Registro asistencia notas UCV Chimbote

UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO CHIMBOTE
ESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS

Manual
Registro Auxiliar de Asistencia y Notas

Pg.: 1

REGISTRO AUXILIAR DE ASISTENCIA Y NOTAS

El presente documento es un manual elaborado por la Escuela Acadmica de Ing. de
Sistemas para el apoyo de las actividades acadmicas de nuestros docentes y la gestin
administrativa de nuestra universidad.

Siendo conocedor de la necesidad que tenemos de registrar adecuadamente las
evaluaciones de los cursos en un formato adecuado y tomando en cuenta las dispociciones sobre
acreditacion de nuestras carreras academicas, la Escuela de Ingeniera de Sistemas ha diseado un
formato en Excel apropiado para las actividades de nuestros docentes, esta aplicacin nos da las
siguientes ventajas:

A Nivel Docente

Registro de Instrumentos de Evaluacin en forma sencilla y de acuerdo a sus necesidades.
La Formla de Evaluacin puede configurarse para usar pesos o porcentajes segn
disponga la Escuela Acadmica.
La Evaluacin de las Asistencias esta de acuerdo al reglamento de nuestra universidad.
Los promedios parciales y finales se calculan en forma automtica.
La impresin de las Notas, Asistencias o Informes estn configuradas adecuadamente.
Nos permite la lectura de cmo se ha llevado el proceso de evaluacin de los promedios.
Es portable, se puede llevar a aula o laboratorio en un USB e ingresar notas o tomar la
asistencia en la computadora del docente, sin necesidad de ingresar a internet.
El presente documento electronico constituye para el docente su archivo de seguridad y
bitacora academica.

A Nivel Administrativo

Es factible de archivar electrnicamente en la Direccin de Escuela y solicitar el archivo
actualizado por el docente cuando la Direccin de Escuela lo disponga siendo remitido va
email.
Es factible de observar las notas de los docentes, an la via administrativa no cuente con
los recursos del Campus Virtual de la Universidad.

A continuacin pasaremos a detallar el funcionamiento de esta aplicacin.

Atte.

Ing. Jorge Vargas LLumpo
Escuela de Ing. de Sistemas & Escuela de Ing. Civil
Universidad Cesar Vallejo Chimbote
043-483030 Anexo 4220

Manual

Pg.: 2

REGISTRO AUXILIAR DE ASISTENCIA Y NOTAS

La aplicacin presentada esta diseada en Microsoft Excel 2010, consta de 05 hojas de calculo:

2 Registro Auxiliar
de Asistencia
3 Instrumentos de
Calificacin
1 Registro Auxiliar de
Evaluacin
4 Publicacin de
Notas
5 Informe de
Evaluacin

Manual

Pg.: 3

REGISTRO AUXILIAR DE EVALUACIN

La aplicacin en Excel es un utilitario para el desarrollo academico de un solo Curso con capacidad
maxima para 60 alumnos, en caso de llevar mas de un curso deber usar otro archivo digital. El
Registro Auxiliar de Evaluacin es la primera hoja Excel de la aplicacin en la cual haremos las
siguientes actividades:

LLENADO DEL ENCABEZADO DE DATOS:

En esta rea del formulario se seleccionar llenar
los principales datos del curso:

Sede (seleccionar de pestaa)
Modalidad de Estudios (seleccionar de pestaa)
Facultad (seleccionar de pestaa)
Escuela Profesional (seleccionar de pestaa)
Periodo vigente (seleccionar de pestaa)
Ciclo (seleccionar de pestaa)
Cdigo de curso (llenado manual)
Nombre de la asignatura (llenado manual)
Seccin (seleccionar de pestaa)
Turno (seleccionar de pestaa)
Aula (seleccionar de pestaa)
Unidades (seleccionar de pestaa)
Apellidos y Nombres del Docente a cargo del curso (llenado manual)

La mayora de los casilleros muestra una lista desplegable para seleccionar los datos, la lista
desplegable se muestra haciendo Click sobre una pestaa , pestaa que aparece cuando
hacemos Click sobre el casillero que se desea llenar.

Sede de Estudios
Selecciones de la pestaa la Sede en que se encuentra
dictando el curso:

Manual

Pg.: 4

Modalidad de Estudios
La Modalidad de Estudios comprende tres
niveles: Pregrado Regular, Pregrado Adultos,
Postgrado; dato que se ingresa seleccionandolo
de la pestaa de la siguiente manera:

Facultad
La parte academica de nuestra
Universidad esta conformada por
diversas Facultades de estudio,
ingresa este dato seleccionandolo de
la pestaa de la siguiente manera:

Escuela Profesional
Cada Escuela Profesional tambien es
seleccionable de una pestaa de la
siguiente manera:

Periodo Vigente
Seleccione el Periodo vigente de la
pestaa siguiente:

Ciclo
Seleccione el Ciclo vigente de la
pestaa siguiente:

Despliegue la lista y
seleccione la
Modalidad de
Estudios adecuada.

Despliegue la lista
y seleccione la
Facultad adecuada.

seleccione la
Escuela Profesional
adecuada.

seleccione el Periodo
Vigente.

seleccione el ciclo
correspondiente al curso.

Manual

Pg.: 5

Cdigo del Curso y Nombre de la Asignatura
El codigo y Nombre del curso son casilleros que por ahora se llenan manualmente, haga doble
click sobre el casillero correspondiente para escribir sobre ellos.

Seccin
Seleccione la seccin correspondiente, las mismas
estan numeradas desde la seccin 01 a la seccin 18,
ingresa este dato seleccionandolo de la pestaa de la
siguiente manera:

Turno
Seleccione el turno correspondiente, tiene para elegir
entre Maana, Tarde y Noche.

Aula
Seleccione el aula correspondiente,
se ha ingresado una lista con los
ambientes de nuestro campus
universitario. En caso de no existir el
ambiente en la lista se puede escribir
en el mismo recuadro.

Unidades
Dependiendo de la modalidad de estudios, sea pregrado
regular, pregrado para adultos o postgrado; se ha
programado esta aplicacin para usar una, dos tres
unidades segn la necesidad de la modalidad de estudios.

Si se elige 1 la aplicacin hara los clculos de Promediacin Fianl solo con una unidad
programada, si se elige 2 hara los clculos de Promediacin considerando los promedios de
ambas unidades, si se elige 3 hara los clculos de Promediacin Final considerando los
promedios de las tres unidades. Seleccione las Unidades con las que trabajara en su curso en la
pestaa siguiente:

Haga doble Click
sobre el casillero.

seleccione la Seccin
correspondiente.

seleccione el Turno
en que se dicta su
curso.

seleccione el Ambiente de
trabajo designado.

seleccione las
Unidades que tiene el
curso

Manual

Pg.: 6

Apellidos y Nombres del Docente a cargo del curso
El Nombre del Docente por ahora se llena manualmente, haga doble click sobre el casillero
correspondiente para escribir sus datos.

Tipo de Promedio
El casillero Tipo de Promedio le permitir a Ud. seleccionar el modo de
promediacin que su Escuela haya designado, se ha seleccionado dos tipos:

1. Por Pesos
En esta modalidad las notas se multiplican por valores enteros mayores a cero, el
promedio es el resultado de la suma de estas multiplicaciones divido entre la suma de los
pesos.

2. Por Porcentajes
En esta modalidad las notas se multiplican por valores decimales menores a 1, el
promedio es la suma de los resultados obtenidos

La seleccin del tipo de promediacin est relacionado con la cantidad de criterios de evaluacin
que configuremos para cada unidad de aprendizaje, lo cual veremos lneas ms adelante.

LLENADO DE LOS DATOS DE LOS ALUMNOS:

En esta rea del formulario se llenaran los datos de los
alumnos empezando con los apellidos seguido de los
nombres en orden alfabtico, el tamao de la letra es
Arial Narrow # 8, y el llenado es manual por el docente
o puede ser pegado desde otro archivo excel; la
numeracin de filas ha sido considerado hasta 60
alumnos en vista de que trabajamos con un rango que
puede variar de 40 a 60 alumnos dependiendo del tipo
de ambiente asignado.

SOBRE EL PIE DE PAGINA:

En esta rea una vez llenado e impreso el formulario se firmar el documento por parte del
docente y la Escuela le dar validez con su firma y sello.

Haga doble Click sobre el casillero y
luego ingrese sus Apellidos y Nombres

Manual

Pg.: 7

INSTRUMENTOS DE CALIFICACION

La impresin de la Hoja Instrumentos ya est debidamente configurada, solo es necesario ir al
men e imprimir directamente la hoja.

Para esta aplicacin la descripcin de los INSTRUMENTOS
DE CALIFICACION ha sido destinada para un mejor trabajo
en una hoja Excel aparte (Instrumentos), en esta hoja
podemos colocar el cdigo y la descripcin de todos los
instrumentos de evaluacin que creamos conveniente.

El siguiente cuadro muestra un ejemplo sobre la codificacin
y nombres de los instrumentos a utilizar, estos datos se
ingresan en forma manual y es recomendable usar cdigos
de 2 a 3 caracteres. Los cdigos usados quedan a criterio del
docente.

Manual

Pg.: 8

CONFIGURACIN DE LA FORMULA DE EVALUACIN

Una vez llenados los instrumentos de evaluacin, estamos ahora listos para configurar nuestra
formula de evaluacin. Primero debemos definir claramente los siguientes puntos:

El Nmero de Unidades que contendr nuestro curso, es posible seleccionar entre 1 o 3 unidades
segn la necesidad. Por cada Unidad es posible asignarles entre 1 a 6 criterios de evaluacin en
forma independiente. Por ejemplo la 1ra unidad puede tener 3 criterios de evaluacin, la 2da
unidad puede tener 04 criterios, la 3ra unidad puede tener 5 criterios; depende de las necesidades
del docente y la naturaleza del curso.

El tipo de frmula de evaluacin que usaremos: Por Pesos o por Porcentajes

1. Formula por Pesos
Los pesos son siempre valores enteros mayores a cero, por ejemplo en la siguiente lista se muestra
los instrumentos de evaluacin y sus pesos designados por el docente.

UNIDAD 01
CODIGO INSTRUMENTO PESO
Exp Exposicin 1
Inf Informe 1
Lab Prctica en Laboratorio 2
Trb Trabajo de casa 1
EP1 Examen Parcial 01 3

La frmula para el Promedio sera: Promedio = (Instrumento x Peso)
(Peso)

Para nuestro ejemplo: Promedio = (Exp x 1) + (Inf x 1) + (Lab x 2) + (Trb x 1) + (EP1 x 3)
8
Bien para colocar esta frmula en nuestra aplicacin se procede de la siguiente manera. En la hoja
Registro de notas, encabezado de columna se muestra la siguiente configuracin:

En estos casilleros se selecciona el nmero de Unidades y el tipo de promediacin, para tal efecto
seleccionaremos 3 unidades y promediacin 1 que corresponde a Pesos.

Manual

Pg.: 9

En esta vista ms ampliada se muestra las filas y casilleros correspondientes a los criterios de
evaluacin considerados para el Promedio Final de la Primera Unidad (PU1)

La fila de nombre Instrumentos contiene 06 casilleros en color verde en donde podemos
seleccionar los instrumentos de evaluacin haciendo Click sobre cada uno ellos de la siguiente
manera:

La fila correspondiente al nombre 1. Peso / 2. Porc % que contiene casilleros amarillos con
nmeros en verde, corresponde al ingreso de los pesos o porcentajes que se le asignaran a cada
criterio de evaluacin.

Bien para el ejemplo que estamos tratando

Promedio = (Exp x 1) + (Inf x 1) + (Lab x 2) + (Trb x 1) + (EP1 x 3)
8

La vista de la aplicacin debe ser la siguiente:

En el caso de exmenes de rezagados puede considerarse peso igual o distinto.

El casillero de color plomo llamado P1 no es modificable y est
reservado para ingresar en esa columna la nota del Examen Parcial 01.

De la misma manera el casillero de color naranja llamado Rezag no es
modificable y est reservado para ingresar en esa columna la nota de
los exmenes de Rezagado o Recuperacin de cada final de unidad.

En el Casillero de nombre PU1 de color plomo se mostrar los
resultados obtenidos de la promediacin de las notas, criterios y pesos
configurados.

Manual

Pg.: 10

2. Formula por Porcentajes
Los porcentajes son siempre valores decimales menores a UNO, teniendo en cuenta que la suma
de todos los valores decimales deben dar UNO, para ejemplo en la siguiente lista se muestra los
instrumentos de evaluacin y sus porcentajes designados por el docente.

UNIDAD 01
CODIGO INSTRUMENTO PORCENTAJE
Exp Exposicin 0.15
Inf Informe 0.15
Lab Prctica en Laboratorio 0.25
Trb Trabajo de casa 0.15
EP1 Examen Parcial 01 0.30
1.00

La frmula para el Promedio sera: Promedio = (Instrumento x Peso)

Para nuestro ejemplo:

Promedio = (Exp x 0.15) + (Inf x 0.15) + (Lab x 0.25) + (Trb x 0.15) + (EP1 x 0.30)

Bien para colocar esta frmula en nuestra aplicacin se procede de la siguiente manera. Cambie el
Tipo de Promediacin a 2 para indicar que se debe promediar por porcentajes.

Y Luego asigne a cada criterio de evaluacin la fraccin correspondiente

En el caso de exmenes de rezagados puede considerarse porcentaje igual al examen parcial.

Manual

Pg.: 11

SOBRE EL LLENADO DE NOTAS

Una vez llenado los nombres de los alumnos, y configurado el nmero de unidades y el Tipo de
promediacin (para el ejemplo trabajaremos con Tipo de Promediacin 1 por pesos), ahora
trabajaremos el llenado de notas.

Los casilleros acepta valores entre 0.00 y 20.00, es decir valores entre cero y uno incluidos valores
decimales; si la nota ingresada es aprobatoria, es decir mayor e igual a 11.00 se ver de color azul,
en caso de ser nota desaprobatoria lo estar mostrando en rojo resaltado. Para llenar estos
casilleros ubique el cursor en el casillero y digite la nota.

Debe tenerse en cuenta que el promedio se calcula en forma automticas si y solo si de ingresa en
la columna P1 la nota correspondiente al Parcial 01, una vez ingresada la nota en P1 la
columna PU1 mostrara el promedio de dicha unidad. Recordamos que de acuerdo al reglamento
de la Universidad Cesar Vallejo los Promedios de Unidad no se redondean es por ello que
muestran las fracciones decimales correspondientes.

La Columna Rezag nos permite ingresar la nota de recuperacin o rezagado, considerando que
sta reemplaza a la nota parcial P1, si la nota de rezagado resulta mayor al examen parcial P1, el
promedio ser automticamente actualizado.

Manual

Pg.: 12

De la misma manera podemos procesar las notas en las 03 unidades programadas, la columna
Prom. Final calcula automticamente el promedio final del curso, considerando en la parte
fraccionaria que si el valor es mayor igual a 0.50 la nota final se redondea al valor entero prximo
como esta reglamentado en nuestra universidad.

Por ejemplo el alumno ARAUJO RODRIGUEZ ISAURA ROMELIA ha obtenido los siguientes
calificativos en cada Unidad que promediados da 11.983333

(13.00 + 11,75 + 11.20) / 3 = 11.98333

De acuerdo a reglamento si la parte fraccionaria es mayor e igual a 0.50 el promedio es promovido
al entero siguiente, por lo que la NOTA PROMEDIO DEL CURSO queda como DOCE (12.00)

Distinto es el caso del alumno CANOVA ATOCHE JULIO RICARDO que el promedio de sus
calificativos alcanza a 13.10

(13.00 + 13.50 + 12.80) / 3 = 13.10

Por lo que su promedio final del curso, en su parte decimal al no superar el valor 0.5 queda solo
redondeado al valor entero inferior, TRECE (13.00).

En la Columna ESTADO registra si el alumno ha alcanzado el lmite de inasistencias como para
considerarlo INHABILITADO, o tambin se registra si el alumno gestion y presento el documento
de Reserva de matrcula, esta columna no es modificable desde esta hoja (Registro de Notas), sino
que refleja el estado que se registra o se ingresa en la hoja Registro de Asistencias.

Manual

Pg.: 13

ESTADSTICAS

Tenemos en la cabecera de la hoja Registro
de Notas la lista Criterio de Inf que nos
permite realizar el clculo estadstico del
resumen del curso, solo es necesario
seleccionar la Unidad sobre la que
deseamos ver estadisticas, para ello nos
permite cuatro opciones:
PU1 = Primera Unidad
PU2= Segunda Unidad
PU3= Tercera Unidad
PF = Promedios Finales

Por ejemplo se ha seleccionado PF y los casilleros del lado derecho en color verde nos muestra
automaticamnete la cantidad de alumnos Registrados, Aprobados, Desaprobados, Inhabilitados,
Reservas, y la Media Arimetica de las notas del Curso.

La impresin de la Hoja Registro de Notas ya est debidamente configurada, solo es necesario ir
al men e imprimir directamente la hoja.

Aqu despliegue la lista de Criterios

Manual

Pg.: 14

REGISTRO DE ASISTENCIA

El Registro de Asistencia es la segunda hoja Excel de la aplicacin en la cual registraremos la
asistencia de los alumnos, sobre la cual analizaremos sus componentes

Es la segunda hoja Excel de la aplicacin en la cual registraremos la
asistencia de los alumnos, en esta hoja NO se llenaran los datos puesto
que los copiar automticamente de la Hoja de Registro de Notas. Solo es
necesario tener en cuenta que el Nro Total de sesiones y Nro de Sesin
son configurables.

En el casillero N Total Sesiones est considerado las 16 sesiones del
curso por defecto. En el casillero Sesin Nro debe colocarse el nmero
de sesiones ejecutadas a fin de que la aplicacin calcule el porcentaje de
inasistencias que a la fecha han incurrido los alumnos y poder
comunicarles de la posibilidad de su inhabilitacin en el curso.
El valor puede cambiar si se trabaja en otras modalidades de estudio, por ejemplo en Pregrado de
Adultos las sesiones no exceden de 4 por curso.

En su cabecera estn registradas las 16 sesiones de asistencia y existen dos filas Mes y Da, en
ambas se puede seleccionar el mes y el da haciendo Click sobre los casilleros correspondientes.

Manual

Pg.: 15

El formulario de Registro de Asistencia
viene ya marcado con un punto .
Designando que el alumno est
presente, para cambiar este estado solo
se cliclea sobre la celda y aparecer una
lista con las opciones T= Tardanza,
F=Falta, Tj= tardanza justificada, Fj=Falta
justificada.

La aplicacin calcula automticamente el nmero de faltas que el alumno registra y el porcentaje
acumulados delas mismas, asimismo cuenta las faltas justificadas; el porcentaje de las faltas est
estrechamente relacionado al casillero Sesin Nro, cuando se sobre pasa el 30 % de faltas en
observaciones aparecer el comentario Inhabilitado. Cuando se desea ingresar una Reserva y su
Nmero debe eliminar todas las faltas para que la reserva se vea reflejado en la columna
Observaciones; asimismo esta columna se ver reflejada en las dems hojas Registro de Notas,
Listados, e Informes.

La impresin de la Hoja Registro de Asistencias ya est debidamente configurada, solo es
necesario ir al men e imprimir directamente la hoja.

Manual

Pg.: 16

LISTADOS

Es la cuarta hoja Excel Listadosde la aplicacin la cual nos permite publicar los resultados del
curso en cualquier unidad. No se llenaran los datos de la cabecera puesto que los copiar
automticamente de la Hoja de Registro de Notas

El casillero Unidad nos permite seleccionar la informacin que deseamos que aparezca en el
reporte a imprimir

Por ejemplo si deseamos imprimir solo los resultados de la primera unidad ser de la siguiente
manera:

Por ejemplo si deseamos imprimir solo los resultados del curso total, seleccionaremos en Unidad
el valor 4 que indica imprimir resultados finales.

Manual

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Finalmente el reporte emitido para la publicacin de notas se muestra de la siguiente manera:

Manual

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INFORME DE EVALUACION

Es la quinta y ultima hoja de la aplicacin la cual nos permite hacer un informe de resultados
estadisticos y observaciones a la Direccin de Escuela al finalizar el ciclo academico. No se llenaran
los datos de la cabecera puesto que los copiar automticamente de la Hoja de Registro de Notas

Este reporte nos muestra la poblacin registrada en el curso, y datos estadsticos segn el valor en
que el casillero Criterio de Inf de la hoja de Registro de Notas se encuentre configurado.

Por ejemplo si en la hoja de Registro de Notas el casillero Criterio de Inf tiene el valor PU3
como en la vista

Al ir a la hoja Informe, sta contendr la estadstica de dicha unidad

Manual

Pg.: 19

Adems este informe jala automticamente la lista de alumnos inhabilitados o que hicieron
reserva de matricula, solo es necesario actualizar el filtro ESTADO. Asimismo contiene el acpite
observaciones donde el docente podr escribir las observaciones halladas en el desarrollo de su
curso.

Finalmente este informe debe ser impreso y
firmado por el docente; la impresin del informe
ya se encuentra configurada.

Manual

Pg.: 20

Estimados docentes espero con este manual apoyar al proceso de nuestras actividades
acadmicas y adems aportar al proceso de acreditacin que nuestra universidad est buscando,
por lo pronto dejo con ustedes este material.

Muy Atte.

Ing. Jorge Vargas LLumpo
Escuela de Ing. de Sistemas
Escuela de Ing. Civil
Universidad Cesar Vallejo
Filial Chimbote

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