Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 1
Actividad: Arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo de trabajo. Nombre del grupo: ALFER Integrantes del grupo:
1.JOSE ALEXANDER FERNANDEZ GOMEZ 2. 3. 4. 5. Lder del grupo: JOSE ALEXANDER FERNANDEZ GOMEZ
Luego de conocer la situacin actual de la organizacin con respecto a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, se debe iniciar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad, para as establecer cul ser la estandarizacin que se asignar a manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestin de Calidad. Posteriormente, se deber definir el listado de documentos mandatorios y no mandatorios que contribuirn al mantenimiento y mejora del sistema de calidad. Para lo anterior, el grupo de trabajo debe solucionar los siguientes cuatro puntos: 1) Arquitectura Documental: definan los componentes de cada Documento del Sistema de Gestin de Calidad marcando con una X, tambin adicionen Documentos o Componentes que consideren necesarios para la eficaz implementacin del Sistema de Gestin de Calidad.
Documentos
Componentes M a n u a l e s
P r o c e d i m i e n t o s
I n s t r u c t i v o s
F o r m a t o s
L i s t a d o s
P r o c e s o s
N o r m o g r a m a s
p l a n e s
Encabezado X X X X X X X X Tabla de Contenido X X X X X X
Objetivo del Documento X X X X X X X X Alcance del Documento X X X X X X X
Responsables del Documento X X X X X X X Definicin de Trminos X X X X X
Flujograma X X X
Entre otros Titulo X X X X X X X Portada X X X X X
control de Registros X X X X X X X
Introduccin X X X X X
ANEXOS X X
X Conclusiones X X X X X
Observaciones X X X X X
NORMAS X X X X X X
POLITICAS X X X X X X
A. Establezcan el encabezado de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad, de manera que permita la identificacin del documento.
El encabezado de un documento corresponde a los datos bsicos para su identificacin, y deber ir en todas las pginas
PGINAS: VERSIN: CDIGO: FECHA MACROPROCESO NOMBRE DEL DOCUMENTO LOGO
Ttulo o nombre del documento del Sistema de Gestin de la Calidad: centrado, negrilla, mayscula sostenida y en letra Arial 12.
Cdigo: alfa numrico, el cual permite la identificacin nica del documento. Ver numeral 5.2.3, Codificacin.
Versin del documento: identifica el nmero de versiones que ha tenido el mismo. Estas aumentan en forma consecutiva ascendente, iniciando en 01. Se escriben en letra Arial, sin negrilla y centrado.
Elabor: se escribe el nombre y el cargo de la persona de la dependencia que elabor el documento. Se escribe en letra Arial, sin negrilla y centrado. Este campo slo aplica para la pgina N1.
Fecha de elaboracin del documento (dd-mmm-aaaa): se escribe en letra Arial, sin negrilla y centrado. Este campo slo aplica para la pgina N1.
Revis: se escribe el nombre y el cargo de la persona encargada de la revisin del documento, en letra Arial, sin negrilla y centrado. Este campo aplica para la pgina N1.
Fecha de revisin del documento (dd-mmm-aaaa): se escribe en letra Arial, sin negrilla y centrado. Este campo slo aplica para la pgina N1.
Aprob: Se escribe el nombre y el cargo del responsable de aprobar el documento, letra Arial, sin negrilla, centrado. Este campo slo aplica para la pgina N1. Fecha de aprobacin del documento (dd-mmm-aaaa): se escribe en letra Arial, sin negrilla y centrado. Este campo slo aplica para la pgina N1.
2) Mapa de Procesos: definan los procesos organizacionales en donde se evidencien claramente los procedimientos de direccin, apoyo, misionales y de mejora continua.
Procesos Estratgicos: son los procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los accionistas, para a partir del anlisis de todo ello y el conocimiento de las posibilidades de los recursos propios, emitir las guas adecuadas al resto de procesos de la organizacin, para as asegurar la respuesta a las mencionadas necesidades y condicionantes.
Se suelen referir a las leyes, normativas,... aplicables al servicio y que no son controladas por el mismo.
Procesos Clave: ataen a diferentes reas del servicio y tienen impacto en el cliente, creando valor para ste. Son las actividades esenciales del servicio, su razn de ser. Son los procesos a partir de los cuales, el cliente percibir y valorar la calidad.
Procesos de Soporte: son los procesos responsables de proveer a la organizacin de todos los recursos necesarios en cuanto a personas, maquinaria y materia prima, para a partir de los mismos, poder generar el valor aadido deseado por los clientes.
Evaluar analizar mejorar
3) Documentacin a realizar - Lista de chequeo: definan el nivel documental por procesos institucionales.
P r o c e s o
Nombre del Documento Procedencia Responsable del Documento Mandatorio ISO 9001:2008 No Mandatorio Gestin de Calidad Directiva Permanente de Plan de Accin 5.1,5.2,5.3,5.4,5.5, 5.6,7.2.1,7.2.2,7.5
Director de Planeacin Planeacin Estratgica Documentos de direccionamiento estratgico 5.1,5.2,5.4,5.5,6.1,6.3 7.2.1,7.2.2,
Director de planeacin
Gestin Presupuestal Directiva para la elaboracin del anteproyecto de presupuesto 6.1 Jefe Jefatura financiera, director presupuesto, Director Planea Gestin Accin Integral Directiva de Accin Integral y objetivos de Accin Integral 6.2,7.5 Jefatura de Accin Integral Planeamiento Logstico Directivas permanentes, transitorias y planes 6.3 ,7.1,7.5.1 Jefe Jefatura Logstica, Intendente Gral, Directores Adquisicin de Bienes y Servicios Plan de Contratacin 6.3,7.4,7.5.1 Jefe Jefatura Logstica, Intendente Gral, Directores, Jefe de Presupuesto Gestin de Doctrina Plan de Instruccin, Capacitacin Y Entrenamiento 7.3,8.3 Jefe educacin y doctrina, Director de Doctrina Gestin Administracin Personal Directiva Programas de Induccin 6.2 Jefe Desarrollo Humano, Director Personal Gestin Documental Plan de capacitacin de gestin documental y administracin de archivo y correspondencia. 4.2.3,4.2.4 Ayudante General y Jefe Estado Mayor Gestin Contable Directivas de polticas de carcter contable y financiero 6.1 Director Financiero Inspeccin y Auditoria Plan de Inspeccin y Auditorias 8.2.2 Inspector General y Jefe Estado Mayor
4) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del grupo tras el desarrollo de la presente actividad.
Conclusiones
1.La correcta elaboracin de un documento de SGC 2.Conocer la estructura general de un documento 3.Verificacion de un encabezado, el contenido especfico y un pie de pgina, de los documentos 4.conocimiento del mapa de procesos con sus macroprocesos 5. Que la Norma ISO 9001:2008, requiere (y siempre ha requerido) un sistema de gestin de la calidad documentado, y no un sistema de documentos
Modo de entrega:
La actividad debe ser realizada por el grupo de trabajo conformado al inicio del programa. Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo con el desarrollo de la actividad realizada de manera grupal. Los aprendices que efecten la actividad de manera individual se les descontar puntos en la nota final.
Criterios de evaluacin Define la estandarizacin que aplicar a los documentos del S.G.C. Conoce los documentos mandatorios definidos en la ISO 9001. Define los documentos que contribuirn al mantenimiento y mejora continua del S.G.C.