Guide pour la prparation dune offre de services mise jour octobre 2009 1

GUIDE POUR LA PRPARATION DUNE OFFRE DE SERVICE

Afin damliorer la qualit du service offert aux chercheurs de lUQAC et le processus de traitement
de leurs propositions de contrat, voici un guide pour la prparation dune offre de service en vue
dtablir un contrat de recherche avec un partenaire.

Il est important dimpliquer ds le dbut de vos dmarches le Dcanat des tudes de cycles
suprieurs et de la recherche (DECSR) qui pourra vous renseigner sur plusieurs aspects de la
recherche commandite (processus, frais indirects, etc.). ltape de la ngociation du contrat de
recherche, celui-ci vous dirigera vers le Vice-rectorat aux affaires tudiantes et Secrtariat gnral
(VRAESG).


CARACTRISTIQUES DE LOFFRE DE SERVICE

Loffre de service (proposition de recherche) devrait en principe comprendre deux parties : laspect
technique et laspect budgtaire.
Laspect contractuel sera trait dans le contrat de recherche. Loffre de service ne doit pas aborder
les questions de confidentialit, de proprit intellectuelle, de divulgation et dutilisation des
rsultats. Ces lments figureront plutt dans le contrat de recherche ngoci par le VRAESG.

Cadre de loffre de service
Reprendre les termes de la demande formule par le partenaire et dcrire la problmatique
souleve.

Description de lapproche et des travaux
Dcrire l'approche prconise (objectifs, mthodologie) pour mener bien le projet et
expliquer en quoi elle pourrait rsoudre la problmatique.
Dcrire l'exprience du chercheur (ou groupe de recherche) et prciser de quelle manire son
expertise permettra de raliser les objectifs du projet.

Membre de lquipe de recherche
Indiquer le nom de la personne qui supervisera le projet (Chercheur principal).
Ajouter, si ncessaire, le titre ou la fonction (plutt que le nom) des autres personnes qui
participeront au projet : assistant de recherche, tudiant au doctorat ou la matrise, stagiaire
postdoctoral, technicien, secrtaire, etc. Le chercheur gardera ainsi une plus grande latitude
dans le choix des membres de son quipe au moment damorcer les travaux.

Estimation des cots
Un budget dtaill doit tre prpar par le chercheur afin destimer les dpenses quil juge
ncessaires pour laccomplissement du projet et doit inclure les frais indirects de recherche. Nous
vous suggrons de vous inspirer des postes de dpenses prsents dans le formulaire douverture de
compte disponible ladresse suivante :
http://www.uqac.ca/recherche/professeurs/ouverture_compte.php .
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Ce budget dtaill est considr comme un guide interne et n'a pas tre inclus dans la proposition
prsente au partenaire. On distingue deux types de budget :

Le budget cot remboursable :
Le partenaire paie sur la base de rclamations avec ou sans pices justificatives. Il n'y a pas de risque
de perte pour le chercheur en cas de hausse incontrle des cots, mais cette approche rduit la
souplesse d'utilisation des budgets. Ce type de budget est de moins en moins utilis. La majorit des
partenaires prfrent connatre l'avance le cot total du projet.

Le budget cot ferme :
Le chercheur fait une estimation du cot total pour la ralisation du projet, incluant une marge de
manuvre pour les imprvus. Le partenaire paie jusqu' concurrence du cot total selon les
modalits de paiement prvues et ne paie pas les dpenses excdentaires.

Qu'il s'agisse d'un budget cot remboursable ou cot ferme, il est prfrable pour le chercheur
que le budget de son projet soit trait sur une base forfaitaire.
Le terme forfaitaire rfre un mode de facturation selon des versements fixes sans quaucun dtail
ni pice justificative ne soit exig par le partenaire. Ainsi, dans loffre de service pour un contrat
forfaitaire, on pourra simplement indiquer Les travaux seront raliss au cot forfaitaire de X $,
incluant les frais indirects de recherche.

Dans l'ventualit o le partenaire exige une description dtaille des dpenses ou que la
rclamation de paiement doit tre accompagne de pices justificatives, il faudra inclure un budget
dtaill. Il est alors recommand de limiter le dtail aux principaux postes budgtaires : salaires,
quipements, matriel, fournitures, dplacement, divers, etc. en ajoutant le mot estimation
ct de chaque montant. Nous vous conseillons dinclure dans le montant de chaque poste
budgtaire les frais indirect de recherche. Un exemple de budget est donn en annexe. De plus, il est
indispensable d'ajouter sur la page du budget une phrase cl qui donnera la possibilit de modifier,
au besoin, les montants prvus dans chaque poste budgtaire.
Voici des exemples de phrases cls :
Le contrat est forfaitaire. La ventilation du budget qui suit est prsente aux fins de discussion
seulement et pourra tre rvise au besoin en cours de ralisation du projet.
Le contrat est forfaitaire et le dtail des cots donns ci-dessus est prsent aux fins de
reprsentation seulement et pour fixer le montant forfaitaire final.
The amounts described here are presented for the sole purpose of discussions in order to
establish the final total cost of the contract.

Note : En aucun cas, le budget dtaill ne devrait prsenter des tarifs horaires et le nombre
dheures travailles.

Note sur les frais indirects de recherche
Les frais indirects de recherche applicables un contrat quivalent un pourcentage des cots
directs du projet. Ces frais doivent tre inclus dans le budget prpar par le chercheur.
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Veuillez consulter le DECSR pour connatre le pourcentage de frais indirects de recherche
applicable votre projet de recherche.
Les frais indirects peuvent tre calculs partir du cot total du projet. Ils peuvent aussi tre
incorpors chaque poste budgtaire et ne pas apparatre comme un poste indpendant. Il faut
alors indiquer que ce budget comprend les frais indirects de recherche de lUniversit.

Risque technologique
Dcrire sommairement en quoi les travaux qui seront raliss prsentent une incertitude ou
un risque technologique.
Cet lment sensibilisera le partenaire au caractre dincertitude datteinte des rsultats escompts
propre tout projet de recherche. Par ailleurs, cette simple description peut faciliter lobtention, par
le partenaire, des crdits dimpt la R&D.

Calendrier des travaux
Dcrire par tapes les travaux effectuer et joindre, lorsque appropri, un chancier de
ralisation du projet.

Produits livrer
Prciser la forme de prsentation des rsultats : rapport d'tude, extraits de mmoire de
matrise ou de thse de doctorat ainsi que, s'il y a lieu, le type de biens livrables : prototype,
logiciel, etc.
tablir la frquence de prsentation des rsultats : rapports de progrs aux (X) mois, rapport
final (X) semaines ou (X) mois aprs la fin des travaux.

Conditions contractuelles
Dans ses discussions avec le partenaire, le chercheur doit veiller limiter ses engagements et ceux
de l'Universit sur les questions de proprit intellectuelle, de confidentialit, de divulgation et
dutilisation des rsultats du projet.
Indiquer au partenaire que le tout sera discut avec lUniversit dans le cadre de la ngociation du
contrat de recherche.

Par mesure de prudence, il est suggr dajouter la phrase suivante la proposition :
Cette proposition vous est soumise titre indicatif. Les conditions finales du projet demeurent sous
rserve de lapprobation par l'UQAC.

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CHEMINEMENT DE LOFFRE DE SERVICE ET DU CONTRAT

Une fois loffre de service prpare, le chercheur doit lacheminer au DECSR qui vrifie la conformit
du budget (frais indirects), le niveau dapprobation requis (variable selon le montant du contrat - se
rfrer la Politique relative aux contrats et commandites de recherche), et qui la soumet au VRAESG
pour avis lgal.
Le VRAESG soccupe de la prparation et/ou de la ngociation du contrat avec le partenaire, en
veillant ce que le contrat soit en conformit avec les politiques de lUniversit. Au besoin, le DECSR
et/ou le VRAESG contacteront le chercheur pour obtenir son avis sur les points litigieux.

Lorsque le contrat est approuv par le partenaire, le chercheur et lUniversit, ltape des signatures
est initie par le VRAESG.
Il est noter que seules les autorits universitaires peuvent approuver et signer un contrat de
recherche pour et au nom de lUQAC.

Le chercheur principal doit signer le contrat titre dintervenant.
Lintervention du chercheur principal au contrat engage la responsabilit du chercheur et de son
quipe de travail lgard du contrat. Il est de la responsabilit du chercheur principal dinformer
toutes les personnes impliques dans le projet de recherche (assistants de recherche, techniciens,
tudiants, etc.) des conditions rgissant le contrat de recherche et ce, avant mme le dbut des
travaux.

Ds la signature du contrat, le DECSR autorise louverture du compte au Service des ressources
financires, en transmettant le formulaire douverture de compte dment rempli par le chercheur.
(disponible sur le site internet de lUQAC ladresse :
http://www.uqac.ca/recherche/professeurs/ouverture_compte.php )

Il est prudent de ne pas engager des dpenses au projet tant que le contrat n'est pas sign par toutes
les parties. L'Universit ne pourra en aucune faon tre tenue responsable des montants engags
prmaturment dans la mesure o le contrat achopperait.

En fin de ralisation du contrat, avant de transmettre votre rapport final au partenaire, vrifiez
auprs du Service des ressources financires si le partenaire a dment pay les sommes que
l'Universit lui a factures. Une fois votre rapport remis, lUniversit na que peu de moyens pour
obtenir les sommes dues. Cest alors le chercheur qui doit assumer ces pertes.

Si vous dsirez obtenir plus dinformation concernant la prparation dune offre de service,
communiquez avec :

Dcanat des tudes de cycles suprieurs et de la recherche
Claude Gilbert, agent de recherche
Tlphone : 418 545-5011, poste 2486
Claude_Gilbert@uqac.ca
Myriam Duperr, agente de recherche
Tlphone : 418 545-5011, poste 2483
Myriam_Duperre@uqac.ca
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ANNEXE : exemple de budget prsentant la plupart des postes de dpenses dun projet de
recherche. Il nest prsent qu titre informatif.


BUDGET

Les travaux seront raliss au cot forfaitaire de X $, incluant les frais indirects de recherche.

Postes budgtaires
1
Montants
1. Salaire et avantages sociaux
Chercheur principal
2
Assistant(s) de recherche
Technicien(s)
tudiant(s)
Secrtaire(s)

Total des salaires

-------------------$
-------------------$
-------------------$
-------------------$
-------------------$

-------------------$ estimation
2. quipement __________ $ estimation
3. Matriel et fourniture __________ $ estimation
4. Sous-traitance __________ $ estimation
5. Frais de dplacement et de sjour
(Selon les rglements tablis l'Universit)
__________ $ estimation
6. Frais de communication et de production de rapport __________ $ estimation
7. Divers __________ $ estimation
COT TOTAL __________ $

Le contrat est forfaitaire et le dtail des cots donns ci-dessus est prsent aux fins de
reprsentation seulement et pour fixer le montant forfaitaire final.


1
Nous vous conseillons dinclure dans le montant de chaque poste budgtaire les frais indirect de recherche.
2
Se rfrer la Politique relative aux contrats et commandites de recherche, sur la rmunration supplmentaire du
chercheur impliqu
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PRPARATION DUNE OFFRE DE SERVICE
Rcapitulatif


Identification du partenaire : coordonnes, personne responsable

Aspect technique Aspect budgtaire
Cadre de loffre de service
Problmatique

Description de lapproche et des travaux
objectifs, mthodologie pour rsoudre la
problmatique, exprience du chercheur

Personnel
chercheur principal
titre des autres personnes impliques

Risque technologique

Calendrier des travaux
Inclure tapes et chanciers si ncessaire
Le projet aura une dure de X jours/
semaines/mois et se terminera au plus tard
le X.

Produits livrer
rapport, logiciel, prototype, etc.
frquence de prsentation des rsultats :
rapport de progrs tous les X mois, rapport
final X semaines/mois aprs la fin des
travaux.
Estimation des cots
Inclure les frais indirects de recherche (voir
avec le DECSR)

Les travaux seront raliss au cot
forfaitaire de X$, incluant les frais indirects
de recherche de lUniversit

Cette proposition vous est soumise titre indicatif. Les conditions finales du projet demeurent sous
rserve de lapprobation par lUQAC .