MANUAL DEL USUARIO

E-Biding

Subastas & Comercio S.A.S.
01/01/2013


E-Biding
E-Biding es un sistema de informacin diseado para la optimizacin de las
compras de bienes y servicios basados en un ambiente 100% web. Ampliando
la posibilidad de permitir que proveedores ubicados en diferentes zonas del
pas y del mundo puedan participar en los distintos procesos de compras o
contratacin.
Contenido

INTRODUCCION ................................................................................................................... 2
Cmo se accede a la herrami enta? ................................................................................ 2
MENU E-PROCUREMENT ................................................................................................... 4
1. Invitaciones en curso .................................................................................................. 4
1.1 Informacin General del proceso .......................................................................... 4
1.2 Cronograma del proceso ........................................................................................ 5
1.3 Comunicacin con el cliente .................................................................................. 5
1.3.1 Cartelera de aclaraciones .................................................................................... 5
1.3.2 Comunicaciones generales .................................................................................. 5
1.4 Documentos del proceso........................................................................................ 5
1.5 Confirmacin de participacin ............................................................................... 6
1.6 Cmo ingresar los documentos solicitados? ...................................................... 6
1.6.1 Ingresar documentos HSE. ................................................................................. 6
1.6.2 Ingresar documentos tcnicas ............................................................................. 7
1.6.3 Ingresar documentos econmicos....................................................................... 8
1.6.4 Ingresar ofertas econmicas ............................................................................... 9
2. Histrico de invitaci ones .......................................................................................... 11
3. Admin Usuario ............................................................................................................ 11
4. Sali da Segura .............................................................................................................. 11






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INTRODUCCION

El presente manual le ayudara a conocer los simples y sencillos pasos que
usted como proveedor debe seguir para poder participar en procesos
administrativos de compras y contrataciones a los cuales est invitado.

Cmo se accede a la herramienta?

A travs de un dominio creado especialmente para su empresa se accede
fcilmente a la herramienta E-procurement, en el momento que se cree el
proceso se le notificara a travs de un correo electrnico el cual le indicara la
informacin de la pgina web, usuario y contrasea.
Con el usuario y contrasea genrica asignada por parte de Subastas &
Comercio S.A.S. a los proveedores s se podr ingresar.
El usuario oficial ser siempre su correo electrnico registrado en SLB y al cual
le llego la invitacin con la clave temporal: Temporal123

Al digitar esta informacin damos clic en ingresar al sistema e inmediatamente
nos pedir una contrasea nueva la cual solo usara el usuario.



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La contrasea debe tener las siguientes caractersticas:
Letras Maysculas
Letras Minsculas
Un numero
Mayor de 8 caracteres


La pgina principal de la herramienta est compuesta por la seccin inbox en la
cual encontraremos:

Para los Proveedores: Todos los procesos a los cuales estn invitados
a participar.






Ingrese una
nueva
contrasea.



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MENU E-PROCUREMENT

El men que aparece a mano izquierda de la pantalla de nuestro equipo est
compuesto por 4 sencillos pasos los cuales son:

1. Invitaciones en curso

Son las invitaciones que tiene pendiente por ver o que aun no se han
cerrado.

Ingresamos a la invitacin a travs del botn .


1.1 Informacin General del proceso

Usted observar a continuacin la informacin bsica del proceso como
lo es, el tipo de proceso, el objeto o alcance del mismo y la persona de
contacto.










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1.2 Cronograma del proceso

Usted observara las fechas establecidas para dicho proceso. Muestra el
da y la hora en la que se cierra la recepcin de documentos HSE,
Tcnicos, judiciales y econmicos, tambin la fecha de recepcin de
preguntas aclaratorias.

1.3 Comunicaci n con el cliente

A travs de la cartelera de aclaraciones y las comunicaciones generales
usted podr ponerse en contacto con la persona encargada del proceso.

1.3.1 Cartelera de aclaraciones
Los proveedores podrn enviar las aclaraciones al proceso
dentro del tiempo permitido, el encargado del proceso EL
CLIENTE ser notificado por e-mail, al igual que el proveedor
cuando se emita alguna respuesta
1.3.2 Comunicaci ones generales
Los proveedores y el encargado del proceso EL CLIENTE,
podrn crear notificaciones, Adendos, comunicados, etc.

1.4 Documentos del proceso

Encontramos los documentos que conforman el proceso, estos le indican
a usted las condiciones que debe cumplir como proveedor para poder
ofertar.



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Haciendo clic en el botn descargar documento usted podr visualizar
estos documentos.

1.5 Confi rmacin de participacin

Debemos confirmar la participacin al proceso. Cuando la respuesta sea
negativa se deber justificar en el espacio creado en la herramienta.

1.6 Cmo i ngresar los documentos solicitados?

Dentro de la herramienta existen 4 espacios creados para adjuntar los
documentos.
1.6.1 Ingresar documentos HSE.
Mostrara los documentos que debe subir, simplemente
anexndolos con el botn ``anexar documento`` podr adjuntar lo
solicitado.
Recuerde que al final siempre debe dar clic en el botn ``enviar
oferta para este criterio`` para as finalizar el proceso.
El espacio le permite eliminar el documento o modificarlo en el
caso de que este no corresponda a lo solicitado.
La herramienta le mostrara con si el documento se cargo
correctamente o con una si aun no lo ha adjuntado.



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Con el botn ``Volver a los criterios`` seguido por ``volver a la
informacin de la invitacin`` podr volver al men principal.


1.6.2 Ingresar documentos tcnicas

Mostrara los documentos que debe subir, simplemente
anexndolos con el botn ``anexar documento`` podr adjuntar lo
solicitado.
Recuerde que al final siempre debe dar clic en el botn ``enviar
oferta para este criterio`` para as finalizar el proceso.
El espacio le permite eliminar el documento o modificarlo en el
caso de que este no corresponda a lo solicitado.
La herramienta le mostrara con si el documento se cargo
correctamente o con una si aun no lo ha adjuntado.
Con el botn ``Volver a los criterios`` seguido por ``volver a la
informacin de la invitacin`` podr volver al men principal.



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1.6.3 Ingresar documentos econmicos

Mostrara los documentos que debe subir, simplemente
anexndolos con el botn ``anexar documento`` podr adjuntar lo
solicitado.
Este espacio se utiliza cuando no existe una lista econmica
creada por el cliente, es decir es usted quien debe proporcionar
toda la informacin dentro del documento.
Recuerde que al final siempre debe dar clic en el botn ``enviar
oferta para este criterio`` para as finalizar el proceso.
El espacio le permite eliminar el documento o modificarlo en el
caso de que este no corresponda a lo solicitado.
La herramienta le mostrara con si el documento se cargo
correctamente o con una si aun no lo ha adjuntado.
Con el botn ``Volver a los criterios`` seguido por ``volver a la
informacin de la invitacin`` podr volver al men principal



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1.6.4 Ingresar ofertas econmicas

Debe ingresar solamente los valores segn la lista econmica
creada por el cliente.
Exi sten dos maneras de hacerlo:
Simplemente digitamos los valores en las casillas sin
puntos ni comas, y tambin digitamos la informacin que
requieran.






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Por favor antes de enviar su oferta tenga en cuenta lo siguiente:
o Para enviar su oferta econmica, verifique cuidadosamente
la informacin ingresada y presione el botn "Enviar Oferta
Econmica".

o Solo se grabara los tems digitados en esta pgina, una vez
grabado pase a la siguiente pgina de esta lista e ingrese
su oferta econmica.

La segunda opcin de envi es descargando la lista
econmica de la herramienta a un archivo en Excel, de
esta manera podr cargar masivamente su oferta.
Debe descargar la plantilla dando clic en el botn
``Exportar reporte a Excel`` y automticamente
descargara el documento en el cual usted debe trabajar.


Debe llenar solo la informacin requerida, no elimine
columnas, no digite texto en los requerimientos de valor, no
ponga formato a los valores digitados y por ultimo al
guardar esta plantilla recuerde que debe guardarla en
formato Excel 97/2003.

Cuando tenga listo su documento con toda la informacin
requerida deber adjuntarlo en la herramienta, seleccionara
el archivo y haciendo clic en ``Enviar oferta desde Excel``
quedara su archivo ingresado en la herramienta. Al final
deber aparecer el mensaje de recibido.
Con este ltimo paso usted completara el proceso para envi de documentos a
travs de la herramienta de compras y contrataciones E-procurement.



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2. Histrico de invitaciones

A travs del histrico de invitaciones usted podr ver todos los procesos a
los cuales ha sido invitado.
Estos procesos quedaran guardados junto con toda la informacin requerida
en el momento.



3. Admin Usuari o

A travs de este espacio usted podr cambiar la contrasea de su usuario
y tambin podr crear nuevos usuarios con el fin de que otra persona dentro
de su organizacin tenga acceso a los procesos a los cuales estn
invitados.




4. Salida Segura

Fin de la sesin.




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