Manual de compras para la empresa INMACSA S.A. de C.V.

Giro: Industrial.

Escuela Superior de Comercio y Administracin
Unidad Tepepan.

Licenciatura en Relaciones Comerciales

Grupo: 3RMH 5 Semestre.

Integrantes:

Profesora: Silvia Figueroa Ana Lilia.

Fecha de entrega: 01/Septiembre/2014

ndice.
Contenido
Prologo. .............................................................................................................. 3
Justificacin. ....................................................................................................... 3
Antecedentes. .................................................................................................... 4
Objetivo del Manual de Compras. ...................................................................... 4
Alcance del manual. ........................................................................................... 4
Objetivo del rea de Compras. .......................................................................... 5
Estructura Organizacional. ................................................................................. 5
Organigrama. ..................................................................................................... 6
Responsabilidades. ............................................................................................ 7
Polticas de compras. ..................................................................................... 7
PROCEDIMIENTO DE COMPRA ................................................................. 10
FORMULARIOS DEL SISTEMA ................................................................... 23
Programa de Desarrollo de Proveedores. ........................................................ 27
Introduccin. ................................................................................................. 27
1. Papel de los actores que intervienen en el programa. ........................ 27
Subcontratistas/proveedores ..................................................................... 28
Expertos externos o independientes ......................................................... 28
2. Aplicacin del Programa en 10 etapas ................................................ 28
Difusin del Programa ............................................................................... 28
Seleccin de los contratistas ..................................................................... 29
Seleccin de los subcontratistas/proveedores .......................................... 29
Capacitacin de los subcontratistas .......................................................... 30
3. Objetivos a cumplir .............................................................................. 30
Reduccin de costos ................................................................................. 30
Poltica de los precios ............................................................................... 30
Mejora tecnolgica .................................................................................... 31
Manejo de los medios de produccin, pertenecientes al contratista, por
parte de los subcontratistas (instrumentos, moldes, prototipos, modelos,
equipamientos de control de calidad, etc.) ................................................ 31
Organizacin interna del trabajo en la empresa ........................................ 31
Logstica (el justo a tiempo) ...................................................................... 32


Prologo.
El departamento de compras de una organizacin es de suma importancia, no
solo porque se encarga de abastecer de materia prima a la empresa, sino
porque en conjunto con algunos otros departamentos determina la calidad,
precio y rotacin de esta.
Y debido a que este departamento es parte fundamental de la organizacin es
necesario estandarizar sus procesos y procedimientos, para lo que debe
crearse un manual de compras, es decir, una gua que asegura que en cada
ocasin que se requiera un insumo, este ser de aproximada o exactamente la
misma calidad y precio que en la ocasin anterior.
El manual de Compras es uno de los elementos con el que debe contar toda
empresa, se puede afirmar que es la gua oficial para la organizacin y
funcionamiento del rea de Compras.
Con el presente, comprenderemos cmo funciona un manual de compras con
el fin de aclarar dudas, mostrando lo bsico que se debe de tomar en cuenta
para poder ejercer su labor de una manera eficiente.
Justificacin.
La seguridad y el bienestar de los trabajadores de la cadena de suministro son
las principales prioridades del grupo de contrataciones responsables, por lo que
los proveedores de INMACSA estn contractualmente obligados a firmar las
normas para proveedores antes de que sean aprobadas para producir
mercanca para la venta en la organizacin. Estas normas para proveedores
establecen las expectativas fundamentales sobre los proveedores y sus
fbricas en el trato de los trabajadores y el impacto sobre el medio ambiente.

Antecedentes.
INMACSA es una empresa 100% mexicana que comenz en el mercado el 13
de Agosto de 1987, por lo que an es una empresa mediana con giro industrial,
dedica a la fabricacin y venta de radiadores e intercambiadores de
temperatura.
MISIN:
Demostrar que la tecnologa y mano de obra mexicanas son de calidad, ya que
contamos con los conocimientos y el coraje para realizar cualquier tarea que
nos impongamos.
VISIN:
Asistir al sector industrial satisfaciendo sus necesidades para ser una empresa
reconocida por la calidad de su servicio, por su atencin al cliente y por la
capacidad de su personal.
VALORES.
Pasin: Comprometidos en lo que hacemos.
Calidad: Ofrecemos un servicio de calidad superior.
Responsabilidad: Trabajamos con precisin y excelencia.
Confianza: Cada relacin se trata con honestidad.
Colaboracin: Trabajando en equipo se multiplican los logros.
Respeto: Percibimos a los dems como personas, no como objeto.
Liderazgo: Crear un mejor futuro.
Objetivo del Manual de Compras.
Los objetivos especficos del manual son los siguientes:
Establecer un mtodo estndar para ejecutar las operaciones rutinarias
del rea de administracin de compras. Lo que significa dotar a la
institucin de una descripcin detallada de cada una de las etapas en
que se descompone la tarea del manejo de las compras.
Ofrecer al personal una gua descriptiva de la secuencia a seguir en el
proceso. Esta gua servir de base para orientar a los nuevos
empleados.
Proporcionar a los niveles de supervisin una herramienta para medir la
eficiencia de las operaciones que sirva a la vez para controlar la
uniformidad en la ejecucin de la labor administrativa.
Tener eficiencia en el control interno de compras para evitar la
duplicidad de funciones y lograr ejecutar esta accin con la menor
dedicacin de tiempo y esfuerzo.
Alcance del manual.
Se recomienda que peridicamente sea revisado el manual para incorporarle
los nuevos estndares y permanezca actualizado para lograr una adecuada
utilizacin del mismo, el cual ser aplicable al Sistema de Logstica en Mxico,
as como al Sistema de Logstica de Amrica Latina.
La edicin, actualizacin y distribucin de este manual es responsabilidad de la
Administracin, quien velar por el cumplimiento del procedimiento establecido.
Cualquier modificacin sustancial al manual ser ratificada por la Direccin
General. El contenido del manual se ha dividido en secciones, donde cada una
representa el detalle del tema tratado.
Las polticas orientan sobre las acciones a tomar en determinadas
situaciones.
El procedimiento est dedicado a ordenar, en forma lgica, todos los
pasos que se deben ejecutar secuencialmente.
En este esquema se realiza una descripcin narrativa donde se
especifica la accin a ejecutar y el responsable de realizar dicha accin.
Objetivo del rea de Compras.
Al no tener una sola lnea de solicitud y adquisicin de materiales cada
departamento ha de hacer sus pedidos por separado, lo cual implica que sea
autosuficiente, que conozca sus necesidades especficas y sea ms oportuno
el abastecimiento. Para solventar esto el Departamento de Compras tiene
como objetivos lo siguiente:
Minimizar los costos de produccin.
Asegurar el flujo continuo de produccin.
Desarrollar fuentes alternativas de suministro.
Establecer buenas relaciones con los proveedores.
Integrarse con los otros departamentos de la empresa.
Mantener registros de datos y realizar informes de gestin.
Estructura Organizacional.
INMACSA aplica un modelo funcional mixto donde el objetivo es buscar el
asesoramiento tcnico sin implicarse en la cadena de decisiones, cuyas
ventajas son:
Permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos.
Se mantiene la relacin de unidad de mando, puesto que casi nunca una
persona depende de ms de una.
Se hace uso slo cuando se necesita.
Empleando un sistema centralizado, el cual busca la unin de los Sistemas de
Informacin Logstica de Mxico y Amrica Latina sincronizando toda la
informacin posible. As, nos encontramos con que en la organizacin la
Direccin General toma las decisiones clave de la organizacin con escasa o
nula participacin del personal de nivel inferior.



Organigrama.


Director
General
Sistema de
Informacin
Logstica.
Compras.
Produccion.
Ventas
Recursos
Humanos
Contabilidad Administracin
Responsabilidades.
Polticas de compras.
I.- COMPRAS DE ARTICULOS, BIENES Y SERVICIOS
I.1. Los bienes y servicios a comprar debern estar incluidos en el presupuesto
aprobado de la institucin.
I.2. Los bienes y servicios a comprar, que no estn incluidos en el presupuesto,
debern cumplir con las exigencias establecidas para estos casos por las
diferentes agencias.
I.3. Las compras de artculos, bienes y servicios, sern realizadas, previo
anlisis de la administracin con la aprobacin de la Direccin General.
I.4. La administracin ser responsable de determinar los renglones de material
gastable, formularios y material de limpieza que requieran reabastecimiento.
II.- COTIZACIONES
II.1. El Formulario de Requisicin de Compras (FORM.PC11) deber ser
llenado y enviado por el departamento solicitante a la administracin, quien
controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.
II.2. El Formulario de Requisicin de Compras deber contener la descripcin y
las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser
adquiridos.
II.3. El Formulario de Requisicin de Compras deber especificar a qu rengln
del presupuesto se har el cargo correspondiente.
II.4. Se deben solicitar Cotizaciones a los proveedores para obtener mejores
condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios.
II.5. Las Cotizaciones debern contener descripciones iguales a las
especificaciones requeridas en el El Formulario de Requisicin de Compras
para los artculos que se desean comprar.
II.6. Las Cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles de
entrega.
II.7. Las Cotizaciones (FORM. PC22) pueden provisionalmente recibirse por fax
y en el expediente final deben presentarse por escrito, en original y sin
tachaduras.
II.8. Las Cotizaciones sern objeto de estudio por el Director Ejecutivo y
Administracin
III.- ORDENES DE COMPRA
III.1. Las rdenes de Compra (FORM. PC33) sern con numeracin
consecutiva
pre-impresa.
III.2. Las rdenes de Compra sern preparadas por una persona diferente a la
que aprueba y a la que realiza los registros contables.
III.3. Las rdenes de Compra sern distribuidas de la manera siguiente:
A. Original para el Proveedor
B. Copia para la Encargada de Servicios Administrativos / Anexar a la
Factura de Pago al Proveedor.
C. Copia para el Cronolgico de Contabilidad / para el Registro Contable.
III.4. Las Requisiciones y rdenes de Compra daadas o anuladas sern
selladas como Cancelada, devolvindose el original y las copias a
Contabilidad para ser archivadas.
III.5. Los criterios para la adjudicacin de Las rdenes de Compra, se
fundamentarn principalmente en la calidad, precios, descuentos, transporte y
entrega oportuna.
III.6. Para seleccionar la firma ganadora, se utilizar un formulario de
comparacin de cotizaciones (FORM. PC22) que incluya especificacin, precio
y tiempo de entrega, as como otros criterios que se consideren necesarios.
III.7. En el caso de que no se lleve a cabo el procedimiento de cotizaciones, la
Encargada de Servicios Administrativos preparar un memorndum de
justificacin que quedar en archivo. (Por ejemplo, en el caso de suplidor
exclusivo).
III.8. El memorndum estar basado en los siguientes criterios: (Distribuidores
exclusivos y Extensin de un contrato existente).
III.9. Bajo ningn concepto deber destruirse Las rdenes de Compra.
III.10. Se mantendr un registro y archivo por cada Orden de Compra emitida,
que contendr todo lo relativo a la solicitud de compra.
III.11. La administracin ser la responsable de preparar Las rdenes de
Compra pre-numeradas
IV.- LMITES DISCRECIONALES
A- SOLICITUD DE COTIZACIONES:
Las Compras por valor inferior a la suma de $4,000.00 podrn efectuarse de
manera directa sin cotizaciones escritas, procurando en lo posible diversificar
los proveedores.
Para Compras de $4,001.00 a $7,000.00 se deben solicitar por lo menos dos
(2) cotizaciones escritas.
De $7,001.00 en adelante se requieren por lo menos tres (3) cotizaciones
escritas.
B- APROBACION COTIZACIONES
Las Cotizaciones menores de $4,000.00 sern aprobadas directamente por la
Administracin.
La Direccin General revisar y aprobar las Cotizaciones con valores hasta
$30,000.00.
Las Compras de valores superiores a los $30,000.00 debern ser avaladas por
la Direccin General y sometidas a la aprobacin del Comit de Compras, cuya
integracin y aprobacin la har el Comit Coordinador.
Las Compras de un valor total superior a los $100,000.00 debern ser
ratificadas adems por el Comit Coordinador.
C- APROBACION ORDENES DE COMPRAS
Todas Las rdenes de Compra, previa autorizacin de las Cotizaciones, segn
las polticas establecidas, sern aprobadas por la Direccin General.
V.- RECEPCION DE MERCANCIAS.
V.1. La Mercanca deber ser recibida por la Encargada de Servicios
Administrativos quien se asegurar de que la mercanca recibida est de
acuerdo con Las rdenes de Compra y sus especificaciones.
V.2. La Encargada de Servicios Administrativos proceder a firmar el Conduce
o Factura como prueba de haber recibido conforme la Mercanca.
V.3. La Mercanca recibida ser entregada bajo firma del Conduce o Factura al
departamento que la solicita.
Nota: Deber informarse a Contabilidad de la recepcin del Activo Fijo
para su registro y numeracin antes de ser distribuido.
V.4. La Encargada de Servicios Administrativos anexar el Conduce o Factura
a la Orden de Compra para su pago siguiendo el procedimiento de solicitud de
cheque.
V.5. Los Activos Fijos Comprados debern ser incluidos en el Seguro contra
todo riesgo. Los Activos de montos menores se incluirn al realizar la revisin
peridica de la cobertura del seguro. Los activos de alta cuanta como son la
adquisicin de vehculos, equipo de cmputos, etc. se asegurarn al momento
de su adquisicin.
VI.- DISPOSICIONES GENERALES.
VI.1. Ningn empleado participar en la seleccin, adjudicacin o
administracin de una Orden de Compra y/o Contrato, si tiene alguna relacin,
parentesco o negocios con las firmas que califiquen para la adjudicacin del
Contrato y/o de la Orden de Compra.
VI.2. Los empleados involucrados en el proceso de Compras de bienes y/o
servicios, no debern aceptar gratificaciones, favores o cualquier otro valor
monetario de los Suplidores.
VI.3. Las Requisiciones de Compra que no estn debidamente completadas y
autorizadas no sern recibidas por la Encargada de Servicios Administrativos.
VI.4. Las violaciones a estas disposiciones generales, sern sancionadas con
medidas disciplinarias que incluyen desde amonestaciones por escrito hasta
expulsin definitiva del empleado.
VI.5. Las Compras al Contado se regirn bajo las mismas reglamentaciones
que las compras a Crdito.


PROCEDIMIENTO DE COMPRA
INTRODUCCION.
Compra es una de las actividades ms importantes que se realiza en toda
institucin, ya que cumple con la funcin de suplir las necesidades de bienes y
servicios que se requieren para mantenerla funcionando y poder darle
continuidad al trabajo que se desarrolla en la misma.
Los Bienes y Servicios incluyen la adquisicin de material gastable, mobiliarios
y equipos ya sea de oficina, de cmputos, audiovisuales, de transporte, etc., al
igual que la confeccin del material impreso en general. Otro rengln se refiere
a la compra de los servicios necesarios para realizar reuniones, asambleas, y
actos incluidos dentro de las actividades de la institucin; como son las
compras de refrigerios, alquiler de mozos, reservacin de salones, brindis,
compra de flores, etc.
En las ocasiones que se soliciten materiales y artculos especiales, los cuales
requieren de una preparacin tcnica especfica para su identificacin, la
Encargada de Servicios Administrativos solicitar la ayuda del personal
especializado.
Por ser una institucin con un reducido nmero de empleados, la segregacin
de funciones no dispone de una lnea divisoria muy marcada, pero se han
identificado puntos de controles internos para permitir a los supervisores
asegurar transparencia en la ejecucin de las compras.
CONTROL INTERNO Y SUS OBJETIVOS
CONTROL No. 1
Recibir las Solicitudes de Compra a travs del formulario de requisicin de
compras.
OBJETIVO
Mantener control de los pedidos realizados por personal autorizado de cada
unidad, departamento o proyecto.
CONTROL No. 2
Obtener Cotizaciones de dos o tres suplidores con anticipacin a la ejecucin
de cada compra.
OBJETIVO
Depurar adecuadamente a los suplidores para realizar compras bajo las
mejores condiciones del mercado, en cuanto a precios, calidad y servicios.
CONTROL No. 3
Expedir una Orden de Compra pre-numerada de imprenta por cada requisicin
de compras procesadas.
OBJETIVO
Establecer el control numrico de los pedidos realizados por concepto
de compras.
Mantener control de las rdenes asignadas a los proveedores.
Establecer un documento oficial de la institucin para solicitar las
adquisiciones a los proveedores.
CONTROL No. 4
Segregar las siguientes funciones:
Aprobacin de Cotizaciones
Preparacin de rdenes de Compra
Aprobacin de rdenes de Compra
Recepcin de Mercancas
Registro Contable de las Compras.
OBJETIVOS
Establecer verificaciones cruzadas de los artculos o servicios solicitados
en cuanto a cantidad y valor.
Dificultar la intencin de poder realizar fraudes.
SECCIONES
El Procedimiento de Compras se ha dividido en secciones dependiendo del tipo
de compra y de los lmites discrecionales establecidos para la adquisicin de
los bienes y servicios a adquirir.
El Procedimiento de Compras incluye:
Solicitud de Compras
Cotizacin
Orden de Compra
Registro de la Compra

SOLICITUD DE COMPRAS
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Unidad o Departamento Solicitante 1.- Prepara una Requisicin de
compras en original y copia
(FORM.PC1) especificando
claramente detalles de los artculos o
servicios solicitados.
2.- Firma el FORM.PC1 en el espacio
de SOLICITADO POR: en seal de
autorizacin para iniciar el proceso
de la adquisicin.
Encargada Servicios Administrativos 1.- Recibe el (FORM.PC1)
debidamente autorizado.
2.- Verifica si la compra est incluida
en el presupuesto del solicitante.
a) Si no est incluida en
presupuesto continua el Paso No. 3
b) Si est incluida en presupuesto
continua al Paso No. 4
3.- Solicita la aprobacin de la
compra a la Direccin General.
a) Si la compra es aprobada continua
con Paso No.4
b) Si la compra es rechazada lo
notifica al solicitante


COTIZACIN

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Encargada Servicios Administrativos 4.- Solicita cotizaciones segn los
lmites discrecionales establecidos.
Nota: Si existe un proveedor
exclusivo, no ser necesario efectuar
cotizaciones y la compra debe estar
amparada con un memo de la
Encargada de Servicios
Administrativos que justifique la
ausencia de cotizaciones
5.- Analiza las cotizaciones y
recomienda la mejor opcin referente
a precio, calidad y responsabilidad en
la entrega.
6.- Remite cotizaciones para su
aprobacin segn los lmites
discrecionales. Para tales fines utiliza
el formulario de cotizacin (FORM.
PC22).
Direccin General 7.- Recibe el formulario de
cotizaciones, analiza los documentos
y toma las siguientes acciones:
a) Si est de acuerdo con el proceso
y siguiendo el dictamen de los lmites
discrecionales procede a recomendar
el proveedor y firma en seal de
aprobacin al proceso de compras
Nota: Si el monto de la cotizacin es
menor de $30,000.00 la remite al
Encargado de Servicios
Administrativos Pasa Punto No.10
Si el monto de la cotizacin es mayor
de $30,000.00 la remite al Comit de
compras. Pasa al Punto No.8
b) Si no est de acuerdo lo comunica
al Encargado de Servicio


COTIZACIN

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Comit de Compras 8.- Recibe Formulario de Cotizacin
junto al de Requisicin de Compra.
a) Si est de acuerdo firma el
Formulario de Cotizaciones en seal
de aprobacin. Notas: Si el valor
total de la compra no excede los
$100,000.00 remite los documentos
al Encargada de Servicios
Administrativos. Pasa al Punto No. 10
Si la compra excede del valor de
$100,000.00 la remite al Comit
Coordinador para que proceda a
ratificar la compra estampando su
firma en el Formulario de Cotizacin.
Pasa al No. 9
b) Si no est de acuerdo la devuelve
a la Direccin General con sus
observaciones.
Comit Coordinador 9.- Recibe las Cotizaciones
superiores a los $100,000.00
a) Si est de acuerdo firma el
Formulario de Cotizaciones en seal
de aprobacin. Pasa al Punto No. 10.
b) Si no est de acuerdo la devuelve
a la Direccin General.


COTIZACIN

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Encargado Servicios Administrativos 10.- Recibe la Requisicin de compra
junto con el Formulario de Cotizacin.
a) Si est aprobada la cotizacin
sigue al Punto No. 11
b) Si la Cotizacin no fue aprobada lo
informa al solicitante
11.- Prepara Orden de Compra en
original y dos copias (FORM.PC33).


ORDEN DE COMPRA
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Encargada Servicios Administrativos 12.- Firma la Orden de Compra en el
espacio de preparado por y la remite
anexa con el Formulario de
Cotizacin ya autorizado y el de
Requisicin Interna, a la Direccin
General para su aprobacin.
13.- Prepara Orden de Compra en
original y dos copias (FORM.PC33).
14.- Firma la Orden de Compra en el
espacio de Preparado Por y la remite
anexa con el formulario de
cotizaciones ya autorizado y el de
Requisicin Interna a la Direccin
General para su aprobacin.
Direccin General 15.- Recibe la Orden de Compra con
sus anexos y revisa si todo est
correcto.
a) Si tiene observaciones se
comunica con el Encargado de
Servicios Administrativos.
b) Si todo est correcto sigue al Paso
No. 16
16.- Firma la Orden de Compra en el
espacio de autorizado y la devuelve
al Encargado de Servicios
Administrativos
Encargado Servicios Administrativos 17.- Recibe la Orden de Compra con
sus anexos.
a) Si fue rechazada sigue Paso No.
18.
b) Si fue aprobada sigue Paso No.
19.


REGISTRO DE COMPRA
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Encargado Servicios Administrativos 18.- Imprime la palabra anulada en
toda la documentacin de la compra
y lo informa al solicitante.
19.- Distribuye la Orden de Compra
como sigue:
* Original al proveedor para realizar
la compra.
* Copia a contabilidad para el registro
contable.
* Copia a administracin para recibir
el bien o servicio y anexarla a la
factura junto a la cotizacin y a la
requisicin para fines tramite de
pago.
20.- Recibe el bien o servicio del
proveedor. Firma conduce y/o original
de la factura como constancia de
recibido conforme.
21.- Entrega mercanca al solicitante.
Solicitante 22.- Recibe mercanca, verifica y
firma conduce y/o copia de la factura
del proveedor como constancia de
haber recibido conforme.
23.- Entrega conduce y copia de la
factura al Encargado de Servicios
Administrativos.
Encargado Servicios Administrativos 24.- Recibe documentos y remite el
expediente completo de la compra al
contador para fines de pago
Contador 25.- Recibe copia de la Orden de
Compra para fines de cronolgico y
registro contable de la compra.
26.- Codifica contablemente la copia
de la Orden de Compra de acuerdo a
la naturaleza de la misma.


REGISTRO DE COMPRA
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
27.- Al llegar la mercanca recibe del
Encargado de servicios
Administrativos:
* Conduce y/o copia de la factura del
proveedor anexa a la copia de la
Orden de Compra de administracin,
la Solicitud y las Cotizaciones.
28.- Compara los datos contenidos
en la Orden de Compra con el
Conduce y/o copia de la factura del
proveedor y continua con el
procedimiento de desembolso.
29.- Prepara la entrada de diario y la
digita en el sistema.
* Debito
- Inventario
- Equipos
- Gastos
* Crdito
- Cuentas por Pagar Proveedores


SECCION A
PARA COMPRAS HASTA EL MONTO DE $4,000.00
No requiere cotizaciones escritas.
Servicios Administrativos elige proveedor tomando en consideracin la
calidad de producto, precios, servicios y condiciones de pago.
Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el
espacio asignado como solicitado.
Direccin General firma Orden de Compra en seal de aprobacin.
SECCION B
PARA LAS COMPRAS CON MONTO DESDE $4,001.00 HASTA $7,000.00
Se requieren por lo menos dos cotizaciones escritas.
Direccin General autoriza las cotizaciones tomando en cuenta calidad
del producto, precios, servicios y condiciones de pago.
Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el
espacio asignado como solicitado.
Direccin General Firma Orden de Compra como aprobacin.
SECCION C
PARA COMPRAS DESDE $7,001.00 HASTA $30,000.00
Se requieren por lo menos tres cotizaciones escritas.
Direccin General autoriza las cotizaciones tomando en cuenta calidad
del producto, precios, servicios y condiciones de pago.
Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el
espacio asignado como solicitado.
Direccin General Firma Orden de Compra como aprobacin.
SECCION D
PARA COMPRAS DE MONTOS MAYORES DE $30,000.00
Se requieren por lo menos tres cotizaciones escritas.
La Direccin General somete el expediente completo de la Cotizacin al
Comit de Compras para su consideracin y aprobacin.
Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el
espacio asignado como solicitado.
Direccin General Firma Orden de Compra como aprobacin.
Nota: En compras mayores de $100,000.00 se mantiene este mismo
procedimiento con la excepcin de que el expediente de cotizacin tambin
debe ser ratificado por el Comit Coordinador.

SECCION E
SOLICITUDES DE MATERIAL IMPRESO
Los trabajos de impresos comprenden los Formularios de uso Administrativos,
as como la confeccin de afiches, Formularios Programticos, Folletos, etc.
Requieren un promedio de 20 das laborables para su cotizacin, elaboracin y
recepcin.
El proceso es el siguiente:
Se presenta al impresor un esquema del trabajo que se solicita.
Impresor presenta el arte del trabajo a realizar.
rea, departamento o proyecto solicitante aprueba el arte.
Administracin enva el arte al impresor para confeccionar el trabajo final
Los trabajos de publicaciones de libros requieren de 40 a 50 das laborables
debido al largo proceso de diagramacin, composicin y revisin previo a la
tirada de los mismos.
Se debe observar y tomar en cuenta que cuando se ha utilizado una imprenta
para realizar trabajos de impresin, si tiene que reimprimirse el material, resulta
ms econmico enviarlo al mismo impresor, ya que se estara ahorrando el
costo de la confeccin del arte.
Nota: Se mantiene el Procedimiento de Compras.
SECCION F
COMPRAS DE MATERIALES, MOBILIARIOS Y EQUIPOS.
Se requiere de 5 das laborables para realizar compras de materiales de
oficina, material de limpieza, audiovisuales, escritorios, sillas, computadoras,
etc. De una cuanta mayor a la suma de $4,000.00 por requerir cotizaciones
escritas.
Las compras de materiales, mobiliarios y equipos de valor hasta $4,000.00
podrn ser procesadas de uno a dos das laborables.
Cuando el monto de los materiales requeridos no exceda el tope establecido
para el manejo de caja chica, la compra se realizar inmediatamente a travs
del fondo de caja chica dependiendo de la disponibilidad del efectivo y del
transporte.
SECCION G
SERVICIOS DE REFRIGERIOS, ALMUERZOS Y USO DE SALON.
Servicios de refrigerios y almuerzos donde sea necesario el alquiler de
cristalera, mobiliarios y mantelera requieren de 5 das laborables anticipados a
la fecha de la actividad.
Refrigerios y almuerzos sin los requisitos sealados anteriormente requieren de
tres das laborables.
Las actividades en hoteles requieren de 25 das laborables ya que es necesario
contactar los hoteles, disponibilidad de salones, comparar precios y tipo de
facilidades.

SECCION H
SERVICIOS DE TRANSPORTE.
Para el alquiler de carros se requiere de un promedio de dos das laborables.
Realizar las gestiones de alquileres de autobuses requiere de cinco das
laborables, ya que los precios varan significativamente de un proveedor a otro.
En este rengln se tiene que consultar con ms de tres suplidores, pues no
siempre existe disponibilidad de autobuses.
El alquiler de autobuses requiere confirmar la reservacin con tres das de
anticipacin.

FORMULARIOS DEL SISTEMA
Los formularios son instrumentos a utilizar para facilitar la ejecucin y
verificacin de los controles internos establecidos en la institucin.
Los formularios que complementan el Sistema de Compras son:
Requisicin de Compras (FORM. PC11)
Formulario de Comparacin de Cotizaciones (FORM. PC22)
Ordenes de Compras (FORM. PC3)
FORMULARI O REQUISICION DE COMPRAS (FORM. PPC1)
OBJETIVO
El Formulario de Requisicin de Compras es utilizado por el departamento y/o
proyecto solicitante para dar a conocer al rea de compras, su necesidad de
adquirir un bien o servicio.
Con este Formulario se da inicio al proceso de compra y la calidad de su
llenado determina el nivel de calidad con que el rea de compras pueda ofrecer
el servicio. Es un documento de respaldo que le asegura a la Direccin General
que la compra est justificada y que la misma ser realizada de acuerdo a lo
requerido por el solicitante.
RESPONSABLE
Departamento o Proyecto solicitante.
CONTENIDO
El Contenido de este Formulario debe ser claro y preciso pues del tipo de
informacin que contenga depende la agilidad con que se pueda realizar la
compra y que el cargo se realice en la cuenta contable correspondiente.
El Formulario contiene los siguientes renglones:
1. Fecha de Solicitud
2. Departamento o Proyecto Solicitante
3. Cantidad Solicitada
4. Unidad de Presentacin o Empaque del Bien Solicitado
5. Descripcin del Artculo, Bien o Servicio Solicitado
6. Rengln del Presupuesto donde se cargar la Compra
7. Seccin de Observaciones para en caso de ser necesario ser utilizada como
Nota: en Acciones a tomar con respecto a la Compra Solicitada
8. Firma de Autorizacin del Solicitante
9. Firma de la Persona Autorizada a Recibir los Formularios de Requisicin de
Compras.
10. Fecha de Recepcin de la Solicitud en el rea administrativa

FORMULARIO DE COMPARACION DE COTIZACIONES (FORM. PC2)
OBJETIVO
El Formulario de Comparacin de Cotizaciones es utilizado como instrumento
de anlisis para seleccionar la mejor opcin recibida referente a precio, calidad
del producto, bien o servicio, y de los beneficios que ofrece el proveedor en
cuanto a garanta, forma de pago y sobre todo tiempo de entrega.
Con este Formulario la Direccin General, la Comisin de Compras y el Comit
Coordinador, segn los lmites discrecionales, se aseguran que el costo de la
compra es competitivo.
RESPONSABLE
Encargado de Servicios Administrativos.
CONTENIDO
1. Fecha de Anlisis de Compras
2. Descripcin del Artculo, Bien o Servicio
3. Cantidad a Comprar
4. Unidad de Medida
5. Nombre de las Casas Suplidoras
6. Precio Unitario y Precio Total Cotizado por los Ofertantes
7. Sub-total
8. Descuento
9. Impuesto
10. Total General
11. Garanta
12. Tiempo de Entrega
13. Forma de Pago
14. Proveedor Elegido
15. Firma de Autorizado Por
16. Observaciones

FORMULARIO ORDENES DE COMPRAS (FORM. PPC3)
OBJETIVO
Tomando como base los datos aprobados en el Formulario de Comparacin de
Cotizaciones, se emite la Orden de Compras, la cual constituye el documento
que formaliza el acuerdo entre el Proveedor y la Institucin, para esta ltima
realizar su transaccin de compras, sobre todo si la misma se realiza bajo las
condiciones de ser pagada despus de la recepcin de la mercanca.
Para que la Transaccin de Compras est debidamente documentada, las
rdenes de Compras deben de estar pre-numeradas y anexas a los
formularios que le dieron origen.
RESPONSABLES
Confeccin - Encargado de Servicios Generales
Autorizacin - Direccin General
CONTENIDO
1. Nmero Secuencial
2. Fecha
3. Nombre del Proveedor
4. Direccin del Proveedor
5. Condiciones de Pago
6. Cantidad Solicitada
7. Unidad de Medida
8. Descripcin del Artculo, Bien o Servicio
9. Costo Unitario por tem
10. Costo Total por tem
11. Costo Total General de la Compra
12. Rengln del Presupuesto a ser Afectado
13. Observaciones para indicar especificaciones o condiciones especiales de la
compra a realizar.
14. Firma de Solicitado
15. Firma de Autorizacin

FORMULARIO CONTRATO DE COMPRA (FORM. PPC4)
OBJETIVO
El Contrato de Compras constituye el documento donde la Institucin formaliza
un acuerdo con el Proveedor, en el cual se especifican las obligaciones que
contraen ambas partes. En el mismo el Proveedor se compromete a ejecutar
una obra o prestar un servicio a cambio de una remuneracin pagada bajo las
condiciones acordadas con la Institucin.
Para su confeccin se sigue el mismo procedimiento que la Orden de Compras.
RESPONSABLES
Confeccin - Encargado de Servicios Generales
Autorizacin - Direccin General
CONTENIDO
1. Nombre del Proveedor
2. Nombre de la Direccin General
3. Descripcin del tipo de Servicio al cual se compromete el Proveedor
4. Descripcin de las Condiciones de Pagos y de Facilidades a las cuales se
compromete la Institucin.
5. Duracin del Contrato
6. Periodo que abarca el Contrato
7. Fecha de la Firma del Acuerdo
8. Firma de la Direccin General
9. Firma del Proveedor.

Programa de Desarrollo de Proveedores.
Introduccin.
Desde hace ya muchos aos, la competencia crece en la economa
internacional y obliga a las empresas a que reduzcan los costos. Sin embargo,
los enfoques tradicionales se limitaron a eliminar los derroches dentro de la
empresa. En la actualidad, se abre otra va para ahorrar costos a travs de las
compras: al colaborar con los subcontratistas, es posible hacerlos ms
eficientes y as adquirir los bienes a bajo precio. Pero, para que su
colaboracin sea eficaz, estos proveedores y subcontratistas deben afrontar los
problemas especficos que existen en su sector de actividad, su especialidad y
en su manera de trabajar.
Es til recordar la distincin entre proveedor y subcontratista. Mientras que
el primero (proveedor) se refiere a aquel que suministra los productos o
servicios disponibles en el mercado para una clientela amplia, en gran
cantidad, el segundo (subcontratista) se refiere a aquel que fabrica los
productos o servicios a medida, en pequea cantidad, y que, normalmente, no
estn disponibles en el mercado. Es til recordar la distincin entre proveedor
y subcontratista. Mientras que el primero (proveedor) se refiere a aquel que
suministra los productos o servicios disponibles en el mercado para una
clientela amplia, en gran cantidad, el segundo (subcontratista) se refiere a
aquel que fabrica los productos o servicios a medida, en pequea cantidad, y
que, normalmente, no estn disponibles en el mercado.
El desarrollo de proveedores es un concepto amplio por el cual se pretende
fortalecer el rendimiento de las empresas subcontratistas dndoles la
oportunidad de adquirir aquellas competencias y capacidades que son
requeridas por los contratistas (clientes) y tambin sensibilizndolos y
asistindolos en su reduccin de costos.
1. Papel de los actores que intervienen en el programa.
Contratistas/compradores.
Los contratistas ofrecen trabajos a los subcontratistas, lo que les permite
concluir contratos con ellos y, cuando estos contratos son de larga duracin,
garantizarles una renovacin econmica. Si los contratistas desean que sus
proveedores cumplan con sus requerimientos, debern ayudarles en su
desarrollo, y as ser beneficiados ya que, al ayudarlos, podrn satisfacer a sus
clientes finales.
Ser necesario que analicen los problemas de sus subcontratistas y las
soluciones que deben aportarse. Despus de haber sido seleccionados y
sensibilizados, debern ayudar a sus proveedores en su desarrollo para que
sus requisitos en cuanto al precio, a los plazos, a la calidad, al medio ambiente,
etc., se vean cumplidos. Esta ayuda puede tomar distintas formas, en
particular, en Investigacin y Desarrollo realizada en conjunto, de asistencia
tcnica (mediante el prstamo de mquinas, personal, patentes y licencias) y
de asistencia financiera o de formacin. Debern capacitar e idealmente
delegar un equipo de ingenieros en las empresas subcontratistas para llevar a
cabo el proyecto de desarrollo especfico.

Este acompaamiento por los contratistas es tanto ms esencial cuanto que las
PYME a menudo emprenden acciones nicamente a corto plazo. Al tener un
apoyo directo de su cliente, y un seguimiento regular de su desarrollo, ser
ms fcil para los subcontratistas evaluar los beneficios que puedan tener,
tendrn ms motivacin para ejecutar el programa en su totalidad y se darn
cuenta rpidamente que ste es indispensable, sea cual sea la situacin de la
economa local y nacional. Las grandes empresas podrn, por ejemplo,
compartir sus experiencias con sus subcontratistas en el mbito de la reduccin
de costos o tambin en el del aumento de la capacidad de produccin. Por
ltimo, esta colaboracin entre contratistas y sus proveedores permitir
solidificar alianzas, que son esenciales para un desarrollo sostenible y para la
consecucin de mutuos beneficios.
Subcontratistas/proveedores
Los subcontratistas permiten al contratista reducir sus costos al adquirir ms
flexibilidad, al reaccionar mejor y ms rpidamente en el mercado y evitar
inversiones que no seran estratgicas. Los subcontratistas, los expertos y los
contratistas en conjunto, deben hacer un anlisis de sus dificultades para
respetar los requerimientos de su propio contratista.
Expertos externos o independientes
Los expertos son los especialistas que aconsejan y asisten a las empresas en
diferentes mbitos tales como la tecnologa industrial, la gestin, la calidad
total, la produccin de valor aadido (o produccin reducida), el marketing/la
comercializacin de los productos/de los servicios indebidos, los sistemas de
gestin.
Su papel es establecer el Programa segn las etapas descritas a continuacin
en la presente y segn la experiencia que tienen en su respectiva especialidad
para llevar a cabo los objetivos especficos de las relaciones entre el contratista
y los subcontratistas.
Sin embargo, los expertos no pueden sustituir a un equipo permanente formado
por la empresa. stos deben servir de puente hacia la constitucin de un
equipo formado por los ingenieros especializados que sern capaces de
garantizar un desarrollo de los subcontratistas y establecer los proyectos
particulares para cada uno ellos.
2. Aplicacin del Programa en 10 etapas
Difusin del Programa
Se deben prever una difusin del Programa presentando las ventajas del
desarrollo de los proveedores y los beneficios mutuos que pueden resultar.
Esta difusin, hecha por medio de las Cmaras de Comercio e Industria,
Asociaciones profesionales, grandes empresas, etc., permitir a las
autoridades pblicas, o a otros organismos, conocer el Programa con el fin de
participar y, eventualmente, ayudar financieramente a las INMACSA en su
aplicacin.

Seleccin de los contratistas
INMACSA seleccionan empresas contratistas segn:
La necesidad expresada de desarrollar/mejorar el nivel tcnico y la
gestin de sus subcontratistas.
La existencia de un plan o de un proyecto de desarrollo de proveedores
en la empresa o, en ausencia efectiva de plan o proyecto, segn la
voluntad firme de elaborar tal programa o proyecto.
El porcentaje que representa la subcontratacin en la empresa con
relacin al total de las compras.
El nmero de subcontratistas que trabajan con la empresa.
El tipo de productos/servicios subcontratados.
La toma de conciencia de los beneficios mutuos tanto para ella como
para sus proveedores.
Esta etapa de seleccin constituye la base del desarrollo ya que las ganancias
en trminos de calidad y de reduccin de los costos dependern de estos
criterios y, sobre todo, del primero y del ltimo, que son la necesidad para el
contratista del desarrollo del subcontratista y su toma de conciencia de los
beneficios que resultan de tal desarrollo.
Seleccin de los subcontratistas/proveedores
El Programa para el Desarrollo de Proveedores slo puede desembocar en
resultados positivos si se seleccionan cuidadosamente los subcontratistas, y de
igual forma los contratistas. Por esto, se entiende que INMACSA, los expertos y
los compradores deben, conjuntamente, elegir los subcontratistas segn:
Su sector de actividad: las empresas de un sector de actividad, afiliadas
a INMACSA, pueden no estar suficientemente representadas en la zona
del Programa u otros sectores no estar dispuestos a recibir tal asistencia
porque la solicitud de subcontratacin se orienta hacia la de las
capacidades disponibles.
La especialidad: una evaluacin de los conocimientos tcnicos o
habilidad, que los subcontratistas poseen en su especialidad, deber ser
hecha.
El nivel de desarrollo: los proveedores con un nivel de desarrollo
suficiente podrn satisfacer la demanda pero con una mejora tcnica o
de su gestin.
La toma de conciencia individual de la necesidad de desarrollarse con el
fin de ser ms competitivo: es la voluntad de los empresarios que
determinar realmente la posibilidad de crear el Programa.
El comprador podr, una vez seleccionado el subcontratista, proponer un
acuerdo a ste, referente a la cooperacin entre las dos entidades. As, podran
comenzar por delegar recprocamente ingenieros o ejecutivos, del lado del
contratista en la empresa subcontratista para que lo aconsejaran y que lo
asistieran en la elaboracin de sus productos.

Capacitacin de los subcontratistas
El proceso de capacitacin constituye una de las etapas ms importantes para
el desarrollo de los proveedores. Este debe aportar las soluciones a los errores
detectados en las empresas subcontratistas y estar orientada de tal modo que
los subcontratistas puedan ponerlo en la prctica autnomamente. La
capacitacin puede referirse a la calidad, la gestin, etc.
La capacitacin debe hacerse segn los errores detectados en el anlisis de
las facultades de los proveedores. La capacitacin puede ser colectiva,
agrupando a las empresas segn sus especialidades y sus intereses, o
individuales, emprendida por la empresa.
3. Objetivos a cumplir
Reduccin de costos
El objetivo consiste en obtener una mejor subcontratacin en trminos de
cantidad y calidad en las distintas etapas, para conseguirlo, contratistas y
proveedores deben transformar sus relaciones contractuales en relaciones de
cooperacin. Aqu es esencial entender este concepto de cooperacin ya que
las dos partes tienen inters en la reduccin de los costos, incluso es uno de
los factores desencadenantes para que el comprador acepte asistir a sus
subcontratistas.
Es indispensable, para reducir sus costos, que el contratista optimice su
subcontratacin y sus inversiones, as reducir los riesgos y podr
concentrarse en lo que sabe hacer mejor. En el contexto de contratos
celebrados entre un comprador y un proveedor de pases diferentes, uno de los
aspectos importantes de la reduccin de los costos es saber aprovechar los
mejores tipos de cambio.
Poltica de los precios
Segn un estudio realizado en Francia por el Ministerio de Industria, Correos y
Telecomunicaciones, los conocimientos tcnicos, la calidad y los plazos de
entrega son los tres requisitos preeminentes de los contratistas, incluso ms
importantes que el precio. Normalmente, la competencia entre subcontratistas
para un contrato de abastecimiento con un contratista determinar el precio de
venta de los bienes suministra dos, por lo que la fijacin del precio se establece
por el equilibrio entre la oferta y la demanda. Al contrario, si los precios se
establecen por debajo del nivel de los costos de produccin, eso podra ser
considerado como dumping, lo que es una forma de competencia desleal. A
pesar de todo, no habr que descuidar la importancia de otros factores como la
calidad, los plazos de entrega y la oferta, elementos que sern decisivos para
la obtencin del contrato.
De manera ms general, todas las disposiciones de la Gua tienen por objeto
ayudar a las PYME a ser ms competitivas y en consecuencia a tener precios
ajustados a la calidad de las prestaciones ofrecidas. Hay que comprender que
si el subcontratista tiene unas habilidades especiales, y en consecuencia
difcilmente sustituibles, as como productos o servicios de buena calidad, el
precio podr ser ms elevado puesto que el subcontratista ser imprescindible.
Mejora tecnolgica
El Desarrollo de Proveedores slo es posible en el marco de la subcontratacin
de especializacin. Esta especializacin, independientemente del sector de
actividad de la empresa, si debe ser entendida sobre todo segn la
adquisicin/la posesin de unos conocimientos tcnicos especficos, debe
tambin ser entendida segn la facultad de adaptarse y hacer evolucionar los
productos y servicios. Los contratistas buscan a subcontratistas, colaboradores
tcnicos, capaces de concebir un sistema pero tambin de innovar, mejorar y
hacer evolucionar un producto a lo largo de su ciclo de vida.
Despus de haber hecho cuidadosamente un inventario de la tecnologa a
disposicin del proveedor, ser necesario a continuacin proceder por etapas:
Hacer un estudio de las mejoras tecnolgicas que necesita la empresa
para seguir siendo competitiva
Hacer un anlisis de la demanda: delimitar, orientar y anticipar la
demanda de tecnologa procedente de los clientes
Desarrollar nuevas aplicaciones: diferenciar los productos
Mejorar la productividad
Adaptarse a los sistemas de produccin en evolucin
Utilizar servicios de asistencia tcnica.
Manejo de los medios de produccin, pertenecientes al contratista, por parte de los
subcontratistas (instrumentos, moldes, prototipos, modelos, equipamientos de control
de calidad, etc.)
Es importante que el subcontratista tenga acceso a material especializado para
realizar su trabajo. Los conocimientos tcnicos son un elemento esencial por el
cual se recurre al subcontratista, de esta manera el contratista tiene que
prestarle las herramientas necesarias para que pueda aplicar estos
conocimientos tcnicos. Adems, esto sirve tambin a los propios intereses del
contratista. INMACSA deber hacer entender a las empresas la necesidad de
cooperar a este nivel. Varios elementos deben tenerse en cuenta:
En relacin con el cdigo de conducta, el prstamo o la donacin de
material, por el contratista al subcontratista, debe operarse en el
contexto de la colaboracin y la cooperacin.
Acuerdos pueden ser celebrados para regir la propiedad o la
transferencia de estos bienes.
En general, los medios de produccin facilitados por el contratista al
subcontratista para un trabajo particular o de corta duracin deben ser
devueltos a su propietario despus de que el trabajo se haya realizado,
sobre todo cuando stos sirven para componentes clave.
Organizacin interna del trabajo en la empresa
El funcionamiento interno de la empresa es importante en relacin con la
calidad. Su organizacin y su divisin es esencial, entonces, incluso con el
buen funcionamiento de los servicios, la motivacin del personal y el control de
la calidad del producto es necesario saber tambin tomar distancia para
comprender mejor la coordinacin del conjunto. As pues, hay que:
Reducir y ampliar las estructuras de la empresa y modernizar los talleres
si ello fuese necesario.
Favorecer el trabajo en equipo.
Mejorar los procesos de fabricacin: insistir en la integracin, y no en la
divisin, de tareas.
Prever regularmente reuniones del personal.
Organizar debates sobre las prcticas de trabajo y buscar soluciones a
los problemas.
Reforzar la implicacin del personal mediante consultas y otros medios
de cooperacin.
Ampliar las competencias del personal, incentivarlo y prepararlo para
desenvolverse dentro de la empresa con facilidad.
Destacar los problemas y malas prcticas, en lugar de obstruirlos.
Logstica (el justo a tiempo)
El respeto de los plazos de entrega es uno de los primeros requerimientos de
los clientes. Pero este punto es importante tambin para la reduccin de los
costos. Los principales objetivos que se deben lograr gracias al justo a tiempo
son:
Reducir el tiempo de los ciclos de produccin.
Establecer una lnea de produccin constante.
Reducir los inventarios.
Reducir los costos.
Reducir las existencias (stocks) de seguridad.
Retirar la extensin de garanta de las existencias.
Disponer mejor de los espacios.
Mejorar las relaciones de subcontratacin.
La optimizacin atae principalmente al flujo rpido del material (corto perodo
de almacenamiento) con inventarios hechos y los precios ms bajos posibles, y
la alta flexibilidad para ajustarse a las modificaciones en pedidos de los
contratistas.