Cópia de Project Avançado PDF

Treinar Cursos de Informtica MS Project Avanado
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ndice

CLASSIFICAO, FILTRO, GRUPO E FORMATAO. 13
2.3.1. Classificao ............................................................................................................................ 13
2.3.2. Filtros ....................................................................................................................................... 14
2.3.2.1. Filtros de Tarefas .................................................................................................................. 14
2.3.2.2. Filtros de recursos ................................................................................................................ 17
2.3.2.3. Autofiltro .............................................................................................................................. 18
2.4. Grupos ........................................................................................................................................ 19
2.4.1. Grupos de tarefas .................................................................................................................... 20
Personalizao dos Modos de Exibio, Tabelas e Formulrios ....................................................... 21
Alterao de um modo de exibio................................................................................................... 21
Criao de um modo de exibio ...................................................................................................... 22
Alterao de tabelas .......................................................................................................................... 24
Criao de uma nova tabela .............................................................................................................. 24
4. CONSOLIDANDO PROJETOS ........................................................................................................... 26
Salvando Um Projeto No Formato De Banco De Dados 27
5 - Organizador .................................................................................................................................. 28
6 - Macros: automatizando tarefas frequentemente desempenhadas 28
6.1 - Gravar uma macro 29
Acesse o menu Exibio 29
DISTRIBUIO DAS INFORMAES SOBRE O PROJETO 30
Distribuio Impressa ........................................................................................................................ 30
Imprimir modos de exibio .............................................................................................................. 30
7.2. Imprimir relatrios ..................................................................................................................... 32
10 . Plano Provisrio 39
EXERCCIO 40
10. Linhas de Andamento 41
Distribuio On-Line 42
Publicao com pgina HTML ........................................................................................................... 42
Projetos Consolidados 44
11. MLTIPLOS PROJETOS 44
Inserindo e Excluindo um Subprojeto Individual em um Projeto Existente. ..................................... 44
12. CONSOLIDANDO PROJETOS 45
Determinando o Caminho Crtico de um Projeto Consolidado 46
Importao/Exportao de Informaes 46
Exportaes de Informaes do Projeto 47
Organizador 47
Macros: automatizando tarefas frequentemente desempenhadas 48
13. Gravar uma macro (Aprenda agora, com mais detalhes) ..................................................... 48
Campos Personalizados 49
Tipos de Campos ............................................................................................................................... 49
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EXERCCIO 51
14. Indicadores Grficos 52
15. Analisando os Dados de Escala de Tempo no Excel 54
Anlise do Valor Acumulado 54
16 . O que uma curva S? ................................................................................................................. 57
...GERAR A CURVA-S DE CUSTO NO MS-PROJECT 2010 .................................................................... 61
...GERAR A CURVA S DE PRAZO MANUAL NO MS-PROJECT 2010. .................................................... 62
16. CAMINHO CRTICO E DURAO DO PROJETO 65
O Que Caminho Crtico 65
O Que Uma Tarefa Crtica 65
Como Visualizar o Caminho Crtico 66
Modo Diagrama de Rede 66
17. Durao do Projeto 67
Como Reduzir a Durao do Projeto 67
18. LISTA DE RECURSOS 68
Modo Planilha de Recursos - Tabela Entrada 68
Como Especificar Nome de Recurso 69
Calendrio de Recurso 70
Inserindo Anotaes de Recurso 70
ATRIBUIO DE RECURSOS A TAREFAS 71
Como Atribuir Recurso a Tarefa 71
Atribuir Recurso a Tarefa Resumo 73
Relao Durao x Trabalho x Esforo do Recurso 73
Atribuio de Recurso Material 73
Tipos de Tarefas 74
Como os calendrios influenciam a Durao 75
1 Exemplo: calendrio do recurso menor que da tarefa 75
Verificao de SubAlocao e SuperAlocao 76
19. Projetos mestres ................................................................................................................... 80
MAT 84
Rotinas da Administrao .................................................................................................................. 85
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Microsoft Project 2010 Avanado

Este curso tem o objetivo de ensinar as configuraes avanadas do software e possibilitar que os
profissionais desenvolvam personalizaes e customizaes adicionais, e adaptando o MS Project
aos projetos da sua empresa.

1. - Parmetros avanados e Outras configuraes
Inicialmente sero apresentadas as ferramentas de configuraes do Project, seus recursos
avanados e outras configuraes.
muito importante que, inicialmente, configurarmos o Project da maneira em que desejamos
trabalhar. Para acessar suas configuraes clique em Arquivo -> Opes.

Ao clicar em opes a caixa que exibir todas as configuraes necessrias para personalizar o
Projeto.
Conheceremos as principais opes de configurao:
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Geral Opes gerais de tralho com o Project
Exibir Permite alterar o modo como o contedo do Project
exibido na tela
Cronograma Permite alterar as opes relacionadas a agendamento,
calendrios e clculos
Reviso Nessa guia pode-se alterar como o Project corrigir e
formatar o texto (Dicionrio)
Salvar Permite personalizar o modo de gravao dos projetos (local,
salvamento automtico, modelos)
Idioma Configurar as Preferncias de Idiomas do Office
Avanado Permite acessar e alterar as opes avanadas para se
trabalhar com o Project (Devemos tar ateno especial a essa
guia pois permitir alterar o padro da entrada dos dados do
Project (acompanhe na figura 2)
Personalizar Faixa de Opes Nessa opo possvel personalizar a Faixa de Opes
(utilizaremos a GUIA DESENVOLVEDOR para criar as macros
no Project, portanto habilite essa guia)
Barra de Ferramentas de Acesso
Rpido
Serve para personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso
Rpido
Suplementos Exibe e gerencia Suplementos do Microsoft Office
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(aplicativos, documentos e suplementos)
Central de Confiabilidade Nesta opo podemos projeteger a privacidade e
Configuraes da Central de Confiabilidade do Microsoft
Protect

Figura 2 Opes Avanadas do MS Project
2. - Otimizaes
2.1 - Criaes de Vises
Como j sabemos, o Project inicia com um projeto novo, no modo Grfico de Gantt,
chamado Projeto1.

O Microsoft Project capaz de armazenar uma grande quantidade de informaes que,
muitas vezes, pode at prejudicar o entendimento do projeto. Para isso, o Microsoft Project utiliza
vrios modos de exibio. Um modo de exibio mostra informaes diretamente relacionadas
em um formato lgico e de fcil leitura, possibilitando que o usurio veja e compreenda
rapidamente a posio exata de um aspecto especfico do projeto.
Os Modos do Project referem-se aos modos de exibio de telas referentes s ferramentas
de planejamento e controle do projeto. Os modos podem referir-se a tarefas ou recursos. Voc
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pode alternar entre os modos usando o boto Grfico de Gantt na Faixa de opes em Tarefa ou a
Barra de Modos. Os principais modos, que constam na Barra de Modos, so:

Calendrio
Diagrama de rede
Formulrio de tarefas
Gantt de controle
Grfico de Gantt
Uso da tarefa
Linha do tempo
Uso da tarefa
Formulrio de recursos
Grfico de recursos
Planejador de equipes
Uso do recurso
Planilha de recursos

H outros modos pr-definidos que voc alterna acionando
o boto Grfico de Gantt [Exibir no cone Mais modos de exibio.
So eles:

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Os modos de exibio podem ter o formato de planilha ou
formulrio.
O formato de planilha apresenta linhas e colunas nss quais
so digitados os dados. A rea que forma as linhas e colunas
chamada de tabela.

Os modos de exibio podem ser facilmente personalizveis (a
personalizao de modos de exibio ser discutida
posteriormente com o professor.

Os principais modos de exibio podem se selecionados atravs da
Barra de Modos, apresentada anteriormente.

Figura Barra de Modos

Dica A barra de modos pode ser exibida e ocultada ao se clicar com o boto direito do
mouse na lateral esquerda da tela. A ltima opo do menu se chama Barra de Modos e
permite a exibio ou no da barra. Por padro do Project, a barra vem inicialmente
desativada.

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Em mais modos de exibio, pode-se definir um Novo Modo de Exibio nico ou Combinado, veja
a figura:

Ao escolher o modo de exibio nico, dever ser definido o nome do novo modo e escolher de
qual tabela ser definido no modo.

Figura Novo modo de exibio
Neste caso foram selecionados os campos:

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Ao clicar em aplicar ser exibido o novo modo de exibio Modo custos do caminho crtico como montado
nas opes apresentadas anteriormente, assim teremos o modo de exibio pronto para ser trabalhado e
inserido a qualquer momento.

Agora monte, faa um teste com outros modos de exibio, preferencialmente com um projeto j
formatado para que os dados possam ser avaliados.
Segue um exemplo:

2.2 - Criaes de Tabelas

Aproveitando que estamos trabalhando na criao e exibio dos modos de exibio, podemos
definir tambm as tabelas que servem de acesso a um conjunto especfico de colunas agrupadas
que auxiliam no processo visualizao e leitura dos dados.
Para isso vamos acessar a guia exibio e clicar em Estrutura de tpicos.

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Figura de exibio da Estrutura de tpicos
Teste os nveis de tpicos.
Outra opo importante a exibio das tabelas, cada tabela exibida uma srie de colunas que
podero ser avaliadas de acordo com a necessidade de cada informao. Veja o exemplo de
exibio da tabela Cronograma. Veja na figura abaixo:

Alm dos modos aprensetados, pode ser criado pelo usurio um novo modo de exibio da tabela
escolhendo a coluna que for vivel na exibio. Para isso, clique em Mais tabelas... no modo de
exibio das tabelas:

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No exemplo da figura acima, forma inseridas as colunas COTA, COTR, CRTR, Custo, Custo da linha
de base e Nome e veja como ficou:
Em seguida foi selecionado, como exemplo, a tabela
custos, clicado no boto Nova e definido os
parmetros que sero inseridos no novo modo de
exibio, veja na prxima imagem.
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Teste outras combinaes de colunas e monte a sua prpria tabela, que na verdade servir como
modo de exibio tambm para os formulrios.

Resumindo, As tabelas de recursos pr-definidas no Project so:

As tabelas de recursos esto disponveis para os seguintes modos de exibio
Alocao de recursos
Uso do recurso

Para alterar a tabela usada em um modo de exibio no formato planilha, acione o menu
Exibio. No item de menu Tabelas, mostrada a tabela em uso.
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O formato de exibio formulrio no aceita tabelas. O formulrio permite a digitao de
dados referentes a apenas um item. Normalmente, formulrios so usados em exibio combinada
com planilhas.

2.3 - Criao de Filtros estticos e dinmicos
CLASSIFICAO, FILTRO, GRUPO E FORMATAO.

Seja durante a fase de planejamento ou de execuo, voc pode querer melhorar a
apresentao das informaes. Isto feito com recursos de classificao, filtro e formatao.
2.3.1. Classificao

A classificao a ordem em que os dados em planilhas so apresentados. Os dados das
planilhas dependero do modo de exibio e da tabela selecionados e das incluses e excluses de
colunas que voc efetuou na tabela ativa. Voc pode ordenar por uma, duas ou trs colunas da
planilha ao mesmo tempo.
No menu Exibio|Classificar h opes pr-definidas de classificao por data de incio,
data de trmino, prioridade, custo e identificao. H uma opo para personalizar a classificao
usando de 1 a 3 campos, em ordem crescente ou decrescente.

Tabela em uso
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2.3.2. Filtros

Os filtros selecionam tarefas ou recursos de uma planilha, em um determinado modo de
exibio. Voc pode filtrar por caracterstica inerente da tarefa ou recurso, como por exemplo,
exibir somente tarefas crtica, ou exibir somente recursos de trabalho, ou filtrar por algum critrio
de uma das colunas da planilha, como por exemplo, todos os recursos de um determinado grupo.
Neste ltimo caso, aberta uma caixa de dilogo para voc informar o critrio desejado.
Voc seleciona os filtros pelo menu Exibio|Classificar. Voc pode escolher os filtros pr-
definidos mais usados ou usar filtros pr-definidos na opo Mais filtros. Os filtros pr-definidos no
Project so:

2.3.2.1. Filtros de Tarefas

Filtro Descrio
Todas as tarefas Mostra todas as tarefas do projeto.
Tarefas concludas Mostra todas as tarefas que foram concludas.
Confirmado
Mostra as tarefas em que nenhum dos recursos solicitados
recusaram assumir a atribuio.
Custo maior que
Mostra as tarefas que custaro mais do que a quantia que
voc especificar.
Custo com oramento
estourado
um filtro calculado que mostra todas as tarefas que tero
um custo superior ao custo da linha de base.
Criadas aps Mostra todas as tarefas que voc criou no projeto na data
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especificada ou aps a mesma.
Crtica Mostra todas as tarefas do caminho crtico.
Intervalo de datas
um filtro interativo que solicita que voc fornea duas datas
e mostra todas as tarefas que comeam ou terminam aps a
primeira data e antes da ltima data.
Tarefas em andamento
Mostra todas as tarefas comeadas mas que ainda no foram
concludas.
Tarefas no concludas Mostra todas as tarefas que no foram concludas.
Tarefas atrasadas ou c/ or
estourado atribudas a
Mostra as tarefas atribudas ao recurso especificado que
ultrapassam o oramento alocado para elas ou que ainda no
foram concludas e que terminaro aps a data de trmino da
linha de base.
Campos vinculados
Mostra todas as tarefas com vnculos a valores de outros
programas como um vnculo a uma clula de uma planilha do
Microsoft Excel.
Etapas Mostra apenas as tarefas que so etapas.
Grupo de recursos
um filtro interativo que mostra as tarefas atribudas aos
recursos pertencentes ao grupo que voc especificou.
Deve iniciar em
um filtro interativo que solicita que voc fornea uma data e
mostra todas as tarefas que deveriam ter comeado nessa
data, mas que no comearam.
Deve iniciar/terminar em
e exibe as tarefas que no comearam nem terminaram no
intervalo de datas especificado.
Andamento atrasado/adiado
Mostra as tarefas que esto atrasadas em relao data de
trmino agendada da linha de base ou cujo andamento no
est em dia com a agenda.
Tarefas adiadas
Mostra todas as tarefas que esto atrasadas em relao
agenda.
Tarefas de resumo Mostra todas as tarefas que apresentam subtarefas
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agrupadas abaixo delas.
Intervalo de tarefas
um filtro interativo que mostra todas as tarefas que
possuem nmeros de identificao contidos no intervalo que
voc especificou.
Tarefas com anexos
Mostra as tarefas que possuem objetos anexados ou uma
anotao na caixa Anotaes.
Tarefas com um calendrio
de tarefa atribudo
Mostra todas as tarefas que possuem objetos e um calendrio
atribudo.
Tarefas com prazos Mostra as tarefas que possuem um prazo final definido.
Tarefas com duraes
estimadas
Mostra todas as tarefas com uma durao estimada.
Tarefas com datas fixas
Mostra todas as tarefas que no possuem a restrio O mais
breve possvel ou que possuem uma data de incio real.
Tarefas/atribuies com
horas extras
Mostra as tarefas ou atribuies com horas extras.
Tarefas de nvel superior Mostra as tarefas de resumo de nvel mximo.
No confirmado
Mostra as tarefas que foram recusadas por, pelo menos, um
recurso solicitado.
Tarefas no iniciadas Mostra as tarefas que ainda no comearam.
Atualizao necessria
Mostra as tarefas que apresentam alteraes (como datas de
incio e trmino revistas ou reatribuies de recursos) e que
precisam ser enviadas para atualizao ou confirmao.
Utilizao de recurso
um filtro interativo que mostra todas as tarefas que utilizam
o recurso que voc especificou.
Utilizao de recurso no
intervalo de datas
Mostra as tarefas atribudas a um recurso especificado que
comeam ou terminam aps uma data especificada e antes de
outra data tambm especificada.
Trabalho com oramento
estourado
um filtro calculado que mostra todas as tarefas com o
trabalho agendado superior ao trabalho da linha de base.
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2.3.2.2. Filtros de recursos

Filtro Descrio
Todos os recursos Mostra todos os recursos do projeto.
Atribuies confirmadas
Mostra apenas as atribuies que no foram recusadas por
um recurso. S aplicvel no modo de exibio Uso do
recurso.
Custo maior que
Mostra os recursos que custaro mais do que o valor
especificado.
Custo com oramento
estourado
um filtro calculado que mostra todos os recursos com um
custo agendado superior ao custo da linha de base.
Intervalo de datas
e que mostra todas as tarefas e recursos com atribuies que
comeam ou terminam dentro do intervalo de datas
especificado.
Grupo
um filtro interativo que mostra todos os recursos
pertencentes ao grupo especificado
Atribuies em andamento
Mostra todas as atribuies que j comearam mas que no
foram concludas. S aplicvel no modo de exibio Uso do
recurso.
Campos vinculados
Mostra os recursos aos quais foram vinculados textos de
outros programas.
Recursos superalocados
Mostra todos os recursos que esto agendados para fazer
mais trabalho do que podem realizar no tempo especificado.
Intervalo de recursos
um filtro interativo que mostra todos os recursos
compreendidos no intervalo de nmeros de identificao que
voc especificou.
Recursos - Material
Mostra os recursos materiais, como madeira, pregos ou
cimento.
Recursos com anexos Mostra os recursos com objetos anexados ou uma anotao
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na caixa Anotaes.
Recursos/atribuies com
horas extras
Mostra os recursos ou atribuies com trabalho de horas
extras.
Recursos - Trabalho
Mostra os recursos de trabalho, como pessoas ou
equipamentos.
Deve iniciar em
um filtro interativo que solicita que voc fornea uma data e
que mostra todas as tarefas e recursos com atribuies que
deveriam comear nessa data, mas que no comearam.
Deve iniciar/terminar em
um filtro interativo que solicita que voc fornea duas datas:
a primeira correspondendo a quando uma tarefa ou
atribuio deveria ter comeado e a segunda correspondendo
a quando a tarefa ou atribuio deveria ter terminado.
Andamento atrasado/adiado
Mostra as tarefas que esto atrasadas em relao data de
trmino agendada da linha de base ou cujo andamento no
est em dia com a agenda.
Atribuies adiadas
Mostra os recursos cujas tarefas foram adiadas em relao ao
plano de linha de base original e que ainda no foram
concludas.
Atribuies no confirmadas Mostra as atribuies recusadas pelos recursos solicitados.
Atribuies no iniciadas Mostra as atribuies que ainda no comearam.
Trabalho concludo
Mostra os recursos que concluram todas as suas tarefas
atribudas.
Trabalho no concludo
um filtro calculado que mostra todos os recursos com o
trabalho agendado inferior ao trabalho da linha de base.
Trabalho com oramento
estourado
um filtro calculado que mostra todos os recursos com o
trabalho agendado superior ao trabalho da linha de base.

2.3.2.3. Autofiltro

O autofiltro permite criar filtros ad-hoc, baseado em valores da coluna selecionada. O
autofiltro coloca uma caixa de combinao em cada cabealho de coluna da planilha.
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Ao clicar na caixa de combinao, vrias opes de critrios so mostradas. Basta selecionar
um critrio e o filtro aplicado automaticamente. Para acionar a opo de autofiltro, clique no
menu Exibio|Filtro para|Autofiltro. Use o mesmo menu para desativar o autofiltro.
2.4. Grupos

Os grupos permitem agrupar tarefas e recursos por algum critrio, hierarquizando-os e
criando linhas sumarizadas.Para usar grupos, o modo de exibio deve ser referir a tarefas ou a
recursos e deve apresentar os dados em forma de planilha. O modo de exibio Planilha de tarefas,
por exemplo, permite o uso de grupos, mas o modo Diagrama de rede no.
Existem grupos pr-definidos no Project, mas voc pode alter-los ou criar novos grupos, da
mesma forma que os filtros.
A aplicao de filtros pr-definidos se faz pelo menu Projeto|Agrupar por. H opes de se
usar os grupos pr-definidos mais comuns ou escolher os demais grupos acionando o submenu
Mais grupos.
Uma das opes de grupo no usar grupo, o que faz com que as informaes sejam
exibidas do jeito de foram inseridas na planilha.
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2.4.1. Grupos de tarefas

Os grupos pr-definidos para tarefas so:
Grupo Descrio
Crtica Exibe as tarefas do projeto em funo de a tarefa ser crtica.
Durao Categoriza e exibe as tarefas do projeto de acordo com o tempo
que elas devem levar para serem concludas.
Durao e prioridade Categoriza e exibe as tarefas do projeto inicialmente de acordo com
o tempo que elas devem levar para serem concludas e, depois,
pela prioridade em cada grupo de durao.
Etapas Exibe as tarefas do projeto em funo de a tarefa ser uma etapa.
Pendncia do status
da equipe
Categoriza e exibe as tarefas do projeto em funo de uma
resposta ter sido recebida em relao a uma mensagem de status
da equipe enviada a recursos atribudos a uma tarefa.
Prioridade Categoriza e exibe as tarefas do projeto por sua prioridade.
Prioridade mantendo
a estrutura de tpicos
Categoriza e exibe as tarefas do projeto inicialmente por seus
nmeros de estrutura de tpicos e, depois, por sua prioridade na
estrutura de tpicos.
Tarefas concludas e
no concludas
Categoriza e exibe as tarefas do projeto nestes trs grupos: %
concluda 0%, % concluda 1%99% (tarefas em andamento) e %
concluda: 100%.
Tipo de restrio Categoriza e exibe as tarefas do projeto nestes oito grupos: O mais
tarde possvel, O mais breve possvel, No terminar antes de, No
terminar depois de, Deve terminar em, No iniciar antes de, Deve
terminar em, Deve iniciar em, No iniciar antes de e No iniciar
depois de.

Os grupos de tarefas se aplicam aos seguintes modos de exibio:
Acmulo de barras de tarefas
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Gantt de detalhes
Grfico de Gantt
Acmulo de datas de etapas
Gantt de redistribuio
Planilha de entrada para PERT AP
Acmulo de etapas
Gantt esperado para AP
Planilha de tarefas
Entrada de tarefa
Gantt otimista para AP
Uso da tarefa
Gantt de controle
Gantt pessimista para AP

Os grupos pr-definidos para recursos so:
Grupo Descrio
Grupo de recursos Categoriza e exibe recursos pelo valor contido em seu campo de
grupo.
Recursos concludos
e no concludos
Categoriza e exibe os recursos do projeto nestes trs grupos: %
trabalho concludo: 0%; % trabalho concludo 1%99%; % trabalho
concludo: 100%.
Resposta pendente Categoriza e exibe os recursos do projeto em funo de eles terem
respondido a uma mensagem de status da equipe.
Taxa padro Categoriza e exibe os recursos do projeto de acordo com sua taxa
padro (sua taxa de pagamento referente ao trabalho normal, sem
horas extras).
Trabalho versus
recursos materiais
Categoriza os recursos do projeto em funo de cada um ser um
recurso material ou recurso de trabalho.

2.4 - Criao de Formulrios
Personalizao dos Modos de Exibio, Tabelas e Formulrios
Alterao de um modo de exibio

Os modos de exibio podem ser personalizados para se adequar ao seu modo de trabalhar.
A personalizao inclui o nome do modo, a tabela padro, o grupo que ser utilizado, o filtro que
ser aplicado, a opo de realar itens que atendem ao filtro e a incluso do modo na barra de
menu.
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Voc personaliza um modo de exibio acionando o menu Tarefa|Grfico de Gantt|Mais
modos de exibio, selecionado o modo e clicando no boto Exibir da caixa de dilogo Mais modos
de exibio.

Criao de um modo de exibio (esse assunto j foi estudado em capitulos anteriores, mas
vamos relembrar..)

Voc pode criar um modo de exibio a partir de um modo existente ou criar um modo
completamente novo. Para criar um modo de exibio a partir de um existente, selecione o modo
modelo na caixa de dilogo Mais modos de exibio e clique no boto Copiar. Depois altere a cpia
para atender as suas necessidades.
Para criar um modo completamente novo, clique no boto Novo na caixa de dilogo Mais
modos de exibio. Ser solicitado se ser um modo nico ou um modo combinado.

O modo nico contm apenas uma tela, que pode ser:
Calendrio
Diagrama de rede
Diagrama de relacionamentos
Formulrio Detalhes da tarefa
Formulrio Nome da tarefa
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Formulrio Nome do recurso
Grfico de Gantt
Grfico de Recursos
Planilha de tarefas
Uso da tarefa
Uso do recurso

Defina os demais campos do mesmo modo que na edio de modo de exibio.
O modo combinado possui duas janelas separadas horizontalmente. Normalmente, a parte
superior pode ser uma tela do tipo planilha e a parte inferior uma tela do tipo formulrio. As telas
na parte superior e inferior podem ser:
Acmulo de barra de tarefas
Acmulo de datas de etapas
Acmulo de etapas
Alocao de recursos
Calendrio
Diagrama de rede
Diagrama de rede descritivo
Diagrama de relacionamentos
Entrada de tarefa
Formulrio Detalhes da tarefa
Formulrio Nome da tarefa
Formulrio Nome do recurso
Gantt de controle
Gantt de redistribuio
Gantt detalhado
Grfico de gantt
Grfico de recursos
Planilha de tarefas
Uso da tarefa
Uso do recurso
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Alterao de tabelas

Em vez de alterar a definio de coluna individualmente, voc pode personalizar toda a
tabela, afetando assim todas as colunas.
Para personalizar uma tabela, acione o menu Exibir|Tabela|Mais tabelas. Surgir a caixa de
dilogo Mais tabelas. Selecione uma tabela de tarefa ou de recurso e clique no boto Editar.

Surgir a caixa de dilogo Definio de tabela. Inclua ou exclua colunas que voc deseja e
altere as definies de cada uma delas.

Criao de uma nova tabela

Voc pode criar uma tabela nova a partir de uma existente ou criar uma tabela totalmente
nova. Para criar uma tabela a partir de uma existente, selecione a tabela desejada na caixa de
25
dilogo Mais tabelas e clique no boto Copiar. Depois altere a cpia para atender as suas
necessidades.
Para criar uma tabela completamente nova, clique no boto Nova na caixa de dilogo Mais
tabelas.

Cada linha corresponde a uma coluna na tabela. Defina o tipo de alinhamento, a largura de
cada coluna, o ttulo e o alinhamento do ttulo.

Projetos Consolidados
Um dos recursos mais poderosos do MS Project a capacidade de consolidar vrios projetos
em um s. Este recurso deve ser aplicado sempre que surgir a necessidade de trabalho com vrios
projetos interdependentes ou no, sob diferentes lideranas e/ou compartilhando os mesmos
recursos, havendo a necessidade de consolidao dos mesmos para acesso a informaes
gerenciais globais detalhadas ou resumidas. Tem-se como resultado da Consolidao de Projetos o
agrupamento de todos os projetos envolvidos em um projeto simulado, o que permite a
apresentao dos dados consolidados dos projetos sob todas as interfaces do software (grficos,
tabelas, formulrios, relatrios).

3. MLTIPLOS PROJETOS

Inserindo e Excluindo um Subprojeto individual em um Projeto Existente.

O projeto inserido em outro projeto sempre exibido como uma atividade de resumo do projeto
principal, que pode conter um ou mais projetos inseridos.

Para inserir um projeto em outro:

1. Abra o projeto que funcionar como projeto principal (mestre);
2. Na Barra de modos, clique em Grfico de Gantt;
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3. Clique na linha imediatamente inferior linha em que deseja inserir o projeto;
4. Acesse o menu Projeto|SubProjeto para abrir o quadro Inserir Projeto;

5. Escolha o arquivo de projeto a ser inserido;
6. Clique em Inserir.

Aps inserido o projeto, possvel alterar informaes de prazos, dependncias, recursos e
custos. Todas essas alteraes realizadas no projeto inserido atualizam automaticamente o arquivo
mpp de origem. Caso o arquivo de origem esteja fechado, aparecer um quadro solicitando uma
confirmao de gravao par o arquivo do projeto inserido.

Para excluir um subprojeto:
1. Selecione a linha do projeto inserido;
2. Pressione a tecla Delete;
3. Se o quadro Assistente de planejamento aparecer, pressione Ok.

4. CONSOLIDANDO PROJETOS

Uma das melhores maneiras de organizar projetos grandes ou complexos consolidar projetos. Os
projetos consolidados permitem manter o nmero de tarefas visualizadas e acompanhadas em um
nvel gerencivel.

O projeto consolidado um arquivo que contm um ou mais arquivos de projeto inseridos
(tambm conhecidos como subprojetos).

Para consolidar um projeto:
1. Abra os projetos que sero consolidados;
2. Acesse uma Nova janela;
3. Pressione e mantenha pressionada a tecla CTRL, clicando nos projetos que sero
consolidados temporariamente;
4. Clique em OK.

Os projetos sero consolidados em uma nica tela que contm todas as informaes sobre os
projetos constituintes do consolidado.

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ESTABELECENDO RELAES DE DEPENDNCIA ENTRE PROJETOS DIFERENTES
As atividades em projetos diferentes podem possuir relaes de dependncia entre si. Ao
vincular as atividades, o Project 2010 exibe uma barra externa em cada um dos projetos com a qual
a dependncia entre as atividades ser exibida.
1. Consolide os projetos que tero atividades interdependes como visto anteriormente;
2. Clique e mantenha o mouse pressionado na barra da atividade predecessora;
3. Arraste at a barra de atividades sucessora no outro projeto;

Uma relao trmino para incio automaticamente criada.

Dica: A atividade externa no pode ser editada. Para editar uma atividade externa, d um clique
duplo nessa atividade e acesse seu projeto de origem.

Para excluir um relacionamento entre atividades de projetos diferentes:
1. D um clique duplo na seta que liga as atividades;
2. No formulrio Dependncia entre tarefas, selecione Excluir.
Salvando Um Projeto No Formato De Banco De Dados

O Microsoft Project permite salvar o projeto inteiro em um formato de banco de dados do
Microsoft Project (.mpd). Esse formato pode ser aberto automaticamente no Microsoft Access ou
em qualquer programa que suporte o formato de arquivo do Microsoft Access (.mdb)

Para salvar um projeto no formato de bando de dados:
1. Acesse o menu Arquivo Salvar como;
2. Na caixa Salvar como tipo, selecione Banco de dados do Project;
3. Digite um nome de arquivo a ser exportado;
4. Pressione Salvar;
5. Digite o nome do projeto a ser arquivo no bando de dados no campo Nome do projeto;
6. Pressione Salvar novamente.

Ao abrir o projeto no Microsoft Access, todos os dados relativos ao projeto esto disponveis em
tabelas de dados.

Para abrir um projeto no Microsoft Access:
1. Abra o Microsoft Access (mnimo verso 97);
2. Escolha Abrir bando de dados existente;
3. Digite o nome do arquivo MPD do bando de dados do projeto no campo Nome do Arquivo;
4. Clique em Abrir;
5. As tabelas do projeto so exibidas na guia Tabela do Microsoft Access.
28

Dica O MS Project permite armazenar vrios projetos em um nico arquivo de bando de dados.
Na caixa nome do arquivo, digite o nome do arquivo no qual o projeto ser gravado, clique em
Salvar e, em seguida, clique em Acrescentar.

5 - Organizador
Ao criar calendrios em um projeto, eles existem somente para o projeto no qual foram
criados. O mesmo ocorre para filtros, grupos, barra de ferramentas, mapas (para gravao em
formato HTML), formulrios, modos de exibio e outros objetos personalizveis.
O organizador cuida para que objetos criados em um projeto possam ser compartilhados
em outros projetos. Para isto, os objetos so gravados para o arquivo de gabarito GLOBAL.MPT.
pelo organizador que voc consegue excluir ou renomear objetos do projeto.

No exemplo acima, foi criado um filtro novo chamado Meu filtro. Ele s existe no arquivo
de projeto Projeto1. Selecionando-se o filtro novo, pode-se clicar no boto << Copiar para que ele
fique disponvel no arquivo GLOBAL.MPT e assim poder ser usado em projetos futuros.
Voc pode usar o organizador para copiar objetos no somente com o arquivo GLOBAL.MPT
para com qualquer arquivo de projeto.
O organizador aberto pelo menu Exibio|Grfico de Gantt|Organizador.. Em vrias
caixas de dilogo tambm pode-se abrir o organizador, como em Mais filtros, Mais grupos, Mais
modos de exibio, Mais tabelas e Personalizar formulrios.
6 - Macros: automatizando tarefas frequentemente desempenhadas

Se voc costuma executar uma tarefa repetidamente no Microsoft Project, poder
automatiz-la com uma macro. Uma macro uma sequncia de comandos e funes que so
armazenados em um mdulo do Visual Basic e podem ser executados sempre que voc precisar
executar a tarefa. Voc grava uma macro exatamente como grava msica com um gravador
comum. Em seguida, executa a macro para repetir, ou "reproduzir", os comandos.
29
Antes de gravar ou criar uma macro, planeje os comandos e etapas que devero ser
executados pela macro. Se voc cometer algum engano ao gravar a macro, as correes feitas
tambm sero gravadas. Toda vez que voc gravar uma macro, ela ser armazenada em um
mdulo anexado ao projeto.
Com o Editor do Visual Basic, voc pode editar macros, copiar macros de um mdulo para
outro, copiar macros entre diferentes projetos, renomear os mdulos que armazenam as
macros ou renomear as macros.
6.1 - Gravar uma macro
Acesse o menu Exibio

1. No menu Ferramentas, aponte para Macro e clique em Gravar nova macro.
2. Na caixa Nome da macro, insira um nome para a macro. O primeiro caractere do nome
da macro deve ser uma letra. Os outros caracteres podem ser letras, nmeros ou
caracteres de sublinhado. No permitido o uso de espaos no nome de uma macro. O
caractere de sublinhado funciona como um separador de palavras.
3. Para que voc possa executar a macro pressionando uma tecla de atalho, insira uma
letra na caixa Tecla de atalho. Voc pode usar CTRL+ letra (para letras minsculas) ou
CTRL+SHIFT+ letra (para letras maisculas), onde letra pode ser qualquer tecla de letra
do teclado, mas no um nmero ou um caractere especial. Voc no pode usar uma
combinao de teclas que j esteja sendo usada pelo Microsoft Project.
4. Na caixa Armazenar macro em, clique no local onde deseja armazenar a macro. Se
desejar que uma macro esteja disponvel sempre que voc usar o Microsoft Project,
clique em Arquivo global.
5. Para incluir uma descrio da macro, digite a descrio na caixa Descrio.
6. Se voc selecionar clulas enquanto estiver gravando uma macro, a macro selecionar a
mesma coluna (campo) toda cada vez que for executada, independentemente de qual
clula seja a primeira selecionada, pois ela grava referncias absolutas a colunas. Se
30
desejar que uma macro selecione colunas independentemente da posio da clula ativa
quando voc executar a macro, clique em Relativa sob Referncias de coluna. Por outro
lado, a macro selecionar as linhas independentemente da posio da clula ativa
quando voc executar a macro, pois ela grava referncias relativas a linhas. Se desejar
que uma macro selecione sempre a mesma linha, independentemente de qual clula seja
a primeira selecionada, clique em Absoluta (identificao), sob Referncias de linha.
O Microsoft Project continuar a gravar macros com essas configuraes at que voc as
altere ou encerre o programa.
7. Clique em OK e execute as aes que deseja gravar.
8. No menu Ferramentas, aponte para Macro e clique em Parar gravao.
Veremos as opes de macro mais adiante!

7 - Criao de Relatrios (calendrios, referncia cruzada, tabelas)
DISTRIBUIO DAS INFORMAES SOBRE O PROJETO

H duas formas de distribuir informaes sobre o projeto: em forma impressa e acesso on-
line.
Distribuio Impressa
A forma impressa consiste em relatrios para distribudos em papel. Voc pode imprimir os
modos de exibio ou relatrios resumidos.
Imprimir modos de exibio
Qualquer dos modos de exibio pode ser impresso. Basta selecionar o modo de exibio e
acionar o menu Arquivo|Imprimir onde pode ser vista a visualizao de impresso.
31

Por padro, a impresso respeita algumas das definies em tela. Por exemplo, se no modo
Grfico de Gantt voc v apenas duas colunas no painel esquerda, somente estas duas colunas
sero impressas. Voc pode ajustar os detalhes de exibio e ajustar a formatao antes de
imprimir.
Os detalhes de exibio envolvem a escolha da tabela desejada (se aplicvel ao modo de
exibio), o ajuste da largura das colunas e do painel, classificao de tarefas ou recursos,
aplicao de filtros e agrupamento de tarefas ou recursos.
Antes de imprimir, voc pode ajustar a configurao de pgina acionando o Configurar
pgina dentro do imprimir onde mostra a visualizao de impresso. Na guia Modo de exibio,
voc altera algumas das caractersticas da impresso, como por exemplo, imprimir todas as colunas
da planilha.

32

7.2. Imprimir relatrios

O menu Projeto|Relatrios abre uma caixa de dilogo com opes de relatrios resumo
agrupados por assunto.

Ao selecionar um dos grupos de relatrio, surgir uma nova caixa de dilogo com os tipos de
relatrios disponveis para aquele grupo.

Ser exibida a guia "Arquivo", onde voc poder ajustar as configuraes necessrias, a
quantidade de cpias que deseja imprimir, do relatrio de atribuies "Quem Faz o Que".
33

Ao lado das configuraes de impresso, ser exibida a visualizao do relatrio "Quem Faz o Que",
com uma lista de recursos que exibe as tarefas atribudas, o trabalho agendado para cada tarefa, as
datas de inicio e de trmino e os detalhes dos recursos. Voc poder editar o relatrio e incluir
anotaes e objetos de acordo com a necessidade do projeto. Como mostra figura abaixo.

Volte para a guia "Projeto", localize o grupo "Relatrios", clique no boto "Relatrios". Na janela
"Relatrio de Atribuies", temos outras opes de relatrios, selecione "Quem Faz o Que e
Quando". Clique em "Selecionar".
34

Ser exibido um novo modelo de relatrio, onde ser impresso uma lista de recursos mostrando
suas tarefas atribuidas e o trabalho dirio agendado para cada tarefa.

Retorne para a guia "Projeto", localize o grupo "Relatrios", clique no boto "Relatrios". Na janela
"Relatrio de Atribuies", selecione a opo "Lista de tarefas pendentes". Clique no
boto "Selecionar".

35
Ser exibida a janela "Usando Recurso", selecione qual recurso, voc deseja que seja impresso um
relatrio com a lista das tarefas pendentes. Clique no boto "OK".

O relatrio "Lista de tarefas pendentes" imprime uma lista de tarefas e suas duraes, do recurso
selecionado "Analista" com as datas de incio e de trmino e as predecessoras organizadas por
semana para um recurso que voc especificar.

Agora vamos para o ltimo relatrio, na guia "Projeto", localize o grupo "Relatrios", clique no
boto "Relatrios". Na janela "Relatrio de Atribuies", selecione a opo "Recursos
Superalocados". Clique no boto "Selecionar".

Este relatrio imprime uma lista de "Recursos Superalocados" e as tarefas s quais eles so
atribudos.
36

- Campos Personalizados (lista de valores, frmulas, funes)

9. TRABALHANDO COM COLUNAS PERSONALIZADAS E FRMULAS:
As frmulas podem ser inseridas atravs de colunas especficas a cada situao, veja o exemplo:

Iremos comparar se custo MAIOR ou IGUAL a 5.000,00 indicadores VERMELHOS, se custo MENOR
que 5.000,00 indicadores VERDES.
Iremos acrescentar 10% do custo total de um projeto para efeito do clculo de imposto
Para tanto, devemos inserir a coluna custo1 (a coluna poder ser renomeada para Custo +
Imposto).
Clique sobre a coluna com o boto direito do mouse e acesse a opo Campos personalizados.
37

Na tela de Campos Personalizados poderemos atribuir a coluna Custo1 qualquer critrio aceitvel
de Formulas diversas e at indicadores grficos.

Clicando sobre o boto Frmula, ento poderemos atribuir qualquer sentena. As sentenas ou
funes so as mesmas aplicadas a lgica matemtica de programao ou lgica matemtica Excel.
Veja como ficar a funo no exemplo do clculo de 10% mais o custo total.
38

Ao clicar em OK, veremos a definio na planilha de entrada no grfico de Gantt a frmula j
atribuida.

Assim as atribuies na coluna podem ser observadas, ocultas ou inseridas posteriormente.

39

- Criao de indicadores grficos para o Projeto
- Criao, alterao e armazenamento de macros
- Criao, alterao, cones e associao macros da barra de ferramentas (toolbar)
10 . Plano Provisrio

Um plano provisrio salva as datas de incio e trmino atuais das tarefas. Estas datas servem
para comparar com a linha de base.Uma linha de base salva antes do projeto comear a ser
executado. O projeto provisrio salvo aps comear a ser executado.

Apenas duas informaes so gravadas no projeto provisrio, a data de incio e de trmino
de cada tarefa. Estas datas so gravadas nas colunas Incio 1 e Trmino 1 at Incio 10 e Trmino 10.
Portanto, pode-se salvar at 10 projetos provisrios.

Para salvar um projeto provisrio acione o menu Ferramentas/Controle/Salvar linha de
base. Desta vez, selecione a opo Salvar plano provisrio e defina em qual das dez possibilidades
de gravao voc quer salvar o plano.

40
EXERCCIO
1. Salve a Linha de Base.
Insira as colunas: Incio de Linha de Base; Trmino da Linha de Base;
Incio Real;Trmino Real;Incio 1 e Trmino 1.
Se voc alterar, por exemplo, o Incio Real de uma tarefa qualquer, o que acontecer na coluna
Incio desta mesma tarefa?
Caso desejemos controlar as datas do projeto em vrios nveis, ou seja, em suas vrias
modificaes, devemos trabalhar como plano provisrio.

2. Salve o plano provisrio

3. Renomeie a Coluna Incio 1 para : Incio Replanejado

4. Renomeie a Coluna Trmino 1 para: Trmino Replanejado

5. Oculte as colunas Incio e Trmino

6. Altere a data de Incio Real de uma tarefa qualquer e verifique a coluna Incio Replanejado
da mesma.
Copiar: Incio / Trmino
Em: Incio 1 / Trmino 1
41

10. Linhas de Andamento

Linha de andamento a representao visual do andamento do projeto. Ela consiste em
uma linha vertical no painel do cronograma do modo Grfico de Gantt. A linha de andamento se
refere a uma data na qual as tarefas agendadas para aquela data deveriam estar em andamento.

No exemplo abaixo, h uma linha de andamento no dia 02/02/2001. A tarefa C est em dia
com a execuo, mas a tarefa A est atrasada.

Se a linha de andamento estiver reta, significa que o andamento est como previsto, mas se
formar picos para a esquerda, significa que a tarefa onde se forma o pico est atrasada.

Voc pode definir uma ou mais datas especficas para inserir uma linha de andamento ou
pode inserir uma linha automtica e periodicamente. Estas opes voc define no menu
Ferramentas/Controle/Linhas de andamento....

Na caixa Exibir linhas de andamento ou selecionadas, voc define uma ou mais datas para
as quais deseja exibir linhas de andamento. Clicando Excluir, a linha de andamento para a data
selecionada excluda.

Na guia Formato -> Linhas de grade -> Linhas de andamento

42

Exibir linhas de andamento em intervalos recorrentes voc escolhe se quer que linhas de
andamento sejam colocadas a cada perodo. Se escolher diariamente, todo dia, ao abrir projeto,
ser criada uma linha de andamento. Tome cuidado para no definir um intervalo muito pequeno,
pois ir causar uma confuso pela quantidade de linhas de andamento na tela e gerar uma
sobrecarga para o Project calcular todas as linhas de andamento.

A linha de andamento pode ser calculada em funo ao plano real (que sofreu ajustes
durante a execuo) ou a linha base (o que estava previsto).

Distribuio On-Line

A distribuio on-line pode ser via:
Publicao do projeto com pgina HTML
Compartilhamento do arquivo de projeto na rede
Microsoft Project Central
Publicao com pgina HTML

Como ocorre com outros produtos da famlia Office, o Project salva o projeto em formato
HTML para publicao na Internet ou Intranet. As pginas so estticas e servem melhor para a
publicao do plano agendado que ao acompanhamento do projeto.

43
um tanto difcil imaginar como o Project salva arquivo HTML, pois como ele possui vrios
modos de exibio, o que realmente ser visto estar no navegador (browser). O Project no salva
as informaes como vemos nos seus modos de exibio, mas sim os dados principais relativos a
tarefas, recursos e atribuies.

Ao criar um arquivo HTML, voc pode selecionar os vrios campos relativos a cada um dos
assuntos (tarefas, recursos e atribuies) e construir uma planilha para cada um, que sero ento
juntadas em um nico arquivo para publicao. O Project no exporta grfico de cronograma, nem
diagrama de rede, nem qualquer modo de exibio que no seja planilha.

Para salvar em formato HTML, acione o menu Arquivo/Salvar como pginas da Web...
Selecione o mapa de exportao desejado, altere-o ou crie um mapa novo.

No mapa de exportao que voc define quais campos sero publicados e quais sero os seus
nomes na pgina Web. Eis um exemplo de mapeamento de campos de tarefas do mapa modelo
padro.

O resultado :

44

Figura
Projeto em HTML: Tabelas de tarefas, recursos e atribuies

O resultado :

Projetos Consolidados

Um dos recursos mais poderosos do MS Project a capacidade de consolidar vrios projetos
em um s. Este recurso deve ser aplicado sempre que surgir a necessidade de trabalho com vrios
projetos interdependentes ou no, sob diferentes lideranas e ou compartilhando os mesmos
recursos, havendo a necessidade de consolidao dos mesmos para acesso s informaes
gerenciais globais detalhadas ou resumidas. Tem-se como resultado da Consolidao de Projetos o
agrupamento de todos os projetos envolvidos em um projeto simulado, o que permite a
apresentao dos dados consolidados dos projetos sob todas as interfaces do software (grficos,
tabelas, formulrios, relatrios).
11. MLTIPLOS PROJETOS
Inserindo e Excluindo um Subprojeto Individual em um Projeto Existente.

O projeto inserido em outro projeto sempre exibido como uma atividade de resumo do
projeto principal, que pode conter um ou mais projetos inseridos.

45
Para inserir um projeto em outro:

1. Abra o projeto que funcionar como projeto principal (mestre):
2. Na barra de modos, clique em Grfico de Gantt;
3. Clique na linha imediatamente inferior linha em que deseja inserir o projeto;
4. Acesse o menu Inserir Projeto para abrir o quadro Inserir Projeto;
5. Escolha o arquivo de projeto a ser inserido;
6. clique em inserir.

Aps inserido o projeto, possvel alterar informaes de prazos, dependncias, recursos e
custos. Todas essas alteraes realizadas no projeto inserido atualizam automaticamente o arquivo
MPP de origem. Caso o arquivo de origem esteja fechado, aparecer um quadro solicitando uma
confirmao de gravao para o arquivo do projeto inserido.

Para excluir um subprojeto:

1. Selecione a linha do projeto inserido;
2. Pressione a tecla Delete;
3. Se o quadro Assistente de planejamento aparecer, pressione OK.
12. CONSOLIDANDO PROJETOS

Uma das melhores maneiras de organizar projetos grandes ou complexos consolidar
projetos. Os projetos consolidados permitem manter o nmero de tarefas visualizadas e
acompanhados em um nvel gerencivel.

O projeto consolidado um arquivo que contm um ou mais arquivos de projeto inseridos
(tambm conhecidos como subprojetos).

Para consolidar um projeto:

1. Abra os projetos que sero consolidados;
2. Acesse o menu janela Nova janela;
3. Pressione e mantenha pressionada a tecla CTRL, clicando nos projetos que sero
consolidados temporariamente;
4. Clique em OK

Os projetos sero consolidados em uma nica tela que contm todas a informaes sobre os
projetos constituintes do consolidado.

Estabelecendo Relaes de Dependncia entre Projetos Diferentes.

As atividades em projetos diferentes podem possuir relaes de dependncia entre si. Ao
vincular as atividades, o Project 2007 exibe uma barra externa em cada um dos projetos com a qual
a dependncia entre as atividades ser exibida.
46

1. Consolide os projetos que tero atividades interdependentes, como visto anteriormente;
2. Clique e mantenha o mouse pressionado na barra da atividade predecessora;
3. Arraste at a barra de atividades sucessora no outro projeto;

Uma relao trmino para incio automaticamente criada.

Para excluir um relacionamento entre atividades de projetos diferentes:

1. D um clique duplo na seta que liga as atividades;
2. No formulrio Dependncia entre tarefas. Selecione Excluir.

Determinando o Caminho Crtico de um Projeto Consolidado

O Project 2010 tem a capacidade de calcular e mostrar um nico caminho crtico para
tarefas atravs de todos os projetos inseridos. Isso ajuda um gerente de projetos a acompanhar as
tarefas importantes atravs de um grupo de projetos.

Para calcular o caminho crtico em um projeto mestre:

1. Acesse o menu Ferramentas opes e, em seguida, clique na guia Clculo;
2. Marque a caixa de seleo Projetos inseridos so calculados como tarefas de resumo;
3. Clique em OK.

Importao/Exportao de Informaes

Um projeto desenvolvido no MS Project contm muitas informaes essenciais para o bom
funcionamento de uma empresa como um todo. O recurso de importao e exportao de dados
permite o compartilhamento destas informaes com outros softwares, podendo-se, por exemplo,
importar custos unitrios de uma planilha Excel ou Ltus ou exportar estes custos para a planilha,
permitindo elaborar clculos mais complexos de anlise financeira ou fazer projees de progresso
fsico envolvendo diversos critrios de ponderao, aplicando inclusive grficos para melhor
visualizao, ou ainda preparar uma apresentao usando o Power Point ou Harvard Graphics...

O mecanismo geral de importao e exportao extremamente simples, pois est baseado
em estruturas de dados (mapa) construdas de forma interativa, que, para facilitar o processo,
devem ser espelhadas em tabelas do Project.

Dica: A atividade externa no pode ser editada. Para editar uma atividade
externa, d um clique duplo nessa atividade e acesse seu projeto de origem.
47
Exportaes de Informaes do Projeto

A partir da opo Arquivo Salvar como do menu principal possvel exportar uma tabela
de dados do Project para outro tipo de arquivo como, por exemplo, uma verso anterior do Project,
uma planilha Excel, um banco de dados Access, uma planilha Lotus um banco de dados Dbase etc.
Organizador

Ao criar calendrios em um projeto, eles existem somente para o projeto no qual foram
criados. O mesmo ocorre para filtros, grupos, barra de ferramentas, mapas (para gravao em
formato HTML), formulrios, modos de exibio e outros objetos personalizveis.
O organizador cuida para que objetos criados em um projeto possam ser compartilhados em
outros projetos. Para isso, os objetos so gravados para o arquivo de gabarito GLOBAL.MPT.
pelo organizador que voc consegue excluir ou renomear objetos do projeto.
Clique em Arquivo -> Informaes -> Organizador.

No Exemplo acima, foi criado um filtro novo chamado Meu filtro. Ele s existe no arquivo
de projeto 1. Selecionando-se o filtro novo, pode-se clicar no boto copiar para que ele fique
disponvel no arquivo GLOBAL.MPT e assim poder ser usado em projetos futuros.

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Voc pode usar o organizador para copiar objetos no somente com o arquivo GLOBAL.MPT
para com qualquer arquivo de projeto.

O organizador aberto pelo menu Informaes/Organizador... em vrias caixas de dilogo
tambm pode-se abrir o organizador, como em mais filtros, mais grupos, mais modos de exibio,
mais tabelas e personalizar formulrios.
Macros: automatizando tarefas frequentemente desempenhadas
Se voc costuma executar uma tarefa repetidamente no Microsoft Project, poder
automatiz-la com uma macro. Uma macro uma sequncia de comandos e funes que so
armazenados em um mdulo do Visual Basic e podem ser executados sempre que voc precisar
executar a tarefa. Voc grava uma macro exatamente como grava msica com um gravador
comum. Em seguida, executa a macro para repetir, ou reproduzir, os comandos.
Antes de gravar ou criar uma macro, planeje os comandos e etapas que devero ser
executados pela macro. Se voc cometer algum engano ao gravar a macro, as correes feitas
tambm sero gravadas. Toda vez que voc gravar uma macro, ela ser armazenada em um
mdulo anexado ao projeto.

Com o Editor do Visual Basic, voc pode editar macros, copiar macros de um mdulo para
outro, copiar macros entre diferentes projetos, renomear os mdulos que armazenam as macros
ou renomear as macros.
13. Gravar uma macro (Aprenda agora, com mais detalhes)

1. No menu Ferramenta, aponte para Macro e clique em Gravar nova macro.

2. Na caixa Nome da macro, insira um nome para a macro. O primeiro caractere do nome da
macro deve ser uma letra. Os outros caracteres podem ser letras, nmeros ou caracteres de
sublinhado. No permitido o uso de espaos no nome de uma macro. O caractere de
sublinhado funciona como um separador de palavras.

3. Para que voc possa executar a macro pressionando uma tecla de atalho, insira uma letra na
caixa tecla de atalho. Voc pode usar CTRL + letra (para letras minsculas) ou CTRL + SHIFT +
letra (para letras maisculas), onde letra pode ser qualquer tecla de letra do teclado, mas
no um nmero ou um caractere especial. Voc no pode usar uma combinao de teclas
que j esteja sendo usada pelo Microsoft Project.

4. Na caixa Armazenar macro em, clique no local onde deseja armazenar a macro. Se desejar
que uma macro esteja disponvel sempre que voc usar o Microsoft Project, clique em
Arquivo Global.

5. Para incluir uma descrio da macro, digite a descrio na caixa Descrio.

6. Se voc selecionar clulas enquanto estiver gravando uma macro, a macro selecionar a
mesma coluna (campo) toda cada vez que for executada, independentemente de qual clula
seja a primeira selecionada, pois ela grava referncias absolutas a colunas. Se desejar que
49
uma macro selecione colunas independentemente da posio da clula ativa quando voc
executar a macro, clique em Relativa sob Referncias de coluna. Por outro lado, a macro
selecionar as linhas independente da posio da clula ativa quando voc executar a
macro, pois ela grava referncias relativas a linhas. Se desejar que uma macro selecione
sempre a mesma linha, independentemente de qual clula seja a primeira selecionada,
clique em absoluta (identificao), sob referncias de linha.
O Microsoft Project continuar a gravar macros com essas configuraes at que voc as
altere ou encerre o programa.

7. Clique em OK e execute as aes que deseja gravar.

8. No menu Ferramentas, aponte para Macro e clique em Parar Gravao.

Campos Personalizados

Muitas vezes necessrio criar alguns campos destinados a informaes especficas de um
projeto, no disponveis nos campos padronizados do Project 2007. Esses campos podem ser
inseridos e exibidos em qualquer modo de exibio de planilha,como os modos de exibio de
planilha Grfico de Gantt, uso da tarefa e diagrama de rede. possvel tambm inserir e exibir
campos de recurso personalizados nos modos de exibio uso do recurso e Planilha de recursos.

Os campos personalizados podem ser utilizados para diversos fins, como escrever frmulas,
incluindo referncias a outros campos do Project 2007, para que sejam calculadas em um campo
personalizado. possvel criar uma lista de valores para um campo personalizado, e assim garantir
uma entrada de dados rpida e precisa alm de exibir nele um indicador visual em vez dos dados
reais.

Tipos de Campos

O Project 2007 inclui diversos tipos de campos personalizados, listados a seguir:

Custo 1 a Custo 10 Sinalizador 1 a Sinalizador 20
Data 1 a Data 10 Nmero 1 a Nmero 20
Durao 1 a Durao 10 Cdigos de Estrutura de Tpicos 1 a 10
Incio 1 a Incio 10 Texto 1 Texto 30
Trmino 1 a Trmino 10

Quando criar um campo personalizado, o usurio estar na verdade renomeando um campo
existente do Project 2007.

Para criar um campo personalizado:

1. Acesse o menu Ferramentas Personalizar Campos;
2. Clique em Tarefa ou Recurso se desejar renomear respectivamente um dos elementos.
50
3. Clique em Renomear;
4. Digite um novo nome para o campo e clique em OK.
5. Clique em OK novamente para fechar quadro Personalizar campos.

Dica: possvel excluir os atributos de um campo personalizado, entretanto, no ser possvel
excluir o prprio campo Custo 1.

Para excluir um campo personalizado:
1. Acesse o menu Ferramentas Organizador;
2. Clique na guia Campos;
3. Na lista Global.mpt ou na lista do projeto ativo, clique no campo personalizado cujos
atributos deseja excluir e, em seguida, clique em Excluir.
4. Confirme a excluso e clique em Fechar.
51
EXERCCIO

1. Acesse o menu Exibir Tabela Mais Tabelas;
2. Clique no boto Nova e crie uma nova tabela de nome Estimativa de Custos com os
seguintes campos:
Nome
Nmero 1
Nmero 2
Nmero 3
Nmero 4
3. Acesse o menu Ferramentas Personalizar Campos
4. Renomeie os seguintes campos:
Nmero 1 Quantidade
Nmero 2 Preo
Nmero 3 Total
Nmero 4 Situao

Inserindo uma frmula para calcular o total

1. Acesse o menu Ferramentas Personalizar Campos
2. Selecione o campo nmero 3 (Total)
3. Clique no boto frmula
4. Clique no boto campo Nmero Nmero Personalizado Nmero 1 (Quantidade)
5. Clique em * (multiplicao)
6. Clique em Nmero Nmero Personalizado Nmero 2 (preo)
7. D OK at finalizar o procedimento
8. Faa um teste digitando alguns valores para Quantidade e Preo (em pelo menos 3 linhas).
52

14. Indicadores Grficos

Os indicadores grficos de campo personalizado permitem transmitir informaes
visualmente atravs da exibio de uma imagem em um campo personalizado, no lugar dos dados
reais. Por exemplo, possvel definir um indicador grfico para alertar o time do projeto quando o
custo de uma tarefa estourar o oramento.

Ao utilizar indicadores grficos, eles substituiro os valores dos campos por sinais visuais,
podendo os valores ser provenientes de dados inseridos diretamente dos resultados do clculo de
uma frmula no campo personalizado ou de uma seleo em uma lista de valores do campo. Se o
dados no atenderem a nenhum critrio do indicador, o campo aparecer em branco.

Para criar um indicador grfico para um campo personalizado:

1. Acesse o meu Ferramentas Personalizar Campos
2. Crie o campo personalizado conforme procedimento descrito anteriormente ou;
3. Selecione o campo em que deseja inserir um indicador grfico;
4. Clique em Indicadores grficos;
5. No quadro Indicadores grficos para; selecione se os indicadores sero empregados apenas
em atividades regulares ou se tambm sero aplicados em atividades de resumo ou de
projetos;
6. No campo Teste para, selecione o tipo de teste ou operador lgico a ser aplicado (, , =,
dentre outros).
7. Digite o valor base de comparao no campo Valor(es);
8. Selecione a melhor imagem que melhor representa o conjunto de dados do teste anterior;
9. Repita os passos 6 a 8 para os demais critrios.
10.Clique em OK para finalizar os procedimentos.

53

EXERCCIO A

a) Aplique uma frmula ode Situao (Nmero 4) igual a Total (Nmero 3)
b) Seguindo os passos descritos anteriormente, aplique para o campo Situao os indicadores
grficos conforme a planilha de teste abaixo:

Teste para Situao Valor(es) Imagem
menor ou igual a 500
menor ou igual a 1000
maior que 100

EXERCCIO B

Como criamos a tabela de nome Estimativas de Custos no menu Exibr Tabela Mais tabelas,
podem edit-la, ocultando ou exibindo um dos campos, conforme desejado. Entretanto, neste
exerccio queremos excluir o campo Situao definitivamente. Como proceder? Execute os
procedimentos e anote os menus utilizados.

Resposta:
______________________________________________________________________________
______________________________________________

54
15. Analisando os Dados de Escala de Tempo no Excel

O Project possibilita que se exportem informaes para uma planilha ou para uma tabela
dinmica do Microsoft Excel, usando o Assistente para anlise de dados de escala de tempo.

Laboratrio

Pra criar um grfico de valor acumulado no Microsoft Excel.

1. Exiba a barra de ferramentas Anlise, clicando com o boto direito do mouse em qualquer
ferramenta visvel, e escolha Anlise;
2. Se necessrio, selecione as tarefas que deseja exportar, ou no selecione nada, caso deseje
exportar todas as informaes (mais usual);
3. Clique na ferramenta Analisar os dados de escala de tempo no Excel;
4. Na tela Assistente para anlise de dados de escala de tempo Etapa 1 de 5, escolha se deseja
exportar o projeto todo ou apenas atividades selecionadas;
5. Clique em Avanar;
6. Adicione os campos COTA, COTR e CRTR, selecionando-os e clicando em adicionar;
7. Clique em Avanar;
8. Escolha Sim se desejar exibir um grfico de dados de escala de tempo
9. Clique em Exportar dados;
10. Aguarde at que o Microsoft Excel exiba os dados desejados.
Anlise do Valor Acumulado
A anlise do valor acumulado (medida do custo do trabalho realizado at a data de status ou
a data atual). O valor acumulado usa as estimativas de custo original salvas com uma linha de base
e o trabalho real realizado at o momento para mostrar se os custos reais incidentes esto dentro
do oramento. Em outras palavras, o valor acumulado indica a parcela do oramento que deveria
ser gasta, considerando o trabalho realizado at o momento e o custo de linha de base para a
tarefa, atribuio ou recurso. O valor acumulado tambm denominado COTR (custo orado do
trabalho realizado). o mtodo para medir o desempenho do projeto.

Campo Descrio
COTA Custo orado do trabalho agendado, at a data de status do projeto.
COTR Custo orado do trabalho realizado, at a data de status do projeto.
CRTR Custo real do trabalho realizado, at a data de status do projeto.
VA Variao na agenda do valor acumulado, at a data de status do projeto.
VC Variao de custo do valor acumulado, at a data de status do projeto.
OAT Oramento ao trmino, o custo agendado para uma tarefa
EAT Estimativa ao trmino, do custo agendado para uma tarefa
VAC
Variao na concluso, entre o custo da linha de base e o custo agendado para
uma tarefa.
55

Observao: Os campos COTA, COTR, CRTR, VA e VC so includos como campos de tarefa, recurso
e atribuio e como campos divididos em fases de tarefa, recurso e atribuio. Os campos OAT,EAT
e VAC so apenas campos de tarefa.

O que o valor acumulado mede?

A anlise do valor acumulado usa trs valores fundamentais para cada tarefa:
O custo orado do trabalho agendado (COTA), que a parte do custo que se planeja gastar em
uma tarefa entre a data de incio da tarefa e a data de status.Por exemplo, o oramento
planejado para uma tarefa de 4 dias de R$ 100,00 e ela comea em uma segunda-feira.Se a
data de status estiver definida para a prxima quarta-feira, o COTA ser de R$ 75,00.
O custo real do trabalho realizado (CRTR), que o custo real total contrado ao se realizar o
trabalho em uma tarefa durante um determinado perodo. Por exemplo, se a tarefa de 4 dias
realmente gerar um custo total de R$ 35,00 durante cada um dos 2 primeiros dias, o CRTR
desse perodo ser de R$ 70,00 (mas, o COTA ainda ser de R$ 60,00).

O custo orado do trabalho realizado (COTR), que a porcentagem do oramento que deve
ter sido gasta para uma determinada porcentagem do trabalho realizado em uma tarefa. Por
exemplo, se aps 2 dias, 60% do trabalho em uma tarefa tiver sido concludo, voc poder
esperar ter gasto 60% do oramento total da tarefa ou R$ 60,00.

A partir desses trs valores fundamentais, vrios outros valores principais so determinados. Os
mais comuns e mais teis so:

Variao de custo (VC), que a diferena entre o custo estimado de uma tarefa e seu custo
real.VC = COTR CRTR
Variao da agenda (VA), que a diferena entre o andamento agendado de uma tarefa, em
termos de custo.VA = COTR COTA
O ndice de desempenho de custo (IDC), que a razo entre os custos orados e os custos
reais.CPI = COTR/CRTR
O ndice de desempenho de agendamento (IDA), eu a razo entre o trabalho realizado e o
trabalho agendado. SPI = COTR/COTA

Por que devo executar uma anlise do valor acumulado?

Quando voc executa uma anlise do valor acumulado, obtm respostas confiveis para
perguntas-chave como, por exemplo, Ainda h tempo na agenda para concluir o projeto
pontualmente?. Os indicadores de valor acumulado expressam o andamento do projeto em
termos do custo e da agenda. Para saber se ficar sem dinheiro antes de o trabalho no projeto ser
concluda (ou se ter um saldo restante aps o seu trmino), uma anlise do valor acumulado um
modo de encontrar a resposta.

56
Como interpreto o valor acumulado?

Os indicadores de valor acumulado que so variaes de custos, podem ser positivos ou
negativos. Uma variao positiva indica que voc est adiantado em relao agenda ou abaixo do
oramento. As variaes positivas podem permitir que voc recoloque dinheiro e recursos de
tarefas ou projetos com variaes positivas para tarefas ou projetos com variaes negativas.

Uma variao negativa que voc est atrasado em relao agenda ou com o oramento
estourado e que necessrio tomar medidas. Se uma tarefa ou projeto tiver uma variao de custo
negativa (VC), poder ser necessrio aumentar o oramento ou aceitar margens de lucro reduzidas.

Os indicadores de valor acumulado que so taxas como, por exemplo, o ndice de
desempenho de custo (IDC) e o ndice de desempenho de agendamento (IDA), podem ser
superiores ou inferiores a 1. Um valor superior a 1 indica que voc est adiantado em relao
agenda ou abaixo do oramento. Um valor inferior a 1 indica que voc est atrasado em ralao
agenda ou com o oramento estourado. Por exemplo um IDA de 1,5 indica que voc consumiu
apenas 67% do tempo planejado para concluir uma parte de uma tarefa em um determinado
perodo de tempo e um IC de 0,8 indica que voc gastou 25% a mais em uma tarefa do que o
previsto em um determinado perodo e tempo.

Que quantidades do valor acumulado mostrar ou calcular no Microsoft Project?

Com o Microsoft Project, voc pode mostrar:

Custo real do trabalho realizado (CRTR) Mostra os custos reais incidentes para o trabalho j
realizado por um recurso em uma tarefa, at a data de status ou data atual do projeto.
Oramento ao trmino (OAT) Oramento final.Uma estimativa do custo total do projeto.
Custo orado ao trabalho realizado (COTR) O campo de valor acumulado que indica a
parcela do oramento que deveria ser gasta, considerando o trabalho realizado at o
momento e o custo de linha de base para a tarefa, atribuio ou recurso. O COTR calculado
como o valor acumulado da porcentagem dividida em fases concluda para tarefas (ou a
porcentagem de trabalho dividida em fases concluda para atribuies e recursos),
multiplicado pelo custo de linha de base distribudo em fases para a tarefa, atribuio ou
recurso, at a data de status ou a data atual. O COTR tambm denominado valor
acumulado.
Custo orado do trabalho agendado (COTA) o campo de valor acumulado que indica a
parcela do oramento que deveria ser gasta, considerando o custo de linha da base da tarefa,
atribuio ou recurso. O COTA calculado como os custos de linha de base divididos em fases
acumulados at a data de status ou a data atual.
Variao do custo (VC) A diferena entre o custo orado do trabalho realizado (COTR) de
uma tarefa e o custo real (custo real do trabalho ou CRTR). Em anlise de valores acumulados,
a VC calculada pela subtrao do custo real do trabalho realizado (CRTR) do custo orado do
trabalho realizado (COTR). Se a VC for positiva, o custo estar abaixo do valor orado (ou de
linha de base);se a VC for negativa, a tarefa estar fora do oramento,

VC = Custo Orado do Trabalho Realizado Custo Real do Trabalho Realizado
57

Estimativa ao trmino (EAT) - O campo de valor acumulado que mostra o custo total
agendado ou projetado para uma tarefa, recurso ou atribuio. baseado em custos j
incidentes, alm dos custos planejados para o trabalho restante. O EAT equivale ao campo
Custo.
Variao da agenda (VA) A diferena entre o custo orado do trabalho realizado (COTR) e o
custo orado do trabalho agendado (COTA). Em temos de custo, se a VA for positiva, o
projeto estar adiantado e, se for negativa, o projeto estar atrasado.

VA = Custo Orado do Trabalho Realizado - Custo Orado do Trabalho Agendado

Variaes ao trmino (VAT) - O campo de valor acumulado que mostra a diferena entre o
oramento ao trmino (OAT) e a estimativa ao trmino (EAT). No Microsoft Project, a EAT o
campo Custo total e o OAT o campo Custo da linha de base.

Voc pode calcular:

ndice de desempenho de custo (IDC) A relao entre custos de trabalho desempenhado
orados ou de linha de base, o os custos reais (COTR/CRTR). O IDC acumulado que o total do
COTR para todas as tarefas dividido pelo total dos custos reais do trabalho desempenhado
(CTRT) para todas as tarefas, usado com freqncia para predizer se um projeto exceder o
oramento e em quanto.
IDC acumulado Em valor acumulado, o total dos custos orados de trabalho realizado (COTR)
de todas as tarefas dividido pelo total dos custos reais de trabalho realizado (CRTR). O IDC
acumulado usado com freqncia para predizer de um projeto exceder o oramento e em
quanto.
IDA (ndice de Desempenho de Agendamento) A relao entre o trabalho desempenhado
e o trabalho agendado (COTR/COTA), que usada com freqncia para estimas a data de
concluso do projeto.

16 . O que uma curva S?

Em termos prticos uma curva-s no gerenciamento de projetos tem como principal foco realizar a
melhoraria, o gerenciamento e o controle de um ou mais projetos.

Os pontos fortes de uma curva S so:
Identificar os desvios ocorridos em um projeto seja ele relacionado a custo ou prazo.
uma maneira eficaz de visualizar e administrar tendncias no que se refere a atrasos e
adiantamentos.
a maneira de melhorar a tomada de deciso de forma a abranger escritrios de projetos e
executivos.
58
Realiza a conteno em projetos a fim de garantir eficcia no cumprimento de seus
objetivos.
a principal ferramenta de acompanhamento durante todas as fases de execuo do
projeto.
Neste exemplo do contedo, utilizei a curva S de custo que apresenta valores relacionados aos
investimento realizados nos projetos. Entretanto informaes de trabalho que representam as
horas consumidas durante a execuo de tarefas e o conhecimento do prazo que representa o
tempo aplicado a cada atividade de um projeto, so fatores predominantes para uma boa anlise
quantitativa e qualitativa. O organograma lista alguns dos principais valores utilizados durante o
processo de decomposio das informaes.

2 - GERAR CURVA-S AUTOMTICA NO MS-PROJECT 2010 COM APENAS RECURSOS NATIVOS

A forma de gerar a curva-s automtica de um projeto utiliza recursos nativos no MS-Project 2010.

Ela pode serrealizada ao se executar o seguinte procedimento tcnico:
2.1 - Com o devido projeto aberto no MS-Project 2010 clique em: Projetos - Relatrios Visuais.
2.2 - Escolha a opo: Todos - Valor Acumulado no Relatrio de Horas.
2.3 - Defina o nvel a escala de tempo a ser inserido no relatrio. Exemplo Dias.
2.4 - E em seguida clique sobre o boto Exibir.

Exemplo da tela.
59

2.5 - Aguarde a criao e o processamento das informaes.
Exemplo da tela:

2.6 - Ser carregado de forma automtica, o relatrio de curva-s no Microsoft Excel 2010.

Neste documento exibido os dados sobre o projeto.
60

Exemplo da tela

2.7 - Na segunda guia do Microsoft Excel chamada de Uso de Atribuies comVA possvel fazer
simulaes. Para realizar esta simulao, altere os dados de exibio da presente estrutura
do relatrio por outras informaes do projeto.

Exemplo da tela.

61
...GERAR A CURVA-S DE CUSTO NO MS-PROJECT 2010

Uma outra forma de realizar a curva-s de custo utilizar o campo custo da linha da linha de base
que representa o custo planejado e o campo custo que expe o custo realizado de um projeto. E
para se obter as informaes do projeto necessrio um processo manual utilizado atravs das
teclas CTRL + C e CTRL + V, que permite copiar e colar os dados do projeto do Microsoft Project
2010 direto no Microsoft Excel.

Vamos associar os termos que conhecemos aos nomes dos campos nativos do MS-Project.
Custo Planejado: corresponde ao custo salvo na linha de base zero do projeto, ou seja, o
campo "Custo da Linha de Base".
Custo Realizado: corresponde ao custo real, ou seja, aquele custo que acompanhado de
forma pontual pelo gerente do projeto no MS-Project ele chamado de "Custo".
A forma como voc quer gerar a curva-s de custo feita com as datas obtidas em seu cronograma.
Neste exemplo utilizei o campo "Trmino".

Os campos copiados do Microsoft Project Professional 2010 para o Excel foram esses:
Custo.
Custo da Linha de Base.
Trmino.
Exemplo das informaes copiadas para o Excel:

Para gerar a curva-s do custo selecione todos os dados das colunas de Trmino, Custo e Custo da
Linha de Base no Excel 2010 e clique em: Inserir - Grfico - Linhas.
62

Exemplo:

Resultado final esperado.

...GERAR A CURVA S DE PRAZO MANUAL NO MS-PROJECT 2010.

Assim como a curva-s de custo a curva-s de prazo corresponde a uma anlise muito importante a
ser feita em qualquer projeto. Nesta situao o processo de avaliao de informaes do projeto
utilizar tambm campos nativos do MS-Project, ento vamos fazer a nossa associao de termos
do mundo real para as colunas a serem utilizadas no Project Professional 2010.

Prazo Planejado: o prazo planejado corresponde ao campo "durao da linha de base zero" onde
aps o fechamento do planejamento o salvamento deve ocorrer de forma automtica.

Prazo Realizado: o prazo realizado corresponde ao campo "durao" do MS-Project 2010 onde
geralmente se feita as estimativas e lanamentos de durao no projeto.

Para realizar a criao da curva-s de prazo o processo praticamente igual a curva-s de custo s ir
ser modificado os campos, destacamos os seguintes:
63
Durao da Linha de Base
Durao
Trmino

Os campos descritos acima sero copiados para o Excel para que seja gerado a curva-s
de prazo e ela tambm feita pelas datas obtidas em seu cronograma, utilizei neste
exemplo o campo "Trmino".

Exemplo aps copiar os campos para o Excel:

Para que o grfico da curva-s de prazo seja gerado com sucesso no Microsoft Excel
necessrio se utilizar nmeros inteiros ou valores reais como o formato moeda utilizado no
campo custo citado anteriormente por exemplo, ento ser necessrio retirar o texto "dias"
das colunas Durao e Durao da Linha de Base. Uma dica til para facilitar este trabalho
utilizar o recurso "Substituir" que permite substituir todos os textos "dias" em espaos em
branco.

Utilize a tecla CTRL + U para acesso rpido ao recurso Substituir.

Exemplo.

64

Na tela de substituir informe na opo Localizar a palavra "dias" e na opo substituir deixe
o espao em branco e clique em substituir tudo e clique em OK.
Resultado esperado:

Aps a substituio selecione todos os dados das colunas Trmino, Durao, Durao da
Linha de Base e clique novamente no boto Inserir - Grfico - Linhas.

Resultado final esperado com curva-s de prazo devidamente criada.

65

Importante:

Existe alguns gerentes de projeto que trabalham tambm com durao real e custo real,
caso seja este o seu cenrio basta substituir as colunas durao por durao real e custo por
custo real.
16. CAMINHO CRTICO E DURAO DO PROJETO
Uma vez estabelecidas dependncia entre as tarefas e as suas duraes, possvel saber o
caminho crtico e a durao do projeto.
O Que Caminho Crtico
Caminho crtico a srie de tarefas (ou somente uma tarefa) que possuem folga zero ou
negativa, ou seja, so as tarefas cujas duraes determinam e afetam a durao do projeto. No
Project, as folga chamada de margem de atraso, que determinada pela data de trmino
antecipado e data de trmino atrasado.
A vantagem de se usar um software como o Project que voc no precisa calcular nada
para determinar o caminho crtico e a durao do projeto. Tudo isto feito automaticamente pelo
Project, ou seja, medida que voc insere as tarefas, precedncias e duraes, o Project recalcula
automaticamente o caminho crtico. Voc pode optar por o Project no calcular automaticamente,
deixando que voc decida quando ele deve calcular o caminho crtico. Esta opo definida na
caixa de dilogo Opes, acionada pelo menu Arquivo|Opes. A caixa de dilogo Opes
mostrada adiante.
Pode ser claramente visualizado na opo GANTT DE CONTROLE na barra de modos.

Se voc deseja que o projeto termine na data prevista, controle de perto a execuo das
tarefas crticas. Mas no se esquea das tarefas no crticas, porque se elas terminarem alm da
data de trmino atrasado, ela passar a ser uma tarefa crtica.
O Que Uma Tarefa Crtica
Uma tarefa considerada crtica se uma das condies abaixo for satisfeita:
Possui folga zero (margem de atraso zero).
Possui uma restrio de data Deve iniciar em ou Deve terminar em.
Possui uma restrio O mais tarde possvel em um projeto agendado a partir da data de incio.
Possui uma restrio O mais breve possvel em um projeto agendado a partir da data de
trmino.
Caminho crtico em vermelho
66
Sua data de trmino igual ou posterior a seu prazo final.
Uma tarefa deixa de ser crtica quando marcada como concluda, pois no pode mais
afetar a concluso das tarefas sucessoras ou a data de trmino do projeto.
Como Visualizar o Caminho Crtico
O Grfico de Gantt normalmente no mostra o caminho crtico nem a durao do projeto.
Voc pode ver as datas de incio e trmino pela primeira e ltima tarefa agendada pelas barras do
cronograma, mas isto no muito claro.
O modo Diagrama de Rede, permite visualizar o caminho crtico. Cada tarefa representada
por um bloco retangular que contm algumas informaes sobre a tarefa. Os blocos so
interligados por linhas que representam as precedncias. Esta a forma de diagramao do
mtodo francs. O caminho crtico reconhecido por as tarefas estarem na cor vermelha. Tarefas
no crtica so mostradas na cor azul.

Modo Diagrama de Rede
Para visualizar as tarefas crticas no Grfico de Gantt, voc deve personaliz-lo. Voc pode
usar o menu Formato ou fazer isto manualmente.

Para o processo manual, acione o menu Formatar|Estilos de caixa. Insira uma nova linha
digitando na coluna Nome o texto Tarefa crtica (ou qualquer outro nome que deseje). Na coluna
Mostrar para tarefas, selecione Crtica na caixa de combinao. Na caixa de combinao Cor,
selecione a cor vermelha. Clique OK para finalizar.
67

17. Durao do Projeto

O caminho crtico determina a durao do projeto. Voc pode ver informaes sobre as
data de incio e de trmino, bem como a durao, o trabalho total e o custo total do projeto na
janela de Propriedade do projeto. Para visualiz-la, acione o menu
Arquivo|Informaes|Informaes do Projeto|Propriedades Avanadas e clique na guia
Contedo.

medida que voc for inserindo os valores reais da execuo, poder ver nesta janela o
percentual da durao concluda e o percentual do trabalho concludo.
Como Reduzir a Durao do Projeto
A durao do projeto depende das duraes das tarefas crticas. Portanto, para reduzir a
durao do projeto, voc deve reduzir a durao das tarefas crticas. Esta reduo conhecida
como crashing. A reduo da durao feita tomando as seguintes providncias:
Reduzir a durao ou o trabalho de uma tarefa do caminho crtico.
Usar restries de data flexveis em lugar de restries inflexveis ou de flexibilidade
moderada.
Dividir uma tarefa crtica em tarefas menores nas quais recursos diferentes possam
trabalhar simultaneamente.
Revisar as dependncias entre as tarefas para permitir maior flexibilidade de agendamento.
Definir um tempo de avano entre tarefas dependentes se possvel.
Trabalhar em regime de horas extras.
68
Aplicar mais recursos para trabalhar nas tarefas do caminho crtico.

O problema do crashing que ao alterar uma tarefa crtica outras tarefas no crticas
podem passar a ser crtica e piorar a durao do projeto.
Ao tentar reduzir a durao do projeto, voc pode estar comprometendo as outras variveis
que pressionam um projeto: oramento e qualidade. Horas extras e mais recursos com certeza
aumentam os custos do projeto. Pressionar pessoas para reduzirem o prazo ou utilizar horas extras
pode comprometer a qualidade do trabalho e levar s pessoas a um estado de stress, o que vai
contra a diretiva de sem causar danos que um projeto de sucesso deve respeitar.
18. LISTA DE RECURSOS
Recursos so os meios para realizar uma tarefa. No Project, existem dois tipos de recursos:
Trabalho e Material. Trabalho refere-se a mo-de-obra ou equipamentos e Material refere-se a
materiais consumidos na execuo da tarefa.
Os recursos financeiros no fazem parte da lista de recursos. A aplicao de recursos de
trabalho e de material ter como consequncia a apurao dos custos.
A lista de recursos inserida pelo modo Planilha de Recursos, na tabela Entrada. Para isto,
clique no cone Planilha de Recursos na barra de Modos ou acione o menu Exibio|Planilha de
recursos. No menu Exibir, verifique se a tabela selecionada a Entrada. (Podemos acessar a
planilha de recursos clicando no painel da barra de modos no boto PLANILHA DE RECURSOS).

Modo Planilha de Recursos - Tabela Entrada
A tabela Entrada do modo Planilha de Recursos apresenta as seguintes colunas:
Identificador: Nmero seqencial referente a cada recurso. No pode ser editado.
Indicador: Apresenta um cone para indicar uma caracterstica especial do recurso, como um
calendrio de recurso. No pode ser editado.
Nome do recurso: Voc pode especificar genericamente o nome do recurso como um tipo de
material, um tipo de equipamento ou uma especialidade. s vezes necessrio distinguir
individualmente os recursos digitando o nome da pessoa ou a identificao de um equipamento
especfico.
69
Tipo: Selecione Trabalho para mo-de-obra ou equipamentos, ou Material para materiais
consumidos.
Rtulo do material: Especifica a unidade de medida do recurso do tipo material. Ex.: Kg,
tonelada, pacote, litro, resma, etc. Entrada facultativa.
Iniciais: Ao inserir um recurso, o Project utiliza a primeira letra do nome como iniciais. Voc
pode alter-lo ou simplesmente no usar iniciais.
Grupo: Voc pode especificar um grupo ao qual o recurso pertence. O grupo pode ser o nome
do departamento ao qual a pessoa pertence, um cdigo de centro de custo ou qualquer outro
agrupamento que seja interessante criar. Grupos servem apenas para ordenar, filtrar ou
agrupar tarefas por recursos de um grupo em particular.
Unidades mximas: um valor percentual atribudo somente a recurso do tipo trabalho. Este
valor representa as unidades de trabalho disponveis. Se voc possui 2 desenhistas em tempo
integral e 1 em meio expediente, digite 250%.
Taxa padro: Para recurso de trabalho, o custo por unidade de tempo do recurso quando este
usado em perodo de trabalho normal. Voc pode digitar o valor monetrio em unidade de
tempo minuto, hora, dia, semana ou ms. O padro hora. Para recurso material, o custo por
unidade (definida em Rtulo do material). Por exemplo, se o rtulo Kg, voc digita em Taxa
padro o valor, por exemplo, 10, isto significa R$10/Kg.
Taxa h. extra: o custo por unidade de tempo do recurso de trabalho quando este usado em
perodo de hora extra. Voc pode digitar o valor monetrio em unidade de tempo minuto, hora,
dia, semana ou ms. O padro hora.
Custo/uso: um custo adicional que se soma aos outros custos do recurso. Se o recurso for do
tipo trabalho, este custo adicionado toda vez que uma unidade de recurso utilizada em uma
tarefa. Se o tipo for material, este custo adicionado uma nica vez, independentemente do
nmero de unidades.
Acumular: Indica como e quando os custos referentes taxa padro e taxa de hora extra
sero acumulados no custo de uma tarefa. As opes so Incio, Fim e Rateado (padro). Veja
mais detalhes nos tpicos Custos.
Calendrio base: Identifica qual o calendrio a ser usado para o recurso de trabalho.
Cdigo: Voc pode usar qualquer cdigo para poder exibir, filtrar, ordenar a lista de recursos.
Pode ser um cdigo de centro de custo ou um cdigo contbil.
Como Especificar Nome de Recurso
Suponha que voc possua na sua equipe trs programadores. Qual o melhor nome para
inserir na lista de recursos: Programadores, Programador ou os nomes de cada uma das trs
pessoas?
Se voc inserir Programadores, est referindo-se a recursos consolidados. Isto til quando
voc no quer controlar cada recurso isoladamente. Neste caso, voc deve especificar na coluna
Unidades mxima 300%, porque so 3 programadores em tempo integral.
Voc pode pensar em usar a coluna Grupo para atribuir o grupo tarefa, mas isto no
possvel. Os grupos servem apenas para poder organizar as tarefas por um grupo em particular.
Se voc inserir cada programador como um recurso individual, ter de dar nomes
diferentes. A planilha de recursos aceita recursos com o mesmo nome, mas voc no consegue
atribuir estes recursos a uma tarefa porque o Project no sabe a qual recurso voc est se
referindo. Por exemplo, se voc inserir Programador trs vezes na planilha de recursos, o Project
70
no gerar nenhuma mensagem de erro. Ao tentar atribuir duas vezes o recurso Programador
tarefa, o Project considerar apenas um deles, pois o nome o mesmo. Portanto, voc deve inserir
nomes como Programador1, Programador2 e Programador3. Opcionalmente, podero agrupar
estes trs recursos em um grupo chamado Programadores para poder listar as tarefas por este
grupo de recurso.
Em vez de digitar Programador1, Programador2 e Programador3, pode inserir os seus
nomes, como por exemplo, Roberto, Ivan e Maria, o que torna mais fcil de gerenciar o projeto e
desempenho de cada um deles. Da mesma forma, voc poder agrupar estes trs recursos em um
grupo chamado Programadores para poder listar as tarefas por este grupo de recurso.
O uso de nomes prprios mais vantajoso porque voc conhece as habilidades e
capacidades de cada um. Voc gerencia pessoas e no recursos.
Usar nomes individuais de recursos, seja Programador1 ou Roberto, torna possvel atribuir
calendrios especficos para cada um deles. Suponha que Roberto tire frias em abril, Ivan em
setembro e Maria saem de licena gestante a partir de agosto. Voc pode criar calendrios com os
seus nomes prprios e atribu-los aos recursos com seus nomes prprios. O gerenciamento torna-se
evidentemente mais fcil.
Outra razo para se usar nomes individuais de recursos a questo dos custos. Roberto
possui mais tempo de servio e um salrio maior. Ivan possui salrio menor mas tem
disponibilidade de realizar horas extras. Maria possui o mesmo salrio de Roberto mas tem que
tomar um txi para se deslocar ao local fora da cidade para realizar seu trabalho, o que implica um
custo por uso.
Agora, suponha que h Operadores de Computador que trabalham em 4 turnos: manh,
tarde, noite e madrugada e que eles faam revezamento de turno a cada 15 dias. Neste caso no
compensa criar recursos com seus nomes prprios e calendrio individuais, porque voc estaria se
envolvendo com gerenciamento administrativo e no gerenciamento do projeto.
Calendrio de Recurso
Como voc j viu, existem calendrios de projeto, de tarefa e de recurso. Por padro, os
recursos assumem o calendrio padro, ou seja, 8 horas/dia, de 09:00 s 18:00, de segunda a sexta.
Somente recursos do tipo trabalho podem ter calendrio.
interessante criar calendrios especficos para recursos de trabalho para compatibilizar a
realizao da tarefa com a disponibilidade do recurso. Por exemplo, computadores de grande porte
ficam permanentemente ligados, portanto, voc pode definir o calendrio 24 horas para este
recurso.
Inserindo Anotaes de Recurso
Voc pode inserir anotaes em recursos, seja um texto livre, um hiperlink ou um objeto.
Anotao de recurso qualquer texto explicativo, figura, planilha ou documento do que se queira
para detalhar melhor a especificao do recurso.
Para inserir uma anotao de recurso, abra a caixa de dilogo Informaes sobre o recurso
e clique na guia Anotaes. A caixa de dilogo aberta dando um clique duplo sobre o recurso ou
71
selecionando o recurso e acionando o menu Tarefa|Informaes. Voc pode ainda dar um duplo
clique sobre a Tarefa.

Voc pode formatar um texto, alterando o tipo de fonte, cor, tamanho e estilo. Para isto,
marque o texto desejado e clique no cone A.
Voc pode tambm alterar o alinhamento do texto, selecionado alinhamento esquerda,
centralizado ou direita.
Voc pode utilizar marcadores (bullets) para criar listas. Os marcadores so pontos e no
podem ser personalizados.
Voc pode inserir hiperlinks direcionados a pginas da intranet ou da internet ou ainda a
recursos compartilhados (caminho UNC Universal Naming Conventions) em servidores. O Project
reconhece automaticamente os hiperlinks e os coloca em letra azul sublinhados. Para acionar o
hiperlink, basta dar um clique duplo. Naturalmente, se o hiperlink apontar para uma pgina web,
voc deve ter um navegador (browser), como o Internet Explorer ou Netscape Communicator,
configurado para acessar a intranet ou internet.
Caso o texto seja muito grande ou se voc quiser inserir informaes que no sejam texto,
voc pode anexar um objeto. Objeto qualquer arquivo de aplicativo que suporte a tecnologia OLE
(Object Linking and Embedding), como o MS Word, MS Excel, CorelDraw, Paintbrush, dentre outros.
Naturalmente, voc deve ter este aplicativos instalados no computador para poder visualiz-los.
ATRIBUIO DE RECURSOS A TAREFAS

Quando se faz a estimativa de durao de uma tarefa j deve ter sido pensado quais e
quantos recursos so demandados para obter aquela durao. At agora voc criou a lista de
tarefas, definiu as dependncias entre elas, inseriu as duraes das tarefas e criou a lista de
recursos. Falta associar recursos a tarefas.
A atribuio a associao da tarefa ao recurso necessrio para sua execuo. Pode-se
atribuir recursos de trabalho e recursos materiais e pode-se atribuir mais de um recurso mesma
tarefa.
Como Atribuir Recurso a Tarefa
H duas formas de atribuir recursos a tarefas, que produzem clculos diferentes.
Uma forma atribuir os recursos na caixa de dilogo Informaes, na guia Tarefa. A caixa
de dilogo aberta dando-se um clique duplo sobre uma tarefa no modo Grfico de Gantt.
72

Pela caixa de dilogo Informaes voc pode atribuir recursos de trabalho e recursos de
material e definir as unidades de alocao (quantidade) para cada um deles. A unidade de recursos
do tipo trabalho em percentual, tal qual na coluna Unidades mximas da planilha de recursos, e
definido com 100%. A unidade de recursos do tipo material a mesma da coluna Rtulo do
material da planilha de recursos e por padro assume 1 unidade.
Unidade de alocao de 100% indica que um recurso de trabalho ser alocado
integralmente tarefa. Se voc nomeou um recurso como Programadores e definiu unidades
mximas em 300%, significa que h 3 pessoas trabalhando em tempo integral. Se voc alocou 100%
do recurso Programadores, ter uma sobra de 2 programadores em tempo integral disponveis para
outras tarefas.
Se existe um recurso de trabalho com unidades mximas definido em 50%, ou seja, o
recurso est disponvel apenas em meio expediente, e alocou 100%, ento haver uma
superalocao. Voc ir precisar aumentar a disponibilidade do recurso ou diminuir a unidade de
alocao para 50%.
Note que somente recursos de trabalho possuem limitao de disponibilidade.
Voc pode tambm atribui recursos a tarefas no modo Grfico de Gantt. Selecione a tarefa
desejada clique na guia Recursos|Atribuir Recursos.
Na caixa de dilogo Atribuir recursos, clique no recurso que ser atribudo tarefa, defina
as unidades de alocao (quantidades) deste recurso e clique no boto Atribuir.

73
Atribuir Recurso a Tarefa Resumo
Tarefas resumo podem receber recursos, desde que estes recursos sejam aplicados para um
grupo de subtarefas. Por exemplo, voc pode ter um auxiliar de escritrio que executar servios
administrativos em vrias subtarefas.
Relao Durao x Trabalho x Esforo do Recurso
Esta relao se aplica a recursos de trabalho.
Ao atribuir recursos a tarefa pela primeira vez, na caixa de dilogo Informaes sobre a
tarefa, o Project calcula o trabalho necessrio para a realizao da tarefa. O trabalho uma relao
entre durao e esforo do recurso.
Trabalho = Durao x Esforo do recurso
Durao o tempo necessrio para concluir a tarefa. Isto foi definido por voc na criao da
lista de tarefas. Lembre-se que 1 dia equivale a 8 horas de trabalho no calendrio padro.
Esforo do recurso a quantidade de tempo de uso do recurso de trabalho. Por exemplo, se
3 programadores so atribudos a uma tarefa, cada um com 100% de unidades de alocao (isto 8
horas por dia, caso seja usado o calendrio padro), o esforo do recurso 3 x 8 horas/dia = 24
horas/dia.
Trabalho a quantidade de mo-de-obra, dado em unidade de tempo, necessrio para
concluir a tarefa. Por exemplo, se a durao da tarefa 2 dias e o esforo do recurso so 24 horas,
ento o trabalho 2 dias x 24 horas/dia = 48 horas.
A quantidade de trabalho ento fixada na primeira vez. Nas prximas vezes que voc
alocar mais recursos ou aumentar as unidades de alocao de um recurso, o Project recalcular a
durao, usando a frmula:

recurso do Esforo
Trabalho
Durao

No exemplo anterior, o trabalho 48 horas, h 3 recursos atribudos com 100% de unidades
de alocao e a durao de 2 dias (pelo calendrio padro, so 8 horas por dia). Se for
acrescentado mais um recurso com 100% de unidades de alocao, a nova durao ser Durao =
48 horas (4 x 8 horas/dia) = 1,5 dias.
A diferena entre atribuir recursos usando a caixa de dilogo Informaes e o cone Atribuir
recursos no segundo o clculo do trabalho feito na primeira atribuio de recurso.
Seguindo o processo de planejamento descrito neste curso, conclui-se que atribuir recursos
usando a caixa de dilogo Informaes a maneira correta.
Atribuio de Recurso Material
O consumo de material na tarefa pode ser fixo ou varivel. Consumo fixo significa que as
unidades (quantidade) consumida no varia com a durao da tarefa. Consumo varivel significa
que as unidades so consumidas a uma taxa por tempo.
74
Quando voc cria uma lista de recursos no modo Planilha de Recursos, a coluna Rtulo do
material indica qual a unidade de consumo, tais como litros, toneladas, m2, kg, etc.

Ao atribuir o recurso material a tarefa, voc indica quantas unidades sero consumidas.
Se o recurso Ferro, usando a medida Kg, se voc digita 2 significa que 2 Kg de ferro sero
consumidos pela tarefa, no importa a sua durao. Isto consumo fixo.
Se aps a unidade de medida voc digita uma barra (/) seguida da unidade de tempo
(minuto, hora, dia, semana ou ms) significa que 2 Kg de ferro sero consumidos a cada unidade de
tempo. Isto consumo varivel.
Note na caixa de dilogo Informaes que a Tarefa A consome o recurso Material1 a uma
taxa de 2 Kg/ms, ou seja, um consumo varivel, e consome o recurso Material2 em um valor fixo
de 3 Litros.

Tipos de Tarefas
A alterao da durao da tarefa determinada pelo tipo padro da tarefa e pela opo de
tarefa controlada pelo empenho.
Por padro, as tarefas so controladas pelo empenho. Isto significa que a durao da tarefa
varivel de acordo com a quantidade de recursos que lhe so atribudas ou retiradas.
Os tipos de tarefas so:
Unidades fixas (padro)
Trabalho fixo
Durao fixa.
ESTA TABELA USADA PARA SELECIONAR QUE TIPO DE ATIVIDADE SE DEVE ESCOLHER PARA CADA
NECESSIDADE:
ATIVIDADE
EM SE ALTERANDO O CONTEDO DA
COLUNA
OCORRER ALTERAO NA
COLUNA:
DURAO FIXA
Durao (durao da atividade)
Unidades (quantidade de recursos)
Trabalho (carga de trabalho)
Trabalho
Trabalho
Unidades
75
UNIDADES FIXAS
Durao
Unidades
Trabalho
Trabalho
Durao
Durao
TRABALHO FIXO
Durao
Unidades
Trabalho
Unidades
Durao
Unidades

O tipo de tarefa com trabalho fixo por definio controlado por empenho, portanto esta
opo fica desabilitada.
Como os calendrios influenciam a Durao
1 Exemplo: calendrio do recurso menor que da tarefa
Suponha que o recurso Programador 1 tenha um calendrio especfico de 09:00 s 15:00, 6
horas por dias, de segunda sexta. Este recurso ser atribudo a uma tarefa de 6 dias, pelo
calendrio padro. A tarefa inicia em 13/02/2012 e termina em 20/02/2012, sendo que h um fim
de semana entre as datas.

A quantidade de trabalho da tarefa 6 dias x 8 horas/dia. Note que o esforo do recurso 1
x 6 horas /dia = 6 horas/dia, mas em vez disso usamos 8 horas/dia porque esta a durao prevista
para a tarefa.
A durao deveria ento ser recalculada para 48 horas 6 horas/dia = 8 dias. Entretanto, o Project
no altera a durao, mas sim a data de trmino, que passa a ser 22/02/2012. Em dias de
calendrio, so realmente 8 dias.

No modo Uso da Tarefa, voc pode ver o trabalho da tarefa e a distribuio da carga horria
diria da tarefa e do recurso.

76

Neste caso, como a tarefa possui um calendrio especfico, pode-se configurar a tarefa para
ignorar o calendrio do recurso. Isto feito marcando-se a opo o agendamento ignora
calendrios do recurso da caixa de dilogo Informaes, guia Avanado. Assim, a tarefa tm a
durao de 6 dias, de 6 horas/dia, mas o tempo efetivo de 8 dias. O trabalho permanece em 48
horas.

Verificao de SubAlocao e SuperAlocao
Suponha que voc tenha duas tarefas paralelas, A e B, cada uma com durao de 2 dias. Se
voc alocar um recurso de trabalho R com 100% de unidades tarefa A e o mesmo recurso tarefa
B, o que ir acontecer? Ora, uma mesma pessoa no pode fazer duas coisas ao mesmo tempo.
Portanto, o recurso est superalocado, pois voc est usando 200% do recurso.
O modo Uso do Recurso mostra que trabalho do recurso Programador 2 de 32 horas,
sendo 16 horas/dia e 8 horas em cada tarefa. O trabalho dirio no pode ser maior que sua
disponibilidade diria (que de 8 h/dia, conforme o calendrio padro).

Pelo modo Grfico de Recursos, voc pode visualizar por meio de um grfico de barras
(histograma) a ocupao de cada recurso ao longo do tempo e as unidades de alocao de cada
perodo, mostrando quando ele est superalocado na cor vermelha.
77

18. Pool de Recursos
Uma das tarefas mais difceis para um GP controlar todos os recursos da equipe e suas super-
alocaes, papel do gerente saber usar sua equipe ao mximo, nunca deixando um recurso com
muito trabalho em um perodo e sem nenhum trabalho noutro. Garanto que esse trabalho rduo
e que muitas pessoas quebram a cabea por no ter uma ferramenta de apoio, ou melhor, acham
que no tem essa ferramenta.
O Microsoft Project pode nos auxiliar nesse planejamento, podemos criar um pool de recursos
global e assim ver quais recursos esto super ou sub-alocados e assim remanejar melhor a equipe
otimizando assim a utilizao dos recursos.
Para melhor entendimento desse pool de recursos vamos por a mo na massa. Para seguir os
exemplos precisamos ter dois cronogramas j criados, aconselho criar duas vises desses
cronogramas: uma com recursos distintos e outra com recursos iguais.
Crie um cronograma em branco e salve-o com o nome de Pool de Recursos, esse arquivo ser
responsvel pelo pool de todos os projetos que criaremos a partir de agora. Quando criamos um
pool de recursos, teremos apenas informaes do recurso e suas atribuies, no conseguimos
editar outras informaes.
Com o arquivo salvo, abra os dois cronogramas que j foram criados.
Para uma viso mais clara dos projetos, utilize a opo de organizar tudo que existe na aba de
exibio.
A exibio dever ficar da seguinte maneira:
Use a barra de rolagem
para passar para outro
recurso
Use a barra de rolagem visualizar a
utilizao do recurso ao longo do
tempo.
78

Agora vamos compartilhar os recursos. Para comear, deixe o selecionado o cronograma que voc
quer compartilhar os recursos,v na aba Recursos -> Pool de recurso -> Compartilhar recursos.

importante selecionar a opo de Usar recursos de, aqui direcionamos para o arquivo de pool
que criamos. Repita o processo com o outro cronograma.
Feito isso agora temos um pool de recurso que podemos utilizar para todos os projetos.
Re-atribuindo atividades
Com o pool criado, podemos identificar os problemas de alocao que no foram gerenciados e
assim planejar alguma ao, como:
Redistribuir tarefas;
Alterar trabalho da tarefa;
Alterar perodos de trabalho;
Adicionar recursos a tarefa.
79
Esses quatro 4 itens citados so as principais formas de redistribuio de super-alocao.
Para identificar esses problemas, deixaremos em destaque o arquivo do pool de recursos que
criamos e mudaremos o modo de exibio para uso de tarefas (Aba de exibio -> Uso de tarefas).
Essa exibio retorna todas as tarefas agrupadas por recurso. Observe que no lado direito temos
uma tabela de trabalho, por padro temos uma viso diria, mas mudaremos para uma viso
semanal, nesse momento alocaes dirias no nos interessa. V at a aba exibio, no grupo zoom
selecione a opo semanal na escala do tempo.
O Project identifica as super alocaes deixando o nome do recurso em vermelho, em negrito e
com um sinal de exclamao.

Nesse exemplo temos dois recursos que esto super-alocados. Agora que j identificamos os
recursos e os perodos de super-alocao, podemos tratar esses casos. Exiba as sub-tarefas que
est agrupada no recurso para tratarmos pontualmente o problema.
Percebemos que na semana do dia 08/04 o recurso chamado consultoria esta com 49 horas
planejadas. Identificado isso, agora voltamos para a exibio agrupada por dia (aba de exibio, no
grupo zoom selecione a opo diria na escala do tempo)

Agora j sabemos os dias e as tarefas que fazem o recurso estar super-alocado. Nesse caso, a
melhor opo para resoluo do problema, redistribuir o trabalho do recurso, observe que em
alguns dias ele trabalha apenas 5h, deixando assim disponvel 3 horas em 3 dias da semana.
80
Para redistribuir o trabalho, basta ir linha da atividade que voc deseja realizar essa alterao e
digitar as horas de trabalho manualmente. Qualquer alterao feita no pool ser refletida no
cronograma de origem e vice-versa.
Com as alteraes a planilha ficaria da seguinte maneira.

Observe que no temos mais nada em vermelho e nem mais o sinal de super-alocao, entretanto,
na primeira coluna o Project sinalizou que houve um contorno no planejamento.
Pronto, agora j sabemos redistribuir os recursos manualmente no Project, garanto que isso
facilitar muito sua vida quando tiver que controlar e planejar mais de um projeto.
Caso voc queira adicionar outros recursos ao pool de recursos, basta repetir o processo
novamente.
importante ressaltar, que a partir de agora quando formos abrir os cronogramas, o Project abrir
automaticamente o pool de recursos no modo somente leitura e conforme voc faz as alteraes
ter que atualizar o pool a partir da opo de atualizao do pool de recursos.

19. Projetos mestres

Imagine um projeto mestre como um conjunto de projetos consolidados que mostram uma
hierarquia entre vrios projetos relacionados. Os projetos inseridos em um projeto mestre so
chamados desubprojetos.
81

Quando voc insere um subprojeto, um pequeno cone do Project o diferencia das tarefas de
resumo que fazem parte do projeto mestre.
No projeto mestre, os subprojetos aparecem como tarefas de resumo que voc pode organizar
facilmente em uma estrutura de tpicos.
Clique no sinal de mais ao lado de um subprojeto de modo a expandir as tarefas desse subprojeto
para exibio.
Cada subprojeto representa uma fase diferente ou outro grupo funcional no projeto principal.
Quando voc insere um subprojeto no projeto mestre, os dois projetos so vinculados, e possvel
exibir todas as informaes do subprojeto do projeto mestre.
Quando voc atualiza um subprojeto do projeto mestre, ele tambm atualizado em seu arquivo
de origem. Se apenas for necessrio combinar arquivos para criar um relatrio ou imprimir uma
exibio de informaes de projeto combinadas, voc tambm poder consolid-los
temporariamente em um modo de exibio.
A criao de um projeto mestre e de subprojetos permite decompor um projeto grande e delegar
suas partes s pessoas necessrias. Em termos de gerenciamento de projetos, atribuir subprojetos
dessa maneira designa responsabilidades queles que realizam o trabalho, alm de combinar
autoridade com prestao de contas. Em termos do Project, criar subprojetos em um projeto
mestre ajuda os gerentes de projetos a obter acesso s partes do cronograma e a ter controle sobre
essas partes.
Para determinar se voc deve decompor um projeto grande em um projeto mestre e subprojetos,
considere o seguinte:
82
Seu projeto muito grande e detalhado. Se o seu projeto contiver mais de algumas
centenas de tarefas, decomp-lo em subprojetos poder facilitar o gerenciamento. Se algumas partes
do projeto inclurem um trabalho fragmentado em mais detalhes do que as demais, talvez faa sentido
transformar essas partes em subprojetos, para que a maioria dos usurios veja somente uma descrio
geral do subprojeto, mas para que os interessados possam ver o contedo com mais detalhes. Um
nico arquivo quase sempre a alternativa mais rpida, embora a capacidade de enfatizar somente
uma parte do projeto pode compensar a fragmentao.
Sua organizao no centralizada. Em uma organizao descentralizada ou distribuda,
um projeto mestre e os subprojetos proporcionam aos funcionrios maior controle sobre os seus
prprios trabalhos do que um nico arquivo de projeto centralizado.
Voc deseja aumentar a eficincia dos mtodos de planejamento da sua organizao. Se
gerentes em posies inferiores forem responsveis por tarefas e souberem quais delas so necessrias
no projeto, pode ser mais sensato permitir que eles planejem o trabalho de suas equipes e depois
consolidem seus arquivos de projeto em um projeto mestre. Se o planejamento "de cima para baixo"
for a norma, convm reorganizar o plano inicial em subprojetos quando ele for implementado, de
forma que equipes ou gerentes de projeto individuais tenham acesso aos seus prprios cronogramas e
possam control-los.
Voc trabalha em vrios projetos. Gerentes de projetos podem ter um conjunto de
projetos no qual trabalham o tempo todo, independentemente de os projetos estarem ou no inter-
relacionados. Em vez de abri-los um por um, voc pode abrir todos os subprojetos de uma vez ao abrir
o projeto mestre. Essa abordagem tambm facilita a gerao de relatrios referentes a vrios projetos.
Se os projetos estiverem inter-relacionados, o gerente de projetos poder criar dependncias de
tarefas entre tarefas em diferentes projetos. A criao de dependncias entre projetos facilita para
diferentes gerentes de projetos a visualizao de como o trabalho efetuado pelos outros gerentes afeta
os seus cronogramas.
Alguns projetos esto subordinados a outros. Voc pode refletir com preciso a
hierarquia de vrios projetos inserindo-os em outros arquivos. A estrutura de subprojetos resultante
deve refletir as prioridades e as responsabilidades dos membros da sua equipe, bem como os inter-
relacionamentos entre tarefas em diferentes reas e o prazo geral.
Vrias pessoas podem modificar o seu projeto. Teoricamente, um arquivo de projeto
possudo, administrado e modificado por um nico gerente de projetos. No entanto, muitas vezes um
projeto faz parte de um programa mais extenso que gerentes em posies superiores talvez precisem
administrar. Os membros de equipes de projetos podem manter o foco no seu trabalho visualizando-o
como um arquivo separado, enquanto o gerente de projetos que controla o projeto mestre pode
coordenar o cronograma de cada equipe de subprojeto.
Talvez faa sentido usar as etapas do projeto mestre no sentido de orientar as etapas de
cada equipe de subprojeto, de forma a manter os cronogramas coordenados para um prazo. Voc
pode coordenar etapas criando uma dependncia entre elas ou copiando e colando as tarefas de
etapas a partir do projeto mestre em cada subprojeto.
Seu projeto tem vrios participantes que se interessam por diferentes partes do
projeto. Quando as pessoas quiserem examinar diferentes detalhes, os gerentes podero colocar
83
todos os arquivos de projeto em um servidor e personalizar diferentes modos de exibio para vrios
participantes. O mesmo arquivo de projeto pode ser usado como um subprojeto em diferentes
projetos mestres, a fim de personalizar as informaes exibidas.
Voc deseja que os seus subprojetos sejam somente leitura. Voc pode manter controle
adicional sobre partes de um projeto movendo tarefas at um subprojeto e restringindo o acesso a
pessoas-chave.
Voc deseja analisar o caminho crtico de cada fase, alm do projeto geral. Cada projeto
individual contm um caminho crtico. Consolidar vrios projetos em um projeto mestre facilita a
visualizao da imagem geral como vrias partes crticas no projeto mestre, ao mesmo tempo em que
mantm caminhos crticos separados para cada subprojeto.

84
EXERCCIO DE MS-PROJECT 2010
Leia primeiramente toda a questo, para depois inici-la.
Bom trabalho.
1) Crie os dois calendrios descritos a seguir:
a) Nome do Calendrio: Produo
Tipo: Novo Calendrio Base
Dias teis: 2 a Sbado
Expediente: De : At

b) Nome do calendrio: Administrao
Tipo: Cpia de Produo (Cpia do Calendrio anteriormente criado, porm):
Dias teis: 2 a 6 feira apenas. (ou seja, a diferena que o Administrativo no trabalha sbado
Sbado ser folga).
2) Salvar o projeto atual com o nome de Projeto Produto Seu Nome.
3) Cadastrar no arquivo Projeto Produto, os recursos a seguir:
Obs.: Todos os recursos so do TIPO Trabalho, exceto o Reagente que Material
(Unidade: Litro)
ID Nome do
Recurso
Iniciais Grupo Unid.
Max.
Taxas
Padro
Tx. H.
Extra
Custo /
Uso
Acumular Calendrio
Base
1 Diretor DI DIR 3 50,00 0,00 Rateado Administrao
2 Secretria SE DIR 3 12,00 18,00 Rateado Administrao
3 Ger. Exec. GE PRO 1 18,00 27,00 Rateado Produo
4 Ger. Adm. GA ADM 1 16,00 24,00 Rateado Administrao
5 Produo PR PRO 100 6,00 9,00 Rateado Produo
6 Qumico QI PRO 5 12,00 18,00 Rateado Produo
7 Distribuidor DT MKT 100 0,00 0,00 Rateado Administrao
8 Ag. Public AP MKT 1 12,00 0,00 Rateado Administrao
9 Vendedor VN MKT 15 8,00 12,00 Rateado Produo
10 Caminho CM EQP 12 3,00 0,00 Rateado Produo
11 Motorista MO PRO 12 10,00 15,00 Rateado Produo
12 Ajudante AJ PRO 12 4,00 6,00 Rateado Produo
13 Reagente RE
MAT
1,30 Incio
4) Colocar a seguinte anotao no recurso:
a) Distribuidor: Participa do projeto por meios prprios, no representando custo para o
mesmo.
8:00 12:00
14:00 18:00
85
5) Cadastrar as seguintes informaes do projeto:
a) Data de Incio: 28/01/2013
b) Agendar a partir de: Incio
c) Calendrio: Produo
6) Cadastrar tambm essas propriedades do arquivo:
a) Ttulo: Lanamento Comercial de Produto.
b) Objetivo (assunto): Objetivo Didtico.
c) Gerente: Digitar o seu nome.
d) Comentrio: Projeto de exemplo para fixao dos tpicos apresentados.
7) Cadastrar as seguintes tarefas do projeto:
ID Nome da Tarefa
1 Lanamento Comercial de Produto
2 Rotinas da Administrao
3 Comunicar Metas
4 Providenciar Registro
5 Contatar Veculos Propaganda
6 Comprar Material Propaganda
7 Discutir Vendas
8 Reavaliar Processos
9 Discutir Lanamento
10 Conferir Material de Propaganda
11 Distribuir Material de Propaganda
12 Veicular Comercial
13 Lanar Produto
14 Rotinas da Produo
15 Produzir Prottipo
16 Produzir Produto
17 Produzir Embalagem
18 Pronto para Embalar
19 Embalar
20 Carregar
21 Distribuir
22 Teste de Qualidade
23 Colher / Testar Amostra
24 Analisar Resultados
25 Redigir Relatrio Tcnico
8) Determinar a ordem de subordinao das tarefas em relao s tarefas sumria (aplicar o EDT):
ID NOME DA TAREFA
2
Rotinas da Administrao
86
3 Comunicar Metas
4 Providenciar Registro
5 Contatar Veculos Propaganda
6 Comprar Material Propaganda
7 Discutir Vendas
8 Reavaliar Processos
9 Discutir Lanamento
10 Conferir Material de Propaganda
11 Distribuir Material de Propaganda
12 Veicular Comercial
13 Lanar Produto
15 Produzir Prottipo
16 Produzir Produto
17 Produzir Embalagem
19 Embalar
20 Carregar
21 Distribuir
23 Colher / Testar Amostra
24 Analisar Resultados
25 Redigir Relatrio Tcnico
9) Determinar a durao presumida de cada tarefa e suas respectivas precedncias, conforme
abaixo:
ID NOME DA TAREFA DURAO Id da
Predecessora
3 Comunicar Metas 4 h
4 Providenciar Registro 4 d 3
5 Contatar Veculos Propaganda 3 d 3
6 Comprar Material Propaganda 3 d 3TI+8 dias
7 Discutir Vendas 4 h 5;6
8 Reavaliar Processos 1 d 4;7;25
9 Discutir Lanamento 6 h 8
10 Conferir Material de Propaganda 2 d 6
11 Distribuir Material de Propaganda 3 d 10TI + 8 d
12 Veicular Comercial 3 dd 5
13 Lanar Produto 2 d 9;11;12;21
15 Produzir Prottipo 5 d 3
16 Produzir Produto 14 d 24
87
17 Produzir Embalagem 4 d 16 I I. Incio-a-
Incio
18 Pronto para Embalar 0 d 16;17
19 Embalar 4 d 18
20 Carregar 2 d 19
21 Distribuir 2 d 20
23 Colher / Testar Amostra 6 h 15
24 Analisar Resultados 2 d 23
25 Redigir Relatrio Tcnico 2 d 24TI +12 hd 12
horas diretas

10) Com base na tabela a seguir, faa a alocao dos recursos de cada tarefa:
ID Nome da Tarefa Nome do Recurso Unidades
3 Comunicar Metas Diretor
Secretria
Ger. Administrativo
Ger. Executivo
3
3
1
1
4 Providenciar Registro Secretria
Ger. Administrativo
1
1
5 Contatar Veculos Propaganda Secretria 1
6 Comprar Material Propaganda Secretria
Distribuidor
Vendedor
1
1
1
7 Discutir Vendas Secretria
Distribuidor
Vendedor
1
100
12
8 Reavaliar Processos Diretor
Secretria
Ger. Executivo
2
2
1
9 Discutir Lanamento Diretor
Secretria
Ger. Executivo
Ag. Publicidade
3
3
1
1
10 Conferir Material de Propaganda Secretria 1
11 Distribuir Material de Propaganda Motorista
Caminho
12
12
12 Veicular Comercial Ag. Publicidade 1
13 Lanar Produto Diretor
Secretria
Ag. Publicidade
3
3
1
88
15 Produzir Prottipo Ger.Executivo
Produo
1
25
16 Produzir Produto Produo 80
17 Produzir Embalagem Produo 40
19 Embalar Ger. Executivo
Produo
1
25
20 Carregar Caminho
Motorista
Ajudante
12
12
12
21 Distribuir Caminho
Motorista
Ajudante
Vendedor
12
12
12
12
23 Colher / Testar Amostra Ger. Executivo
Qumico
Reagente
1
7
6
24 Analisar Resultados Reagente 7
25 Redigir Relatrio Tcnico Ger. Executivo
Qumico
1
7
11) Acionar a tabela de custos de tarefas e cadastrar (digitar) os custos fixos descritos a seguir:
Tarefas: Conferir Material de Propaganda R$ 2.500,00
Veicular Comercial R$ 12.000,00
Lanar Produto R$ 7.500,00
12) Salvar a Linha de Base do projeto.
13) Visualizar os relatrios:
a) Fluxo de Caixa
b) Quem faz o que e onde
c) Resumo do projeto
14) Inserir as colunas:
- Custo
- % Concluda
- Desenvolver uma frmula para custo acima de 5000 para indicadores vermelhos e custo
abaixo de 5000 indicadores verdes.
89
- Atualizar Projeto
- Salvar Projeto

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