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CAPITULO I: INTRODUCCIN A LA HOJA DE CLCULO EXCEL
1
E

CONTEXTUALIZACIN

n los ltimos aos, el fuerte incremento que se ha venido dando en la
utilizacin de las computadoras, es fcilmente observable en profesiones tan
diversas como la medicina, la educacin, la ingeniera, la arquitectura, la
administracin, la contabilidad, etc. o en sectores como el gobierno, la
industria, la banca, el comercio, etc., lo cual se debe a que estos cada vez
ms pequeos y novedosos artculos tienen como virtud principal procesar con
mucha facilidad y a gran velocidad enormes volmenes de informacin.

La utilizacin de la tecnologa abarata los costos de muchas operaciones,
disminuye tiempo y la hace ms accesible para todos, la misma
tecnologa, as ahora casi todos pueden tener una computadora, no
importando la capacidad, dimensin o su uso.

Para qu sirve una computadora?, bien, una receta sera: Ponga
en una caja, una calculadora cientfica con funciones pre
programadas, una mquina de escribir, un cuaderno de dibujo,
una consola de video juegos, una agenda electrnica, un
directorio, una contestadora telefnica, un fax, un radio y un
reproductor de CDs (por que las grabadoras de casettes ya no se
utilizan), t msica preferida por supuesto y si gusta tambin sus
pelculas y videos. Creo que se queda corta la descripcin porque
esto y ms son de las funciones que tiene la computadora.

Entonces con los cambios vertiginosos de la tecnologa y las prisas
de nuestra vida, no podemos prescindir de un aparato como la
computadora. Y menos aun con la versatilidad de formas en las que
se puede presentar; no podemos concebir el mundo actual sin
mquinas despachadoras de gasolina, cajas registradoras del
supermercado, cajeros automticos, etc., todas las oficinas la tienen, todas
las escuelas la tienen, todos los negocios la tienen (o casi todos), y ahora tambin los
hogares, y no es que sea cuestin de moda, sino de necesidad; ms si se toma en
cuenta como un factor de la educacin.
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OBJETIVO GENERAL

Proporcionar mejores y ms actualizadas herramientas, a travs de la utilizacin de los
programas de ofimtica que puedan ser utilizados hoy por hoy en todo mbito; para que,
con estas herramientas se pueda optimizar el manejo de las Nuevas Tecnologas y adquirir
aprendizajes significativos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

+ Promover la necesidad de utilizar las formulas y funciones para la automatizacin de la
informacin
+ Identificar los componentes de la hoja contable Excel, optimizando de esta forma su
manejo.
+ Aplicar los conocimientos de Excel en las diversas tareas que se presentan en la vida
cotidiana.
+ Crear libros electrnicos adecuadamente mediante la aplicacin de diferentes funciones
o formulas, para adoptar la caracterstica ms adecuada de acuerdo a un propsito
especfico.
+ Exponer las formas de presentacin de la informacin mediante la aplicacin de los
formatos numricos, texto y grfico de tal manera que los datos sean entendidos de
forma clara y precisa.
+ Plasmar los resultados del procesamiento de la informacin mediante la impresin de
las tablas y grficos, que permita valorar el trabajo en una hoja de clculo, pues esta
informacin servir para la toma de decisiones.
+ Trabajar con la actualizacin de operaciones, esencialmente en sus formulas y
funciones, siendo su caracterstica principal, ya que todos los datos al ser modificados,
actan directamente sobre las formulas y estas se actualizan automticamente.
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INTRODUCCIN

Una Hoja de Clculo es aquella que permite realizar clculos matemticos desde un nivel
sencillo hasta operaciones complejas. El potencial de las Hojas de Clculo que existen en el
mercado y de Excel en particular radica en su capacidad para realizar operaciones
1
,
analizar y representar grficamente los datos almacenados en ellas.

En principio, una hoja de clculo sustituye a la clsica hoja en blanco en la que se
realizaba operaciones matemticas ya sea de forma bsica o compleja; o a los
tradicionales libros contables, donde se lleva todo tipo de contabilidad con esferogrfico,
lpiz y calculadora.

FORMA DE INGRESO

Para ingresar a Excel 2007 realizamos lo
siguiente:
Clic Inicio Todos los Programas
Microsoft Office Microsoft Excel

CERRAR EXCEL

Excel lo puedes cerrar utilizando una de las siguientes formas:

N Clic botn cerrar, (de los botones de control de ventana, este botn se
encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel).

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Potencial de Excel est en su capacidad de manejo para operaciones
4

N Tambin puedes pulsar simultneamente las teclas ALT+F4
2
, y se cerrar la
ventana que tengas activa en ese momento.
N Clic Office opcin Salir.

2
Alt+F4 Permite cerrar cualquier tipo de aplicaciones dentro de Windows
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ENTORNO DE MICROSOFT EXCEL

Al ingresar a Excel aparece la ventana de Excel, la misma se encuentra constituida de los
siguientes elementos:

1. Botn de Office 9. Barra de desplazamiento vertical
2. Barra de herramientas de acceso rpido 10. Barra de desplazamiento Horizontal
3. Barra de titulo de ventana 11. Barra de estado
4. Botones de control de ventana 12. Barra de etiquetas de hojas
5. Banda de opciones 13. rea de trabajo
6. Barra de Direccin 14. Vistas de Hojas
7. Barra de edicin de formulas 15. Zoom
8. Botones de control de libro
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BOTN DE OFFICE

Excel.
Tiene la apariencia como un botn redondo
de color naranja con el logo de office
3
.
Contiene las opciones Nuevo, Abrir,
guardar, guardar como, Imprimir,
preparar, Enviar, Publicar, cerrar, adems
los botones de opciones de Excel Y Salir de

A lado derecho de las opciones del botn de office
aparece una lista de los documentos recientes que se
han abierto en Excel, simplemente da un clic en el libro
de trabajo que necesites abrir y el mismo se visualizar
en la hoja de trabajo.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO

Contiene los iconos para ejecutar de forma inmediata algunos
de los comandos ms habituales como Guardar, Deshacer,
Rehacer.

PERSONALIZAR. Podemos indicar a Excel qu iconos deben
aparecer y cules no en la barra de acceso
rpido, es lo que se suele llamar "personalizar".

BARRA DE TTULO DE VENTANA

Indica el nombre del programa y el
libro en el que te encuentras
trabajando cada vez que se abre
un nuevo libro contable se visualizar LIBRO y el nmero que corresponda.

3
Logo de Office es el que indica los productos de Microsoft Office en todas sus versiones
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BOTONES DE CONTROL DE VENTANA

Son los que permiten manejar la ventana de Excel con respecto al escritorio de Windows
As tenemos Maximizar, Minimizar y cerrar.

BANDA DE OPCIONES

Al abrir Excel 2007 por primera vez, te sorprenda su nuevo aspecto. La mayora de los
cambios se encuentra en la banda de opciones, el rea que se extiende por la parte
superior de Excel.
La banda de opciones presenta los comandos ms populares en primer plano, de modo
que no necesitas ir en su bsqueda en distintas partes del programa para tareas que
realiza constantemente.

Qu objeto tiene el cambio? Facilitar y agilizar t trabajo. Este cambio se dio a partir
de las experiencias de los usuarios de forma que los comandos se encuentren en una
posicin ptima.
Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Excel 2007.
Cabe indicar que, la banda de opciones tiene un comportamiento "INTELIGENTE", que
consiste bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario
va utilizando
4
.

La pestaa Inicio contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y pegar,
adems de las operaciones de Fuente, Prrafo, Estilo, Formato condicional, autosumas e
insertar filas y columnas.

En Excel 2007 la pestaa Inicio
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se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las
operaciones correspondientes a:

1. Portapapeles
2. Fuentes (tamao de letra, tipo de letra, etc.)
3. Alineacin (alineacin de texto vertical y horizontal, ajuste de texto, combinar y
centrar.)

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Los comandos de Excel estn asignados en la banda de opciones de acuerdo a las opciones que ms se utilizan
dentro de Excel.
5
La pestaa de Inicio es donde se encuentra las opciones bsicas y fundamentales de manejo de Excel, su nombre
seala que Inicia el trabajo dentro del libro contable.
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4. Nmeros (tipos de formato de monedas)
5. Estilos (Formato condicional, Formato de Tabla, estilos de celda)
6. Celdas ( Insertar, Eliminar filas/columnas, Formato de celdas)
7. Modificar (autosuma, Ordenamiento, Bsquedas)

En las versiones anteriores de Excel cada parte de las anteriormente descritas, ocupaban
una barra de herramientas individual.

Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido a la tarea que se
desea realizar. Una forma ms fcil de utilizar las herramientas. Ya no existe el men que,
al dar clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo est diseado con iconos
de acceso rpido.

BARRA DE DIRECCIN

Indica la celda en la que se encuentra el selector, de igual forma
permite movilizarnos a una celda dentro de la hoja de clculo.

BARRA DE EDICIN DE FORMULAS

Permite visualizar el contenido de la celda activa, es
decir, los datos que se encuentran en la celda o las
formulas que se encuentran en la misma.

BOTONES DE CONTROL DE LIBRO

Permite controlar el libro de trabajo con respecto a la ventana de Excel

BARRA DE DESPLAZAMINETO VERTICAL Y HORIZONTAL

Permite desplazarse dentro de la hoja de trabajo tanto en forma vertical
(por columnas) y en forma horizontal (por filas)

BARRA DE ESTADO

Indica las operaciones que estamos realizando dentro de las hojas, esto quiere decir que si
tu seleccionas un rango de datos numricos en la barra de estado se visualiza el promedio,
el recuento y la suma de los valores seleccionados.
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BARRA DE ETIQUETAS DE HOJAS

Indica la cantidad de hojas contables con las que cuenta el libro
contable, por DEFAULT Excel traba con tres hojas, a las cuales se
las puede insertar ms hojas o eliminar hojas

VISTAS DE HOJAS

Indica las diferentes opciones de visualizacin de la hoja de clculo en el rea de

trabajo, al utilizar cualquiera de las vista aparece en la hoja de clculo una lneas
entre puntadas verticales y horizontales, esta indican el tamao de la hoja para la
impresin

ZOOM

Aumenta y disminuye la visualizacin del rea de trabajo, el aumento esta
dado en porcentaje, Simplemente da un clic en el smbolo ( - +) para
obtener la visualizacin que ms te agrade. Lo recomendable es trabajar con un Zoom de
90% a 95%.

REA DE TRABAJO

Est constituida por un gran nmero Columnas y Filas, y forman un
gran grupo de cuadriculas; es donde realizamos todo tipo de
operaciones y formulas de tipo matemtico, dentro de la hoja de
clculo, las columnas van de forma vertical y estn descritas de
forma alfabtica; en cambio las filas van de forma horizontal y
estn descritas de forma numrica.

COLUMNAS

Estn descritas en forma vertical y se las identifica de forma alfabtica,
estn expuestas en forma vertical y estn distribuidas en niveles y se
describen de la siguiente forma:

FILAS

Van descritas de forma horizontal y se las identifica en orden numrico
y constituyen 1048576 filas.

SELECTOR DE CELDA

Permite colocarnos en una celda determinada. El selector de celda
tiene la apariencia de una cruz de color blanco de apariencia gruesa.

A B AA
ZA BA
BZ CA
CZ DA
DZ EA
EZ
Hasta...
XFA XFD
Para seleccionar una celda en el rea de trabajo da un clic en la celda y sta ser
resaltada en todo su contorno o bordes en negrilla y se resalta la Columna y la
Fila con otro color.
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CELDA

ste nombre se da a cada una de las
cuadrculas que componen el rea
de trabajo de una Hoja contable de
Excel.
Celda es la interseccin de una fila
por una columna. Cuando se realiza
la referencia a una celda, sta se la
definir siempre primero la columna
y luego la fila; en el caso de la figura
se hace referencia a la celda C8.
Todas las celdas de una Hoja contable contienen un nombre o direccin nica a la que
puede hacerse referencia cuando se disponga de los datos en una tabla de clculo.
Aparece en la BARRA CUADRO DE NOMBRES la celda en la cual se encuentra el
selector, y en la barra de FORMULAS indica el valor que se encuentra en la celda (formula,
dato numrico o alfanumrico).
Se puede tambin cambiar el nombre de la celda por un nombre que permita identificar a
dicho valor dentro de la hoja de clculo. Esto lo realizas dando un clic en la SECCIN
CUADRO DE NOMBRE DE CELDA y de sta manera puedes colocar el nombre que necesites
para la celda.
Cuando tienes varios datos en las celdas, da un Clic en el botn de tipo Lista en la seccin
antes indicada y aparecer los nombres de las celdas que contienen datos, si deseas que
el selector de celda se dirija a una de las celdas simplemente selecciona una de las celdas
y el cursor se colocar en la celda que indiques.
RACC CAPITULO II: MANEJO BSICO
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BARRA DE ACCESO RPIDO

Las barras de herramientas de acceso rpido permiten
organizar los comandos de Excel de forma que se puedan
encontrar y utilizar rpidamente. Las barras de
herramientas de acceso rpido se pueden personalizar
fcilmente, por ejemplo, se pueden agregar y quitar botones, crear barras de
herramientas personalizadas, ocultarlas o mostrarlas y moverlas.
Contiene los iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms
habituales como Guardar, Deshacer, Rehacer.

Podemos indicar a Excel qu botones deben visualizarse y cules no en la barra
de acceso rpido, es lo que se suele llamar
"personalizar barra de herramientas". Al dar
clic en este botn se visualiza una lista de
los botones que son los ms utilizados como
Nuevo libro, Abrir, etc. Cuando un botn esta
visualizado en la barra este aparece con un visto; para
desactivar da un clic en el nombre de botn y se
desactivar el botn en la barra de herramientas.

Tambin contiene las siguientes opciones:

MOSTRAR DEBAJO DE LAS CINTA DE
OPCIONES

Coloca la barra herramientas de acceso rpido debajo de la cinta de opciones.

MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES

Oculta los botones de la cinta de opciones y solo se
los visualizar al dar clic en cualquiera de las
opciones de la cinta.

Para colocar otro tipo de botones dentro de la barra
da un clic en la opcin MS COMANDOS y se
visualiza la ventana de OPCIONES DE EXCEL, para
insertar un nuevo botn realiza lo siguiente:

1. En el botn de tipo lista de Comandos
Disponibles, escoge la ficha de comandos
segn la categora que necesites.
2. Al escoger la categora aparecer la lista de
los botones de comandos, selecciona el botn
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que necesites.
3. Clic en AGREGAR. Al realizar esta operacin el botn seleccionado se anexar en
la lista de los botones que se encuentran en la barra de acceso rpido. Otra manera
es dando doble clic en el botn y de igual forma se anexa a la lista de botones de la
barra de acceso rpido.

Los botones que se anexa en la barra de herramientas, se
puede indicar si estn disponibles para todos los libros de
Excel o solo para el libro en el que te encuentras

trabajando, esto lo realizas dando un clic en el botn de
tipo lista

Si deseas que se visualice la barra de herramientas de
forma original da un clic en el botn RESTABLECER

LA BANDA DE OPCIONES

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al
hacer clic en cualquier opcin se visualizar las operaciones relacionadas con la opcin que
seleccionaste.

Las pestaas que forman la banda cambian segn el orden de trabajo que tengas dentro
de Excel; es decir que est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te
sern tiles en cada pantalla.

Al presionar la tecla ALT se activa el modo de acceso por el teclado, se visualizar en cada
pestaa y opciones recuadros pequeos con una letra, esto indica la tecla (o conjunto de
teclas) que se utilizar para acceder a dicha opcin, al ingresar a una pestaa de opciones
se visualiza de igual manera las teclas que se puede utilizar para el uso de las diferentes
opciones dentro de la pestaa que selecciones; sin la necesidad de la utilizacin del
mouse.

Las opciones que no se encuentran disponibles se visualizarn de forma semitransparente
y desactivada.
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Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Al dar doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la cinta de opciones se minimizar para
ocupar menos espacio de esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las
opciones quedarn ocultas de esta manera se tiene mayor visualizacin en pantalla del
rea de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a dar
clic en cualquier pestaa.

LA AYUDA

Permite activar la tabla de
contenidos del manejo de Excel, en ella encontrars todo
sobre el manejo del programa y te indica cmo puedes
realizar el proceso que necesites.

Para activar la ventana de la Ayuda realiza lo siguiente:

N En la banda de opciones da un clic en el signo de
interrogacin que se encuentra al lado de los
botones de control de libro.
N Por el teclado presiona la tecla F1

Utilizando cualquiera de las dos formas se activa la ventana
de ayuda, en donde debes buscar el tema que necesites.

DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO
Para dar una mayor facilidad en el desplazamiento dentro
de la hoja de clculo con el uso del selector de celdas
realiza lo siguiente:
Utilizando una sola tecla:

TECLAS DESCRIPCIN

Desde la posicin donde se encuentre el selector de celda,
mueve el cursor a la primera celda manteniendo la misma fila

Mueve el selector pantalla por pantalla hacia abajo

Mueve el selector pantalla por pantalla hacia arriba

Desde de la posicin del selector lo mueve hacia la derecha de
las celdas
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Desde de la posicin del selector lo mueve hacia la izquierda de
las celdas

Desde de la posicin del selector lo mueve hacia arriba de las
celdas

Desde de la posicin del selector lo mueve hacia abajo de las
celdas

Utilizando dos teclas:

TECLAS DESCRIPCIN

Coloca el selector de celda al final de las columnas

Coloca el selector de celda en la primera columna de la hoja de
trabajo

Coloca el selector de celda en la primera Fila de la hoja de
trabajo

Coloca el selector de celda en la ltima Fila de la hoja de
trabajo

Ctrl + Inicio / Ctrl + Fin Coloca el selector de celda en la
primera celda de la hoja de trabajo es decir en A1

Ctrl + Repg Permite desplazarse en las hojas de trabajo
existentes en el libro desde la ltima hasta la primera hoja.

Ctrl + Avpg Permite desplazarse en las hojas de trabajo
existentes en el libro desde la primera hasta la ltima hoja.

Para movilizarse en una celda especfica dentro de la hoja, sin utilizar las
teclas de desplazamiento, realiza lo siguiente:

N Por el Teclado:
Presione la Tecla F5
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Y aparece la ventana de Ir a: en donde debes digitar la celda a donde se desea que se
desplace el selector de celdas.

Esta ventana consta de la opcin:
REFERENCIA:
Indica la direccin de la celda a la que se desea ubicar.
Cuando se ha utilizado este cuadro de dilogo varias veces, en la lista Ir a aparecern las
CELDAS a las que te has desplazado.

SELECCIN DE CELDAS O RANGO DE DATOS
La seleccin se refiere a la marcacin de una celda o un grupo de celdas, esto se lo realiza
para poder aplicar formatos especiales, copiado, cortado o eliminar texto a un rango de
datos. La seleccin se puede dar a un rango de celdas, rangos discontinuos, una columna
completa, a una fila completa y a toda la hoja.

Para poder marcar o seleccionar bloques lo puedes realizar de dos formas:

N MOUSE. Clic sostenido desde una celda inicio hasta una celda final.
N TECLADO. Desde la posicin del cursor presiona
las teclas SHIFT + CUALQUIERA DE LAS FLECHAS
DE DIRECCIN

Un RANGO DE DATOS es la seleccin de un grupo de celdas.
Para referirse a un RANGO DE DATOS se nombra la primera
y ltima celda separadas por dos puntos. Ej: A2:B8

ACTIVAR UNA COLUMNA COMPLETA

N Seleccione una celda en la columna
N Presione Ctrl + Barra Espaciadora

SELECCIONAR UNA FILA COMPLETA

N Seleccione una celda en la fila
N Presione Shift + Barra
Espaciadora

SELECCIN DE LA HOJA DE TRABAJO
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N Clic Edicin Seleccionar todo
N Por el teclado presiona CTRL + E
N Seleccionar la tabla ubicndose en la primera celda de la Hoja de clculo
PARA SELECCIONAR:
TODA LA COLUMNA
Clic en el nombre de etiqueta de columna.

TODA LA FILA
Clic en el nmero de Fila

VARIAS COLUMNAS O FILAS

En la seccin de etiquetas de Columnas o de Filas da Clic sostenido y se selecciona las
filas o columnas que necesites.

Si deseas seleccionar filas o columnas separadas realiza lo siguiente:
N Clic en la columna o Fila que necesites.
N Para seleccionar otras columnas presiona la tecla Ctrl y clic en las
columnas o filas que necesites.

INGRESO DE DATOS EN LA CELDA

Para el ingreso de los datos en una celda toma en cuenta lo siguiente:
N Selecciona la celda donde se ingresar los datos.
N Al terminar de ingresar los datos, puedes aceptar los datos de la siguiente
forma:
1. Presiona la tecla ENTER, y el selector de celda se
desplazar a la celda siguiente hacia abajo.

2. Utiliza las teclas de movimiento del cursor, estas tambin
permiten aceptar los datos en las celdas; dependiendo de
la tecla (teclas de movimiento del cursor) que se digite
el selector de celda se ubicar en la celda
correspondiente.

EDITAR DATOS EN UNA CELDA

Al editar una celda se puede cambiar o aumentar el texto o nmeros en la
misma.
Para Editar los datos existentes en una celda se puede utilizar cualquiera de
las siguientes formas:

N Al seleccionar la celda presiona la tecla F2
N Otra forma es dar doble Clic con el Mouse en la celda.
N Selecciona la celda a editar, y en la barra de Edicin de Frmulas, da un clic.
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Realizado cualquiera de los mtodos anteriores se proceda a insertar valores o
modificarlos.

En ambos casos en la barra de Edicin de formula se activa 3 botones que tienen las
siguientes funciones:

BOTONES

ACCIN

Cancela la operacin o edicin realizada en la celda
seleccionada, tambin se puede utilizar la tecla ESC

Al dar un Clic en este botn permite ingresar los valores a
la celda.

Al dar click en este botn se activa la ventana de Asistente
de funciones, en donde se puede utilizar la funcin que se
necesite para realizar operaciones

TIPOS DE DATOS
Los datos que maneja Excel se los clasifica de la siguiente forma:
N Alfabticos
N Numricos
N Alfanumricos
N Fecha
N Formulas o Funciones

ALFABTICOS
Son las letras es decir, es el texto digitado, est conformado por letras desde la A Z

NUMRICOS
Son aquellos que estn formados por valores numricos es decir del 0 al 9.

ALFANUMRICOS
Son la combinacin de los dos anteriores es decir letras, nmeros y smbolos. Dicho de
otra forma los constituidos por: 0 9, A Z, /?})({, etc.

FECHAS Y HORAS
Excel da soporte a casi todos los formatos de fecha y hora, Excel puede convertir cualquier
valor de fecha y hora en el nmero de das que haya transcurrido desde el 1 de enero de
1900, lo que dignifica que automticamente despliega un valor de cuatro dgitos el ao de
todas las fechas que introduzca el usuario.
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= A1+B2 +B5+R4
= A7+N6 +U6+P9
=H5+J7 +U7+F4

Excel utiliza un reloj de 24 horas para representar valores de tiempo, a menos que se
especifique am/pm.

FORMULAS Y FUNCIONES
Creadas con o sin ayuda del asistente de funciones.
Las formulas y funciones se colocan siempre anteponiendo el signo = o tambin utilizando
el signo +.

A los datos anteriores tambin se los conoce de la siguiente forma:

RTULOS

Valores de texto como nombres y direcciones

NMEROS

Valores numricos como 56, 0, 789

FRMULAS

Expresiones que calculan resultados numricos

FORMATOS ESPECIALES

Valores de fecha y hora

Al ingresar los datos en las celdas, estos se alinean de la siguiente manera:

DATOS

ALINEACIN

ALFABTICOS

Izquierda

ALFANUMRICOS

Izquierda

NUMRICOS

Derecha

FORMULA O FUNCIONES

Derecha
RACC CAPITULO III: CREANDO FORMULAS
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SIGNO

OPERACIN

+

Suma

-

Resta

*

Multiplicacin

/

Divisin

^

Exponenciacin
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%

Porcentaje

FORMULAS

Toma en cuenta que para el manejo de datos en Excel se debe realizar lo siguiente:
Seleccionar la celda e ingresa datos
Cualquier dato que se ingrese aparecer en la celda activa y en la barra de
frmulas.
Al hacer doble Clic en una celda, puede editar el contenido de sta. Tambin lo
puede hacer desde la barra de frmulas

COMO INTERPRETA EXCEL LOS DATOS QUE SE INGRESAN
Se puede ingresar dos tipos de datos en la hoja de clculo:
Un valor constante: es un dato que se digita en una celda. Puede ser un nmero,
una fecha, una hora, o texto.
Una Frmula: es una secuencia de valores, referencias de celdas, nombres,
funciones u operadores que producen un nuevo valor a partir de valores existentes.
Las formulas comienzan siempre con el signo =; Un dato que ha sido creado a
partir de una formula se actualizan cuando cambian otros valores de la Hoja de
clculo.

CREACIN DE FRMULAS

Excel utiliza frmulas para realizar clculos, una frmula es
un clculo que produce un resultado. Las frmulas
pueden incluir operadores matemticos, nmeros, direcciones
de celdas y nombres de rango. Un operador es un smbolo
que solicita un clculo matemtico. Las operaciones
bsicas que maneja Excel son las que se describen en la
tabla.

Puedes combinar operadores en una frmula, pero siempre se
toma en cuenta la jerarqua de operadores tradicional y
algebraico, es decir primero calcula la exponenciacin, luego
la divisin y multiplicacin, finalmente suma y resta.

Para realizar una frmula, se debe colocar primeramente el
signo =, ya que este indica a Excel que se va a crear una
formula. Se puede crear formulas de dos maneras:

6
Para activar el smbolo de exponenciacin presiona las teclas ALT + 94y se obtiene ^
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1. Utilizando nmeros
Para realizar este tipo de
operaciones basta con digitar los
valores numricos y Excel
automticamente visualiza la
respuesta de dicho valor.
Al realizar las operaciones de sta
manera sta frmula va a ser
siempre fija o constante puesto que
sta realizando la operacin con
nmeros especficos.

2. Utilizando los nombres de celda
Para realizar este tipo frmulas, se
debe trabajar con los nombres de
celda, ya que hacen referencia a los
datos que se encuentren en las
mismas, Al utilizar este mtodo se
trabaja con toda la potencialidad de
Excel.

REALIZAR UNA FORMULA CON LAS OPERACIONES BSICAS

Clic en la celda donde se obtendr el resultado
N Digita el signo igual (=).
N Clic en la celda que tiene el valor numrico.
N Digite el signo de la operacin (+, -, *, /)
N Clic en la celda que tiene el valor numrico; De esta manera se realizar la
operacin entre las dos celdas.
N Presiona ENTER o Presiona cualquier tecla de movimiento del cursor.

PARA OBTENER EL PORCENTAJE

Se debe tomar en cuenta que la primera celda
es el valor a calcular, se multiplica por el valor
del porcentaje (celda) seguido del signo %.

PARA REALIZAR LA EXPONENCIACIN

Toma en cuenta que en la exponenciacin se
necesita de la base y del exponente. La primera
celda es el valor de la base, se multiplica por
otra celda y esta ser el exponente.
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FRMULA

RESPUESTA

=5+4*2

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=(5+4)*2

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MANEJO DE OPERACIONES

Para tener una mayor confiabilidad de los datos numricos que intervienen en una
frmula, Excel te permite manejarlos de la siguiente forma:
N Por bloques, mediante la utilizacin de parntesis, los
mismo que trabajan agrupando cifras como si lo
realizaras en una formula o ecuacin matemtica.

N Al crear formulas, cada celda toma un color diferente
para identificarlas y saber que celdas intervienen en la
operacin.
N Al realizar formulas con parntesis, se resaltar con
negrilla y a color para poder identificar a cada uno de los parntesis cuando se
ejecute una formula

El orden que maneja en la evaluacin de los operadores al combinarlos dentro de una
frmula es la siguiente:
OPERADOR DESCRIPCIN
- Negacin
% Porcentaje
^ Funcin Exponencial
* y / Multiplicacin y divisin
+ y - Suma y resta
& Unin de texto
= < > <= >= Comparacin

FORMULAS QUE PRODUCEN VALORES DE ERROR

Cuando introducimos una frmula en una
celda puede ocurrir que se produzca un
error. Dependiendo del tipo de error Excel
presenta un mensaje indicando el tipo de
error y la posible solucin que se pueda
dar al mismo.

Cabe indicar que toda operacin se realiza
entre datos de tipo numrico, si se realiza
entre datos de tipo alfabticos o
alfanumricos, o falta algn argumento
aparecer en la celda donde se est
editando la formula algn mensaje de error, esto quiere decir que est mal utilizada la
formula; y en la parte superior izquierda de la celda aparece una vieta de color verde
indicando que existe un error de la formula, seguido de un rombo con un signo de
admiracin de color amarillo
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Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un recuadro de opciones en
donde nos indica las diferentes alternativas que se tiene para
arreglar el error. Si no se tiene idea del error se da clic en la ayuda
y se obtendr una descripcin del porque del error en la celda. Si
se desea comprobar la frmula para saber si hay que editarla o no,
utiliza la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es
correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el
smbolo de la esquina superior izquierda de la celda.

Excel te presenta en la celda donde se coloca la frmula un VALOR
DE ERROR cuando no puede calcular la misma. Los valores de error
comienzan siempre con el signo #

VALOR DE ERROR

DESCRIPCIN
#DIV/0! Est tratando de dividir entre ceros
#N/A Se refiere a una valor que no est disponible
#NOMBRE? Usa un nombre que Excel no reconoce
#NULO! Especifica una interseccin invlida de dos reas
#NUM! Usa un nmero de manera incorrecta
#REF! Se refiere a una celda que no es valida
#VALOR! Usa un argumento u operando equivocado

#####
Produce un resultado que es demasiado largo para la celda.
En otras palabras este no es un error si no te indica que la
columna tiene que ser ms ancha

INGRESO DE FECHAS Y HORAS

Excel soporta casi todos los formatos de fecha y hora, convierte cualquier valor de fecha y
hora en el nmero de das que haya transcurrido
desde el 1 de enero de 1900, de esta forma
despliega un valor de cuatro dgitos, el ao de
todas las fechas que introduzca el usuario. Excel
trabaja con el reloj del sistema para representar
valores de tiempo. Ej.
14/oct/08 6:15 p.m.
Cabe indicar que tambin se puede realizar todo
tipo de operacin con las fechas y que estas se
alian al lado derecho.
RACC CAPITULO V: FORMATO DE CELDAS
23

GUARDAR UN LIBRO CONTABLE

Cabe indicar que lo que se digita en tu LIBRO CONTABLE se va almacenando en la memoria de tu
computador; si apagas el computador, se perder y no lo podrs recuperar. Con el uso de la opcin
Guardar queda grabado en el disco duro del computador o en una flash de forma permanente.

Para poder almacenar los documentos realizamos lo
siguiente:

Clic Botn de office Guardar

Se activa la ventana de GUARDAR en
donde se indicar la unidad de
almacenamiento
7
, es decir el lugar donde
vamos a guardar el libro contable.

Para guardar un libro contable debes indicar:

N El nombre con el que lo quieres guardar
N El tipo de libro que ests guardando
N Y la carpeta donde se guardar tu libro.

El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde se digitar el nombre del libro. El
nombre del libro debe ir de acuerdo al tipo de datos e informacin que estas manejando en el Libro
contable.

El tipo del libro se lo indica en el campo Guardar como tipo; para los libros de Excel que creemos
ser Libro de Excel (*.xlsx), que se visualiza automticamente.

Los libros que se almacenan dentro del disco duro lo debes organizar en carpetas. La carpeta se
indica en la seccin Carpetas; aqu se escoger la unidad de almacenamiento y la carpeta donde se
va a guardar el documento. La carpeta en la que se guardan los libros contables de Excel, por
defecto es Mis documentos, que ser la que aparece en la ventana de tu computador. Si no es as,
da clic en el icono Documentos que hay en la parte izquierda de la ventana en la seccin Carpetas.

Da clic en el botn Guardar y observa cmo cambia la barra de ttulo; en donde se visualizar el
nombre del libro contable en lugar de Libro1. El documento guardado se almacena en la unidad de
almacenamiento y carpeta que selecciones.

7
Soporte de almacenamiento como diskette, flash memory, disco duro
24

PROTEGER EL LIBRO

Excel al manejar nmeros y operaciones es para el manejo contable, debemos tomar en
cuenta que la proteccin debe ser una prioridad en las hojas
contables. Por tal razn se recomienda que todo libro se lo
almacene con proteccin de contrasea para que nadie acceda a
los datos que se genera en los libros.
Esta opcin permite almacenar el documento con una proteccin
para escritura y para escritura de tal forma que el libro pueda
ser solamente utilizado por ciertos usuarios que tengan la
contrasea para manejar el documento.
Esta opcin se activa cuando la ventana de GUARDAR COMO est
abierta, a continuacin realizamos:
N Clic Herramientas Opciones Generales
N Aparece la ventana Opciones Generales para digitar la
contrasea de Apertura y de Escritura.
N Si se digita la contrasea para Apertura, solo puede leer el
documento, pero no realizar ninguna modificacin.
N Si digita la contrasea para escritura. No podr abrir el
documento.
N Cuando se comienza a digitar la contrasea, sta no se la
puede observar, ya que Excel muestra asteriscos por cada
carcter que se digite.
N Al colocar la contrasea Clic Aceptar se activa un
recuadro de dialogo donde pide que se confirme la
contrasea, esto lo realizas para la contrasea de apertura y Escritura. Si se ha
digitado correctamente las formulas en las ventanas de confirmacin se regresa a
la ventana de Guardar
N Clic Guardar para que la contrasea tenga efecto en el documento.
Al colocar contrasea, ningn usuario utilizar el Libro que se guarde o se almacene en el
soporte de almacenamiento. Cabe sealar que cada vez que desee abrir el Libro, Excel
presentar en pantalla un recuadro de dialogo en donde le pedir que digite la contrasea.
La contrasea SIEMPRE TRATA DE HACERLA CORTA Y CON COMBINACIN DE
NMEROS Y LETRAS

Recuerda:

MODIFICAR TAMAO DE LAS CELDAS

Se realiza esta operacin cuando los datos que digite en una
celda no tiene el suficiente ancho para que se visualice los
datos en toda la celda.

N Para realizar la modificacin del ancho, el alto y de la
columna y fila respectivamente, coloca el puntero del
25

Mouse en la divisin de columnas / filas (de las cabeceras tanto de filas como de
columnas) hasta que este tome la apariencia de una
flecha con doble sentido.
N Da un Clic sostenido y desplaza el Mouse de izquierda a
derecha / arriba, abajo y de esta forma podrs modificar
el tamao de la columna o fila.
N Al realizar esta operacin aparecer un mensaje
indicando en cuanto esta variando el tamao de la
columna o el alto de la fila.
N Otra forma es utilizando el men contextual; Para este
proceso selecciona la columna (s) / fila (s) que desea ser
modificada con el puntero del Mouse
N Activa el men contextual en donde aparecer las opciones respectivas.
Al aparecer el men contextual
8
escoge la opcin ALTO DE FILA ANCHO DE
COLUMNA (respectivamente) y aparecer una ventana en donde debe indicar el
tamao ser ingresado.

8
Los mens contextuales se activan con el botn derecho del mouse
26

LIBROS Y HOJAS DE CLCULO

LIBRO ELECTRNICO

Excel permite crear y editar libros de acuerdo a nuestra necesidad y
requerimientos. Se caracteriza el libro por:
N Contener una o ms hojas de clculo.

N La hoja de clculo es una coleccin de filas y columnas que
contienen datos de tipo texto y nmeros.
N Cada libro puede contener de 1 a 255 hojas,

N En cada hoja de clculo se puede insertar, eliminar y cambiar el
nombre de la o las hojas.
Excel por omisin
9
en cada libro que se abre contiene tres hojas de clculo llamadas

Hoja1, Hoja2, Hoja3. Las hojas que maneja Excel pueden ser insertadas al libro o
simplemente las puedes eliminar, esto depender de tus requerimientos y necesidades.

CAMBIAR EL COLOR DE LAS ETIQUETAS DE HOJAS
N Selecciona una hoja colocando el puntero del Mouse en la
misma
N Activa el men contextual, Clic Color de etiqueta y se activa
la ventana de formato de Color de etiqueta en donde se
selecciona el color para el fondo de la etiqueta de hoja.

CAMBIAR EL NOMBRE DE LA ETIQUETA DE HOJA
N Selecciona una hoja colocando el puntero del Mouse en la misma

N Activa el men contextual Clic Cambiar nombre y se selecciona o marca el
nombre de la hoja, borra el nombre y digita un nuevo nombre.

INSERTAR UNA HOJA DE CLCULO
N Colocar el puntero del Mouse en cualquiera
de las etiquetas de las hojas
N Activa el men contextual Clic Insertar y

se activa la ventana de INSERTAR

9
Omisin: caractersticas propias del programa
27

N Clic Hoja de clculo.

ELIMINAR UNA HOJA DE CLCULO
N Coloca el puntero del Mouse en las etiqueta de la hoja a ser eliminada.

N Activar el men contextual Clic Eliminar

N Se activa una ventana de confirmacin donde te indica que los datos que se
encuentran en la Hoja van a eliminarse y no va a ver forma de recuperarlos.

MOVER O COPIAR HOJA DE CLCULO
N Selecciona la hoja a mover o copiar es decir tiene que estar
seleccionada o a abierta la hoja activa.
N Activa el men contextual Clic MOVER O COPIAR
N Se activa la ventana de MOVER O COPIAR.

N sta ventana indica en el botn de tipo lista el nombre del libro
en el que te encuentras trabajando y las hojas que estn
dentro del mismo.
N En la seccin ANTES DE LA HOJA, selecciona con un clic la hoja

donde deseas que se desplace la hoja seleccionada es decir en la hoja que
selecciones se desplazar antes de la hoja indicada, o escoge mover al final y la
hoja se desplaza al final de las etiquetas de hojas.
N Para Crear una Copia marca sta opcin y se obtendr una copia de la hoja activa

en la posicin que t indiques.

MOVER O COPIAR CON EL MOUSE
Para realizar estas operaciones con el uso del Mouse realiza lo siguiente:

MOVER

N En la seccin de etiquetas de hojas, coloca el puntero del Mouse en el nombre de
hoja que desees cambiar de ubicacin
N Clic sostenido y al puntero del Mouse le aparece una hoja indicndote que se sta
desplazando la hoja
N Ubcate en otra posicin y la hoja se ubica en la posicin que seales.

COPIAR

N En la seccin de etiquetas de hojas, coloca el puntero del Mouse en el nombre de
hoja que desees copiar
28

N Presionando la tecla Ctrl + Clic sostenido y al puntero del Mouse le aparece
un grupo de hojas con un signo +, esto indica que se esta realizando una copia de
la hoja
N Ubcate en otra posicin y la hoja se copia en la posicin que seales

N El nombre de la nueva Hoja aparece con el nombre de la hoja copiada y entre
parntesis el nmero 2, esto indica que es la copia 2 de la hoja que se copio.

UTILIZANDO LA BARRA DE ETIQUETAS

Para movilizarse en las hojas de contables, es decir en la
barra de etiquetas de hojas realzalo de la siguiente manera:

Hay que tomar en cuenta que la Hoja Activa es aquella en la que se est trabajando. Al
dar clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, se cambia de hoja activa.

Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, se utiliza los botones de
desplazamiento de hoja, estos permiten movilizarse por todas las hojas de la barra de la
siguiente forma:

Se visualiza la primera hoja.

Se visualiza la hoja anterior en la que se est visualizando

Se visualiza la hoja siguiente en la que se est visualizando

Se visualiza la ltima hoja.

Una vez visualizada la hoja en la que queremos trabajar, da clic sobre la etiqueta de sta.

Toma en cuenta si las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones los
botones no realizan ningn proceso.
29

COPIAR, CORTAR PEGAR DATOS EN LAS CELDAS

Para copiar o mover los datos de una celda a otra o a un grupo de celdas,

UTILIZANDO LA BANDA DE OPCIONES
N Selecciona la celda origen o grupo de celdas

N En la banda de Inicio en la seccin de portapapeles Clic botn
Copiar y automticamente se selecciona la celda o rango de datos
con lneas entrecortadas titilantes, Excel te indica que estos datos son
los que se van a copiar u duplicar en otras celdas
N En la banda de Inicio en la seccin de portapapeles Clic botn Cortar y
automticamente se selecciona la celda o rango de datos con lneas entrecortadas
titilantes, Excel te indica que estos datos son los que se van a copiar u duplicar en
otras celdas
En ambos casos debemos seleccionar una nueva celda o un grupo
de celdas en donde se recuperar los datos realiza lo siguiente:
N En la banda de Inicio en la seccin de portapapeles Clic botn
Pegar y los datos de las celdas copiadas o cortadas se recupera
en el nuevo rango o celda.

UTILIZANDO EL TECLADO

Por el teclado estas operaciones se activan de la siguiente forma:

UTILIZANDO EL MOUSE
N Selecciona el rango de datos
N Coloca el selector de celda dentro del bloque seleccionado
N Activa el men contextual
N Escoge cualquiera de las opciones que necesites COPIAR /
CORTAR
Cabe indicar que al realizar cualquiera de las operaciones antes
descritas lo puedes hacer con cualquier tipo de dato.
Tambin tienes las opciones de COPIAR, CORTAR y PEGAR en la barra
de botones Estndar.
30

UTILIZANDO OPERACIN DRAG AND DROP
10

La operacin DRAG AND DROP te permite optimizar y realizar de forma ms rpida las
opciones de COPIAR, CORTAR de la siguiente forma:
N Selecciona el rango de datos
N Coloca el selector de celda en cualquiera de los bordes del rango seleccionado,
hasta que aparezca el puntero del Mouse seguido de 4 flechas (arriba, abajo,
izquierda derecha)
N PARA COPIAR: Presiona la tecla Ctrl + CLIC SOSTENIDO y ubcate en una
nueva celda dentro de la hoja de clculo y obtendrs una copia del rango de datos
seleccionado.
N PARA CORTAR: CLIC SOSTENIDO y ubcate en una nueva celda dentro de la hoja
de clculo y obtendrs una copia del rango de datos seleccionado.

PEGADO ESPECIAL

La operacin de pegado especial permite realizar la copia del bloque seleccionado,
indicando los tipos de datos, formato o valor que deseamos pegar o
recuperar.

PEGAR. Permite recuperar todo el bloque seleccionado.

FORMULAS. Recupera solo las formulas que se encuentren en el
bloque seleccionado

PEGAR VALORES. Copia los datos del bloque seleccionado, y en las
celdas de formulas recupera solo los datos y no las formulas.

SIN BORDES. Como se indica en esta operacin recupera todo los
datos. Formulas, menos los bordes que estn dentro del bloque
seleccionado.
TRANSPONER. Permite realizar la copia del bloque seleccionado sobre el
formato existente en el bloque destino.

PEGAR VNCULOS. Recupera los vnculos que se tenga dentro del bloque
seleccionado.

COMO IMAGEN. Copia el rango seleccionado como una imagen en donde todos
los datos se transforman en una imagen

INSERTAR FILAS / COLUMNAS

Permite insertar filas o columnas dentro del bloque seleccionado.
N Seleccionar la fila/columna o rango de datos
N Clic Insertar Filas / Columnas.

Si desea insertar toda una fila o una columna en toda la hoja de trabajo
da un Clic en el nmero de fila o letra de columna, y de esta forma se

10
Es la forma de trabajar con el mouse dentro del rea de trabajo utilizando los botones del mouse
31

selecciona toda la fila o columnas, e indique el tipo de insercin que va a realizar.

Al seleccionar el bloque o la fila / columna coloque el puntero del Mouse dentro del bloque
seleccionado, active el men contextual y de un Clic en la insercin que desee.
11

ELIMINAR FILAS / COLUMNAS

Selecciona la o las filas / Columnas que desee eliminar
Clic Edicin Eliminar
Activando el men contextual Clic en eliminar
Cuando se desea eliminar celdas o filas de un bloque que se encuentre con
datos aparece una ventana en donde nos indica que operacin deseamos
realizar.
Desplazar las celdas hacia arriba, a la izquierda, o eliminar toda la Fila o
Toda la Columna.

LLENADO DE CELDAS

Permite copiar el valor de una celda a un grupo de celdas o
genera series de datos secunciales, es decir aumentando el
valor que contiene la celda activa en el rango en cul se
arrastra el cuadro de llenado con la caracterstica de llenado
automtico.
Por ej. Puedes aumentar una serie como 1, 2, 3 para incluir 4,
5, 6 o crear series como Das, Meses, Perodo1, Beneficio,
Prdida, etc.
El cuadro de llenado se arrastra hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo para llenar las
celdas con los datos que se necesite.
El cuadro de llenado no es nada ms que el recuadro que aparece en la parte inferior
izquierda de la celda o del rango de celdas seleccionado.
Para arrastrar el cuadro de llenado realiza lo siguiente:

COPIANDO UN SOLO VALOR

Cuando hay un solo valor en una celda (ya sea
numrico o alfanumrico)
N Coloca el selector de celda en el
CUADRO DE LLENADO
N El selector se transforma en una cruz de
color negro
N Clic sostenido en la direccin que
necesites y el valor se repetir por el
rango seleccionado.

GENERANDO SERIES

Cuando arrastras el cuadro de llenado en una
celda o en un rango de celdas que contiene valores NUMRICOS en forma secuencial,
Excel los reconoce como una serie de nmeros secuenciales, la serie se aumenta dentro
del rango que t arrastras. La tabla siguiente muestra algunos ejemplos de tipos de datos
y sus secuencias

11
Al no seleccionar ningn bloque las opciones estn desactivadas
32

TIPOS DE DATOS

SELECCIN INICIAL

SERIES EXTENDIDAS

NMEROS

5, 10

15, 20, 25, 30, 35

MESES

ENE

FEB, MAR, ABR, MAY

FECHAS

03/11/2005
04/11/2005, 05/11/2005,
06/11/2005, 07/11/2005

DIAS

LUNES

LUNES, MARTES, MIERCOLES

ORDINALES

1 PERIODO

1 PERIODO, 2 PERIODO,
3 PERIODO, 4 PERIODO

Para rellenar un grupo de celdas con la numeracin se procede de la siguiente manera:
N Digita en la celda que t desees el nmero 1
N en la siguiente celda el nmero 2
N Marca el bloque, Para activar la generacin de
datos, al marcar el bloque, en la parte inferior
izquierda aparece el RECUADRO DE LLENADO,
coloca el puntero del Mouse en este recuadro,
hasta que el puntero del Mouse se transforme
en una cruz.
N Da un Clic sostenido y automticamente se
genera la serie de datos.
Tambin se puede realizar la generacin con
cualquier valor numrico, das de la semana, meses del ao.

CREAR UNA SERIE A PARTIR DE UN SOLO VALOR

Puedes seleccionar un rango de datos y generar un grupo de serie de la siguiente forma:
CAPITULO V: FORMATO DE CELDAS RACC
33

LISTAS PERSONALIZADAS

Para la generacin de tus propias series o listas,
N Clic Botn Office Opciones de Excel
Modificar Listas Personalizadas

N Clic en la seccin ENTRADA DE LISTA, digita
la nueva serie de datos a generar

N Clic AGREGAR; y la nueva lista ser
insertada en las listas Personalizadas.

Si deseas agregar una lista de la Hoja de Trabajo, en
la seccin IMPORTAR LISTAS DESDE LAS
CELDAS, se indica el grupo de celdas a ser tomadas en
cuenta,

N Clic en el botn de obtencin de rangos.

N Al dar clic desaparece la ventana de opciones y aparece una
nueva ventana de dialogo en se debe seleccionar el bloque de
datos en la hoja de trabajo.

N Clic en el botn Obtencin de
rangos, y automticamente
regresa a la ventana de LISTAS
PESONALIZADAS con el rango de
datos seleccionado

N Clic IMPORTAR,y la nueva lista ser insertada en las listas Personalizadas

COMBINAR Y CENTRAR

Permite combinar y centrar datos de una celda en un grupo de celdas, previamente
seleccionadas, al realizar esta operacin se combina el grupo de celdas y queda una
sola celda.
Para combinar y centrar realiza:
Ingresa los datos en una celda
Seleccione el grupo de celdas a ser combinadas.
Clic en el botn combinar y centrar y el texto se centra
en el grupo de celdas seleccionadas formando una sola
celda

Se recomienda que, para colocar ttulos en la hoja de clculo, primero verifica el ancho de
toda la tabla de clculo, para poder centrar el ttulo.
34

MANEJO DE HERRAMIENTAS DE TEXTO EN LA EDICIN DE UNA HOJA
CONTABLE

Para la edicin debemos trabajar en la banda Inicio dentro de las opciones de
Fuentes, en la misma encontraremos las opciones de manejo edicin de texto
como negrilla, cursiva, subrayado, Bordes, Tipo de letra, tamao de letra,
Agrandar y encoger fuente, colores de relleno de celda y Colores de texto,
estas opciones permiten resaltar nuestra hoja de clculo.

Activa y desactiva la negrilla en el texto que se va a editar o presione CTRL + N
Activa y desactiva la letra en forma cursiva o presione CTRL + K
Activa y Desactiva la escritura para que vaya subrayado o presione CTRL + S
12

Al dar clic en este botn permite aumentar el tamao del texto seleccionado.
Al dar clic en este botn permite disminuir el tamao del texto seleccionado.

Permite colocar lneas de borde a la celda o grupo de celdas

Permite colocar un color de relleno a la celda o grupo de celdas seleccionada

El texto seleccionado permite cambiar de color de acuerdo a nuestros requerimientos.

12
Macros del Teclado aceleran las operaciones en el manejo del programa
35

TIPOS DE LETRA
Windows provee una variedad de tipos de fuentes
13
que pueden ser
utilizadas en la hoja de clculo, dando de esta forma un aspecto
agradable y Profesional.

La ventana de fuentes se puede activar por:

1. Clic el botn que permite visualizar ventana de
secciones.
2. Por el teclado Ctrl+1 y se activa la VENTANA DE FORMATO DE
CELDAS en la seccin Fuentes
3. Activando el men contextual
14
Clic FORMATO DE CELDAS

En la seccin de Fuentes aparece los diferentes tipos de letras que se
encuentran instalados en su computador, al escoger un tipo de fuente
en la seccin Vista previa aparece el modelo de la letra seleccionada.

FUENTE
Indica la lista de todos los tipos de letra que se encuentran instalados en el
computador. Puedes visualizar el modelo de las fuentes en la seccin Vista previa que
te indica como es el tipo de letra que has seleccionado.

ESTILO DE FUENTE
Permite indicar el tipo de letra que deseamos para el documento; as tenemos negrilla,
Cursiva, Negrita y Negrita cursiva

TAMAO
Indica el tamao de la fuente seleccionada

COLOR DE FUENTE
Por DEFAULT esta el color negro que es automtico, si deseas otro color escoge dando un Clic
en el color que desees.

SUBRAYADO
Esta seccin permite indicar que tipo de subrayado que necesitas que aparezca en el texto

EFECTOS
En la seccin de efectos de texto, se puede indicar la animacin que se puede dar al texto

+ TACHADO +
Subndice
( H
2
O)

+
Superndice
( a
2
+b
2
)

Para activar los botones de manejo de tipos de letra y tamao use los botones de la barra de
Formato

Tipo de letra
Tamao de letra

13
Fuente son los tipos de letras que se puede dar al documento
14
Men contextual se activa al dar clic con el botn derecho del mouse
36

FORMATO DE CELDAS
Al utilizar el formato de celdas puedes destacar los datos
que se encuentran en la hoja de clculo, o bien, hacer
que las hojas de clculo sean ms fciles de leer y que
tengan una apariencia ms atractiva.
Es posible asignar el formato de celdas de la hoja de
clculo antes o despus de ingresar los datos. Por
ejemplo, puedes introducir los datos en un rango de
celdas y luego asignarle el formato para que el rango
aparezca con Negrilla. O bien, aplica primero la negrilla al
rango de celdas que necesite, y cualquier dato que
ingreses se colocar negrilla automticamente.
Para activar el formato de celdas realiza cualquiera de los
siguientes pasos:
Antes de activar el formato de celdas primeramente debes seleccionar la celda o las celdas
del rango de datos que necesites.
N Clic Inicio Seccin nmero, se visualiza los formatos para los valores
numricos.
N Por el teclado presiona las siguientes teclas Ctrl +1
N Utilizando el men contextual, el mismo que se activa
dentro del rango de datos seleccionado, Clic Formato
de celdas
La ventana de FORMATO DE CELDAS consta 6 vietas que
realizan operaciones distintas sobre el bloque seleccionado, es
decir cada seccin muestra bajo la misma ventana diferentes
opciones. Estas secciones son las siguientes:
N Nmero
N Alineacin
N Fuente
N Bordes
N Tramas
N Proteger

NMERO
Esta seccin permite trabajar solo con datos numricos dentro del
rango seleccionado.
Dentro de la seccin de nmeros tenemos la seccin de
categoras, en donde se puede seleccionar cualquier categora
dependiendo tus necesidades; se visualiza una pequea
descripcin de lo que realiza cada una de las opciones.
Cuando escoges cualquiera de las opciones puedes indicar lo
siguiente:
37

GENERAL
Indica que el rango numrico seleccionado no tiene ningn tipo de
formato.

NMERO
Coloca decimales, separador de miles a los datos, cabe indicar que el
separador de miles es el punto y el separador de decimales es la coma.
Tambin se indica cmo se necesita los nmeros negativos, ya sea de
color rojo o seguido del signo menos.
Al formatear las celdas de esta forma, los datos enteros que se ingresen
a las celdas siempre irn acompaados de los decimales que se haya
indicado.

MONEDA
Coloca el signo de moneda, para escoger el smbolo de moneda
N Clic En el campo de lista de la opcin SIMBOLO y aparecen los
diferentes smbolos de tipos de monedas que existen por pases.

CONTABILIDAD
Coloca el signo de moneda pero con la caracterstica de que el smbolo de
la moneda se alinea al lado izquierdo.

FECHA
Coloca formato de tipo fecha, es decir da una nueva forma de
visualizacin a la fecha.

PORCENTAJE
Al rango seleccionado coloca el signo de TANTO POR CIENTO acompaado
del nmero de decimales que se indique.
Todo valor que se ingrese ser tratado como porcentaje.

FRACCIN
Todo valor decimal que se ingrese se transforme a fraccin. As por
ejemplo: 0,5 equivale a . De igual forma podemos indicar de cuantos
dgitos necesitamos que se transforme la fraccin.

CIENTIFICA
Al rango seleccionado lo dispone de forma cientfica

TEXTO
Al rango de datos numricos que se le seleccione Excel lo trata como si
fuera Texto, es decir no se puede realizar ningn tipo de operacin, puesto
que estos nmeros se los transformo a datos alfabticos.

ESPECIAL
Indica un formato especial para el rango de datos que selecciones.
38

PERSONALIZAR
Podemos crear nuestro propio formato para las celdas, para poder Personalizar un formato
de nmero tenemos que realizar lo siguiente:
N Escogemos la categora PERSONALIZADA
15

N Aparece marcada la seccin tipo con la opcin General, en donde si deseas utilizar
un tipo de formato da un clic en el formato que necesitas.

PARA CREAR TU PROPIO FORMATO

Los TIPOS de formato son varios pero se puede personalizar basndose en los siguientes
formatos:
TIPO DESCRIPCIN
### Permite indicar nmeros enteros
0 Indica valores enteros siempre y cuando se trabaje con decimales
0,00 Indica que se va a trabajar con valores enteros y dos decimales

ANTEPONDER CEROS A LOS DATOS NUMRICOS

N Clic en el campo TIPO,

N borra el formato que tengas en esta seccin

N Digita la cantidad de ceros que requieras

COLOCAR TEXTO PARA CODIGOS

Para colocar texto que acompaen a los datos numricos

N Clic en el campo TIPO,

N borra el formato que tengas en esta seccin

N coloca el texto
16
dentro de COMILLAS (texto) seguido de
la cantidad de ceros requeridos

N Automticamente se anexa el texto y los ceros al digito
que ingreses dentro del rango de datos.

15
Personalizar indica al usuario que puede dar un formato propio.
16
Texto: Datos de tipo alfabticos o alfanumricos
39

ALINEACIN

Permite alinear los datos que se encuentran en el bloque seleccionado con respecto a cada
una de las celdas dependiendo de los requerimientos de la hoja de
clculo.

ALINEACIN DE TEXTO
La alineacin de texto va de acuerdo a la posicin ya sea Horizontal
o Vertical.
17
; en donde se cambiar la misma con respecto a la celda

ORIENTACIN
Permite dar una inclinacin a los datos de la celda de esta manera los datos
aparecern de lado vertical de acuerdo a la inclinacin en grados requerida.

CONTROL DE TEXTO
Ajuste Texto. Si el texto es demasiado largo aparecer en dos lneas o ms
dentro de la celda seleccionada, sin modificar el ancho de la
columna.
Reducir hasta Ajustar. Cambia el tamao al texto de la celda o
celdas seleccionadas, de tal forma que el texto ocupe una sola
lnea dentro de la celda y mantiene el ancho de la columna.
Combinar Celdas. Combina las celdas marcadas convirtindolas
en una sola. Si el bloque marcado tiene datos aparecer un
mensaje de Advertencia indicando que se perder los valores del
bloque y solo se conservar el valor de la primera celda.

FUENTE

Permite cambiar el tipo de letra, estilo, tamao y efectos.

17
Formato de celdas personaliza segn necesidades del usuario
40

BORDES

Coloca lneas de divisin en el rango de datos seleccionado.
N Selecciona las celdas.
N Activa FORMATO DE CELDAS;
N Clic en la seccin Bordes
N Escoge el estilo de lnea
N Selecciona el color para la lnea; cabe indicar que por
defecto aparece las lneas de color negro.
N Escoge la posicin donde deseas colocar las lneas.
N Para crear los bordes puedes utilizar los botones de la
seccin de preestablecidas, en donde puedes escoger las
siguientes opciones: Ninguno, contorno, interior y al
escoger cualquier botn aparecer en la seccin de vista
previa, o simplemente da un clic en los botones donde
se encuentra marcada la lnea de la seccin Borde.

TRAMAS

Permite colocar sombreado de color al rango seleccionado. En la
seccin de Trama, puedes escoger el tipo de subrayado que
aparecer en las celdas, basndose en el color elegido. Al
escoger el sombreado y aceptar el mismo las celdas aparecern
sombreadas con el efecto escogido.

PROTEGER

La seccin proteger permite indicar que celda o grupo de celdas
se deben proteger dentro de la Hoja de clculo para que los
datos o frmulas no sean editables por parte de usuarios no
autorizados. Esta seccin trabaja siempre y cuando la Hoja de
clculo se encuentra protegida, esto se lo realiza utilizando la
opcin Proteger del men Herramientas,

Para optimizar el uso de las herramientas de Excel al manejo
de las opciones de la ventana de Formato de celdas usa los
botones que se encuentran en la Banda de Inicio en la seccin
de nmeros
RACC CAPITULO VI: MANEJO DE LAS HOJAS
41

FORMATO CONDICIONAL

Permite RESALTAR un grupo de datos seleccionados referente a color, relleno de las
celdas, bordes, siempre y cuando los datos que se ingresen en el bloque cumplan un
determinado criterio para su formato.
El formato condicional trabaja con los operadores matemticos de relacin:

OPERADOR DESCRIPCIN
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual
<= Menor o igual
= Igual
<> Diferente

Para colocar Formato condicional:
N Seleccionar el rango de celdas
N Clic Inicio Formato condicional...
N Clic Nueva Regla

N Al activarse la ventana Nueva regla de Formato
N Clic Nueva regla

N Clic en la opcin APLICAR UNICAMENTE A LAS CELDAS QUE
CONTENGAN
N y procedemos a dar los criterios de formato que van de la siguiente
manera:

VALOR DE CELDA. Activa o no los formatos dependiendo del contenido de la
celda o celdas relacionadas.

FORMULA. Activa o no los formatos dependiendo de la formula que exista en la celda o
celdas seleccionadas.

Al escoger VALOR DE CELDA, se puede indicar que su contenido debe encontrarse ENTRE
UN DATO Y OTRO, este criterio de validacin va como se indica en la tabla de operadores
de relacin.
18

ENTRE. Permite realizar la validacin en base a dos condiciones.
NO ESTA ENTRE. Realiza la validacin de los datos de la celda siempre y cuando
este no se encuentre dentro del valor de condicin.
IGUAL A. Siempre y cuando el valor de la celda se cumpla segn la condicin.
NO IGUAL A. Cuando el valor de celda no se igual al valor de la condicin.

18
Formato condicional afecta solo a las fuentes del bloque seleccionado
42

MAYOR QUE. Si el valor de celda es mayor al valor de la condicin.
MENOR QUE. Si el valor de la celda es menor al valor de
la condicin.
MAYOR O IGUAL QUE. Si el valor de celda es mayor o
igual al valor de la condicin.
MENOR O IGUAL QUE. Si el valor de la celda es menor o
igual al valor de la condicin.
Al escoger los criterios de condicin igual a, No igual a,
Mayor que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual
que, solo se activa un solo campo de validacin, pero si se
escoge los criterios entre y no est entre se activan dos
campos de validacin.
En los campos de validacin se puede colocar
directamente el valor a condicionar o si se desea
especificar valores de la celda del libro de Excel, da un Clic en los botones de rango
comprimido e indique la o las celdas a tomar datos. En la ventana de Formato Condicional
existe la seccin de vista previa en donde le indica el formato a ser utilizado cuando la
condicin se cumpla o sea verdadera.

VALIDACIONES
19

Excel permite ingresar todo tipo de dato ya sea
alfabtico, alfanumrico, numrico, fecha en las hojas de
clculo de un libro contable. Se puede restringir el tipo de
datos que se desea ingresar a la hoja de clculo o a un
rango de datos seleccionado. Para validar los datos que
se van a ingresar en un rango de datos o en una hoja se

N Selecciona la hoja o el rango de datos a validar.
N Clic Datos Validacin

Se activa la ventana de validacin de datos, la misma que
se encuentra constituida por tres secciones:

N Configuracin
N Mensaje entrante
N Mensaje de error

CONFIGURACIN

Indica o selecciona el tipo de datos que se desea validar, se encuentra constituido por la
seccin CRITERIO DE VALIDACIN, en donde debemos escoger en PERMITIR, el tipo de
datos a validar. Dependiendo los valores a validar se activa la seccin Datos en donde
estn los diversos operadores lgicos de relacin, los mismos que se escoger de acuerdo
al criterio de validacin que se necesites.

TIPO DE DATOS Enteros se activan los campos de datos Mnimo o Mximo
dependiendo del operador lgico que utilice par la comparacin.

19
Validaciones indica a la Hoja de trabajo que dato es permitido ingresar.
43

OMITIR BLANCOS, al estar seleccionada esta opcin
permite que dentro del rango seleccionado se pueda dejar
celdas en blanco.

MENSAJE ENTRANTE
20

Permite colocar un mensaje de entrada para los datos a
ingresarse a todo el bloque seleccionado, Si no desea
mostrar el mensaje entrante desactive la opcin MOSTRAR
MENSAJE AL SELECCIONAR CELDA

MENSAJE DE ERROR

Alerta al usuario con el uso de una ventana de error cuando los datos ingresados no son
correctos, En la ventana de error se puede seleccionar el estilo del icono que se va a
utilizar para el uso de la ventana de error, al seleccionar el tipo de mensaje de error, la
ventana activa los botones con los que trabajar la misma.

LIMITE, activa dos tipos de botones REINTENTAR y CANCELAR

ADVERTENCIA, activa tres tipos de botones Si, No, Cancelar

INFORMACIN, activa los botones Aceptar y Cancelar

Se puede activar la ventana de error si los datos no corresponden a los ingresados, o
puede desactivarla para que no trabaje la misma. Coloque el titulo para la
ventana de error y el mensaje que llevar la misma, entre mayor sea los
mensajes que t coloques a la hoja de clculo, ms control se tendr el
usuario al manejar la hoja.

COMENTARIOS
21

Los comentarios permiten indicar comentarios o mensajes de lo que realizan
determinadas celdas o columnas /Filas y de esta manera tener conocimiento
de las operaciones o manejo de datos de las celdas dentro de la Hoja. Para

activar comentarios lo puedes realizar utilizando cualquiera de las
siguientes formas:

N Utilizando El Men Contextual; Ubica el selector de celda, donde
necesites colocar el comentario, activar el men contextual Clic
en Insertar Comentario.

20
Los mensajes le indican al usuario lo que debe realizar en las celdas.
21
Los comentarios son mensajes que indican que realiza la celda
44

Al insertar el comentario en el borde superior derecho de la celda aparece una
pestaa de color rojo en donde indica que se encuentra un comentario, el
mismo que va con una flecha seguido de un recuadro en donde se colocar el
texto requerido.

MODIFICAR UN COMENTARIO

N Seleccionar la celda donde se encuentra el comentario
N Activar el men contextual, Clic Modificar Comentario
N Procede a editar o modificar el comentario.

PARA ELIMINAR EL COMENTARIO

N Colcate en la celda donde se encuentra el comentario.
N Clic Edicin Borrar Comentarios.
N y se elimina el comentario de la celda.
N Otra forma para eliminar comentarios es:
N Colocando el Selector de celda en la celda donde se encuentra el
comentario.
N Activa el men contextual
N Clic Eliminar Comentario.

BUSQUEDA Y REEMPLAZO DE DATOS

Esta operacin es muy til, en especial cuando te encuentras trabajando con
Hojas muy grandes, en donde es difcil encontrar una palabra o un conjunto de
caracteres; al decir grupo de caracteres se refiere a letras, nmeros y frmulas.
Clic Inicio

En la seccin MODIFICAR Clic Buscar y seleccionar

Se visualiza una lista de opciones que nos permite buscar texto,
formulas, validaciones, comentarios.
Por el teclado
Ctrl + B

En el campo de dato de dato de BUSCAR se coloca los
caracteres que se desea buscar en la Hoja de Trabajo, al
realizar la bsqueda Excel coloca el selector de celda en la
palabra que coincida con la escrita en la ventana de buscar,
clic en BUSCAR SIGUIENTE.
Si se desea reemplazar datos, Clic en la seccin
Reemplazar y aparece las siguientes opciones:

BUSCAR, se coloca los caracteres a buscar en la hoja de
clculo
REEMPLAZAR CON, se digita los caracteres que se desea
que se cambie.
N Clic en el botn REEMPLAZAR se reemplaza los
caracteres.
N Clic en el botn REEMPLAZAR TODAS se
reemplaza todos los caracteres que coincidan dentro
de la hoja de clculo
45

VALORES ABSOLUTOS

Los valores absolutos son aquellos que en la hoja de clculo no varan, es decir son fijos o
constantes. El valor absoluto esta dado a una celda, la misma que ser utilizada en
formulas o funciones. Para designar un valor absoluto utilice el carcter $ (string) de la
siguiente forma:
$ Celda $ Fila
Ej: =b1*$C$1
En la operacin anterior se multiplica el valor de la celda b1 por el valor absoluto de la
celda c1.
Los valores absolutos no se actualizan cuando se realiza una copia de una formula ya sea
en filas o en columnas.

CONCATENACIN DE DATOS

Puedes unir varios datos de tipo: Numrico, Alfabtico, Alfanumrico, que se encuentren
de las celdas de las hojas de clculo y convertirlos en datos alfanumricos, en otra celda
que seleccione el usuario. Para realizar este tipo de operacin utilice el smbolo &
(Amperson o Y Comercial) y aplquelo de la siguiente manera:

N Seleccione la celda en donde deseas concatenar los datos.
N Presione el signo = (igual).
N Clic en la celda que va a seleccionar los datos.
N Digita el caracter & seguido de comillas (abiertas y cerradas), dentro de las
comillas presione la barra espaciadora las veces que crea necesario para dejar
espacios en blanco y de sta forma separar los datos; vuelva a digitar el caracter
&.
N Seleccione otra celda, y vuelva a realizar
estos pasos para las celdas que deseas
concatenar los datos.
N Presione la tecla ENTER para
terminar.
N En la celda aparecern los datos
concatenados.

OCULTAR FILAS

La ocultacin de filas PERMITE OCULTAR DATOS DE FORMULAS O
DATOS que no se desea que se visualice en la hoja de clculo. Al
esconder no se elimina los datos o formulas simplemente se la
esconde; al esconderse los datos se ocultan las filas
seleccionadas. Para ocultar filas:

N Seleccionar las filas a ser ocultadas
N En la banda de inicio Clic Formato (botn de tipo lista)
N En la seccin Visibilidad Clic Ocultar y Mostrar
Ocultar Filas
46

Otra forma:

N Colocando el selector de celda dentro de las filas seleccionadas,
N Activar el men contextual
N Clic Ocultar

MOSTRAR FILAS

Para visualizar las filas ocultas:

N Seleccionar las filas entre las que se encuentran las filas ocultas es decir una antes
y una despus de las filas ocultas
N En la seccin Visibilidad Clic Ocultar y Mostrar Mostrar Filas

Otra forma:

N Colocando el selector de celda dentro de las filas seleccionadas,
N Clic Mostrar

OCULTAR COLUMNAS

La ocultacin de Columnas PERMITE OCULTAR DATOS DE
FORMULAS O DATOS que no se desea que se visualice en la hoja
de clculo. Al esconder no se elimina los datos o formulas
simplemente se la esconde; al esconderse los datos se ocultan las
filas seleccionadas. Para ocultar Columnas:

N Seleccionar las Columnas a ser escondidas
N En la seccin Visibilidad Clic Ocultar y Mostrar
Ocultar Columnas

Otra forma:

N Colocando el selector de celda dentro de las Columnas seleccionadas,
N Clic Ocultar

MOSTRAR COLUMNAS

Para visualizar las Columnas ocultas:

N Seleccionar las filas entre las que se encuentran las Columnas ocultas es decir una
antes y una despus de las Columnas ocultas
N En la seccin Visibilidad Clic Ocultar y Mostrar Mostrar Columnas
47

Otra forma:

N Colocando el selector de celda dentro de las Columnas seleccionadas,
N Clic Mostrar

TRABAJO ENTRE VARIAS HOJAS

Una de las utilidades de Excel es la de permitir trabajar con varias hojas de clculo dentro
de un mismo libro, dando de esta forma mayor capacidad para el manejo de los datos con
otras hojas de clculo.

N Seleccionar la celda donde se necesita obtener los datos de otra hoja
N Presionar la tecla igual (=)
N Clic en el nombre de Hoja que necesites obtener los datos. Al realizar sta operacin
en la seccin nombres de Hojas, la hoja de clculo que se abre aparece con negrilla en
su nombre; en la barra de edicin de formulas aparece el nombre de la hoja seguido
de un signo de admiracin, indicando que se a seleccionando una hoja.
N Clic Celda donde se encuentra el dato, y se selecciona la misma. En la barra de
edicin de formulas aparece el nombre de la hoja y la celda.
N Presione la tecla ENTER para aceptar la celda seleccionada.

IMGENES PREDISEADAS

Para insertar imgenes prediseadas las mismas que se encuentran en Office realiza lo
siguiente:
N Clic Insertar Imgenes Prediseadas. En el Panel de tareas aparecen las
opciones de imgenes prediseadas.
N Para realizar la bsqueda de un grafico en especial, simplemente en la opcin
Buscar digita la palabra de la imagen que te haga referencia a lo que necesitas.
N Clic en la imagen y se inserta al documento.
Si deseas ver todos los grficos que existen en la galera multimedia de MICROSOFT; en el
panel de tareas de imgenes prediseadas:
N Clic Organizar Clips y aparece en pantalla la ventana de imgenes.

N En la seccin de listas de colecciones Clic carpeta
Colecciones de Office y se visualiza todas las carpetas
por categoras aqu se escoger de acuerdo a la categora
que necesites
N Clic en la carpeta y en la seccin de contenidos se
visualizar las imgenes respectivas.
N Para insertar la imagen coloca el puntero del Mouse en la
imagen y activa el men contextual Clic Copiar.
N Minimiza la ventana de las imgenes y regresas al
documento, en el mismo recupera la imagen con: Clic

Edicin Copiar o Ctrl + C

48

IMAGENES

Excel permite insertar imgenes que se encuentren almacenadas en tu computadora como
las fotografas o imgenes de extensin GIF, BMP.
N Clic Insertar Imagen

N Se activa la ventana de INSERTAR IMAGEN
N Selecciona La unidad de almacenamiento en
la seccin Carpetas.
N En la seccin contenido se visualizar todas
las imgenes que se encuentren dentro de la
unidad de almacenamiento.
N Para insertar la imagen en la hoja de clculo
clic Insertar o simplemente da doble clic
en la imagen que necesites.
Para manejar la imagen debes tomar en cuenta que
al seleccionarla se activa en la banda de opciones la
opcin FORMATO en donde puedes cambiarla de
tamao con los botones de control de tamao y para
movilizarla debes colocar un recuadro de AJUSTE DE
TEXTO.

INMOVILIZAR PANELES

La inmovilizacin de paneles
22
permite seleccionar los datos que se necesita visibles al
desplazarse en una hoja. Por lo general se necesita visibles los rtulos de las filas y las
columnas mientras se desplaza. Al inmovilizar los datos se pueden desplazar de mejor
manera y sin ningn tipo de equivocacin, puesto que los datos hacen referencia a una
inmovilizacin Horizontal y vertical.

N Clic Vista Inmovilizar Paneles(seccin ventana)

Para inmovilizar un panel, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

N Panel horizontal superior, Seleccione la fila situada
debajo de donde desee que aparezca la divisin.
N Panel vertical izquierdo, Seleccione la columna situada
a la derecha de donde desee que aparezca la divisin.
N Paneles superior e izquierdo, Haga clic en la celda
situada debajo y a la derecha de donde desee que
aparezca la divisin.

VER DOS PARTES DE UNA HOJA DIVIDIENDO O INMOVILIZANDO
PANELES

N En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho
de la barra horizontal, site el puntero sobre el cuadro de divisin.
N Cuando el puntero cambie la forma de puntero de divisin, arrastre el cuadro de
divisin hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posicin elegida.

22
panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de otras partes por barras
verticales u horizontales
RACC CAPITULO VII: FORMULAS Y FUNCIONES
49

+

SUMA

Para sumar de forma ms fcil utiliza auto suma. Esta funcin trabaja con un grupo de
datos numricos de la siguiente forma:
N Coloca el selector de celda, en la celda donde deseas
el resultado, por lo general es al final del bloque de
datos
N Clic en el botn AUTOSUMA, LA COLUMNA O FILA de
datos aparece automticamente seleccionada e
indicndote el rango de datos, si es la seleccin de
datos correcta presiona la tecla ENTER.

Si la seleccin de rango no es la que necesitas, selecciona un
nuevo rango y automticamente se desmarcar las celdas
anteriores.
Puedes utilizar la funcin AUTO SUMA digitndola
desde el teclado en la celda, pero siempre toma en
cuenta los parmetros de la funcin

=SUMA( celda inicial : celda final)

Tambin se puede sumar celdas de diferentes rangos,
esto lo realizas, separando con punto y coma (;) cada
celda.

Si deseas realizar sta operacin con el Mouse da un clic en la primera celda y para
seleccionar otras celdas, ten presionado la tecla

CLICK EN LAS CELDAS
QUE NECESITAS

Y automticamente se selecciona cada celda y el signo de punto y coma se inserta para
indicar el rango.

PROMEDIO

Permite obtener el promedio o media aritmtica de un bloque
de datos numricos.
23

Coloca con el selector de celda, en la celda donde
deseas obtener el PROMEDIO, por lo general es al
final del bloque de datos sea de una columnas o de
una fila.
Digita:

23
Promedio agilita las operaciones y no se necesita utilizar divisin
50

OPERADOR DESCRIPCIN
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual
<= Menor o Igual
= Igual

=PROMEDIO( celda inicial : celda final)

As por Ej.
=PROMEDIO(B1:B8)
Se obtiene el promedio del bloque de datos indicado.

FUNCIONES

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculo utilizando
valores especficos, denominados argumentos, en un orden y secuencia
determinado. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores
lgicos (verdadero o falso), matrices, valores de error. El argumento
que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los
argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras
funciones.
Para introducir una frmula que contenga una funcin
N Activa la celda donde desees insertar la frmula
con el selector de celda.
N Para insertar una funcin, pulsa en el botn de
insertar formula de Barra de edicin de frmulas
o clic banda Inicio, en la seccin modificar
Autosuma Ms funciones

N Se activa la ventana de INSERTAR FUNCIN,
en donde se busca la frmula que necesites o
realiza la bsqueda de la funcin por la categora
de funciones: matemticas, financieras, Fecha,
etc.
Las funciones ms utilizadas son las matemticas,
trigonomtricas, Fecha, Hora, Lgicas. Al escoger
cualquier funcin en la ventana aparece una breve
descripcin de lo que realiza la funcin con sus respectivos
argumentos.

SIGNOS A UTILIZAR PARA UTILIZAR LAS
FORMULAS O FUNCIONES
Los operadores especifican el tipo de clculo a realizar en
una frmula o funcin. Excel incluye los siguientes
operadores:
N Aritmticos
N De comparacin
N De texto
N De referencia
51

La mayora de las funciones utilizan los operadores matemticos de relacin o comparacin
los mismos que son:
24

FUNCIONES MAS UTILIZADAS

FUNCIN DESCRIPCIN
FECHA Y HORA
AHORA()
Inserta la fecha y hora del computador.
Esta funcin no tiene argumentos.
AO (celda) Obtiene el ao a partir de una fecha ingresada en una celda seleccionada.
DA (celda) Obtiene el da a partir de una fecha ingresada en una celda seleccionada.
HOY () Devuelve la fecha actual, la misma que trabaja con el reloj del computador
MES( celda) Obtiene el mes a partir de una fecha ingresada en una celda seleccionada.
HORA( CELDA) Dado un nmero se serie devuelve la hora correspondiente
MATEMTICAS

ALEATORIO ( )
Devuelve un nmero al azar entre 0 y 1. Es necesario multiplicar el
resultado por otro nmero para que se obtenga un nmero aleatorio que
supere al 1
CONTAR.BLANCO (rango) Devuelve el nmero de celdas vacias que exista en un rango de datos.
COS (celda) Devuelve el coseno del ngulo especificado
EXP (celda) Devuelve el nmero X elevado al especificado
GRADOS (celda) Convierte el valor especificado a grados
MAX (rango) Muestra el valor ms alto contenido dentro del rango seleccionado
NUMERO.ROMANO (celda) devuelve el nmero especificado en nmeros romanos
TAN (celda) Devuelve la tangente del ngulo especificado
FACT (celda) Devuelve el factorial del valor que se encuentre en la celda
ENTERO (celda) Redondea el valor de la celda hasta su inmediato superior
POTENCIA (celda_bas;celda_exp) Eleva a la potencia indicada en celda_exp, el valor de celda_bas
PRODUCTO( rango) Multiplica todos los valores seleccionados en el rango.
RAZ (celda) Devuelve el valor de la raz cuadrada de la celda seleccionada)

REDONDEAR (celda; num_dec)
Redondea el valor de la celda seleccionada, dependiendo del nmero de
decimales que se indique en num_dec
Ej. =redondear(17,78;2) devuelve 17,8

TRUNCAR (celda;num_decimales)
Convierte el nmero decimal indicado en celda a un valor entero,
quitando la parte decimal de la fraccin indicada en num_decimales.
Ej. =redondear(17,7856;2) devuelve 17,78
TEXTO
CARCTER (nmero)
Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo, establecido
por los cdigos ASCII del computador.
CONCATENAR ( cel1;cel2; cel3;
celn)
Une varias celdas de texto en una sola, las celdas a unir estan dados por
cel1, cel2, ..., celn

DERECHA( celda;num_caracteres)
Permite obtener el nmero de caracteres desde la derecha de la cadena
alfabtica seleccionada.
Ej. =derecha(Riobamba; 3) devuelve mba
MINUSC(cadena_alfabetica)
Convierte en minsculas los caracteres seleccionados en la cadena
alfabtica
MAYUSC(cadena_alfabetica)
Convierte en maysculas los caracteres seleccionados en la cadena
alfabtica

IGUAL (texto1, texto 2)
Compara dos datos de texto de la hoja de clculo verificando si son
iguales. La comprobacin toma en cuenta maysculas y minsculas en
ambos datos; Excel devuelve el valor VERDADERO si ambos datos son
iguales y FALSO si no lo son.
ESPACIOS (texto)
Elimina espacios del texto dejando un solo espacio entre cada palabra y
eliminando completamente los de los extremos del texto
LARGO (texto) Devuelve el nmero total de caracteres que posee una cadena de texto
IZQUIERDA(celda;num_caracteres
)
Permite obtener el nmero de caracteres desde la izquierda de la cadena
alfabtica seleccionada.
Ej. =derecha(Riobamba; 3) devuelve rio

24
Todo valor a condicionar tiene que tener dos valores
52

De igual forma existen un sin nmero de funciones que se pueden utilizar de acuerdo
dependiendo de nuestros requerimientos, guate siempre por el asistente de funciones o
utiliza la ayuda en lnea que te brinda esta ventana para saber cmo trabaja la funcin que
necesitas.
Al activar la ventana de funciones, en la parte inferior de la ventana aparece una breve
descripcin del tipo de funcin que se ha seleccionado y sus argumentos.

FUNCIN CONDICIONAL SI
25

Permite condicionar dos valores y obtener un valor verdadero y un valor falso y poder
utilizar por cada camino procesos diferentes. Utiliza SI condicional para realizar pruebas
condicionales en valores y frmulas.

SINTAXIS

=SI (condicin; camino verdadero; camino falso)

CONDICIN

Es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO, en donde
debemos utilizar los operadores lgicos de relacin. Por ejemplo, A4=20 es una expresin
lgica; si el valor de la celda A4 = 100, la expresin se evala como VERDADERA; de lo
contrario, la expresin se evala como FALSA. Este argumento puede utilizar cualquier
operador lgico de relacin o comparacin.

CAMINO VERDADERO
Es el valor que se devuelve si la CONDICIN es VERDADERA.

25
La funcin Si permite obtener dos valores lgicos verdadero y falso
53

RANGO

EQUIVALENCIA
0 11 I
12 13
R
14 15 B
16 18
MB
19 20
S

Ejemplo:

A5 INFORMATICA

=SI (A5="INFORMATICA";"HOJA CONTABLE")

CAMINO FALSO
Camino Verdadero
Es el valor que se devuelve si la CONDICIN es FALSA.

Ejemplo:

A5 INFORMATICA

=SI (A5="INFORMATICA";"HOJA CONTABLE";DOCUMENTOS)

Ej:
Camino Verdadero Camino Falso

Condicionar si el valor ingresado en la celda B3 es
menor o igual que 18, visualiza el mensaje MENOR
DE EDAD, si el valor es mayor a 18 se visualizar el
mensaje MAYOR DE EDAD.

En las condiciones se puede colocar valores numricos o
tambin realizar cualquier tipo de operacin matemtica entre celdas.

CONDICIONALES SI ANIDADOS

Permite combinar varios SI CONDICIONALES dentro de otro SI CONDICIONALES de
esta forma obtenemos condicionales si anidados.
Los SI CONDICIONALES anidados permite hasta 7
niveles, en donde los SI condicionales anidados siempre
van por el camino falso.

La sintaxis es:
=SI (COND1, C_V, SI(COND2, C_V, SI(COND3, C_V,
SI(COND4,C_V,....,SI(COND7,C_V,C_F)))))))
54

Debe cerrarse los parntesis de acuerdo al nmero de si condicional que se utilice; los

parntesis se visualizan por colores para cada nivel, y al cerrarlos se colocan en negrilla
con el color que se cierre el parntesis.

Ejemplo:

Las equivalencias de las calificaciones van dadas en forma cuantitativa (nmeros) y
cualitativas (letras) Los Si condicionales anidados quedarn de la siguiente forma:

COMBINACIN FUNCIN SI CON OTRAS FUNCIONES
26

La funcin SI se puede combinar con otras funciones dependiendo de nuestros
requerimientos. Un ejemplo sera obtener el promedio de un rango de datos y condicionar
el mismo:

N Ingresa valores entre 0 a 20 en el rango de datos B5:B20
C5 =SI(PROMEDIO(B5:B20)<=15;CURSO BAJO;CURSO OK!)

N =SI(SUMA(B5:B20)<=300;DATO FUERA DE RANGO;DATO ACEPTABLE)
Cabe indicar que se debe tomar en cuenta el argumento de cada una de las
funciones

PACK DE HERRAMIENTAS DE ANALISIS

El Pack de herramientas de anlisis est orientado para sacar el mximo provecho a Excel
con funciones ms especficas a materias como: la educacin, la
investigacin, el negocio, la ingeniera, la estadstica. Excel no
tiene instalado el paquete puesto que la mayora de usuarios no
necesita de estas capacidades; para instalar el paquete:
N Clic Botn Office
N Clic Opciones de Excel
N Clic Complementos
N En la opcin Administrar: Clic ADMINISTRAR
COMPLEMENTOS

N Clic IR
N Aparece la ventana de complementos, selecciona el o los
complementos que necesites ACTIVAR O DESACTIVAR
N Clic ACEPTAR

26
El condicional Si , puede combinarse con cualquier tipo de funcin
55

Debe cerrarse los parntesis de acuerdo al nmero de si condicional que se utilice; los

queremos instalar. Clic SI; en ocasiones pide que se coloque en la unidad de
DVD el disco de instalacin de office 2007 y se inicia la instalacin

Para utilizar pack de herramientas de anlisis:

N Clic Banda de opciones DATOS
N Clic ANALISIS DE DATOS
N Se visualiza la ventana de ANALISIS DE DATOS, seleccionar la opcin que se
requiera.

Utiliza la ayuda de EXCEL para saber ms de las
funciones instaladas; en la parte de funciones se han
instalado cada categora como Fecha y hora,
Ingeniera, Financieras, etc., funciones nuevas que son
ms tcnicas de cada categora. Todas y cada una de
ellas dispone de su propia ayuda donde se explica su
funcionalidad y la mayora viene con un ejemplo
incluido.
RACC CAPITULO VIII: TABLAS
56

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en donde la
primera fila contiene las etiquetas de las columnas (los nombres de los campos), y las
dems filas contienen los datos almacenados. Los campos se describen por las columnas.
Las tablas tienen la estructura de una base de datos, a las tablas tambin se las
denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto est
compuesta con un mximo de una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma fcil. Entre las
operaciones que se pueden realizar con las listas:

N Ordenar la los registros.
N Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
N Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
N Crear un resumen de los datos.
N Aplicar formatos a todos los datos.

CREAR TABLA

N Seleccionar el rango de datos a incluir en la lista
N Clic Banda de opciones, pestaa INSERTAR
N Aparece la ventana Crear Tabla, en esta se indica el rango de
datos seleccionado; si la seleccin se realiz con las
etiquetas, se debe activar la opcin LA TABLA TIENE
ENCABEZADOS.
N Clic Aceptar
N En la banda de opciones se activa la opcin DISEO la
misma que maneja las herramientas de tablas.
N En la Hoja de clculo se visualiza seleccionado el rango de
datos de la tabla
57

MODIFICAR DATOS DE LA TABLA

Para modificar o ingresar nuevos datos en la tabla podemos digitar
directamente los nuevos valores en la misma, o bien podemos utilizar
un formulario de datos. Un formulario se lo utiliza cuando se maneja
listas muy grandes de datos. El formulario de datos es un cuadro de
dilogo que permite al usuario digitar o mostrar con facilidad una fila
completa de datos (registro). Para abrir el formulario de datos,
tenemos que posicionarnos en la lista para que se active, y pulsar en
el icono Formulario. Esta opcin no est disponible en la Cinta de
opciones; para aadirla a la Barra de acceso rpido:

N Clic Botn Office Opciones de Excel Personalizar, y
Agregar el icono Formulario..., en la seccin de Comandos que
no estn en la cinta de opciones.

Para cambiar los datos de un registro:

N Colocarse sobre el registro,
N Modificar los datos necesarios en el registro (para desplazarnos
por los campos podemos utilizar las teclas de tabulacin),
N Si algn cambio no se desea modificar, Clic Restaurar,
N Para guardar los cambios Presiona la tecla ENTER.

CREAR UN NUEVO REGISTRO

Dentro de formulario:

N Clic Nuevo, Excel crea un nuevo registro en blanco , ingresa los datos del nuevo
registro
N Presionar la tecla ENTER para guardar o Clic Restaurar para aceptar o
cancelar respectivamente.
N Despus de aceptar Excel crea un nuevo registro en blanco por si queremos
insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.

BUSCAR UN REGISTRO


N Para buscar un registro y colocarnos en el mismo, en l podemos utiliza los botones
Buscar anterior y Buscar siguiente
N Para ubicarnos directamente a un registro especifico ingresa un criterio de
bsqueda. Clic Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el
criterio de bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna
de botones aparece la palabra Criterios. Por ejemplo, si buscamos un registro con
el valor Andrea en el campo Nombre, escribimos Andrea en Nombre y Clic
Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y se ubica en el registro
de nombre Andrea
58

ELIMINAR UN REGISTRO


N Seleccionar el registro a eliminar
N Clic Eliminar aparece una ventana en donde nos pide que se confirme la
eliminacin del registro, este se eliminar permanentemente de la tabla.

MODIFICAR LA TABLA

Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla
27
, podemos seleccionar un nuevo
rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la
misma posicin, de esta manera solo se puede aumentar y disminuir filas. Para poder
modificar directamente el rango de filas y columnas, clic sostenido en la tabla desde su
esquina inferior derecha.

Para insertar una nueva fila en al final de la tabla para continuar ingresando datos:

N Presiona la tecla TAB desde la ltima celda y aparece
una fila nueva.
N Para insertar filas y columnas entre las filas existentes
de la tabla, selecciona la primera celda que se desea
desplazar
N Clic Inicio Seccin celdas Insertar o en el men contextual de la tabla.

Para eliminar filas o Columnas:

N Seleccionar una celda de cualquier registro
N Clic Inicio Seccin celdas Eliminar
N Elegir la Fila O Columna de la tabla en donde se encuentre el
selector
N Otra forma: Para eliminar filas o columnas, selecciona una celda,
activar el men contextual Clic Eliminar seleccionar Filas o
Columnas de la tabla.

Seleccionando una celda, fila o columna, y presionar la tecla SUPR, eliminamos los
datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y presionar la tecla SUPR.

27
Se encuentra en la parte inferior derecha de la tabla, en el ltimo registro
59

ESTILO DE TABLA

Permite dar una combinacin de colores a la tabla para tener una mejor
presentacin, usando estilos predefinidos,

N Clic Diseo
N En la seccin estilo de tablas, escoge el estilo que ms te guste.
N De igual forma se puede seleccionar colores, fuentes fondos, formatos
condicionales en cualquier celda de la tabla.

ORDENAR LA TABLA

La ordenacin de la tabla se lo puede realizar de acuerdo a los requerimientos del
usuario, el ordenamiento se lo puede hacer por un campo o por varios campos. Para
realizar un ordenamiento de forma simple:

N Colocar el selector en una celda determinada
N En la banda de opciones buscar Datos, en la seccin Ordenar Y filtrar
N Clic Ordenar, escoge el criterio de ordenacin Ascendente o descendente, los
criterios de ordenacin tambin estn disponibles en los botones de Ascendente o
descendente en la seccin de ordenacin

Para ordenar la tabla por ms de un criterio de
ordenacin:

N En la banda de opciones buscar Datos, en la seccin
Ordenar Y filtrar
N Clic Ordenar, se visualiza la ventana de ordenar en
donde se especifica los criterios de ordenacin.
N Para agregar los campos de ordenacin Clic Agregar
Nivel,
N Clic Ordenar segn si ordenamos segn el valor de la celda, o por su color o icono
N Clic Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es alfabtico (A a Z o Z a A)
o sigue el orden de una Lista personalizada.

FILTROS

Permite buscar un subconjunto de datos de un rango y
trabajar con los datos localizados. Un rango filtrado
muestra slo las filas que cumplen el criterio
28
, es decir
las que cumplan con un determinado condicionamiento; los

28
criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de
resultados de una consulta o un filtro
60

filtros se especifican para una columna determinada. Excel proporciona dos formas de
aplicar los filtros:

N Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples
N Filtro avanzado, para criterios ms complejos

A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos de datos. El filtrado
oculta temporalmente las filas que no se desea visualizar. Cuando Excel
filtra filas, permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e
imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni
ordenarlo. Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecern las
flechas de Autofiltro a la derecha de los rtulos de columna del rango
filtrado. Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.

El comando FILTRO AVANZADO permite filtrar un rango en con texto,
como el comando AUTOFILTRO, pero no muestra listas desplegables
para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios
segn los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios
independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite
filtrar criterios ms complejos.
RACC CAPITULO IX: GRAFICOS ESTADISTICOS
61

GRFICOS ESTADSTICOS
29

Una de las funciones ms llamativa es los grficos estadsticos, los
mismos que permiten una visin global de los datos y una mejor
asimilacin de los mismos. Los grficos estadsticos trabajan con los
datos numricos (datos) alfabticos y alfanumricos (rtulos) de las
hojas de clculo.

Para crear los grficos realiza lo siguiente:

Seleccione los datos a ser utilizados por el grfico:

+ Datos numricos
+ Datos de tipo Rtulos.

Active la ventana de asistente para grficos,
utilizando cualquiera de las siguientes formas.

+ Clic Insertar Grfico
+ en esta seccin se encuentra los
botones de los principales tipos de
grficos, escoge el que requieras.
+ Si deseas trabajar con la ventana de
grficos clic en el botn de activacin
de la ventana

Al escoger el tipo de grfico que necesitas, Clic
Aceptar y en la cinta de opciones se activa las
opciones de Herramientas de grfico en lo referente
al Diseo

29
Los grficos estadsticos dan mayor realce a su tabla de datos
RACC CAPITULO IX: GRAFICOS ESTADISTICOS
62

BANDA DE OPCIONES DE DISEO DE GRFICOS

Maneja las siguientes secciones, la misma afecta al grfico en su diseo.

DISEO DE GRAFICO

Indica la posicin de visualizacin del ttulo, leyenda (rtulos), valores
porcentuales o datos numricos

TIPO

Permite cambiar el tipo de grfico y guardar la plantilla del grfico para poder
utilizarla con otros datos

DATOS

Selecciona los datos dando un nuevo origen de valores o intercambiarlos
entre fila y columnas

ESTILOS DE DISEO

Permite escoger nuevos estilos del grfico
estadstico para tener una mejor presentacin
del mismo

UBICACIN

Indica a donde se desea mover el grafico ya sea como objeto o una nueva hoja
RACC CAPITULO X: CONFIGURACIN E IMPRESIN
63

IMPRESIN

Para imprimir su hoja de clculo:

N Clic Botn de Office Imprimir
N Por el teclado CTRL + P

Se activa la ventana de Impresin, sta se encuentra constituida por tres secciones,
en donde tenemos:

IMPRESORA
30

Indica el nombre de la impresora y las caractersticas propias.
Estado, Indica si la impresora se encuentra activa o inactiva.
Tipo, Esta dado por el fabricante y la serie de la impresora
Ubicacin, indica el puerto de comunicaciones que est
utilizando la impresora, Las impresoras utilizan el puerto
de comunicaciones USB. En el botn PROPIEDADES
se accede a la configuracin de la impresora en donde
podemos cambiar la calidad de impresin, estas
opciones dependen del tipo de impresora.

INTERVALO DE PGINAS

Indica que parte del libro se va a imprimir.

TODAS. Imprime el libro completo en donde estamos trabajando, es decir todas las hojas
que contengan datos.

PGINAS, Indica el nmero de pgina que deseamos imprimir, consta de las siguientes
opciones:

DESDE, indica el inicio de la pgina a imprimir.

HASTA, el nmero final del grupo de pginas a ser imprimir.

Si se desea imprimir una sola pgina digite en las opciones desde: 1 hasta 1 o el
nmero de la pgina a ser impresa.

30
Impresora indica el tipo de impresora instalada a su PC
RACC CAPITULO X: CONFIGURACIN E IMPRESIN
64

IMPRIMIR

Permite escoger que parte del libro de clculo va a ser impreso.

SELECCIN, Imprime las celdas seleccionadas en la hoja de
clculo.

HOJAS ACTIVAS, Imprime solo las hojas de clculo del libro que previamente se haya
seleccionado.

COPIAS

Esta opcin trabaja en conjunto con la seccin intervalo de pgina e
Imprimir, en donde podemos indicar cuantas copias deseamos obtener
de todo el libro, pginas, seleccin. Para indicar cuantas copias se
requiere, digita el nmero de copias que se necesite impresas.

INTERCALAR, si se activa este botn y se han establecido VARIAS
COPIAS, Excel imprime la primera copia completa antes de pasar a la
siguiente.
RACC INDICE

CONTENIDO
CONTEXTUALIZACIN .............................................................................................. 1
OBJETIVO GENERAL ................................................................................................. 2
OBJETIVOS ESPECIFICOS ......................................................................................... 2
INTRODUCCIN ...................................................................................................... 3
FORMA DE INGRESO ................................................................................................ 3
CERRAR EXCEL........................................................................................................ 3
ENTORNO DE MICROSOFT EXCEL .............................................................................. 5
BOTN DE OFFICE................................................................................................... 6
BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO.......................................................... 6
BARRA DE TTULO DE VENTANA ................................................................................ 6
BOTONES DE CONTROL DE VENTANA......................................................................... 7
BANDA DE OPCIONES .............................................................................................. 7
BARRA DE DIRECCIN ............................................................................................. 8
BARRA DE EDICIN DE FORMULAS ............................................................................ 8
BOTONES DE CONTROL DE LIBRO ............................................................................. 8
BARRA DE DESPLAZAMINETO VERTICAL Y HORIZONTAL .............................................. 8
BARRA DE ESTADO .................................................................................................. 8
BARRA DE ETIQUETAS DE HOJAS .............................................................................. 9
VISTAS DE HOJAS ................................................................................................... 9
ZOOM .................................................................................................................... 9
REA DE TRABAJO ................................................................................................... 9
COLUMNAS ............................................................................................................. 9
FILAS ..................................................................................................................... 9
SELECTOR DE CELDA ............................................................................................... 9
CELDA.................................................................................................................. 10
BARRA DE ACCESO RPIDO .................................................................................... 11
MOSTRAR DEBAJO DE LAS CINTA DE OPCIONES .................................................... 11
MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES..................................................................... 11
LA BANDA DE OPCIONES ........................................................................................ 12
DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO ........................................................... 13
SELECCIN DE CELDAS O RANGO DE DATOS............................................................ 15
ACTIVAR UNA COLUMNA COMPLETA ..................................................................... 15
SELECCIN DE LA HOJA DE TRABAJO ................................................................... 15
RACC INDICE

PARA SELECCIONAR: .......................................................................................... 16
TODA LA COLUMNA ............................................................................................ 16
TODA LA FILA .................................................................................................... 16
VARIAS COLUMNAS O FILAS ................................................................................ 16
INGRESO DE DATOS EN LA CELDA........................................................................... 16
EDITAR DATOS EN UNA CELDA ............................................................................... 16
TIPOS DE DATOS................................................................................................... 17
ALFABTICOS .................................................................................................... 17
NUMRICOS ...................................................................................................... 17
ALFANUMRICOS ............................................................................................... 17
FECHAS Y HORAS ............................................................................................... 17
FORMULAS Y FUNCIONES.................................................................................... 18
FORMULAS ........................................................................................................... 19
COMO INTERPRETA EXCEL LOS DATOS QUE SE INGRESAN ..................................... 19
CREACIN DE FRMULAS....................................................................................... 19
REALIZAR UNA FORMULA CON LAS OPERACIONES BSICAS ....................................... 20
PARA OBTENER EL PORCENTAJE .............................................................................. 20
PARA REALIZAR LA EXPONENCIACIN ..................................................................... 20
MANEJO DE OPERACIONES ..................................................................................... 21
FORMULAS QUE PRODUCEN VALORES DE ERROR ...................................................... 21
INGRESO DE FECHAS Y HORAS ............................................................................... 22
GUARDAR UN LIBRO CONTABLE .............................................................................. 23
PROTEGER EL LIBRO .............................................................................................. 24
MODIFICAR TAMAO DE LAS CELDAS ...................................................................... 24
LIBROS Y HOJAS DE CLCULO ................................................................................ 26
LIBRO ELECTRNICO.......................................................................................... 26
CAMBIAR EL COLOR DE LAS ETIQUETAS DE HOJAS ................................................ 26
CAMBIAR EL NOMBRE DE LA ETIQUETA DE HOJA ................................................... 26
INSERTAR UNA HOJA DE CLCULO ....................................................................... 26
ELIMINAR UNA HOJA DE CLCULO ....................................................................... 27
MOVER O COPIAR HOJA DE CLCULO ................................................................... 27
MOVER O COPIAR CON EL MOUSE ........................................................................ 27
UTILIZANDO LA BARRA DE ETIQUETAS .................................................................... 28
COPIAR, CORTAR PEGAR DATOS EN LAS CELDAS ...................................................... 29
UTILIZANDO LA BANDA DE OPCIONES.................................................................. 29
UTILIZANDO EL TECLADO ................................................................................... 29
UTILIZANDO EL MOUSE ...................................................................................... 29
UTILIZANDO OPERACIN DRAG AND DROP ........................................................... 30
PEGADO ESPECIAL ................................................................................................ 30
RACC INDICE

PEGAR .............................................................................................................. 30
FORMULAS ........................................................................................................ 30
PEGAR VALORES ................................................................................................ 30
SIN BORDES...................................................................................................... 30
TRANSPONER .................................................................................................... 30
PEGAR VNCULOS. ............................................................................................. 30
COMO IMAGEN................................................................................................... 30
INSERTAR FILAS / COLUMNAS ................................................................................ 30
ELIMINAR FILAS / COLUMNAS ................................................................................. 31
LLENADO DE CELDAS............................................................................................. 31
COPIANDO UN SOLO VALOR ................................................................................... 31
GENERANDO SERIES.............................................................................................. 31
CREAR UNA SERIE A PARTIR DE UN SOLO VALOR...................................................... 32
LISTAS PERSONALIZADAS ...................................................................................... 33
COMBINAR Y CENTRAR........................................................................................... 33
MANEJO DE HERRAMIENTAS DE TEXTO EN LA EDICIN DE UNA HOJA CONTABLE ......... 34
TIPOS DE LETRA.................................................................................................... 35
FUENTE ................................................................................................................ 35
ESTILO DE FUENTE ................................................................................................ 35
TAMAO ............................................................................................................... 35
COLOR DE FUENTE ................................................................................................ 35
SUBRAYADO ......................................................................................................... 35
EFECTOS .............................................................................................................. 35
FORMATO DE CELDAS ............................................................................................ 36
NMERO ........................................................................................................ 36
GENERAL ....................................................................................................... 37
NMERO ........................................................................................................ 37
MONEDA ........................................................................................................ 37
CONTABILIDAD .............................................................................................. 37
FECHA ........................................................................................................... 37
PORCENTAJE .................................................................................................. 37
FRACCIN ..................................................................................................... 37
CIENTIFICA .................................................................................................... 37
TEXTO ........................................................................................................... 37
ESPECIAL....................................................................................................... 37
PERSONALIZAR .............................................................................................. 38
PARA CREAR TU PROPIO FORMATO......................................................................... 38
ANTEPONDER CEROS A LOS DATOS NUMRICOS ...................................................... 38
COLOCAR TEXTO PARA CODIGOS ............................................................................ 38
RACC INDICE

ALINEACIN ......................................................................................................... 39
ALINEACIN DE TEXTO....................................................................................... 39
ORIENTACIN ................................................................................................... 39
CONTROL DE TEXTO ........................................................................................... 39
FUENTE ................................................................................................................ 39
BORDES ............................................................................................................... 40
TRAMAS ............................................................................................................... 40
PROTEGER ............................................................................................................ 40
FORMATO CONDICIONAL........................................................................................ 41
VALIDACIONES .................................................................................................. 42
CONFIGURACIN ............................................................................................... 42
MENSAJE ENTRANTE ....................................................................................... 43
MENSAJE DE ERROR ........................................................................................... 43
COMENTARIOS ...................................................................................................... 43
MODIFICAR UN COMENTARIO .............................................................................. 44
PARA ELIMINAR EL COMENTARIO ......................................................................... 44
BUSQUEDA Y REEMPLAZO DE DATOS....................................................................... 44
VALORES ABSOLUTOS............................................................................................ 45
CONCATENACIN DE DATOS .................................................................................. 45
OCULTAR FILAS..................................................................................................... 45
MOSTRAR FILAS .................................................................................................... 46
OCULTAR COLUMNAS ............................................................................................. 46
MOSTRAR COLUMNAS ............................................................................................ 46
TRABAJO ENTRE VARIAS HOJAS .............................................................................. 47
IMGENES PREDISEADAS..................................................................................... 47
IMAGENES ............................................................................................................ 48
INMOVILIZAR PANELES .......................................................................................... 48
VER DOS PARTES DE UNA HOJA DIVIDIENDO O INMOVILIZANDO PANELES.................. 48
SUMA................................................................................................................... 49
PROMEDIO ........................................................................................................... 49
FUNCIONES .......................................................................................................... 50
SIGNOS A UTILIZAR PARA UTILIZAR LAS FORMULAS O FUNCIONES......................... 50
FUNCIONES MAS UTILIZADAS................................................................................. 51
FUNCIN CONDICIONAL SI .................................................................................... 52
SINTAXIS .......................................................................................................... 52
CONDICIN....................................................................................................... 52
CAMINO VERDADERO ......................................................................................... 52
CAMINO FALSO .................................................................................................. 53
CONDICIONALES SI ANIDADOS .............................................................................. 53
RACC INDICE

COMBINACIN FUNCIN SI CON OTRAS FUNCIONES ................................................ 54
PACK DE HERRAMIENTAS DE ANALISIS .................................................................... 54
CREAR TABLA ....................................................................................................... 56
MODIFICAR DATOS DE LA TABLA ............................................................................ 57
CREAR UN NUEVO REGISTRO.................................................................................. 57
BUSCAR UN REGISTRO .......................................................................................... 57
ELIMINAR UN REGISTRO ........................................................................................ 58
MODIFICAR LA TABLA ............................................................................................ 58
ESTILO DE TABLA .................................................................................................. 59
ORDENAR LA TABLA............................................................................................... 59
FILTROS ............................................................................................................... 59
GRFICOS ESTADSTICOS .................................................................................. 61
BANDA DE OPCIONES DE DISEO DE GRFICOS ............................................... 62
DISEO DE GRAFICO ...................................................................................... 62
TIPO ............................................................................................................. 62
DATOS .......................................................................................................... 62
ESTILOS DE DISEO ....................................................................................... 62
UBICACIN .................................................................................................... 62
IMPRESIN........................................................................................................... 63
IMPRESORA .......................................................................................................... 63
INTERVALO DE PGINAS ........................................................................................ 63
IMPRIMIR ............................................................................................................. 64
COPIAS ................................................................................................................ 64

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CAPITULO I: INTRODUCCIN A LA HOJA DE CLCULO EXCEL

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