ASIGNATURA: ADMINISTRACIN DE PROYECTOS PRESENTADO POR:
Guzman valos, Macarena Sandoval Justo Gardy Ingrid SEMESTRE IX AREQUIPA- PER 2014-A
FACULTAD DE INGENERA DE PRODUCCIN Y SERVICIOS Universidad Nacional de San Agustn Gestin de Recursos Humanos 24 de junio de 2014
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1 MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES(RAM) PROYECTO FERIA ESTUDIANTIL DE INVESTIGACIN Y TRABAJOS DE FIN DE CURSO 2014
ROLES ENTREGABLES Proyecto Feria Estudiantil de Trabajos de Investigacin Ext. S P C O D E S E D P J I J D J P JD A P A E E A S 1.0 Gestin del Proyecto 1.1 Proyect Charter A P A V R V 1.2 Planificacin del Proyecto 1.2.1 Planificacin del alcance A P A R V V 1.2.2 Planificacin del tiempo A P V V R V V 1.2.3 Planificacin de los costos A P V V R A 1.2.4 Planificacin de calidad V R V 1.2.5 Planificacin de los RRHH V V 1.2.6 Planificacin de las comunicaciones V R V V 1.2.7 Planificacin de los riesgos P V V R V V 1.2.8 Planificacin de las adquisiciones A A R V 1.3 Informes de Avance 1.3.1 Informes semanales V V V 1.3.2 Informes mensuales A V R V 2.0 Estudios preliminares 2.1 Seleccin de Auspiciadores A 2.2 Investigacin de Mercados P A R V 2.2.1 Propuesta de la investigacin A V R 2.2.2 Diseo del cuestionario V R 2.2.3 Evaluacin de los resultados V R 2.2.4 Informe de la investigacin A V V A R V 3.0 Diseo 3.1 Entorno 3.1.1 Adecuacin de ambientes P V R P 3.1.2 Ambientacin P A V R P 3.2. Distribucin del personal A R V P 3.2.1 Informes de distribucin A R V 4.0 Contratos 4.1 Proceso de contratacin A P R V 4.1.1 Presentacin de propuestas V V P 4.1.2 Seleccin de alternativas P V 4.1.3 Negociacin P V R P V P 4.1.4 Aprobacin P P V R P Gestin de Recursos Humanos 24 de junio de 2014
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2 4.1.5 Firma del contrato P V R P P 5.0 Ejecucin del evento 5.1 Instalacin de equipos V P P 5.1.1 Pruebas de equipo P P 5.1.2 Aprobacin de los equipos P V R P 5.2 Instalacin de stands V P 5.3 Presentacin de los proyectos V A R P 5.3.1 Exposiciones individuales A R P 5.3.2 Mesa de debates P P P P 5.4 Evaluacin de los asistentes 5.4.1 Registro de los asistentes R P 5.4.2 Presentacin de informes R P 5.5 Clausura del evento P P 5.5.1 Discurso final P P P P 6.0 Cierre 6.1 Entrega de reconocimientos 6.1.1 Emisin de reconocimientos A P A V R P 6.1.2 Aprobacin de reconocimientos A R V 6.2 Pago a los proveedores P R 6.2.1 Cierre de contratos V R R P 6.3 Informe final del evento V 6.3.1 Documentacin del evento P R P P P 6.3.2 Revisin del informe A V V R 6.4 Archivamiento del proyecto A V R 6.5 Celebracin del xito del evento P P P R P P R P P P P
Cdigo de responsabilidades Cdigo de Roles del Proyecto de la feria de Trabajos de Investigacin Cdigo de roles de empresas externas R= Responsable del entregable A= Aprueba el entregable P = Participa V= Revisa SP= Sponsor CO= Comit organizador DE=Director de escuela SE=secretaria DP=Director del proyecto JI= jefe de investigacin de mercados JD= jefe de diseo JP=jefe de presupuesto JDA= jefe del DAII PA=participantes EE = Empresa de equipos de sonido AS= Auspiciadores
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3 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO FERIA ESTUDIANTIL DE INVESTIGACIN Y TRABAJOS DE FIN DE CURSO 2014
DESCRIPCIN DE ROLES Gestin de Recursos Humanos 24 de junio de 2014
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4 FERIA ESTUDIANTIL DE INVESTIGACIN Y TRABAJOS DE FIN DE CURSO 2014
NOMBRE DEL ROL: SPONSOR (UNIVERSIDAD) OBJETIVO DEL ROL: Responsable financiero y ejecutivo por la calidad del proyector FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Aprobar la conformidad de la calidad del proyecto para su ejecucin NIVEL DE AUTORIDAD: - Entrega de los recursos de la Escuela de Ingeniera Industrial y de la Universidad para el proyecto. REPORTAR A: - SUPERVISAR A: Director de Escuela NOMBRE DEL ROL: COMIT ORGANIZADOR OBJETIVO DEL ROL: Los entregables deben estar de acuerdo a las especificaciones establecidas al inicio del proyecto. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: - Revisar el cierre de los contratos - Revisin del informe final NIVEL DE AUTORIDAD: - Decide sobre las correcciones de algn error en los entregables. - Decidir sobre planes para la mejora de la feria. REPORTAR A: Sponsor SUPERVISAR A: Director del Proyecto NOMBRE DEL ROL: DIRECTOR DE ESCUELA OBJETIVO DEL ROL: La realizacin de manera adecuada de los entregables finales. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: - Aprobacin del Proyect Charter, propuesta de investigacin y todos los entregables. - Revisin de la planificacin de tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones y riesgos. - Revisin de los informes semanales. - Revisin del informe de la investigacin. - Revisin de la adecuacin de ambientes. - Revisin de negociacin, aprobacin y firma de contratos. Gestin de Recursos Humanos 24 de junio de 2014
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5 - Revisin del informe final. NIVEL DE AUTORIDAD: - Decide sobre la informacin de los entregables del proyecto. - Decide sobre los proveedores y contratos del proyecto, siempre y cuando no excedan lo presupuestado. REPORTAR A: Sponsor SUPERVISAR A: Director de Proyecto y Secretaria NOMBRE DEL ROL: SECRETARIA OBJETIVO DEL ROL: Comprobar el trmino y buena ejecucin de los entregables y documentos antes de llegar al Director de Escuela. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: - Revisin del Proyect Charter. - Revisin de la ambientacin. - Revisin de la presentacin de propuestas NIVEL DE AUTORIDAD:
REPORTAR A: Director de Escuela SUPERVISAR A: - NOMBRE DEL ROL: DIRECTOR DEL PROYECTO OBJETIVO DEL ROL: Lograr que los jefes de las reas identificadas entreguen los paquetes de trabajo en el tiempo debido. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: - Responsable del Proyect Charter, y de los dems entregables antes de ser entregados a secretaria. - Revisin de cuestionarios y la evaluacin final de la Investigacin de Mercados. - Responsable de la presentacin del Informe Final. NIVEL DE AUTORIDAD: - Exigir el cumplimiento de los entregables en el tiempo programado y con la calidad especificada. REPORTAR A: Director de Escuela SUPERVISAR A: Jefes de Investigacin de Mercado, jefe de Presupuesto, jefe de Diseo y jefe del DAII NOMBRE DEL ROL: JEFE DE INVESTIGACIN DE MERCADOS OBJETIVO DEL ROL: Obtener el punto de vista del pblico objetivo, adems de datos verdicos sobre la feria Gestin de Recursos Humanos 24 de junio de 2014
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6 estudiantil. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: - Responsable del entregable de Estudios preliminares. - Responsable de la investigacin de Mercados - Responsable del diseo de cuestionario. - Responsable de la evaluacin final de este entregable. NIVEL DE AUTORIDAD: - Decidir sobre la investigacin de mercados a realizarse para el desarrollo exitoso del proyecto. REPORTAR A: Director del Proyecto SUPERVISAR A: - NOMBRE DEL ROL: JEFE DE DISEO OBJETIVO DEL ROL: Organizacin para la presentacin de la feria, distribucin y ambientacin del local de la feria. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: - Responsable de la entrega del entregable de Diseo. - Responsable de la adecuacin de ambientes. - Responsable de la distribucin de personal, participantes as como en Publio en general. - Responsable de la entrega del informe final de este entregable. NIVEL DE AUTORIDAD: - Decide sobre las especificaciones tcnicas para el diseo y ambientacin de la infraestructura REPORTAR A: Director del Proyecto SUPERVISAR A: - NOMBRE DEL ROL: JEFE DE PRESUPUESTO OBJETIVO DEL ROL: Obtener los costos totales en que se incurrir por la realizacin del proyecto. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: - Responsable del pago a proveedores. - Responsable del cierre de los contratos. - Verificacin de los costos en todas las actividades del proyecto. NIVEL DE AUTORIDAD: - Decidir sobre el costo presupuestado en la realizacin del proyecto. REPORTAR A: Director del Proyecto SUPERVISAR A: Gestin de Recursos Humanos 24 de junio de 2014
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7 - NOMBRE DEL ROL: JEFE DEL DAII OBJETIVO DEL ROL: Obtencin de Proyectos de investigacin adecuados para exponerlos en la feria. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: - Responsable de la presentacin de los proyectos. - Responsable de la correcta exposicin de los participantes. - Responsable del registro de asistentes. - Responsable de la emisin de reconocimientos. - Revisin de la aprobacin de los reconocimientos. - Revisin de la instalacin de los stands. - Revisin de las pruebas de equipo. NIVEL DE AUTORIDAD: - Decidir la seleccin de los proyector a presentarse en la feria de proyectos. REPORTAR A: Director del Proyecto SUPERVISAR A: Participantes NOMBRE DEL ROL: PARTICIPANTES OBJETIVO DEL ROL: Entrega de proyectos de calidad en el tiempo adecuado. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: - Verificacin de los stands de acuerdo a lo requerido por su proyecto. - Realizacin de proyectos con anlisis de importancia. NIVEL DE AUTORIDAD: - Decidir sobre el tema para la realizacin de su proyecto. REPORTAR A: Jefe del DAII SUPERVISAR A: Encargados de sonido
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8 PLAN DE RECURSOS HUMANOS FERIA ESTUDIANTIL DE INVESTIGACIN Y TRABAJOS DE FIN DE CURSO 2014
ORGANIGRAMA DEL PROYECTO Ver Organigrama del Proyecto ROLES Y RESPONSABILIDADES Ver matriz de Responsabilidades (RAM) DESCRIPCIN DE ROLES Ver Descripcin de Roles CRITERIOS DE LIBERACIN DEL PERSONAL DEL PROYECTO ROL CRITERIO DE LIBERACIN COMO? DESTINO DE ASIGNACIN Sponsor (Universidad) Al termino del proyecto Otros proyectos de innovacin y emprendimiento Comit Organizador Al termino del proyecto Comunicacin del Sponsor (UNSA) Otros proyectos de innovacin y emprendimiento Director de Escuela Al termino del proyecto Comunicacin del comit organizador Otros proyectos de innovacin y emprendimiento Secretaria Al termino del proyecto Coordinacin con el Director de Escuela
Director del proyecto Al termino del proyecto Comunicacin del Director de Escuela Otros proyectos de innovacin y emprendimiento Jefe de Investigacin de Mercados Al termino de sus entregables Comunicacin del Director del Proyecto Otros proyectos de innovacin y emprendimiento Jefe de Diseo Al termino de sus entregables Comunicacin del Director del Proyecto Otros proyectos de innovacin y emprendimiento Jefe de Presupuesto Al termino de sus entregables Comunicacin del Director del Proyecto Otros proyectos de innovacin y emprendimiento Jefe de DAII Al termino de sus entregables Comunicacin del Director del Proyecto Otros proyectos de innovacin y emprendimiento Participantes Al termino de sus entregables Comunicacin del Director del Proyecto
CAPACITACIN, ENTRENAMIENTO, MENTORING REQUERIDO Siempre se deben aprovechar los proyectos para que los Project Manager ms experimentados hagan mentoring a los menos experimentados, en este caso el Sponsor (UNSA) har mentoring al Project Manager (Director del Proyecto) para ayudarlo a desarrollar sus habilidades de gestin de proyectos. CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES, PACTOS Y POLTICAS Todos los interesados que participan en el proyecto pasar por una Evaluacin de Desempeo final del proyecto, y dicha evaluacin se guardara en su file personal.