Introduccin Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Si conoces los elementos bsicos para trabajar en Excel como son la pantalla, celdas, barras de herramienta, rangos, y diferencias cada uno de estos elementos como se llaman, donde estn y para qu sirven; entonces estas en la disposicin de empezar a crear hojas de clculo con nuevas herramientas. En este curso primero empezaremos por ver las funciones que Excel ofrece para realizar clculos desde el empleo de funciones matemticas sencillas como una suma de valores hasta funciones anidadas o compuestas involucrando criterios de bsquedas. El siguiente objetivo ser que des formatos especializados a las hojas de clculo para dar una mejor presentacin a tus trabajos, despus trabajaras sobre la creacin, edicin y formato de tablas dinmicas, las tablas dinmicas son tiles para analizar los datos almacenados en Excel, te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin, posteriormente aprenders sobre los grficos en Excel estos son la mejor manera de resumir gran cantidad de informacin, concentrando tu atencin en las tendencias, as como en los cambios ms relevantes. En muchas ocasiones, necesitars presentar informacin en forma de grficos y necesitars conocer cmo crearlos, cmo elegir el tipo de grfico ms adecuado para la situacin y finalmente veremos el tema de la impresin de documentos en Excel en el cual veremos como ajustar el tamao de la hoja de trabajo y el rea de impresin en Excel. Este manual ser la gua para el desempeo de tus actividades dentro del curso, en este se describen los elementos a utilizar y como utilizarlos, ejemplificando cada elemento descrito y plantea ejercicios a resolver para la prctica de tus nuevos conocimientos.
Objetivo general: El alumno ser capaz de administrar y gestionar los datos mediante la aplicacin de funciones comunes y anidadas, manejo de fecha y hora. El uso de referencias relativas y absolutas, la creacin de grficos y elementos de dibujo adems el acceso a la administracin de datos con el uso de Filtros. Su dominio le permitir la elaboracin de archivos de trabajo o informes en forma mucho ms rpida y eficiente, dando una clara imagen de profesionalismo.
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4 I. Introduccin a las Funciones Una funcin es una frmula especial que ya est escrita y que acepta un valor o valores, que realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir frmulas ms extensas. El uso de funciones simplifica y acorta las frmulas en las hojas de clculo, especialmente aquellas que efectan clculos extensos y complejos. Las funciones incorporadas en Microsoft Excel realizan clculos estndar. Los valores con los que se realizan las operaciones se denominan argumentos. Los valores que devuelven las funciones se denominan resultados. Las funciones se utilizan introducindolas en frmulas de la hoja de clculo. La serie de caracteres que se utiliza en una funcin se denomina sintaxis. La sintaxis de una frmula comienza con un signo igual (=) seguido de una combinacin de valores y operadores. Si aparece una funcin al comienzo de una frmula, debe ser precedida con un signo igual, como en las frmulas. Los parntesis indican a Microsoft Excel dnde comienzan y terminan los argumentos. Siempre deber existir un parntesis de apertura y otro de cierre, sin espacios antes ni despus de cada uno. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos, matrices, valores de error o referencias, y deben producir un valor vlido. Los argumentos tambin pueden ser constantes o frmulas, y las frmulas pueden contener otras funciones. Cuando el argumento para una funcin es otra funcin, se dice que est anidado. En Microsoft Excel, podrn anidarse hasta siete niveles de funciones en una frmula. Reglas para el uso de funciones Antes y despus de cada argumento deber incluirse un parntesis, sin dejar espacios antes y despus de cada uno de ellos. Los parntesis indican a Excel dnde comienzan y dnde terminan los argumentos. No usar puntos para separar los miles en los valores numricos. Los argumentos debern especificarse dentro de los parntesis de una funcin; stos pueden ser nmeros, referencias, texto, valores lgicos, matrices o valores de error, algunas funciones aceptan argumentos opcionales que no son necesarios para que la funcin realice los clculos. Los argumentos de una funcin pueden ser valores constantes o frmulas. Si se usa una funcin, sta puede contener otras funciones. Cuando el argumento de una funcin es una funcin, se le denomina funcin anidada, en Excel es posible anidar hasta siete niveles de funciones en una frmula.
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5 El asistente para funciones El Insertar una funcin simplifica la introduccin de frmulas. Para iniciar el Asistente para funciones: 1. En el men Formulas hacer click en el botn Insertar Funcin 2. Se desplegara el siguiente men:
3. Seleccionar la categora a la que pertenece la funcin deseada en el cuadro seleccionar una categora. 4. Una vez seleccionada la categora se mostraran en el cuadro Selecciona una funcin las funciones disponibles de esa categora. Dar click en la funcin deseada. 5. Se despliega el siguiente cuadro de texto:
6. Escribir en los cuadros de argumentos los valores sobre los que se aplicara la funcin, estos pueden ser nmeros, referencias, nombres, formulas, texto u otras funciones. 7. Una vez insertados los argumentos dar click en Aceptar.
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6 Convenciones En la lnea de sintaxis, los argumentos requeridos aparecen en negrita y los argumentos opcionales aparecen con formato normal. En el texto que define las funciones y argumentos, todos los argumentos aparecen con formato normal (sin negrita), sean requeridos o no. El formato de la lnea de sintaxis indica si el argumento es requerido u opcional. Los nombres de los argumentos generalmente llevan el carcter de subrayado entre las palabras; por ejemplo: nm_de_caracteres es un nombre de argumento. Los nombres de macros y de celdas no usan puntuacin entre las palabras; por ejemplo: VentasTotales es un nombre de celda. Las funciones se muestran sin el signo igual (=). Debe escribirse un signo igual al comienzo de cada frmula pero no al comienzo de las funciones en frmulas anidadas; por ejemplo: PRODUCTO es una funcin anidada en =SUMA(3;(PRODUCTO(2;4))). Funciones matemticas Funcin Descripcin Sintaxis SUMA ING: SUM Suma todos los nmeros en un rango de celdas SUMA(nmero1, *nmero2+, ) Argumentos Ejemplos: nmero1 (Obligatorio): Primer nmero (o rango de celdas) a considerar en la suma. nmero2 (Opcional): Nmeros (o rangos de celdas) adicionales a sumar. Se pueden especificar hasta 255 nmeros adicionales SUMA(1,3,4) = 8 SUMA(A1:A5) = Suma de los valores en el rango A1:A5 Observaciones: Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros que se escriban directamente en la lista de argumentos. Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarn los nmeros de esa matriz o referencia. Se ignoran las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores. SUMA.SI ING: SUMIF Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condicin SUMAR.SI(rango, condicin, [rango_suma]) Argumentos Ejemplos: rango (Obligatorio): El rango de celdas a las que se le aplicar la condicin de suma. condicin (Obligatorio): La condicin que se debe de cumplir para ser tomado en cuenta para la suma. rango_suma (Opcional): El rango de celdas que ser sumado. Si es omitido se sumarn los valores del primer argumento SUMAR.SI(A1:A5,>3) = Suma los valores en A1:A5 que sean mayores a 3 SUMAR.SI(A1:A5,>3,B1:B5) = Suma los valores en B1:B5 siempre y cuando los valores en A1:A5 sean mayores a 3
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7 SUMA.SI.CONJUNTO ING: SUMIFS Suma las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios. SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma, rango_criterios1, criterios1, *rango_criterios2, criterios2+, ) Argumentos Ejemplos: rango_suma (Obligatorio): El rango de celdas que ser sumado. rango_criterios1 (Obligatorio): El primer rango que contiene los valores a evaluar. criterios1 (Obligatorio): El criterio que deber cumplir el rango_criterios1. rango_criterios2 (Opcional): El segundo rango con valores a evaluar. criterios2 (Opcional): El criterio que deber cumplir el rango_criterios2. Se permiten hasta 127 pares de rangos y criterios. SUMAR.SI.CONJUNTO(A1:A10, B1:B10, >0, C1:C10,<10) = Sumar las celdas del rango A1:A10 siempre y cuando el valor del rango B1:B10 sea mayor a cero y el valor del rango C1:C10 sea menor a diez. COCIENTE ING: QUOTIENT Devuelve la parte entera de una divisin descartando el residuo. COCIENTE(numerador, denominador) Argumentos Ejemplos: numerador (obligatorio): Dividendo. denominador (obligatorio): Divisor. COCIENTE(10, 3) = 3 COCIENTE(15, 2) = 7 RESIDUO ING: MOD Obtiene el residuo de la divisin de dos nmeros. RESIDUO(nmero, divisor) Argumentos Ejemplos: nmero (Obligatorio): Nmero del cual quieres obtener el residuo. divisor (Obligatorio): Nmero por el cual se va a dividir RESIDUO(8,5) = 3 RESIDUO(5,8) = 5 PRODUCTO ING: PRODUCT Multiplica todos los nmeros proporcionados como argumentos. PRODUCTO(nmero1, *nmero2+, ) Argumentos Ejemplos: nmero1 (obligatorio): El primer nmero a multiplicar. nmero2 (obligatorio): El segundo nmero a multiplicar y hasta un mximo de 255. PRODUCTO(5, 7) = 35 PRODUCTO(8, 3, 9) = 216
POTENCIA ING:POWER Eleva un nmero a una potencia especificada POTENCIA(nmero, potencia) Argumentos Ejemplos: nmero (obligatorio): El nmero que se elevar a una potencia. potencia (obligatorio): El exponente al que se elevar el nmero. POTENCIA(5, 2) = 25 POTENCIA(8, 3) = 512
REDONDEAR ING: ROUND Redondea un nmero al nmero de decimales que se especifiquen. REDONDEAR(nmero, nm_decimales) Argumentos Ejemplos: nmero (Obligatorio): El nmero que se va a redondear. nm_decimales (Obligatorio): El nmero de dgitos despus del punto decimal que necesitas. REDONDEAR(3.14159265, 6) = 3.141593 REDONDEAR(3.14159265, 4) = 3.1416 REDONDEAR(3.14159265, 2) = 3.14
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8 TRUNCAR ING: TRUNC Remueve la parte fraccionaria de un nmero TRUNCAR(nmero, [nm_decimales]) Argumentos Ejemplos: nmero (obligatorio): El nmero que se truncar. nm_decimales (opcional): El nmero de decimales que deber tener el resultado (precisin numrica). TRUNCAR(45.768) = 45 TRUNCAR(PI()) = 3 TRUNCAR(PI(),4) = 3.1415
Para usar una funcin seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la funcin 2. Hacer clic en el botn Insertar funcin de la barra de herramientas Formulas Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar funcin 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categora: seleccionar Matemticas y trigonomtricas 4. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: seleccionar la funcin deseada (SUMA, POTENCIA, RESUDUO, REDONDEAR, etc.). 5. Hacer clic en el botn Aceptar 6. Excel mostrar el cuadro de dilogo de la funcin 7. Ingresar en el cuadro de edicin los argumentos correspondientes. 9. Hacer clic en el botn Aceptar
Practica 1. Abre el archivo de Excel Practica1.xls Y realiza los siguientes ejercicios: 1. Calcular el valor de la suma 5+4+10+15+1 en la celda E2. 2. Calcular el valor de la suma de las celdas B2, C2 y D2 en E3. 3. Calcular el valor de la suma de los rangos B2 a B6 mas C2 a C6 en la celda E4 4. Calcular el valor de la suma de los rangos B2 a E6 en la celda E5. 5. Realizar el ejercicio 4 sumando solo aquellos nmeros menores a 100000 en la celda E6. 6. Realizar el ejercicio 5 sumando solo aquellos nmeros menores a 100000 pero mayores a 10000 en la celda E7. 7. Calcular el cociente de 100 entre 3 en la celda E7. 8. Calcular el cociente del valor de la celda B8 entre D8 en la celda E8. 9. Calcular el residuo del cociente del ejercicio 8 en la celda E9 10. Realiza los ejercicios del 1 al 4 cambiando la funcin suma por producto en las celdas E10 a E13 respectivamente. 11. Redondear a 3 dgitos el valor de la celda B11 en E11 12. Truncar a 3 dgitos el valor de la celda B12 en 12.
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9 Funciones de texto: Funcin Descripcin Sintaxis CONCATENAR ING: CONCATENATE Convierte varias cadenas de texto en una sola. CONCATENAR(texto1, *texto2+, ) Argumentos Ejemplos: texto1 (obligatorio): El primer elemento de texto a unir. texto2 (Opcional): A partir del segundo texto los parmetros son opcionales. Puedes especificar hasta un mximo de 255 elementos. CONCATENAR(un , texto , grande) = un texto grande CONCATENAR(A1, A2, A3) = une los textos de las celdas A1, A2 y A3 ESPACIOS ING: TRIM Recorta los espacios de las orillas de una cadena de texto ESPACIOS(texto) Argumentos Ejemplos: texto (obligatorio): Texto al que se le quitarn los espacios. ESPACIOS( Microsoft ) = Microsoft ESPACIOS( Excel) = Excel EXTRAE ING: MID Extrae cierto nmero de caracteres de una cadena de texto. EXTRAE(texto, posicin_inicial, nm_de_caracteres) Argumentos Ejemplos: texto (obligatorio): Cadena de texto que tiene los caracteres que se desean extraer. posicin_inicial (obligatorio): Posicin del primer caracter. nm_de_caracteres (obligatorio): Nmero de caracteres a extraer a partir de la posicin inicial.
EXTRAE(Microsoft, 6, 4) = soft EXTRAE(Excel, 3, 3) = cel IGUAL ING: EXACT
Compara dos cadenas de texto y nos dice si son iguales. Hace diferencia entre maysculas y minsculas IGUAL(texto1, texto2) Argumentos Ejemplos: texto1 (obligatorio): El primer texto que se desea comparar. texto2 (obligatorio): El segundo texto que se desea comparar.
10 Para usar una funcin seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la funcin 2. Hacer clic en el botn Insertar funcin de la barra de herramientas Formulas Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar funcin 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categora: seleccionar Texto 4. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: seleccionar la funcin deseada (CONCATENAR, ESPACIOS, EXTRAE, IGUAL, etc.). 5. Hacer clic en el botn Aceptar 6. Excel mostrar el cuadro de dilogo de la funcin 7. Ingresar en el cuadro de edicin los argumentos correspondientes. 9. Hacer clic en el botn Aceptar
Practica 2. Abre el archivo de Excel Practica2.xls Y realiza los siguientes ejercicios: 1. Concatenar las celdas B2, C2, D2 en la celda F2. 2. Concatenar lo siguiente: la celda B3, un espacio en blanco y la celda C3, en la celda F3. 3. Concatenar las celdas B4, C4, D4 en la celda F4. 4. Concatenar las celdas B5, C5, D5 en la celda F5. 5. Extrae de la celda F2 los 6 caracteres siguientes a partir de la posicin inicial 9 en la celda K2 6. Extrae de la celda F3 los 5 primeros caracteres en la celda K3. 7. Utiliza la funcin espacios en las celdas I2 a I5 utilizando como argumento las celdas F2, F3, C4, B5 respectivamente. 8. Compara en la celda F7 si el texto de la celda B7 es igual al texto en la celda B8. 9. Compara en la celda F8 si el texto de la celda F5 es igual al texto en la celda B8.
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11 Funciones de fecha y hora: Funcin Descripcin Sintaxis AHORA ING: NOW Devuelve la fecha y hora actual. AHORA() Argumentos Ejemplos: Sin Argumetos AHORA()= La fecha y hora actual AO ING: YEAR Devuelve el ao de la fecha especificada. AO(fecha) Argumentos Ejemplos: fecha (obligatorio): La fecha de la que se desea conocer el ao AO(31/01/2012) = 2012 AO(HOY()) = Ao actual DIAS.LAB ING: NETWORKDAYS Obtiene el nmero de das laborables entre dos fechas especificadas. DIAS.LAB(fecha_inicial, fecha_final, [festivos]) Argumentos Ejemplos: fecha_inicial (obligatorio): La fecha en la que se inicia el conteo. fecha_final (obligatorio): La fecha donde termina el conteo. festivos (opcional): Un rango donde estn especificados das festivos que sern excluidos del conteo. DIAS.LAB(01/01/2011, 31/01/2011) = 21 DIAS.LAB(HOY(), HOY()+60) = Das laborables en los siguientes 60 das DIAS.LAB.INTL ING: NETWORKDAYS.INTL
Obtiene el nmero de das laborables entre dos fechas especificadas con parmetros de fin de semana personalizados. DIAS.LAB.INTL(fecha_inicial, fecha_final, [fin_de_semana], [festivos]) Argumentos Ejemplos: fecha_inicial (obligatorio): La fecha en la que se inicia el conteo. fecha_final (obligatorio): La fecha donde termina el conteo. fin_de_semana (opcional): Das de fin de semana. festivos (opcional): Un rango donde estn especificados das festivos que sern excluidos del conteo. DIAS.LAB.INTL(01/01/2011, 31/01/2011, 7) = 22 DIAS.LAB.INTL(HOY(), HOY()+60, 17) = Das laborables en los siguientes 60 das con sbado como da de descanso
Para usar una funcin seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la funcin 2. Hacer clic en el botn Insertar funcin de la barra de herramientas Formulas Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar funcin 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categora: seleccionar Fecha y Hora 4. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: seleccionar la funcin deseada (AHORA, AO, DIAS.LAB, DIAS.LAB.INTL, etc.). 5. Hacer clic en el botn Aceptar 6. Excel mostrar el cuadro de dilogo de la funcin 7. Ingresar en el cuadro de edicin los argumentos correspondientes. 9. Hacer clic en el botn Aceptar
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12 Practica 3. Abre el archivo de Excel Practica3.xls Y realiza los siguientes ejercicios: 1. Obtn en la celda B2 la fecha actual con la funcin AHORA. 2. Calcula el nmero de das laborables entre la fecha inicial y la fecha final en la celda E2. 3. Calcula el nmero de das laborables tomando en cuenta los das de vacaciones entre la fecha inicial y la fecha final en la celda E5. 4. Calcula el nmero de das laborables entre la fecha inicial y la fecha final personalizando el dia de descanso en la celda E11. 5. Calcula el nmero de das laborables tomando en cuenta los das de vacaciones y personalizando el da (s) de descanso entre la fecha inicial y la fecha final en la celda E13.
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13 Funciones estadsticas: Funcin Descripcin Sintaxis CONTAR ING: COUNT Cuenta la cantidad de celdas que tienen nmeros CONTAR(valor1, *valor2+, )
Argumentos Ejemplos: valor1 (obligatorio): Primer celda a considerar o el rango donde se desea contar. valor2 (opcional): Celdas o rangos adicionales a considerar. Hasta 255 elementos.
CONTAR(A1:A5) = Cuenta las celdas dentro del rango A1:A5 que contienen nmeros CONTAR.SI ING: COUNTIF Cuenta las celdas de un rango que cumplen con la condicin especificada. CONTAR.SI(rango, condicin) Argumentos Ejemplos: rango (obligatorio): El rango de celdas a las que se le aplicar la condicin para considerar su cuenta. condicin (obligatorio): La condicin que se debe cumplir para ser incluido en la cuenta. CONTAR.SI(A1:A5, >5) = Cuenta las celdas que tengan un valor mayor a 5 CONTAR.SI(B1:B5, excel) = Cuenta las celdas que tengan el valor excel CONTAR.SI.CONJUNTO ING: COUNTIFS Cuenta las celdas de un rango que cumplan con varios criterios especificados. CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1, criterio1, [rango_criterios2], [criterio1]) Argumentos Ejemplos: rango_criterios1 (obligatorio): El rango al que se le aplicar el primer criterio. criterio1 (obligatorio): El criterio que se aplicar al primer rango para ser considerado en la cuenta. rango_criterios2 (opcional): El segundo rango al que se le aplicar un criterio. criterio2 (opcional): El criterio que se aplicar al segundo rango para ser considerado en la cuenta. Se permiten hasta 127 pares de rango y criterio adicionales. CONTAR.SI.CONJUNTO(A1:A5, =5) = Cuenta las celdas que son iguales a 5 en el rango A1:A5 CONTAR.SI.CONJUNTO(A1:A5, >5, A1:A5, <10) = Cuenta las celdas en el rango A1:A5 mayores a 5 pero menores a 10 FRECUENCIA ING: FRECUENCY Obtiene la frecuencia con la que se repiten los valores dentro de un rango de datos. FRECUENCIA(datos, intervalos) Argumentos Ejemplos: datos (obligatorio): El rango que contiene todos los datos cuyas frecuencias se desean contabilizar. intervalos (obligatorio): Los intervalos donde se agruparn las frecuencias contabilizadas. FRECUENCIA({79,58,78,85,50,81,95,88,97}, 70) = 2 MAX ING: MAX Encuentra el valor mximo de una lista de nmeros. MAX(nmero1, *nmero2+, ) Argumentos Ejemplos: nmero1 (obligatorio): El primero de los valores a evaluar. Tambin puede ser un rango. nmero2 (opcional): A partir del segundo nmero los parmetros son opcionales. De igual manera puedes colocar un nmero o un rango de celdas. MAX(1, 2, 3) = 3
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14 MIN ING: MIN Encuentra el valor mnimo de una lista de nmeros. MAX(nmero1, *nmero2+, ) Argumentos Ejemplos: nmero1 (obligatorio): El primero de los valores a evaluar. Tambin puede ser un rango. nmero2 (opcional): A partir del segundo nmero los parmetros son opcionales. De igual manera puedes colocar un nmero o un rango de celdas. MIN(1, 2, 3) = 1
MODA.UNO ING: MODE.SNGL Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en una matriz o rango de datos. MODA.UNO(numero1, *numero2+, ) Argumentos Ejemplos: nmero1 (obligatorio): El primer nmero a evaluar. nmero2 (opcional): El segundo nmero a evaluar y hasta 255 valores opcionales. MODA.UNO(6,5,5,4,3,5) = 5 PROMEDIO ING: AVERAGE Obtiene el promedio de los nmeros especificados. PROMEDIO(nmero1, *nmero2+, ) Argumentos Ejemplos: nmero1 (obligatorio): Este parmetro puede ser un nmero o tambin puede ser un rango de celdas que contiene el conjunto de nmeros a promediar. nmero2 (opcional): A partir del segundo nmero los parmetros son opcionales. De igual manera puedes colocar un nmero u otro rango de celdas de donde la funcin obtendr ms valores a promediar. PROMEDIO(73, 52, 87, 13, 39) = 52.8 PRONOSTICO ING: FORECAST Pronostica un valor futuro a travs de los valores existentes. PRONOSTICO(x, conocido, conocido_x) Argumentos Ejemplos: x (obligatorio): El punto para el cual se desea predecir un valor. conocido_y (obligatorio): Matriz de datos dependientes. conocido_x (obligatorio): Matriz de datos independientes. PRONOSTICO(30, {6,7,9,15,21}, {20,28,31,38,40}) = 10.60725309
Para usar una funcin seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la funcin 2. Hacer clic en el botn Insertar funcin de la barra de herramientas Formulas Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar funcin 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categora: seleccionar Estadsticas 4. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: seleccionar la funcin deseada (CONTAR, MAX, MODA, FRECUENCIA, PROMEDIO, etc.). 5. Hacer clic en el botn Aceptar 6. Excel mostrar el cuadro de dilogo de la funcin 7. Ingresar en el cuadro de edicin los argumentos correspondientes. 9. Hacer clic en el botn Aceptar
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15 Practica 4. Abre el archivo de Excel Practica4.xls Y realiza los siguientes ejercicios: 1. Contar el nmero de valores existentes entre las celdas A2 y A13 en la celda B6. 2. Contar el nmero de valores existentes entre las celdas D2 y D13 en la celda E6. 3. Calcular el promedio, obtener los valores mximos y mnimos y obtener la moda de los valores en el rango B16:B31 en las celdas B33, B34, B35 y B36 respectivamente. 4. Calcular el valor de la frecuencia en el rango B16:B31 en el intervalo menor a $5000 en la celda B36. 5. Contar el nmero de valores existentes menores a $5000 en el rango B16:B31 en la celda B37. 6. Contar el nmero de valores existentes menores a $5000 y mayores a 2000 en el rango B16:B31 en la celda B38. 7. Realiza el pronstico de ventas para el mes 10 da la tabla MES_Ventas en el rango de celdas G1:H10 en la celda H11. 8. En la tabla Ao_Interes_Ventas hay una lista de las ventas anuales de los ltimos 9 aos y para cada uno de los aos tengo la tasa de inters anual. Realizar el pronstico de la venta para el 2015 sabiendo que tendremos una tasa de inters del 7.00% en la celda L11.
Funciones Financieras: Funcin Descripcin Sintaxis PAGO ING: PMT Calcula el pago mensual de un prstamo basado en una tasa de inters constante. PAGO(tasa, nper, va, [vf], [tipo]) Argumentos Ejemplos: tasa (obligatorio): Tasa de inters del prstamo. nper (obligatorio): Nmero de pagos del prstamo. va (obligatorio): Valor actual del prstamo. vf (opcional): Valor futuro despus del ltimo pago. tipo (opcional): Vencimiento de pagos: 0 = final del perodo, 1 = inicio del perodo. PAGO(10%, 12, -100000) = $14,676.33 AMORTIZ.LIN ING:AMORLINC Devuelve la amortizacin lineal de cada perodo contable. AMORTIZ.LIN(costo, fecha_compra, primer_perodo, costo_residual, perodo, tasa, [base]) Argumentos Ejemplos: costo (obligatorio): El costo del bien. fecha_compra (obligatorio): La fecha de compra del bien. primer_perodo (obligatorio): La fecha final del primer perodo. costo_residual (obligatorio): El valor del bien al final del perodo de amortizacin. perodo (obligatorio): El perodo. tasa (obligatorio): La tasa de depreciacin. base (opcional): 0 = 360 das, 1 = real, 3 = 365 das. AMORTIZ.LIN(2500, 19/08/2010, 31/12/2010, 300, 1, 15%, 1) = 375
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16 INT.ACUM ING: ACCRINT Devuelve el inters acumulado de un valor burstil que tenga pagos de inters peridico. INT.ACUM(emisin, primer_inters, liquidacin, tasa, v_nominal, frecuencia, [base], [mtodo_calc]) Argumentos Ejemplos: emisin (obligatorio): Fecha de emisin del valor burstil. primer_inters (obligatorio): Fecha del primer pago de inters. liquidacin (obligatorio): Fecha de liquidacin del valor burstil. tasa (obligatorio): Tasa de inters nominal anual. v_nominal (obligatorio): Valor nominal del valor burstil. frecuencia (obligatorio): Nmero de pagos de cupn al ao. base (opcional): 0 = 360 das, 1 = real, 2 = real/360, 3 = real/365. mtodo_calc (opcional): Indica si el inters acumulado se calcular desde la emisin o desde el primer inters. INT.ACUM(01/01/2008, 31/03/2008, 15/02/2008, 5.25%, 5000, 4) = 32.08333333
Para usar una funcin seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la funcin 2. Hacer clic en el botn Insertar funcin de la barra de herramientas Formulas Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar funcin 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categora: seleccionar Financieras 4. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: seleccionar la funcin deseada (PAGO, AMORTIZ.LIN, CUPON.DIAS, INT.ACUM, etc.). 5. Hacer clic en el botn Aceptar 6. Excel mostrar el cuadro de dilogo de la funcin 7. Ingresar en el cuadro de edicin los argumentos correspondientes. 9. Hacer clic en el botn Aceptar
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17 La funcin si en Excel La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite evaluar una condicin para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lgica. Funcin Descripcin Sintaxis SI ING: IF Evala una condicin y devuelve un valor si la condicin es verdadera y otro valor si la condicin es falsa. SI(condicin, [si_verdadero], [si_falso]) Argumentos Ejemplos: condicin (obligatorio): Condicin que se evaluara si es verdadera o falsa. Si_verdadero (opcional): Valor que se devolver si la funcin es verdadera. Si_falso (opcional): ): Valor que se devolver si la funcin es falsa.
SI(1<2, A, B)=A SI(1>2, A, B)=B SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")
Observaciones La Prueba_lgica puede ser una expresin que utilice cualquier operador lgico o tambin puede ser una funcin de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, nmeros, referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que se ejecutar de acuerdo al resultado de la Prueba_lgica.
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18 Funciones anidadas Excel permite utilizar funciones como uno de los argumentos de otra funcin, esto se conoce como FUNCIONES ANIDADAS. Ejemplo 1: Ingrese la siguiente tabla de datos en una planilla Excel:
Desarrolle las siguientes consultas, aplicando funciones anidadas condicionadas por la funcin SI. E1. Si el promedio es menor a 7,0, entonces va a examen, en caso contrario se exime. La funcin quedar as: E2. Si el promedio de la asignatura de fsica es menor a 7, registra un rendimiento muy bajo, en caso contrario el nivel de rendimiento es intermedio. La funcin quedar as: Si el promedio de cada alumno es inferior a 7,5, arriesga el promedio, en caso contrario, registra buen rendimiento. Ejemplo 2:
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19 Funcin si anidada Una funcin SI anidada es cuando una segunda funcin SI se coloca dentro de la primera de manera que pruebe alguna condicin adicional. Las funciones SI anidadas aumentan la flexibilidad de la funcin al ampliar el nmero de posibles resultados a probar. Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de letras a nmeros de la siguiente manera: A = 5 y B = 10. Si la celda es igual a A entonces el valor ser 5, pero si la celda es B entonces el valor ser 10. Esto lo podemos resolver con la siguiente funcin SI anidada: SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10)) El resultado ser el siguiente:
Qu pasara si ahora en lugar de dos letras tenemos tres? Es decir, que si encontramos una C debemos colocar el valor 20. La funcin SI anidada ser la siguiente: SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10, SI(celda = "C", 20))) Una funcin SI anidada puede ayudarte a encontrar una buena solucin a tu problema pero no debes hacer un uso excesivo de esta funcionalidad. Excel 2010 soporta hasta 64 funciones SI anidadas, pero seguramente no llegars ni a la mitad de esa cantidad antes de que se dificulte entender la lgica empleada en todas esas funciones. Mientras tanto disfruta de tus funciones SI anidadas.
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20 II. Formato Avanzado de Celdas Formato Condicional. El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo. Siempre tienes la opcin de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen con una condicin, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer ms fcil la tarea de cambiar automticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios. Para aplicar un formato condicional debes seleccionar las celdas a las que se les aplicar el formato condicional y despus hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.
Seleccionar alguna de las opciones del men, el formato se aplicar para aquellas celdas que cumplan con cierta condicin o regla. Un formato condicional en Excel est siempre basado en una regla que posteriormente se podr editar si as lo deseas. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos: Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.). Reglas basadas en frmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes aplicar un formato especial utilizando una frmula donde podrs aplicar una lgica ms compleja.
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21 Formato condicional en nmeros Cuando los datos de nuestras celdas son valores numricos, Excel provee de varias opciones para aplicar un formato condicional rpidamente. Las primeras alternativas que analizaremos sern las que se encuentran en Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas.
Dado que los datos de nuestras celdas son valores numricos, podremos utilizar las siguientes reglas: Es mayor que: Se aplicar el formato a todas las celdas con un valor mayor al especificado. Es menor que: El formato ser aplicado a las celdas con un valor menor que el indicado. Entre: Excel evaluar las celdas para saber aquellas que tengan un valor dentro del rango indicado y se les aplicar el formato.
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22 Es igual a: Solo las celdas que sean iguales al valor indicado tendrn el formato. Una vez seleccionada la opcin que se desea utilizar, Excel mostrar un cuadro de dilogo que nos permitir indicar los valores numricos con los cuales se realizar la comparacin y tambin podremos proporcionar todo el detalle del formato a aplicar. En la siguiente imagen puedes notar la aplicacin de cada una de las reglas mencionadas anteriormente sobre nuestros datos numricos:
Otras reglas de formato condicional que podemos aplicar rpidamente a celdas con valores numricos son las que se encuentran bajo la opcin de men Reglas superiores e inferiores:
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23 Las opciones se describen brevemente: 10 superiores: Se aplicar el formato exactamente a las 10 celdas que tengan los valores ms altos. Es posible modificar la cantidad de celdas superiores a las que se aplicar el formato. 10% de valores superiores: Excel aplicar el formato al 10% de las celdas que contengan los valores ms altos. Tambin es posible indicar un porcentaje diferente al 10%. 10 inferiores: El formato se aplica a las 10 celdas con los valores ms bajos. 10% de valores inferiores: El formato es aplicado al 10% de las celdas con los valores ms bajos dentro del rango. Por encima del promedio: Excel obtiene el promedio de todos los valores numricos del rango y aplica el formato a las celdas que tengan un valor por encima de dicho promedio. Por debajo del promedio: Despus de obtener el promedio, el formato ser aplicado en las celdas que tengan un valor inferior. Formato condicional en texto Si las celdas contienen texto podemos utilizar algunas opciones de formato condicional para resaltarlas. Las opciones que nos encontramos son las mismas que se aplican para dar formato a nmeros en el men Formato Condicional Resaltar reglas de Celdas:
Esta opcin comparar el valor de cada celda con la cadena de texto especificada y en caso de ser iguales se aplicar el formato. Es importante mencionar que esta regla no es sensible a maysculas y minsculas. Otra regla de formato condicional para texto que podemos utilizar es la opcin Texto que contiene que se encuentra en el mismo men que la opcin anterior, solo que en este caso, Excel buscar las celdas que contengan la cadena de texto especificada.
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24 Ejemplo de ambas reglas:
Formato condicional en fechas Si los datos que tenemos en nuestra hoja son fechas, entonces existe una opcin especialmente diseada para este tipo de datos. Podemos aplicar formato condicional a celdas que contienen fechas desde Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Una fecha. Al hacer clic sobre esta opcin se mostrar el siguiente cuadro de dilogo:
Esta opcin nos permitir resaltar fcilmente las celdas que contengan una fecha que cumpla con el criterio seleccionado: Hoy, Ayer, Maana, En los ltimos 7 das, Semana pasada, etc.
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25 Proteger celdas con frmulas Para proteger una hoja de Excel utilizamos el comando Proteger hoja que se encuentra en la ficha Revisar dentro del grupo Cambios. Este comando proteger el contenido de las celdas bloqueadas. El comando Proteger hoja en Excel 2013
Despus de hacer clic sobre el comando Proteger hoja se mostrar un cuadro de dilogo.
De manera predeterminada todas las celdas de una hoja estn bloqueadas De manera predeterminada todas las celdas de una hoja estn configuradas para ser bloqueadas. Eso lo podemos saber fcilmente al hacer clic sobre el cuadro de seleccin que se encuentra en la esquina superior izquierda de cualquier hoja de Excel. Este cuadro selecciona todas las celdas de la hoja con un solo clic.
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Una vez que estn seleccionadas todas las celdas debemos abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. Lo puedes hacer haciendo clic derecho sobre cualquier celda y seleccionando la opcin Formato de celdas. Una vez abierto el cuadro de dilogo debes ir a la seccin Proteger.
Vers que de manera predeterminada aparece marcado el cuadro de seleccin Bloqueada. Esto indica que todas las celdas son susceptibles a ser bloqueadas. Ahora desmarca la caja de seleccin y acepta los cambios.
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27 Proteger las celdas que contienen frmulas Para proteger las celdas que contienen una frmula necesitamos seleccionarlas primero y para hacerlo fcilmente puedes abrir el cuadro de dilogo Ir a Especial desde el comando que se encuentra en el men Buscar y seleccionar dentro de la ficha Inicio.
Dentro del cuadro de dilogo Ir a Especial asegrate de seleccionar la opcin Celdas con frmulas y acepta los cambios.
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28 Esto har que solamente se seleccionen las celdas que contienen una frmula.
Ahora que ya tenemos seleccionadas las celdas que queremos proteger debemos abrir de nuevo el cuadro de dilogo Formato de celdas y volver a marcar el cuadro de seleccin Bloqueada el cual aplicar los cambios solamente a las celdas seleccionadas. Es decir que solo las celdas que contienen una frmula sern susceptibles a ser bloqueadas. Por ltimo ejecutar el comando proteger hoja de manera que se haga efectivo el bloqueo de las celdas que contienen una frmula. Al abrirse el cuadro de dilogo Proteger hoja debes dejar seleccionadas las opciones predeterminadas y aceptar los cambios. Despus de ejecutar el comando podrs hacer una prueba e intentar modificar alguna celda que contenga una frmula y obtendrs un mensaje similar al siguiente:
Excel no permitir modificar las celdas que contengan una frmula y en cambio podrs editar el contenido de cualquiera de las otras celdas.
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29 Referencias absolutas y relativas Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel en dnde buscar los valores que se quieren utilizar en una frmula. Referencias relativas en Excel Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Por ejemplo, si la frmula de la celda D1 es la siguiente: =C1*2 Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y la ajustar de manera que la referencia se modifique automticamente conforme va avanzando la fila.
En este ejemplo la referencia C1 de la frmula se fue incrementando automticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila. Referencias absolutas en Excel Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la frmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dnde se copie la frmula y se definen utilizando el smbolo $. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A ser siempre fija mientras que la fila podra ajustarse automticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecer siempre fija. Si es necesario que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.
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30 Un ejemplo de lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. La frmula de la celda D1 est escrita de la siguiente manera: =$C$1*2
Como se puede observar, sin importar a qu fila se copi la frmula, la referencia siempre se mantiene hacia $C$1. Es decir, aun cuando se halla copiado la frmula a filas diferentes la referencia dentro de la frmula permaneci constante. QU ES UNA TABLA DINMICA? Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte. Reportes flexibles Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes. Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una sola frmula, pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus necesidades.
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31 Funcionamiento de las tablas dinmicas Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin explicar el funcionamiento bsico de una tabla dinmica. Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:
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32 Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.
Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos en la tabla dinmica:
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33 As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.
En la siguiente publicacin tomaremos este mismo ejemplo pero ahora hacindolo con Excel para dejar claro el concepto.
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34 III. Tablas Dinmicas Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. Para crear una tabla dinmica haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinmica.
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35 Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.
Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.
En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.
Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
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36 Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente.
De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:
Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.
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37 Partes de una tabla dinmica en Excel Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.
Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas. Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como columnas de la tabla dinmica. Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica. Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila. Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.
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38 Dar formato a una tabla dinmica Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos especiales para aplicar formato a una tabla dinmica. La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla dinmica para que se muestre.
Esta ficha est dividida en tres grupos. Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinmica as como modificar aspectos bsicos de diseo.
Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo permiten restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opcin Filas con bandas, entonces se mostrarn a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.
Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a la tabla dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicar sobre la tabla.
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Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver todos los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar inmediatamente a la tabla dinmica.
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40 Formato de valores en una tabla dinmica Supongamos la siguiente tabla dinmica:
Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro del rea Valores.
Del men mostrado debes seleccionar la opcin Configuracin de campo de valor.
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41 Se mostrar el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.
Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas donde podrs seleccionar el formato deseado:
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42 Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicar el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinmica:
Uso de Filtros Puedes filtrar y ordenar la informacin que se encuentra dentro de una tabla dinmica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila. Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la informacin ser resumida y solamente mostrar un subconjunto de los datos de la tabla dinmica.
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43 Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese campo est siendo actualmente filtrado.
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botn de filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.
De igual manera puedes ordenar instantneamente los valores de la tabla dinmica. Solamente haz clic sobre el botn de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opcin Ordenar de A a Z o la opcin Ordenar de Z a A.
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44 Segmentacin de datos en tablas dinmicas La segmentacin de datos en tablas dinmicas es una nueva caracterstica de Excel 2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinmica. De esta manera puedes filtrar fcilmente la informacin por ms de una columna. En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica y posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar debers hacer clic sobre el comando Insertar Segmentacin de datos.
Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos.
En este cuadro debers seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla dinmica y Excel colocar un filtro para cada campo seleccionado:
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Para filtrar la informacin de la tabla dinmica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las opciones del filtro.
Excel ajustar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la informacin puedes hacer clic en el botn Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.
Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinmica, lo cual te permitir hacer un buen anlisis de la informacin.
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46 Nuevo campo en una tabla dinmica Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos hacia el rea deseada. Tambin puedes marcar la caja de seleccin del campo lo cual har que sea agregado a alguna de las reas predeterminadas.
Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la informacin de acuerdo a tus necesidades.
Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica De manera predeterminada Excel utiliza la funcin SUMA al momento de crear los totales y subtotales de los valores de una tabla dinmica sin embargo es probable que necesites utilizar alguna otra funcin diferente como el promedio o la cuenta de elementos.
Para cambiar la funcin que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el campo de valor y seleccionar la opcin de men Configuracin de campo de valor:
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47 En el cuadro de dilogo mostrado podrs cambiar la funcin que deseas utilizar:
Los valores disponibles son los siguientes: Cuenta. Contabiliza el nmero de registros. stas es la opcin predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma). Promedio. Obtiene el promedio de los elementos. Mx. Obtiene el valor numrico ms alto. Mn. Obtiene el valor numrico ms bajo. Producto. Multiplica todos los valores numricos de ese campo, si existe algn campo de texto ser ignorado. Contar nmeros. Obtiene el nmero de registros con valor numrico. Desvest. Obtiene la desviacin estndar. Desvestp. Obtiene la desviacin estndar en funcin de la poblacin. Var. Calcula la varianza de una muestra. Varp. Calcula la varianza en funcin de la poblacin. Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo seleccionado.
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48 IV. Grficos en Excel Una vez organizada la informacin debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazar el grfico utilizando como base dicha informacin:
Antes de continuar debo decir que es importante conocer los tipos de grficos en Excel de manera que puedas tomar la decisin adecuada sobre el grfico a crear.
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49 V. IMPRESIONES EN EXCEL. Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos. Vista preliminar La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseo de pgina para poder ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de la hoja. Para visualizar la Vista de Diseo de pgina, seguir los siguientes pasos: Selecciona la pestaa Vista . Elige la opcin Vista de Diseo de pgina. En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo.
Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1 de un total de 1 pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1).
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50 Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica diferencia es que sabremos cmo quedar en la hoja al imprimirla. Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una pgina utiliza la opcin Vista preliminar que encontrars en el Botn Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir. En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones: para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del teclado. para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del teclado. Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados. Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina. Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la pgina entera. Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn . Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn , para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin. Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn , para que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina. En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn para cerrar la Vista preliminar. Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn donde har Excel 2007 los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.