Validao e

Proteo de
dados no Excel
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Introduo
O Excel tem um conjunto de ferramentas que permi-
tem a restrio do erro e a proteo dos trabalhos
e fcheiros. A validao de dados pode ser conf-
gurada para impedir que os utilizadores introduzam
dados invlidos ou para avisar quando os mesmos
so introduzidos numa clula. Poder tambm forne-
cer mensagens para defnir o que espera que seja
introduzido numa clula, bem como instrues para
ajudar os utilizadores a corrigir quaisquer erros.
Pretendemos com este e-book descrever as ferra-
mentas do Excel utilizadas para a restrio de erros
e proteo de dados que podem ou devem ser intro-
duzidos numa clula.
2
Indce
A
Aviso de erro 16
B
Bibliografa 21
C
Crculos de validao 18
Concluso 20
E
Exerccios / Exemplos 19
F
Ferramentas de restrio do erro e de proteo dos trabalhos 5
I
Introduo 2
M
Mensagem de entrada 15
V
Validao 6
Tipos de Validao 8
Validaes Personalizadas 11
Validaes por lista 9
Validaes relativas a nmeros, data/hora e comprimento de texto 8
3
4
Ferramentas de restrio do erro e de
proteo dos trabalhos
Ao nvel da restrio do erro, atravs da ferramenta
Validao de Dados, pode-se impedir ou limitar a in-
troduo de valores / registos que no sejam vlidos.
Adicionalmente pode-se dar indicaes dos tipos
de registos pretendidos num determinado conjunto
de clulas e colocar mensagens de alerta caso os
registos no correspondam ao pretendido.
Ao nvel da proteo, podemos aplicar diversos
tipos e com diferentes nveis de restrio. Podemos
aplicar protees que impeam ou limitem a altera-
o a clulas, conjunto de clulas, folhas, conjunto
de folhas, livros, visualizaes e ao prprio fcheiro
do Excel.
Ao nvel da insero de registos, a validao deve
ser aplicada em todos as clulas em que o utilizador/
utilizadores da folha de clculo necessitem de manu-
almente introduzir valores.
A proteo de clulas, conjuntos de clulas ou
folhas, aplicam-se sempre que haja registos que
no necessitem de introduo manual (por exemplo,
clculos efetuados por funes) ou zonas que se
pretendam protegidas / sem possibilidade de altera-
o.
A proteo de conjunto de folhas, livros e visualiza-
es, salvaguardam a estrutura e a forma como est
predefnida a visualizao do fcheiro.
A proteo do fcheiro impede a abertura e/ou altera-
o, alm de poder forar a criao de back-up.
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Validao

Ao nvel da restrio do erro, a grande ferramenta
do Excel a Validao de Dados, que est acessvel
atravs do separador Dados, no menu Ferramentas
de Dados.
A validao de dados permite que na clula ou con-
junto de clulas em que aplicada, apenas se aceite
um conjunto predefnido de registos ou valores, ou
seja, impede a introduo de dados invlidos numa
clula ou conjunto de clulas.
O primeiro passo para a aplicao da Validao de
Dados selecionar a clula ou intervalo em que se
pretende aplicar um critrio de validao. Devemos
ento clicar no boto de Validao de dados que se
encontra no separador Dados.
Aparecer a caixa de dilogo Validao de Dados.
No menu Por: selecionamos o tipo de validao
que pretendemos aplicar.
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Tipos de Validao
Qualquer valor Situao base, em que aceite qualquer valor;
Nmero todo (Excel 2007) / Nmero Inteiro (Excel 2010) Apenas aceita nmeros sem decimais;
Decimal Aceitar nmeros com decimais dentro de um intervalo de valores;
Lista Apenas podem ser introduzidos dados de uma lista de valores especfcos;
Data Apenas aceita valores em formato de datas;
Hora Apenas aceita valores em formato de horas;
Comprimento de texto Defne intervalos para o comprimento do texto/valores introduzidos;
Personalizadas Aceita valores com base em situaes personalizadas, podendo ser usados critrios do
intervalo de clulas selecionado ou de outra clula / intervalo de clulas.
Para remover qualquer validao, basta selecionar o intervalo onde foram aplicadas as validaes, clicar em
Validao de Dados e escolher a opo Limpar tudo.
Validaes relativas a nmeros, data/hora e comprimento de texto
Para os critrios de valores ou numricos, como a Validao por Nmero Inteiro, Decimal, Data, Hora, po-
dem ser defnidos intervalos para os valores introduzidos, com base na lista que se encontra no menu Da-
dos.
O menu Dados idntico na validao por Comprimento de Texto, mas neste caso os intervalos de valores
aplicam-se ao comprimento do texto do registo introduzido nas clulas validadas.
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Alguns alertas:
No caso da validao por Data, dever ser colocada sempre a data completa, com dia/ms/ano (DD/
MM/AAAA) no incio e no fm dos valores do intervalo;
No caso da validao por Hora, dever ser sempre colocado registo na forma hora:minuto (HH:MM) ou,
em alternativa, hora:minuto:segundo (HH:MM:SS);
Se no quisermos aceitar registos de clulas vazias ou baseados em clulas vazias ou em branco, deve-
mos retirar o visto de
Validaes por lista
A validao por Lista obriga a que seja introduzida uma Origem dessa mesma lista.
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A Origem da lista pode ser introduzi-
da de trs formas (exemplo a partir do
fcheiro Validao, facultado conjunta-
mente com o manual):
1) Escrevendo os registos e separando-os por ; (Pon-
to e vrgula) coluna Cliente
2) Selecionando o intervalo com os registos a colo-
car na lista - coluna Vendedor (iniciar com =)
3) Se o intervalo com os registos da lista correspon-
der a um Nome predefnido, pode-se colocar esse
mesmo Nome Coluna Produto (iniciar com =)
Por predefnio, a lista fca visvel na clula, fcando
sob a forma de uma lista pendente.
Caso no se pretenda a lista pendente, basta retirar
o visto em Lista pendente na clula que se encontra
na caixa de dilogo Validao/Lista.
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Validaes Personalizadas
A validao Personalizada obriga a que seja introdu-
zida uma Frmula para defnir a validao.
Na aplicao deste tipo de validao
devemos ter em considerao algumas
situaes:
A frmula inicia sempre por = (igual);
A frmula pode ser baseada no intervalo de clulas
a ser validado ou noutras clulas/intervalo de clu-
las;
A frmula sensvel a referncias absolutas e rela-
tivas;
A formula utilizada dever conter um operador
comparativo (do tipo =, >, <, >=, <=, <>) por cada
condio defnida;
Na frmula podem ser utilizadas funes do Excel,
tais como funes lgicas (e, ou, no, se), tex-
to (direita, esquerda) matemticas e estatsticas
(soma, contar, mdia), Informao (.erro, .nm,
), entre outras.
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Alguns exemplos de aplicao de Va-
lidao Personalizada, com crescente
nvel de complexidade, baseadas no
fcheiro Validao (folha Validao
Personalizada). De salientar que, por
ser sensvel a referncias absolutas/
relativas, a clula comparativa deve ser
sempre da primeira linha do intervalo
de clulas a validar.
S aceitar registos na coluna Preo, caso o valor co-
locado na coluna quantidade seja positivo. Na clula
G2 indicar que a clula F2 >0.
Como no queremos aceitar registos no preenchi-
dos, retirar o visto em Ignorar clulas em branco.
Na clula A2 s aceitar registos em que o Ano seja
igual ou superior a 2013.
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No aceitar registos no intervalo a validar.
Na coluna relativa ao Produto, no aceitar uma in-
sero de valor na clula do Produto (D2), caso no
estejam preenchidas a clula relativa ao Vendedor
(C2).
Como no queremos aceitar registos no preenchi-
dos, retirar o visto em Ignorar clulas em branco.
Validao para a Clula F2 (quantidade vendida):
Se o registo na clula E2 for Empresa X, ento ter
que ser uma quantidade superior a 10, caso contr-
rio s ter que ser positiva.
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No aceitar registos no intervalo a validar.
Na coluna relativa ao vendedor, no aceitar registo
da clula do vendedor (c2), caso no estejam preen-
chidas as clulas relativas data (A2) e hora (B2).
Como no queremos aceitar registos no preenchi-
dos, retirar o visto em Ignorar clulas em branco.
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Mensagem de entrada
Quando se aplica uma validao, temos a opo de
incluir uma Mensagem de Entrada. Este tipo de men-
sagem um quadro informativo de fundo amarelo,
semelhante a um comentrio, que pode ser aplicado
em qualquer clula com validao.
A introduo de uma Mensagem de Entrada efetua-
se no separador Mensagem de Entrada na janela
de dilogo Validao de Dados.
Se fosse introduzido o ttulo Introduzir Data e a
mensagem de entrada Introduza uma data posterior
a 1 de janeiro de 2013, se fosse selecionada uma
clula com validao surgiria uma mensagem como
apresentado.
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Aviso de erro
Por defeito, quando introduzido um
dado invlido numa clula com validao
surge a seguinte mensagem:
Esta mensagem passvel de ser altera-
da, o que atravs do separador Aviso
de erro na caixa de dilogo Validao de
dados.
Colocando o ttulo Data Errada e a men-
sagem Introduza uma data igual ou pos-
terior a 1/janeiro/2013, a mensagem de
Aviso de Erro fcaria da seguinte forma:
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Existem trs hipteses de Aviso de
erro, que podem ser confgurados na
caixa seletora Estilo:
Parar Impede a introduo de um re-
gisto invlido
Aviso Bloqueia a introduo de um
registo invlido, mas permite a opo de
ser introduzido ou no
Informaes Informa sem bloquear
que o registo introduzido invlido.
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Crculos de validao
Os crculos de validao so um identifcador de re-
gistos invlidos, ou seja, ativando esta funcionalida-
de aparece um crculo vermelho em todas as clulas
com registos invlidos.
Desta forma, pode-se identifcar todos os registos
que no correspondem aos critrios de validao,
permitindo assim uma mais fcil identifcao e
eventual correo/substituio.
A ativao/desativao dos Crculos de validao
efetua-se pelas opes que esto presentes no bo-
to Validao de dados.
Alerta:
Se aplicar validao a ttulos de listas, os crculos
de validao iro identifcar os ttulos como dados
invlidos.
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Exerccios / Exemplos
Abra agora o fcheiro Validao facultado conjuntamente com o manual.
Este fcheiro tem quatro folhas:
1. Sem Validao, onde no foi efetuada qualquer tipo de validao. Utilize esta folha para praticar os
exemplos e exerccios apresentados;
2. Com Validao, onde foram efetuadas as seguintes validaes:
Data aceitar datas do ano 2013 e seguintes;
Hora aceitar horas entre 8:00 e 20:00
Vendedor Lista (por seleo de clulas)
Produto Lista (por aplicao de nome)
Cliente Lista (escrita na origem da validao)
Quantidade Nmero inteiro maior que 0 (zero)
Preo Decimal maior que 0 (zero)
IVA Decimal entre 0 e 0,23 (23%)
Total Como uma funo, no necessita de validao
3. Validao Personalizada, onde foram efetuadas as validaes personalizadas apresentadas no manual;
4. Crculos de Validao, onde poder confrmar a possibilidade de utilizao da funcionalidade validao
para detetar erros em base de dados previamente preenchidas.
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Concluso
A validao de dados um recurso do Excel para
defnir restries de dados que podem ou devem ser
inseridos numa clula. Podemos confgurar a valida-
o de dados para impedir que os usurios insiram
dados invlidos, ou ainda, permitir que os usurios
insiram dados invlidos, mas avis-los quando ten-
tarem digitar esse tipo de dados na clula. Tambm
podemos fornecer mensagens para defnir a entrada
esperada para a clula, alm de instrues para
ajudar os usurios a corrigir erros.
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Bibliografa
Adaptado do Manual de Apoio ao Curso de Excel
Avanado da ZONAVAERDE, elaborado por Dr. Car-
los Joaquim Castro Santos Silva Rocha, com o apoio
de offce.microsoft.com, 2013
Caso pretenda desenvolver as suas competncias
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