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II-. El ciclo contable: captura de eventos econmicos.

CURSO PROPEDUTICO DE CONTABILIDAD
Profesor: Ricardo Noel Soriano Aguilar.
noel.soriano@integra.com.sv
rsorianoaguilar@gmail.com
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1. Papel de los registros contables.
a. Determinar la capacidad de responder por los activos
y/o las transacciones controlados por un individuo.
b. Dar seguimiento a las actividades rutinarias del
negocio.
c. Obtener informacin detallada sobre una transaccin
en particular.
d. Evaluar la eficiencia y el desempeo de cada
departamento de la empresa.
e. Mantener evidencia documentada.
3
Registro de las operaciones.
Elementos de toda actividad:
1. La estructura. Que da forma a la actividad.
2. El proceso. Es lo que da movimiento a la actividad.
En el caso de la contabilidad, la estructura est
integrada de varios elementos que le dan soporte.
El proceso de contabilizacin se realiza a travs de una
serie de pasos que se conocen como ciclo contable.
4
Elementos que conforman la estructura
contable :
1. Los principios de contabilidad generalmente
aceptados (PCGA).
2. Los conceptos bsicos.
3. Las reglas de la contabilizacin de las
operaciones.
4. Los catlogos de cuentas.
5. Los manuales o instructivos de contabilizacin.
5
En esencia, el ciclo contable integra los
siguientes pasos:
1. Registro de transacciones.
2. Clasificacin de movimientos contables.
3. Sumarizacin de resultados por cuenta.
4. Generacin de estados financieros.
Ms adelante se desarrollar este ciclo, en su forma
ms amplia: considerando 8 pasos.
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i. El mayor.
Registro utilizado para hacer seguimiento a los
aumentos y disminuciones en los renglones de
los estados financieros. Se le conoce como
cuenta del mayor o una cuenta.
El mayor es el registro contable en el que
se rene el grupo total de cuentas.
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A continuacin se muestra una cuenta de
mayor, que permite identificar claramente los
componentes de la cuenta.
Fecha Descripcin Ref. Debe Haber Saldo
Ao/mes/da Detalle de la
transaccin
Cdigo Seccin de
los cargos
Seccin de
los abonos
Saldo de
la cuenta
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ii. Uso de las cuentas.
Cuenta:
Es un medio para acumular, en un lugar,
toda la informacin acerca de los cambios
en renglones especficos de los estados
financieros: un activo, un pasivo, etc.
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Elementos de una cuenta:
a. Un nombre.
b. Un lado izquierdo: el lado dbito.
c. Un lado derecho: el lado crdito.
Por su semejanza con la letra T,
se le denomina cuenta T.
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Lado
dbito o
izquierdo
Lado
crdito o
derecho
Cuenta del mayor en su forma ms simple.
Ttulo de la cuenta
11
El tipo de cuenta usada en los
negocios tiene seis partes bsicas:
1. Un ttulo, encabezamiento o nombre.
2. Un nmero de cuenta.
3. Una columna para la fecha.
4. Una columna para cargos o debe.
5. Una columna para abonos o haber.
6. El saldo de la cuenta.
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iii.Partidas dbito y partidas crdito
Un dbito o partida dbito:
Suma registrada al lado izquierdo del mayor. Es
decir, se refieren al lado izquierdo de una cuenta.
Un crdito o partida crdito:
Suma registrada al lado derecho del mayor. Esto
es, se refieren al lado derecho de una cuenta.
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11/1 80.000
11/25 600
11/30 2.200
11/3 52.000
11/5 6.000
11/26 6.800
11/30 200
11/30 1.200
Ejemplo de la cuenta de Efectivo
de la empresa Overnight:
Efectivo
11/30 Saldo 16.600
Cada partida dbito: entrada de efectivo
Cada partida crdito: pago de efectivo
Saldo de la cuenta: cantidad de efectivo que posee la
empresa en una fecha determinada.
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Determinacin del saldo de una cuenta T:
Saldo de una cuenta:
Diferencia entre las partidas dbito y crdito en la
cuenta.
Posibles situaciones:
Si total de dbito > total de crdito
cuenta con saldo dbito.
Si total de dbito < total de crdito
cuenta con saldo crdito.
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Dbito
Cargo
(representa
un aumento)
Crdito
Abono
(representa una
disminucin)
Saldo dbito en las cuentas del activo.
Cualquier cuenta del activo
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Dbito
Cargo
(representa
una
disminucin)
Crdito
Abono
(representa
un aumento)
Saldo crdito en las cuentas del pasivo.
Cualquier cuenta del pasivo o del
patrimonio del propietario
17
Normalmente tienen
saldos dbito. Por lo
tanto, los aumentos
son registrados como
dbitos y las
disminuciones como
crditos.
Normalmente tienen
saldos crdito. Por lo
tanto, los aumentos son
registrados como
crditos y las
disminuciones como
dbitos.
Afirmacin concisa de las reglas
dbito y crdito.
Cuentas del activo Cuentas del pasivo
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Contabilidad por partida doble-La
igualdad entre dbitos y crditos.
Las reglas para los dbitos y los crditos estn
diseadas de tal forma que cada transaccin es
registrada por cantidades iguales de dbitos y crditos.
Razn de la igualdad:
La relacin existente de las reglas dbito
y crdito con la ecuacin contable
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Activos = pasivos + Patrimonio del propietario
Saldos
dbito
Saldos crdito
Es lgico que si se debe mantener la
igualdad en la expresin, un cambio en el
lado izquierdo tiene que ir aparejado con un
cambio en el lado derecho.
20
Registro de las transacciones
en las cuentas del mayor:
un par de ejemplos.
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Nov. 1: Manuel Rivas, el propietario, invirti
$80.000 en efectivo en el negocio.
Anlisis
El activo efectivo es aumentado en $80.000 y
el patrimonio del propietario aumenta en la
misma cantidad.
Reglas
dbito-
crdito
Los aumentos en los activos son registrados
con dbitos: dbito a Efectivo $80.000.
Los aumentos en el patrimonio del
propietario son registrados como crditos:
crdito a Capital, Manuel Rivas, $80.000.
22
Partidas en las cuentas del mayor:
Efectivo
11/1 80.000 11/1 80.000
Capital, Manuel Rivas
23
Nov. 17: Overnight compr herramientas y equipo
a Snap-On Tools Corp. a crdito. El precio de
compra fue $13.800, con vencimiento a 60 das.
Anlisis
Un nuevo activo, Herramientas y equipo, es
adquirido a un costo de $13.800 y se incurre en
un pasivo Cuentas por pagar por $13.800.
Reglas
dbito-
crdito
Los aumentos en los activos son registrados con
dbitos: dbito a Herramientas y equipo $13.800.
Los aumentos en los pasivos se registran
mediante crditos: crdito a Cuentas por pagar,
$13.800.
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Partidas en las cuentas del mayor:
Herramientas y equipo
11/17 13.800 11/17 13.800
Cuentas por pagar
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iv.El diario.
En un sistema de contabilidad real, la informacin
sobre cada transaccin se registra primero en el
registro contable conocido como diario.
El diario es un registro cronolgico (da por
da) de las transacciones de negocios. A
intervalos convenientes, los montos dbito y
crdito anotados en el diario son transferidos a
las cuentas en el mayor.
26
Diario general
Fecha Nombres de cuentas y explicacin Dbito Crdito
2001
Nov. 1 Efectivo 80.000
Capital, Manuel Rivas 80.000
El dueo invirti efectivo en el negocio.
.
Ejemplo:
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i. Cuando el sistema est computarizado, el
traslado del diario al mayor se hace
instantneamente.
ii. Traslado: significa copiar en la informacin
de cuentas del mayor lo que ya ha sido
registrado en el diario.
Traslado de los asientos de diario a
las cuentas del mayor:
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Diario general
Fecha Nombres de cuentas y explicacin Dbito Crdito
2001
Nov. 1 Efectivo 80.000
Capital, Manuel Rivas 80.000
El dueo invirti efectivo en el negocio.
Diario mayor
Fecha Dbito Crdito Saldo
2001
Nov. 1 80.000 80.000
Capital, Manuel Rivas
Fecha Dbito Crdito Saldo
2001
Nov. 1 80.000 80.000
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v. La utilidad neta (UN).
Es el aumento en el patrimonio del
propietario, resultante de la operacin
rentable del negocio.
No consta de efectivo o de otros activos
especficos. nicamente es un clculo de los
efectos globales de muchas transacciones de
negocios sobre el patrimonio del propietario.
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Activos = pasivos + Patrimonio del propietario
Cualquiera (o ambos) de
estos efectos ocurre a
medida que se obtiene
utilidad.
... pero esto es lo
que realmente
significa utilidad
neta.
Aumento = Disminucin + Aumento
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Importante:
a. La UN es el aumento en el patrimonio del
propietario y no tiene una relacin directa con los
tipos y cantidades de activos disponibles. Hasta
un negocio que obtiene utilidad puede caer en
iliquidez y resultar insolvente.
b. En el balance general, los cambios en el
patrimonio del propietario, producto de
operaciones rentables o no rentables, se reflejan
en el saldo de su cuenta de capital.
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c. La UN se establece al comparar los precios de
venta de los bienes o servicios ofrecidos por la
empresa, durante el perodo, con los costos en
los que se incurre para producirlos.
d. La UN se refleja en el estado de resultados.
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Auto Servicio Overnight
Estado de resultados
Para el mes de diciembre de 2001.
Ingresos:
Ingresos por servicios de reparacin..........................$10.380
Gastos:
Gasto de publicidad..........................$ 830
Gasto de salarios...............................$ 4.900
Gasto de suministros.........................$ 400
Gasto de depreciacin: Edificio........$ 150
Gasto de depreciacin:
Herramientas y equipo......................$ 200..............$ 6.480
Utilidad neta...................................................................$ 3.900
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Reglas dbito y crdito para
ingresos y gastos
(*)
:
Rubro Efecto sobre el
patrimonio del
propietario
Registro
mediante
Ingreso
Gastos
Lo aumenta
Lo disminuyen
Crdito
Dbito
(*) Estas reglas no son ms que una extensin natural
de las reglas para registrar aumentos y disminuciones
en el patrimonio del propietario.
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Las disminuciones se
registran mediante dbitos:
Los aumentos se registran
mediante crditos:
Inversiones y retiros por parte del
propietario
Patrimonio del propietario
Los gastos disminuyen el
patrimonio del propietario
se registran mediante
dbitos.
Los giros reducen el
patrimonio del propietario
se registran mediante
dbitos.
Los ingresos aumentan el
patrimonio del propietario se
registran mediante crditos.
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Registro de las transacciones
de ingresos y gastos de
diciembre:
nuevamente Overnight.
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Se pag $360 al diario La Tribuna, por
publicidad que deber aparecer durante
el mes de diciembre.
Anlisis El costo de la publicidad es un gasto. El
activo Efectivo disminuye.
Reglas
dbito-
crdito
Los gastos disminuyen el patrimonio del
propietario y se registran mediante dbitos:
dbito a Gasto de publicidad $360.
Las disminuciones en los activos se registran
por crditos: crdito a Efectivo $360.
Dic. 1:
38
Asiento
de diario
Dic. 1 Gasto de publicidad.............360
Efectivo.............................360
Partidas en las cuentas del mayor:
Efectivo Gasto de publicidad
11/30 Saldo 16.600 12/1 360
12/1 360
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Se contrat publicidad por radio a KRAM
para salir al aire en diciembre. El costo fue
$470, por pagar dentro de 30 das.
Anlisis
El costo de la publicidad es un gasto. Se
incurre en el pasivo Cuentas por pagar.
Reglas
dbito-
crdito
Los gastos disminuyen el patrimonio del
propietario y se registran mediante dbitos:
dbito a Gasto de publicidad $470.
Los aumentos en los pasivos se registran por
crditos: crdito a Cuentas por pagar $470.
Dic. 2:
40
Asiento
de diario
Dic. 2 Gasto de publicidad.............470
Cuentas por pagar....................470
Partidas en las cuentas del mayor:
Cuentas por pagar Gasto de publicidad
11/30 Saldo 7.000 12/1 360
12/2 470
12/2 470
Ilustracin Diario y Mayor
41
2. El ciclo contable.
Describe la secuencia de los procedimientos
contables, utilizada para registrar, clasificar y resumir
la informacin contable. Comienza con el registro
inicial de las transacciones y finaliza con la
preparacin de los estados financieros formales.
Es un ciclo porque los procedimientos deben
repetirse continuamente, para que pueda
prepararse los estados financieros actualizados a
intervalos razonables.
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Fases en el ciclo contable:
1. Registro de transacciones en el diario.
2. Traslado de cada partida de diario a las cuentas del
mayor apropiadas.
3. Preparacin de un balance de prueba.
4. Realizacin de los ajustes de fin de ao.
5. Preparacin de un balance de prueba ajustado.
6. Preparacin de estados financieros.
7. Registro en el diario y traslado de los asientos de
cierre.
8. Preparacin de un balance de prueba despus del
cierre.
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El balance de prueba:
Consiste en un anexo de dos columnas, en el cual se
enlista los nombres y los saldos de todas las cuentas
en el orden como aparecen en el mayor: los saldos
dbito aparecen en la columna izquierda y los saldos
crdito en la columna derecha.
Se elabora antes de preparar un balance general, para
probar que el total de las cuentas con saldos dbito es
igual que el total de las cuentas con saldos crdito.
Ejemplo balance de prueba
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Caractersticas bsicas del
balance de prueba:
a. Demuestra (prueba) la igualdad de las partidas
dbito y crdito en el mayor de la empresa.
b. Contiene cuentas del estado de resultados y
cuentas del balance general.
c. Ms que probar la igualdad referida,
proporciona una idea sobre la situacin del
negocio.
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Usos y limitaciones del balance de
prueba.
a. Haber registrado dbitos y crditos iguales
para todas las transacciones.
b. El clculo correcto del saldo dbito o crdito de
cada cuenta.
c. Realizacin correcta de la suma de los saldos
de cuenta en el balance de prueba.
Proporciona seguridad sobre:
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Errores ms frecuentes que se comete
cuando los saldos dbito y crdito no
concuerdan:
a. Traslado de un crdito como un dbito o
viceversa.
b. Errores aritmticos al establecer los saldos de
las cuentas.
c. Errores al copiar los saldos de las cuentas en
el balance de prueba.
d. Listado de un saldo dbito en la columna
crdito del balance de prueba, o viceversa.
e. Errores de suma en el balance de prueba.
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Limitaciones del balance de prueba:
a. Su preparacin no es garanta de que las
transacciones han sido analizadas y registradas
correctamente en las cuentas correspondientes.
b. La omisin de transacciones en el mayor, no es
revelada por el balance de prueba.
c. Slo muestra un aspecto del mayor: la igualdad de
los dbitos y crditos.
48
Asientos de ajuste.
Su propsito es asignar a cada perodo
contable las cantidades apropiadas de
ingresos y de gastos.
Se les llama de ajuste, porque
ajustan los saldos de las diversas
cuentas del mayor.
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a. Existen diferentes tipos de asientos de
ajuste: los que afectan los ingresos y
los que afectan los gastos.
b. Puede haber varios asientos de ajuste
en cada perodo.
Asientos de ajuste.
50
Suministros de almacn: un activo
que se convierte en gasto.
El 4 de diciembre, Overnight compr por $1.400
una cantidad de suministros de almacn, los que
se esperaba cubriran tres o cuatro meses.
Cuando se adquiri el activo, ese monto se debit
de la cuenta Suministros de almacn, porque
beneficiara perodos contables futuros.
Ver figura siguiente:
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Balance general
Activos
Suministros de almacn
Ingresos
Gastos
Gasto de suministro
Estado de resultados
A medida que se
utiliza los
suministros
Costos de
suministros que
beneficiarn
perodos futuros
A medida que se utiliza un activo, se convierte en un gasto.
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Asiento de ajuste para reconocer los
suministros utilizados como un gasto:
Si durante diciembre slo se utiliz suministros de
almacn por $400 y se cuenta con $1.400 para ser
empleados en perodos futuros, los $400 utilizados
deben ser reconocidos como un gasto en diciembre,
mientras que al remanente ($1.000) se le registra en el
balance general al 31 de diciembre como un activo.
Ver asiento de ajuste para la transferencia del costo de los suministros
consumidos, desde la cuenta del activo hacia la de gasto.
53
Diario general
Fecha Nombre de cuentas y explicacin Dbito Crdito
2001
Dic. 31 Gasto de suministros..................400
Suministros de almacn......................400
Para reconocer como gasto el costo de los
suministros de almacn utilizados en
diciembre.
Asiento de ajuste:
54
El concepto de depreciacin.
Significado contable:
Asignacin sistemtica del costo de un activo
depreciable durante la vida til del activo.
Activos depreciables:
Objetos fsicos que conservan su tamao y su forma
pero que eventualmente se desgastan o se tornan
obsoletos. No se consumen fsicamente, pero su
utilidad econmica disminuye con el tiempo.
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Balance general
Activos
Edificio
Equipo, etc.
Ingresos
Gastos
Depreciacin
Estado de resultados
A medida que
expira la vida til
del activo
Costo de un
activo
depreciable
Proceso de asignacin del costo de un activo depreciable al gasto.
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a. No es un intento de registrar cambios en el valor
de mercado del activo aunque este valor
aumente, el proceso de depreciacin debe
continuar.
b. La depreciacin se sustenta en el principio de
asociacin.
c. Meta de la depreciacin: compensar una porcin
razonable del costo del activo con el ingreso en
cada perodo de su vida til.
Aspectos importantes sobre la depreciacin:
57
d. El gasto por depreciacin ocurre continuamente
durante la vida del activo, pero no hay
transacciones de depreciacin diarias.
e. Se paga por adelantado, cuando el activo se
compra originalmente.
f. Lo anterior hace necesario realizar asientos de
ajuste, para transferir el monto apropiado del costo
del activo.
g. El monto apropiado del gasto en referencia es
slo una estimacin.
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Registro del gasto de
depreciacin: una ilustracin.
Overnight compr su edificio por $36.000.
Asumiendo una vida til de 20 aos, la empresa
reconocer 1/20 del costo del edificio como gasto
de depreciacin. Esto es $1.800, lo que
mensualmente resulta en $150.
Ver asiento de ajuste para registrar la depreciacin
del edificio.
59
Diario general
Fecha Nombre de cuentas y explicacin Dbito Crdito
2001
Dic. 31 Gasto de depreciacin.......................150
Depreciacin acumulada: Edificio...................150
Para registrar la depreciacin de un mes sobre el
edificio (el costo, $36.000, dividido por la vida til
estimada, 240 meses, es igual a $150 por mes).
Asiento de ajuste:
60
Importante:
a. La cuenta del Gasto de depreciacin aparecer en
el estado de resultados, junto con el resto de gastos.
b. La cuenta de Depreciacin acumulada aparecer
en el balance general, como una deduccin del
saldo de la cuenta Edificio. Es una contracuenta de
activo, porque ste tiene un saldo crdito y se
compensa una cuenta del activo (Edificio) para
generar el monto apropiado del balance general para
el edificio.
Ilustracin asientos de ajuste
61
El balance de prueba ajustado.
a. Se prepara despus de que se ha registrado
todos los asientos de ajuste necesarios.
b. Sirve para probar que el mayor todava est en
equilibrio.
c. Los estados financieros son preparados
directamente del balance de prueba ajustado.
62
d. Al igual que el balance de prueba, proporciona
un listado completo de los saldos de las
cuentas utilizadas en la preparacin de los
estados financieros.
e. A excepcin de la cuenta de capital del
propietario, cada cuenta del balance de prueba
ajustado contiene su saldo del final del
perodo.
Ejemplo balance de prueba ajustado
63
Cierre de las cuentas
temporales de patrimonio.
Proceso mediante el cual se transfiere los
saldos de las cuentas temporales a la cuenta de
capital del propietario. Los asientos de diario
utilizados para cerrar las cuentas temporales se
conocen como asientos de cierre.
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Cuentas temporales o nominales: las cuentas
que acumulan las transacciones de un perodo
contable solamente. stas son: las cuentas de
ingresos, gastos y retiros.
Cuentas permanentes o reales: cuentas cuyos
saldos continan existiendo despus del perodo
contable. Estas cuentas son: la cuenta de capital
del propietario y otras cuentas del balance general.
Ilustracin asientos de cierre
65
Resumen del proceso de cierre.
a. Cerrar las diversas cuentas de ingresos
transfiriendo sus saldos a la cuenta de
Resultados.
b. Cerrar las diversas cuentas de gastos
transfiriendo sus saldos a la cuenta de
Resultados.
c. Cerrar la cuenta de Resultados transfiriendo su
saldo a la cuenta de capital del propietario.
d. Cerrar la cuenta de Retiros del propietario contra
la cuenta de capital del propietario.
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Balance de prueba despus del
cierre.
Despus de que las cuentas de ingresos y
gastos han sido cerradas, es aconsejable
preparar un balance de prueba despus del
cierre, el cual nicamente contendr cuentas
del balance general.
Se prepara a partir del mayor.
Ejemplo balance de prueba despus del cierre