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Monografa
CONEXIONES EXTERNAS E INTEGRACIN v4.0

(04 Agosto 2009)

MONOGRAFA CONEXIONES EXTERNAS E INTEGRACIN V4.0 Pgina 2 de 26

Departamento de Consultora
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Documento Confidencial Fecha de Impresin: 4 Agosto 2009
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NDICE
1. INTEGRACIN DESDE UN PROCESO DE AURAPORTAL ................................................................................... 4
2. SERVICIO IMPORTADOR DE DATOS ..................................................................................................................... 7
3. WEB SERVICES (SOA) INTRODUCIR O EXTRAER INFORMACIN .................................................................... 8
4. TAREAS DE SISTEMA ............................................................................................................................................. 9
4.1 TAREAS DE SISTEMA EJECUTOR (DE SCRIPT): .......................................................................................... 9
4.2 TAREAS DE SISTEMA INVOCADOR: ............................................................................................................ 11
5. EJECUCIN DE SCRIPTS DESDE BOTONES ..................................................................................................... 13
6. INTEGRACIN CON FORMULARIOS EXTERNOS .............................................................................................. 16
6.1 FORMULARIOS EXTERNOS EN PROCESOS BPMS .................................................................................... 16
6.2 ACCESO A PROGRAMAS EXTERNOS DESDE ELEMENTOS DE FAMILIA ................................................ 20
6.3 FORMULARIOS EXTERNOS EN PORTALES EXTERNOS ........................................................................... 22
7. AURAPORTAL ADAPTERS SERVER ................................................................................................................... 22
8. REPORTING, BUSINESS INTELLIGENCE Y CUADRO DE MANDOS ................................................................. 24
9. INTEGRACIN CON APLICACIONES WEB ......................................................................................................... 24
10. CONFIGURACIN DE LA ENTRADA DE AURAPORTAL .................................................................................. 25
11. ESTILOS ................................................................................................................................................................ 26
12. INTEGRACIN EN RBOL DE DOCUMENTOS ................................................................................................. 26
13. PROGRAMACIN EXTERNA CON SHAREPOINT Y .NET ................................................................................ 26


Bienvenido, Lector
Esta monografa resume las posibilidades que tiene AuraPortal para co-
nectarse e integrarse con programas y bases de datos externas.
Aqu se muestra solamente una visin general, pero en manuales espec-
ficos se detallan todos los aspectos necesarios para su completa com-
prensin y uso.

AuraPortal est diseado para integrarse fcilmente con todo tipo de aplicaciones externas y
de cualquier tecnologa, aunque no sea web. De esta manera, una empresa u organizacin
puede seguir utilizando sus programas habituales (ERP, ) e integrar AuraPortal para apro-
vechar toda su potencia.
En este documento se muestran todas las posibilidades de integracin de AuraPortal.

1. INTEGRACIN DESDE UN PROCESO DE AURAPORTAL
En el siguiente esquema se muestra un caso real de integracin de AuraPortal con diversas
reas de una empresa. Se trata de un proceso completo de Preventa, Venta, Compra, Entre-
ga y Facturacin de productos a clientes. Veremos 10 puntos de integracin, numerados del
1 al 10, sealados con un crculo azul con el nmero rojo dentro 1 , 2 , )

1 Servicio Importador de Datos: Se trata de un servicio Windows que realiza importa-
ciones de datos desde programas externos hacia AuraPortal. Por un lado, el Servicio
Importador se conecta con ODBC a la base de datos externa, y por otro a AuraPortal a
travs de Web Services.
En este ejemplo se importan las cuentas de clientes desde el ERP hacia AuraPortal. (Ver
ms detalles del Servicio Importador en captulo correspondiente).
2 Web Services (SOA): AuraPortal dispone de numerosos Web Services para integracin
SOA (Service Oriented Architecture) con aplicaciones externas.
En este ejemplo, cuando desde el ERP un usuario crea una Preventa, automticamente
se inicia un Proceso en AuraPortal invocando el Web Service diseado a propsito para su
Mensaje de Inicio. (Ver ms detalles de los Web Services en el captulo correspondiente).
3 AuraPortal Adapters Server: Con este sistema, desde los procesos de AuraPortal se
pueden consultar o modificar datos alojados en Bases de Datos externas (ERP, CRM, ),
sin necesidad de programacin.
En este ejemplo, una vez el SubProceso Preventa ha concluido, una compuerta
(DX.82) ha de valorar si el saldo de este cliente es deudor o no. Para ello, a travs de
AuraPortal Adapters Server, se consulta el dato en la base de datos del ERP y segn
sea el valor obtenido se dirigir la corriente en un sentido u otro. (Ver ms detalles de
Adapters Server en el captulo correspondiente).


FN
TS IM
de Proceso de
Compras
TS
EM
FN.37
TS EM
en Proceso
Ventas
TS.45
SubProceso
Preventa
SP.27
SubProceso
Aprobacin
SP.41
Creacin de Mensaje de Inicio
de Proceso de Compras
invocando Web Services de
AuraPortal.
TS Ejecucin
Script en ERP
TS.29
Ejemplo de integracin AuraPortal BPMS con aplicaciones externas
(Servicios Web, Servicio Importador, E-mail, Ejecucin Scripts y programas externos)
ERP Proceso de Ventas Proceso de Compras
E-Mail a Cliente
notificando cancelacin
SubProceso
Venta
SP
Saldo deudor?
DX.82
Comprueba Saldo
en ERP.
Autorizacin
Venta?
TP.124
S
CX
No
S
E-Mail
Cancelacin a
Cliente
TS.141
No
FN.135
Entrega material
a Cliente
TP.146
TS Invocar WS
para comprar a
Proveedor
TS.33
Recepcin
material
TP.59
Inicio de Proceso
invocando Web
Services de AuraPortal
Crea Factura en
ERP ejecutando
Script o Cdigo de
programacin.
Creacin de Evento de
Mensaje Intermedio
invocando Web Services de
AuraPortal para que el
Proceso de Ventas contine.
DX.12
Hay Stock?
DX.15
CX.17
No
S
Comprueba Stock
en ERP.
Proveedor
Servicio Windows para
Importaciones
peridicas de datos de
BD externas (ERP, ).
Servicio Importador
Web Services
Web Service
Pedido a
Proveedor
Web Services
Web Services
Ejecucin Script
Adapter Server
Adapter Server
E-mail
1
2
3
6
5
7
9
8
10
ERP
ERP
ERP
ERP
ERP
Web
Services
ODBC
ODBC
Web
Services
ODBC
Web
Services
Consulta Facturas
pendientes de pago en ERP.
Adapter Server
4
ERP
ODBC
Web
Services
Lista Facturas

4 AuraPortal Adapters Server: Adems de la funcionalidad descrita en el punto anterior,
donde la Compuerta utiliza Adapters Server para consultar datos en un programa exter-
no, tambin es posible utilizar Adapters Server para mostrar datos del programa exter-
no en un Formulario de Tarea Personal de AuraPortal.


En este ejemplo, cuando el cliente tiene saldo deudor, llega una tarea personal a un em-
pleado responsable para que autorice o rechace la venta. Para tomar la decisin correcta,
cuando este empleado abra la tarea TP.124 (Autorizacin Venta?), podr ver la lista
de facturas pendientes de pago del cliente, consulta que se realizar automticamente a
travs de Adapters Server al ERP.
5 Tarea de Sistema de Tipo Notificacin (e-Mail): AuraPortal dispone de diversas tare-
as de Sistema para realizar acciones automticas, sin intervencin de usuarios. Una de
ellas es la de envo de notificaciones a travs de correos electrnicos (e-Mail) a usuarios
que no tienen acceso a AuraPortal (llamados Usuarios Invitados).
En este ejemplo, si el cliente tena saldo deudor y no fue autorizada la venta en la Tarea
Personal TP.124 (Autorizacin Venta?), una Tarea de Sistema enva automticamente
un E-mail al cliente notificndole la anulacin de su pedido.
6 AuraPortal Adapters Server: De forma parecida al punto 3 , cuando la Venta ha sido
autorizada, una compuerta necesita saber si hay Stock del producto vendido. Para ello, a
travs de AuraPortal Adapters Server se comprueba si hay stock, consultndolo en el
ERP, y as se dirige la corriente del workflow hacia la entrega de material (TP.146, En-
trega Material a Cliente) o hacia la realizacin de una compra (TS, IM de Proceso de
Compras).
7 Tarea de Sistema de Tipo Desviador (Entre Procesos): A travs de una Tarea de
Sistema de Tipo Desviador (Entre Procesos), desde un Proceso de AuraPortal se puede
desviar la corriente a otro Proceso para, por ejemplo, iniciarlo.
En este ejemplo, desde una Tarea de Sistema del Proceso principal, se inicia un Proceso
de Compra. El Proceso principal se queda detenido en un Evento de Mensaje Intermedio
(EM), en espera de que el Proceso de Compra finalice.
8 Tarea de Sistema de Tipo Invocador (De Web Services): A travs de una Tarea de
Sistema de AuraPortal se pueden invocar Web Services externos.
En este ejemplo, desde una Tarea de Sistema (TS.33, TS Invocar WS para comprar
a Proveedor) el Proceso de compras realiza el pedido al proveedor invocando sus Web
Services.
9 Tarea de Sistema de Tipo Desviador (Entre Procesos): A travs de una Tarea de
Sistema de Tipo Desviador (Entre Procesos), adems de iniciar procesos como ya hemos
visto en el punto 7 , tambin se pueden activar Eventos de Mensaje Intermedio de
otros procesos de AuraPortal.
En este ejemplo, cuando se recibe el material del proveedor, una Tarea de Sistema
(TS.45, TS - EM en Proceso de Ventas) activa el Evento de Mensaje Intermedio donde
se haba quedado detenida la corriente del Proceso original, para que contine y se entre-
gue el material al cliente.
10 Tarea de Sistema de Tipo Ejecutor (De Script): A travs de una Tarea de Sistema de
Tipo Ejecutor (De Script), se pueden invocar Procedimientos Almacenados de MS SQL pa-
ra ejecutar Scripts o programas externos.
En este ejemplo, una Tarea de Sistema (TS.29, TS-Ejecucin Script en ERP) invoca un
Procedimiento Almacenado de MS SQL que ejecuta un programa que enva la informacin
necesaria del Proceso de Ventas para crear la factura al cliente en el ERP.


2. SERVICIO IMPORTADOR DE DATOS
AuraPortal dispone de mecanismos para realizar importacin de datos desde programas ex-
ternos hacia AuraPortal. Se trata de dos programas, uno ejecutable para realizar importacio-
nes manuales y un Servicio Windows que las realiza automticamente en la fecha y hora
programada.
Este sistema de importacin de datos a AuraPortal permite importar cualquier dato que est
en bases de datos MS SQL Server o cualquier otra que disponga de conexin ODBC, y
permite ubicarlos en donde se desee de AuraPortal, ya sea en un elemento (Empleado,
Cuenta, Proyecto, rea, tem, Tarea) o en sus Anexos, y tambin en bibliotecas, listas,
etc.:

El Servicio Importador de datos, se conecta, por un lado, con ODBC a la base de datos
externa y por otro, con Web Services a AuraPortal.
Hay tres tipos de importaciones, Manual, Programada e Instantnea:
IMPORTACIN MANUAL: Se utiliza este tipo de importacin para realizar importa-
ciones puntuales. Por ejemplo, se puede utilizar para hacer una importacin manual
inicial para pasar todos los datos por primera vez.
IMPORTACIN PROGRAMADA: Se utiliza este tipo de importacin para realizar im-
portaciones de forma automtica con fecha y hora programada.
IMPORTACIN INSTANTNEA: Se utiliza este tipo de importacin para realizar im-
portaciones de forma automtica y continuada, previa definicin de cada cuanto tiem-
po (periodicidad) debe ponerse en marcha el proceso de importacin. El tiempo mni-
mo es un segundo. Este tipo de importacin suele utilizarse para realizar importacio-
nes de cambios o en instalaciones en las que es muy importante la actualizacin rpida
de ciertos datos a medida que se modifican.

Tambin se puede utilizar MS Office 2003 (Access y Excel) para extraer y manejar informa-
cin, exportarla a programas externos o realizar informes o consultas sencillas o complejas,
de un elemento o combinando varios.
Hay disponible un manual especfico con todos los detalles del Servicio Importador de Da-
tos de AuraPortal.


3. WEB SERVICES (SOA) INTRODUCIR O EXTRAER INFORMACIN
La mayora de la informacin almacenada en AuraPortal est disponible a travs de Web
Services, tanto para introducir como para extraer informacin. Muchos programas pueden
conectarse a Web Services, tanto aplicaciones estndar (MS Access 2003, MS Excel 2003, )
como programas diseados a propsito con cualquier sistema de programacin, como Java,
Visual Basic, Delphi, Visual Studio .NET, etc.
En AuraPortal se diferencian tres tipos de Web Services:
Web Services genricos, proporcionados por defecto por SharePoint (plataforma so-
bre la que est desarrollada gran parte de AuraPortal) y disponibles para leer o escribir
la mayora de informacin de AuraPortal.
Web Services de Sistema de AuraPortal, diseados para facilitar propsitos con-
cretos y disponibles en la instalacin por defecto. Estn disponibles los siguientes, con
los que se puede realizar la mayora de acciones que un usuario puede hacer desde el
interface de AuraPortal:
AuraPortalProcesos: Web Service para manejar datos de Procesos de Aura-
Portal. Con l se pueden obtener todos los datos de los Procesos, Iniciar Proce-
sos, Ingresar documentos, etc. (Ver Web Services Personalizados).
AuraPortalTareas: Web Service para manejar Tareas Libres de AuraPortal,
por ejemplo Leer, Crear, Enviar, Modificar, Terminar y Eliminar Tareas.
AuraPortalDoc: Web Service para manejar documentos y Anexos en AuraPor-
tal, por ejemplo, ingresar, enlazar y leer documentos, en Bibliotecas, Fichas y
Anexos de cualquier elemento de todas las Familias de AuraPortal.
Este Web Service es, por ejemplo, el que utiliza AuraPortal Ingresador (Uploa-
der), programa incluido en las Utilidades de AuraPortal que facilita mucho el
ingreso de documentos y correos en AuraPortal desde Windows, Word, Excel y
Outlook.
AuraPortalFamilas: Web Service para manejar elementos del resto de fami-
lias de AuraPortal (Empleados, Cuentas, Proyectos, tems y reas). Con este
Web Service se pueden Crear, Ver, Modificar o Eliminar cualquier elemento.
AccionBell: Web Service que utiliza el programa Avisador (Warning Bell).

Web Services Personalizados de AuraPortal: Tanto los Formularios de Mensajes
de Inicio de Proceso como los de Eventos de Mensaje Intermedios que se dise-
an a medida en los Procesos de AuraPortal, pueden ser publicados como Web Servi-
ces para ser invocados desde otros Procesos de AuraPortal o desde programas exter-
nos.
AuraPortal dispone de ejemplos, con cdigo fuente incluido, de programas diseados con
Visual Basic 6 y .NET, de cmo realizar programas que se conecten a Web Services de Aura-
Portal.
Hay disponible un manual especfico para los Web Services de AuraPortal.


4. TAREAS DE SISTEMA
Desde los Procesos de AuraPortal pueden ejecutarse Tareas de Sistema, que automtica-
mente, realizan diversas acciones segn estn configuradas.
Relacionadas con integracin con aplicaciones externas, cabe destacar los siguientes Tipos de
Tareas de Sistema:
NOTIFICADOR (A Usuarios): Adems de Notificaciones a usuarios empleados de
AuraPortal, la Tarea de Sistema de Tipo Notificador, enva Notificaciones va E-mail a
Usuarios Invitados y a No Usuarios.
DESVIADOR (Entre Procesos): Desva la corriente a otro Proceso, tanto para ini-
ciar Procesos como para activar Eventos de Mensaje Intermedios en donde la co-
rriente de un Proceso est detenida.
EJECUTOR (De Script): Ejecuta un Script (Procedimiento Almacenado SQL), tras-
pasando cualquier dato del Panel del Proceso. Este sistema incluye la posibilidad de
ejecutar programas externos.
INVOCADOR (De Web Service): Invoca Web Services externos.
AuraPortal tiene disponibles ms Tareas de Sistema, pero no se indican en este documento
porque no estn directamente relacionadas con la integracin con otros sistemas. Hay dispo-
nible una monografa especfica, con todos los detalles, para las Tareas de Sistema de Aura-
Portal.
4.1 TAREAS DE SISTEMA EJECUTOR (DE SCRIPT):
Desde los Procesos de AuraPortal, las TS-EJECUTOR (de Scripts) pueden ejecutar Scripts y
cualquier cdigo de programacin, con lo que cualquier integracin es posible.
Esta caracterstica se basa en la ejecucin de Procedimientos Almacenados de SQL (Stored
Procedures), donde, adems de scripts con lenguaje Transac es posible ejecutar cdigo dise-
ado con cualquier sistema de programacin estndar (.Net, Visual Basic 6, Delphi, Java, ).
Cuando la Tarea de Sistema se ejecuta puede transmitir datos del panel (ver ms detalles
en adelante). Adems, siempre transmite los cuatro parmetros siguientes al Procedimiento
Almacenado:
@IdProceso: Identificacin interna del Proceso que ejecuta la TS.
@IdClaseProceso: Identificacin de la Clase de Proceso que ejecuta la TS.
@CodigoObjeto: Cdigo del la TS que ejecuta el Procedimiento Almacenado.
@RefBase: Referencia Base del Proceso que ejecuta la TS.
Con estos cuatro parmetros, el programa indicado en el script puede conectarse a los Servi-
cios Web de AuraPortal para obtener cualquier dato necesario e interactuar con el programa
externo.
Por ejemplo, con la Referencia Base (@RefBase) el programa puede consultar el mtodo Pa-
nelDatosVer del Servicio Web AuraPortalProcesos para obtener los datos de un pedido
realizado en AuraPortal que se desea facturar y transmitirlos al ERP. La conexin con el ERP
depender de cada caso, ya sea a travs de Servicios Web, APIs, Active-X, directamente a la
base de datos, etc.


Sin embargo existe adems una forma directa de acceder a los datos del Proceso, ya que,
adems de los 4 parmetros definidos ms arriba, se puede pasar como parmetro campos
de Panel del Proceso. Este sistema facilita mucho la ejecucin de Programas Externos ya
que se puede disponer de los datos del proceso de forma directa.
Segn se muestra en la siguiente imagen, en la pgina de configuracin de la Tarea de Sis-
tema, el botn Agregar Parmetro permite seleccionar campos de panel del proceso. El
nombre del parmetro debe ir precedido de @.

Los siguientes campos de panel no estn disponibles para ser pasados como parmetros:
Grupo de Campos
Seleccin Mltiple
Trminos Generales de Familia (S los Prefijos)
Campo Documento
Si se desea manejar estos campos hay que invocar el mtodo PanelDatosVer del Servicio
Web AuraPortalProcesos. Esto es vlido para todo el pase de parmetros de Ejecucin de
Script, Invocador de Servicios Web Externos y Formularios Externos.


En la monografa de las Tareas de Sistema de AuraPortal estn todos los detalles de configu-
racin de la Tarea de Sistema de Ejecucin de Script, con ejemplos de configuracin de Pro-
cedimientos Almacenados y su Script.
4.2 TAREAS DE SISTEMA INVOCADOR:
La Tarea de Sistema de Tipo Invocador permite la utilizacin de Servicios Web que estn
disponibles en otras instalaciones de AuraPortal o en otros sistemas externos diferentes.
Como ejemplo de acceso a un Servicio Web externo se podra, tal como se ve en la imagen
siguiente, hacer un pedido a un proveedor (Order to Vendor) desde AuraPortal.

Segn se muestra en la siguiente imagen, en la ventana de configuracin de la TS-
INVOCADOR se proporcionan los datos para invocar un Servicio Web, en este caso, de otra
instalacin de AuraPortal.
NOTA:
A continuacin se muestra un ejemplo simplificado de configuracin de la TS.
Para ms detalles, puede consultarse la Monografa de Tareas de Sistema, don-
de se ha desarrollado el ejemplo completo.

Indicar la URL del Servicio Web que se desea invocar, el Usuario, Password y Dominio
para conexin al Servicio Web indicado.


A continuacin, pulsar el botn Obtener WSDL para seleccionar el fichero en donde est la
definicin del Servicio Web, es decir, su Web Service Description Language. En este caso
el fichero se llamar AuraPortalFamilias.wsdl, pero en cada caso ser diferente y habr
que consultar con el propietario del Servicio Web que se desea obtener.
Una vez integrado el fichero, el campo Mtodo permitir seleccionar cualquiera de los mto-
dos disponibles en el Servicio Web y, al seleccionarlo, la columna Parmetro mostrar los
parmetros disponibles en ese mtodo.
Para configurar los parmetros, pulsar en el Grid sobre el parmetro IdCuenta y apare-
cer una ventana donde se puede elegir el Campo del Panel Origen , tal como aparece en
la imagen siguiente.

En este ejemplo se elige el campo 3_Numero Entero, donde estar indicado el ID de la cuen-
ta. Tras esta configuracin, en el Grid se habr rellenado la columna Origen:


Para elegir otros parmetros que no estn por defecto en la lista, hay dos posibilidades:
Parmetros Entrega
Por defecto, todos los parmetros que solicita el Servicio Web se rellenan automticamente
en el Grid, pero si por alguna razn faltara alguno, pulsar el botn Parmetros Entrega.
Parmetros Devolucin
Los datos que devuelve el Servicio Web cuando se le invoca, no estn por defecto en el Grid
pero se pueden utilizar pulsando sobre el botn Parmetros Devolucin.
En los casos en que se desee obtener una respuesta del Servicio Web, habr que indicar
dnde se ha de guardar.
Cuando se ejecute este proceso, en algn momento antes de la ejecucin de la Tarea de
Sistema Invocador, hay que haber rellenado los campos que ha de utilizar el Servicio Web.
Cuando la corriente llegue a la Tarea de Sistema, se invocar el Servicio Web externo pasn-
dole los datos necesarios. El Servicio Web procesar la peticin y devolver un fichero XML
con todos los datos solicitados, los cuales se guardarn en el campo que se haya designado
para ello en Parmetros Devolucin.

5. EJECUCIN DE SCRIPTS DESDE BOTONES
Adems de la Tarea de Sistema Ejecutor (De Scripts), AuraPortal tambin puede ejecutar
scripts desde los Botones Script. Podemos encontrar los Botones Script en las siguientes
opciones:
Formularios de Tarea Personal
Formularios de Mensaje de Inicio
Ficha Contactos
Grid de Contactos de la Ficha de la Cuenta
El funcionamiento es el mismo en todos los casos. Al pulsarse el botn, se ejecuta un Proce-
dimiento Almacenado de SQL (Stored Procedure), donde, adems de scripts con lenguaje
Transac es posible ejecutar cdigo diseado con cualquier sistema de programacin estndar
(.Net, Visual Basic 6, Delphi, Java, ).

En la configuracin del botn se proporcionan los datos para localizar el Procedimiento Al-
macenado (Nombre del Procedimiento, Servidor SQL y Base de Datos) y los parmetros
que se desea transmitir al mismo. Al pulsar el botn, se puede transmitir datos del pa-
nel, segn se haya configurado. Sin embargo, los campos que se pueden traspasar como
parmetros, que pueden ser Fijos u Opcionales, varan segn donde se encuentre el botn,
tal como se explica a continuacin. Los parmetros han de nombrarse precedidos de @.
Formularios de Tarea Personal:
Parmetros Fijos:
@IdProceso
@IdClaseProceso
@CodigoObjeto


@RefBase
Parmetros Opcionales:
Campos del Panel del Proceso.
A continuacin se muestra un pequeo ejemplo en el que se exportan datos de clientes,
modificados en AuraPortal, a una base de datos externa de un ERP.
En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de un botn Exportar que ejecuta un Proce-
dimiento Almacenado ExportaDatos al cual se le pasan, adems de los parmetros fijos, el
nombre de la cuenta (@NombreCuenta), el telfono (@Telefono) y el Email (@Email).

La opcin Save Form before Executing Script (Guardar formulario antes de Ejecutar
Script) ha de marcarse siempre que se necesite guardar los datos recin introducidos en el
formulario para que se puedan pasar como parmetros al Procedimiento Almacenado cuando
se pulsa el botn.
La opcin Update Form after Executing Script (Actualizar Formulario despus de Ejecutar
Script) ha de marcarse siempre que se necesite actualizar los datos del formulario una vez
ejecutado el script.

Formularios de Mensaje de Inicio:
Parmetros Fijos:
@IdClaseMensaje
@IdMensaje



Ficha Contactos (y Grid):
Parmetros Fijos:
@IdCuenta
@IdContacto
@NombreCuenta
Todos los campos que se han definido en la Ficha de Contactos.
A continuacin se muestra un pequeo ejemplo de integracin con una centralita de
VOIP (Voz sobre IP), donde se pueden efectuar llamadas telefnicas desde AuraPortal.
En la siguiente imagen puede verse un ejemplo de un Botn Script Llamar que ejecuta un
Procedimiento Almacenado LlamarContacto al cual se le pasan, adems de los parmetros
fijos, el nombre de la cuenta (@NombreCuenta) y el nombre y telfono del contacto
(@NombreContacto y @Telefono).

En la siguiente imagen se puede ver el Grid de contactos con el botn Llamar integrado. A la
prctica, pulsando ese botn se efectuara la llamada mediante la centralita. Para efectuar la
llamada solo sera necesario el parmetro Telfono y los dems datos se podran utilizar para
registrar la llamada.


En la monografa de las Tareas de Sistema de AuraPortal estn todos los detalles de configu-
racin de la Tarea de Sistema de Ejecucin de Script, con ejemplos de configuracin de Pro-
cedimientos Almacenados y su Script, que son vlidos para el caso de los botones.
6. INTEGRACIN CON FORMULARIOS EXTERNOS
AuraPortal proporciona la posibilidad de utilizar Formularios Externos (desarrollados con o
para otros sistemas externos) integrados en tres puntos:
Formularios de Procesos BPMS
Fichas de Elementos de Familia
Portales Externos

6.1 FORMULARIOS EXTERNOS EN PROCESOS BPMS
En las Tareas Personales de Proceso (TP) de AuraPortal se pueden aadir formularios disea-
dos con herramientas externas, que interacten con datos de AuraPortal. Adems, para faci-
litar la integracin con otras aplicaciones, es posible que la TP transmita los siguientes datos
al formulario externo:
Las Credenciales del Usuario de AuraPortal.
Las Credenciales que se transmiten son las del usuario que ha iniciado sesin en AuraPortal,
de forma que no sea necesario volver a validarse en el Programa Externo.
Adems, para facilitar la integracin con otras aplicaciones, AuraPortal proporciona la funcio-
nalidad de transmitir las credenciales del usuario que ha iniciado sesin en AuraPortal al pro-
grama externo, de forma que no sea necesario volver a validarse.
Para ms informacin en lo que se refiere a traspaso de credenciales, consultar el documento
AP_GUIA_Transmision_Credenciales_20081011, disponible en la biblioteca SDAP del Portal
de Partners.
NOTA:
Para acceder a una aplicacin externa sin tener que autenticarse otra
vez, tambin se puede:
1- Utilizar la Autenticacin de Windows I ntegrada. Si AuraPortal y la
aplicacin externa estn configuradas con Autenticacin de Windows In-
tegrada, el usuario utilizado en ambas aplicaciones ser el que haya ini-


ciado sesin en Windows. De esta manera no habr necesidad de volver-
se a validar.
2- Instalar la aplicacin externa en el mismo Sitio Web que AuraPor-
tal. La autenticacin realizada al entrar en AuraPortal servir tambin al
programa externo. Si se desea esta configuracin, es importante que la
aplicacin externa est ubicada en el directorio raz del Sitio Web de Au-
raPortal, fuera de los directorios \ Home, \ AP, \ WS, ya que son susti-
tuidos en las actualizaciones de AuraPortal, perdindose su informacin.

CONFIGURACIN DEL FORMULARIO EXTERNO
Para integrar un Formulario Externo en un Formulario de TP, desde la ventana de configura-
cin del formulario de tarea, pulsar en el botn Formulario Externo. A continuacin,
adems del Nombre y la Descripcin, se introducen los datos de configuracin cuya explica-
cin se puede ver seguidamente:
Url: Corresponde a la URL del formulario que se desea mostrar desde el proceso.
Destino: El campo tiene dos opciones:
Form (Formulario). El formulario externo se mostrar integrado dentro de un marco
en el propio formulario del proceso.
New Window (Ventana Nueva). En el formulario del proceso aparecer un botn
que mostrar, al pulsarse, el formulario externo en una ventana independiente, cuyo
tamao se puede tambin limitar. Al marcar esta opcin aparece una opcin de con-
figuracin ms:
o Guardar Formulario antes de Ejecutar Formulario Externo
con una casilla de verificacin. Si se marca esta casilla en ejecucin, al pulsar el
botn, se guardarn los datos del formulario del proceso antes de mostrarse el for-
mulario externo en la ventana independiente.
NOTA:
Esta opcin no es aplicable cuando el formulario externo se muestra integrado
dentro del propio formulario del proceso, ya que en este caso no hay botn que
pulsar.
Enviar Credenciales: Marcar esta opcin si se desea transmitir las credenciales al programa
externo.
Encriptar Credenciales: Marcar esta opcin si se desea transmitir las credenciales al pro-
grama externo de forma encriptada. (Ver detalles ms adelante).
A continuacin se muestra un pequeo ejemplo de Integracin de Formulario Externo, una
consulta de datos contables, de un ERP desde un formulario de AuraPortal.
En la siguiente imagen puede verse la configuracin de este ejemplo. Al formulario externo
se le pasan las credenciales encriptadas, adems de los parmetros @Codigo (Cdigo de la
Cuenta) y @NombreCuenta (Nombre de la Cuenta) .


Una vez el proceso est en curso, la TP que contiene el Formulario Externo llega al ejecutor.
Cuando ste pulsa el botn del formulario externo, en nuestro ejemplo Datos Contables, se
abre el formulario externo, al cual se le han pasado los datos Nombre de la Cuenta y Cdigo
requeridos para hacer la consulta, y no hace falta autenticarse de nuevo porque se han pa-
sado las credenciales. Ver el ejemplo en la siguiente imagen.
NOTA:
Todos los datos que se han configurado para ser transmitidos pasarn al formu-
lario externo a travs de la URL. Por este motivo, el formulario externo ha de ser
capaz de interpretarlos para utilizarlos como desee. En este ejemplo, el formula-
rio externo de datos contables queda automticamente filtrado por el cdigo de
la cuenta del cliente.


DESENCRIPTACIN DE LAS CREDENCIALES
Las credenciales se transmiten a travs de la URL igual que los datos del panel, y si se ha
marcado Encriptar Credenciales, estarn cifradas en Base64, encriptadas con 3Des, y en
el formato siguiente:
Dominio:login:contrasea:aaaa-mm-dd (hh:mm)
Por ejemplo:
auraportal:alfredo.mut:Al2345bo:2008-05-28 (12:10)

La primera vez que se marca la opcin Transmitir Credenciales se crearn la Clave Pbli-
ca y Clave Privada que permitirn desencriptar los datos. Estas Claves estn disponibles en
la opcin Estructura GENERAL Administradores - Parmetros Encriptacin al
Transmitir Credenciales.
El formulario externo que reciba estos parmetros ha de estar preparado para utilizarlos
segn las indicaciones siguientes:
1. Para recuperar la cadena dentro de la pgina se necesita utilizar el comando:
Request.QueryString("params")
2. Para desencriptar la cadena que se recupera, se necesita realizar lo siguiente:


2.1. Obtener las claves almacenadas en la lista Estructura GENERAL Admi-
nistradores - Parmetros Encriptacin al Transmitir Credenciales:
o Clave Pblica.
o Clave Privada.
2.2. Con el algoritmo 3DES obtener la cadena desencriptada con el cdigo de ejem-
plo siguiente (ejemplo de .NET):

using System.Security.Cryptography;
private TripleDESCryptoServiceProvider des = new TripleDESCryptoServiceProvider();
des.Key=Convert.FromBase64String(ENC_CL_PUB);
des.IV=Convert.FromBase64String(ENC_CL_PRI);
string decrypted;
byte[] Code = Convert.FromBase64String(thisDecode);
decrypted = ASCIIEncoding.ASCII.GetString(des.CreateDecryptor().TransformFinalBlock(Code,
0,Code.Length));
En este ejemplo, 'thisDecode' contiene la cadena encriptada y 'decrypted' la cadena desencrip-
tada.
6.2 ACCESO A PROGRAMAS EXTERNOS DESDE ELEMENTOS DE FAMILIA
Es posible configurar un acceso a un Formulario Externo (por ejemplo el ERP) desde la ficha
de un elemento de familia (Empleado, Cuenta, tem, Proyecto o rea). Una vez configurado
el acceso, en la ficha del elemento de familia, en la seccin ENLACES, aparece un OJO. Al
pulsarlo se acceder a la URL que haya sido configurada en Estructura.


Este acceso se configura desde ESTRUCTURA-FAMILIAS. Acceder a la familia en la que se
desea el acceso, por ejemplo Cuentas. En la Barra de Acciones aparece un botn Conexin
ERP (ver imagen siguiente).

Al pulsar sobre Conexin ERP, aparecer la ventana de Configuracin, como la de la si-
guiente imagen:

Adems del Nombre y la Descripcin, se introducen los datos de configuracin cuya explica-
cin se puede ver seguidamente:
Url: Corresponde a la URL del programa que se desea mostrar desde el elemento de
familia.
Indicar Tamao Ventana: Seleccionar S si se desea configurar el tamao de la
ventana (en pxels) en la que se visualizar el ERP.
Disponible en Ficha: Seleccionar S para que el OJO aparezca en la ficha del ele-
mento, en nuestro ejemplo, una Cuenta. Excepto en el caso de la familia Empleados,
se pueden filtrar las Clases en las que se desea que aparezca el OJO: Slo en Clien-
tes (Customers), por ejemplo.
Enviar Credenciales: Marcar esta opcin si se desea transmitir las credenciales al
programa externo.
Encriptar Credenciales: Marcar esta opcin si se desea transmitir las credenciales
al programa externo de forma encriptada. (Ver detalles ms adelante).
De forma automtica se pasan 2 parmetros al formulario externo:


ID: Se pasa el ID del elemento de familia desde donde se pulsa el OJO. Con este ID,
y accediendo a los Servicios Web de AuraPortal, se puede obtener cualquier dato de
AuraPortal que se desee y actuar segn se desee.
CodigoERP: El cdigo ERP de la ficha de los elementos de familia normalmente se
utiliza para relacionar el elemento con su equivalente en programas externos, en es-
te caso el ERP. Aunque el cdigo ERP se puede obtener a travs de los Servicios
Web, para facilitar la integracin se pasa este parmetro ya resuelto.
6.3 FORMULARIOS EXTERNOS EN PORTALES EXTERNOS
De forma similar, facilitar la integracin con aplicaciones externas, en la configuracin de
cada botn de los Portales Externos es posible Trasmitir las credenciales a la URL que se in-
dique, de manera que se puede acceder a otras aplicaciones con el mismo usuario y pass-
word que ha iniciado sesin en AuraPortal, es decir, que el sistema no vuelva a pedir autenti-
cacin al entrar en la aplicacin externa indicada en la configuracin del botn.
7. AURAPORTAL ADAPTERS SERVER
AuraPortal dispone de un sistema, llamado AuraPortal Adapters Server, con el que se pueden
consultar o modificar datos alojados en Bases de Datos externas (ERP, CRM, ) desde las
tareas de los Procesos de AuraPortal. El esquema de utilizacin de AuraPortal Adapters Ser-
ver es el siguiente:
Por un lado se instala AuraPortal Adapters Server en el servidor de la base de datos
externa, o bien en un ordenador en su misma red local, y se establecen los correspon-
dientes Connectors (conexiones ODBC) a los datos que se desea sean utilizados desde
AuraPortal, por ejemplo, el Cliente, su Saldo y sus Facturas pendientes de pago.
Estos datos sern automticamente publicados en un Web Service para que AuraPortal
pueda utilizarlos a travs de Internet o de la red local.
Una vez configurado AuraPortal Adapters Server, desde AuraPortal se establece la co-
nexin con su Web Service para que desde el Diccionario de Trminos se puedan crear
los trminos adecuados, en este ejemplo un Prefijo para el Cliente y los correspon-
dientes Sufijos para su Saldo y sus Facturas pendientes de pago.
De esta manera, estos trminos se podrn utilizar en Procesos de AuraPortal de varias
maneras, como por ejemplo:
Mostrarlos en Formularios de los Procesos de AuraPortal, para que el ejecutor
de la tarea pueda consultarlos (o modificarlos, dependiendo de la configura-
cin). En este ejemplo, el ejecutor podra ver en AuraPortal, las facturas pen-
dientes de pago de un determinado cliente, datos que se obtendran directa-
mente del ERP.
Otra funcionalidad importante de AuraPortal Adapters Server, es que los
datos provenientes de Bases de Datos externas pueden ser utilizados por las
Compuertas de los Procesos de AuraPortal para tomar decisiones, orientando
la corriente del flujo del Proceso en un sentido u otro dependiendo de su valor.
Por ejemplo, que si el saldo del cliente que realiza un pedido es positivo se
acepte el pedido directamente, pero que si fuera negativo se requiera una
aprobacin especfica del Director Comercial.


Hay disponible una Monografa especfica para AuraPortal Adapters Server.


8. REPORTING, BUSINESS INTELLIGENCE Y CUADRO DE MANDOS
Adems de que AuraPortal incluye herramientas propias de Business Intelligence y Cuadro de
Mandos para el anlisis y control de los Procesos, tambin se puede utilizar herramientas
externas compatibles con MS SQL. Baste mencionar que el propio MS SQL 2005 Server in-
cluye tres herramientas para ello, como son Integration Services, Analysis Services y
Reporting Services, pero hay muchas ms compatibles con MS SQL y SharePoint en el
mercado. Por ejemplo, con MS Office 2003 (Access y Excel) es muy fcil acceder a toda la
informacin de AuraPortal.
SQL Reporting Services 2005 est integrado en AuraPortal, y con l que se pueden crear
todo tipo de informes y consultas sencillas o complejas, de un elemento o combinando varios
y con presentaciones grficas vistosas y prcticas:

Otra gran ventaja de SQL Reporting Services es que el usuario que visualiza los informes o
reports, no necesita nada ms que un navegador de Internet en su ordenador (slo el que
disee los informes necesitar tener instalada la herramienta de diseo de informes de SQL
Reporting Services 2005).
9. INTEGRACIN CON APLICACIONES WEB
Dado que el diseo de AuraPortal est basado en tecnologa Web, es muy fcil la integracin
con otros sistemas Web, ya sean pginas, aplicaciones o Intranets existentes.
Todas las ventanas de AuraPortal estn accesibles con una URL, de manera que es posible
realizar personalizaciones como por ejemplo las siguientes:
Acceder a cualquier opcin de AuraPortal desde otras pginas Web, botoneras,
etc., simplemente indicando la URL adecuada. Por ejemplo, se puede acceder a
la Cuenta de ID 25 con la siguiente URL:
http://aura.portal.com/inicio/vcuenta.aspx?ant=1&id=25
Es posible crear Tareas Libres de una clase determinada, directamente con una
URL. Por ejemplo, se pueden crear Tareas Libres de la Clase de ID 101, con la
siguiente URL:
http://aura.portal.com/inicio/tarea.aspx?id=0&enc=&idpt=0&ant=1&ticks=0&c
lase=101&clasenueva=yes


Es posible publicar Comunicados de AuraPortal en cualquier pgina Web. Por
ejemplo, para ver los Comunicados de la Clase de ID 15, utilizar la siguiente
URL: http://aura.portal.com/inicio/comunicados/public/visor.aspx?id=15
Es posible crear Comunicados directamente con la siguiente URL:
http://aura.portal.com/inicio /comunicados/fichacomunicado.aspx?id=0
Vase un ejemplo en el apartado 7 de este documento.

10. CONFIGURACIN DE LA ENTRADA DE AURAPORTAL
Adems, en AuraPortal es posible configurar la Entrada, incluyendo las botoneras de la pgi-
na principal (marco Horizontal y Vertical) y las Zonas de Comunicados sin necesidad de pro-
gramacin ni herramientas externas.
Por un lado, las botoneras del Portal de Empleados es posible personalizarlas por Grupos de
Empleados, de manera que unos empleados vean unos botones diferentes de otros.
Tambin es posible crear cualquier entrada con cualquier lenguaje web (HTML, aspx, java,
) con un diseo personalizado. En este caso bastara con ubicar los ficheros de esta perso-
nalizacin en una biblioteca de AuraPortal, de manera que el link de acceso a AuraPortal ser-
a la pgina de Inicio diseada. Al acceder a ella, el sistema pedira una sola autenticacin,
se abrira la pgina nueva y se podra acceder a todas las opciones configuradas de AuraPor-
tal sin nuevas autenticaciones.
Veamos un ejemplo:


11. ESTILOS
Para facilitar la integracin esttica con otras aplicaciones, AuraPortal est diseado para
elegir diferentes estilos del diseo del interface que ve el usuario.
La eleccin del estilo puede ser comn para todos los usuarios de AuraPortal o personalizado
por cada uno, segn se decida en la configuracin de la Estructura.
El Estilo incluye colores y diseo del contenido de AuraPortal, pero no de las botoneras hori-
zontal y vertical de la pgina principal, las cuales pueden sustituirse por otras diseadas a
propsito con cualquier lenguaje web (HTML, aspx, java, ), tal como se muestra en el apar-
tado anterior.
12. INTEGRACIN EN RBOL DE DOCUMENTOS
La familia de documentos de AuraPortal es un sistema basado en listas y bibliotecas de Sha-
rePoint, que adems de incorporar una estructura en rbol para organizar fcilmente la do-
cumentacin, tambin incorpora la posibilidad de integracin con otros sistemas con la nica
condicin de que se pueda acceder a ellos a travs de URLs. Esto es, en el rbol de bibliote-
cas y documentos de AuraPortal, adems de las propias bibliotecas y listas del Sitio de Sha-
rePoint en donde se instala AuraPortal, tambin es posible ubicar lo siguiente:
Bibliotecas, listas o cualquier elemento de otros Sitios de SharePoint existentes en el
mismo Servidor, ya sean de la versin Services 2 o de Portal Server 2003 (prxi-
mamente 2007).
Cualquier URL, y as poder acceder a aplicaciones Web externas, documentos situa-
dos en otros sistemas, etc. de forma fcil y organizada.
13. PROGRAMACIN EXTERNA CON SHAREPOINT Y .NET
Para integraciones avanzadas, por ejemplo para realizar aplicaciones que aadan nuevas
funcionalidades a AuraPortal, adems de poder conectar a travs de los Web Services, Adap-
ters Server, Tareas de Sistema y todas las posibilidades comentadas en este documento,
tambin es posible disear pginas .NET (.aspx) utilizando el modelo de objetos de Share-
Point o directamente sobre SQL. De esta manera, se puede acceder a los datos de AuraPortal
directamente.
Hay ejemplos disponibles, con cdigo fuente incluido, de programas diseados con Visual
Basic 6 y .NET, de cmo realizar programas que se conecten a Web Services de AuraPortal
para realizar diversas acciones.

Visite:www.auraportal.com

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