Comunicacin en las organizaciones

La motivacin en la organizacin



Camila Lumbaque Ros
Cod: 1320132090




Jose Luis Jimenez
Administracion y Organizaciones





Uniagustiniana
Bogot 2014





Comunicacin en las organizaciones
Las organizaciones hoy en da necesitan mantenerse actualizadas, cumpliendo tendencias e
innovando en productos y servicios lo cual permite su permanencia en el mercado con el
dinamismo correspondiente de las empresas altamente efectivas; y de esta forma cumplir con las
demandas de los mercados actuales. Para eso es necesario comprometerse a nivel corporativo
que permita darle el valor que realmente se debe a los procesos vitales de comunicacin de las
empresas que le permiten alcanzar los objetivos institucionales y ser competitivos en relacin a las
dems organizaciones.
La comunicacin organizacional es una importante herramienta de mucho aporte laboral en la
actualidad que da lugar a la transmisin de la informacin dentro de las organizaciones para
identificar los requerimientos y logros de la organizacin y los colaboradores de la misma. La
comunicacin organizacional llega a permitir el conocimiento de los recursos humanos, su
desarrollo en la empresa, productividad en los departamentos de trabajo.
La principal finalidad de la comunicacin organizacional es primordial para alcanzar los objetivos
institucionales; elementos que en conjunto dan pas al desarrollo organizacional y de los
colaboradores que se van preparando para alcanzar su mejor desempeo en los mercados.


Comunicacin interna y externa

La comunicacin interna, son todas las actividades realizadas por la organizacin, para crear y
mantener las relaciones entre sus miembros, a travs del buen uso de los diferentes medios de
comunicacin existentes en la organizacin.

La comunicacin interna da lugar a (UAT,
2011):
La comunicacin externa
Elaborar un reconocimiento de la empresa en
un ambiente de cordialidad, y estimulacin en
las actividades laborales.
Poder conocer en gran medida a la
organizacin y familiarizarse con ellas.
Reconocimiento del desempeo de los
colaboradores
Fomentar el intercambio de informacin
(comunicacin) en toda la organizacin.
Son todas las actividades realizadas por la
organizacin, cuyo propsito es mantener
relaciones con el exterior, en la actualidad a
este tipo de comunicacin se le conoce
como relaciones pblicas.

Escenario fsico.
Escenario institucional.
Escenario social
Escenarios de la
comunicacin
organizacional
La empresa es responsable de fomentar
un clima organizacional positivo para beneficio
de toda la organizacin.
El clima organizacional es bsicamente en
ambiente personal y de ndole fsico a partir del
cual se realizan las actividades empresariales.
La comunicacin externa, son todas las
actividades realizadas por la organizacin, cuyo
propsito es mantener relaciones con el
exterior, en la actualidad a este tipo de
comunicacin se le conoce como relaciones
pblicas.

Qu pasa si no ocurre?
Si en una organizacin se obtienen respuestas vagas e inapropiadas se debe a que en el proceso
existen fuentes de distorsin como las siguientes:
La Codificacin se realiz con descuido.
Seleccin limitada de smbolos
Confusin en el contexto del mensaje.
Seleccin de un canal inapropiado.
Nivel de ruido alto.
Prejuicios, conocimientos y habilidades de percepcin del receptor limitadas.
Poca atencin y cuidado en el proceso de decodificacin.
Todos estos factores pueden provocar que el mensaje se interprete de manera diferente a la
imaginada por el emisor.
Los mensajes siguen unos caminos dentro del espacio organizacional denominados redes de
comunicacin. Gran parte de estas redes son lneas formales de comunicacin, en tanto que
otras son lneas informales.
LA COMUNICACIN FORMAL: Es aquella donde los mensajes siguen los caminos oficiales
dictados por la jerarqua y especificados en el organigrama de la organizacin. Por regla
general, estos mensajes fluyen de manera descendente, ascendente u horizontal.
LA COMUNICACIN DESCENDENTE: Sirve para enviar los mensajes de los superiores a los
subordinados; uno de los propsitos mas comunes de estos comunicados es proporcionar
las instrucciones suficientes y especificas de trabajo: quien, debe hacer que, cuando,
como, donde, y por que.
LA COMUNICACIN ASCENDENTE: Es la que va del subordinado a hacia los superiores. El
principal beneficio de esta comunicacin es ser el canal por el cual la administracin
conoce las opiniones de los subordinados, lo cual permite tener informacin del clima
organizacional en esos mbitos.
LA COMUNICACIN HORIZONTAL: Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerrquico.
La mayora de los mensajes horizontales tienen como objetivo la integracin y la
coordinacin del personal de un mismo nivel.
Ejemplo de Comunicacin Organizacional en La empresa Sonda de Colombia
Comunicacin formal En esta compaa la comunicacin formal se realiza por medio de
Correo electrnico ya sean reuniones o llamados de atencin, adems
de comunicacin escrita para dejar notificado lo echo en reuniones o
memorandos por errores crticos.
Comunicacin
descendente
Esta se utiliza cuando se requiere una autorizacin de un director para
instalacin, prstamo o soporte de un hardware o software para algn
Analista, de igual manera se utiliza cuando el gerente general necesita
referirse a sus empleados para comunicarles informacin sobre
proyectos u normas.

Manual del empleado
Publicacin institucional (revista, peridico, newsletter)
Carta al personal
Reuniones informativas
Entrevista
Cartelera
Circulares y correos electrnicos grupales
Comunicacin
ascendente
Comnmente esta comunicacin se utiliza por medio de correo
electrnico, solicitando permisos, notificando solicitudes o incidentes de
proyecto o ya sea solicitando informacin de un empleado a su jefe.

Buzn de sugerencias
Entrevista
Intranet
Correo electrnico
Crculos de calidad
Reuniones peridicas
Comunicacin
horizontal
Esta comunicacin se utiliza en la compaa cuando esta realiza
capacitaciones o conversatorios a nivel general, para que todos sus
empleados estn al tanto de todo.

Reuniones por departamentos o grupos de trabajo
Sesiones informativas
Correo electrnico
Redes sociales
Reuniones con otras divisiones (comunicacin horizontal)

La motivacin en la organizacin
La motivacin se define usualmente como el proceso por el cual la conducta es energizada y
dirigida. A pesar de su atraccin intuitiva, el concepto de motivacin ha resultado problemtico.
Una razn para ello es que la motivacin no es observable directamente. Es un proceso intuitivo
que puede ser inferido solo observando la conducta de las personas, midiendo los cambios en sus
maneras de actuar, o pidindoles que describan sus necesidades y metas. Aunque existen algunas
necesidades fisiolgicas tales como el hambre y la sed- que pueden ser estimuladas a travs de
la privacin, la mayora de las necesidades humanas que han sido propuestas no pueden ser
fcilmente manipuladas de esta manera. El hacer inferencia sobre los motivos para la conducta es
difcil porque esta puede servir a mas de un simple motivo, y el mismo mvil puede estar
manifiesto en diferentes clases de conducta. El suponer motivaciones a partir de los cambios en la
actuacin es riesgoso porque la actuacin depende de la habilidad y percepcin de
la persona respecto a los requerimientos del puesto, as como de la motivacin.

Motivos significativos para la conducta en las organizaciones.
Para ayudar a la comprensin de la motivacin, el concepto de necesidades ha sido de
gran utilidad. Excepto por algunas necesidades fisiolgicas, la mayora de las necesidades son
influidas por las experiencias previas de las personas. Consecuentemente, la fuerza relativa de
necesidades variadas difiere de persona a personas, debido a la dificultad para medir la
motivacin, los psiclogos no estn totalmente de acuerdo sobre la identidad y la importancia de
las necesidades. Sin embargo, existe algn consenso de que las siguientes seis necesidades son
significativas y tiles para la comprensin de la motivacin en organizaciones de trabajo:

Hacerlo mejor que los competidores.
Alcanzar o rebasar una meta difcil.
Hacer una contribucin nica.
Resolver un problema complejo.
Desempear una asignacin difcil
exitosamente.
Desarrollar una mejor manera
Necesidad de independencia.
Influir sobre las personas para cambiar
sus actividades o conductas.
Derrotar a un oponente o enemigo.
Estar en posicin de autoridad
respecto a otros.
Obtener control sobre la informacin y
recursos.
Controlar a personas y actividades.

Necesidad de realizacin.
Gustar a mucha gente.
Ser aceptado como parte de
un grupo o equipo.
Participacin en actividades sociales
agradables.
Trabajar con personas amistosas
y cooperativas.
Mantener relaciones armoniosas.
Evitar conflictos interpersonales.

Necesidad de Estimacin.
Asumir la responsabilidad por la vida
propia y el como conducirla.
Estar fuera del control de figuras
autoritarias.
Reducir la dependencia de otros
respecto a recursos y respaldo.
Trabajar libre de una supervisin
estrecha o de restricciones elaboradas.
Ser su propio jefe.
Necesidad de Afiliacin.
Ser respetado por personas cuya
opinin se considere valiosa.
Recibir elogios de compaeros y
superiores.
Recibir reconocimiento formal por sus
contribuciones.
Tener alto status y visibilidad en una
organizacin o comunidad.
Hacer acopio de smbolos y status
apropiados.
Ser tratado como una celebridad.
Necesidad de seguridad.
Tener un empleo seguro.
Disponer de proteccin contra
enfermedades e incapacidad.
Evitar condiciones de trabajo
peligrosas.
Estar protegido respecto a dao fsico
que pueda ser causado por otros.
Estar protegido contra la perdida de
ingresos y el desastre econmico.
Evitar tareas o decisiones que
impliquen un riesgo de fracaso y culpa
constante.

Teoras de la motivacin

Teora de la jerarqua de necesidades de Teora del factor dual de Herzberg
Maslow (Maslow, 1954) Es quizs la teora
ms clsica y conocida popularmente. Este
autor identific cinco niveles distintos de
necesidades, dispuestos en una estructura
piramidal, en las que las necesidades bsicas
se encuentran debajo, y las superiores o
racionales arriba. (Fisiolgicas, seguridad,
sociales, estima, autorrealizacin).

Para Maslow, estas categoras de relaciones se
sitan de forma jerrquica, de tal modo que una
de las necesidades slo se activa despus que
el nivel inferior esta satisfecho. nicamente
cuando la persona logra satisfacer las
necesidades inferiores, entran gradualmente las
necesidades superiores, y con esto la
motivacin para poder satisfacerlas.


(Herzberg, Mausner y Snyderman, 1967) Sus
investigaciones se centran en el mbito laboral.
A travs de encuestas observo que cuando las
personas interrogadas se sentan bien en su
trabajo, tendan a atribuir esta situacin a ellos
mismos, mencionando caractersticas o
factores intrnsecos como: los logros, el
reconocimiento, el trabajo mismo, la
responsabilidad, los ascensos, etc. En cambio
cuando se encontraban insatisfechos tendan a
citar factores externos como las condiciones de
trabajo, la poltica de la organizacin, las
relaciones personales, etc. De este modo,
comprob que los factores que motivan al estar
presentes, no son los mismos que los que
desmotivan, por eso divide los factores en:

- Factores Higinicos: Son factores externos a
la tarea. Su satisfaccin elimina la
insatisfaccin, pero no garantiza una motivacin
que se traduzca en esfuerzo y energa hacia el
logro de resultados. Pero si no se encuentran
satisfechos provocan insatisfaccin.
- Factores motivadores: Hacen referencia al
trabajo en s. Son aquellos cuya presencia o
ausencia determina el hecho de que los
individuos se sientan o no motivados.

Teora de McClelland (McClelland, 1989)
McClelland enfoca su teora bsicamente hacia
tres tipos de motivacin: Logro, poder y
afiliacin:

- Logro: Es el impulso de sobresalir, de tener
xito. Lleva a los individuos a imponerse a
ellos mismos metas elevadas que alcanzar.
Estas personas tienen una gran necesidad de
desarrollar actividades, pero muy poca de
afiliarse con otras personas. Las personas
movidas por este motivo tienen deseo de la
excelencia, apuestan por el trabajo bien
realizado, aceptan responsabilidades y
necesitan feedback constante sobre su
actuacin
- Poder: Necesidad de influir y controlar a otras
personas y grupos, y obtener reconocimiento
por parte de ellas. Las personas motivadas por
este motivo les gusta que se las considere
importantes, y desean adquirir progresivamente
prestigio y status. Habitualmente luchan por
que predominen sus ideas y suelen tener una
mentalidad poltica.
- Afiliacin: Deseo de tener relaciones
interpersonales amistosas y cercanas, formar
Teora X y Teora Y de McGregor (McGregor,
1966) Es una teora que tiene una amplia
difusin en la empresa. La teora X supone que
los seres humanos son perezosos que deben
ser motivados a travs del castigo y que evitan
las responsabilidades. La teora Y supone que
el esfuerzo es algo natural en el trabajo y que el
compromiso con los objetivos supone una
recompensa y, que los seres humanos tienden
a buscar responsabilidades. Mas adelante, se
propuso la teora Z que hace incidencia en la
participacin en la organizacin (Grensing,
1989)
Hiptesis X Hiptesis Y
- La gente no quiere
trabajar.
- La gente no quiere
responsabilidad,
prefiere ser dirigida.
- La gente tiene poca
creatividad.
- La motivacin funciona
solo a los niveles
fisiolgicos y de
- Bajo condiciones
correctas el trabajo
surge naturalmente.
- La gente prefiere
autonoma.
- Todos somos
creativos en potencia
- La motivacin ocurre
en todos los niveles
- Gente Motivada
parte de un grupo, etc., les gusta ser
habitualmente populares, el contacto con los
dems, no se sienten cmodos con el trabajo
individual y le agrada trabajar en grupo y
ayudar a otra gente.
seguridad.
- La gente debe ser
controlada y a veces
obligada a trabajar.
puede autodirigirse

Teora de las Expectativas. El autor mas
destacado de esta teora es Vroom (Vroom,
1964)[17], pero ha sido completada por Porter-
Lawler (Porter y Lawler, 1968)[18]. Esta teora
sostiene que los individuos como seres
pensantes, tienen creencias y abrigan
esperanzas y expectativas respecto a los
sucesos futuros de sus vidas. La conducta es
resultado de elecciones entre alternativas y
estas elecciones estn basadas en creencias y
actitudes. El objetivo de estas elecciones es
maximizar las recompensas y minimizar el
dolor (Pinder, 1985)[19]. Las personas
altamente motivadas son aquellas que perciben
ciertas metas e incentivos como valiosos para
ellos y, a la vez, perciben subjetivamente que la
probabilidad de alcanzarlos es alta. Por lo que,
para analizar la motivacin, se requiere conocer
que buscan en la organizacin y como creen
poder obtenerlo (Laredo)[20]. Los puntos ms
destacados de la teora son (Galbraith, 1977)
Teora de Fijacin de metas de Locke
(Locke, 1969) Una meta es aquello que una
persona se esfuerza por lograr. Locke afirma
que la intencin de alcanzar una meta es una
fuente bsica de motivacin. Las metas son
importantes en cualquier actividad, ya que
motivan y guan nuestros actos y nos impulsan
a dar el mejor rendimiento. Las metas pueden
tener varias funciones (Locke y Latham,
1985)[23]:

- Centran la atencin y la accin estando ms
atentos a la tarea.
- Movilizan la energa y el esfuerzo.
- Aumentan la persistencia.
- Ayuda a la elaboracin de estrategias.

Para que la fijacin de metas realmente sean
tiles deben ser: especficas, difciles y
desafiantes, pero posibles de lograr. Adems
existe un elemento importante el feedback, la
persona necesita feedback para poder
potenciar al mximo los logros (Becker, 1978)
Teora ERC de Alderfer.
Esta muy relacionada con la teora de Maslow,
propone la existencia de tres motivaciones
bsicas:

- Motivaciones de Existencia: Se corresponden
con las necesidades fisiolgicas y de seguridad.
- Motivacin de Relacin: Interacciones sociales
con otros, apoyo emocional, reconocimiento y
sentido de pertenencia al grupo.
- Motivacin de Crecimiento: Se centran en el
desarrollo y crecimiento personal.

Teora de la Equidad de Stancey Adams.
Afirma que los individuos comparan sus
recompensas y el producto de su trabajo con
los dems, y evalan si son justas,
reaccionando con el fin de eliminar cualquier
injusticia. Cuando existe un estado de
inequidad que consideramos injusto, buscamos
la equidad. Si estamos recibiendo lo mismo
que los dems nos sentimos satisfechos y
motivados para seguir adelante, de lo contrario
nos desmotivamos, o en ocasiones
aumentamos el esfuerzo para lograr lo mismo
que los dems.


Ejemplo de Motivacin Organizacional en La empresa Sonda de Colombia
En esta Organizacin se maneja la motivacin de acuerdo a su rea, es decir cada rea se encarga
de incentivar a los empleados, ya se por fechas conmemorativas o meses, como el mes de
diciembre proponen decorar cada piso para concursar como el mejor para obtener bonificaciones,
adems mensualmente evaluar el desempeo de los empleados de manera darle un premio como
mejor empleado del mes, dando un da de bonificacin y dinero.