MANUAL DE ORGANIZACIN DE FUNCIONES EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA ANTAYS

CONCEPTO Y DEFINICION:

El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que describe las
funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la
estructura orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacin
y Funciones, as como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro
de Asignacin de Personal.
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestin
institucional que describe las funciones bsicas a nivel depuestos de trabajo o cargos
contenidos en el cuadro de asignacin de personal (CAP), formula los requisitos
esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.
BASE LEGAL

En el Per se norma por la Resolucin Jefatural N 095-95-INAP/DNR, que aprueba la
Directiva N001-95-INAP/DNR "Normas para la Formulacin de los Manuales de
Organizacin y Funciones en la Administracin Pblica".

OBJETIVO DEL MOF

Tiene por objetivos:

Describir las funciones principales de cada dependencia u rgano delimitando la
amplitud, naturaleza y campo de accin de la misma.
Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que le competen.
Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la
dependencia.
Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
Proporciona informacin a los trabajadores sobre sus funciones y ubicacin dentro de la
estructura.

Facilitar el proceso de inclusin al personal nuevo, su adiestramiento y orientacin del
cargo al cual ha sido asignado.


LIMITACION DEL MOF

No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un
instrumento que puede propiciarla.
Si no se actualiza permanentemente, pierde vigencia.
Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso.
Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.
FORMULACION DEL MOF

Se formula de acuerdo al Reglamento de Organizacin y funciones y al Cuadro de
Asignacin de Personal.
Comprende las siguientes etapas:

Planeamiento

En esta fase se determina lo siguiente:

Propsitos del manual
Usuarios del manual
Designacin del personal responsable de su elaboracin
Actividades a desarrollar, cronograma del trabajo
Recursos materiales necesarios
Establecer el mtodo a utilizarse en la recoleccin de datos y anlisis de la misma.


RECOPILACIN DE LA INFORMACIN

Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento. Puede
ser la investigacin documental de archivos, entrevistas a los empleados y jefes para
obtener datos de las entrevistas y operaciones en que intervienen; la observacin directa,
etc.

Es recomendable emplear el mtodo mixto, se usa la encuesta, cuestionarios y la
entrevista.

ESTUDIO Y ANALISIS

Se proceder al estudio exhausto de la informacin obtenida para establecer si se
encuentra ambigedades, contradicciones o duplicidad al escribir tanto las funciones
generales como especficas. Este estudio puede enfocarse en dos formas:

De los especficos a lo general, es decir partiendo del anlisis desde el cargo como cdula
bsica del rgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el
logro del objetivo.

De lo general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de la dependencia
e ir desagregando en funciones generales, funciones especficas de cada una de las
unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto
constituye el cargo.


REDACCION DEL PROYECTO

Una vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de las unidades de
orgnicas que integran la dependencia, se proceder a la redaccin del manual, de
acuerdo al esquema recomendado.

Recomendaciones

Utilizar lenguaje claro, sencillo, concreto y breve.
Al describir las funciones se debern emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada
prrafo:
Revisar, redactar, supervisar, formular, mantener, organizar, etc.

REVISION Y APROBACION

Redactado el proyecto del manual, ser presentado a la autoridad superior de la
dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el
visado al documento.

Con la visacin del Jefe de la Dependencia interesada y el V B de la Oficina de
racionalizacin o Administracin, se formular en coordinacin con la oficina de Asesora
Jurdica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia de acuerdo a los niveles de
desconcentracin de atribuciones.

CONTENIDO DEL MOF
Generalidades
Objetivo de la institucin
Objetivo del MOF
Base legal
Alcance

QU PRETENDE EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES?

El manual de organizacin y funciones (MOF) pretende:
Proporcionar informacin de todas las funciones especficas, requisitos, responsabilidades
comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempearlo
adecuadamente.
Definir las competencias bsicas y transversales necesarias para cada puesto.

CMO ELABORAMOS EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES?

Equipo tcnico.-Una de las primeras acciones antes de realizar el anlisis de cargo es
constituir el equipo tcnico que va a elaborar el MOF.
EI perfil del puesto y los pasos para hacerlo
La elaboracin del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca determinar
las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada
ocupacin, las mismas que debern responder a los objetivos institucionales de la
institucin.

Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la
experiencia laboral, el nivel de formacin adquirida y las condiciones de trabajo.

Pasos para realizar un anlisis de cargo.-Luego de reunir la informacin requerida, se
revisa la estructura orgnica para determinar la dependencia jerrquica del puesto y con
qu unidades orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin.

EJEMPLO:

La unidad de tesorera depende jerrquicamente de la oficina de administracin pero tiene
relacin directa de coordinacin
con la unidad de contabilidad, unidad de personal, unidad de presupuesto y otros.

Es conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgnica pueda hacer con
otras. Lo que debe quedar claro es la necesidad de desarrollar relaciones internas
productivas y de cooperacin.

CULES SON LOS ERRORES COMUNES EN EL DISEO DEL MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES?

Que su elaboracin obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.
Que sea un documento desconocido por el personal en general.
Que no guarde relacin con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de ste
con el plan de capacitacin.
Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos no
puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible.

RELACIN CON LOS OTROS INSTRUMENTOS DE GESTIN:

El MOF se elabora a partir del cuadro para asignacin de personal (CAP) y del
reglamento de organizacin y funciones (ROF). No puede haber un manual de
organizacin y funciones que no tenga relacin causal con estos instrumentos.






PARA QUE SIRVE EL ROF Y EL MOF?

Ayuda a institucionalizar la simplificacin administrativa, proporcionando informacin
sobre las funciones que le corresponde desempear al personal al momento de ocupar
los cargos, que constituyen los puntos de trmite en el flujo de procedimientos.

Por otro lado facilita el proceso de induccin del personal nuevo y el adiestramiento y
orientacin del personal en servicio, permitiendo conocer con claridad sus funciones
REGALMENTO DE ORGANIZACIN EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA ANTAYS
El Reglamento de Organizacin y Funciones es el instrumento normativo de gestin
institucional en el que se precisa la finalidad, objetivos, competencia y funciones
generales de las unidades orgnicas con el objetivo de desarrollar actividades dirigidas a
formular, aprobar y supervisar las polticas institucionales.
BASE LEGAL

En el Per es obligatoria a travs del Decreto supremo N 002-83-PCM, que aprueba la
Directiva N004-82-INAP/DNR "Normas para la Formulacin del Reglamento de
Organizacin y funciones".

El Reglamento de Organizacin y Funciones se formula a partir de la ley Orgnica o de
creacin y del Estatuto.
OBJETIVOS DEL ROF

Presentar una visin de conjunto de la organizacin.
Facilitar el reclutamiento de personal.
Determinar la estructura orgnica.
Describir las funciones generales de cada unidad orgnica.
ALCANCE DEL ROF:

Las normas y procedimientos contenidos en el ROF son de aplicacin por todos los
organismos de la administracin, salvo los que estn exceptuados por norma expresa.

CONTENIDO DEL ROF:
Objetivos
Alcance
Base legal
Organizacin.
Estructura Orgnica General, y el Organigrama estructural general.
naturaleza, fines y funciones.

El Reglamento de Organizacin y Funciones es el instrumento normativo de gestin
institucional en el que se precisa la finalidad, objetivos, competencia y funciones
generales de las unidades orgnicas con el objetivo de desarrollar actividades dirigidas a
formular, aprobar y supervisar las polticas institucionales.

OBJETIVOS DEL ROF

Presentar una visin de conjunto de la organizacin.
Facilitar el reclutamiento de personal.
Determinar la estructura orgnica.
Describir las funciones generales de cada unidad orgnica.


ALCANCE DEL ROF:

Las normas y procedimientos contenidos en el ROF son de aplicacin por todos los
organismos de la administracin, salvo los que estn exceptuados por norma expresa.

CONTENIDO DEL ROF:
Objetivos
Alcance
Base legal
Organizacin.


Estructura Orgnica General, y el Organigrama estructural general.

FUNCIONES

Funciones generales de cada unidad orgnica, las especficas de cada unidad orgnica,
las relaciones de cada unidad orgnica con otra, Autoridad de algunas instancias, y
responsabilidad en los que aceres de la empresa.