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2014

Manual de Microsoft
Access 2007
Base de Datos


Manual de Microsoft Access 2007


Manual del participante 2


Microsoft Access
Es un programa que forma parte del paquete de Office que sirve para crear pequeas bases de datos de forma
sencilla, con diseos de aplicaciones utilizando asistentes. La ventaja de Microsoft Access es que el va programando
internamente por nosotros.
Bases de Datos
Una base de datos es un conjunto de informacin perfectamente ordenada y clasificada, el orden de la misma
deber estar uniformemente, ya que de esta forma los datos podrn ser consultados de manera ms precisa,
arrojando mejores resultados.
Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito en particular, como el
seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Una base de datos se
compone de Tablas, Consultas, Formularios, Informes y Pginas de acceso.
Concepto de base de datos y sus componentes bsicos:
a) base de datos: conjunto de tablas
b) tabla: conjunto de registros
c) registro: conjunto de campos
d) campo: conjunto de datos
e) dato: carcter, letra, nmero, signo, etc.

Iniciando Access.

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Crear una base de datos en blanco

1. Abra Access y en la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, haga clic en Base de datos en blanco.

2. En el panel derecho Base de datos en blanco, escriba un nombre para la nueva base de datos en el cuadro Nombre de
archivo, s desea cambiar la ubicacin del archivo, haga clic en Examinar , situado junto al cuadro Nombre de archivo, busque
la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

3. Por ltimo haga clic en el botn Crear.

4. Access crear la base de datos y, a continuacin, abre una tabla vaca denominada Tabla1 en la vista Hoja de datos, y sita
el cursor en la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo, al que inteligentemente Access asigna un tipo de dato
adecuado a los datos que recibe.









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Partes de una base de datos
Los componentes tpicos de una base de datos hecha en Access son:














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Tablas
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo, en cuanto a que los datos se
almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fcil importar una hoja de clculo en
una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de clculo y hacerlo
en una base de datos es la forma de organizarse los datos. Para lograr la mxima flexibilidad para una base de
datos, la informacin tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias.

Cada fila de una tabla se denomina registro y es donde se almacena cada informacin individual. Cada registro
consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla y se deben configurar con
un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numrico, o cualquier otro tipo.

Es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o proveedores. Al usar una tabla
independiente para cada tema, los datos se almacenan slo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos
ms eficaz y menos errores de entrada de datos. Una

Consulta
Se utilizan las consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como
el origen de registros para formularios, informes y pginas de acceso de datos. Existen varios tipos de consultas en
Access.

Formulario
Se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. Tambin se puede utilizar un
formulario como un panel de control que abre otros formularios e informes de la base de datos, o como un cuadro
de dilogo personalizado que acepta las entradas del usuario y realiza una accin basada en las entradas.
Informe
Se utiliza para analizar los datos o para presentarlos de cierta manera al imprimirlos. Se pueden crear informes que
agrupen datos y calcule totales y otro informe de datos diferente con formato para imprimir etiquetas postales.






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CREAR TABLAS DE DATOS

Crear una tabla de datos

Qu es una tabla?
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una
tabla contiene informacin sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de
campos, como un nombre, una direccin y un nmero de telfono. Los registros se suelen denominar tambin
filas y los campos, columnas.


1. Registro o fila
2. Campo o columna
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas
basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres,
direcciones y nmeros de telfono, o una tabla Productos para almacenar informacin sobre productos.
Siempre debe empezar a disear una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros
objetos de base de datos. En este artculo se explica cmo crear tablas. Aprender a crear una tabla, a agregar
campos a la tabla y a definir la clave principal de una tabla. Obtendr tambin informacin sobre los tipos de
datos y sobre el modo de definir propiedades de los campos y de la tabla. Antes de crear tablas, debe
examinar cuidadosamente sus requisitos y disear la base de datos para determinar las tablas que necesita.

Agregar nuevas tablas en vista diseo

Insertar una tabla, empezando en la vista Diseo permite crear primero la estructura de la nueva tabla, para
que en seguida se escriban los datos cambiando a la vista Hoja de datos, o bien, introduzca los datos con algn
otro mtodo, como una operacin de pegar o anexar datos.

1. Abra la base de datos.

2. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseo de tabla.

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3. En la estructura mostrada de la nueva tabla, escriba un nombre para el 1er. campo en la columna
Nombre de campo y, a continuacin, seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos, segn la
informacin a contener en dicho campo. Si lo desea, puede escribir una descripcin para cada campo
en la columna Descripcin. Esa descripcin se muestra en la barra de estado cuando el punto de
insercin se encuentra en ese campo y se utiliza como texto de la barra de estado para todos los
controles que cree arrastrando el campo hasta un formulario o informe. Tambin si lo desea puede
modificar las propiedades de los campos segn la informacin que contendrn.




Tipos de datos
Imagnese un tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores
incluidos en el campo y que determina la clase de datos que pueden ser esos valores. Por ejemplo, los valores
almacenados en un campo Texto slo pueden contener letras, nmeros y un conjunto limitado de caracteres
de puntuacin. Adems, un campo Texto puede contener un mximo de 255 caracteres. En Access existen diez
tipos de datos distintos:

Tipo de datos Almacena Tamao
Texto Caracteres alfanumricos
Se utiliza para texto o para
texto y nmeros que no se
emplean en clculos, como Id.
de producto.
Hasta 255 caracteres.
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Memo Caracteres alfanumricos (con
una longitud mayor de 255
caracteres) o texto con
formato de texto enriquecido.
Se utiliza para texto que
contiene ms de 255
caracteres o que utiliza
formato de texto enriquecido.
Las notas, las descripciones
largas y los prrafos con
formato como negrita o
cursiva son ejemplos comunes
de datos para los que se
utilizara un campo Memo.
Hasta 1 gigabyte de caracteres
o 2 gigabytes de
almacenamiento (2 bytes por
carcter), de los cuales puede
mostrar 65.535 caracteres en
un control.
Nmero Valores numricos (enteros o
valores fraccionarios).
Se utiliza para almacenar
nmeros utilizados en clculos,
salvo los valores monetarios,
para los que se utiliza el tipo
de datos Moneda.
1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes
cuando se utiliza para Id. de
rplica.
Fecha/Hora Fechas y horas.
Se utiliza para almacenar
valores de fecha y hora. Tenga
en cuenta que cada valor
almacenado contiene un
componente de fecha y otro
de hora.
8 bytes.
Moneda Valores monetarios.
Se utiliza para almacenar
valores monetarios (importes).
8 bytes.
Autonumrico Valor numrico nico que
Office Access 2007 inserta
automticamente cuando se
agrega un registro.
Se utiliza para generar valores
exclusivos que se puedan
emplear como clave principal.
Tenga en cuenta que en los
campos autonumricos los
valores pueden aumentar
secuencialmente en un
incremento especificado o
aleatoriamente.
4 bytes o 16 bytes cuando se
utiliza para Id. de rplica.
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S/No Valores booleanos.
Se utiliza para campos
Verdadero/Falso que pueden
contener uno de dos valores
posibles: S/No o
Verdadera/Falso, por ejemplo.
1 bit (8 bits = 1 byte).
Objeto OLE Objetos OLE u otros datos
binarios.
Se utiliza para almacenar
objetos OLE de otras
aplicaciones de Microsoft
Windows.
Hasta 1 gigabyte.



Datos adjuntos Fotografas, imgenes,
archivos binarios, archivos de
Office.
Es el tipo de datos que se
prefiere para almacenar
imgenes digitales y cualquier
tipo de archivo binario.
Para los datos adjuntos
comprimidos, 2 gigabytes.
Para los datos adjuntos no
comprimidos, alrededor de
700 k, segn la capacidad de
compresin de los datos
adjuntos.
Hipervnculo Hipervnculos.
Se utiliza para almacenar
hipervnculos y proporcionar
acceso con un solo clic a
pginas Web a travs de una
direccin URL (localizador
uniforme de recursos) o a
archivos a travs de un
nombre en formato UNC
(convencin de nomenclatura
universal). Puede crear
tambin vnculos a los objetos
de Access almacenados en una
base de datos.
Hasta 1 gigabyte de caracteres
o 2 gigabytes de
almacenamiento (2 bytes por
carcter), de los cuales puede
mostrar 65.535 caracteres en
un control.
Asistente para bsquedas En realidad no es un tipo de
datos; inicia el Asistente para
bsquedas.
Se utiliza para iniciar el
Asistente para bsquedas y
crear un campo que utilice un
cuadro combinado para
buscar un valor de otra tabla,
Basado en una tabla o
consulta: el tamao de la
columna asociada.
Basado en un valor: el tamao
del campo Texto utilizado para
almacenar el valor.
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consulta o lista de valores.

Propiedades de los campos

Utilice esta propiedad de campo Para
TamaoDelCampo Definir el tamao mximo de los datos
almacenados con el tipo de datos Texto,
Nmero o Autonumrico.
Formato Personalizar el modo en que aparece el
campo cuando se muestra o imprime.
LugaresDecimales Especificar el nmero de posiciones
decimales utilizadas al mostrar nmeros.
NuevosValores Indicar si el valor de un campo Autonumrico
aumenta o recibe un valor aleatorio.
MscaraDeEntrada Mostrar caracteres de edicin como gua para
la entrada de datos.
Ttulo Definir el texto que se muestra de forma
predeterminada en las etiquetas de los
formularios, informes y consultas.
ValorPredeterminado Asignar automticamente un valor
predeterminado a un campo cuando se
agregan nuevos registros.
ReglaDeValidacin Proporcionar una expresin que debe ser
verdadera cuando se agrega o cambia el valor
del campo.
TextoDeValidacin Especificar el texto que aparece cuando un
valor infringe la expresin ReglaDeValidacin.
Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.

PermitirLongitudCero Permitir que se especifique (estableciendo la
propiedad en S) una cadena de longitud cero
("") en un campo Texto o Memo.
Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo
mediante la creacin y utilizacin de un
ndice.
CompresinUnicode Comprimir el texto almacenado en este
campo cuando se especifica una gran
cantidad de texto (> 4.096 caracteres)
ModoIME Controlar la conversin de caracteres en la
versin asitica de Windows.
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ModoDeOracionesIME Controlar la conversin de caracteres en la
versin asitica de Windows.
EtiquetasInteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo.
SloAnexar Permitir el control de versiones
(estableciendo la propiedad en S) de un
campo Memo.
FormatoDeTexto Seleccionar Texto enriquecido para almacenar
texto como HTML y permitir el formato de
texto enriquecido. Seleccionar Texto sin
formato para almacenar slo texto.
AlineacinDelTexto Especificar la alineacin predeterminada del
texto dentro de un control.
Precisin Especificar el nmero total de dgitos
permitidos, incluidos los que aparecen a la
derecha y a la izquierda de la coma decimal.
Escala Especificar el nmero mximo de dgitos que
pueden almacenarse a la derecha y a la
izquierda de la coma decimal.


4. Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :

5. Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie a la vista Hoja de
datos, haga clic en la primera celda vaca y comience a escribir. Si, tras escribir algunos datos, desea agregar
uno o varios campos a la tabla, comience a escribir en la columna Agregar nuevo campo en la vista Hoja de
datos, o bien, agregue los nuevos campos mediante los comandos del grupo Campos y columnas en la ficha
Hoja de datos.

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MODIFICAR TABLAS DE DATOS
Introducir y modificar datos en una tabla Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que
son listas de filas y columnas basadas en temas. Las columnas se denominan tambin campos y son los elementos
de informacin de los que desea realizar un seguimiento. Las tablas se definen en funcin de los campos que desea
registrar para una materia en concreto. En este artculo se explica cmo crear campos. Aprender a agregar
campos a una tabla en la vista Hoja de datos y mediante una plantilla de campos. Aprender tambin a agregar un
campo de otra tabla a la tabla con la que est trabajando y a definir tipos de datos de un campo.
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Los elementos de informacin de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados
tambin columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podra crear campos para el apellido, el nombre, el
nmero de telfono y la direccin, entre otros. Para una tabla Productos, podra crear campos para el nombre del
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producto, el identificador de producto y el precio. Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es
recomendable crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule
el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la informacin en sus partes ms
pequeas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y
el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar bsquedas o clculos
con un elemento de informacin, ponga ese elemento en una columna independiente.
Un campo tiene determinadas caractersticas que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo
identifica inequvocamente dentro de la tabla. Tambin tiene un tipo de datos en consonancia con la informacin
que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden
realizar, as como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor.
Cada campo tiene tambin un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las caractersticas
formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentacin del
campo, es decir, qu apariencia tendr cuando se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un
campo escribiendo informacin en la columna Agregar nuevo campo.




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Guardar una tabla

Despus de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseo. Cuando guarde una tabla por primera vez, asgnele un
nombre que describa la informacin que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o nmeros), incluidos espacios.

1. Haga clic en el botn Office y, a continuacin, haga clic en Guardar.

NOTA Para guardar una tabla, tambin puede:

clic derecho sobre la ficha de documento de la tabla y, a continuacin, haga clic en Guardar en el men contextual.

Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido.

Qu es una clave principal?
Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un
identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la informaci n se divide en
tablas distintas en funcin del tema. A continuacin, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access
cmo debe volver a reunir la informacin. Access utiliza campos de clave principal para asociar rpidamente los datos de varias
tablas y combinar esos datos de forma significativa.



Definir la clave principal
Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un nmero de
serie o cdigo, ese campo podra convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctament e,
el campo debe identificar inequvocamente cada fila, no debe contener un valor vaco o nulo y casi nunca (o, preferiblemente,
nunca) debe cambiar.
Para definir explcitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseo.

1. Abra la base de datos.

2. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el
men contextual, haga clic en Vista Diseo.


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3. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

4. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.



Quitar la clave principal
Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacan la funcin de clave principal ya no servirn como identificadores
principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se
quita es la designacin de clave principal de esos campos.
Al quitar la clave principal se quita tambin el ndice que se cre para ella.

1. Abra la base de datos.

2. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla a la que desea quitar la clave principal y, en el men
contextual, haga clic en Vista Diseo.



3. Seleccione el campo o los campos a los que eliminar la clave principal.

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4. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relacin de tabla. Si intenta quitar una
clave principal para la que existe una relacin, Access le advertir de que debe eliminar primero la relacin.

5. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.



Relaciones
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Access 2007 los medios para recopilar de
nuevo esa informacin cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que estn relacionadas y se
definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la
informacin de varias tablas.



Tipos de relaciones de tabla
Existen tres tipos de relaciones de tabla, las cuales son:

Una relacin uno a varios
Cuando un registro de una tabla puede relacionarse con varios registros de las otras. Por ejemplo: en una tabla de Clientes y en
otra de Pedidos, puede cada cliente realizar varios pedidos.

Una relacin de varios a varios
Cuando varios registros de una tabla pueden relacionarse con varios de las otras. Por ejemplo: en una tabla de Productos y en
otra de Pedidos, un solo pedido puede incluir varios productos, a su vez un nico producto puede aparecer en varios pedidos.

Una relacin uno a uno
En una relacin uno a uno, cada registro de la primera tabla slo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y
viceversa. Este tipo de relacin no es comn porque, muy a menudo, la informacin relacionada de este modo se almacena en la
misma tabla.

Crear una relacin de tabla
Cuando se crea una relacin entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres
suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave
principal es un campo Autonumrico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao
del campo de ambos campos tiene el mismo valor.

1. Abra la base de datos.

2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

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NOTA Si an no ha definido ninguna relacin, aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla.



Si no aparece, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.




3. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuacin, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y
consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.

4. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo comn (la clave externa) en la otra tabla.
Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuacin, arrstrelos.

5. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones, donde comprobar que los nombres de campo mostrados son los
campos comunes de la relacin. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en l y seleccione un nuevo campo de la lista.
Para exigir la integridad referencial de esta relacin, active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial.

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6. Haga clic en Crear.


NOTA Se dibujar una lnea de relacin entre las dos tablas. Si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, la
lnea aparecer ms gruesa en los extremos. Adems, slo si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial,
aparecer el nmero 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y aparece el smbolo de infinito () sobre la
parte gruesa del otro extremo.



NOTAS

Para crear una relacin uno a uno, ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa)
tienen que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor S (sin
duplicados). Si ambos campos tienen un ndice nico, Access crea una relacin uno a uno.

Para crear una relacin uno a varios, el campo ubicado en el lado "uno" de la relacin (normalmente, el campo de clave
principal) tiene que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor S (sin
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duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relacin no debe tener un ndice nico. Puede tener un ndice, pero debe
permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o S (con duplicados).
Cuando un campo tiene un ndice nico y el otro no, Access crea una relacin uno a varios.

Eliminar una relacin
Para quitar una relacin de tabla, es preciso eliminar la lnea de relacin en la ventana Relaciones. Observe que si se quita una
relacin, tambin se quita la integridad referencial para esa relacin si est habilitada. Como resultado, Access ya no evitar
automticamente la creacin de registros hurfanos en el lado "varios" de una relacin.

1. Abra la base de datos.

2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.




1. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones, y aparecern todas las tablas que tengan
relaciones, mostrando las lneas de relacin.




2. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee eliminar. La lnea de relacin aparece con mayor
grosor cuando est seleccionada y presione la tecla SUPRIMIR. O bien, haga clic con el botn secundario y, a continuacin,
haga clic en Eliminar.

3. Access mostrar el mensaje de confirmacin a lo que responder S, en caso de que este realmente seguro de eliminar la
relacin.




NOTA Si se est usando alguna de las tablas empleadas en la relacin de tabla, quizs por otra persona u otro proceso, o bien, en
un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podr eliminar la relacin. Primero se deben cerrar
todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relacin.

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