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Definicin de Documentos



Cartilla
I



Tabla de Contenido

1. Presentacin 3
2. Definicin de Documentos... 4












Presentacin

Se explica de una manera sencilla los parmetros a diligenciar en el momento de
definir los documentos, esta informacin se debe crear en cada una de las empresas
que se tengan instaladas de acuerdo a las necesidades del usuario.
















































DEFINICION DE DOCUMENTOS

Qu son Documentos?

Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa; se pueden imprimir las veces
que se requieran dependiendo de las necesidades de la empresa lo exijan.
Los documentos extracontables son los soportes que permiten registrar solicitudes, no
afectan la contabilidad y se pueden generar varios tipos de informes de estos
documentos.

Cul es el objetivo de manejar la informacin por Documentos?

EL objetivo es organizar la informacin contable de la empresa, utilizando formatos
propios para cada uno de ellos.
De igual forma el objetivo de los documentos extracontables es tener un control sobre
las solicitudes de entradas y salidas de mercanca, para estos el sistema permite
generar una variedad de informes

Cul es la ruta para definir Documentos?

La ruta para definir documentos es: Contabilidad Parmetros Parmetros de
Documentos



All el sistema despliega una ventana con todos los documentos que maneja SIIGO,
cada uno de ellos identificado con una letra que indica el tipo de documento que se
est trabajando y su correspondiente nombre.

SIIGO cuenta con veintitrs (23) tipos de documentos entre contables y extracontables











Qu funcionalidad tienen cada unos de los documentos?

La funcionalidad de cada tipo de documento se explica a continuacin:
A Ajustes x Inf: Permite contabilizar los ajustes por inflacin y dems partidas
ajustables por inflacin. Adems este tipo de documento permite contabilizar los
ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de moneda extranjera.
B Orden de produccin: Documento utilizado en el modulo de Produccin, para
realizar la apertura de ordenes de produccin.
C Nota Crdito: Registra las notas crdito bancarias y las devoluciones de factura
de venta cuando no se realizan dentro del mismo periodo contable con el fin de afectar
cada una de las cuentas de forma manual.
D Nota Debito: Registra las notas debito bancarias y las devoluciones de factura de
compra cuando no se realizan dentro del mismo periodo contable con el fin de afectar
cada una de las cuentas de forma manual.
E Nota de Entrada: Permite hacer el ingreso de mercanca a las bodegas cuando no
ha llegado con su respectiva factura.



F Factura de Venta: Documento contable que permite registrar la venta de
productos y/o servicios.
G Comprobante de Egreso: Permite contabilizar los diferentes pagos a
proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores.
H Nota de Salida: Permite dar salida al inventario cuando se presente por cualquier
tipo de situacin diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios, perdida de mercanca,
etc.
J Nota de devolucin: Permite contabilizar las devoluciones de mercancas
registradas en la factura de venta dentro del mismo periodo contable.
K Minutas: Documento nicamente utilizado en el modulo de Produccin. Permite
hacer el cargue de la mano de obra y los costos indirectos de fabricacin en las
ordenes de produccin.
L Otros: Permite registrar contablemente los dems conceptos que no aparecen en
este listado. Ejemplo: Consignaciones, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones,
Amortizaciones, Cierre de ao, Saldos inciales, etc.
N Nota interna: Contabiliza las notas internas de contabilidad.
O Nota de produccin: Permite registrar la transformacin de materia prima a
producto terminado.
P Registro de compras: Documento contable que permite registrar las compras de
inventarios, servicios y activos fijos o propiedad, planta y equipo.
R Recibo de caja: Contabilizar el ingreso de dinero por cancelacin de facturas,
ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte de los clientes.
S Nota de Remisin: Registra la salida al inventario y posteriormente va a ser
facturada.
T Nota de Traslado: Permite mover mercanca de una bodega a otra.
V Cotizacin: Documento extracontable que permite hacer la presentacin de los
productos y/o servicios de la empresa.
Y Orden de Compra: Documento extracontable que permite hacer solicitud de
productos y/o servicios hacia los proveedores.
Z Orden de Pedido: Documento extracontable que permite hacer ingreso de las
solicitudes de productos y/o servicios hechas por los clientes.
I Requisicin: Documento extracontable aplica nicamente para el Modulo de
Activos Fijos, permite realizar la solicitud de un activo fijo al departamento de
compras.



M Orden de Compra Activos Fijos: Documento extracontable nicamente para el
Modulo de Activos Fijos, que permite hacer la solicitud de activos fijos a los
proveedores
U- Devolucin de Compras: Permite contabilizar las devoluciones de mercancas
registradas en la factura de compra dentro del mismo periodo contable.

Cules son los datos que solicita el sistema al momento de
definir documentos?
La definicin de documentos consiste en el establecimiento de los parmetros bajo los
cuales se utilizarn cada uno de los documentos que requiere una empresa para sus
registros contables, extracontables, administrativos, etc.








Se tomarn como ejemplo los documentos principales la Factura de Venta (F) y el
Registro de Compras (P) y en cada uno de ellos se explicarn los diferentes campos
que los componen.







Importante:
Dentro de la definicin de los documentos, en SIIGO se debe tener en
cuenta:
Tipos de documento
Numeracin
Formas de impresin
Cruces de documentos
Documentos Contables y Extracontables
Clasificacin tributaria




Factura de venta:
Se utiliza para registrar contablemente los valores y las cantidades (cuando aplique)
del producto o servicio vendido, afectando la correspondiente carga tributaria.
Los campos que se deben diligenciar son:

Comprobante: Se pueden definir hasta 999, con el fin de tener organizada la
contabilizacin por reas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo
tipo.
Descripcin: Es una abreviatura de la utilizacin que se le dar a ese
documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.
Numeracin Inicial: Nmero desde el cual quiere empezar a generar el
consecutivo de comprobantes.

Documento Inactivo: Esta opcin permite inhabilitar el documentos, para no
ser visualizado al momento de ingresar por el modulo de documentos o por el
modulo de contabilidad.




Desea Modificar Descripcin de las Secuencias: Permitir en el momento
de elaboracin del documento modificar las descripcin.


Nro. Automtica: Seleccionar la casilla si desea que la numeracin la genere
automticamente el programa, de lo contrario deje en blanco y al momento de
grabar el documento solicitara el numero para guardar
Nmero de tems: Digitar el nmero mximo de tems o filas que quiere
capturar dentro de un comprobante, se pueden definir mximo 250 tems.
Pg.Comp./Minerva (S/N/M): La impresin generada es estndar,
seleccione S si se quiere pgina completa, N si desea en media pgina M si
desea en forma minerva de comercializacin genrica, en este ltimo caso se
habilitara la siguiente pantalla:

Nmero de Copias: Nmero de veces que se requiera la impresin de un
documento.
Ttulo: Nombre del comprobante que est parametrizando. Este aparecer en
el momento de la impresin estndar.




Leyenda: Marcar la casilla si desea que en la impresin de un documento
estndar se impriman los datos, Nombre de la empresa, Nit, Cdigo actividad
econmica, rgimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento,
en el caso de la factura de venta adicionalmente con esta opcin se imprime a
pie de pgina la leyenda de ley que indica Esta factura se asemeja
Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresin del documento
NO lo realiza el formato estndar, sino que la empresa ya tiene unos
documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta
opcin, se debe elaborar el diseo del documento.
Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine
de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresin.
Multiusuario: Marcar la casilla si el documento lo utilizan en ms de una
terminal al mismo tiempo.
Redondea cifras: Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se
aproxime al peso.

Actualiza Inventario: Seleccionar la casilla si la factura de venta es el nico
documento que se utiliza en el proceso de facturacin (esto para que una vez
realice una factura se descargue el inventario).









Nmero de Vencimientos: Si la empresa genera facturacin a plazos se debe
asignar el nmero de plazos mximos que es posible utilizar en el proceso de
facturacin. Esta opcin permite manejar hasta 999 vencimientos.
Desc. en Producto: Seleccionar la casilla si en el proceso de facturacin se
realizan descuentos en los productos. Este descuento no es contabilizado,
simplemente lo toma como un menor valor del precio de venta.
Reg. Comn: Campo Informativo

- Cta. Retencin Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea hacer la contabilizacin
de la retencin en la fuente que le practiquen.








Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza (R/P/C/N). Se digita la letra de
acuerdo al tipo de documento que es necesario hacer antes de la factura de
venta (Pedido Cotizacin Remisin) o tambin puede no cruzar. Este cruce
permite traer la informacin que se ha capturado en un documento anterior.
Importante:
Si la Factura cruza con un documento contable en este caso la Nota de
Remisin (S) no se debe marcar esta casilla, de hacerlo el sistema
descarga el inventario dos veces, una con la Nota de Remisin y otra
con la Factura de Venta.
Importante:
Si en el registro de control de marco la opcin Maneja Mltiples ret.x
Documento, en la definicin de documentos no se habilita este campo








Estos cruces pueden ser implementados segn los procesos y necesidades de cada
compaa, como por ejemplo
a. Pedido Cotizacin Remisin Factura de Venta
b. Pedido Cotizacin Factura de Venta
c. Pedido Remisin Factura de Venta
d. Pedido Factura de Venta
e. Cotizacin Remisin Factura de Venta
f. Cotizacin Factura de Venta
g. Remisin Factura de Venta
Obliga Cruce: Se habilita solo si en el campo anterior se marco cruce y hace
obligatorio el cruce









Permite utilizar Nit con diferente sucursal: Esta opcin se habilita SOLO SI
se defini algn cruce y funciona para que al momento de cruzar la factura con
remisin habilite la opcin de cruzar remisiones con Nit que maneja sucursal y
facturarlas a otra sucursal

Importante:
Los documentos Orden de Pedido y Cotizacin son documentos
extracontables, la Remisin es un documento contable
Importante:
Al momento de la Factura de Venta, cruzar con la Nota de Remisin
es indispensable marcar que Obliga Cruce, de lo contrario las
Facturas que no tengan documento cruce los productos no
descargaran el inventario ni ser posible asignar un costo de ventas.





La factura ser cruzada por la Remisin: Al seleccionar esta opcin se
podrn cruzar varias remisiones con una sola factura y viceversa.

Consolida Productos de Remisin/Pedido en la impresin: Esta opcin se
habilita solo se marco cruce con Remisin o Pedido, al marcar esta casilla el
sistema en la impresin del documento mostrara sumadas las unidades de un
mismo cdigo de producto que se repitan en varias remisiones o pedidos
que crucen en la factura de venta.

Cuenta ICA: Anticipo: Cuenta contable en la cual se contabilizar la retencin
de ICA. Para el PUC comercial la cuenta sugerida es 1355180000. Este casilla
se habilitara si en el registro de control de marco la opcin de Reforma
Tributaria Municipal
Cuenta ICA: Retenido: Cuenta contable en la cual se contabilizar la
retencin de ICA que practique, en la facturacin no tiene efecto. Para el PUC



comercial, la cuenta sugerida es 2368050000. Este casilla se habilitara si en el
registro de control de marco la opcin de Reforma Tributaria Municipal
Cuenta Retencin IVA: Cuenta contable en la cual se contabilizar la
retencin de IVA. Para el PUC comercial, la cuenta sugerida es 1355170000.











Cargos y Descuentos: Dentro de la estructura de los documentos se pueden
definir tres cargos y tres descuentos.
a. En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo
la retencin en la fuente que le practiquen, este descuento va
obligatoriamente en la tercera casilla de descuento.
b. En la columna de cargos se pueden definir como mayor valor de la venta
fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el
IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta
relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre
debe asignarse la cuenta del IVA Generado.
Importante:
Al seleccionar cada una de las cuentas contables en los anteriores
campos, el sistema genera el siguiente mensaje aclarativo:











OTROS DATOS DE LA FACTURA:

Imp. Stand/Dsc.x tem/dsc.Unitario (S/D/U): Hace referencia a la forma
como muestra impreso los descuentos en el formato Estndar, solo si est
definido descuento en producto. Imp. Stand: En la impresin coloca el valor
neto nicamente, Dsc.x tem: En la impresin trae discriminado el valor del
descuento y cargo por tem de la factura, dsc.Unitario: Genera impreso el
valor del producto unitario antes del descuento y el valor del descuento
discriminado.
Numero de Autorizacin DIAN: Corresponde al nmero de autorizacin para
la facturacin expedido por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales
(DIAN), para que sea impreso como requisito legal de la factura.
Numeracin Autorizada: Se debe digitar en el siguiente orden:
a. Primer casilla el prefijo de la factura
b. Segunda casilla la numeracin desde o inicial
c. Tercera casilla la numeracin hasta o final.
Fecha Autorizacin: Fecha en la cual fue autorizada su facturacin.
Recalcula IVA en el Total: Se marca si en el proceso de facturacin se
requiere asignar manualmente el valor del IVA.



Importante:
Si en el registro de control se marco la opcin de IVA Diferencial el
sistema toma la cuenta de IVA definida en la apertura de las lneas y
grupos de inventarios y no la de la definicin del documento.








Cambia nombre del Tercero. Seleccione la casilla, si en el momento de
facturar quiere modificar los datos del tercero (direccin telfonos), su
funcionalidad es cuando se manejan documentos cruce porque en la factura el
sistema llama los datos registrados en el documento anterior.

No solicita confirmacin de Impresora por Previos: Se marca esta opcin
para que el sistema realice la impresin de estos documentos por la opcin
Impresin de documentos previos y al enviar ms de una copia el sistema
solicite la confirmacin de la impresora una sola vez y con esta imprimir todos
los documentos enviados.





Importante:
En caso de manejar IVA diferencial esta opcin no debe marcarse
Importante:
Esta funcionalidad aplica en la impresin de los documentos en
formato estndar o con generador de documentos.



Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta
opcin, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales,
de lo contrario imprime cinco decimales.
Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opcin, el
sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo
contrario imprime cinco decimales.


Mensaje Fijo: Se puede digitar un mensaje y siempre se visualizara al
momento de la impresin.

Registro De Compra
Los campos a parametrizar son bsicamente los mismos que en la factura de venta,
salvo algunas variantes.
No se habilitan los campos Desc. En Producto y Reg. Comn
Cambian los Tipos de Documentos Cruce:


Cruce O. Compra/N.Ent/No cruza (C/E/N): Asignar la letra de acuerdo al tipo de
documento que se quiere hacer antes del registro de compra (Orden de Compra Nota
de Entrada). Este cruce le permite traer la informacin que se ha capturado en el
documento anterior.



Importante:
El documento Orden de Compra es extracontable, la Nota de Entrada
es un documento contable




Estos cruces entre varios documentos pueden ser implementados segn los procesos y
necesidades de cada compaa:
a. Orden Compra Nota de Entrada Registro de Compra
b. Orden Compra Registro de Compra
c. Nota de Entrada Registro de Compra
d. Registro de Compra

Obliga Cruce: Se habilita solo si en el campo anterior se marco cruce y hace
obligatorio el cruce










Cta. Retencin Dscto 3 (S/N): Asignar (S) si se desea hacer la
contabilizacin de la retencin en la fuente al momento de grabar el registro de
compra. Cabe anotar que la cuenta contable debe estar asignada en la tercera
casilla dentro de la columna de descuentos en la estructura del registro de
compra.
Imp. Certificado: Seleccionar la casilla si se requiere que una vez realizada
una contabilizacin genere el certificado de retencin de ese documento.
IVA a Rg. Simplif: Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizar el IVA
a rgimen simplificado. Para el PUC comercial la cuenta sugerida es
2408??0000.
Importante:
Al momento del Registro de Compra cruzar con la Nota de Entrada
es indispensable marcar que Obliga Cruce, de lo contrario las
Compras que no tengan documento cruce los productos no
actualizaran el inventario.



ICA Rete: Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizar la retencin de
ICA. Para el PUC comercial la cuenta sugerida es 2368??0000.
Cta. Retencin IVA. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizar la
retencin de IVA. Para el PUC comercial la cuenta sugerida es 2367??0000.

Registra secuencias en donde incluye impuestos como mayor valor de
la compra: Cuando se causan compras de consumo, no se conoce el valor
exacto de IVA de cada uno de los productos que se adquieren. Adems de esto
ese valor de IVA debe ser un mayor valor de la compra, pero no debe afectar
los dems impuestos.
Actualmente el sistema permite causar el IVA como mayor valor de la compra,
pero necesariamente se debe conocer el valor del IVA para indicarlo como
mayor valor en cada secuencia.
Es por esto que se plante esta mejora funcional en el sistema, para brindarle
la posibilidad para el cliente de distribuir proporcionalmente ese valor de IVA
OBSERVACIONES ADICIONALES

1. En el Documento Orden de Produccin (B), se habilitan dos campos nuevos:



Imprime columna costo: Su efecto es en el momento de la impresin del
documento genera una columna con el valor del costo presupuestado, frente a
cada actividad y cada producto de materias primas, en el caso negativo solo
sale cantidad
Hace parte de la Distribucin de Costos: Si se desea o no incluir este
documento en el proceso de distribucin

2. En los documentos Nota Crdito (C), Nota de Devolucin (J) se habilita un
nuevo campo:








Solicita Motivo de devolucin: Se marca si se requiere que en el momento
de elaboracin del documento el sistema solicite esta informacin y luego poder
generar informes por el modulo de ventas de los motivos de devolucin por
documento

3. En el Documento Nota de Entrada (E) y Nota de Remisin (S) se habilita un
nuevo campo:



Muestra Valores: Afecta para que en el momento de la impresin muestre los
valores


4. En el Documento Egreso (G) se habilita un nuevo campo:



Cuenta Banco: Se asignara el cdigo de la cuenta contable que va enlazada a
ese banco, para llevar el control de los cheques si la cuenta de marco de banco

5. En los documentos Otros (L), Notas Internas (N) se habilita un nuevo campo:






Solicita marca para Base Gravable: Si se marca esta opcin al momento de
elaborar el documento y llamar la cuenta contable con su correspondiente valor
el sistema genera una pantalla confirmando si hace base para el clculo de IVA




6. En el documento Orden de Produccin el sistema habilita un nuevo campo:



Doc. De Ensamble/Desensamble: Esta opcin aplica para manejo de
requerimientos de materia prima cual de los dos procesos se quiera realizar, de
igual forma cuando se tiene el modulo de Produccin, tambin se habilita la
opcin P, en este caso ser para realizar las contabilizaciones de los
movimientos que va a cargar las materias primas que requieren en cada orden
de produccin

7. En el Documento Recibo de Caja (R) se habilitan nuevos campos:








Cuenta Caja. Digitar el cdigo contable de la caja en la cual se debe registrar
el ingreso. Este cdigo es posible modificarlo en la elaboracin del recibo de
caja.
Cuenta Inters Mora. Asigne el Cdigo contable de la cuenta donde se
grabaran los valores por concepto de inters por mora.
Cuenta Bono. Esta cuenta se ingresa cuando se generan ventas en bonos y no
se ha entregado la mercanca


















Importante:
La Factura de Venta (F) y la Nota De Devolucin (J), deben tener los mismos
parmetros establecidos al igual que la Orden de Compra (P) y la Devolucin
de Compras (U); esto con el fin que al realizar las correspondientes
devolucin se afecten todas las cuentas utilizadas en el documento inicial.
Importante:
Se sugiere a los usuarios NO REINICIAR EL CONSECUTIVO DE LOS
DOCUMENTOA CADA AO ESTO CON EL FIN DE EVITAR
INCONSISTENCIAS EN EL CRUCE DE DOCUMENTOS ya que el sistema
trabaja un nico consecutivo. Esto Aplica para todos los documentos en
SIIGO.