjetiva laimportancia relativa delasposiblesdesviaciones
observadas ysu impactoenlasoperaciones,identificando y seleccionando
aquellas ireas criticasoproblem~iticas
misimportantes,que conel tiempo y
recursosdisponibles permitirinsuexamenen la profundidad necesaria, como
paradesarrollar einformar sobreloshallazgoscorrespondientes.
Enefecto estemomento depausa, reflexi6n yplanificaci6n del restodel examen
esquiz6una delasfunciones mAsimportantes delequipo encargado del trabajo.
p gina 24
C. Evaluaci6nde laEstructura delSistema de ControlInterno,
Planificaci6nyProgramaci6nEspecifica(EECIPPE)
FundamentosdeAuditonfa
ProcesodelaAuditorfa Operativa
Tienequediscutirse con losmiembros delequipo deauditoresque han
participadoenlas primeras fases. Al elaborar elprograma delasiguienteArea
critica paradeterminar:
a) Si realmente requiereacci6ncorrectiva.
b)Si suimportanciamerece dichaacci6nysucorrespondientecosto.
c)Si laacci6ndebesertomada.
d) Sunaturaleza general.
D. Examen Profundo de Areas Criticas
Basadosen]a evaluaci6n delcontrol interno, esposiblecomprender laformaen
que losm~todos,procedimientos yprActicas delaentidad promueven y
ejecutan el control sobrelaactividad, operaci6n ofunci6n bajoexameny
permitenidentificar lasposiblesAreas dedebilidad. Asimismo sepuedentomar
decisiones acordes con ]arealidad y]a naturaleza yalcance delexamen
profundo, alobtener informaci6nyevaluar lasactividadesparalograrlos
objetivos especfficosdeauditoria aprobados.
Elexamen profundo delasAreascriticasesta orientado a laaplicaci6n de
procedimientos derevisi6nderegistrosyarchivos y]aprueba, verificaci6n y
confirnaci6n dela informaci6n contenidaen ellospara losprop6sitosde
auditoria. Tal examen incluye actividadesdeobtenci6ndeinformaci6n por
mediodeentrevistas,inspecciones fisicasy contactosconterceros.
Elprop6sito deestafaseesdesarrollar losposibleshallazgosidentificados,
determinando si la situaci6n esdetal importancia quemerezca unaaccibn
correctiva, proporcionando asiloselementosnecesariosparainformar sobrelos
resultadosdelaauditorfa.
1.Objetivosdelexamen profundo
Esta faseconstituye el medio paralograr losobjetivosdelaauditorfa
establecidos pordreaespecifica. Basadosendicha laborsedesarrollan los
hallazgos,seforman opiniones,seIlegana conclusionesy sehacen
recomendaciones. Tal informaci6n representa la basedelinformey otras
comunicaciones relacionadas conlosresultados de]a auditorfa.
No esfactibleexaminar todaslasoperacionesytransacciones efectuadas por
una entidad, nitampoco esnecesario un examen detal magnitud. Lasprdcticas
administrativas implicansistemas,m~todos, procedimientosyprActicas que
proporcionan uncontrol eficaz delas operacionesy transacciones. El auditor
puedecumplir consuresponsabilidad pormedio delarevisi6nyprueba
adecuadadetales sistemasa travsdeunexamenlosuficientemente profundo,
como parapoderemitiropiniones apropiadas,respaldadas enlaefectividad de
tales sistemasyparaidentificary revelarlasdebilidades que,enelinterns
piblico debensercorregidas.
Algunosobjetivosespecificosdeauditoriaquese lograrfan medianteelexamen
profundodelasAreascrfticas,seencuentran relacionados conlacomprobaci6n
delos siguientesaspectos:
a. Adhesi6n a la politica prescrita;
b. Logrodelosprop6sitosestablecidos;
c. Eficienciaoperativa;
D. Examen Profundo de AreasCriticas
pAgina 25
FundamentosdeAuditonfa
d. Eficienciayeconomfaen lautilizaci6n derecursosy servicios;
e. Control de recursos,obligaciones, ingresosygastos;
f. Propiedad yutilidaddel sistema contableylosinformes financieros,
dirigidosa producirdatosconfiablesyprecisos, queapoyenla toma de
decisiones dentro delasAreas examinadas.
Para estasampliasAreasderesponsabilidad,
el cumplimiento delos
requerimientos reglamentarios ydecisiones pertinentessondeinterns
fundamental.
Alcumplir conlaslaboresdeauditoria,todaslasAreas deresponsabilidad
arriba
mencionadas sondeinternsalauditor,peroengradosque varfan seginla tarea.
El grado deenfasisdadoacualquiera deestasAreasdelaborenuna entidado
actividadespecffica, dependerd delaracional utilizaci6n delosrecursos
humanosenfunci6n delosdistintos factoresanalizados.
2. Adhesl6n ala politica prescrita
Para una efectiva labordeauditorfa s requiereunconocimiento delapolitica
general yespecifica aplicablesa ]aactividad, operaci6no funci6nbajoexamen.
La laborde auditorfa debeincluirel estudiodelapolitica aplicadaenlas
operacionesdiariaspara verificar su propiedad alefectuarlasactividades
autorizadasdemanera efectiva,eficiente y econ6mica. Ademis,debeverificarse
el gradodeadhesi6nalapolitica prescrita aplicableylascausasdedesviaciones
importantesycontinuas.
3. Logrodelosprop6sitos
Otrorequerimiento queesparteprincipalde ]a revisi6ndeunaactividad u
operaci6n (distintadel examendeuna transacci6nespecifica) eslanecesidad de
establecer si dicha actividad uoperaci6n lograsus prop6sitos.
Para efectuaresta investigaci6n esnecesario conocerampliamente losprop6sitos
delaactividad u operaci6n y tomarencuenta cuidadosamente
laformamAs
eficazde mediryjuzgarsu 6xito. Losm~todos utilizadosporla mismaentidad,
talescomo fijarmetasonormaseinformaracerca de loslogros, debenserel
puntodepartidaobligatorio paraesta labor.
Otroasuntoesdeterminar siIaactividad bajo examen,segin seefectia, sigue
sirviendo eficazmente asuprop6sitooriginal. Unexamen deesta naturaleza
requiere unamplioconocimiento delosantecedentes yprop6sitosdela
normatividad queautoriza lasactividades. Conunconocimiento tal sepuede
evaluar mejorloslogros dela empresaoactividad bajo examen. El anglisisde
lasoperacionesyactividadesdela entidadduranteiaauditorfa tambi~n puede
proporcionarinformaci6n importante deestaArea.
4. Eficlenclaoperativa
El t6rmino "eficiencia"esmuyamplio. Enauditoria, significa unrendimiento
efectivo sindesperdicio innecesario derecursos.
Como requerimiento general, debeconsiderarse laeficiencia delasoperaciones,
losmctodos,losprocedimientos
y las prActicasdela entidad entodala labor
desarrollada yconsiderando todoslosaspectosque,para losauditoresdenotan
ineficiencias.
Elalcance de6ste requerimiento estanamplio como elalcance decadaauditorfa
enparticular. Una posibleconclusi6na laquepodrian Ilegar losauditores
despu6s deefectuar casi todoexamenprofundo esque la eficiencia conquelieva
pcgina 26
D. Examen ProfundodeAreas Criticas
Fundamentos doAuditoria Procesode laAuditoriaOperativa
acabo laoperaci6n o funci6nbajo examenen si,olos posiblesdefectosadversos
de taloperaci6nofunci6n sobreotrasoperaciones ofunciones dela entidad.
5. Utilizaci6nderecursos
El alcancede]alabordeauditoria requiere unexamendeefectividad, eficiencia
y economiacon queseutilizanlosrecursoshumanos, materiales vfinancieros
delaentidad. Normalmente este tipodelabor noseefectuard comoparte
separada ydistintadeuna auditoria,sino,queestard integradaenel exarnen ,le
lasactividades delaentidad. Paraalgunas actividadesimportantes, un
programa separado detrabajo pararevisarlautilizaci6n delosrecursospuede
serla mejorformadeefectuarestetipodelabor.
Duranteestosexdmenes, elauditordebeestaralerta paraencontrar pricticas
antiecon6micas, inapropiadas oinsatisfactorias en la utilizaci6n delosrecursos
yexaminar ampliamente lasdeficiencias aparentes. Su inter s en]a
administraci6nderecursos seextiende nos6loa losbienespropiedadde la
empresa sinoa todoslosbienes bajosu custodia.
Lasnormas generales principalesquedeben seguirsealrevisar lautilizaci6n de
recursos,sedirigena que6stossean:
a. Utilizados solamentepara prop6sitosautorizados ynecesarios.
b. Salvaguardadosapropiada yeficazmente.
c. Utilizadosdemanera eficiente yecon6mica.
6. Revisi6ndetransaccionesfinanclerasen la AuditorlaOperativa
La responsabilidad administrativa deconducirlasactividades yprogramas
autorizados tantoeficazcomo eficiente yecon6micamente,yenconformidad
con losrequerimientos legalesesunpuntoimportante a considerarse en]a
auditoriaoperativa.
Pormedioderevisionesapropiadasderegistroscontables, transacciones
financieras einformesy procedimientos relacionados,elauditorpuedeprobar la
efectividad delosm~todosquelaentidad utilizaparaejercer el control
financiero sobre lasoperaciones en!asAreascriticasexaminadas. EstA
especialmente interesado en verificarelcontrolque mantieneIa entidad sobre
sus ingresos,gastos,obligaciones ybienes. Tambi~nestS interesado en la
propiedad delregistro desus recursos,odelas transacciones financieras y dela
precisi6n,confiabilidad y utilidaddesusinformes.
Debidoal hechodequecualquieroperaci6n tienesucostoycualquier
evaluaci6ndela misma tiene queconsiderardicho aspecto financiero, la
auditorfa operativa siempre involucraaspectosdelaauditoria financieraylos
limitesentreestasclases deauditorfa no estAn totalmente definidos.
En fin, noimporta queAieascriticasseanexaminadas en profundidad, el
examen siempredebe incluirlarevisi6n delosaspectos financierospertinentes
para sercompleto.
7. Comunlcacindelosresultados(COR)
Constituyelacomunicaci6n verbal a trav6sdeunao misreuniones efectuadas
alfinalizar el trabajo decampo paraexponer el contenidodel borradordel
informey luegosupresentaci6n finalporescrito.
D. Examen ProfundodeAreas Crificas pagina 27
V. EVALUACION
DE LA ESTRUCTURA
DEL CONTROL INTERNO
Talcomo seindic6al principio deestedocumento, seacudirda laexperiencia de
manera frecuente para complementar losaspectos te6ricos. Enel caso de la
evaluaci6n de laestructura decontrolintemo, incluiremosa continuaci6n la
referencia acerca delosdocumentos relativosalas normasyestudios sobre esta
materia, provenientes dedistintasfuentes. Asimismo,producto dela
experierncia, sehari 6nfasis en losaspectosmetodol6gicos delaevaluaci6n del
controlinterno.
Los principalesdocumentosquedeberdnserconsultados son:
1.Declaraci6n sob.e normasdeauditorfa No.55 (SAS 55) aprobadas porel
Instituto Americano deContadoresPtiblicos;y
2. Manual SobreNormasT6cnicas deAuditoriay deControl Intemo para
laContraloria General de ]a Reptblicay lasEntidades yOrganos
Sujetos asu Fiscalizaci6n y lasdemAs normasvigentes sobre la
materia.
Al examinar el titulodelSAS 55- Evaluaci6n delaestructura de controlinterno
enuna auditorfadeestados financieros - surgelapregunta obligadaacercadesu
utilidadpara finesdeia auditorfa operativa. La respuesta es afirmativa sinlugar
aduda,yaquelas definiciones queaporta,si bien hacen 6nfasisenlosaspectos
financieros,constituyen unagufa para ampliarla yadaptarla alos
requerimientos
de a auditoriaoperativa,talcomo veremosacontinuaci6n:
A. Estructuradel Control Interno
1.El amblente de control.
a. Filosofia yestilodeoperaci6nde]a gerencia.
b. EstructuraOrganizativa delaentidad.
c. Funcionamiento
del Consejode Administraci6n
ysuscomit6s,enparticular el
comit6deauditoria.
d. M~todosdecontrol administrativo
parasupervisarydarseguimiento al
desempefio incluyendo auditoria interna.
e. Politicasy prActicas depersonal.
f. Diferentes influenciasexternas queafectan lasoperacionesy pr~cticasdeuna
entidad, talescomo exzimenes deorganimos regulatoriosbancarios.
2. Sistema Contable.
a. Identificany registrantodas lastransacciones vdlidas.
b. Describenoportunamente
todaslastransacciones consuficientedetalle para
permitirI:3 adecuada clasificaci6n de las mismas,para incluirseenla
informaci6n financiera.
c. Cuantifican el valorde las operacionesdemodoquese registreel valor
monetario adecuado enlosestados tinancieros.
d. Determinanel periodo enque las transaccionesocurren permitiendo registrar-
lasen el per6do contableapropiado.
A. EstructuradelControlInterno
p6gina28
053
Evaluaci6ndela Estructura delControl
FundamentosdeAuditob
e. Presentan debidamente lastransaccionesyrevelaciones correspondientes en
losestadosfinancieros.
3. Procedimlentos deControl.
a. Debida autorizaci6ndetransacciones yacitividades.
b. Segregaci6ndefunciones quedisminuyen lasoportunidades para cualquier
personadeestaren posibilidadesdetantoperpetrar,como ocultarerrores
uobligaciones enel cursonormaldesus funciones,asignandoa diferentes
personas lasresponsabilidades deautorizarlastransacciones, registrarlas y
custodiarlosactivos.
c. Diseflo yuso delodocumentosy registrosapropiados paraayudaraasegurar
el registro adecuado detransacciones yhechos, talescomo vigilarel usode
documentos deembarquefoliados.
d. Dispositivosdeseguridad adecuadossobre el acceso yusodeactivosy
registros,talescomoinstalaciones aseguradas yautorizaci6npara accesoa
losprogramas dec6mputo ylosarchivosdedatos.
e. Arqueosindependientes dedesempefio yevaluaci6ndebida decifras
registradas,talescomoarqueos administrativos,conciliaciones,
comparaci6n entre activosycontabilidad registradas,controles
programados encomputadora, revisi6nadministrativa deinformesque
resumen eldetalledelossaldosdecuentasyrevisi6n deusuarios deinfor-
mesgeneradosenlacomputadora.
Losaspectos precedentes coincidencon ]a tendenciadequeseleestSdando mAs
atenci6nalhecho dequelos funcionarios gubernamentales tengan mds
responsabilidad enla evaluaci6ndelextensoespectro deloscontroles
direccionales (loscuales incluyen, sinestar limitados,aloscontroles internos
contables)en programas yactividadescomoparte dela auditorfaglobalydelos
programasdeevaluaci6n. Al realizar estasrevisiones,la perspectiva delque
revisa seaumentaconsiderando cu~nefectivasyeficientes seconducenlas
actividades. Parapodercontestaraesta pregunta tanamplia, esnecesario
consideraryevaluarasuntostalescomo losobjetivos deldepartamento,
controlesadministrativos,el personal ylos resultadosqueselogrena travsde
unaactividad.
Muchosdeestosaspectosdegerencia efectiva sonsignificativos para una
evaluaci6n delsistema internodecontrol contable.Porconsiguienteelbeneficio
<indirecto> queseobtiene alutilizaresteenfoque eselpoderdiscernirsobre
asuntoscomo:
1. Lo apropiado de ]aestructura dela organizaci6n yladelegaci6n deautoridad
dentrodeesa estructura;
2. Alcance,cobertura yrelevancia delaspoliticasyprocedimic....s;
3. Efectividad delacomunicaci6n delas politicasyprocedimientos;
4. Existencia decontroles redundantes;
5. Capacidad delpersonal; e
6. Importancia de]a informaci6n que Ileva alcontrol yala toma dedecisiones.
La formadedesarrollarla evaluaci6n preliminar para losfinesdela
planificaci6n de ]a auditorfa esvariable. Paraeste finenel pr6ximo apartese
incluyen algunas sugerencias acerca de laentrevista como mediopara obtenerla
p.gina 29
A. Estructuradel ControlInterno
FundamentosdoAuditorfa
Evaluaci6nde/aEstructuradelControl
informaci6n necesaria paraelconocimiento yevaluaci6n delaestructura del
controlinterno.
B. Conocimlento
dela Estructura delControl Interno
Tradicionalmente
el cuestionario esel mediomsutilizadoparalaevaluaci6n
delcontrol interno.Sin embargo,porla naturaleza yalcance de laauditoria
operativa, laentrevista abiertacontituyeunodelosprocedimientos
mis
adecuado para iaobtenci6n de]a informaci6n b~sica.Porello ademdsdel
plantemiento del SAS 55sobreesteparticular,consideramosconveniente incluir
acontinuaci6n algunas sugerencias deordenprdctico sobre la programaci6n y
usodelasentrevistas para finesdeevaluaci6n delaestructura del control
interno:
1. Concliidoel anzlisispreliminary el estudiode lainformaci6n bzsica,el
auditortiene unamplioconocimiento sobreel objetodela entidad,estruc-
tura, recursosy procesosoperativos.Sobreestabase, debeprepararuna
guia deentrevistas paracomenzar esta fasedelaauditorfa quele permitirS
asu vezconcluir]a etapadeplanificaci6n y facilitard ladefinici6n delos
procedimientos
detalladosrequeridos enla fasedeandilisis de6reascriticas.
2. La preparaci6n del programa detrabajopara laevaluaci6n facilita el diseflo de
lasentrevistas,las cualesdebencontener unagufa de losaspectos queel
auditorle interesa conocer. Recordemos losprop6sitosdelprograma de
trabajo:
a. Proporciona un plansister-tico decadafasedel trabajoa realizar;
b. Sirve debase deasignaci6n delas tareasa supervisoresyauditores;
c. Es unmedio deevaluaci6n deldesarrollo delaauditoria;y
d. Constituyeunagufa parael personal deauditores.
El esquemabzsicodesu contenidoesel siguiente:
a. Introducci6n, cuandosea necesario;
b. Objetivos, definidos detalmanera quepueda evaluarsesucumplimien-
to;
c. Instrucciones especiales;
d. Plandetrabajocon indicaci6n delosprocedimientos
a seguirparael
logro delosobjetivospropuestos; el tiempoestimado ylos recursos
disponibles.
3. Preparado el programa detrabajo y]aentrevista, el auditordebeponderar los
detallesqueharznm~isefectiva su labor:
a. Cerciorarsedel nombreycargode]a persona queproyecta entrevistar;
conviene quelasentrevistasguarden unasecuencia l6gica encuanto a
]a jerarquia delosentrevistados.
b. Definirel prop6sito de suvisitay proporcionarle
al entrevistadoel
esquema queguiarA]a conversaci6n. El auditordebeserpuntual.
c. Evitarlasinterrrupciones
durantelaentrevista. Laduranci6n idealesde
45minuftosa una hora.
d. Mantenerel control delaentrevista ynoconvertirse enel entrevistado.
B. Conocimiento dela Estructuradel ControlInterno
pagina "3O
Evaluaci6ndela Estructura delControl FundamentosdeAuditorna
e. Solicitarcualquier informaci6ncomplementaria duranteel desarrollo
delaentrevista.Esposiblequeseanecesario formalizar dicha solicitud
ysefialar iadocumentaci6n queserd devueltaa laentidad al concluir
elestudio.Conviene mantener estrictocontrol delainformaci6n
solicitada.
4. A medida queconcluya lasentrevistasesmenester tomarnotadelosaspectos
relevantesydeaquellosqueposiblemente ameriten seraclarados. La
acumulaci6n delosresultadosdelasentrevistas paraluego procesarlases
inconveniente. El auditordeberecordarquelamemoriaesfragilyes
reducido Li porcentaje deinformaci6nquese puederecordardespu6s de
variosdiasdeefectuada ]aentrevista.
5. Debenorganizarse los papelesde trabajo detal formaqueelprograrna con-
stituya lagufaparala conservaci6neidentificaci6n delosdocumentos
proporcionados porlaentidady lospreparados porel auditor.
Hastaahora,seestima queelauditordisponedelos elementos dejuicio quele
permitiran realizarsusactividadesmanteniendo unasecuencia 16gica.
p~gina 31 B. Conocimientode laEstructura delControlInterno
VI. EXAMEN PROFUNDO
DE AREAS CRITICAS (EPAC)
Sinlugara dudael proceso misimportante delalabordeauditoria esel
desarrollo deoportunidadespara elmejoramiento (hallazgos). Los hallazgos de
auditorfa fundamentan las conclusionesyrecomendaciones
y6stasson
comunicadas a losfuncionariosresponsables yotraspersonas interesadas.
Lapalabra "hallazgo"tienemuchos significadosyconnotaciones, ademis
transmite una ideadifereniea distintaspersonas. Sinembargo, en laauditorfa
tieneelsentido derecopilci6n y sfntesisdeinforinaci6nespecifica sobre una
operaci6n, actividad, organizaci6n,condici6n u otroasunto quesehaya
analizado yevaluado,o queseconsidera deinterns o'atilidadpara los
funcionarios delaentidad. Normalmente seleempleaenun sentidocritico y se
refiereadeficiencias odebilidadespresentadas a trav6sdelinforme de
auditorfa; perocabe sefialarque tambi6n existenhallazgos positivos.
El t6rmino"hallazgo"abarca hechos yotra informaci6npertinente obtenida,
incluyendo casos,situaciones y relacionesreales. Noabarca lasconclusiones del
auditorbasadas enelandlisisdelsignificado e importanciade los hechosyotra
informaci6n, nilas recomendaciones
resultantes.
En elinforme seincluyen loshallazgosdentrodeloscomentarios queelauditor
redactaen formanarrativasobrelasdeficiencias oaspectossobresalientes
encontradosduranteelexamen, debiendocontener enforma l6gicayclara los
asuntos deimportancia ysuficientemente comprensiblesparael lectordel
informe.
Un hallazgodeauditoriaesalgo observadooencontrado duranteelexamen. La
informaci6n en lacual sebasa estddisponibleen laentidad yposiblementees
conocida porotros. Es el resultado de ]a informaci6n desarrollada, una reuni6n
l6gicade datosy unapresentaci6n objetiva de los hechosy otrainformaci6n
pertinente. Un hallazgo eslabasepara unaomdsconclusionesy
recomendaciones,
perot6stas noconstituyen partedel mismo.
El prop6sito delpresentecapituloesdiscutirlaimportancia ymetodologia
empleada eneldesarrollo sistemAticoy profesionaldeloshallazgosde
auditorfa.
A. Requisitos BsIcosenun HallazgodeAuditorla
Lossiguientesconstituyen losrequisitosb~sicosdecualquierhallazgode
auditorfa:
* Importuncia relativaqueameritesucomunicaci6n;
" Basado enhechosyevidenciasprecisosquefigurenenlospapeles de trabajo;
" Objetivo;
* Basado enuna laborsuficiente para respaldarcualquierconclusi6n
resultante;
" Convincentea unapersona quenohaparticipadoen laauditoria.
Cadaunodeestos requisitos est~nsujetosa interp,'etaciones. Es imposible
definirexactamente tdrminos talescomo"importancia", "preciso","relativa",
A. Requisitos Bzsicosen un HallazgodeAuditoria
pagina32
Evaluaci6nde laEstructura delControl FundamontosdeAuditoria
"conincente"y"suficiente". Aunqueeneste capitulo nosedefinenestos
tnrminos,si sepresentan ciertasconsideraciones bdsicas queserdnutilizadasal
reconocer ydesaiTollar loshallazgosque,si seaplicanadecuadamente,
ayudardnalograrlosrequisitosnecesarios.
Como seindic6 anteriormente, unhallazgonormalmente noesfavorable ala
entidad auditada. La cantidadde labornecesaria paradesarrollar yrespaldar
unhallazgo dependedelas circunstancias yel juicioprofesional delauditor. Es
importanteque lapresentaci6n delhallazgonoconduzcaa conclusiones
err6neasy quesucontenido est6 plenamente justificadopor]alaborefectuada.
La mayorpartedelaauditoriaenel campose utilizapararevisaractividades
quedeben mejorarse.
B. Factoresa Considerar al Desarrollar losHallazgos
Lobaliditores tantocomo el personal t~cnico queparticipe cnelequipode
auditoria,deben estarcapacitados en lastcnicasparadesarrollarhallazgos en
formaobjetiva ytenerun puntodevista realistapara hacerjuicios yIlegara
conclusiones. Los factores quesedeben teneren menteson!os siguientes:
1. Lascondicionesycircunstanclasexistentesalmomento en queocurrI6
el hechoo seefectuolatransaccl6nbajoexamen y noaquellasexistentes
al momento de efectuarelexamen. Para obrarcon justicia,objetividad y
realismo debeevitarse juiciosy conclusionessobre elrendimiento, basdndose en
una percepci6n tardia. El auditordebeasumir elpesodelaprueba si su
evaluaci6n leconducealaconclusi6n dequela decisi6nde laentidad fue
irracional, incorrecta oinapropiada.
2. Indole,complejidady magnitudcuantitativayfinanclera delas
operaciones o segmentsqueseestan evaluando. Apesar de queel
auditorsiempreestdinteresado enmejorar el rendimiento,nohayquepensar
quedebe criticarsecualquier asuntoquenoe- pfrfecto. El adoptarun puntode
vistadeestanaturaleza, nosignifica quenoseinformarA alaadministraci6n de
laentidad sobreasuntosimportantesjuntocon lasrecomendaciones para lograr
mejoras. Sinembargo,cualquier evaluaci6n deestosaspectosdebereflejar un
juicioraduroy r-"ilistadeloque razonablemente puedeesperarse, segfinlas
circunstancias.
3. Lanecesidadde someterel hallazgo potenclala un antllsishonestoy
cOitico paraencontrarposiblesfallasy unrazonamlento ll6goco al
relaclonarhechosy situacloneso aljuzgarsusefectos. Laprdcficade
hacerel papelde"abogadodeldiablo"esmuy itilpara identificarpuntos
d~bilesen loshallazgos potenciales. Deben observarse normas muy altasde
objetividad. Porlo tanto,el auditordebeestaren guardiacontralatendencia
naturalderacionalizar interpretacionesdeloshechos ydejardeconsiderar la
informaci6n contraria. Tambi6ndebe estarenguardia contra latendencia de
"evitar"hallazgosque requierenunagran inversi6n detiempoy esfuerzoal
tratardedesarrollarlosadecuadamente, sinalcanzarbuenosresultados.
4. Lalabordeauditorladebe serIosuflclentementpcompleta parapresen-
tarun bases6lidaparalasconcluslonesy recomendacionesy parapoder
demostrarclaramente supropledad y racionalidadaterceraspersonasen
formaconvincente. Nosepuedeasumir queotrosaceptarbnlascon-
clusionesyrecomendacionessimplementeporqueel auditorlasmanifles-
ta.
pbgina33 B.Factores a ConsideraralDesarrollarlosHallazgos
Fundamentos deAuditorfa
Evaluaci6ndelaEstructura delControl
A pesar dequelalabordeauditoria lleva alauditoraAreasenlas cualesnose
consideracomo unexperto, seadquierecada vezmisexperiencia tdcnica en
Areas talescomoPED, comercializaci6n,
finanzas, administraci6n, estadfstica e
ingenierfa. La utilizaci6n deservicios deconsultoresexternos amenudoesdtil
pararesolverasuntos tdcnicos, cuando nosecuenta conauditoresprofesionales
especiaiizados enotras disciplinas.
5.Diferenclas de opini6n. Al ejercerlasfacultadesdiscrecionales, los
funcionarios delaentidad pueden tomardecisiones conlas cualeselauditorno
esta deacuerdo No debecriticarse talesdecisiones si parecen estarbasadasen
consideraciones
adecuadasdeloshechos disponiblesenelmomento. Tampoco
debecriticdrselas solamenteporque elauditortieneunaopini6ndistinta acerca
delanaturaleza dela decisi6nquedebfa habersidotomada. No sedebe
sustituireljuiciodel auditor poreldelos funcionariosde laentidad. Enestas
circunstancias,lasconclusiones yrecomendacio-es
debenbasarse enlos
resultadosoel efecto deladecisi6n encuantoalprograma, operaciones,gastos,
etc., delaentidad. Esposible sefialarporejemplo que laentidad seequivoc6 en
suproceso detoma dedecisionesporquenocontaba conunsistema disefiado
paraproporcionar todalainformaci6n necesaria para]a tomadedecisiones.
C. Pasosa Seguiren el Desarrollo de los Hallazrosde Auditorla
Unavezqueelequipodeauditorfahaya determinado una debilidado
deficiencia importanteenla formaenqueseefectud ]aoperaci6n, el auditor
responsable debeelaborarlosplanesespecfficos paraeldesarrolloapropiadoy
rdpidode todoslosaspectospertinentes delproblema. El proceso dedesarrollo
deunhallazgo implica lossiguientespasos:
1. Identificar la condici6n oasuntosdeficientes, defectuosos,etc., segnseles
midaencomparaci6n concriterios aceptablesquegeneralmente sonformas
demostradasde hacerlomejor. Algunos criterios aceptablespueden ser los
establecidosporlas directivas de]a empresa, ysi Astosnohansidoes-
tablecidoselauditortienequedesarrollarlos yenunciarlos consumo
cuidado.
2. Identificar laslineasde autoridad yderesponsabilidad
conrespecto alas
operaciones implicadas.
3. Verificarlascausas deladeficiencia.
4. Deterinnar si ladeficiencia esuncasoaisladoo unacondici6n muy difun-
dida.
5. Determinarlosefectos oimportancia deladeficiencia.
6.Obtener comentariosde laspersonas uorganismos directamente interesados
que puedenestarafectados enforma adversa porel hallazgo.
7. Determinar lasconclusiones deauditoria conbase enla evidencia reunida.
8. Determinarlas posibles accionescorrectivas orecomendaciones
para
mejoras.
La laborefectuada, ia informaci6nobtenida ylas conclusiones alcanzadasenel
desarrollo deloshallazgosdeben estarampliamenterespaldadas y
documentadas enlospapelesde trabajo,conforme seva efectuando ]a labor.
Estepasonodebediferirse nunca hasta quelafase depreparaci6n del informe
est6enproceso.
C. Pasos aSeguirenelDesarrollode losHallazgosdeAuditorfa
pdgina34
Evaluaci6nde laEstructura delControl FundamentosdeAuditora
El desarrollo total deunhallazgo exige queseinforme al titularomdxima
autoridadde]aentidad. Todoei procesodedesarrollo deunhallazgo requiere
laacumulaci6n deipformacien apropiada parainformar adecuadamente de
actierdoconlasnormas,cara :teristicas yrequerimientosbdsicos de]aauditorfa.
El saberqueesnecesario prepararun informeypensarendicho informe
mientrassedesarrolla unhallazgo tendrA como resultado unaauditoriayun
informedemejor calidad.
Sedebeevaluarcontinuamente ]anaturaleza, laexistencia y laimportancia de
unhallazgodurante su proceso dedesarrollo,paradeterminarsi serAn
:necesarios futurosesfuerzospara completarlo. Al dirigir ycontrolarla
utilizaci6n delosrecursoshumanos, esnecesario pensar entrminosdeuna
revisi6n preliminar;unaevaluaci6n delaestructura delcontrolinterno ydeun
examenprofundo ace dreascriticas.
Estasfasesdelesfuerzosonobligatorias paracompletareldesarrollo delos
hallazgos. Sinembargo,debereconocerse que puedenhabercasosenloscuales
sehadesarrollado unhallazgo sinhabercompletado fisicamente todas lasfases
di trabajodela auditoria. Sien cualquiermomento durantelalabor,elauditor
pien!, quetieneunhallazgo importanteyadecuadamente desarroflado
(condici6n,criterio,efecto, causa, responsabilidad, legalidadymejoras
necesarias), debeinformar deinmediatoalos funcionariosde!aentidad,
comuricando lasconclusioiesyrecomendaciones, asicomo el preparar laparte
delinforme relacionado.
1. Idntificarlacondici6n deficlente.Estepaso abarca elexamennecesario
para reuniryestablecerclaramente todosJos hechospertinentes. En tdrminos
miss'Amples,esta operaci6n eslafase del"qu6- cuAndo - d6nde - c6mo".
Inch-ye ]acomparaci6n deoperaciones realescon loscriterios orequerimientos
este:blecidos, yasea enformadereglamentos,normas tcnicas,normasde
reidimiento, presupuestosoperativos o directivas del titular. Puedeimplicarun
examendel criterioorequerimiento establecido olafalta deloF mismos.
Tambi6n incluye ladeterminaci6n del gradodererhdimiento cuando noexisten
normasprescritas(porejemplo,hacer viajesinnecesarios, comprarmateriales no
requeridos, asignar tareas inapropiadas a losempleados). Enestoscasos
frecuentemente seidentificanlosdesperdiciosquesepuedenevitar,unaforma
mAs eficaz deoperarounprocedimiento mAsecon6mico.
Elauditordebe Ilegaraacuerdosconlosfuncionarioscorrespondientes dela
entidad sobrela correcci6n deloshechos,aunquepuedan haberdesaveniencias
encuantoalos motivos,importancia, necesidad de medidascorrectivas, etc. La
incapacidad deIlegaraacuerdosacerideloshechos, noexcluye]anecesidad
deinformarsobreun asunto,si elauditorestA razonablemente seguro dela
correcci6ndelainformaci6n quehadesarrollado.
2. Identificaci6nde las ineasde autoridady de responsabildaden la en-
tldadcon respecto a lasoperaclones Impllcadas. Es necesario identificar a
las personasdirectamente responsables dela operaci6n ylosniveles m~saltos
deresponsabilidad parasaberconqui~ndebediscutirseelproblema yaquien
debedirigirse lascomunicaciones pertinentes. Tal identificaci6n es
especialmente importanteenlasoficinasdescentralizadas queestAnsujetasa la
direcci6ndenivelesmdsaltosdelaentidad.
Para lograruncontrol interno administrativo,financieroy t6cnicoeficazsobre
lasoperaciones, esnecesario contar conunaclaraasignaci6n de responsabilidad
ycon]a debida autoridad para Ilevarlaa cabo.
pAgina35 C. PasosaSeguiren elDesarrollo delosHallazgosdeAuditoria
Evaluaci6ndela Estructura delControl
3. Verificarlascausas de ladeficlencla. Esdesumaimportancia identificar
ycomprender lascausasdeunadeficiencia si haderevisarla apropiadamente,
enforma imparcialyeficazmente, parasugeriracciones correctivas.
Debeaveriguarse porqu6tuvolugar]a situaci6n adversa,porqu6sigue
existiendoy sisehanestablecido procedimientos internosparaevitardicho
resultado, osi aquellosestablecidos hansidoineficaces omal implantados.
Pueden habervariascausas. Lo mis importante,generalmente, esqueuna
debilidad enel siste.nadecontrol interno permiti6queocurra ]adeficiencia, la
cual,anoserqueselacorrija, facilitard queaparezcan deficiencias similaresen
el futuro. Lasmedidas correctivas normalmente implicardn mejorasenel
sistema decontrol interno.
Al comprender lacausa deladeficiencia frecuentemente se puedeidentificar
otrosproblemas querequerird.n serrevisadosdurante laauditorfa.
4. Determinar siladeficlencla esaislada o muydifundida. Esta
determinaci6nes necesaria para:
a. Llegar aconclusiones apropiadasacerca dela importancia relativade la
deficiencia. Esto esesencialenel esfuerzoporalentaralosfuncionarios de
laempresa a tomarmedidascorrectivas. Tambi6nafectan ladecisi6nsobre
el nivelapropiado paracomunicar el hallazgo.
b. Hacerrecomendaciones
apropiadas paraacciones correctivas. Sielauditor
estA convencido dequelacondici6nestd muydifundida y/oesprobable
que vuelva aocurrir,deberecomendaralaentidad quetome lasmedidas
necesarias paraimpedirerrores similares enel futuro,tantocomo iden-
tificary, sies posible,remediarloserroresanteriores.
Laspruebas deauditorfadeben sersuficientescomoparamostrar si lacondici6n
estA muydifundida. Sinembargo,deberecomendarse quelaempresa tomelas
acciones necesarias paradeterminar laextensi6n totaldeladeficiencia.
Solamenteencircunstancias especialesel equipodeauditorfadebecomprometer
suslimitadosrecursoshumanos msall delorazonableparademostrarqueel
asunto requiere atenci6n. Despu~sdequelaentidadhayaempezado con la
labordedeterminar laextensi6n total,la funci6ndelosauditoresesseguirla y
revisarla devezencuando,para establecersi losesfuerzosdeiaentidadse han
orientado en formadebidaysi hancorregido loserrores yeliminadolas
deficienciasenforma adecuada.
Aunqueuntipoespecificodedeficienciasoirregularidades noseafrecuenteo
noest6muydifundido,joscasosindividuales pueden serenocasioneslo
suficientemente importantes, porsunaturaleza, magnitud, precedenteopeligro
potencial comopararequerir su desarrollototale informe. Asi,una condicidn
adversepercibida enun programarelativamente nuevopuedenoestarmuy
difundida ain,pero podriatenerimplicaciones o posibilidadesimportantessi
noselaeliminarfa.
5. Determlnar losefectosoimportanclade ladeficlencla. Debe
considerarsecompletamente losefectoso importanciade]adeficiencia de]a
forma enquelaentidad Ileva a cabo susoperaciones. El auditorestA interesado
nos6loenel resultadoinmediato, sinoenlosefectos colaterales, intangibles,de
largoalcance u otrosefectos, tantoreales como potenciales.
Cuando seaposible,debedeterminarse losefectosfinancieros oIa p&dida
ca,,sada porunadeficiencia identificada. Tales determinaciones
demuestran la
C. Pasosa SeguirenelDesarrollodelosHallazgos deAuditorla
pigina36
Evaluaci6ndela EstructuradelControl FundamentosdoAuditorfa
necesidad demedidas correctivasy facilitan]apresentaci6n deuninforme
convincente.
Avecesnoesprictico ni posiblecalcular ur prdida financiera,real o futura.
La incapacidad demediro estimarunap~rdida financiera noesuna raz6n
vilidapara no informaracerca deloshallazgos importantes. Una delas
funciones delauditor essciialar lascondicionesque podrianocasioiiar prdidas
deuntipoodeotro. Cuando ]a importancia deuna deficiencia sepresentapor
una p6rdida potencial,el informe debesefialarclaramenteestefactor.
El auditorcumpleinicialmente consuresponsabilidad cuando sefiala tales
condicionesalosfuncionarios responsables,insinuindoles la necesidad de
tomarmedidas correctivas. La administraci6n debeentonces asumirla
responsabilidad deestableceraccionescorrectivas opreventivas apropiadaso
aceptar el riesgodeposibles p~rdidas. El objetivo fundamental delaauditoria
esquese Ileven a cabolas accionescorrectivas omejoras. Por lotantoel auditor
debeseguirposteriormente las accionesdelaentidad y,si esnecesario efectuar
mAsrevisionesdel asunto.
6. Determinar lasconcluislonesde suditoria. Con bas. en todala
evidencia deauditoria reunidaatravsde condiciones,criterios,causas,efectos,
comentarios delaentidad uotrainfonnaci6nel auditorllega aconclusiones
concretas sobrela situaci6nodeficiencia revisada.
7. Detenninar lasposiblesacclones correctivasorecomendaclones. Los
hallazgos yconclusiones normalmentedebenestarseguidascon
recomendaciones alosfuncionarios responsables paracorregir ]adeficiencia o
evitar su reaparici6n.
Nosiempre sepuederecomendarespecificamente lasaccionesqueeliminardn
undefecto. La funci6n b~sicadeauditoriaesidentificar lasdeficienciasy
prdcticasa ser corregidaso fortalecidas. La administraci6ndela entidades
responsable detomarlas medidaspertinentes.
Porotraparte,el estudiodelproblemaporelauditorgeneralmente serdlo
suficientementeamplio comoparapermitirlehacersugerenciasconstructivas
acercadelasmedidas correctivasapropiadas quesedeben !omar.
Si]adeficienca enestudio esunincumplimiento de losrequerimientos legales o
reglamentosrelacionados, la recomendaci6ndebesermisconstructiva queel
limitarsea sugerirquesecumpla con llos. Debehacerse una recomendaci6n
bAsica qued6comoresultadounfortalecimiento delosprocedimientoso
pricticas seguidasparaevitarla reaparici6ndeladeficiencia. Debeconsiderarse
siempre,sinembargo,elcostodelaaplicaci6n delasmedidasrecomendadas en
relaci6n alosbeneficios.
D. Camblos en elAlcance yDireccionde laLaborDesarrollada
La informaci6n adquiridaseg-6n progresael trabajodeauditorfa puedeindicar
lanecesidad deuncambioen ladirecci6no 6nfasisdel trabajoplanificado
inicialmentey/ounaextensi6n oreducci6n ensualcance. Para reconocer]a
necesidad dedichoscambiossesugierela supervisi6ncontinuasobreel
desarrollo dehallazgospotenciales, unaestrecharevisi6n delainformaci6n
recientemente obtenida yunaevaluaci6n delainformaci6n quehard posiblela
toma dedecisionesoportunas, encuanto ala formaenquesedebe proceder.
pbgina37 D. CambiosenelAlcanceyDirecciondela LaborDesarrollada
FundamontosdeAuditorfa
Evaluaci6n delaEstructuradelControl
Engeneral,el desarrollodeun hallazgo debecontinuarsesiemprey cuando su
importancia yloslogrospotenciales justifiquenlautilizaci6n delosrecursos
humanosdeauditoria. Sinembargo, si loque seestA tratando noesimportante
como secrefa en unprincipio yseva alograr muypocopormediodeuntrabajo
futuro,sedebe descontinuarlalaboryexplicarclaramente dichoprocederenlos
papeles detrabajo. El desarrollo nodebecontinuar enningCincasos6lo para
racionalizar elgasto depotencial humano yaefectuadooparatratarde"hacer
algo delanada". Ladecisi6n dedescontinuarlalaboren lasAreasdeauditoria
quesonpocoprometedoras debeseraprobado porelsuper ufisordeauditoria
responsable.
Otro cambio enelalcance quedebeconsiderarse eslanecesidad deobtener
informaci6n en todos loslugaresdescentralizados seleccionadosenel
planeamiento. En algunoscasos sepodria encontrar, queunacantidadde
lugaresquesehabia planeado visitarpuedensermAs delosnecesariospara
demostrai-adecuadamente el puntoqueseestA tratandodesefialar. Si una
revisionlimitadaestablece razonablemente ]a necesidad deunamejora
administrativa,debeinformarsedeinmediatoalosfuncionarios acerca delas
oportunidades demejoramiento, lasconclusionesylas recomendaciones.
En
algunos casos una presentaci6n verbal delos hallazgos serdlaformamAseficaz
yeficientedetransmitirel mensajeydeobtener acciones correctivas oportunas
ydecisivas. Serecomienda hacer usodecuadros,grAficos y otrasayudas
visuales para unapresentaci6n eficaz. Sinembargo, adn cuando s6lo sehaga
una.presentaci6n verbalesnecesario elaborarelinformeporescrito.
E. Atributosdeloshallazgos
Es deimportancia primordial queelauditordesarroiletotalmente las
oportunidadesdemejoramiento para poderinformarcompleta yclaramente
sobrelos mismos. Porlu tanto,debegrabarensu memoria losatributos para
una oportunidad demejoramiento (hallazgodeauditoria)quetienen queser
desarrollados encadacaso:
Atribiftosdel "hallazgo"
Denominacin
Brevedescripci6n
Significado
CONDICION
Situaci6nactual encontrada
"Lo quees"
CRITERIO
Unidades de medidao norms "Loque debeser'
aplicables
EFECTO
Importanciarelativa delasunto
(preferibleentdrminos
"La diferencia entreIo
que es yIoquedebe
monetarios)
ser"
CAUSA (S) Razonesdedesviaci6n
"porquesucedi6"
Condlcin
La situaci6n encontradaporelauditorcon :especto aunaoperaci6n,actividad o
transacci6n. Lacondici6n refleja elgrado enqueloscriteriosest,..l siendo
logrados. Esimportante quelacondici6nserefiera directamente al criterioo
unidaddemedida porqueelobjetivodelacondici6nesdescribirlobienquese
comporta laorganizaci6n en ellogro delasmetas expresadas como criterios.
E. Atributosde loshallazgos
pagina38
Evaluaci6nde la EstructuradelControl FundamentosdeAuditorfa
Formas decondiclones
* Loscriteriosseestdnlogrando satisfactoriamente
" Loscriterios noselogran.
" Loscriteriosseestinlogrando parcialmente.
Criterio
Esla norma con ]acualel auditormidela condici6n. Sonlasmetasquela
entidad est6 tratandodelograro lasnormasrelacionadas conel logrodelas
mismas. Necesariamente son unidadesdemedidaquepermitenla evaluaci6n
delacondici6n actual.
* Criteriostipicos
1. Disposicionesporescrito
a. Leyesy/oreglamentos
b. Instrucciones en formadeplanes estratdgicos,manuales,directivas,
procedimientos,etc.
c. Objetivos, politicasy metas.
2. Sentidocomiin
3. Experiencia delauOitor
4. Opinionesindependientes deexpertos
5. Prfcticas comercialesprudentes
6. Instrucciones verbales
7.Experienciasadministrativas
8. Objetivosopoliticas generalesexpresados verbalmente
9. Pricticasgeneralmente observadas
Puedesernecesark, tenerinformaci6n quesirvadeevidenciadequenosehan
establecido criterios porescrito. Entales casos,cuando seemplea elsentido
comfinojuiciosexternos,esnecesario tenerenmenteque6stedebetener
sentido,ser16gico ysuficientemente convincente parael lector.
Efecto
Eseresultad- !-4,ersoreal opotencialque resultade]a condici6nencontrada.
Normalmente ,-presentalap~rdida endinero oenefectividad causadaporel
fracaso en ellogrodelasmetas.
Elefecto es especialmenteimportante para elauditorenloscasos quequiere
persuadirala administraci6ndequeesnecesario uncambiopara alcanzar el
criterioo lameta.
Siemprequesea posible,el auditordebeexpresar ensu informeelefecto
cuantificado en dinerouotraunidad demedida. Sinembargo, ciertosaspectos
nopuedenserexpresados en talestdrminos.
* Efectos tipicos
1. Uso antiecon6mico oineficiente delosrecursos humanos,materialesy
financieros.
2. Pdrdida deingresos potenciales.
pgina 39 E. Atributos do loshallazgos
Evaluaci6nde laEstructura delControl
3. lncumplimiento dedisposiciones generales.
4.Inefectividad en eltrabajo (noseestA realizando comofueplaneado o lo
mejorposible).
5. Gastosindebidos.
6. Informeso registrospoco titiles,poco significativos oinexactos.
7. Control inadecuado derecursosodeactividades.
8. Inseguridad enqueel trabajo seest6realizando.
9. Desmoralizaci6n delpersonal(falta demotivaci6n).
Si elinforme deauditoria nopresenta informaci6n sobreel efectoreal o
potencial, ellector puedeIlegaralaconclusi6n dequelaaparente faltade
preocupaci6n del auditordeterminaqueel hallazgo noesmuyimportante. Si el
efecto esverdaderamente insignificante debeconsiderarseel noincluirlo enel
informe.
Causa
Esla raz6n orzonesfundamentales porlascualessepresent6]a condici6n, oes
elmotivo porel queno secumpli6 el criterioo nonna. La simpleaseveraci6n en
elinforme dequeelproblema existeporque alguien nocumpli6 lasnormases
insuficiente para convencer allector.
Tambi6nesteenfoquesimplista encasillaalauditorenlam~ssuperficial
recomendaci6n deque "secumplan lasnormas"hechoquelamayoria losabe,
sinnecesidad dequeselodigan.
Causastipicas
1. Faltadecapacitaci6n.
2. Faltadecomunicaci6n.
3. Falta deconocimientodelosrequisitos.
4. Neglicencia odescuido.
5. Normasinadecuadas, inexistentes,obsoletasoimprficticas.
6. Conciente decisi6noinstrucci6ndedesviarsedelasnormas.
7. Faltaderecursoshumanos, materialesofinancieros.
8. Faltadebuenjuicioo sentidocomfin.
9. Faltadehonestidad.
10. Inadvertencia delproblema.
11. Inadvertencia debeneficios potencialesdesarrolladosal efectuarcam-
bios.
12.Faltadeesfuerzoeinternssuficientes.
13.Faltadesupervisi6n adecuada.
14.Falta devoluntad para cambiar.
15.Organizaci6n defectuosa.
16.Faltadedelegaci6ndeautoridad.
17.Auditoriainterna deficiente.
E. Atributos delos hallazgos
p~gina40
Evaluaci6nde laEstructura delControl FundamentosdoAuditonfa
F. Comparar laCondicl6nconel Criterio
La mayoriade loshallazgosdeauditoriaseoriginandela comparaci6n de'lo
quees"- CONDICION con "loquedebeser"- CRITERIO. Cuando elauditor
identificauna diferenciaentrelosdos,hadadoel primerpasoeneldesarrollo de
unhallazgo.
El hecho dequenoexisteninguna diferencia entre "loquees"y "loquedebe ser"
constituyeunhallazgo positivoimportante, especialmente cuandoelobjetivo es
evaluaroinformarsobre laefectividad deunprograma oactividad.
En]a selecci6n delascondicionesainformar,asi como deloscriteriosonormas
ausaren laevaluaci6n dedichas condiciones,juega unpapel importanteel
conocimiento profesional, laexperiencia, losantecedentes y lapericia
profesional delequipo deauditorfa. Esimportantereconocer, sinembargo,que
elauditorasume laresponsabilidad y obligaci6n deconvenceral lectordela
validezy elsentidocomiin deloscriteriosqueusa.
G. F.valuarla Importancia de losHallazgos
La atenci6nque seprestaa un hallazgo dependeensu mayor partedela
demostraci6nque sehaga desu importancia. Para facilitar loanterior debe
indicarse silassituacionesadversas informadas soncasosaisladosoestdn
extendidos ampliamente y suproporci6n ofrecuencia enquesuceden. Eluso
delmuestreo estadistico esunapr~ctica muyvaliosaen la,aeterminaci6ndela
proporci6n ofrecuencia conquesuceden.
La importancia sejuzga generalmente porel EFECTO. Losefectos,sean actuales
opotenciales puedenexponerse frecuentementeent~rminos cuantitativos, tales
comounidadesmonetarias, tiempo,unidadesdeproducci6no nfimerode
transacciones. Algunasveces losefectossonintangibles,pero noobstante
importantes. Cualquiera seael usodet6rminos,el informedebeincluirdatos
suficientes como para convencer allectorqueelasunto merece suatenci6n.
H. Expllcarel Porque Ocurriola Desvlacl6n
Sedebeidentificaryexplicar lasrazonesdeporqu6existeunadesviaci6n entre
'lo quees"y"loquedebe ser". Cuando seconoce porquesucedi6 algo,la
CAUSA, puede determinarse misfAcilmente como prevenir surepetici6n. Una
recomendaci6n constructiva dependedelaidentificaci6n deladeficienciabdsica
administrativa quepermiti6 ocurra ladesviaci6n. Entodosloscasos debe
presentarseclarayl6gicamente larelaci6nentre lacausaestablecida ycualquier
recomendaci6n.
En vistadelaresponsabilidad delauditorparapromoverunaadministraci6n
financiera efectiva, esimportantequerevele completamentelasdesviaciones,
cuando suscausas bdsicasserelacionen con asuntosfinancieros. Esteesun
mediopara comunicarcomolacontabilidad puedecontribuircon una
administraci6n efectiva.
Cuando seencuentre quela ausencia dela auditoriainternaha contribuidoa]a
deficiencia administrativa, debeincluirseunaexposici6n deestasituaci6n como
parte delhallazgo. Si seencuentra una falta general deauditorfa internao si son
procedentes algunoscomentarios generalesosugerenciasreferentes adicha
unidad,seriaapropiado tenerun capituloseparado para tratar elasunto.
pigina41 F. Comparar laCondici6ncon elCriterio
VII. PAPELES DE TRABAJO
A. Ordenamlento, Revisi6nyAprobac6n
Debidoa la variedad yvolumen delospapelesde trabajo,su ordenamiento
l6gico esimportante, tantoduranteelcurso de la auditoriacomo despudsde
terminado e inclusopara suarchivo.
Enla auditorfafinanciera elordenl6gico usadoporlosauditoresesaquel que
siguela secuencia delascuentas enelbalance decomprobaci6n. Enotras
palabras,lospapelesdetr-bajo searreglan segfinsu relaci6n condiversas
cuentas yenei ordendelosactivos,pasivos,ingresosygastos.
Enlaauditoria operativa el orden l6gicodadoporlasactividadesprincipalesy
lasAreas criticasexaminadas enprofundidad, seginelesquema determinado
porel auditorencargado.
B. IndIce
Esimportante tenerunindicequeordene lospapelesdetrabajo yquefacilite]a
referenda cruzadacuandoestenrelacionadosentresi.
Elindicedelospapeles especificos en laauditoriafinanciera seelaborarAn
agrupando lascuentas del balancedecomprobaci6n presentado porlaentidad
auditada, tomandoen cuenta sufinalidad ysecuencia l6gica. Los resultadosde
esta agrupaci6n son presentados enlasc6dulassumarias. Enla auditoria
operativa, el criterio general esel mismo,elindice estarfadado porcada
segmento, programa, Area o actividadsujetaa examen.
El indicedelospapeles detrabajoespecificosseidentificaria conletras
mayisculas simples para lasc6dulas sumariasyletrasmayfisculas combinadas
seguidas de nmerocorrelativos paralos papelesdeandlisisodesoporte,puede
considerarse un esquema similarqueasegure suordenamiento uniforme.
Normalmente seescribe elindiceenel Sngulosuperior oinferior derechode
cada hojacon lpizdecolor rojo,dependiendo de]amanera como searchiven
lashojas.
Otraalternativa parasefialar los indiceseselincluir lasdosprimerasletrasdel
Area oactividad auditada paraidcntificar ungrupodepapelesdetrabajo, de
manera similara lassumarias,enlacualse incluirfa lainformaci6n relacionada
con loselementosqueconforman el Area auditada. Porejemplo si setrata dela
actividadderecursos humanos,seincluyeel indice RHsumariay elrestocon
nfimeroscorrelativos ascendente;..
Acontinuaci6n seincluye unejemplocomparativo delosindices,enauditorfa
financiera yen auditoriaoperativa:
A. Ordenamiento, Revisi6nyAprobaci6n
pzgina42
Papeles de Trabajo FundamentosdeAuditona
AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA OPERATIVA
Indice
A
Cuenta
CajayBancos
Indice Segmerto*
A SistemadeInformaci6n Gerencial
B Inversiones B Direcci6n General
C Cuentas aCobrar C Recursos Humanos
D Inventarios D Gesti6n Financiera
G Activo FijoEVentas, Cuentasa Cobrar
y Cobranzas
AA
BB
Obligaciones
Cuentas a Pagar
F
G
Costosde Producci6ny Existencias
Activos Productivos
DD Patrimonio H Compras, Cuentasa PagaryPagos
PIG P~rdidasyGanancias I
J
N
Retribucionessalariales ygastos
complementarios del personal
Licitaci6ndel ProyectoHoja Seca
Nivelesde Producci6n Existentes
* Incluye proyectos,dreas, ciclooperativo oactividad.
Unesquema de]aestructura delospapelesde trabajo deauditoria operativa,
podriaincluirlossiguienteselementos,ordenadosdeacuerdocon el procesode
lamisma:
C. Planificaci6nde laAuditoria
Indicedelcontenido delexpediente.
1. Admlnlstracl6ndeltrabajo.
a. Organizaci6n delequipo,iniciales utilizadas,fechadeintegraci6ny
fecha determinaci6ndel trabajo asignado.
b. Instruccionesdelosnivelessuperiores de]aCGR.
c. Correspondencia enviada yrecibidadelaentidad auditada.
d. Registro detiemposyasignaciones de trabajo.
e. Reportesemitidos.
2. Documentaci6n tdcnicade [a planiflcacl6n.
a. Documentaci6n delaRevisi6n Preliminar(RP):
" Plan preliminardelaauditoria(RP)
" Programa detrabajo
" Entrevistas iniciales
a Recopilaci6n deinformaci6n
a Reportedeejecucion de]a RP
pdgina43
C. Planificaci6nde laAuditora
Fundamentos deAuditoria
Papelesde Trabajo
b. Documentaci6n dela Evaluaci6ndelaEstructura delControl Interno,
Planificaci6n yProgramaci6n Especifica (EECIPPE)
" Programa de trabajo(EECIPPE)
" Resultadosdel rastreoyevaluaci6n de lasprincipales actividadeso
ciclosde operaci6n
" Entrevistas realizadas (resdmenes)
" Reportes parciales
a Reunionescon la adininistraci6ndelaentidad
" Informe sobre laevaluaci6ndelaestructura delcontrol interno
" Planificaci6ndefinitiva delaauditorfa operativa@LEVEL - A - - =
Programa deauditoriapara elexamen profundodelasAreas
crfticas(EPAC)
D.Ejecuclonde laAuditorla
Indice delcontenido delexpediente:
A Resumen delsegmento, Area, proyecto,ciclodeoperaci6no actividad
calificadacomocrfticaalconcluirla evaluaci6ndelcontrolintemo.
AP 1/nPrograma especffico para desarrollarel hallazgoA.
AA 1/n Papelesde trabajoque documenten los procedimientosaplicadosdel
programa AP.
o Resultadosde observaciones alasactividades evaluadas.
" Indagaciones con losfuncionariosy empleados sobreelArea
problema.
a Correspondencia con laentidad yotras organizaciones
relacionadas conelArea critica.
a Documentosentregadosporla entidad referentes a ]a actividad
evaluada.
a Articulosdeprensa,publicaciones enrevistas t6cnicasy
pronunciamientos deorganismos colegiados sobre elArea
examinada.
a Indagaciones realizadasenotrosorganismos.
a Encuestasaplicadas a los usuariosdelos servicios relacionados
conelArea critica.
a Fotograffas, videosydisquettescon ]a informaci6n relativa al
problema analizado.
o Documentos paraevidenciar lasdiscusiones conlosfuncionarios
encargadosdel manejoydirecci6n delasactividadescriticas.
a Opiniones porescrito presentadas yotrosdocumentos quelas
sustenten.
o Opiniones independientes de t6cnicosen]a materia, cuando sea
necesario.
D. Ejecucion delaAuditoria
pdgina44
Papeles deTrabajo FundamentosdeAuditoria
a Opiniones juridicas sobreloshechosincluidos en el Area de
hallazgo.
a Citasdedisposiciones legales, reglamentarias o normativas
diferentesalArea critica evaluada.
a Otros.
B Resumen delsegmentodrea, proyecto, ciclodeoperaci6no actividad
calificadacomocriticaalconcluir la evaluaci6ndelcontrol intemo.
BP 1/n Programa especificoparadesarrollar el hallazgoB.
BB 1/n Papelesdetrabajoque documenten losprocedimientos aplicadosdel
programa BP.
C Resumendel segmento, Area, proyecto,ciclosdeoperaci6no actividad
calificadacomo criticaalconcluir la evaluaci6ndel controlintemo.
CPI/n Programa especificoparadesarrollarelhallazgoC.
CC 1/n Papelesdetrabajo que documenten laaplicaci6ndelprograma CP.
D Igualque losanteriores variandolossegmentos.
DP 1/n Igualvariando elhallazgo.
DD 1/n Similar, pero referidosal Areacriticaespecifica.
E Continuacon igualestructura.
I1/n Informedeauditoria.
IP1/n Programaespecifico paracomunicarlosresUltadosformales.
Il1/n Papelesdetrabajo quedocumentan los procedimientos aplicadosdel
Programa IP.
Al interiordecada segmentopueden asignarsecamposen lautilizaci6n delos
digitos,deacuerdoal programadeauditoriaelaborado, permitiendo asila
asignaci6n defuncionesadoso mds an-di.u,essobre unamisma Area critica.
Lasactividadestcnicasdesupervisi6n tambi~n requierenserdocumentadas en
elproceso deejecuci6nde]aauditoria engeneral ydelaauditoria operativa de
manera particular. En consecuencia,el supervisorasignado deberA prepararun
expediente depapelesde trabajo dL supervisi6n,en loscualesalmenosse
deberA incluir:
1. Planificaci6n delasupervisi6n.
2. Programasdesupervisi6n (uniformes)aaplicar.
3. Historial de]a supervisi6n.
4. Instrucciones importantespresentadas formalmente.
5. Reporteadministrativ, sobrela ejecuci6ndela auditoria.
6. Reportet~cnico deltrabajo incluyendo ]acalificaci6n delpersonal que
particip6en eltrabajo.
Todoslospapeles detrabajo enlos quehayauna relaci6ndirectadeinformaci6n
importantedeben ser referenciadosEntre ellos.
El prop6sitodela referencia cruzada esmostraren formaobjetiva, a trav~sde
lospapelesdetrabajo, lasconexionesentreactividades,c6dulas,anilisis,
phgina45 D.EjecuciondelaAuditor/a
Papelesde Trabajo
soportes,etc.y sucorrespondiente relaci6n conelcontenido del informede
auditoria.
E. Revisi6ny Aprobacl6nde losPapeles de Trabajo
Para lograrlamaxima utilidad yeficiencia y paragarantizar la calidaddela
auditora,esnecesaria la revisi6ndelospapeles detrabajo, porel nivelde
supervisi6nasignadoal equipo.
Elauditorjeiedelequipo, revisarilospapeles detrabajo elaborados porlos
miembros delgrupo deauditoria altiempo que reuneel juegocompleto. Esto
naturalmenteesnecesario, pero una revisi6n objetiva hecha por unapersonas
que nohaparticipadodirectamente enlaslabores deauditoria, esalgo
imperativo durartesuejecuci6n ya sut6rmino.
Larevisi6nfinaly objetivadelospapeles detrabajo esresponsabilidad del
supervisor deauditoria. Porsupuesto,duranteel curso deltrabajo el supervisor
habrA revisadomuchosdelospapeles detrabajo elaborados, sinembargo, es
necesaria unarevisi6n final deljuegocompleto.
Elauditorsupervisor debeponersusinicialesen todoslos papeles detrabajo
quehayarevisado, ensefial de aprobaci6n. Al revisar lospapelesdetrabajo
debedeterminar sila evidencia resumidaenellosessuficiente,asujuicio,para
llegaralasmismasconclusionesy opiniones,como estAnexpresadas enel
borradordel informe.
Laaprobaci6n final quedaelsupervisor deauditoria alborradordelinforme,
ticitamente indica]aaprobaci6n detodoslospapelesdetrabajo relacionados
con6l ylasuficiencia desucontenido pararespaldarel informeensu tota!,dad.
F.Naturaleza Confidenclalde losPapeles de Trabajo
Lanaturaleza confidencial dealgunospapeles detrabajoesunacondici6nde
especial importancia debidoal hechodequesucontenido revela elalcance de]a
auditoria y]a extensi6nynaturaleza delaspruebasaplicadas enformaselectiva.
Esta naturaleza confidencial semantienedurante elcurso delaauditoriayde
manera permanente enlosarchivos delaentidad auditada.
Bajo ningunacircunstancia, elauditordebedivulgarel contenidodelospapeles
de trabajo,calificados como denaturaleza confidencial,mostrdndoselos aotras
personaso haciendocopiaso extractos delosmismos. Debedejarlospapelesde
trabajoguardadosbajolasdebidas seguridades, cuando noest~n ensupoder.
G. Pre-oaracion de Resumenes
La naturaleza ylosresultadosdela labordeauditoria encada segmento deun
examen deberesumirsede maneraclaray concisa enlospapelesdetrabajo. Se
puedeconsiderar unsegmento comoalgorelacionadoa unaspectoo -rupode
aspectos deun hallazgootema. Como resultado de ]a auditoria se acumula gran
cantidad depapelesde trabajoquecontienenuna variedad deinformaci6n en
diversos formatos,porejemplo,copiasoresfimenes deleyes, reglamentosy
procedimientos de]a entidad, correspondencia, resultados de lasentrevistas y
unavariedad decuadrosy programas relacionados conunaovariasfasesdeun
examen. A pesardequeesta informaci6n puede ser interesante, titily
pertinente esdepocovalor si nose analiza yorganizaen forma l6gica e
E. Revisi6nyAprobaci6n delosPapelesde Trabaic
pzgina46
Papeles de Trabajo Fundamentos deAuditoria
interrelacionada. Enla mayoria de loscasosesto puedelograrse conmayor
efectividad pormedio delapreparaci6n derestimenesdelospapelesdetrabajo.
El prop6sitodedichosresfimenes esextractar en formaclara, precisay
convincente la esernciadelalabor efectuada,para hacerresaltar losresultados
logrados,lasconclusiones alcanzadas ycualquier recomendaci6n, segfinse
reflejanen lospapelesde trabajoque lorespaldan.
Si losrestimenesdelospapelesde trabajo estAnbienconcebidos ypreparados,
ocupanun lugarmuyimportante yespecial en la labordel auditor. Dichos
resfimenes sirvenadosprop6sitos fundamentales einterrrelacionados:
1. Obliganaun anilisiscritico yoportuno dela evidencia obtenida yde]a labor
efectuada, ayudandoa identificarrequerimic )sadicionales,tambi~nsir-
ven debase paradecidirsobre ]ainclusi6n delosresultadosobtenidos enel
informe deauditoria.
2. Hacen posiblelapreparaci6n del borradordel informe,comoparte integralde
la labor.
Loselementosbdsicos deunresumendeauditoria son lossiguientes:
1. Objetivos: Enesta secci6n debeaparecer una declaraci6n expuesta sobreel
prop6sitode la labordeauditoria,unaexplicaci6n del motivo porelcual se
efectfia ylo quese estd tratandode lograr.
2. Laborefectuada: Debe figurarexactamentelo quesehaejecutado enrelaci6n
a loque se ibaarealizar. Si nose hanpodidoefectuar ciertaslabores
programadas,debeninformaracerca deestehechoyexplicar losmotivos.
3. Resultados logrados: Incluirse una sintesisdeloshechosyla L-'idencia ob-
tenida enrelaci6n con elobjetivo. No debecontenerconclusiones. La
evidencia ensi debepresentaisecomounresumen deloshechos ynocomo
conclusiones a lascualesha Ilegado elauditor. Estasecci6n del resumen
debecontener]a evidencia ynosuinterpretaci6n.
4. Conclusiones: Aunque frecuentemente son visiblesalconocer laevidencia,
debenindicarse enrelaci6n a losobjetivos. Presentarloscriterios utilizados
paraIlegara lasconclusiones,esimportante,loscualestienen queestar
relacionados con]a laborefectuada ycon losi-esultadosobtenidos.
5. Recomendaciones: Cualquier recomendaci6n de acciones correctivasdebe
presentarseluego en forma l6gica. Laspartesnarrativasdelosresfimenes
deben redactarse conclaridad. Losauditoresencargadosnodebenaceptar
resim,,. Aes preparadosen formadescuidada,debiendovolverse apreparar
(porparte delmiembro del equipoasignado) hastaquesean satisfactorios.
Al mismo tiempo, losresfimenesnoson informesni tampocoestdndes-
tinadosaextrafios, porlo tanto nodeben prepararsecon tantocuidado en
lorelacionado aunlenguajepulido,estilo yexplicaciones detalladas de
t6rminosyconceptosutilizados en losinformes.
Cuando seaconveniente,las seccionesdel resumen notienenque seguirun
formato estrictamente narrativo. Porejemplo,cuando el miembro delpersonal
est6resumiendo unaserie dehechos,serfa aceptablequedijera: "Elsefior X
(cargo quedesempefia) dijo 1. 2.
3. y 4. ".Esimportante unaclara
presentaci6ndeloshechos.
La informaci6n contenida en unresumen debe incluirlaidentificaci6n de su
fuentede origen,porejemplo: "El sefiorX(cargoquedesempefia) inform6 que
pdgina47
G. Preparacionde Resumenes
Papelesde Trabajo
"o ."La carga devueloparael avi6n202 mostr6". Esta tcnicaproporciona un
conocimiento precisodela naturaleza y fuente delainformaci6n, porlotanto
unindicio dela probableconfiabilidad ydelo adecuadodela evidencia.
H. Nivelesde losResumenes
Esencialmente haydosnivelesde restimenes:
1Nivel: Resiimenesbdsicosyfundamentales (forma narrativaotabular)que
reunen laspartesrelacionadasdelainformaci6n queapareceenlospapeles de
trabajo -normalmentecircunscritos aun pasodetrabajo,unhechoparcialo
algnaspectodeunhallazgo otema.
2 Nivel:Restimeries quesonelresultado delandlisiscrftico delainformaci6n
contenidaenlosresfimenesyotrosdocumentos del nivel1,einformaci6n
solicitada paravincularun hallazgoountemade auditorfa,conel examen
completo. Losresfimenes en elnivel 1son losbdsicos yengeneral losmis
comunesenlos papelesdetrabajo. Representan una vinculaci6n entre todoslos
asuntosrelacionados, paracumplircondeterminadopaso detrabajo,para
respaldarunpuntobdsico oparaaclara, - completar unapartede]a auditorfa.
Dichosresfimenesdeben incluirIiinformaci6nimportantedesarrollada durante
laauditorfaynecesaria pararespaldar lasconclusiones alcanzadas.
Comoreglageneral estosresfimenes sonpresentaciones narrativas,quepueden
incluirtabulaciones, quecontienen laevidencia en su forma bisicayque
establecen loshallazgosyconclusiones justificadas pordicha evidencia. No
debeitserlargasdescripcionesqueabarquen variosasuntoscomplejos parasean
manejables y tenganmdssentido al tratarunsolopuntobisico oaspecto de la
auditorfa. Deben tratarcon suficiente profundidad todoslos hechos pertinentes,
analizarposiciones enfavoryencontra yllegaraunaconclusi6n convincentey
duradera sobreel tema. Dichos restimenes debenmantenersu junto conlos
papelesdetrabajocomo evidencia demostrativa parareferencia futura opara
seguimiento,pueden utilizarsecomo base paraunadeclaraci6nen elborrador
delinfotme.
Elresumendei avel2 seoriginaenlosrestimenes del nivel 1yreunetodala
informaci6n esenckil relacionada conunaactividad critica ounhallazgo. Este
tipoderesumenrep7esenta elesfuerzo finalporreunirtodala evidencia,
conclusiones yrecomandaciones relacionadaspara unhallazgo enparticularo
elementosimilar deur,examen.
A pesar deque noseprescribe ningnformatoespecifico para dichosresdimenes
debenserviral inAximoposiblepara lapreparaci6n delborrador delinforme
global. Lapreparaci6n delresumen ydelborrador del informedebenser
funcionesinseparabes,puespermiten lapreparaci6n oportunayeficientedel
borrador del informecomounafunci6n natural.
Enefecto, elborrador del informepodriaclasificarsecomoel Wiltimo resumen.
Debeserla presentaci6n m~srefinada, brevey convincente conunabase de
resfimenesbien preparados enlosnivelesinferiores; lapreparaci6n delborrador
del informedebeserunprocesoderedacci6n fMcil y16gica.
I. Sugerenclas para Preparar Resumenes
Los auditores,tanto elredactorcomoel revisordebenanalizarlosresfimenesen
forma critica para asegurarse quehanabarcado todaslasdreasde importanciay
H. Nivelesdelos Resumenes
pdgina48
Papelesde Trabajo FundamentosdeAuditoria
quelosdatosnecesaris para unapresentaci6neficaz delinformeson
completos,tienen unareferencia cruzada conlosdetalles fundamentalesy la
16gica utilizada ess6lida. Todaslaslagunas enlosdatosycontradicciones en la
evidenciadebeninvestigarse, revisarseoexplicarse, segidn sea apropiado.
Entreotrascosas elauditorencargado yel auditorsupervisor,debenevaluar si:
1. Seha tornado en cuentael alcancedeLi auditoria interma en el Area (cuandoel
resumeneshecho porunauditorexternc);
2. Sehanhechocomentarios favorables;
3. Sehaevitado laexageraci6n, decisiones demasiado categ6ricas,mucha profun-
didadenlosasuntostcnicos,respaldo excesivamente amplio y
presentaci6n deopinionescomo hechos;
4. Sehan consideradolasaccionescorrectivas necesarias;
5. Sehanresueltoasuntos legales;
6. Haynecesidad deunamejorperspectiva.
Sedeberevisarlaestructura de lasfrases,lautilizaci6n depirrafos,el flujode]a
informaci6n,etc.; sienalgunapartenosepresenta loshechosenforma justa y
convincente, debeajustarse elcontenido.
pagina49 1.Sugerenciaspara Preparar Resumenes
VIII. COMUNICACION
DE RESULTADOS
EnesteCapftuloseconjuganalgunosdelosresultados obtenidosenel
Seminario Interregional sobre Auditoria PiiblicadelasNaciones
Unidas/Organizat
'6nInternacionaldeEntidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), celebra&o a finales delafio 1988, con]a estructura bisicaparala
presentaci6n deinformes deauditoria. Dc estamanera s?disponedelas
opiniones emitidasporrepresentantes de33paises sobrela aplicaci6ndelas
normasdeauditoriaenelsectorpiiblico yde la guaparasolucionar partedelas
situacionesplanteadas enloqueserefierea lacomurticaci6n deresultados dela
auditoria.
A. Normas de Auditorfaysu Relaci6n conla Presentaci6n de
Informes
Losinformesdeauditoria debenservirpara:
1. Informar: describiendo clarayobjetivamente lo quesehaencontrado durante
laauditorfa;
2. Persuadir: presentando losresultadosdeauditoria deuna manera convincente
yexpresandoel valordelasconclusionesdelamisma;y
3. Obtenerresultados: esdecir, haciendoqueaquellos quetienenla autoridad in-
troduzcan loscambiosy lasmejoras.
Lascausasde]apreparaci6n deinformesdeficientes generalmente sedeben a:
1. Exceso derevisi6ndel textoporlos supervisores,quedisminuyen elinternsen
laredacci6n del informeoriginal;
2. Planificaci6n inadecuada delproceso depresentaci6n delinforme,queresulta
en unaredacci6napresurada del informe;
3. Dedicaci6ndedemasiado tiempoa losinformes,comoresultadode unalabor
sobreel terrenoincomplet,.un proceso derevisi6n demasiadoextensoy
documentosdetrabajoinadecuados;
4. Deficientecapacidad deredacci61.: y
5. Falta deinternsdelauditorenelproceso depresentaci6n deinformes.
Enfunci6ndelasdeficiencias sefialadas hubopropuestas sobre:
1. Empleo deun manual deestilo;
2. Recopilaci6n correcta delosdocumentosdetrabajoybuenosex=menessobre
el terreno.Esta sugerencia se vincula con]aoportunay adecuada
supervisi6n del trabajodecampo,factor queindicidirA positivamente
duranteeldesarrollo delaauditoria ypermitirA corregir variasdelasobser-
vacionescontenidasenel aparteanterior; v
3. Amplio programa deensefianzadelosm,,dosdecomunicaci6n escrita y
oral. Eladiestramiento enestesentidodebeserobligante paraocupardeter-
minados cargos,de tal forma queel desarrollode lacapacidad deanilisis
seequilibrecon ia facilidaddeexpresarlosresultados. Unporcentaje im-
portantedelosresultadosobtenidos pormediodelaauditoria sedispersa
A. NormasdeAuditoraysuRelaci6n conlaPresentaci6nde
Informes
pigina50
VIII Comunicaci6n de Resultados FundamentosdeAuditoria
entre papelesdetrabajo elaboradosdeficientemente ylamemoria del
auditor.
Igualmentesesugierenalgunasmedidasdecontroldecalidaddelosinformes
deauditoria,queincluyen:
I. La confrontaci6ndeelementos delinformedeauditoriacon losdelos
documentosdetrabajo;
2. Elexamendelasreferencias reciprocas paraasegurarunabaseadecuada alas
conclusiones;
3. Ladeterminaci6n dela exk.ctitud matemAticadelosdocumentosdetrabajo y
delcontenido del informe;y
4. Laseguridad dequelasreferencias alasautoridades juridicasyestatutorias
soncorrectasrespecto alametodologiayelfondodelinforme.
Esteresumen sirvedeintroducci6n alapropuesta deunaestructura ycontenido
bisicodel informedeauditorfagubemamental.
B. Preparaci6n Tdcnicadel Informe deAuditoriaGubernamental
Elservicioprofesional ofrecido porla Contraloria General de]a Repfiblica alas
entidades queconformanel sectorpfiblicobajo su6mbito decontrol,estA
sustentado enelInformedeAuditoriaGubernamental,resultado deunproceso
tcnicodesarrollado porunequipodeprofesionales, mediantela auditoria
financiera uoperacional yexdmenes especiales conorientaci6nfinanciera u
operacional, quecontiene loscomentarios,las conclusiones ylas
recomendaciones importantesalosquehaIlegadoelequipodeauditoria,como
consecuenciadelasaccionesdecontrol aplicadas.
Enelcaso delasauditorfasalosestadosfinancierosdeunaentidad, incluirAel
correspondientedictamen profesional.
Durante todoelproceso de]aauditoria gubernamental esnecesarioe
imprescindibleestablecerestdndares ymedidasdecalidad,tantosobrela
organizaci6ncomo sobreelcontenidodelosdocumentos producidos, portanto
esinnegable lamayorimportanciaque6skos estndarestienenenla
preparaci6ndeldocumento finalconocido comoelInforme deAuditoria
Gubernamental,ya que6steproductofinal eslofinicoqueconoce el usuariodel
servicio.
Quienes reciben elservicio deauditoriagubernamental esperanunpmnducto
quesatisfaga susnecesidades decontrolya lavezseconstituyanen elelemento
retroalimentador para mejora la planificaci6n,laorganizaci6n, ]adirecci6ny el
control internode la entidad examinada. Consecuentemente,laorganizaci6n y
elcontenido de!informedeauditorfagubernamental debeconsiderareste
objetivoglobal al defnirsuestructura.
Cabeenestaintroducci6n citar una delasideas mAsimportantesquepresenta el
Manual Latinoamericano de AuditorfaProfesional enelSectorPfIblico, cuando
manifiesta:
"Unauditorexcelenteesaquel queIleguea laposici6n depoderirformar
quesi seestAn tomando lasacciones correctivasnecesarias".
Lapreparaci6n del informe deauditoriagubernamental nocorrespondea las
acciones realizadas durantelas filtimassemanasdetrabajodecampo,esun
proceso queseinicia con lapreparaci6n delplanespecifico para unexameno
auditorfa debidarnenteautorizado.
p~qina51 A. NrrmasdeAuditoriaysuRelaci6ncon laPresentaciOn
FundamentosdoAuditoria
VIII Comunicaci6nde Resultados
C. Estructuras Alternativasdel Informe de Auditoria
Esindiscutible lanecesidad de teneralgunos modelossobre laorganizaci6n v el
contenido delosinformesdeauditoria,loscualesvarandeacuerdoa la
informaci6n obtenidayqueel equipo de trabajo ]a califiquecomoimportante
paracomunicara lasautoridadesde la entidadauditada.
Losmodelos incluidosenestecapituloconstituyenunmarco dereferencia para
organizar lainformaci6n, con baseen]a cual sepresenta lasiguienteestructura:
1.CARTA DE PRESENTACION DEL INFORME
2. ESTADOS FINANCIEROS ELIBORADOS POR LA ENTIDAD
3. INDICE DEL CONTENIDO Y GUIA DE SIGLASYABREVIATURAS
4. CAPITULO I.INFORMACION INTRODUCTORIA
a. REFERENTE ALEXAMEN:
o ObjetivoGeneral
" ObjetivosEspecificos
" AlcanceyNaturaleza
b. REFERENTE A LA ENTIDAD:
" BaseLegalyMisi6nPrincipal
" Niveles JerArquicos
a Firnnciamiento
5. CAPITULO II.TITULO DEL HALLAZGO
" Desarrollo delhallazgo
a Conclusiones
" Recomendaciones
6. CAPITULO III. TITULO DEL HALLAZGO
" Desarrollo del hallazgo
a Conclusiones
" Recomendaciones
7. CAPITULO IV (contin0aconla misma 3structura)
8. ANEXOS
a. Nombredecadaunodelosiveyos
9. INFORMACION FINANClERA NO CUBIERTA POR LA OPINION
PROFESIONAL (yasea mediante eldictamen olacarta delinforme).
De laestructura general descrita acontinuaci6n sedesglosan las estructurasque
serelacionan directamentc conel tipo deexamenoauditoria ejecutado,yque
son:
1. AuditoriaFinanciera;
2. Examen Especialcon orientaci6nfinanciera; y,
A. NormasdeAuditorlaysuRelaci6n conlaPresentaci6nde
Informes
pdgina 52
VIII Comunicaci6n de Resultados FundamentosdeAuditora
3. Auditorfa OperacionalyExamen Especialconorientaci6noperacional.
D. EstructurasAlternativas del Informe- AuditorlaFinanclera
1. CARATULA
a. Titulo dela auditorfa
b. Periodoexaminado
c. C6digo deidentificaci6n
2. CARTA DE DICTAMEN
3. ESTADOS FINANCIEROS Y SUS NOTAS
4. INDICE DEL CONTENIDO YGUIA DE SIGLAS Y ABREVIATURAS
5. CAPITULO I.INFORMACION INTRODUCTORIA
a. REFERENTE A LAAUDITORIA:
a ObjetivoGeneral
* Objetivos Especificos
*i AlcanceyNaturaleza dela Auditoria
" BaseLegal y Misi6n Principal
a NivelesJerdrquicos
a Financiamiento
6. CAPITULO II/N-1. PRINCIPALES RESULTADOS DEL EXAMEN
(Altemativasdepresentaci6n porgrupos,rubroso cuentas):
ALTERNATIVA I ALTERNATIVA II ALTERNATIVA III
ACTIVOS ACTIVO CORRIENTE CAJABANCOS
INVERSIONES
CTASYDOC X
COBRAR
ESPECIES
VALORADAS
ACTIVOS FIJOS ACTIVOS FIJOS
OTROSACTIVOS OTROSACTIVOS
PASIVOS PASIVO CORRIENTE PASIVO
CORRIENTE
PAS.LARGO PLAZO PASIVOLARGO
PLAZO
pigina53 D. EstructurasAltemativasdelInforme - AuditoriaFinanciera
ALTERNATIVA I ALTERNATIVA 11 ALTERNATIVA III
PATRIMONIO
PATRIMONIO
PATRIMONIO
INGRESOS
INGRESOS CTES. INGRESOS
CORRIENTES
INGRESOS-CAPITAL
INGRESOS
CAPITAL
GASTOS CORRIENTES GASTOS
CORRIENTES
GASTOS CAPITAL
GASTOSCAPITAL
7. CAPITULO N - CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES
EXAMEN
ANTERIOR
8. ANEXOS
a. InformedeLiquidaci6n Presupuestaria
9. INFORMACION FINANCIERA NO SUJETA A LAOPINION
a. Informi-10nfinanciera comparativa delostiltimostresperfodos.
E. Estructuras Alternatlvasdel Informe - Examen Especial con
Orlentaci6nFlnanclera
1.CARATULA
a. Tftulo delExamen Especial
b. Perfodo Examinado
c. C6digo deIdentificaci6n
2. CARTA DEL INFORME
3. INFORMACION FINANCIERA PREPARADA PORLA ENTIDAD (Sobre la ciua
sehan aplicadolos procedimientos y pruebas de auditorfa, debe estarlegalizadacon las
firmasde losadministradores)
4. INDICE DEL CONTENIDO YGUIA DESIGLASYABREVIATURAS
5. CAPITULO I.INFORMACION INTRODUCTORIA:
a.REFERENTE ALEXAMEN:
a ObjetivoGeneral
* ObjetivosEspecificos
a Alcance yNaturaleza del Examen
" BaseLegal yMisi6n Principal
" NivelesJerirquicos
a Financiamiento
6. CAPITULO II/N-1
E. Estructuras Altemativas delInforme -
pzgina54
VIII Comunicaci6n de Resultados
a. PRINCIPALESRESULTADOS DEL EXAMEN
Alternativas depresentaci6n porrubrosocwntas:
ALTERNATIVA I ALTERNATIVA II
ACTIVO CORRIENTE
CAJA BANCOS INVERSIONES EN VALORES
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR
COBRAR
ESPECIES VALORADAS
ACTIVO FIJO
CUENTAS DEL ACTIVO FIJO
OTROS ACTIVOS CUENTAS DE OTROS ACTIVOS
ALTERNATIVA I ALTERNATIVA II
PASIVOS CORRIENTES CUENTAS PASIVOS CORRIENTES
PASIVO A LARGO PLAZO CUENTAS PASIVO A LARGO PLAZO
PATRIMONIO
CUENTAS DEL PATRIMONIO
INGRESOS
CUENTAS DE INGRESOS
CORRIENTES
CUENTAS DE INGRESOS DE CAPITAL
GASTOS
CUENTAS DE GASTOS CORRIENTES
CUENTAS DE GASTOS DE CAPITAL
7. CAPITULO N
a. CUMPLIMIENTO DERECOMENDACIONES EXAMEN ANTERIOR
8. ANEXOS
Relaci6n delas cuentasporcobrara lafecha delexamen.
9. INFORMACION FINANCIERA NOSUJETA ALEXAMEN
a. Informe financieropresentado poreltitularde]aentidad.
F. EstructurasAlternativasdelInforme - AuditorlaOperaclonalY Examen
EspecialconOrlentaclfnOperacional
1.CARATULA
a. TitulodelExamen
b. Periodo Examinado
c. C6digode Identificaci6n
2. CARTA DEL INFORME
3. INFORMACION PREPARADA POR LA ENTIDAD Y SUJETAA EXAMEN
pdgina55
F. Estructuras AltemativasdelInforme -
VI11 Comunicaci6nde Resultados
(Solamenteen elcaso queest6disponible,noconstituyeunrequisito
imprescindible,pero sideseable)
4. INDICE DEL CONTENIDO YGUIA DE SIGLAS YABREVIATURAS
5. CAPITULO I. INFORMACION INTRODUCTORIA:
a. REFERENTE A LA AUDITORIA 0 EXAMEN
a ObjetivoGeneral
a Objetivos Especificos
a AlcanceyNaturaleza
b. REFERENTE A LA ENTIDAD, UNIDAD 0 ACTIVIDAD:
a Base Legal yMisi6n Principal
a NiveiesJer~rquicos
a Financiamiento
6. CAPITULO II/N-1
a. PRINCIPALESRESULTADOS DELEXAMEN
Alternativas depresentaci6nporSubsistemas; fasesdeprocesooimportancia
relativa:
ALTERNATIVA I ALTERNATIVA II ALTERNATIVA III
PRESUPUESTO
INICIO-PROCESO
MATERIALIDAD
1
RECAUDACION
PASOS SEGUIDOS
MATERIALIDAD
2
TESORERIA
PASOS SEGUIDOS
MATERIALIDAD 3
CONTABILIDAD
CONCLUSION-PROCE.
MATERIALIDAD 4
7. CAPITULO N
a. CUMPLIMIENTO
DE RECOMENDACIONES
EXAMEN ANTERIOR
8. ANEXOS
9. INFORMACION NO INCLUIDA EN LAS OPINIONES DEL INFORME DE
AUDITORIA
Al realizarunaauditoria operacional queincluyael examen delosestados
financieros,]a cartadel informe(1)sereemplazarS porcarta deldictamen
profesional.
Puedeobservarsequeentotal existenochoestructurasalternativas quepueden
serutilizadas dependiendo deltipo deexamen, delalcanceque6stehaya tenido
ydelosresultadosobtenidosensu ejecuci6n.
G. Descripcl6n Resumidade losPvIncipales Elementos del Informe de
AuditorfaGubernamental
Lasestructuras definidasson similarespara todoslostiposdeexamenes
ejecutados porla Contraloria General,en tal virtudlasunidades operativasdela
G.Descripci6n Resumidade los PrincipalesElementos delInforme
pigina56
lnstituci6n debieran cumplirlasobligatoriamente detalmanera quepermita la
consolidaci6n de resultadosportiposdeestructurasutilizadas.
S61oen elcaso deauditoriasa losproyectos financiadoscon prdstamos
otorgados pororganismos intemacionales decrdito,utilizarg laestructura
establecida porlosrequisitosdedichosorganismos.
1. Carta del Informe ydictamen profesional
Lacarta del informe seelabora paraexponer losresultados importantes
determinadosenlaejecuci6n del examenespecial oIa auditoriaycontendrs un
pArrafo inicialquesefialeel alcancey la naturaleza del trabajo.
En p~rrafosintermediosydebidamente nuncradosdemanera ascendente se
informa sobre iosaspectos significativos queameritenelconocimiento dela
administraci6ndelaentidad,debidamente referenciados alaspiginas del
informeextenso (largo),amanera deuna sintesisdelinforme.
PoriltimoseincluirS unpirrafo final, tambi6n numerado,respectoala
aplicaci6n obligatoria delasrecomendaciones incluidasenel informe.
El dictamenprofesional, enel casodeauditoriasfinancieras,se preparardcon
baseenla estructura definidaporla profesi6ndel ContadorPIiblico.
2. Estados financleros e Informacl6n elaborada porla admlnistracl6n
de la entidad
Losestados financierosrequeridos para emitirel dictamen profesionalserinlos
cuatro b~sicosconlasrespectivas notaf expliuafivasoaclaratorias.
Tantolos estadosfinancieroscomootrainformaci6n elaborada porlaentidad en
ausencia delosprimeros, ysobre lacual serealiza unexamenespecial o
auditorfadeberAn estarlegalizadoscon lasfirmasde losfuncionarios
responsablesdelaentidad,unidad administrativa, proyecto, programao
actividad especificaexaminada. Porejemploenel examendeobraspdblicas,la
informaci6n requerida tendrA referencia al estadoen queseencuentran
detalladas lasobrasa lafecha delexamen yla cartadel informesereferirA aesa
informaci6n,debidamente suscrita poreltitulard:la entidady eltdcnico
responsabledelaadministraci6n, supervisi6nocontroldel proyecto.
3. Indicedel contenidoygula desiglas yabreviaturas
El indicecontendrA claramente identificados loselementossefialadosen la
estructura delinforme, desglosandosolamente losimportantes, ubicando enel
encabezamiento columnasparacapitulos,contenido y nimerosdep~igina.
Si elindicenoes muyextensopuedeincluirse lassiglasyabreviaturas a
continuaci6n, casocontrario debeelaborarseen unapigina separada. Es
importantequelas siglas,abreviaturas ysimbolos sefialadosen estapartesean
en verdad utilizados repetidamente enel texto delinformecuandomenostreso
mls veces,de locontrario debeevitarlos. En el textodelinforme la primera vez
aparecerd elnombrecompletoy acontinuaci6n lassiglasentrepardntesis, para
luegoincluirs6lolas siglasoabreviaturas.
4. CapltuloI Informaci6n Introductorla
El prop6sito de6stecapituloescomunicarallectordelinformelosdatos
importantesdelexamen ejecutadoydela entidad oactividad auditada.
pdgina57
G.Descripci6nResumidadelos PrincipalesElementos delInforme
VIII Comunicaci6n deResultados
a. Relativa alexamen deauditoria
Objetivo General delExamen
Indicard elobjetivogeneral planteadoporladirecci6npara realizarelexamen, el
mismoque deberdi estarincluido en]aordende trabajo,cuyo ndmeroyfecha
debe consignarse.
Objetivos Especificos
Sonlosdeterminados porel Supervisor yJefe deEquipo deAuditorfa, luegode
evaluarel sistema decontrolinterno delaentidad oactividad exaninadayson
partedelplan especifico detrabajo.
Aicance yNaturaleza
Informard sobreelperfodo sujetoaexameny lanaturaleza u orientaci6ndelas
acciones decontrol. Tambi6n seindicarA sobrelaslinitaciones existentesenla
ejecuci6ndel trabajo yen]aaplicaci6n deprocedimientosyotrasdisposiciones
legalesyreglamentarias.
b.Relativa ala entidad, unidadadmlnistrativaoactividad
Base legal
Contendri laidentificaci6n dela disposici6n legal quecrea laentidad,unidad
administrativaoactividad sujeta aexamen, incluyendo ]afecha, No.delregistro
oficial ycualquier variaci6n importantequeexista.
Misi6nPrincipal
En unresumen seindicarila funci6no funcionesbisicasdelaentidad,unidad
administrativa oactividad examinada.
NivelesJerArquicos
SedetallarA losnivelesjerdrquicos queparticipan enla ejecuci6ndelas
actividades sijetasaexameny sint6ticamcntesu funci6nbdsica.
Financiamiento
IdentificarA lasfuentes deingresoquetienelaentidad, unidadadministrativa o
actividadexaminada, ]a cualdebepresentarse porejercicios fiscales
comparativos cuando menosdelosdosdltimos terminados.
5. CAPITULO I/N-1
a. PrincipalesResultados del Examen
Aqui seincluyela paremds importantedel informeyen ,.)nsecuencialam~s
extensa. La informaci6nincluida en 6stoscapitulosconstituyeel resultado dela
labordesarrollada porel equipodeauditoria enlaprestaci6n desusservicios
profesionales.
La organizaci6n, ordenamientoydesarrollo de6stoscapitulos requieren
experiencia, calidad profesional,sentido comfin,calificaci6n dematerialidad y
otrosfactoresque solamenteseconsigue mediantela participaci6n deungrupo
profesional queaportesusideasenbeneficio de unproducto final de calidad.
Lasestructurasalternativaspresentadas deacuerdo al tipodeexamen ejecutado
mantienenunesquema similardepreparaci6n deestoscapitulos,dependiendo
dela orientaci6n yalcance del examenydelosresultadosobtenidos,a
continuaci6n sedesglosa ia informaci6n quecontendri cada capitulo:
G. Descripci6nRpumidadelosPrincipalesElementos delInforme
pAgina58
VIII Comunicaci6n deResultados FundamentosdeAuditoia
b. Desarrollodel Hallazgo
CadaunodeloscapitulosdehallazgosserA identificadoconun titulo
relacionado con sucontenido, deacuerdoa lasestructurasdefinidas enlos
puntosanterioresy al tipodeexamen ejecutado. En loposibleel titulodebe
presentarseen t&rminospositivossincambiarla naturaleza dela informaci6n
contenidaenloscomentarios.
El hallazgopuede incluir informaci6nclasificada porsubfitulos quepermitanun
ordenamiento yclasificaci6n delosdatoscontenidos enel informe,para
informardemejormanera a losusuarios delservicio deauditorfia.
Ellnforme deAuditorfa enesta parteserefierea loscomentariosdeauditorfa y
debencontener loscuatroatributosdel hallazgo, presentados 16gicamente e
incluyendolostitulosdelas normast6cnicas quenohayan sidoobservadas y
quecorrespondan al asuntocomentado.
La(s)condici6n(es), el criterio(s), elefecto(s) yia causa(s)constituyen los
atributosdel hallazgoquedeberinser redactadosypre entadosdetalmanera
queen loposiblelogren unareacci6n positivadel usuario,ancuando los
resultados seannegativos.
c.Concluslonea.
Cadaunodeloshallazgos desarrolladosdarA lugara unaovariasconclusiones,
tambi~n podrdn agruparsedosomishallazgosrelacionados conunasola
conclusi6n. Adem;Is lasconclusiones deberinpresentarse bajo unsubtitulo que
permita identificarlasclaramente eneltexto delinforme,encada irea del
examencalificacda como significativao importante.
Lasconclusionesmissignificativasserdn incluidasenl.cartadelinforme como
excepcionesoLalvedades respecto alaadministraci6n deiaentidad, unidad
administrativa oactividad examinada. El criterio utilizadoessimilarala
calificaci6n desalvedades eneldictamen profesional, salvoqueserefierea la
administraci6n oalmanejode!asactividadesrelacionadas conelexamen
realizado.
Lasconclusiones sepresentarin enformaresumida, considerando quelos
detalles seencuentran enloshallazgosdesarrollados encadacapitulo.
d. Recomendaclones.
El Ciltimo subtitulodecada capitulo identificarS eincluirdlasrecomendaciones
quepromuevaT, la soluci6ndelosproblemas identificadosduranteelexameny
expuestosen el informe deauditoria.
Adicionalmente,las recomendaciones serdnnumeradasenforma consecutiva y
ascendente en todoelinformeydeberdnserdeaplicaci6n prictica paramejorar
lasactividades ejecutadas porlasentidades piblicas,conbaseenlosrecursos
que 6stasdispongan.
6. Anexos
lncluirininformaci6ndetallada quepermita sucomprensi6n amplia, por
ejemplo losasientosdeajuste y/oreclasificaci6n propuestosyaceptadosporla
entidaden forma individualizada, cuadros,extractos yotrosdetalles preparados
porel equipodeauditoria oIaentidad y queseanconsiderados importantes
para un entendimiento completodel informedeauditoria oexamen especial.
Porlogeneral seutilizan losanexos parapresentar informaci6n adicional a]a
incluidaen el desarrollo deloshallazgosque porsu volumen podriandistraer la
atenci6n del usuariodel informe.
pdgina59 G.Descripci6nResumidade losPrincipalesElementosdelInforme
Fundamentot* deAuditoria
VIII Comunicaci6n deResultados
7. InformacinFinanch iComplementarla
La informaci6n financieracomplementaria
eselaborada por]a entidad
examinada, lacualnohasido sujetaa laverificaci6n del equipodeauditoria,
peroquoesrelevante paradisponerde datosendetallerespecto a las
actividadesejecutadas porlaentidad.
En elcaso deunaauditorfa oexamen especial financiero elestado deinversiones
oelbalance presupuestario comparativo entre1o estimado y loejecutado
duranteel ejercicio sujetoa examen, podria serparte delainformaci6n
financiera complementaria.
En unexamenespecial, laconformaci6n analitica deuna cuenta porantiguedad
desaldosbienpodriasercalificada comoinformaci6n financiera
complementaria,
ocuando se ratedeunexamenrelacionado conel controlde
obraspiblicaselregistrodeavance porrab.osespecificos.
Porloregularlainformaci6nfinanciera complementaria
deberS restringirseala
indispensable y siemprequetenga relaci6n directacon elexamen ejecutado.
H. Utilizacionde laNormatividad
Tecnicayel Manual
Latinoamericano
de Auditoria Profesionalenel Sector
VI",hlico delILACIF
U.na sugerencia para losmiembrosdelosequiposdeauditorfa ydelosniveles
directivosydesupervisi6n,es lautilizaci6n del Manual Latinoamericano
de
Auditoria Profesional enelSectorPdblico, del Instituto Latinoamericano
ydel
CaribedeCienciasFiscalizadoras (ILACIF),documento elaborado enel Ecuador
yquesirvedeconsulta para laactividadprofesion.Il envariospaises
latinoamericanos.
Porlo tanto,elcontenidorelacionado conel informede auditoria constituyeun
est~ndarminimoquedeberfa aplicarsedemanera unifoimeporelpersonal de
laContraloria.
Laapli. aci6nsistemiticade esta gufa paralapreparaci6n delproducto finalde
laauditorfa, consideramos promoverA laeficiencia institucional,el incremepto
delaproducci6n y elevarA lacalidaddelosserviciosdeauditoria.
G.DescripcidnResumidade losPrincipales Elementos delInforme de
Auditoria Gubernamental
pdgina 60
0 Price Waterhouse
Anexo 2
Cursode Auditoria
Manual
de
Procedimientos
de udito
250 Informaci6n
yControl
Gerencial
.
251 La comunicaci6n
y la informaci6n
38
38
252 El sistema
de informaci6n.
39
253 Caracteristicas
del control
gerencial.
42
254 Reportes
gerenciales
43
255 Evaluaci6n
t6cnica
de ]a auditorfa
44
ACTIVIDADES
TECNICAS
....
.........................
45
260
Administraci6n
ySupervisi6n...................
45
261 Introducci6n
45
262 Tcnicas
y Prdcticas
de auditoria
263 Administraci6n
del equipo
de auditorfa
45
264 El proceso
desupervisi6n
t6cnica
49
50
265 Reportes
deadministraci6n
y supervisi6n
51
266 Evaluaci6n
delos trabajos
52
270 Planificaci6n
de losEstudios
.............
Decisi6n
y Criterios
de Eiecuci6n
(DECE)
53
271
53
272 Revisi6n
Preliminar
(RP)
55
273 Evaluaci6n
de ]a estruct.ira
decontrol
interno,
(EECID4
280 Estudio
Profundo
de Areas
Criticas
(EPAC)
.........
.81
281 Introducci6;
81
282 Evaluaci6n
de los hallazgos
derivados
de]a auditoria82
283 Evaluaci6n
de lo- hallazros
por componentes.
86
284 Evaluaci6n
de los hallazgos
para la auditorfa
87
285 Caracterfsticas
y contenido
delos hallazgos
88
286 Conclusiones
de auditorfa
93
287 Documentaci6n
del EPAC
97
288 Productos
del EPAC
102
290 Comunicaci6n
deResultados
(COR)
.............
.103
291 Introducci6n
103
292 La comunicaci6n
durante
]a auditorfa
103
293 Estructura
para la presentaci6n
del informe
105
294 Requisitos
importantes
a seguir,
al preparar
el informe
de auditorfa
295 Presentaci6n
de los resultados
de auditorfa
110
11
296 TrAite
deaprobaci6n
112
ACTIVIDADES GERENCIALES
210 Aspectos
Conceptuales
01
El prop6sito general deeste capftulo esidentificar y determinar loscriterios
fundamentales
de la auditoria profesional en lasContralorfas
Generales. Los
temas derinen la filosofia de laauditorfa aaplicar en las entidades de la
administraci6n
p'blica,conforme las disposiciones
contempladas
en la
Constituci6n
Politica de la Reptiblica y en la Ley Orgznica de la Contralorfa
General del pais que setrate.
211 La auditoriaen la Contralorfa
General de laRepublica,
segunsu Ley
Orgdnica
02 La Contraloria General esuna instituci6n auxiliar dela Asamblea Legislativa
en la vigilancia de la Hacienda PtIblica, peroen relaci6n con los Poderes del
Estado, tiene absoluta independencia
funcional y administrativa
en el
desempefio de sus labores.
03 Son atribuciones
primordiales
de la Contralorfa
en el Ambito dela
fiscalizaci6n: (art.
a. Vigilarelestrictocumplimiento
dc lasdisposiciones
constitucionales
y
legalesrelativasa lasfinanzaspfiblicas,especialmente
lasconcernientes
al
presupuesto
y al tesorodela naci6n,a lacontabilidad
y laproveedurfa
nacionales;
j. Examinar,glosar,verificaryfenecer lascuentas delasinstituciones
y
corporaciones
del Estado,aut6nomasono,yde losfuncionarios
piblicosque
custodien, manejen,administren,
recauden oinviertanrentas,fondos obienes
de la Hacienda Pdblica;
04 El examen, revisi6n, fiscalizaci6n, verificaci6n y en general ]a realizaci6n de
actos similares que Ileve a cabo la Contralorfa
General en ejecuci6n delas
funciones establecidas,
tienen por objeto establecerel cumplimiento
debido de
las leyes ydisposiciones
vigentes, la veracidad y fidelidad delas cuentas, la
autenticidad
de ]a documentaci6n
respectiva y la exactitud de lasoperaciones
aritm6ticas y decontabilidad.
(art.
05 La Contralorfa General constituye el organismo superiorde fiscalizaci6n
delas
oficinas de la Administraci6n
Pdblica yde lasinstituciones
y corporaciones
aut6nomas
queen alguna forma manejen o administren
bienespiblicos,
nacionales o municipales,
ode las referidas instituciones
ocorporaciones,
o
que tengan a su cargo la ejecuci6n, directa o indirecta, de lasleyes
relacionadas
con esos bienes. (art.
06
Para cumplir debidamente
con lasatribuciones
que le son propias, la
Contralorfa
General tendrd lassiguientes funciones: (art.
a. Vigilarla correcta percepci6n detodoslos ingresosde!presupuesto
nacional yprocurar porlosmediosadecuados, unavezpiacticadala
revisi6nyliquidaci6n decuentas decualquierdependencia,
oficina,
instituci6nocorporaci6n,
larecaudaci6n
yefectividad deloscrcditos
a favor delEstado yla restituci6ndelosfondos ybienes,mueblese
211 La auditoriaenla Contralorfa C5?neraldela Repblica,seg~nsuLeyOrgcnica
phgina 1
Manualde Procedimientos Auditoria
CursodeAuditoriaOperativa
210Actividades Gerenciales
inmuebles, propiedaddel Estadoa quedierenm~rito larevisi6n y
liquidaci6n.
b. Fiscalizar laemisi6ndebonosyotrostitulosquedanorigena
obligacionespara el Estadoyespecialmente vigilarqueestas
emisionesnoserealicen encontravenci6n alodispuesto enlaLey de
laCajadeAmortiz.ci6ndelaDeuda Ptblicay cualesquiera otras
leyes conexas.
c. Solicitarenla forma, momento yplazosqueloestimeconveniente, los
informes, datos,declaraciones, copiasdecorrespondencia ode
documentos pdblicosquerequiera parael cumpliniento desus
funcionesacualquierpersona naturalojuridica, instituci6no
dependencia piblica,las cualesestarAn obligadasasuninistrarlas
informaciones solicitadas porel Contralor.La faltadeverdad o
inexactituden talesdocumentos porpartedelinformante,asicomn la
negativa oretardaci6n maliciosaenlacooperaci6n debida, serd
motivobpstante paradestituiro separartemporalmente desuempleo
al funcionario oempleado remisoorenuente si lacorrecci6n lasolicita
al Contralory sinperjuicio deljuzgamiento del delitoenquese haya
incurrido.
07 La Contraloria emplearA todos losprocedimientos licitosque estime
convenientes y en especial: (art.
a. Instruirs1',ariasadministrativas, solicitara qu'encorresponda la
suspensi6n deempleadosy ponerlosresponsables dedesfalcoo
ir-egularidades gravesadisposici6ndelostribunales comunes,
directamenteopormedio delaProcuradura General;
b. Supervigilarla ejecuci6ndetrabajos yobraspilblicas, dandoinmediato
informeal Ministro del ramosi ellas noseajustan alosrequisitos
tecnicosoalasespecificaciones convenidas.Cuando el caso fuerede
extrema gravedady susindicaciones nofuerenatendidas, dardavisoa
laAsamblea Legislativa;
c. Prescribir paraefectosdenormalizaci6nlossistemas, procedimientos y
terminologia quehandeusarseen]a contabilidad delasdependencias
gubernamentales,delosmunicipios ydelasentidadesaut6nomas;
paralosprimerosdeberA hacerlo decominacuerdocon la
ContabilidadNacional. IgualmenteprescribirA ]a formay
especificaciones delosreportesfinancierosquedeban presentaresas
institucionesy delosdocumentosde contabilidad,incluyendo recibos,
enteros,cuentasy similaresquelasmismas handeusarensu
administracion;
d. Instruirsurnariosadministrativos,solicitar aquiencorresponda la
suspensi6n deempleadosyponerenconocimiento delosTribunales
Comunes pormedio dela Procuraduria GeneraldelaReptiblica,
cualquierdesfalco,malversaci6n defondosoirregularidadgrave,con
indicaci6n detodoslosdetalles pertinentes.A estaoficina le
corresponderS proseguirlostrdmites legalescorrespondientes;
e. Todos losdemsprocedimientosqueestimeconvenientesyquenoest6n
prohibidosporla Constituci6no lasleyes. Para practicarlosactosde
inspecci6nodelegados,solicitar el auxiliode]afuerza p6iblica, elcual
leserA prestado porlasautoridades administrativas coiTespondientes,
en la mismaformaquea losTribunaies deJusticia.
211 La auditorfaenlaContralorfa Generalde laRepblica,segmnsuLeyOrginica pdgina 2
Auditorfa
CursodeAuditorfaOperativa
210 ActividadesGerenciales
212 Prlnciplosesenclales de direccl6n.
08 El manejo eficie-ite y efectivo delos recursos destinados a lasfunciones de
auditoria constituye el aspecto mds importante para promover el desarrollo, el
reconocimiento,
el apoyo y la confianza en el funcionamiento
del sistema al
intenur de la Contraloria General y el reconocimiento
porpartedelas
instituciones que conforman ia Administraci6n
Ptiblica.
09 La responsabilidad
adquirida en este sentido, tanto porel nivel superior como
porel nivel operativo dela Contraloria General y de lasunidades de auditoria
interna espermanente y requiere de una actualizaci6n constante. El ejercicio
de una eficiente administraci6n
es fomentada porla colaboraci6n de todo el
personal dela orgar,zaci6n.
10 Esconveniente definir criteriosque p:oyecten una 6ptima administraci6n
t~cnica de]a auditoria en la Contraloria General Repdblica y en las unidades
deauditoria interna de la administraci6n
ptiblica, como un ejemplo para el
manejo eficiente de los recursos del Estado.
11 El cumplimiento
deesos criterioso principios dedirecci6n esobligatorioen
todos los niveles administrativos
responsables de las funciones deauditora y
son lossiguientes:
0 Administrar losrecursos humanos
12 La alta direcci6n y los niveles desupervisi6n y encargados degrupo,tienen
como una desus funciones lograrqueel persona; sea capaz de trabajar en
equipo, demanera que los pu:atos positivosde cada cual se traduzcan en
eficacia, y que los puntos negativos no obstruyan la laborquese est6
realizando.
a Administraci6n
yculturadelgrupo
13 Uno de losretos blsicos a que seenfrentan los profesionales responsables de
administrar lasactividades deauditorfa, esel identificar losingredientes
propiosde la tradici6n, la historia y lacultura aplicables en el desarrollo de
sus actividades, y quepuedan servircomo elementosconstructivos para
promover su mejoramiento.
* Adiestramiento
ydesarrollo
14 Toda organizaci6n esunainstituci6n en la que se aprende y en ]a que se
ensefia. Los programac d adiestramiento
y desarrollo deben operaren todos
los niveles, para permitir que laentidad y todossusfuncionarios evolucionen
y sedesarrollen,en la medida que cambian lasnecesidades dela
administraci6n
piblicay lasoportunidades
detrabajo en el campo de la
auditoria yel control.
s Comunicaci6r,.
yresponsabilidad
individual
15 Todaslas instituciones est~n conformadas por personas con diferentes talentos
y conocimientos,
y quo realizan variados tipos de trabajo. Esta diversidad
exige que haya comunicaci6n y responsabilidad
individual. Cada individuo
tienequeanalizar a fondo los prop6sitosque pretende lograr,estar consciente
de ]a cooperaci6n que necesita deotrosy asegurarse de que todos conozcan lo
quese espera de ellos.
0 El trabajosiempredebesermedidoymejorado
16 La pasici6n de la instituci6n en la opini6npiblica, el espfritu de innovaci6n,
la productividad,
el desarrollo humano, la calidad do los servicios, los
resultados financirros, todos estos son factores importantes para evaluar el
212 Principiosesencialesdedirecci6n.
pdgina3
Manualde ProcedimientosAuditorla
Curso deAuditoriaOperativa
funcionamiento de unaentidad, unaunidad o unequipo de trabajo. Por lo
tanto,es necesaria unadiversidad de indices para evaluar el funcionamiento
desde una actividad importante hasta la organizaci6n completa. El trabajo
tieneque medirse, o porlo menos,evaluarse para una mejora constante.
0 Losresultados s6loexistenhaciaafuera
17 Un factor importante quesiempre debe considerarse en cualquier instituci6n,
es queno hay resultados puertas adentro. El resultado de un servicio es un
ciudadano satisfecho. Dentrode]a entidad s6lo existen centros decostos,pero
los resultadosestdin afuera.
213 Normas para el desempeflo profeslonal
18 La auditorfa es una funci6n deelevda calidad t~cnica y profesional ejercida
en la administraci6n p6blica de cada pais.El nivel de profesionalismo requiere
el establecimiento denormas bisicasque dirijan su ejecuci6n, lascuales son de
cumplimiento obligatorio al realizar la fiscalizaci6n y se constituyen en los
estdndares minimos de calidad. Ademsest~n disponibles otras normas
emitidas por]a Organizaci6n Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores(INTOSAI) y la Asociaci6n Interamericana deContabilidad (AIC),
queson el marco dereferencia en el dmbito internacional.
a. Normas Tcnicas de Auditoria
19 En uso delas facultades establecidas en la Ley Orgdnica, las Contralorfas
Generales eniiten lasnormas t~cnicas deL- 'toria para elejercicio de la
fiscalizaci6n en lasentidades del sectorptiblico, lascuales son deaplicaci6n
obligatoria porlasunidadesy losprofesionales responsables deejercutar la
auditorfa profesional, sean dela Contralorfa General, de las auditorfas internas
delas entidades pfiblicas y de las firmas privadas contraladas para realizar
auditoffa en lasentidades ptiblicas.
20 Las normas t6cnicas de auditorfa constituyen los principiosbdsicos que deben
cumplirse en ]a ejecuci6n de la auditoria, tanto porel nivel directivo como por
el nivel operativo de la organizaci6n y tienen la siguiente estnctura general
(l., nori..sen detalle estandisponibles en documento separado):
21 100 Normas Generales (Administrativas)
De aplicaci6n principal porlos nivelesdirectivos de las organizaciones que
ejecutan la auditorfa.
22 200 Normas Personales
A ser cumplidasporlos nivelesoperativos, sobre todoporlos equipos de
auditorfa conformados para ejecutarun trabajo especifico. La organizaci6n de
grupos de trabajo equilibrados para realizar la auditorfa esde aplicaci6n enel
nivel directivo.
23 300 Normas sobre la Ejecuci6ndel Trabajo
Relacionadas con el proceso de ejecuci6n dela auditorfa y son de aplicaci6n
permanente porel nivel operativo al ejecutar los estudios.
24 El nivel directivo de la entidad fiscalizadora tiene la responsabilidad de
verificar ]a observaci6n permanente de6stos principios bAsicos, mediante los
procedimientos de supervisi6n y direcci6n t6cnica aplicada al ejecutarla
auditoria.
25 400 Normas sobreel Informe
213 Normasparaeldesempefioprofesional
pdgina4
ManualdeProcedimientos
Auditoria
Establecen la forma, contenido y trmitedel producto final de la auditoria,en
consecuaencia la responsabilidad
deaplicarlas escompartida entre los niveles
operativ(, directivo. El primero termina su responsabilidad
con la
preparaci6n del documento final y la entrega de losrespaldos completos del
trabajo ejecutado, mientras el segundo cumple su responsabilidad
con la
revisi6ny tr~mite deaprobaci6n, hasta iaentrega alos usuarios finales.
b.Nomias emitfdas por laOrganizacl6ri Internaclonalde Entidades
FiscalUzadoras
Superlores (INTOSAI
26 La INTOSAI ha preparado, aprobado y emiddo normasdeauditoria
consideradas como guias deactuaci6n o lineamientos deorientaci6n paralos
organismos miembros al ejercer la audito." enla administraci6n
ptiblica de
cada unode los paises.
27 La estructura y los titulosque serelacionan conel contenido de lasnormas de
la INTOSAI se presentan a continuaci6n,
(los postulados y las normas en
detalleestin disponibles en documento separado):
I PostuladosB~sicos
Juicioimparcial
Coherencia delasnormas
Obligaci6n derendircuentasal piblico
Controles intemos
Responsabilidad
Conflictode intereses
Actividadesa auditar
II NormsGenerales
Independencia
Competencia
Cuidadodebido
Otra3 normasgenerales
" Reclutarpersonal
a Desarrollary capacitara supersonal
" Prepararmanualesyotras gufasdeauditorfa
" Promoverhabilidades yexperiencias
" Revisarlaeficiencia yefectividad interna
" Confirmarlosprocesos queaseguranlacalidadintegral
a Asegurarlacalidad delinformedeauditorfa
" Asegurarmejoras yevitarla repetici6ndelasdeficiencias.
213 Normasparaeldesempefioprofesional
p~gina5
Manualde ProcedimientosAuditora
III NormasDe Ejecucl6n
Planeaci6n
Supervisi6n yRevisi6n
EstudioyEvaluaci6ndelControl Interno
EvidenciadelaAuditoria
Andlisis de losEstados Financieros(Declaraciones)
IV NormasparalaPreparacl6ndeInformesen laAuditoria Gubernamental.
Forma:
Contenildo:
Titulo
Integridad
Fecha
Temdtica
Firma
Base Legal
Temdtica
Cumplimiento conlas normas
Oportunidad
c.NormasdeAuditorladeGeneral Aceptacl6r (N4AGA)
28 La Contaduria Piblica como profesi6n hapromulgado 'asNAGA y son de
aplicaci6n obligatoria en lasactividades ejecutada: porlos profesionales
responsables de lafunci6n de auditorfa. La aceptaci6n incluye a todoslos
paises deAmerica miembros de ia Asociaci6n Interamericana de Contabilidad.
29 Las NAGA por laprofesi6n de ]a Contaduria Piblica y deaplicaci6n
obligatoriaen el ejercicio de laauditoria financiera son las siguientes, (el
detalledel'snormas esSdisponible en documento independiente):
200 Normasgenerales:
210 Entreriamiento t6cnico ycapacidadprofesionaldelauditor
220 Independencia.
230 Cuidado yDiligencia Profesionales enel desempeso deltrabajo.
300 Normas relativasa laejecucl6ndeltrabajo
310 La Planeaci6nadecuada yoportunidad enlasupervisi6ndel
trabajo.
320 Estudioy6valuaci6n delcontrolinternoporelauditor.
3WO Evidencia
400 Normas relativasala.nformacl6n y dlciamen
410 Cumplir,;e.atodelosprincipiosdecntabilidad generalmente acep-
tados (PCGA).
420 Unilormidad en fa aplicacindelos PCGA.
213 Normaspa)a eldese,,Tp&foprofesional
pdgina6
ManualdeProcedimionfos Auditorfa
430 Revelacionesinformativas adecuadas.
440 Expresi6nde laopini6nenel informe delauditor.
30 Esclara la relaci6n estrecha queexiste entre las normas parael ejercicio
profesional de Ila auditorfa delas tres fuentes sefialadas. Las diferencias
existentes principalmente
tienen relaci6n con el objetivo, el Smbitoacci6n yel
alcancedel trabajo. Para el ejercicio dela auditoria en )a administraci6n
pdblica, es obligatoria la aplicaci6n delas normas en el siguiente orden:
" NormasTcnicasdeAuditoriaemitidas por]a Contraloria General;
NormasdeAuditoria delaINTOSAI; y,
" Normasdeauditoria degeneral aceptaci6n de laprofesi6n delContador
Piblico.
214 La polftlcaInstituclonal sobreauditorfa
31 La politica deauditoria regula y gufa las actividades t&cnicas y administrativas
realizadas por las unidades encargadas de las funciones de fiscalizaci6n dela
Contralorfa General y de lasunidades deauditotia interna de las entidades
piblicas,asi comode lasfirmas privadas contratadas para realizar la
auditoria en lasentidades pfiblicas. Las siguientes polfticasconstituyen el
fundamento para el ejercicio de la auditoria en la Administraci6n
Pdblica:
a. Eficlenclade la auditoria
32 La auditoria pre.esional serA ejecutada deacuerdo con las mselevadas
normas Acnicas y procedimientos
modernos que fomenten la eficiencia en ]a
utilizaci6n delosrecursos dedicados a la fiscalizaci6n.
33 La funci6n principal de la Contraoria General y de las unidades de auditorfa
interna es fiscalizar la utilizaci6n de los recursos ptiblicos. Por lo tanto, la
administraci6n
delos organismos defiscalizaci6n deben constituirse en un
ejernplo prActico del manejo eficiente desus recursos para las entidades,
unidadeso programas de la Administraci6n
Pfiblica.
b. Sistema Integrado de flscalizacln
34 Las actividades deauditorfa ejercidas integralmente garantizan mejores
resultados frente a una I't ministraci6n Pdblica cada vez mzs grande y ns
compleja. La coordinaci6n tcnica directa entre loselementos activosdel
sistema defiscalizaci6n fbmenta la eficiente evaluaci6n delas actividades,de
acuerdo con los planesy programas establecidos.
c. De io Impo.tante alomenos relevante
35 La estratificaci6r de la Adirinistraci6n
Piblica para una mejor orientaci6n de
losesfuerzos deauditorfa esun paso oLligatorio enlosdiferentes niveles de
actividad. Al prcparar cl plan anual deauditoria o al programar una
auditorfa especifica, obligatoriamente
debe realizarse unanglisis dela
significatividad
o relevancia de cada unode loscomponentes a Ser estudiados,
en relaci6n con el objetivo de la entidad y de ia auditoria.
ch. Enfoque positivo
36 Losprofesionales encargados de ejecutar la auditora en lasentidades dela
Administraci6n
PtIblica deben mantener una actitud positiva y constructiva
durante el estudio. La auditora debe enfatizaren lasactividades sustantivas
de una entidad, quepresenten mayoresoportunidades para introducir
214 Lapoliticainstitucionalsobre auditorIa
p~gina 7
210 Actividades Gerenciales
mejoras, teniendo en cuenta lasignificatividad decada componente
considerado enlaauditorfa.
d. Normatividad tdcnica
37 Para el ejercicio de laauditorfa profesional en laAdministraci6n Pfiblica se
hanemitido las NormasTcnicasde Auditorfa, lascuales constituyen los
principios fundamentales que determiran lanaturaleza y amplitud dela
informaci6n aobtenerse pormedio de losprocedimientos de auditoria, y son
consideradas como las medidas decalidad para ejecutar el trabajo.
38 El Manual deProcedimientos de Auditoria contiene lafilosofia, la
metodologia ylos procedimientos administrativos y t6cnicos para el ejercicio
de laauditoria, suaplicaci6n esobligatoria en lasactividades desarolladas
porla Contraloria General, las unidades deauditoria interna y las firmas
privadas contratadas, para realizar laauditoria en lasentidades pfiblicas.
39 Adicionalmente, deacuerdo con lasnecesidades pr~cticas se emitirdn guiasde
auditoria para situaciones especificas oespecializadas, relacionadas conlas
actividades tcnicasy administrativas de auditoria para ]a Contraloria General
o paralas unidadesdeauditoria interna de las entidades pfiblicas,dentro del
marcoestablecido por las normas t6nicasy el manual de procedimientos de
auditoria.
e. Slstematlzacl6n delaauditorla
40 La definici6n, aplicaci6n y actualizaci6n peri6dica de una metodologia de
trabajo uniforme, quefomente el entrenamiento ylaparticipaci6n eficiente de
losprofesionales responsables deejecutarla, constituye e!pilar fundamental
para lograr ]a eficiencia y eficacia on la utilizaci6n de ios recursos destinados a
laE accionesde fiscalizaci6n.
41 Eneste documento sedefine el proceso que demanera obligatoria deben
aplicar loselementos activos de]a fiscalizaci6n, sefialados en elpirrafo 31 de
dste capitulo, en elejercicio de laauditoria a lasentidades de la
Administraci6n Pfiblica.
f. Grupos mulidlsclpllnarios
42 La auditoria puede cubrir elestudio decualquier operaci6n o actividad
(tdcnica, administrativa o financiera) deuna entidad. Por lo tanto,algunas
actividades tienen unelevado nivel t~cnico o especializado que obligan ala
participaci6n deprofesionales deotrasdisciplinasdiferentes a ladel Contador
Pfiblico.
43 Los resultados delas laboresdel especialista deben presentarse por escrito yse
integrar.n enelcontenido del informe deauditoria. En el caso deinformes de
especialistas que sean considerados muy extensosy especializados, pueden
incluirse como anexos en elmismo informe deauditoria.
g. Participacl6ndelasauditoriasInternas
44 Un elemento fundamental en laaplicaci6n delsistema integrado de
fiscalizaci6n constituyeft las unidaders deauditorfa interna, lascuales deben
planificar y programar su.actividades enestrecha coordinaci6n tcnica con la
Contraloria General, para ;olaborar e integrar los esfuerzosde auditoria y
evitar laduplicaci6n de sus actividades.
45 La relaci611 permanente de lasunidadesde auditoria interna con laentidad
examinada, lacalifican como ]a misid6nea par3 recopilar, organizar,
mantener y actualizar elarchivo permanente de auditoria, el cual estarA
disponible como lafuente principal de informaci6n para losauditores de la
214 Lapoliticainstitucionalsobreauditorfa
pdgina8
Contraloria General o delas firmas privadas contratadas,al iniciar el estudio
correspondiente.
h. Evaluacidnfinancleradelasoperaclones
46 Durante el ejercicio de cualquierclasede auditoria se debeconsiderar el
proceso presupuestario y contable como parte integral del estudio,
conjuntamente con la informaci6n financiera relacionada, sobre una base
comparativa deal menos los dos iltimosafios.
47 El anilisis dela informaci6n financiera debeorientarse a los segmentos
importantes, determinando los rubros, programas o actividadesque presenten
problemassobre su comportamiento
ocomposici6n, para programarel anilisis
detallado enel desarrollo del estudio.
i. Componentes importantes parala auditoria
48 El desarrollo de ia auditoria de una entidad, unidad administrativa, programa,
segmento o actividad de la Administraci6n Pdblica, incluiri suscomponentes
misimportantes, tomando en cuenta primero las operaciones sustantivasy
luego las de car~icter adjetivo.
49 Las operaciones sustantivas son lasque tienen relaci6n directa con ]a
producci6n de bieneso servicios de los di,'erentes componentes examinados, y
lasactividades adjetivas son lasque ofrecen apoyo para ejecutar las
actividades sustantivas.
215 Laauditorla profesional
so La auditoria profesional en la Administraci6n
Pfiblica se ejecuta deacuerdo
con losrequerimientos establecidos en las normas tcnicas deauditorfa y
aplicar do las t6cnicas,m6todos y procedimientos contenidos enel manual de
procedimientos
y en lasguiasemitidas sobre asuntosespecificos o
especializados deautditoria.
51 Generalmente la auditoria se realiza mediante la aplicaci6n depruebas
selectivas a las actividades sustantivas y adjetivas que cumple Iaentidad
sujeta a estudio o prirte de ella. La naturaleza, extensi6n, oportunidad y
aplicaci6n de dichAs pruebas dependede las caracteristicas de laentidad o
actividad a ser examinada y esun asunto que siempre estA sujeto al criterio
profesional del auditor.
a. Ejecutoresyorlentacl6nde lafiscalizaal-6n
52 Considerando el organismo queia ejecuta, ]a auditoria se clasifica en interna y
externa. La auditorfa interna es ejecutada porunidadesespecializadas de cada
entidad piblica y ]a auditorfa externa es desarrollada por la Contralorfa
General y por las firmas privadascontratadas.
53 El objetivo de la ,uditoria interna esevaluar en forma independiente las
actividades sustantivjs yadjetivas realizadas porla entidad, en procura de
rnejorar su eiicienci, y eficacia, asi comodeterminar el cumplimiento delas
disposiciones legales y medir el logro de las metas y objetivos propuestos.
54 Las actividades sustantivas deuna entidad se relacionan d2 manera directa
con susobjetivos importantes y con el fin primordial de su existencia, -a sea
la prestaci6n deservicio, o la producci6n debienes, deacuerdo con las
disposiciones legales y normativas dictadas para el efecto.
55 Las actividades adjeivas est~in constituidas -or los servicios deapoyo
requeridos para cumplir los sinesu objetivos dela entidad y por Io regularse
relacionan con la planificaci6n de lasactividades, la organizaci6n institucional,
el sistema de registro e informaci6n deUas operaciones, los procedimientos de
214 Lapoliticainstitucionalsobre auditoria
pagina9
Manualde ProcodimientosAuditoria
CursodeAuditoria Operativa
control aplicados y elmanejo o administfaci6n delos recursos humanos,
materiales,financieros y tdcnicos.
b. Clases de auditoria
5 La funci6n deauditoria realizada en las entidadesdelaAdministraci6n
Pdblica, seclasifica en las siguientes:
o Auditoria operativa.
o Auditorfa financiera.
o Estudiosespeciales-operativos.
" Estudiosespeciales-financieros yde cumplimiento legal.
" Estudiosespeciales-denuncias.
Auditoriaoperativa
57 La auditorfa operativa esta dirigida aevaluar elgrado deeficiencia y eficacia
alcanzado por laentidad, asi como determinar el cumplimiento delas
disposiciones legales y medir ellogro dcelas metas y objetivos propuestos.
0 Auditorfafinanciera
58 La auditoria financiera estdencaminada a dictaminar sobre larazonabilidad o
nodeia informaci6n contenida en los estados financieros, para locual se
evaluarin los controles internosaplicados y se verifi'arA elcumplimiento de
las disposiciones legales pertinentes.
0 Estudiosespeciales-operativos
59 Los estudiosespeciales con orientaci6n operativa estindirigidosal examen de
aspectosespecificos relacionados con las actividades sustantivas o adjetivas
realizadi', poruna entidad, conel fin deevaluar elgrado deeficiencia y
eficacia alcanzado, elcumplimiento delasdisposiciones legales y medirel
logro delas metasy objetivos propuestos.
C Estudiosespeciales-financieros
60 Losestudios especiales conorientaci6n financiera estdn dirigidosal examen de
aspectos especificos relacionados con lainformaci6- contable y presupuestaria
presentada por laentidad, para lo cual seevaluard el control interno aplicado
y se verificardi el cumplimiento delasdisposiciones legales pertinentes.
a Estudiosespeciales-denuncias
61 Los estudiosespeciales originados en]a recepci6n ycalificaci6n dedenuncias,
est~n dirigidos al examen exclusivo delosaspectos calificados deladenuncia,
para lo cual se evaluardn los procedimientos decontrol interno aplicados y se
verificarS elcumplimiento delas disposiciones legales pertinentes.
c. Eficlencla de laauditorla
62 El ejercicio delaauditoria resulta mzsefectiva cuando elestudio se realiza en
elmenor tiempo posible despuds delaejecuci6n delas actividades porparte
delaentidad examinada. El valor delaouditoria disminuye enrelaci6n
directa con lademora existente,entre lar;ecuci6n delas operaciones y ia
presentacion dcl informe sobre el asunto estudiado.
63 La aplicaci6n deprogramas queaseguren lacalidad delos resultadosce
auditoria esimportante para efuncionamiento del sistema integrado de
fiscalizaci6n, debiendo aplicarse revisiones internas dirigidas a:
0 Confirmarque losprocesosestablecidos aseguren lacalidad integraldel
servicio.
214 Lapoliticainstitucionalsobreauditorfa
p~gina 10
ManualdeProcedimientosAuditoria
CursodeAuditor/aOperativa
" Asegurarlacalidad delinforme deauditoria.
" Fomentar lasmejoras y evitar la repetici6nde lasdeficiencias.
64 El apoyo e integraci6n de todos los niveles deauditoria, asistentes,auditores,
encargados, supervisores, jefes ydirectores, hacia el continuo mejoramiento y
actualizaci6n de los procedimientos detrabajo, genera mayores voliimenes de
producci6n y mejora la calidad de los productos de la auditorfa.
216 El personal dela Contralorfa General
65 La auditoria ejecutada porloselementos activosde la fiscalizaci6n, dependen
engran medida dela calidad de sus profesionales, porlo tanto,es necesario
definir y aplicar un proceso que incluya ]a selecci6n, reclutamiento y
promoci6n delosprofesionales mAs destacados, la participaci6n en un
programa deentrenamiento intenso y ]a asignaci6n de responsabilidades
crecientes, deacuerdo con suslogros y las experiencias acumuladas, para
garantizar la calidad de los informes producidos.
66 Considerando el amplio imbito del sisterna integrado defiscalizaci6n en la
Administraci6n Pfiblica, el personal de auditoria podrAi acreditar diversas
profesioncs o especialidades, en consideraci6n de lasactividades sustantivas y
delos objetivos primarios delas entidades sujetas al control.
67 Los profesionales responsables del ejercicio de iaauditoriaen la
administraci6n pfiblica deben acreditar su afiliaci6n y participaci6n activa en
losorganismos gremiales respectivos, deacuerdo con su formaci6n profesional.
68 La administraci6n de los recursos humanos deauditoria establecerA los
requisitos minimos, tanto para el reclutamiento como para la promoci6n, los
mismosque deberdin ser revisados y actualizados de manera permanente.
69 Las labores deauditoria son de cardcterconfidencial, por lotanto el personal
ejecutor rmantendrdi absoluta reserva en el ejercicio de sus funciones,respecto
de t(.rceras personas o entidades. Esta condici6nes permanente adn despu6s
que el auditor haya cesado en su cargo.
70 El personal deauditorfa en funciones debe abstenerse de realizar declaraciones
pdiblicas relacionadas con la ejecuci6n de su trabajo y los resultadosobtenidos.
En todos los casos, primero debe obtenerautorizaci6n del nivel superiorpara
hacer declaraciones ptiblicas.
71 El ejercicio de la auditoria requiere discreci6n en ]a actitud para obtencr
evidencia importante, de ]a misma manera el personal encargado del trabajo
debe serprudente alemitir juicios o expresiones que porsu naturaleza y
contenido podrfan lesionar la imagen de ia entidad sujeta a estudio yde los
funcionarios responsables de su administraci6n. Igual condici6n debe
observarse al referirsea la entidad en la cual laboran.
72 El personal encargado de las funciones de auditoria estarAi sujeto a un
programa de entrenamiento que permita desarrollar su capacidad t6cnica, para
ofrecer un servicio eficiente y de elevada calidad profesional.
73 Losconocimientos y la especializaci6n delos auditores por sectores, entidades
oactividades de la Administraci6n Piblica fon-. nta la eficiencia y ]a
efectividad en el ejercicio de ]a auditoria. Esta condici6n positiva para
administrar los recursog de auditoria es importante al preparar ]a planificaci6n
institucional deia auditoria.
74 Mantenerdisponible un inventario de los recursos humanos y t6cnicos para
programar y promover la capacitaci6n y entrenamiento, facilita la
planificaci6n y direcci6n efectiva de la auditoria en el mediano vlargo plazo.
216 Elpersonaldela Contraloria General
pagina 11
Auditoria
CursodeAuditoriaOperatlva
75 La planificaci6n
y aplicaci6n de programas dezotaci6n delpersonal de
auditoria, de acuerdo con lossectores, entidades o actividadesdelos
diferentes imbitos decontrol, constituye unaprictica que promueve elinterns
y la proyecci6n depersonal hacia un mayor conocimiento.
Los programas
peri6dicos derotaci6n seaconseia realizarlos cada tres afioscon una parte del
personal decada una delas unidadde auditoria.
217 Calificaci6n
delosestudlosdeaudhtria
76 Tanto las auditorias programadas
como losestudios solicitados mediante la
presentaci6n
dedenuncias, requieren un proceso decalificaci6n, enel primer
caso para incluirlos enia planificaci6n
institucional
a mediano y a corto plazo
yen elsegundo caso para deconsiderarlos
importantesincluirlos como parte
delosestudios imprevistos delplan deauditoria a corto plazo.
a. Definiclones
b6sicas
77 Todos losex.imenesdeauditoria para serincluidos como un estudio
IMPREVISTO
de plananual deauditoria, deben cumplir el proceso tknico
declasificaci6n, andlisis y calificaci6n, demanera obligatoria.
78 El proceso declasificaci6n, andilisisy caliLcaci6n delas solicitudes deestudios
y denuncias presentadas formalmrente
enia Contraloria General, incluird el
estudio tocnico y juridico delas condicionesexistentes para ejecutarlo,
considerando
laimportancia del hecho,su incidencia enlas operaciones dela
entidad, ]a disponibilidad
deinformaci6n
quepermita su verificaci6n y la
posibilidad deincluirlo como partedeuna auditoria demayoralcance y otros
aspectos queseconsideren deinter6s para laadministraci6n
superior dela
Contralora o unidade deauditoria interna.
b. Procesodecalificacl6n
79 La calificaci6n de]as solicitudes deestudios comoparte delos imprevistosdel
plananual deauditorfa, requiere:
* Cumplircon lossiguientesrequisitosformales:
" Presentaci6n
porescrito
" Identidad deldenunciante
a Direcci6n delsolicitantey n6mero deltel6fono.(de serposible)
a Indicaci6ndelasfuentesdeinformaci6n
conocidas.
a Documentaci6n
del hehodenunciado de serpertinente
a Internscolectivo de]a denuncia.
a Mantenerenreserva laidentidaddeldenunciante.
Aplicarel proceso t6cnicopara calificarlosestudiosa ejecutar yeltrAmite a
seguirporlas solicitudesquenoanteriteneliniciodeunestudio
especial-denuncias.
Documentdrse
las indagaciones
y verificaciones
realizadas enunexpediente
depapeles detrabajo, queseconstituya en elrespaldo para ]a decisi6n
tomada porlos niveles superiores.
c. Procesoadministrativo
paracalificarlasdenunclas
El proceso administrativo
a seguir por lassolicitudes deestudios enel caso de
lasdenuncias ingresadas formalmente a laContraloria General, incluye los
siguientes pasos:
217 Calificaci6n delos estudiosde auditoria
pagina 12
Auditoria
CursodoAuditorsa
Operativa
210 Actividades
Gerenciales
" Receptar
la solicitud
odenuncia
yregistrar
su ingreso.
" Revisarel cumplimiento
delo:,reque imientosminimos
establecidos.
* Aplicarlospasospara ejecutar la revisi6nprelimtar
(RP), fase2del proceso
dela auditoria
definido
porla Contralorh
a Estudioinicial;
" Comprensi6n
delasactividades;
" Documentaci6n
dela Revisi6n Preliminar;
y,
" Resultados
obtenidos,
incluyeel reportesobre lascondiciones
existentes
ylas alternativas
deejecuci6n
determinadas.
" Preparar
un reporteparaconocimiento
ydecisi6n del Contralor
General,
listando enorden deprioridades
lasalternativas
de trdmi-equesesugiere
para lasolicitud,
bien seapara iniciarunestudioespecial deauditoria,
caso
enel cual seincluirin
loscriteriosdeejecuci6n
del mismo,opara emitirun
pronunciamiento
sobreel hecho denunciado
oestudfo solicitado
(incluyeel
proyecto
del pronuaciamiento).
" Decidir(Contralor
General) laorientaci6n
queseguird lasolicitud,
sea para
incluirlo comounestudio imprevisto
enel plananual deauditoria
opara
emitirel pronunciamiento.
" Actualizar
elplan anualdeauditoria
incluyendo
loscriteriosdeejecuci6n
deterninados
enla auto-izaci6n
del Contralor
General.
" Reportar
cada trimestre
of avance logradoen ]a ejecuci6n
del plananualde
auditoria,
incluyendo
los IMPREVISTOS
autorizados
porladirecci',n
superior.
217 Calificaci6n
de losestudiosdeauditoria
pdgina 13
manuaiaeI-'rocedimientos
deAuditor/a
220 Planificaci6n
Institucional
delaAuditor/a
220 Planificaci6n
Institucional
de laAuditoria
01
La planificaci6n
institucional
de]a auditorfa incluyelas necesidades
prioritarias
de todoslos niveles del gobierno, la misma que sobre una base
cfclica posilite ejecutar la auditorfa en todas las entidades importantes
o
estrat6gicas
que conforman
el Ambito de cadaunidad operativa deauditoria.
02
La planificaci6n
de la auditorfa integra las actividades
exigidas por las
disposiciones
legales que establecen
un plazo para concluirlas.
El restode
estudios sc programan
considerando
un orden deprioridades
deacuerdo con
las politicasde planificaci6n
dictadaspor el ContralorGeneral.
221 Polticasde planificacl6n
03
Corresponde
al Contralor oal Subcontralor
emitir, reformar oactualizar las
politicas deplanificaci6n
de auditoria, las mismasque serAn revisadas
peri6dicamente,
depreferencia
antes deiniciarel proceso de planificaci6n.
04
Las politicas incluirin criterios gerenciales
y t&cnicos que perrnitan
sistematizar,
estandarizar
y agilizar el proceso deplanificaci6n
global de]a
auditorfa.
05
Las politicas generales para planificar la auditoria son lassiguientes:
a. Laplanificaci6n
dela auditoriaesflexibleyporlo tantoseactualizard
peri6dicamente.
b. El Contraloroel Sub.ontralor
tienenlaautoridad para aprobar los
planes acorto ymediano plazo,asicomosusactualizaciones.
c. Losestudiosimprevistos
realizados porsolicitudes
odenuncias,
en todos
loscasos serAn autorizados
porel ContraloroelSubcontralor.
d. Loscontralores
generales determinar~n
un porcentaje delos recursos
humanosefectivosdeauditoria para realizar losestudiosimprevistos,
elrnismoqueserA considerado
alprepararla rlanificaci6n
anual.
e. Cadaunidadoperativa deauditorfa debeprepararsuplanificiaci6n
a
mediano plazo (cuatroafios), la nisma queleservirdcomo elmarco
dereferenda paraprepararelplananual.
f. Para cadaaiio sedebe prepararel planconsolidado
delasactividades
de
auditorfa a serejecutadas
porlaContralorfa
General.
g. Elplan anualenejecuci6nserA evaluadoporla propia unidadoperativa
cada semestreylos resultados
comunicados
a loscontralores.
h. Las unidadesoperativasdeauditorfa informardn
aloscontralores,
cuando menoscada t-imestre,sobreel avancelogradoen laejecuci6n
delplanydelosestudiosimprevistos
autorizados.
i. Laresponsabilidad
deplanificar lasactividades
deauditorfaeinformar
sobre losresultados logradoscorresponde
a lajefatura delasunidades
operativas
defiscalizaci6n.
222 Coordinaci6n
t cnica con lasunidades
deauditoriaInterna
0La
relaci6n t6cnica estrecha entre los elementos activos dela auditoria en el
sectorpfiblico, constituye unaactividad prioritaria quepermite la adecuada
utilizaci6n delos recursos disponibles,
evita la duplicaci6n
de func' nes y
221 Politicasdeplanificaci6n
p~gina 14
deAuditorfa
CursodeAuditoria Operatlva
220Planificaci6n InstitucionaldelaAuditoria
esfuerzos, delimita losdmbitosde control ypromueve laespecializaci6n
delos
auditores.
07 Principalmente
en ]a planificaci6n
de laauditoriaserequiere una estrecha
coordinaci6n ticnica que promueva laeficiencia y sistematice lasacciones de
las unidades de auditorfia interna delas entidadespiiblicas y de]a externa
realizada porlaContralorfa General en laAdministraci6n
Pdblica, de acuerdo
con las siguientesdirectivas:
a. Competeexclusivamente
alas auditoriasinternas mantenerel archivo
permanente decada entidadydelosorganismos adscritossujctosasu
fiscalizaci6n.
b. Losauditores delaContraloria yde iapropia auditoria interna
revisar~n dichoarchivo comolaprincipal fuentedeinformaci6n, al
iniciarlaejecuci6n delosestudiosautorizados.
c. La planificaci6n
de lasactividadesa corto ymediano plazosdelas
unidades deauditorfa internadelasentidades pfiblicas,se realizarden
estrecha coordinaci6n t6cnica conlasunidades operativasdela
ContralorfaGeneral, conforme lasrespectivas directivtsemitidas.
d. El Ambito defiscalizaci6n de]a auditoria internaydeiaauditoria
externa ejecutada porlaContraloria General serdi definida claramente
al prepararelplan deauditorfa amediano plazo.
e. Las unidadesdeauditoria internainformarAn a !aContraloriaGeneral,
cada seismeses,sobreelctumplimiento
delaplanificaci6n anualdela
auditorfa,incluycndo losestudiosprogramados ylosimprevistos,
dete'minando
suestadodeejecuci6n.
f. La Contralorfa General, cuando inicie unestudioen lasinstitucionesque
disponendeuna unidaddeauditorfainterna,evaluard lacalidad del
trabajo ejecutado pordicha unidad, deconformidad conlos
lineamientos
establecidos enestemanual yotrosnormativos tdcnicos
ylegales.
223 Planificac6na medlano plazo
08 La planificaci6n a mediano plazo de laauditoria, incluird un periodo de
cuatro afios,en quese programe el estudio de todas las instituciones
importantes y estratdgicas de laAdministraci6n
PNiblica. Las auditorias
internas planificarin a mediano plazo de acuerdo con su Ambito decontrol.
09 Para ]a planificaci6n a mediano plazo debeutilizar la politica de"lo mAs
importante a lomenos relevante" que exige dirigir las acciones deauditorfa
hacia las instituciones y actividades relevantes de laAdministraci6n
Ptiblica,
que contribuyen mayormente a laprestaci6n de servicios a lacomunidad,
incluyendo losaspectos tanto cualitativos ycomo cuantitativos.
10 El objeth'o msimportante de laplanificaci6n amediano plazo esla
integraci6n delasactividades de fiscalizaci6n proyectadas, mediante la
preparaci6n de planes globales deauditoria interna y deauditorfa extema,
que faciliten ]a consolidaci6n
de los resultadosen el nivel institucional y/o
sectorial.
11 Las directivas para planificar a mediano plazo serinemitidas periodicamente
por loscontralores ycon lasuficiente antelaci6n, para lapreparaci6n del
documento formal sobre ia planificaLi6n.
223 Planificaci6namedianoplazo
pdgina 15
ManualdeProcedimiqntos deAuditoria
CursodoAuditorfaOperativa
220 Planificaci6nInstitucionaldelaAuditoria
12 La planificaci6n a mediano plazo serS actualizada una vez al ahio, cuando se
prepara el plan anual de auditoria, elcual constituye el plan operativo decada
unidad deauditor.a, y esta sujeto a losobjetivos y orientaci6n del plana
mediano plazo.
13 Al finalizar el afio calendario debeprepararse un informe deevaluaci6n del
avance logrado en la aplicaci6n del plana mediano plazo, sobre una base
comparativa y de manera acumulativa paraconocimiento de loscontralores.
14 La planificaci6n amediano plazo incluirS la siguiente informaci6n bdsica para
proyectar las actividadesdeauditoriay para constituirse en la guia al
prepararel plan anual (operativo) deauditoria:
a. Breve exposici6ndemotivosque fundamentesucontenido yorientaci6n
b. Politicasdefinidas porloscontralorespara laplanificaci6n,debidamente
referenciadas alosdocumentosque fundamentenla informaci6n.
c. Selecci6n delasinstitucionesosectores importantes tornadoscomobase
para laplanificaci6n, considerando losrecursoshumanos
efectivamente disponiblesen lasunidades deauditoria interna,para
aplicarla fiscalizaci6n enformaintegrada.
d. Detalln delosobjetivosalograr,clasificados porinstitucionesosectores
dela administraci6npfiblica enqueseejecutari laauditoria,tanto por
laContraloria General comoporlasunidadesdeauditoria interna.
e. Estimaci6ndelposible alcancedelestudio programado, deacuerdocon
laclasedeauditoria arealizar.
f. Estimaci6ndelosrecursos humanosa serutilizados enlaejecuci6n de
cadaauditorfa planificada, identificando elnfimero dediashombre
efectivos paracompletarlasacciones planificadas.
g. Cilculo estimado delos diasrealmentedisponiblesdel personalde
auditora,paracumplircon el plan demediano plazo.
h. Cronograma deactividadesaejecutardetallando:
a El sectorolaentidad ptiblica enqueseejecutarinlos estudiosde
auditoria.
a El nombreotitulo asignadoal estudioporrealizar.
a Los diashombre estimadosparaejecutar el trabajo,incluido el
tiempoparalasupervisi6n demaneraindependiente.
a Laestimaci6n delosrecursos financierosqueserincontrolados o
fiscalizados,mediantelaejecuci6ndelestudio.
a Elperkodo enelqueseprev6 ejecutar elestudio, considerandoel
tiempo disponibleylascondicionesfavorables paraejecutarlo, por
ejemploa disponibilidad deinformaci6n.
a La polftica definidapara utilizarlosrecursosal relizarlosestudios
imprevistos calificadosporloscontralores.
224 Planificaci6nanual (plan operativo)
15 El plan operativo deauditorfa constituye unsegmento o una parte del plan de
auditoria a mediano plazo, y se loprepara con el prop6sito dedisponer de
una herramienta que oriente al nivel directivo sobre las actividades prioritarias
224 Planificaci6nanual (planoperativo)
pigina 16
deAuditoria CursodoAuditorla
Operativa
220 Planificaci6n
Institucional
delaAuditorla
de auditorfa
en el corto plazo, sin perder devista los objetivos
globales
de la
planificaci6n
a mediano
plazo.
16
La preparaci6n
y ]a ejecuci6n
del plan operativo
aprobado
es una de]as
responsabilidades
del nivel directivo
dela unidad operativa
quetenga
autoridad
para decidir sobre su ejecuci6n,
al emitir lasasignaciones
do trabajo
oal suscribir
los informes
de auditoria.
17
El plan anual serA actualizado
enuna sola ocasi6n,
luegode realizar
la
evaluaci6n
semestral
al interior
dela unidad de auditora
respectiva,
]a que
doberg seraprobada
porel Contraior
oSubcontralor.
18
Es obligaci6n
delosjefes de las unidades
operativas
deauditoria
preparar
un
reporte gerencial
para conocimiento
de loscontralores,
al conclir
cada
trimestre,
en el cual seindicarA
el avance logrado
en ]a ejecuci6n
del plany las
dificultades
existentes
para su cumplimiento.
19
Cada unidad operativa
deauditoria
realizarS
una autoevaluaci6n
de las
actividades
planificadas
en forma sernestral
ypreparard
un irforme
resumido
para conocimiento
del nivel superior.
Dicho informe
servird para documentar
lasnecesidades
deactualizaci6n
del plananual deauditoria
20
en ejecuci6n.
El contenido
minimo del plan operativo
deauditorfa
esel siguiente:
a. Breveexposici6n
delosmotivos
quedeterminaron
la orientaci6n,
contenido
y alcancedel plananual,considerando
elenfoque
delaplanificaci6n
amediano
plazo.
b. Resumen
delaspolfticas
deplanificaci6n
utilizadas
enIa preparaci6n
del
planoperativo.
C. La estimaci6n
y c~lculo delos recursos
humanos
efectivos
disponibles
para
ejecutar
losestudios
deauditoria,
disminuyendo
losdiasporfestividades,
vacaciones,
capacitaci6n,
incapacidad
y otros,porcada unidadoperativa.
d. Laidentificaci6n
de os estudios
deauditorfa
arealizar durante
elafloal
quecorresponde
elplan, conlossiguientes
elementos:
" El sectoro lainstituci6n
dela Administraci6n
P6blicaenquese
realizard
elestudio.
" El nombreotituloutilizado
parareconocer
elestudio deauditoria
arealizar.
" El objetivo
general sefialado
porelniveldirectivo
de la unidad
operativa
responsable
deejecutar
elestudio.
" Elalcanceproyectado,
deacuerdo
con]a clasedeestudioaefectuar.
" Losrecursos
hurnanos
quese estimaserAn utilizados
enla
ejecuci6n
delestudio,
determinados
endiashombrerequeridos
e
incluyendo
demanera
independiente
los asignados
para]a
supervisi6n
t&nica delequipo.
a Losrecursos
tcnicosespecializados
estimados
como necesarios
paraejecutar
lasauditorias
programadas,
deacuerdo
conel sector
oentidady el objetivo
delestudio,
endfashombreys6locuando
exista unaseguridad
razonable
desu requerimiento.
a Estimaci6n
de losrecursos
financieros
queserdn estudiados
al
ejecutar
laauditora,
talescomomovilizaci6n,
vi~ticos,
transporte
y
otros.
224 Planificaci6n
anual(planoperativo)
pigina 17
de Auditorla
220 Planificaci6nInstitucionaldela4uditorfa
e. El cronogramadeactividadesque incluyalosestuidios programados y
detalladosenelliteralanterior,seiandoelnombredelainstituci6n, los
recursoshumanos estimadosen diashombre parasu ejecuci6n,elmonto
previsto delosrecursos aexaminarycl perfodomzspropicio enqueseespera
ejecutarlaauditoria,denitro delafho alquecorresponde el plan.
I. Al finaldelcronogramacomo un estudioa realizar seincluirgel tftulo
IMPREVISTOS,
sefialandolaasignaci6n global delos recursoshumanos
efectivos,calculadosen diaslaborables,que correspondaal porcentaje
establecidoporelContralorGeneral para atenderlassolicitudesdeestudiospor
denuncias,bajoel cualseiriin registrandolosestudios autorizados,detallando
la fecha, referendaal documentodeautorizaci6n y loscriterios detalladosenel
literalanterior.
21 Los estudios de auditoria autorizados porloscontralore3 con cargo a
imprevistos, irdncompletando el planoperativo deacuerdo con ]a
autorizaci6n y lasestimaciores realizadas. Los reportes trimestrales deavance
incluirdn este elemento indicando el saldo existente endias hombrequeest6
porutilizarse oelexceso utilizado.
22 El esquema indicado para el plan operativo es elminimoy es obligatorio para
todas lasunidades deauditorfa de]a Contraloria General y para las unidades
de auditoria interna delas entidades de laAdministraci6n
Piiblica.
225 Desarrolho estratfglcodelaauditorfa
23 Corresponde a loscontralores definir laestrategia aseguir en laaplicaci6n de
]a fiscalizaci6n de laAdministraci6n
Piblica, lacual incluye ]a auditoria
realizada por ]a Contraloria y por las unidades deauditoria interna delas
entidades p6blicas.
24 La orienaci6n delaauditorfa esta definida en las politicasemitidas por los
contralores, tanto para laplanificaci6n como para laejecuci6n deltrabajo.
226 Rotacltn del6nfasisen laauditorfa
25 La auditorfa ejecutada por]asauditorfas internas delas institucionesde la
Administraci6n
Pfiblica ypor laContraloria General de la Repdblica, debe
considerar una variaci6n peri6dica delasactividades fiscalizadas,enfatizando
en lasoperaciones importantes, quepermitan luego devarios estudios
disponer deuna opini6n global respecto al sector o a laentidad auditada, en
su conjunto.
26 La rotaci6n enel 6nfasis delaauditorfa inicialmente requiere el conocimiento
general de lossectores y delas entidadesde ]a Administraci6n Pfbhca a ser
considerados como los elementos prioritarios delafiscalizaci6n.
227 Uso deespeclalistas
enlaplanificacl6n
27 La participaci6n de especialistas en la planificaci6n de laauditorfa es
excepcional, sin embargo debe preverse esta posibilidad de acuerdo conlos
objetivos delaauditorfa ycon los sectores identificados para el estudio.
28 La participaci6n de un especialista enlaplanificaci6n institucional, esta
supeditada fundamentalmente
a laorientaci6n t6cnica que se pretenda dar al
estudio.
225 Desarrollo estrat6gico delaauditor/a
pigina 18
Manual deProcedimientos
deAuditoria
CursodeAuditarfa
Operativa
220 Planificaci6n
Institucional
delaAuditoria
2La
parti-ipaci6n
del especialista
debeestar complementada
con ia integraci6n
de profesionales
en el 6rea deauditoria
para orientarlo
en la filosofia,
el
proceso y la necesidad
dedocumentar
las actividades
deauditorfa
que realiza
]a Contraloria
General y lasunidades
deauditorfa
interna de ]as entidades
piiblicas.
227 Usode especialistas
enlaplanificaci6n
pigina 19 V
/
Auditorfa
CursodeAuditorfa
Operativa
230 Organizaci6n
delaFunci6n deAuditoria
230 Organizaci6n
de la Funcion
deAuditoria
01
El cumplimiento
de losobjetivos
del sistema integrado
defiscalizaci6n
de
manera eficiente,
eficaz y econ6mica
es factible,
en mayor grado, si las
actividades
institucionales
han sidoplanificadas
yorganizadas
apropiadamente.
Porconsiguiente,
las unidades
activasde la fiscalizaci6n
deben considerar
que ]a organizaci6n
esuno delos medios id6neos
que
coadyuvan
en el cumplirniento
delos objetivos
de la auditorfa.
231 Organizaci6n
de las unidades
de auditorfa
02
La unidad deauditorfia
se organizari
con base en lossiguientes
factores y
analizando
la importancia
de los mismos:
0 El Ambitodefiscalizaci6n
asignado
paraelcontrol,
a La complejidad
tecnol6gica
delasactividades
sujetasasu revisi6n,
0 La diversidad
delas operaciones
ejecutadas
porlas instituciones
ounidades
sujetasa losestudiosdeauditorfa,
0 Ladispersi6n
geogrdfica
delasactividades
ejecutadas
porlasentidades
auditadas,
a El volumen
yndmero deoperaciones
desarrolladas
porlasentidades
sujetas
ala auditorfa,
* El ndmero
depersonal
encargado
delasactividades
sustantivas
yadjetivas
03
delasinstitudones
ounidades
incluidas
en elAmbitodefiscalizaci6n.
A nivel institucional
lasunidades
activas deauditorfa
estarin integradas
u
organizadas
deacuerdo
con el dmbito defiscalizaci6n
asignado
en la
normativa
decreci6n.
04
Cada unidad activadeauditorfa
mantendrd
actualizada
la lista delas
entidades,
organisnos
ounidades
administrativas
sujetas a su Ambito de
auditorfa,
incluyendo
los datos importantes
relacionados
con lasactividades
desarrolladas
porel elemento
pasivo de la auditorfa,
principalmente
los
siguientes:
" Nombre
completo
ysussiglasdeidentificaci6n,
cuando sea
aplicable,
" Ubicaci6n
delasprincipales
oficinas,
incluyendo
ladirecci6n
y
nimero
detelefono,
" Nombre
del titularenfunciones,
delauditorinternoydeldirector
administrativo
yfinanciero,
o Montodelosrecursos financieros
manejados
a travsdel
presupuesto,
" Niimero
depersonal
utilizado
enlasactividades
ysuubicaci6n
a
nivel central yregional.
o Principales
actividades
sustantivas
quesondesuresponsabilidad,
" Fecha dela tiltimaauditoria
yAreasincluidas
enel estudio.
05
Las unidades
activas deauditoria
estardn integradas
por un nivel directivo
y
porun nivel operativo.
E,nivel directivo
(directores
y jefes) tiene
responsabilidad
principalmente
por]a administraci6n
delos recurso:i
y poria
231 Organizaci6n
de lasunidad&s
deauditorfa
prgina20
CursodeAuditoria
Operatlva
Manual
de Procedimientos
Auditoria
230 Organizaci6n
delaFunci6n
deAuditoria
direcci6n
del personal.
El nivel operativo
(supervisores,
encargados,
t6cnicos,
asistentes
yadministrativos)
tiene la responsabilidad
principal
sobre las
actividades
t6cnicas
relacionadas
con la auditoria,
promoviendo
el apropiado
uso delos recursos
humanos,
materiales
y tecnol6gicos,
promoviendo
e incentivando
]a participaci6n
activa del personal
para la ejectici6n
eficiente
de
la auditorfa.
06
Las unidades
deauditorfa
debendisponer
del personal
t~cnico
de todos los
niveles
operativos
yen una relaci6n
apropiada
que permita
la integraci6n
en
equipos
de trabajo
para ejecutar
estudios
especfficos.
Losequipos
laboran
como una unidad
administrativa
responsable
de ejecutar
el proyecto
asignado,
la conclusi6n
dela auditoria
de acuerdo
con losestdndares
establecidos.
232 Organlacidn
delosequipos
deauditoria
07
Para cumplir
los objetivos
del estudio
con eficiencia
esnecesario
que ]a
auditorfa
est6 adecuadamente
planificada
y organizada.
Porconsiguiente,
durante
su planificaci6n
se determinard
qui6n realiza el trabajo ycuAndo
ser ejecutado,
ademcs
de establecer
los controles
para asegurar
quesea finalizado
seg-6n lo planificado.
08
La organizaci6n
del equipo
depende
devarios factores,
entre los queesta la
flexibilidad
de]a programaci6n
de losprocedimientos
deauditoria,
]a
experiencia
del personal
desupervisi6n
y el grado do coordinaci6n
con los auditores
internos.
El objetivo
esasegurar
que la auditoria
est6 provista
del
personal
apropiado
yque sea debidamente
controlada
para quelas acciones
correctivas
puedan
identificarse
yejecutarse
de inmediato.
09
Algunos
pasosque deben tomarse
en cuenta para ]a organizaci6n
deun
trabajo
de auditora
son:
" Acordar
losplazos requeridos
para finalizar
las principales
fasesdel trabajo
ypara emitirlos informes.
" Establecer
elapoyoqueproporcionari
el personal
de laentidad
yel
momento
enquepodrA sersuministrado,
ademds
de lacoordinaci6n
con los
auditores
internos.
" Confirmar
ladisponibilidad
de lainformaci6n
y hechos
criticos
como el
cierredeoperaciones,
preparaci6n
dememorias,
recuentos
ffsicosy otras
actividades.
" Estimar
el tiempo
requerido
para realizar,
revisar
y completar
]a auditorfa,
y
definir
el niveldeexperiencia
delpersonal.
" Determinar
el orden deaplicaci6n
delosprocedimientos
deauditoria
y ]a
fechaestimada
desu conclusi6n.
" Establecer
]a formadecontrolar
el avance
del trabajo.
10
Para cada estudio
de auditoria
se conformar6
un equipo
de trabajo,
de
acuerdo
con lacomplejidad,
magnitud
y volumen
de lasactividades
a ser
examinadas
y lascondiciones
establecidas
en la norma
t6cnica
de auditorfa
201 Entrenamiento
tcnico
y capacitaci6n
profesional.
La organizaci6n
del
grupo crea una unidad
operativa,
queestari dirigida
por un auditor
encargado
y serd supervisada
t~cnica
y administrativamente
por unauditor
con mayorexperiencia.
Tambi6n
se deberS
considerar
en la organizaci6n
del
grupo lo siguiente:
a La continuidad
delpersonal.
232 Organizaci6n
delosequipos
deauditoria
pigina21
Manualde ProcedimientosAuditoria
CursodeAuditoiaOparativa
230 Organizaci6ndelaFunci6n deAuditoria
" Las politicasy prdcticasderotaci6n del personal
a Los conflictoscon lala norma t6cnica deauditorfa, referentea la
independencia.
a Hacerloposible para buscarun equilibrioen lacarga detrabajo
delpersonal.
11 La continuidad de los miembros del equipo de trabajo es importante. La
iamiliaridad adquirida con iaentidad porel supervisory encargado, reduce el
riesgo de dejar pasar o malinterpretar temas importantes. Tambi~n dicha
continuidad disminuye el tiempo requerido por los tiltimos miembros
integrados al trabajo en el proceso de familiarizaci6n, reduciendo loscostos y
promoviento el cumplimiento delosplazos de la auditoria.
12 La continuidad tampoco debe serexagerada. En lo concerniente a la calidad
de la auditoria, esimportante el aporte peri6dico de nuevas ideas y puntos de
vista. Sedebe tratardecumplir dos objetivos bdisicos en cuanto a los
requerimientos de personal:
" Evitarelcambio desupervisor yencargado dela auditoria.
" Asignaren laposici6n desuper~isi6n aaud;toresque previamente hayan
tenidoexperiencia con]a entidad, depreferencia en el mismonivel oenel
inmediato inferior.
13 La programaci6n de los procedimientos debe sercoherente conel objetivo de
la auditoria. En lasauditorias inicialeses preciso realizar el trabajo en las ireas
dealtoriesgo lo antesposible, para disponer deuna seguridad respecto a la
identificaci6n de losproblemas yque6stos sean resueltos oportunamente.
14 Losestimados de tiempo para cada auditorfa debenconfirmarse durante la
planificaci6n y sefialarlo para cada persona o por Jo menos para cada
componente de la auditorfa, asi como prever el tiempo para la supervisi6n y
la soluci6n delos puntos derevisi6n. Las estimaciones de tiempo deben ser
realistas y manejadas porel encargado dela auditora con el detalle delas
fechas planificadas para su terminaci6n.
15 Resulta t6til incluir las estimaciones detiempo por separado para funciones
administrativas, comolas siguientes:
" Reuniones preliminaresdeplanificaci6n.
* Preparaci6ndeinstrucciones.
" Supervisi6n
yrevisi6n.
" Anilisise informe deltiempo utilizado.
16 Los equipos deauditorfa incluirin el personal necesario deacuerdo con las
condiciones del estudio a realizar.Sin embargo, seconsidera queel equipo
modelo esel conformado porcuatro profesionales, el encargado ytres
asistentes (incluye los t6cnices o especialistas requeridos).
17 La supervisi6n t6cnica y administrativa siempre se realizari a tiempo parcial, (
1/2,1/3, 1/4, 1/5 o 1/6del tiernpo total), lo aconsejable para supervisar el
equipo modelo,definido anteriornente, es trabajar entre el 1/3 y 1/4 del
tiempo disponible para supervisi6n. Las alternativas adicionalesestdn
presentadas para el caso deequipos con un ntimero mayor o menor de
auditores,respectivamente.
18 Una de lasresponsabilidades del srpervisor es]a coordinaci6n de las
actividades y la entrega de ia informaci6n producida entre los equipos de
232 Organizaci6n de losequiposde auditoria
pdgina22 ,
Auditoria CursodeAuditoria
Operativa
230 Organizaci6n
delaFunci6nde Auditoria
19
20
21
22
23
24
25
26
27
auditorfa
bajo suorientaci6n
y elnivel directivo
delaunidad de auditorfa
respectiva,
en los dos sentidos.
Dependiendo
deltrabajo a realizar
losequipos
pueden sermds grandes
o na
pequefios
que el modelo
sefialado.
En esoscasos, las funciones
del encargado
varfan demanera
importante.
Si es un grupo deseis personas
estarA dedicad
s6loaorientar
v revisar eltrabajo, antes quea desarrollar
una parte de6l,
pero si el grupo es similar omds pequefio
que elmodelo,
elencargado
deber
desarrollar
cuando menos un componente
importante
del estudio.
Las funciones
del supervisor,
principalmente
en cuanto al tiempo de
dedicaci6n,
tambi6n
variardn.
Si losequipos
songrandes
posiblemente
debe
dedicar
el 1/3o 1/2 de su tiempo, y si porelcontrario
elequipo es pequefho
]a dedicaci6n
podrA ser de 1/5 o 1/6 del tiempo disponible.
La organizaci6n
eintegraci6n
delequipo deauditoria
esunodelos factores
importantes
para el6xito del trabajo, decisi6n
en lacual debe participar
el
encargado
y el supervisor
para exponer
suscriterios
sobre elpaticular,
pues
ellos serdn los responsables
deldesarrollo
y cumplimiento
delosestdndares
establecidos
para ]a auditonfa
porelnivel directivo.
La inclusi6n
de varios niveles deauditores
en laconformaci6n
delequipo
permitiri
elmejor manejo y distribuci6n
deltrabajo.
Ademis,
elnivel de
experiencia
y conocimientos
sobre laentidad
o actividad
en ]a que se va a
trabajar
es un factor relevante
quedebe tomarse
en cuenta.
En lo posible debeevitarse
laintegrz.ci6n
deequipos
deauditores
conformados
por un s6lo profesional,
pues lacolaboraci6n
o participaci6n
conjunta
hace que eltrabajo present-
condiciones
que promueven
una mayor
calidad y facilita latransferencia
de experiencias
entresus miembros.
233 Responsabildades
de losmlembros
del equlpo
Una apropiada
comunicaci6n
entre los miembros
del equipo de auditoria
contribuye
para el6xito del trabajo. La discusi6n
franca entre los miembro3
del equipo durante
laplanificaci6n
mejora lacomprensi6n
delenfoque
de ]a
auditoria,
lo que contribuye
a realizar
una auditoria
mais eficiente
yefectiva.
El desarrollo
de unestudio especifico
requiere
ia participaci6n
de varios
nivelesoperativos
deauditorfa
en funciones
desupervisores,
encargados,
tdcnicos
oasistentes.
En elnivel profesional
existen variascategorias,
sin
embargo,
para laejecuci6n
deun estudio sus funciones
y responsabilidades
son las quesedefinen
a continuaci6n.
a.Funclones
de responsabildad
compartida
entre elsupervisor
yel
encargado.
El ejercicio
delaauditoria
profesional
requiere
laparticipaci6n
activa dela
supervisi6n
t~cnica en ]a ejecuci6n
del trabajo,
funci6n quese integra en varias
ocasiones
con las responsabilidades
delencargado
delestudio.
Esta
superposici6n
deresponsabilidades
obliga a ladefinici6n
de los deberes
de
responsabilidad
compartida.
A continuaci6n
sedetallan
los principales
deberes
de responsabilidad
compartida
a sercumplidos
conjuntamente
porel supervisor
y elencargado
de ]aauditorfa:
" Desarrollar
]a Revisi6n
Preliminar
(RP)delaauditorfa.
" Prepararar
laplanificaci6n
detallada
ylaprogramaci6n
especifica
delos
procedimientos
deauditorfa
a seraplicados
durante
elestudio.
233 Responsabilidades
delosmiembros
delequipo
pgina23
'
230 Organizaci6n delaFunci6n deAuditoria
" Determinar lasmuestrasde auditorfa a serexaminadas paraejecutarel
trabajo.
" Preparar]aestructura del informedeauditoria, antesdeiniciarla redacci6n.
" Participaren lapresentaci6n delosresultadosde laauditoria ala
Administraci6n delaentidad estudiada.
b. Funclonesdelsupervisordeauditoria.
28 El supervisordeauditoria cumple una importante funci6n de coordinaci6n
permanente entre los equipos de auditoria supervisadosy la respectiva
jefatura de auditoifa. Su experiencia y losconocimientos aplicados en la
orientaci6n de los equipos aseguran una garantia de calidad razonable para el
trabajo. Susfunciones principales son:
Desarrollar conjuntamente conel encargado delequipodeauditoria las
funcionesderesponsabilidad compartida.
Supervisarperi6dica ycontinuamente lasactividadesdelequipo deauditoria,
deacuerdo conla fasedelestudio quese est6realizando, paraorientarlos
procedimientos, evaluarel avance delestudio,resolver lasconsultasrealizadas,
revisar losproductosintermediosy finalesdeltrabajo, informaralnivel
directivo sobrelosasuntosimportantesdelestudio yotrosde cardcter
administrativo.
" Estudiarydeidirsobrelascondicionesquese presentanenlaejecuci6ndel
estudio,comolafalta de informaci6n osu desactualizaci6n,]a ampliaci6n o
reducci6nde losprocedimientosde auditoria ysu alcance,asuntos
delicados para discutir conla Administraci6n yencasosmuy relevantes
someterlosaconsideraci6n del niveldirectivo.
" Documentar]a supervisi6n aplicadademanera independiente porcada
equipodeauditoria,mediantela preparaci6n deunexpedientedepapeles
detrabajocon referencia alasinstrucciones impartidasylas incluidas enlos
papelesde trabajo preparados,estasultimasser~n desarrolladas, firmadas y
fechadasconboligrafo verde.
* Participaren lasreunionesprogramadas conlos funcionariosde]a
Administraci6n enlascuales sepresenten losresultadosparciales del
estudioose discutasobreoperaciones problemdticas.
" Mantener informadoal niveldirectivodela unidaddeauditora los
aspectos significativosque losconsidereapropiados.S61oen condiciones
especiales se informarA porescrito.
" Revisar el borrador delinformedeauditoriapara lapresentaci6n delos
resultados alos funcionariosde laentidad auditada.
* Prepararel informet~cnicosobrela supervisi6naplicada, queincluya,entre
otros,lossiguienteselementos:
a Aspectost6cnicosdelaauditoria ejecutada.
a Asuntosadministrativos delaauditoria.
a Calificaci6n individual delosmiembrosdelequipo.
a Estudiossugeridospara el futuro
a Conclusiones.
a Recomendaciones.
233 Responsabilidadesde losmiembros delequipo
pcgina24
Auditoria
Curso doAuditoria
Operativa
230 Organizaci6n
de laFunci6nde Auditoria
Supervisi6n
final delinformeypapeles detrabajo, paraentregarlos
al nivel
directivoparala revisi6n,aprobaci6n,
impresi6n
yenvfoa la entidad
auditada.
c.Funclones
delencargado
deltrabajo.
2El
encargado de ]a auditoria esel profesional
responsable
de administrar
y
dirigira los miembros
del grupo,adem~s decumplir con loscriterios y
estandares
establecidos
para el trabajo por el nivel directivo y luego
desarrollados
en la planificaci6n
detallada,
conjuntamente
con el supervisor.
30
Las principales
funciones
del encargado
de ]a auditorfa
sedetallan a
continuaci6n:
" Ejecutardemanera conjunta conelsupervisor
lasfunciones
de
responsabilidad
compartida,
antessefialadas.
" Dirigirelequipo deauditoria,
de acuerdoconloscriteriosestablecidos
por
el nivel directivo,ademis,aplicar iaplanificaci6n
detallada,
la
programaci6n
especffica,
lasmuestras seleccionadas
y]a estructura
definida
paraelinforme,considerando
quesonlosprincipales
est~ndares
delestudio.
" Incentivar
la participaci6n
activa de losmiembros
del equipo parael
cumplimiento
delosobjetivosdeauditorfa,
constituy~ndose
en el ejemplo
para eltrabajo desarrollado.
" Registrarycontrolarlaasignaci6n
yutilizaci6n
delos recursosdeauditorfa,
demanera individual
porcada miembro del equipo,conreferencia
a]a
fecha deintegraci6n,
dfasprogramados,
dfasefectivosydiasdedicados
a
otrasactividades.
Lo anteriorparaevaluarel avancedel trabajo asignado
durante suejecuci6n.
" Organizar
el indicey contenido
delospapeles detrabajo paradocumentar
losprocedimientos
deauditorfa aplicadosy losresultados
obtenidos,
tomando encuenta dichospapelesconstituyen
la fuenteprimaria de
informaci6n
paraestructurar
yredactarlos informesdeauditoria.
" Distribuir eltrabajoentre lost6cnicosy asistentes
del equipodeauditorfa
porcomponentes
y revisarla aplicaci6n
delosprogramas
especificos
parael
cumplimiento
delosobjetivosdeauditorfa.
" Desarrollar
unodeloscomponentes
importantes
de]a auditorfa,
deacuerdo
conla asignaci6n
acordada conjuntamente
conel supervisor.
" Comunicar
demanera oportuna alaAdministraci6n
de]a entidadauditada
losresultados
parciales obtenidos,
previa]a revisi6nyaprobaci6n
del
supervisor.
" Asegurar
quetodosloshallazgos yconclusiones
deauditoriaseencuentren
debidamente
sustentados
enevidencias
realesyqueestoshayansido
comunicados
alos funcionarios
responsables
delasactividades
relacionadas.
* Organizar
el informedeacuerdo conlaestructura
acordada con el
supervisor,
revisar el contenido
deloscapftulospreparados
porel personal
tcnicoy asistente,para unavez completo
someterlo ala revisi6n del
supervisor.
" Preparar ytramitarla convocatoria
a laAdministraci6n
dela entidadpara la
reuni6n enquesepresentar~n
losresultados
finalesdel estudio,exponerlos
resultados,
documentar
su ejecuci6n y registrarlas fuentes adicionales
de
datosaquesehagan referencia.
233 Responsabifidades
de losmiembros
delequipo
pigina25
Auditoria Curso deAuditor(a
Operativa
230 Organizaci6n
delaFunci6ndeAuditoria
* Completar
el informefinal deauditora
conbaseenlas opiniones
vertidasy
]a documentaci6n
presentada,
para conjuntamente
con lospapelesde
trabajo entregar
al supervisor
para larevisi6n final.
d. Funclones
del personal
tdcnicoyasistente.
31
Los profesionales
integrantes
de losequipos deauditoria
en calidad de
t6cnicoso asistentes
son losresponsables
deaplicar los prograinas
especfficos
deauditoria
a unoo varioscomponentes
del estudio en ejecuci6n,
hasta la
redacci6n
de la parte respectiva
del informe deauditoria
y ]a documnentaci6n
del trabajo.
32
Los t~cnicos yasistentes
trabajan bajo ]a supervisi6n
directa del encargado
del
estudio y sus principales
funciones
son las siguientes:
" Aplicarlosprogramas
especificos
deauditoria,
deacuerdo
conlaestructura,
indiceyreferencias
delospapelesdetrabajo.
" Documentar
la aplicaci6n
delos procedimientos
de auditoria
utilizando
la
estructura
yordendefinido
para lospapelesdetrabajo.
" Cumplir
losest~ndares
establecidos
para su trabajo yde encontrar
dificultades,
comunicarlas
deinmediato
alencargado
deltrabajo.
" Mantener
ordenados
ycompletos
suspapelesde trabajoIlegando
siempre a
conclusiones
sobre]as actividades
evaluadas,
lasmismas quedebenser
firmadas
yfechadas
demanera obligatoria.
Estospapeles detrabajosertn
revisados
porelencargado
delestudio yeventualmente
porel supervisor.
" Sugerir procedimientos
altemativos
oadicionales
parapromover
la
eficiencia
en lasactividades
deauditoria
realizadas.
" Establecer
loshallazgos
deauditoria,
desarrollar
susp.incipales
atributos
y
analizarlos
conel encargado
delaauditoria.
* Preparar
elinformesobre cadacomponente
desarrollado,
guiindose
enla
estructura
preestablecida
para el informefinal.
* Colaborar
continuamente
para fomentar
el logro delosobjetivos
incluidos
enlaplanificaci6n
detallada
ycontribuir
para proyectar
una imagen
positiva delaauditoria
yla instituci6n.
" Estructurar
el expediente
depapelesdetrabajo deacuerdoconel indice
establecido
al inicio, referenciindolo
a losresultados
contenidos
enel
informe deauditoria
yentregarlo
alencargado
para]a integraci6n
completa
delos resultados.
e. Fuanclones
delpersonal
administrativo.
33
Las actividades
ejecutadas
porel personal
administrativo
sonimportantes
para Ia oportuna
presentaci6n
de losresultados
ala entidad auditada.
Ader-s
el registroy control global de las actividades
planificadas
y ejercidas
esun
elemento
importante
para laacertada
direcci6n
del personal
y la
administraci6n
eficiente de losrecursos
disponibles.
34
Las principales
actividades
del nivel deapoyo dela auditorfa,
son las
siguientes:
Mantener
unregistro individual
porcada estudioplanificado
institucionalmente,
incluyendo
al wenoslos siguientes
datos:personal
asignado,
cargos quedesempefian
y Liempo individual
estimado
para
concluir el estudiodecada componente.
de losmiembros
delequipo
pigina26
Manualde Procedimientos Auditoria
CursodeAuditora Operatlva
230 Organizaci6n delaFunci6n deAuditoria
" Mantener actualizado el registro deacuerdo con losreportes peri6dicosque
presentari elsupervisor decadaequipo.
" Preparar losinformesfinalesylas notasderemisi6n alosprincipales
funcionariosdelaentidad examinada.
* Manejar el archivodepapeles detrabajo quesustenta laslabores de
auditoriay documentaelinformeproducido.
234 Labores en lasInstituclones
estudladas
35 Todos losmiembrosdel equipo de trabajo, especialmente el supervisor,deben
visitar a los funcionarios de]a entidad en todas lasoportunidades
que ello sea
posible. Esto permiteconocer mejor a los funcionarios encargados de ]a
adniinistraci6n,
ampliar el conocimiento sobre las operaciones e identificar las
oportunidades
deobtener informaci6n adicional.
36 Todo el trabajo de auditoria debe sercompletado en lasoficinas dela entidad,
inclusive el informe de auditorfa. Esto facilita la soluci6n de temas
controvertidos
y proporciona a la entidad una clara comprensi6n del avance
del trabajo ydel tiempo utilizado.
37 En lo posible, el trabajo de auditoria debe ser realizado directarnente en las
dreasoperativas dela entidad, donde se realizan lasactividades, se procesan
las operaciones y se elaboran los documentos desoporte. De esta manera se
mejora la comprensi6n delos sistemas utilizados por]a entidad enla prActica
y se demuestra el inter6s en sus actividadesdiarias.
38 Todos losmiembrosdel equipo deauditoria tienen la responsabilidad
deestar
atentos a las posibilidades dereducir la utilizaci6n del tiempo estimado. Como
principio general, ei trabajo debe serasignado al personal mAs experimentado
posible. De manera similar, se deberd emplear el personal de la entidad en
todas lasoportunidades
quenorequieran habilidades profesionales de
auditoria.
39 Algunas ideasespecificas para reducir]a utilizaci6n del tiempo disponible de
auditoria, seincluyen a continuaci6n:
Generales:
a Disefiarprogramasdeauditoria a lamedida,queincluyan s6lolos
procedimientos necesarios.
a Ccordinarel trabajo conlaentidad para evitarp6rdidasdetiempo,
mientrasseespera que]a informaci6n sea preparada.
a Organizar elordendeaplicaci6n delospasosdelprograma para
evitarinterrupciones
enel trabajo.
a Utilizar herramientas deauditorfaporcomputaci6n, cuandosea
posible.
a Norepetir]a preparaci6n de correspondencia,
al incluircambiosy
correcciones menores.
a Completardeinmediato losinformesymemorandos finalespara
la entidadopara lospapelesdetrabajo, nodejarlopara la siguiente
jornada.
a Elegirun lugardetrabajo queevitelasinterrupciones
y
distracciones.
234 Laboresenlasinstitucionesestudiadas
pagina27
Manualde ProcedimientosAuditorfa
230 Organizaci6n dolaFunci6nde Auditorfa
o Revisar eltrabajo inmediatamentedespusdefinalizado, no
dejarlopara cuando]a auditorfaest6 concluyendo.
o Utilizar equipoeinstrumentosdeoficina queaumenten la
eficiencia.
Al prepararlospapeles detrabajo:
" Utilizarlosinformesydatosestadfsticos delaentidadenlugarde
prepararres6menes propios.
a Utilizar la documentaci6n desistemas preparada porlaentidad en
lugardeelaborarla elauditor.
a Hacercopias delaspartespertinentesdeactasy acuerdos
importantes,en lugardeextensos restimenes.
a Dejar espacios suficientesen losprogramas deauditorfapara
agregarcomentariosyprocedimientos,en lugard prepararun
papel detrabajo adicional.
a Prepararlospapelesdetrabajo enunidadesenterasydeser
pertinente en unidadesdemiles.
a Prepararlospapelesdetrabajo como documentos finalesdejando
espaciossuficientes para lasreferencias,marcasysobretodopara
lasconclusiones deauditorfa.
a Eliminarlapr~cticadeprepararborradoresdepapeles detrabajo,
paraluegopasarlosa limpio.
a Concluirrespecto aloshallazgos deauditorfa poco importantes,
dejandoconstancia dequenofuenecesario tomaracciones
correctivas.
a Nomecanografiar planillasomemorandos si sonadecuados los
papelesde trabajoescritosa mano.
" Utilizarelpersonaldelaentidad
a Al recuperar comprobantes,expedientes,contatosy otros
documentospara serinspeccionados.
a Al prepararcartas,memorandos einformespreliminares,excepto
cuando seincluyan datosdecardcterconfidencial.
a Al investigar las causasyelalcance deloserrores observados
durantela auditorfa.
" Coordinar eltrabajo con laauditoriainterra
a Constituye unprocedimiento fundamental queseinicia enla
planificaci6n institucional deIaauditorfa ycontinua durante la
ejecuci6ndelosestudiosespecificos.
235 Manelodelarchivopermanente depapelesdetrabajo
40 El archivo permanente deauditorfa es y serS considerado ]a principal fuente
deinformaci6n para ejecutarun estudio deauditorfa, independientemente
del
objetivo del trabajo a desarrollar. En laprlictica de la auditoria, su ausencia o
disponibilidad parcial ha sido calificada como una delas causas negativas
para la eficienteejecuci6n de las labores de auditoria.
235 Manejo delarchivopermanentedepapeles de trabajo
pagina2+\
Auditoria
230 Organizaci6n
delaFunci6n deAuditoria
41
La disponibilidad
deun archivo permanente
organizudo,
administrado,
custodiado
y actualizado
porcada unidad deauditoria interna de las
instituciones
pfiblicas es fundamental
para el eficiente y eficaz funcionamiento
del sistema de fiscalizaci6n.
42
En el caso de lasinstituciones
quenocuenten con la unidad de auditorfa
interna, la responsabilidad
porla organizaci6n
y manteniniento
del archivo
permanente
corresponde
a la unidad deauditorfa dela -'ontraloriaGeneral,
de acuerdo con su Ambito de control.
43
Las responsabilidades
porla supervisi6n
t~cnica del archivo permanente
serd
asignada a un profesional
en auditorfa que tenga experiencia
comoencargado,
y el manejo de dichoarchivo corresponderAi
a un funcionario
deapoyo de ]a
unidad deauditorfa.
44
La responsabilidad
primaria por la organizaci6n
y manejo del archivo
permanente
deauditorfa corresponde
al titularde]a unidad deauditorfa
interna o externa, segiln el caso.
45
El archivo permanente
de auditoria decada instituci6n piblica serd
oiganizado deacuerdo con lasactividades
sustantivas quedesarrolle, asi
como las funciones adjetivas o de apoyo mis relevantes.
46
La informaci6n
contenida en el archivo permanente
deberd actualizarse
de
manera permanente,
sinembargo, cuando menos una vez al afic, al terminar
el primer semestre, deberS ajustarse su contenido de tal manera que]a
documentaci6n
incluida, orresponda
al tiltimoejercicio terminado yen los
casosnecesarjos a los dos ) tres ilitimosperodos.
47
Ladocumeitaci6n
liberac,- delarchivo permanente
activo serd transferida
al
archivo permanente
inactivo,el mis-no quese mantendrd en una estructura
similara! que sepresenta a continuaci6n.
48
La estructura bdsica del archivo permanente
deb-, incluirlos siguientes
elementos:
" Generales
a Leyes,reglamentos
einstructivos
deaplicaci6ngeneral ?nlas
actividadesejecutadasporlainstituci6n.
a Organigramas
vigentesdelainstituci6n, sefialando lafecha de
aprobaci6n.
a Informesanualesdelabores.
a Estadosfinancieros anuales.
a Informaci6n
estadistica sobrelosprincipales serviciosobie'-es
producidosen losfiltimosafios.
a Informes deauditorfainterr ayexterna, del6ltimoperfodo.
a Planesdeacci6ndelaentidad acorto, medianoylargo plazos.
a Detalledelas fuentesdeinformaci6n,
con referencia a documentos
extensos noincluidos enestearchivo, sefialando suubicaci6n.
* Poractividad sustantiva importante
(generalmente
son varias).
a Resumen delosantecedentes
ylasprincipales funciones y
objetivos de]a actividad.
a Estructura organizativa
vigente,identificando
los recursos
financieros,
humanos,materiales
y tecnol6gicos
utilizados.
235 Manojo delarchivopermanente
depapeles detrabajo
pagina 29
Manualde Proredimientos
Auditoria
230 Organizaci6ndelaFunci6ndeAuditoria
o Informesanuales delaboresde ]aactividad.
o Informesfinancieros dela actividad.
a Informaci6n estadistica sobre losprincipales serviciosobienes
producidos, enlosCiltimosaflos
" Inversionessignificativasrealizadas ysu ubicacion.
" Listadelos iltimosinformesde auditorfa interna yexerna
realizadossobrelaactividad.
a Descripci6nresumida delosm6todosdeoperaci6no lareferenciaa
losdocumentosdetalladosque loscontienen.
a Descripci6n delosproblemasimportantes, tales comoel
financiamiento
delasoperaciones, limitaciones legalesvigentes,
duplicidad defunciones conotrasactividadesyotros.
a Planesdeacci6na corto, medianoylargo plazosdela actividad
especifica.
a Detalledelasfuentes deinformaci6n extensa,con referencia alos
documentos quela cortienen, identificandosuubicaci6n.
Poractividadadjetiva odeapoyo (Planificaci6n,
SistemadeInformaci6n
Computadorizado,
SistemaFinanciero, Contable yPresupuestario,
RecursosHumanos,Proveeduriayotros).
a Principales funcionesyobjetivosde la actividad.
a Estructura org~nica vigente.sefialando losrecursos humanos,
financieros, materiales y tcnol6gicosdisponiblesparasu
funcionamiento.
a Informaci6n estadfsticasobrelosprincipales serviciosproducidos
enlos dltimosafios.
a Informesdelaboresanuales.
a Descripci6n resumidadelos m~todosdeoperaci6ndefinidos,con
referencia alasdisposiciones
legalesyreglamentarias
dela
instituci6n.
a Lista delos informesdeauditorfa internayexterna ejecutadosenel
ultimoafno.
a Descripci6ndelosproblemasimportantesquelimitanel
cumplimiento
delosobjetivosde laactividad.
a Planesdeacci6nacorto ymediano plazosparael desarrollo dela
actividad.
a Detalledelasfuentesdeinformaci6n,conreferencia alos
documentosdetallados quelacontienen, sefialandosuubicaci6n.
Otrainformaci6n.
a Listadodelainformaci6n detallandola fecha, contenido,ubicaci6n
yautorsobre lossiguientesaspectos:
- Diagn6sticos realizadossobrela instituci6nopartedeella.
- Reestructuraci6n
administrativa
aplicada oen proceso de
ejecucion.
235 Manejodelarchivopermanento depapeles de trabajo
pigina30
Auditorfa
230 Organizaci6n
de laFunci6ndeAudiora
- Contratosimportantes
susc.-itosporla entidadpara elfinan-
ciamientoo realizaci6ndeinversionessignificativas.
- Informesdeorganismos
financierms ydecontrol externos ala
instituci6n,
como Autoridad Presupuestaria,
Organismos
Finan-
cierosInternacionales,
Contraloria
General .dela Repfiblica y
otros.
- Informessobre lasevaluaciones
internasrealizadas alasac-
tividadesdesarrolladas
porlaentidad.
235 Manejo delarchivopermanente
depapelesde trabajo
p~gina31
CursodeAuditorlaOperativa
240 GerenciadelaAuditoria
01
02
03
04
05
o6
07
08
09
10
11
240 Gerencia de laAuditoria
Las actividadesgerenciales delos 6rganos activos dela fiscalizaci6n, estar~n
encaminadas fundamentalmente hacia laadecuada administraci6n de los
recursos asignados y hacia ]a direcci6n del personal que estA bajo su mando.
La administiaci6n eficiente delos recursos humanos,materiales, financieros y
tecnol6gicos disponibles esuna responsabilidad primaria del nivel directivo
delas unidadesdeauditoria, y serd autoevaluada, midiendo el rendimiento
logrado en comparaci6n con el periodo anterior,explicando las variaciones
importantes.
La direcci6ndel personal t~cnico, operativo y administrativo,estA relacionada
con la motivaci6n einspiraci6n transmitida por el nivel directivo, el cual debe
comprender el sistema y servisto como el lfder para implantar los cambios y
para el mejoramiento continuo delosprocedimientos de trabajo.
241 Prdncipalesfunclonesgerenclales del nivel directivo
Las principales funciones gerenciales delosniveles directivos delas unidades
deauditoria estin relacionadas conla planificacidn, la organizaci6n, la
direcci6n, la informaci6n y el control de susactividades.
a.P;.,nlflcacl6n
La planificaci6n esti referida aprogramar el eficiente uso delos recursos
humanos,matpria!es, tecnol6gicos y financieros disponiblespara ejecutar ]a
auditoria,analizando todas las combinaciones yalternativas posibles, para
adoptar la que permita su m~ximo aprovechamiento.
La planificaci6n esuna funci6n fundamental para lasacciones futurasde
auditoria, debe efectuarse con la suficiente oportunidad y detallc, ademds debe
cumplir con la politica establecida porel titular dela organizaci6n de
auditoria.
La planifi" -in es continua, losplanesdeben ser flexibles, sujetosa
evaluaciones peri6dicas y corregidos peri6dicam,!nte, a medida que se
conozcan nuevos acontecimientos, y analizadas las variables para adecuarlas a
loscambios.
La planificaci6n dela auditoria serealizarg a corto plazo (Plan Operativo) y a
mediano plazo (cuatro afios), para cada unidad operativa deauditoria y serS
consolidada a nivel institucional poruna unidad independiente, que orientarS
sobre su preparaci6n.
b. Organizacidn
La organizaci6n consiste en el proceso mediante el cual elelemento .-.mano
de lasunidades deauditorfa asume responsabilidades, toma decisiones,
ejecuta suslabores y esun medioque permite el trabajo efectivo y armonioso
para el cumplimiento dei objetivo establecido.
Cada unidad activa deauditoria dispondrd de un plan deorganizaci6n que
defina claramente las responsabilidades decada nivel deauditorfa, laslineas
demando y comunicaci6n, asi como los nivelesde autoridad delegados.
La delegaci6n continua y adecuada de la autoridad permite obtener demanera
eficiente lasmetas y objetivos delas auditorasespecificas, delas unidades
operativas y dela planificaci6n institucional en conjunto.
241 Principalesfuncionesgerencialesdelniveldirectivo pdgina32
C\
/
Auditorfa
240 GerenciadelaAuditorla
12 En laestructura orgdnica delas unidadesde auditorfa cada auditores
responsable administrativa
y t6cnicamente
desus funciones anteun s6lo nivel
jerdrquicosuperior.
13 La adecuada unidad de mando permite laexpedici6n de 6rdenes concretas
que promueven las acciones decontrol, aclaran las situaciones confusas y
facilitan ]a determinaci6n
de re~ponsabilidades,
en el caso dela falta de
cumplirniento
delas obligaciones
derivadas de lasfunciones en cada nivel de
auditorfa.
14 Las unidades deauditoria definir~n claramente y porescrito las lineas de
autoridad,haci~ndolas decorocimiento
del personal t6cnico yadministrativo,
posibilitando
asi ]a identificaci6n
delas responsabilidades
correspondientes.
c. Direccidn
15 La direcci6n en las actividades deauditoria esta orientadada hacia la
motivaci6n, gufa, incentivo y desarrollo delosprofesionales responsables
dela
ejecuci6n de los estudios deauditorfa.
16 El enfoquede lagesti6n gerencial porobjetivosal adminisirar las labores de
auditorfa semantendrA y aplicarS en cada unidad de auditorfa y equiposde
trabajo conformados.
17 Los principales elementos de]a gerencia porobjetivos quetienen que definirse
aplicarse son los siguientes:
" Establecerlosobjeti .:; y lasmetasdelaunidad deauditorfa.
* Formular polfticas comolasgufasdeacci6n.
* Definirlos planesoperativos deauditorfa.
" Dirigirymotivaralpersonal para elcumplimiento
de losobjetivos.
" Controlar elavanceyconclusi6ndelosestudiosrealizados deacuerdo con
]a planificaci6n definida.
18 Lasactividades del nivel directivo de auditorfa estardndirigidas al anglisis y
frmulaci6n desoluciones a los problemas de]a unidad, sin desviar los
recursos hacia lasoperaciones que est~ndentro de loslimites razonables de
eficiencia.
19 Es necesrio disponer demecanismos decontrol e informaci6n quepermitan
identificar oportunamente
las desviaciones ocurridas, entre las operaciones
reales y las medidas deeficiencia definidas en laplanificaci6n. Esas
desviaciones
permiten alnivel directivo establecer las causas y losefectos,
para adoptarlas acciones para corregirlas.
20 La adecuada adninistraci6n
delas actividades deauditoria requiere establecer
y mantener entodos losniveles demando, unAmbito o limitedesupervisi6n
directa. Dicho Ambito se refiere al nilmerom~ximo deunidades, equipos,
persoi-as o actividades quepueden sersupervisadas
porun ejecutivo superior,
demanera efectiva.
21 El nivel directivodelas unidades activasdeauditorfa definirS los Ambitos y
limites desupervisi6n en todos losniveles jerdrquicos, considerando
las
siguientescaracteristicas:
" La habilidad yexperiencia del directivo,supervisoroencargado del trabajo.
* La complejidad, interrelaci6n ygradodeespecializaci6n
de las unidades,
personasoactividadesa supervisar.
" El desarrollo logrado porlasunidades,personasoactividades a supervisar.
241 Principales funcionesgerencialesdelniveldirectivo
pigina33
Auditoria
CursodoAuditoria Operatlva
d. Informacl6n
22 Las unidades deauditoria deben preparar informaci6n gerencial para
conocimiento
de los niveles directivos ysuperiores sobre el cumplirniento
de
la planificaci6n
inicial, al menos cada trimestre deoperaciones.
23
En el caso desituaciones especiales o importantes
la informaci6n
gerencial
debepreparso de inmediato, para aplicar oportunamnte
las acciones
correctivas necesarias.
24
Al concluir un periodo de labores cada unidad presentardi un informede la
gesti6n realizada, analizando los logros alcanzados y lasdificultades
existentes
para su cumplimiento,
el que seri de conocimiento
del nivel superior dela
instituci6n.
e. Control
25 Los procedimientos
deautocontrol aplicados de manera peri6dica porcada
unidad deauditorfa, hacen posiblela identificac16n
deproblemas y su
inmediata soluci6n. Dichosprocedimientos
deben aplicarse tantoa nivel dela
unidad de auditoria como a nivel de los equipos deauditoria conformados
para trabajosespecificos.
26
Lasactividades
delos nivelesdeauditorfa estarin delimitadas,
de tal manera
que lassiguientes funciones est~n segregadas:
* Autorizaci6n
paraejecutarlasauditorfas,
* Desarrollo
delosestudios,
* Control deloslogrosobtenidos, tantodelosestudiosespecificoscomodela
planificaci6n
institucional.
27
El control constituye un costo no productivo,
porlo tanto, debeasegurarse
quesu utilizaci6n sea consecuente
yen proporci6n con los resultados
obtenidos. Un anglisis del costo en relaci6n con losbeneficios del control, es
fundamental.
242 Instrucclones
porescrito
28
Lasactividades
tkcnicas y administrativas,
calificadas como importantes,
para
serejecutadas en el proceso de la auditoria, se emitirin formalmente
por
escrito. Las instrucciones
para ejecutar unestudio, para modificar su
orientaci6n o su alcance, se emitirin formalmente.
29
Durantela ejecuci6n dela auditorfa, cuando la estructura orginica del equipo
de trabajo estS en pleno funcionamiento
se emiten instrucciones
porpartedel
encargado y el supervisor, las mismasque de serimportantes debenincluirse
como pare de lospapeles de trabajo elaborados oen proceso de preparaci6n,
evitando la redacci6n de notas formales.
30
Las instrucciones
en lospapeles detrabajo porpartedel supervisor serdn
escritas con boligrafo de tinta verde y firmadas al pi6 indicando la fecha, para
facilitar su identificaci6n.
31 Lasinstrucciones
del encargado del equipo en los papelesde trabajo, las
firnasy fechas de aprobaci6n y revisi6n se realizarin con bolfgrafo de tinta
negra,para distinguirlas
claramente,
del resto de informaci6n.
242 Instrucciones
porescrito
p~gina34
Auditoria
CursodoAuditoria Operativa
delosnivelesdirectivos
32 El nivel directivo delas unidadesde auditorfa estA conformado porsu titular
y el funcionario que lo subrogue.
33 La principal responsabilidad
del nivel directivo es]a representaci6n
de la
unidad,yen general, cumplir con las funciones deplanificaci6n,
organizaci6n,
direcci6n, informaci6n y control a las acciones deauditorfa aplicadas.
34 Las funciones especfficas delos nivelesde jefatura delas unidades de
auditoria son:
* Elaborar losplanesdeauditora,deacuerdo conelAmbito defiscalizaci6n
asignadoyen coordinaci6n conotras unidades tdcnicas, seandeauditoria
interna oauditoria extema.
" Organizarequiposdeauditorfa competentes para realizarlosestudios
prograrnados,
analizando lascondiciones t6cnicas, conocimientos,
experiencias,habilidadesy relacionesinterpersonales
para integrarlo.
" Definirlosestdndarespara la ejecuci6n delosestudios programados,
en
relaci6ncon eltiempo estimado para concluirlos,el nfimero idealde
auditores porgrupo,el porcentajeestimadodetiempo paracompeltar la
planificaci6n
detallada yotros.
" Emitirlasasignaciones
de trabajo para iniciar losestudios deauditorfa,
definiendoloscriterios principales paraejecutarel estudio.
" Apoyareincentivar laparticipaci6n
activadelosauditores conelprop6sito
delograr elobjetivogeneral propuesto paralaauditoria especifica.
" Prestaralosauditores encargadosyalossupervisores asignados, la
asistencia tdcnica necesariapara queestoscumplan eficientemente
con sus
obligaciones.
" Conocer yaprobarlaplanificaci6n detalladaylosprogramasespecificos de
auditorfa paracompletarlosestudios.
" Fomentarla sistematizaciun
delproceso dela auditoriamediantela
aplicaci6n delametodologfa definida enel MAPA.
* Exigir]a aplicaci6n delas normasemitidasporla Contraloria General,como
unadelasgarantiaspara lacalidaddel trabajo realizado.
* Aprobarlosinformesdeauditoriaque serinremitidosa laadministraci6n
delasentidadesexaminadas.
" Evaluarsemestralmente
elcumplimiento
delplananual deauditorfa,definir
losrequerimientos
deactualizaci6nyproponer losajustesal nivel
respectivo para suaprobaci6n.
" Prepararinformesperi6dicos sobre laejecuci6n de]aplanificaci6n anualde
auditoria, paraconocimiento
delosnivelesdirectivosy superiores dela
instituci6n.
" Prepararuninformeanual conlos resultadosobtenidosde laejecuci6n dela
auditoria ensu imbitodecontrol.
" Supervisarselectivamente
el funcionarniento
t6cnico yadministrativo
delos
equiposdeauditorfaque seencuentren trabajando enel campo,como una
prictica parafomentarelcontroldecalidad institucional.
35 El cumplimiento
de las funciones sefialadas fomenta el desarrollo gerencial de
la auditoria, bajo una perspectiva integral y din~imica de ]as acciones que
de lo:;nivelesdirectivos
pagina35
Auditorfa CursodeAuditoria
Operativa
240 Gerencia
delaAuditoria
ejecuta, con Iaparticipaci6n
delos niveles directivos,
operativos
ydeapoyo de
la organizaci6n.
244 Apoyotdcnico
para los equipos
deauditorfa
36
Todo nivel directivo deauditorfa realiza trabajo admitiistrativo
y trabajo
operativo
como partede susobligaciones.
Sin embargo,
las funciones
administrativas
son su principal
responsabilidad,
mientras
quelas funciones
operativas
deben ser tratadas
porexcepci6n
y limitarse
s6loa ios aspectos
relevantes.
37
Constituye
una atracci6n
para el nivel directivo
delas unidades
de auditorfa
el involucrarse
en el trabajo operativo.
Cuando existen actividades
administrativas
y operativas
en un mismo periodo, eldirectivo
tiende a dar
prioridad
al trabajo operativo,
por lossiguiente.
motivos:
" Familiaridad
t~cnica,
" Mayorsatisfacci6n
personal
inmediata,
y,
" La habilidad
parasolucionar
problemas
operativos
dificiles ha
permitido
identificar
alpotencial
administrador
de6xito.
38
El administrador
profesional
distingue
claramente
el trabajo administrativo
y
el trabajo operativo.
El mantenerlos
en una perspectiva
apropiada,
de tal
manera que el total del trabajo se ejecute eficientemente,
essu caracterfstica
principal.
39
En el nivel directivo
deauditorfa
debe mantenerse
una base dedatosde los profesionales
especialistas
en diferentes
disciplinas,
calificadas
como
prioritarias
en lasentidades
pfiblicas
queconforman
su Ambito de control, con
el prop6sito
de solicitar ocontratar
su participaci6n
en estudios
especfficos.
40 La definici6n de necesidades deespecialistas se realizarg con baseen ia
planificaci6n
de ]a auditorfa
a mediano
plazo.
41
Los requerimientos
deespecialistas
para colaborar
en un estudio especifico
es
responsabilidad
del supervisor
y encargado
del equipo, quienesdeberdn
tramitarlos
oportunamente
al nivel directivo
dela unidad de auditorfa,
incluyendo
una sfntesis de lascondiciones
que den m~rito a la necesidad
de
un criterio tcnicoo la participaci6n
del especialista.
245 Reunlones
tdcnicas
perl6dicas
42
Las reuniones
t6cnicas seefecturin
cuando menos una vezal mesy servir~n
adicionalmente
para realizar la presentaci6n
verbal del avance logrado en los
estudios
quese encuentran
en proceso deejecuci6n.
Serecomienda
efectuarla
durante
unaraiana o tarde completa,
al iniciar un mesdeactividades.
43
Una przictica sana para la administraci6n
dela auditoria
profesional
esrealizar
reuniones
t~cnicas con el personal
integrado
en losequipos
de auditorfa
para
intercambiar
experiencias,
6xitos, dificultades
y conocimientos,
que motiven
una mayor integraci6n
del personal a nivel de]a unidad.
44
De acuerdo con los prop6sitos
delas reuniones
t6cnicas, el nivel directivo
podri programarlas
de manera independiente
a nivel de supervisores,
encargados,
tcnicos yasistentes.
45
La exposici6n
de temast~cnicos fortalece
]a investigaci6n
y la busqueda
de
nuevasalternativas
para Ia ejecuci6n
del trabajo y iapreparaci6n
de los
productos
deauditorfa,
con base en lasexperiencias
y el desarrollo
profesional
244 Apoyot6cnicoparalosequiposde auditoria
p6gina 36
Curso deAuditorfa
Operativa
Auditoria
240 Gerencia
delaAuditorfa
individual.
Por lo tanto,en las reuniones
programadas
la presentaci6n
de
dichos temas serg obligatoria.
46
Eventualmente
lasreuniones
tcnicas
pueden
integrar
a dosomis unidades
deauditoria,
incluso dediferentes
instituciones.
Estasreuniones
serealizardn
con el prop6sito
deexponer
aspectos
t6cnicos
generales
deinterns para las
actividades
de fiscalizaci6n.
245 Reuniones
t6cnicas
peri6dicas
pigina37
p~gina37
Manual deProcedimientosAuditorla
250 Informaci6nyControl Gerencial
250 Informaci6n yControlGerencial
01 La eficiente, eficaz y econ6mica administraci6n delas actividades de auditoria
y ladirecci6n delos recursos humanos,constituyen para el nive superior de
losorganismos queejercen la fiscalizaci6n unode los objetivos primordiale'..
Para conseguirlo es fundamental disponer deun sistema deinformaci6n que
promueva la comunicaci6n, mediante ]a pla'tificaci6n, la ejecuci6n y el control
apropiado de lasactividades relevantes desarrolladas en losniveles directivos
y operativos de]a organizaci6n.
02 El sistema de informaci6n permite identificar de manera oportuna las
actividades que presentan sintomas deineficiencia, limitado rendimiento,
restringida calidad u operaciones antiecon6micas, de tal manera que la
introducci6n de correctivos para el logro delos objetivos de la instituci6no de
la unidad deauditorfa sean oportunos.
03 El sistema de informaci6n es responsabilidad de todos niveles dela
organizaci6n. Para su funcionamiento eficaz contribuye el nivel operativo
encargado derealizar laauditoria, informando dcel avance ylos resultados
obtenidos en los estudios realizados,el que secomplementa en el nivel
directivo al preparar los reportesconsolidados y resumidos para conociniento
del nivel superiorde la organizaci6n.
251 La comunlcaci6n ylaInformacdn
04 La comunicaci6n entrelos diferentes nivelesjerdrquicos, unidades
administrativas y funcionariosde lasorganizaciones esuna necesidad
permanente, pero pocodesarrollada debido a la restringida captaci6n de]a
informaci6n que se logra comunicar a quien la recibe.
05 "La comunicaci6n y la informaci6n sondiferentes, y afin en gran parte
contrarias - pero interdependientes. Dondela comunicaci6n espercepci6n, la
informaci6n es 16gica. Como tal, la informaci6n es puramente formal y carece
de significado. Es impersonal mns que interpersonal.", segin Peter Drucker en
el libro La Gerencia.
06 La informaci6n gerencial producida en los niveles operativos y procesada para
conocimiento de losniveles directivos del organismo o unidad deauditorfa,
constituye un proceso de comunicaci6n efectiva, cuando el grado de
percepci6n de la informaci6n es positivoy seconstituye en una herramienta
importante para lacorrecta gesti6n institucional.
07 La informaci6n porlogeneral esprocesada en forma estructurada, de acuerdo
con las caracteristicas y las necesidades delos usuarios. En ]a medida quela
informaci6n gerencial sea menos extensa, mayor serA su utilidad para los
nivelesdirectivos.
08 La comunicaci6n y la informaci6n en la administraci6n delas actividades de
auditorfa constituyen los elementos dinzimicos que permiten el funcionamiento
del sistema de fiscalizaci6n. La comunicaci6n permanente opera tanto a nivel
del organismo fiscalizador como en la relaci6n con el sujeto pasivo de ]a
auditoria. De manera sirmilar los informes son comunicados en forma
peri6dica incluyendo los resutados obtenidos durante ]a ejecuci6n de un
estudio.
09 La eficiente gesti6n gerencial tiene relaci6n directa con la calidad de la
comunicaci6n aplicada en las funciones directivas,aplicada porlos niveles
251 La comunicaci6nylainformacidn
pigina38
CursodeAuditoria
Operativa
Manual
deProcedimientos
Auditoria
250 Informaci6n
yControl
Gerencial
superiores
hacia las dreasoperativas,
y principalmente
la aplicada
en sentido
inverso,
esdecir de los niveles
operativos
hacia losniveles
superiores.
10
La calidad
de la informaci6n
percibida
en los niveles
superiores
delas
unidades
y organismos
de auditoria,
esotro factor quecoadyuva
en la
eficiente
administraci6n
gerencial.
252 El sistema
de informaci6n.
11
La finalidad
rrOs importantes
del sistema
de informaci6n
esIaproducci6n
de
reportes
relevantes,
sobre lasactividades
sustantivas
desarrolladas,
para uso
de losniveles
superiores
de]a administraci6n
en ]a planificaci6n,
el control
y la supervisi6n
constante
de las operaciones
t&nicas,
administrativas
y
financieras
ejecutadas
por cada unidad
operativa
deauditoria.
12
La metodologia
definida
para ejecutar
,uditorfa
en la Administraci6n
Pdblica,
genera
informaci6n
que esproducto
de las acciones
corrientes
del trabajo y se constituyen
en los productos
intermedios
y finales
de las acciones
deauditorfa.
13
Los informes
producidos
en el nivel operativo
deauditoria,
seconstituyen
en
la base delos datos para preparar
ia informaci6n
gerencial
dirigida
a los
niveles
superiores
de la organizaci6n,
y son los siguientes:
FASE
Contenido
del Informe
oDocumento
USUARIOS
II(RP)
III(EECI)
III(EECI)
Reporte
sobre la Revisi6n
Preliminar
Planificaci6n
detallada
de
laauditora.
Programas
especificos
por
Jefatura
yEncargado
Jefatura
yel Equipo
Encargado
Asistentes
III(EECI)
IV(EPAC)
cadacomponente
Informe
sobreel EECI
Estructura
del informe
de
Entidad,
Jefatura
Equipo
Equipo
ySupervisor
IV(EPAC)
V(COR)
auditoria
Borrador
del informe
de
auditoria
Invitaci6n
yagenda
para
presentar
losresultados
Encargado
Supervisor
Entidad
yel Equipo
V(COR)
de[a auditorfa
Informe
final ypapeles
de
Supervisor
Jefatura.
V(COR)
trabajo
Informe
desupervisi6n
y
Jefatura
V(COR)
papeles
detrabajo.
Informe
aprooado
y
Entidad.
tramitado
14
La comunicaci6n
de resultados
durante
la ejecuci6n
de la auditoria,
constituye
un proceso
continuo
que se inicia con la percepcidn
de las instrucciones
contenidas
en ia asignaci6n
de trabajo a desarrollar,
continua
durante
todas las
fases dela metodologia
definida
para realizar
la auditorfa
y concluve
con la
252 Elsistema
deinformaci6n.
p.gina
39
Auditoria
250 Informaci6nyControlGerencial
presentaci6n
de un informe con los resultados queden m6rito a la aplicaci6n
deacciones correctivas para mejoras.
15 El contenido mfnimode losreportes elaborados por el equipo deauditora es
el siguiente:
" Elreporte dela revisi6npreliminar,segfinlascaracteristicas
yla estructura
definida enel pirrafo52, capftulo 270, planificaci6n
delosestudios.
" La planificaci6n
detalladayla programaci6n
especifica delestudio
contendri losdatossefialadosenel p~irrafo 119, delcapitulo 270,
planificaci6n delosestudios.
" El informe sobreel estudio dela estructura decontrol intemoincluirdla
infornaci6n detalladaen elpirrafo 126, delcapitulo270, planificaci6n
de
losestudios.
" Paradefinir laestructura del informede]a auditoria ejecutada, engeneral,
debeconsiderarse lodetallado enel capitulo290,comunicaci6n
de
resultados yespecificamente
lo definido enlospdrrafos 15y 16del mismo
capitulo.
El borradordel informedeauditoria debeprepararse deacuerdoconlos
requisitosestablecidos enel titulo294,del capitulo290, comunicaci6n
de
resultados.
" La invitaci6nyprogramaci6n
alapresentaci6n
delosresultadosde
auditoriaserealizardconforme loestablecido enel pdrrafo37delcapitulo
290,comunicaci6n
deresultados.
" El informedesupervisi6n esobligatorio paratodaslas auditorfas iniciadas,
el mismoquedebeincluirdatossobre losaspectos t6cnicos y
administrativos,
loscomponentes
a considerar parafuturosestudios,la
calificaci6n delpersonal queparticip6 enel equipo ylas principales
conclusiones
yrecomendaciones
de]a supervisi6n.
Ademis debe
considerarse
lodesarrollado enel titulo 264, delcapitulo 260,administraci6n
ysupervisi6n.
16 La informaci6n y comunicaci6n
del nivel directivo deauditoria hacia el nivel
operativo, se presenta en varias fases desuproceso administrativo,
el mismo
que seinicia con ]a investigaci6n
y Leterninaci6n
de las actividades sujetas a
estudio hasta el envio del informe deauditoria al titularde ia instituci6n
estudiada.
17 La informaci6n
producida por el nivel directivo para ser utilizada en el
proceso dela auditoria, incluye los siguientes elementos:
252 Elsistemade informaci6n.
pigina40
I-
Auditoria
FASE
Contenido Del Documento
USUARIOS
Investigaci6n
Catastro delarmbito de
DirectorJefaturas
fiscalizaci6n
ydatos
b.sicos delas entidades
Planificaci6n
Planamedianoplazo
ContralorSubcontralor
Planific.Direcci6n
Jefaturas
Plananualde auditoria
Igual que anterior
Notadesignaci6n para la Encargado Supervisor
ejecuci6ndelestudio
Oficiode presentaci6n
al Entidad estudiada
titularde la instituci6n
Encargado
Informes aprobados
Entidadestudiada
18
La informaci6n
producida por losniveles directivos de las unidades activas de
auditoria es partede susactividades
corrientes, la cual estard formalizada
en
losdocumentos
sefialados ysercin tramitadas en forma directa a los usuarios.
19
El contenido minimo de los documentos
que se incluyen en el sistema de
informaci6n
del nivel directivo, son lossiguientes:
" En el catastro del Ambito de fiscalizaci6n
ydatosbisicosdelas
instituciones
quelo conforman,
se incluiri losefialado enel
pirrafo 04del capitulo230,organizaci6n
dela funci6n deauditoria.
" El plan amediano plazo debeincluirlosrequerimientos
establecidos
enel p~irrafo 14 del capitulo220,planificaci6n
institucional
deIaauditoria.
" El plan anualde auditorfa debeprepararsedeconformidad
conlo
establecido
enel p~rrafo 20delcapitulo 220,planificaci6n
institucional
dela auditorfa.
" La notadeasignaci6n del estudiodirigida alencargado delequipo,
contendri ]ainformaci6n
detallada enel pdrrafo 15 del capitulo
270, planificaci6n
delosestudios.
" El oficio depresentaci6n
delequipo deauditorfa al titularde la
entidad, debe prepararse deacuerdocon losdatoscontenidos en el
pirrafo 17del capitulo 270, planificaci6n
delosestudios.
" Losinformes aprobadosdirigidosa ]a Administraci6n
dela
entidad auditada, contendr~in
loscriterios definidosen el capftulo
290,comunicaci6n
deresultados.
20
La iniormaci6n
y comunicaci6n
formal entre el nivel directivo de auditorfa y
los niveles superioresdel organismo
de fiscalizaci6n,
se ejecutarA de manera
continua y sistemdtica,
principalmente
mediante los siguientes reportes:
252 Elsistemade informaci6n.
pgina41
Auditoria
250 Informaci6nyControl Gerencial
FASE
Contenido Del Documento
USUARIOS
Informaci6n
Cumplimiento del pl. Contralor
anualde auditoria,
Subcont~alor Planificac.
trimestral.
Curnplimiento delos Contralor
estudiosespecialespor Subcontralor Planificac.
denunciascalificadas por
loscontralores,
mensualmente.
Comunicaci6n
Permanente sobre
CortralorSubcontralor
asuntosde excepci6n,
real;zadaen formaverbal
y ocasionalmente
por
escrito.
Control
Evaluaci6n semestral del ContralorSubcontralor
plananualporlaDirecci6n
de Auditorla
Planificac
" Cumplimiento
delplananualdeauditoriaen forma trimestral,con
lainformaci6n detalladaeneltitulo 254, reportesgerenciales al
ejecutarlaauditoria.
" Avance mensualdelosestudiosespeciales iniciados pordenuncias
calificadas porlossefiorescontralores, conlosdatosdel tftulo254.
a Comunicaci6n
permanente sobresituaciones especialesque
ameriten elconocimiento d-lossefiorescontralores,aplicando
criteriosdeselectividad eimportanciarelativa.
a Autoevaluaci6n
semestraldel plananualdeauditoria realizada
porlosprofesionalesde Ia propiaDirecci6n General deAuditoria,
conel prop6sitodeajustarlaplanificaci6n del afiocorrientey
proyectar lasactividadesdel afosiguiente, deacuerdocon el
contenido del titulo255, evaluaci6nt6"nica delaauditoria.
253 Caracterfsticas
del controlgerenclal.
21 El control intemogerencial aplicado porlos nivelesdirectivos delas unidades
de auditorfa estA dirigido alasactividades relevantes, paraloquese
dispondrA de un registro de controldegesti6n porcada estudio deauditorfa
que seinicie, incluyendo losdatos relativosa las siguientesfases del proceso:
" Planificaci6n delesludio
* Ejecuci6n dea auditoria
* Evaluaci6n delosresultados obtenidos.
22 El registro de control degesti6n porestudio iniciado incluirA s6lo la
informaci6n quehaga variar los criteriog de planificacion iniciales. Por
ejemplo, dias devacaciones, feriados e incapacidades del personal, las
variaciones enlos miembros del equipo porcambio degrupo o pordedicaci6n
253 Caracteristicas delcontrolgerencial.
pigina42
Auditoria
CursodoAuditoria
Operativa
250 Informaci6n
yControl Ger-ncial
a otraslabores, costos adicionales
invertidos
por vidticos, pasajesy
movilizaciones.
23
El registro de control de gesti6n porestudio esresponsabilidad
decada
unidad de auditoria
y se iniciarS trasladando
]a informaci6n
contenida
enel
plan anual, relacionada
con el nimmero y nivel de losauditores
queforman el
grupo,asf como los dfas hombre prevLtos
para ]a terminaci6n
delos trabaos.
24
El registro sobve laejecuci6n
del estudio es lam~is extensa, seinicia con el
registro de ]a nota deasignaci6n
del trabajo y liega hasta ]a presentaci6n
del
informe deauditorfa
a launidad respectiva.
Una vez concluido
el trabajo el
registro esliquidado
mediante
laacumulaci6n
delos costos incurridos
y el
andlisis delosresultados
alcanzados
en el estudio.
254 Reportes
gerenclales
25
El control efectivo del avance y delcumplimiento
de laplanificaci6n
anual de
lasactividades
de auditorfa
s6lo selogra mediante
]a sistematizaci6n
dela
inforrnaci6n
gerencial,
basada en los datos proporcionados
periodicamente
por
el nivel operativo
deauditoria.
26
El nivel jera'rquico
superior
delas unidades
deauditoria
recibird ]a siguiente
informaci6n
formal del nivel directivo
deauditoria:
" Informe trimestral
sobreel cumplimiento
delplananualdeauditorfa,
con
lossiguientes
elementos:
" Titulodel estudioprogramado
yenejecuci6n.
" Fecha deinicioyfecha estimada
definalizaci6n.
a Total dediashombre programados
y losdfashombre
efectivamente
litilizados
alafechadelreporte.
" Porcentaje
del tiei.po utilizado
ydelavance logradoenel
cumplimiento
de]asfasesdelproceso delaauditorfa.
a Denominaci6n
del filtimo reporteemitido enlaejecuci6n
de la
auditonia.
a Referencia
para lapresentaci6n
decomentarios
uobservaciones
sobreel desarrollo
delestudio.
Informemensual sobreelavancedelosestudiosespeciales
pordenuncias
calificadas
porloscontralores:
a Tftulo delestudio calificado,
independientemente
de quesehaya
iniciado o no.
a Fecha delaautorizaci6n
yfecha de inicio delestudiocalificado.
a Totaldias hombreprogramados
ydfas hombreefectivamente
utilizados
a]a fecha del reporte.
a Porcentaje
del tiempo utilizado
ydelavance logradoenrelaci6n
conelcumplimiento
de las fasesdelproceso de]aauditorfa.
a3 Denominaci6n
del 6ltimo reporteemitidosobrelaejecuci6n
del
estudio.
a Referencia
paralapresentaci6n
decomentarios
uobservaciones
sobreel estudio.
254 Reportesgerenciales
pgina43
(
p~~gina) 43
Auditoria
CursodeAudiforia Operativa
27 Para cada estudio informado debeutilizarse doslineas con los datos
detallados, de tal manera quesea posiblesu comparaci6n
directa. Ademrs
para el caso de losestudios quehayan utilizado dfas efectivosadicionales a
losprogramados,
deberdn ser identificados
demanera clara, mediante una
marca especial.
255 Evaluaclfn
tdcnica de laauditorfa
28
La evaluaci6n semestraldel plananual realizada por la propia unidad de
auditoria, permite identificar losproblemas existentes para ejecutarlas
actividades
planificadas
y por lo tanto ajustar oportunamente
]a
programaci6n,
previa ]a autorizaci6n
delos contralores.
2La
-valuaci6n producird unreporte para conocimiento
del nivel superior del
organismo fiscalizador,
queen resumen presente la siguiente informaci6n
gerencial:
" Listado delosestudiosprogramados
einiciados duranteel perfodo
deevaluaci6n, determinando
elgrado deejecuci6n encomparaci6n
con losdfashombreefectivamente
utilizados.
" Lista delosestudiospordenunciascalificadas,determinando
el
ndmero dediasprogramados
ylos efectivamente
u.ilizados.
o Sugerencias
resumidasparaajustar elplananual deauditorfa.
" Consideraciones
para laplanificaci6n
delosestudiosenel
siguienteperfodo.
" Analisisdel nivelderendimiento
actualencomparaci6n
conel
obtenido enelperfodoanterior.
30
Ademspodrd realizarse una evaluaci6n independiente
delasactividades de
auditorfa para introducir mejoras en las polfticas, la planificaci6n,
los
procedimientos,
el manejo y direcci6n, ]a supervisi6n
yel control del proceso
deejecuci6n delos estudios de auditorfa.
255 Evaluaci6n t6cnicade laauditoria
pdgina44
CursodeAuditorfa
Operativa
Auditoria
260 Actividades
T6cnicas
ACTIVIDADES
TECNICAS
260
Administraci6n
ySupervision
261 Introducc6r,
01
Esta secci6n
del Manual
tiene como objetivo
definir
el proceso
tdcnico
aseguir
enla ejecuci6n
de losestudios
de auditorfa,
mediante
el cual se promoverA
la
eficiente
utilizaci6n
delos refursos
humanos,
en el cumplimiento
de la
funci6n
fiscalizadora.
02
La auditor
esejecutada
porauditores
profesionales
integrados
en equipos
de
trabajo
para cada estudio
especffico.
Fnconsecuencia,
el manejo
de estas undades
administrativas
temporales
organizadas
para realizar
laauditoria
estarA sujeta a las instrucciones
definidas
en laprimera
parte deeste Manual,
denominada
Actividades
Gerenciales.
03
La estructura
organizativa
decada equipo
detrabajo
se sujetard
obligatoriamente
a lasdisposiciones
incluidas
en 6ste documento,
desde el
punto de vista t~cnico
yadministrativo.
04
La autoridad,
funciones
y responsabilidades
definidas
para cada unode los
niveles
profesionales
queparticipan
en ]a ejecuci6n
deuna auditoria
son de
cumplimiento
obligatorio.
05
La sistematizaci6n
delas actividades
defiscalizaci6n
constituye
uno delos
principales
objetivos
del Manual,
ya que esaplicable
en losestudios
realizados
porlaContralorfa
General
de]a Repdblica,
porlas auditoras
internas
de las
instituciones
piblicas
y porlasfirnas
privadas
de contadores
piiblicos
contratados
como auditores
externos
delasentidades
delaAdministraci6n
Pidblica.
o6
La supervisi6n
de las actividades
t~cnicas
deauditoria
durantc
su proceso
de
ejecuci6n,
es unodelosfactores
fundamentales
del 6xito al aplicar
la
metodologia
de trabajo
desarrollada
ydivulgada
en este documento.
262 Tcnicas
yPrecticas
deauditorla
07
Las t~cnicas
y las pr~cticas
aplicadas
al ejecutar
]a auditorfa
hansido
desarrolladas
en elejercicio
de laprofesi6n
del Contador
Pdblico,
lasmismas queconstituyen
el mediodirecto
para obtener
]a informaci6n
y laevidencia
que respalda
el informe
de auditoria.
08
Las t~cnicas
y prdcticas
son herramientas
utilizadas
por losauditores
para
obtener
laevidencia
necesaiia
con el prop6sito
deformarse
unjuicio
profesional
sobre lasactividades
examinadas.
Dichas
herramientas
las utiliza
el auditor
y su empleo
sefundamenta
en Iaaplicaci6n
de su juicio profesional,
deacuerdo
con las circunstancias.
09
En el proceso
de planificaci6n
y programaci6n
del trabajo
el auditor
determina:
" Cudles
t~cnicas
yprdcticas
va a emplear;
" Cu~ndo
lasaplicarS;
y,
" Qu6 manera
lasaplicarg.
261 Introducci6,
pIgina45
'9,'
CursodoAuditor/a
Operativa
Auditoria
260 Actividades
Tdcnicas
Las t(cnicas y prdcticas
seleccionadas
para realizar un trabajo especffico,
son la
base para desarrollar
los procedimientos
deauditorfa.
a. Tcnicas
de auditora
10
Las t6cnicas de auditorfa
son herramientas
prncticas
deinvesiigaci6n
y
comprobaci6n
que utilizan los auditores
para obtener la evidencia
que
fundamente
demanera adecuada
los resultados
de la auditorfa.
11
En el ejercicio dela auditoria
las tcnicasse clasifican,
segdin la acci6n a
efectuar,
en consecuencia,
las t6cnicas deverificaci6n
ocomprobaci6n
pueden
ser:
" Verbales,
" Oculares,
o Documentales,
" Fisicas,y,
o Escritas.
12
Las t~cnicas deauditorfa
seagrupan
y clasifican
dela siguiente
manera:
GRUPO
ESPECIFICAS
Verbales:
Indagaci6n
y
Encuesta.
Oculares
Observaci6n,
Comparaci6n,
Revisi6n
selectiva,
y,
Rastreo.
Documentales
Cglculo,y
Comprobaci6n.
Fisicas
Inspecci6n
Escritas
Andlisis,
Tabulaci6n,
Confirmaci6n,
y
Conciliaci6n.
Verbales
13
La Indagaci6n
consistecn la obtenci6n
deinfonnaci6n
sobrelas actividades
examinadas,
mediante
la aplicazi6n
deentrevistas
directasa losfuncionarios
y
empleados
dela instituci6n
sujetaa estudioydeotras entidades
opersonas
relacionadas
directa oindirectamente
conlasoperaciones.
262 TdcnicasyPrcticas
deauditora
pigina46
Auditoria
CursodeAuditora
Operativa
260 Actividades
Tcnicas
14
Laencuesta
se formaliza
mediante
la aplicaci6n
directaoindirectadelos
cuestionarios
relacionados
con lasoperaciones
realizadas
por una instituci6n,
unidad administrativa,
programa
oactividad,
ya seainterna oexternamente.
Esdirecta cuando losdatos son tomados y registrados
porel auditoren el
ejercicio desus funciones,
yes indirecta,
cuando la informaci6n
es
suministrada
y registrada
porlos funcionarios
oempleados
de la instituci6n
examinada.
Oculares
15
La observaci6n
es laacci6n directa realizada
porelauditorparaobtener
informaci6n,
mediante
laverificaci6n
ocularde lasoperaciones
ylos pasos
seguidos
porlosfuncionarios,
empleados,
unidades
administrativas
oentidades
durantelaejecuci6n
de unaactividad
oproceso.
16
La comparacv6n
esla t6cnica quepermiteidentificar
lasdiferencias
existentes
entrelasoperaciones
realizadas
poruna instituci6n
y loslineamientos
normativos,
t6cnicosyprActicos
disponibles
paraadministrar
losrecursos
pdblicos.
17
La revisi6n selectiva
promueve
el mejorusodelosrecursosdeauditorfa,
al
seleccionar
partedelasoperaciones
queserAn evaluadas
o verificadas
enel
proceso deejecuci6n
de laauditorfa.
Consisteen la revisi6n rapidadeciertas
caracte-fsticas
importantes
quedebecumplir unaactividad,
losinformes
olos
documentos
elaborados.
18
El rastreoesutilizado
enelejerciciodela auditorfa
para darseguimiento
al
procesodeuna operaci6n
de manera progresiva
oregresiva.
El rastreo
progresivo
consiseenelseguimiento
delasoperaciones,
partiendo
dela
autorizaci6n
para ejecutarlas
hastala culn-inaci6n
delproceso completo
oparte
del mismo. El rastreoregresivo
esel procesoinverso alanteriory decontinua
aplicaci6n
en el ejerciciode!aauditorfa,
puespartiendo
delosresultados
deuna
operaci6n
ogrupode operaciones
seterminaen la autorizaci6n
inicial.
Documentales
19
Elc61culose utiliza paraverificarlaexactitud
aritm~tica
dedocumentos
tales
como informes,
contratos,
comprobantes
y proyecciones.
Consisteenla
repetici6n
de lasoperaciones
incluidasen losdocumentos
paradeterminar
su
correcci6n
yexactitud.
20
La comprobacl6n
permiteverificarlaexistencia, legalidadylegitimidad
delas
operaciones
realizadas
poruna entidad del sectorpiblico,mediante
la
verificaci6n
de losdocumentos
que]ajustifican.
Fisicas
21
La Inspeccl6n
escalificada
comouna t&cnica deauditorfa
deacci6n
combinada,
enconsecuencia
utiliza variast&cnicas adicionales
en suaplicaci6n.
Lainspecci6n
fisicaesaplicada mediante
laindagaci6n,
observaci6n,
comparaci6n,
rastreo,andlisis, tabulaci6n
y comprobaci6n.
Escritas
22 Elandlisisconsiste enla separaci6n de loselementoso partesque conforman
unaoperaci6n,
actividad,
transacci6n
oprocesoproductivo,
conel prop6sito
de
establecer
su propiedad
yconformidad
conloscriterios deorden normativo,
t~cnico y przctico.
23
Latabulacin
esla tcnicaquepermite agruparresultados
importantes
obtenidos
mediante
la verificaci6n
deAreas,segmentos,
elementos
o
conclusiones
importantes.
La tabulaci6n
es muyimportante
en la presentaci6n
262 TcnicasyPrcticas
de auditoria
pgina47
Auditoria
CursodeAuditoria
Operativa
260 Actividades
Tcnicas
24
25
26
27
28
29
30
degrAficosyproyecciones
para ]a mejorcomprensi6n
delospapeles detrabajo y
delcontenido
del infor-ie deauditoria.
Laconfirmacl6n
permite obtencr informaci6n
directa yporescritodelos
funcionarios
queparticipan
oejecutan lasoperaciones
sujetasaverificaci6n.
La
confirmaci6n
puedeser internaoexterna.
La confhmaci6n
esinterna en el caso que losdatos se obtengan de lapropia
instituci6n
o unidadauditada.
La confirnaci6n
es externa cuando los datoso
informaci6n
se localizan enotras entidades
o proporcionan
losusuarios de los
servicios quepresta laorganizaci6n
o unidad auditada.
LaconciIlaci6n
consisteen lacomparaci6n
yanilisisdelainformaci6n
producida
porlasentidades
ounidades,
respectodeunamisma operaci6n
o
actividad,
aefecto dehacerlasconcordantes,
lo cualeslabaseparadeterminar
la
validezy veracidad
delosregistros,
informesyresultados
queestdn
examindndose.
b. Practicas
deauditoria.
Las prActicas deauditorfa se emplean como elementos
auxiliares
para ]a
aplicaci6n
de las t~cnicas deauditoria,
al momento
deidentificar
las
condiciones
existentes,
establecer
las muestras
delas operaciones
a verificary
preparar
lasintesis del trabajo realizado.
Laspricticas deauditorfa
utilizadas
en el proceso deejecuci6n de laauditoria
son:
" Pruebasselectivas
ajuiciodel auditor,
* Muestreo
estadistico,
Sintomas,
" Intuici6n,
* Desconfianza
(sospecha),
y,
Sintesis
(restimenes)
Las pruebas selectivas ajuicio del auditor tienecomo objetivo simplificar
las
labores totales de verificaci6n,
evaluaci6n
o rnedici6n,
seleccionando
una
muestra que sea representativa
de todas lasoperaciones
realizadas
porla
instituci6n,
unidad administrativa,
programa
o actividad
examinada.
El muestreo estadfstico
se utiliza al aplicar los procedimientos
deauditorfa a
menos del 100 porciento de lasoperaciones
incluidas en una actividad,
en un
grupo de transacciones,
ocuenta decontrol contable,con el prop6sito
de
evaluaralguna caracteristica
del universo o delaclase, segfinsea el caso.
El muestreo
estadistico
ayuda al auditor: (a)a disefiar una muestra eficiente,
(b) para medirlasuficiencia
delaevidencia
comprobatoria
obtenida y (c)
evaluarlos resultados
de]a muestra. Empleando
la tepriaestadistica,
el
auditor puede cuantificar
el riesgo de muestreo
para limitarlo a un nivel
aceptable.
Al sintoma se lo identifica
como:"lasefial o indicio de un evento",en un
ejemplo bisico, un d6ficit importante
durante un periodo deoperaciones
es
sefial deque existen problemas
para ejecutar lasoperaciones
de una
instituci6n
o programa.
Esta prictica facilita orientar o enfatizar el estudio de
ciertas actividades
o unidades
con base enciertos indiciospreliminares.
La
262 TdcnicasyPr~cticasde auditorfa
pigina48
Auditoria CursodeAuditoria
Operativa
260 Actividades
Tdcnicas
revisi6n
selectiva
de las operaciones
esta orientada
a buscar sintomas
en las
operaciones
que merecen
una revisi6n
detallada.
31
La intuici6n
esaplicable
en ciertas oportunidades
y se relaciona
demanera
directacon la experiencia
adquirida
por losaudiotres,
que lespermite
desarrollar
eldenominado
"sextosentido"
tambi6n
conocido
como intuici6n.
La intuici6n
es lareacci6n
ripida ante la presencia
de ciertos sintomas,
que
auditores
con menos experiencia
los dejarian
pasarde manera inadvertida.
32
La desconfianza
consiste
en la acci6n, costumbre
o actitud porparte del
auditor para dudar de)a veracidad
de aiguna documentaci6n
o informaci6n,
queporcircunstancias
especiales
nose le otorga el crditosuficiente.
En
general el auditor
debe demostrar
unaactitud positiva
y abierta, perosiempre
debe exigirpruebas
oevidencias
pertinentes
sobre las operaciones
estudiadas.
33
La sfntesis (restimenes)
permite ]a preparaci6n
condensada
dedocumentos
legales,
t~cnicos,
financieros
yadministrativos
para verificar
el cumplimiento
de loscriterios
normativos
y tcnicos
importantes.
Losresdimenes
pueden ser
preparados
tanto porlosauditores
corno porlos funcionarios
dela instituci6n
estudiada.
Tambi6n
se utiliza la sintesis para documenta
entrevistas
realizadas,
reuniones
organizadas,
inspecciones
yobservaciones
ejecutadas
sobre las
actividades
institucionales.
34
Ninguna
thnica o prActica
de auditoria
es suficiente
como evidencia,
de
manera
individual.
Esmenester
la aplicaci6n
ordenada
de variast~cnicas
y
pricticas
en forma conjunta
para el desarrollo
completo
y efectivo
de los
atributos
del hallazgo
deauditoifa.
El auditor
debeestar atento para
identificar
la tdcnica que mejorse adapte a lascondiciones
propias delas
operaciones
estudiadas
y realizadas
poruna instituci6n
pfiblica
enparticular.
263 AdmlnIstraci6n
delequipo
deauditorfa
35
Cada auditorfa
esconsiderada
como un trabajo profesional
independiente
y
especifico,
relevante
para laadministraci6n
de]a instituci6n
examinada,
para
losusuarios
delos informes
de auditorfa
y para el organismo
ejecutor
de la
fiscalizaci6n.
36
El enfoque de auditoria
apunta a verificarel cumplimiento
de las
disposiciones
legales, a cubrirlas necesidades
e intereses
deevaluaci6n
independiente
de laadministraci6n
de]a entidad
ya satisfacer
los
requerimientos
de los usuarios
de los informes
deauditorfa;
basados
en el
entendiniento
claro de las actividades
ejecutadas
por laentidad,
de los
metodos
de control aplicados
ydel sistemade informaci6n
utilizado,
asicomo
de los procedimientos
aplicados
por la administraci6n
para planificar,
conducir
y controlar
lasactividades
sustantivas
de laorganizaci6n
sujeta a
examen.
37
La disponibilidad
deinformaci6n
gerencial
operativa
y financiera
es
fundamental
para el ejercicio
de]a auditoria,
puespermite
]a comprensi6n
detallada
delasactividades
sustantivas
para realizar
una evaluaci6n
profesional
de unainstituci6n.
38
El enfoque prictico de]a auditoria
requiere ]a aplicaci6n
de una metodologia
flexible quepromueva
]a sistematizaci6n
de los procedimientos
de trabajo, la
cual debe estarbasada en el criterio profesional
delos siguientes
niveles
administrativos
que participan
ensu ejecuci6n:
" Direcci6n
(jefaturas)
" Supervisi6n
(supervisor)
263 Administraci6n
delequipode auditoria
pina49
Auditoria
260 Actividades
Tdcnicas
a Ejecuci6n
(encargado)
39
El criterio profesional,
incluido el de los t6cnicos integrados al equipo,
alcanza todos losaspectos de]a auditorfa con el prop6sito de obtener el
mlximo grado decerteza sobre los informesemitidosy los resultados de las
operaciones
estudiadas.
40
La ejecuci6n eficiente deuna auditoria sefundamenta
en el liderazgo del nivel
directivo, ia participaci6n
activa del nivel de supervisi6n
durante el proceso
completo del estudio y la administraci6n
adecuada de los recursos asignados,
principal responsabilidad
del encargado del trabajo.
41
El principio de la responsabilidad
compartida
al ejecutar el trabajo estA
definido para los diferentes niveles deauditoria. Enel caso del supervisor y el
encargado
de un trabajo especifico, tienen la responsabilidad
de ejecutarlo
aplicando los criteriosestablecidos
por el nivei directivo en la planificaci6n
institucional,
comunicados
formalmente
para el desarrollo decada estudio, asi
como el cumplimiento
delos estdndares profesionales.
42
El fomento del liderazgo constituye una delas responsabilidades
mAs
importantes
del nivel directivo,del supervisor ydel encargado dela auditoria,
al ejecutarsus labores. Este liderazgo esti dirigido al entrenamiento
y
capacitaci6n
de los profesionales
menosexperimentados,
mediante el ejercicio
del criterio profesional
y el ejemplo demostrado
enel desarrollo del estudio.
264 El procesodesupervisi6n
tdcnica
43
La capacitaci6n
durante la ejecuci6n del trabajo esuna delas formas rrds
efectivas para desarrollar
las aptitudes de losauditoresprofesionales,
situaci6n
quese consigue mediante lasactividades
desupervisi6n
tcnica.
44 El liderazgo de los profesionales
que realizan las funciones desupervisi6n
tcnica es una parte importante
en el desarrollo del personal deauditoria,
responsable
deaplicar la fiscalizaci6n.
45
El proceso de supervisi6n
t6cnica incluye todas]as fases de ]a auditorfa, desde
la revisi6n preliminar hasta la entrega del informe sobre el estudio realizado al
nivel directivo de ]a unidad deauditoria.
46 El proceso de supervisi6n t6cnica de auditorfademanda la participaci6n
directa yobligatoria del auditorsupervisor,
en los siguientes pasoso
momentos del desarrollo de]a auditora:
a Planificaci6n,
incluyelacalificaci6n
delosriesgosdeauditoria.
a Determinaci6n
delasmuestras aexaminar.
o Visitas deorientaci6n durantelaejecuci6n elaauditoria.
a Al estructurarel contenido del informeyotrosdocumentos
producto deiaauditorfa.
a En]a revisi6n delinformeyalpresentarlos resultadosde]a
auditoria, a laadministraci6n
de]aentidad.
47
El supervisor
participardi en la planificaci6n
de la auditoria con dedicaci6n
total, conjuntamente
con el encargado del trabajo hasta la preparaci6n
documentada
de la planificaci6n
detallada del estudio y]a programacion
especffica de los componentes
o las ireas sujetas a examen.
48
La determninaci6n
de las muestras a verificar durante la auditoria es una
actividad de responsabilidad
compartida,
entre el auditor supervisor y el
encargado del trabajo.
264 Elprocesodesupervisi6ntdcnica
pigina50
CursodeAuditorfa
Operativa
Auditoria
260 Actividades
Tcnicas
49
Las visitas de orientaci6n
t6cnica en el transcurso
del estudio
estarin
dirigidas
a guiary apoyar
a los auditores
en la aplicaic6n
delos programas
especificos
principalmente
al encargado
yeventualmente
a los miembros
del equipo.
so
La estructuraci6n
del contenido
del informe
deauditoria
esel momento
clave
para identificar
los aspectos
importantes
a ser comunicados
a la
administraci6n
dela entidad
examinada
y seri preparada
conjuntamente
entre
el supervisor
yel encargado
del estudio.
51
La revisi6n
del informe
es responsabilidad
directa
del supervisor
deauditorfa,
quien debeevidenciar
en forma directa
su participaci6n
para promover
la
calidad
del informe
de auditoria
y para su trdimite
oportuno.
52
La supervisi6n
tdcnica de losequipos
de auditoria
deberdi
documentarse
para
cada trabajo iniciado
y concluirdi
con la preparaci6n
del informe
tdcnico de
supervisi6n.
Oportunidad
de lasupervisi6n
53
El ejercicio
deuna auditorfa
decalidad
requiere
el funcionamiento
deun estilo
compatible
desupervisi6n
del trabajo,
que se fundamente
enguiar
t6cnicamente
lasactividades
deauditoria
mds que en ordenar,
asi comode la
participaci6n
activa y el apoyo directo
a los miembros
del equipo,
rdsque
establecer
un control
administrativo
de susactividades.
54
La supervisi6n
debe enfatizar
en la colaboraci6n
directa con los miembros
del
equipo
al ejecutar
]a auditorfa,
antes queen probaro exigir la ap'icaci6n
de
una metodologfa
55
oproceso
rigido para ejecutar
el trabajo.
Los pasosdefinidos
para la aplicaci6n
dela supervisi6n
t6cnica
promueven
la
oportunidad
en la orientaci6n
del trabajo y la gufa sobre aspectos
importantes
enel momento
adecuado.
56
La flexibilidad
al cumplir
lospasos obligatorios
de ]a supervisi6n,
constituye
una caracteristica
a ser utilizada
con base en el criterio
profesional
del supervisor,
la disponibilidad
detiempo
y la complejidad
de los estudios
en
ejecuci6n.
57
La oportunidad
en la aplicaci6n
de los pasosde supervisi6n
tienerelaci6n
directa con el nimero
deestudios
asignados,
para el efecto serequiere
establecer
estdindares
concretos,
deacuerdo
con ]a complejidad
del examen
y
con el nimero
deprofesionales
asignados
a cada estudio.
58
La supervisi6n
tdcnica
funciona
eficientemente
al dedicar
jornadas
completas
detrabajo a cada equipo deauditores,
variando
entre media, una o dos
jormadas
completas
porsemana
u otroperiodo
tornado
como base, seginla
fase del proceso
de auditoria
y el paso omomento
del proceso
de supervisi6n.
265 Reportes
de administraci6n
ysupervision
59
Los reportes deavance del trabajo pueden ser verbales
y escritos. Los
informes
verbales
se presentar~in
demanera
informal
para conocimiento
del
nivel directivo
del organismo
deauditoria
porpartedel supervisor.
60
Los reportes
escritos
para conocimiento
del nivel directivo
deia unidad
de
auditoria
se presentardin
demanera
obligatoria
sobre lossiguientes
puntos
claves del proceso
deejecuci6n
de ]a auditorfa:
* Informe
de]a Revisi6n
Preliminar.
" La evaluaci6n
de]a estructura
del control
interno.
* La planificaci6n
detallada
y la programanci6n
especifica
del trabajo.
265 Reportes
deadministraci6n
ysupervisi6n
pcgina51
pdgina 51
Auditor/a
CursodoAuditoria
Operativa
260 Actividades
T6cnicas
" Informe finaldelaauditorfa.
" Informe de]asupervisi6n
tdcnica al concluir eltrabajo.
61
La responsabilidad
principal
por la preparaci6n
y presentaci6n
oportuna
de
losinformes
sefialados
esdel supervisor
asignado al estudio,los que
fomentan
]a informaci6n
gerencial producida
por los equipos de trabajo, para
conociniento
del nivel directivo y procesada
para el nivel superior.El
encargado
del estudioes solidariamente
responsable
con el supervisor
porel
cumplimiento
deestosrequerimiento.
62
Los reportes presentados
por los equipos de trabajo constituir~n
latinica
fuente deinformaci6n
para generar informaci6n
gerencial
para conocimiento
de los contralores.
266 Evaluaci6n
delostrabajos
6Al
concluir cada uno delos estudios y con base en los reportes y resultados
obtenidos,
el nivel directivo
inmediato
superior evaluardi el cumplimiento
de
los objetivos determinados
inicialmente
en el plan detallado
detrabajo.
64
Con base en el informe deejecuci6n dea auditoria
preparado
por el
supervisor
del estudio, el nivel directivo
inmediato
superior calificarA
la
participaci6n
tcnict delos miembros
del equipo de auditoria.
266 Evaluaci6n
delos trabajos
pigina52
p~gia 52 .,7 \:
01
CursodeAuditoria
Operativa
Manual
deProcedimientos
Auditoria
270 Planificaci6n
delosEstudios
270 Planificacion
de losEstudios
El desarrollo
de la estrategia
para la auditoria
es ia primera
etapa del proceso
de planificaci6n
y resulta
fundamental
para realizar
una auditoria
eficiente,
efectiva
y econ6mica.
La planificaci6n
no debe serun ejercicio
extenso
o
detallado,
sino un esfuerzo
concentrado
delos miembros
del equipo
que
posean
mayor
experiencia
con la entidad,
(supervisor
y encargado)
con el fin de proporcionar
una conducci6n
global y establecer
un equilibrio
adecuado
para cada situaci6n
particular.
02
Es necesarin
que el encargado
delequipo
deauditorfa
participe
en el
desarrollo
de la planificaci6n
detallada,
para conocer
en primera
instancia
y en forma directa
la perspectiva
del nivel directivo
para la ejecuci6n
delestudio
y
]a participaci6n
del supervisor.
Rlesgo
profeslonal
C3
El plan deauditorfa
debe toneren cuenta
las evaluaciones
realizadas
para
determinar
el riesgo profesional.
Si durante
la planificaci6n
y ejecuci6n
de la auditoria
se liega a detectar
informaci6n
adicional
contraria
a la evaluaci6n
inicial del riesgo profesional,
(icha informaci6n
deberd
ser ponderada
y el
plan de auditorfa
modif.iod(-
enconcordancia
con esa informaci6n.
04
Es responsabilidad
del nivel directivo
de auditorfa
asegurarse
sobre la
comprensi6n
del alcance
y el objetivo
del estudio
y que las responsabilidades
asumidas
porel equipo
hayan sido percibidas
y entendidas
cabalmente.
Los
distintos
temas que deben
considerarse
en el desarrollo
deeste
entendimiento,
pueden
incluir:
a Principales
responsabilidades
sobre losinformes
a producir.
a Lasexpectativas
de ]a entidad
respecto
de losinformes
especiales.
a Las instrucciones
recibidas
del nivel directivo
de iaunidad
de
auditorfa.
a Las restricciones
enel alcance
del trabajo,
silashubiera.
a La disponibilidad
de recursos
t6cnicos
para reasespecializadas.
a La estructura
legalde ]a entidad
ylasunidades
de ]a organizaci6n
quepodrfan
requerir
un informe
separado.
271 DecisIdn
yCriterlos
de Ejecucl6n
(DECE)
05
La iniciaci6n
dela auditoria
estarA precedida
de la definici6n
del objetivo
general
y el alcance
que se pretende
daral estudio,
de acuerdo
con lo
establecido
en ]a planificaci6n
anual de la auditorfa.
Esta fase de la auditoria
se establece
para orientar
y dirigir las acciones
de un estudio
especifico
porel nivel directivo
del organismo
fiscalizador.
En la prActica
es el principal
paso
en que participa
el nivel directivo,
hasta la emisi6n
del informe.
06
La calificaci6n
del tipo o naturaleza
de losestudios
a ejecutar
s6lo es factible hacerlo
el momento
on quo sedefine el objetivo
general
del mismo,
elemento
fundamental
do ]a planificaci6n
institucional
a corto y mediano
plazo.
07
Al tomar la decisi6n
do realizar
un estudio
de auditoria,
el nivel directivo
del
organismo
fiscalizador
habridefinido
el objetivo
general
que prentende
alcanzar
y se constituirAi
en el principal
crterio
a ser cumplido
al realizar
el
trabajo.
271 Decisi6n
yCriterios
deEjecuci6n
(DECE)
pAgina53
Auditoria CursodoAuditorfa
Operativa
270 Planificaci6n
de losEstudios
08
Existen otros criterios
importantes
en la planificaci6n
institucional
que deben
estarcontenidos
en el plan de trabajo para proyectar
lasactividades
t6cnicas
de ]a unidad
de auditoria,
como Iadeterminaci6n
del alcance del trabajo
(perfodos,
actividades,
Areas, proyectos),
los recursos
previstos
para su
ejecuci6n
(personal,
tiempo y materiales),
el periodo
rnAs propicio
para
desarrollarlo
de manera
eficiente
y otras instrucciones
especificas
que el nivel
directivo
formule.
a. Calificaci6n
para realizar
elestudlo
09
Corresponde
a ]a direcci6n
superior
del organismo
fiscalizador
definir el tipo
deestudio
a realizar
cuando
prepara
]a planificaci6n
anual deia auditora,
y
de igual manera
decidir sobre la ejecuci6n
de un estudio
por solicitud
o
denuncia.
En los dos casos se determinarn
el objetivo
general
y el alcance del
trabajo, asicomo loscriterios
adicionales
que sean posibles.
10
Desde el puntode vis' tcnicola decisi6n
de ejecutar
la auditoria
deberia
tomarse
luegodeejecutar
la Revisi6n
Preliminar
(RP) y de esta forma
disponer
de informaci6n
actualizada
que fundamente
la toma de una decisi6n
11
acertada
paia ejecutar
la auditoria.
La fase I,Decisi6n
y Criterios
de Ejecuci6n
(DECE),
incluye
variasacciones
desarrolladas,
desde la planificaci6n
de losestudios
de auditoria
hasta la
decisi6n
deiniciar el mismo.
Los criterios
minimos
que deben definirse
para
iniciar una auditora
son los siguientes:
" Objetivo
general
del trabajo,
a Alcance
del estudio,
y,
o Instrucciones
especificas
paraejecutarlo,
cuando
existan.
12
La responsabilidad
de la fase I(DECE)
corresponde
al nivel directivo
de ]a
unidad de auditoria
yestari reflejada
en la nota deasignaci6n
de trabajo
emitida
para autorizar,
orientar
y dirigir las actividades
de auditoria.
Para cumplir
con esta fasese requiere
conocer
deinformaci6n
importante
sobrelossiguientes
aspectos:
Conocimlento
delosantecedentes
dela entidad
a estudlar:
a Ultimos
estudios
realizados
" La estrategi
i dela unidad
deauditoria.
a Denunciasu
solicitudes
recibidas,
especificamente
sobrelaentidad
" El manejo
gerencial
dela entidad
a estudiar
a Politicas
deplanificaci6n
establecidas
por]a entidad
aevaluar.
Enfoque
delomds Importante
a lomenos
relevante:
Aplicado
para deternnar
los componentes
o actividades
significativas
realizadas
en lossiguientes
niveles:
a La administraci6n
ptiblica
oel sectorcontrolado
porcada unidad
deauditoria.
a La entidad
especifica
aestudiar.
a Loscomponentes
oAreassujetas aestudio.
a Lasprioridades
de]a instituci6n
deauditoria.
271 Docisi6n
yCtiterios
de Ejecuci6n
(DECE)
pzgina54
Curso
deAuditoria
Operativa
Manual
deProcedimientos
Auditorfa
270 Planificaci6n
de losEstudios
b. Inclusin
en el plan de auditoria
13
La decisi6n
de realizar
unaauditorfa
corresponde
al nivel directivo
del
organismo
fiscalizador
y el paso formal
para hacerlo
es mediante
su inclusi6n
en el plan anual dce auditoria
a serdesarrollado.
14
Posteriormente
dicho plan es aprobado
por el nivel superior
te]a
organizaci6n
de fiscalizaci6n
y se constituye
en la base para ejecutar
las
actividades
deauditoria.
c. Asignacl6n
para Inlclar
eltrabajo
15
Para iniciar
un estudio
p,-ogramado
ocalificado
porel nivel superior
dela
unidad
deauditoria
debe emitirse
de manera
obligatoria
una nota interna dirigida
al encargado
del trabajo
con copia al supervisor,
asignando
el estudio,
queentre suselementos
importantcs
contendr6i
le, siguientes:
a Objetivo
general
del trabajo,
tornado
del plananualdeauditoria.
" Alcance
del trabajo
a ejecutar.
" Personal
asignado
inicialmente.
" Instrucciones
especiales
paraejecutarlo,
en el caso queexistan.
La fecha de la nota deasignaci6n
del trabajo
constituye
de manera
oficial
el
inicio de la auditoria,
para efectos
de informaci6n
y control
de losrecursos
asignados.
16
El equipo
inicialmente
estari
integrado
por el supervisor
yel encargado
fundamentalmente.
De acuerdo
con el tipo de estudio,
la complejidad
de ]a entidad
o actividad
a examinar
y el objetivo
de la auditoria,
pueden designarse
uno o dos profesionales
adicionales
para elaborar
la planificaci6n
detallada
del trabajo.
17
La formulaci6n
del oficio
de presentaci6n
del equipo
deauditores
dirigido
al titular
de la entidad,
permite
realizar
la visita inicial
de auditoria
en las oficinas
de la entidad
auditada.
Esconveniente
que el oficio
seprepare
en fecha posterior
a la designaci6n
del encargado,
una vez obtenida
alguna informaci6n
bdisica
y programadas
las reuniones
con los principales
funcionarios
de Iaentidad
a estudiar.
18
La jefatura
de ]a unidad
deauditoria
debe reunir
al equipo
y emitir
las
dltimas
instrucciones
para realizar
el trabajo,
motivindolo
hacia el cumplimiento
de losdeberes
conforme
lo definido
en ]a nota deasignaci6n
del trabajo
y el oficio
depresentaci6n
dirigido
al titular
dela entidad.
19
272 Rcvlsl6n
Preliminar
(RP)
La revisi6n
preliminar
tienecomo prop6sito
obtener
informaci6n
general
sobre todos los aspectos
importantes
de la entidad
a estudiar
o una parte de la misma.
La informaci6n
debe ser organizada
y ordenada
demanera
quesea utilizable
y deficil comprensi6n,
que sirva principalmente
como un instrumento
dc trabajo
para planificar
las siguientes
fases de la auditoria
y
futuros
estudios
que se programen.
20
La revisi6n
general
do ia informaci6n
permitiri
al auditor
identificar
los principales
objetivos
y funciones
do ]a entidad
para planificar
la auditoria
y programar
la revisi6n
detallada
do las actividades
ysuscontrolel;.
272 Revisi6n
Preliminar
(RP)
pgina
55
(7
Auditoria
CursodeAudltoriaOperativa
270 Planificaci6n
de losEstudios
21
La base para planificar acertadamente
unaauditoria es al conocimiento
delas
actividades
desarrolladas
por la entidad, conjurtamente
con la evaluaci6n de
los factores externos quepuedan afectar directamente
susoperaciones
y los
resultados desu gesti6n.
22 En auditorias subsecuentes
el esfuerzo para obtener la informaci6n bzsica serd
menor. Los conocimientos
acumulados
sobre las actividades
de una instituci6n
estaran en los archivos depapeles de trabajo, ademisel contacto frecuentecon
la administraci6n
de la entidad pemitirA estaral corriente de los
acontecimientos
internos y externos, a medida que estos tienen lugar.
23
La informaci6n
bisica actualizada
debe documentarse
paratenerla seguridad
de que ha sidoconsiderada
en el proceso de planificaci6n
y comunicada
a los
miembros del equipo deauditoria.
a. Estudlo Iniclal
Programacl6n
deactividades
24
La Revisi6n Preliminar se realiza mediante la utilizaci6n deprogramas
uniformes deauditorfa, los cualesidentificardn
los principales aspectos a ser
considerados
en sudesarrollo.
25
Estos programas uniformes pueden ser modificados,
ampliados o limitados de
acuerdo con lasnecesidades
de informacifn
identificadas
en ]a ejecuci6n del
trabajo, situaci6n querequiere ]a autorizaci6n
del supervisordel equipo.
26
La utilizaci6n de programas
uniformes en esta fase de la auditoria promueve
la eficiencia en el manejo de los recursos hurnanos deauditoria y permite el
logro efectivo de losobjetivos, mediante ]a aplicaci6n deuna rutinaeficiente,
la misma que puede sermejorada yadaptada seg-in las circustancias.
27
Los programas utilizados para obtener informaci6n
y evaluarel sistema de
control interno gerencial, seconstituyen
en las guias para los primeros
contactos que el equipo deauditores realiza con el nivel directivo de la
entidad a estudiary le perniteobtener informaci6n
importante respecto de
sus actividades.
Por lo tanto,es importante
disponerde un esquema
resumido quepermita identificar los principales puntos clave decontrol en el
nivel directivo dela organizaci6n,
mediante la aplicaci6n deun programa que
facilite obtener demanera sistemdtica
la informaci6n
relevante.
28
Los aspectos imporantes
a considerar en las entrevistas con los principales
funcionarios
de la entidad a estudiar,se incluirAn en el programa para
identificar las actividadesque de manera preliminar
demuestren
posibilidades
significativas
demejoras.
Entrevistas
0 AuditorInterno
29 En las instituciones piiblicas que disponen de Iaunidad deauditorfa interna,
el primercontacto con ]a administraci6n
dela entidad serA eljefe de esa
unidad, con el fin deobtener informaci6n
importante sobre las principales
actividades
de auditoria interna realizadas, conocer respecto al apoyo que la
administraci6n
brinda a las acciones decontrol yobtener opiniones respecto a
la gesti6n de los nivelesdirectivos y los resultados de las operaciones
dela
entidad en general. En el caso que la entidad nodisponga de ]a unidad de
auditorfa interna el primer contacto serealizara con el titulardel organismo.
30
La entrevista inicial con el auditor interno tiene como objetivo obtener
informaci6n
importante,
primero respecto al funcionamiento
de la entidad y
272 Revisi6nPreliminar(tRP)
pzgina56
Manual
deProcedimientos
Auditorfa
Curso
doAuditoria
Operativa
270 Planificaci6n
de losEstudios
31
32
delos estudios
realizados
y segundo
para coordinar
las actividades
de
auditorfa
evitando
la duplicaci6n
deesfuerzos,
asicomo para lograr
su
participaci6n
y apoyo
directo
en las acciones
deauditorfa.
La auditoria
intarna
constituye
la principal
fuente
de informaci6n
para planificar
las actividades
de fiscalizaci6n
interna
y externa,
motivo
porel cual
la entrevista
con su titular
fh iilita el indagar
y obtener
los datos
necesarios
para realizar
el estudio
deauditoria
en la entidad
de manera
eficiente.
Los principales
aspectos
a considerar
en la entrevista
inicial
con el auditor
interno
son lossiguientes:
a Las politicas
deplanificaci6n,
su formulaci6n
y cumplirniento
en
lasactividades
desarrolladas
por]a entidad.
a Lascaracteristicas
gerenciales
delas funciones
ejercidas
porel
nivel directivo
delaentidad.
" El apoyo
recibido
delaadministraci6n
paradotardelos'recursos
necesarios
para el desarrollo
eficiente
delasfunciones
deauditorfa
interna,
asicono
paracumplir
lasrecomendaciones
forrnuladas,
tantoporauditoria
interna
cono
porla externa.
a Lascondiciones
generales
existentes
en laadministraci6n
dela
entidad,
tales cono
laexperiencia
gerencial,
loscambios
de
futkcionarios
clave,
larotaci6n
del personal,
la disponibilidad
de
normativos
tdcnicos
actualizados,
]apreparaci6n
deinformaci6n
gerencial
oportuna
yotrassimilares.
" Situaciones
delicadas
existentes
yquepermanecen
pendientes
de
soluci6n.
" Areas,
actividades
oprogramas
quecalifiquen
cornoproblemticos
odeficitarios,
queameriten
laatenci6n
especial
porpartedela
administraci6n
yque,portanto,sondeinterns
enla ejecuci6n
de]a
auditoria.
" Proyecci6n
delasactividades
ypriorkcdes
sefialadas
paracumplir
los objetivos
institucionales.
a Otrosaspectos
especfficos
deconformidad
conel objetivo
general
definido
para]a auditorfa.
o Las politicas
deplanificaci6n
yla orientaci6n
delasfunciones
de
auditorfa
interna.
" La disponibilidad
del plananual
deauditoria
ylasevaluaciones
de
sucumplimiento.
c Relaci6n
delosprincipales
estudios
realizados
porla unidad.
33
34
Principales
directivo
La aplicaci6n
directa
del programa
para evaluar
el control
interno
gerencial,
tiene total utilizaci6n
al realizar
las entrevistas
con los funcionarios
del nivel
directivo
de ]a entidad.
Los funcionarios
entrevistados
para obtener
o actualizar
la informaci6n
relacionada
con !asactividades
gerenciales
delas entidades
son:
a Titular
delorganismo
oquien
lorepresente,
segn
elcaso.
" Directivos
responsables
delas a,-tividades
sustantivas
o t6cnicas,
deacuerdo
con lafinalidad
uobjcqivo
bisico
de la entidad.
272 Revisi6n
Preliminar
(RP)
pdgina
57
U
Auditoria
CursodeAuditoria
Operativa
270 Planificaci6n
de losEstudios
a Directivos
ericargados
del manejo de lasactividades
adjetivas o
deapoyoa ]a organizaci6n
como: planifica
ci6n,administraci6n
financiera,
administraci6n
derecursos humanosyadministraci6n
derecursos materiales.
35
Ja informaci6n
a obtenerdel niveldirectivo dela entidad auditada estard
referida principalmente
alos siguientes segmentos:
" Planificaci6n
delasoperaciones
" Organizaci6n
utilizada
a Sistemadeinformaci6n
gerencialaplicado
a Procedimientos
decontrolydeevaluaci6n
peri6dica vigentes.
a Administraci6n
delosrecursoshumanos
a Manejo delosrecursos financieros
" Utilizaci6n
delosrecursos materiales
Visita alasInstalaciones
36
Un recorrido observando
el funcionamiento
de las principales
unidades
operativas
y deapoyo es importante,
tanto para ubicarlas fisicamente
como
para identificar
lasactividades
relevantes.
Para esta actividad debeobtenerse
la gufa deun funcionario
de ]a instituci6n.
37
En el caso de entidades
que cuentan con oficinasdescentralizadas
o
regionales,
la visita deobservaci6n
a las mismasserealizard en una fase
posterior dela auditorfa.
38
Es necesario preparar unesquema resumido
de]a estructura
organizativa
de
la entidad, identificando
losprincipales
funcionarios,
la ubicaci6n fisica y
ndimeros telef6nicos,
las principales
funciones
yresponsabilidades,
el nfimero
depersonal bajo su direcci6n y otrosasuntos importantes.
b.Comprender
lasactividades
de laentidad
39
Uno delos objetivos deia auditorfaesprestar ayn:da a ]a administraci6n,
para
lo cual esimpresciialie
comprender
susactividades
y posteriormente
capaces deevaluarlas.
Tambi~n
ser
se debe conocer a las personas que dirigenla
entidad.
40
El conocimiento
de lasactividades
desarrolladas
por laentidad esimportante
para la auditorfa, pues ayuda aevaluar susoperaciones,
a determinar
la
influencia
de los fa-7tores externos que podrian tener una incidencia
importante
en losresultados
y a establecer
los sectores que requieren
un
6nfasis especial de auditorfa. Resulta ficil oescomdn, particularmente
en el
caso de personal poco experimentado,
gastar mucho tiempo examinando
asuntosperif~ricos,
sin Ilegara lasactividades
importantes
o sustantivas
de la
entidad.
41
Al desarrollar
oactualizar
el conocimiento
dela entidad, esimportante
concentrarse
en aquellas Areas, transacciones,
operaciones
oactividades
importantes
queconllevan
mayor riesgo oque poseen caracterfsticas
poco
usuales. Estos asuntosdeben recibir atenci6n especial en el plan deauditorfa.
Entre 6stosse incluyen:
a Hechosotransacciones
individualmente
significativos.
a Nuevas Areaso lineasdeactividad.
272 Revisi6nFlr'diiminar
(RP)
pigina58
Auditoria CursodeAuditora
Operativa
270 Planificaci6n
de losEstudios
a Incertidumbres
ocontingencias
importantes.
a Introducci6n
denuevos productos
o la prestaci6n
denuevos
servicios.
a Partessignificativas
definidas
como extraordinarias
oinusuales
en
materia tcnica.
a Problemas
deespecializaci6n
t6cnica.
a Grupo de transacciones
con sectoresimportantes.
a Presencia
delitigiosoderequerimientos
delosorganismos
de
control.
42
Lassecciones
incluidas
a continuaci6n
tratan los temas quedeben considerarse
enel desarrollo
o laactualizaci6n
de los conocimientos
acerca de]a entidad y
de los correspondientes
riesgos inherentes.
Principales
actividades
43
El conocimiento
de las actividades
sustantivas
desarrolladas
por la entidad
ayudarA
a identificar
las Areas potenciales
de riesgo,a ccmpi'ender
los motivos
quefundamentan
las decisiones
gerenciales
ya conocer losproblemas
de
auditorfa.
En esie proceso
debemos
intentar
identificar
los factores criticosde!
6xito dela entidad,
que puedan
indicar operaciones
favorables
oproblemas
potenciales.
Entre los posibles
temas se incluyen:
a Caracteristicas
delosservicios
oproductos.
a Caracteristicas
delos usuarios.
a Filosoffa
ym6todos
deoperaci6n.
a Tendencias
delospreciosdeservicios
oproductos.
a Procesos
deelaboraci6n
deproductos
oservicios.
a Procedimientos
dedistribuci6n
yalmacenamiento.
a Proceso parala comprademateriales
yservicios.
a Caracteristicas
delosproveedores
debienes yservicios.
a Utilizaci6n
de manodeobrayubicaci6n
de]afuerza detrabajo.
a Existencia
deplanesespeciales
debeneficios.
a Naturaleza
delos inmuebles
ylas maquinarias,
asfcomoelnivel
delasinversiones
enbienesde capital.
a Proyectos
deinversi6n
a largoplazo.
a Naturaleza
yalcance delasactividades
deinvestigaci6n
y
desarrollo.
Politicas
ypr~cticas
financleras
44
Las politicas
y pricticas
financieras
pueden afectar el enfoque de atiditoria.
La
utilizaci6n
depolfticas
o pricticas
inusuales
puede indicarla existencia
de
problemas
que podrian
afectar directamente
las operaciones
realizadas.
Entre
las posibles
Areas deinvestigaci6n
se incluyen:
a Prgicticas
utilizadas
paraia administraci6n
defondos
(transferencias
interbancarias,
inversiones
defondosenexceso).
a Politicas
yobjetivos
deinversi6n.
272 Revisi6n
Preliminar
(RP)
pigina59
270 Planificaci6ndelosEstudios
a Liquidezycapacidad paragenerarcapitaldetrabajo.
" Modelosdelaestructura financiera delaentidad,deacuerdocon
losobjetivosalograr.(relaci6nentrelosgastosadministrativosyel
volumendeoperaciones realizadas,identificaci6n deprogramaso
centrosdecostosparacuantificarlosservicios prestadoso los
bienesproducidos demanera g!obal).
a Wodosfinancieros utilizados, incluyendo lanaturaleza yel
alkancedelosarrendamientos conopci6ndecompra en
operacionesimportantes.
" Presupuesto decaja,operaciones einversiones.
a Proyecciones financieras alargoplazo.
a Capitalizaci6n ycontrol patrimonial delas operaciones
significativas sobre el mejorarniento ycontrol delosbienesdela
entidad.
Circunstanclasecon6micasexistentes
45 Una economia en expansi6n puedeaumentar losvoldmenes deoperaci6n,
pero tambi6n puede ocasionar escasez en el abastecimiento deinsumos y
mayores demandas de salarios. Una economfa deprimida puede ocasionar
presiones para lacancelaci6n de pr(stamos y caidas del valor de los
inventarios de existencias.
46 La situaci6nexpuesta puede afectar lasevaluaciones del riesgo,y entrelas
posiblesAreas de indagaci6n se pueden mencionar:
a Efecto delascondicionesecon6rmdcasy politicasgenerales sobrelas
operaciones, elfinanciamiento olas inversiones.
a Factoresecon6rnicos especfficos queafecten a la actividad,incluso
elgradoderegulaci6n sobrelosbieneso serviciosproducidos.
a Fluctuaciones estacionalesque afecten lasoperaciones.
a Cambiosen]a dimensi6ndel mercado.
a Viabilidad delos productososerviciosylasperspectivas futuras.
a Efecto delasacciones externas, talescomocambiosen losprecios,
mdtodosdecomercializaci6n,
costosdeproductos, servicios y
materiales.
a Cambiosenlosniveles deventasdeproductososervicios.
" Exposici6nalasfluctuacionesdelastasasde inter6sydel tipode
cambio.
a Restricciones ala actividad econ6mica, talescomocontroles de
preciososalarios,derechosde importaci6ny reglamentaciones
ambientales.
Estructuraoperativa
47 La organizaci6n de laentidad proporciona una visi6nde su filosoffa operativa
y puedeafectar la responsabilidad en cuanto a losinformes a emitir, en la
medida en la que es necesario rotarel 6nfasis deauditoria y la utilizaci6nde
especialistas. Entrelas posiblesAreas de indagaci6n se incluyen:
Existenciadeorganismos descentralizados y susrelaciones conla entidad.
272 Revisi6n Preliminar(RP)
p~gina 60
Curso
deAuditoria
Operativa
Manual
deProcedimientos
Auditorfa
270 Planificaci6n
de losEstudios
Grado
de autonomfa
ocentralizaci6n
delasdirecciones,
divisiones
yunidades
operativas.
Naturaleza
delas instalaciones
operativas
ysu ubicaci6n.
Restricciones
legales,
talescomo
leyesambientales,
impositivas
odeprotecci6n
alconsumidor,
ysuefecto
sobre
laorganizaci6n
delas operaciones.
Departamentos
deadministracl6n
yfinanzas
48
El tamafio
y la estructura
delos departamentos
de administraci6n
y finanzas de]a entidad
pueden
demostrar
unefecto
significativo
de la integridad
y
confiabilidad
de la informaci6n
financiera
ysu relaci6n
directa
con el volumen yproyecci6n
de las operaciones.
Entre
los temas
a considerar
se incluyen:
a Existencia
de undirector
ogerente
financiero
ydeun director
o
gerente
deadministraci6n
ysusrespectivas
responsabilidades
y
Areas decompetencia.
" Funcionarios
responsables
deinvestigar,
preparar
yaprobar
las
politicas
yprocedimientos
contables.
a Grado
decentralizaci6n
odescentralizaci6n
delasactividades
contables
y financieras.
a Organizaci6n
delas responsabilidades
deinformaci6n
y tamaflo
de
lassiguientes
funciones
relacionadas:
- Planificaci6n
ypresupuestos
financieros.
- Andlisis
financiero.
- Tesorerfa.
" Responsabilidades
deinformaci6n
financiera
delasdivisiones
y
unidades
operativas,
administrativas
yfinancieras.
a Cambios
recientes
en lasresponsabilidades
uorganizaci6n
delos
departamentos
deadministraci6n
yfinanzas.
49
Unidad
deauditoria
Interna
La existencia
y funcionamiento
de ]a auditorfa
interna,
con el suficiente
grado deindependencia
yautoridad
para examinar
cualquier
Area deoperaci6n
de
la entidad,
fortalece
el sistema
decontrol
interno
y seconstituye
en un elemento
retroalimentador
que dinamiza
y promueve
]a eficiencia
enlas
operaciones.
c. Documentaci6n
de fa RP
so
Con el prop6sito
deplanificar
lassiguientes
fases de]a auditorfa
e identificar lasactividades
queameriten
mejoras
significativas,
sedebe solicitar
o preparar los restimenes
o lista dedocumentos
en quesefundamentan
lasactividades sustantivas
yadjetivas
de la entidad.
La informaci6n
documental
a recopilarse
de manera
concisa
en esta fase, es la siguiente:
a Resumende losantecedentes,
principales
objetivos
yatribuciones
legales
vigentes.
a Datos
sobre
la organizaci6n,
con6nfasis
en lasactividades
sustantivas,
relacionadas
con elobjetivo
de ]aauditorfa.
a Organigramas
de laentidad.
272 Revisi6n
Preliminar
(RP)
POgina
61
270 Planificaci6nde losEstudios
" Informaci6n estadistica sobre losprincipales bienesoservicios
producidosenlos iltimosafios.
a Informaci6n financiera delos6ltimosafios.
a Informes anuales delabores.
a Inversiones significativas ysuubicaci6n.
a Descripci6n resumida delos m6todosdeoperaci6n.
a Referencia alasdisposiciones legalesaplicables.
a Descripci6n deproblemasimportantes.
a Informesdeauditoria internayexterna,del 6ltimoafio.
a Planesde laadministraci6n
acorto,mediano ylargoplazos.
a Detalledelasfuentesdeinformaci6n,
referenciadas alas
actividadessustantivas yadjetivasdelaentidad.
d. Resultados
de la Revisi6nPreliminar
51 Cada fasedel proceso de la auditoria proporciona informaci6n gerencial y
operativa para promover la adecuada administraci6n
delos recursos
invertidos en las accionesde fiscalizaci6n.
Reporte para laJefatura
52 Al concluir la Revisi6n Preliminar el equipo de auditorfa emitird unreporte
para conocimiento
del nivel directivo inmediato superior. Las caracteristicas
y
contenido del informe sobre la revisi6n preliminar,dirigidoal jefe de ]a
unidad deauditoria, son las siguientes:
a Elaborado oportunamente,
paraconocimientoydecisi6ndel nivel
directivo delorganismodecontrol.
a Incluye losaspectosimportantesqueorientan lasactividadesde
auditoria,como lossiguientes:
- Referencia ala asignaci6n detrabajo emitidaporla jefaturade la
unidady reporta]aculminaci6n delarevisi6n preliminar.
- Introducci6n queincluya elalcancedel trabajo realizado,las
limitaciones odificultades encontradasylosaspectospositivos
para realizarel estudiodemanera eficiente.
- Resultadosdelarevisi6n preliminaridentificando lasactividades
sustantivas ysuscomponentes
importantes, considerando los
recursos humanosyel tiempodisponible.
- Identificaci6n
especifica delasactividades sustantivasnocon-
sideradaspara lasiguiente fasedeproceso, sefialandolascausas
respectivas.
- Dejarabierta la posibilidad deobtenerdirectrices adicionales de
lajefatura paraorientar laauditoria, basadosenelcontenido del
reporte.
a Suscritoporelencargado del trabajoyrevisadoporelsupervisor
deauditorfa.
272 Revisi6nPreliminar (RP)
pdgina 62
Curso
deAuditoria
Operativa
Manual
deProcedimientos
Auditoria
270 Planificaci6n
delosEstudios
a Laconcisi6n
esuna caracterfstica
fundamental
deestereporte,
la
quepermitirA
]a preparaci6n
y conocimiento
oportuno,
asicomo
la posibilidad
deobtener
instrucciones
adicionales
de la jefatura
dela
unidad
deauditoria.
53
El reporte
de la Revisi6n
Preliminar
permite
la informaci6n
formal
sobre la ejecuci6n
de la auditoria,
demanera
que ]a orientaci6n
seguida
para cumplir el objetivo
general
del estudio
sea conocida
porel nivel directivo
del
organismo
de fiscalizaci6n.
Papeles
detrabajo
54
Otro producto
de la Revisi6n
Preliminar,
realizada
como partedel proceso
de
una auditoria
especffica
o como una actividad
individual
independiente,
esla documentaci6n
delas actividades
realizadas,
divididas
endossegmentos,
uno
referido
a la administraci6n
de]a auditoria
y otropara documentar
las
55
actividades
desarrolladas
porla entidad
auditada.
La documentaci6n
de la auditoria
incluirA
principalmente
losiguiente:
a Hoja matriz
paraelregistro
y control
delpersonal
integrado
al
equipo
deauditores
y proyectada
hasta]a conclusi6n
del trabajo.
a Oficios,
memorandos
y notasrecibidos
y enviados
porel equipo
de auditores,
sobreel manejo
delos recursos
asignados,
ordenados
cronologicamente.
a Registro
decontrol
degesti6n
del equipo,
parael proceso
completo
de]a auditoria,
enelque seincluirdin
losdatos respecto
alosdfas hombre
programados
ylos efectivamente
utilizados,
asfcomo
los
dedicados
a otrasactividades.
a Informe
sobre IaRevisi6n
Preliminar.
56
Los papeles
de trabajo
que sustentan
las labores
realizadas
porel equipo
de auditores
en la Revisi6n
Preliminar
estardn
integrados,
ordenados
y
representados
porlos siguientes
grupos:
a Resumen
delosresultados
obtenidos
enla RP.
a Programa
aplicado
enla revisi6n
preliminar,
debidamente
referenciado
alosdocumentos
desoporte
obtenidos
opreparados.
a Papeles
detrabajo
acumulados
queincluyan
losindices
ylas referencias
cruzadas,
resaltando
lainformaci6n
relevante
parala planificaci6n
yejecuci6n
delassiguientes
fasesdelaauditoria.
e. Programas
para evaluar
loselementos
do la estructura
del control
Interno.
57
La identificaci6n
de las Areas y actividades
a examinar
en la siguiente
fase, constituye
]a base para preparar
los programas
de auditora
dirigidos
a
evaluar
la estructura
del control
interno
de iaentidad.
58
Los programas
a utilizar
para evaluar
el control
interno
son uniformes
y
especificos.
Los programas
uniformes
son los quepermiten
evaluar
las actividades
sustantivas
y adjetivas
importantes
de d s de los componentes bdsicos
de la estructura
de control
interno
denominados,
ambiente
decontrol
y sistema
deregistro
einformaci6n.
272 Revisi6n
Preliminar
(RP)
pdgina
63
Auditoria
270 Planificaci6n
delosEstudios
59
Los programasespecificos para evaluar el componente
procedimientos
de
control, son V.reparados a ]a medida para evaluar lasactividades
importantes
relacionadas
do la estructura de control interno. En la siguiente fase del
proceso se desarrollan
ampliamente
los criterios a considerar para evaluar la
estructura del control intemo institucional.
273 Evaluaci6n
dela estructura
decontrolinterno, (EECI)
60
Conforme la politica do dirigir los esfuerzos deauditorfa a las Areas
importantes
que necesitarn mejorar los m~todos y procedimientos
de trabajo, al
evaluar el control interno, el objetivo fundamental
es verificar su efectividad
e
identificar lasdebilidades
relevantes que requieran un examen detallado. La
informaci6n
obtenida durante la revisi6n preliminar permiteubicar las Areas o
componentes
que presentan debilidades
administrativas,
yque podrian afectar
negativamente
los intereses de la entidad.
61
Alevaluar la estructura del control interno, el auditoracumula informaci6n
adicionai sobre el funcionamiento
real de loscontroles internosexistentes, lo
cuales itil para identificar los asuntos querequerirAn tiempo y esfuerzo
adicional para el examen profundo de Areas criticas.
62
Conbase en la informaci6n
obtenida en la evaluaci6n de la estructura de
control interno, el equipo de auditorfa puede tomar decisiones efectivas sobre
]a naturaleza y el alcance del examen detallado de lasAreas criticas. Tambi6n
serA fitil para estimar los requerinientos
depersonal adicional, programar el
trabajo endistintoslugares, prepararlos programas
especificos de la siguiente
fase y fijar los plazos para concluir el estudioy presentarel informe final.
63
Al completar esta fase,el equipodeauditorfa tendrA la informaci6n
suficiente
para formarse una opini6n sobre la confiabilidad
del sistema de control
interno. Sinembargo, durante el examen profundo deAreas criticasel equipo
continuard
evaluando dicho sistema de control interno.
a. Enfoqueprcticoparala evaluacl6n
64
Un enfoque eficiente para evaluar la naturaleza,
efectividad y la utilidad del
sistema decontrol intemo esrevisar los m~todos,procedimientos
y pr~cticas
utilizadas mientras se desarrollan
enforma corriente lasactividades
operativas
o t6cnicas, administrativas
y financieras.
65
Una vez seleccionad-
las actividades
sustantivas y adjetivas importantes,
la
evaluaci6n debe serlo suficientemente
detallada para obtener informaci6n
prdctica sobre lo siguiente:
a Forma enqueserealizan lasoperaciones;
" Necesidad outilidaddelosdistintospasosseguidosparaprocesar
lasoperaciones
oactividades;
a Resultados do lasactividades,
segfinlosobjetivosde]a entidad, los
requerimientos
legalesy las pr~cticasseguidas parauna
administraci6n
eficiente; y,
" Efectividad
delsistema decontrolinterno.
66
Muchas instituciones
desarrollan
operaciones
que porsu magnitud,
complejidad
y usuarioshacen impracticable
la evaluaci6n de todas las
actividades
importantes
en un solo estudio, salvoquo esta so realice sobre la
base de varios periodos. La adopci6n de unaplanificaci6n
ciclica para
273 Evaluaci6ndelaestructurade controlinterno, (EECI)
pagina64
Auditorfa
CursodoAuditoria
Operativa
270 Planificaci6n
delosEstudios
examinar
todaslasactividades
constituye
la mejor atermativa
para cubrir en
detalle los segmentos
importantes
deuna organizaci6n.
b. Elementos
paraevaluar
la estructura
de controlInterno
In-
stituclonal
67
La evaluaci6n
de la estructura
del sistema decontrol interno para las
actividades
importantes,
se realizard
mediante
]a aplicaci6n
deprogramas
uniformes
en los siguientes
elementos:
" Ambiente
decontrol
* Sistemaderegistro einformaci6n
68
Para el elemento procedimientos
decontrol deben prepararse
programas
especificos
deacuerdo con la unidad o actividad
evaluada
y las condiciones
existentes
en la entidad.
Amblente
decontrol
69
El ambiente
decontro!existente en la entidad estudiada
refleja la filosoffa,
actitud y compromiso
de losdirectivos
para establecer
una atm6sfera
positiva
al implantar
y ejecutar lasoperaciones.
Influye en gran medida sobre la
efectividad
delos sistemas decontrol y en consecuencia,
afecta enlas
evaluaciones
del riesgo decontrol. Unambiente
s6lido decontrol permite
depositar
mayor confianza
en los procedimientos
aplicados,
seleccionar
los
controles
como fuentedeevidencia
para la auditoria
y reducir la cantidad
de
comprobaciones
requeridas
para Ilegar a una opini6n, respecto a que los
controles
funcionan
demanera adecuada.
70
Debido a la importancia
del ambiente
de control de]a entidad es necesario
que sea analizado
durante la planificaci6n
del estudio,porlos miembros
mAs
experimentados
del equipo deauditoria.
A continuaci6n
se presenta algunos
aspectos quedeben serconsiderados:
Enfoquedelniveldirectivo
haclaloscontroles
71
El Iiderazgo
ejercido por los nivelessuperiores
de la administraci6n,
asi como
su actitud en relaci6n con la informaci6n
financiera
y con loscontroles
efectivos,
influyen significativamente
sobre el medio decontrol. Los directivos
experimentados
deben identificar
losproblemas
potenciales
antes deque
afecten negativamente
las operaciones
de laentidad. Algunos factores a tomar
encuenta son:
a Independencia
delosnivelessuperiores
yla efectividad
delos
controlesqueejercen.
a Medida enqueel nivel superiorrequiere informaci6n
yla utiliza
para tomardecisiones.
a Medida enqueel estilogerencial
estS caracterizado
porla
planificaci6n
o porlaimprovisaci6n
cuando sepresentan
situaciones
criticas.
a Gradodeparticipaci6n,
orientaci6n
yrevisi6ndel nivelsuperior
sobrelosprocesosdeplanificaci6n
ypreparaci6n
delos
presupuestos.
a Importancia
queelnivelsuperiorotorga aloscontroles,
tanto de
auditores
internoscomoexternos.
273 Evaluaci6n
delaestructura
de controlinterno,(EECI)
p~gina 65
72
Auditoria CursodoAuditonia
Operativa
270 Planificaci6n
de losEstudios
a Agilid-d
yefectividad
de]a respuesta
del nivel superior,
a
situaciones
fuera decontrolen las6reasoperativa,
administrativa
y
financiera.
Organizaci6n
del nivelsuperior
La estructura
orginica
que establece
unaclara delegaci6n
de autoridad
y la
asignaci6n
de responsabilidades,
facilita laejecuci6n
de las polfticas dictadas
porel nivel superior deia entidad, el desarrollo
de ]a retroalimentaci6n
y ]a
selecci6n,
motivaci6n
y promoci6n
del personal
calificado.
Ademds,
]a
segregaci6n
defunciones
importantes,
incompatibles
entre si desde el punto
de vista delos controles,
podrian realzar el sistema de control y el deseo del
nivel superior
para establecer
un medio decontrol s6lido. Los factores a
considerar
son:
a Responsabilidades
delasunidades
administrativas
importantes
y
suparticipaci6n
altomardecisiones.
a Cambios
recientes
enlaadministraci6n
superior.
a Responsabilidades
operativas
quenocoinciden
con ]aestructura
organizativa.
a Lacorrecta delegaci6n
deautoridad
yresponsabilidad.
" Laformaenque laautoridad
delegada
y la responsabilidad
asumida
sondifundidas
ycomprendidas
portodoslosnivelesde
laentidad.
a Si lasdecisiones
son tomadas porlasjefaturas
queestdn en
condiciones
deevaluarsusimplicaciones
globales.
a Si laauditorfa
interna informaal nivei directivo
apropiado.
a Si existeunefectivo sistemadecomunicaci6n
delaspoliticasy
procedimientos
de trabajo.
a Evidencia
dequeelpersonal financiero
clave tienecargasexcesivas
detrabajo.
a Armonia
entre losmiembros
dela direcci6n
superior,
el espiritude
los funcionarios
yel nivel derotaci6n del personal.
a Proporci6n
de lossupervisores
conrespecto a losempleados
y si la
funci6n aseguraque6stos iltimos comprendan
ysigan laspoliticas
yprocedimientos.
a3 Medida enquesonsegregadas
lasresponsabilidades
por]a
iniciaci6n
delas operaciones,
el registro yla custodiadelosbienes.
a Siel niveldirectivo
hadetectado
ireasofunciones
en lasqueexiste
concentraci6n
defunciones
incompatibles.
Marco para elcontroldirectivo
Es deinter6s el marco gerencial
para el control y direcci6n
efectiva delas
operaciones
diarias. Un marco s6lido esun indicador
clave en la evaluaci6n
de]a efectividad
del medio decontrol. Estos temas tambi6n pueden
proporcionar
un punto de partida natural para las discusiones
con el nivel
superior en relaci6n con los m6todos
que seaplican para planificar,
ejecutary
controlar
las operaciones.
Entre los posibles temas a considerar
seincluyen:
a] Estadisticas,
relaciones
yotra informaci6n
clave utilizada
pore]
nivel superior
para controlar
yevaluar la marcha de la entidad.
273 Evaluaci6n
de laestructura
de controlinterno, (EECI)
pdgina66
73
Auditoria
CursodoAuditoraOperativa
270 Planificaci6n
delosEstudios
o Si losplanesy presupuestos
financieros
sonpreparados
y
utilizadosperi6dicamente
paracontrolarcostos.
" Siexisten procedimientos
derevisi6n yaprobaci6n
establecidos
para realizar cambiosen lossistemascontablesy decontrol.
a Si se realiza alg-6n procesoefectivo yformal parael desarrollo y
mantenimiento
delossistemasdeaplicaci6n computadorizado.
a M6todosutilizados paracontrolar yponerenprdctica ia
segregaci6n
detareas incompatibles.
a Mecanismos
porloscualeslagerencia identifica yresponde a
situaciones
inusuales.
Oportunidades
deservicio
74
En el curso de la planificaci6n
se debe estaralerta a las situaciones
que
presenten oportunidades
deprestar servicios adicionales
a ia entidad.
Generalmente,
estas oportunidades
se manifiestan
en
conversaciones
con los funcionarios.
Entre losindicadores
de oportunidades
deservicio sepueden mencionar:
a Cambiosen el nivel superior.
a Planespara la expansi6n
ocontracci6n
delasactividades.
a Existenciadesistemascontables insuficientes
para procesarun
aumento enel volumen delastransacciones.
a Sistemascontablesquegeneran muchoserroresoquenoposeen
controlesefectivos.
a Planespara actualizar losreglamentos
yla normatividad
t~cnica.
a Experiencia
insuficiente
enAreasespecializadas
como, sistemasde
informaci6n
computadoizados
(SIC), desarrolloadministrativo
o
administraci6n
financiera.
75
Es importante
que el nivel superior comprenda
claramente
]a naturaleza,
alcance y posibilidades
delos estudios adicionales
que podrian prestarse.
76
Esta etapa de la planificaci6n
detaliada cstA referida principalmente
a
exAmenes
de varias unidades geogrificamente
separadas.
Supone ]a divisi6n
de ia entidad en unidades individualmente
manejables,
tales como unidades
ubicadas en distintas Areas. Con baseen esteandlisis se comienza a establecer
el plan deauditorfa tomandodecisiones
preliminares
sobre elenfoque
aplicable para cada unidad y asignando lasresponsabilidades
al equipo de
auditoria apropiado.
En estemomento es importante
que seconsideren
los
requerimientos
deauditoria odeemisi6n deinformes, los niveles de
relevancia
y los riesgos.
77
A fin de facilita: este proceso de toma de decisiones,
resulta itil preparar un
papel de trabajo que identifique
las unidades operativas y permitarealizar
comentarios
sobre las decisiones deplanificaci6n
en relaci6n con cada unidad.
Este documento
permitirA determinar
laspartes especificas
de cada unidad
(componente)
queconstituir6
el eje central del trabajo de auditoria.
Determinar
lasunidadesoperativas
78
Con base en la comprensi6n
dela entidad se deben identificar las principales
unidades operativas,
incluyendo
las divisiones ci establecimientos
en distintas
Areas geogrificas.
Este proceso permitiri identificar las unidades operativas
que poseen importancia
para el trabajo. Esta etapacomienza formulando
las
273 Evaluaci6ndelaestructura decontrolinterno, (EECI)
pigina67
L/
ManualdeProcedin d;ntosAuditoria
270 Planificaci6n
de losEstudios
decisiones
con respecto al alcance de la auditoria en cada unidad operativa
e
identificando
las oficinas individuales
que serin responsables
de la
planificaci6n
y ejecuci6n del estudio.
79
Entre los ternas a considerar
en la determinaci6n
de lasprincipales
unidades
operativas
se incluyen los siguientes:
" Divisiones
importantes
de]a entidad.
" Establecimientos
importantes
endistintasAreas geogrAficas.
" Si lasprincipales
unidadespuedenseridentificadas
porfunci6n o
lIneadeservicio.
" Importancia
yrelaciones
delasoperaciones
delasoficinas
centralescon lasunidades desconcentradas
oregionalizadas.
RlesgosInherentes
yelambiente
de control
80
La preparaci6n
del plan de auditorfa para las unidades operativas
individuaies
esta influenciada
por las evaluaciones
del riesgo inherente ydel
ambientede control en las principales
unidades. Normalmente,
estas
evaluaciones
sebasan en nuestros conocimientos
ac;mulados
yactualizados
por]a informaci6n
obtenida durante la planificaci6n.
Entre los temasa
considerar
al realizar estasevaluaciones
se incluyen los siguientes:
" Naturaleza
de cadaactividad (porejemploel riesgoen]a industria
especializada).
a Estado actual delosproblemas
observados
enafios anteriores.
" Siloshechosrecientes indican mayor riesgoenuna ovarias
unidadesoperativas.
" Cambiosenlasactividades
deauditorfa interna.
" Forma de anticiparoreaccionar cadaunidadantelosproblemas.
" Actitud dela direcci6n encadaunidid operativa.
Rotacl6ndeldnfasisdeauditorla
81
En losexdmenes
que involucran
mfiltiples unidades operativas
se podrd
considerar
la implantaci6n
de un plan de rotaci6n del dnfasis de auditorfa
sobre !,:k base de laconfianza
en los controles internos probados
satisfactoriamente
en afios anteriores.
No obstante, en elcaso que la entidad
posea diversas unidadesoperativas
que individualmente
nosean importantes
porsutamafio, serfa conveniente
aplicar un muestreo
para visitar una
proporci6n
de las unidadesoperativas
cada afio.
Expectativas
sobreinformesespeclales
82
La identificaci6n
de las expectativas
de la entidad sobre los informes
especiales
relacionados
con las principales
unidades operativas
debeser
considerada
en esta etapa de la planificaci6n.
Enciertas situaciones
la entidad
requiere de un examen de las unidades individuales
y podria necesitar un
inferme especial en relaci6n con esa unidad en particular,
lo cual debe ser
considerado
en esta etapa del trabajo.
Planiflcacldn
para lasunidadesoperativas
83
En esta etapa de la planificaci6n
ya existen condiciones
para establecer el
alcance global de la auditoria para las principales
unidades oactividades
operativas
de la entidad. Estas decisiones
incluyen la identificaci6n,
en
t6rminos generales,
de la naturaleza
yalcance del trabajo que seri realizado en
273 Evaluaci6n
delaestructura
pIgina68
CursodeAuditorna
Operativa
Manual
deProcedimientos
Auditoria
270 Planificaci6n
delosEstudios
cada unidad
principal,
porejemplo,
un examen
dealcance
completo
o de alcance
limitado.
Ademlis
sepodri proporcionar
otrosdetalles,
para indicar
los temas especificos
a tratar encada unidad,
los individuos
y oficinas
responsables
deltrabajo,
losprocedimientos
deauditoria
especfficos
que
pueden
serconvenientes,
laprogramaci6n
defechas
enquelosinformes
serin emitidos
y una indicaci6n
delos diasqueseutilizarin
on ]a realizaci6n
del
trabajo.
84
Estasdecisiones
constituyen
labase para ia planificaci6n
detallada
al
desarrollar
elenfoque
deauditoria
a seguir para cada uno de loscomponentes
individuales
delas principales
unidades
operativas
eincluyen
las siguientes:
a Informaci6n
financiera
yestructura
operativa
dea organizaci6n.
a Importancia
relativa
de cadaunidad
operativa
principal
en
comparaci6n
con lasignificatividad
delosestados
financieros
en
suconjunto.
a Nccesidad
derealizar
trabajos
onciertos
lugares
para cumplir
con
requerimientos
legales.
a Riesgos
inherentes
decada unidad
operativa
yia naturaleza
y
alcance
deltrabajo
deauditorfa
necesario
paramanejar
las ireas de
mayor
riesgo.
a Ambiente
decontrol
decada unidad
operativa.
a Efecto
sobre ia rotaLi6n
del6nfasis
ylaconfianza
de auditorfa.
a Expectativas
delaentidad
con respeto
al estudio
a realizar.
a Si losinformes
especiales
a emitirrequieren
elexamen
deciertas
unidades
operativas,
en especial.
a Importancia
yestado
a,.tual delosproblemas
observados
durante
eximenes
anteriores.
a Si seanticipan
hechos
futuros
quenos Ilevenaconsiderar
si
debemos
examinar
unadeterminada
unidad
operativa,
talescomo
elcierre deuna planta,
laventadebienesyotrosdenaturaleza
similar.
85
La preparaci6n
deun papei detrabajo
queincluva
las decisiones
de
planificaci6n
para las unidades
operativas
es6til al documentar
el enfoque
de
auditoria
dedichas
unidades.
86
Con base enia determinacion
delas unidades
operativas
y en eldesarrollo
de
las decisiones
deplanificaci6n
deauditoria
sobre dichas
unidades,
se
comienzan
aconcentrar
losesfuerzos
enlas unidades
operativas
por las cuales
setiene responsabilidad.
El andilisis
sedirigea determinar
las partes individuales
queson significativas
para elexamen
y al tomardecisiones
acerca
deestoscomponentes.
Aeste nivel sepuedeevaluar,
enforma
preliminar,
los riesgos
inherentes
y decontrol
para los componentes,
y desarrollar
un enfoque
queproporciono
el nivel necesario
desatisfacci6n
de
auditonfa.
87
El enfoque
do auditorfa
debe seguir
]a metodologia
"de lo mas importante
a lo
menos
relevante"
con base enla comprensi6n
de]a entidad
y concentrando
losesfuerzos
en las iireasdemayor
riesgo.
Se puede
determinar
quees necesario
contar con informaci6n
misdetallada
de un componente,
antes do
completar
elenfoque
deauditonfa
sobre elmismo.
Si 6ste fuera elcaso, la
?73 Evaluaci6n
de laestructura
decontrol
interno,
(EECI)
pIgina
69
Auditoria
270 Planficaci6n
de losEstudios
natur
1
'-za y alcance de lainformaci6n
a obtenerse deberg serespeciicada
en
laplanificaci6n
detallada.
Sistema de registroeinformacl6n
88
El registn iistematizado
de lasoperaciones,
transacciones
y actividades
ejecutadas
poruna instituci6n
pilblica promueve el control desus recursos y
fomenta la utilizaci6n
eficiente delos mismos. Un sistema de registro
apropiado
permite lapreparaci6n
de informes administrativos,
financieros
y
operativos
respecto delos voltimenes
deproducci6n
y sus costos,el nivel de
rendimiento
delpersonal y st. relaci6n con los objetivosinstitucionales,
entre
otros.
89
El sistema deregistro einformaci6n
incluye las actividades
desarrolladas
por
las unidades de contabilidad,
presupuesto,
producci6n,
planificaci6n,
estadistica y otras funciones administrativas.
90
Un sistema efectivo de registro e informaci6n,
toma en cuenta el
establecimiento
dem6todos y registrosque:
" Identifican
yregistran todas lastransacciones
yoperaciones
vdlidas.
a Describen oportunamente
ydemanera clasificada todaslas
transacciones
yoperaciones,
paraincluirlasen lainformaci6n
financiera ydelagesti6nrealizada.
a Determinan
perfodos para el registroe informaci6n
delagesti6n,
detalmanera quepuedanseranalizadoscomparativamente.
a Establecen
m~todospara elregistro consistente
delasoperaciones,
encantidades,
voldmenes
yvalores.
a Presentan informaci6n
apropiada sobre lastransacciones
y
operaciones
realizadas,
asicomolas revelaciones
necesarias en la
informaci6n
financiera yen losreportes degesti6nanivel
institucional,
deproyectosyunidadesadinnistrativas.
Polticascontables
91
Durante el examen preliminar
gerneralmente
seacumula mucha informaci6n
sobrelas politicascontables como parte delaplanificaci6n.
A continuaci6n
se
presentan algunos temas quedeberdn considerarse:
a Si sehanpropuestocambiosenlas politicascontables vigentes.
a La probabilidad
dequesurjancambiosenlaspoliticascontables,
hasta elcierredel periodo.
a Problemas
enlaspoliticascontables quehayansidoidentificados
enafiosanteriores.
a Naturaleza
deloscambios enlas normasoprocedimientos
contableso enlospronunciamientos
emitidoseltiltimoafio.
a Existencia depoliticas contablesagresivasoconservadoras,
para
situaciones
quepermitenel usodeprincipios
contables
alternativns.
Conocimlento
delsistema contable
92
El auditor debeobtener losconocimientos
suficientes
sobre el sistema contable
de laentidad, para entender:
273 Evaluaci6n
de laestructurade controlinterno, (EECI)
pAgina 70
Auditoria Curso doAuditoria
Operativa
270 Planiricaci6n
delosEstudios
o La importancia
delasclases de trnsacciones
incluidas
enlas
operaciones
delaentidad.
" La manera enqueseinician e,as transacciones.
a Losdocumentos
de respaldo,
losregistroscontables,
el
procesamiento
y lainformaci6n
de las transacciones.
" El procesocontable
desdeel iniciodeunatransacci6n,
hasta su
presentaci6n
en losestadosfinancieros,
incluyendo
el uso dela
cornputadora
paraprocesar
losdatos.
" El proceso deinfo,-maci6n
financiera
empleado
para la preparaci6n
delosestados financieros
dela entidad,
incluso !asestimaciones
y
revelaciones.
Sistemas
deinformacl6n
computadorizados
93
Parte integral del conocimiento
de la entidad y de los sistemas
de registro y
control de las transacciones
y operaciones
esel obtener unacomprensi6n
global de los iste.nas deinformaci6n
computadorizados.
La informaci6n
sobre e'tossistemas
a considerarse
detallada
no
requiere
serextensa,
ero sidebe sersuficiente
para en t6rminos
generales
determinar
el grado en el cual la entidad ha computadorizado
el
procesamiento
de sub. transacciones,
acti',idades
y operaciones
y la
informaci6n
relacionaia,
la complejidad
delos sistemas
y la medida en que
lasoperaciones
deper.den
de un sistema deinformaci6n
computadorizado
(SIC).
94
Esta informaci6n
puedeafectar significativamente
el enfoqae deauditoria,
la
naturaleza
y el nive! de losconocimientos
sobre SIC requeridos
al planificar
y
ejecutaria auditoria
y las expectativas
dela entidad.
95
Los temas que deben considerarse
para desarrollar
unacomprensi6n
global
del los SIC, ircluyen:
Naturaleza
yalcance del procesamiento
computadorizado
de
informaci6n
porAreasotransacciones
importantes,
incluyendo:
- Prop6sitos
generales
delossistemasdeaplicaci6n
misimportan-
tes.
- Naturaleza
(interactiva/no
interactiva)
yAreasdeingreso de
datos.
- Determinar
si el procesamiento
involucra
onola actualizaci6n
in-
mediataderegistros.
- Determinar
silosdatos sontransferidos
directamente
deotrossis-
temadeaplicaci6n
(procesamiento
integrado).
- Software
desistemasrelacionados
incluyendo
monitores
de
teleprocesamiento,
sistemasdeadministraci6n
debasededatos
y/ocontrol deacceso a losarchivos
ysoftware
deseguridad.
- Determinar
siexisten tercerosquetengan acceso alasfunciones
deprocesamiento.
- Fecha y naturaleza
de loscambios
importantes
en el sistemaysi
seesperan
nuevos.
273 Evaluaci6n
delaestructura
de controlinterno,(EECI)
pigina71
" Naturaleza de]aconfiguraci6n SIC,incluyendo:
- Tipo,cantidad yubicaci6ndelasprincipales unidadescentrales
deprocesamiento (CPU)ylossistemasoperativos vinculados.
- Determinarsi lasCPUsest~ninterconectadas.
- Cantidad aproximadadeterminales enuso.
- Red de comunicaciones SIC.(acceso portelediscadoolineas
alquiladas).
" Estructura org~nicadelasoperaciones SIC,incluyendo:
- Posici6n deljefedeoperaciones SICenlaestructura ad-
ministrativa delaentidad.
- Cantidad depersonalSIC enlaorganizaci6n.
- Determinar siel grupoSIC estdorganizado demanera
centralizada odescentralizada envariasunidaesoperativas.
- Determinar silasactividadesoperativasdiariasdelSIC est~n
segregadasdelasdedesarrolloy mantenimientodesistemas.
Procedimlentosde Control
9Este elemento dela estructura del control interno estA constituido por los
procedimientos y politicas adirionales al ambiente decontrol y alsistema de
registro einformaci6n. Estos procedimientos decontrol son establecidos porla
direcci6n superior dela entidad para proporcionar una seguridad razonable
en cuantoal logro de losobjetivos especificos.
97 Los procedimientos decontrol seaplican a diferentes nivelesorganizativos y
de procesamientos dedatos,pueden estarintegrados a componentes
especfficos del ambiente de control ydel sistema deregistro einformaci6n. En
general, seclasifican como procedimientos correspondientes a:
a Autorizaci6n deactividadesy transacciones.
a Segregaci6n defuncionesquedisminuyen lasposibilidadespara
cualquier funcionario deestarencondicionesdeocultarerroresu
obligacionesen el curso normaldesusfunciones.
a Disefioy usodedocumentos,registroseinformesapropiadosque
promuevanel controlylaveracidad delasoperaciones.
a Dispositivosdeseguridadapropiadossobreel accesoyelusode
bienes,registros,informes,archivosdedatos,programasde
c6mputoeinstalaciones.
a Arqueos independientesdeldesempefio ydebidaevaluaci6n delas
cifrasregis~radaseinformadas.
c.Determinacl6n de loscomponentes
98 Los componentes ir-portantes son producto de las actividades operativas,
administrativas y financieras desarrolladas por una entidad piblica, como los
procedimientos deautorizaci6n, registro,control interno, manejo e
informaci6n, completamente diferentes y sujetos a factores de riesgo distintos.
Unan~lisis detallado deestas actividades, dividi6ndolas encomponentes
manejables se hace necesario.
273 Evaluaci6nde la estructuradecontrolinterno,(EECI)
pdgina72 ,
Auditorfa
CursodeAuditoria
Operativa
270 Planificaci6n
de losEstudivs
99Por
lo general, un componente
a serestudiado estarA constituido
poruno de
los siguientes
conceptos:
" Grupo deoperaciones
enqueparticipan
diferentes
unidades
administrativas.
(ejempJos:
Adquisiciones,
ingresospor
recaudaci6n
deimpuestos,
importaci6n
debienes,proyectos
de
inversi6n,
producci6n
debienesoservicios).
" Unaoperaci6n
oevento importante
(proyecto
deobraspblicaso
programa
especifico
paraincrementar
laproducci6n)
a Unelemento delosestados financieros.
" Unrubroouna cuentadelosestadosfinancieros.
" Unaunidad administrativa
oun programa
presupuestario.
100
La determinaci6n
de loscoraponentes
para cadaauditoria
depende de las
circunstancias
y el criterio profesional
del supervisor
y encargado
del trabajo.
Entre los factores quedeberin considerarse
al determinar
los componentes
se
incluyen
los siguientes:
" Naturaleza
delastransacciones
incluidasen unaactividad
odrea
especifica
determinada.
" Valormonetario
delapartidacorrespondiente.
a Naturaleza
del riesgorelacionado
con lasoperaciones
olascuentas
individuales
ylasoperaciones
ocuentasagrupadas.
a Expectativas
delosusuariosdelainformaci6n.
" Atributos
especiales
como:
- La expectativa
dequecierta informaci6n
seaexpuesta con uncon-
siderablegradodeexactitud.
- La precisi6nesperada
cuando ciertosindicesfinancieros
son
criticosdebido acompromisos
adquiridos.
" Expectativas
deerrores enuncomponente
porlaexperiencia
obtenida.
101
Existen ciertos componentes
que usualmente
son identificados
en los planes
de auditorfa
a fin deevaluar sugrado deriesgo, identificar
loscontroles
y
seleccionar
las fuentes desatisfacci6n
deauditorfa.
Los siguientes
grupos de
componentes
relacionados
pueden identificarse:
a Ingresosporoperaciones
sustantivas,
efectivosypendientes
de
cobro.
a Inventarios
ycostosdeprodu,:ci6n
debienes oservicios.
a Adquisiciones
ylasobligaciones
pendientes
de pagoporla compra
debienesyservicios.
a Costosypasivos laborales.
a Adquisiciones,
retirosydepreciaci6n
deactivos fijos.
a Manejo delasdisponibilidades
enefectivo.
a Resultados
deinversiones
realizadas.
a Pr~stamos
obtenidos,
susintereses,el pagodedividendos
vla
cancelaci6n.
273 Evaluaci6n
de laestructura
pigina73
.7h:ip
102
" Inversiones enel diseflo deproyectos,asicomo los proyectos en
proceso deejecuci6n.
" Consolidaci6n deinformaci6n producida pordiferentes unidades
operativas.
d.El riesgoen laauditorfa
El riesgo de auditoria esla posibilidad deque Ia informaci6n sujeta a
verificaci6n contenga uno a varioserrores o irregularidades significativas no
detectadas una vezque la auditoria hayasido completada.
103 Es necesario delinear losfactores queafectan lasevaluaciones del riesgo, para
concentrar losesfuerzos de auditoria y proporcionar al equipo de trabajo ]a
informaci6n requerida paracompletar y ejecutar satisfactoriamente el plan de
auditoria. Es importante considerar tanto losfactores quedisminuyen dicho
riesgo como aquellos que lo aumentan.
104 Los riesgosde auditoria estdn clasificados en:
* Riesgoinherente
Esla suceptibilidad aerrores o irregularidades significativas de lainformaci6n
operativa, administrativa y financiera sujeta a estudio,antes deconsiderar la
efectividad de losprocedimientos decontrol instalados en]a entidad.
a Riesgodecontrol
El riesgodeque los procedimientos decontrol, incluyendo ]a auditoria
interna, no puedan evitar odetectar loserrores o irregularidades significativas
demanera oportuna.
a Riesgo dedetecci6n
El riesgo deque losprocedimientos deauditoria porzplicar nopuedan
descubrir los erroreso irregularidades significativas, en el caso de que
existieran.
Riesgo inhlerente
105 Algunos factores que pueden influenciar en ]a evaluaci6n prelininardel
riesgo inherenteson:
a Hechoso transacciones individualmentesignificativas.
" Naturaleza delaentidadydelosproductos oservicios, incluyendo
lasfacilidadesdeoperaci6n,]asuceptibilidad a losdesfalcos,las
circunstanciasecon6micas, lasprzcticasfinancieras yla estructura
operativa.
a Naturaleza deloscomponentes,actividadesy transacciones, ]a
significatividad delosmontos osaldoscontables, lastransacciones
noregistradasoloserroresdecortey otrasirregularidades.
a Naturaleza delossistemascontables ydeinformaci6n
computadorizados encuantoa su disefioyefectividad,
dependencia delossistemaspara el manejo delaentidad, alcancey
complejidad de lacomputadorizaci6n.
" Existencia deincertidumbres ocontingencias importantes.
a Existencia degrupossignificativosde transaccioneso deudores.
273 Evaluaci6n de laestructura decontrolinterno, (EECI)
pAgina74
Auditorfa CursodoAuditoria
Operativa
270 Planificaci6n
de losEstudios
Riesgo decontrol
106
El principal
inter6s consiste
en identificar
los controles
especificos
disefiados
para compensar
losriesgos inherentes
al realizar lasoperaciones.
Entre los
posibles factores generales
que pueden afectar ia evaluaci6n
del riesgo de
control a nivel decomponente
se incluyen:
" M6todos
utilizados
por]a adrninistraci6n
paracomparar
los
resultados
realescon losplanes ypresupuestos
yel grado enque
lasdiferencias
son investigadas.
a Frecuencia
enla preparaci6n
dela informaci6n
operativa,
administrativa
yfinanciera
para us,, yrevisi6ndel niveldirectivo.
a Naturaleza
delosinformes
preparados
parael niveldirectivo
y su
utilizaci6n:
- Nivelesdeproducci6n
debienesy servicios.
- Operaciones
importantes
pendientes
delegalizar.
- Valoresacobrarclasificados
porantigiiedad
odetalledecuentas
significativas
vencidas.
- Cobrosopagossignificativos.
a Estadisticas
de rotaci6ndee'istencias.
a Productosconbajos mirgenes
derendinijento.
- Naturaleza
delasoperaciones
querequieren
aprobaci6n
especifica
delnivel superior.
- Efectividad
deldepartamento
deauditorfa
interna.
- Desvinculaci6n
de algdnfuncionario
clavedela entidad.
Riesgo dedeteccl6n
107
El riesgo de detecci6n
se puede originar
en los siguientes
factores:
a Noevidenciar
toda]a informaci6n
disponible.
a Posibleineficacia
del procedimiento
deauditoria
programado.
a Posibles deficiencias
en Iaaplicaci6n
delosprocedimientos
de
auditoria
oenla evaluaci6n
delos hallazgos
deauditoria,
incluyendo
el rescrn depresunciones
err6neas,
erroresy
conclusiones
equi.,icadas.
108
Las causas de riesgo de auditoria
nunca pueden sereliminadas.
Con el debido
cuidado
y elejercicio
de la destreza
profesional,
pueden serreducidas
a un
nivel aceptable,
mediante
una buena planificaci6n,
supervisi6n
y revisi6n.
109
Los riesgos inherentes
y los reisgos de control estin fuera del manejo del
equipo de auditoria,
pero no asf el riesgo de detecci6n.
Variando
]a naturaleza,
oportunidad
y alcance de los procedimientos
de auditoria
se puedealterar el
riesgo de detecci6n
yen iltima instancia,
el riesgo deauditorfa.
Riesgo demuestreo
110 El riesgo de muestreo es unode losaspectos que deben considerarse al
determinar
el riesgo dedetecci6n.
Constituye
el riesgo de que una muestra
seleccionada
y exaninada
para obtener conclusiones
sobreel universo
del cual
fue extraida,
no sea representativa.
Como resultado
se podria obtener una
conclusi6n
incorrecta
sobre el universo.
273 Evaluaci6n
de /aestructura
pzgina75
ManualdeProcedimientos Auditoria
270 Planificaci6ndelosEstudios
111 El riesgo de muestreo tiene dosaspectos, el mAs importante se refierea quede
la muestra podamos obtener la conclusi6n que sefiale loscontroles clave como
mAsconfiables de loque en la realidad son, y el menos importanteque la
informaci6n revisada estA razonablemnte
presentada, cuando en realidad no
esasi.
e. Enfoque de laauditorla
112 Un enfoque eficiente y efectivo, queresponda a los riesgos, requiere la
selecci6n de procedimientos
quepropordonen un nivel adecuado de
satisfacci6n deauditoria, con ]a menor inversi6n posiblede recursos. En
general, el plan detallado describe ent~rminos globales el enfoque
programado de auditoria para cada componente, e incluye informaci6n como
]a siguiente:
a Alcancedelaconfianza fundamentada
enloscontrolesvigentes.
o Procedimientos
especfficos requeridospara lasAreas demayor
riesgo oparalos temasquenecesitanatenci6n especial.
a Formadeobtenerconfianza enlhscontroles, esdecir,si selo har a
travsdepruebasdetalladasdeloscontroles clave ydelas
funcionesdeprocesamiento
computadorizadas,
o la
actualizaciones delos procedimientos
dediagn6stico.
Naturaleza delosprocedimientos
sustantivos, sison pruebasdetalladas de
operacionesoprocedimientos
analiticos.
Conflanza en laauditorla Interna
113 La utilizaci6n efectiva delasactividades deauditorfa interna requiere una
ciudadosa planificaci6n y coordinaci6n paraevitar la duplicaci6n deesfuerzos
y para asegurar un buen trabajo. Si secoordina de manera efectiva, puede
mejorarla cobertura del estudioy utilizar los recursos deauditorfa externa en
las Areasdemayor riesgo.
114 Algunas Areas en las quese puedelograr la participaci6n del personal dela
auditorfa interna son:
a Pruebasde transacciones comocomplementodeltrabajo.
a Confirmaci6n devalores acobrar.
" Observaci6n derecuentos fisicosdelos recursosmateriales.
a Aplicaci6n deprocedimientos
especificosbajo lasupervisi6n dela
auditoria externa.
a Pruebasdetalladasdeloscomponentes, bajola supervisi6ndela
auditoriaexterna.
" Documentaci6n
yprueba de losSIC.
f. HoJa Matriz para califIcar losriesgos
115 La preparaci6n de la hoja matriz para calificar losriesgos de auditorfa decada
uno de los componentes importantes del trabajo, constituye un paso
obligatorio en el proceso deejecuci6n dela auditorfa, al concluir la fase de
evaluaci6n dela estructura del control interno.
273 Evaluaci6n delaestructurade controlinterno,(EEC)
p~gina 76
Auditoria
CursodoAuditoria
Operatlva
270 Planificaci6n
delosEstudios
116
Para ]a calificaci6n
de los riesgosde auditoria se requiere la siguiente
informaci6n
sintetizada
y tabulada en un papel do trabajo referenciado
con los
documentos
de respaldo:
Informaci6n
horizontal:
" Identificar
el componente,
sea unaactividad,
unidad
administrativa,
proyecto,
programa,
funci6nosegmento
de los
estadosfinancieros.
a Definirlacalificaci6n
relacionada
conel riesgoinherente,
el riesgo
decontrol yel riesgodedetecci6n.
" Presentar resumidamente
el enfoquedeauditoria aseguiren]a
siguiente fasedel estudio,si esel caso.
" Detalleesquemdtico
delas instrucciones
deauditorfa parala
programaci6n
detalladadelestudioen !asiguiente fasedel proceso.
" Informaci6n
vertical:
* Respecto alos componentes
a evaluarse identificardn
lospuntos
clave decontrolrelacionados
conlos siguientes
elementos
generales,
quea su vezse relacionar~n
conlas actividades
realizadas
porla entidad:
- Actividades
deplanificaci6n
de loscomponentes
aestuliar.
- Organizaci6n
utilizada
- Sistemade informaci6n
yregistro.
- Procedimientos
decontrolaplicados.
- Administraci6n
delos recursoshumanos.
- Manejode losrecursosmateriales
- Utilizaci6n
delosrecursosfinancieros.
- Disponibilidad
derecursostcnicos.
* Sobrela calificaci6n
delosriesgos,deacuerdoconel criterio
profesional
delsupervisory
del encargado
del trabajo, seincluirg
la siguienteinformaci6n:
A= Alto- para identificar
lapresenciade unelevado nivelderies-
goalevaluar loscontroles internosclaves eimportantes.
M =Moderado.
alcalificar comorazonables
loscontroles
aplicados
enel ejercicio delasactividades.
-B =Bao. cuandolos riesgosdeterminados
enlaevaluaci6n
del
control intemo norequieren deprocedimientos
adicionales
de
verificaci6n.
* Respecto al enfoquede auditoria,
considerando
lacalificaci6n
asignadaa losriesgos,el equipo deberd decidir sobre losesfuerzos
adicionales
do verificaci6n
requeridos
o ]aeliminaci6n
delasAreas
deriesgo quenoameritencontinuar
conel estudio.
* Lasinstrucciones
deauditorfa estarinreferidas alos
procedimientos
sustantivos
oprioritarios
quedeberinincluirse en
]a programaci6n
detallada de laauditorfa
para la fase siguiente,
denominada
estudioprofundo delasAreas criticas.
273 Evaluaci6n
delaestructura
pdgina 77
117 Una hoja matriz decalificaci6n del riesgo deberA preparse porcada uno delos
componentes deauditoria y serd suscrita porel encargado del estudio y parel
supervisor de auditorfa respectivo.
118 La hoja matriz de calificaci6n de,os riesgosde auditoria constituye el
fundamento para ia planificaci6n detallada del trabajo, para la elaboraci6n del
informe sobre ]a evaluaci6n de la estructura del controlinterno ypara la
preparaci6n de losprogramas detallados a ser aplicados en la siguiente fase
del proceso. Lo sefialado demuestra su importancia para la sistematizaci6n de
lasactividades deauditoria.
g. Resultadosobtenidosdela EECI
119 La evaluaci6n de la estructura del control interno,planificaci6n y
programaci6n especifica es la base en queseapoya ]a ejecuci6n de la auditorfa
yde alli suimportancia. Al concluir esta fase, los siguientes productos estarin
disponibles parauso interno del equipo deauditora y para conccimiento de
la entidad usuaria del servicio de auditorfa:
Para uso delaauditorfa:
" Planificaci6n detallada, queincluyela siguienteinformaci6n:
- Objetivogeneralde]aaudiiorfa.
- Objetivos especificos porcomponentesdelaauditorfa.
- Alcance delaauditorfa.
- Limitaciones dela auditoria.
- Recursosnecesariosparaejecutar yconcluirelestudio.
Humanos
Tiempo
Financieros.
- Instruccionesespeciales parael trabajo.
" Programas detalladosdetrabajo paracada unodeloscomponentes
importantesdelaauditorfa,con]a siguienteinformaci6n:
- Objetivosespecificos.
- Muestra aexaminar.
- Procedimientos poraplicar.
- Fuentes deinformaci6n.
" Papeles detrabajo querespalden lasactividadesrealizadasen]a
evaluaci6nde laestructura delcontrolinterno yquedefinanla
onentaci6naser tomada paracon'cinuar conel desarrollodel
estudio. Dichospapeles debe- estarreferenciados alosprogramas
de trabajo aplicadose incluirlasiniciales delauditorquelo
prepar6.
Para ]a entidad auditada:
a Informe sobre]aevaluaci6n delaestructuradelcontrol interno,
conlas siguientescaracteristicas:
273 Evaluaci6n de la estructurade controlinterno,(FECI)
p~gina 78
270 Planificaci6n
de losEstudios
Losresultados
alcanzados
queserinpresentados
a L'sfun-
cionariosdela entidad paraobtenersusopinioneseinformaci6n
adicional.
- Emitido formal yoportunamente,
mientrase!cquipo de
auditoria se encuentra
en]a fasefinal delestudio,enlasoficinas
de laentidad.
- Suscrito poreljefe dela unidaddeauditoria oelencargado
del
trabajo yel supervisor
en formaconjunta, dependiendo
delos
resultados
obtenidos.
120
La planificaci6n
detallada,
]a programaci6n
especifica
y el informe de
evaluaci6n
dela estructura
decontrol interno ser~in deconocimiento
del jefe
de la unidad respectiva
para su revisi6n y la correspondiente
aprobaci6n.
El
documento
quecontiene ]a planificaci6n
detallada y la programaci6n
especifica
serA suscrito conjuntamente
porel encargado
y el supervisor
de
auditoria.
121
En los casos que haya la necesidad
de incluir ampliaciones
o ajustes a los
doclimentos
antessefialados,
es responsabilidad
del encargado
del estudio el
prepararla
y presentarla
de manera prioritaria.
Papeles de trabajo de la EECI
122
La documentaci6n
de las actividades
realizadas
en esta faseseorganizari
de
acuerdo con los componentes
analizados,
constituy6ndose
]a hoja matriz de
calificaci6n
del riesgo en eldocumento
principal,
identificado
como resumen o
sumario, respaldado
por lospapeles detrabajo analiticos y de soporte
respectivos.
123
El ordenamiento
de los papeles detrabajo seguiari por las siguientes
pautas:
" Hoja matrizdecalificaci6n
del riesgo porcomponente.
" Programa
aplicado para evaluarelcontrol interno, referenciado
a
lospapeles de trabajo analiticos,
porcadacomponente.
" Papelesdetrabajo analiticosque incluyen]ainformaci6n
importante
estudiada
yque fundamenten
lasopiniones
delequipo
deauditoria,
tantopara lacalificaci6n
del riesgocomo para ]a
emisi6ndelinforme,algunos ejemplosdeestospapelesdetrabajo
son:
- Resimenes
delproceso seguidoporlasoperaciones
importantes
evaluadas,
identificando
lospuntosclave decontrolaplicados
y
losque seriannecesarios
adicionarlos.
- Sintesisde lasentrevistas
con losfuncionarios
ejecutivos
de]a en-
tidadestudiada ydeotrasinstituciones
relacionadas.
- Operaciones
ohechos importantes
detectados
enel procesode
evaluaci6n,
productodela revisi6n selectiva dedocumentos,
in-
formesgerenciales,
informesfinancieros,
reportesdeproducci6n
yotrosdocumentos.
- Conclusiones
sobre anAlisisde]a informaci6n
financiera,
ad-
ministrativa
ydegesti6n presentada
porla entidad.
- Resultados
tabulados
deencuestasrealizadas
conlascon-
clusiones
respectivas.
273 Evaluaci6n
de laestructura
pdgina 79
270 Planificaci6ndelo,"Estudios
a Papelesdetrabajodesoportequeconstituyan evidencia
importantedel trabajodesarrollado ydelasconclusiones a lasque
sehaya llegado.Algunosejemplosdeestosdocumentos son:
- Notasde ]a entidad relacionadascon aspectosespecificos delos
componentesevaluados.
- Informes t~cnicos,administrativosy financieros preparadospor
]a instituci6nauditada.
- Dispcsicionesadministrativas
emitidasrespecto alos componen-
tesanalizados.
124 Los papeles de trabajo estarln integrados en un expediente que incluya los
componentes evaluados, debidamente identificados con indices que faciliten la
referencia cruzada entre losdiferentes nivelesde informaci6n, incluso el
informe dela EECI. Dichos papeles deberdn contar con la firmadel auditor
que losprepar6, ]a revisi6n del encargado del estudioy en casos relevantes
con la firma del supervisor.
Informe sob.-e la evaluacl6n de la estructuradel controlInterno.
125 El informe sobre la evaluaci6n de la estructura del control interno constituye
lamejor oportunidad parapresentar los resultados dela auditorfa a la
administraci6n superior de la entidad. Por lo tanto, la actitud positiva que
debe proyectar el documento es fundamental para crear una atm6sfera de
colaboraci6n y apoyo hacia la actividad deauditorfa.
126 El informe deberA mantener una estructura quepromueva el interns porsu
conocimiento y facilite su utiliLaci6n para el mejoramiento delos componentes
evaluados.A continuaci6n seincluye losprincipales elementos:
a Indicedel contenido, identificando loscapitulos ytftulosdela
informaci6npreparada.
" Capitulo deintroducci6n sefialandoel perfodoyel objetivo dela
evaluaci6n, laaplicaci6n delanormatividad t&cnica yuna
referenciaa lascondiciones reportables identificadas.
o Capitulo coneldetalle delosresultadosidentificados yque
constituyen labasepara promoverel mejoramiento delas
actividadesoperativas,administrativas yfinancieras. Estecapitulo
estarddividido enloscomponentes importantesquehanoriginado
lascondicionesreportables.
a Capitulo queen resumenpresenta lasconclusiones globalessobre
la evaluaci6n de]aestructura del controlinternodelaentidad.
a Capituloconel detalledelasdisposiciones finales,dirigidas
especfficamente
a losnivelesjerirquicosquedebenaplicarlase
identificablesindividualmente.
273 Evaluaci6n de laestructurade controlinterno,(EECI)
pzgina80
Auditorla
280 EstudioProfundodeAreasCriticas
280 Estudio
Profundo
de Areas Criticas
(EPAC)
281 Introduccl6n
01
Durante la planificaci6n
detallada
deben haberse seleccionado
los
componentes
a serestudiados,
los procedimientos
deauditoria
a seraplicados
y su alcance. Se espera que dicha aplicaci6n
proporcione
]a evidencia
suficiente
que permita demostrar
la veracidad
de cada componente,
delA.s
afirmaciones
contenidas
en los informes presentados
porla entidad,
delos
asuntosqueson objeto de la auditoria.
Las decisiones
deplanificacion
se
basan en lo siguiente:
" Conocimiento
de lasactividades
de]a entidad.
" Evaluaciones
de losriesgosinherentes
ydecontrol.
a Evaluaci6n
deloselementos
y operaciones
significativas.
a Expectativas
sobre lanaturaleza
ycalidad dela evidencia quese
obtendrA mediante losprocedimientos
individuales
quese
apliquen,reconociendo
factores talescomo lasuficiencia,
competencia
y confiabilid-
Idela evidenciay losprobables
niveles
delasobservaciones.
a. Programas
aplicados
02
Una vez aplicados
losprogramas
paracada componente
en el estudio
profundo
de las Areas criticas, seobtiene evidencia
y se cuenta con
informaci6n
adicional para reconsiderar
lasevaluacior'es
y decisiones
realizadas
durante la planificaci6n.
Los hallazgos
deaueitorfa desarrollados
deben serevaluados
para cada procedimiento
aplicado,
para cadacomponente
evaluado
y finalmente
para ]a auditoria en su zonjunto.
Con base en los resultados
de
03
]a evaluaci6n
se obtienen lasconclusiones
sobre
cada componente,
a fin decomprobar
si losobjetivos deauditorfa han sido
alcanzados.
b. El hallazgo
en laauditorfa
04
La palabra hallazgo tiene muchos significados
y transmite ideasdiferentes
a
distintas personas.
Sin embargo,
el hallazgo en la auditoria
tiene el sentido de
recopilaci6n
ysintesis de informaci6n
especifica
sobre una operaci6n,
actividad,
proyecto,unidad administrativa
u otro asunto analizado
y
evaluado,
y quelos resultados
obtenidos
seconsideren
deinterns para los
funcionarios
de]a entidad auditada.
05
Comouna herramienta
de auditoria
se lo emplea en un sentido critico y se
refiere a las deficiencias
identificadas
duranteel estudio y presentadas
en el
informe de auditorfa.
Es importante
sefialar que tambi6n pueder,presentarse
hallazgos
positivos, referidos a operaciones
que hayan demostrado
bondades
excepcionales
en beneficio de]a entidad y que podrian utilizarse como
modelos paraotras instituciones.
06
Al evaluar los hallazgos
de auditoria debe considerarse
si ]a informaci6n
y las
condiciones
sobre lascuales se prepar6 el plan de auditoria
contintlan
siendo
281 Introducci6n
pgina81
CursodoAuditornaOperativa
280 Estudio Profundo deAreasCriticas
apropiadas y, por consiguiente, si se haobtenido suficiente informaci6n para
laauditorfa. En especial sedebe considerar si:
" La evidenciaobtenida essuficiente,competentey confiable,como
seesperaba.
" La naturaleza yel niveldelasobservaciones est~ndeacuerdo con
loprevisto enlaplanificaci6n dc laauditoria.
282 Evaluscl6n de loshallazgos derivados de laauditorfa
07 Una vez completados losprocedimientos deauditoria se debeevaluar si la
evidencia obtenida satisface lasespectativas establecidas durantela
planificaci6n. l.a evidencia debeserevaluada en t~rminos delasuficiencia,
competencia y confiabilidad, asfcomo lanaturaleza e importancia delas
observaciones deauditoria identificadas. Tambi6n, debeconsiderarse si dicha
evidencia contradice alguna de las decisiones tomadas durante laplanificaci6n.
a. Observaclones
deauditorla
08 Pueden surgirevidencias que contradigan lasafirmaciones contenidas en los
informesdegesti6n y financieros, o quecreen dudascon respecto ala
eficiencia y efectividad con que se utilizan los recursosde una entidad. Este
tipo deevidencia es denominada observaci6n de auditorfa y por loregular
esta relacionada con lassiguientes definiciones:
Errores
Erroresno intencionales uomisionesal realizarunpasodecontrol, errores
matem~ticosoadministrativosen losregistros,errores enlaaplicaci6n de la
normatividad tcnicay enlosprincipios administrativos,contablesydecontrol
interno,asicomo malentendidosointerpretaciones err6neas dehechos que
existian enel momentoenquefueron preparados losinformesdegesti6ny
financieros.
0 Irregularidades
Distorsionesintencionales enlosinformesdegesti6ny financieros,talescomo
errores deliberados enlasafirmaciones de laaltadirecci6n oel usodelos
recursos delaentidad.
* Accionescuestionables oilegales
Actosque presuntamente violan leyeso reglamentos,incluso lacolusi6n,los
sobornosyotros pagosdudcsos.
09 Lasobservaciones deben ser consideradas cuidadosamente, en forma
individual y en conjunto, para determinar si los informes de gesti6ny
financieros estin o pueden estar significativamente
distorsionados,si se ha
obtenido suficiente evidencia deauditorfa concerniente a lavalidezde las
actividades estudiadas y si lasmismas tienen otrasimplicaciones para ]a
entidad.
10 La evaluaci6n de lasobservaciones tiene lafinalidad de Ilegar a comprender
su naturaleza, causas e implicaciones, y resolver sobre ]a acci6napropiada que
debe tomarse. Tambi6n debe considerarse el interns para ]a entidad desde el
punto de vistaoperativo y de control.
282 Evaluaci6n delos hallazgosderivadosde laauditoria
pagina 82
Auditoria
CursodeAuditoriaOperative
280 EstudioProfundodeAreas Criticas
b.Causasque originan lasobservaciones
11
12
13
Generalmente
ia causa fundamental
deuna observaci6n
estA encubierta y su
descubrimiento
requiere persistencia
y sagacidad. La falla deun s61n control
puede indicar una debilidad muyseria y fundamental
en la organizaci6n;
por
ejeniplo, la falta de personal competente,
la falta de conocimientos
o de
capacihaci6n
o ]a falta desupervisi6n
omotivaci6n.
Si no seidentifica las
causas deuna observaci6n,
se puede poner en pelirotoda la auditoria al
descornocer
las impicaciones
potenciales
de los hallazgos. Tambinse debe
considerar si las causas identificadas
pueden afectar ]a validez dela
informaci6n
a serobtenida mediante procedimientos
alternativos
para otros
componentes
de la auditoria.
La respuesta a las siguientes preguntas pueden ser itiles para identificarlas
causas delasobservaciones
deauditoria:
" Laobservaci6n
se origin6dentroofuera dela Organizaci6n?
" Qu6controles hansidodisefiados paraevitarodetectar]a
observaci6n?
a Laobservaci6n
hasidoelresultado deunerrorhumano odel
procesamiento
computadorizado?
a Cuilesla raz6n po:la queloscontroleso lasfunciones de
procesamiento
importantesnooperan adecuadamente?
a Qui6n esel responsable
deoperarestossistemasdecontrol?
" Los sistemasdecontrolfuerondisefiadosenforma pocoefectiv-?
Si estefuerael caso,qu6impacto tiene sobrelasoperaciones?
a Losindividuos involucrados
fueron debidamente
instruidosy
supervisados?
a La observaci6n
ha sidogenerada porel sistema contableoalgtin
otrosistema deinformaci6n
delaentidad?
a La observaci6n
haresultado deerrores enlosdatoscomunes para
muchas transacciones
(porejemplo,cllculode losingresos)o en
datosaplicablesauna transacci6n especifica?
a Laobservaci6n
esel resultado del procesamiento
inadecuado
de
informaci6n
correctao deluso de informaci6n
incorrecta?
Una vez que lascaus.,s de la observaci6n
han sido identificadas,
es importante
considerar la frecuencia con la que ocuire la misma, porlogeneral, esto
depende dela causa especifica. Porejemplo, una observaci6n
sobre la
valuaci6n de losinventarios
al cierre deun perfodo puedeser el resultado de:
a Unerroradministrativo.
a Unerror administrativo
pordoloo negligencia.
a El usodeunlistado deprecios incorrecto para unarticuloen
particular yquesepresentedemanera sistemdtiica.
a Conversi6n
inadecuada deuncosto expresadoen moneda
extranjera.
" Otraspricticasadministrativas
ot6cnicas.
Cuando lasexcepciones
involucran
sistemas computadorizados,
esimportante
considerar
el impacto de la observaci6n,
porejemplo:
14
282 Evaluaci6ndelos hallazgosderivados de laauditoria
pigina83
280 EstudioProfundo deAreasCriticas
" Unerror identificado enla l6gicade lafunci6n deprocesamiento
computadorizado quecalcula losdatosde loscomprobantes de
ingreso,afectarfa atodosloscdlculosrealizados.
" Unerrorenel catilogo delas tarifasunitarias utilizadaspara
prepararlasfacturasdeconsumo,ocasionarfa erroresen los
valoresdetodaslasfacturas preparadas a partirdelmomento en
queocurri6el error.
c. Implicaclonesde lasobservaclonesen laevidencla
15 Las observaciones identificadas al obtener la evidencia, generalmente,son de
unode los dos tipossiguientes:
" Undesvio en Jaaplicaci6n deunprocedimiento decontrol interno
clave.Los controlesclave estAncontituidos por lospuntos
importantesestablecidos parael control de lasactividades deuna
entidad, pore-emplo,la necesidaddedisponerdeunaautorizaci6n
para iniciarel proceso paraunaadquisici6n sigrificativa.
" Un errormonetarioen unaoperaci5n examinada comopartedeun
procedimiento decumplimiento.Dichos procedimientosseaplican
para asegurarseque lasactividades est~nejecutAndose deacuerdo
con lasinstruccionesprescritas.
16 No se espera que loscontroles clave aplicados en forma manual funcionen
siempre en forma I-.-ctiva.Por lo tanto, al planificar ]a auditoria, sedebe
considerar un porcentaje de desvio en su aplicaci6n. Una vezrealizado el
trabajo, sedebe verificar losdesvios mediante losprocedimientos de
cumplimiento para evaluar el desvio real ydeterminar si esteporcentaje es
aceptable. Cuando los controles se realizan por las funciones de procesanir2-to
computadorizado, si estos no sonefectivos, es muyprobable queafecten a
varias operaciones.
17 La evaluaci6n del porcentaje real dedesvfos esun proceso que requiere
aplicar el criterio profesional. Cuando loshallazgos se basan en una muestra
representativa, el porcentaje dedesvfo encontrado es la evidencia mAs objetiva
disponible, yporlo general,debeconsiderarse como la mejorestimaci6n del
porcentaje dedesvio "m~isprobable" del universo que se trate.
18 Si el porcentaje dedesvfo miis probale esinferior al previsto en la
planificaci6n, seconcluird en que lcsresultados respaldan la confianza
anticipada en loscontroles clave, Pero si el desvfo misprobable resulta
mayor,esposible que el porcentaje dedesvfo enel universo supere el que se
estim6 como aceptabley se debe considerar !anecesidad de:
" Modificar el plan deauditorfapara obtenerlaevidencia requerida
mediantelaaplicaci6n delosprocedimientos sustantivos
adicionalesosustentarseen laconfianzaqueofrecen otros
controles.
" Ampliarel alcance delosprocedimientos decumplimiento para
determinarsi la muestra originalesrepresentativa del universo.
19 Si se detecta un desvio al aplicar los controles noconsiderados clave, ]a
evaluaci6n del riesgo de control tambi6n severS afectada. Se deberdi modificar
el plan de auditorfa para obtener evidencia sustantiva adicional, si el nivel de
satisfacci6n de auditorfa que se plane6 obtener es superior al que resulta de la
reevaluaci6n del riesgo decontrol.
282 Evaluaci6n de loshallazgosderivadosde laauditoria
pjgina84
Auditoria
Curso doAuditoria
Operativa
280 EstudioProfundo deAreas Criticas
20
Cuando laaplicaci6n
delos procedimientos
deauditoria
indican que existe
una aparente debilidad enlos sistemas decontrol, esta deberd serevaluada
cuidadosamente
y sedeterminard
su efecto en la auditorfa.
d. Iplicaciones
de las observaclones
en laevidi.ncla
sustandiva
21
Para cadaobservaci6n
identificada
en laevidencia
sustantia,
es necesario
determinar
lamagnitud
y los componentes
afectados.
El interns recaeen si
estas excepciones
individual
oglobalmente
provocan erroressignificativos
en
los informes degesti6n y financieros
en conjunto. La presencia deerrores
monetarios,
a menudo indica queexiste debilidad
en el control y que6stas
debilidades
deben serevaluadas
al analizar ]a confianza en los controles.
22
Los erroresmonetarios identificados
directamente
al aplicar los
procedimientos
deauditoria son los errores "conocidos",
nohay duda sobre su
existencia.
Sinembargo,
so debe estimar elerror queserfa identificado
sise
examinaran
todas las partidas del universo,
en lugardeexaminar
s6lo una
muestra deellas. La estimaci6n
del error,incluyendo
el errorconocido,
constituye
el "errormisprobable".
23
Las implicaciones
delas observaciones
identificadas
dependen
de ]a
naturaleza
y causas de las mismas, asfcomo del tipoy alcance delos
procedimientos
aplicados,
a continuaci6n
se presentan
algunas situaciones
comunes:
Erroresalazar
a Probando
el100% deluniverso:
- Todosloserroresde!universo sellegana identificar.
- El error mis probable esel errorconocido.
a Sv;rgidos delanilisis deunamuestrarepresentativa
- Se identifican
algunoserroresen]a muestra.
- Elerrorm~sprobable sebasaenunaproyecci6n
delosresul-
tadosdelamuestra.
" Productodeotros procedimientos
- Loserroresconocidos
sonindicativos
deotroserroresen el
universo,peroposiblemente
nohaya lainformaci6n
suficiente
para estimarelerrormdsprobable.
Errores sistem~ticos
a surgidosdelanglisis deuna muestrarepresentativa
u otros
procedimientos.
sonaplicables
al universooaunapartedel
mismo.
debenproyectarse
sobre el uni',erso ycon-
siderarsejuntoa otraevidencia paradeterminar
el errorm~s
probable.
Errores aislados
Loserroresconocidos
soniinicos pordefinici6n,
el errorms
probableesiguala, errorconocido.
282 Evaluaci6n
deloshallazgosderivadosdelaauditoria
p~gina 85 T4k
24
Manual deProcedimientosAuditoria
CursodoAuditoriaOperativa
Errores odiferenclasnoexplicadas,
a surgidasdeprocedimientos analiticos.
Los procedimientos analiticos indican una posibilidad de error, cuando la
posibilidad essignificativa, se requerirdn otrosprocedimientos para obtener
uia estimaci6n delerror.
La identificaci6n de lascausas y .,- naturaleza deuna observaci6n requiere la
aplicaci6n del criterio profesional, ya que puede ser dificil deterrninar si la
observaci6n esun error aislado, sisterm~tico oal azar. Cuando la audito:fa no
permite estimarel error misprobable desde lasobservaciones ideptificadas, es
necesario aplicar procedimientos adicionales.
25 Los errores conocidos y cualquier error estimado adicional constituyen el error
masprobable y deben registrarse en el resumen deerrores nocorregidos o
ajustados. La direcci6n superiordela entidad debeser informada detodos los
errores detectados, salvo los que no seansignificativos.
26 Ademds del error conocido ydel error mds probable, se debe tener encuenta
quelos informes de gesti6n y financieros ainpueden estarmal expresados a
causa de otroserrores.
e. Incertidumbres yestimaclones
27 El riesgo de quelos informes degesti6n y financieros est(nsignificativamente
distorsionados, es mayor en el caso deoperaciones, actividades, cuentasy
tipos de transacciones que involucran estimaciones o la aplicaci6n dccriterios
tcnicos.
28 Las estimaciones oel uso de criterios t&nicos no son suceptibles de
,nediciones precisas, porlo tanto, la evidencia deauditoria debe utilizarse
paradeteminar el rango delosmontos razonables para tales estimaciones o
criterios,
29 Como ninguna delas estimaciones puedeserconsiderada precisa con certeza
absoluta, ]a estimaci6n presentada porlaentidad auditada generalmente es
aceptada, si se encuentra dentro del rango demontos razonables. Una
diferencia razonable entre la mejor estimaci6n yla estimaci6n de]a entidad,
no se considera un error.No obstante, si ]a estimaci6n de la entidad se
considera norazonable, se tratarA como el errormdsprobable y sesumarS a
losotroserroresmis probables.
283 rvaluacifnde los hallazgos porcomponentes.
30 Durante la planificaci6n se establecen las fuentes de informaci6n que
consideramosnecesarias para obtener]a evidencia suficiente con respecto a las
afirmaciones que corresponden a cada componente. Con base en los
resultados alcanzados se debendefinir las conclusiones sobre cada
componente.
a.Consideraclones sobre laevidencia de auditorfa ai-anulada.
Determinar si la evidencia de auditoria acumulada para un componente
especifico es competente y suficiente, depende del criterio aplicado. Esta
decisi6n se basa en una serie de factores, entre losque se incluven las
respuesta- a los siguientes interrogantes:
283 Evaluaci6n de loshallazgosporcor,,Ponentes.
pzgina86
31
Auditoria
a Han sidoadecuadamente
tratados todoslosriesgosinherentes?
a La evidencia obtenidaes suficiente,competentey confiable?
a Proporciona ]aevidencia una visi6ncoherente dela validezdelas
operacionesimportantesestudiadas?
a Resultasuficiente laevidencia para Ilegara laconclusi6n dequeno
existenotrosriesgos significativos?
a Resulta suficiente laevidenciapara reducirelriesgodeerroraun
niveladecuadamente bajo?
b. Consideraci6n
sobre el erroracumulado
32 Loserrores monetarios pueden ser descubiertos al evaluar los resultadosde la
aplicaci6n de losprocedimientos
individuales
de auditoria. Se utilizan estos
errores para estimar el error msprobable deun componente.
33 Al acumular los errores sedebe considerar la conveniencia
de compensar los
positivoscon los negativos. Cuando son traados porseparado, estos errores
pueden tener un impacto significativo
en lasoperaciones evaluadas, porlo
tanto,cada unoserd tornado en cuenta como un errorsignificativo
en forma
independiente.
34 Los errores conocidos y los estimados (que totalizan el error msprobable)de
uncomponente
debenser sintetizados en uri resumen de erroresno corregidos
o ajustados que indiquesu impactoacumulado.
284 Eva!uac16n
de loshallazgos para la auditorfa
35 Al evaluar los resultadosdeuna auditorfa en su conjunto,obtenemos
conclusiones
globales con base en las conclusiones y el trabajo detallado para
cada componente.
En general este proceso incluye:
a Reevaluar laefectividad delplandeauditoria, particularmente
la
relevancia del riesgo,con baseenla informaci6n obtenida durante
laetapadeejecuci6n yenlosinformesde gesti6ny financieros
examinados.
a Anlisisparadeterminarsi existen inconsistencias
en]a evidencia
deauditoria obtenidaoenlasconclusiones alcanzadaspara los
componentes
individuales.
Si sedetectan deben serinvestigadasy
resueltas.
a Comparaci6n
deloserrores acumuladoscon loscriteriosde
importanciay lapropuestadecorrecci6n oajustes, cuando fuere
apropiado.
a Formaci6n deuna conclusi6n sobrelaauditorfa global ysu
consideraci6n
parael informedeauditoria.
a. Loserroresacumulados
ysu significatividad
36 Elefecto combinado de loserrores identificados
oestimados de todoslos
componentes
debe sercomparado con los criterios considerados
como
significativos
para los informes degesti6n y financieros. Para facilitar este
proceso esconveniente resumir loserrores enun solo lugar, preferentemente
284 Evaluaci6n deloshallazgosparalaauditoria
pigina87
ManualdeProcedimientos Auditorfa
en la documentaci6n queresume la auditoria. La significatividad puede ser
considerada en tdrminosde losiguiente:
a El efectoacumulado sobrelosresultadosdeoperaci6n, tantoen
valorescomo envolimenes.
a El efecto acumuladosobre ]a situaci6nfinanciera delaentidad.
a El efecto sobre loscomponentes individualesauditados.
a Elefecto sobre lasobligacionescontractuales, talescomo indices
financieros especificadosen conveniosdepr~stamou otros.
37 Sedebedeterminar los factores designificatividad importantes para la
entidad. Como minimo deben clasificarF - los errores nocorregidoso
ajustados, para separar el error mAs probable, del errorconocidoy del error
estimado.
.38 El examen delas estimaciones puedeidentificar erroresquepresentan
diferencias deopini6n, pero noimplica quelas estimaciones carezcan de
razonabilidad, sinembargo, pueden existir otras que claramente noson
razonables. Si se determina que existe alguna tendencia en las estimaciones o
loscriterios t6cnicos utilizados, se concluird en que existeun error en ]a
informaci6n y en los resultadosde operaci6n.
285 Caracteristlcas y contenidode loshallazgos
39 Los hallazgos deauditorfa constituyen la materia prima que permite ]a
presentaci6n delos resultados dela auditorfa demanera ordenada, analftica,
completa y positivapara promover nejoras en las actividades de la entidad
examinada. Por lo tanto,esimportante desglosar su contenido y caracterfsticas
para la presentaci6n delos resultados de unaauditoria.
a. Requisitosdel hallazgo
40 Los siguientes constituyen losrequisitos deunhallazgo de auditorfa:
a Debeserimportante osignificativo,queamerite sudesarrolloy la
comunicaci6n formal respectiva.
a Debeestarbasado enhechosyevidencias precisos,debidamente
documentados.
a Debeserobjetivo,al fundamentarse enhechosytransacciones
realmenteejecutadas.
" Debe estarbasado enuna labordeauditoria suficientepara
respaldarlasconclusiones.
a Debeserconvincente para unapersonaque nohaya participadoen
la ejecuci6n delaauditoria.
41 Cada uno delos requisitos estA sujetoa aplicaciones especificas e
interpretaciones, segfin el estudio realizado. AdemAs desde el puntode vista
de la auditorfa esdificil definir exactamente t6rminos tales como importarncia
o significatividad, convincente y suficienteque son partede losrequisitos
sefialados.
42 Un hallazgo normalmente es desfavorable para la entidad auditada. La
cantidad delabornecesaria pa.ra desarrollar y respaldar un hallazgo depende
de lascircunstancias existentes y el juicio profesional del auditor. Es
285 Caracteristicasycontenido de loshallazgos
p6gina88
Auditorla
importante
que la preseniaci6n
del hallazgo conduzca a conclusiones
reales y
quesu contenido est6justificado por la laborrealizada.
b. Pasos para desarrollar
loshallazgos
43 Una vez identificado uncomponente importarte que presenta debilidades en
la ejecuci6n desusoperaciones,
el auditorresponsable
del estudio prepara un
programa especifico que incluye losprocedinientos
para el desarrollo
apropiado delos aspectos relacionados
con el problema. Lospasos a seguir
para el desarrollo de un hallazgo, porlo regular,son los siguientes:
Identificarlascondiclones
oasuntosdeflclentes
44 Los asuntos defectuosos o condicionesdeficientes selos identifica alcomparar
los criterios aceptables,
como son losestablecidos
en lanormativa oen sanas
prActicas administrativas
dela entidad con las operaciones
realizadas. Si
criterios no han sido establecidos,
el auditor tiene ]aresponsabilidad
de
los
investigar, desarrollar y enunciarlos atinentes, con el debido cuidado.
45
Este pasoesnecesario para reunir informaci6n
yestablecer claramente todos
los hechos pertinentes.
En t6rminos sencillos, estaoperaci6n es la respuesta al
"qu6- cuindo - d6,ide - c6mo". Incluye la comparaci6n
de operaciones
reales
con los criterios o requerimientos
establecidos
en forma dereglamentos,
normas t&'nicas, normas derendimiento,
presupuestos
operativos, acuerdosy
disposiciones
de losniveles superiores de la entidad.
46
Incluye la determinaci6n
del grado de rendimiento
o producci6n
cuando no
existen normas prescritas, porejemplo, hacer viajes innecesarios,
comprar
materiales norequeridos
o asignar tareasinapropiadas
a los funcionarios.
En
estoscasos es frecuente identificar desperdicio.3,
determinar
una forma m~s
eficaz de operaro un procedimiento
mAsecon6mico para administrar.
Identificarlas Ilneasde autorldadyresponsabilidad
sobre losasuntos
deficlentes
47
Es necesario identificar a los funcionarios
directamente
responsables
delas
condiciones
deficientes y losniveles deautoridad existentespara discutir el
problema yluego comunicar los resultados.
48
Para obtener uncontrol interno administrativo,
financiero ytcnico eficiente
sobre las operaciones,
esnecesario contar con una clara asignaci6n de
responsabilidades
y ladebida autoridad para Ilevarlas a la prdctica.
Determinar
lascausas de ladeficlencla
49
El identificar lascausas deuna deficienciaesimportante
para comprenderla
apropiadamente
y estar en condiciones
desugerirlas acciones correctivas
efectivas.
so
Averiguar porqu6 tuvo lugarla situaci6n adversa, por qu6 sigueexistiendo y
porqu6 no se han establecido
los procedimientos
internospara evitarlas o si
los procedimientos
establecidos
son ineficaces.
51
Una debilidad en el sistema de control interrio, por logeneral, permite que
ocurra m.s deuna deficiencia,
quede nosLr corregida posibilitarS
que
continue enel futuro. Lasmedidas correctivas
implican mejoras en el sistema
de control interno.
Determlnar
sl ladeficlencla
es un casoalslado importante
ouria condlcl6n
muydifundida.
52
La determinaci6n
del casoaislado o del difundido es necesaria para:
285 Caracterfsticas
ycontenidode loshallazgos
p~gina89
Manualde ProcedimiertosAuditorfa
280 EstudioProfundodeAreasCrfticas
o Llegara conclusiones apropiadassobrela importancia relativa de
]a deficiencia.
o Hacerrecomendaciones apropiadaspara la toma de acciones
correctivas.
53 Laspruebas deauditoria deben serlo suficienteinente amplias para demostrar
las caracteristicas dela condici6n. Sin embargo, una vez identificada debe
sugerirse quela entidad tome las acciones necesarias para sucorrecci6n totaL.
54 S61o en circunstancias muy especiales el auditor debe comprometer sus
limitados recursos para demostrar que el asunto requiere atenci6n. Una vez
que la entidad haya iniciado la correcci6n total, es funci6n de losauditores
darle seguimiento para verificar si losesfuerzos estdn orientadosa corregir los
erroresdetectados.
Establecer laImportancla del hallazgo,Identiflcando losefectosnegativos
queproduce.
55 El auditor tiene interns no solo en los resultados inmediatos, puesexisten
efectoscolaterales, intangibles y delargo alcance, reales y potenciales, que se
relacionan de manera directa con la importancia del hallazgo deauditorfa.
5 Cuando sea posible, debendeterminarse losefectos financieros o la p~rdida
causada porla deficiencia identificada. Tales deternunaciones demuestran la
necesidad detomar mediu 5correctivas quefaciliten la presentaci6n de un
informe convincente.
57 Existen ocasiones en que noresulta prdctico nies posible calcular una p6rdida
financiera real o futura. La imposibilidad demediroestimar una p~rdida
financiera noes raz6n vSlida para dejar de informar loshallazgos importantes.
Cuando]a importancia deuna deficiencia constituye una prdida potencial, el
informedebe sefialar claramente este factor.
Obteneropinlonesdelosfunclonarlosyentidadesdirectamente
relacionados.
58 Unacualidad de losresultados dela auditorfa es la imparcialidad de la que
debe estar revestida, la cual selogra medianteel anilisisde las operaciones, la
identificaci6n delas deficiencias y principalmente la presentaci6n a los
funcionarios encargados para obtener sus comentarios y opinionesrazonados
y de serposible debidamente documentados.
59 Al obtenerlas opiniones delos funcionarios seacumula informaci6n
importante dificil de conseguir directamente de losarchivos dela entidad,
ademAs selogra validarlosresultados de la auditoria durante el proceso ce
ejecuci6n y permite presentarel informe del estudio bajo una perspectiva
equitativa eimparcial.
Determinar lasconclusiones,conbaseen laevidenclaacumuada.
6o Fundamentado en la evidencia desarrollada mediante ', aplicaci6n deIIs
pasos sefialados, a estaaltura del trabajo, el auditor debeIlegar a conclusiones
concretas sobre cada componente calificado como Area critica a ser incluida en
el informe dc auditoria.
Determinarlasaccionescorrectivas,disposicionesyrecomendaclones.
61 Los hallazgos y lasconclusiones, por logeneral, dan origen a la presentaci6n
ae disposiciones y rercmendaciones quepromueven el mejoramiento
institucional, lasque serAn de inter6s para losfuncionarios responsables de la
administraci6n, al disponer de acciones di-igidas a corregir las deficiencias
determinadas.
285 Caracteristicasycontenido delos hallazgos
p~gina90 C'
Manualde Procedinientos
Auditora
280 Estudio Profundo deAreasCrIticas
c. Atributosdel hallazgo
62 Los atributos del hallazgo son importantes para el '-sarrollo completo de las
oportunidades
de mejoras y para informar claramente sobre los resultados de
]a auditorfa. Lossiguientes son losatributos del hallazgo:
CONDICION:
"Loquees"
Situaci6n(es) actual(es)encontrada(s).
CRITERIO:
"Loque debeser"
Unidad(es) de medida, norma(s)o parcmetro(s)
aplicable(s).
EFECTO:
"Diferencla entrelo queesyloquedebeser"
Importanciarelativa delhallazgoo aspecto
deficiente. (expresadodeserposible en
t6rminosmonetarios).
CAUSA:
"Porque sucedi"
Raz6n(es)porla quese presenta la desviaci6n.
Condiclones
63 La condid6n se refiere a las situaciones deficientes encontradas porel auditor
respecto deuna operaci6n o transacci6n, al realizar su andlisis oestudio. La
condici6n refleja el gradoen que los criterios estdn siendo o no aplicados. Las
condiciones sepueden identificar de lassiguientes formas:
a LoscriteriosseestAn aplicando o lograndodemanera satisfactoria.
" Loscriteriosseaplicano se logran enforma parcial.
a Los criteriosno se aplicanonose legana lograr.
Criterlos
64 El criterioes la norma opardmetro que debeaplicarse al ejecutar una
operaci6n o actividad. Son las metasque ]a entidad esti tratando de alcanzar
o las normas deaplicaci6n obligatoria relacionadas con el logrodemetas y
objetivos.Constituye la unidad de medida paraevaluar las condiciones bajo
lascualesopera la entidad. Los siguientesson criterios tipicos:
" Disposicionesescritas:
- Leyesyreglamentos.
- lnstruccionescontenidasen planesestratdgicos, manuales,dis-
posiciones, acuerdos, cirularesyprocedimientos.
- Objetivos, polfti,-asy metas.
a Experiencia del auditorsobelamateria deestudio.
a Opiniones independientes
deexpertos o det6cnicos.
a Prdcticasgeneralmente observadas.
a Prdcticas comerciales prudentes.
285 Caracteristicasycontenidode loshallazgos
p6gina 91
Manualde ProcedimientosAuditorid
CursodeAuditoiaOperativa
a Sanas pricticasadministrativas.
o Sentido comiin.
65 En muchos casos esnecesario disponer de informaci6n documentada que
evidencie la falta decriterios. Cuando se emplea el sentido comin o juicios
externos, es necesario analizar su l6gica, detal manera quesea suficientemente
convincente parael usuariodel informe.
Efecto
66 El efecto esel resultado adverso real opotencial que resulta de]a comparaci6n
entre la condici6n yel criterio que debi6 seraplicado. Por logeneral, esti
constituido por una prdida en dinero,en eficiencia o en efectividad, causada
porla falta deaplicaci6n delos estzndares minimos o porel fracaso enel
logro de lasmetas y objetivos planificados.
67 El efecto tiene una importancia especial en los casos en que se debe
convencer a la administraci6n de]a entidad sobre la necesidad de un cambio
para alcanzar las metasocumplir con un criterio t6cnico, administrativo o
financiero. Algunos efectos tipicos son los siguientes:
a Usoantiecon6mico oineficientedelosrecursoshumanos,
materialesy financieros.
a P6rdida deingresospotenciales.
a Violaci6n de disposicionesimportantes para laentidad.
a Inefectividad en lasoperaciones.
a Gastosindebidos.
a Informes y registrospoco6tiles,insignificantes oinexactos,delas
actividadesoperativas,administrativas yfinancieras.
a Controlesinadecuadosdelosrecursosyactividades ejecutadas.
a Inseguridad enel cumplimiento del trabajo.
a Desmotivaci6n delpersonal.
68 Enel proceso de la auditoria debe acumularse informaci6n sobre el efecto real
o potencial delos hallaz,;os, evitande queel usuario del informe haga sus
propiasconclusiones. Si el efecto es poco relevantedebe considerarse la
exclusi6n del hallazgo completo, del informede auditorfa.
Causas
69 La causa constituye la raz6n orazones fundamentales por lascuales se
presenta la situaci6n adversa o la condici6n negativa. De otramanera, esel
motivo porel queno se aplic6 el criterio o Ia norma establecida. La
aseveraci6n dequeel problema existe porque un funcionario nocumpli6 las
normas establecidas es insuficiente para convencer al usuariodel informe.
Algunas causas tipicas son lassiguientes:
a Normasobsoletas, inexistenteso te6ricas.
a Faltadeplanificaci6n yprogramvci6n delasoperaciones.
a Conscientedecisi6n ointenci6n denoaplicarlasnormas y
est~ndares.
a Organizaci6n defectnosa odesactualizada
a Acentuada concentraci6n deautoridad.
285 Caracteristicas ycontenido deloshallazgos
pdgina92
Manual deProcedimientos
Auditoria
a Faltadehonestidad.
a Inadvertencia delosbeneficios potenciales productodelos
cambios.
a Faltadesupervisi6n tdcnicE.
a Restricciones enlacomunicaci6n ycoordinaci6ndelasactividades.
a Limitado entrenamiento yespeciaiizaci6n delpersonal.
a Limitada disponibilidad
derecursos.
a Controles ,oco efectivosejercidosporia unidaddeauditoria
interna.
a Negligencia, descuido, faltade esfuerzo einterdsdelpersonal para
coadyuvarenel logrodelosobjetivosdela unidad administrativa
ode]a entidad.
a Faltadebuenjuicio osentido comin.
286 Conclusiones
deauditorla
71 El obtener lasconclusiones apropiadasdeauditoria esuna partedel proceso,
tan importante como la aplicaci6n de los programas deauditoria. Las
conclusiones resumen Ics resultados del trabajce y esLblecen si losobjetivos de
la auditoria han sidoalcanzados. Sin las conclusiones apropiadas el trabajo es
incompleto.
a. Responsabilidad
porlasconcluslones
72 Los miembros del equipo deauditorfa son individualmente
responsables por
lasconclusiones preparadas sobre el trabajo realizado por cada uno y los
criterios que han aplicado. Debido a esta responsabilidad
personal, la
expresi6n deuna conclusi6n debe realizarse preferentemente
por escrito en
primera persona singular (enmi opini6n...) ydebe ser suscrita por quien la
escribi6. Seentiende que en la asignaci6n detareas a los miembros del equipo,
6stos tienen la capacidad y la experiencia para evaluar los resultados
obtenidos, con base en las pautasestablecidas en ]a planificaci6n detallada y
en losprogramas especificos deauditoria.
73 Cuando una parte delos procedimientos
de auditoria sonaplicados porotros
rniembros del equipo, quenofirman la conclusi6n, ]a descripci6n delos
procedimientos
aplicados puedeser escrita en primera persona plural o de
manera impersonal (hemos realizado pruebas... o se realizaron pruebas...),
pero ]a persona que escribe la conclusi6n continuarS aceptando la
responsabilidad
porla opini6n emitida.
74 Todas lasconclusiones deauditorfa deben serrevisadas porun miembro
experimentado
del equipo de auditoria,de mayorjerarquia que aquel que las
prepar6. Debe serfirmada para indicarque la conclusi6n resumeadecuada y
precisamente loshallazgos de auditorfa y expresar la coincidencia con la
opini6n emitida.
286 Conclusionesdeauditoria
pagina93
CursodoAuditoriaOporativa
b.Documentacl6n
75 Generalmente las conclusiones sondocumentadas mediante laexpresi6n
escrita de una opini6n, que estA evidenciada con ]a firma de los miembros del
equipo de auditoria que la elaboraron, como parte de lospapeles de trabajo.
76 Debeconsiderarse cuidadosamente ]a formaen que se expresan las
conclusiones. El lenguaje debe serclaro, conciso yexpresado en t6rminos
moderados. Sedeben emitir conclusiones, evitando los textosque dejan
liberada su interpretaci6n ala imaginaci6n del usuario. Las descripciones del
trabajo realizado y delas observaciones encontradas debenser concretas y las
expresiones deopini6n justificables, teniendo en cuenta el alcance del trabajo
realizado y laevaluaci6n delos hallazgos deauditorfa. Las conclusiones
puedenclasificarse:
" Conclusiones sobrecada componente.
" Conclusi6nglobal, referida al objetivogeneral delaauditorfa, con
base enlos resultadosobtenidos.
c. Concluslones sobre loscomponentes Individuales
77 Las conclusiones sobreun componente v las afirmaciones relacionadas :.on el
mismo, deben considerar elefecto que tiene el error mAs probablesobre la
validez de la informaci6n disponible de cada componente. Si el errorms
probable es aceptable, se podrA Ilegara la conclusi6n deque se alcanz6 el
objetivo deauditoria del componente, delo contrario se deberia:
" Proponerunacorrecci6n oajustedelainformaci6n presentadapor
laentidad.
" Amp!iarel trabajode auditorfa para obteneruna mejorestimaci6n
del erro' m sprobable.
78 El estilo y contenido de lasconclusiones varfa, sinembargo,es necesario
documentarlas sobrecada componente, considerando lo siguiente:
Ejecucl6n satisfactorladela planificacifn:
Serefiere al trabajo de auditoria en elque sebasa la conclusi6n, normalmente
la planificaci6n detallada de la auditoria y el programa especifico aplicado.
a Resumen delasobservaciones determinadasylasacciones
tomadas:
Referida a la documentaci6n vinculada, a la importancia e implicaciones delas
observaciones encontradas y la satisfacci6n sobre su tratamiento. Debe
referirse a loscambios introducidos en los programas especificos, a causa de
lasobservaciones.
a Opini6nexpresada:
Se presentardn lasconclusiones sobre:
" El objetivodeauditoriadel componente.
" Uniformidad enla aplicaci6n delasnormas.
o Cumplimientode las normaslegales ytecnicas.
" Confiabilidad deloscontrolesclave.
o3 Ejecuci6n satisfactoria del programaespecifico.
286 Conclusionesdeauditoria
pdgina 94
Auditoria
a Lasobjeciones, especialmente
sobre losinformes err6neosyel
alcance delestudio.
d. Concluslones
sobrelaauditorfaensuconjunto
79
Las conclusiones
sobrelaauditoria con el prop6sito de preparar el informedel
estudio sebasan en laevaluaci6n de:
" Las observaciones
derivadas delosprocedimientos
deauditoria
aplicados.
a Loshailazgos decada componente.
a Los hallazgos delaauditoria.
80
Parte importante de las labores que realiza el supervisor respecto de la
auditoria es verificar que las conclusiones
est6n documentadas
por escrito,
mediante unlistado devaiidaion para establecer si:
a Todoeltrabajo programado
hasidocompletado.
a El alcance planificado para laauditorfa hasido evaluadoy deserel
caso moJificado conbase en:
- Cambios enlos sistemas,a partirdeiapreparaci6n
de la
planificaci6n
detallada.
- Debilidades
significativas
decontroldetectadas.
- Cambiosenlas actividades oenel ambientecperativocircun-
dante.
- Otrasobservaciones
detectadas.
a Lasconclusiones
extraIdas deloscomponentes
individuales
y de
uma revisi6ngeneral de losinfornesdegesti6n yfinancierosestdn
respaldadas
eneltrabajo deauditoria,si soncoherentes entresiy
apropiadas
paraobtener unaconclusi6n global.
a Losinformesdeg,,sti6n y financierospresentan razonablemente
losresultadosdelasactividades realizadas ylaposici6nfinanciera
de]a unidad oentidad.
a Losinformes financierosreflejan apropiadamente
losefectos de
cualquierhecho significativo
posterior.
a Losinfornes degesti6ny financieroscumplen conla
reglamentaci6n
legalydeotrotipo,quecorresponda
yexponga
todoslosasuntosimportantes requeridos.
81
Cuando laevaluaci6n delos hallazgos de auditoria indica que los informes de
gesti6n y financieros est~in significativamente
distorsionados
y el error
acumulado supera el limite establecido delasignificatividad,
esnecesario
realizar lo siguiente:
a Proponer lascorrecciones
oajustes necesarios.
a Ampliareltrabajo para obtener unamejorestimaci6n delerrormds
probable,si seaproxima a ]aapreciaci6n de significatividad.
a Modificarel informe deauditoria, incluyendo las limitacionesy
salvedadesoemitiendo uninformeadverso.
286 Conclusiones
de auditor(a
p~gina95
82 El supervisor debe expresar formalmente su recomendaci6n respecto a ia
naturaleza y texto adecuado de las conclusiones parael informe deauditorfia.
En el siguiente cuadro sedetallan lasresponsabilidades que corresponden a
los diferentes nivelesadministrativos que participan en el procesode auditorfa
al determinar lasconclusiones del estudio desarrollado:
RESPONSABILIDAD
Responsable
Miembro oencargado
del estudio
Ence!at " y
supervisoe
Supervisoro
supervisory
encargado
Jefede Departamento
Jefe oDirector.
POR LASCONCLUSIOlNES DE AUDITORIA
Contenido
Cada componente:
Ejecuci6n satisfactoria
deltrabajoplanificado
- Resumen de
observaciones
encontradasyacciones
tomadas.
- Expresi6nde la
conclusbn
Auditorlaenconjunto:
Ejecuci6nsatisfactoria
del trabajoplanificado.
Reevaluaci6nde la
correcci6ndeltrabajo
planificado.
*Razonabilidad y
coherenciade las
conclusiones.
- Presentaci6ny
exposici6n delosinformes
de gesti6nyfinancieros.
- Informedeauditoria
recomendado.
*Emisi6ndel informe
Revisar:
Cada componente
, Laconclusi6n del
componente.
- Lacorrecci6n de la
evidenciaobtenida.
Asuntos significativos:
- Lasconclusiones del
supervisorydel
encargado.
Auditorlaen su
conjunto:
- Correcci6n dela
evidencia.
*Lapresentaci6n delos
informes,
El informe
recomendado.
286 Conclusionesde auditoria
pagina96 .
Auditorfa
280 EstudioProfundodeAreasCriticas
287 Documentacl6n
del EPAC
93El
estudio profundo dc las Areas crfticas constituye la fasequeutiliza una
parte importante
del tiempo deauditorfa al aplicar los programas especificos
elaborados
para cada componente.
Los resultados obtenidos deben
documentarse
en un expediente
de papeles o planillas de trabajo, relacionados
con la evidencia sustentatorfa
acumulada
que respaldan los hallazgos,
conclusiones
y recomendaciones
queserAn expuestas en el informe de
auditoria.
84
Los papeles o planillas de trabajo deben ser claros y concisos,proporcionar
un
registro ordenado del trabajo realizado Einambiguedades
ycontener las
razones quesirvieron debase para tomardecisiones
sobre los temas
conflictivos.
85
La calidad de los papeles detrabajo esfundamental,
por lo que debeevitarse
al mximo sucantidad. Algunas condiciones
tipicas que deben evitarse son:
1 Las planillasques6lo transcriben
lainformaci6n
disponible enlos
registro. t~cnicos,administrativos
ofinancieros
delaentidad.
" La acumulaci6n
decopias deinformes,reglamentos,
y
disposiciones
quecarecen de una relaci6n directa conlas
actividades
evaluadas oconloshechosque sonmateriadel
informedeauditorfa.
" La inclusi6n de documentos
extensospara relacionaralgunos
aspectos puntuales,casosen losquedebe preparseuna sintesi'.
86
Las planillasdetrabajo deben sercompletas,
que permitan su lectura,
claramente
expresadas
y su prcp6s*to defdcil comprensi6n.
Deben evitar
preguntasocomento-*)sque requieran respuestas oseguimientos
posteriores.
Elcontenido bisico de I,- napeles detrabajo esel siguiente:
r3 Nombredelaentidad, programa, Area, unidadadministrativa,
rubrooactividad estudiada,deacuerdocon elobjetivodela
auditorfa.
" Titulooprop6sito delaplanilla detrabajo.
a Indice parasuidentificaci6n
yordenamiento.
" Fechao periododelaauditoriaodelaaplicaci6n del
procedimiento.
a Referencia al procedimiento
deauditoriacontenido enel programa
especifico oIaexplicaci6n
delobjetivodel papeldetrabajo.
" Descripci6n
concisadelalaborrealizada ydelosresultados
alcanzados.
" Fuentes deinfornaci6n
utilizadas, seanlosarchivos, registros,
informeso funcionarios
queproporcionaron
losdatos.
" Basedo selecci6n delamuestra verificada,
enloscasosquo sea
aplicable.
" Referencia cruzadado losdatosimportantes
entre lospapelesde
trabajo.
" Conclusiones
a lasquese lleg6,si correspondiera
1o Ribricaeinicialesde lapersona quolo prepar6 y lafechaen quelo
concluy6. Enelcasode documentos
preparados
por ]a entidad
287 Documentaci6n
delEPAC
pAgina 97
Manual de Procedimientos Auditoria
280 EstudioProfundo deAreas Citicas
debenidentificarsecon un titulo quediga"preparado por]a
entidad", la fecha de recepci6n ylas inicialesdel auditorque
trabajo con esa informaci6n.
a Evidencia dela revisi6nrealizada porel encargado yel supervisor
delestudio, paraesta iltima seutilizarA boligrafoverde.
a. Organizacl6n delospapeles detrabajo
87 Los papeles de trabajo deben mantener una estructura quepermita el fAcil
acceso a la informaci6n que contienen, por losdiferentes niveles de la unidad
deauditoria. Por lo tanto, es necesario definir una metodologia para su
estructura, ordenamiento e identificaci6n.
88 El expediente que contenga ]a informaci6n recopilada en el estudio profundo
de lasAreas criticas debeser organizado como un todo, el mismo que sera
intregrado a losdocumentos acumulados en la revisi6n preliminar (RP)y en
la evaluaci6n de iaestructura de control interno (EECI), para conformar el
archivo de papeles de trabajo del estudio terminado.
89 Los papeles de trabajo se organizar~n en los siguientes segmentos que scran
integrados al concluir ]a auditorfa:
0 Administraci6n delestudie
Incluye losdocumentos preparados para organizary controlar el equipo de
auditores, lacorrespondencia recibida y remitida que no tengarelaci6n directa
con un hallazgo especifico, en ordencronol6gico, incluso loreferente a ls
reportes enitidos como producto de la auditoria en las diferentes fasesdel
trabajo.
* Planificaci6n delaauditorfa:
a Documentaci6n de ]a revisi6n preliminar (RP).
Integrada porla planificaci6n preliminar del estudio,el programa de trabajo
aplicado y losdocumentos que contendrdn la informaci6n obtenida mediante
la aplicaci6n del programa.
a Documentaci6n delestudiode]a estructura del controlinterno,
planificaci6n yprogramaci6n especffica3 (EECI).
Incluye los programas defirudos para la EECI y lospapeles detrabajo
producto de su aplicaci6n, incluso la planificaci6n detallada dela auditorfa y
el informesobre la evaluaci6n de la estructura de control interno.
a Ejecuci6n delaauditoria,ordenadoporlasdreascriticas
determinadas al concluir]a EECI,deacuerdo conla aplicaci6n del
programa especifico decadacomponente o drea.
Sedivide en varios segmentos, uno por cada Area o rubro a estudiar,
ordenados segtin el contenido del programa especifico hasta la elaboraci6n de
lashojas de resumen, que contengar los atributosde los hallazgos
desarrollados, como base para la estructuraci6n del contenido del informe ysu
correspondiente redacci6n.
287 Documentaci6n delEPAC
pagina 98 .
CursodeAuditoria Operatlva
280 EstudioProfundode Areas Criticas
b. Indiceparaordenare identificar
lospapelesdetrabato
90
Con el prop6sito de facilitarel acceso a la inforrnaci6n contenda en los
papeles detrabajo y para sistematizar
su ordenamiento,
a coritinuaci6n
se
define el indice a utilizar:
ADMINISTRACION
DE LA AUDITORIA
AD
Indicedel contenido delosdocumentos
relativosala
administraci6n
delaauditoria.
AD.1 Planificaci6n
preliminardelestudio,al iniciarel trabajo.
AD.2
Cumdro decontroldelos auditoresdesignados parael estudio,
ixcluyendo fecha deintegraci6n, rdbricaeiniciales utilizadas,
fecha determinaci6n,
dfasefectivoslaborados,componenteo
drea deauditorfa asignada paraestudioyotra informaci6n
pertinente.
AD.3 Correspondencia
enviadaalaentidad yrecibida de]a misma,
queno tengarelaci6n directa con loshallazgos desarrollados.
AD.4
Correspondencia
enviadaa launidaddeauditorfa yrecibida de
lamismayotras instituciones,
queno tenga,elaci6n directacon
loshallazgosdesarrollados.
AD.5
Notasy requerimientos
de orden t~cnicoyadministrativo
relacionados
con Iasupervisi6n tdcnica dela auditoria.
AD.6
Notasderemisi6nysu respuestainformestcnicosemitidos
Jurante laejecuci6n delestudio.
AD.7
Otradocumentaci6n
administrativa
noincluidaen loselementos
anteriores.
AD.8
Libre
287 Documentaci6n
delEPAC
p~gina99
REVISION PRELIMINAR (RP)
RP Conclusiones principalessohreel cumplimiento de losobjetivos
delarevisi6npreliminar.
RP.1 Prograima deauditoriaaplicadoparala revisi6npreliminar.
RP.2 Resitadosresumidosdelas entrevistascon elauditorinternoy
losprincipales funcionarios delaentidad.
RP.3 Resumen de lasfuentesdeinfornm.ci6n deterninadasal ejecutar
lafase, sefialando]a ubicaci6n yfuncionario quela mantiene.
RP.4 Resimenes delosdocumentospreparados ocopiasdelos
calificados corno importantesypoco voluminosos.
RP.5 Otra informaci6nno sefialada enlospuntos anteriores.
RP.6 Libre
RP.7 Informedeejecuci6n dela revisi6npreliminar.
EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO,
PLANIFICACION YPROGRAMACION ESPECIFICA
CI. Estructuradelinforme sobre la evaluaci6n de ]a estructurade
control internorealizada.
AA Programa aplicado paraevaluar el control internodela
actividad sustantiva No.1.
AA.1/n Doc:-entosquerespaldanlaaplicaci6n del programaen la
actividad sustantivaNo. 1.
BB. Programaaplicado paraevaluarel control interno dela
act.vidad sustantiva No.2.
BB.1/n Documentosquerespaldan laaplicaci6ndel prograrna en]a
actividadsustantiva No.2.
CC. Siguienteactividadsustantiva consideradayasi sucesivamente.
CC.1/n Documentosquerespaldan laaplicaci6n del programadela
siguienteactividad sustantiva
DD. Ultimaactividadevaluada.
DD.1/n Documentaci6n que respalda laaplicaci6n delprograma ala
iiltimaactividad evaluada.
EE. Calificaci6n delosriesgosdeauditoria eidentificaci6n delas
posiblesdreascriticas.
FF. Planificaci6n detallada delaa 'itoria.
GG. Informe sobrelaevaluaci6n de ia estructura decontrol interno
287 Documentaci6ndelEPAC
pigina 100
Auditoria
CursodeAuditaria
Operativa
280 EstudioProfundo
deAreas Criticas
ESTUDIO
PROFUNDO
DE LAS AREAS CRITICAS
AC.
Estructura
del informedeauditoria
final.
A.
Hoja resumen
porcadahallazgodeterminado
enel componente
oArea estudiado.
A.1
Programa
especifico
de:'iditoria
aplicadoal primercomponente
oAreaexaminado.
A.2/n
Documentos
y papelesdetrabajoelaborados
querespaldan
la
aplicaci6n
delprograma
y losresultados
delaauditorfa.
B.
Hoja resumen
porcada halla7-godeterntinado
enel componente
oArea estudiado.
B.1
Programa
especifico
deauditorfa
aplicado alsegundo
componente
o Area examinado.
B.2/n
Documentos
y papelesdetrabajoelaborados
querespaldan
la
aplicaci6n
delprograma
y losresultados
delaauditorfa.
C.
Hojaresumen
porcada hallazgodeterminado
enel componente
oArea estudiado.
C.1
Programa
especffico
deauditoria
aplicado
al tercercomponente
oArea examinado.
C.2/n
Documentos
ypapelesdetrabajoelaborados
querespaldan
la
aplicaci6n
del programa
y losresultados
de]aauditoria.
D
Similar a losanteriores,
hastaelCiltimo componente
oArea
examinado.
H.
Resumen
deloscomponente
oAreas examinados
quenohan
producido
hallazgos
deauditoria.
H.1
Programas
especificos
aplicados.
H.2/n
Documentos
ypapelesde tr-bajoelaborados
querespaldan
la
aplicaci6n
dolos programas.
I.
Borrador
final del informedeauditoria.
91
Los documentos
que tienen mAsde una pAgina deben sernumerados
en
forma ascendente,
acontinuaci6n
del indiceque identifica
el papel de trabajo.
Al inicio decada expediente
se incluir el detalle desu contenido
relacionado
con losindices utilizados
para facilitar laubicaci6n
de ia informaci6n.
92
Una vez completados
los expedientes
depapeles detrabajo, estosserAn
numerados
en forma consecutiva
a partir dei grupo relacionado
con la
administraci6&
lelaauditoria,
hasta concluir con el borrador
delinformefinal.
c. Referencla
cruzada
93
La referencia
cruzada tiene por objeto relacionar
informaci6n
importante
contenida
enun papel detrabajo con respecto a otro. Una prictica obligatoria
constituye
]a referencia
entre laaplivaci6n
de losprocedirnientos
do auditorfa
287 Documentaci6n
delEPAC
pigina 101
Cursode Auditoria Operativa
contenidos en los programas y lospapeles de trabajo que lo respaldan, otra es
la relaci6n deinformaci6n entre la contenida en los papeles detrabajo y las
hojasde resumen de los hallazgos parapreparar el informe deauditoria.
94 Tambi6n debe referenciarse la informaci6n contenida en lospapeles de trabajo
de soporte, respecto de las planillas analiticas.Por ejemplo, la confirmaci6n
porescrito delos volimenes de producci6n constituye el soporte respecto a la
utilizaci6n de la capacidad instalada de una actividad.
95 La referencia cruzada esuna prdictica Itil para relacionar informaci6n
importante, sin embargo, se debe evitarsu util.zaci6n en situaciones o
condiciones poco relevantes. La referencia debe realizarse mientras se
desarrolla el trabajo, sin dejaresta actividad para el momento depreparar el
informe deauditoria.
288 Productosdel EPAC
96El estudio profundo delasAreas criticas determina los resultados deia
auditoria, porlo tanto, los elementos que produce constituyen lo ms
importante del trabajo para ]a administraci6n de la entidad auditada y para la
unidad ejecutora del estudio.
97 Los productos principales del estudio profundo delas Areas criticas son los
siguientes:
a Estructura delcontenido delinforme referenci-, , a lospapelesde
trabajo quelorespaldan.
a Programa oagendapara ]a presentaci6ndelosresultados a]a
administraci6n dela entidad auditada.
a Borrador delinforme finaldeauditoria,cuyosprincipales
resultadossoncomunicadosa laadministraci6n enunareuni6n,al
concluirel trabajo.
a Expedientedepapelesdetrabajoorganizado deacuerdoconlas
Areac !studiadas.
a InformedeIasupervisi6n aplicadadurantelaejecuci6n del estudio.
288 ProductosdelEPAC
pagina 102
290 Comunicaci6n
de Resultado,,
290 Comunicacidn
de Resultados
(COR)
291 Introduccl6n
01
La comunicaci6n
deresultado3 se califica como ]a Tdltima fase del proceso de
auditoria,sin embargo, dicha comunicaci6n
esnecesaria y permanente
en
todas las fases del proceso de ]a auditorfa.
02
La comunicaci6n
de resultados se realiza de manera verbal y porescrito,y
estA dirigida tanto a ]a administraci6n
de la entidad est-.iada como a los
nivel directivo de la unidad deauditoria.
03
El procesode la auditoria permite sistematizar
la selecci6n, el anglisisy la
evaluaci6n delasoperaciones
tcnicas,administrativas
y financieras de las
entidades ptiblicasobjeto del estudio,paitiendo delconocimiento
de los
objetivos generales para liegara los resultados e informaci6n
sobre las
actividades
u operaciones
especificas
relevantes.
04
Las fasesdel proceso dela auditoria no son rigidas, mdsbienson muy
flexibles y permiten la interrelaci6n
de varios pasosde trabajo al concluir una
e iniciar la siguiente. La ejecuci6n de la fase denominada
comunicaci6n
de
resultados esel mejorejemplo dedicha flexibilidad.
05
El producto final de ]a auditorfa para fines de la fiscalizaci6n
y el
conocimiento
de la entidad ptblica es elinforme del
estudio realizado, elemento clave queesla base para calificar la calidad del
trabajo. La preparaci6n
deeste producto requieredel establecimiento
y
aplicaci6n
decriterios o est~ndares
de uso obiigatorio para lapreparaci6n,
revisi6n y aprobaci6n
del informe.
06 El Manual Latinoamericano
de Auditoria Profesional para el Sector Pdb!ico,
editado porla Organizaci6n
Latinoamericana
y del Caribed" Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(OLACES),
sefiala:
"Unauditorexcelente esaquel queIlegaalaposici6n depoderinformar que
siseestintonandu las acciones correctivas
necesarias".
07
El sefialamiento
delas acciones correctivas
demuestra la importancia
de la
comunicaci6n
durante ]a ejecuci6n del estudioy particularmente
la entrega de
resultados,
comoobjetivo principa de la auditoria, y unelemento
retroalimentador
que posibilite el mejoramiento
dela operari6n o actividad
auditada.
292 Lacomunicacln
durante!- auditoria
08
La preparaci6n
del informe de audoorfa es producto del proceso completo de
trabajo, en consecuencia
esta actividad nosolo corresponde
a las ditimas
semanas delabor, esuana actividad que se inicia al preparar la planificaci6n
detail .dade iaauditoria.
o9
El proceso definido paraejecutar la auditorfa en la Administraci6n
Ptiblica,
prev6 una serie de acciones que tienen relaci6n directa con la comunicaci6n
de
losresultados de auditoria, tanto para los funcionarios
de la entidad audL.ida
como para los niveles directivos de la unidad de auditoria.
10
La comunicaci6n
con los principales
funcionarios
de la entidad auditada, se
realiza en lossiguientes
momentos
estrat6gicos:
P91 Introducci6n
pigina 103
290 Comun!caci6n deResultados
Al comunicar elinicio deIaauditorfa
Cuando se informa el inicio del estudio a Ia administraci6n deIa entidad
o0jeto de Iaauditoria, empieza el proceso decomunicaci6n.
* Al entrevistara losprincipales f'.ncionarios de Ia entidad
En las entrevistas se comunica el prop6sito del trabajo, se identifican los
problemas, se indaga sobre Ia aplicaci6n de las disposiciones o
recomendaciones emitidas en anteriores estudiosy se realizan sugerencias
verbales.
a Al informarsobreIa evaluaci6n deIaestructara decontrol interno
El memorando o informe parcial producto deIa evaluaci6n de Ia estructura de
control interno, segdn losresultados obtenidos, es otra oportunidad que
permite Iacomunicaci6n con Iaadministraci6n deIa entidad, tantoen forma
verbal como por escrito.
Al informar verbalmente alosfuncionarios deIa entidad sobre las
conclusiones de loscomponentes delaauditoria.
La comunicaci6n verbal de los resultados obtenidos en cadacomponente
estudiado, para obtener comentarios u opinionesdelos funcionarios
directamente encargados delasactividades, esuno de losprocedimientos
principales enel ejercicio deIa auditoria y en Ia comunicaci6n deresultados
especificamente.
* Al presentarlas conclusionesescritas sobre loscomponentes dela
auditoria,paraobteneropiniones formales delosfunciona-,ios
responsables.
El prop6sito esinformar a los funcionarios de 16 entidad auditadt yadoms
para obtener informaci6n odatosadicionales sobreel estudio, durante ]a
ejecuci6n del trabajo, ya quepermite confirmar lasconclusiones deauditoria.
* Al convocaralos principlesfuncionarios dela entidadparapresentarlos
resultadosfinalesdelaauditorfa.
La invitaci6n a los funcionariosde Ia entidad para participar en Ia reuni6n
organizada para presentar Jelos resultados de Ia auditorfa, requiere Ia
preparaci6n deunaagenda con los principales puntosa trataryconstituye
una forma directa decomunicar losresultados relevantes de manera resunida.
0 Alrealizar lareuni6nparapresentarlosresultados deauditorfa.
Secomunica en forma verbal el contenido de las principales conclusioues del
informe final, con eldetalle suficiente que permita identificar suimportancia.
0 Al presentaroficialmente el informefinal deauditoria.
El informe final entregado a Ia adninistraci6n de Ia entidad auditada,
comunica formalmente los resultados del examen.
11 La comunicaci6n delos resultados relacionados con Iaadministraci6n de Ia
auditonfa, sepresenta endos sentidos,de losnivelesdirectivos hacia los
operativos y de losniveles operativos hacia losdirectivos, como puede
apreciar,e en los siguientes pasos:
* Cuando el iiveldir..c-ivo .ahificael estudioparaincluirloenel
plananual deauditoria.
* Cuandoel niveldirectivo designa el grupodeaiditores para un
estudioespecffico.
2S2 La ,-omunicnci6rdurante loauditoria
pdgina 104
/:
Auditorla
CursodeAuditoraOperativa
290 Comunicaci6n
deResultados
" Cuando el nivel operativoprepara el informesobrelarevisi6n
preliminar,paraconocimiento
delajefatura.
" Cuando el niveloperativo elabora la planificaci6n
detallada dela
auditoria ylosprogramas especificosde trabajo, para conocimiento
yaprobaci6n delajefatura.
a Cuando el niveloperativo prepara el memorando
oinformeparcial
sobrelaevaluaci6n dela estructuradecontrol interno,para
conocimiento
y aprobaci6ndelajefatura.
a Cuando elniveloperativo informa sobrelaorganizaci6n
de la
reuni6nparapresentarlosresultados finalesdeauditoria.
a Cuandoel niveloperativo reporta lareincorporaci6n
delpersonal
del equipoa la unidad respectiva.
" Cuando el niveloperativo presenta el informe de supervisi6nsobre
laejecuci6ndel estudio,adjuntandoel informefinaldeauditoriay
lospapeles de trabajo que lodocumentan.
12
La comunicaci6n
de resultados estA presente en todas las fases del proceso de
auditoria y de ella depende en gran medida el 6xito en el desarrollo del
estudio.
293 Estructura
para la presentacin
delInforme
13 La sistematizaci6n
de lasactividadc%de auditoria incluye la fase denominada
comunicaci6n
de resultados,referida especificamente
a la organizaci6n
y
disefto del contenido del informe de auditoria, como el producto final del
trabajo realizado.
a. Condiclones
generales
14
De manera independiente,
a que se trate de unmemorando,
de un informe
parcial o de un informe final, el documento mediante elcual se comunican los
resultados del estudio debe incluir la siguienteinfornaci6n:
0 Introducci6n
IncluirA la n'formaci6n sobre el objetivo, el alcance y otra informaci6n
relacionada
con el estudio o partedel mismo Tambi6n debecontener la
informaci6n
relativa a las activid-ides examinadas,
delascuales sepresentan
losresultados enel informeparaconocimiento
de losfuncionarios
de la
entidad.
Comentaros
(Resuitados
edel estudio)
En esencia contienen los resultados importantes
del estudio o partedel mismo,
se presentan clasifi-ados
porlos componentes
evaluados, desglosados
en los
hallazgos relevantes determinados
durante el estudio.Constituye la parte mas
amplia del informey contiene on detalle las condiciones,
los criterios,los
efectosy las causas identificadas
como los atributos del hallazgo.
* Conclusiones
Las conclusiones
estan referidas, por lo general, acada con-ponente
desarrollado
durante la auditoriao parte de611a, resumiendo
]a informaci6n
relevante docada unode los hallazgos. Esta consolidaci6n
do resultados es
293 Estructura paralapresentaci6n
delinforme
pAgina 105
32,
290 Comunicaci6n de Resultados
importante y su preparaci6n requiere la participaci6n del supervisor de
auditoria.
a Recomendaciones
Elsegmento que contiene las recomendaciones constituye el elemento nis
importante del informe, ya queestzn orientadas asolucionar las causasque
originaron 'os hechos deficientes suceptibles de mejorar!os y dan lugaral
desarrollo de los hallazgosde auditoria. Las recomendaciones deben
agruparse porel nivel administrativo responsable de aplicarlas, partiendo de
]a rnmAs alta autoridad y Ilegando a losniveles directivos de la entidad.
Las recomendaciones constituyen el elemento retroalimentador durante el
proceso administrativo, por lo tanto esmuy importante, si seconsidera el
efecto positivoy generador de acciones correctivas a lograrse con su aplicaci6n.
b. Estructurageneral del Informe deauditoria
15 La estructura bAsica del informe deauditoria a utilizar para presentar los
resultados obtenidosen la ejecuci6n de un estudio,estarA compuesta porlos
siguientes elementos:
" CARATULA
o Titulo delestudio realizado.
o Pefodoexaminado.
o C6digodeidentificaci6n.
" CARTA DE PRESENTACION 0 DICTAM"N
* INFORMES DE GESTiON 0 ESTADOS FINANCIEROS
" INDICE DELCONTENIDO YLISTA DE SIGLAS YABREVIATURAS
INTRODUCCION:
" Referente a)aauditoria
- Objetivogeneral
- Obi'ctivosespecificos porcomponentes
- Alcanceynaturaleza delaauditorfa.
" Referentea]aentidad oactividad estudiada
- Baselegal y misi6nb~sica
- Niveles administrativosy suimportancia
- Financiamiento de lasoperaciones
* RESULTADOS DELESTUDIO:
o Primercomponente eotudiado:
- Primerhallazgo delcompone ite.
- Segundo hallazgodelcomponente.
- Hasta el hallazgo final delcomponente.
" Segundocomponente estudiado:
Primerhallazgo del componente.
293 Estructurapara lapresentaci6ndelinforme
phgina 106
Auditoria
CursodeAuditoria
Operativa
290 Comunicaci6n
deResultados
- Segundo hallazgodelcomponente.
- Hasta el hallazgo
finaldel componente.
o Hasta e tiltimocomponente
estudiado.
- Primer hallazgodel componente.
- Segundohallazgo del componente.
- Hastael hallazgo finaldelcomponente.
CONCLUSIONES:
o Sobreel primer componente.
o Sobreel segundo componente.
" Sobreel iltimocomponente
estudiado.
RECOMENDACIONES:
" Al organismo
colegiado,
dc existir.
" Al ejecutivode la entidad
" A lasdirecciones
generales
uotrosnivelesjerirquicos
similares.
ANEXOS:
" Informes extensosquecomplementen
osustenten el contenido
de
los hallazgos desarrollados
enel informe.
" Opinioncs
importantes
delaentidad,
relacion. dascon losresultados
del estudio.
" Informes dce losauditorers
t&nicos, cuando son extensos.
" Descripci6n
de lasactividades
sustantivas
realizadas
porla
entidad,cuando la infonaci6n
esamplia.
" Informaci6n
relacionda
conla gesti6ndeIaentidad,sobrelas
operaciones,
su adrrnnistraci6n
ylosresultados
financieros,
cuando
existarelaci6n conel contenido
del informe.
" Otros
c. Criterlos
paraordenarla presentacl6n
de losresultados
deles-
tudlo
16
En general, los resultados
de la 3udito'ia y la informaci6n
relevante disponible
en la entidad auditada son diferentes
por lo tanto, es posibleordenarla
y
presentarla
de varias manerac, ater,diendo lassiguientes
consideraciones:
* Importancia
de los resultados
obtenidos
enel componente
yhallazgos
desarrollados
Consiste en Iapresentaci6n
del informe de auditoria, dando prioridad a !os
hechos mdis significativos
del estudio, pcr ejemplo, los que presenten mayores
posibilidades
de mejoras o deficiencias
de correcci6n
inmediata.
* Partiendo
de loscomponentes
ohallazgos generales
pawa :legar alos
especificos
Una buena prictica para organizar los resultados
de una auditoria es iniciar su
presentaci6n
con los componentes
generales,
referidos por lo regular a las
293 Estructurapara laprasentaci6n
delinforme
pzgina 107
actividades adjetivaso deapoyo, para paulatinamente Ilegar a los
componentes relacionados con actividades t6cnicas uoperativas especificas.
0 Siguiendo el procesode lasoperaciones oactividades estudiadas
Existen situaciones quepermiten ordenar los resultados deun estudio de
acuerdo con el proceso seguido para alcanzar lasmetas y objetivos deuna
unidad administrativa, poryecto o deuna actividad. Cuando esto suceda, es
conveniente ordenar lapresentaci6n deloscomponents ,.:,tudiados y delos
hallazgos detectados, siguiendo elproceso l6gico deejecuci6n delas
operaciones auditadas.
* Utilizando lasprincipales actividades sustantivasyadjetivas dela
entidadoactividad
Esta es]a manera mrAs utilizada para presentar los resultados de un estudio,
ya quelaplanificaci6n detallada y los programas especificos de auditorfa se
organizan y desarrollan identificando loscomponentes a serevaluados, de
acuerdo con elobjetivo general delestudio.
o Combinando loscriterios expuestos
Es posiblecombinar lasalternativas expuestas para lograr una presentaci6n
convincente delosresultados delestudioy lograr mayorcolaboraci6n delos
usuarios del informe,al aplicar las acciones dirigidasa mejorar lasactividades
examinadas oa corregir las deficiencias sefialadas.
d. Estructura delInforme portipodeestudlo
17 Enel capitulo 210 Aspectos Conceptuales sedefinieron las clases deestudios
deauditorfa quepodriar ejecutarse enlaAdministraci6n Piiblica deCosta
Rica, fundamentados enesadefinici6n a continuaci6n sepresenta laestructura
delcontenido delos informes para cada caso especifico.
0 Auditoriaoperativa
!8 Elcontenido delinforme de auditorfa operativa tendrd la siguiente estructura:
CARTA DE PRESENTACION
INFORMES DE GESTION YESTADOS FINANCIEROS (enelcaso quesean
dictaminados)
INDICE DELCONTENIDO YLISTA DE SIGLAS Y ABREVIATURAS.
INTRODUCCION
RESULTADOS DEL ESTUDIO
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
ANEXOS
a Auditoriafinanciera
El informe deauditoria financiera tendrA lasiguiente estructura:
DICTAMEN PROFESIONAL
ESTADOS FINANCIEROS
INDICE DEL CONTENIDO YLISTA DE SIGLAS YABREVIATURAS.
INTRODUCCION
pigina 108
19
Auditoria
RESULTADOS
DEL ESTUDIO
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
ANEXOS.
* Estudioespecial conorientaci6noperativa
20 La estructura del informe resultante de un estudio especial con orientaci6n
operativa, seri la siguiente:
INFORMES DE GESTION SOBRE ELAREA 0 COMPONENTE
ESTUDIADO.
INDICE DELCONTENIDO
YLISTA DE SIGLAS YABREVIATURAS.
INTRODUCCION
RESULTADOS
DELESTUDIO
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
ANEXOS.
0 Estudioespecialde auditorfa,con orientaci6n financiera
21 El contenido y ia estructura a utilizar en la presentaci6n delos resultados de
un estudio especial con orientaci6n financiera incluye:
RESULTADOS
FINANCIEROS
0 INFORMACION
FINANCIERA
DELAREA
OCOMPONENTE
ESTUDIADO.
INDICE DELCONTENIDO
YLISTA DE SIGLASY ABREVIATURAS.
INTRODUCCION
RESULTADOS
DEL ESTUDIO
CONCLUSIONES
RECO ' NDACIONE3
ANEXOS.
0 Estudiosespecialesdeauditoriaparaatender denuncias
22 La estructura del informe para el caso deestudiosespeciales pordenuncias,
serA la siguiente:
INDICE DEL CONTENIDO
YLISTA DE SIGLASYABREVIATURAS.
INTRODUCCION
RESULTADOS
DEL ESTUDIO
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
ANEXOS.
23 La estrucutra del informeesti fundamentada
en ia fuente deinformaci6n
existente para realizar el estudio y ia disponibilidad
de informes formales
p6gina 109
CursodoAuditoria Operatlva
290 Comuni-aci6nde Resultados
sobre la gesti6n realizada, desde el punto devista operativo, administrativo y
financiero. En lo posible los informes deauditoria estarin refcridos a la
verificaci6n de ia informaci6n formal emitida por las instituciones de la
Administraci6n PtIblica sobre las operaciones ejecutadas.
294 RequisitosImportantesaseguir,al preparare!Informe deauditorla
24 La preparaci6n y presentaci6n del informe de auditoria debe reunir
caracteristicas que faciliten a sus usuarios la comprensi6n del contenido y
promuevan una efectiva aplicaci6n de las acciones correctivas. Lossiguientes
requerimientos son losde mayor relevancia:
a. Claridad ysimplicidad
25 Para que el informe comunique los resultados de auditoria con efectividad
debe presentarse enpalabras tan sencillas como sea posible, de tal manera que
sea claro para los funcionarios encargados de administrar la entidad. Nunca
debe presuponerse que los usuarios tendrlin los conocimientos 2cesarios para
interpretar asuntos deorden t6nico.Por ejemplo, la utilizacion de siglas y
abreviaturas deben referirse a t6rminos de uso frecuenie y se definirin
detalladamente en el texto del informe,en la primeray segunda oportunidad
depresentaci6n.
b. Importancla delcontenido
26 Los aspectos incluidosen el informe deben tener la suficiente significatividad
para merecer la atenci6nde la unidad deauditoria y delosniveles superiores
eintermedios de la entidad auditada. La utilidad del informedisminuye
considerablemente porla inclusi6n deaspectos poco relevantes, ya que estos
tienden a distraer ]a atenci6n del usuario.
c. Respaldo adecuado
27 Todos loscomentarios, conclusiones, disposiciones y recomendaciones
incluidosen el informedeben estar respaldados porla evidencia necesaria
para probar losfundamentos y losolementos principales delos hallazgos
reportados. Un hallazgo estj sustentado por la determinaci6n de unao varias
observaciones, basadas en loserrores, irregularidades oaccione cuestionables
o ilegales,calificedas como asuntoscuya correcci6n es importante para la
eficiente administraci6n de ]a entidad.
d. Razonabilidad
28 La razonabilidad se basa en la necesidad deadoptar una posici6n equitativa,
objetiva e imparcial Al presentar losresuliados deIaauditora a los usuarios
de los informes. Los hallazgos importantes deben serinformados durante ia
ejecuci6n del estudio,directamente a los funcionarios encargados delas
actividades, para presentar los hechos de manera equitativa, convincente y con
una perspectiva apropiada. La discusi6n de ]as conclusiones relevantes del
informe con losfuncionarios responsables de la entidad permite asegurarque
secumplan las caracter'sticas enunciadas.
e. Utlidad yoportunIu d
29 Con el prop6sito de estimular las acciones constructivas mediante la entrega
de infonnaci6n 6til, los informes de auditoria deben estructurarse en funci6n
de las necesidades delos usuarios y prcsentarse oportunamente. Un informe
cuidadosamente elaborado puede ser de escaso ode ningn valor,si Ilega
tarde al nivel dedecisi6n re.ponsable de aplicarlo.
294 Requisitos importantes aseguir,alpreparar elinforme de auditoria
p~gina 110
30
ManuaiaeI-'rocedMlentosAuditoria
290 Comunicaci6n
de Resultados
f. Objetividad
Los datcs incluidos en el informe deben present.rse er,una perspectiva
directa hacia las operaciones o actividades estudiadas, describiend3 demanera
concreta los hechos y los atributosdel hallazgo desarrollad,
a fin deevitar
interpretaciones
erradas.
g. T'n7'. constructivo
31 Los tulos,subtitulos y texto incluidos en el informe deben presentarse en
trminos constructivos
y loscomentarios y conclusiones redactarse en forma
positiva, clara y directa. Se debe tener presente que el objetivo dela auditorfa
eslograr una reacci6n positiva y la mejor manera dealcanzarla esevitando el
lenguaje que genere oposici6...ya sea en la comunicaci6n
verbal como enla
escrita. Unejemplo prictico de aplicaci6n es el evitar al m~ximo posible el uso
de la palabra "no".
h. Preclsi6n
32 Un solodesacierto en el informe puede creardudasrespecto a sucontnido
total y desviar la atenci6n de los usuarios a otros asuntos. El informe de
auditorfa debe contener la informaci6n suficiente sobre lasconclusiones
incluidas, para asegurar la comprensi6n adecuada por parte dela
administraci6n
de la entidad estudiada yotros usuarios.
i. Conclsi6n
33 Los informesde auditoHa deben evitar el exceso de detalles y evidenciarel
verdadero mensaje desu contenido relacionado con losobjetivos del estudio
realizado. El informe debe ser completo, pero a la vez conciso para que reciba
la atenci6n necesaria.
295 Presentacin
delos resu'tadoscieauditoria
34 Por lo general, ]a tiltir.a actividad de auditoria en el campo de trabajo es la
reuni6n programada y realizada entlelos principales funcionarios
encargados
de administrar la entidad examinada y el equipo de auditoresque realiz6 el
estudio, para presentar los iaesultados obtenidos en ]a e,.'cuci6n del trabajo. El
objetivo de ]a runi6n esdar oportunidad
a los funcionarios para presentar sus
comentarios,
opiniones einformaci6n documental pertinente sobre las Areas
materia del informe.
35 La reuni6n para presentar los resultados del estudio constituye la 6ltima
oportunidad para recibir informaci6n sobre las operaciones auditadas.
Ademzis, lo discutidoen ia reuni6n permite !legara establecer acuerdos sobre
lasacciones correctivas a ser tomadas para ntejorar el funcionamiento
de ]a
instituci6n.
36 La participaci6n
en la reuni6n del nivel jer~irquico superior de l&entidad
auditada es fundamental
para motivar la aplicaci6n de las disposiciones
y
rectnendaciones,
y de igual mancra delos directivos encargados del manejo
de las operaciones para que tengan la oportunidad
de explicar sobre las
situaciones informadas.
a, Programar la comunicacl6n
de losresultadosdelestudlo
La comunicaci6n
de los resultados de ]a auditoria debe realizarse con base en
el borrador del informe de auditoria y median-e ]a organizaci6n
de una
reuni6n con la participaci6n
de losprincipales funcionarios de la entidad
auditada. Para el efecto es necesario definir anticipadamente
lossguientes
aspectos:
295 Presentaciondelosresultadosde auditoria
pagina 11
37
Manualde ProcedimientosAuditorfa
" Losnombresy cargosdelaspersonasqueparticipar~n enla
reuni6n.
o El lugar,lafecha ylahora enquese iniciarA.
o La estructura delcontenido del informequeseutilizardcomo
agenda delareuni6n a desarrollar con losfuncionariosinvitados.
" La invitaci6n formal altitular dela entidad yalo- funcionarios
relacionadoscon losresultados delestudio.
" Definir el personal deauditoresque participard enla reuni6n.
" Laestrategia a seguiren lapresentaci6n delosresultadosde
aiditoria,identificando las funcionesquedeber~n cumplirlos
miembros delequipo queparticipan enla reuni6n.
" Preoararanticipadamente undocumento queevidencie la
realizaci6n dela reuni6n,dejando constanciade laspersonasque
asistieron.
b. Resultadosde la presentaci6ndel informe deauditoria
38 La presentaci6n delos resultados deauditoria a los principales funcionarios
dela entidad examinada, por lo regular,genera la presentaci6n de
comentarios, opiniones yen ciertos casos documentos adicionales, que
ameritan unarevisi6ny actualizaci6n del borrador del informe final, actividad
enla quedebe participar el encargado y el supervisor del equipo.
39 El borrador del informe final pasa aconocimiento del supervisor, quien lo
revisa integ:amente, incluyendo lasvariaciones queconsidere necesarias y en
el casoque existan cambios defondo, los resumird en un papel de trabajo
referenciado al informepara discutirloscon el encargado del equipo.
40 El supervisor debe firmare incluiria fecha enel borrador del informe una vez
terminada surevisi6n e incluidos los ajustes necesarios, para someterlo al
trdmite deaprobaci6n, conjuntamente con el informe desupervisi6n dirigido
aljefe de la unidad deauditorfa correspondiente.
296 Trdmitedeaprobacl6n
41 La unidad de auditorfa respectiva recibirA el borrador del informe,
conjuntamente con losexpedientes depapeles de trabajo preparados, para
someterlos al tr-mite derevisi6n y aprobaci6n por el nivel correspondiente,
de acuerdo con los resultados del estudio.
296 Trmitede aprobaci6n
pigina 112 ,
,) I
Anexo3
CasodeEstudio
CORPET,
S.A.
V
Corporacion delPetroleo,S.A.
(CORPET)
1991
V
CORPET,
S.A.
V
CORPORACION DEL PETROLEO S.A.
CONTENIDO
1. El Auditor,Su InstitucionYSu Politica
SECCION
DESCRIPCION
PAGINA
A ConsideracionesGenerales
1
B Asignaci6ndelaAuditorfa
2
ANEXOS:
1 NotaparaelJefedelequipo
3
2 NotaparaelPresidenteEjecutivodeCORPET
4
3 Denuncia presentadaalaContralorfa
5
CORPET,
S.A.
V
1.El Auditor,Su Instituci6nYSu Politica
A. Consideraclones
Generales
La Contralorfa Genera' esunOrganismo con rangoconstitucional queact6a
comoenteauxiliarde ]a Asamblea Legislativa en]a vigilancia de la Hacienda
P6blica.Tieneautonomia funcional yadministrativa enel desempefio desus
labores.
La tendencia que sigueelcontrol fiscal alnivel internacional dirige
principalmente susesfuerzos hacia el fortalecimiento dte lasinstituciones
superiores deauditoria, (ISA's)siendo unode losimportanteimedios para
lograrlo la preparaci6n deprogramas decapacitaci6n paralos auditores,atrav~s
del disefiodecursosquepermitanla armonizaci6n entrelas teoriasgeneralesy
lasespeciales caractersticas decadapais.
Porestas razones, elparticipante enelcursodeAuditorfa Operativadebc asumir
quepertenece auna institucion superior deauditoria(ISA) yqueparticipa en la
planificaci6n yejecuci6n de]a auditoria operativadeuna empresa hipot6tica
denominada paraelefecto laCorporaci6n delPetr6leo S.A.(CORPET).
Conesteprop6sito el cursodeAuditoria Operativa sedesarrollacon unalto
porcentajedeparticipaci6n al conformar unDepartamento deAuditoria, enel
cuallos instructores fungen comojefesdel Departamento ylosparticipantes
integranequiposdetrabajo, conunaestructura y funcionessimilares acomo
operan enlarealidad. El grificoNo. 1muestra]a estructura bdsica del
Departamento enrefe encia.
Informaci6n adicionAl sobre la Contraloria General leperrnite establecerque:
" La Contralorfa General, dela cualel Contraloresel titular,fueestablecida
porla Ley Orgdinica deAuditoriaN 102del 15 demarzo de1945.
" El ContralorGeneral y susrepresentantes designados expresamenteestin
autoriza.'s paraauditary examinartodas lasactividadesdel Gobierno,
incluyendo Ia recepci6n yel desembolsodelos fondosp6blicos yla
administraci6n detodoslosrecursos empleados enlasactividadesdo ]a
administraci6np6blica.
* El ContralorGeneral ysus representantes estAnautorizados para determinar
lasactividadesquo deben serexaminadas y]a oportunidad delos estudios
deauditoria.
" Los titularesde lasentidades ptiblicasestin obligadosacooperaren la
ejecuci6n de losestudiosdeauditoria ya daracceso a losregistros,
propiedad y/orecursosdela entidad a solicitud del ContralorGenei'al osus
representantes.
* Es obligaci6n delContralor General informara la Asambleade Diputados
sobre losresultadosdelasauditorias quo ensu opini6njustifiquen tal acci6n,
ya seademanera individual o medianteel informe anual respectivo.
" El Contralor Generalha establecido losobjetivos delaactividad deauditoria
yla politicaa seguiren el "Manual deprocedimientos do auditoria"yenel
"Manual sobrenormas t6cnicasdeauditoria". Adicionalmente
la Contraloria
utilizacomo unado lasguiasparala ejecuci6ndel trabajo, lasnormasde
auditoria emitidaspor]a Organizaci6n Internacional de Entidades
FiscalizadorasSuperiores(INTOSAI).
p~gina1
'2
CORPET,
S.A.
V
Estaspublicaciones seconsiderarin como de ]a Contraloma General y
constituirin losestdndares para laejecuci61 odesarrollo delcasodenominade
Corporaci6n de Petr6leo (CORPET).
Las funcionesdeauditoriaejercidasporla Contralorfa est~in fundamentadas
en lasdisposicionesconstitucionales ylegales quedefinen sucompetencia.
La tendencia modernaest6dirigida acumplirunprocesodesistematizaci6n
para lograria complemcntaci6n delcontrol externo, ejercido porla
Contraloria General, conelcontrol interno, responsabilidad decadaunode
losorganismos delaadministraci6n ptiblica.
B. Asignacl6nde laAuditoria
La ejecuci6n delaauditora operativa a lasactividades deLa Corporaci6ndel
Petr6leo(CORPET), espartedel plananualdeauditoriaaprobado porel
ContralorGeneral para elafio 1991.
CORPETtiene susoficinasen laciudadcapital ydisponedeinstalaciones en
diferentes lugaresdelpais. La planta derefinaci6n seencuentra instalada enla
Costa Atlnticaa 5kil6metrosdelaProvincia Norestedelpais,lugaral cual se
puedeIlegar porvia terrestreyde]a capital existen 220Km. de distancia,
aproximadamente treshorasdeviaje.
La atenci6nprimaria debedirigirse hacia lasactividadescorrientes,esdecir,
hacia aquellasque fueron realizadas enlosfiltimos4 meses,incluyendo elmesen
queiniciamoseltrabajo.
El illtimo afio fiscal termin6 el31 dediciembre de1990.
Estaauditorfa seprogram6 porquce CORPETconstituye unaactividad estratdgica
del Sectorenergdtico,debidoa quetienecomo objetivos ]a refinaci6n, transporte
ycomercializaci6n dehidrocarburos anivel nacional,asicomo eldesarrollo de
losprogramas deinversi6ncorrespondientes a laexploraci6n defuentesalternas
deenergia.
El prop6sito delaauditoriaprogramada esevaluar lasactividadessustantivas y
deapoyoejecutadas porCORPET con el findepromoverelmejoramientoen sus
operaciones. Verificar elcumplimiento dc losob'jetivos para loscuales ha sido
creada yorganizada CORPET,constituyeelenfoque principal del trabajo a
desarrollar porelequipo deauditoresdelaContraloriaGeneral.
Estetrabajo ofrece laoportunidad parademostrar su habilidad paraindagaren
lasAreasprioritariasde anilisis,identificarlosaspectosquedebensermejorados
y producir uninforme significativo para elusuario delservicio de auditoria y
para laContraloria. La integraci6nal equipodc auditorfa deprofes..nales de
apoyo,seefectuarA on lamedida quelosrequerimientos deanilisisasilo
incliquen.
Anexoseincluyen lossiguientesdocumentos:
1. Notadirigida al Presidente Ejecutivo deCORPET, parainformarle sobreel
inicio de]a auditoria.
2. Asignaci6n detrabajo emitidaporelDirectordeAuditoriado laContraloria
quocontieneladecisi6n deejecutarelestudioylosrequerimientos a cumplir.
3. Solicituddeestudio recibida oniaContraloria General.
p~gina2
.''
ANEXO No. 1
CONTR.ALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIRECCION GENERAL DE AUDITORIA
deenerc Je 1991
Seftor
PresidenteEjecutivodela
Corporaci6ndelPetr6leo .A.(CORPET)
Suoficina.
Estimadosefior:
MepermitocomunicarlequeestaContraloria ejecutar vaa una
auditoriaenesaEmpresa,encumplimientodelprogramadetrabajo
deesteDepartamento.
Porloindicado,mucholeagradecereg:Lrarlasinstrucciones
necesariasalosfuncionariosdeCORP'ETparaquefaciliten a
nuestrosauditoreslainformaci6nquesoliciten,elaccesoa los
archivosyaladocumentaci6nquerespaldanlasactividades
realizada3,unaubicaci6nadecuaday todalacolaboraci6npara
realizarsatisfactoriamenteeltrabajo.
Elencargadodelestudioser6el
Lic.RobertoCarlosCastro
AlvaradoycontarAconelapoyodelossehoresJessAlpizar,
MartaSolisMurilloy AngelAlfaro.
Lasupervisi6nt~cnica
larealizarAelLic.Andr~sSol6rzanoR.
Atentamente,
DIRECCIONGENERALDEAUDITORIA
JEFEDELDEPARTAMENTODEEMPRESASPUBLICAS
cc. EncargadodelaAuditoria
archivo.
AMM/kgv.
pgina3
ANEXO No.2
C:NTR:.:LORIAGENERALDELAREPUBLICA
DIRECCIONGENERAL DEAUDITORIA
_de enerode1991.
Sefior
RobertoCarlosCastroAlvarado
Encargado delEquipoparala
AuditoriaaCORPETS.A.
Ciudad
Comuriccaustedquehasidodesignadoparadirigirlaauditoria
laCorporaci6ndePetr6leo,(CORPET),empresapiblica,ubicada
enlaciudadcapital.
(Vercomentarioenlahojaanterior)
OBJETIVO: Evaluarelgradodecumplimientodelosobjetivos
establecidosaCORPETconstituyeelprincipalenfoquedel
estudiodeauditoria.Conesteprop6sitoseverificar~nlas
actividadesejecutadasidentificandolasoperacionesque
ameritenaccionesparaser mejoradasmediantelasrespectivas
recomendaciones.
ALCANCE: Estaauditoriahasidoprogramadaennuestroplan
anual,considerandoqueCORFETconstituyeunaentidadmuy
importantedelsectorenerg~tico,yaquetienecomoobjetivosla
refinaci6n,transporteycomercializaci6ndehidrocarburosa
nivelnacional,asicomoeldesarrollodelosprogramasde
inversi6ncorrespondientesalaexploraci6ndefuentesalternas
deenergia.ElestudioincluirAlcs6it moscuatromesesde
actividadesylasaccionesdeauditoriadeberbncontemplarhasta
eliltimodialaboradodelmesenqueiniciamoselestudio.
INSTRUCCIONESESPECIALES:Esteconstituyeelprimerestudio
realizado enCORPETdesdesucreaci6n.
Elahopasadoserecibi6unadenunciaenlaqueseind.icala
existenciadealgunasdeficienciasquedobenserverificadasy
preparadoelinformepertinenteparaconocimientodel
denunciante.Leadjuntocopiadeladenunciarecibida.
Atentamente,
JEFEDELDEPARTAMENTODEAUDITORIA
DEEMPRESASPUBLICAS
c.c.:Archivo
p~gina4
ANEXO No.3
CostaAtl~ntica,
diciembre15de1990.
Sefior
ContralorGeneraldelaRep6blica
SuDespacho.
UngrupoderesidentesdeestaProvinciamehanencargado
comuniquea usted unaseriedesituaciones
quesevienen
presentando
enelcumplimiento
delasresponsabilidades
de
CORPET,porintermedio
desusfuncionarios,
lascuales
constituyen
caracteristicas
propiasdeunaadministraci6n
ineficiente.
Loshechosquedeseamosdenunciarestancontenidos
enlos
siguientespuntos:
1.UsoindebidodelosvehiculospropiedaddeCORPET,los
diasfestivos,s~badosy domingos.
2.Retraso enlacancelaci6n
delasobligaciones
a
proveedores
locales.
3.Deficientecalidaddeldieseldespachado
enlas
estacionesdeservicio.
Los hechos antes referidos sehanpresentadoen repetidas
ocasiones, durante los ahos 1989 y 1990.
Agradecer6 sedigne instruirrespecto a laejecuci6n deuna
fiscalizaci6n
exhaustivadelospuntossefalados,
yaqueasilo
requierelaciudadaniayelprestigiadeorganismosquecomola
Contraloria
Generaldebencumplirconsusobligaciones
de
vigilanciaycontrol.
Atentamente,
JuanCarlosYepLe
C~dulaN-754-354
Direcci6n:PuertoAtl~ntico,
EdificioElParque,
200mts.sur
MercadoMunicipal.
magina5
CORPET, S.A.
V
CORPORA CION DEL PETROLEO S.A.
2. REVISION PRELIMINAR
CONTENIDO
SECCION DESCRIPCION
PAGINA
A Estudio Inicial
7
B Resultadosde la Revisi6nPreliminar 8
1 SectorEnergetico
8
2 Industriapetrolera
8
3 El desempefnode CORPET comoempresa
piblicadelsectorenergdtico
10
4 Plandedesarrollo institucional
10
5 Informaci6nfinanciera
14
C ActividadesSustantivasSeleccionadaspara
Evaluar la EstructuradeControl Interno 16
ANEXOS:
No. 1 LeydeCreaciondeCORPET
17
No.2 Programa DeAuditoria Interna
19
CUADROS:
No. 1 PresupuestodeCaja, Operacionese Inversiones 11
No. 2 LiquidacionPresupuestariasegbnclasedepresupuesto 13
CORPET,
S.A.
2. REVISION
PRELIMINAR
(RP)
A. EstudioInicial
Enesta faseseefectuaron entrevistaspreliminaresconalgunos delos
funcionarios encargados do lasdiferentesunidades deCORPET, responsables do
ejecutarlas actividadesmasimportantesquorealiza esta empresa enel
cumplimiento desu, fines. Asimismo, seobtuvo la documentaci6n
do respaldo
correspondiente
a dichasactividades, ]a cual juntocon losdatosrecopilados en
lasentrevistas, seran losinstrumentos basicosquo servirindo basepara
planificar lassiguientesfases dela auditoria.
Unadelasdificultades paraobtener informaci6n doalgunasde lasunidades
administrativas
doCORPET sedebea su ubicaci6n fisica, yaquelas mismas
estan situadasendistintos lugaresdela ciudad.
Al iniciarla Auditoria Operativa secomunic6 alAuditorGeneral deCORPETel
enfoquedo trabajo arealizar,con Anfasisonelprop6sito deconstituirla actividad
contraloraenelemento deapoyo de IaAdministraci6n.
Endicha reuni6nseexpusieron lasresponsabilidades
do Auditorfa deia
Contraloria General, la autorizaci6n para la realizaci6n desu trabajo yel objetivo
do la Auditoria enCORPET.Tambi6n seexplic6 lapolitica utilizada para operar
e informarduranteel procesodela Auditoria ysesoiicit6 la reunionn el
Presidente Ejecutivo paracorrunicarle demanera resumida los aspectos tratados
con el AuditorGeneral.
Celebrada ]a reuni6n conelPresidente Ejecutivo yel Auditor General,
aseguraron quecooperarfan ampliamente ypidieron solesinformara on casode
necesitaralguna ayuda.
Deinmediatoel Presidente nombr6 al AuditorGeneral como su representante
para todos losasuntosrelacionados con el trabajo,asimismo manifest6queestara
disponiblesi posteriormente
desearamos una reuni6nadicional yapreciaria
mucho,iaoportunidad paracomentar todaslas observaciones ylosefectosque
sedan incluidos encualquiera delosinformesqueemita el ente contralor.Estoes
una prdctica usual dola Contraloria yseriaplicada en este caso.
Despu6sdelareuni6n conel Presidente Ejecutivoso celebr6 una con el Auditor
Internoy el Gerentedela Plantado Refinaci6ndeCORPETy losresponsables do
las ireasdetransporteyalmacenamiento
de hidrocarburos, paraobtener
informaci6n adicional, incluyendo ia quoon resumen a continuaci6n seexpone:
* CORPET fuecreada por Ley enoctubre de1981 (Anexo No. 1)estA dirigido
poruna Junta Directiva queesnombrada porcl Presidente do ]a Reptiblica, y
la intergan cinco miembros. El Presidente Ejecutivo de CORPET es
nombradopor laJunta Directiva yesresponsablede]a gesti6n diaria dela
Corporaci6n.
La estructura organizativa se basaen el esquema lineo-funcional
yest6i
integrado por losnivelesdirectivo. ejecutivo, operativoydeapoyo.
* Las actividadesdeadquisici6n docrudos lasrealiza el Departamento de
ComprasInternacionales,
deacuerdo conel comportamiento
del morcadoy
segtinlas condicionesdepreciode loshidrocarburos.
(H/C)
Caso deEstudio
pigina7
CORPET, S.A.
Caso de Estudio
B.
VLaGerencia dc Refinaci6n tienea sucargola recepci6n decrudosen el
muelle petrolero yesresponsabledo losprocesosde destilaci6n quL'
permiten laobtenci6n de H/C.
" El transporte desdo]a refineria hastaloscentros dedistribuci6n sorealiz2a por
mediode unpoliducto cuya responsabilidad deoperaci6nesdel
Departamentodo Transporte.
* El almacenamiento do H/Cesuna responsabilidad compartida entre el
Departamento do Transporteyel Departamento Corr.2rcial.
* Laempresa tiene unidades encargadas do la verificaci6ndo lacalidad do los
H/Cendistintospuntos del procesodeproducci6n, transporte,distribuci6n
yalmacenamiento.
Resultadcsde la RevisionPreliminar
Unavezaplicadoslos procedimientos detrabajo para]a obtenci6n do la
informaci6n relativa a esta fasedel estudio,se ubic6a CORPETdentrodel
contexto del sectoronerg6tico del paisyse identificaron las actividades
sustantivasde CORPET,asi comoaquellas sobi. lascuales se realizarS la
evaluaci6n delaestructura del controlinterno.
1.Sectorenerg6tico.
Enel paisexiste la Direcci6n Sectorial do Energia (DSE), la cual est6conformada
porrepresentantes delosdiferentesentesquoparticipan en el sector energ6ticoo
que tienenrelaci6n con lasdecisiones quedeuna u otramanera lo afecten, tales
como: Ministerio dePlanificaci6n, Ministerio de Energiay Minas, Instituto de
Electricidad ylaCorporaci6n del Petr6leo (CORPET).
El citadosectorinvolucra una granvariedad de lementos orecursos energ6ticos
entre losquofiguran lossiguientes: hidroel&ctricos, lefia, residuos vegetales,
biogAs,alcohol, energiae6lica, hidrocarburos, recursoscarboniferos, recursos
uraniferos,geotermia; loscualesson deuso enel pais,ya sea porqueseproducen
intemamenteo porquese importan.
2. Industriapetrolera.
Un articulopublicado recientemente so refiere a lasiguiente informaci6n:
a. Refinaci6n - Distribuci6n.
La refinaci6n yla distribuci6n (queincluye losaspectosrelativos a la
comercializaci6n) representa unaactividad donde]a seguridad de]
abastecimiento (a corto, mediano ylargo plazo)ylas estrategias para disminuir
(oevitar)lasrupturasdeaprovisionamiento ylasconsecuencias dela volatilidad
delos preciosinternacionales, tien enestaArea una importancia capital.
Una refineriaest6 formada porun conjunto do diversas plantasquo realizan
diferentes procesos, ademsdeotra infraestructura perif~rica, tal como tanques
do almacenamiento ybombas do trasiego, equiposdo generaci6n el&trica para
opfimizar el consumo y ]a producci6n deenergia dcla refineria, sisternas
electr6nicos ycomputadorespara el control do losprocesos ydemiisactividades,
sistemas parael control deemisiones lfquidasygascosasal medio ambiente,
sistemasdo seguridad industrial y terminales portuarias (parael caso do una
refineria que recibe su abastecimiento pormaryqueexportaporesa via).
pagina 8
CORPET, S.A.
b. Incerlidumbre,
riesgo
yflexibilidad.
El nosgo se refierea lasconsecuencias de una situaci6nincierta odeuna
decisi6n, yenparticularalap6rdida(econ6mica, humana,financiera,social,
polftica,etc.) que bajodiferentessituacionespuede resultardo lasaccionesquo
puedenonotomarse.
La industriapetrolera debe adaptarseaunentomo dovariacionesimprevistas
abruptas yerriticas,para esto, sedebe:
" Reforzar lacapacidad t6cnica
" Reducircostos
" Aumentar ]a flexibilidad
* Reforzarlospuntosfuertes
" Mejorar la capacidaddo reacci6n ydeamortiguamiento
Lasaccionesque muchasempresasypaisestoman hoyendiapara reducirsu
riesgo de perdidasastron6micasymuy variadasconsecuenciasgeneralmentese
danen lasiguienteforrma:
" Corto plazo(menosdo I afio): participaci6nen losmercados de
transaccionesdo petr6leo afuturo,mantenimientode inventarios
estrat6gicosde crudoyderivados,desarrollode una capacidadnacionalde
refinaci6n, firma docontratosconproveedores.
* Medianoy largoplazo:
" Desarrollo deactividadesdeexploraci6n (petr6leoygasnatural)de
acuerdoalasposibilidadesnacionales.
" Sustituci6ndelpetr6leo porotrasfuentesdeenergia aut6ctonas
orientando haciauna diversificaci6nonerg6rtica.
" Ahorro yusoeficiente de energia, para limitarel desperdicio de
recursos sumamente valiososypara reducir]a demanda (quo
reduce,asuvez,Iainversi6n oninfraestruturadesuministrode
energia,yiadependenciaenerg6tica).
En el pais,la dependencia do petr6leos importadosescritica,ya quo2/3partes
del consumo deenergia comercialprovienen delasimportaciones petrolerasya
su vezesteconsumo estAi concentradoen lossectoresproductivosyen
transportes. Todoel motordel sistemaecon6mico ysocial del paisdependedelo
quesuceda onel mercado petrolero.
En 1989, cadaaumentode und6laren el precioporbarrildepetr6leo iecost6 aia
Empresa, unos6000millonesdemoneda local (M.L.), ycadavariaci6nenel tipo
decambiole cost6aCORPETen t6rminos anuales,200millonesdemoneda local
(M.L.).
Lasdecisionesde compradecrudoyderivadosson sumamente complejas. En
efecto, para realizarunembarque se requiere do una decisi6n quo debe tomarse
porlomenos 20 diasantes.
Sinembargo, dadoqueel precioseestablecetomando en cuenta los preciosde
loscrudosde referencia aldiade carga ylosdosdiasanterioresylosdosdias
posterioresal embarque,no essino hastadespu6sdeefectuado el embarque que
se conoceaciencia ciertael costo definitivo.
Caso deEstudio
p~gina9
Ir
CORPET, S.A.
Porotro]ado, elpaisdebe respetarlascuotasquele fijan lospaises exportadores
perlo quelasimportaciones estin restringidas portipo do crudo. Esta situaci6n
dificulta las decisionesdo compra yderefinaci6n al toner quecombinar
diferentes crudosconcaracteristicas fisicas yquimicas diferentes,quoproducen
consecuentemente derivadosconcaracteristicas distintascuando las
caracteristicas exigidasporlas normas nacionalesdecalidad son fijas. A trav6s
do unproceso domezclas ymanejo adecuado deinventariosde productos
semielaboradosyterminados so ilega acumplir con lasnormas docalidady la
variabilidad dela producci6n dederivadosapartirdo crudos diferentes.
3.El desempeflo de COFIPET como empresa publicadel sectorenerg~tico.
Losobjetivos deCORPETdo conformidad con lodispuesto en su leydecreaci6n
son lossiguientes: refinar,transportar,comercializar a granel el petr6leo ysus
derivados,mantenerydesarrollarlas instalaciones necesarias paraelloy ejercer
enloque lecorresponda losplanesde desarrollo del sectorenergia. Para el
cumplinientodedichosobjetivosCORPETIleva a cabo lassiguientes
actividades sustantivas:
a Compra decrudo yderivados,recepci6n,refinaci6n, transporte
(oleoducto,ferrocarril ycamionescisterna) yplanteles
(almacenamiento ydistribuci6n).
" Desarrollode actividadesdeexploraci6n deyacimientospetroleros
ygasnatural.
" Exploraci6n ydesrro!oderecursos carboniferos.
" Investigaci6n ydesarrollo do fuentesnuevasyrenovables.
La infraestructura deCORPETon el paisestiicompuesta porunpuerto petrolero,
unarefineria, 400kmdepoliductos y3plantelesdeabastecimiento ydistribuci6n.
CORPETeshoyla Empresa delEstado responsabledela importaci6n, refinaci6n
ydistribuci6n dehidrocarburos,porloquesupledosterceras partes dela
energia comercial queconsumeel pais,para su actividad econ6mica ysocial.
Pero ademds,esresponsable deIainvestigaci6n, explotaci6n ydesarrollo do
fuentes nacionalesdo energia sustitutasdeloshidrocarburos importados,y
participa activamente eniaplanificaci6n energ6tica del pais.
4. Plan de desarrollo Institucional de CORPET.
El "Plan Corporativo 1989-2005" presenta undiagn6stico de]a situaci6ndela
Empresa, tantoon sus6reas sustantivascomo deapoyo,en el queseanalizana
profundidad factores internosyextemos quecondicionan su funcionamiento y
estrategias para mejorarsusoperacionesy alcanzar resultados significativosen
susdiferentes camposdeactividad.
Esla primera vezqueso organiza un plan similaren el quesoabarcan todas las
actividadesdela compafiia. [asrnmAs importantesempresas petroleras y
carboniferas del mundohan empezado a implementar este tipodo planes,cuya
principal finalidad esorientarlas acciones necesarias paraproveer a las empresas
de dinamismoyflexibilidad frentea Las circunstancias sumamente inciertas que
presenta el entornoenerg6tico mundial.
La Planificaci6n Corporativa esen CORPET,unesfuerzo deplanificaci6n
integral, participativa ypermanente, que tienecomofinalidad anticipary
disefiar,en formasistem~itica, las accionesquo lepermifircn a la Empresa Ilevara
cabo su misi6n frentea las exigencias delfuturo.
Caso deEstudio
pzgina 10
CORPET,
S.A.
Y
CUADRO
No.
1
Presupuesto
de Caja,Operaciones e Inversiones
Periodos: 1990 y 1991
(Millonesdo M.L.)
Clase de
Presupuesto
Presupuesto
Variaci6n
Presupuesto
Aprobado Ao
Aprobado
M.L.%
91
Aho 90
AJA 32.038.1
20.923.9
11.104.2
53.
IERACIONES
23.912.9
17.528.9
6.384.0
36.
VERSIONES
2.371.0
15.159.4
12.788.4
(84.)
)TAL
108.322.0
3.612.2
54.709.8
102.
a. Misi6nyPoliticas
A partirde la ejecuci6neficiente delasoperacionesde suninistrodederivados
depetr6leoy del desarrollo de la infraestructura
necesaria, CORPETha ido
asumiendo una Misi6n msamplia yestrat6gica, frenteal voltileincierto
mercadopetrolerointernacional:
Asegurarei abastecimiento
de petr6leoy derivados,ydesarrollar combustibles
sustitutos,con eficiencia ycalidad, enbeneficio del desarrollo integral dela
sociedad costarricense.
Paraorientar su accionar en el cumplimiento
de sumisi6n, CORPETha definido
lassiguientespoliticas,como lineamientos permanentes
parala btisquedado
objetivos, estrategiasyacciones concretas:
* Investigarydesarrollar fuentes nacionalesdeenergia, do acuerdoa los
lineamientos del Plan Nacional deDesarrollo.
" Contribuiral desarrollo social, econ6micoy tecnol6gico a] nivel regionaly
nacional.
* Protegerelmedio ambiente.
* Garantizar el dominio ycontrol estatalsobreabastecimiento
yexplotaci6n de
hidrocarburos;
ydelegaren el sectorprivadoaquellos segmentos do
actividad en loque6stees confiabley eficiente.
Promoverel desarrollo social, econ6mico ytecnol6gico desusrecursos
humanos.
Garantizar iaseguridad ocupacional eindustrial en todaslas actividadesdo
iaempresa.
Caso de.Estudio
pcgina 11
CORPET,
S.A.
v
" Coordinar laactividad deCORPET con otras institucionesdel sector
energ(tico.
" Velarporalcanzar altosnivelesdeexcelencia yproductividad en todassus
actividades.
b. Objetivosestrat6gicos
CORPET haidentificado objetivosestrat6gicossustantivos paraorientar v
desarrollarsuactividad encumplimiento desu misi6nenel corto yel largo
plazo.
" Eficiencia
Explorar yaprovechar las oportunidades deobtenci6n demayoresrendimientos
ymenores costosa lo largode la cadena de
importaci6n/producci6n/distribuci6n/
y consurnodeproductos,asicomo en]a
propia gesti6n dela Empresa.
a Diversificaci6n
Explorar yaprovechar lasoportunidades dediversificaci6n del suministro
energ~t-ico del paishacia fuentesdealtocomponente nacional, ohacia fuentes
extemasmdsconfiables.
c. AspectosPresupuestarios
CORPET estA sujetoa lasdisposiciones de ]a LeydeAdministraci6n Financiera v
su presupuesto para ]aejecuci6n 1990- 1991 so encuentra conformado de
acuerdocon lo especificado enel cuadro No.1.Las clasesdo presupuesto: Caja,
Operacionese Inversiones so definenconforme a lo previstoenla Leydc
Administraci6n Financiera delEstado yestdndirigidos, respectivamente, a
estimar lasnecesidades detesorerfa para atenderlasoperaciones deCORPET, las
partidas prespuestarias paracubrirlos costosygastospara la refinaci6n,
transferencia y almacenamiento deH/Cy el financiamiento delosprogramas
para laampliaci6n deia capacidad instalada ymodernizaci6n deequipos.
El incremento enel presupuesto decaja sedebea las crecientesnecesidades de
tesorerfa para atenderlas comprasdehidrocarburos. Ello incideenlas
disponibilidades yrepercute dr~sticamente sobre la asignaci6npara el
presupuesto deinversiones,cone consecuente diferimiento delosprogramasde
modernizaci6n do la planta derefinaci6n, el sistema dotransferencia y
almacenamiento do H/C.
La liquidaci6n del presupuestocorrespondiente a lostres 61timos afios,corrobora
elcomentario anterior.Talcomo se demuestra enel cuadro No.2, los
presupuestos do Caja yOperaciones soincrementan cada afho, mientrasquo el
presupuestodeinversionesobserva uncomportamiento erriticocon tendencia
hacia ladisminuci6n respecto al afio 1988.
Existenindicios deque haydificultades paraque el presupuesto constituya el
principal instrumentodo la administraci6n financiera deCORPETya su vez
permita elcontrol delas metasestablecidas enel planoperativo anual. Un
examen preliminarsobre ia definici6ndelas metasestablecidas porCORPET
para 1991, indican la necesidad deprofundizar en su anilisis,yaquese
confunden lasdiferentes categorfas del presupuesto al indicarcomo metaslo que
corresponde a actividadesotareas quedeberdin cumplirse parael logrode
determinadosobjetivos.
Caso de Estudio
pagina 12
CORPET
V
CUADRO
No.2
Liquidaci6n
Presupuestaria
segOnclasedePresupuesto
Perfodos:
1988-1990
(MillonesdeM.L.)
Clasede
Presupuesto
1988
1989
1990
CAJA
OPERACIONES
INVERSIONES
14.783.4
14.816.7
922.9
18.589.3
15.552.2
598.6
20.466.2
19.782.6
613.6
TOTAL
30.523.0
34.740.1
40.862.4
d. Actividades
d.apoyo
El PlanCorporativo
1989-2005
rescata laimportancia
de las6reas
administrativas
dentrodeldesarollo integralde laEmpresa yenfoca ]a capacidad
financiera
comoaspctofundamental
paracumplircon losobjetivosde CORPET
ylograr undesarrol!o
integral ycoherente
de]a Empresa.
CORETtienedificultades
conlaslimitaciones
presupuestarias
enel sector
ptiblico,loque ha obligado aentraren unproceso dc subinversi6n,
queubica su
programa
de inversiones
pordebajo de loquet6,nica yecc, 16micamente
se
requiere. Laslimitaciones
actuales para ]a contrataci6n
de recursos humanos,
sobre todoprofesionales
y tcnicos, tambi6n aplicadas
como unamedida
gen6rica enelsectorp6blico,dificulta grandemente
lasposibilidades
de
desarrollo
ydemejoras enel sistema. La siti.aci6nseagrava cuando so enfrenta
el hecho dequo,enlaactividad
energ6tica
se requieren
muchosafios para
preparar tcnicosyprofesionales
con iadebida experiencia
para asumirlas
necesidades
yresponsabilidades
crecientes queel desarrollo
delpaisIVimponea
empresas
comoCORPET.
Con respecto alsistema administrativo,
cuyoprop6sito
eselde movilizar
los
recursos necesarios
para cumpli con calidad yeficiencia los objetivos
corporativos,
seplantea todauna estrategia quecontempla
desdeun
mejoramiento
delaculturaorganizacional,
hasta elestablecimiento
deunanueva
estructura
organizativa.
Enloquerespecta a laadministraci6n
delosrecursos humanos,
es
responsabilidad
detodas lasjefaturasde ]a Empresa, orientarsu concepci6n
hacia el principio moderno
queconsidera
al hombreel principal recurso conque
cuenta iaEmpresa yel factorm6simportante
en laconsecuci6n
de los objetivos
esenciales.
Desdeestaperspectiva,
el recurso humano seconvierte en elelemento
integrador
delosrecursos tecnol6g'cos
conlosrecursosfinancieros
ymateriales,
Caso deEstudio
p4,,ina13
,IA
CORPET, S.A.
en la bisqueda desolucioneseficaces para satisfacer lasdemandasde la
colectividad alaEmpresa.
Con respecto a laatenci6ndelmercado, CORPET haempezado a poneren
prgctica unenfoqueorientado nos6loaabastecer el mercado, sino tambi6na
servir yorientaral cliente.El prop6sito dela Empresaen esta ireaes identificar y
satisfacer la necesidades, deseose interesesdelosconsumidores dentro 2'-
marco do la poiitica energetica nacionai.
CORPETleda gran importancia al controlinterno ycomo partedo lasacciones
dirigidasa3u fortalecimiento, mantiene una Auditoria General cuyasactividades
seencuentran divididasen cincoprogramas bdsicos deacuerdocon el resumen
quese acompafia. (Anexo No.2)
5. Informaci6nFinanciera
Losestadosfinancieros comparativos paralosafios 1989y 1990muestran la
situaci6n financiera y losresultadosobtenidosporCORPET durante losdos
periodos.
a. Polfficas ypracticascontablesimportantes
" Inversiones transitorias.Lasinversiones transitorias estnregistradasal
costo,elquo nosupera el valor demercado.
" Estimaci6n para incobrables. La empresa tienepor polftica laestimaci6n
para incobrables deacuerdoconla confirmaci6n de ladeuda flotanteque
realiza elMinisterio deFinanzas paralascuentascon lasinstituciones
p6blicas yel Gobiemoycon baseenel estudio de lasotrascuentas o
documentos porcobrarcon msde 360dfasdeantigiiedad.
" Inventarios. Los inventarios demateria prima ymateriales y suministros
estAnvaluados al costo promedio enel almac6n, losinventarios entrAnsito,
alcosto seg6n factura,costosincidentales yajustes pordiferencial cambiario
delpasivo especificamente identificable alcierre; ylos productosterminados
alcosto promedio,despu6sdeasignar loscostosincurridosenla producci6n,
enproporci6n a losprecios deventz.delosproductos(Posted Prices)enel
mercadointernacional, conbase enel "Platt'sOilgramReport".
" Estimaci6n para materiales ysuministros dafiados. La estimaci6n para
materiales y suministrosdafiados ha venido siendodeterminada conbaseen
unanilisis del estado fisico ymovimiento delasrespectivas existencias ysu
incremento odisminuci6nha sidoregistrado enlascuentas deresultados
correspondientes.
" Las obrasen procesoson registradas en cuentas transitoriasdentrodelactivo
fijoy son trdspasadasa sucuenta definitiva cuando se reciben informes de
quehansido concluidas. Losdesembolsosporconcepto dereparaciones,
mantenimiento y renovaciones menores,secargan a losresultados del
periodoen queseincurren.
" Depreciaci6n. La depreciaci6n delosinmuebles, maquinaria yequipo fue
calculada bajo el sistemadelinea recta, tomandocomo baseel 90% del costo
registrado segtin la tabladedepreciaci6n fijada porla Direcci6n General de
Tributaci6n Directa publicada en la Ley yReglamento del Impuestosobre la
Renta. Elcorrespondiente gastopordepreciaci6n escargado a las
respectivas cuentasde resultados.
" Inmuebles, maquinaria yequipo. Los inmuebles maquinaria yequipo so
registranoriginalmente alcosto. A partirde 1988 la empresa ajustael valor
Casode Estudio
p~gina 14
CORPET,
S.A.
delosactivosadquiridos
hasta el31 de diciembre
del afioanterior,de
acuerdo conel indicegeneral de precios al 31deoctubredel afiocorriente v
una variableadicional que reflejaelincrementodeladiferencia cambiaria
entrelaMoneda Local yeld6lar.
Tanto lascuentas deinmuebles,maquinariayequipo, asfcomo ladepreciaci6n
acumulada decada activoson afectadasconlarevaluaci6n, acreditando la
diferencia resultanteal superivitporajusteal costodelos inmueble.,,maquinaria
y equipo.
" Las obrasenproceso sonregistradas en cuentas transitoriasdentro delactivo
fijoyson traspasadasasu cuenta definitivacuando sereciben informes de
que hansidoconcluidas. Losdesem.,olsosporconcepto dereparaciones,
mantenimiento y renovaci6n menores, secargana losresultadosdelperiodo
enqueseincurren.
* Provisi6npara prestaciones legales. La empresa realiza unaprovisi6n
mensualcon cargoa gastosporesteconcepto debido a que ia legislaci6n
vigenteestableceelpagodecesantia a] empleado queesdeFpedido sincausa
justificada, alos quesepensionan ya losfamiliaresdelempleado quefallece,
equivalente a unmes desueldoporcada afio deservicio contiuuoyhasta un
miximodeocho. oApo-tesaFondo deAhorro,Pr6stamos, Vivienda y
Garantia.
Deacuerdocon laconvenci6n colec.ivadetrabajo vigente,celebrada
originalmente el 16dejunio de1963, entre]a empresa yel sindicado de
trabajadores delamisma, laprimeradeberS aportar un10% y los trabajadores un
5%de lossueldosy salariosmensuales al Fondo parasu capitaldetrabajo.
* Leyes,decretosy reglamentos. Losestatutos de]a empresa, Decretos
Ejecutivos del GobiernodelaReptiblica, lasdisposiciones emanadasdela
Contralorfa Gei:eral de ]a Reptiblica ydelServicio NacionaldeTarifas,
puedenorigirtar politicasde contabilidad generalmente aceptadas o no,
referentes entreotrosa:
" Patrimonio (capital social, superivitdecapital, p6rdidas,utilidades,
etc.)
" Estados finaricierosyecon6micos ysu publicaci6n.
o Licitaconespublicasy privadas
" Avalesy fianzasa terceros
" InversionesdeCapital
* Moneda. Losregistros deContabilidad son Ilevados en moneda local (M. L.)
* Lostiposdecambio vigentes al 31 de diciembrepara ]a compradecada
D61ar,eran lossiguientes:
Tipode
1990 1989
camblo
Oficlal
20.0 20.0
Interbancarlo
102.8 79.0
CasodeEstudio
pigina15
CORPET, S.A.
C.
El tipodecambiooficial seestablece mediante LeydeRep6blica yesaplicable
solamentea un nimeroreducido detransacciones. El tipo decambio
interbancaro esfijado peri6dicamente porel BancoCentral y opera para todas
lasexprtaciones, importancionesyotras transacciones financieras.
oEl cambio demoneda extranjera a local yviceversa esprerrogativa del Banco
Central yde susagentes Bancos comerciales delEstado yBancos pri,,ados). Se
pernite]a propiedad yla tenencia demoneda extranjera siempre que no
provenga deexportaciones. Los tenedores tambi6n puedenefectuar libremente
pagosen moneda extranjera fuera delpaiso usarla asu convenencia en el
exterior.
Todaslassolicitudes dedivisasdebenseraprobadas porel Banco Central,el cual
autoriza losmontosyel tipodecambio queaplica.
Diferencia decambio. Todaslas obligacionesy derechos enmoneda
extranjera fueron ajustadasal cierre decadaafio,a lostiposdecambio
vigentes queleseraaplicable.
" Amortizaci6n dediferencias decambio. Lasdiferencias decambio que
resultan alvalorarlasdeudasalargo plazo enmoneda extranjera, se
amortizan porm6todo financiero paraleloal pagodeamortizaci6n e
interesesde lasdeudasquelasoriginanconfoimea lospresupuestos de
pagos.
ActividadesSustantivasSeleccionadas Para Evaluar laEstructuradel
Control !nterno
Seevaluar6 ]aestructura de!control internoenlossiguientesaspectos:
" Comprasdepetr6leo y susderivados realizadas pormediodel
Departamento deProgramaci6n Internacional,
* Recepci6n del crudoo susderivados enel puertopetrolero, asfcomo la
refinaci6ndelcrudo.
Transfereacia de H/Cy funcionamiento de planteles(almacenamientoy
distribuci6n) con6nfasisen lossistemasdemedici6n en tanques yoleoducto.
La informaci6n sefialada orientarS lasactividades deauditoria enlassiguientes
fasesdel proceso.
Casode Estudio
p~gina 16
ANEXO NO. 1
LEYES
LAASAMBLEA
LEGISLATIVA
Decreta:
Articulo1 La Corporaci6n
dePetr6leo, S. A.,CORPETestA
sujeta alas
regulaciones
deesta leyy aaqu.ellas disposiciones
legales,reglamentarias
y
estatutariasque noest6n encontradicci6n
conella.
Artfculo 22 Losproductosde la Corporaci6n dePetr6leo CORPETdeben ser de
6ptimacalidad. ElPoderEjecutivo, mediante decreto, fijarg las normasde
calidad a quedeben ajustarse los productos. Cualquier modificaci6n
deesas
normasse fijarS, tambidn mediantedecreto.
-
Articulo 3 El control internode lasactividadesd laRefinadora serg ejercido
porunauditorinternoy porel personal necesario paracumplir adecuadamente
sucometido. Esteauditordeberd sercontadorpiblicoautorizado ysu
nombramiento
y rmoci6ncorresponder6
a laJunta Directiva conel voto
favorable dep. 'bmenos dosterciosde susmiembros. Ambosactos deberin
serinformadosa la Contraloria General dela Repiblica. Encaso de remoci6n,
deber6i contarse conIaanuencia previa,expresa de lacontraloria, a cuyoefecto la
Junta Directiva deb,ri someteren consulta los hechosen que pretendefundarla
destituci6n.
La fiscalizaci6n superiorestar6 acargo deIa Contraloria Generalde aRep6blica,
lacual paratalesefectos deber6:
a) Ejercer uncontrol enla formayoportunidades
queestimedel caso,
sobre losegresosy, engeneral,sobre el patrimoniode la Corporaci6n
mediantelas auditoriaso investigaciones
especiales queconsidere
necesarias.
b)Solicitarcualquierclasede informaci6n,documento, expendiente o
legajo.
c) Examinaryevaluarel control interno aefecto deformular las
recomendaciones
quesean necesarias paramejorarlo.
ch) Examinar yevaluarel grado deeficiencia, efectividad yeconomia enel
usode losrecursosqueadministre ]a corporaci6n.
La Contraloria General de la Reptiblica determinar6 qu6cargos,adensde losde
miembros dela Junta Directiva, requieren para su desempefio Iapresentaci6n de
una declaraci6n juradadebienesysefialarS cu$ies otrosfuncionariosestin
Ilamadosa garantizar - mediantep6liza defidelidad - el desempefio de sus
funciones; para todolo cualreglamentarSi
lo procedente.
Artfculo4 Losobjetivos deCORPET, sonlossiguientes: refinar, transportar,
comercializar
a granel el petr6leo ysusderivados, mantenery desarrollarlas
instalaciones
necesarias paraello yejercer, enlo que le corresponda - previa
autorizaci6n
delaContralorfa - losplanes dedesarrollo delsector energia
conforme el Plan Nacional deDesarrollo. La Corporaci6n no podrA otorgar
Caso deEstudio - CORPET
pigina 17
pr6stamos,hacerdonaciones,conceder subsidiososubvenciones, niconstruir
oleoductosinterocenicos, sin laprevia autorizaci6n legal.
Articulo 5Q Losmiembros delaJunta Directiva serAn responsables do k, actos
realizad,,s enel ejercicio de susfunciones ysu responsabilidad serdi solidaria por
lasdecisiones y resolucionesen lasquehayan participado,salvo quehubiesen
expresado su votodisidenteyasiconstare enactas; deberdn presentar
declaratoria juradadebienes ygarantizar mediante p6liza de fidelidad,el
desempefio de susfincionesseg6nla forma yel monto quedetermine la
Contraloria General dela Repiblica.
Losmiembros dola Junta Directiva nopodrinintervenir,directa o
indirectamente en su caricterparticular,en contrataciones conla Corporaci6n.
Estaprohibici6n rigepara susparienteshasta segundo grado. Delamisma
manera, seprohibe]a contrataci6n con lassociedades enquelos mencionados
funcionarios ysusparientesrelacionados seansociosdirectores o funcionarios.
Octubre de1981
Caso de Estudio- CORPET
pigina 18
CORPET,
S.A.
V
ANEXO
NO. 2
I PROGRAMA
DE AUDITORIA
INTERNA
La Auditoria
Interna deCORPETdividesuPlanAnual de Trabajo encinco
programas,
cada unoseleccionado
con losdiferentes
departamentos
que
componen
esa unidadadrrdnistrativa.
Losprogramas
est~in subdivididos
enseis tiposde actividades
b~sicas, lascuales
serindesarrolladas
porcada departamento
oen forma conjunta, en algunos
casos. Para losefectos deesta sintesis,se detallarin los m~srelevantes,
y
dnicamente
para el primerprograma se indicar~n todaslasactividades,
las
cualesserepitenpara losotroscasos.
A. PROGRAMA
No.1 - Departamento
deAuditoria
Financlera
1. Trabajos Programados:
* Auditorfade cuentas: Andlisisdepartidasdeestados financieros.
Enfasis
en activocirculante
y construcciones
en proceso.
" Auditorfas
especiales:
Intervenciones
en lascinco gerencias paraelaluar
actividades
detipo financiero contable,quehan sidodesconcentradas.
Incluyevisitasa losplanteles.
* Otrasauditoras:
Pruebasdecumplimiento
derecomendaciones
y
seguimiento
deinformesexternos.
2. TrabajosInterdepartarnentales:
Estudiosespecialessobreaspectos especfficos,
encoordinaci6n
con el restode
unidadesdeaudiioria,
para cubrirtodas]asAreas decontrol implicitasenuna
misma actividad.
3. Trabajosnoprogtamados:
Estudiosimprevistos
solicitados
porlas autoridades
superiores.
4. Programa
deCapacitaci6n:
* Nacional
* Internacional
* Seminarios,
talleresy charlasinternas
5. Programa de Supervisl6n:
Profesionales
dedicados
a Ialabordesupervisi6n,
desde]a etapa deplaneaci6n
hasta laconclusi6n.
6.Soporte Thcnlco:
Comprende,
entreotros,]a elaboraci6n
yactualizaci6n
demanuales
de
procedimientos
especificos;
control dela ejecuci6n presupuestaria;
elaboraci6n
dearchivo permanente;
seguimiento
deinformes;etc.
Caso deEstudio
pigina 19
Anexo 2
CORPET, S.A.
v B.PROGRAMA No.2 - Departamento
de AuditoriaOperativa
1.Trabajos Programados:
" Estuidiosonproceso. Finalizaci6n deestudiosquo seprogramaron en 1989,
nosehabian concluido al final doese afio: sistema depago porplanillas,
fondo deahorro ypr6stamos,seguimiento ainforme sobrem6dulosdo
compras.
" Evaluaci6n desistema parael controlde seguimiontos alosacuerdosdo
Junta Directiva.
* Andlisisdel sistema presupuestal dela empresa,on cada una do lasetapas
del proceso: formulaci6n, ejecuci6n, control yevaluaci6n.
* Manualesdel Departamento do Auditoria Operativa: revisi6n del Manual de
procedimientos; preparaci6n delManual do Supervisi6n
" Seguimiento a lasrecomendaciones de losinformesdo periodos 1987a 1990
del Depto.Auditoria Operativa; y 1988, 1989,de la Contraloria General.
" Evaluaci6n dealgunosaspectosdel sistema contable financiero do la
Gerencia deProducci6n Primada,orientado b~sicamentealos
procedimientos, flujoycalidad de lainformaci6n pertinente.
* Evaluaci6n del sistema detransporte de laempresa, on cuanto a: aplicaci6n
adecuada de procedimientosy reglamentaci6n; asignaci6n ycontrol deusoy
mantenimiento de vehfculos; contrataci6n; ycontrol do inventariode
vehiculos.
" Otrasactividades decar~cter rutinariou ocasional: certificaci6n do plazas,
controldel presupuesto,informedo labores,etc.
2. Trabajos Interdepartamentales:
" Evaluaci6ndel Sistema IntegradodeSuministro (SIS), enconjunto conel
Depto.deAuditoria deInformitica, sobrelas etapasterminadas delproyecto
SIS.
* o. Evaluaci6n delsistema actual do suministro del materialesyequipo para
losproyectos deinversi6n.
C. PROGRAMA No. 3 Departamento de Auditoriade Procesos
EstudiosProgramados eInterdepartamentales:
" Seguimiento derecomendaciones deSITCO, acerca del sistema quo tienela
empresa paraalmacenamiento ydistribuci6n do combustible deaviaci6n.
" Seguimiento derecomendaciones do estudiosanteriores realizados porel
Departamento.
* Estudio del sisterna implantado para la operaci6n dela Unidad deDestilado,
en la refineria: revisaryevaluar loscontroles.
" Revisi6n de los controles utilizadoson]a Unidad do Termocraqueo, enia
refineria.
* Evaluaci6n del sistema doalmacenamiento do ia refineriayel control interno
do esta actividad.
Casode Estudio
p~gina20
Anexo 2
CORPET,
S.A.
V
0Revisi6nde losprocedimientos
ycontrolesestablecidos parael Area do
operaciones de]a Gerencia de Producci6n Primaria (Sistemade utilizaci6n de
LodosdoPerforaci6n).
* Estudio interdepartamental
delsistema parael control docalidad do insumos
yproductosdo]a empresa.
* Revisi6n do losprocedimientos
del Manual gen6ricopara ]a o-'eraci6n de
terminales dodistribuci6n.
CH. PROGRAMA
No. 4 Departamento
de AuditoriaDesarrollo de Inver-
slones
EstudiosProgramados:
" Actualizar manualesdecontrol internodel departamento, principalmente
en
lasAreasdeseguridad en planteles,oleoductosy terminalesmaritimas
petroleras, asicomo el mantenimiento
industrial.
" Evaluaci6n de mantenimiento
aplicado onplanteles y en refineria.
" Seguimiento derecomendaciones.
* Evaluaci6n de]a justificaci6n, respaldoyejecuci6n do losproyectos do
inversi6n enla Gerencia do Producci6n Primaria yenla Gerencia de
Desarrollo.
" Evaluaci6n del sistema desuministrosde materialesyequipospara
proyectos de inversi6n.
* Evaluaci6n do la seguridad industrial on losplanteles dedistribuci6n:
existencia deprogramas,planes docontingencia yfuncionalidad dolos
sistemasdo seguridad en un plantel.
" Evaluaci6n dela seguridad industrial onRefineria: organizaci6n do la
seguridad industrial, aplicaci6n deprogramas ynormastcnicas,sistenasde
seguridadexistentes,su operabilidad, funcionalidad ycobertura.
D.PROGRAMA
No.5 Departamento
de AuditoriaInformbtica
* EstudiosProgramados:
Evaluaci6n del sistema de transferencia electr6nica do fondos.
* Evaluaci6n del sistema de recursoshumanos.
* Desarrollo desistemas: auditorfa,control do presupuesto.
* Seguimiento dorecomendaciones.
Caso deEstudio
pigina21
Anexo 2
g
CORPET,
S.A.
V
CORPORA ClON DEL PETROLEO
S.A. (CORPET)
3. RESULTADOS
DE LA EVALUACION
DE LAESTRUCTURA
DEL CONTROL INTERNO
CONTENIDO
SECCION
DESCRIPCION
PAGINA
I REFINACION
23
A Recepci6n de hidrocarburos
24
B Controldevolumen ycalidaddeH/C
25
C Procesode refinaci6n
26
II TRANSPORTE
DE H/C
28
A Estructura deloleoducto
28
B Control yregistrodel slop
29
C Tratamiento administrativo delslop
30
D Fuentesysoportesdeinformaci6n
30
III COMERCIALIZACION
30
A Almacenamiento
30
B Despacho
31
ANEXO
NQ1 Refineria - Operaci6n de plantas
ENERO ADIClEMBRE DE 1990
32
CORPET, S.A.
3. RESULTADOS
DE LAEVALUACION
DE LA ESTRUCTURA
DEL
CONTROL INTERNO
La evaluaci6n delaestructura delcontrol interno deCORPETseefectu6
siguiendo las pautasqueproporcionan elSAS 55, referidoa la"Evaluaci6n dela
estructura del control internoenuna auditoriadeestados financieros"yelSAS
60,correspondiente a ]a "Comunicaci6n delos asuntosrelacionados con ]a
estructura delcontrol interno observadosenuna auditoria".
Sepracticaron entrevistasypruebasdecumplimiento quepermitieron al equipo
deauditoria, obtenerun conocimiento global sobre los elementosdelaestructura
del control interno;esdecir,delambientedecontrol,elsistema contable ylos
procedimientos decontrol.Asimismo, sep'ocedi6acalificar elriesgode
auditoria como mediopara:
" Identificar las ireasprioritariasdeanilisisquesedesarrollarinenlapr6xima
fasede]a auditoria; y
* Proporcionarle al Departamento deAuditoria las basesparalaplanificaci6n
delasactividades enelmediano plazo.
Conformea lo indicado,acontinuaci6n seincluye elresultadoobterido por
mediodelaevaluaci6n practicada, al nivel de las principalesactividades
sustantivasyde apoyodeCORPET,considerando loscitadoselementos de ia
estructura delcontrol interno.
CORPET comoempresa ptiblica, estisujetaa lasregulaciones oficiales
establecidas enlas ieyes deAdministraci6n Financiera delEstado yen laLey
Orginica delaContraloriaGeneraldelaRep6blica, factor quedemanda un
mayoresfuerzodeplanificaci6n porpartedeCORPET,yaqueelcumplimiento
dedeterminadas disposicionesde ordenlegal, puedeninfluirsobre sunormal
desempefio.
I. Refinacion
La Gerencia deRefinaci6ndepende de]a Gerencia General y tienea su cargo la
operaci6n, administraci6n ymantenimiento de]a planta dedestilaci6n, asicomo
elalmancenamiento
deloshidrocarburos (H/C)adquiridos porCORPET. Para
cumplirsus funcionesdisponedelassiguientes unidadesorganizativas:
* Direcci6n de Operaciones.
* Direcci6n de ServiciosT6cnicos.
Direcci6ndeServicios Administrativos.
Con elfindesuplirlasnecesidades de comunicaci6n con laoficina principal, ]a
GerenciadeRefinaci6n disponedeunmodernoequipo constituido por
estaciones de radio,fax y terminales delcomputadorcentral quepermiten
eficientes comunicaciones entiempo real.
Semanalmente seretinenelGerente deRefinaci6n ylosrespectivos directores,
conelprop6sito de analizar lagesti6ndiaria.Cada direcci6n prepara uninforme
mensual sobresusactividades y lo remitea ]aGerencia laqueprepara un
resumencon lamisma frecuencia para enviarlo a laGerencia Generalde
CORPET. El 61timo informe preparado para lafecha deiaauditoria era
setiembrede1990.
Casode Estudio
pagina23
CORPET, S.A.
V Tambi6nse comprob6con respectoa losinformes decadadirecci6n quelos
datoscorrespondientesa ]a capacidad instalada delosequiposvariande un
informeaotro.La explicaci6n proporcionada porlosdirectores danla idea do
falta decoordinaci6n entreellos,ya queiamodificaci6n do unainformaci6n
como]a capacidad especificada paracada equipo nopuede variarsesinopor
instrucciones especificas dela Gerencia de Refinaci6n.
El personalde]a Gerencia deRefinaci6n particip6 activamente en]a definici6n
delplan operativo anual para1991, pero tienen expectativas acorca do ]a
factibilidad decumplirlasmetas previstas,debido fundamentalmentea la
antiguedad deia plantado refinaci6n, lacrecientedemanda degasolina ydiesel
y laconsecuente necesidad deimportar productos terminados parasatisfacer la
demanda interna.
Losprofesionalesquedirigen lasdistintas unidadesdelarefineria tienen una
antiguedad promedio de9 afios.CORPETestimulala participaci6n desus
profesionales para eldesarrollodecursos deactualizaci6n enforma permanente
yse considera queelnivel doremuneraci6n del personal escompetitivo en
relaci6n conotrasempresas ptiblicaseincustriales del pais.
Al examinar selectivamente lastareas cumplidas pore] personal profesional, se
observa que varios ingenierosdedican partedesu tiempo aactividades
administrativas, digitando informaci6n ypreparando informes intemos quele
restan tiempoa suslabores t6cnicas habituales.
Partedelasactividades cumplidasporlasdistintasdireccionesrequieren do la
coordinaci6n entre ellas,como sucede conla Ingenieria deMantenimiento,
(encargadado ia programaci6n delmismo) yel Departamento de
Mantenimiento, (encargado dela ejecuci6n do losprogramas do mantenimiento
elCctrico y mecinico).
A. Recepcin de hidrocarburos(H/C)
La Gerencia do Refinaci6n dependeengranpartedo ]a eficacia delasactividades
cumplidas porpartedel Departamento do Adquisiciones Intemacionales, que
tieneasucargo la programaci6n delascompra do crudosyproductos
terminados, en funci6n delvo!,:men dehidrocarburos queCORPET debe
mantener comoexistencia minima, detal formaqueest6 garantizado el
suministro decombustiblesen el pais.
CORPETcomoempresa deunpaiscentroamericano, essuscritora del acuerdode
SanJos6, disefiado paraproporcionarle seguridaddesuministrodo crudosalos
paises dela regi6nycondiciones do financiamiento destinado a ]a inversi6n,de
acuerdocon el montode iafactura petrolera.
Ademisdo lossuplidores establecidosen el acuerdode SanJos6 (M6xico y
Venezuela), CORPETadquiere H/Cprovenientes do Colombia y elEcuador para
locual acude frecuentemente al mercado ocasional do petr6leo.
Al colocar la carta do cr6ditopara el suministro de H/C,so inicia unproceso de
comunicaci6n, dirigidoa proporcionarle a CORPET la mayorprecisi6n sobre la
oportunidad prevista para ]a Ilegada del buque.A medidaquoesteseaproxima,
aumenta la frecuencia demensajes enlos quopormediode telex soinforma a
CORPET sobre la fecha y hora estimada porel Capitinpara suarribo almuelle
petrolero.
Casode Estudio
p~gina24
CORPET,
S.A.
V
Deacuerdocon regulaciones
internacionales,
el tanquero es recibidoportin
"Prictico"designac 3 porla autoridad portuariaqueasesora alCapitin en las
maniobrasdce acceso yatraque enel muelle petrolero.
Por medio delasentrevistasypruebasdocumplimiento
efectuadas, so comprobo
que n ocasionesse cursaroncartas deprotesta porparte deempresas suplidoras,
para queCORPETresponda pordemorasexcesivas enla recepci6ndeproductos,
imputablesa]a falta de disponibilidad
de tanques para el almacenamiento
de
H/C.Al revisarlosantecedentes
deesta situaci6n secomprob6quo esrecurrente
yquoen]a mayoriade lasocasiones sodebea falta decoordinaci6n
entreel
Departamento
de Adquisiciones
Intemacionales,
paraestablecer el momento
estimado para la Ilegada deunbuquey la Gerenciade Refinaci6n para conjugar
]a capacidad dealmacenamiento
en la refineria con ]a cantidad ycomposici6n
do
cada pedido.
Tambi6n seencontraron
cartas deprotesta deCORPET, referidasa reclamosa las
empresassuplidorasdebido avariaciones entre ]a cantidad prevista yia
realmente recibida, asi como sobre contenidosdoagua superior a lo
especificado.
B. Controldevolumen ycalidad de losH/C
El control del volumeny calidad do losH/Crecibidos porCORPET so efectia
pormediodo inspectores independientes,
quienes tienenbajo suresponsabilidad
la toma de muestrasdo losdistintosH/C,asi como la medici6n antes ydespu6s
del bombeo do losproductosdesdeel muellepetrolero hasta los tanquesdC la
refineria. Estdprevistoon losconvenios internacionales
quecualquier
reclamaci6n
sobrediferencias envolimenes oespecificaciones,
prospera enla
medida quesea respaldada porlacertificaci6n
do inspectores independientes
debidamente
acreditados.
Al presenciarlosprocedimientos
de medici6n onlos tanquesylaselecci6n do
muestras do productoenel barco,soconsidera que losmismossocumplen
conformea lasprevisiones
delcontratocon losinspectoresindependientes.
Sin
embargo, se oberv6quo el personal deCORPET noestuvo presente en todaslas
iasesdel proceso,correspondienteal desembarque
deIH/C seleccionados
porel
equipodeauditoria paracumplir conlosprocedimientos
previstosonel
programa detrabajo.
Las condiciones
parael transporte deH/C seencuentran en los contratos
suscritosentre CORPET ylossuplidores,enlosqueso estableceadicionalmente
loscostosdo seguro.
So solicit6 copia deloscontratosde fletamento, para conocer las obligaciones
y
derechosdeCORPETy fuenecesario pedirlosa la oficina central, debidoa quo la
u.iidadresponsable
dela recepci6n deH/Cnodispone do dichos documentos.
Las variaciones entreel volumen deH/Cdespachados
on el puertodo origeny
lo recibido enel muellepetrolero de CORPET,secalculan de acuerdocon tablas
aprobadas por ]a Asociaci6n Intemacional
dePetr6leo, enlas queconstan las
correcciones
devolumen, deacuerdo confactores como]a temperatura,
densidad
ypresencia deaguaon los H/C.
La operaci6n debombeo desde el buque hasta lostanquesde almac.enamiento,
deberealizarse conforme aun plandebombeo quepermita identificar los
productosy lostanques en loscualesseri almacenado
cada uno. El encargado do
Caso deEstudio
pagina25
CORPET, S.A.
V esta operaci6n estimaqueesnecesario esperar hasta el 6ltimomomento para
identificar los tanquesque ser~nutilizados,yaqueeslimitada la capacidad de
almacenamiento ydebeaprovecharse al miximoel trasiegodo productohacia el
procesodc refinaci6n, siso trata decrudos,opormediodelpoliducto si los H/C
adquiridos corresponden a produclosterminados.
C. Proceso de refinaci6n
La plantadeCORPETtienecapacidad para procesar 10.000barriles diariosde
crudoslivianosy1000barrilesdo crudopesado yproducelosiguiente:
a Gas licuado
" Gasolinas
a JetFuel (Combustiblepara aviones)
" Kerosene
a Diesel
a Gas6leo
a) Combustiblesmarinos
a Fueloil
a Asfalto
Estosproductos se obtienende lasochounidadesenquesedividela refineria:
a Unidad decrudo
a Unidad deconversi6n t6rmica
a Unidad do concentraci6n degases
a Hidrotratadora donaftas
a Unidad do reformado catalitico
a Hidrotratadora de destiladosmedios
a Tratamiento cafistico
a Unidad devacio
El proceso derefinaci6n so iniciaconel trasiego delcrudodesde el tanquede
almacenamiento a ]a linea dedestilaci6n.El proceso vara sogncorrespondaa
crudoliviano ocrudo posado.
Enamboscasos seefectia unproceso dedesalinizaci6n y precalentamiento,
obteni6ndose a partir deia destilaci6n productos o subproductos segnel tipode
crudoprocesado.
Para cumplir el proceso derefinaci6n la plantarequiere do diversosequipos
comogeneradores deelectricidad, hornos,calderas,bombas ymotores que
funcionan con H/Ccomo gaslicuado, diesel yfuel oil, loqueconstituye el
consumo internodeia planta. Al examinarlosprocedimientos de medici6n de
losH/Cutilizadosen losdistintosequipos,so comprob6quo los equiposque
operan concombustibles pesadoscomo el fuel oil o combustibles marinos,tienen
instalados medidores de flujo.Sin embargo, losequiposqueutilizan diesel
carecen decontadores quepermitan establecer lascantidades consumidaspor
cada equipo. La Gerencia de Refinaci6n, considera quo Iamedici6npormedio de
Caso de Estudio
p~gina26
CORPET,
S.A.
vlavariaci6nde nivelesen el tanque desuministro, essaficientepara cuantificarel
volumenconsumido en laplanta,para lo cual realiza unamedici6ncada 24 horas
ocuando es necesario Ilenarel tanqueprevisto parael consumo internodela
planta.
1.Varlacionesdevolumen
Enla cadena deproducci6n, alr.acenamiento
decrudos,trasiego, calentamiento,
destilaci6nyalmacenamiento
deproductos terminados,segeneran variaciones
devolumencuyosrangos so encuentran establecidos deacuerdocon la
experiencia internacional, considerando lacapacidad y niveldetecnologfa con
queopera cada refineria.
Enla mayorfa do las refinerias delmundo setiendea medirla eficiencia enel
control devariaciones de volumenydep6rdidas,segin la identificaci6n delas
causasdo lasmismasy su respectivacuantificaci6n.
Elequipo deauditorfa dedic6especial esfuerzo durantela evaluaci6n de la
estructura delcontrol interno,para establecerlasunidades organizativas de
CORPET quetienen asu cargo la identificaci6n, cuantificaci6n yevaluaci6n de
las variacionesdovolumen yp6rdidas enia cadena deproducci6n, considerando
losest~nrdaresdisponibles eniaEmpresa para compararlos rangos te6ricoscon
losnivelesobtenidosdurante laoperaci6n dela planta.
Losresultadosindican quelacuantificaci6n delasvariaciones de volumeny
p~rdidas erao1 procesode refinaci6n serealiza demanera global, conjuittamente
conlosconsumosinternos. Elloimplica queeslimitado el control quo seejerce
sobreimportantesvariaciones, Ioquo traecomoconsecuencia lasposibilidades
de p~rdidaspotencialesenelproceso, dificiles deidentificar ycuantificar yporlo
tanto conlimitadasopciones para lograrmayoresnivelesdeeficiencia enlos
respectivos procesos.
2. Operacifndeplipita
Al examinar ladisponibilidad do plantaen relaci6n con sucapacidad instalada se
comprob6 quedurante el afio1990 oper6aun promedio del 86%del nimerode
horas te6ricasyproces6 un miximode 8000barrilesde crudo livianoyde700de
crudo pesado,talcomo sodemuestraenel anexo 1.
Enlaplanta laboran 140 profesionales do ingenieria, 80t6cnicosy260 obreros.
Do acuerdo conlos registrosdel Departamento de Mantenimiento
el 6nfasis
durante losfiltimosafioscorresponde al mantenimiento correctivo,debido ala
necesidad deoperarlaplanta de refinaci6n el mayor tiempoposible.Para el
presenteejercicio se tiene previstolievara caboel programa do mantenimiento
preventivo ya cortoplazo se practicar6 el mantenimiento predictivocomo una
forma de optimizar la operaci6n de la planta dorefinaci6n.
Debido a lo especializado delasinstalaciones,achialmenteCORPET adquiere
nuevosequipospara ladetecci6n de fallasy medici6n doespesores, talcomoel
quese espefica acontinuaci6n:
Igualmentesecelebran contratos confirmas especializadas paracomplementar
losesfuerzosdeia Direcci6n de Mantenimiento de la Gerencia de Refinaci6n.
3. Almacdn desuministros
Por la variedad d,- equipos enoperaci6n es necesario teneren existencia
aproximadamente
20.000 partesyrepuestosdestinadas ala planta do refinaci6n.
Elioimplica la necesidad demantener control automatizado delinventarioy
Casode Estudio
p~gina27
CORPET, S.A.
V establecer losminimos ymrdximos requeridosdeacuerdocon elmovimiento de
cadaunodelosarticulos.
Enocasiones laantigiedad de losequiposeruso,condiciona la oportunidad
para la adquisici6n derepuestos,debido aqueel fabricante dela planta riolos
fabrica enserie,siendo necesariocoloca rlas6rdenesdecompra con suficiente
antelaci6n para garantizarel oportuno s:uministro.
Al examinar una muestra de tarjetasdeexistencias seobtuvocomoresultado lo
siguiente:
" Existen variosarticulos quenohan tei,-do movimientodurantelos61timos
seisafios.
" Nohayi estricci6n parala entrada alAlmac6n, debidoa]a ausencia de
catalogosparalaentrega departes yrepuestos,lo queimplicaquelos
tcnicosyoperarios tenganacceso al Almac6n.
Existen articulos:
" Decaracteristicas similares enubicaciones diferentes
- Mal codificados oetiquetadosincorrectamente,
" Entregados ynocontabilizados
II.Transporte de H/C
La transferencia deproductos desde larefineria hastalosplantelesde
distribuci6n se realiza pormedio dejinoleoducto de220kil6metros de
extensi6n,conuna capacidad mdximade6668m3 (41940BBL)yestaciones
intermedias debombeoen laslineas1y2.
A.Estructuradel Oleoducto
El oleoducto estSdistribuidode lasiguiente forma:
* Linea1
Desdeel puerto petroleroa la estaci6nde bombeo PTse tienendostuberias,
ambas do 6 pulgadasdediametro (DN), con una longitud de68 kil6metros.Una
linca se utiliza para transferir Diesel-Kerosene-Jet A-1 yla otragasolinademotor.
Estas llegan hasta el plantel PA paracompletar una distancia de 120kil6metros.
El trayecto puerto petrolero - estaci6n PT,tieneunacapacidad mAxima de 1769
m3(30000 BBL)
Linea2
DesdePA hastaPGse tienen 25 Kmcon tuberfade 6 pulgadasde DN y20Km
con4 pulgadasde DN en unasola lineapara transferir los4 productos.Este
trayecto tiene una capacidad mAxima de 707m3 (4450BBL).
* .inea 3
DesdePG hasta el plantel PBse tieneuna sola tuberia de4 pulgadas DN conuna
longitud de55 kil6metros parauna capacidad mAxima de1190 m3(7490 BBL)
Existen tacos delimpiar(cachinos)queson utilizados para darmantenimientoa
lastres lineas. EstAncolocados filtrosdepaja en ambosextremos de]a linea para
unafiltraci6n conglutinada.
Casode Estudio
pigina28
CORPET, S.A.
V Estd previstoque loscombustibles pesados comoel fuel oil y elasfaltosean
transportados desdelarefineria por mediodo cisternasoporelferrocarril
nacional.
El transporte do productosdesdelosplanteles doditribuci6n hasta las
estaciones do servicio y consumidores finales sorealiza pormedio decisternas
propiedad departiculares.
Diariamente a las 7a.m.los tanquesdeH/Cson entregadosporla Gerencia de
Transportesa laGerencia Comerciallacual al finalizarlosdespachos a las3:30
p.m.toma lasmediciones y losdevuelvea laGerencia deTransporte. Esta rutina
secumple regularmente y estidirigida amantener separadas lasfuncionesde
venta yalmacenamiento deH/C.
El mantenimiento delas lineasdeloleoducto est6a cargo del Departamento de
Mantenimiento de laGerenciade Transporteycomprende, fundamentalmente,
lavigilancia dolosespesoresdo latuberia ylasaccciones necesarias paralograr
lam ximaconfiabilidad ycontinuidad delasestacionesdebombeo.
Para laoperaci6n deloleoducto seprepara unplande bombeo de acuerdo con
losproductos queserAntransferidosdesde]a refineria, detal forma quela
interfaseentre unproducto yotrorepresente elmenorcosto posible.Porejemplo,
elprimerproductoenviado serA lagasolina super,luego ]a gasolina regular.Do
esta formalasecuenciadebombeo estddisefiada paraque,al mezclarse ambos
combustibles,lagasolina regularsea enriquecida porlasuper.
Cuando los productostransferidosproducen mezclas que incidenngativamente
en laespecificaci6n deH/C,seorigina el"slop",elcual so almacena enuntanque
especial, para luegoenviarlo a ]a refinerfa paraserprocesado.
B. Control yRegistro contabledel"Slop"
El sistema decontabilidad de costosenCORPET defineel Slop como aquellos
productos terminados que sufrenunacombinaci6n entremezclAndose
entre
6stosporsituaciones propiasdel trasiego: esdocir productosquenotienen
mercado yque porsuscomponentes quimicos nosocatalogancomo productos
enbuen estado. Sobreestas existenciasnoselieva ningdin registro contable pero
si secontrola fisicamente, via planteles,hasta queeste sea reproccsado en ia
refinerfa el queposteriormente formarg partedo ]a producci6n delperiodo en
queseIleve acabo.
Existencuatro productos terminadosquecomtinmente so lesha Ilamado
productoslimpios,loscudles se trasiegan pormediodelalinea delOleoducto,
6stosson: Lagasolina, el diesel, el kerosene y elJetfuel. Estos productos
inicialmente 3on enviadosdelaterminal de Bombeo do Refineria desplazindose
a laterminal P.A.y asisucesivamente hasta finalizaren laterminal P.B.
Entre losproductosentregados yrecibidos porlas termin les,existen diferencias
netasdeproductosque pueden sera favor oen contra delproducto trasegado.
La informaci6n recibida sobredichastransferencias cubre el perfodo deunmes
natural, ia cual espreparada enforma resumida yporproducto enelinforme
"Reporte Movimiento deProductosOleoductos"; demodo que,]adiferencia neta
obtenida, entre Ioentregado yrecibido esun resumen totalque aparece enlahoja
detrabajo Ilarnada CuadrodeValuaci6ndelInventario Final,queprepara
mensualmente laSecci6n deCostos,del Departamento deContabilidad. El
registro contable por]a transferencia, so genera a partirdel documento
Caso deEstudio
pzgina29
CORPET, S.A.
v mencionado cuyascantidadesentregadas yrecitidas sevaloran al costounitario
mensual yladiferencia neta que resultesecarga y/oso acreditaen la cuenta
5-5131-7020, Gerencia do Administraci6n yFinanzas,direcci6nde Finanzas,
Ajustedo inventarios.
C. Tratimientoadministrativode! Slop
La infornaci6nrecibida sobre el movimiento do productos,esmensual dadoque
el cierrecontable delaempresa so prictica mensualmente; enel casoespl,:ifico
que haya diferencias normalesen]a transferencia internadeproductos,via
oleoducto, escargadooacreditado al concepto deajuste deinventarios; do ahi
que,el slopresultante delasinterfases do productosterminados noescosteado,
ademdsdoque,resulta imposibleidentificarporproductosestas diterenciasque
componen el slop. En cuantoa las cantidadesexpresadas en barriles, 6stasson
controladas bajo ia responsabilidad asumida porcadajefedelas terminalesde
bombeo. Porotrolado, esteproductoesenviado a]a refineria con elprop6sito
dequesea reprocesado,carglndoles todoslos gastosincurridosporel transporte
delproducto.
D. Fuentey Soporte dela Informacin
La transferencia deproductos estA contenidaen losreportesde"movimientosde
productos-oleoducto" que mensualmente sereciben delDepartamento de
Transferencia, estosinformesresumen todoel movimientode entrega yrecibo de
productoslimpiosenlasdistintas terminalesdebombeo,duranteel periodo de
unmes.
III. Comercializacion
La actividad docomercializaci6n sereduceal despachoyatenci6nal cliente,
particularmente a losexpendedores degasolinaydiesel.
A. Almacenamlento
Lostanquesutilizados para uso diarioson calibrados peri6dicamentey las
existencias para finesdo inventarioso calculan pormediodelablas enlasquese
especifican lascondiciones detemperatura ygravedad espcifica,asicomolos
factoresdecorrecci6n quedeber~in utilizarsedurantela medici6n.
Losplanteles dedistribuci6n, deacuerdo consu capacidad dealmacenamiento,
utilizan lostanquesque mAsso adecuen a lascaracteristicas decada H/Cdo tal
forma quosereduzcan al minimolasp6rdidas por evaporaci6n. Los tanquesmis
adecuadospara elalmacenamiento degasolinassonlosdetechoflotante,
disefiados para disminuirelespacio libre enlos tanques al adaptarseal volumen
deH/Caimacenado.
Losprocedimienos do medici6n ycilculo deexistencia sepractican demanera
manual.Actualmente seencuentra enestudio unproyecto para la
automatizaci6n deestasfunciones conel usodeunared demicrocomputadores
conectados a unequipo central.
Casode Estudio
pigina30
CORPET, S.A.
V B.Despacho
Cadaplantel dedistribuci6n disponedeinstalaciones para despachar diesel,
gasolina superygasolina regular.S61o enel plantel PAexpendenemulsiones
asfdlticasy fuel oil.
Losprocedimientosdeoperaci6n detrasegado yrecepci6n deH/Cestablecen
quees necesarioobservar lossiguientespasos:
" El Departamento deTrasnportedebenotificarconantelaci6n el tipoy
cantidad de H/CqueenviarA, de talforma queel plantel dce distribuci6n
dispongade lacapacidad en tanquespara almacenarlosproductos.
" Enel plantel deben tomarse lasmedidasde existencias do H/Cantesy
despu6sdela recepci6ndelosproductos.Lostanquw- requeridos paraesta
operaci6n nosepodrinutilizarhasta transcurridas 24horasdesde ia
recepci6n dolos H/C.
Losequiposdemedici6ntienen aproximadamente
15 afiosinstaladosylos
procedimientos de facturaci6ny despacho serealizan de manera manual.La
calibraci6nde losequiposdemedici6n debepracticarse porlo menosunavez al
mesdebido a]a antigiedad yel usoa quo sonsometidos.
El rastreo deunamuestra declientes atendidosindican queunmfnimodescuido
del operario incidenegativamente enel despachodel combustibleyenocasiones
es necesario descargar lacisterna parareiniciar el proceso.
Caso de Estudio
pagina 31
CORPET,
S.A.
V
CORPORA
CION DEL PETROLEO
S.A. (CORPET)
4A. ANALISIS
DE AREAS CRITICAS
CONTENIDO
SECCION
DESCRIPCION
PAGINA
I REFINACION
33
A Recepci6nde Crudos
33
B Trasiego de derivadosdesde el muelle hasta los
tanquesde la refinadora.
34
C Estandares
de producci6n
37
D Identificaci6n,
Cuantificaci6n
y Control sobre !as
variaciones
de volumen yp6rdidas en elproceso
derefinadora.
38
E Consumos
internos
39
1.Combustibles
40
2. Energfa Eldctrica
42
F Control de existenciasde H/C
42
II TRANSPORTE
DE H/C
43
A Operaci6n del Poliducto
44
III DISTRIBUCION
DE H/C
45
A Calibraci6n
decontadores
45
IV ALMACENAMIENTO
DE H/C
45
A Control de inventarios en refineria
46
CUADROS:
NO. I Importaci6n
de crudos.
34
N
2
.2 Adquisici6n
dederivadosde H/C.
36
N. 3 Proceso derefinaci6n
37
N
2
.4 Consumos internos.
40
NO. 5 Medici6ndeexistencias
42
NO. 6 Almacenamiento
de H/C
46
CORPET,
S.A.
V 4A. RESULTADOS
DEL ESTUDIO
PROFUNDO
DE AREAS CRITICAS
Elenfoque dela auditoria,conjuga losresultados deia calificaci6n do los riesgos
inherentesydecontrol con la variedad ycomplejidad delas operaciones
dela
Corporaci6n
del Petr6leoS.A. Porello ]a planificaci6n
detallada de]a auditoria,
estjdirigida aprofundizar
on algunosaspectosreferidos a lasactividades
sustantivas ydoapoyo doCORPET.
Losresultados incluidoson esta etapa, facilitarin la identificaci6n
de los
hallazgos deauditerfa, asicomo la formulaci6n
do conclusiones
y
recomenndaciones
parael infomie filial.
I. REFINACION
Lasprimerasdosseccionesdeesteapartecorresponden
a]a importaci6n
de
crudos para serutilizadosen el procesode refinaci6n,ya la recepci6nde
derivadosenel muellepetrolero paracomplementar
]a pioducci6nde CORPET,
la cual es superada porlademanda de H/Cen el pais,sobre todo en loquese
refierea lagasolina yel diesel.
A. Recepcl6n
de crudos.
Al examinaruna muestra detransacciones
referidas ala importaci6n deH/C,en
]a que intervienenel Departamento
deAdquisiciones
Internacionales
yla
GerenciadeRefinaci6n, se determin6queel Departamento
Portuario, encargado
de]a recepci6nde losbuques,tramit6duranteelafio 1990, cuatroreclamaciones
mediante cartas deprotesta, referidas a contenidos deagua enlosH/Cy
diferencias decantidad superiores a lo especificado
enlosconveniosde
fletamento, talcomo seobserva on el cuadro NQ. 1.
Secomprob6que lasempresastransportistas
durante elafio 1990, formularon
tres(3) cartasdo protesta debidoa queen igual nimerodeocasiones, fue
necesario quelosbuquespermanecieran
porlapsossuperiores a lasseishoras
establecidas
en el contratodo fletamento, para elingreso ydescarga enel muelle
petrolero,siendola causa endosocasiones, ]a limitadadisponibilidad
de
tanques para elalmacenamiento
do H/C.,aincuandoexiste la norma que
regula lapreparaci6n, de unplandebombeo con24 horasdeanticipaci6n,
que
garanticela secuencia ycontinuidad
de lasoperaciones do descarga.
El programa debombeo estd disefiado para indicarlea losinspectores
independientes
ya losoperarios, los tanquesqueserinutilizados porcada tipo
deproducto, en funci6n dela capacidad dealmacenamiento
y lascantidades
contratadasencadaembarque.Sobreesta baseso practica lamedici6n, antesdc
iniciarel bombeo, colocindose
lossellosdo seguridad en lostanques para evitar
ia transferencia
de H/Cmientrasse producen lasoperaciones
do trasiego desde
el buque hacialos tanques.
Hasta ]a fecha, CORPET nohaformulado ningtinreclamo a losinspectores
independientes,
estopermite confiarenlasfuncionesquetienen asignadas.
La operaci6n detrasiego dehidrocarburos
desdeel buque hasta lostanquesdo
la refineria estAi sujetaa lasregulaciones
internacionales
en materia de
seguridad;el buque,antesdecomenzar lasoperaciones
de medici6n, control de
calidad ydescarga do losH/Cdebeserinspeccionado
porlosrepresentantes
de
los
Casode Estudio
p gina33
CORPET,
S.A.
V
CUADRO N'1
IMPORTACION
DE CRUDOS
Crudo Liviano
Eneroadiciembrede 1990
(Milesdo barriles)
Mes Existencia
M/embarque
Cantidad
Recibida
Variaci6n
B.P. %
C6digo
Causa de la
variaci6n
Cartade
protesta
1 240.1
240.0 -0.1 - 0.040
1
No
2 390.0
380.0 -10.0 -2.56
02
260290
3 443.0
440.0 -3.0 -0.68
01 y 0 2300390
4 231.0
230.0 -1.0 -0.43
04
230490
5 520.5
520.0 -0.5 -0.10 01
No
6 221.0
220.0 -1.0 -0.45
01 y 04 200690
7 180.0
180.0 0 0
8 583.0
580.0 -3.0 -0.51
03
No
9 360.2
360.0 -0.2 -0.06
01
No
10 220.5
220.0 -0.5 -0.23
01 y 02 No
11 120.3
120.0 -0.3 -0.25
01
No
12 482.0
480.0 -2.0 -0.41
01 y02 No
C6digos:
01 Variaci6n detemperatura
02 Contenidode agua
03 Falta de capacidadde almacenamiento
04 Faltante
Fuente: Departamento
deAdquisiciones
Internacionales
Ministerios doSalud P6blica ydo lasautoridades aduaneras.Concluida la
inspecci6n, puedensubira bordo losrepresentantes
do la firma doinspectores
independientes
quienes certifican las canhidadesdo H/Cydejan constancia
acerca del resultadodelas pruebasdecalidad,actividad on la quedeben
participardosingenieros del Departarnento
Portuario deCORPET.
B. Trasiego de derivados desde el muelle hasta lostanques de la
refineria.
El programa deauditoria para estafase comprcnde ia selecci6n deuna muestra
deproductos trasegados desdeel muelle petrolerohasta la refineria, pormedjo
do una tuberia do aproximadamente
5 Kms.deextensi6n,con elprop6sito de
comprobar quela mezcla deproductos,originada durante laoperaci6n do
transferencia, se mantiene dentroderangosrazonables.
Caso deEstudio
pigina34
CORPET,
S.A.
V
Lasecuencia debombeo indica quela mezcla de productos seprograma deta
forma quenoseproduzcan
desperdicios.
Esdecir,queal unirsela gasolina
supercon ]a corriente,esta tiltima so enriquececon ]a calidad dela prinicra.
Estosnocesarios regalosdecalidad tienen quo producirse,
ya ques6loexiste
una tuberfapara trasegar losproductosdesdeel muelle hasta la refineria.
So seleccion6 para la muestra la compra de derivadosdopetr6leo efectuadas
durante los6titmos 6meses (julioa diciembre
do 1990), lo quo incluy6el
trasiegodegasolina super,gasolina corrionte,jetfuel ydiesel.
Al solicitarlosprocedimientos
escritos paracumplir]a operaci6n
debombeo,los
funcionarios
delDepartamento
Portuario indicaron quees]a experiencia
]a que
determina
lasacciones quo deben seguirseen cada casoyqueiia condiciones
de
operaci6n nopermiten contarcon r~ximosy mifnimosen las cantidades
quo
pueden mezclarse durante]a operaci6n dedescarga hacia la refineria.
El cuadro N 2 muestra ]a informaci6n
obtenida enla muestra seleccionada.
La muestra seleccionada
incluy6 el rastreodel flujodedocumentos
quo
soportan cada una de lastransacciones,
yse llev6acabola inspecci6n dedos
operaciones
dedescarga enel muellepetrolero.Al indagar sobre lascausasdela
variaci6ndelos rangosmfnimos ymximos,losfuncionarios
deCORPET
informaron
quoexisten causasdeorden tcnicopara ponderarcada caso do
manera particular.
Ejemplodeello lo constituye
elJet Fuel, combustible
utilizado por avionesdeturbina, cuyocontrol decalidad e- estricto yloejerce
tantoCORPET como las empresas areasqueadquieren el producto enlos
aeropuertos
delpais.
Debidoa ]a informaci6n
obtenida en ]a evaluaci6n
de ]a estructura
del control
interno, referida a los nivelesdeutilizaci6n
de la plantayel volumendo crudo
procesado,
soconsider6 necesario orientarlosesfuerzos hacia dosaspectos
fundamentales:
1)Losestindares
deproducci6n
y2) La identificaci6n,
cuantificaci6n
ycontrol sobre las variaciones
devolumen yp6rdidasonel
proceso.
Caso deEstudio
p~gina 35
CORPET, S.A.
V CUADRO NI 2
ADQUISICION DE DERIVADOS DE H/C
Trasiego deproductos
Julioa Diciembre de 1990.
(Expresado enbarnles)
Mes H/C
7 GS
7 GC
7 JF
7 D
8 GS
8 GC
8 D
9 JF
9 D
10 GS
10 GC
11 GS
11 GC
11 D
12 JF
GS =Gasolinasuper
GC =Gasolinacorriente
JF =Jet Fuel
D=Diesel
Fuente: Departamento Portuario
Cantidad
Precio de referencia
Minima Maxima porbarrilen M/L
36 6.800 4.300,00
28 3.400 4.100,00
1200 4.800 3.900,00
42 3.600 3.000,00
160 4.900 4.900,00
75 1.200 5.000,00
62 86 3.900,00
1150 2.600 4.800,00
28 55 4.600,00
43 160 5.200,00
36 48 5.150,00
62 112 4.8b0,00
27 52 5,048,00
260 348 4.325,00
960 1.100 4.750,00
Expedientesde adquisici6nde H/C
Adicionalmente,
]a horaenque seproducela descarga, ]a disponibilidadde
facilidades para medirel APIdecada productoylas rutinasindicadas por
medio deradioentreel encargado devigilarla operaci6n en el tanque y el
funcionario queseencuentra en el puestodebombeo, tienenuna incidencia
importante sobre losrangos sefialados.
Enesta etapa del estudio,el supervisorde]a auditoria solicit6 a la Contralorfa
General quedesignar6i unespecialista que le pernitiera al equipo deauditoria
comprobar losrazonamientos expuestos porlos funcionarios deCORPET, en
relaci6n con la amplitud delosrangos minimosymiximosen ]a mezcla de
productos.
Caso de Estudio
pagina 36
CORPET, S.A.
V C. Estdndares de producci6n.
Encuantoalosestindaresdeproducci6n el gerentede larefineria record6 al
equipo doauditoresque]a planta tiene msde25 afhosdeoporaci6n enel paisy
quo no existen datoshist6ricossobre el comportamiento dolasdiferentes
instalaciones,cuesti6n quo hace pricticamente imposible disponerdc los
estcndares solicitados por]a ContraloriaGeneral. A esto hayque sumarleque
cadacrudo, liviano opesado, tienesuscaracteristicas propias, a6nsiendo de
una misma clase.Esto implica quealcargarla planta para iniciarel proceso, por
ejemplodo destilaci6ndo crudo liviano,esposible queso encuentren mezclados
el crudo denominadoOriente conel crudo Lagotreco,lo quo incideonla
composici6n porcentual delosderivados queseobtienen comre producto final.
CORPETcalcula losrendiniontos tipicosglobales doloscrudos procesados, lo
queconstituyeuna gufa dolas cantidades esperadasla pr6xima vezquese
utiliceel mismocrudo. Encada ocasi6n,esta gufa esactualizada con losnuevos
porcentajesobtenidos, raz6nporla cual nopueden considerarse est~indares.
El cuadro NQ 3 presenta la informaci6n sobre losrendimientos tipicos de
crudos livianos ycrudo pesado, enel cual puedeobservarse queexisten
variacionesa] refinarcrudosdeespecificaciones similares,peroel procediniento
vigentenoperm to identificarcuando la variaci6n estAi asociada conlas
caracteristica, especiales delcrudo o, onquo oportunidad corresponde a las
condiciones de operaci6n de ia planta.
A] indagarsobre este particular, lasvariaciones onlosrendimientos tipicos
globalesno soconsidera informaci6n relevantepara fines hist6ricos,ya quedo
hecho,hayqueajustar laplanta al iniciarcada procesodedestilaci6n.
CUADRO NQ3
PROCESO DE REFINACION
Crudos livianos
Rendimientostipicosglobales
Diciembrede 1990
Tipo de
%Volumen
crudo
LPG Naftas Kerosene Diesel Gasoleo
Fuel Oil Aslfalto
Liviano
Caho Lim6n
1. 14. 12. 23. 50.
Istmo
1. 23. 12. 20. 44.
Lagotreco
1. 20. 10. 21. 48.
Olmeca
1.5 23.
22. 12.
47.5
Oriente
2.2 2. 10. 18. 48.
Pesado
Bachaquero
40. 60.
Fuente: Departamento Ingenieria deProceso.
Caso de Estudio
pagina 37
CORPET, S.A.
Y D.Identificaci6n, cuantificaci6ny controlsobrelasvarlacionesde
volumeny pdrdidasenelproceso derefinaci6n.
La evaluaci6n de]a estructura del controlinterno permiti6establecer que las
variaci nes de volumende H/Cseproducen pordiferentes razones, talescomo
el cambio dc temperatura y presi6n asicomo lascaracteristicas de lostanquesde
almacenamiento. La informaci6n obtenida en la faseanterior,secomplement6
con el indiceutilizadoen el PlanOperativo Anual, paracuantificar la eficiencia
de]a planta,estimado para 1990en unpromedio del 92%. Este porcentaje
indica queel 8% restantecorresponde a variacionesdevolumen,p6rdidas en los
procesosdedestilaci6n yconsumos internosde]a planta.
Al indagar sobre ]a composici6n del8%en referencia, el Gerente deRefinaci6r
sefial6 quoel procedimiento utilizado es muysencillo: la diferencia entreel
nilmerode barrilesqueconstituyen ]a cargadeia refineriay losderivados, se le
restael consumointerno global. La cantidad resultanteesla variaci6n do
volumen ylasp6rdidasenel proceso. Mientrasel procentaje del 8% se
mantenga, enopini6n delGerentedeRefinaci6n rohaynecesidad deinvertir
m~sesfuerzosencontrolesdetallados.
Tal afirmaci6n implica queCORPET nodispone decontrolesquele permitan
identificar lossiguientes factores:
" P6rdida porevaporaci6n entanques, factorquetieneespecial significadoen
CORPETsi seconsidera que la mayor partede lostanques de
almacenamiento tienen techos fijos,estructuras querequieren miscontrol
debido aqueIaevaporaci6n de H/Cessuperior queenlostanquesde techo
flotante.
" P6rdida pordesgaste en lossellosdelos tanquesflotantes.
* P6rdida porfiltraci6n enlostanques,s6lodeterminables mediante pruebas
peri6dicas paradetectar la presencia yorigen deH/Cenel subsuelo.
" P6rdidas porefecto do excesivastransferencias delivianosdesde laparte
superior dela torre dedestiaci6n hacia la antorcha dela planta.
Al examinar losreportes mensuzlesdeoperaci6n, la gerencia califica la calidad
do gesti6ncomobuena. A faltL deestindaresdetalladossobre estosaspectos,se
solicit6 informaci6nacerca delosestdndares internacionales ysecomprob6 lo
siguiente:
" El controld?eficiencia do las plantasde refinaci6n sefundamenta enel
mayornivc. Ieidentificaci6n delascausasque determinanlas variaciones
de volumeny p6rdidas enlosprocesos derecepci6n, refinaci6n y
almacenamiento do H/C.A la fecha, internacionalmente existen
procedimientos para identificar hasta un80%de ]as mismas.
" El nivel miximo de variaciones devolumen,p~rdidasyconsumo interno se
sittiaenel 31X Io quoimplica queel promedio fijado porCORPET es
considerablemente mayor queel promedio mundial do ia industria de
refinaci6n.
E. Consumo interno
Deacuerdocon la calificaci6n deriesgos, utilizada para la planificaci6n
detalladade la auditoria, esnecesario desarrollar unanwlisis miisamplio en lo
quccorresponde al uso de combustiblesy energfael6ctrica enIaplantade
refinaci6n. La ausencia deest~indares constituye,hasta ahora, uncomiin
Caso deEstudio
pigina38
CORPET,
S.A.
V denominadoren losandlisispracticados.Poresta raz6n sc acord6 seleccionar
unamuestra quepermita comprobar:
" La eficiencia enloscontrolesdel consumointerno do combustibles
utfhzadosdurante el procesode destilaci6n en iaplanta.
" El control sobre el consumo deenergia el6ctrica recuerido porlosdistinios
equipos queoperan en la planta.
El consumo interno estjrelacionado con la utilizaci6n degas natural,diesel y
fuel oil parael funcionamiento demotores, hornos,calderasydemisequipos
instaladosen ia planta. Adicionalmente,
se utiliza combustible para la
generaci6n deelectricidad, contendencia a producir toda la enerca quese
requiere en ]a pLanta.
1.Combustibles
Luego decomprobar queexistenmedidores deflujo para loscombustibles
pesadoscomoel fuel oil yloscombustiblesmarinos utilizadosenel proceso de
refinaci6n, se solicit6el programa decalibraci6- deequiposde medici6n,
considerado el primerpaso para establecer si el consumo porequipo,
corresponde con lasespecificaciones delosrespectivos fabricantes.
La actividaddecalibraci6n deequipos demedici6n debeobedecer a una
programaci6n basada enel tiempoo en ]a cantidad defluido para el cual estAi
disefiado cada uno.Esdecir, la recomendaci6n del fabricantedo medidores do
flujo,generalmente indica el tiempo minimo,o la cantidad maxima apartirde la
cual debeprocederse a la revisi6n docadaequipo con unpatr6n do
funcionamiento,
de talforma queel rango dedesviaci6n so mantenga dentro de
losniveles aceptablesyno afecte enmodo alguno la cuantificaci6n delconsumo
finaldo combustibles.
En vista de quono existen medidores instaladosen todoslosequiposdo ]a
planta yque adicionalnentehayunagran variedad do equipos,seseleccion6
una muestra representativa do losequipos que tienen consumossignificativos
dediesel ydefuel oil, loquoincluy6 la inspecci6n fisica do lasinslalaciones para
comprobar ]a existencia delasunidades de medici6n instaladas yla
periodicidad de las lecturasrealizadas porpersonal do la planta. Enel cuadro N'
4 seincluye el resultadoobtenido a nivel deequipo ypor tipodecombustible.
OasodeEstudio
p~gina39
t
CORPET,
S.A.
V
CUADRO NQ 4
CONSUMO INTERNO
Calibraci6n deequiposde medici6n
Junio adiciembrede 1990.
Cantidadconsumida
Equipo
H/C
(Promediomensual)
Fecha de la Oltima
Barriles Litros
calibraci6n
Caldera C5 FO
720 114.480
30-03-90
Horno H3
FO
960 152.640
15-01-90
Generadores
de D
1342 213.378
30-04-89(1)
Electricidad
(1)Totalizador
instaladoen eltanque de diesel.
Fuente: Departamento
de Operaciones
Reporte deconsumo interno
El Departamento
deOperaciones
nosuministr6 el programa decalibraci6n de
medidores deflujo porqueconsidera queel mantenimiento
peri6dico es
suficiente para obtenerconfiabilidad
deestosequipos.Explic6 el ingeniero
encargadode revisarlosreportesdeconsumos internos, quolas calderas,hornoE
ydemis instalaciones,
tienen especificaciones
quc datandesdehace muchos
afiosy queCORPET notieneregistrodedatoshist6ricos sobre pruebas de
funcionamiento
ydeeficiencia, enlascuales seestablezcan lascurvas6ptimas
derendimiento
delcombustible
utilizado, seginel ntimero de horasde
funcionamiento
yel mantenimiento
decada equipo.En sustituci6n deesta
informaci6n,
personal del Departamento
disefi6 unos factoresque,en
condiciones
normales dooperaci6n, leproporcionan
un indicadoraproximado
delcomportamiento
decadaunidadcuyo consumo internoesrepresentativo.
En lo quese refiere alconsumodediesel, el misimportante corresponde
alos
cuatro (4)motoresinstalados para la generaci6n deelectricidad
para mantener
la continuidad
delosprocesos bisicosydelossistemasdeseguridad,
incluyendo losequiposcontra incendios.La medici6n Jeesteconsumo se
realiza pormediode]a lectura de untotalizador instaladoen ia salida deun
tanque,construido especialmento
para suplirla planta do generaci6n de
electricidad.
Estecontrol noconsidera el consumo porcada unidad degeneraci6n, ni la
relaci6n dekilovatios/hora
porcada litrodediesel para evaluaria eiciencia do
losmotores.
Enel momento dedesarrollar ]aauditorfa enCORPET, seinform6 al equipode
auditores quese encuentran en unperiododo instalaci6n delosnuevosmotores
adquiridos para aumentarla capacidad degeneraci6n yconstituir a CORPET en
unaempresa autoabastecida
deenergia, debido a la faltadecontinuidad y
confiabilidad
del sistemainterconectado
nacional, del cual esusuario CORPET.
Caso de Estudio
pdgina40
CORPET,
S.A.
V 2. Energia elctrica
El ritmo doproducci6n deIarefinerfa varfa segdnel suministro delfluido
el6ctrico, raz6npor lacual ]a continuidad delservicio esfundamental, sobre
todosi ,econsidera quecada interrupci6n traecomo consecuencia la p1rdida de
porlomenos,un turnode trabajo de ]a plantaequivalente a 8horasdeproceso.
Del examendelos .'gistros deconsumo interno so observa que lascantidades
generadas en la planta derefinaci6n se cuantificandeacuerdo conlosdatos que
proporciona unmedidoren la salida delosgeneradores, sinqueexista
validaci6n posterior,porlo menos selectiva, entreel consumo te6rico yel
consumoreal de losdiferentes equipos servidosconla capacidad instaladaen Ia
planta derefinaci6n.
Debido a ]a frecuencia de las interrupciones
delservicioel6ctrico ya ia
necesidad decomprobar la informaci6n disponibleen la planta derefinaci6'n, se
solicit6 la confirmaci6n delashoras ylascausas de lasinterrupciones
ocurridas
durante el afio 1990. La informaci6n obtenida pern-iti6 comprobarqueel
niimero defallas reportadasporla refineria es mayoral cortenidoenel reporte
de]a empresa estatal quepresta el servicio deelectricidad. El Jefedel
Departamentode Operaciones indic6 queesnormal quela. empresa suplidora
nomuestre el totalde lasinterrupcionesyquelarefineria tieneregistrosque le
permiten detectarcualquier variaci6n enelfluido el6ctrico debidoa las
repercusiones
que tienen 6stassobre 21 ritmodeproducci6ndelaplanta.
F. Control deexistencias diH/C
En laplanta derefinaci6n de CORPET secomprob6 queexiste un sistema
automatizado parael controldelasexistencias en lostanques utilizadospara la
recepci6ndecrudosyalmacenamiento
dederivados. Dichosistema esde
reciente instalaci6n y porello durantelosdostiltimos afios,semantiene
funcionando enparalelocon las medicionesefectuadas manualmente porlos
operadores quelaboran onel centrodecontrol dela planta.
El sistema automatizado permiteobten, rinfor-naci6n demanera instantdnea
sobre losinventarios eincorpora para ello factoresdecorrecci6n porgravedad
especifica, temperatura y presi6n;sinembargo, alseleccionar una muestra de
existencias para undfa yhora determinados, conel prop6sito decompararlas
conlosdatoslIlevados enel centrodecontrol, socomprob6 queexisten las
diferencias que semuestran a continuaci6n:
Caso deEstudio
p~gina41
CORPET, S.A.
Yr CUADRO NI5
MEDICION DE EXISTENCIAS
Cuadro comparativo entrela medici6n automdtica y la manual
Dia: 15.11.90. Hora: 7a.m
Tanque Producto Existencia
Variaci6n
NQ
Sistema Sistema
automatico manual
G 101GS 125.258 125.257
1
G 115GC 110.218 110.016
202
D220D 68.400 68.400
-0-
D221D 117.332 117.334
(2)
Fuente: Departamento de Operaciones
Reportedecontrol deexistencias.
El encargado deajustarel programna utilizadoparael control automatizado tiene
facultades para incorporar losajustesqueel mismo requiere, ytambi6n para
incorporar demanera directa lascorrecciones delas existencias deacuerdo con
la informaci6n que proporcionanlos operadoresencargados delcontrol manual.
Duranteel perfodo de ajustedel programa se estableci6 unatolerancia dem~so
menos2barriles de diferencia entre losdossistemasdemedici6n. Al solicitar
informaci6n sobreel seguimiento efectuado paradeterminar ia causa dela
variaci6n de 202barriles, correspondiente a]a medici6n enel tanqueG 115, se
inform6 alauditorsobrelanecesidad deincorporar algunosajustes al programa,
porcuanto afin nose considera totalmenteconfiable lainformaci6n quede61 se
obtiene.
III. TRANSPORTE DE H/C
La participaci6n de tres departamentosen lasoperaciones de transporte,
distribuci6ny comercializaci6n de H/Cpermiti6 enfocar laauditoriaen esta
Area, hi.cia]a verificaci6n de la existencia yutilizaci6ndecontroles paralas
transferenciasdeH/C, tomando comobase losprogramas de bombeo
disefiados rara unasemana deactividades.
Al examinar una muestradelosprogramas debombeo correspondientes al
segundo semestredel afio 1990 secomprob6 lo siguiente:
" En 18 de las24semanas seleccionadas para el anilisis,]a ejecuci6n delos
programas debombeo supera el lapsode unasemana.
" El atrasodelaoportunidad previstapara el bombeo delos productosse
origina pordiversas causas,imputablesa larefinerfa yal Departamento de
Transporte, talcomosedemuestraa continuaci6n:
d.,3sode Estudio
p~gina42
ORPET,
S.A.
V
La definici6n delplandebombeo en ocasionesno so fund3menta
en las existencias, ventasynecesidades
delos planteles,sino en la
disponibilidad
decombustibles
en la refineria.
" Losprogramas nose elaboran demanera uniforme,omitiendoen 7
delos24programas examinados,
los planteles receptores de los
H/C;el n6mero de tanquedisponiblepara la fecha prevista enel
programa y laoportunidad
detrasiegoestimada enel programa.
" Las estacionesdebombeo noestin su~etasa programas de
mantenimiento
preventivo
y sedetect6 unpromedio do 1falla por
cada3semanas debombeo deproductos.
a La refinerfa noelabora un programa deentrega de productos para
quo el Departamento
deTransporte conozca pre'iamente]a
disponibilidad
deH/Cenplanta; ello traecomo consecuencia
frecuentesmodificaciones
encuanto al cumplimiento
de la
oportunidad
ysecuencia establecidas
enel programade bombeo.
A.Operaci6n
del Oleoducto
Deacl.erdo conlas caracteristicas
del oleoductola capacidad te6rica debombeo
esde 11.520.000 barrilesporafio.
Debidoalosreiterados planteamientos
deCORPET sobrela necesidad de
ampliarla capacidad instalada de hansportedeproductos, proyecto que incluye
laconstrucci6n
deun nuevo oleoducto,a uncostode 6.000millones deM.L., se
procedi6 atabular una relaci6n anual do losvolimenesdecombustible
transportado
durantelosilltimos cinco afios,para analizaria tendencia en
cuanto al usodel oleoducto.
Al comparar la cantidad deproductobombeado pormedio deloleoducto
durantecada uno delosafios, conla cantidad te6rica do productoque sopuede
trasegar,seobservaquecl porcentaje deutilizaci6n no supera el 50%.
Antedicho .esultado, so decidi6 profundizar
on el anilisisysolicitar los
estudios realizadosporCORPETpara establecer]a factibilidad tcnica parael
disefio yconstrucci6n
del nuevo oleoducto.
El Gerente deTransporte so comprometi6
a suministrar
losestudiosprevios e
indic6queel c~lculo del usodo la capacidad instalada del oleoducto debe
fundamentarse
enla ponderaci6n
decada unadelas variables quo intervienen
duranteel proceso detransferencia
do productos.
Ademis,el oleoducto actual tiene25afiosdo construidoyal hacer unestudio
comparativo
por partede]a Gerencia deTransporte,
acerca del costode
reparaci6n dci actual yel deconstruir unonuevo so observa lo siguiente:
" La diferencia entre construirun nuevooleoducto o repararel actualesdo
700 millonesdeM.L. El costo quedebepagar CORPET porderechosdepaso
y expropiaci6n
do predios noestdincluidc.
" La demandado H/Ccrecea un ritmo interanual del 7%yel lapso para la
construcci6n
do un nuevo oleoducto seestima en46 5afios,dependiendo
dela agilidad delosp!: cedirnientos
deexpropiaci6n
yadquisici6n
de
predios; porlotantoesnecesario simular el comportamiento
dela demanda
delosH/Cen funci6nde]a capacidad actual del oleoducto paraproyectar
su arnpliaci6ny/osustituci6n amediano plazo.
Caso deEstudio
pagina43
CORPET,
S.A.
v
* El Ministerio dePlanificaci6n,hasta ahora, hanegado lasolicitud do
CORPET para la construcci6n de unnuevooleoducto,considerando quo
existen otrosproyectos quotienen caricterprioritario parael pafs.
III. DISTRIBUCION
DE H/C
Esta actividad consiste en mantenerlas existenciasminimasde H/Crequeridas
encada plantelde CORPET, para garantizarla continuidad en el despacho alos
clientes de losdiferentesproductos.CORPET vendelos H/Calos transportistas
con los c~aales tienesuscrito unconvenio para la fijaci6ndo fletes, enfunci6n de
]a cistancia existente entreel plantel yel lugardo ubicaci6n de losexpendedores.
A. Calibracl6n de Contadores
CORPET aprob6enenero do 1980un manual dc calibraci6n decontadores, con
el prop6sito demantener la confiabilidad de lasmedidas y evitar la entrega de
combustiblesonexceso opordefecto. La programaci6n yejecuci6n do estas
actividades on]a refineria yplartelesdedistribuci6n soasign6a ]a Gerencia do
Transporte, tomandocomo baseuna frecuencia minima dorevisi6n de 4veces al
afio y/ocuandopasen 1.5 millonesdo litrosporel contador.
Debido a la irmportancia decontar coninediciones confiables, so seleccion6 una
muestrarepresentativa paracomprobarel cumplimiento delprocedimiento
prescrito porCORPETpara ]a calibraci6nde loscontadores utilizados para el
despacho dela gasolina y el diesel, obteni6ndose el siguiente resultado:
" El 40% delos contadoresdegasolina corriente fue revisado ycalibrado s6lo
endosocasiones duranteel afio 1990.
" Enel plantel PA,el volumen do ventasdeGasolina corriente tieneun
promedio mensual de 1.500.000 litros,loque implica mayor frecuencia de
calibraci6nde contadores.
" Eldiesel esel combustible misvendidoon todoslos plantelesde CORPET,
siendo mayor Iaincidencia deeste H/Csobre la precisi6n delos contadores.
No obstante se observ6quedela muestra seleccionada el 60%de los
contadores dejaronde calibrarse durante el afio 1
99
0 yel promedio do
ventas mensuales super6 los2.500.000 delitros.
* Todaslasactividades de calibraci6n deCORPET son desarrolladaspordos
personas,factorqueincidesobreel cumplimien'.,. del programa respectivo
on thrminos de]a calidady cantidad del servicio.
La frecuencia docalibraci6n es la misma,axincuando las caracteristicas de los
combustibles medidosesdistinto,encuanto a densidady volumendespachados.
IV. ALMACENAMIENTO
DE H/C
Losobjetivosen esta Areaestuvieron orientadosprincipalmente,
a contribuir con
el mejoramiento del sistema docontrol yactualizaci6n doestuindares, politicasy
normas utilizados como paruimetros en el control de inventarios do productos
torminados; fortalecerel sistema utilizadoon el mantenimiento
detanques; y
fomentar ia utilidad deia informaci6n t6cnicogerencial, como basepara la toma
do decisiones.
Se Ilevaron a cabo diversas pruebason el campo sobre las cuales se obtuvo
resultados interesantes,pero sobrelosquecaberecalcar quo la ausencia de
Caso de Estudio
p~gina 44
CORPET,
S.A.
V politicas, faltadeparimetros,yformalizaci6n derangos propiosdolaempresa,
nopermitieron la comparaci6n entrelas previsionesylosresultadosobtenidos,
(lUe conllcvara al andlisiseinterpretaci6n delasdesviaciones.
A. Control deinventariosen refineria
Enel caso do la refineria el controldel inventario do producto terminado, es
responsabilidad
do la unidadquotienebajosu manejo ycontrol lostanques de
producto (Departamento
deProceso do]a Direcci6ndo Operaciones).
En cuantoa las funciones de identificar,cuantificar, reportar,coordinar
informaci6n ycontrolarlas diferenciasquo sepresenten, soobtuvola siguiente
informaci6n:
a El Departamento deProgramaci6n deRefineria elabora la Hojade Control
Mensual, dondesedefinen loscanales deentrada y salidadeproducto
limpioysucio.
Interesa deacuerdo conlascaracteristicas de la muestraseleccionada, el
productolimpio, (dieselygasolina regular).Esta hoja porproductocontienelo
siguiente:
" Existencias inicial yfinal.
" Lineas marinasyotraslIfneas.
ta Importaciones,
exportaciones
yventas.
" Otrasentradas y otrassalidas.
" Consumorefinera,consumo tanques,consumo vehiculos,
consumoventas,consumo oleoductoy otrosconsumos.
" Movimiento procesadoycrudosprocesados.
a Producci6n refineria, p~rdidas tanquesyp6rdidasproducci6n.
Un anAlisis dolas unidadesquoparticipan en la determinaci6n
dolasdiferencias
deinventarios,permiti6comprobar queno soha formalizado unapropiado
sistema decontrol y doandlisis gerencial,quedefina concretamente
las
responsabilidades
y )acompetencia de las unidadesquointervienen operativa,
administrativa ycontablemente.
Enloquorespecta al usodo la capacidad do lostanquesparagasolina regulary
diesel,los resultadosde]a muestraexaminada permitieron comprobarquo
duranteel mes denoviembredo 1990, lacapacidad disponible de
almacenamiento,
fue utilizada on un57%,sin consideraraquellos tanques quo
pormotivodo mantenimiento
yreparaciones no seutilizaron en este periodo.
La prueba docalibraci6n de tanques demuestraquoexisten tanquescuya iiltima
calibraci6n soelectijo hace mdsde diezafios, (Cuadron
-
6) plazo m~iximo
establecidoen lasregulaciones internacionales.
Casode Estudio
p~gina45
CORPET, S.A.
V CUADRO N6
ALMACENAMIENTO DE H/C
Calibraci6n deTanques
Al30-11-90
Producto
No. Fechade la Ultima
Tanque Calibraci6n
Diesel
D01 03-02-77
Gasolina
G02 03-02-7
Gasolina
G08 04-02-77
Diesel
D09 04-02-77
Gasolina
G01
Gasolina
G02
Diesel
D03 *
Diesel
DD4
Gasolina
G07
Diesel
D10
La tablano especifica la fecha decalibraci6n del tanque.
**Lacalibraci6n fuehecha porfuncionarios de CORPETyno port6cnicos
independientes. Nose incluyeaspectos decontrol relativosa losfuncionarios
queparticiparon en la calibraci6n yrevisi6nde los tanquesasfcomo ia
aprobaci6n delas tablas,domanera queseacredite veracidad a la tabla.
La prueba relativa a iamedida de espesoresde lostanquesdo Diesel yGasolina
regular dela Refineria, asicomo ia inspecci6nde la tuberiay v lvulas hasta ]a
conexi6n conel oleoducto, mostr6resultadossatisfactorios; acriterio del
ingeniero queparticip6 en la misma,cualquier fugao desviode productoes
ficilmente detectablea simplevista porlas condicionesyla ubicaci6n fisicadel
material involucrado.
El mimerode barrilesneros, considerando quo la medici6n serealiz6 a una
misma horay cuando el tanque so encontraba en reposo,presenta un
comportamiento variable, loqueindica erroresen la toma delas variables para
su c41culo.
En el ireade mantenimiento secomprob6 quopara el afio 1990, en lo que
respecta atanques, principalmente diesel ygasolina regular,peseaque so
realizaron algunasgestiones correctivasde mantenimiento dealgunos tanques,
nosecont6 con unprograma orutina de trabajo relacionado con medici6n do
espesoresy otrosrelativosal mantenimiento aplicable a lostanquesytuberia en
la Refineria (cuyotiltimo programa so aplic6en el afho 1988) yen losPlanteles
PA,PG,PB paraloscuales noseencontr6 evidencia de programaen este sentido.
Caso deEstudio
p~gina46
CORPET,
S.A.
V
CORPORACION DEL PETROLEO
S.A. (CORPET)
4B. ANALISIS DE AREAS CRITICAS
CONTENIDO
SECCION
DESCRIPCION
PAGINA
I REFINACION
47
A Recepci6ndecrudos
47
B Trasiegodederivados desdeelmuelle
hastalostanquesderefineria.
47
C Estandaresde producci6n
49
D Identificaci6n,cuantificacidnycontrol
sobrelasvariaciones de volumen y
pdrdidas enel procesode refinaci6n.
50
II
TRANSPORTE
DE H/C
51
III ALMACENAMIENTO
DE H/C Y
MANTENIMIENTO
DETANQUES
52
CUADROS:
NQ1 Rangosdeoperaci6ndelpoliducto.
48
N92 Costounitariode refnaci6n.
49
CORPET,
S.A.
V'4B. ANALISIS
DE AREAS
CRITICAS
Lasactividades deanilisisconcluyen enesta etapa,considerando
queel auditor
dispone delaevidencia necesariay suficientepara estructurar loshallazgos do
auditoria yformularrecomendaciones
quecontribuyan
a lograrla efectividad,
eficaciay economiaen la administraci6n
delosrecursosdeCORPET.
Losresultadosobtenidos indican quepara finesdeestructurar loshallazgos de
auditoria, esnecesario determinarlosaspectoscomunes obtenidospormedio de
last6cnicasy prdcticasdeauditoria oncadadrea odependencia
analizada.
I. REFINACION
A. Recepci6n
de crudos
El seguimiento
efectuado sobre lascuatro (4)reclamaciones
tramitadas porel
Departamento
Portuariode CORPET, indicaqueexiste coincidencia
entrelos
contenidos deaguaespecificados
en losdocumentos
deembarqueenel muelle
delsuplidorylas tablaselaboradaspara calcularel volumen final de H/C,
raz6n porla cual seconsidera concluida lasreclamaciones
enreferencia. Enlo
relacionado a las variaciones
decantidad, la empresa transportista
sugierela
revisi6n de la temperatura
utilizada paraca!cular el volumen de H/C,yaqueel
factorde correcci6n definidoen las tablasesdereciente actualizaci6n
porparte
dela Asociaci6n Internacional
dePetr6leo.
Efectuado el rastreosobre las accionesquesiguierona lascartas deprotesta do
lasempresas transportistas,
socomprob6 losiguiente:
" El buqueLa Esperanza,procedente
dela isla deCuracao,lleg6 consiete
horasdoanticipaci6n,
lo queimplic6 quecoincidiera conotrobuqueque
descargaba gasolina enel muelle petrolero.Enconsecuencia
la reclamaci6n
pordemora en lasoperaciones
de atraque nosonimputablesa CORPET.
" Al recibirbuquescon H/Cencantidades superiores a ]a capacidad do
almacenamiento,
causa de lasdos(2) cartasde protestade lostransportistas,
CORPETacord6 disminuir el ritmodebombeodesde el barco, mientras se
trasegaba productosdesde la refineria a losdiferentes planteles,para liberar
espacio enlostanques.En t6rminoscomparativos,
CORPETconsidera que
el costo porla demora es menora tenerquedevolver producto yafacturado
a laempresa.
Al discutirconel Gerente General de CORPET,la incidenciaquotiene la
limitada capacidad do almacenamiento,
6steexplic6 quoel comportarniento
de
]ademanda deH/Cenel pais,refleja uncrecimiento interanual del 7.5%,
mientrasquela capacidad do almacenamiento
se hamantenido invariable
durante los iltimos6 afios,debido fundamentalmente
a restricciones
en el
presupuesto
deinversiones,
acordadas porel Gobierno Nacional. Esta situaci6n
constituyeuna variableno controlableporCORPET queestA incidiendo sobre
sunormaldesempefio.
B. Trasiego de Derivados
desde el muelle hasta lostanques de refinerla.
Debidoa limitaciones
de ordenpresupuestario,
la Contraloria
General no cont6
con losservicios del especialista para queel estudio seaconcluyente
con
respectoa las variaciones delosrangosobservadosen la mezcla do productos
Casode Estudio
pigina47 V9
)j
CORPET,
S.A.
v durante]a descargadelosbuques. Demanera alternativa, el equipodo auditoria
solicit6 ala Gerencia doTransporte yala Auditoria Interna doCORPET, la
informaci6n disponible sobreesta materia.
La Gerencia de Transporte, la cual opera el oleoductodesdela refinerfa hasta los
planteles, indic6 quetienelosrangosestablecidos deacuerdocon loqueso
indica enel Cuadro No.1.
CUADRO N'1
TRANSPORTE DE H/C
Rangos de operaci6ndeloleoducto
(Expresadoenbarriles)
Rangos
Tolerancia
Producto
Minimo Mdximo Minima Mxima
Gasolinasuper 25 32 -5 +5
Gasolinaregular 25 30 -5 +5
Kerosene
30 40 -3 +5
Jetfuel 45 70 -1 +10
Diesel
35 45 -5 +8
Fuente: Gerencia deTransporte
Para calcularlosrangosenreferencia, CORPETconsidera el di.metrode ]a
tubera,el productoycantidad trasegada, asicomo la secuencia previstaon el
programa debombeo.
Afin cuando lascondiciones deoperaci6n son diferentes,soobserva que al
comparar losrangos previstospor]a Gerencia do Transporte, son sensiblemente
inferiores a iaescala observada en lasoperacionesdodescarga delosbuqueson
el muelle petrolero.
(FaseIV A,pag5, CuadroN
Q
2)
Losrangos establecidospor iaGerencia deTransporte, tienen unmargende
desviaci6n considerado razonable yse adoptanacciones corrrecfivas cuando se
registra unadesviaci6n superiora loprevistoporcada bloque (batch)de
producto trasegado porel oleoducto.
La unidaddo Auditorfa Interna, efectu6 unanilisis sobreesta misma materia
duranteel primertrimestre del afio 1990. Al realizar unseguimiento sobrelas
recomendaciones formuladas,secomprob6 que]a Gerencia do Refineria
desestim6 losplanteamientos de]a Auditoria lnterna, debido aquelos
mdrgenes do boneficio oncada producto, permiten obtener utilidad enlas
ventas, aincon la mezcla deproductos aquose ha hechoreforencia.
Al profundizar sobre]a necesidad delos est~indaresdoproducci6n, el equipo do
auditoria comprob6queadem~is do requerirse en lasactividadesderefineria,
tambi6n sonfundamentales para el c~ilculo de voltimenes deevaporaci6n, tablas
decalibraci6n do tanquesy sobre todopara el cilculodeeficiencia do las
diferentesunidadesqueconforman ]a plantade CORPET.
Caso deEstudio
p~gina48
CORPET, S.A.
v C. Est~ndares
de Producci6n
Mes
7
8
9
10
11
12
Promedio
Caso deEstudio
Al indagar sobrelasespecificaciones dolos fabricantesdo losequipos, so
comprob6 quesemantienen constantes,aincuando han transcurrido 25afios
do operici6n dc laplanta, lapso durante elcual so han incorporado
modificaciones a losequipos,asi como lasustituci6n do partedc ellos.
Lasentrevistasrealizadas para seleccionar uncriterio dean~ilisissobro este
asunto,pormitieroncomprobar losesfuerzosrealizados porelDepartarnento de
Operacionesdo ]aGerencia deRefineria, paraestablecer factoresdceutilizaci6n,
comomediopara ajustarlas especificaciones originalesa laincidencia delusodo
lasinstalaciones. Enestaetapa delestudio,sesolicit6]a participaci6n do
personal do laAuditoria T6cnica de CORPET, quienesanalizaron lasbases de
cilculopara elrendimiento do hornosycalderas, considerando razonable el
m(todoutilizado. Tambi6n indicaronqueexisten equipos instaladosconuna
capacidad superioral mciximo do utilizaci6n actual yello sedebealos"cuellos
debotella" enalgunasunidadesdelaplanta, enlascuales elincremento do ]a
capacidad seefectu6de manera parcial.
Conlacolaboraci6n deprofesionales delaAuditoria T6cnica deCORPET, se
estableci6 lanecesaria relaci6n entreelporcentaje deutilizaci6n delaplanta, las
cargasdeproductoyelcosto fijo:
* CORPET considera quetodoslos costosenqueincurreson fijos,excepto el
costo delcrudoprocesado.
Estapolitica implica queantedistintos ritmosdeproducci6n elcostofijo
permanececonstante. Independientemente de]a razonabilidad do loscostos
establecidos de esta manera,elequipodeauditoriaestructur6 lasiguiente
informaci6n relacionada con launidad dodestilaci6n atmosf6rica, utilizada para
ladestilaci6n delos crudoslivianos:
CUADRO NQ 2
PLANTA DE DESTILACION ATMOSFERICA
Costounitariode refinaci6n
(Expresado enM.L.)
Precio por Flete por Costode %
barril barril Seguro refinaci6n Uso de Planta
2.200,00 100,00 50,00 1.900,00 73.
2.800,00 105,00 52,00 1.900,00 89.
3.100,00 109,00 54,00 1.900,00 97.
3.050,00 108,00 52,00 1.900,00 94.
2.995,00 101,00 51,00 1.900,00 97.
2.800,00 105,00 52,00 1.900,00 98.
Fuente: GerenciadeAdministraci6ny Finanzas.
pagina49
CORPET, S.A.
v El costode 1900,00 M.L. porbarril estAi conformado do]a siguiente manera:
" Mano do Obra
570,00 30%
" Depreciaci6n maquinariay equipo 1.130,00 60%
" Gastosdeadministraci6n
200,00 10%
Al tratardeprofundizar sobre lasrelacionesentreel control fisicoyfinanciero
delasmetasde producci6n, el equipo deauditoria solicit6losindicadores
utilizados, particularmente en la Gerencia deRefinaci6n. AnteIafaltade
informaci6n, seestablecieron lassiguientes relaciones:
En ]a planta laborael siguiente personal:
* 110 Profesionalesdeingenieria
* 85 Trabajadores. Mano doobra especializada
0 45 Trabajadores.Auxiliares
* 135 Personal dela unidadadministrativa.
Relaci6n 1:
Porcada trabajador, especializado yauxiliar,existeuna personadela unidad
administrativa.
Relaci6n 2:
Elnimerode profesionales de ingenieriadedicadoa lasactividades decontrol
do losprocesos do plantaycalidad de losproductoses del 30%,loqueindica
quo 73profesionales se encuentran dedicados aactividades administrativas.
Relacl6n 3:
El nmerodo trabajadores totalestiendea incrementarse durantelos6ltimos
cinco(5) afios,a pesarde la automatizaci6n devariosprocesos, como ia
medici6n detanquesy ]a sustituci6n de instrumentos mecdnicos por
secuenciadores electr6nicos incorporadosa ]a memoria delcomputadorcentral.
CORPET,como partedesus programasde inversi6ntieneprevistoel disefio de
un sistema deinformaci6n,en el cual se integren losdiferentes indicadores,
(financieros,operativos ydedesempefio), esfuerzodirigido particularmente a
fortalecer losmecaismosde control gerencial como mediopara optimizarel
usodelosrecursosdisponiblesen la empresa.
D. ldentlflcaci6n,cuantiflcaci6n ycontrolsobre lasvarlaclones de
volumen yp~rdidas en el proceso de refinacl6n.
El grupoShell proporciona indicadores quesirven debasedo comparaci6n para
otras refinerias a] nivel internacional. En el caso de CORPET,secomprob6 la
validez d&losplanteamientos referidosal N
2
deafiosdeoperaci6n; sinembargo,
ello no imnpidequeCORPET determine suspropios indices, calculando los
factores decrrecci6n pertinentes.
Porconsiderarlo prioritario, seestudiaron lasfunciones asignadasa los
departamentosde la refineria, relacionadas con laboresdo identificaci6n,
evaluaci6n ycontroldo variaciones devolumenyp6rdidason losprocesos, para
luegoevaluar la coordinaci6n existenteentre ellaspara la obtenci6n dedatos,
preparaci6n do informes yadopci6n do medidas correctivas.
CaodeEstudio
pcgina50
CORPET, S.A.
V Pormediode entrevistasyseguimiento delprocesodevalidaci6n de losdatos
contenidosenlos informes,esevidentequecada depaitamentogenera
informaci6n abundante,contendencia a dirigirlahacia elnivel superior,sin
consid'rar lasnecesarias relaciones interdepartamentales,
loqueha traidocomo
consecuencia, duplicidad deinformaci6n, faltadeinterpretaci6n suficiente de
los datos,grificos sinutilidad prictica yloquees ns importante, la
confiabilidad eslimitada en ]a medida enquodistintosdepartamentos
proporcionan datosdistintosacerca de unamisrra variable. Ejemplode ellolo
constituyela capacidad nominal de refinaci6n. En el informedeoperaciones, ]a
capacidad para procesar crudos livianoses de15000 barriles pordia,mientras
queel correspondiente al Departamento deServicios T6cnicos esde 13000.El
gerentedela refineria se comprometi6 agirar lasinstrucciones paraquecada
departamento observeel mismodatoyen funci6ndeellose establezcan las
cifrasquecorresponden a la capacidad de producci6n.
II.TRANSPORTE DE H/C
Para complementar laspruebasrealizadas en la FaseIll, yconsiderando quo se
program6 uninventariofisico producto limpioranparticipaci6n depersonaldel
DepartamentodeAuditoria Financiei adela Auditoria Interna,se procedi6a
seleccionar unamuestra representativa dedosproductos, (gasolinacorrientey
diesel)con el findeefectuar la verificaci6n delosprocedimientos utilizados por
CORPET paraestablecer losvolimenesde combustiblesen]a refineria, la
secuencia debombeo, lasmedidas derecepci6n en losplanteles dedistribuci6n
yelcumplimiento delosrespectivos controles.
La prueba realizada permiti6establecerio siguiente:
" Enla refineria secumpli6 con losprocedimientosdemedici6n porinediode
cintayse compar6lascantidades obtenidascon lainformaci6n que
proporciona el sistema automatizado decontrol de tanques,sinque se
determinaran variacioncs significativas.
" El programa debombeo se mantuvo coistanteen loque se refiereal
trasiego deproductos,en una secuencia que minimiz6iacontaminaci6n do
producto limpio,loque implic6 interfases menoscostosas.El bombeo se
paraliz6endosocasiones pordeficiencias en las estaciones dondeoperan
generadores e]ctricos que le proporcionan continuidad al proceso. Esta
paralizacidn que totaliz6 12 horas,implic6que el plantel PG agotar, sus
existencias degasolina corrientey diesel, loscombustibles misvendidos.
Los transportistas deb;an trasladarse al plante PAo al plantel PB parala
adquisici6n dedichos productos.
* Se seleccion6 una muestra detransportistas a lascuales noseles
suministraron losproductos diesely gasolina corriente en el plantel PG, con
el prop6sito deentrevistarlos y establecer siera uncaso excepcional, osi por
el contrarioesta situaci6n sucedia con cierta frecuencia. Losconductores
indicaron enun60%delos casos,el suministro era segurodurantelosdias
desemana, pero existia la tendencia a queso agotara el diesel losfinesde
semana.
" La informaci6n anteriorfuc confirmada porel jefedelplantel PG, quien
seial6 quedebidoa la limitada capacidad dealmacenamiento, la creciente
demanda y la paralizaci6n de lasoperaciones debombeo, sevefaobligado a
despachar gasolina corriente ydiesel, sin respetarlos limitesdeseguridad
establecidosen los tanques, paraevitar la contaminaci6n delos productos
porsedimentaci6n.
Casode Estudio
p~gina51
CORPET, S.A.
V Otra consecuencia dooperarsin observarloslimitesestablecidos, fueia
utilizaci6n do los tanquesdo gasolina corrienteydediesel inmediatamente
despu6sdeconcluida ]a operaci6n debombeo. Esto implicaquo no se ledi6
el reposodebido(24 horas)a los tanques receptores de producto, factorque
facilita la medici6n ypermitequelos sedimentosso depositen en el fondo de
lostanques.
Las muestrasextraidas decadaproducto para mantenerel control de
calidad, fueron enviadasal laboratorioy antesdoquo esteproporcionara los
resultadosdo las pruebas, se procedi6al despacho de loscombustiblesen
referencia.
III. ALMACENAMIENTO
DE H/C Y MANTENIMIENTO
DE TANQUES
Debidoa la importancia quetieneel planteamiento referidoa la capacidad de
alma.cenamiento on todaslas operacionesdeCORPET, seampli6 el estudio
-,eferenic3la capacidad delos tanquesenla refineria yenlos planteles,
corroborando el resultadoobtenidoal principio delanilisispracticado, talcomo
sedemuestraa continuaci6n:
oEn larefineria existeun tanquedo 100 milbarrilesde capacidadquese
encuentra enmantenimiento desde hace unafio.So indic6 queexistian
limitacionespresupuestarias paraagilizar el procesodemantenimiento,que
consisteen el reemplazo dealgunas planchasyia pintura total del tanque.
oLa utilizaci6ndela capacidad en elplantel PAse situ6on un75% debidoa los
mantenimientos programadosdelostanques.Sin embargo, seobserv6 quo una
delas razones parainvertir m/is tiempodel previstoen losprogramasde
mantenimiento, sedebeal tiempoque transcurre sinqueel mismoso produzca.
* El uso de lostanques on el plante PGalcanz6 hasta un60% dela capacidad
existente, debido a que,la nayovia delas veces, los programasde bombeo
nosuplenla totalidad dolo establecido encadaoportunidad.
" La mejorutilizac-6n dela capacidad dealmacenajo corresponde al plante
PB, debidoa la recucida demanda 3'alomoderno del plantel. Esel de m/s
recienteconstrucci6n eincluye equiposautomiiticos paralas maniobras
requeridasduranto la recepci6ndeH/C.
La pruebaon referencia tambi6n permiti6comprobarquo las tablasde
calibraci6n dolos tanques tienen on ocasiones m/sdo diezafios sinactualizarlas.
El tiempo transcurrido propicia la deformaci6n delos tanquesyporendelas
variaciones entre los valores te6ricosexpresados on lastablasy lascamtidades
realmente almacenadas.
La unidad deAuditoria Interna realiz6 unestudio eneste sentidoonel segundo
trimestredel afio 1990. El resultado Jbtenido determin6 quesecontratara una
firma internacional para cumplirconla calibraci6ndo los tanques,
procedimientoques6lo so aplic6 alos tanquesdo la refineria. Nose
proporcionaron lasrazonespara queesta medida sehiciera extensiva a los
tanquesdo losplanteles.
Casode Estudic
p~gina52
1991
Anexo4
CasodeEstudio
en rentad. ycl~
Centro OrientaldeAgricultura (C.O.A.)
DeRobertRazor,Ex-Funcionario
delaContraloriaGeneraldelos
EstadosUnidosdeNorteamerica.
Reproducidoconfinesde
capacitaci6ndel personaldelosOrganismosSuperioresca
AuditoriadeAmerica Latina.
entro ,rienta de. gricuftura
I
CENTRO
ORIENTAL
DEAGRICUL TURA (COA)
CASO PRACTICO AUDITORIA OPERATIVA
1. El Auditor- Su InstitucionYSu Politica
Usted debeasumir laposici6ndeunauditormiembro delpersonal do la
Contraloria Generalubicado enunpais deAm6rica Latina yqueha sido
integrado en el equipo encargado deejecutar el estudiode auditora.
La Contraloria General, dela cual el Contraloresel titular, fueLLadblecida por]a
LeyOrgdnica deAuditoria de1945 - N- 102 de15 dcmarzode 1945.
El ContralorGeneral y susrepresentantes
designadosexpresamenteestdn
autorizadospara auditary examinar todaslasactividades delGobierno,
incluyendo larecepci6n yel desembolsodelos fondosp6blicosy ]a
administraci6n
detodos losrecursosempleados enlasactividadesde]a
adr.ninstraci6n
piblica.
El ContralorGeneraly susrepresentantes estAnautorizados para determinar las
actividadesque deben serexaminadasy la oportunidad delosestudiosde
auditoria.
Los titulares delas entidades p6blicasestinobligados acooperaren la ejecuci6n
delosestud osdeauditorfa y adaraccesoa los registros, personal, propiedad
y/orecursosdela entidad asolicitud delContralor General o sus
representartes.
Es obligaci6n del ContralorGeneral informara iaAsamblea de Diputadossobre
los result.ados delas auditorias queensu cpini6n justifiquen talacci6n, ya sea
demarera individualo mediante el informeanual respectivo.
El ContralorGeneral ha establecidolosobjetivosdelaactividad deauditoria y la
iolfticaaseguiren el "Manualdeprocedimientos
deauditoria"y enel "Manual
sDbre normas deauditoria". Adicionalmente
la Contraloria utilizacomo una do
iasgufas para ]a ejecuci6n del trabajo,lasnormas de auditoriaemitidas poria
Organizaci6n Intemaciona. do Entidades Fiscalizadoras Superiores(INTOSAI).
Estas publicaciones seconsiderarincomo de la Contraloria General yse
contituir~in enlosestindares paa ]a ejecuci6n o desarrollodel casodenominado
CentroOriental deAgricultura (COA).
Lasfunciones deauditoria ejercidasporla C-ntraloria estcn fundamentadas
adicionalmente
enlasdisposiciones legalesque la crearon, dondesedefinen sus
facultadesyresponsabilidades.
Designaci6n para Ejecutar la Auditoria
La ejecuci6n de laauditoria operativa alas actividadesdel CentroOriental de
Agricultura (COA)dependencia del Ministerio de Agricultura (MAG), esparte
del plananual do auditorfa aprobado porel ContralorGeneral para el afio 1990.
El COAestAi ubicadoa 5kil6metros deSan Roberto en laProvincia Oriental del
pais, lugaral cualso puede llegar porvia terrestre yde la capital existen 180
Kin. dedistancia,aproximadamente
tres horasdeviaje.
entro rientafde. lgricultura
La atenci6nprimaria debe dirigirsehacialas actividades corrientes,esdecir,
haciaaquelias quefueron realizadasen los iltimos4 meses,incluyendo el que
iniciamos el trabajo.
El 6ltim, afiofiscal cmrnpleto termin6el 31 de diciembrede 1989.
Estaauditoria seestA programando porqueel COA constituyeuna actividad
muyimportantedel MAG yse ocupa devarios programas prioritarios, quese
creeinvolucran variosproblemas degesti6n dificiles yademdses unafuentede
trabajo significativa paraloshabitantesde la zona.
El prop6sito dela auditorfa prograrnada esevaluar lasactividades ejecutadas
porel COA, con el prop6sito depromover el mejoramiento en s-: operaciones.
Verificarel cumplimiento delosobjetivos para loscuales ha sidocreado y
organizado el COA constituyeel enfoque pr-ncipal del trabajo a desarrollarpor
elequipo deauditoresde laContraloria General.
Estetrabajo ofrece ]a oportunidad para demostrar suhabilidad paraindagaren
lasAreas problem~ticas, para identificarlosaspectos mucstionables y para
producir un informesignificativo para ]a Contralorfa ypara el usuariodel
servicio de auditoria.
Elpersonal de apoyo necesario para terninar esta tareaprontamenteserd
identificado enel procesode ejecuci6ndeestetrabajo conforme las necesidades
quese vayanidentificando enel mismo.
Anexose incluye laasignaci6n detrabajo emitida porel sefior Director de
Auditoria de iaContraloria quecontiene]a decisi6n deejecutarel estudio ylos
requerimientos a cumplir. Tambi~nseincluye una solicitud deestudiorecibida
enla Contralorfa General, adjunto al oficiodeasignaci6n del trabajo.
ANEXO N1
de199.
Sefior
Lic.
Encargado
delEquipo
Presente
Comunicoa
ustedque
hasidodesignadopara
dirigirlaauditoria
alCentroOriental
deAgricultura
(CCA),dependencia
regional
delMinisterio
deAgricultura,
ubicadocerca deSanRoberto,
en
laProvincia
Oriental.
Elobjetivo
delestudio esevaluarelgradodecumplimiento
de
losobjetivos
establecidos
alCOA.Conesteprop6sitodebera
verificar
lasactividades
importantes,
identificando
las
operaciones
queameriten
laaplicaci6n
deacciones
parasu
mejoramiento,
mediante
laemisi6ndelasrespectivas
recomendaciones.
Laauditoria
hasidoprogramada
enelplananualdeauditoria,
considerando
queelCOAconstituye
undentidadmuyimportante
delMinisterio
deAgricultura,
queopera variosprogramas
de
envergadura
ysecreeinvolucran
algunosproblemas
ensus
operaciones.
Elestudioincluira
losultimoscuatromesesde
actividades
ylasaccionesdeauditoria
deber~ncontemplar
hastaeltiltimodialaboradodelmesenqueiniciamos
elestudio.
Esteconstituye
elprimerestudiorealizado
enelCOAdesdesu
creaci6n,
porloquedeberaconsiderar
unenfoqueglobalparael
estudio.
AdemAs,elafiopasadoserecibieron
denuncias
sobrela
existencia
dealgunasdeficiencias
y queenelprocesodela
auditoria
debenserverificadas
y preparados
losinformes,
que
deserpertinentes
sepondrAn enconocimiento
delos
denunciantes.
Adjuntocopiasde
lasdenuncias
recibidas.
Atencamente,
DIRECTORGENERALDE AUDITORIA
c.c.: Archivo
RB/gp.
<A
SanRoberto,
de199
Sefior
ContralorGeneraldelaRepiblica
Sudespacho.
Ungrupoderesidentes enSanRoberto,ProvinciaOr'"ntal,mehan
encargadocomuniqueaustedunaseriedesituacionesquese
vienen presentandoen elcumplimientodelasresponsabilidades
delCentroOrientaldeAgricultura(COA) porintermediodesus
funcionarios,lascualesconstituyencaracteristicas
propias
deunaadministraci6n
ineficiente.
Loshechosquedeseamosdenunciarest~ncontenidosenlos
siguientespuntos:
1. UsoindebidodelosvehiculospropiedaddelCOA,losdias
festivos,s~badosydomingos.
2. Retrasoenlacancelaci6ndelasobligacionesa quetienen
derecholosbeneficiariosdelosprogramasquemanejaelCOA.
3.Limitadaexistenciadefertilizanteparalas6pocasdemayor
consumo yenlasqueserequieresuutilizaci6n.
4. Faltadeunalineadefinanciamiento
parali adquisici6ndelos
fertilizantes,
puesenlasactualescondicionessu pagoes
pr~cticamentede
contado,loqueconztituyeunacargaadicional
paralosagricultoresdelazona.
5. Limitadaoinexistenteasistenciat~cnicaen elusodelos
fertilizantes,
situaci6nquehaoriginadoenvariasocasiones
p~rdidasimportantesparalosproductores,debidoalas
dosificacionesutilizadasporlosagricultores.
Loshechosantesreferidossehanpresentadoenrepetidas
ocasiones,durantelosafios198_y199.
Agradecer6sedigneinstruirrespecto alaejecuci6ndeuna
fiscalizaci6nexhaustivadelospuntossehaladosy semeinforme
sobrelosresultados,yaqueasilorequierelaciudadaniay el
prestigiodeorganismosquecomolaContraloriaGeneraldeben
cumplirconsusobligacionesdevigilanciaycontrol.
Atentamente,
Prof.PedroPicado
Direcci6n: SanRoberto, Avenida2 yCalle15,CasaN
0
109,
T61efono18-1020.
.entr retgrcuder
entrorictura
Centro
Oriental
de Agricultura
(COA)
2. REVISION
PRELIMINAR
2.1 EstudloInicial
RESULTADOS
RESUMIDOS
DE LASENTREVISTAS
CON ELMINISTRO
DE
AGRICULTURA
YOTROS FUNCIONARIOS.
Hace dos semanas acompafiado
porel Subcontralor
General "'.sted realiz6 una
reuni6n breve con el Ministro de Agricultura.
Este estuvo asistido porel
Directorde Administraci6n,
quien tiene jurisdicci6n
administrativa
sobre el
COA.
En esa reuni6n usted expuso las responsabilidades
deauditorfa de la
Contraloria
General, la autorizaci6n
por ]a cual su trabajo seria hecho, e
inform6 al Ministro sobre ]a decisi6n de realizar una auditoria operativa en el
COA.
Tambi6n explic6 la polftica que utilizarfa para operar e informar durante el
proceso de ia auditorfa.
Tanto el Ministro como el Director de
Administraci6n,
aseguraron
que el Ministerio cooperarfa
completamente
con
usted y los informara encaso de necesitar alguna ayuda.
De inmediato el Ministro nombr6 al Director de Administraci6n
como su
representante
para todos los asuntos relacionados
con el trabajo, a pesarde
quo 61, como Ministro, estaria disponible
si pesteriormente
desearfamos
una
reuni6n adicional.
El Ministro dijo, que el Ministerio apreciaria mucho la entrega deuna copia de
cualquier informe a la Asamblea, y la oportunidad
para comentar todas las
observaciones
y los efectos que serfan incluidos en cualquiera de los informes
a la Asamblea.
Usted explic6 que 6sto es una prActica usual de la Contraloria
yqueserd aplicada en este caso.
Despu6s deuna reuni6n con el Ministro, usted tuvo una conversaci6n
posterior conel Director deAdministraci6n
del MAG, para obtener
informaci6n
adicional, incluyendo
la qu een resumen a confinuaci6n
se expone:
El COA estA dirigido p......Director que es responsable
por todos losasuntos
relacionados
con la ividades del Centro.
,
El estA sujeto a la direcci6n
general del Directorde Administraci6n;
el Centro se rigepor los reglamentos
generales del MAC, los que contienen Iapolitica general y las directivas para
regular susactividades.
Ademis deestos roglamentos
generales hay una Directiva deAutorizaci6n
de
Proyecto y Politica (DAPP) para cada actividad principal del MAG. Estos se
encuentran
firmados por el Ministro y son seis directivas oficiales.
Copiasde estos documentos
sc encuentran
disponibles
en el lugarde
operaciones
del COA donde tambi6n seguardan copias de la legislaci6n
pertinente
ylos antecedentes
legalcs relacionados.
El Centro esadministrado
por el Director a] nivel regional, y s61o est6 sujetoa
]a direcci6n general emanada del MAG. El Ministerio provee servicios legales
a solicitud del Centro, y susactividades
est~in sujetas a las auditorias
efectuadas
por el personal de auditoria interna del MAG. El Director de
Caso de Estudio
pigina5
/IA
Administraci6n no recordaba las auditorfas que habian sido realizadas por el
Ministerio, pero dijo quc copias do losinformes de 6stos so encuentran
disponibles tanto on el Centro comoon ]a Auditoria Intrna del Ministerio.
Una discusi6n subsecuente con el Auditor Interno del MAG revel6 quehay
dosinformes formales preparados por su representante permanente en el
Centro,quien debe tenor copiasde6stos.
El Auditor Intemo dijo quc debido a lasimportantes actividades del COA,
mantiene unpersonal permanente compuesto por un auditor interno ydos
asistentes. Agreg6 quo el auditorinterno residento esti bajo su supervisi6n
directa, yel Auditor Internodel MAG es administrativamento responsable
ante el Director do Administraci6n. El manifest6 quo el auditor interno
residente es un hombre excelente, quo ha realizado un buen trabajo yque es
altamente considerado por todos. Se le ha dado instrucciones para quesea
muy amplio evaluancio las perspectivas; notitubeara eninmiscuirse on los
aspectos operacionales y que hiciera una contribuci6n real para el
mejoramiento delas operaciones del Centro.
El Director de Administraci6n sugiri6 quo una informaci6n m~is detallada y
directa acerca delas operaciones del Centro podria serobtenida del Director
del COA y de su nersonal y quepreferirfa quo la obtuviera do esa manera en
lugar de a travs del 61. Por ltimo exprcs6quo llamaria al Director y
arreglaria una reuni6n para conocer al Director y a su personal en el plazo do
tres dias.
En Ia fecha acordada, usted y susdosayudantes principales se reunieron con:
el Directordel Centro; los gerentes do las tres divisiones operativas yel
gerente do ia Divisi6n do Servicios Administrativos. Despu~s do ]as
explicaciones usuales al Director sobre el objetivo de la revisi6n,las
autorizaciones y los m~todos deoperaci6n, 6ste leasegur6 su cooperaci6n.
El Director del COA nombr6al Gerento do la Divisi6n do Servicios
Administrativos como la persona encargada de hacer losarreglos para el
espacio do trabajo, y como la persona indicada a quien debiamos concurrir
por cualquier necesidad. Adem~s dijo quo deberia sentirse libre de irhacia 61
por cualquier asuntoque usted creyera conveniente, pero que podia
considerar a losgerentes do las divisiones operativas y de la Divisi6n do
Servicio Administrativo como susrepresentantes para tratar esteasunto.
El Director brevemente describi6 aquellas divisiones y sus programas deIa
siguiente manera:
DivisidndeProgramas de Abonos (DIPA)
Este esrealmente un programa do dospartes: una quo corresponde a la
fabricaci6n y venta do equipos especiales para abono de suelos a los
hacendados y otro encargado de la actividad de distribuir el abono, bajoel
cual el abono es obtenido do otras instalaciones del MAG y vendido porol
Centro a los hacendados.
Divisi6n de Bierestar (DIBI)
Esta divisi6n Ileva a cabo un programa de pagos mensuales a las familias
indigentes situadas en las dreas rurales do la regi6n oriental del pais.
Esencialmente, es un programa do pagos ben6ficos a las personas calificadas.
Caso de Estudio
pigina6
ntro L rientafde'2 gricuttura
DIvision de Investigacifn (DIN)
Esta divisi6n conduce investigaciones en varios aspectos de]a produccion
agricola. Es ia operaci6n m~is pequefia, pero tiene un presupuesto de cerca do
80.000.000.00 por afio.
Divisi6ndeServiclos Administrativos
(DISA)
Esta divisi6n es responsable porun niimero de actividades diversas.
Probablemente sus funciones rnis importantes son la contabilidad, la
financiaci6n de todos los programas delCentro, la adquisici6n y la operaci6n
de las instalaciones generales del mismo. Biisicamente 6stas se encuentran
localizadas en el edificio principal do adrninistraci6n, en el cual se encuentran
albergadas la direcci6n de la mayoria de las actividades del Centro.
Esta divisi6n tambi6n opera el edificio del laboratorio dondese cumplen ia
labores de investigaci6n. Asimismo administrar un nilmerodo edificios
pequefios en el complejo. Adems provee servicios para estos bienes
inmuebles como limpieza, plomeria y mantenimiento general. Esta divisi6n
tambi6n dirige una flota deautom6viles empleados para las otras actividades
del COA.
Ademis de las actividades precedentes asociadas con los programas
principales del Centro, la Divisi6n deServicios Administrativos
tiene
responsabilidad porel manejo de la propiedad, queantiguamente comprendia
al complejo industrial.
Estas actividades, referidas como "Actividades del Complejo" consisten en una
amplia variedad de funciones. Las principales son:
1. Alquilerdevarias residencias enla localidad (casas adquiridaso
construidas cuandoel complejo fueconstruido);
2. Ventasdel derechodel cortede jirbolesmadereros;
3. Arrendamiento de tierra con prop6sitos agricolas,ypara pastos;y
4. Contrataci6n deconcesionarios paraactividadesrecreacionales enel
lago situado en lapropiedad del Complejo.
Ademis estadivisi6n negocia y administra loscontratos de concesiones para
el almac6n general, situado en el Complejo.
Concluidas las entrevistas, le proporcionaran varios documentos queusted
debera ordenar yexaminar.
Casode Estudio
p~gina7
e entro 6 rientalde gricutura
2.2 Recopilacin de informaci6n bdsica
PROGRAMA DE EQUIPOS ESPECIALES PARAABONODE SUELOS
El programa deequiposespeciales para abonoesconducido segiinLey N 182,
aprobada el 15 deenerodce 1975, copia deesta ley ha sidoobtenida,yse
encuentra enel Archivo deLegislaci6n establecido para 6statarea.
El programa seinici6en 1976, losprimerosequipos especiales para abonode
suelos fueron terminados en 1976, inicicndose lasventasenesa misma 6poca. El
prop6sito del programa fue proveerdeuna fuentedesuministro deequipos
especialespara esparcir losabonos,losquenose podianconseguir deotras
fuentes enesa 6poca. Losequipos eran necesariosdebido aquL atrosmdtodos,
noprovefan el control sobre ia distribuci6n del abono.
Esta necesidad sehizomanifiesta a poco tiempode iniciarse el programa de
equiposdeabono,(en 1974), cuando unadistribuci6n desigual caus6 serios
dafiosa algunascosechas envariasoportunidades.
Losequiposnoson autopropulsados yestdn disefiados para ser halados bien
seapotanimales de tiro o portractores. Seproveen en (4) cuatro tainafios.
El equipo esbisicamente una tolva montada sobreuneje con dosruedas. La
rotaci6n delas ruedas hacegirarunmecanismo en ]a tolva, quehace queel
abonopasea trav6sdelasranurasde la partebaja dela misma, lascuales
puedenserparcialmente cubiertas para controlarla cantidad a distribuirse.
Excepto porlasruedas ysoportes,losequipos son fabricados doplanchasde
metalqueson cortadas, tomeadasysoldadasen el taller do fabricaci6nde
equipos.
La producci6n yventa delosequiposespeciales han idoaumentando
gradualmentea trav6sdelosafios,alcanzando el afio pasado una venta totaldo
10.000unidades,vendi6ndolas apreciosquevarianentreo45.200 y 78.900,
promediando todoslostamafios equivaleaproximadamente a 50.000 cada uno
oa ventas totales de 500.000.000. La producci6nha sidoaparejada ala
cantidad deventas. Ademishayun pequefio negocio derepuestos.
Las operaciones relacionadascon losequiposso encuentran bajo]a direcci6n
inmediata deun Superintendente,el cual tienela autoridad total portodoslos
asuntos relacionadoscon laproducci6n y venta delosequipos; incluyendo el
empleo y la destituci6ndel personal y el establecimiento delosjornales.
El Superintendente deequipos esa su vez responsable anteel Gerento dela
Divisi6n do Fertilizantes,quien tambin tienela Direcci6n General sobre las
ventas o programas deabonos.
El Superintendente deequipos tienetres secciones operativas paraconducir los
asuntos relacionadoscon losequipos. Dosde6stos,las seccionesde fabricaci6n
y pintura sonresponsables de manufarturar los equipos. La tercera secci6n
operotiva esel departamento do v: tasquo lieva acabo unprograma vigoroso
deventas delosequipos.
Los estadosdooperaci6n del departamento deequipos porlost1ltimos cinco
afiosmuestran losiguiente:
Casode Estudio
pigina8
Centro6irntad
A Hcuftura
Operaclones
delPrograma (deFabricaciony Venta) de kOs Equipos
Especlales paraAbonodeSuelos
1985 - 1986
(Enmilesdepesos)
DESCRIPCION
1985
1986
Ventasdeequipos
(tamaho A 7.500
338.400
320.100
a045.200)
(tamafo B 1.250
70.500
67.000
a 56.400)
(tamaho C 667
45.100
43.200
a 67.600
(tamaho D 583
46.000
44.100
a 7,9.900)
Total 10.000
500.000
474.400
500.000
Ventasderepuestos
2.000
1.800
Total
502.000
476.200
Costode Ventas
Costo defabricaci6n (10.000unid)
Material directo
275.000
262.000
Mano deobra
75.000
72.200
directa
Gastosgenerales
50.000
47.500
Total
400.000
381.700
Sume el
210.000
210.000
inventario inicial
Deduzcael
210.000
220.000
inventariofinal
Costo deventas
400.000
371.700
Gananciabruta
102.000
104.500
Caso deEstudio
pdgina9
entro 6 renta Z .igricuftura
OPERACIONES DEL PROGRAMA
1987- 1989
(En milesde pesos)
DESCRIPCION
Ventas deequipos
(tamahoA 7.500 a 45.200)
(tamaho B 1.250 a 56.400)
(tamaho C 667 a 67.600
(tamaho D 583 a 78.900)
Total 10.000 500.000
Ventas de repuestos
Total
1987
304.000
67.500
42.100
43.000
456.600
1.700
458.300
CostodeVentas
Costo defabricaci6n (10.000 unid*)
Materialdirecto
Mano deobradirecta
Gastosgenerales
Total
Sumeel inventarioinicial
Deduzcaelinventario final
Costo deventas
Ganancia bruta
261.000
69.800
46.000
376.800
220.000
230.000
366.800
91.500
1988
1989
301.500
300.000
63.000
60.000
38.000
34.000
37.000
33.900
439.500
427.900
1.000 800
440.500
428.700
254.500
242.000
65.000
63.800
42.000
41.000
361.500
346.800
230.000
235.000
235.000
200.000
356.500
351.800
84.000
76.900
Caso de Estudio
pigina 10
trL ie,ta de1 gricuftura
OPERACIONES
DEL PROGRAMA (CONTINUA)
1985 A 1989
(en milesde pesos)
DESCRIPCION
1985
1986
1987
1988 1989
Gastosde venta, distribuci6ny administraci6n:
Sueldosvendedores
60.000
59.800
59.200 58.000
54.000
Gastosdeventas,
Distrib. yAdm6n.
20.000
19.200
18.900
17.000
15.000
Costc de Distrib.
(mayormente
embarque 1987)
10.000
9.800
9.700
9.000
7.000
Costos de adm6n.
10.000 9.700 9.600 9.000 7.000
Total-Costos de
venta y adm6n.
100.000
98.500
87.400
93.000
83.000
Exceso (d6ficit)
2.000
6.000
4.100 (9.000)
(6,100
(*)Detalles s6lodel aho pasado.
El personal encargado delas operaciones relacioniadas con losequiposdeabono
duranteel iltimoafio fueel siguiente"
En la OficinadelSuperintendente
5
En elTallerde Fabricaci6n
86
3 Cuadrillas de 2hombres - corte metal
6
2 Cuadrillasde 2hombres - torneo
4
8 Cuadrillasde2hombres - ensamblaje deequipos 16
30 Cuadrillasde2hombres - soldadura
60
En el Tallerde Pintura
5
Cuadrillasde 2hombres - pintura
10
Mano de Obra Indirecade la Planta
20
En la OficinadelDirector de Ventas
5
Vendedores 60
TOTAL
1_6
Caso deEstudio
pcgina11
-Centro A gdrientalde ricultura
La operaci6n de manufac.ura esconducidaenuna planta depropiedad del
Gobierno ubicadaen el Centro Oriental do Agricultura. Era enunprincipio una
instalaci6n industrial del gobiernoy pas6al Ministerio do Agricultura en la
6poca enqueseiniciaron ]a producci6n y ventadeequipos especiales para
abono.
El financiamiento dola operaci6ndelosequiposdefertilizantes sehace conun
fond, rotativo de$300.000enel cual sedeposita el productode la.,ventas.
Lasoperaciones sonconducidas sobreuna basedeautofinanciamiento.
Nuestrasentrevistas norevelaron relacionesdo losfuncionarios delas
operaciones delosequipos con entidadeso interesesexternos.
Noexisteautorizaci6n para efectuarpr6stamos para financiar la actividad de
fabricaci6n deequipos. El COA recibi6 ymantienehasta la fecha unfondo
rotativosobreel cual, anualmente pagan intereses a unatasa quecorrespondea
la pagada porel Gobierno sobre suspr6starnos.
Se revis6 la politica general aplicable a]a operaci6n do losequipos. Sele
encontr6estipulada enlosReglamentos Generales del Ministerioyen la
Directiva deAutorizaci6n del Proyectoydela Politica delPrograma delos
equiposespecialespara abono. Unade las politicas eslasiguiente:
"Elprop6sito del programa, segnlo estable.:idoen lalegislaci6n autori:7ativa,
esproveerequiposde abonoa losagricultores do laregi6nsobre unabasede
reembolso delcostoperoalprecio minimo factible,detalmanera quolos
agricultorespuedan sacar el m~iximo provechodo lasprcticasmodemas do
abono".
El COAprograma el volumendesuproducci6n deequipos,de tal manera que,
operando a unvolumencabalmente nivelado,el nmero totaldo equipos
producidosanualmente seaproximaestrictamente a ]a cantidad vendida.
La manufactura delosequipos es esencialmenteunaoperaci6n decortede
planchas demetal,torneadoy soldadura, quoconcluye conel ensamble y
pintura. El abastecimiento delas planchasdometal onla regi6nesti
estrictamente controlado porel Gobierno debido aque sontotalmente
importadaspor61 ylas fuentesdedivisasseencuentran limitadas.
Lascompras de lasplanchasdo metal son efectuadas porelCentro, en la
Agencia Gubernamental do S,ministros ylos pagosest~nbasadosen loscostos
reales dedicha Agencia. Lasruedas, losejes ylossoportes tambi6nson
adquiridosbajoarroglos similaresdesdela misma fuente. La pintura es
conseguida porelCOA do unafuente local.
Losequipos son vendidos porel Departamento deVentasa trav6s de
vendedores ubicados a todo lolargo de las veas agricolas enla regi6n.
Discusiones conel Jefe doOperacionesdo losequipos yconlos hombres
encargadosdeloscentrosdefabricaci6nypintura norevelaron la existencia de
problemassinsoluci6n.
So realiz6 unrecorrido para observar lasoperaciones de fabricaci6n delos
equipos yel 6inicoaspecto perc 1do, queparecia do inter6sespecial, fueuna
aparentefalta delaboriosidad c la planta,yaque nadiesemostraba interesado
onejecutarsuslabores.
Caso deEstudio
pigina12
-~ II A
entro rentaffe. gricultura
Aspectopara consideracidn
particular
El ostadodocostosdo operacidnde las actividadesdo fabricaci6n y ventado los
equipos deabonoindica, queen la venta so incurre encostos bastante
significativos.
Parecevalioso considerar la posibilidad de quc la funci6nde
venderserealice por vendedores de fertilizantes on vezde teneruna
organizaci6n
separada para iaventa delosequipos.
PROGRAMA
DE DISTRIBUCION
DE ABONOS
Este Programa fue autorizado on1973 porla Ley N- 385 aprobado el 12demayo
de1973. El archivo delos papeles detrabajo contien,..na copia dela Ley.
El Programa inici6susoperacioaes en 1974;su prop6sito fueproveer una fuente
deabastecimiento
defertilizantes paralosagricultores yparaotros
consumidores,
al nocontarel pais conesa fecha, do otrasfuentesdisponibles.
El Programa esadministradc,
por el Gerentedo la Divisi6n deAbonos,quien
tienecompleta autoridad para conducirlo. La actividad es esencialmente
la de
venderfertilizantesy deproveerasesoramiento
a losconsumidores
do los
mismos.
Nohaysucursalesu oficinasenel campoa pesar dequo existebuenacapacidad
deventasdistribuida entrenumerosas locaiidades enlas dreasag'colas. El
Programa disponedeunpersonal de130vendedores, quienes informan
directamente
al Gerentedeia Divisi6n deAbonos.
El Gerente tieneunasistenteytres empleadosadministrativos
ensu Gc:ina.
Los tinicosbienes involucrados
enla operaci6n deabonos son losmueblesy
equiposdeoficina. Estos sonproporcionados
porel Centro, al igualque el
espacio para]a oficina en eledificiode ]a Administraci6n.
Lasoperaciones delprograma dedistribuci6n doabonos porlos5 iltimos afios
ha sidoresumida porla unidad financiera, Iaqueso presentaenel siguiente
cuadro:
ESTADO DE OPERACIONES
DEL PROGRAMA
DE DISTRIBUCION
DE
ABONOS
1985-1989
(En miles depesos)
1985
1986
1987
1988
1989
Ventas de Fertilizantes
2000.000
950.000
902.500
857.500
814.500
CostodeVentas
810.000
769.500
736.500
699.000
664.000
Sueldosde Vendedores
140.000
126.100
124.000
118.000
112.000
Otrosgastosdeventas
.300
.285
.271
.246
.233
Otrosgastosadministrativos
.200
.190
.178
.171
.162
COSTOS TOTALES 1Q00,00 943.100 9054M 8
Resultadoneto (P6rdda) 1000.000
6900
(12
1O.0000
Caso deEstudio
pagina13
entro C ,irde giutr
Nohayautorizaci6n paraefectuarprdstamos, exceptoun fondo rotbtivoque Cue
establecido alcomienzo del programaysobre el cual se pagan intereses al
gobierno, a unatasa aproximada a aquella pagadaporel Estado sobresus
propiospr6stamos.
La politica general quegobierna las operaciones deabono, segtinlo establecido
en]a Directiva dc Autorizaciones y Politica,esqueaquellas operaciones sean
conducidasecon6micamenteyque el precio de venta delabono se establezca
tanbajo comosea posibleyconsistentecon losrequisitos do que las operaciones
scanconducidas sobre la basede autofinanciamiento.
El iequisito do que la
operaci6n sea autofinanciada es unadisposici6n dela legislaci6n autorizada.
A pesardeque]a lcgislaci6n nodicenadaacerca do lasfuentesde
abastecin-entos para losfertilizantes,ha sidopr~ctica de laDivisi6n obtener
todolo que necesitande la Divisi6ndeAdministraci6n deTierrasdel Ministerio
de Agricultura. Esa Divisi6n tiene responsabilidad administrativa porlastierras
propiedaddel gobierno quo contienen yacimientosminerales, deloscuales se
extrae el abono. Esa actividad fue establecida especificamente para proveerlos
suministrosnecesitados por]a Divisi6ndeAbonosal comienzodel Programay
fueiniciado bajola autorizaci6n general d'- Ministerio para hacerel uso m~s
efectivo posibledelas tierrasbajo sui administraci6n.
La Divisi6ndo Administraci6n deTierras (DAT) extrae el fertilizante cuandoes
necesarioy porlas cantidades requeridas parahacer frente a lasnecesidadesde
laDivisi6n deAbonosypara embarcarlos para losclientescomo consecuencia
delospedidos recibidos. La DAT Ileva losinventarios requeridosy determina
el perioJode producci6n.
El abonoes vendido porel personalde ventasdela Divisi6nde Abonos. Los
vendedoresson experimentados agr6nomos conentrenamiento especial en el
usode fertilizantes. Estosvendedores ofrecen serviciosde asesor-a !cs
agricultores sobre el mejor uso yaplicaci6n del abono,asi como sobreunsin
nmerode otrasactividadesagricolas.
Al obtener informaci6n general acerca delprograma deabono, noencontramos
evidencia deaiglin problema noresuelto.
PROGRAMA DE BIENESTAR
El Programa do Bienestar fueiniciado conforme a Ley N
2
415, de fecha 25 do
marzo de1982. Una copii de la Ley se encuentra archivada en lospapeles de
trabajo. No han habido modificaciones a la ley desdeque fuepromulgada, a
pesardoque han habi'oAsignaciones Presupuestarias Anualesdesdeesa 6poca
para financiarei Programa.
La actividad do Bienestar estA autorizada en todoel vecindario del Centro
Oriental de Agricultura. Otros programas do naturaleza similarson dirigidos
porotrasentidades en variassecciones del pais. La mayoria de estosprogramas
estdndirigidos porentidadesde gobiernos locales,peroel quese Ileva en el
CentroestA conducidoporel Ministerio deAgricultura debido a que hay una
poblaci6n numerosa viviendoonla propiedad delgobierno, cuandolas
primerasactividades industrialcs fueron concluidasaproximadamente 10afios
antes,di6 lugara ungran n6mero depersonas despedidasdosu trabajo,el
programa fue iniciadopara proveerpagoscompensatoriosmensuales porel
perfodo necesario para provenir los problemasecon6micos quode otraforma
habrian existido.
Casode Estudio
pigina 14
r
atro
El programa
dobienestar
esmanejado
por]a Divisi6n do Bienestar,
lacual es
dirigida porel Gerente, quiendepende del Directordel Centro. Se le ha
delegado
al Gerente toda]a autoridad
para Ilevara caboel programa
de ]a
mancra prescrita
por]a ley. Bajo la autorizaci6n
y Directiva
del Progrania
toda
la responsabilidad
operativa
hasidodelegada
al Gerentedel Programa,
a pesar
doqueel Directordel Centro tieneel derecho do intervenir
oncualquier
aspecto
quoel considere
conveniente.
Sin embargo,
es al Gerentea quien el Ministerio
busca parauna administraci6n
adecuada
ypara ajustificaci6n
delas
transferencias
recibidas.
Losdnicos activosimportantes
usados enel programa
son una flota de
vehiculos
y losequipos de oficina. Ambosaligual quo la ofici:-, ubicadaon el
edificio deadministraci6n,
han sidoproporcionados
porel Centro.
El personal Jel programa
do bienestar
consisto en unGerenteycuatroasistentes
deoficinaadministrativa
yun personal decampo,compuesto
porcinco
asistentes
scciales,
quienes trabajan fuerade la oficinaadministrativa.
Loscostosdel programa
on losdltimoscincoafios se pueden resumirde ia
siguiente
forma:
COSTOS
DEL PROGRAMA
DE BIENESTAR
(En milesde pesos)
1985
1986
1987
1988
1989
Pagosbendficos
120.000
SueldosdelGerente
4.000
Sueldodelpersonal
4.000
Otros gastosadministrativjs
2.000
139.000
4.200
4.300
2.100
151.000
4.500
4.700
2.200
177.000
4.600
4.800
2.300
194.000
4.800
5.000
2.500
TOTAL
130.000
149.600
162.400
188.700
206.300
Nohan habidocambios sustanciales
en losaspectosfiscales del Programa
durantelos tiltimoscinco ahios, excepto unareducci6n
gradual on los
beneficiarios.
Lospagos ben~ficos
han idobajando on ura tasa anualaproimada
al 5%. Las
canfidades
promedio
depagosporbeneficiario
tambi6n han declinado
porel
reconocimiento
delosindividuos
de una unidad familiar quehan pasadoa ser
noeegibles,
debido a muertes, salidasdel ,irea,y porlosmenores quehan
alcanzado
los 18 afios deedad.
El Programa
esfinanciado
portransferencias
anualesycada afio ]a entidad ha
sidoextraordinariamente
exacta en susapreciaciones
sobrelas necesidades
do
fondos.
La Leyestablece
las condiciones
para sorelegidos para el programa.
Sc solicitaa
]a Divisi6nqueexamine
muycuidadosamente
todas]as solicitudes
para pagos
ben6ficos
ycuando la elegibilidad
esestablecida,
el individuo
esagregado
a las
listas. Los nombresson removidos
de la listaa] momento
quelas personas
Caso deEstudio
pagina 15
entro ;nientoade gricultura
pasan a sernoelegibles. Lospagosserealizan mensualmente
s6lo con cheques
giradosa laordendelosbeneficiarios elegibles queconstan enuna listaoficial.
Loscheques sonenviados porcorreo albeneficiario oasu solicitud son
remitidoscon laasistenta social. Se encontr6esta iltima disposici6nadecuada
paracubrir lasnecesidades dealgunosbeneficiariosque seencontraban
impedidos demovilizarse desuscasasporenfermedad, parahacer efectivoslos
cheques.
Discusiones conlos ful.cionarios responsables
delprograma norevelaron la
existencia deproblemas noresueltos.
PROGRAMA
DE INVESTIGACION
El Programa de lnvestigaci6n comejnz6enel afio 1978. Fueiniciado conformea
la Ley N
Q
545, defecha 2 deabril de1977, unacopia dela disposici6nlegal se
encuentra en los papelesde trabajo. El Programa fueestablecido paraconducir
investigaciones
relacionadascon la mejora de ]a agricultura enla regi6n,yseg6n
el contenido de]a Directiva deAutorizaci6n
de!Proyecto ydela Polftica, "conel
objetivo particularde aumentarlaproductividad
delas haciendas familiares que
seencuentran enla regi6n".
El programa estSbajo ladirecci6n deun Gerentequien informa alDirectordel
Centro. El !-iguientepersonal laboraen el programa:
Gerente ySubgerente
2
Secretariadel Gerente
1
Personal de Oficina en lasOf icinas
3
delGerente y Subgerente
Personaltotalde laOficinadel
6
Gerente ySubgerente
Jefesde Investigaci6n
10
Asistentes de Investigaci6n
20
Obreros
10
TOTAL
46
Caso de Estudio
pigina 16
f ntro rientade gricuftura
Loscostosdel Programa
porlos iiltimos5afiosse resumen a continuaci6n:
COSTOS DEL PROGRAMA
DE INVESTIGACION
(En milesdepesos)
1985
1986
1987
1988
1989
Sue!dodel Despacho
delGerente
7.700
7.600
7.600
7.400
7.500
Sueldode losJefes
de Investigaci6n
200.000
198.000
199.000
198.000
199.000
SueldosdeAsistentes
de Investigaci6n
300.000
290.000
295.000
296.000
298.000
Pagosde Obreros
40.000
39.000
42.000
41.000
40.000
TOTAL SUELDOS Y
SALARIOS
617.000
603.000
612.000
609.000
612.,00
Materiales
y suministros
100.000
97.000
102.000
103.000
100.000
Costosgenerales y
administrativos
83.000
82.000
85.000
89.000
85.000
TOTAL
800.000
782.000
799.000
801.000
797.000
El Gerentedelnvestigaci6n
est6i considerado
como unaautoridad
enasuntos
agricolasyel Directordel Centrole hadado cl control completosobre todaslas
actividades
investigatorias
sujetasa ]a politica general del Ministerio
de
Agricultura.
Todaslasactividades
investigatorias
estcin ubicadas fisicamente
en el Centro. El
Centro les diespacio para suoficina y parael laboratorio,
y un 6irea de97 acres
do tierrasagricolas han sido separadas
para las investigaciones.
Aexcepci6n
de lasinstalaciones
pFra]a oficina yel laboratorio,
quecomo sedijo
anteriormente
hansidoproporcionados
porel Centro, losfinicosactivos usados
en esta actividad so reducen a una pequefia existencia
do equipos detrabajo
agricola utilizadoal llevara cabolasoperaciones
agricolasexperimentales.
Lasactividades
seencuentran
financiadas
porAsignaciones
Presupuestales
Anuales, que so hanaproximado
estrictamente
a loscostos incurridos.
No hay
orientaci6n
para efectuar pr6stamos.
Al igual queen lasotrasactividades
del Centronoexisten organigranas
establecidos
ni descripciones
de funciones
porescrito. El Centro siguela polifica
desefialar unJefepara cadauna desusactividades
ydeja dichas actividades
en
libertad deejecuci6n a ]a jefatura.
La actividad doinvestigaci6n
esrealizada bajo undispositivo
bastante general.
La Leyque ]a estableceestipula que ia investigaci6n
seri trazadapara mejorar
Casode Estudio
pagina 17
AI
to 7, n7ZgUKr
L101rri*nt adeZag ricultura
lasactividadesagricolas do laregi6n,particularmente laproductividad do las
haciendas familiares. Una amplia delegaci6ndefuncionesha sido extendida
porelDirector delCentro al Gerentedelaactividad investigatoria y6l a suvez
permiteuna libertad similara losJefesdelas investigaciones. Endiscusiones
connosotros,elGerenteenfatiz6 laimportancia de esta filosofia enel6xito do
lasoperaciones. El expres6 quesentia quolaactividad debia serampliamente
extendida, detalmanera quepudieranefectuar investigaciones sobre elcontrol
do insectos,desdequo las p6rdidasen laproducci6n eran aumentadasporesta
causa, pero queapesardo una muestra clara de este creciente problema, se
habian rehusado a conceder elaume: ito de las Asignaciones Presupuestales. El
GerentedijoquoelCentro cstaba haciendo todo loquepodiacon losfondos
disponiblesyque6stoseran esca-amente adecuados paracubrirlasactividades
deinvestigaci6n queahorase:stdnrealizando.
ACTIVIDADES DE LADIVISION DE SERVICiOS ADMINISTRATIVOS
Seobtuvo lasiguiente informaci6n sobrelosaspectosfinancieros yotrosfactores
referentes alfuncionamiento delaDivisi6ndeServiciosAdministrativos.
El costodeoperareledificioprincipal, ellaboratorio y otrosedificios
secundariosenelCentro fuede$4.000.000 duranteel6ltimoafio fiscalylos
costos hanseguido siendoaproximadamente
losmismosenlos6ltimoscinco
afios.A excepci6n deledificio dellaboratorio,cuyoscostos estinubicados en
las actividadesdeinvestigaci6n, todoelcosto deoperacidndo losedificiosestdn
distribuidosentrelas varias actividadesque so desarrollanenlasinstalaciones.
El costodelaflotadeautostotaliz6 $3.500.000 duranteelafio pasadoy tambidn
seha mantenidorelativamerte constante. Loscostosestindistribuidosentrelas
actividades desarrolladas sobre]a basedekil6metrosrecorridos,concediendo
loscostosm~saltosa los vehiculosmdscostosos.
El costodelasotrasactividades deapoyo administrativo, incluyendoel
despacho delDirectordelCentro,duranteelahio pasado fue$200.000.000.
A continuaci6n so resume elingreso brutoynetoanualdelfiltimoafioporotras
actividades deia Divisi6n Administrativa siendo las cifrassimilares alasdelos
6ltimos cincoafios:
RESULTADOS DE OPERACIONES DE OTRASACTIVIDADES
DE LA DIVISION ADMINISTRATIVA
(Misceldneos)
Aho1989
Concepto Ingresos Costos
Neto
Alquiler de casas 1000.000 500.000 500.000
Ventadetimbres
200.000 50.000 150.000
Alquilerdetierras 300.000 75.000 225.000
Concesionesrecreacionales
500.000 300.000 200.000
Almacengeneral
300.000 100.000 200.000
TOTAL $ 2300.000 1025.000 1275.000
Caso deEstudio
pzgina 18
Una conferencia conel Gerente delaDivisi6n deServiciosAdministrativos,
quienestiencargado delasactividadesantesmencionadas, revel6queno so
habianefectuado auditorias internasdeestasactividadesduranto los 61timos
cinco afioshasta el afio pasado,cuando loscontrolessobre losingresos fueron
examinados. Losarreglossobre losalquileres decasosson todoscubiertos por
contratos anualesquo sonpor logeneral renovados cada afio. Lasventas de
Arboles madereros sonefectuadas a trav6sde contratosde ventascelebrados
despudsdopublicar ysolicitar propuestas. Lastierras dondehayarboles
madereros,sonexaminadas peri6dicamenteyse toma la decisi6n sobrelas Areas
ylos tamafiosde losAirboles asercortados porloscompradores.
Las propuestas so hacensobre una basetotalde losArbolesmrJ..rerosde
tamafiosy tiposespecificosdeAreas determinadas.
Losalquileres de latierra se hacen tambi6nsobre unabasede contratoanual,
porlogeneral renovable deafio aafio. Lasconcesiones son tambi6n otorgadas
sobreunabase contractual y el ingreso esun porcentajeespecifico sobrelas
ve-,tas delosconcesionarios.
La Divisi6n deServicios Administrativos
verifica
lascantidades vendidasyel ingresopor la concesi6n cadaafio comopartedesu
administraci6n
de contratos,yso solicitaa losconcesionariosque mantengan
registros dolosingresos.
AUDITORIA INTERNA
Durante el afio pasado sehanrealizado nueveauditorias a travdsde ]a Unidad
deAuditoria Interna. Un examen fuedirigido a loscostosdo lan6minasdc
pagodel programa deequiposespeciales deabono,yotro al programa de
distribuci6n deabonosengeneral. El programa de auditoriapara el Programa
de Distribuci6nde Abonosfue m~is extensivo e incluy6 Iaconsideraci6n do la
efectividad yeficiencia de losproceso:- deventasycobranzas.
Adem~is, lossiete eximenes restantes han sidorealizados on lasdiferentes
actividades de la Divisi6n Administrativa,
cada uno ha culminadoen un
informedel Directordel Centro,concopia alGerente dela Divisi6nde Servicios
Administrativos.
Las observaciones fueron porlo general favorables excepto
porunoscuantos erroresdopequefia importancia. Ellosfueron dirigidosa
evaluarloscontroles financieros yla verificaci6n delosregistroscontables,asi
como losestados financieros.
A continuaci6n so exponeuna lista deloseximenes realizados:
1. Verificaci6n do losinventarios porconteo fisico yverificaci6n do los
registros. Todaslasactividades del Centro.
2. Examen de loscontroles sobre los ingresosycobranzas. Todaslas
actividades delCentro.
3. Examendelosprocedimientos
deabastecimientos incluyendo las
compras ylosdesembolsos. Todas lasactividades del Centro.
4. Verificaci6n ydictamen delosestados financieros delCentro al 31 de
diciembre de 1988.
5. Evaluaci6n de loscontro'cs sobre lasasignaciones presupuestales,
incluyendo el cumplimiento con el Presupuesto.
6. Examendo ]ascuentasdo Gastos Generales (CargaFabril) ysu
distribuci6n on lasactividades.
7. Verificaci6n deloscambios en losactivos fijos.
Caso de Estudio
pigina 19
entro rientaldeA gricultura
Todoslosinformesfueron revisados brevemente paraaveriguar qu6 trabajo se
habfa hecho yconsiderarlo en nuestro planeamiento detrabajo identificando
cualquierobservaci6n significativa querequiera mayorconsideraci6n.
La auditorfa interna realizada sobreloscostosdo la manode obr.3 en la
producci6n do equiposespeciales paraabono, no contienon observaciones
adversas importantes. La auditoria incluy6 la verificaci6n dce todas las tarifas do
pagodesueldoscontra losregistros individuales, laspruebasde chequeodelas
tarjetas do tiempo enc6mputosdetiempoy pruebasdo verificaci6nde
aumentos dolas n6minasdo pago. Se presenci6 el pago de sueldosyse
efectuaron chequeosdel personal en la planta paraasegurarse dequeaquellos
quefiguraban en servicio enlas tarjetas do tiempo,almoment,. e ]a inspecci6n,
soencontraban realmente presentes. So encontraron doserrores en las tarifas
efectudndose losajustes. La auditoria inform6 favorablementeal comentar las
operaciones examinadasyel control sobre lasmismas.
La revisi6n delauditorinterno do iaoperaci6n dedistribuci6n deabonos
duranteel afio, mostr6quoel examcn incluy6 nos6lo la actividad do ventas sino
tambi6n lascomprasde fertilizantesde la Divisi6ndo Administraci6n de
Tierras. El informe fuecompletamente favorable,al describirlas varias
actividades yal comentar el procedimiento do verificaci6n de facturas, prontitud
delos pagos,ysobre la eficiencia yefectividad delos procesos deventas y
cobranzas. Tan.'_Li6n inchy6 el examen de ascuentasdo gastos dolos
vendedores. El ir .rmefue enviadoal Mini.trode Agricultura ycopias del
mismo fueron suministrados al Director del Centro Oriental deAgricultura.
El informenosepresent6 engrandesdetalles,pero indicaba queel examen
habia tornado todoel aspecto principal dela actividad enuna formacasi totaly
completa. Indicaba quo, do acuerdocon las practicas usuales,so habia
preparadoyenviado una cartaal Director del Centro,cubriendo asuntos deuna
naturalezaadministrativa local.
El auditornosinform6 quehabia estado muyocupado conotrasactividades
paradedicaralguna partede su esfuerzo alPrograma deBienestar. Ninguna
auditoria so harealizado desdeia iniciaci6n dedicho Programa.
Asimismo noseha efectuado ningfinexamendo la Actividad do Investigaci6n.
El auditordijo quosusesfuerzos hansidodirigidoscada afo a asuntosquo el
creia seencontraban on mayor necesidad desuatenci6n, los cualeseranmas
susceptibles deser revisadosefectivamente porunauditorencomparaci6n con
lasactividades doinvestigaci6n. Expres6 quo no tenia conocimiento especial
sobreel campo de investigaci6n agricola y particularmente delos proyectosa
caboen la Divisi6n de Investigaci6n. Poresta raz6n,el creia quesu personal
podiaserusado masefectivamente onotra Area.
Caso de Estudio
pzgina20
entro ri ntafdejogricuttura
3. Resultados
de la Evaluacion
General de la Estructura
del Control Interno
PROGRAMA
DE EQUIPOS ESPECIALES
DE ABONO
Venta de equipos
So realiz6 el examen deunamuestra de25 transaciones de venta paralograr un
conocimiento de lasactividades. Todoslospedidos se registrar on un formato
deventas prenumerado.
Estossonemitidos en libretinesyentregados a los
vendedores mantenidndose
uncontrolcentral de losnimerosemitidos y
entregados. Los procedimientos
establecen queel vendedor presente informes
mensuales conteniendo unresumen desusactividadesde venta durante el mes.
Ademisdola cantidad y tamafiosdelosequipos vendidos,losclientes
potenciales visitados,losgastos incurridoscomogastos do venta, ylas
comparaciones
con ia cuota (meta de ventas), sorequeria tambidnquo en los
informes se rinda cuenta de losformatosdo venta usados.
So requeria que losinformes muestren ]a cantidad do formatosdisponibles con
suscorrespondiontes
nimerosdeserie,losusadosduranteel mes yQ1 el timo
nimero. Enel caso doocho delos vendedoressusinformes no contenian el
material requerido para el control dolos formatosdeventa.
Se nosdijo queel control de formatos habiasido establecido como unmedio de
asegurarque todas ]astransacciones de venta seregistraran apropiadamente
en
el departamento
contableen el Centro,pero quese habiadescuidado la
aplicaci6n sisterOmtica deeste control.
Los formatosde venta sonpreparados en original ycuatrocopias. Cuando so
firma el contrato,una copiase entrega al cliente,el vendedor retieneuna,otra va
a laoficina deventa de equiposydosaiaoficina de despachode la fibrica de
equipos. Despu6sdel despacho delosequiposuna do esascopiasva la oficina
decontabilidad del Centro. La copia queva la oficina do contabilidad se usa
para registrar las ventasylascuentasporcobrary tambi6n para registrarel
costodo ventasyel cr6dito al inventariode equipos. Todaslas copiasson
acumuladas durante unmes despu6sdehabersidoregistradas diariamenteon
el registrodo ventas,el cual es tambi6n unregistro decuentas porcobrar,yal
fin del mes serconvierten on losdocumentos bisicos para losasiontoscontables
mensualesdo ventasy costos.
Lospreciosde ventasporcada uno do loscuatrotamafiosdeequipos y
repuestossondeterminados cada afio en abril. Ellosnoso cambiandurante el
afioa menosque haya uncambio importante enloscostos. Noha sido necesario
uncambio duranteel afio desde1984 cuando hubo uncambio importanteonlos
costos do lasplanchas de metal. Todaslas ventasqueexaminamos se realizaron
al precio oficial establecido. La revisi6n do los documentos revel6 la firmade
iniciales; prueba de quetodas las facturasfueron verificadas porun segundo
empleadodo ventas respectoa losprecios ya otrosrequisitos,despu6sdo haber
sidocalculados por el empleado quoloformul6.
Comopartedo lasoperaciones mensuales docierre, soresumeel total do ventas
do equipos,aplicandoel preciocorrespondiente
a cada una,y se compara conel
ingreso por ventasregistradas. Se afiadencargos porotras ventas talescomo
Casode Estudio
p~gina21
Getoinader
tt
gcL
t
ura
repuestosy lascifras combinadas se cuadrancon el totaldeloscargosa las
cuentas porcobrar. Losmontosdc lascifrasdeterminadas enel resumen
anteriorson relacionadas tambi6n con loscr&iitosa los montosde inventariode
equipe ysodeternina la concordancia.
Tambien efectuamosun examendo los cilculosdce lospreciosde venta dolos
equipos. Encontramos queestaban basadosen loscostosde producci6n los
cualeserandeterminados comosodescribe despu6s,msunporcentajo para
cubrirlosgastos de venta ydeotroscostosdo equipos para fertilizante. La
finica diferencia entreel total decostos asi dete-minados parael filtimo afio,y
lospreciosdo ventaspara el presente afio son losajustes sobre cambios
conocidos oprevistosen loselementosespecificos delcosto. r,- ejemplo, enel
c~lculodo afiospasadosserealiz6 unajuste para reconocerun incremento de
10%enloscostosdo lasplanchasdemetal alcual habia sidoanunciado porla
Agencia Gubernamental deSuministro (AGS). Nuestra revisi6n deloscilculos
deprecios no evidenci6 ninglnproblema.
Comoexistia un requisito deque losprecios de ventaincluyeran elcosto del
equipode fabricaci6n nuevo ylas modificaciones dedichos equipos,
chequeamosel tratamiento de tales rubrosenlas determinaciones del precio y
sucontabilizaci6n.
En losgastosimportantes -aquellosque excedan a$100.000 el costoes
capitalizado ycargadoa lasoperaciones, duranteel periodo estimadodo vida
6til. El cargo anual soincluyeen el c~iculoanual del precio. Actualmenteel
saldono amortizado onla cuenta esdo$12.262.000 y el cargo anual esde$
1.626.200.
El control sobrelasventas so mantienemediante el usode unsistema do cuotas.
El superintendente de equiposcon ]a ayuda delasestadisticas do agricultura
para cadauna delas6reasdesempefiadas porsusvendedoresylas experiencias
pasadasenel drea, establece una cuota para cadaunodo sus vendedores.
El rendimiento de losvendedoresescomparado mensualmente conla cuota yso
tomado la acci6n administrativa quo sea apropiada. Hay,evidentemente,un
intensivo esfuerzodo ventas. Seespera quolos vendedores trabajen duro,
produzcan resultados. El examen do losprocedimientos do revisi6n de los
informesmensoales sobreacividadesde losvendedores ydelasacciones
tomadas sobre ellos,indicanqueel superintendente vigila susactividades
estrechamente y toma lasacciones necesarias quo parecen lasindicadas.
Nosotrosencontramoson lasventas examinadasquo todasellasso pagaban
dentrodo los30diasdo entregadas. So nosinform6 quelos vendedoresestn
facultadosa aceptarordenes sinexigir el pago contraentrega, s6loen aquellos
casos on losquotengan seguridad do quo el pagoso hari do acuerdocon las
condicionesdel cr6dito. So nosdijo quoalgunas vecesera nocesario r'chazar
ventas porqueel compradorno tenia el crddito quo garantizaba el cobro do la
venta enun plazo do30 diasynoestaba dispuesto a comprar sobre la basede
pagocontra entrega. Sin embargo, sedicequo esto rara vez ocurra.
Una revisi6ndo lascuentas porcobrarmostraron lascifras delmayor do ventas
ycuadrada con lascuenta- porcobrar do la cuenta control mostr6quo todaslas
cuentaseran circulantes dentrodel limite do los30diasexcepto una que so habia
excedido reci6n del limite. La venta era por$56.4(X)yya sehabfa iniciado la
gesti6ncon el vendedor. El examende la cuenta control indic6 quono habia
existidoningtin saldo duranteel afio anterior.
Caso deEstudio
pigina22
. / .
~A
C iero rztnta( e lriutr
Costos deproducci6n deequipos
Se.rcaliz6 unainspecci6n de lasoperaciones doproducci6ny la siguiento
resume la informaci6n miisimportante.
La producci6n sc realiza onup edificioutilizadoexclusivamente
para la producci6n do equipos. Adermisexi-teunedificio adyacento onel quose
guardanlos equipos terminados listosparala venta. Este inventario varia
sustancialmente do tamafio porque existeuna fluctuaci6n importante enla tasa
do ventasdurante el aiio, pero la producci6n ticne unatasa miso menos
uniformea trav6sdel afho. Esto no,ignifica quo las ventasno seefectdcen
durante el ano.
Ambosedificiosestinencerrados dentrode uncerco deocho pies, rezago del
complejo industrial. Existen cuatropuertas en la cerca, tres do lascualesestin
normalmente cerradas con Have,excepto cuandose abrenpara un uso especial.
La puerta principal somantiene abiertaduranteel dia detrabajo yhayun
guardiAn vigilando todo el dia. Antesdel establecimiento do ffta prictica se
habfa producidoalguna pc6rdidado materiales,presumiblemente porrobo
ejecutado porgente de fuera queingres6 sin serautorizada. Se nosinform6 que
esto sucedi6 afiosatris.
El principal material usadoonla producci6n doequipos es ia planchade metal.
Estees enviadoa ]a planta yguardado hasta su usoon ia secci6n de corte. Las
diferentespiezas necesarias para prolucir os equipossoncortadasde las
planchasen estasecci6n; luego se tornean de acuerdoconlosdisefios y
especificaciones y soreunen enjuegos todas las piezasnecesarias para un
equipo. Estosjuegosse cargan en carretillas,esperando para pasara la secci6n
de soldaje.
La secci6n desoldaje recoge losjuegos,efectia el trabajo desoldaje,ylas
mantienehasta que pasena la secci6n de ensamblaje. Laspartes soldadasen
esencia ]a tolva,el agitadory la piezadecierre del fondo dela tolva seunena las
ruedasy ejes cn la secci6n deensamblaje do dondese termina el ensamblaje
totalde equipo. Esta esla secci6n doentornillaje de piezas.
La secci6n de pinturarecibe losequiposentornillados, loslimpia, pinta, y seca
onun cuarto de secado. Despuds determinar, losentrega al inventario do
productos terminadosdesde donde seembarcan lospedidos a losclientes. Pero
ni el tallerdo ]a fibrica ni el almacdn de productosterminados se cierra con
Have.
La operaci6n de producci6n trabaja con un nimero minimo de papeles. Las
seccionesde cortey torneadopreparan cadadia las partesrequeridas para el
numero deequipos fijados porla oficina del superintendente.
El plan
establecido fija la producci6n dojuegos do partes en el nmerorequerido, a fin
do quecada una do lassecciones mantengan el flujodo trabajo,lograr quehaya
un procesocontinuoon cada una delassecciones de trabajo yque la tasa do
productividad est6 controlada. La producci6n deuna unidad desde el inicio
hasta el trmino normalmente dura cerca do unasemana. Cuando seproduce
alguna demora pequefia en una delas primerassecciones, so efectia un
pequefio trabajo suplementario entrecadaunode lospasosdel proceso para
asegurarseque nohaya demora on lasoperaciones do lassecciones
subsecuentes.
Todos lostrabajadores delostalleres do fabricaci6ny pintura marcan tarjetas de
tiempo, lascualesso usanpara calcularlosmontosdejomales. Las unidades de
Caso deEstudi
pagina23
~A
entro Vrientafde.agricultura
equipos nose agrupanen lotespara efectosdel costo para losdiferentes
procesosen el tallerde manufactura. La contabilidad del taller de producci6n se
realiza comoun todo,apesar de que lasdiferentes clases decostosseacumulan
separadamente. El departamento depinturainforma diariamente el numerode
losdiferentes tamafios do equiposqueseterminan yquesoenvian alalmac6n
deproductos terminados.
La producci6n encadaunadelas seccionesnoso reporta diariamente ni so
mantiene un registrode producci6n porhombre ogrupo. Sinembargo,a efecto
de determinarel nmerodeequiposen proceso de manufactura al fin decada
mes,cada una delas seccionesdeltaller demanufactura reportaelnimero
disponibleal final delmesy losporcentajes do acabado doaCuL,.ro conlas
clasesdo porcentajes establecidas para losarticulosenlas diferentessecciones.
Las secciones reportan tambi6n los saldosnousadosdeloscomponentes
importantesdematerial tales como planchasdemetal, ejes,ruedasy pintura,a
efecto de ajustar loscostosde producci6n para el mes.
El control sobrelasoperaciones deproducci6n somantiene pormedio do
presupuestos. Estospresupuestosmensuales so establecen sobre labasedo la
experiencia encostosdemesesanteriores,ajustados de acuerdo aloscambios
previstos talescomo elnivel do producci6ny loscambiosenloselementos
importantesdel costocomo planchasdemetal ypintura. El presupuesto se
descompone por elementos importantesdel costo. Los costosactuales
incurridossecomparan con el presupuesto. So averiguan lasvariaciones. En
cada casoencontramos quo cuando sedieron variacioneson loscostossohabian
efectuado lasinvestigaciones, yloscomentarios parecieronexplicar las
variaciones. Generalmente estabanrepresentadas porclasesdocostostales
comoreparaciones demaquinaria quosesuceden peri6dicamente yquo noson
regularizadas porlosajustes doinventarios.
Lasin-iestigaciones sobrelos m6todosdocontabilidad revel6 lo siguiente. Los
costos do producci6nde equipossecargana iacuenta "CostodeFaDricaci6n" la
cual sodesglosa en suscomponentes. Previamente al principio del mes,]a
cuenta es cargada con loselementosdo costo no usados(Costodo lnventarioon
proceso)al findelmesanterior, talescomoplanchas do metal, ejes, ruedasy
pintura. Al final del mes 6staso acredita con loselementossemejantes no
utilizadosen'lmes. (CostodeInventario on proceso alfin del mes).
El costo totaldo fabricaci6n delmes,so asignaa las unidades producidasde la
siguiento manera. Se determina lacantidad deequiposde cada tamafio
recibidos durante elmeseninventario do productos terrv.y nados. So afiade las
unidadesenproceso al fin del mesdecada tamafio, en su producci6n
equlvalentey sodeducelaproducci6n equivalento deunidades en proceso del
principio del mes. La cantidad te6rica neta(queeslatotal producci6n
equivalente delmes)somultiplica porun factor de equivalencia porcada
tamahodo equipo paraobtener eltotal deproducci6n enunidades estandar,el
cual soestima esel equipo mispequefio, o tamafio A. Losfactores fueron los
siguientes:
Casode Estudio
p~gina24
-7
C entro 'rintalde gricuftura
Tamaho
Factor
Preciode
venta
corriente
A
1
45.200
B
1.25
56.400
C
1.50
67.600
D 1.75 78.900
Preciodeyenta promedio
50.000
Tales factoresseaplica,- a la producci6nequivalentede cadatamahioy el costo
totaldefabricaci6n sedivide porel total establecido en unidadesestandar.
Estos costosuritariosse aplican acada tamafio deacuerdo conlosfactores
asignados. Los valoresresultantes seusan en ia determinaci6n delinventario
final, lasadicioves para el mes,yen]a determinaci6n del preciode los
inventariosen proceso.
El porcentajedeacabadoal findecada unodelosprocesos demanufactura fue
elsiguiente:
Fase proceso %por %
proceso
acumulado
Corte y
15
15
torneado
Soldaje
50
65
Ensamblado
10
75
Pintura
25
100
Para el control de lasoperaciones de manufactura el superintendente dijo que61
revisa loscostosincurridos porlos elementosindividuales einvestiga
profundamente cualquier variaci6n significafiva. Sin embargo, 61 dijo quesu
msimportantecontrol eraa trav6sdel costo unitariode producci6n decada
mes. El dijoque 6sta era la cifraen ]a queestaban misinteresadossus
superiores ypor lo tanto tambi6nla de mayorinter6s para 61. Al responder a la
pregunta sobre loscontrolesde la productividad de su personal de vendedores
dijoque,porsupuesto,el costo unitario le advertirfasobre cualquier problema
enese aspecto. La falla decualquier secci6n para mantener )a producci6n seria
tambi6n evidente porqueel trabajo se paralizaria enesepunto.
Nuestra revisi6ndeia basepara la determinaci6ndelosfactores para los
diferentes equiposindic6queeran razonables yse obtuvoel mismo resultado de
Caso deEstudio
p~gina25
entro Urientade' -Agricuftura
nuestra revisi6ndolas bases paralosporcentajes deestado de acabado paralos
equipos enprocesode manufactura enlasdiferentes secciones.
Los principalesmateriales uEados en la producci6n do losequiposeran 1,s
planchasde metal, ejes,ruedas,soportes ypintura. Losprimeroscuatro
elementoseran obtenidos todosde ia Agencia Gubernamental deSuministro
(AGS). La pintura so compraba defuenteslocales. El superintendente solicitaa
la Divisi6ndeServicios Administrativosque pida 15suministrosa medida quo
losinventarios de articulosdisminuyen
El examen do varias muestrasdecomprasa la AGS mostr6que lasca:.tidades
pedidas concordaban con las cantidades recibidasy pagadas. Todoslosenvios
fueronsujetoa lainspecci6n usual, einfcrmesdo recepci6n usadospara probar
el recibo yaceptabilidad delosmateriales. S'., encontr6 tambi6n quolos precios
pagadosestaban doacuerdo conlosprecios oficiales deventa para tales
materiales.
Comoia legislaci6n b6sica para el programa deequiposestablecequelos precios
a pagar a la AGS debe sera suscostos, revisamosel mdtododc-determinaci6n
do losprecios en esa Agencia yverificamosquo el precio estaba deacuerdo con
suscostos. So verific6 tanroi6nque losejes, ruedas ysoportesasi como las
"arillas do soldajese compraban tambi6n doesa fuente.
El procedimiento do facturaci6n establecia la verificaci6n de lascantidades,
precios, plazosy do pago. Noso aceptaban descuentos en lascompras do la
AGS yso requeria el pago dentro do los 10diasdo la recepci6n. So verific6el
cumplimiento de estosrequisitos en las transacciones examinadas.
So efectu6 tambi~n el examen de una muestra doprocedimientos docompra do
pintia. La pintura se compra aproximadamente cada tresmeses cuandose
efectfia la compra de lossuministros estimadospara tres meses. Para controlar
la razonabilidad del precio so solicita concurso do precios do cada una do las tres
fuentesdemenudeo, queabastecian el drea enque estaba ubicadoel Centro.
Lostipc .dopintura normalmenteso venden al menudeo alosclientes dolos
abastecedores a 01.000,porgal6n,pero estAi disponibleal Centro aprecios quo
oscilanentre v675 y 722el gal6n en cantidadesde800 galones. Los precios
parecen un pococaros,pero nosdijoel superintendente quo s61o ]a mejor
calidad de pintura podria impedirla acci6n corrosiva del fertilizante el cual
deterioraba terriblemente losequipos amenosque seusara pintura do ia mejor
calidad.
En la revisi6ndo la historia de]a compra do pintura,encontramos que lostres
abastecedores solicitadoshabian proporcionado al Centroen diferentes6pocas
pinturapara los equipos. Senosdijo que lostres abastecedores suministraban
tresdiferentescalidades do pintlira,pero quo lastreshabian sidochequeadas y
la experiencia mostr6quo las tres eran satisfactorias ydo calidad equivalente.
Las variacionesdel precio fueron explicadas porel superintendente como
resultantes do la intensacompetencia entre losabastecedores. Los
representantes do lostres abastecedores visitaban la plantc cada trimestre
tratando de vender la superioridad do suscalidades de pintura. Todos ellos
competian cada vez quo se hacia una compra, algunas veces sealtemaba la
oferta misbaja. La Divisi6n doServicios Administrativosdijo quo no so podia
establecer un molderegularpara losm todos deconcurso depreciosVse
asumia quo lasofertasdependian docuan ansiososestaban losproveedores de
hacernegocio on ia fecha enquo so efectuaban las adquisiciones.
Caso de Estudio
pdgina26
entro-( rienta[d rcutr
Examinamos
una muestra do las transacciones
y losprocedimientos
a loque
cefifan. El sistema de procedimientos
aplicado
actualmente
a las tran.accionos
se
examinadas
incluyeron
laverificaci6n
delas facturascontra lascantidades
y
precioe especificados
enlas6rdenes decompra.
Las6rdenespara las
transatciones
habian estado .ujetas tambi6n a losprocedimientos
queincluian
comparaci6n
deprecios ycantidades
do ]a propuesta
ganadora.
La asignaci6n
en cada casoexaminado
so efectuaba
a lapropuesta
misbaja. Las facturas
Ilevaban
anotaciones
dequehabiansido comparadas
con losinformes
recibidos
respecto almaterial.
Losinformes
recibidos
eran firmados
por elJefedel
Departamento
dePinturapara significar
elrecibo de]material.
La pintura se
guardaba
on unalmac6n cerrado con llave porelmismoJefehasta quefuera
usadopor lospintores.
Sehabfan verificado
las facturasmatematicamente
y'.e
acogieron
oncada caso a losdescuentos
porpagosdentro delos 10dfas
permitidos.
En unaentrovista
a] capataz do pinturaacerca deloscontroles
quo elmantenia
sobrelasoperaciones,
noscont6 sobre losproblemas
quetuvouna vezsobreel
usodo lapintira.
El estaba muyorgulloso
desu 6xitoenlasoluci6n
do este
problema
ydeIaeficioncia
desuoperaci6n.
El dijo quehabia observado
queel
consumo
de pintura variaba muchoy nonocesariamente
conelvolumen
de
producci6n.
El estudi6elasunto yencoatr6
quealgunosdo suspintores
no
prestaban
mucha atenci6n
almontodo pinturaaplicado
yeran inconsistentes
en
su prictica.
Poresaraz6n 61 habia establecido
un registrodo losnimeros
do
equipos pintados
porcada unodesuspintoresduranteuna somana y un
registro do la cantidad
depintura utilizada.
El habia examinado
lostrabajos de
pintura para asegurarso
quo so habia realizado
un trabajo adoecuado.
Descubri6
quoalgunosdo suspintores
lograban
realizar deuna pistola do
pintura, ms r-Iajodepintura.
El estudi6 susprocedimientos
yorden6quo los
otros pintores sig oieran susm6todos.
Desdeentonces
61 obtuvo una mejor
utilizaci6n
do ]a piatura ymantuvo
unainspecci6n
cuidadosa
do laspistolas
ilenasde pintura para verificar su uso adecuado.
Desdeesa6poca, elconsumo
dopintura habia sidoconsistente
con Iaproducci6n
de equipos.
Nos mostr6
registris
que respaldaban
susestudiosy losresultados
do los procedimientos
usados.
Respecto
a loscostosdirectosdo trabajo revisamos
elprocedimiento
seguidoy
erncontramos
que so efectfianchequeos
delapresencia
delosobreros enellugar
do trabajo. Losregistros
quo examinamos
mostraron
laspruebas hechas ylos
resultados
de dichas pruebas.
Losprocedimientos
de preparaci6n
de]a planilla mostraron
queseusaban
tarjetasdetiempo paradeterminar
eltiempo trabajado
yseusabantarifas
(jornales)
oficiales do trabajo para determinar
los montoson las planillas.
Las
tarifasoficiales seobtienen
de]a oficina delsuperintendente
y semantiene
un
registro contfnuo
docada empleado
on lasecci6n depreparaci6n
deiaplanilla.
Nuestra revisi6n delosprocedimientos
depreparaci6n
deplanilla no revel6
ninguna
debilidad
impov'tante.
Nuestra revisi6n delas cuentas principales
identific6
las clases principales
decosto. Examinamos
lasauditorias
internasdo
estascuentas suplementando
el trabajo enIoquo fuera necesario.
Se
consideraron
adecuados
losprocedimientos
usadosenelcontrol deestoscostos.
Gastos deventa deequipos
especlales
Sepaga a losvendedoros
unsalariobisicoy reciben una comisi6n
sobre ]a venta
deequipos,
doacuerdo
con las tarifas fijadas poria Junta Nacional
deSalarios
CasodeEstudio
pigina27
paraempleadosptblicos. VerificamoF losproc-dimientos para c6mputodo
pagoy losencontramos adecuados. Los pagos se efectilanmensualmentc por
cheque. Los controles sobrelas actividadesde losvendedores y su
prodLictividad semantiene a trav6sde unsistema decuotas deventasy
mediantelosinformes monsualesdelosvendedores discutidos anteriormente.
Lascuentasde gastosde losvendedores seremiten mensualmente, se revisan y
generalmente sonaprobadas porel superintendente dela actividad de
fabricaci6n de equiposcuando lasrecibe. Ennuestra muestra encontramos
casosdedenegaci6n deaprobaci6n cuando el superintendente consideraba que
losgastosno eranrazonables o permisibles. Nuestra revisi6n deloscontroles
sobre losgastosde losvendedoresindic6que eranadecuados.
Losinformesde la administraci6n sobre lasactividadesde venta consistfan on
losinformes monsuales delasactividadesdo los vendedores y los
correspondientesa la comparaci6n entrelas cuotasasignadasalos vendedores
conlas ventasinformadas porellos. Tales informesparec'an proveerun
efectivo control sobre las actividadesde venta.
Se pregunt6al superintendente el porqu6 se habian decidido quelos equiposse
manejaran Forungrupode vendedores soparados de losquemanejaban las
ventas do fertilizante. Dijo quo so habia considerado Ia posibilidad dequelos
vendedoresde fertilizantes manejaran la venta deequipos perose rech, z6 desde
el punto do vista aequeso necesitaba concentrar arns atenci6nen estasventas
para logrardifundirsuuso tan prontocomo sea posible.
Fondo Rotatlvopara la ActiviJadde Fabricaci6nde Equipos Especiais
El rondo rotativoparaequipos esde$300.000.000.00 queestjdentrodel limite
do$500.000.000.00. Los fondosnousadossemantienen enel Tesoro del
Gobierno y porlotantosereduce el prdstamoqueelGobierno tendria que
hacer.
Sinembargo, ]aactividad do manufactura paga uninter6ssobre elmontototal
del ondo,como lo prescribe la legislaci6n bAsica, a la tasa deinter6spagadopor
el Gobierno sobre suspr6stamoscomo In determine el TesoroPiblico. La tasa
pagadi estaba deacuordo con la dete:minaci6n hecha porel Ministro de
Finanzasycon losintereses pagados porel Gobierno.
El montodel fondo fueconsiderado razonable. Los saldosnousadosdel fondo
bajanaproximadamento a $10.000.000 cada afio cuando losinventarios de
equipossoportan el alza delas ventasenlaprimavera del afho.
PROGRAMA DE FERTILIZANTES
Ventas
Nosotrosrevisamos 20transacciones deventaspara tener unconocimiento
mejordo loque seestaba tratando. Nuestra revisi6n revel6las pricticas
siguientes:
Las6rdenesde fertilizantes son preparadas porel vendedor dofertilizante.
Cuando se efectfia una venta ocasional en el Centro,unempleadodependiente
ilena el formato de la orden y se sigueel mismo procedimiento general. Los
formatosde6rdenes do venta noson prenumeradosy nose tratademantener
control sobreestosformatosapesar dequoson documentosoficiales a trav6sde
loscualesseautorizan losembarques; soefecttian los cargos a losagricultoresy
CasodeEstudio
pagina28
C e t,,, tagricuttura
sctramitan
losdesembolsos
de losfondosdel Gobierno
al abastecedor
do
fertilizantes.
Estaera una discrepancia
completa
respecto
alos procedinientos
establecidos
para losequipos.
El vendodorretieneunacopia del forinato
de ventz,una copiaespara elcliente,
una para laOficina deVentas defertilizante
y dosvan a lafibrica de fertilizante
de]a Direcci6n
deAdministraci6n
do Tierras.
Despu6s
delembarque,
seanota
en unadeestas copiaslafechadelembarque
ysoenvfa al departamento
de
contabilidad
delCentrocomo factura delfertilizante.
Esta copia sirvecomo base
paraelpago al vendedor
y para registrar
loscostosdeventa. En ]a misma copia
sofijan los precios,
a losprecios
deventa a losagricultores
y seusa para
registrar
las ventasy lascuentas
porcobrar.
Seusa tambi6n
par,.acreditar
a los
vendedores
para efectosdelc6mputo
delas comisiones.
So fijaelprecio a una
copiaadicional
delaorden recibida
poreldepartamento
decontabilidad
del
vendedor
y quoestaba pendiento
donotificaci6n
deembarque
y so usa como
factura alosagricultores.
Todas las ventasseefectilan
al costom~is uncargo de embalaje
oporcentaje
disefiado
a recobrar
elcosto adicional
incurrido
en]a conducci6n
delprograma
defertilizantes
y servicios
correspondientes
do asesoramiento
dolosvendedores
a losagricultores.
Despuds
diremos
algornissobre ladeterminaci6n
delcargo
doembalaje.
Lascobranzas
delas ventasdofertilizantes
legan porcorreo.
Todassonen
forma dechequeogiroaunque
onocasiones
unagricultor
vieneal Centro y
efectia elpagoal contado.
Talespagos seefect-6an
al cajeroelcual hace los
dep6sitos
ymaneja otrasactividades
relacionadas
con efectivo,
pero no efect6a
labores de contabilidad.
La correspondencia
recibida
en lasecci6n do correoes
abierta allf, v enviada
a laspersonas
apropiadas.
NoseIlevaningdnregistro
delosfondos recibidos
porlas ventas de fertilizantes
ni exi-teninguna
relaci6n
entretales recibosycualquier
dep6sito
posterior
u
otroregistro.
Loscheques
sonsimplemente
empaquetados
con la
correspondencia
recibida
con ellosyenviados
porlasecci6n de correspondencia
alcajero, mediante
mensajero
especial.
El cajero efect-6a eldep6sito
yenvfaun
registrodel total (y los cr6ditos
aquedan lugar)a laoficinadecontabilidad
dondeseregistran.
La oficina decontabilidad
haceelregistro
apropiado
do los
recibosdeefectivo
yacredita
a losregistros
decuentas
porcobrar.
Losregistros
de cuentas
porcobrarson Ilevados
en]a misma forma queaquellos
do losequipos.
Existeun registro
do ventasya medida que los pagossereciben
so irsertan
las fechasdo pago enei ladoopuesto
a losrubroscorrespondientes.
La revisi6n
delas cuentas abiertas
al finaldelmesmostr6quetodaseran
circulantes.
Losplazos do pago son consistentes
con la ley.
El empleado
quemantiene
esteregistro
nosmostr6su reconciliaci6n
delos
rubrosabiertos
con elsaldo do lacuenta control y]a nota ,'respecto
on algunos
rubroscuando n2sohabia efectuado
lacobranza
dentrodelt~rmino
prescrito.
El dijo quosetomanlas acciones
consiguientes
prontamente
conelvendedor
cuandoso vuelven
morosas.
La revisi6n
do lacuenta control
respald6
su
declaraci6n
do queno so habia quedado
ning-6n saldodo cuentas
durante
C!afio.
El registro
detransacciones
so usa pararegistrar
las compras
defertilizante
ylas
ventasal valordeventa yconstituye
elregistro
dedetalledo los costosdo
ventas, ventasycuentas
porcobrar.
La dama encargada
deesteregistro,
Sra.
Laura Meza, dijoquouna dosuslaboreseraasegurarse
que las ventas totales
CasodeEstudio
pagina29
er rientalde. -giiculturo
registiadaspara cada messeaproxime alcostodeventas mis elporcentaje
especificado deembalaje yque ellahacia estacomparaci6n en ]a tiltirna pigina
delregistro detransacciones para cada mes. El registro respald6 su declaracion.
La revisi6nde]a tarifa do cargo porembalaje mostro que6sta so determina una
veza! .;Ioapesar deexisten6pocas en quecambiosimportantesenloscostos,
han propiciadoajustesdurante e afoyestoseha hechomediante un cambioen
los preciosdelistaalos agricultores.
La tarifa decargo de embalajesedetermina cadaafio estimando loscostosa
cubrirbas-indose en]a experiencia de costosdelafio anterioryajustando 6stos
doacuerdo aloscambiosesperados ydeterminando elporcentaje detalescostos
alprevistopara elfertilizante. La determinaci6n del costoincluye la
acumulaci6n do loscostosporencima odebajo dolkqueserecupere al finaldel
periodo precedente. Aunque hubieranexistido pequefios costosporencima o
debajo do lascobranzas atrav6sdelosafios,lacobranza acumulativa se
mantienecercana a!oscostosactuales incurridos.
Losprecios cargadosporflotes de laDirecci6n doAdministraci6n deTierras
(DAT)a]a Divisi6n deFertilizantes est~insobre Iabasedeloscostosdo
transporteal puntoms cercano do despacho al clientey]a DAT2-fecttia todos
losarreglosdo transporte. Unpuntodedespacho es]a estaci6n delferrocarril,
oficina del expreso ocami6n. Los precioscargados por la DATa laDivisi6n de
Fertilizanteypor6sta a logagricultores variandependiendo del puntode
despacho.
Losagricultores tienenlasopci6nesderecibirelenvioenelpuntomiiscercano,
o recoger elfertilizante en laplanta. Algunosescogen hacerlo 61timoporque
creenqueelcosto desu transporte esmenorque!asdiferencias en preciospara
losdospuntosde despacho.
Las listasdepreciosdo venta son emitidascadaafio porlaDivisi6nde
Fertilizantes o mdsa menudosi esnecesarioelcambio. Losprecios individuales
seestablecen afiadiendo loscargos deembalaje a losprecios para cadapuntode
despacho comosemuestraon lalistadepreciosdelaDAT lacual esrecibida
po- ]a Divisi6n do Fertilizantes.
Las facturas recibidasdelaDATparaembarques do fertilizantesseaceptan tal
comoson suministradas sin verificaci6n dolosprecios cargados, plazosfijadoso
rastreos dolas mismas. En lainvestigaci6ncon laempleada quo maneja el pago
do lasfacturas, manifest6 que selecomunic6 quetal verificaci6n no era
necesaria porque losc6mputos soefectuaban onotraentidad Gubernamental y
porlo tantopodian aceptarse.
Losembarques a losclientessona lospreciosestablecidospara laclase,cantidad
ypuntodedespacho especificado. Estoscilculos noestlin sujetos a una
segunda verificaci6n a meosquesalte a lavista un errorsubsecuente.
Ocasionalmente elCentro recibe quejaspor cargo excesivo deunagricultor. En
este 'asosehace]a investigaci6ncorrespondionte.
Sueldos de losvendedores
Losvendedores sonremunerados mensualmente pormediodelsalariot'sico
mdsunporcentajo docomisi6n sobre sus ventasdefertilizante. Los
procedimientos est~in deacuerdo con losreglamentcs referentes alempleado
pfiblico. LaJunta Nacional deSalariosdetermina las tarifasmensuales yel
registrodeestastarifas seusaen]a preparaci6n do lasplanillas.
Caso deEstudio
p~gina30
entro Ulntafde Iigricuttra
Todoslosvendedores reciben el mismoporcentaje docomisi6n sobreventas
(establecida tambi6n porlaJunta Nacional de Salarios)y seacuerda el total do
comisiones decada mes con el determinado por]a aplicaci6n de Ia tarifa de
comi.ionesa ]a cifra totaldeventas. Losmontosbisicosdcsalariopagado cada
mes so recon.*I'iancon el delmesanteriorajustado porloscambios duranteel
mes. Se Ilevames a mesun totalmensual de controlsobre lossalarios bisicos.
Otroscostosdeventa
Estosconsisten,en su mayorparte,degastos deviajo de losvendedores. Las
cuentasdegasto sepresentan mensualmente yson verificadas porun empleado
sobre la correcci6n matemitica de conformidad con lasnormasemitidasporel
Gerentedela Divisi6n. Despu6s lascuentasdegasto sonaprobadas porel
Gerente yse pagan si son apropiadas. A veces son necesarias lascorreccionesy
desaprobaciones.
Informes para controlgerenclal
Existeuninforme mensual sobreiaactividad deabonoque moiestra las
operaciones actuales tal comolasresume iaoficina decontabilidad, en
comparaci6n conel presupuesto establecido. Lasdesviaciones son revisadas y
el gerente nosmostr6 ejemplos deacciones tomadassobre lasvariaciones onque
nosmostramosinteresados.
Seprensentan tambi6n info-'mes mensuales de lasactividadesdo los
vendedores. Estosinformes resumem bastante bien, aunque brevemente, las
actividades delos vendedores yfacilita unrevisi6n desusactividadestantode
la venta de fertilizantescomosobre otros serviciosqueprestan a losagricultores
ensusAreas. Estosinformesmuestran loqueel vendedorhace diariamente. El
gerentedijo quo 61 tambi6n so trasladaba al campocada semana para visitara
losvendedores ydiscutirel programa conlosagricultores. Elmanifiesta que
6sto le dAi unaidea cabal de ia efectividad de susvendedoresydel controlquo
necesita sobre susactividades.
Respecto a lacarta, referida en un informede Auditoria Interna,dirigida al
Directordel COA sobreciertos asuntosdenaturaleza local solicitamos una
copiaal auditorubicado on el Centro. Esta trataba de variosasuntosderutina,
decia tambi6n quode acuerdocon lasdiscusiones previas61 yanoestaba
tratandoel asunto de ]a fuentealternativa del fertilizante necesario para el
programa deabono.
Esteasunto fuediscutido ampliamentecone. auditor,quien dijo quoenla 6poca
onquoestaba realizando la auditoria del programa de abono;el seorAlzamora
dela Empresa Piedray Granito S.A. lo habia idoa verconuna propuesta que
conocia el Gerentede ]a Divisi6n deAbonos.
El seiorAIzamora dijo que su compafifa era unadelascompaflias mdsgrandes
depiedra ycascajoy en raz6n dosus posesionesdo dep6sitos de mineral enel
paisy susequipo3 dedemolicidn, estaba en posici6n do proporcionar a la
Divisi6ndo Abono detodassus necesidades do fertilizantes yque podiahacerlo
has'ion un25%pordebajo de losprecios que la Divisi6n doAbono estaba
pagando a la DAT.Dijo tambi6n queesto lo haria conla mismacalidad de
abonoy en los mismos t6rminosycondiciones deoperaci6n en quese estaba
suministrando. Manifest6 quesu compafiia queria entrar en el negocio de
abonoen competencia con el Ministerio peroconsideraba queno seria
inteligentecompetir con el Gobierno si 6stedecidiareducir suprecio. Tambi6n
manifest6que nocreia quoel precio del Gobierno fuera alto,pe-o quela calidad
Casode Estudio
pagina31
LJentro rkntalde
Caso de Estudio
gricultura
do losdep6sitos domineral do sucompafia ylosequiposmodernosdo
demolici6n hacia posibleproporcionar elabono demanera rnOseconomica.
El senorAlzamora dijo que61 habia discutido supropuesta conel Gerente do la
Divisiun do Abono ycon elDirectordelCentro pero, despu6sde considerarlo, ie
dijeronqueelasunto sehabia Ilevadoa nivelesaltosenelMinisterio yqueso
habia tornado ladecisi6n denoefectuar ningiin cambiodela fuentede
abastecimiento. Anteriormente, elsefior Aizamora lehabia informado a)
Auditor intemo ubicadoen elCentroque61 creiaquesu propuesta tenia valory
debiahabersido aceptada. Aunque reconocia quelaDivisi6n deAbonos estaba
consiguiendo susrecursos delDAT., nocrfaqueesta situaci6n ledebia
impedir realizarsu negocio.Pidi6 laconsideraci6n delasunto :.auditory la
ayudanecesaria silo consideraba conveniente.
Elauditordijoquehabfa discutidoelasunto conambos,elGerentedela
Divisi6ndo Abonoy el Director delCentroyambos habianasumido Iaposici6n
do quenodebfamodificarse elpresentecontrato. El Directordijoquelo habfa
discutido conelDirectorGeneral deAdministraci6n elqueopin6 nodebia
hacerse ning-6n cambio. El auditor habia ilevado tambi6n elasunto a laatenci6n
desuSuperior, elJefedeAuditorfa Interna delMinisteriodo Agricultura. Sele
inform6 posteriormente queelasuntohabfa sidodiscutido conelDirector
General deAdministraci6n elqueconfirm6 ]a opini6ndeclarada porelDirector
delCentro. La raz6nbdsica para ladecisi6n fuedeque seconsideraba queera
deinter6sdelGobierno continuarusando suspropiosrecursos desuministro.
El Auditor InternoenelCentro dijoquecrefa que'-,a investigado elasuntolo
suficienteyno intent6 irmds lejos.
Fondo Rotativopara Programa de Distribucl6nde Abono
El monto delfondo rotativoesde$150.000.000 semaneja en lamisma manera,
para efectos delinter6s,quoel fondo para laactividad deequipospara abono.
Lospedidosdel fondo nofluctflar,mucho porque loscostosmAs altossepagan
a medidaqueseefecttian las ventas. La revisi6n do lossaldos nousadosmostr6
quoelpresente fondo escorrecto. El saldobaja a vecesa cerca de$10.000.000.
Un fond. misr*'quefiopuede retrasarlospagos porlossuministrosydeotra
manera perjudicarlas operaciones.
El monto delfondo est6dentro del limitedelfondodo $300.000.(X)0. El inter6s
esdelatarifadeterminada porelMinistro doFinanzas y parecesercomparables
con lastarifaspagadas sobrelospr6stamosdelTesoro Pt6blico.
PROGRAMA BIENESTAR
La revisi6ndeloscontroles yprocedimientos para ladeterminar lospagos
ben6ficos revel6lasiguiente informaci6n. (Como on otrosprogramas, el
material presentadocontiene Iainformaci6n para un planeamiento posteriordel
trabajo).
El examendeuna muestrapequefia do transacciones rovel6quo loscheques
mensualesdebeneficio son preparados do una n6mina do beneficiarios. Esta es
una lista mantenida permanentemente
do todaslas familias ques ha
determinado su derecho a lospagos ben6ficosy a los montoscorrespondientes.
Cuandosuceden cambios queafectan los montos do beneficiosy lacalificaci6n
do beneficiarios, elprocedimiento es eldeefectuar loscambios apropiadoson ]a
n6mina, do modoquo so mantenga una condici6n normal do todas]as6pocas.
Cadames so reconcilia elmontototal depagosdobeneficio con eltotal delmes
phgina 32
ento
It
rd
gricultura
anterior. So establece tambi6n uncontroltotal para el messiguiente,el cual por
supuesto, est6 -ujetoa loscambios enla circunstancia
durante el mos.
Se requiereque el personal deasistentessociales informetodosloscambios que
afecten los pagosben6ficosentre loscasosasignadosaellas.Por lo tanto por
cadacaso hayunaasistente socialencargada do la responsabilidad
dc informar
cualquier cambioen lascircunstancias
quo afectelosp;gosben6ficosys espera
queellasen susvisita!;a losreceptores del beneficiose cercioren do que todavia
tienen derecho a losmontosquereciben.
Para aquellosgastosquopueden anticiparse, talescomo nenores deedad que
Ilegan a ia edad de18 afios, se mantiene un registroque muestrapor fechas los
casosque requieren modificaci6n
sobre las fech,., indicadas. Nuestra revisi6n
mostr6queestoscambios seestaban considerando
en lasfechas indicadas. La
discusi6nconlas asistentessociales revel6 qeno tienenunafecha regularmente
programada
para visitara los receptoresde los beneficios. Lasasistentes
socialestambi6n desarrollan el programa devisitasdeasist'ncia (quonosotros
comprobamos
estaba autorizadoen la ley queostableci6 el programa de
bienestar)y on consecuencia
notienen tiempo para abarcartodossuscasos
sobreunabase sistemitica.
Enalguna ocasi6n cuando eltrabajo de una do lasasistentes sociales esmuy
recargado debidoa enfermedad cr6nica entre suscasos, algunasdo6stas son
reasignadaspara compensar el trabajo recargado. El gerentede iaDivisi6n de
Bionestar nosdijoquo lasasistentessociales son rotadas do rnododo efectuar el
mejor trabajo posibleconel personal disponible.
Lospagosben~ficos so hacen porchequesy]a inayoria deellosse envian por
correo, amenosqueel beneficiario pida especificamente
queseanentregadosa
la asistentesocial parasu entrega; esto seefect-6a er,algunos casos por
enfermedad delbeneficiario.
Todos loschequesse girana nombre del jefed a
unidadfamiliaryesto proporciona
una medida decintrol porque ]a mLerte de
6l probablemente
paralizaria ]a remesa decheques incnsuales. Tambidn so
sellan claramente enlossobresde loscheques quosi poralguna raz6n no
pueden serentregados debendevolverse a la oficina remitente. Esto esta
dirigido a revelarcualquier situaci6n en quelosreceptores so han mudado del
Area ypor lo tantoso convierte on sujetos noelegibles.
Examinados
losarchivos do los casos refereitesa la elegibilidad,
mostraron quo
enla determinaci6n,
lasasistentessociales habian examinado muy
cuidadosamente
las solicitudesyhabian verificado en fuentes independientes,
toda la informaci6n
referente a la elegibilidad ysobre losmontosa pagar. Entre
otrascosasse ircluy6 la verificaci6n
del empleoon el complejo industrial on ]a
fecha requerida, yla inspecci6n fisicado lacomposici6n
de ]a familiay
miembrosdependientes.
So comprobaron
lasfechas declaradas en losregistros
do nacimiento cuardo partcia existiralguna dud.i en raz6n dosu apariencia.
En todoslos casosexaminados
la elegibilidad
y losmontosestaban doacuerdo
con la ley, sobrela basedo ]a informaci6n
contenida on el archivo. Encontramos
tambi6n quoon todosestoscasos existiandatosadecuados on el registro para
futuroscambiosen lasfechas onquo losnifios alcanzaban Ics 18 afiosde edad.
En cada unodo loscasosexaminadoslos beneficios fueron ajusil"
4
ns
apropiadamente
porloscambiosocurridosdo acuerdocon el registro.
Observamos
el caso deuna viida quepercibia beneficios porella y dosnifios
despuosdo la muertedo suesposo; habia continuado recibiendo lospagos
despu~s dehaberse casado conun viudoel cual habia continuado recibiendo
Casode Estudio
p~gina33
LI.entro Vri'ntolde.
CasodeEstudic
.i cultura
pagospor61ysustres nifiosdospudsdo lamuerte desu esposa,]acual enla
Apoca delcierre delcomplejo industrialhabia sidoempleada a ]a quo secalIhIc6
suoto do elegibilidad delafamilia. Estecaso fueestudiado porlaDivsin
LegaldelMinisteriodeAgricultura yopin6queso cumplia con los requisitos de
laley.
La supervisi6n de las asistentessociales larealiza elgerentedelaDivisi6ndc
Bionestaryso consider6 practicable sinnecesidad deuninforme especial ya que
todaslasasistentes sociales trabajan fueradelCentroy todosloscasosestdn
dentro delalocalidad delCentro. Lasasistentes sociales son remuneradas alas
tarifasestablecidas porlaJunta Nacional deSalarios para empleadospfiblicos.
Losasuntosques2originan enesta revisi6n y en otro trabajocomo seindic6
arriba, queparecenmerecerrevisi6ninisprofunda fueronanotadas para
considerarlos enlafase siguiente.
PROGRAMA INVESTIGACION
Nosotrospreparamos y revisamosuna listadetodoslosproyectos de
investigaci6n mencionados enapoyo del presupuesto delafio pasado. Fueron
examinadas lasbrevesexposiciones do motivospara elproyectoydiscutimos
losdiferentes proyoctoscon elJefedeInvestigaci6n responsable. Todoslos
proyectosparecian encajarclaramente dentrodel ireadeagricultura tal como lo
establece lalegislaci6n. El gerente nosdijo que lalista de proyectos era
discutida anualmentecon losjefesdeinvestigaci6n incluyendo los planessobre
cada proyecto, elestado delproyecto, ysusfines. Noseencontraron registroso
informes do estosasuntos.
Cadaproyectoest6bajo ladirecci6n inmediata do unod,losjefes do
investigaci6n. Antes deemprender un proyectoeljefe epa-r:i una propuesta
estableciendo losobjetivos delproyectoy laremite a Iacoisidc:aci6n del
gerentedoInvestigaci6n yeldirectordelCentro. Solose pormite ]a ejecuci6n do
losproyectos quo reciben ambas aprobaciones. Actualmente hay 105 proyectos
activosenlalista.
El controlinmediatodo tciosloscostos de investigaci6n estji acargo delosjefes
do Investigaci6n. Todoslos asistentesdeinvestigaci6n ytrabajadores son
asignadosa unjef- elcual esresponsbledo lasupervisi6n ydirecci6n desu
trabajodiario. Todas las comprasdematerial yservicios debenseraprobados
porel jefedc investigaci6nresponsable. Lascompras do articulospara uso
general de]a actividad deinvestigaci6n son aprobadasporelgerente.Todaslas
comprasdeequipodebenseraprobadas no s6loporelgerente de]a Divisi6ndo
Investigaci6n sino tambi6n poreldirectordelCentro a mejIos quoelcosto est6
pordebajodo $100.000 oncuyocaso essuficiente ]a aprobaci6n delgerente.
La contabilidad delprograma doinvesti-aci6n proporciona un informemonsual
al gerente yal directordelCeniro,con copiasproporcionadas alosjefesdo
lnvestigaci6n. Este informemuestra porpartidas, elcosto mensual del ,otalde
laactividad do investigaci6n. Losmontosdo lasdiferentes par-idas se detallan
cuidadosarnente y
T
as Lifras so muestianencomparaci6.n conlas cif:asdel
presupuesto anualdividido porres.
El controlsobre lossueldos ysalarios, adenrsdelpresupuestal so establecea
tr3ves delhecho doquenose.;"wd,:nrealizar aumcntos di. personal ni cambios
on lastarifas (establecida.s porlaJunta Nacional deSalarios) sinlaaprobaci6n
del gerenteydel directordeCentro. Todos losempleados a tiempo completo
deben marcar relojesdo tiempo, los cualesso usan para efectode c~lculo. Los
pagina34
itotzura
informes do fiempode!osempleados seromitencada dossenanas para la
aprobaci6n dc losjefesdelnvestigaci6n. Como ]a investigaci6n esuna cucst-in
mentalm~isquo una actividad fisica elprincipal control do loscostosdc la
planilia esa trav6sde]a supervisi6n t~cnica do losjefes.
El presupuesto anual a! quonos referimos arriba so basa en]a listadeproyectos
quo lo respaida, on elpersonal necesario para elafio,asi comoon los suministros
quoseestiman necesanos. La iista do proyectos presentados on losdocumentos
delpresupuesto muestraeltitulodelproyecto, una broveexposici6n de su
objetivo, pero ninguna informaci6n do costo. La informaci6n delcostoso
prosentaenpartidaspara cadaclase decosto porelesfuerzo total de
investigaci6n sinhacer ladivisi6n porproyccto. So investigan :.., desviaciones
do loscostosactualescon las cifrasdelpresupuosto.
DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Tres dolas casasestAnocupadas porempleados: eldirector delCentro, y los
dosgerentesde]a Divisi6n do Abonoy laDivisi6n deInvestigaci6n.
Losreglamentos delMinisterio establecen quelas rentasseestablecerin do
acuerdocon latarifa existente para vivicndassimilareseneldreadeterminada
mediante evaluaci6n independiente delasituaci6n real. Las tarifas derentas
estaban deacuerdo a larecomendaci6n do unevaluadordellugaryparecian ser
consistentes conlas tarifasenunciadason losavisosdesolicitud de
arrendamiento parael6rea.
Loscontrolesestablecen quotodoslos vehfculos salgan delgaraje s6lopor
solicitud aprobada porelDirectordo una divisi6n operativa. Encontramos que
estoseestaba curnpliendo. Una revisi6ndelassolicitudes mostr6deque cada
unoestablecia elusopropuesto yelprop6sito. No habianinguna autorizaci6n
parausoa largo plazo o on formapermanerte. Unchequeo delosautosmostr6
quetodosestabandisponibleso solicitadospara usooficial.
La auditoria interna habia cubiertoextensamente losprocedimientos ycontroles
sobrelosingresos ycobranzas. Losprocedimientos establecen quo todas las
salidasdematerialesyservicios porlos quo seefecttian cargos scan incluidos en
un informe do ingresosa menos quoest6n incluidos enelcontrato dearriendo.
Ellasso hacen porduplicado yelreceptordebehacer elpagoal cajero ydaruna
copia firmada al custodio do lap;c7T;odad.
Encontramosqueso mantiene un registro docontratos deariendoyotros
acuerdos queproporcionan un ing'esoperi6dico. Losingresosson registrados
mensualmente, enest registro. To-Ios losacuerdosquo proporcionan ingresos
semantienen on unarchivo para chequeo mensual dol ingreso. La revisi6n de
.osregistros indican quo lossistemas funcionan satisfactoriamente.
Casodo Estudio
pagina35
C entro ienta det gricuftura
4-A Resultadosdel Examen Profundode lasAreas Criticas
PROGRAMA DE EQUIPOS ESPECIALES PARA ABONO
Desperdiclo Potenclal de la Mano de Obra de Producclbn
f71 superintendente manifest6que hasta donde%2sabo, nuncase habia efectuado
ningiln estimadodel tiempo para realizar lasdiferentes operaciones quo
intervenian onla producci6n do losequipos, ni tenia idea deninguna medici6n
o pruebadelos tiempos quoseutilizabanactualmente para realizarlas. Tampoco
existeun registroautorizado del tiempodiarioconsumido enlasdiferentes
operaciones.
El examendela baseutilizada paraestablecerel factordeequivalencia usadoal
asignarloscostostotales deproducci6n a losdiferentes tamafios deequipos no
reveloninguna informaci6nquo sirviera a esteproposito. Los factoresde
equivalenc.a usadoseransimplemente relativosal pesofisicodelosequipos;
porque secreia quoasi semediaadecuadamente las variaciones enloscostosde
material, trabajo desoldajee incluso lascantidades diferentes depintura usadas
yel trabajorealizado.
Nuestra comparaci6n del tiempo promedio usado,calculado dela formaque so
describedes'u~s,pararealizar lasdiferentesoperaciones queintervienen enla
manufactura do losequipos; nomostroninguna variaci6n importante entre los
diferentes periodos do produccidn,excepto quocuando bajaron lo voliimenesde
producci6n hubo unincrenentoon lostiempos tornados ya que el nivel do
personal era relativamente constante. Nuetros tiempossocalcularon
dividiendo lashorasdisponibles po- 21 personal para losdiferentes procesos,
entreel n6moro deunidades producidas duranteel periodo.Noencontramos
ningincaso enquo]a producci6n creciera repentinamente sinquehubiera
ningnincrementodepersonal. Si bienvario el volumen de producci6n
mensual,ellos fueronbastante pequefios. Hubocasosenquola producci6n bajo
significaivamente porunperiodo yestopareci6 deberseal elevado porcentaje
deausentismo porenfermedad omdis frecuentemente porperiodos de
vacaciones y feriados.
Re!alizamos pruebasmasextensivasdel tiompotomado realmente para ejecutar
lasdiferentesoperaciones. Nocreemos que lostrabajadores estuvieran
enterados do loquoestabamos haciendo. Mediante nuestra ubicaci6n en un
galeria del taller,nos fue posible ooservar ficilmente las cuadrillas trabajaado en
losdiferentes procesos; desdecuandocomenzaban hasta cuando
terminabanun equipo.Observamos la actividaddo undia entero yregistramos
el tiempo real utilizadoencada proceso.Para chequear iavalidez integral de
nuestrascifras,conciliamos nuestra informaci6n sobre el niimerodo unidades
procesadas oncada operaci6n conlos inventarios iniciales yfinalesdo los
equipos enprocesoentre lasopreaciones. El cuadro quesigueresume los
resultados la pruebas relizadas.L'stiempos consignados incluyen el momento
enquo lacuadrilla realiz6el primerpasopara comenzar el proceso -desdoel
movimiento derecoger el equipo o suspartesde la fuente- hasta su entrega enel
puntoonquo comienza el siguienteproceso.
Casode Estudio
pagina36
"A (
entr,
g
e rnittalde Igricuftura
TIEMPOS DE EJECUCION (Min.util.)
Tiempo
Node dispon
Promedio
Cuadrillas xequip
5 tiempos
Proceso 2hombres (minut) Minimo M&ximo Total mlscortos
Corte 3 33.75 18 56 28 20
Tomeado
2 22.50 20 24 22 21
Soldaje
30 337.50 215 365 295 225
Ensamblaje
8 90.00 40
65 80
45
Pintura 5 56.25 42 62 62 45
El tiempodiponible porequipo,representa elquetiene cadacuadrilla, enel
nivel personaly porelvolumen deproducci6n actual para realizar elproceso,
luego deaplicar undescuentodemedia hora aldaapara periodosde inicio,
t6rmino ydescanso delpersonal.
El ,imbitomuestra lostiemposmiscortosylosmislargosutilizados para
realizar cada proceso basadosen laobservaci6n a trav6sdeundia enterodo
p:oduccion. El promedio total eselpromedio detiempo tornado do laejecuci6n
real delprocesoentre elnimerode vecesquc se ha realizadocada proceso
duranteeldii. El promedio delos tiemposminimoses,como se indico el
promedio de los5tiemposminimos tornadospara realizar cada tarea observada
durante eldia.
El promedio total detiempo utilizad,, cuando sc compara coneltiempo
disponible indicaeltiempo perdido entre lafinalizaci6n del trabajo en un
equipo yelcomienzodel t-abajo en elsiguiente. El promcdio do los5 tiempo
minimosobservados esiuidicativo deltiempoperdido en laejecuci6n delos
procesos deuna manera mas ociosa de loquedemuestran lasobservaciones,
quo han sido realizadas realmente en 5 situaciones.
Sc penso enlaposibilidad de quc los5mejoresregistrosde tiempo para cada
proceso pudieran significar tansolo queencada proceso se registraron esos
tiempos poruno o dosgruposde especial habilidad para efectuar las tareas con
rapidez, y porlo tanto elpromedio deesos5 no fuera repre.ntativo de loque
podia esperarse de lafuerza general de trabaj). Sin embargo,encontramos que
encada caso lo5mejor, Itiermpos fueron realizados por lo meno, por3ya
menudo por4o 5grupos diferentes de cada proceso yen todos los grupos
encontramos varaciones e7) elrendimiento duranteeldia, lo que indicaba que
existin amplias variacionesen ladiligencia para hacereltrabajoen lugarde
variaciones en lacapacidad.
En general las cifras indican que esposible obtener ahorrossustanciales en
tiempo con excepci6n deltornezdo,en todos los procesos, tantodurantecomo
entreelinicloyeltermino decada fase.
El volumencorriente dc producci6n esde40equiposaldia, siendo la
distribuciOn normalde laproducci6n deequipos lasiguiente:
Caso deEstudio
pcgina37
/tro de gricuftura
Tamano Nirmero
A 30
B 5
C 3
D 2
TOTAL 40
Enel caso delosequiposgrandes,que scproducen enpequefias cantidades,
encontramos quenoexistian diferenciasapreciables con el tiempoutilizado
realmente, exceptoquoenoperaciones dce soldaje ypintura los uempos eran
algo nslargos.Sinembargo, inclusoenestas operacioneslostiemposms
cortosobservadosincluyeron a losequiposgrandes. Ademis,para cada unode
lostamafios grandes,losdiferentes trabajos se realizaban cn varias ocasionesen
tiemposmenores queel promediotornado parael tamafio pequeno ,A A6n
cuando so debia tomarenconsideranci6n lostamafiosdiferentes delosequipos
paraestablecer losestdindaresderendimiento,ellos noafectaban
significativamente lavalidezdo nuestras observaciones.
Mediantela aplicaci6n delpromedio delos5tiemposminimos utilizados
realmente para ejecutarcada unode losprocesos,a unvolumen diario de
producci6n de40 equipos -nivel actual deproducci6n- encontramos quelas
cuadrillasdeproducci6n sepodian reducirenla forma quo sedetalla enel
cuadrosiguiente yquelas restantestendrian los montosindicados detiempo
librepordia porsobre ydebajode]a media horaya permitida paraasuntostales
como descansos personalesyoperaciones delimpiezade susequipos.
Operacion
Grupos
Necesarios
Reducc
Grupo
No
Persona
Tiempo
Libre
Ahorro estimado
personal,
base anual
Corte
Tomeado
Soldaje
Ensamblaje
Pintura
TOTAL
2
2
20
4
4
1
0
10
4
1
2
0
50
30
20
8
2
$1500.000
--
15000.000
60Uk.000
1500.000
$24000.000
Losc~ilculos anterioresse basaronen lostiempos utilizadospara realizar las
operaciones involucradas. El trabajo dce toma dc tiempo se realizocuandolas
cuadrillas noseencontraban bajopresi6nycree,.-,os quo representan un
volumennormal do pioductividad.
Nuestra revisi6ndela informaci6nde consumo do pintura queel capataz habij
preparado, mostroel rendimiento paraperiodos mriscortosqueunmes,pero
como el volumende producci6npara cadadia permanecia mas o menos
constante,la informaci6nnofue fitil para losprop6sitosenunciados.
Caso de Estudio
pagina38
Lentro ftrintalde Igricuftura
Consideramos quelosresultados do nuestrosestudiosdo tiempoeran
nignificativos yquo lomAs importanto eraevitar unacontroversia posterior
sobrela validezdo ]a informaci6n unavez quolos empleadosdola plant.,se
enteraran do las pruebasrealizadas. Decidimos, porlo tanto, lograrquo Ianto el
Superintendente
corno el Auditor Internodel Centroparticiparan con nosotros
enotra seriedo pruebas.Solicitamosuna entrevista conambos,Superintendente
y Auditor Interno,ypedimosquecada uno trajera consigo a unode sus
asistentes paraefectuar un trabajocon nosotros. Norevelamos el motivo dela
reuni6n, porolo expusimos on primer lugaral siguientedia al comienzo do la
reuni6n.
En tal reuni6nexpusimoslosresultados do las pruebas,lostie:.:iosobservados,
pero no los posiblescambiosdo personal ylosahorros.
El Superintendente
dijo queel estabaseguro quonuestrasobservaciones estaban
equivocadas yquoel realizarS suspropias pruebas,ynosdejarfa ver sus
resultados. Le dijimosquequeriamos evitaruna controvenrsia acerca do los
tiempos utilizados paraejecutar lasdiferentes operacionesyquo eramuy
importante quelos tiemosse tomaran sin queIafuerza do trabajo so entere lo
quo soestaba haciendo. Por esta raz6ny paraevitar discrepancias posteriores
enrelaci6n conlos hechos, pensamos quesodebia emprender inmediantamente
unproyecto demedici6n do tiempo con la participaci6n do losrepresentantes
del Auditor Interno dedel Superintendente,
paraminimizar la posibilidad do
diferencias sobre la situacion real.
El Superintendente
dijo queno podiamosdictarle la forma demanejarsu fdbrica
y]a ejecuci6n do susresponsabilidades.
Le dijimosqueestabamos do acuordo
coneso,peroque la propuesta erala mejor manera para evitarla controversia
sobre]a informaci6n y que laspruebas erando vital importancia para el
descargo delas responsabilidades.
Sefialamos tambi6n quetanto el Ministro do
Agricultura comoel Directordel Centroso habian comprometido
para una total
cooperacion or ]a ejecuci6n do nuestra auditoria. Adem~is quomientras
sometieramos
el asuntoa] nivel respectivo, la demora podriacomprometer las
nocesidades do auditoria y podrian serperjudiciales para la f~ibrica y su gesti6n,
si losresultados poste-iores Ilegarian a demostrar diferencias importantes con
relaci6n a Io queya habiamos obtenido,debido a la sospecha do habersepasado
I. voz sobre loschequeosdo tiempo ypor lotanto impedido unapropiado
descargo de nuestras responsabilidades.
Estabamos convencidos,quecomo
funcionario responable do la operaci6n, estaba interesado on obteneruna idea
real do lo quoestaba sucediendo, antesquo demostrar una alta sensibilidad
respecto a susprerrogativas.
Despusdehaberse calmado unpoco, Ilegamosa acordar que unode nuestros
auditoresy unreprosentante del Superintendente
y del Auditor Interno,
comenzaran unchequeo inmediato yIocontinien hasta quelostres estuvieran
satisfechos sobre la validez de lascifi-as desarrolladas u otrascon lasque
estuvieramosdoacuerdo. Enel caso do quo s comenzari adesarrollar una
diferencia con las cifras previasoque hubiera undesacuerdo sobre losmetodos
olos resultadosdo la pruebas,so recurriria doinmediado alos jefes principales
para resolverlas.
El nuevochequeo confirm6 la va!iezdo lascifras primeramente
desarrolladasy
seobtuvo el efecto do las declaraciones del Superintendente
y del Auditor
Interno.De inmediato seles proporcion6 copiasdo la informaci6n previamente
tomada.
Caso deEstudio
pagina39
1)
entro6 ricntade gricudtura
Mientrasamboschequeos mostraron algunas variacionesenlos tiempos
promedios utilizadosporlasdiferentes cuadrillaspara realizarcada operaci6n,
yexistian variacionesentre lascuadrillas sobre el nimerodeequipos
terminados duranteel dia; lascifras indicaron quela faltade productividad so
extendiaampliamente en toda la fuerza de producci6ny queonparteera el
resultadodo un volumensuavedeejecuci6n dolas operaciones individuales, y
lo m s importante, el despedicio do tiempo ertreel t6rmino do un equipo yel
comienzo del otro.
AuditoriasInternas de lasplanillasde pago del Programa de Eqolpos.
La auditoriainterna rea!izada a loscostosya loscontroles demano de obrade
equipos nodi6consideraci6n a la efectividad en la utilizaci6n dela mano de
obrao ]aeconomia en la actividad.
Ahorrospotenclales encompras depintura
Discutimosconel Superintendente ]a prictica actual para comprar]a pintura y
le preguntamos porque nola compraba de unvroveedor mayoristacercano a la
fibrica. Manifesto quonunca habiaconsiderado seriamento estecaso, porquo
creiaquo so debianutilizarfuentes locales.Tambi6ndijo queno conocia de
ningunaotra fuentedistinta aaquellas dolas cuakssolicitaban actualmentelas
cotizaciones.
Unchequeo do laslistasde fuentes do suministrodo pintura revel6 la existencia
do tres proveedores,a dosde los cualesse solicitaactualmente yotrafuente,un
productorde pinturaubicado en la misma localidaddondo funciona el COA.
Deia roferencia a una lista denegocios de producci6n, tratamos deidentificar
alguna organizaci6n que pudiera tener]a necesidad do unapintura similara la
utilizada en losequipos. Ubicamos a unproductorde m6dulosprefabricados
para almacenamiento. Indagamos quoconseguia la pintura del productordo
pinturaquo identificamos arriba ya preciossignificativamento mSsbajosquolos
pagadosporla Fabrica do Equipos.Su precio, entregado en la fabrica erade $
550,00 el gal6n encilindrosdo 55galones. Los preciosqcue oscilanentre$675,o0
y$722,oo son pagados actualmenteenenvasesde ungal6n.
Sobrela basedo esta informaci6n visitamosal productordo pintura, quien dijo
quo venderia a ]a f~Ibrica doequipos sobre la misma basequeal productor de
m6dulos.Como ]a pinturaera do diferenteclase solicitamos undetalledelos
ingredientes, informaci6n adherida a losenvasesdel producto. La conseguimos
ydemostr6 queeran en esencia losmismos quelas tres calsesde pinturausada
actualmente. El precio al por menordo ]a pintura era el mismo que aquel de las
otrastresclases.
Para tener una idea do losahorrospotenciales efectuarnos el cilculo del
consumodo pintura duranteel aflo pasadoyse determin6 el promedio do los
preciosdo adquisicion porgal6n. El consumo fuede3.266 galones yel precio
promedio pagado fue do$697,oo. Aesta tasa doconsumo, losahorrosanuales
encostode pinturacomparados conel precio de$550,oo, seria doalrededor do
$480.0(X).
AUDITORIA INTERNA
La auditoria internadelasactividades de compra incluyeron una revisi6n do los
procedimientos deselecci6n do las fuentes,sin embargo,nosorevel6 ningtin
tipode falia.
Fuera separada para la venta de equlpo.
Casode Estudio
pdgina40
enro rientad . gricultura
Investigamos con el superintendente
sobre ]a operaci6ndelosequiposv la
necosidad dedisponerdeun equipodevend.dores separado Dala lo. -2qUpos.
E!reconoci6 quela venta d2 losequipospodia ma.iejarse a tra'v&: cla
organizaci6n do abonos,perocrefa quoestoocasionara quc el programa do
venta do losequiposno recibiera ]a atenci6nnecesari;.., que lasventaspodrian
declinar,situaci6n contraria al objetivoprincipal deincrementar ]a producci6n
; ,rcolamediante la apropiada aplicaci6n del fertilizante. Pensaba quelos
,,endedoresde abono tenianya demasiadasobligaciones para prestaratenci6n
suficiente ala venta delosequipos.
Examinando losinformesde losvendedores doequipo seobserv6 quo la mayor
partedo lasventaseran para nuevosclientesynopara reempl-iarlos.
Era
aparente tambidn quo aventado los equipos eraalgo mas queunasunto de
tomar pedidos.Algunas parecianhaber necesitado realizaralgunas visitasal
clientepara completar ]a venta.
Nuestrasentrevistas con diezvendedoresdo abonorevela, onqueerani do la
misma opir.i6n queelSuperinitendente.
Tambi6n identificamos cuatro ireasenlasquo los puestosdelosvendedores de
equipoestaban vacantesporvarios meses,sea por razonesdeenfermedad o
imposibilidad para hallar un vendedoradecuado. Duranteestosperiodoslos
vendedoresdoabono reemplazaban a losdoequiposyon cadacaso, aunque las
ventas doequipocontinuaban realizindose, losvoltimenesdeclinaron
notablemente. Ladeclinaci6n nofue tan grandepara que la reduccionde
ingresos(querepresentan losporcemajes do gastosgenerales do venta yotros
costos)excediera alosahorros en sueldos doventas yviAticos do los vendedores.
Losvendedores defertilizante noc-,. ianquo la bajaen losprecios deventa por
un montoaproximado al costo doventa podria incrementar significativamente
el volumen do lasventasde equipos.Ellosdecian que la diferencia enprecios
seriarelativamente insignificante on relaci6na losbeneficiosobteridosdel uso
delosequipos, quelasventasgeneralmente dependian del gradodo
convencimiento
alos agricultoreson el sentidodo quo losequiposenrealidad
valian ia pena. Los vendedores deequipocrefan tambiAn quoesteera su
principal obsticuloa] realizarlas ventas.
Segunda verificacinde lospreciosde losequiposy montos
Esteasunto fuediscutidocon el Gerentede]a Divisi6n Administrativa
del
Centro quientenia la responsabilidad
general delasactividades contables.
Estuvo deacuerdo conqueloscontroles quo seestaban utilizando eran
adecudospara asegurar quecualquier erroron las facturas de ventaspudieran
even'.ualmente
salira la luz; sin embargo,serial6 quo ellas noprevendrian que
so enviara a losclientes facturas equivocadas y la consiguiente situaci6n do
compromiso al tener quocobrarnuevamente msdinerov toner queexplicar el
recargo do precio realizado.
Dijo queestoschequeos dobh.s no tornaban muchotiempo, situacion respaidada
por nuestrasobservaciones y nocreia quo losahorrosjustificarian el cambio, sin
embargoestuvo de acuerdo coneliminar el control sobre losformatosde venta.
PROGRAMA DE ABONO
Fuente alternativa de abono.
Discutimosesteasuntocon el Gorente do Abonos,quien dijoquo esta era una
cuestiondo politica bsica,quehabia sidoconsiderada enniveles misaltos oue
Caso deEstudio
pagina41
I
.I.enro Lrteta 27i Y tura
el suyo,yquehabia aceptadola decisi6nque se tom6.Dijo queel asunto habfa
sidodiscutidoporel Directordel COA conel Director deAdministracion do]
Ministerio,quienera el responsable detodaslasactividadesdel Centro vhabia
decidido que nosocambieel contrato vigente.Dijo no habianada nuevo sobre
el asunto despu6sdo la decisi6n del Directorde Administraci6n del MAG.
Enuna discusi6nsobre el particularel Director del Centro dijoque el gobiemo
debia abastecer susnecesidades do fertilizantede suspropiasfuentesen vez do
hacerlo defuera.
Sin evibargo, manifest6que noeramuy importante,ya quoloconsideraba un
asuntodepolftica bisica gubernamental quesehabia elevadoal nivel adecuado
y tornadounadecisi6n quopensaba era apropiada yen oquea el concema era
asuntoresuelto. Repiti6 cque era una buenadecisi6n yqueera totalmente
apropiado queel Gobiernorecupere lo quepudiera delosyacimientos
minerales quo posoia, envezdeacudira otrafuenteypermitirqueempresas
privadas sebeneficien en unprograma desarrollado porel Gobierno yqueno
habia nada nuevo despu6sde]adecisi6n del Directordo Administraci6n del
MAG.
Visitamos al sefiorAlzamora do ]a Compania Piedra yGranitoS.A. Dijoquo
apreciaba nuestro inter6syque todavia estabadeseoso deefectuar el contrato
quehabia propuesto, para proporcionar abonoa la Divisi6ndelCOA, enlas
mismascondicionesquo loestaba haciendo la Divisi6ndeAdministraci6n de
Tierras(DAT), excepto con un reducci6n del25 porciento en elcosto.
Encuanto ala continuaci6n del suministro porun perfodoquejustifique el
cambio; manifest6 quocomonopodia asegurarel abastecimiento bajoestos
t6rminos indefinidamente, garantizaba el abastecimiento poruntiempo
superiora 10 afios yenun volumen superior hastaenun50 porciento alque
estabacomprando actualmente,manteniendo el precio ofrecido hasta quo
aumentar6el nivelgeneral deprecios delosmaterialeshasta un10 porciento, o
quesuscostosdemanodo obra tuvieran quo subirencorrespondencia al
aumento general enlas tarifasdo manode obra. Apesardo todo,dijo que
garantizaria el precio actual porunperi6do do tresafhos. Investigamos a iaCia.
PiedrayGranito S.A., yencontramos queera unode losproveedores mAs
grandes delproducto enel paisyqueostentaba lamisalta calificaci6n
financiera do ]a Oficina do Clasificaci6n de Negocios.
Tambi6n dlscutimosel asunto conel Directordo Administraci6n del MAG,
quiendijo quoeraasuntodopolitica bisica, era su responsabilidad tomar una
decisi6n yquo a sujuicio eraadecuada. Dijoademds,quo no estaba bienque
nosotrosdiscutieramos el asunto conel sefior Alzamora. Manifesto queso habia
tomado tal decisi6ny sabiamos quo esta sehabia comentadoantesdeque
fueramosa ver al sencrAlzamora, reabriendo otra vez el asunto;situaci6n que
serviriapara removernuevamente controversiasconel senorAlzamora e
inconformidad porla decisi6n anterior.Noestaba contento, puesestabamos
dificultando su trabajo.
Le explicamosque nuestrasresponsabilidades inclufa la investigaci6n de
cualquier aspectodo una actividadque pareciera merecerlo, inclusolosasuntos
de politicabisica, para asegurarnos quehabiamoscomprendido el asuntoa
cabalidad hablamos conel senor Alzamora, pues era nuestra obligaci6n.
Ademis seguimos la politica do posibilitar quetodaslas personas quotengan
inter6s principal sobre ei asunto, tenga unaoportunidad para quepresntesus
puntosdo vistaycualquiercontribuci6n para aclararlo.
Caso de Estudio
pagina42
zntro firintade gic uu
El crefa adinqueestabamos fuera defoco. Ademdsdeeso, dijoquesu decisi6n
fue do buena fe,]a cual habia sidodiscutidaconel Ministro deAgricultira, y
quoencuanto a el le concernia,el asuntoestaba cerrado y noservia denada
seguirinvestigando.
PROGRAMA DE BIENESTAR
Falta deelegibilidad porcausasdemuerte, exceso doedady empleoa tiempo
completo.
En respuestaa las preguntassobre loadecuado deloscontroles, para asegurar
que lospagosdobeneficios seajusten apropiadamente
a loscambios antes
expuestos,lasasistentessocialesdijeron quoellas confiaban qu
-
se les avisaria
rapidamente do cualquier variaci6n en lasituaci6n. Reconocian sinembargo,
queestaban bastanteocupadas con losserviciosespeciales quetenianque
prestarenalgunos casosyqueporesta raz6n nopodianvisitar atodos los
beneficiarios sobreuna basesistemAtica. Enalgunos casosno habiansido
visitadosdesde quesohabian establecidooriginalmente.
Al chequear 50casosseleccionados
completamente
alazar,encontramos que25
deellos nohabian sidovisitadosen los iltimos5 anos.Lasasistent% dijeron,
quenotenfan ninguna otrabase paracomprobarel estadodo loscasosy
reconocieron,
queinclusoen lasvisitasnorealizaron el proceso para verificar
completamente
la situaci6n do elegibilidad de toda]a genteincluida en el
c~lculo delospagos debienestar.
Al realizar el chequeodelos50casos seleccionados alazar,encontramos quelo3
librosderegistro electoral noeran utiles;ya quo nohabda seguridad deque
estuvieran actualizados. De hecho,era probablequenoestuvieran al dia de
igual manera quo losregistrosdelosbeneficios.
Cuando entrevistamos
a la policia, delos50 casosidentificaron 8en losquo un
mimerbrode la familia ya habia muerto (3) osehabia mudadodel lugar(5). De
losfiltimosmencionados,
unoera la cabeza de familiaquien sohabia ido con
todasu familia. Loscarteros noidentificaron ningincasodemudanza omuerte.
Al chequear losregistro delaescuela, para investigar ia edadde losnifios
incluidosenloscasosexaminados yconfirmar si permanecian residiendo enel
lugar,seconfirm6 los 3nifiosdelas farnilias identificadas por]a policia y
adeisaurnento 5 nifiosque sehabfan mudado del6rea. De los13 individuos
identificados porla policiaa y on la escuela, como que sehabian muertoo que
habian alcanzado los 18 afiosdo edad o quese habian
mudado delArea, 10do elloseranpersonasdependientes
quese incluyeron en el
cliculo dolosbeneficios mensualesy3erancabezas defamilia; unodolos
cualessomudoy2 sehabian muerto.Los chequesse habianextendidoa los jefes
delas familiasyelloseran losdestinatarios cuandoso enviaban porcorreo.
En cuantoai empleo delosjefesde lasfarniliasdela lista de50casos, ]a policia y
losfuncionafios do Ia escuela dijeron queno tenian informaci6n completa; pero
que sobre la basedosu conocimiento
general ydelosregistrosquo tenian, ellos
creian quo la mayoria do laspersonasya estaban empleadas. Obtuvimosla
informaci6n quo fueposible encada fuenteydespudsvisitamos alos
empleadores indicados.
En41 casosencontramos queel antiguoempleadodel Complejo, quo figuraba
cornojefe dofamilia, estaba trabajando actualmenteylo estaba realizando desde
hacealgunosafios. En 36do loscasos,los individuos estaban yhabian estado
Caso deEstudio
pigina43
e, rientaddf
gricuftura
trabajando durante
7
y 1/2horasal dia,enlugardelas 8horasnormales, con un
total de3
7
y1/2horasa la semana enlugar do las40normales.
LosJefesdePersonal delasrespectivas empresasdijeron queestos empleados
habfan solicitadoese arregloyquehabian decididoacceder. Trescompafifas
dijeron nosaberel motivo porque losempleados preferian elarreglo yque
estuvieron deacuerdo. Las otrastresempresas conocian queunasemana
completa afectaria lospagosqueloshombresestaban recibiendo de un
programa delGobierno, peroquo noera unasuntodeinter6sdo la compafiia y
quecomo el horario era de su agrado,se habia empleado a los trabajadores.
Todaslascorinpaf~ias flabian ofrecido inicialmente trabajo a tiempocompleto,
peroqueestosno lodesearon.
Enlos 5casosrestanteslosjefes defamilia eran empleados atiempo completo,
do manera similaral resto deempleadosdelascompafiias.
Se discutieronlas observacionesanteriores conel Gerentedelasactividades
ben~ficas,quienestabaal tantode la situaci6n delempleoa tiempo parcial,
asuntoqueso habfa presentado hace6aflos,6pocaen queel asuntode la
elegibilidad de]a gentequetrabaja por7y 1/2horasal dfa,habiendo sometido
aconsideraci6n del AsesorJuridicodel MAG. Trescasosfueron sometidos a
consideraci6nen forma conjunta yse emiti6una decisi6n en (!l sentidode queen
tdrminosde ia ley, esto noconstituia empleoa tiempo completoy porlotanto
losindividuospermanecian siendoelegibles parael programa. El Gerente
present6 !acartadel AsesorJuridico querespald6su declarci6n.
Encuanto aloscasosde aquellosque estabanempleados a tiempocompleto y
loscasosdemuerteymudanza, manifesto quesi pudieramos proporcionarle los
datospertinentes,el veria quose realicen losajustes pertinentes onlos pagos
futurosytambi6n losajustes retroactivos paralospagosenexcesoen el pasado.
Leentregamosla informaci6n sefialandoque ibamosa realizaralgunas
verificaciones adicionales con lasfamiliasinvolucradasy queleavisariamos de
cualquier ajusta necesario dodicha informaci6n.
Antesde visitara losreceptores delospagosdebeneficios, sobrelosasuntos
mencionados, nosaseguramos de nocomprormeter ningunaposibleacci6n legal,
para locual nosasesoramoscon unrepresentante del Ministerio deJusticia y
seguimos susinstrucciones para evitarproblemasen esa area.
Seguidamente chequeamos la exactituddo ]a informaci6n obtenida
previamente, mediante entrevista conlosreceptoresde losbeneficiosy
conseg-uimos susdeclaraciones firmadas sobre losdatosreales deloscambios en
lassituacionesen todosloscasos,excepto endosqueno soencontr6 a ningiin
representante dela familia en el lugar.Estasconfirmaciones incluyeron
infonnaci6n sobreel empleo.Todos losque trabajaban
7
y 1/2 horas aldia
dijeron quoesto noeracontrario a la Icy y ninguno reconoci6 la falta de
propiedad de loquehabian hecho.Los que trabajabana tiempo completono
dieron ningunaexplicaci6n, exceptoque dijeron nohaber hecho,en esencia,
nadadiferente a loque hacia lagente quetrabajaba durante 7y 1/2 horas
diarias.
S6!o hubodos casosenque nose encontro a ningtinrepresentante de la familia.
Enuncaso fue unamuertey establecimos lafecha entrevistando alos vecinos.
El otro fueuncaso de mudanza del lugary tambi~n obtuvimos informaci6n
efectiva mediante la indagaci6n con los vecinos.
CasodeEstudio
pigina44
/'
L l.ie ntaded gricidtura
A continuaci6n so presenta urt resumen de]a situaci6n encontrada enel caso de
lospagosben~ficosa losex-empleados
delComplejo Militar.
Estado
No. decasos
No. de
Monto del
personas
Beneficio
Mudadosdel lugar:
Cabezas da
1
5
$26.000
familia
Muertos:
Cabezas de
familia
2
6
30.000
Dependientes de mcsde 18
3
15.000
afios
Empleados atiempo completo:
Cabezas de
familia
5
20
100.000
TOTAL
8
34
$170.000
Empleados 37 1/2 horasala
semana
Cabezas de
familia
36
142
710.000
TOTAL.
44
176
$880.000
Cabezasde familia no
empleados eincapacitados
6
24
$120.000
para trabajar
TOTAL
50
200
$1000.000
Todosloscasoshanestado incluidosen]as planillasdesdeel comienzodel
programa.
Cuando seestablecieron lasplanillasal principio,habian 850casosquehan
bajado en]a actualidad a500. Ademfis hanexistido reducciones enlospagos por
muertesen ]afamilia ydo menores quealcanzaron los 18 afios deedad;asicomo
pormiembrosindividuales de las familiasyfamilias completasque semudaron
del lugar.So discuti6el particular conel Gerento deBienestaryconel Director
del Centro.Su opini6n sobre lacontinuaci6n del programa fuedequees un
asuntodedecisi6ndel Congreso. Manifestaron queel Congresoesta infromado
queel programa soproyect6 para sertemporal, queel programa continua y
cuanto cuesta en!aactualidad.
Falta de atenci6nal Programa de Bienestar porparte del AuditorInterno.
Examinamos
los planesdeauditoria emprendidos
porel AuditorInterno
ResidentedelCOA, durantelospasados4 afios.El prop6sitofue tratardejuzgar
laimportancia relativa de los trabajosrealizados enrelaci6n al trabajo no
efectuado sobre el programa doBienestar.Fueevidente quealgunosdelos
proyectos emprendidoseranclaramente depoca importancia. Esto fue
particularmente
ciertoenalgunos trabajos realizadosduranteel periodoen
formarepetida.
Caso deEstudio
phgina45
'2
Lentro rintafde gricutura
ElAuditorestuvode acuerdocon nuestra conclusi6n manifestando quo
dedicaria misatencibnen el futuroala selecci6n do lasAreasdo auditoria
PROGRAMA
DE INVESTIGACION
Discusi6n conel DirectordelCentro.
El Directordel COA dijoque nohabia recibidoninguna clase deinfromes de
costode las investigaciones
desgiosadasporproyectos especificos, ni existia
ningtin registroquemostrara ia proporci6n delosesfuerzos dedicados alos
diferentes proyectos. El manifest6quo siemprehabia considerado al programa
deInvestigaci6n comouna investigaci6n totalyquenohabia tratado deconocer
losdetallesdela misma. Examinaba ]a lista dop,-oyectos queera sometida asu
consideraci6n cadaafio enrespaldodel presupuesto anualyhacia preguntas
sobrelos rubros individuales cuando consideraba necesario. Dijo quean
cuando poseiaunconocimiento general sobre losproyectos m~is importantes,
estosfueronobtenidos a trav6sde lasdiscusiones quo do tiempoen tiempo tenia
conel Gerentedo Investigaciones
yno podiadarnosningfin datoestimado
sobreel esfuerzo dedicadoacada proyecto.
En respuesta a la pregunta sobre si podria identificar losproyectos quo habian
sidomiscostososenlostiltimos afios,dijoque nopodia proporcionar una
identificaci6n confiable. Manifest6 que tenian unbuen Gerente de
Investigacionesyconfiaba enquemanejaba apropiadamente
todoslosaspectos
de laactividad doinvestigaci6n.
Encuantoa si lainvestigaci6n so estaba realizando sobre losasuntos
apropiados,el Directordijoque estoera responsabilidad
del Gerente delArea.
Sugiri6queinvestigaramosel asuntoconel Gerente.
Discusi6nconel Gerente de Investigaci6ri, con losJefes de Investigaci6n
yconelPersonal.
EntrevistamosalGerente primero. Manifest6 quo ni 61 ni nadiefuera desu
divisi6n recibia otrosinformesescritos,distintos a losinformes mensuales de
costo sobreiaactividad totaldo investigaci6n y sobreel presupuesto anualcon
su respectiva lista deproyectos ysusexplicaciones. Esto, porsuF-uesto, no
inclufa losinformes t6cnicos sobrelosresultados do losproyecto, de
investigaci6n.
AdemAs, losestadosmensuales decostos entregadosa 61 presentan toda la
informaci6n do loscostosquenecesita. Manifest6quoesta informaci6n estaba
presentada on grandetalle en cuanto alos costosincurridos yera mostrada on
comparaci6n con lascifrasdel presupuesto quefiguraba en montos mensuales.
Dijoqueesta informaci6n, junto conel conocimiento quetienedela forma on
quoestj asignadoel personal a losJefes do Investigaci6n, le daun conocimiento
profundo deloqueesta sucediendo ysobre loscostos incurridos.
Llamo tambi6n ]a atenci6n la lista deproyectos preparadoscada afio enrespaldo
del presupuesto. Dijoquo solicitabaa losJefes quejustifiquen estos proyectos y
queexaminenel estadodelosplanesespecificos a esafecha. Estole posibilitaba
mantenerseal tanto do lo queestaba sucediendo, aunqueconsideraba quesu rol
era el de supervisi6n yquoerart susjefes losresponsables de]a conducci6n
apropiada do todoslosproyectos encadaaspecto. Su filosofiaera queen una
actividad deinvestigaci6n era muyimportante daralos invcstigadoresla
suficiente flexibilidad paraconducirlo do Iamanera sefialada porloshallazgos
Caso deEstudio
pagina46
entwr nertt " fdk gricuttura
identificados
yamedida que progresaba el proyecto,ademisesperaba qu'e
fueran competentes
onhacerlo quesu experiencia ydesarrollo sefialaban; con
unminimodecontrol burocrtico.Sin embarog,el obsevaba queso estaba
realizando muycuidadosamente.
En respuesta a nuestrasolicitud sobreia identificaci6n
do losproyectos mis
importantes quese hubierandesarrolladoduranteelafio, desdeel puntode
visia del costo, el Gerento nombr6 6 proyectoscomo losmisgrandes. Dijo,sin
embargo,que nopodia darnosel costo aproximado dolos recursos aplicadosa
cada unoyquelosJefesdc ,nvestigaci6n
podian hacerloon detalle. Le
manifestamos
queibamos apedir a losJefes nosproporcionen
tnaprcximado
delos recursosinvertidosen cadaunodo losproyectos bajo s-: supervisi6n
duranteel afno, demanera quecadajefe supiera cual erasu toal;ademds nos
gustariadispenerdo unaaproximaci6n
deloscostos totalespara cada unode
losJefes,asicomo ana lista delosproyectos porloscuales 61 era responsable. El
Gerente dijoque no tonia talescifras demanei'a exacta. Le preguntamos
si
conocia como so habiaasignado elpersonal deinvestigaci6n
alos diferentes
jefesy dijoquo si. Entonces lesugerimos quehiciera susestirnados sobre la base
dela asignaci6ndepersonal ydosu conocimiento
do losrubros ris
importantesdemateriales ysuministros.El estuvode acuerdo con hacerestoy
entregarlas cifrasal diasiguiente.
En cuantoa losproyectos quoel gerente habia identificado como quo eran los
misgrandesen t6rminos financieros, lesolicitamos queidentifique lasfechas do
inicioaproximadamente,
yqueinvolucrara bisicamente
la inodalidad detrabajo
requerido, Jo quese estabarealizando duranteel afio ycual erael estadoactual
ysipodiadamosalguna idea do loscostos incurridos hastaDfecha. Dijo quo no
estabamuyfamiliarizado
conlosproyectos individuales yquedebiamos tratar
este asuntocon losJefes deInvestigaci6n
responsables.
Con la infannaci6n anteriorsolicitamos a losJefesdo Investigaci6n
descompongan
loscostosporproyecto individual, solicitando s6lo sus
estimados,pero pedimos quelohagan concierto cuidado ya queestospodrian
serconsiderados
en comparaci6n con losregistrosdel trabajoactualmente
realizado en losprovectos duranteel afio.
Ningunode losJefes teniacifras del tipo mencionado.
Pocodespu6s dodarlesel
total para cada uno,de igual manera a como lo recibimos delGerente,cuatrode
losJefes reclamaron quo seles habia asignadodemasiados costos.
Dichos costoslosrevisamos denuevocon el Gerentey result6 quehabian
algunoscambios enlasasignaciones depersonal quenofueron tomadas on
cuenta porel Gerente.En uno deloscasos la reasignaci6n
ocurrida el laconocia,
pero lashabia pasadoporaltoal hacer susestimados.So prepararon totales
revisados ysedieron nuevas cif,'asa losotrosjefes afectados.
Dentro del periododo 2a 6diaslosjefes nosdieron una descomposici6n
estimada deloscostos. La siguiente lista muestra loscostosestir.lados porafio,
asicomo losporcentajes del total,queincluyen solo personal ymaterial directo,
asicomoloscostosdeabastecimiento:
Caso de Estudio
pigina47
C entro itictal
Proyecto No. Rango entamafno Costoduranteel ano Porcentaje
62 1 $12800.000 20
67 2 9600.000 15
69 3 7680.000 12
72 4 5120.000 8
78 5 2560.000 4
79 6 1920.000 3
95 7 1280.000 2
96 8 1280.000 2
103 9 1280.000 2
108 10 1280.000 2
Totaldelos 10proyectos msgrandes $44800.000 70
Total delosdems proyectosen ejecuci6n (30) $ 19200.000 30
TOTAL $ 64000.000 100
Comoseindic6arriba, losestimadosmostraronque todoslosrecursosse
invirtieron en40proyectos. Nohubo ninguna acci6nsobre los65proyectos
adicionalesincluidosenla listade proyectosquerespalda el presupuesto.
Delosseisproyectos mcsimportantos desdeel puntode vistadel costo,que
fueronidentificados porel Gerente, tres deestosestabanentrelos30proyectos
mispequefios ycadauno recibia menos del 1porcientoa pesarde quehabian
sidomuyimportantesenaiosanteriores. Losotros tresproyectos de ia lista del
Gerente fueron los nfimero62, 69 y78, loscuales como se puede apreciar no
estabanincluidosen la lista delos importantes,pero dos deestos noeran tan
grandes comootrosproyectos que 61 nomenciono.
Revisl6ndelosproyectosmcsgrandes
Una revisi6nde losregistrossobre los 10proyectosmdsgrandes mostr6quelos
investigadores mantenian registrosdelostrabajos realizados ydelosresultados
obtenidos.Estosregistros parecian repalda" losesfuerzos que seindicaban se
habianinvertido enel proyecto y noencontramos nada indicativo deque el
montodelesfuerzo invertido difiriera delosestimadospropocionados.
El trabajoqueseestaba realizando parocia estar relacionado conlosobjetivosdel
proyecto. Encada unodelosproyectos exist;a evidencia de an esfuerzo
sistemitico dedescubrir la inforrnaci6n relevante ya disponiblesobre elasunto;
aunque,enalgunosotros pareciaqueseestaba rehaciendo algntrabajo
anterior,cuando estose consideraba de primera importanciaa los objetivosdel
proyecto. Estosejustificaba atincuando la investigaci6n anteriorsobreel
asuntohabia sidorealizada porconocidasautoridades enlamateria.
En tres delos proyectos preglintamos sobre losprop6sitosde la investigaci6n,
noscondujo alasuntoespecificamente del valorprichico dela informaci6n
Caso deEstudio
pagina48
nr
& Arientod griczftura
desarrollada.
En cadacaso nosdijeron quo eranproyectos b6sicos do
investigaci6n,
- emprendidos
conelprop6sito dedesarrollarinformacion
bdsicasobreelasunto,locual podrfa ayudarenotrasinvestigaciones
cuandoso
originarfa alginproblema acerca delasunto opara servircomobase para el
desarrollo dornisconocimientos
bisicos- No so habfan emprondido
coa
ningunaaplicaci6n especifica o uso prictico de]a informaci6n
enmente.
Todoesto teniaquo ver conelciclodc vida do cierta clasedo insecto. Nosetenfa
conocimiento
queestosinsectos involucraran
algiinproblema particular enla
actualidad,
auque ellosestaban relacionados
con laagricuitura yaquoayudaban
onelprocesodo polinizaci6n
o tenfan relaci6n con otrosinsectos loscualesen
climas mistropicales queeldenuestro paiseran unproblema -ara la
agricultura.
ElGerente sfial6nuevamente
quesu programa do investigaci6n
no
estabalimitado alainvestigaci6n
aplicada, lainvestigaci6n-engranaje
esuna
necesidad particularconcluy6.
Delos10proyectos mis grandes incluidosen nuestroexamen detallado,6 de
elloshabfan estado enprogreso pormds de4 afios,2comenzaron
3afiosatrisy
el iltimoafio. El Gerentedijo quenopodiapredecir cuando so acabarfan esos
proyectos,porquelainvestigaci6n
no erapredecible; aunque seestaba teniendo
encuenta ]a descontinuaci6n
d
1
e2delosmdsantiguos-cada unode 1o cuales
representaron
el2porciento delesfuerzoglobal delan-o pasado- Ellos habfan
sido muyactivosenelpasado,pero so estaba poniendo on dudaeldedicarles un
mayoresfuerzo enraz6n de quelatesissobre laquesohabian emprendido
no
tuvo6xito.
Enrespuesta a]a pregunta sobre quo informesu otrosreportessehabian
originado del trabajo,dijo quo muyrara vezhabian reportesmientrasque los
proyectosestaban enejecuci6n.
Para obtener alguna ideasobre losinformes de las investigaciones
que habfan
progresado enunaextensi6n necesaria, solicitamos
al Gerentenosidentifique
lospr'oyectos mAsimportantes
que sehubieran terminadodurante los pasados5
afios.,asicomolos mejores estimadosquetuviera deloscostosacumulados
acerca do cada unodeesosproyectos. El nopudo proporcionarnos
ni siquiera
unestimadodeloscostosacumulados,
pero siproporcion6
una listadelos
proyectos que a su juicioeran losrnisgrandes terminados
on lospasados5
afios. Habian 15 proyectos en]a lista. Postoriormente
solicitamosuna listadelos
informesyotrosreportes sobrecadaunode estos provectos.
Se habian preparado informesformales pordocedeestosproyectosy
publicados
enlaRevista deInvestigaciones
sobre Agricultura,
]a mejoryde
hecholams importante publicaci6n
sobre este asunto,4 habiansido
rechazados
paza serpublicados
considerando
quo nohabriasuficiente interds
por partedeloslectores.El Gerente dijo queIa Revista nohabia actuado
apropiadamente
al tornardicha decisi6n yquecrefa quotodoslosresultados de
las investigaciones
deberianserpuestos adisposici6n do otroscientificos yque
nadiedeberia tratardedecidirsobre queeslo queintereaa loscientificos. Por
todos losproyectos quo so habfan preparado informes,exisitla uninfonne
resumen(elcual eranormalmente
]a versi6npublicada) yhabia unaversi6n miis
detalladaqueestabadisponible para sersuministrada
a laspersonasque
evidenciaban
intersenlainforrnaci6n
contenida enellos.Para todos loscasos
publicados habian solicitudesdo informaci6n
detallada y habiasido
suministrada.
Casode Estudio
pgina49
L.entro rie,,tl& g.,icuftura
De Ia revisi6ndeestosinformesparece queen todosloscasos losprovectos
estaban relacionados claramente, deaiguna forma, con]a agricultura v porlo
tanto parecian estardentro del Area delainvestigaci6n autorizada porla
leislaci6n bajolasqueestAnconducidos; ningunodoellosparece estardirigido
aproblemas particulares oaformas especfficas do mejorar]a agricultura.
Ningunocontenia sugerencias especificas orecomendaciones
a losagricultoreso
abastecederos de losagricultores. Ellosparecian estardirigidosmAsal desarrollo
do unconocimiento cientificobisico sobre]a naturaleza y susprocesos -ala
biologia do las plantasyanimales- yaotroscoriocimientosbAsicos
principalmente
para usodeotroscientificos. El Gerentedijoqueesteera
generalmente cl criterio sobre su investigaci6nyque debiamos tenor en cuenta
que estaera ]a investigaci6n inAs importante, quotenfa losbeneticios mds
ampliosyduraderosyera el irea de lainvestigaci6n a laquo debian dedicar los
esfuerzosdel Gobierno,porque el sector privado provee normalmente do!a
investigaci6naplicada enel desarrollo de productosy serviciospara hacerfrente
alos problemasypara realizarmejoras enlasoperaciones delos agricultores.
Dijo quela investigaci6n bAsica era iabaseesencial paraestoyqueel COA esta
ayudando a lograr el elementoque nadiemAsestaba en posici6n de
proporcionar. Dijo nopodia proporcionar ninguna ilustraci6nespecifica de
investigaci6n aplicadaquehubiera surgidodel trabajo bAsico realizado, pero
queesto nose podiaesperar porquelos beneficioserande amplioalcance. Una
lista delos15 proyectosse incluyeonlospapeles de trabajo para deset
conveniente presentarlo comounode losanexosa! informedeauditoria.
La posici6n anteriordelGerentesobre el tipodo investigaci6n quo se debe
conducir,nospareci6 distintaa ]a legislad6n ba-,sica queresponsabiliza al
Ministrode Agricultura sobre la observaci6n dequelas investigaciones estn
dirigidas alos problemas m~surgentesquenecesiten atenci6n y quescan los
mAsbeneficiososa losagricultores. El Gerente pensaba quela investigaci6n
bAsica que estaba realizando produciria la mAs efectiva contribuci6n a los
problemasdelosagricultores yporlo tanto serianlos mAsbeneficiosos para
ellos.El noveia conflicto entreiainvestigaci6n realizada y lasdirectivas
contenidas en]a legislaci6n bisica yen ia autorizaci6n y directiva depolitica del
proyecto parael Programa do Investigaci6n.
Revisi6nde los Proyectosconlos Agricultoresycon losVendedores de
Fertilizantes
Mantuvimos variasdiscusiones s(;brelos 10 proyectos mAs activosy los 15 rns
grandesdurante lospasados5afios, con 10 vendedoresde abonosefialados por
ei Directordel COA corno losnrkis entendidos en ha agricultura delpais,ycon 10
agricultoresescogidos de manera similarpor losvendedores. La reacci6n
general de todos,excepto deuno deellos, unvendedor quese dijo noestaren
capacidad para emitirunjuicin, fucdo quela investigaci6n quese estaba
realizando noestaba dirigida a losasuntosquopodrian serde mayorutilidad
para losagricultores del paise incrementar ]a producci6n. Dijeronquo a pesar
deque la investigaci6n parecia estarrelacionada con la agricultura, elloscrefan
quepodriaestar dirigida mAsespecific,:,mente
a losproblemas actualesya las
manerasdo mejorar la producci6n. Con u asistencia elaboramos una lista do
los 10proyectos quoponsaban podrian ser los asuntosmAs apropiados.
Manifestaron queel cumplimiento exitoso doellosseria mAs 6itil quecualquiera
delos proyectosque ahora soestaban ejecutando oque se habfanemprendido
en el pasado.
Caso deEstudio
pigina50
en t -roietafde
Igricuf'tura
La investigaci6n
anteriorfuediscutidacon elGerentedeInvestigaci6n
cuvas
reacciones
soresumen a continuaci6n:
1. El Gerente noconsideraba
muy productivo
debatir losm6ritosrelativos
delosproyectos;
elpensabaquesu personal do investigaci6n
estaba onuna
mejorposici6npara evaluarcl6xito potencial delosproyectos deloquo tenian
losvendedorcs
de fertilizants
y losagricultores,
sinconsiderar
cuan
conocedores
delos problemas
actualcso ireasenlasquo lasmejoras podrian ser
misbeneficiosas.
Dijoquesimplenvmnte
notenianelconocimiento
t6cnico para
juzgarestosasuntos.Tambi6n recalc6que]a genteque realiza eltrabajo
propenderia
a recomendar
proyectossobre asuntosenlosquetuvieran
conocimientos
rnmAs avanzados
y onloscualestuvieran elinter, wuisgrande,
amboseran importantes
para el6xitode cualquier
esfuerzo deinvestigaci6n.
Por
estas razonesnovefa ninguna necesidad
docambiar iosmetodospara
determinar
losproyectos
quedebian emprender.
2. En cuanto alacontabilizacifn
de loscostosde losproyectos
individuales,
elGerente crefa quosolo seriauncosto adicional innecesario
yque
enlugardo gastardinero enalgo asi,seriamejorinvertirlo
onelesfuerzo de
investigaci6n.
Dijotenia todalainfom-iacidn
decostosquonecesitaba
para
manejar con efectividad
los proyectos.
En suopini6n loscostoseranalgo
secundario
al esfuerzo deinvestigaci6n,
quo unestuerzode investigaci6n
exitosoeramucho mis importante
quo loscostos podrfan teneryquelos
recursosnodebianapartarse
de61.
3. En cuantoalanecesidad
de Informes
escritosperi6dicos
sobreel
progreso,
estadoyplanes para cadaproyecto so sentiaconvencido
dequo esto
era unaforma de distraer losesfuerzos
deloscientificos
yqueinclusosenfa un
errormisgrandequelainformaci6n
dec-)stos.Creiaquenohabianinguna
necesidad
detalesinformes porque cualquierbuensupervisor
vigilaba decerca
eltrabajo quesoestaba realizando
yelmodo docontrolarlo
adecuadamente,
sin
tenernecesidad
deinformes formales.Pensaba quoesos informeseran excusas
desupervisores
perezosos
y estabandisefiados
m~is paramostrar,quepara un
controlefectivo.
4. El Gerente.dijoque no vela consistencla
entre Iadecisl6n
deno
publicar losresultados
detresdesusproyectos
mcisgrandesdurante los
pasados5afios,y su comentario
relativoal rechazo do ]a Revista de 4 de sus
proyectos
en elsentidodequedebian publicarse
losresultados
de todas las
buenas investigaciones.
Esto esunasuntodeopini6nycomo gercnte deltrabajo
estaba en mejor posici6npara emitirunjuicioantesque eleditordolaRevista, y
quelostres proyectos
sobre loscuales habian decidido noemitir informes
estaban bienejecutados
yeranbuenaslas investigaciones
encada caso.
Tambi6n sediscuti6 estosauntoscon elDirector del COA, quien manifest6
que
podria sernecesaria
una contabilizaci6n
mAs detallada y]a emisi6n deinformes
do progreso,
yaquoesto permitiria
supervisar
las actividades
deinvestigacibn
mis estrecharnente,
pero61 no teniatiempopara intervenir
enesenivel de
detalleon lasactividades
deinvestigaci6n.
Manifest6
quosu Gerente de
Investigaciones
eramuy competente
yquo no habiamos
demostrado
quela
investigaci6n
sehabria manejado
sinefectividad.
Dijo que tal vez sedebia dar
consideraci6n
a lospuntosdovista delosagricultores
ysus asesores,enia
aprobaci6n
delos proyectos;
peroquonoso necesitaba
ninguna contabilizaci6n
adicional.
p~gina51
Caso deEstudio
Lentro rntaI&dc gricuftura
Se mantuvounaconversaci6n conel Auditor IntemoResidente,respecto a su
opini6nanteriorrespecto a susesfuerzos podian estardirigidosenforma mis
productivaa otrosasuntosdiferentes a losdela investigaci6n. Al parecer quedo
impre.ionado con losresultadosalcanzados ydijo queenel fuiurodedicaria
masatenci6n aestasoperaciones.
Caso deEstudio
p~gina52
'nro
4B. Resultados
de la Terminacion
del Examen Profundo
aAreas
Criticas- Aplicacion
Procedimientos
Adicionales
PROGRAMA
DE FABRICACION
DE EQUIPOS ESPECIALES
PARA
ABONO DE SUELOS
Factores de distribuci6n
delos costosde produccibn
Conlaayuda del superintendente
hicimosunc6mputo misdetaliado del costo
estimado paraproducircada tamafiodelosequiposyevaluarlarazonabilidad
do losfactores depeso usadosal distribuirloscostostotalesdo producci6n,
entre losdiferentes tamafios do equipos. Nuestrosestudiosmostraron que, los
costosde manodeobra novariabanentre losdiferentes tamafios,en proporci6n
directaa lospesosasignados, sinembargo,loscostostotales secorrespondian
muyestrechamente.
Esto se debi6a quo loscostos del material,compensaban
loscostos domanodeobray la variaci6n en estos,semovia inversamente
a los
correspondientes
a ]a manodeobra.
Apesardeque lospesosffsicos usadospara distribuirloscostos, tienden a
asignar unacuota desproporcionada
decostos pormanodeobra alosequipos
masgrandes,losefectos directosestaban casi completamente
fueradelugar,por
el hechodeque]a plancha demetal usada c-n losequiposgrandesera un poco
mAsgruesa queaquellausada enlosequipos mspequefios yelcostoporlibra
deestemetalm~isgrueso era menor. Las cifrasresultantes deestimaciones
mAs
precisas erantancercanas aaquellas enuso,por loquenoseconsider6
necesario ajuste alguno enlospesos yconsecuentemente
enlos costos.
Nuestros c6mputosno revelaron errorimportantealguno en ladistribuci6n
del
costo,pero podrfamejorarseydocumentarse
el procedirniento
aplicado para
facilitar su revisi6ninterna peri6dica, asfcomo las verificaciones
externas
anuales.
Desperdiclo
potenclal en lasplanchas de metal, ruedas yejes
Delas operaciones
de cortedolas planchasdemetalobservadas
encontramos
quelas cuadrillas ejecutaban untrazado sistemticodelosmoldessobre las
planchasdemetal. So dijo quesehabiandesarrollado
losmejores trazadosy
que loscortadores seguiian el sistema demanera corsistente.
De lasoperaciones
reales observadas
esto parece serverdad yel monto deldesperdicio
al parecer es
muypequefio. Poresta raz6n, no dedicamos mistiempoa calcularel consumo
delas planchasdemetal necesarias para la producci6n
enunperiodo ni a
compararlo
conel consumo real mostrado en las comprasylossaldos de
inventario deexistencias.
Respecto a lasruedas yejes,calculamos lasnecesidades delosdiferentes
tamafiospara manufacturar
losequipos producidos
duranteel 1hfitmo afio,
encontrando
que nuestros ciilculos estaban deacuerdo con lossaldos do
inventarioy comprasrealizadas.
Determinacifn
de la Tarifa deMano de Obra Directa
Nuestra revisi6n dolas "TarifasOficiales"usadaspara la fuerza do manodeobra
directa do equipos,revel6:
1. El Superintendente
obtiene anualmente
la informaci6n
sobre la tarifanacional
depago,preparada porel Ministeriodo Trabajo, la quo indica lastarifasquoso
pagan a todaslas clasificaciones
de trabajadores
en la Repfiblica. Obtiene
Caso deEstudio
pigina53
in tad-Z7 i-cttuTt
informaci6n adicional sobrelostrabajadores, dela clasificaci6n quo se utiliza en
la producci6ndeequipos,qucest6n trabajando oncondiciones ylugares
comparables alosdelCentro,como sea posible.
2. Apartirdeesta informaci6n propone parala decisi6ndel Directordel Cetro
uncuadro do tarifasy cuanto 6ste lasaprueba seconvierten en las"Tarifas
Oficiales".
3. Nuestra revisi6n de losprocedimientos einformaci6n justificadora indic6 quo
losprocesos eran conducidosapropiada yconsistentemente, porlo tantolos
resultadosparecfan vilidos.
Lacantidad de manodeobra utilizadaenla producci6n estarmb'i,ndeterminada
porelSuperintendente. Loscambiosen ]a fuerza deproducci6n est.Tn
relacionados directamente consu volumen. El Superintendente comunic6 quesi
era necesarioaumentarel volumende producci6nel provocaba el
correspondiente aumento en la fuerza de producci6n. Igualmente, si el volumen
deproducci6n tenfaque serreducidoel disninufa la fuerzadeproducci6n.
Estosajustessoa realizados tomandonuevos empleadosde unregistro de
solicitudes,en el casoque ]a lista depersonasconproferencia dereempleo se
agota. Cuando esnecesario reducir la fuerza se hace separandoa losempleados
menossatistactorios, o aquelloscon menorantiguedad, enloscasosquelos
empleadosscan considerados equivalentes. La revisi6n de iasvariaciones del
personal ydola coordinaci6ncon elvolumen do producci6n, confirm6]a
explicaci6n del Superintendente sobre la manera que :onducia el sistema. Nos
dijo quolaoperaci6n delfertilizante tenia ungradoexcepcional do discresi6n
administrativa almanejarsupersonal, debidoa lalibertad previstaen la ley, al
permitirleoperar de]a forma miseficiente posible. El estudio delos
antecedenteslegales bdsicosapoyaronlo dicho.
El Superintendentedijo quo era suresponsabilidad, coordinaradecuadamente el
volumendeproducci6n yla fuerza do trabajo yquoera muycuidadosoal
efectuar losajustes con prontitud. Sefial6 queontodos loscasos,loscambios en
Ia fuerza de producci6n seefectuaban el mismodfa enqueel volumende la
producci6nera cambiado.
Agreg6 quoera su responsabilidad vigilarIa eficiencia y efectividad de]a
operaci6n do losequiposy crefa quo lo habia hecho muybien. Nopudimos
encontrar asignaci6n alguna especifica do susresponsabilidades. La Directiva
sobre ]a Polftica yAutorizaci6n del Proyecto establecequo, lasactividades delos
equiposserian conducidos porunSuperintendonto, quien tendriacompleta
responsabilidad para conduciradecuadamente la actividad.
Enrespuesta a nuestra pregunta sobrec6mo el puedereconciliar su argumento,
deque hacontrolado cuidadosamente ]a actividad ynuestrasobservaciones
relativasal exceso depersonal, dijoquo reconocia el hechodo quo podria haber
aiguna reducci6n en lamanodo obra,pero todo el asuntoradicaba en qu, eslo
que esperaba quehicieran los trabajadores. Pensaba quoahora estaban
trabajando a unvolumen razonable yqueno requeria reducirel personal, para
realizar la misma cantidad do trabajo,lo cual sera m s do lo quesepudiera
esperar do ellos. Noconsideraba quo el personal fuera tannumeroso como
nosotrosestabamossignificando a trav6sdo nuestras sugerencias con relaci6n a
qu6deberiamos hacerpara corregireste problema. Sin embargo,dijoque
reconocia quoel nivel deproducci6n quo seesperaba era unasunto depolitica
administrativa yquo seriaguiado porloqueel Directordel Centrodecidiera
queeslo apropiado.
CasodeEstudio
pigina54
-,
Pareceevidentequo la ineficiencia cn ]a mano deobra sebaseon elconcepto do
que el tamaflo de ]a fuerza necesita serajustada sobrela basedocambios or el
uivelde produccidn sin una determinaci6n do cual constituyecl nivel ra.'anable
Jo proJucci6n para ]a fuerza do manodoobra disponible.
Asimismo, esta claroquo laacci6n co'rectiva necesaria, requerirA losesfuerzos
dcalguien queacepteel concepto do quocl tamai~o dela fuerza debe basarse on
la determinaci6n
dequ6esloqueso espera razonabiemento
delos trabajadores,
en lugardela simplecontinuaci6n del nivel do eficiencia pasado. Deber~i
contarse con]a aceptaci6n administrativa
do la necesidad do unnivel do
eficiencia superiory unesfuerzo acometedor paralograr quela fuerza de trabajo
lIlegue a conseguirlo. Ei Superintendente
no ha demostrado alg. de6sto on el
pasado. Sin embargo, si 61 establece el nivel do eficiencia, puedellevarlo a cabo.
La deterri-inaci6n on relacidn a quo si6sta tarearequeriria un reemplazo del
Superintendente
o simplemente el estableciminto
do pautaspara serseguidas
porel mismo, esunasunto queser6 decididopor el DirectordelCentroyia
AutoridadSuperior.
Con respectoal Sisterna deControl Internodeberia propugnar:
1. Una muyespecifica asignaci6n de responsabilidades,
para ver quelas
actividades scanconducidasdeuna manera eficiente yacentuar la importancia
enestesentidodo las responsabilidades
delSuperintendente.
Mientras el
Superintendente
hadicho quereconoce su responsabilidad
por6sto,e1 noha
actuado como si asi fuera, parece queel piensa aunque es trabajo del Director.
Tambi6n debehacer una aclaraci6n dela responsabilidad
del Gerente dela
Divisi6n do Abonos, puesoficialmentees el Supervisor del Superintendente,
pero no parece reconocer su responsabilidad
en estesentido.
2. En relaci6n conel establecimiento
do losestAndares realesdo loscostos do
producci6n basados en estimadosdeloquo deberia costarproducir los,quipos,
todaslas estimaciones deberii scrcompletasyhechas para cada tamafio de
equipo. Pueden ser usadas para prorratearloscostosentre losdiferentes
tamafiosdo equipo,para establecer unestindar para cadaclase decosto
involucrado, basadoen el nivel do producci6n duranteel mesvservir como
basedeevaluaci6n del costo total realmente incurrido duranteol mesporcada
claseasf como debasepara cormparar conloscostostotales porunidad do
producci6n realmente incurrida duranteel mes.
El elemento manodoobia deberi basarseen estimaciones reales,do lo quo
costaria realizarlas operaciones involucradas,por una fuerza do trabajoquese
aplica por sisola al trabajo. Do esta manera el tiempo concedido deberia ser
significativamente
menor,quoel tiempo promedio tornadodurante los poriodos
donuestrasobservaciones,
puesproi-ablemento
la misma claso de falta do
laboriosidad, se encontraba contenida enel tiempotornado al ejecutarrealmente
las tareas,comoei caracterizado porloshombres al moverse,do la finalizacidn
do unequipo yel iniciodel trabajo en el siguiente.
3. El sistema decontrol debeproveer registrosdeproduccidn yejecuci6n diarios
porcada equipoo trabajador, conlas cifras relacionadas con la produccidn total
pordia. Alternativamente
6sto podria ser hecho on unperiodo semanal u otro
mayor. Sinembargo alguna clasedo registros individuales o porequipos,son
esenciales a losprop6sitosdo )a supervisi6n y laevaluacion del personal para
posibles reducciones on la fuerza do trabajo ypara lasdeterminaciones
sobre
losindividuos quedebern serincluidosentreaquellos quo serian nuevamente
CasodeEstudio
pagina55
1 ,ntro U nntaide
Caso deEstudio
ricuitura
contratados, si losnivelesdeproducci6n Io justifican. Algunosdo tales sis.tcmas
serian unestfmuloa la productividad invididual.
Tambi6n sodi6consideraci6n a To adecuado del sistemacontable para proveer
la informaci6n del costo real necesario para comparar]a ejecuci6n con los
estindares provistos anteriormente. Creomosque la presente clasificaci6n de
costosy losajustesrealizados para loscostosdemateriales quequeda sinusara!
finalizar el perfodo proveer~n lascornparaciones necesarias.
Sobrela correcci6n del presentedesequilibrio entreelvolumendeproducci6n y
losnivelesdo personal nuestra recomendaci6n es quola fuerza doproducci6n
sea reducidaa To necesario para producir el volumen do producci6n de equipos
requerido, basadosonel usoeficiente dela fuerza determinada porlos
estAndares deejecuci6n adecuadamente preparados.
Tambi6n, sefialamos queesto requerird una reducci6n sustancial depersonal.
Sinembargo, tambi6ndebemos sugerirque,para permitir una prontaacci6n y
comenzara realizarel volumen deahorros sustancialesaccesibles,]a semana de
trabajo debe serreducida, conloscorrespondientes
ahorrosenlos costosdo
mano deobraycon la apertura deregistrosdo producci6n, para permitir
mejores decisionessobre losajustesdepersonal, tantoensu total, come en
relaci6n a susmiembros individuales. Sidesde el punto do vistade las
relacionesdefuerza de trabajo, sedetermin6queel personal debeser
disminuidosin unrecorte temporal dela semana de trabajo (loquodaria lugara
castigar a todoslosempleados),quizi podria ser preferible, loqueesuna
decisi6n do ia Administraci6n.
La funci6ndeauditoria internr enestaArea la determinamos quo el auditor
nunca ha dado realmente una consideraci6n ala evaluaci6n do la eficiencia do
las operacionesdeequipo. A discutir con61 la naturaleza do su trabajo de
auditoria,reconoci6 que habia tendido adirigir su acenci6n la verificaci6n fiscal
usualy hacialosaspectos decumplimiento, prestando insuficiente atenci6na
losasuntosrelacionados con laeficiencia yefectividad. Nosabia si esto era por
lo general caracteristico do ]a funci6ndeauditoriaintema del Ministerio. Sin
embargo intent6dedicar ]a mayorparte do suatenci6n a estosasuntos. Expres6
quenosabia c6mo los funcionariosoperativos responsables reaccionarian on
relaci6n asu intromisi6n enesasAireas, pero quenunca habiarecibido rechazo
alguno u otra indicaci6n doencontrase restringidodealguna forma.
Probablemente debemosincluiruna recomendacidn para el Auditordel
Ministerio sobreesteasuntosugiriendo atenci6na estos aspectosen el COA, y
encualquierotra parte siexitiesen condiciones similaresonotrasactividades do
auditorfa.
Losasuntos anteriores fuerondiscutidos conel Superintendente,
quienso plant6
onsu posici6n anterior dequeel desperdicio onla producci6n del equipo,noera
tangrande como nosotrosindicabamos. No creia quo la extensi6n del a uste
indicadoera requeridoyquo 6sto dependeria del Director del Centro. De
necesitarse unajuste tangrande,estaria inclinadoa favorecer unareducci6n en
-ipersonal, sin pasara trav6sdo Iafasedeia semana recortada do trabajo
porquecausdriaprivaciones a todoslosempleados y perjudicaria el estado do
inimoainde aquellos trabajadores que seconservaban hastael iltimo. Este
parece serun puntomuy v~lido. Sin embargo,6stosacrificaria una oportunidad
delosempleados paracompetir porlostrabajos yasidemostrar lor6pido que
podria serhecho el trabajo. Esto deberia serdiscutido con el Director. Podemos
pagina56
n
fL de gricuftura
sefialar varios aspectos, peroel m6todofinaldeimplantaci6n
debe ser
probablemente
dejadoal COA.
El Gerentede]a Divisi6nde Fertilizantes
dijoque6stoseranasuntosque sondo
responabilidad
primaria delSuperintendente.
Sin embargo, le daraa nuestras
recomendaciones
muyserias consideraciones
y tomaria lasacciones que fueran
apropiadas
bajo talescircunstancias,
sujetas a la aprobaci6n del Director del
Centro. En respuestaa nuestra pregunta sobrelo que61 pensab .i'bfahacerse,
sobrelabase de nuestrasobservaciones,
manifest6 que eran asuntosdegran
importancia
yque61 notomaria posici6n aiguna sinefectuar algiin estudio
posterior.
El Directordel Centro mostr6 graninter6s pornuestrasobservaciones.
Dijo que
habfa dado seriasconsideraciones
a nuestrascifrasdesde quelas habiamos
proporcionado
algurias semanas antes. El creia queuncambio sustancial enla
fuerza detrabajoresulta necesaria yqueera solamente unasunto deestablecer
el mejormododeconsiderar el tamafio dela reducci6n.
Discutimos
las
oportunidades
queunperfododesemana detrabajo corto, serviria parajuzgar
lacapacidad deejecuci6ny la evaluaci6n
alos miembrosdel personal, 1o
reconoci6, pero dijoqueen susdiscusiones
con el Superintendente
sentiaque
ya teniaunbuen concepto deia calidadderendirniento
de !agente ysu
probable productividad
bajo lasnuevas condiciones.
Dijo habianalgunos
trabajadores
quepodian haceruntrabajo bastante ripido,pero ellosestarian
aptos paratratardepelearel cambioydedirigir]a fuerza completa de
producci6n
en tal esfuerzo. Poresta raz6n,dijo seria mejor hacerel cambio
rapidamente
yquedebia evitarseeldesmejorar
a losempleados
quese
conserven,
al solicitarles quecontinfien
trabajando unajornadareducida porun
period( de tiempo.
Conrelaci6n a] tiempo que deberS serrequerido para hacerlos trabajos; dijo que
crefa quelascifras entregadas
le dieron suficienteinformacin.
Los perfodos
mdscortos obscrvado.
serirfan comouna basepara losajustesdelpersonal,
creia queera mejor recortarel personal un poco msal principio ydejerlo crecer
luego un tanto,si era necesario.
El Director reaccion6 favorablemente
a loscambios propuestos
en el sistema
administrativo
ydijoque losmr6todosprecisos a serusados,serfan aplicados
con su mismagente,pero probablemente
tomarian la forma t;eneral bosquejada.
El Auditor del Ministerio reconoci6 queel auditordelCOA, podia no haber
dadosuficiente atenci6n a ]a eficienciaya laefectividad
de lasactividades,
pero
nopeasaba que era unproblema serio en susactividades
deauditorfa.
Ademds,no podia referirse ainformesespecificos,
enlos cuales sii personal
hubiera tratado conlosasuntosquehabiamos encontrado
en el Centro.
Dijoqueestarfa dispuesto a considerar
cualquier recomendaci6n
que
tuvi6ramos,
en relaci6n a susoperaciones.
Planchasde metal, ruedas y ejes
Revisamos
lassolicitudesde planchasde metalpara la producci6n
de los
equiposenel ijltimo semestreyencontramos
queel consumo se equiparaba
muyestrechamente
con la cantidad requerida.
Asimismo verificamos
el
consumo deruedas yejes yencontramos
quecorrespondian
a las demandas
para los equiposproducidosdurante el primersemestre del afio.
Caso deEstudio
p~gina57
1#
A
entr ffreattAiuftura
Compra de pintura
El Superintendente nopodia citar basealguna para su criterioprevianente
establecido,referente a lacompra de pinturadefuenteslocales. Dijoque
pensahaqueelGobierno deberia usarfuentescomerciales establecidas enel
lugar,pero 6stom~isparecia una filosoffa personal antesqueunapolitica
establecida.
No pudimosencontrar disposici6nalgunaenlos antecedenteslegales o ei la
legislaci6n bisica, quesoocupara especificamente delacompra de pintura.
Tampoco habia nadaenlas leyesrelaciondndolas conlas comprasdel Gobierno
engeneral.
El Superintendente dijo noconocerqueotras comprassehubieranefectuado
bajo una filosofia similar.
Habfan algunascompras do fuenteslocales, perolas cantidadesnoerantan
grandescomo para justificar lacompra directamente delosfabricantes.
Enrelaci6n alacalidad delapinturaa serobtenida de una nueva fuente,
hicirnos averiguaciones do losfabricantes do"m6dulos",sobre sihabia hecho
algunas pruebasdecalidad. Dijoque loshabia practicado y nosmostr6 los
resultados. Las pruebasinciuyeron nos6lo lanueva pintura, tambi~n lo hizo
con cada una delas tres clasesqueelCentrohabia utilizadopara losequipos.
Lascuatrohabian sidoprobadas porelfabricantedo m6dulos yademds por una
compafiiaanalizadora externa. Las cuatropinturashan sidoencontradas
satisfactoriaspara losprop6sitosdelm6dulo, siendo lapinturausada paralos
m6dulos superior paraese prop6sito, antesquelas trcsusadasporel Centro. El
fabricante de m6dulosdijoque.ya quelascuatro habianprobado ser
satisfactorias para sus prop6sitos,el habriacomprado cualquiera delascuatro si
tuvieran elmismcprecio,peroque habia recibido una mejoroferta del
fabricante queestaba usandoy que porlo tantodecidi6 utilizaresa pintura.
Dijoquenorecordaba deotras fuentesque leofrecieron lapintura yquo no
pensaba decirmelo decualquier modo;quesi estabamosinteresados podiamos
explorar elmercado nosotrosmismos.
Para obtener mayorinformaci6n sobrelacalidad delapintura,acudimos a ia
Agencia suministradora del Gobierno. Encontramos que ellos tambi~nhabiarn
probado lascuatropinturasyconcluimos queeranesencialmente de lamisma
calidad.
No identificaron laraz6n porqu6]a pintura en consideraci6n no seria
exactamente tansatisfactoria para losequiposcomo las tresmarcasquehabian
sido usadas,afinasflosequiposdo abonosplantearon problemas 6nicos.
Dijeron quecualquier pintura no serfacompletamente satisfactoria para los
equipos,porque era unasunto detiempoyaque]a acci6n quimica del
fertilizantearruinaba lapintura,ademfs noconocian laforma do evitar dicha
acci6n.
Losresultadosdo nuestroexamen fueron proporcionados al.Superintendento,
quien manifest6 va a realizar una prueba eia nueva pinturaysi ia pasa
recomendardi que ]a fuente seacambiada. Sugerimos queseriaacertado,
solicitarpropuestas delascuatro fuentes,asicomo decualquierotraque
pudiera estaren lalocalidad para obtener Iapintura on cilindrosdo 55 galones.
Lesolicitamos quenosdejara saberlosresultadosdesus pruebas,tan pronto
comofuese posible porquequerfamos terminar nuestrasobservaciones tan
ripidocomosea posible,antesdo informarlas formalmente.
CasodeEstudio
pcgina58
L.,entro
rintafde gricuftura
Poco tiempo despu~snosinformn6 quehabia completado
laspruebas; quo
esencialmente
eran andlisisquirricosdela pintura yqueEl Centro, ibaa solicitai
propuestas
sobre lasbasessugeridas delosfabricantes do lascuatro fuentesdo
pintura.
Nuestra revisi6n delosprocesamientos
do compra result6en lasiguiente
informaci6n
de importancia
sobre esteasunto:
Lasadquisiciones
seoriginan en solicitudes decompra delasdivisiones
operativas recibidas por]a Divisi6n Administrativa,
Secci6n Abastecimientos.
Serequiere queesassolicitudesscanaprobadas porel Gerente dela Divisi6n
Operativa.
Losprocedimientos
operativos requieren quetodaslas comprasmayoresdo
10.000 sean hechassobre unabasecompetitiva
de proformas,si haydichas
fuentes. Al menos tresproformas so requieren sihay variasfuentes. Se debe
anunciar formahmente
]a compra si ]a cantidad es mayorde$100.000 ysi esoes
posible. Excepto porlo queseindica a continuaci6n,
todoslosprocedimientos
requieren serseguidosyson aquellos vigentes para el gobierno engeneral.
Nuestra revisi6n indic6quo losprocedimientos
realmenteestaban siendo
seguidos,al menosnuestraspruebas indicaron quo asfera.Nuestras pruebas
fueronhechas sobre lascompras msgrandes, lascuales!asidentificamos
examinando
losregistrosdocompras.
La excepci6n a la quenosreferimos arriba estabarelacionada
conlosrequisitos
para establecer losabastecedores
potenciales,
con elprop6sito do solicitar
propuestas.
Encontramos
quo losrequisitos generalesdel gobiemo,contemplan
uiadeterminaci6n
sistemtica
delas fuentesdisponibles
para todaslascompras
mayores de $50.000. Estoincluye la investigaci6n
de aslistasdo fabricantes y
abastecedores,
tabulada porproductosyquo sehaya levantado unacta
documentando
sti ejecucin; losprocedimientos
delCentro no requieren6sto.
El estudiodelas basespara la selecci6n dolossuministradores
potenciales de
pintura, demostr6 queloscompradores
habian chequeado contra losregistros
defuent-saniLorioresy enviadoproformas a los mismosquehabian enviado
proforni santeriormente.
Nohabia indicaci6n de que]a selecci6n habia sido
hechaporel Super;itendente.
Discutimos
la compra do piniuracon elAsistente Administrativo
quien
reconoci6 quelas comprasdepintura no habian recibido la atenci6n que
merecian,considerando
el tamafio do la compra quo fue de800galones. Dijo
quedesde quo e!asunto habia Ilegado asu atenci6n tenia asu gente de
abastecimientos
revisando todaslascompras mdsgrandesefectuadasdurante el
primer semestredelafio, para versi habian otrosahorros potenciales talescomo
losquehabiamos encontrado
enla pintura. DijoadeOs quehabia ]a
posibilidad
dequounacondici6n igual existiesecon respecto a lasvarillaspara
soldaryaciertosproductos quimricos, cuefueron usadospara limpiarlos
equipos,antesque]a pintura fueseaplicada. Tambi6n,61 nos mostr6una guia
deinstrucci6n quehabfaemitido v requeria, el procedimiento
general del
Gobiernn praestablecer lasfuentes potenciales,
fueseseguidoenel Centro.
Conrespecto a Ia compra depintura deberiarnos
recomendar,
que lascompras
futurtsfuesen hechasoncilindros de55galonesyquoseanadjudicadas
sobre ]a
base deproforma-i competitivas,
recibidas detodoslosabastecedores
calificados
en lacalidad depintura. Tantoel Gerentede la Divisi6n Administrativa
como el
Director delCenroestuvieron doacuerdoeneso.
Caso deEstudio
pgina59
p~gina59 .
Centro tiettde d .uicura
Enrelaci6n alsistema deabastecimiento,nuestro informedeberia indicar]a
discusioncon el Gerentede]a Divisi6n Administrativay lasacciones que ha
tornado para fortalece los procedimientos decontrol.
Tambitn disculimosnuestras observaciones con el AuditorInterno Residente,
quien indic6queen el futuro,daria uncreciente 6nfasisa laefectividad enlas
actividadesyqueguiariastisacciones a lasobservacionesdeesta naturaleza.
Preguntamosal Auditor porqu6ensu trabajo sobre losprocedimientos de
compras delCentro, no verific6 el desarrollosistemitico delas fuentes
potenciales deabastecimiento, a pesarde que losprocedimientosgenerales de
compras del Gobiemo lo requeria, ya loscualesel COA estabasuieto respondi6
ques6lole dieron unaojeada.
Casode Estudio
pigina60
LAC/RFMIP
LatinAmerican andCaribbeanRegionalFinancialManagement
Improvement Project
AID
AgencyforInftemationalDavelcpmont
Guide toDesigning
andImplementing
a
P. C.-Based
Accounting System
forDevelopment
Projects
June 1992
Price Waterhouse
Guide to DesigningandImplementinga P.C.-BasedAccounting System
TABLE OF CONTENTS
PREFACE....................................
I. OBJECTIVE OF THE GUIDE ...................
I
XI. PRIMARY DEVELOPMENT
PROJECT ACCOUNTING
SYSTEM REQUIR]MENTS.....................
2
Ill. ACCOUNT STRUCTURE.......................
5
IV. CHART OF ACCOUNTS ......................
17
V. ACCOUt ,NTG ENTITY........................
19
VI. ACCOUNTING
SOFIlVARE ...................
22
APPENDICES
APPENDIX A - CHART OF ACCOUNTS
APPENDIX B - ACCOUNT DEFINITIONS
APPENDIX C - ACCOUNTING
ENTRIES
Guide toDesigningandImplementing a P.C. -BasedAccounting System
FREFACE
This Guide was prepared under the Latin America and Caribbean
Regional Financial Management Improvement Project (LAC/RFMIP),
funded by the Office ofDemocratic Initiatives (DI)ofthe United States
Agency for International Development (A.I.D.). A principal objective
ofLAC/RFMIP was to develop an A.I.D. strategy for assisting
governments ofdeveloping countries in the region in strengthening
government financial management.
A LAC/RFMIP activity oriented at developing this strategy involved
testing the feasibility of 1)developing an accounting system that would
help improve the financial accounting and reporting ofproject
implementing agencies operating in a personal computer (PC)
environment and, 2) identifying an accounting software package that
could be used by all A.I.D. project impiementing agencies.
This feasibility study was conducted by PriceWaterhouse at the Preject
Administration
Urit ofthe Highland Agriculture Developmcnt (HAD)
Project in Guatemala andat the GrganiLation ofEastern Caribbean
States (OECS) at the following locations: St. Lucia, St. Vincent,
Dominica, Antigua and Washington, D.C. The Guide also incorporates
ourexperience gained performing PC accounting system installations on
other engagements.
Based on the work performed, we believe that the accounting system
foreach implementing agency should be customized to meet the
specific needs ofeach organization. There are, however, accounting
system requirements that are unique to development projects. This
Guide de.tcribes those requirements and suggests approaches that
implementing agencies might follow in designing and implementing
theiraccounting systems.
The study identified a flexible accounting software package that will
meet the needs ofa wide number, though probably not all,
implementing agencies in the region.
Importantly, there are a number ofconditions that must be met before
initiating microcomputer
based accounting system installations at
development project implementing agencies in Latin America and the
Caribbean. To increase the probability ofa successful system
Guide to DesigningandImplementing a P.C.-BasedAccountingSystem
implementation, donor agencies and implementing agencies
management should ensure that these conditions are satisfied.
We would like to thank the management and staff ofthe OECS and
HAD Project Administration Unit for their assistance during the
project. We would also like tothank Mr. Gary Byllesby,
USAIDD/Guatemala Controller, his staff and the other Mission personnel
who a3sisted us during theproject, Dr. Cecilia Karch,
USAJD/Barbados, and Mr. James P. Wesberry, Jr., A.I.D. LAC
Senior Financial Management Advisor.
ii
f
Guide toDesigning andImplementing
a P.C.-BasedAccounting System
I. OBJECTIVE
OF THE GUIDE
Organizations
that execute development
projects have unique accounting
system requirements. These system requirements are as complex or
more complex than those encountered
in very large orgmizations.
The objective ofthis Guide is to assist the typically small to medium
size organization
design and develop accounting and reporting systems
that satisfy these unique system requirements.
The next section ofthe Guide identifies theprimary system
requirements
associated with donor agency funded development
projects. The remaining sections offer alternative approaches to
satisfying these requirements
and provide illustrative examples.
1
Guide to DesigningandImplementing aP.C.-BasedAccounting System
I1.PRIMARY DEVELOPMENT PROJECT ACCOUNTING SYSTEM REQUIREMENTS
The accounting system requirements oforganizations implementing
donor funded development projects are unique. They are also often
difficult to satisfy in a manner that maintains a high degree of
simplicity desired in developing countries project implementing
agencies.
Theprimary accounting system requirements associated with
development project implementing agencies are described below.
Accounting information must be captured and reported by project. An
organization may execute more than one project. The financial
transactions foreach project must be identifiedin such a way that the
organization can report on each project separately.
Accounting information must be captured and ieported by sourceof
finds. A project may be funded by many sources: one or more donor
agencies, the host country government, internally generated funds, and
others. Most development projects have at least two sources offunds.
The financial transactions for each project must be identifiedin such a
way that the organization can report to each source offunds on the use
ofthe monies received from that funding source.
Accounting information must be captured and reported by thedonor
agencies' projectbudgetlineitems. Depending upon the donor
agency, these may be referred to as project components, project
elements or similar term. These are frequently not expense line items
such as salaries, travel, rent, etc. but rather a project position such as
project or training director; project activity such as irrigation, road
construction orwell drilling; or other similar concept. The financial
transactions for each project mu,;tbe identified in such z. way that the
organization can report toeach donor agency on the use ofthe monies
received from that donor agency by the donor agency's project budget
line items.
Accounting information must be recorded in a consistent manmer so that
it may be rolled-up by project, source of funds, revenue and expense
line item, orother parameter and consolidated for the organization as a
whole.
2
Guide to DesigningandImplementing
aP.C.-BasedAccountingSystem
Financial information for many projects must be reported on a Life of
Project (LOP)basis. Many p'ojects extend past a normal 12 month
accounting period and may be implemented
over a five to ten year
period. Accountants
close the books at the end ofthe organization's
12
month fiscal year. Accumulated
revenues and expenses are zeroed out
atthis time and the next period begins with a zero balance .inthese
accounts. Accounting software available in the market today does not
generally maintain revenue and expense data for more than.24 months.
Consequentiy,
alternative methods must be adopted to accumulate LOP
revenue (receipts) and expense (disbursement)
totals. This will
generally require the use ofspreadsheet software.
Financial reports to donoragencies are frequently required on a cash
basis. That is, implementing
agencies must report 1)how much money
has been received, 2)how much money has been disbursed and, 3)how
much money is in the bank. Cash basis accounting often runs counter
to accrual accounting. Accrual basis accounting is often preferred
because it results is more informative financial statements. Under these
conditions, adjusting or reclassification
entries will be required to deal
with capital expenditures,
deferred revenue (donor agency funds
received in advance), accrued revenue (reimbursements
to be received
by implementing
agencies), prepaid expenses, deposits paid to others,
unliquidated travel advances, and other similar transactions,
when
preparing financial statements.
Financial reptorts may be required in more than one currency. Auditors
ofat least one donor agency require implementing
agencies to prepare a
U.S. dollar denominated report even though funding is in local
currency. Implementing
agencies may operate in more than one
country or receive funding in U.S. dollars orother currencies ofthe
funding organization.
Accounting procedures, the account structure
and the choice of accounting software can be affected by the specific
requirements.
Government
organizations
may be required by law to'ise national
budgetary accounts, These sets ofaccounts are often excessively
detailed and structured to meet national reporting objectives rather than
those ofthe project implementing
organization.
The project
implementing
agency must often make selective use of the national
accounts and restructure them in formatting financial reports.
3
Guide to Designing andImplementing aP.C. -BasedAccounting System
The design and implementation ofmicrocomputer based accounting
systems that adequately address the unique requirements ofdonor
funded development projects isa challenging task. The number of
implementing agencies that record transactions separately in "project"
and "organization" records, whose financial statements that don'ttie to
subsidiary ledgers and whose financial reports are neither timely or
useful is testimony to the difficulty in designing and maintaining these
fImancial accounting systems.
PRIMARY DEVELOPMENT PROJECT ACCOUNTING SYSTEM REQUIREMENTS
Reporting by project
i Reporting by source offunding
Reporting by donor agency project budget line items (components)
i Systematic roll-ups and consolidations
i Life ofProject (LOP) reporting
Multiple basis accounting (cash/accrual)
Multiple currency accounting
Use ofnational accounts (forgovernmental organizations)
The following sections ofthis Guide describe approaches which have
been used to satisfy these unique requirements.
4
Guide toDesigning
andImplementing
a P.C.-BasedAccounting
System
II. ACCOUNT STRUCTURE
The foundation or backbone ofany organization's
financial accounting
system is the account structure. This section describes an account
structure that facilitates satisfying the system requirements
of
development project implementing
agencies which were discussed in tile
previous section.
A properly designed account structure groups accounts in a logical and
systematic sequence in order to facilitate the preparation offinancial
statements, budget reports, consolidated statements, donor agency
reports and other management information.
Itprovide for ease of
recording and flexibility ofreporting.
The following is a graphical presentation ofone approach to structuring
accounts to meet the reporting requirements
ofimplementing
agencies:
XXXX XX-XXX-XXXX
Project Budget Line Item
Source ofFunding
Department/Project
Detail
Accounts
G/L Control Account
There is no right or wrong way to structure accounts. However, the
structure must be logical, systematic and adapted to the size, nature
and needs ofthe organization.
The above account structure will not be
"right" for every implementing
agency. It is intended only to illustrate
5
Guide to DesigningandImplementing a P.C. -BasedAccountingSystem
the concepts and process offitting an account structure to the
accounting system requirements ofa development project implementing
agency and the features ofan accounting softlare package. Some of
the more important considerations in developh..- the above account
structure are described below.
P We have placed the general ledger account first in the sequence of
digits as the TecApro accounting software runs faster with this
structure.
PIncluding detail accounts in the above account stiucture will result in
entering almost all transactions in the general ledger module ofthe
accounting software package. While it may be generally preferable
to include only the general ledger control account in the general
ledger module and to enter transactions in subsidiary system modules
(accounts receivable, accounts payable, etc.), the small size ofmost
development project implementing agencies does not justify the
added cost and complexity ofsuch a system configuration.
However, including the detail accounts in the account structure
increases the number ofdigits and does not take advantage ofthe
many attractive features available in subsidiary modules. This
tradeoff should be decided on a case by case basis.
P The number ofdigits included in each part ofthe account structure
(G/L Control Account, Detail Accouris, Department/Project etc.)
will depend on the size and nature ofthe accounting entity. For
example, an organization with fewer departments/projects or no need
to subdivide departments into sub-units may be able to reduce the
number ofdigits in the department/project section ofthe account
code.
TecApro accounting software packages allow translating either
account balances (Standard Version) or individual transactions
(Multi-currency Version) from one currency to another.
Consequently, no digit is needed in the account structure with
TecApro to indicate currency.
P.The TecApro software packages permit consolidation ofmultiple
accounting entities. Therefore, the design ofan account structure
for an organization with multiple subsidiary organizations need not
include digits to identify these organizations.
6
Guideto DesigningandImplementing
aP.C.-BasedAccounting System
The use ofeach digit in the account code is described below.
GENERAL
LEDGER (G/L)CONTROL ACCOUNT:
01[2 3T14 s-6-
T8
9 i11 1-0o
1711
The frstdigitof the G/L control account is used as follows:
1 Assets
2 Liabilities
3 Fund balance
4 Revenue
5 Cost ofsales
6 Operating expenses
7 Capital expenditures
Note: The 7000 series accounts is included to permit fixed assets to be
recorded as expenditures
(cash basis) on budget and donor
agency reports while also being recorded as fixed assets.
The second digit ofthe G/L control account sub-classifies
the major
account groups identified above (e.g. assets, liabilities, revenue etc.).
Examples include:
Amongst Assets (IX..):
11 Cash
12 Short-term investments
13 Receivables
14 Prepaid expenses
15 Property, plant and equipment
Amongst Liabilities (2X..):
21 Accounts payable
25 Accrued expenses
7
Lill,.
Guide to Designing andImplementinga P.C.-BasedAccounting System
Amongst Revenues (4X..):
41 Member states contributions
42 Donor agency grants
Amongst Operating Expenses (5X..):
5i SaJaries and wages
52 Benefits
53 Communication
54 Tiavel and transportation
f12 341L 78911 10112F~
The third and fourth digits are further sub-classifications ofthe
groupings explained earlier. TIhe manner in which these two digits are
used varies between the account groups depending upon the nature of
the account, the number ofdigits needed and anticipated changes in the
future. The following examples illustrate some ofthese types of
classification:
Classification ofthe Cash Accounts (11XX..) between:
1110 Petty cash
1120 Cash on hand
1130 Cash in bank
Note: Only one digit is currently required. However,
requirements for further sub-classification can be
accommodated.
In theReceivables (13X..) the digits are used as follows:
Third digit in Accounts Receivable:
131 Accounts receivable
132 Loans receivable
Guide to Designingand h?7plementing aP.C.-BasedAccounting System
Fourth digit in Accounts Receivable (131X..):
1311 AIR-Member states contributions
1312 A/R-Private sector contribution
1313 A/R-Employee
advances
Fourth digit in Loans Receivable(132X..):
1321 Member states contributions
1323 Employee advances
1324 Third parties
Classification ofFixed Assets (16XX..)
1601 Land
1602 Building
1609 Construction in progress
Note: Here only one digit is required forthe classification and
the anticipated need for creation ofadditional account
groups is greater than that forfurther sub-classification.
DETAIL ACCOUNTS:
7 8 9 - 109 11 12 13
The fifth andsixth digits are used in the following manner for detail
accounts such as bank accounts, employee and other receivables and
suppliers.
A standard table to identify the code that corresponds to each Member
State, OECS Institution, DonorAgency, etc. should be established. The
following examples illustrate the use ofthe fifth and sixth digits for
incorporating these tables in the chart ofaccounts:
9
Guide to Designing andImplementing a P.C. -BasedAccountingSystem
In A/R Member States Contribution (1311XX..)
131101 A/R - Contribution Antigua and Barbuda
131102 AIR - Contribution British Virgin Islands
In A/R OECS Institutions (1315XX..)
131501 A/R - Central Secretariat
131502 A/R- EAS
In AIR DonorInstitutions (1316XX..)
1316_. A/R -AID
131601 A/R -BDD
Note: Forinstitutions with a larger number ofsub-accounts, high
transaction volumes or special reporting requirements, the use of
specialized accounting package subsidiary modules need to be
considered. For example, the structure aboveallows for 99
detail accounts (clients, employees, donoragencies, etc.).
Organizations with a greater number ofdetail accounts could
add a third digit permitting 999 detail records. However, with
this number ofdetail accounts a subsidiary module (accounts
payable, accounts receivable, etc.) ofthe accounting system
should be used and this detail eliminated from the general ledger
module.
DEPARTMENT OR PROJECT:
2 3 4 5 6 - 7 8 9 - Io1 I
Digits seven, eight and nine are used to accumulate costs separately
for each sub-unit ofthe institution. These sub-units can be
departments, projects, workshops orany activity in which it is
necessary to accumulate and report separately on the revenues and
expenditures ofthe institution. The following is an explanation of how
the departments and projects are defined.
K
10
Guide to Designing andImplementing
a P.C.-BasedAccounting System
Department
Departments
are organizational
units ofthe institution for which
management
may want to capture and report separately on revenues and
expenditures
(responsibility
orprofit center) or expenditures
alone (cost
center).
To capture costs by departments,
a three digit code is assigned toeach
department.
For example:
Central Secretariat Administration
000
Sports
100
In the Directorate of Civil Aviation (DCA), administration
costs and
revenues must be kept separate for DCA and forAERADIO.
These
units are therefore set up as follows:
DCA
100
AERADIO
200
AERADIO
has workshops in member and associate states and must
capture the cost ofeach workshop in order to calculate the service
charges totheir respective airport authority. AERADIO
administration
costs to support the workshops must also be captured
separately in order to allocate these costs to the workshops.
The
AERADIO administration
and workshop costs are captured as follows:
AERADIO Base
211
AERADIO Workshops
220
Each workshop is also assigned a specific sub-departmental
code:
Antigua Workshop
221
BVI Workshop
222
Dominica Workshop
223
Small organizational
units need not be assigned separate departmental
codes. One or more ofthese sub-units (or all) may be recorded in the
same department
code. Management's
need to analyze and control
costs by organizational
unit should be the criterion that determines
whether sub-units are assigned separate codes. In small organizations
in which sub-units are not assigned individual codes "000" could be
11
Guide to Designing andImplementing a P.C.-BasedAccounting System
used for the organization as a whole. As organizational units increase
in size, departmental codes can be added to assist management in
controlling costs.
Projects
In many organizations, costs have to be captured separately for projects
that the organization is executing. In the following example, projects
costs are captured separate from each other and also from general
administration costs:
Administration
000
A.I.DYouth Skills Project
901
U.N.D.P. Training Support Project 911
U.N.D.P. French Small Business Project 912
Inthe above example, "901", "911" and "912"areproject codes. All
administrative costs are recorded in code "000."
Another situation may arise when a project isthe accounting entity and
several organizations are executing theproject. In thiscase, rather
than departments or projects, digits 7-9 could be assigned to identify
the individual project implementing agencies. Another possibility might
include setting up each implementing agency as an individual
"company" in theaccounting system and using the consolidation
feature
to report on the results ofthe project as a whole.
The consolidation feature was used in a similar way in the study to set
up theaccounting systems ofthe 12 "institutions" that make up the
OECS. These institutions are located in seven different countries and
are highly autonomous. Their activities are dissimilar and consequently
the accounts required by each institution vary. It would have been
difficult to record the transactions ofall ofthe OECS institutions in one
accounting entity so each one was set up as a separate "company"
(accounting entity) and later consolidated.
12
Guide to Designingand Implementing a P. C.-BasedAt'counting System
SOURCE OF FUNDING:
2
7 F8 TSI
108,
113
Digits ten and eleven form a two-digit code which identifies the
source offunding for a project. These digits are only used in case ofa
project financed by a donor agency (thc table ofdonor agency codes is
attached). Activities which are not funded by donoragencies (code
'00')are assumed to be financed by the organization's
monies.
Also, many projects (digits 7-9) are financed by more than one source
offunding. Ifboth the donor agency and the organization finance a
project, the donor agency may require separate reports on how the
donor agency funds were spent and how the organization's
project
counterpart funds were spent. The coding to accomplish this fora
project 911 would be:
911-00
I
>Organization's
(counterpart)
funding
> Project911
911-01
LUSAIDfinancing
>Project911
13
Guide to DesigningandImplementing a P.C.-BasedAccounting System
Note that the same project could also receive funding from other donor
agencies. As pera list ofstandard donor agency codes, UNDP funding
forproject 905 would be coded as follows:
911 -13
L >UNDPfinancing
-> Project911
PROJECTBUDGET LINE ITEM (COMPONENT):
12 43-5 6 1718 1
1ii 110 IL2iI
1
The last two digits ofthe account code (digits 12-13) identify the
project budget line item ofthe agreement signed with the donoragency
financing the project. These digits are used only in the case ofa donor
agency funded project. Coding transactions with this two digit code
will enable you to quickly prepare your reports to donor agencies which
in most cases is byproject budget line items.
Two digits have been reserved forthe component because many donor
agreements have 10 or more budget line items. This two digit structure
allows for up to 99 line items. These can be coded in a sequential
manner (01, 02, 03, etc.) or using the codes used by the donoragency.
For example, the budget line item codes used by UNDP on the Multi-
Island Training Support Project are as follows:
39 Training
59 Miscellaneous
93 Support costs
14
Guide to DesigningandImplementing a P.C. -BasedAccounting System
CODING EXAMPLES:
A few examples of coding oftransactions can be studied tofurther
understand the concepts behind the structure ofthe chart ofaccounts.
The EAS chart ofaccounts includes the following block ofaccounts
for the UNDP Training Support project:
651100-911-1339
Airfare-Regional
651300-911-1339
Subsistence-Regional
652100-911-1339
Airfare-International
652300-911-1339
Subsistence-International
679900-911-1359
Other miscellaneous
expenses
631000-911-1393
Postage and courier expense
632100-911-1393
Telephone
To code regional airtravel under the UNDP Training Support Project
(911), Component 39 Training:
Dr. Airfare-Regional
xx A/C 651100-911-1339
Cr. Cash in bank
xx A/C 113003-000-0000
Assume that A/C 113003 is a bank account with an advance from
UNDP.
Ifair travel was paid forwith OECS funds and was unrelated to the
Training Support Project theentry would be:
Dr. Airfare-Regional
xx A/C 651100-000-0000
Cr. Cash in bank
xx A/C 113001-000-0000
Assume that A/C 113001 is the OECS regular checking account with
OECS funds.
To code use ofthe telephone for international calls under the same
project, Component 93 Support costs:
Dr. Telephone
xx A/C 652100-911-1393
Cr. Cash in bank
xx A/C 113003-000-0000
15
Guide toDesigning andImplementing a P. C.-Based AccountingSystem
To code the same transaction paid for with OECS counterpart funds
when the EAS has to report tothe donor agency on its counterpart
contribution:
Dr. Telephone xx A/C 652100-911-0093
Cr. Cash in bank xx A/C 113001-000-0000
The receipt ofan UNDPadvance tocover the expenditures on this
project is also coded tothe project as follows:
Dr. Cash in hand - LUNDP xx A/C 113003-000-0000
Cr. Donor grants - UNDP xx A/C 421300-911-1300
Only revenue (receipts) and expenses (disbursements) are recorded with
theproject code as generally only statements ofreceipts and
disbursements are required.
Assets, liabilities and fund balance accounts are not coded with the
project code to reduce the number ofaccounts and because balance
sheets by project/source offunding is generally not meaningful and
therefore not required. As shown in the illustrative chart ofaccounts
included in the following section, project bank accounts are identified
by theaccount title. Fixed assets purchased with project funds are
identified by a code assigned theasset in the fixed asset subsidiary
records. Other assets and liabilities related to the project, ifneeded,
could be identified by an analysis ofthe account.
16
Guide to DesigningandImplemenzing a P.C.-BasedAccounting System
IV. CHART OF ACCOUNTS
The chart ofaccounts is a logical and systematic sequence ofaccount
numbers with their corresponding account titles. A commonly used
grouping ofaccounts is shown below.
" Assets
1000 to 1999
" Liabilities
2000 to 2999
" Fund balance
3000 to 3999
" Revenue
4000 to 4999
" Cost ofSales
5000 to 5999
" Expense
6000 to 6999
" Capital expenditure
7000 to 7200
Note that the capital expenditure series ofaccounts is not found in most
commercial accounting systems. It has been included to record capital
expenditures on a cash basis which is required by most international
donoragencies and governments.
The use ofthese accounts is
explained elsewhere in this Guide.
An illustrative chart ofaccounts is included in Appendix A. Account
descriptions are included in Appendix B. Accounting entries are in
Appendix C. Note that in this chart ofaccounts a number of
"summary
accounts"
have been used. Their purpose
is to group similar
accounts and to facilitate the summing oftheiraccount balances. This
summing process provides readers with financial data in a more
meaningful and useful form.
It is not necessary to include summary accounts in thechart ofaccounts
and to structure the accounts to the extent done in the illustrative chart
ofaccounts. In most accounting software packages accounts can be
summed in any way that the user wishes using the report generator.
This is the way that TecApro functions. In TecApro, the summary
accounts are not entered intothe software package. Structuring the
accounts as in the illustrative chart ofaccounts suggests an orderly way
to summarize the accounts. It also makes formatting reports in the
report generator easier. Forthis to work, however, it is important that
all accounts within an account group (such as fixed assets) be structured
consistently.
Many financial reports prepared by organizations in the LAC region do
not reveal an orderly listing ofaccounts with appropriate totals and
17
Guide to DesigningandImplementing aP.C.-BasedAccounting System
subtotals. The usefulness ofthis financial information is therefore
diminished. A more structured chart ofaccounts, similar to the
illustrative chart of accounts in Appendix A, may be useful to those
organizations.
In the illustrative chart ofaccounts, each account is designated as one
oftwo account types as follows:
" P-Posting
" S-Summary
Only posting accounts are entered in theTecApro accounting software
package and can be affected by accounting entries. Summary accounts
are entered into the system via the report generator function inwhich
they appear as subtotals and totals in report formats.
Itis important to remember that charts ofaccounts and account titles
vary significantly by industry, by geographic regions and by
organization. To a certain extent the chart ofaccounts should be
customized to the needs ofthe organization which will vary depending
upon the nature of the organization's activities.
18
Guide toDesigning andImplementing a P.C.-BasedAccounting System
V. ACCOUNTING
ENTITY
A unique issue to organizations
which execute inteiiationallv
funded
development projects is often the definition ofthe accounting entity.
This fundamental concept is generally not given much thought in
commercial enterprises because the accounting entity is obvious: it is
the company or corporation. This is not always the case with
development organizations.
Implementing
agencies may be going concerns whose constitution under
which they were created provides foran indefinite time frames forthe
organizations to carry out their activities. These organizations
have
been created for specific purposes and carry out activities to achieve
their institutional goals. These organizations may also execute a
number ofdonor funded projects ofvarying size, complexity and
duration which are consistent with the organization's
institutional goals.
When the project ends, the project unit may be rolled into theparent
organization as another department oroperating unit, itmay be spun-
c as a separate organization, orit may cease to exist. Iftheproject
operating unit ceases to exist, its employees may be let go orthey may
be reassigned to other projects or functions within the organization.
Other organizations
are created under a project and may be
indistinguishable
from the project. Some are created with the hope that
they will become self-financing
after a determinate number ofyears or
will continue on in the future under the financing ofthe government or
other organizations.
Ifthe project becomes self-financing,
it may
become institutionalized
and continue on in the future as a going
cencern. If the organization does not become self-financing
it may
continue to operate under external financing or it may cease to exist.
Other project implementing
agencies are established with a finite time
period to carry out their activities and cease to exist at the end ofthat
period.
A project may often have many implementing
or executing agencies.
Some of these implementing
agencies may be going concerns who take
on the responsibility
ofexecuting a part of a project which is consistent
with their charter and for which they have the institutional capability to
carry out better than any other organization.
Other implementing
agencies may be established to administer the project orexecute parts
19
ofit for which no existing organization has the institutional capability
to execute.
The effect ofthese dynamics is that it may not be readily apparent what
the most appropriate "accounting entity" should be. In some cases it
may be thegoing concern organization. In other cases it may be the
project. In some cases, the organization and project may be
indistinguishable. It is also possible that the accounting entity may
change as the nature ofthe entity ane its sources offinancing change.
Ifthe project is small and the organization is a going concern, financial
statements are prepared for the going concern organization. Additional
project reports are often required to report on the receipts and
expenditures ofmonies from the sources ofexternal financing.
Ifan organization is created with the sole purpose ofexecuting a
project and there are no other project executing organizations, the
organization and the project are indistinguishable. Financial statements,
ifappropriate, may be prepared forthe project/organization.
If
financial statements are appropriate, the notes to the financial
statements should clearly describe matters such as the nature ofthe
accounting entity, whether the organization was created fora finite or
indefinite period and the extent to which the organization depends on
external financing. Ifthe organization is dependent on external
financing, the notes should also indicate whether the organization is in
compliance with the terms ofthe agreement(s) that provide that
financing.
Ifa project is carried out by a number ofimplementing agencies, each
implementing agency which is a going concern separate from the
project will prepare financial statements foritselfand additional project
reports on the receipts and expenditures of monies from the sources of
external financing. The external financing agency may also require the
project administrative unit to prepare financial reports on theproject as
a whole.
When an organization has been created to administer a project executed
by a number ofimplementing agencies and consolidated reports are
prepared by the project administrative unit for the project as a whole,
the appropriate accounting entity is the project.
20
Guide to Designing andImplementing
Theproject administrative
unit, ifit is a governmental
organization,
may need toprepare separate financial statements foritself for
consolidation
on a government-wide
basis. Forthis purpose the
accounting entity would be the oi :anization. Inthis latter case, itis
important the administrative
unit report only its own assets, liabilities,
fund balance, revenues and expenses. Doing otherwise may result in
double counting when its financial statements are consolidated with
those ofthe other governmental
organizations
executing theproject.
An accounting entity issue may also arise when an external financing
source channels monies to a number ofproject executing agencies
through a project orprogram administrative
unit. In such cases the
cash receipts should probably be recorded on the books ofthe
administrative
unit which has fiduciary control over the cash and not on
the books ofa separate project orprogram entity. Iftheadministrative
unit makes loans to the executing agencies, the loan receivables would
also be recorded on the books ofthe administrat-'e
unit rather than on
the books ofa project orprogram accounting entity.
As can be seen from this discussion, the determination
ofthe most
appropriate accounting entity is not always readily apparent when
development
projects are financed by external sources.
When designing accounting systems for development
projects and going
concerns that execute externally financed development
projects, careful
consideration
must be given to determining the accc,-nting entity, how
this entity relates to other accounting entity in a project, how the
definition ofthe accounting entity may change over timeand the
varying reporting requirements
depending upon whether the recipient of
the information is project management,
the institution's management,
the external financing agency or government.
2omplexities
such as those described
are rarely found in commercial
organizations.
Accountants trained in commercial accounting should be
aware ofthese additional issues when providing assistance to or
working in an organization that executes externally financed
development
projects. Finally, the design ofthe account stn,cture
should incorporate a high degree offlexibility to accommodate
the
varying reporting requirements
and changes that may result as
development projects become institutionalized,
change theirsource of
funding or end.
21
VI. ACCOUNTING
SOFTWARE
An objective ofthe study was to identify an accounting software
package that could be used by all A.I.D. project implementing
agencies. The study identified a flexible accounting software package
that will meet the needs ofa wide number, though probably not all,
implementing agencies in the region.
A list ofaccounting software package vendors was developed selecting
a wide variety ofcompetitive packages. Vendors were contacted and
the related product information was requested. The product
information requested included, but was not limited to, product demo
diskettes, general product information for single and multi-user
configurations, product price lists, and information regarding the
availability ofthe product in both English and Spanish. Additionally,
vendors were requested to indicate whether or not the product's source
code was available forpossible custom changes, and iftechnical
support was available throughout the LAC region.
After reviewing the product information received, the software
packages were graded based on the essentialsystem requirements
defined forprequalification. Among the prequalification requirements
identified forthe packages were:
* General Ledger and Budgeting capabilities;
"Account key size, flexibility, and adaptability to most chart of
accounts structure;
* Availability ofa report generator;
Availability of system documentation and training materials in
English and Spanish;
Wide vendortechnical support in the LAC region;
" System's compliance with industry standard DOS environment;
" System usability in single and multi-user environments;
22
Guideto DesigningandImplementinga P.C.-BasedAccounting System
Availability ofadditional integrated modules such as Fixed Assets,
Accounts Payable, Accounts Receivable, Payroll, and Inventory.
Theprequalification
requirement was that all requirements
were to be
met. The account key size and flexibility, the multi-language
capability, and the IAC regional vendor support capability turned out
tobe determining factors forthe results obtalied.
A detailed system evaluation was performed ofthe accounting software
packages that satisfied the prequalification
criteria. The requirements
included were defined based on requirements
identified after reviewing
several AID-funded projects, ourunderstanding
and experience in
evaluating accounting software packages, and the application ofour
structured Systems Management Methodology
(SMM) forthe
evaluation ofsoftware packages.
The TecApro accounting software package received the highest rating
in thepackage evaluation and was recommended
toA.I.D. After
reviewing the evaluation results, USAID/Guatemala
selected the
TecApro package for use in the study.
TecApro is a very flexible financial accounting and reporting software
package with apowerful report generator capable ofgenerating
sophisticated
financial accounting and control reports. Itis available in
English and Spanish, has a high degree of flexibility in its account
structure anda unique file structure which makes it apowerful
accounting tool. Its use at various AID-funded projects and its
expanded technical support in the LAC region were other important
positive factors about theproduct. Another strong consideration
was
the location ofits headquarters
and technical support offices in San
Jos6, Costa Rica.
It should be understood that TecApro was selected based on very
specific evaluation criteria. An important consideration
was the
potential ability ofusing thepackage in a wide range oforganizations
in the English- and Spanish-speaking
LAC region and the capability of
the vendor to support the package throughout this large geographic
area. TecApro may not be the best choice in all cases. In some cases
a tradeoff will certainly have to be made between the advantage to
A.I.D. ofusing one package in a numLer ofcountries Lnd possible
shortcomings
of the package measured against specific requirements
that an organization
may have.
23
Guide to DesigningandImplementing aP. C.-BasedAccounting System
New accounting software packages are continuously coming on the
market and enhanced versions ofexisting packages are periodically
released by vendors. TecApro was the package that best met the
evaluation criteria at the timeofthe study. Donoragencies and others
should periodically review the market for new and enhanced software
packages.
It should also be understood that TecApro, like all software packages,
has weaknesses. One ofthe weaknesses identified during the study was
users ability tomodify reports. While thisprovides flexibility in the
preparation ofreports, italso creates a control concern. TecApro has
identified steps to compensate forthis weakness and users and auditors
should adhere to these procedures.
Other opportunities to improve theTecApro package were identified
during the two system installations. These were communicated to
TecApro and the company has made efforts to correct these situations.
Itis to be expected that users will continue to identify opportunities to
improve the package.
Notwithstanding the above comments, TecApro has proven to bea
powerful accounting tool. Users should refer to the users manuals that
accompany the package fordetailed instructions on the day-to-day use
ofthepackage.
24
Guide to DesigningandImplementing
VII. CONDITIONS
FOR ASUCCESSFUL
SYSTEM IMPLEMENTATION
The objective ofthis element ofLAC/RFMIP
was to identify a PC-
based accounting software package flexible enough to work in a wide
range ofsituations, from small single-office entities with simple
:,-irements,
to large multi-office organizations
with complex and
sophisticated
needs. Based on our evaluation, we found that the
TecApro accounting software package is capable of satisfying the
requirements
ofmost private volunteer organizations
(PVOs), non-
governmental
organizations
(NGOs), and host country government
entities in the LAC region that receive donoragency funds. This
section ofour report describes the types ofinstitutions forwhich the
TecApro package is appropriate,
including the basic criteria for
successful implementation
and the conditions to be metprior to
implementation.
At the lower end ofthe spectrum, implementation
ofthe system makes
few demands. Itcan be set up on any DOS-based microcomputer
with
a fixed disk, requiring neither expanded memory nor excessive amounts
ofdisk space. Jt does need a wide-carriage
printer since many
accounting reports are wider than 80 characters. It needs only those
environmental
conditions normal for any microcomputer:
a stable
power source and a reasonably clean work area with stable
temperature.
Defining information needs, designing a plan ofaccounts
to meet those needs and designing reports are the most complicated
tasks. Once these are completed, actual implementation
and training is
generally not burdensome.
While there is obviously no lower limit to the size ofthe organization
for which thepackage could be used, it is unlikely to be cost-effective
where the volume ofaccounting transactions is less than 10-20 per
month. Itcan be effectively implemented in an office where personnel
do not have experience with computers and/orcomputer-based
systems,
provided that ready access to outside support is available.
Implementation
ofthe system in a complex environment (i.e. HAD) is
a project in and of itself. While each successive implementation
should
become easier, these are not amenable to systematization.
Their
complexities mandate individual review ofthe organization's
information requirements,
development
ofa specialized chart of
accounts and design ofcustomized reports. The exact configuration
of
the hardware environment will be critical to assure capacity, access and
25
Guide toDesigningand Implementing a P.C.-BasedAccounting System
reliability. Training personnel in the more advanced features ofthe
system will be required in order to allow sophisticated organizations to
avail themselves ofthese capabilities.
The current release ofthepackage has a limit of 10,000 active accounts
per "company", which may present problems to larger entities.
TecApro has advised that this restriction will be relaxed oreliminated
in forthcoming releases. We have observed the system successfully
operating in a large family planning institution in Guatemala.
Operating on a network with approximately 40 terminals, it clearly
demonstrated its ability to accommodate networks and simultaneous
access by multiple users.
Initial implementation should include no more than two or three ofthe
nine modules currently available (General Ledger, Budget, Bank
Reconciliation, Check Writing, Accounts Receivable, Accounts
Payable, Inventory, Fixed Assets, Payroll). Additional modules, as
required, should be scheduled for implementation after a reasonable
time period.
The following is a checklist ofconditions that should be considered
prior to implementation ofan automated accounting system and specific
tasks that should be performed prior to/during the system
implementation.
IMPLEMENTATION
CHECKLIST: CONDITIONS
/ Management Support
Top management ofthe institution must actively support the
implementation ofthe system. This is the single most important
requirement.
/ Current Accounting/Financial Information
The institution must have its accounting/f'mancial information,
including its budget, current and organized to begin package
implementation. This is the most frequent problem we have
encountered.
26
Guide to DesigningandImplementing aP.C.-BasedAccountingSystem
/ Accounting Skills
Accounting/financial
management personnel must possess formal
accounting training or equivalent work experience.
/ Computer Literacy
Accounting/financial
management personnel must be familiar with
micro-computer
based systems; they will need tooperate both the
package's interal word processing capability and an external spread
sheet (such as Lotus).
Computer support personnel mustpossess basic knowledge ofDOS.
Operating Environment
The organization must provide a clean, dust-free, preferably air
conditioned, operating area.
/ Accessibility
The physical location ofthe system must be sufficiently accessible to
hardware/software
support personnel to allow problems to be
resolved within an acceptable time frame.
/ Accounting Transaction Volume
The institutions should process at least twenty accounting
transactions per month.
/ Project Documentation
The institution should have thedonor reporting requirements
established though project agreement documents and amendments
(PILs, in the case ofUSAID).
IMPLEMENTATION
CHECKLIST:
ACTIVITIES
Specific activities to be performed to ensure a successful system
implementation
include:
27
.I3
Guide toDesigning andImplementing a P.C. -BasedAccounting System
/ Establish Required Level ofAccounting Skills
Inventory the accounting/financial management skills ofthe
organization; formal accounting training orits equivalent in work
experience is required. Extensive additional implementation
assistance will be required from professionals ifthe entity's staff
does not have basic accounting skills. Users may need additional
assistance ifthey are conveiting from a simple cash receipts
disbursement ledgers, ifthey have notjoumalized transactions
(debits/credits), and ifthey have relied on others to prepare the
entity's financial statements.
/ Establish Required Level ofComputer Literacy
Inventory the basic computer skills ofthe personnel who will use the
system; if improvement is needed, arrange fortraining tobe carried
outthroughout the remainder ofthe project.
" Accounting/fimancial management personnel will need to operate
both the package's internal word processing capability and an
external spread sheet (such as Lotus); some familiarity with
DOS would be beneficial.
* Computer support personnel must possess sufficient basic
knowledge computers, computer-based systems and DOS for
basic system maintenance, such as backup and recovery; file
management; assistance in formatting reports; etc. The
organization's computer support personnel, should participate in
the system implementation and training.
/ Determine Reporting Requirements
The complexity ofreporting requirements will necessarily vary
according to the size/complexity ofthe organization. This
determination should be established in coordination with the
following task.
/ Develop/Customize ChartofAccounts (COA)
Professional assistance will be required by most organizations; our
COA demonstrates a manner ofintegrating regular General Ledger
reporting with project reporting and a traditional account
classification scheme. No COA can fit all organizations and most
will require customizing.
28
Establish InterfaceRequirements
Examine existing/proposed
databases or other information sources of
project activities and accomplishments.
Establish interfaces to
provide reports which relate costs to activities. An existing
statistical database isa requirement for doing cost/activity reporting.
/ Acquire Hardware
The central processor (CPU) for smaller entities may be any DOS-
based microcomputer
with 640K ofmemory and a hard disk ofat
least 20MB. Larger, more complex organizations demand faster
processors (386or higher), additional memory, and greater storage
capacity, particularly ifthe package is to be operated on a network.
In the case ofa network, the associated hardware (cards, cabling,
terminals, etc.) must also be acquired.
Thepackage will operate with any wide carriage or other printer that
produces up to 160 characters/line.
A laser printer, to enhance the
presentation offinancial statements and graphical reports, is
desirable in all cases; additional printers may be required in larger
institutions.
Proper operation ofthe hardware will require a voltage regulator
adequate tothe system acquired and local conditions. An
uninterruptible
power source (UPS) is advisable in countries subject
tofrequent and/or lengthy power outages.
/ Acquire Software
The minimum requirements are the selected modules ofthe TecApro
package and a spreadsheet (Lotus 123 or other). Networking and
other software may be required forthe larger entities.
29
.v-9
Guide toDesigning andImplementing aP.C.-BasedAccounting System
APPENDICES
/
APPENDIX A
CHART OFACCOUNTS
GIL
MASTER
CONTROL SUB
DEPTI
PROJ. FUNDING ACCOUNT TITLE
ACCOUNT
TYPE
100000
110000
- 000
- 000
- 0000
- 0000
Asset
Cash
S
S
111000- 000- 0000
1 110 x x -0 0 0 - 0 0 0 0
1 1 2 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 1 2 0 x x - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 1 3 0 0 0 0 0 0 - 0 0 0 0
1130xx- 0 0 0 - 0 000
114 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
Pettycash
(Fund name)
Cash on hand
Cash on hand-(Currency)
Cash inbank-EC
(Account nameand#)
Cash inbank-US
S
P
S
P
S
P
S
1140xx- 0 0 0 - 0000
1 2 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 2 1 0 x x - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 1 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 1 1 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 1 2 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 1 2 x x - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 1 3 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 313 x x - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 1 4 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 1 4 x x - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 1 5 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 1 5 0 1 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 1 6 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 1 6 0 1 - 0 0 0 - 0 0 0.0
1 3 1 7 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 1 8 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 1 8 x x - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 2 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 2 1 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 2 1 x x -0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 2 3 0 0 - 0 0 0 - 0 000
1 3 2 3 x x - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 2 4 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 2 4 x x - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 2 5 0 0 - 0 0 0 - 0 000
1 3 2 5 x x - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 3 3 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 4 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 4 1 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 4 2 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
1 4 9 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
15 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
(Account name and #)
Short-term investments
(CD orAccount nameand#)
Receivables
Accounts receivable
A/R-Member statescontributions
AIR-Private sectorcontributions
(Company name)
A/R-Employeeadvances
(Employee name)
A/R-Third parties
(Company oi individual'sname)
A/R-OECSInstitutions
(institution name)
A/R-Donor institutions
(Institution name)
Accrued Interest receivables
Due from other sources of funds
Duefrom-(Donor agency/project)
Loans receivable
L/R-Member states
(Country nameper above)
LR-Employees
(Employee name)
LR-Third parties
(Company or individual's name)
LIR-OECSinstitutions
(Institution'snameperabove)
Provision for baddebt
Prepaid expenses
Prepaid insurance
Prepaid rent
Other prepaidexpenses
Inventory
P
S
P
S
S
S
S
P
S
P
S
P
S
P
S
P
P
S
P
S
S
P
S
P
S
P
S
P
P
S
P
P
P
S
Account Type Legend: S: Summary; P: Pasting
A-1
CHART OFACCOUNTS
GIL
MASTER
CONTROLSUB
DEPTI
PRCJ. FUNDING ACCOUNT TITLE
ACCOUNT
TYPE
1 5 3 0 0 0
1 5 4 0 0 0
- 0 0 0
- 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
Finishedgoods
Packingmaterial
P
P
1 5 5 0 0 0
1 5 9 0 0 0
- 0 0 0
- 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
Supplies
Other inventory
P
P
1 6 0 0 0 0
160100
1 6 0 2 0 0
1 6 0 3 0 0
1 6 0 4 0 0
- 0 0 0 - 0 0 0 0
- 000- 0000
- 0 0 0 - 0 0 0 0
- 0 0 0 - 0 0 0 0
- 0 0 0 - 0 0 0 0
Property, plant and equipment
Land
Buildings
Furniture and fittings
Equipment
S
P
P
P
P
1 6 0 5 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0 Motor vehicles
P
1 6 0 6 0 0 - 0 0 0
1 6 0 7 0 0 - 0 0 0
1 6 0 8 0 0 - 0 0 0
1 6 0 9 0 0 - 0 0 0
1 7 0 0 0 0 - 0 0 0
1 7 0 2 0 0 - 0 0 0
1 7 0 3 0 0 - 0 0 0
1 7 0 4 0 0 - 0 0 0
1 7 0 5 0 0 - 0 0 0
1 7 0 6 0 0 - 0 0 0
1 8 0 0 0 0 - 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 C
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
Library
Spare parts
Leasehold improvements
Construction inprogress
Accumulated depreciation
Acc. dep.-Buildings
Acc. dep.-Furnitureand fittings
Acc.dep.-Equipment
Acc.dep.-Motorvehicles
Acc. dep.-Library
Investments
P
P
P
P
S
P
P
P
P
P
S
1 8 0
1 9 0
0 x
0 0
x
0
- 0 0 0
- 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
(CD or Account nameand #)
Other assets
P
S
1 9 1 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0 Deposits paidtosuppliers
P
1 9 2 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0 Surplusassets/assetsnotin use P
1 9 9 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0 Other assets
P
2 0 0
2 1 0
0 0 0
0 0 0
- 0 0 0
- 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
Liabilities
Accounts payable
S
S
2 1 0
2 2 0
0
0
x
0
x
0
-0 0 0
- 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
(Supplier's name)
P/Rdeductionsand employee pad
P
S
benefits
2 2 1 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0 Soclalsecuritypayable
P
2 2 2 0 0 0
2 2 3 0 0 0
2 2 5 0 0 0
- 0
0
0
0 0
0 0
0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
Grouollfe and medical payable
Peneion fundpayable
Staffdeductionpayabl,
P
P
P
2 3 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0 Due toother ourcesoffunds S
2 3 0 0 x x
2 4 0 0 0 0
2 4 0 0 0 1
2 5 0 0 0 0
2 5 1 0 0 0
- 0 0 0
- 000
- 0 0 0
- 0 0 0
- 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 G0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 0 0
Dueto-(Donor agency/Project)
Payables toother OECS institutions
(Institutionname)
Accrued expenses
Accrued emoluments
P
S
P
S
P
2 5 2 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0 Accrued benefits
P
2 5 3 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0 Accrued operating expenses
P
AccountType Legend: S: Summary; P: Posting
A-2
CHART OFACCOUNTS
GIL
MASTER
CONTROL SUB
DEPT/
PROJ. FUNDING
ACCOUNT TITLE
ACCOUNT
TYPE
2 6 0 0 0
2 6 1 0 0
0
0
- 0 0 0
- 0 0 0
- 0 0 0 0
- 0 o00
Deterred revenue
Defrev-Unexpendeddonor
S
P
2 6 2 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
agencyadvances
Defrev-Memberstatescountry
P
2 7 0 0 0 0 - 0 0 0 0 0 0 0
2 8 0 0 0 0 - 0 0 0 0 0 00
2 8 0 0 x x -0 0 0 0 0 0
2 9 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 C 0
2 9 1 0 0 0 - 0 0 0- 0 0 00
2 9 2 0 0 0 - 0 0 0 0 0 0 0
2 9 3 0 0 0 - 0 0 0 0 0 0 0
2 9 3 0 x x - 0 0 0 - 0 0 0 0
3 0 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 00
3 2 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
recd inadvance
Other short-term liabilities
Long-term debtpayable
(Debt instrument)
Oi;3rlong-term
liabilities
Deposits heldinguarantee
Accrued travel grant
Accrued gratuity
(Employee name)
Accumulated fundbalance
Excessof revenue
P
S
P
S
P
P
S
P
S
S
3 2 1 0 0 0
3 2 2 0 0 0
3 3 0 0 0 0
- 0 0 0
- 0 0 0
- 0 0 0
- 0u 0 0
- 0 0 0 0
- 0 0 00
over expenses
Current year
Accumulated revenueover expenses
Reservefor uncollected
P
P
P
3 4 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
4 0 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
4 1 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
4 2 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 000
4 2 0 1 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
4 3 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
4 3 x x 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
4 4 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
4 5 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
4 5 1 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
4 5 1 x 0 0 0 0 0 - 0 0 0 0
4 5 2 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0o
4 5 2 x 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
4 5 3 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 00
4 5 3 x 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
memberstatescontribution
Donated capital
Revenue
Memberstates contributions
Donor agencygrants
Donor grants-(Agency
name)
Private sectorsponsorship
(Definedby OECS institutions)
(Reserved for utureuse)
Services
Export development services
(Defined byOECS institutions)
Drug procurementservices
Fees andlicences
(Defined byOECS
P
S
S
S
P
S
P
S
S
P
S
P
S
P
4 5 3 9 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
4 5 4 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
4 5 4 x 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
4 5 9 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
4 5 9 x 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
460000- 000- 0000
4 6 x x 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
Institutions)
Otherfeesand licenses
Telecommunication
and r avigation services
Other services
Fines
(Defined byOECS Institutions)
P
S
P
S
P
S
P
Account Type Legend: S: Summary; P: Posting
A-3
CHART OFACCOUNTS
GIL
MASTER
DEPTI
CONTROL SUB PROJ. FUNDING ACCOUNT TITLE
ACCOUNT
TYPE
470000- 000- 0000 Sales
S
47xx00- 000- 0000 (DefinedbyOEC3 insttutions)
P
479000- 000- 0000 Othersales
P
480000- 000- 0000
490000- 000- 0000
(Reserved for futureuse)
Other revenue
S
491000- 000- 0000 Interestrevenue
P
492000- 000- 0000 Exchangerategain
P
493000- 000- 0000 Gain on saleofassets
P
494000- 000- 0000 Invastmentincome
P
499000- 000- 0000 Othermiscellaneousrevenue
S
499x00- 000- 0000 (Defined by OECS Institutions)
P
500000- 000- 0000 Cost of sales
S
510000- 000- 0000 Cost of goodssold
P
5200C0- 000- 0000 Freight andbrokerage fees P
530000- 000- 0000 Insurance
P
590000- 000- 0000 Other cost ofsales
P
600000- 000- 0000 Operatingexpenses
S
610000- 000- 0000 Emoluments
S
610100- 000- 0000 Salaryandwages
P
610200- 000- 0000 Overtime pay
P
610300- 000- 0000 Entertainment allowance
P
610400- 000- 0000 Houseallowance
P
610500- 000- 0000 Carallowance
P
610600- 000- 0000 Gratuity
P
610700- 000- 0000 Temporarywages
P
610900- 000- 0000 Otheremoluments
P
620000- 000- 0000 Benefits-Employer paid
S
620100- 000- 0000 Pension contribution-Employer
P
620200- 000- 0000 Socialsecurity-Employer
P
620300- 000- 0000 Group life and medical
P
620400- 000- 0000
620900- 000- 0000
Travel grant
Otherbenefits
P
P
630000- 000- 0000 Communication expense
S
631000- 000- U 000 Postageandcourierexpense
P
632000- 000- 0000 Telephone, facsmile,telexand cable S
632i00- 000- 0000 Telephone
P
632200- 000- 0000 Facsimile,telexand cablo P
640000- 000- 0000
641000- 000- 0000
Officeoccupancy expense
Rent
S
S
641100- 000- 0000 Rent-Premises
P
641200- 000- 0000
641900- 000- 0000
Rent-Equipment,furnitureandfittings
Rent-Other
P
P
642000- 000- 0000 Utilitiesandfuel
S
AccountTypeLegend: S:Summary;P:Posting
A-4
CHART OFACCOUNTS
GIL
DEPT/
CONTROLSUB PROJ. FUNDING
6 4 2 1 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 4 2 2 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 4 2 3 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 4 3 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 4 3 1 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 4 3 2 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 4 3 9 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 4 4 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 4 4 1 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 4 4 2 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 4 5 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 4 6 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 4 7 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 4 8 0 0 0 - 0 0 0 -0 0 0 0
6 4 9 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 5 0 0 0 0 -0 0 0 -0 0 0 0
6 5 1 0 0 0 - 0 . 0 0 0 0 0
6 5 1 1 0 0 - 0 00 0 0 0 0
6 5 1 2 0 0 - 0 0 0 0 0 0 0
6 5 2 0 0 0 - 0 0 0 0 0 0 0
6 5 2 1 0 0 - 0 0 0 0 0 0 0
6 5 2 2 0 0 - 0 0 0 0 0 0 0
6 5 3 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 5 3 1 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 L
6 5 3 2 0 0 0 0 0 - 0 0 0 0
6 5 3 3 0 0 - 000- 000 0
6 5 3 9 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 5 4 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 6 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 6 1 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
662000- 000- 0 000
6 6 3 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 6 4 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
669000- 0 0 0 - 0000
6 7 0 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 7 1 0 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 7 1 1 0 0 0 0 0 - 0 0 0 0
6 7 1 2 0 0 - 0 0 0- 0 0 0 0
6 7 1 3 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 7 1 4 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 7 1 5 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
6 7 1 6 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0
AccountType Legend: S: Summary; P: Posting
MASTER
ACCOUNT
ACCOUNT TITLE
TYPE
Electric
P
Water
P
Generator fuel
P
Insurance
S
Ins-Premises
P
Ins-Equipment,
furnitureand fittings
P
Ins-Other
P
Repair andmaintenance
S
R&M-Premises
P
rl&M-Equipment
P
Securityservices
P
Cleanng
P
Depreciation
P
Amortlsation
P
Otheroffice occupancyexpense
P
Travel andtransportation
S
Trave-Reglonal
S
Airf'.re-Regional
P
Subsistence-Regional
p
Trvel-International
S
Airfare-Intl
P
Subslstence-Intl
P
Motorvehicleexpense
S
Vhicle-R&M
P
Vehicle-Insurance
P
Vehicle-Gasand oil
P
Other motorvehicleexpense
P
Shipping, handling andbrokerage
P
Professional services
S
Legal
P
Audit
P
Consulting\Technical
services
P
Inspections
P
Other professionalservices
P
General expenses
S
Promotion and publicrelations
S
Advertising
P
Public relations
P
Tradeshows
P
Promotions,presentations,
P
&seminars
Newsletters&brochures
P
Direct mail
P
CHART OF ACCOUNTS
GIL
MASTER
CONTROL SUB
DEPT/
PROJ. FUNDING ACCOUNTTITLE
ACCOUNT
TYPE
6 7 1 9 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0 Other promotion/special
P
6 7 2 0 0 U - 0 0 0 - 0 0 0 0
promotionprojects
Officialentertainment
P
6 7 3 0 0
6 7 4 0 0
6 7 4 1 0
6 7 4 2 0
6 7 4 3 0
0
0
0
0
0
-
-
-
-
-
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 -
0 -
0 -
0 -
0 -
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
Recruitment and relocation
Training
Training-AIrfare
Training-Subsistence
Training-Tuition/fees
P
S
P
P
P
6 7 4 4 0 0 -
6 7 4 5 0 0 -
6 7 4 9 0 0 -
6 7 5 0 0 0 -
6 7 6 0 0 0 -
6 7 6 1 0 0 -
6 7 6 2 0 0 -
6 7 6 3 0 0 -
6 7 6 4 0 0 -
0 0 0 -
0 0 0 -
0 0 0 -
0 0 0 -
0 0 0 -
0 0 0 -
0 0 0 -
0 0 0 -
0 0 0 -
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 00
Training-Material andsupplies
Training-Instructor feesandexpenses
Training-Other expense
Books,subscrip. and misclibraryexpense
Supplies
Stationery
Computer supplies
Workshop suppliesandparts
Installationmateria!s
P
P
P
P
S
P
P
P
P
6 7 6 9 0 0 -
6 7 7 0 0 0 -
6 7 7 1 0 0 -
0 0 0 -
0 0 0 -
0 0 0 -
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
Other supplies
Conference expense
Conference-Airfare
P
S
P
6 7 7 2 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0 Conference-Subsistence
P
6 7 7 3 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0 Conference-Refreshments
P
6 7 7 4 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0 Conference-Facility rental
P
6 7 7 9 0 0
6 7 8 0 0 0
6 7 9 0 0 0
6 7 9 1 0 0
6 7 9 2 0 0
6 7 9 3 0 0
-
-
-
-
-
-
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
-
-
-
-
-
-
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
Conference-Other expense
Printing andreproduction
Other generalexpense
Scholarshipsandgrants
Honorarium andstipends
Bankcharges and interestexpense
P
S
S
P
P
P
6 7 9 4 0 0 - 0 0 0 - 0 0 0 0 Lossonsaleof assets
P
6 7 9 5 0 0
6 7 9 6 0 0
-
-
0
0
0
0
0
0
-
-
0 0 0 0
0 0 0 0
Exchange rateloss
Bad debt expense
P
P
6 7 9 9 0 0
6 8 0 0 0 0
6 8 1 0 0 0
-
-
-
0 0
0 0
0 0
0
0
0
-
-
-
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0
0
0
Other miscellaneousexpense
Allocated administrative expenses
Admin expensesallocated from
P
S
P
6 8 2 0 0 0 - 0 0 0 0 0 0 0
central uffice
Admin expenses allocatedto P
7 0 0 0 0 0 -
7 1 0 0 0 0 -
7 1 0 2 0 0 -
7 1 0 3 0 0 -
7 1 0 4 0 0 -
0 0 0 -0
0 0 0 -0
0 0 0 -0
00
0 0 0 -0
0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
depts/projects
Capit ,Iexpenditures
Capital exp.-Purchases
Capital exp.-Buildings
Capitalexp.-Furn.&fittings
Capital exp.-Equipment
S
S
P
P
P
AccountTypeLegend: S: Summary; P: Posting
A-6
CHART OFACCOUNTS
GIL
MSTER
CONTROL SUB
DEPTI
PROJ. FUNDING
ACCOUNT TITLE
ACCOUNT
TYPE
7 1 0 5 0 0 -
7 1 0 6 0 0 -
7 1 0 7 0 0 -
7 1 0 8 0 0 -
7 1 0 9 0 0 -
7 2 0 0 0 0 -
0 0 0 - 0 0 0 0
0 0 0 - 0 0 0 0
0 0 0 - 0 0 0 0
0 0 0 - 0 0 0 0
0 0 0 - 0 0 0 0
0 0 0 - 0 0 0 0
Capital exp.-Vehlcles
Capital exp.-Library
Capltalexp.-Spareparts
Capital exp.-LeaseholdImpr.
Capltalexp.-CIP
Capital exp.-EliminationA/C
P
P
P
P
P
P
Account TypeLegend: S: Summary; P: Posting
A-7
APPENDIX B
ACCOUNT DEFINITIONS
Foreach asset and liability account and for some revenue and expense
accounts in the Master Chart ofAccounts, this section defines the
manner in which the account is to he used. This account definition
details the type oftransactions which impact this account, the usual
input voucher and whether an account usually has a credit ora debit
balance.
1100 Cash
This debit account records all cash on hand oron deposit with banks
and otherfinancial institutions. It summarizes the balances in the
following accounts described below:
1110 Petty Cash
1120 Cash on hand
1130 Cash in bank-EC$
1140 Cash in bank-US$
1110 Petty Cash
This debit balance summary account records the authorized petty cash
floats. When an amount is authorized for petty cash, it isrecorded as a
debit in the account. This amount will be the only entry recorded until
an increase or reduction is authorized ortue account is closed. Ifthere
is any change, only the amount ofthe change will be entered (eg
original float is $100, this amount is debited to the account; ifit is
increased to $150, only $50 is recorded in the account to reflect the
balance of$150). Individual petty accounts can be allocated to numbers
between 1111-1119.
1120 Cash on hand
This is a debit balance account which records the cash kept on the
premises. This cash is not a part ofthepetty cash float and is kept on
hand for very short periods.
B-1
1130 Cash in bank-EC$
This an account which summarizes the Eastern Caribbean dollarbank
account balances. The balance will be a debit ifthere is cash in the
bank and will be a credit ifthe account is overdrawn. The 1130XX
sub-account code structure facilitates maintaining separate accounts for
special projects. Deposits are posted to the relevant account from the
deposit slips or receipts as debits and payments are posted to the
relevant account as credits from the payment vouchers.
1140 Cash in bank.US$
This account which summarizes the United States dollar bank account
balances. The balance will bea debit ifthere is cash in the bank and
will bea credit ifthe account is overdrawn. The 1140XX sub-account
code structure facilitates maintaining separate accounts for special
projects. Deposits are posted to the relevant account from the deposit
slips as debits and payments are posted to the relevant account as
credits from the payment vouchers.
1200 Short-term Investments
This is a debit balance summary ofthe short term investment accounts,
each ofwhich records the value ofthe investments which are held for
periods ofone year or less.
1210 CertificateofDeposits or Account name
This is a debit balance account which records the values ofthe short
term deposits held at banks or other financial institutions. The 121OXX
sub-account code structure facilitates separate accounts foreach
investment. Thus separate records may be maintained for special
project funds which are invested separately. Entries will be posted
from the investment documents and payment vouchers as debits when
the investment is made. When -. investment is retired, the money
recovered will be posted to this account as a credit from the receipts.
1300 Receivables
This is a debit balance summary account which records the total
amounts due from others. The right to receive payment from others
accrues from the performance of services, the delivery ofgoods or in
the case ofinterest income, thepassage oftime.
B-2
1310 Accounts Receivable
This is a summary debit balance account ofthe detailed receivable
accounts.
1311
A/R Member states contribution
1312
A/R Private sector contribution
1313
A/R Employee advances
1314
A/R Third parties
1315
A/R OECS institutions
1316
A/R Donor institutions
1317
Accrued interest receivable
All the accounts listed above are also summary accounts. Each has
several sub-accounts to facilitate separate records foreach Member
State, private sector company, employee, donor agency, OECS
institution and other third party.
1311 A/R Member states contribution
Contributions billed to the member states will beposted from invoices
as debits to the account. Payments on an account will be posted as
credits from the daily receipts. Adjustments or write-offs will be posted
from ajournal voucher. Each Member State has a separate sub-account
number to facilitate preparation of reports by contributor.
1312 A/R Privatesector contribution
Contributions receivable from private sector organizations will be
posted as debits to the account. Payments on an account will be posted
as credits from the daily receipts. Adjustments or write-offs will be
posted from ajournal voucher.
1313 A/R Employee advances
This account records all employee salary, travel and other advances. In
addition, telephone charges forpersonal calls and short-term staff loans
will be charged tothis account. Debits will beentered from payment
orjournal vouchers. When payment is received, a credit entry from the
daily receipts or fromjournal vouchers (ifrepaid through apayroll
deduction)must be made.
B-3
\
1314 A/R Thirdparties
This debit balance asset account records amounts outstanding from
contractors, customers and other third parties. Invoice amounts and
journal entries, as necessary, are entered as debits. Payments on an
account will be posted as credits from the daily receipts. Adjustments
or write-offs will be posted from a journal voucher.
1315 A/R OECS Institutions
This debit balance asset account records amounts outstanding from
other OECS institutions. Amounts receivable are entered as debits as
necessary. The entry may be posted from a payment voucher or from
ajournal voucher. Payments on an account will beposted as credits
from the daily receipts. Adjustments or write-offs will be posted from a
journal voucher.
1316 AIR Donor Agencies
This debit balance asset account records the amounts receivable from
donor agencies forproject contributions. Amounts receivable are
entered fromjournal voucher debits based on payments which are
refundable from the donor agency. Payments on an account will be
posted as credits from the daily receipts. Adjustments or write-offs will
beposted from ajournal voucher.
1319 Accrued interest receivable
This is a debit balance asset account which records the interest
receivable on interest bearing instruments. The accrual will be made
byjournal voucher at the end of the financial period. Collections on an
account will be posted as credits from the daily receipts orbank credit
memos. Adjustments or write-offs will beposted from ajournal
voucher.
1320 Loans Receivable
This is a summary debit account ofthe accounts described below.
1321
L/RMember States
1323
L/R Employees
1324
L/R Third parties
1325
L/R OECS Institutions
All the accounts listed above are summary accounts. Each has several
sub-accounts to facilitate separate records for each Member State,
employee, third party and OECS institution.
B-4
1321 L/R Member States
This account records loan transactions between the institution and the
meiaber states. Loans will be posted from payment orjournal vouchers
as debits tothe account. Payments on an account will be posted as
credits from the daily receipts. Adjustments or write-offs will be posted
from ajournal voucher.
1323 L/R Employees
This account records all long term (overone year) loans to employees.
Loans will be entered as debits from payment vouchers orjournal
vouchers. When payment is received, itwill be entered as a credit from
the daily receipts or from journal vouchers (ifthe loan is repaid
through a payroll deduction).
1324 L/R Third parties
This account records all loan transactions to third parties. Loans will
be entered as debits from payment vouchers orjournal vouchers When
payment is received, it will be entered as a credit from the daily
receipts.
1325 L/R OECS Institutions
This account records all loan transactions to OECS institutions. Loans
will be entered as debits from payment vouchers orjournal vouchers.
When payment is received, it will be entered as a credit from the daily
receipts.
1330 Provision for bad debt
This account records the allowance orprovision for accounts receivable
amounts which are estimated to be uncollectible. This account is a
contra-valuation
account to the receivable accounts.
Allowances/provisions
forbad debts are made by crediting this account
using ajournal voucher. Write-off bad debts are debited to this
account using ajournal voucher.
1400 Prepaidexpenses
These are expenses which have been paid in advance. This account is a
debit balance summary account which summarizes the accounts
described below:
1410
Prepaid Insurance
1420
Prepaid Rent
1490
Other Prepaid Expenses
B-5
1410 PrepaidInsurance
This debit balance account records advance insurance payments.
Insurance is normally paid annually orquarterly in advance. Wheai it is
paid, enter the amount as a debit from the payment vouch r. Each
month enter, using ajournal credit entry, the amount to be applied to
the insurance expense account for theparticular month (i.e. the month's
insurance premium ).
1420 Prepaid Rent
This debit balance account records advance rent payments. When it is
paid, enter the amount as a debit from thepayment voucher. Each
month end, enter using a journal credit theamount to be applied to the
rent expense account.
1490 OtherPrepaidExpenses
This debit balance account records advance payments otherthan rent
and insurance. When the advance ispaid, enter the payment as a debit
from thepayment voucher. Each month end, credit this account with
amount applicable to that period.
1500 Inventory
This is a debit balance summary account which summarizes the
balances ofthe accounts described below:
1530
1540
1550
1590
Finished Goods
Packing Material
Supplies
Other inventory
1530 Finished Goods
This debit balance account records thevalue ofinventories for resale.
Entries to this account are fromjournal vouchers. Entries are only
made to record the physical inventory and any adjustments to it. This is
usually done at the end ofthe accounting period.
1540 Packing Materials
This debit balance account records the value ofinventories ofpacking
materials. Entries to this account are from journal vouchers. Entries are
only made to record the physical inventory and any adjustments to it.
This is usually done at the end ofthe accounting period.
B-6
1550 Supplies
This debit balance account records the value ofinventories ofsupplies.
Entries to this account are fromjournal vouchers Entries are only
made to record thephysical inventory and any adjustments to it This is
usually done at the end ofthe accounting period
1590 Other Inventory
This debit balance account records the value ofinventories other than
those described above. Entries tothis account are fromjournal
vouchers. Entries are only made to record the physical inventory and
any adjustments to it. This is usually done at theend ofthe accounting
period.
1600 Property, Plant and Equipment
This is a debit balance summary account ofthe 1600 series ofaccounts
described below. This account series records the cost offixed assets.
Fixed assets are tangible property acquired forthe use and which will
be used for a period ofmore than one year.
The property, plant and equipment accounts in the 1600 series are all
control accounts which must at all times agree to the detailed fixed
assets records.
1610 Land
This debit balance account records the cost ofland owned. The cost of
the asset will be entered as a debit from payment vouchers orfrom
journal vouchers iftheproperty was donated. Cost includes charges
for legal fees, commissions and taxes. When there is a sale, the cost of
the relevant property is entered as a credit from ajournal voucher.
1620 Buildings
This debit balance account records the cost ofbuildings owned. The
cost ofthe asset is entered as a debit from payment vouchers or from
journal vouchers ifthe property was donated. Costs includes charges
for legal fees, commissions and taxes. When there is a sale, the cost of
the relevant property is entered as a credit from ajournal voucher.
1630 Furniture and Fixtures
This debit balance account records the cost of furniture and fixtures
owned. Furniture and fixtures includes such items as chairs, tables,
shelving, desks and filing cabinets. The cost ofthe asset is entered as a
debit from payment vouchers orfrom journal vouchers ifthe property
B-7
was donated. Cost includes charges forbrokerage, transportation,
commissions and taxes. When there is a sale, the cost oftherelevant
property is entered as a credit from ajournal voucher.
1640 Equipment
This debit balance account records the cost ofequipment owned. The
costs ofelectrical, computer, office and air-conditioning equipment are
all recorded in this account. The cost ofthe asset is entered as a debit
from payment vouchers or fromjournal vouchers ifthe property was
donated. Costs includes charges for brokerage, transportation,
commissions and taxes. When there is a sale, the cost ofthe relevant
machinery is entered as a credit from ajournal voucher.
1650 Motor Vehicles
This debit balance account records the cost of motorvehicles owned.
The cost ofthe asset is entered as debit from payment vouchers orfrom
journal vouchers ifthe property was donated. Cost includes charges
for brokerage, transportation, commissir-'s and taxes. When there isa
sale, the cost ofthe relevant property is entered as a credit from a
journal voucher.
1660 Library
This debit balance account records thecost oflibrarr facilities owned.
This account is to be used to record purchases ofbcxks and other
materials. Only institutions with formal libraries will use this account.
Note that books in offices and lounges do riot constitute a library.
Costs for shelving, structural alterations and renovations must be
charged to the furniture and fixture account. The cost ofthe asset is
entered as a debit from payment vouchers ifthe property was donated.
1670 Spare parts
This debit balance account records the cost of spare parts owned.
Record the cost ofthe asset using payment vouchers orfromjournal
vouchers ifthe property was donated. Costs includes charges for
brokerage, transportation, commissions and taxes. When the part is
used, the cost ofthe relevant property is e-mered as a credit from a
journal voucher.
1680 Leasehold Improvements
This debit balance account records the cost ofleasehold improvements
to property which has been leased by an OECS institution. Amounts are
entered as debits from payment vouchers or from journal vouchers if
the improvement costs was paid by a donor.
B-8
1690 Construction in Progress
This debit balance account records the cost ofconstruction in progress.
Amounts are entered as debits from payment vouchers. Costs includes
interest charges, labor and material costs and professional fees. These
costs are accumulated in this account until the construction is
completed, after which they will be transferred to the relevant fixed
asset account.
1700 Accumulated Depreciation
This credit balance account summarizes the accumulated depreciation
charges on fixed assets owned by !he OECS.
1702 Acccounting Department - Buildings
This is a credit balance account that records the accumulated
depreciation on buildings. Accumulated depreciation accounts are
contra-valuation accounts to the fixed assets accounts (1600 series) as
they record the portion ofthe cost ofthe asset which has been 'used' to
earn revenue since the acquisition ofthe asset.
1703 Acc. Dep. - Furniture and Fittings
depreciation on furniture and fixtures. Accumulated depreciation
accounts are contra-valuation
accounts to the fixed assets accounts
(1600 series) as they record the portion of the cost ofthe asset which
has been 'used' to earn revenue since the acquisition ofthe asset.
1704 Acc. Dep. - Equipment
depreciation on equipment. Accumulated depreciation accounts are
1705 Accounting Department - Motor Vehicles
depreciation on motor vehicles. Accumulated depreciation accounts are
B-9
1706 Acc. Dep. - Library
This is acredit balance accouvt that records the accumulated
depreciation on books and other library materials. Accumulated
depreciation accounts are contra-valuation acc,unts to the fixed assets
accounts (1600 series) as they record theportion ofthe cost ofthe asset
which has betn 'used' to earn revenue since the acquisition ofthe asset.
1800 Investments
This isa debit balance summary account ofthe 1800 series ofaccounts.
These accounts record long term (maturities over one year) .avestments
made by OECS institutions. The 1800XX coding structure facilitates
the use ofa separate account for each investment.
1910 Deposits paid tosuppliers
This debit balance account records deposit made by the institution.
Deposits such as rental deposit held by landlords as security and
deposits held by telephone and electricity companies are recorded in
this account. Amounts are usually entered from payment vouchers.
1920 Surplus assets/Assets not in use
This is a debit balance account which records the cost ofsurplus assets
and assets not in use. These assets have to be transferred from other
asset accounts in the 1600 series. Note that surplus assets are not
depreciated. Entries will be recorded from journal vouchers. This
account may be used as either a summary ora posting account.
1890 Other Assets
This debit balance account records assets other than those described
above. The amount is entered as a debit from a payment voucher. This
account may be used as either a summary ora posting account.
B-10
2000 Liabilities
This is a credit balance summary account ofthe 2000 series of
accounts. This series which is described below records amounts owed,
accruals and deferred income. The following accounts are summarized:
2100
Accounts payable
2200
P/R deductions and employee paid benefits
2300
Contribution refunds to member states
2400
Payables to other OECS institutions
2500
Accrued expenses
2600
Deferred expenses
2700
Other short-term liabilities
2800
Long term debt payable
2900
Other long-term liabilities
2100 Accounts Payable
This is a credit balance summary account of the 210OXX series of
accounts described below. These accounts record amounts owed to
suppliers foritems received, services rendered, expenses incurred,
assets acquired, construction performed and amounts received in
advance. In addition, dcG.r contributions received but unexpended by
the time the project is closed is credited to this account as itis now a
payable to donor agency.
2200 P/R deductions andOECS contribution payable.
This is a credit balance summary account ofthe 2200 series described
below.
2210 Social security payable
This is a credit balance account which records amounts owed to the
Government for social security/national
insurance. Amounts will be
entered from payroll summaries orjournal vouchers as credits.
Payments will be entered from payment vouchers as debits.
2220 Group life and medical payable
This is a credit balance account which records amounts owed for
medical benefits. Itreflects deductions from staffemoluments as well
as employers contributions.
Amounts will be entered from payroll
summaries orjournal vouchers as credits. Payments will be entered
from payment vouchers as debits.
B-11
2230 Pension fund payable
This is a credit balance account which records amounts owed for
pension benefits. It reflects deductions from staffemolument as well as
employers contributions. Amounts will beentered from payroll
summares orjournal voucheis as credits. Payments wil) be entered
from payment vouchers as debits.
2250 Staffdeduction payable
This is a credit balance account which records amounts owed to third
parties on behalf ofstaff. It reflects deductions from staff emoluments.
Amounts will be entered from payroll summaries orjournal vouchers as
credits. Payments will be entered from payment vouchers as debits.
2300 Contribution Refunds toMember States
This is a credit balance account which records amounts tobe refunded
to Member States eg contributions received in excess ofMember
States' commitment. Amounts v.ill beentered from receipts orjournal
vouchers as credits.
2400 Payables toother OECS Institutions
This isa credit balance summary account ofthe 2400 series of
accounts. This series ofcredit balance accounts maintain a record of
goods and services received on credit from OECS institutions as well as
cash borrowed from or received on behalf ofother OECS Institutions.
Amounts are entered from invoices (goods and services) or receipts
(loans and collections) as credits. Payments will be recorded from
payment vouchers as debits.
2500 Accrued Expenses
This is a credit balance summary account ofthe 2500 series ofaccounts
described below.
2510 Accrued emoluments
This is a credit balance account which shows the amount accrued at
period end, in respect ofstaffemoluments.Amounts
are entered from
journal vouchers as credits. This entry isprepared at period end ifthe
pay period does not coincide with the end ofthe financial period. This
annual entry is reversed in the subsequent period.
B-12
2520 Accrued benefits
This is a credit balance account which shows the amount accrued in
respect ofstaff benefits. Amounts will be entered fromjournal
vouchers as credits. Payments will be entered as debits from payment
vouchers.
2530 Accrued operating expenses
This is a credit balance account which records the amount accrued in
respect ofservices eg. telephone and electricity received but not paid
forat the end oftheaccounting period. Amounts are entered from
invoices orjournal vouchers as credits. Thejournal entries tothis
account are reversed early in the subsequent accounting period.
2600 Deferred revenue
described below.
2610 Deferred revenue Unexpended donoragency advances
This is a credit balance account which records funds received from
donor agencies which are to be expended in future periods. Amounts
are posted at the end ofthe fimancial year fromjournal vouchers as
credits. When the funds are expended, this entry is reversed.
2620 Deferred revenue - Member States contributions
rec'd
in advance.
This is a credit balance account which records ofcontributions received
in advance from Member States. This amount which is to be expended
in a future period must be credited to this account by journal entry.
This entry is reversed in the subsequent accounting period.
2700 Other short-term liabilities
This is a credit balance account which records the short-term liabilities
not classified in other accounts.
2800 Long-term debt payable
This credit balance account summarizes the 2800XX series ":iib
records the amount oflong-term debt payable. Long term deU~j are
amounts owed which mature (become due) more than one year from the
end ofthe accounting period. The 2800XX code structure facilitates
the establishment ofseparate accounts for each debt. When a debt is
B-13
initially recorded, the amount will beposted as a credit. Repayments
will be entered as debits from payment vouchers.
2900 Other long-term liabilities
This is a credit oalance summary account ofthe 2900 series of
accounts.
2910 Deposits held in guarantee
This is a credit balance account which records deposits held in
guarantee. These deposits which are held for periods in excess ofone
year from the end ofthe accounting period. Amounts are entered from
receipts orjournal vouchers as credits. Amounts refunded will be
entered as debits from payment vouchers.
2920 Accrued travel grant
This is a credit balance account which records the amounts accrued in
respect ofstafftravel grants. Amounts are entered from journal
vouchers as credits. Payments are entered as debits from payment
vouchers. Note that, unlike the accrual accounts in the short liability
section ofthe Chart ofAccounts, the entries to this account are not
reversed in the subsequent accounting period.
2930 Accrued Gratuity
This is a credit balance account which shows the amount accrued in
respect ofstaff gratuity. Amounts will be entered from payroll
summaries orjournal vouchers as credits. Payments will be entered as
debits from payment vouchers. As with the accrued travel grants,
entries to thisaccount are not reversed in the subsequent accounting
period.
3000 Accumulated fund balance
described below. Itrepresents the difference between the asset and
liability accounts.
3200 Excess ofrevenue over expenses
This is a summary account ofthe 3200 series ofaccounts. It is usually
a credit balance account, but the balance could be in debit.
R-1A
3210 CurrentYear - excess of revenue over expense
This accounts records the excess ofrevenue over expense for the
current financial year. The entry tothis account is usually generated
by the accounting software package.
3220 Accumulated excess of revenue over expense
This usually a credit balance account,but the balance could be in debit.
Itreflects the accumulated net income orlosses over all previous
accounting periods. The entries to this account are generated by the
accounting software package. In addition prorperiod adjustments are
made by journal entry to this account.
3300 Reserve for uncollected Member States contributions
This is credit balance account which is a contra valuation account to the
Member States contributions receivable balance. As the OECS has no
bad debt history with member governments, no provision for bad debts
is established. This reserve account is credited at the end ofeach
financial year, by journal entry, with theexcess ofrecorded revenue
over the collected revenue.
3400 Donated Capital
This is a credit balance posting account and records the total value of
all assets donated tothe organization. Amounts will be entered from
credit journal vouchers.
4000 Revenue
described below. The accounts summarized are:
4100
Member States contributions
4200
Donor Agency grants
4300
Private sector sponsorship
4500
Services
4600
Fines
4700
Sales
4900
Other revenue
B-15
4100 Member States contributions
The accounts in the 4100 range are credit balance accounts. Each
member state is allotted a series ofaccounts in the 4110 - 4180 range.
Each series consists ofa summary account and two posting accounts
(one forregular and the other for sports). These accounts record all
contributions billed to Member States. The amounts are credited to the
posting account ofthe relevant Member State. The summary accounts
will show the total contribution ofeach Member State. At the end of
the fimancial year, the balance on these accounts will be transferred to
account 3210 and the account will be closed. At the beginning ofeach
financial year, the account will have a zero balance.
4200 Donor Agency grants
accounts. There is a separate posting account for each donor agency.
These are all credit balance accounts to record all revunues received
from Donor Agencies. .Atthe end ofthe financial year, the balance on
these accounts will be transferred to account 3210 and the account will
be closed. At the beginning ofeach financial year, the account will
have a zero balance.
4300 Private sectorsponsorship
This is a credit balance summary account oftl'. 43XX series of
accounts. The accounts in the series show dcnations received from
private individuals and organizations. The amounts will be entered from
receipts as credits. At the end ofthe f'nancihl year, the balance on
be closed. At the beginning ofeach financial year, theaccount will
have azero balance
43W0 Services
accounts. The accounts summarized are:
4510
Export development services
4520
Drug procurement surcharge
4530
Aviation fees and licenses
4540 Telecommunications
and navigational services
4590 ............................
Other services
4600 Fines
B-16
4700 Sales
4510 Export development services
This is a credit balance summary account ofthe 451X series of
accounts. The accounts in this series are all credit balance accounts.
Revenues from to these services are to be entered intothese accounts
from receipts orjournal vouchers as credits. At the end ofthe financial
year, the balance on these accounts will betransferred to account 3210
and the account will be closed. At the beginning ofeach financial year,
the account will have a zero balance.
4520 Import services
Revenues from to these services are to be entered into these accounts
from receipts orjournal vouchers as credits. At the end ofthe financial
year, the balance on these a..cunts will be transferred to account 3210
and the account will be close.. At the beginning ofeach financial
year,the account will have a zero balance.
4530 Aviation fees and licenses
Revenues from to these fees and licenses are to be entered intothe
appropriate account from receipts orjournal vouchers as credits. At the
end ofthe financial year, the balance on these accounts will be
transferred toaccount 3210 and the account will be closed At the
beginning ofeach financial year, the account will have a zero balance.
4540 Telecommunications
and navigational services
Revenues from to these services are to be entered into the appropriate
account from receipts orjournal vouchers as credits. At the end ofthe
financial year, the balance on these accounts will be transferred to
account 3210 and the account will be closed At the beginning ofeach
financial year, the account will have a zero balance.
4590 Other services
This is a credit balance account to be used to record services other than
those provided for above.
B-17
4600 Fines
This is a credit balance summary account ofthe 46XX series of
accounts. These accounts records all fines received. ,--nounts will be
recorded from daily receipts as credits. At the end ofthefinancial year,
the balance on these accounts will be transferred to account 3210 and
the account will be closed. At the beginning ofeach financial year, the
account will have a zero balance.
4700 Sales
This is a credit balance summary account ofthe 47XX series of
Sales are recorded to the appropriate account as credits. At the end of
the financial year, the balance on these accounts will be transferred to
account 3210 and the account will be closed At thebeginning ofeach
financial year,the account will have a zero balance.
4900 Other revenue
The accounts summarized are:
4910
4920
4930
4940
4990
Interest revenue
Exchange rate gain
Gain on sale ofassets
Investment income
Other miscellaneous revenue
4910 Interest revenue
This is a credit balance account which records all interest revenue (eg
interest on savings accounts) received. Amounts will Y.-entered as
credits from receipts orjournal votichers. At the end ofthe financial
year,the balance on these accounts will be transferred to account 3210
and the account will be closed. At the beginning ofeach financial year,
the account will have a zero balance.
4920 Exchange rate gain
This is a credit balance account which records all exchange rate gains.
Amounts will be entered as credits. At the end ofthe financial year, the
balance on these accounts will be transferred to account 3210 and the
account will be closed At the beginning ofeach financial year, the
account will have a zero balance.
B-18
4930 Gain on aIle ofassets
This is a credit balance account which records all gains on sale of
assets. The sale proceeds received for a disposed asset are entered from
the receipts as credits. The cost ofthedisposed asset and the
accumulated depreciation are transferred from the appropriate asset
account as a debit and a credit, respectively, by journal entries. At the
end ofthe financial year, the balance on these accounts will be
transferred to account 3210 and the account will beclosed. At the
beginning ofeach financial year, the account will have a zero balance.
4940 Investment income
This a credit balance account used to record the income from
investments made by OECS institutions. This investment income
includes such items as dividend and interest paid on certificates of
deposit and treasury bills. Amounts will be entered as credits from
receipts orjournal vouchers. At the end ofthe year the balance on
be closed. At the beginning ofeach financial year the account will
have a zero balance.
4990 Othergains orrevenues
This is a credit balance account used to record other gains or revenues
not provided forabove.
5000 Cost ofsales
This is a sunimary debit balance account ofcost ofgoods sold by those
institutions which trade from time to time. It summarizes accounts in
the 5000 series. Costs (local Pnd overseas) which are associated with
the manufacture or purchase ofgoods for resale will be entered to the
appropriate account in this series Purchases are entered in account 5100
as debits. Some costs (insurance) are maintained in a separate account
or are included in the purchase cost and entered as purchases. Amounts
will be entered as debits from payment orpurchase vouchers. Ifgoods
are returned, credit notes should be received and the amounts entered
as credits to same account as the purchases. At the end ofthe financial
year, the balance on these accounts will be transferred to account 3210
and the account will be ciosed At the beginning ofeach financial
year,the account will have a zero balance.
B-19
6000 Operating expenses
This is a summary debit balance account ofthe total expenses for the
accounting period. It summarizes accounts in the 6000 series described
below All these accounts are debit balance accounts At the end ofthe
financial year,the balance on these accountF, will be transferred to
account 3210 and the account will be closed At the beginning ofeach
financial year,the account will have azero balance The accounts
summarized are:
6100
Emoluments
6200
Benefits
6300
Communication expense
6400
Office occupancy expense
6500
Travel and transportation
6600
Professional services
6700
General expenses
In most cases, theaccount titles in the chart ofaccounts adequately
describes the tems which should be recorded these accounts. Hence
only certain accounts ofparticular interest will be discussed. Amounts
will be entered to these accounts as debits from invoices, payment and
journal vouchers and payroll summaries. These accounts may also have
amounts entered as credits.
Included in the broad category ofaccounts listed above are various sub-
accounts. These sub-accounts may further be subdivided into more
detailed accounts.
6441 - 2 Repair and Maintenance
This is a debit balance account which records amounts spent on
ordinary repairs offixed assets. Ordinary repairs are recurring
relatively small expenditures required to maintain the normal operating
condition ofthe asset. These amounts are debited to this account from
payment orjournal vouchers.
B-20
'A
6510 - 6522 Travel
This is a debit balance series ofaccounts comprising the following
accounts:
Travel
Regional
Airfare
Regional
Subsistence
Regional
Travel
International
Airfare
International
Subsistence
International
These debit balance accounts are used to record all expenses incurred in
travelling on behalf ofthe OECS except for travel related totraining,
travel grants and travel for consultants. The charges for travel grants
arid travel re training and consultants are accumulated elsewhere.
Costs are debited to this account by journal voucher. This entry is
based on the retirement report submitted by each member ofstaff.
Airfare is the cost ofthe airline ticket while subsistence encompasses
all other travel costs including lodging, meals and ground
transportation.
6720 Official entertainment
This accounts accumulates the cost incurred in hosting institution
functions. Itdoes not include entertainment allowances paid as a part
ofsalautes, refresluient cr.!sts incurred in hosting training courses or
personal entertainment expenseS incurred while travelling on OECS
business.
6740 Training
This account accumulates all costs related to local or overseas training.
Costs forair and ground travel, meals, lodgings, refreshments, books
and other training suppliers as well as professional fees paid to
lecturers are all charged tothis account.
6750 Books, subscription and library searches
This account accumulates the cost ofbooks, subscriptions etc. incurred
by institutions which do not maintain a library and therefore make no
major disbursements for these items. Institutions purchasing books and
making subscriptions for libraries do not debit this account forthese
charges, instead they charge the fixed asset account for library.
B-21
6770 Conference
This account accumulates all costs related to attending or hosting
conferences. Costs forair and ground travel, meals, lodgings,
refreshments, books and facility rentals are all charged to this account
series.
6800 Allocated administrative expenses
This is a summary account ofthe 6800 series ofaccounts at year end.
The balance in the account should be nil. The accounts summarized
are:
6810 Administrative expenses allocated from central office
departments/projects
This is a debit balance account records administrative expenses which
have been allocated from central office. Amounts are debited to this
account by journal voucher with the corresponding credit tothe head
office's expense allocation account. The allocation basis depends on
the nature ofthe expense and the policy ofthe institution.
6820 Administrative expenses allocated to depts/projects
This is a credit balance ac-,ount which records administrative charges
which are allocated to the various departments orprojects by the
central office. The credit balance on this account reduces the total
expenses attributable to the central office without affecting the detail
expense accounts. These entries made usingjournal vouchers.
7000 Capital expenditure
This summarizes the 7100 and 7200, accounts described below. The
balance on this account sheald always be zero.
7100 CapitalExpenditure- Purchases
This a debit balance summary account of the 7100 series ofaccounts.
7102 - 7109 Capital expenditures - Buildings etc
The accounts in this series are debit balance posting accounts used to
record disbursements for purchases offixed assets. Amounts will enter
as debits from payment orjournal vouchers.
These accounts are to facilitate the reporting ofpurchases offixed
assets as disbursements on budget and donor agency liquidation reports.
B-22
The balances on these accounts will ,eflect the use ofbudgeted amounts
to acquire fixed assets.
7200 Capital expenditure - Elimination A/C
This is a credit balance posting account. This account isa
contravaluation account to the Capital Expenditures - Purchases,
eliminating the recorded disbursements when preparing the Statement of
Revenue and Expenses. Amounts are credite to this account from
payment onjournal vouchers.
B-23
Ak
7
APPENDIX C
ACCOUNTING
ENTRIES
Scope andPurpose
This section details frequent accounting entries. For each transaction
both the debit and credit entry is given. This information is intended to
provide guidance to development project accountants toensure that
transactions are properly recorded.
Description
For each debit or credit entry the general ledger control account (i.e.
the first fourdigits ofeach account number), the account description
and a briefnarrative is given.
Contents
The accounting entries are grouped into the following
activities/categories:
1. Donations
2. Contributions
3. Collection of fees and fines and the sale of services, goods and
publications
4. PayroU
5. Travel
6. General,communication,office
&other expenses
7. Prepaid expenses
8. Petty Cash Float
9. Fixed Assets
10. Construction in Progress
11. Investments
12. Loans
13. Advances to suppliers
14. Spare Parts
15. Closing entries
16. Allocation ofAdministrative Expenses
1. Donations
a. Advances
C-I
S Receiptofacashdonationfromadonoragency
Dr Cashinbank
1131-1149
Cr DonorAgencyGrants
4201-4299
Torecordreceipt ofadonoragencyadvance.
This entry is made when there was no earlier accrual for the donation.
Receiptof acashdonationfromtheprivatesector(P/S)
Dr Cash
1131-1149
Cr P/S sponsorship
4301-4399
To recordsponsorship
fromXYZLtd.
Receipt ofadonationinkind
Dr Equipment 1610-1690
Cr Done ted capital
3300
Torecordreceiptof adonation.
The donated asset must bebooked at cost or market value. Cost should
be determined by requesting the donor agency to provide a copy ofthe
invoice orother suppoizing documentation.
[Year-end adjustment
for unexpended
donations
Dr Donor agency grants - AID
4201-4299
Dr Donoragencygrants - UNDP
4201-4299
_C_ Deferredrcvienue
2610
Torecordunexpended
donations atyea-,end.
The portion ofthe grant transferred to deferred revenue must be that
amount which was received in advance foruse in the next financial
year. For eg. ifon June 1, advance of$9,000.00 is received and
$2,800.00 isdisbursed during June, the remaining $6,200.00 is
transferred to deferred revenue.
Note thaL this isa reclassification entry.
C-2
Note also that this entry is made only foron-going projects where
monies are expected to be disbursed the following year. Monies
remaining on closed projects should be recorded as a accounts payable
to thedonor agency (see entry below).
0Year-endadjustment
forunexpended
donations
onclosed
proj ects
Dr Donoragencygrants- AID
4201-4299
Dr Donoragencygrants- UNDP
4201-4299
Cr AccountsPayable- DonorAgency
2100
Torecordunexpended
donation-,
forclosedprojects.
*Transfers
fromDeferred
revenue
Dr Deferredrevenue
2610
Cr Donoragencygrants
4201-4299
To transferdeferredrevenue tocurrentyearrevenue
The entry recording unexpended funds on-going projects atyear end
must be reversed k- thefollowing year to record the remaining advance
as revenue in the year that it will be disbursed.
b. Reimbursement
*Accrualfordonations
receivable
Dr A/RDonorinstitutions
1316
Cr Donuragencygrants
4201-4299
Torecordtheaccrualandcorresponding
revenuefor
reimbursements
billedtodonoragencyXYZ.
The above entry assumes that the institution has expended OECS
monies for project purposes for which there is a signed agreement with
a donor agency that commits the agency to reimburse the institution for
expenditures made under the project.
C-3
0Receiptof donations
receivable
Dr Cash
1121-1139
Cr A/RDonorinstitutions
1316
Torecordthe receiptof apaymentpreviously
billedto donor
agency
XYZforreimbursable
expenses.
*Reversalofaccrualofdonationreceivable
Dr Donoragencygrants
4201-4299
Cr A/RDonorinstitutions
1316
Toreverseaccrualof donationfromagencyABC.
A reversal ofthe accrual, not a provision, is made if someportion of
the reimbursement isdisallowed by wiie donor agency.
2. Contributions
*Accrual
forcontributions
Dr A/R-Contributions
1311
Cr Contributions revenue
4110-4182
1
Toaccrue forcontributions.
Each accrual must be made at the time oftheissue ofthe
invoice/reminder
to the member states.
IReceiptofpreviously
accruedforContributions.
Dr Cash
L1131-1139
Cr A/RContributions
1311
To-t contributions
received.
C-4
_ Receipt
ofcontributions
Dr Cash
1131-1139
Cr Contributions
4110-4182
Torecordcontributions
received/not
accrued.
This entry is made when there is no earlier accrual forthis
contribution.
3. Collection offees, licenses and fines and the sale ofgoods,
services and publications
Collection
of fees, licenses
and fines
Dr Cash
1130-1140
Cr
Cr
Drugprocurement
services
Feesandlicenses
4510-4600
4510-4600
Cr Otherservices
t _
4510-4600
Torecordcollections
fromfees, licenses
andfines
Theaccountscredited depend on the natureoftherevenue.
*Credit salesofgoods,services
andpublications
Dr A/RThirdparties
1314
Cr Otherservices
4510-4700
Cr Exportdevelopment
services
14510-4700
Torecordcreditsales.
The accounts credited depend on the source ofthe income. The entry
must be made upon the issue ofthe ihwvoices/notices
for the provision
the goods or services.
Receipts
of amountsoutstanding
fromzredit sales
Dr CashAccount
1131-1139
Cr A/RThirdparties
1314
Torecordsalesreceipts.
C-5
* Cashsalesofgoods,publications
andservices
Dr Cash
1131-1139
Cr Salesofpublications
4710
Cr Othersales
4790
Torecordcashsales.
The accounts debited depend onthesourceoftheincome.
ProvisionforBadDebts
Dr BadDebtexpense
6900
Cr Provisionforbaddebt
1330
Toprovideforbaddebts.
Aprovisionismade for amounts that may not be collected.
Write-offofBadDebts
Dr Provisionforbaddebt 1300
Cr A/R - XYZLtd. 1300-1125
Towriteoff forbaddebts.
4. Payroll
Depositof totalpayroll inpayroll clearinga/c
Dr CashinBank (PayrollClearing)
1131-1139
Cr CashinBank (RegularAccount)
1131-1139
Toprovideforthepayroll.
This deposittothepayrollbank accountistofacilitatethecashingof
pay checks and remittances to government and other organizations.
C-6
*Monthly
payroll
entry
Dr Salary
andwages
6101
Dr Overtimepay
6102
Dr Entertainment
allowance
6103
Dr Houseallowance
6104
Dr Cara'loqance
6105
t
Dr Otheremoluments
6109
Cr Socialsecurity payable
2210
Cr Grouplife&medicalpayable
2220
Cr Pensionfundpayable
2230
Cr Staff deduction
payable
2250
Cr Cashinbank (PayrollClearing)
1131-1139
Torecordpayrollandemployeedeductions
formonth.
OECS contributions
Dr Pension
contribution-employer
Dr Socialsecurity - employer
Dr Grouplifeandmedical
Cr Social security
payable0
Cr Grouplife andmedicalpayable
Cr Pension fundpayable
To recordmonthlyOECS contributions.
6201
6202
6203
2210
2220
2230
Remittance
of staffdeductions
and OECScontributions
togovernment,
otherinstitutic-as
andthepensionfund.
Dr Pension fundpayable
2230
Dr Group lifeane.medical
payable
2220
Dr Social
security
payable
2210
Cr Cash (Payrollclearing)
1i131-1139
Torecordpaymentof employeedeductions
andemployer
contributions.
C-7
*Yearendaccrua.! forsalaryexpenses
Dr Group lifeandmedical
6203
Dr Salary and wages
6101
Cr Accruedbenefits
2520
Cr Accruedemoluments
_2510
Torecordyearendaccrualforsalaryexpenses.
At the financial year end salaries and benefits have to be accrued for if
the year end does coincide with payday. The amount accrued is the
total salary earned by staffbut not yet due for payment. This entry is
reversed in the following month. No detail is required for the accrued
liability accounts as the entry is temporary i.e. will be reversed in the
following period.
5. Travel
Traveladvances
Dr A/REmployeeadvances
1313
Cr Cash
1131-1i39
To recorddisbursement
of traveladvance.
*Accounting
for travel expenses
Dr Airfare - Regional
6511
Dr Subsistence
-Regional
6512
Cr A/R - Employeeadvances
1313
To recordthe travel expensesincurredbystaff.
The expense accounts tobe debited will depend on the details ofthe
travel advance retirement report. The total amount ofthe travel
expenditure must be expensed. Ifthe expense is greater than the
advance the employee will have a credit balance in his/her account
indicating that a refund is owed 'aim/her. Ifthe expense is less than the
advance the employee will have adebit in his/her account indicating
that he/she owes the institution.
C-8
____
_ Repaymentofadvance
Dr Cash
1131-1139
Cr A/REmployeeadvances
1313
Torecordreceiptof repayment of employeetraveladvance.
A repayment ofthe advance is due ifthe travel expenses are less than
the travel advance.
_ Reimbursement
to staff
Dr A/REmployeeadvances
1313
Cr Cash
1131-1139
Torecordcashreimbursement
of travel expenditure.
Areimbursement ispaid ifthe travel expenses exceed the travel
advance.
6. General etc. expenses
*Accrual
forexpenses
Dr Stationery
supplies
16310-6799
Dr Cleaningsupplies
6310-6799
Cr AccountsPayable
12100
Toaccrueforexpensesincurred.
The account debited depends on th-,nature ofthe expense. The accrual
for these expenses must be based on the invoice from the suppliers.
1131-1139
*Payment ofexpenses which were previously accrued for.
Dr AccountsPayable
2100
Cr Cash
Torecordpayment tosuppliers.
C-9
1Paymentofexpensesnotpreviouslyaccruedfor.
Dr Telephone,electricity,rentetc. 6310-6799
Cr Cash
1131-1139
Torecordpaymentof expeinses.
Yearendaccrual forexpenses
Dr Telephone,electricity,rentetc. 6310-6799
Cr Accruedoperatingexpenses
2530
To accrueforexpensesincurred.
These expenses are not usually recorded until payment but must be
accrued for ifthe financial year end comes before the required date of
payment. No detail is required in the accrued liability account as it
will be reversed the following month.
7. Prepaid expenses and deposits
*Prepayments
Dr Insurance,rent &otherprepaid 1410-1490
-expenses
Cr Cash
1131-1139
To recordpaymentsinadvance.
These are payments made in advance for services which have not yet
been received.
* aortisation
ofprepayments
Dr Rent expense
6310-6799
Dr Insuranceexpense
6310-6799
Cr Prepaidexpenses
11410-1490
Toamortiseprepayment.
The accounts expense accounts are debited as the prepayment is
allocated over the period covered by the advance.
C-10
0
Making
adeposit
Dr Depositspaidtosuppliers
Cr Cash
To recordadeposit.
The deposit account debited depends
* Receipt
oftheieposit
Dr Cash
Cr Depositspaidto suppliers
To recordreceiptof thedeposit.
8. PettyCash Float
10Establishment
o
1910
1121-1139
on the nature ofthe payment.
1121-1139
1910
pettycashfloat
Dr PettyCash
1111-1119
Cr Cash
1113-1139
To recordissueofpettycash float.
*Increase
inpettycashfloat
Dr Pettycash 1111-1119
Cr Cash
1131-1139
To recordincrease inpettycashfloa
t
.
0Decrease
inpettycashfloat
Dr Cash
13.31 -1139
Cr Pettycash
1111-1112
To recorddecreaseinpettycashfloat.
C-II
\4
*Pettycashreimbursement
Dr Stationerysuppliesetc xx 6310-6799
Cr Cash
XX
1131-1139
To recordpettycash expenditure.
The accounts which aredebitedisdependentonthenatureof each
petty cash disbursement. Note that cash in bank is credited when
replenishing the float rather than the petty cash account. This account
is not affected unless the amount ofthe float is increased or decreased.
9. Fixed assets
* Purchase of fixedassets
Dr Equipment
1601-1609
Dr CapitalExp-Equipment
7101-7109
Cr Cash
1130-1140
Cr CapitalExpElim-Equipment
17201-7209
Torecordthepurchaseof fixedassets.
Thecostoftheassetwhich is debited to a fixedassetbalancesheet
account includes the purchase price and the insurance, freight, legal
fees, commissions, taxes, etc. incurred in acquiring the asset.
In order to show the purchase of fixed assets as a disbursement ,n
budget and donor agency liquidation reports, the 7100 series Capital
Expenditures account (expense account) is debited. The 7100 series
accounts will appear on all budget reports as well as expense
liquidation reports sent to donor agencies to show the cash
disbursement forthe purchase of fixed assets.
The 7200 Capital Expenditures Elimination account (contra account) is
credited with the same amount as debited to the 7100 series account.
The effect ofthis entry will be to offset/eliminate the disbursement for
the purchase of fixed assets when preparing the Statenint ofRevenue
and Expenstes (the sumofthe 7100 and 7200 series acc"nts will net to
zero when they roll up to the 7000 account.
The result of this entry will be 1)To record the disbursement forthe
purchase of fixed assets as an asset on the Balance Sheet 2)To record
the disbursement as an "expenditure" forbudget and donor agency
reporting and 3)To eliminate the "expenditure" for the purpose of
C-12
preparing the Statement ofRevenue and Expenses (since it is recorded
as an asset).
Receipt ofdonated
assets
Dr Equipment
1601-1609
Cr Donatedcapital
3400
To recordreceiptofdonatedasset.
The account debited depends on the nature ofthe donated asset.
Depreciation
ofpurchased
assets
Dr Depreciation
6470
Cr Accumulated
depreciation
1702-1706
Torecorddepreciation
expense.
All purchased fixed assets except land must be depreciated. Fixed
assets that are received in donation are not depreciated oramortized.
0Improvements
to leasedassets
Dr Leasehold
improvements
1608
Cr Cash
1130-1140
Torecordexpenditure
onleasedassets.
Additions to and improvements
of leased assets must be capitalised as
fixed asset.. Repairs to leased assets are expensed.
0Amortisation
of leasehold
improvements
Dr Amortisation
6480
Cr Leaseholdimprovements
1608
Toamortiseleaseholdimprovements.
Leasehold improvements
are to be amortised over the remaininp life of
the lease.
C-13
_ Saleoffixedassets
ataprofit
Dr Cash
Dr Accumulated
Depreciation
Cr Equipment
Cr Gainonsaleofassets
1130-1140
1702-1706
11601-1607
14930
To recordthesaleof afixedassetat aprofit.
The cash a/c is debited with the sale price, the accumulated
depreciation a/cis debited with the total depreciation on the assets since
its acquisition, the cost ofthe asset is credited to the fixed assets a/c
and theprofit on the sale is credited to the gain a/c.
* Saleof fixedassetsataloss
Dr Cash
Dr Accumulated
depreciation
Dr Loss onsaleof assets
Cr Equipment
1130-1140
1702-1706
6794
11601-1607
Torecordthesale of fixedassets at aloss.
The transaction recording is the same as above except that the loss on
sale is debited to the loss a/c.
0Saleordisposalof fiN.edassetsreceivedindonation.
Dr Cash
1130-1140
Dr Donatedcapital
3400
Cr Equipment
1601-1608
Cr Gainonsaleof assets
4930
IjTo recordthesaleof donated fixedassets.
Fixed assets received indonation are not depreciated or amortised.
Therefore, the full cost of the asset is removed from the books (credit)
at the time ofdisposal. Donated capital is reduced (debit) forthe same
amount. Ifthe asset is sold, Cash and Gain on Sale ofAsset are
recorded inthe amount of the cash received.
C-14
10. Constructionin progress
0Purchaseof servicesandmaterials
Dr Construction
inprogress
1609
Cr Cash
__1130-1140
Torecordassetonthe completionof construction.
All disbursements related to the cwistruction must be accumulated in
this account. This includes all labor and material costs, as well as
interest charges, professional fees, transportation costs, commissions
and taxes.
0Transferoncompletion
of theconstruction
Dr Building,Equipment etc.
1602-1606
Cr Construction
inprogress
1609
Torecordassetonthe completion
of construction.
On the completion of the construction all costs must be transferred to
the fixed assets accounts and depreciated over the useful life ofthe
newly completed asset.
11. Investments
* Making theinvestment
Dr Short-terminvestments
1210
Cr Cash
1130-1140
Torecordpurchaseof investment.
*Receiptof investmentincome
Dr Cash
_11130- 1140
Cr Investmentincome
__4940
Torecordinterestearnedonshort-term
investments
Note that interest earned on an ordinary saving account which is used
on a day to day basis is credited to interest revenue not investment
income. The investment income account is reserved forearning an
C-15
certificates ofdeposits and treasury bills, dividends and other revenue
from investments.
12. Loans
* Makingaloan
Dr L/R - Employees
1321-1329
Dr L/R- OECS Inotitutions
1321-1329
Cr ICash
1130-1140
Torecordissueof aloan
*Conversion
ofanaccountsreceivable
toaloan
receivable
Dr L/R - Employees
1321-1329
Cr A/R - Employees
11311-1319
Toconvertanaccountsreceivable
toaloan.
Amounts owing which were intended to be repaid promptly may have
to be converted to loans. 12b is the required entry to record the
conversion.
Receiptof aloanpayment
Dr Cash
1130-1140
Cr L/REmployees
1321-1329
Torecordreceipt of aloanpayment.
_ Providing
forabaddebt
Dr Baddebtexpense
6796
Cr Provisionforbaddebt
1330
Toprovide forbaddebts.
C-16
0 Receiving
aloan
Dr Cash
1130-1140
Cr Payablestoother0ECS
institutions/L-t
debt
2400/2800
Torecord thereceipt
ofaloan.
Making
aloanrepayment
Dr Payables
tootherOECS
institutions/L-t
debt
2400/2800
Cr Cash
3,130-1140
Torecordaloanrepayment.
13. Advances tosuppliers, contractors
etc.
Often third parties providing goods and services require advance
payme-nts to be made before delivery ofsame goods and services. This
commonly occurs where a payment is required with the purchase order
or where a workmaii requires an advance for materials before work
commences.
Recording
anadvance
tothirdparties
Dr A/P - Supplier
XXXLtd.
2100XX
Cr Cash
1121-1139
Tov.ecord advanceto supplier.
This entry will result in a temporary debit balance on the accounts
payable subsidiary account.
E *Recording
thetotalbilling
Dr Consulting/Technical
services
6630
Cr A/P - Supplier
XXXLtd.
2100XX
Torecordsupplier's
billingforconsulting
services
provided.
Note that the entire cost ofthe service must be charged to the expense
account.
C-17
_ Recording
the finalpayment
Dr A/P-_Supplier
XXXLtd.
2100XX
Cr Cash
11211139
Torecordpaymenttosupplierwhere final sumpaidequal total
billingminusadvancereceived.
14. Spare parts
0 SPurchase
of spareparts - consumables
Dr WorkshopsuppliesandDarts
6760-6769
Cr Cash
1130-1140
Torecordpurchaseof consumables.
Spare parts - consumables are frequently used items which are usually
used in the same year in which they are purchased. These items are
usually minor and inexpensive but this is not always so. Items such as
fuses, nuts and bolts are spare parts - consumables.
EPurchaseofspareparts - fixedassets
Dr Fixedassets - spareparts
1607
Cr Cash
1130-1140
Torecordpurchaseof fixedassets- spareparts.
Fixed assets - spare parts are major infrequently used items which may
bekept in storage forlong periods. These items are usually fairly
expensive but this is not always so. Wien used these items can be
easily traced to specific assets.
* Useof asparepart- fixedasset inmakingrepairs
Dr Repairandmaintenance
6441-6442
Cr Fixedasset - spareparts
1607
Torecordtheuseof fixedassets - spareparts inmaking
repairs.
Ifthe spare part is used to maintain existing assets in good operating
condition they are expensed as a part of repair costs.
C-18
0Use ofasparepart - fixedassetinmaking
extensions,
improvements
andrenewals
Dr Equipment
1602-1609
Cr Fixedasset - spareparts
1
1607
To recordtheuseoffixedassets - spareparts inmaking
extensions, improvementsandrenewals.
Ifthe spare part is used to extend the service life, increase the rate of
output or lowerthe cost ofoperation by modifying an asset (not simply
substitution ofa retired part by a new part) then the cost ofthe spare
part mustbe capitalised as a fixed asset as shown above.
15. Closingentries
For institution which are using the automated accounting software
package no entry is required toclose the revenue and expenses accounts
at the end ofeach period as this is automatically done by the software.
0 Manualperiodendclosing
entry
Dr RevenueAccounts
4100-499X
Cr ExpensesAccounts
5000-6820
Cr Excessof revenueoverexpenses -
3210
currentyear
Toclose incomeandexpenseaccounL3atperiodend
Transferofcurrentyearexcesstoaccumulated
balance
Dr Excessof revenueoverexpenses-
3210
[Current
year
Cr Excessof revenueoverexpenses -
__accumulated
rev.overexpenses
3220
To transfercurrentyearexcessof revenue overexpenses to
accumulated
revenueoverexpenses.
C-19
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AuditoriaOperativa 03

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253 del 24 de febrero de 1988, la Junta Directiva asign6 ala Gerencia

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