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MICROSOFT ACCESS
Este programa permite manipular datos en forma de tablas (la cual es la unin de filas y
columnas), realizar clculos complejos con frmulas y funciones, incluso dibujar
distintos tipos de grficas.
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. En las
bases de datos, se puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o
cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa
de procesamiento de texto o en una hoja de clculo. A medida que crece la lista,
empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos.
Para cerrar una base de datos sin cerrar el programa deberemos hacerlo mediante la
opcin Cerrar Base de Datos del botn Office.
Mens de control, ttulo y botones de maximizar, minimizar y cerrar.

A la izquierda del nombre del documento se pueden observar una serie de
iconos que constituyen la barra de herramientas de accesos rpidos. sta es
una nueva opcin en la ltima versin del programa.
En el ttulo de la ventana de Access aparece el nombre de la
base de datos actual, en el caso de la imagen anterior "Gestin de
Pedidos Mi Empresa".

Tambin en esta barra nos aparecern los controles correspondientes
a maximizar, minimizar y cerrar la ventana.
Barra de Herramientas de
Accesos Rpidos
Esta barra de herramientas de
Accesos Rpidos se encuentra en
la parte superior izquierda de la
ventana.
Esta barra, nos permite colocar a la vista y ms a
mano aquellas herramientas que vamos a utilizar de
manera habitual en nuestra labor diaria.
Podemos decidir que iconos deseamos que
aparezcan visibles, para ello hacemos clic sobre el
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smbolo que aparece ms a la derecha de la barra y a travs del cual se nos despliega
un nuevo men que nos permite elegir que accesos rpidos queremos colocar en
nuestra barra de herramientas. Los elegidos mediante un clic, quedan sealados en la
lista mediante un tic de confirmacin sobre fondo naranja.
Este men tambin nos permite aadir ms comandos de los que aparecen en la lista
inicial. Mediante la opcin "Ms comandos...", se nos da acceso a todos los que puede
utilizar el programa, desde los ms habituales y de uso ms comn, hasta los ms
especficos. De esta forma se permite que cada uno de los usuarios del programa
pueda personalizar esta barra, adaptndola a sus necesidades y facilitndole de este
modo el trabajo.
Tambin podemos elegir la posicin en la que deseamos que aparezca la barra de
herramientas de acceso rpido, sobre la cinta de opciones o bajo la misma. Siempre
aparecer la opcin contraria a la activa en ese momento, para permitir el cambio.
Tambin se nos permite minimizar la cinta de opciones, de esta manera lo nico que
podremos ver en la ventana inicial sern los ttulos de cada uno de los elementos de la
cinta de opciones, que no se desplegarn hasta que no se lo indiquemos haciendo clic
sobre cada uno de ellos.

Al seleccionar la opcin "Ms comandos...", se nos abre de manera automtica la
ventana correspondiente a "Opciones de Access", pero preseleccionando la casilla
correspondiente a "Personalizar".

El men personalizar da paso a una ventana en la que se observan dos columnas, en la
de la derecha se colocarn los comandos disponibles en la aplicacin, clasificados por
diversos criterios. Para cada una de clasificaciones disponibles aparecer un listado de
los comandos correspondientes.
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Para elegir que comandos queremos que aparezcan en nuestra barra de accesos
rpidos, slo debemos seleccionar el comando deseado en la lista de la izquierda y
presionar sobre el botn "Agregar" que aparece entre ambas columnas. De esta
manera vamos completando la columna de la derecha con aquellos accesos directos
que deseamos que aparezcan en nuestra barra.

El men desplegable nos permite determinar si deseamos que los comandos
seleccionados aparezcan en todos los documentos de Access de manera
predeterminada, o solamente en la base de datos actual.

Tenemos la opcin de quitar aquellos comandos ya seleccionados e incluidos en el
listado de la izquierda. Para ello lo nico que debemos hacer es tener dicho comando
seleccionado y pulsar el botn "Quitar" que aparece entre ambas columnas.
Otra de las opciones que permite esta ventana es la de "Restablecer" los valores
predeterminados, de manera que los nicos accesos que aparecen en la barra son
guardar, deshacer y rehacer:


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Cinta de opciones
La cinta de opciones es una de las novedades de esta nueva versin del programa,
sustituyendo a los antiguos mens del programa, mediante estas opciones se llevan a
cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Access.
En
esta cinta aparecen una serie de opciones a modo de pestaas (o de fichas), de
manera original aparecer el nombre de todas ellas, y slo una abierta o desplegada
con todos los comandos a los que da lugar.
Tambin existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma slo
aparecern los nombres de cada una de las pestaas, y para ver su contenido ser
necesario hacer clic sobre su nombre.

Para minimizar la cinta de opciones
podemos seguir uno de estos dos
procedimientos:
1. Mediante la opcin que aparece
en el men desplegable de la barra de
accesos rpidos.

2. Colocndonos sobre cualquier
lugar de la cinta de opciones y pulsando
el botn derecho del ratn nos
aparecer un men, en el podemos
marcar o desmarcar la opcin
correspondiente a minimizar la cinta de
opciones, que aparecer marcada o no, en funcin de su estado actual.



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3. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones
permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que
vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic
sobre la ficha activa.
Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes:
A. Fichas.
Existen cuatro fichas clasificadas por sus diferentes contenidos: Inicio, Crear, Datos
Externos y Herramientas de Base de datos.
Aparecern nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que
estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecer una ficha
correspondiente a tablas cuando estemos trabajando con ellas, donde se recogern
todos los comandos que necesitemos en el diseo de la tabla, y desaparecer cuando
ya no estemos trabajando con ellas, mantenindose siempre las cuatro fichas fijas que
hemos comentado.

B. Grupos.
Dentro de cada una de las fichas existen una serie de elementos con determinadas
caractersticas homogneas que aparecen, por ello, agrupados en grupos y
enmarcados dentro de rectngulos.



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Todos los comandos necesarios para crear los diferentes objetos de la base de datos.
Estos comando se encuentran agrupados en funcin del objeto que queremos crear:
Tablas, Formularios, Informes, Otros (Macros...)
C. Comandos.
Cada una de las diferentes opciones de actuacin dentro del programa.
Grupos de la cinta de opciones de Access 2007
1. Iniciador de cuadros de dilogo: As se denomina la pequea flecha que
aparece en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen
en la cinta de opciones, y que me va a permitir tener acceso a aquellas opciones
que aparecan visibles en la versin anterior de Access y ahora aparecen
ocultas.






2. Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia abajo: Al hacer un clic
sobre esta opcin se desplegar otro men de Access.

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3. Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Estas
opciones aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta
opcin se desplegar otro men de Access . (Existen submens)

4. Opciones de botn: En este caso las opciones que estn disponibles en cada
momento se iluminarn con un color anaranjado en el fondo, al pasar el puntero
del ratn sobre ellas, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con
el botn izquierdo del ratn.

5. Opciones con una ventana (casilla de verificacin) izquierda sensible: En
este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opcin y
activarla, una opcin activada tiene un smbolo de verificado.

6. Mens contextuales: Los mens contextuales o rpidos aparecen al pulsar el
botn derecho del ratn, dependiendo de la posicin del puntero del ratn el
men contendr unas opciones u otras. Se podra decir que el men contextual
tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos
encontramos.
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Tablas: Son las encargadas de almacenar los datos. El
almacenamiento de los mismos se realiza de forma
organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena
estructuracin de las tablas es imprescindible para realizar
con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas
son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen
sentido el resto de los elementos propios de una base de datos.
Consultas: Permiten dar respuesta a preguntas que se
puedan plantear respecto a los datos almacenados en las
tablas, adems permiten realizar clculos y operaciones
con los datos almacenados. De esta forma se pueden filtrar
los datos para trabajar nicamente con aquellos que se
precisen en cada momento. Permiten establecer una serie
de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de stas.
Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo
que se ha dado en llamar una consulta.
Formularios: Se encargan de presentar los datos
procedentes de tablas o consultas con un formato
personalizado y "elegante". De esta forma se presentan
los datos de forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo
realizar todas las operaciones habituales con registros:
aadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los
datos de las tablas vindolos a travs de un formulario en
vez de en forma de tabla de filas y columnas. Son la interfaz de los trabajos.
Informes: Crean resmenes y presentan los datos de
tablas y consultas con un formato personalizado,
fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora
(aunque no siempre). Las posibilidades para ello
inmensas. De este modo los datos pueden ser
analizados e impresos con una gran calidad en cuanto
a diseo, formato y distribucin.
Macros: Son pequeos programas que permiten realizar una serie
de operaciones repetitivas en una sola accin, sin necesidad de
conocimientos de programacin (no es preciso conocer un lenguaje
de programacin como por ejemplo Visual Basic u otro). Se
integran en aplicaciones Access.
Mdulos: Conjunto de instrucciones y procedimientos de
programacin, escritos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA),
que permiten personalizar la base de datos. Para disear mdulos
s es necesario saber programar.

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Analizar Tablas
Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego
gestionar y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben
estar repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseo de
datos. Este curso no pretende ensear a disear una base de datos (ms que un tema
necesitaramos un curso entero) pero podemos apuntar algunas caractersticas que
deben cumplir las tablas obtenidas en la fase de diseo.
Uno de los objetivos a alcanzar cuando se disea una base de datos es que no exista
redundancia, es decir datos repetidos innecesariamente. La redundancia, aparte de
generar ms espacio ocupado en disco, puede generar una serie de problemas
indeseables que puedan hacer que los datos almacenados sean incorrectos.
Una tabla de facturas con los campos nmero de factura, fecha, importe, iva, cliente,
domicilio del cliente, telfono del cliente, ms datos del cliente... Cuando un cliente
tenga varias facturas, su nombre, direccin, telfono y ms datos estarn repetidos en
la tabla; y repetidos innecesariamente porque el cliente normalmente tendr el mismo
nombre, domicilio, telfono, etc. en todas sus facturas, estamos en presencia de un
caso de redundancia.
Qu nos puede provocar esta redundancia?
1. Ms espacio ocupado en disco.
2. Si cambia el telfono del cliente, habr que cambiarlo en todas sus facturas, lo que
genera mayor tiempo de proceso, y lo que es ms grave, si se nos olvida cambiarlo en
una de las facturas, habremos generado errores en los datos (una factura con el
telfono incorrecto).
3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habra que volver a introducir
sus datos con el engorro que supondra y el peligro otra vez de equivocarnos y generar
otro error en los datos.
La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseo de
nuestras tablas.
Hay que tener en cuenta que ser mejor utilizarla una vez tengamos nuestros datos
introducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores
almacenados en cada campo y "adivinar" mejor un diseo mejorado, nos ayudar ya
que puede detectar muchos errores pero no se garantiza al final una base de datos
ptima porque casi siempre existen determinadas circunstancias que el programa no
podr "adivinar".
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Para ejecutar la herramienta, en el men Analizar tabla de la pestaa Herramientas de
base de datos.



Se abrir el cuadro de dilogo Asistente para analizar tablas.
Los formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de
una tabla o consulta.
Diseo del formulario abre un formulario
en blanco en la vista diseo y tenemos
que ir incorporando los distintos objetos
aparezca en l. Este mtodo no se suele
utilizar ya que en la mayora de los
casos es ms cmodo y rpido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y
despus sobre el formulario creado
modificar el diseo para ajustar el
formulario a nuestras necesidades. En
esta unidad veremos ms adelante
cmo modificar el diseo de un
formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos
los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Grficos dinmicos Grfico Dinmico abrir un formulario en blanco basado en la
utilizacin de grficos dinmicos.




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Crear un formulario utilizando el asistente
El asistente para formularios.
Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para
formularios que puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro
Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias
tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como
origen del formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre
el campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista
de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn.
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Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y
aparece la siguiente pantalla:


En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario.
Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el
formulario con esa distribucin.

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En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir
entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el
dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece
la ltima pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin
ser el nombre asignado al formulario.

Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
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Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado
del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:

O bien
Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista
Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:




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CONCLUSIONES

1. Microsoft Access es un programa que ha sido diseado para poder manipular
grandes cantidades de datos importantes o informacin mediante bases de datos.
2. Microsoft Access contiene muchas formas para poder mantener un orden con la
informacin como las tablas y los formularios al igual que tambin cuenta con
elementos que ayudan al usuario, por ejemplo, las consultas, utilizadas para ubicar los
datos, informes, utilizado para imprimir la informacin y la base de datos, macros y
mdulos, utilizados para crear funciones que faciliten el trabajo, y los controles, que
facilitan la internas con el usuario.
3. Access es una herramienta de fcil manejo para la manipulacin y creacin de base
de datos ajustadas a microempresas, se encuentra incluida dentro del paquete de
Microsoft office es una herramienta a la cual cualquier persona sin mucho conocimiento
de bases de datos, puede utilizarla con el fin de crear una simple plantilla o dos tablas
relacionadas.
4. A travs de Access se puede ordenar la informacin de diferentes formas segn la
que le sea ms conveniente al usuario.
5. Microsoft Access tiene diversas funciones con las cuales se pueda facilitar la
manipulacin y modificacin de la informacin que contenga la base de datos.






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RECOMENDACIONES



1- Crea siempre un campo clave en todas las tablas.
2- No uses espacios en los nombres de las tablas ni de los campos.
3- Relaciona siempre las tablas.
4- Elige el tamao de los campos adecuado.
5- Utiliza encarecidamente las reglas de validacin.











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E grafas



http://access2007-2010gm.blogspot.com/2012/05/partes-principales-del-programa-
access.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access

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