Manual de Acces

CENTRO DE ESPECIALIDADES TECNICASCELESTIN FREINET
MANUAL DE ACCES 2010

Profesor: Luis Hinojosa Villegas

INTRODUCCIN

DBMS

(Data Base Management System). Son las siglas en ingls para los Sistemas de
Gestin de Bases de Datos (SGBD). Bajo este nombre se conoce a productos de
fabricantes como Oracle, Sybase, Informix, Ingres, Borland, Microsoft, IBM, Access,
MySql, etc.
Sistema de administracin de bases de datos. Software que controla la organizacin,
almacenamiento, recuperacin, seguridad e integridad de los datos en una base de
datos. Acepta solicitudes de la aplicacin y ordena al sistema operativo transferir los
datos apropiados.

Los DBMS pueden trabajar con lenguajes de programacin tradicionales (COBOL,
C, etc.) o pueden incluir su propio lenguaje de programacin. Por ejemplo, dBASE y
Paradox son programas de base de datos con un DBMS, un lenguaje completo de
programacin y un lenguaje de cuarta generacin, haciendo de ellos sistemas
completos de desarrollo de aplicaciones. Los comandos de los lenguajes de cuarta
generacin permiten a los usuarios crear en forma interactiva archivos de bases de
datos, editarlos, formular preguntas e imprimir informes sin necesidad de
programacin. Miles de aplicaciones han sido desarrolladas en ambientes como
stos.

RBMS

(RelationalDatabase Management System o RDBMS - Sistema de Gestin de Base
de Datos Relacional o SGBDR). Tipo de SGBD (o DBMS en ingls) para bases de
datosrelacionales (que emplea el modelo de datos);o sea, soporte de tablas
relacionadas.



PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS

1. Entrar al botn de Office o al men archivo segn sea su versin de Access
+ Escoger la opcin nuevo.

2. Especificar el nombre que contendr su archivo de base de datos y su
ubicacin. Ejemplo: E:\Access\Agenda + Clic en crear

PASOS PARA CREAR UNA NUEVA TABLA

1. Entrar al men crear + clic en el icono tabla + dar un clic en la nueva tabla +
clic en el icono + vista diseo+ Asignar un nombre a la tabla + clic en
aceptar.

2. Especificar el nombre de cada uno de los campos que contendr la tabla, su
tipo de dato de dato que soportara cada campo y el tamao de este.

3. Una vez capturados todos los campos presione Ctrl + F4 + elija que s desea
guardar los cambios y listo, ya puede comenzar a capturar los datos si lo
desea.



TIPOS DE DATOS SOPORTADOS POR ACCESS.

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son
los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access son:

Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como
dgitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud
mxima de 255 caracteres.

Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones.
Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.

Numrico: para datos numricos utilizados en clculos matemticos.

Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao
9999.

Moneda: para valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos
matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del
separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.

Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o
nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un
nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden
actualizar.

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores
(S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft
Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, sonidos u otros datos
binarios).

Hipervnculo: Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como
texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo
puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.
Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.

Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas que crea un
campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores


mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta
opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente,
Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores
seleccionados en l.

PASOS PARA CREAR UNA CONSULTA

1. Entrar al men crear + clic en el icono diseo de consulta

2. Aparecer la siguiente ventana + de doble clic sobre las tabla o tablas con las
cuales creara la consulta.

3. Posteriormente deber elegir los campos que desee de la tabla, dando clic en la
primera columna y eligiendo el campo de la tabla deseado. Esto se repite en las de
ms columnas hasta mandar a llamar los campos que necesite que tenga su
consulta. Ejemplo:

4. Una vez escogido el ltimo campo teclee Ctrl + F4 + Clic en S + Asignar un nombre
a la tabla + aceptar.



PASOS PARA CREAR UN FORMULARIO CON BOTONES

1. Entrar al men crear + clic en el icono asistente para formularios

2. Aparecern las siguientes ventanas lea cuidadosamente y vaya siguiendo los pasos.

3. Deber elegir la tabla o consulta a la que le desee crear un formulario, los campos
que campos que contendrpara ello use los botones:

Para enviar campo x campo.
Para enviar todos los campos. + clic en siguiente

4. Elegir de de preferencia la opcin en columnas + clic en siguiente

5. Elegir el estilo deseado + clic en siguiente



6. Asignar un nombre al formulario + elegir la opcin modificar el diseo del
formulario + finalizar

7. Ampliar la seleccin de del formulario de tal manera que abarque casi toda la
pantalla como se muestra a continuacin.



8. Posteriormente agregar botones dando clic en la herramienta botn + dibujarlo
en el rea del formulario donde desee colocar el botn + seguir el asistente. Dibuje
los siguientes botones que se le piden a continuacin.

9.

Botn Categora Accin

Operaciones con registros Agregar nuevo registro

Operaciones con registros Eliminar registro

Navegacin de registros Buscar registro

Operaciones con registros Guardar registro

Operaciones con formularios Imprimir formulario actual

Operaciones con formularios Cerrar formulario

10. Una vez agregados los botones presione Ctrl + F4 + de clic en S

PASOS PARA CREAR UN INFORME

1. Entrar al men crear + clic en el icono asistente para informes

2. Aparecern una ventana donde deber especificar la tabla y los campos que
contendr el informe, como se hizo en los formularios + clic en siguiente

3. En la siguiente ventana se especifica el nivel de agrupamiento de la tabla, se
recomienda solo dar clic en siguiente


4. Escoger el campo por el que desee ordenar la informacin + el tipo de
orden, ya sea ascendente (A-Z) o bien descendente (Z-A).

5. Seleccionar el tipo de distribucin deseada + clic en siguiente



6. Asignar un nombre al informe + clic en finalizar

PASOS PARA CREAR UNA RELACIN

1. Tener mnimo dos tablas que cuentes con un mismo campo en ambas, campo
por el cual dichas tablas podrn relacionarse ejemplo:

2. Dar clic en el men herramientas de base de datos + clic en el icono relaciones
+ aparecer una ventana en la cual, dar doble clic sobre cada una de las tablas
que desee relacionar.

3. Dar clic sostenido del primer campo llave y arrastrar el puntero hasta llegar al
campo que tiene el mismo nombre en la otra tabla y ah soltarlo.

4. Aparecer una ventana en la cual se recomienda seleccionar la casilla exigir
integridad referencial + clic en el botn crear



5. Una vez creada la relacin presione Ctrl + F4 + clic en S para guardar los
cambios

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