EFICACIA del INSTRUMENTO PBLICO:

Valor formal, se refiere a su forma externa o el cumplimiento de todas las

formalidades esenciales y no esenciales que el cdigo regula.
Valor probatorio en cuanto al negocio que contiene internamente el
instrumento.
Se entiende por impugnacin la actividad encaminada a combatir la validez
o eficacia e algo que puede tener trascendencia en el campo de lo jurdico.
Si existen vicios en su formacin referentes al autor o por defectos de
forma, la accin que cuadra es la de nulidad. Existe mutacin de la verdad,
hay lugar a la falsedad, que ser ideolgica o material.
Con respecto a la falsedad, es la alteracin de la verdad formal como tal,
por eso se llama falsedad documental, y no de la vedad sustancial, porque esto
ltimo importa simulacin.
I. NULIDAD
La nulidad se puede definir como la incapacidad de un instrumento
pblico para producir efectos jurdicos, por mediar algn vicio en su contenido
o en su parte formal, puede ser de fondo o de forma. La primera se produce
cuando aqul es ineficaz porque el acto o contrato que contiene est afectado
por un vicio que lo invalida.
La nulidad de forma o instrumental afecta al documento considerado en
s mismo y no como continente de un acto o negocio jurdico, sin perjuicio
desde luego, que la nulidad instrumental afecte indirectamente la validez del
acto o negocio que contiene y est sometida a tres principios fundamentales.
a) Principios de excepcionalidad:
Debido a la fe pblica de que estn dotados los instrumentos pblicos,
slo son nulos en los casos expresamente contemplados por la ley, ya
sea en forma directa o indirecta. No existen nulidades por analoga.
b) La finalidad del instrumento pblico prevalece sobre la mera formalidad.
La nulidad formal del instrumento no implica una total falta de
eficacia jurdica, sino tan solo, un decaimiento de la misma.
c) Principio de subsanabilidad
La subsanabilidad del instrumento puede realizarse por medios
que admite la legislacin de cada pas
La omisin de formalidades esenciales en los instrumentos pblicos, da
accin a la parte interesada para demandar su nulidad, siempre que se
ejercite dentro del trmino de cuatro aos.
La omisin de formalidades no esenciales, hace que el Notario incurra
en una multa de cinco a cincuenta quetzales.
Las formalidades esenciales reguladas en el artculo 31 son:
1) El lugar y la fecha
2) Nombres y apellidos de los otorgantes
3) Razn de haber tenido a la vista los documentos que acrediten representacin
cuando se comparezca en nombre de otro.
4) La intervencin del intrprete, cuando el otorgante no hable espaol
5) La relacin del acto o contrato con sus modalidades
6) Las firmas o en su caso las impresiones digitales
EVALUACIN FINAL DERECHO NOTARIADO I
De no cumplirse con alguno de los requisitos anteriores, estamos ante
una nulidad de forma o instrumental que tendra que ser demandada.
Hay nulidad absoluta en un negocio jurdico, cuando su objeto sea
contrario al orden pblico o contrario a leyes prohibitivas expresas, y por la
ausencia o no concurrencia de los requisitos esenciales para su existencia, los
elementos para la validez de un negocio jurdico: a) la capacidad legal del
sujeto. b) el consentimiento: y c) la licitud del objeto.
d) PLANTEAMIENTO DE LA NULIDAD
Si lo que se ataca es el instrumento, debe drsele intervencin al Notario,
en esos casos es por nulidad de forma, formal, instrumental o por la falta de
las formalidades esenciales reguladas en el artculo 31 C.N.
Si lo que se ataca es el fondo, se refiere al negocio o contrato contenido en
la escritura, no a la escritura en s.
II. LA FALSEDAD
Falta de verdad o autenticidad. Falta de conformidad entre las palabras,
las ideas y las cosas.
Cualquier mutacin, ocultaci9n o desfiguracin de la verdad y de la
realidad, produce la nulidad de los actos jurdicos segn las leyes civiles o
sancionadas como delito en los cdigos penales.
Se comete falsedad material cuando se hace un documento pblico falso o
se altere uno verdadero, y falsedad ideolgica, cuando en el otorgamiento,
autorizacin o formalizacin de un documento pblico, se insertare o hiciere
insertar declaraciones falsas, (La falsedad ideolgica es privativa de los
instrumentos pblicos porque son autorizados por funcionario pblico).
Artculo 29.- Los instrumentos pblicos contendrn:
1. El nmero de orden, lugar, da, mes y ao del otorgamiento.
2. Los nombres y apellidos, edad, estado civil, nacionalidad, profesin, ocupacin y
oficio y domicilio de los otorgantes.
3. La FE de conocimiento de las personas que intervienen y de que los
comparecientes aseguran hallarse en el libre ejercicio de sus derecho civiles.
7. La relacin fiel, concisa y clara del acto o contrato.
8. La FE de haber tenido a la vista los ttulos y comprobantes.
1. La FE de haber ledo el instrumento a los interesados y su ratificacin y aceptacin.
2. La advertencia a los otorgantes de los efectos legales del acto y presentar
testimonio a los registros respectivos.
3. Las firmas de los otorgantes y dems personas que intervengan y la del notario,
precedida de las palabras ANTE MI; si es por el propio notario ANTE M.
EL PROTOCOLO NOTARIAL:
I. ANTECEDENTES:
Con anterioridad los hombres estipulaban verbalmente y utilizaban el rito
como expresin litrgica.
FUERO REAL DE ESPAA: Autorizaba al Escribano a conservar los
originales de los Instrumentos que autorizaba.
LA PRAGMTICA DE ALCAL DE 1,503: Se dio el CARTAE, facultaba al
Escribano para reproducir fielmente el Instrumento autorizado por l
(antecedente de lo que hoy conocemos como Testimonio conocido tambin
como Primer Testimonio, Copia simple Legalizada, Testimonio Especial).
INTRODUCCIN
CUERPO
CIERRE
II. ETIMOLOGA
Se deriva de PROTOS que significa: Primero en su lnea. Y de la voz latina
COLLIUM o COLLATO que significa comparacin o cotejo.
III. DEFINICIN (Art 8 C.N.)
Es la coleccin ordenada de las Escrituras Matrices, Actas de
Protocolizacin, Razn de Legalizacin de Firmas, Trascripcin Acta Notarial
de Otorgamiento de Testamento, y documentos que el Notario registra de
conformidad con la ley, en tomos durante un ao.
Quines pueden cartular? Ver Artculo 6 del cdigo de Notariado.
1. Los notarios.
2. El Escribano de Gobierno.
3. Agentes Diplomticos cuando sean notarios.
4. Agentes Consulares cuando sean notarios
IV. APERTURA <Art. 12 C.N.>
Se abre con el primer instrumento que el notario autorice, el que
principiar en la primera lnea de la primera hoja. Art. 12. C. Not.
NO ES NECESARIA RAZN ALGUNA POR APERTURA
Se pagar en la Tesorera del Organismo Judicial por derecho de apertura
de Protocolo Q50.00. Art. 11 de C. de Notariado-
Las Hojas de Papel Sellado Especial para Protocolo se comprarn en la
S.A.T. en lotes no menores de 50 hojas, y se vende nicamente al propio
notario solicitante o por encargo de otro notario. Art. 9 del C. Not.
La tarifa especfica es del valor de Q 10.00 por cada hoja de papel bond
tamao carta o tamao oficio, respetando las 25 lneas y el margen izquierdo de
40 Mm.
V. CONTENIDO DEL PROTOCOLO O REGISTRO NOTARIAL
1. Escrituras pblicas o Matrices,
2. Actas de Protocolacin,
3. Razn de Legalizacin de Firmas,
4. Acta Notarial de Otorgamiento de Testamento Comn Cerrado,
5. Razn de Cierre del Protocolo,
6. ndice,
7. Atestados.
VI. FORMALIDADES
Se facciona en Papel Sellado Especial para Protocolo, las Escrituras
Matrices, Actas de Protocolizacin. Razones de Legalizacin de Firmas y
documentos que el Notario registra. Artculo 9. del Cdigo de Notariado.
En el protocolo deben llenarse las formalidades siguientes: (Art 13 C. Not.)
1. Los instrumentos pblicos se redactarn en espaol y se escribirn
a mquina o a mano, de manera legible y sin abreviaturas;
2. Los instrumentos llevarn numeracin cardinal, y se escribirn uno
a continuacin de otro, por riguroso orden de fechas y dejando de
instrumento a instrumento, solo el espacio necesario para las
firmas;
3. El protocolo llevar foliacin cardinal, escrita en cifras;
4. En el cuerpo del instrumento, las fechas, nmeros o cantidades, se
expresarn con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en
letras y cifras, se estar a lo expresado en letras;
5. Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que
se transcriban, se copiarn textualmente;
6. La numeracin fiscal del papel sellado no podr interrumpirse ms
que para a intercalacin de documentos que se protocolen; o en el
caso de que el notario hubiere terminado la serie; y
7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarn con
una lnea antes de que sea firmado el instrumento.
8. Artculo 13 del Cdigo de Notariado
9. Hojas de Papel Bond, cuando se otorgan los instrumentos en el
extranjero. Art. 30 del Dto. 737-92 Reglamento de la Ley del
Impuesto Fiscal y de Papel Sellado Especial para Protocolo
10. Art. 14 del Cdigo de Notariado: Sern nulas las adiciones,
entrerrenglonaduras y testados, si no se salvan al final del
documento y antes de las firmas, las enmendaduras de palabras son
prohibidas.
VII. FORMAS DE CORREGIR ERRORES EN EL INSTRUMENTO PBLICO ANTES DE
SER AUTORIZADO POR EL NOTARIO (Art 14 C. de Notariado)
1. Entrerrenglonaduras conocido tambin con el nombre de Entre
Lneas
2. Adicin.
3. Testado: Se utiliza cuando se consigna una palabra o frase de
manera errnea y se debe omitir o quitar dicho error en el
Instrumento Pblico que autorizar el notario.
Ejemplo: Mara,
Testado: Mara, omtase
4. Excedido: Se utiliza cuando se consigna una letra, palabra o frase
fuera de los margen derecho o izquierdo de la Hoja de Papel Sellado
Especial para Protocolo del Instrumento Pblico que autorizar el
notario.
Ejemplo: Andrea, Lase.
VIII. CIERRE DEL PROTOCOLO O REGISTRO NOTARIAL
El Protocolo o Registro Notarial se cerrar el 31 de diciembre de cada
ao o antes si el notario dejara de cartular.
El Cierre lo har el propio notario, despus del ltimo Instrumento
Pblico autorizado o cancelado Protocolo o Registro Notarial y se realiza
mediante una Razn Notarial. (Art 12 C. de Notariado).
Fecha.
Nmero total de Instrumentos Pblicos autorizados durante un
ao, detallados as:
Nmero de Escritura Matrices,
Nmero de Actas de Protocolacin,
Nmero de Razn de Legalizacin de Firmas,
Nmero de Trascripciones de Actas Notariales de
Otorgamiento de Testamento Comn Cerrado,
Nmero de Instrumentos Cancelados,
Folios de que se compone,
Observaciones si las hubiere y
Firma del notario.
Treinta y uno de diciembre del dos mil nueve, procedo a cerrar el
Protocolo a mi cargo, habiendo autorizado a la presente fecha cuatro
instrumentos pblicos y cancelado uno, los que se detallan as: Una Escritura
Matriz, un Acta de Protocolizacin, una Razn de Legalizacin de Firmas, una
Transcripcin del Acta Notarial de Testamento Comn Cerrado, y un
Instrumento Pblico cancelado, el cual se compone de treinta folios.
IX. NDICE (Art 15 y 16 C. de Notariado)
Documento pblico notarial, redactado en papel bond, contentivo de los
datos relevantes que contribuyen a la fcil identificacin y bsqueda de los
instrumentos pblicos protocolares, autorizados durante un ao; distribuidas
en 5 columnas que contendrn:
1. Nmero de orden del Instrumento.
2. Lugar y fecha de otorgamiento.
3. Los nombres de los otorgantes.
4. Objeto del Instrumento.
5. Folio en que principia.
X. ATESTADO
Conjunto sistematizado de documentos originales o reproduccin de los
mismos, que tienen relacin con los Instrumentos Pblicos autorizados por el
Notario durante un ao y van al final del ltimo tomo del protocolo, despus
del ndice. Art. 17 del C. de Not; entre los principales Atestados mencionamos:
Recibo de pago de apertura de protocolo.
Constancia de testimonios especiales.
Copias de avisos trimestrales.
Copias de avisos a los Registros.
Copias de avisos de cambio de matrculas fiscales, catastrales.
Copias de los recibos o formularios de la SAT, donde compramos
hojas de papel sellado especial de Protocolos.
Copia al carbn del Acta de Inventario.
Aviso de los Instrumentos pblicos cancelados.
XI. EMPASTADO (Art 18 C de Notariado)
El notario mandar a empastar el Protocolo dentro de los treinta das
siguientes a su cierre. El empastado puede hacerse en uno o ms tomos. No es
permitido empastar en un solo tomo, dos o ms aos.
Es atribucin del Director del Archivo General de Protocolos: Cuidar que
los ndices, testimonios especiales y avisos notariales sean empastados, con la
separacin debida.
XII. DEPSITO
El notario es depositario del Protocolo y responsable de su
conservacin; Existen cinco (5) tipos de depsito.
a) Cuando el notario deba ausentarse de la Repblica por ms de un ao:
Se entregar en calidad de depsito al Director Archivo General de
Protocolos en la ciudad capital y en los departamentos al Juez de Primera
Instancia quien lo remitir al Archivo General de Protocolos.
b) Cuando el notario deba ausentarse por menos de un ao:
Se depositar en otro notario el Registro Notarial, debiendo presentar
copia del aviso firmado por ambos notarios para poder salir del pas.
c) Inhabilitado
Por cualquier causa de la inhabilitacin el Notario debe entregar el
Protocolo a su cargo, al Director Archivo General de Protocolos en la capital y
al Juez de Primera Instancia en los Departamentos. El Juez tiene 8 das para
hacer la entrega de dicho Protocolo al Director del Archivo General de
Protocolos.
d) Voluntario
Cuando el notario que as lo deseare, entregar el Protocolo a su cargo
al Director del Archivo General de Protocolos.
e) Fallecimiento del notario
Los Albaceas, herederos, parientes o cualquier persona que tenga en su
poder el Protocolo de un notario fallecido, deber entregarlo al Director del
Archivo General de Protocolos en la Capital y en los departamentos al Juez de
Primera Instancia y en una Cabecera Municipal al Alcalde Municipal quienes
lo remitirn al Director del Archivo General de Protocolos.
XIII. GARANTAS O PRINCIPIOS QUE FUNDAMENTAN EL PROTOCOLO
a) Permanencia Documental de las Relaciones Jurdicas.
Constituye la garanta que el Estado concede para la permanencia
documental (Instrumentos Pblicos autorizados) que todos los hechos y actos
en que intervenga el notario, tengan validez o la Fe Pblica otorgada en el
Instrumento Pblico.
b) Garanta de Ejecutoriedad de los derechos.
Consiste en que los interesados tendrn a su disposicin y en cualquier
momento una prueba fehaciente de los derechos y relaciones jurdicas
incorporadas en el Instrumento Pblico, en la que es requisito indispensable,
tener un ttulo para poder ejercitar o ejercer un derecho; ejemplo: un
reconocimiento de deuda.
c) Autenticidad de los Derechos.
Las normas legislativas establecen la forma y el resguardo de los
Instrumentos Pblicos, evitando con esto una posible suplantacin de los
Instrumentos pblicos autorizados, en virtud de que los mismos, guardarn el
orden correlativo y de fecha.
d) Publicidad de los derechos.
Todos los Instrumentos Pblicos pueden ser revisados por los
interesados u otra persona, a excepcin de los testamentos y las donaciones
por causas de muerte.
e) Principio de seguridad.
Principio constitucional que el Estado otorgan a los actos jurdicos e
Instrumentos Pblicos autorizados.
XIV. REPOSICIN DEL PROTOCOLO
Causas: 1.Prdida 2.Destruccin. 3. Deterioro.
Quines pueden presentar la denuncia de Prdida, Destruccin o
Deterioro al Protocolo?
1. El Propio notario. Dar aviso al juez de Primera Instancia de su
domicilio para los efectos de la reposicin.
2. Cualquier persona: Que segn el Cdigo Procesal Penal, pueden
denunciar un delito pblico, tienen el derecho de poner de conocimiento del
Juez, el hecho que haga necesaria la reposicin del Protocolo.
Iniciacin de la Reposicin del Protocolo:
El Juez de Primera Instancia, instruir la AVERIGUACIN que
corresponde, terminada la investigacin, resolver declarando procedente la
reposicin del Protocolo.
a) Primer Procedimiento de Reposicin del Protocolo
Declarado procedente la reposicin del Protocolo.
1. El Juez de Primera Instancia, pedir al Director del Archivo General de
Protocolos, las copias de los TESTIMONIOS ESPECIALES enviados por
el notario, correspondientes al Protocolo que se deba reponerse, con los
cuales se tendr por repuesto el Protocolo.
b) Segundo Procedimiento de Reposicin del Protocolo
En el caso de que NO EXISTAN los Testimonios Especiales en el
Archivo General de Protocolos.
1. El Juez pedir las copias que existan en los Registros Pblicos, ejemplo:
Registro General de la Propiedad. Si no fuere posible la presentacin de
los Testimonios o Copias Simples Legalizadas de las Escrituras que
hubieren sido registradas, el Juez pedir a) Certificacin de las partidas
en el Registro donde se inscribi; o b) duplicados que en l existan. Con
los cuales se tendr por repuesto el Protocolo.
c) Tercer Procedimiento de Reposicin del Protocolo
De existir el ndice del Protocolo o Registro Notarial que trata de
reponerse, el Juez citar a travs de un aviso con la nmina de los
otorgantes.
1. Aviso que se publicar por tres veces en el Diario Oficial y por tres veces
en otro de mayor circulacin.
2. Previniendo a los citados a presentar los Testimonios o Copias Simple
Legalizadas que tengan en su poder.
3. Con los cuales se tendr por repuesto el Protocolo
d) Cuarto Procedimiento de Reposicin del Protocolo
Si faltaren que reponer algunas Escrituras, el Juez citar de nuevo a
los interesados, para consignar en Acta los puntos de tales escrituras
contenan. Con los cuales se tendr por repuesto el Protocolo.
1. En caso de desacuerdo de los otorgantes o su no fuere posible su
comparecencia, los interesados harn efectivos sus derechos en la va
ordinaria.
Quedar repuesto el Protocolo con:
1. Copias de los Testimonios,
2. Copias de las Copias Simples Legalizadas.
3. Certificaciones de las Partidas del Registro donde se inscribieron.
4. Duplicados existentes en los Registros.
5. Certificacin del Acta donde constan los puntos en se hallan de acuerdo
los otorgantes.
6. Certificacin de la Sentencia del Juicio Ordinario.
Errores en el Protocolo; Cuando el notario incurre en los errores
siguientes:
1. Alterar la numeracin cardinal de los Instrumentos.
2. Alterar la foliacin o el orden del nmero de serie.
3. Dejar una pgina en blanco o inutilizacin de una hoja o varias hojas.
LA RAZN EXTRAPROTOCOLARIA (Art. 77 # 1) literal e) y 96 C de Not. 1578 c.c.)
1. El notario acudir a un Juez de Primera Instancia Civil, en el cual har
constar el error cometido y en vista de las razones expuestas por el
notario, se levantar para el efecto un acta.
2. La Certificacin del acta se agregar entre los comprobantes del
Protocolo.
3. Se pone una razn marginal, con la aclaracin, LA RAZN
EXTRAPROTOCOLARIA
XV. LA INSPECCIN Y REVISIN DEL PROTOCOLO
El objeto principal de la Inspeccin y Revisin del Protocolo es
comprobar si en el Protocolo se han llenado los requisitos formales y
establecidos en el Cdigo de Notariado.
TIPOS DE INSPECCIN Y REVISIN DEL PROTOCOLO
1. REVISIN ORDINARIA: que se practica una vez al ao.
2. EXTRAORDINARIAS: Cuando lo manda la Corte Suprema de Justicia.
3. ESPECIAL: Art. 21 del Cdigo de Notariado. (Averiguacin) Arto. 86
Cdigo de Notariado.
Quines estn facultados para la Inspeccin o Revisin del Protocolo?
1. En la inspeccin ordinaria: El Director del Archivo General de
Protocolos en la capital, Notarios Colegiados Activos; y en los
Departamentos los Jueces de Primera Instancia.
2. La Extraordinaria: la Corte Suprema de Justicia a travs del Director
del Archivo General de Protocolos o a travs del nombramiento de
Notarios Colegiados Activos.
3. En la Especial: Art. 21 del C. De Not. El Juez ordenar o pide sea
presentado a l. En la investigacin de un hecho delictivo Art. 179 del
C.P.C y M.
Las resoluciones que se dicten con motivo de la inspeccin y
revisin de protocolos, no prejuzgan sobre la validez de los
instrumentos pblicos.
XVI. OBLIGACIONES NOTARIALES
Las obligaciones notariales no son provenientes de un contrato, sino del
ejercicio de la funcin notarial y la consiguiente autorizacin de los
instrumentos pblicos. El notario en ejercicio de su profesin debe cumplir
una serie de obligaciones, las que podemos clasificar en:
1. Propias de la funcin notarial: Obligaciones o reglas de cumplimiento
formal o deberes instrumentales (previas, simultneas)
2. Obligaciones que se generan de la autorizacin de los instrumentos
pblicos (posteriores).
3. Obligaciones deontolgicas (prestar una buena asesora, direccin y las
buenas relaciones con los clientes, colegas y el Estado).
4. Y dentro de las obligaciones de hacer que el notario de conformidad con
el Cdigo de Notariado debe de cumplir, justamente se encuentran
aquellas que tienen relacin con el Protocolo. Ejemplo Artos.
11,12,13,15,17,18,27.
EL INSTRUMENTO PBLICO
ETIMOLOGA
Del latn Instruere = escritura, documento.

Documento Pblico: El otorgado o autorizado con las solemnidades requeridas
por la ley, por notario, escribano, secretario judicial u otro funcionario pblico
competente para acreditar algn hecho, la manifestacin de una o varias voluntades y
la fecha en que se producen. Cabanellas.

Es el documento notarial autorizado a instancia de parte, en el que consta un
hecho jurdico o una relacin de derecho.

Fines del Instrumento Pblico:
- Perpetuar los hechos y manifestaciones de voluntad.
- Servir de prueba en juicio y fuera de l.
CARACTERSTICAS:
- Fecha cierta,
- Garanta, para el cumplimiento de los convenios.
- Credibilidad, por tener el notario Fe Pblica.
- Firmeza, irrevocabilidad e inapelabilidad.
- Ejecutoriedad, por ser el testimonio ttulo ejecutivo.
- Seguridad, el protocolo y la escritura no corre el riesgo de prdida.
VALOR DEL INSTRUMENTO PBLICO:
- Valor Formal, cumplimiento de formalidades externas. (Art. 29 C.N.)
- Valor Probatorio, en cuanto al negocio que contiene internamente.
CLASES DE INSTRUMENTO:
- Principales o Dentro del Protocolo,
o Escritura Pblica,
o Acta de Protocolizacin,
o Razn de legalizacin.
- Secundarios o Fuera del Protocolo.
o Actas Notariales,
o Actas de Legalizacin de Firmas,
o Actas de legalizacin de Documentos.
ELEMENTOS PERSONALES DEL INSTRUMENTO PBLICO:
- Sujeto, es el titular de un derecho o una obligacin.
- Parte, persona o personas que representan un mismo derecho.
- Otorgante, persona que da el consentimiento, acta en nombre propio o de
tercero.
- Compareciente, cualquier persona que interviene en el instrumento.
- Requirente, en el Acta, es quien pide al notario que acte.
ESCRITURA PBLICA
DEFINICIN:
Es la autorizada por Notario en el protocolo a su cargo, a requerimiento de
parte, en la que se hacen constar negocios jurdicos y declaraciones de voluntad,
obligndose sus otorgantes en los trminos pactados.
CLASIFICACIN:
- Principales, independientes de otro documento para su validez.
- Complementarias, complementan una escritura anterior, existen de Aclaracin,
de Ampliacin, de Aceptacin, de Rectificacin, de Modificacin.
- Canceladas, no nacen a la vida jurdica, ocupan un lugar y un numero en el
protocolo, no se extienden testimonios.
ESTRUCTURA:
- Introduccin,
o Encabezamiento,
o Comparecencia,
- Cuerpo,
o Antecedentes o exposicin.
o Estipulaciones o clausulado.
- Conclusin,
o Cierre,
o Advertencias,
o Otorgamiento,
o Autorizacin.
REPRODUCCIONES DE LA ESCRITURA MATRIZ:
Testimonios, Copias.
El Notario conserva el original del instrumento y expide a los interesados copias
o testimonios para probar su contenido y ejercer los derechos adquiridos.
a) Testimonio; es la copia fiel de la escritura matriz, acta de protocolacin y
razn de legalizacin, que expide al interesado el Notario que lo autorizo,
en el cual se cubre el impuesto a que este afecto el acto o contrato que
contiene. (Art. 66.)
b) Testimonio Especial: Copia fiel de la escritura matriz, acta de
protocolizacin y razn de legalizacin , que expide el Notario para el
Archivo General de Protocolos, en el cual se cubre el impuesto del timbre
notarial, conforme al acto o contrato que contiene.
c) Copia Simple Legalizada: Copia fiel de la escritura matriz, acta de
protocolizacin y razn de legalizacin, que expide el Notario para cualquier
interesado, sin cubrir ms impuestos que los timbres fiscales de cincuenta
centavos, uno por cada hoja empleada.
LOS TESTIMONIOS PUEDEN SER EXTENDIDOS:
- Mediante copias impresas en papel.
- Por Transcripcin,
- Copias, fotocopias, fotostticas o fotogrficas; se complementan con una hoja
de papel bond, donde se asienta la razn.
Los testimonios tienen valor probatorio por ser copia fiel de la escritura matriz.
ACTA DE PROTOCOLACIN
DEFINICIN:
Es la incorporacin material y jurdica que hace un notario en el protocolo a su
cargo de un documento pblico o privado, por mandato legal, a solicitud de parte
interesada o por orden de un tribunal competente.
Protocolar; incorporar materialmente al protocolo.
Protocolizar, incorporar jurdicamente al protocolo, transcripcin en el mismo.
DOCUMENTOS QUE SEGN EL CDIGO NOTARIADO PUEDEN PROTOCOLIZARSE:
o Documentos cuya protocolacin es ordenada por la ley o por
tribunal competente: La Realiza el Notario por si y ante si.
o Documentos privados con firmas legalizadas: Basta con la persona
a cuyo favor se otorgo el documento.
o Documentos privados sin legalizacin de firmas: Deben comparecer
todos los signatarios.
DOCUMENTOS CUYA PROTOCOLACIN ESTA ORDENADA POR LA LEY:
o Acta de Matrimonio, art. 101 C.C.
o Documentos Provenientes del extranjero, art. 43 L.O.J.
o Acta de Protesto, art. 480 C. Comercio.
o Inventario de aportacin no dineraria, art. 27 C. Comercio.
DOCUMENTOS CUYA PROTOCOLACIN ES ORDENADA POR TRIBUNAL:
o Proyecto de Particin aprobado judicialmente, art. 222 C.P.C.M.
o Testamento Cerrado despus de ser abierto, art 472 C.P.C.M.
REQUISITOS DEL ACTA DE PROTOCOLACIN:
Articulo 64 Cdigo de Notariado.
o Numero de orden del instrumento.
o Lugar y fecha.
o Nombres de solicitantes o transcripcin del mandato judicial.
o Mencin del documento, indicacin del nmero de hojas que contiene,
lugar que ocupa en el protocolo, segn la foliacin y nmeros que
corresponden a la primera y ltima hojas.
o Firma de los solicitantes, en su caso y del Notario.

La Protocolizacin de un documento privado no da al mismo el carcter de
Escritura pblica.
El notario en la protocolizacin da fe de la existencia del contrato y de haberse
agregado, no le consta lo declarado dentro del mismo.
Los contratos que tengan que inscribirse en los registros, debern constar en
Escritura Pblica art. 1576 C. Civil.
Deben constar en Escritura Pblica los contratos solemnes, de lo contrario no
tendrn validez. Art. 1577 C. Civil.
RAZN DE LEGALIZACIN DE FIRMAS (DENTRO DEL PROTOCOLO)
Es la razn que lleva a cabo el Notario, en el protocolo a su cargo, dentro de
los 8 das de haber legalizado una firma en un documento, la cual tiene como objeto
llevar control de las mismas, en virtud de que los documentos quedan en poder los
particulares, debiendo redactarse en papel sellado especial para protocolo, y contener:
1. El nmero de orden.
2. El lugar y fecha.
3. El hombre y apellidos de los signatarios.
4. Una descripcin breve y substancial del contenido del documento que autoriza
la firma o firmas que se legalizan, con indicacin del valor, nmeros y
quinquenios de las hojas de papel sellado en que estn escritos, tanto el
documento como el acta de autntica o mencin de la clase de papel en que
estn escritos, y
5. La firma del notario.
En la prctica notarial guatemalteca, la obligacin de tomar razn en el
protocolo de cada acta de legalizacin de firmas, no siempre se cumple, debido a que
dicha omisin no invalida la legalizacin propiamente dicha, solamente hace incurrir al
Notario en una falta, en el caso que sea sorprendido, la cual es sancionable por el
artculo 101 del Cdigo de Notariado.
De las razones de legalizacin de firmas, se debe extender testimonio especial
para el Archivo General de Protocolos, como de toda escritura que se redacte y
autorice en el protocolo, (artculo 37 del Cdigo de Notariado). Adems puede
extenderse un testimonio (o primer testimonio) para el interesado, si lo requiriera.
(Artculo 66 Cdigo de Notariado).
ACTA NOTARIAL
DEFINICIN:
Documento pblico notarial, autorizado por Notario a solicitud de parte
interesada, en la que hace constar hechos que presencia y circunstancias que le
constan, los cuales no son objeto de contrato.
CLASIFICACIN DE LAS ACTAS:
- De Presencia: se recogen hechos que el Notario percibe con sus sentidos.
- De Referencia: para la recepcin de informacin testimonial.
- De Requerimiento: para hacer constar la solicitud del cumplimiento de una
obligacin.
- De Notificacin: para hacer del conocimiento de una persona una situacin
que le afecta o le favorece.
- De Notoriedad: comprobacin de hechos notorios, para fundar y declarar
derechos y cualidades de trascendencia jurdica.
DIFERENCIAS:
ACTA NOTARIAL ESCRITURA PBLICA
-Papel simple -Papel Protocolo,
-No se numeran, -Van numeradas
-Es nica, no hay testimonios, -Pueden extenderse testimonios.
-Queda en poder del interesado, -Queda en poder del Notario.
-No siempre se identifica totalmente -Son necesarios los datos del
al requirente. requirente.
-En algunas basta la firma del notario, -Siempre firman los otorgantes.
-Hacen constar hechos -Negocios Jurdicos y
Declaraciones de Voluntad.
ESTRUCTURA DEL ACTA NOTARIAL:
a- Rogacin, el notario acta a instancia de interesado.
b- Objeto de la Rogacin, expresa lo que se desea que el Notario haga constar.
c- Narracin del Hecho,
d- Autorizacin Notarial, Firmas de quienes intervienen y del Notario.
REQUISITOS Y FORMALIDADES DEL ACTA NOTARIAL:
Los establecidos en el Cdigo de Notariado, arts. 60, 61, 62, tambin se aplica
lo establecido en el art. 29.
Existen disposiciones especiales para ciertas actas:
- Acta de Matrimonio, arts. 93,101 C. Civil.
- Protesto, art. 480 C. Comercio.
- Notoriedad, art. 442 C.P.C.M.
- Inventarios, art. 558 C.P.C.M.
EFECTOS DE LAS ACTAS NOTARIALES:
- Ejecutivos, Acta de saldo deudor, es titulo ejecutivo.
- De Valoracin, Acta de Notoriedad, juicio de valoracin de pruebas.
- Materiales y Procesales, Acta de Notificacin, en el caso de una resolucin de
un proceso.
ACTA DE LEGALIZACIN DE FIRMA
En doctrina y en otras legalizaciones, recibe los nombres de Autentica,
testimonio de firmas, certificaciones de firmas, legitimidad de firmas.
DEFINICIN:
Es por medio de la cual, el Notario da fe que una firma que ha sido puesta o
reconocida en su presencia es autentica, y que el conoce al signatario o bien que lo
identifico por los medios legales, siendo responsable el profesional de la firma y fecha
de legalizacin.
FORMAS EN QUE SE DA LA LEGALIZACIN DE FIRMAS:
- Que la o las firmas sean puestas ante el Notario.
- Que la o las firmas sean reconocidas por el signatario, si fueron estampadas
con anterioridad.
CONTENIDO DEL ACTA DE LEGALIZACIN:
- Lugar y Fecha
- Nombre o Nombre de los Signatarios.
- Identificacin por los medios establecidos.
- Fe de que la firma o firmas son autenticas.
- Firmas de los signatarios y testigos si los hubiera.
- Firma y sello del notario, precedida de las palabras, ANTE MI.
El Notario no es responsable del contenido del documento, ni de la capacidad
ni personera de los firmantes.
El Cdigo Procesal Civil y Mercantil, le confiere calidad de titulo ejecutivo a los
documentos privados con legalizacin notarial de firmas. (art. 327 C.P.C.M.)
IMPUESTOS:
- Estampilla fiscal Q5.00
- Timbre Notarial Q10.00
OBLIGACIONES POSTERIORES:
Redactar la Razn dentro del Protocolo dentro de los 8 das siguientes. Art. 59
C.N.
Esto no siempre se cumple, pues esta omisin no invalida la legalizacin
propiamente dicha, pero hace incurrir al Notario en una falta.
De la Razn de legalizacin se debe extender testimonio especial para el
Archivo General de Protocolos (art. 37 C.N.); y
Puede extenderse testimonio para el interesado si lo requiere. (art 66 C.N.)
ACTA DE LEGALIZACIN DE COPIA DE DOCUMENTO
DEFINICIN:
Acta que redacta el notario en el mismo documento, o en hoja adicional si fuere
necesario, en la cual da fe que la misma es copia fiel de su original por haberse
reproducido en su presencia.

Cualquier reproduccin elaborada por procedimientos anlogos a la fotocopia y la
fotosttica.
REQUISITOS LEGALES:
- Que sea procesada, copiada o reproducida del original.
- Que dicha reproduccin se haga en presencia del Notario.
FORMALIDADES:
- Lugar y fecha.
- Fe de que la reproduccin es autentica.
- Cuando no se redacte en el propio documento, se hace una breve relacin de
los datos que consten en las hojas anteriores a aquella en que se consigne el
acta o de todo el documento legalizado.
- La firma y sello en todas las hojas.
- Firma y sello del Notario precedida de las palabras ANTE MI.
RAZN DE CIERRE DE PROTOCOLO
Forma parte del contenido del protocolo la razn de cierre, que debe hacerse
constar al final del protocolo, previo al ndice, de conformidad con los instrumentos
autorizados y cancelados por el Notario; en el perodo correspondiente.
El protocolo debe cerrarse cada ao, el ltimo da del ao natural pero tambin
puede cerrarse en cualquier momento que el Notario dejare de cartular.
El cierre es mediante una razn notarial, la cual debe contener: La fecha, el nmero
total de instrumentos autorizados, indicando cuntos de ellos son escrituras pblicas,
el nmero de actas de protocolizacin, de razones de legalizacin, el nmero de
escrituras canceladas, si lo hubieren; as como el total de folios utilizados;
observaciones si fueren necesarias y la firma del Notario.
NDICE DEL PROTOCOLO
Una vez redactada la razn de cierre del protocolo el notario debe extender el
ndice, ste debe hacerse necesariamente en papel simple con adhesin de timbres
fiscales del valor que segn la ley le corresponda y contendr en columnas separadas:
1. El nmero de orden del instrumento.
2. El lugar y fecha de su otorgamiento.
3. Los nombres de los otorgantes.
4. El objeto del instrumento.
5. El folio en que principia.
En el ndice puede el notario usar cifras y abreviaturas. El ndice debe ir
fechado y firmado por el Notario y antes de suscribirlo podr hacer las observaciones
pertinentes. Debe el notario remitir al Director del Archivo General de Protocolos, un
testimonio del ndice.
Con respecto al ndice del protocolo, ha sido objeto de mucha discusin; lo
relacionado a la tributacin, es decir al pago del impuesto del timbre fiscal.
Algunos sostienen que de conformidad con el artculo 15 del Cdigo de
Notariado guatemalteco, el ndice del protocolo se extender en papel sellado del
mismo valor del empleado en l; y el artculo 6 de la Ley del Impuesto de timbres
fiscales y de papel sellado especial para protocolos, establece que el impuesto del
papel sellado especial para protocolos notariales tendr una tarifa especfica de un
quetzal; razn por la cual el ndice del protocolo, debe extenderse en papel que rena
las caractersticas que se consignan en el numeral 10 del artculo 33 de la referida ley;
debiendo adherirse los timbres correspondientes (un quetzal por cada hoja), de
conformidad con el artculo 45 de la Ley en mencin.
Otros indican que de conformidad con el artculo 6 del Cdigo Tributario que
establece: en caso de conflicto entre leyes tributarias y las de cualquier otra ndole
predominarn en su orden, las normas de este cdigo, o las leyes tributarias relativas
a la materia especfica de que se trate. Y en el presente caso, existe un conflicto entre
el Cdigo de Notariado, y una ley tributaria especfica, como lo es la Ley del Impuesto
del timbre fiscal y de papel sellado especial para protocolo, debiendo por lo tanto
prevalecer esta ltima que regula que el impuesto a pagar al extender los ndices es
de cincuenta centavos por hoja. Art. 5 numeral 6 Ley del Impuesto de Timbres Fiscales
y de Papel Sellado Especial para Protocolos.
Otros sostienen tomando como base el artculo 110 del Cdigo de Notariado,
que regula: Toda disposicin que se emita para crear, suprimir o modificar los
derechos y las obligaciones de los notarios que contiene la ley, debe hacerse como
reforma expresa a la misma, a efecto de que conserve su unidad de contexto; y por lo
tanto, ni la Ley del Impuesto del timbre fiscal y de papel sellado especial para
protocolo ni el Cdigo Tributario podrn aplicarse (directamente); y por lo tanto, si el
Cdigo de Notariado regula que debe pagar de impuesto fiscal el valor del papel
empleado; y el valor del papel sellado empleado es de un quetzal por hoja; el ndice
debe extenderse cubriendo el impuesto del timbre fiscal de un quetzal por hoja.
Considero que este criterio es el ms aceptable.