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Tcnicas de Comunicacin.
Tcnicas de presentacin oral

Educacin Sanitaria y Promocin de la Salud. Julio Martn Chaves
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7. TCNICAS DE PRESENTACIN ORAL

7.1. INTRODUCCIN

7.2. LA PROYECCION FISICA
7.2.1. Actitud
7.2.2. Gestos
7.2.3. Entorno
7.2.4. Aspecto
7.2.5. Contacto visual
7.2.6. Expresin facial
7.2.7. Proxmica
7.2.8. Contacto corporal

7.3 . LOS ELEMENTOS VOCALES
7.3.1. Intensidad
7.3.2. Claridad
7.3.3. Velocidad y ritmo
7.3.4. Tono
7.3.5. nfasis

7.4. ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIN
7.4.1. Presentacin/Introduccin
7.4.2. Justificacin/Objetivos
7.4.3. Esquema/RegIas
7.4.4. Desarrollo
7.4.5. Conclusiones/Recomendaciones
7.4.6. Preguntas
7.4.7. Despedida

7.5. LAS AYUDAS AUDIOVISUALES
7.5.1. Pizarra
7.5.2. Rotafolios
7.5.3. Diapositivas
7.5.4. Vdeo - TV
7.5.5. Retroproyector de transparencias

7.6. ORGANIZACION Y PARTICIPACION EN REUNIONES
7.6.1. La conveniencia de convocar reuniones
7.6.2. La organizacin
7.6.3. La convocatoria
7.6.4. Normas generales
7.6.4.1. Para hablar
7.6.4.2. Para escuchar
7.6.4.3. Para proponer
7.6.4.4. Para discrepar
7.6.4.5. Para buscar informacin
7.6.4.6. Para informar
7.6.5. Comportamiento de los participantes
7.6.5.1. Los positivos
7.6.5.2. Los prudentes
7.6.5.3. Los que hablan demasiado
7.6.5.4. Los obstinados
7.6.5.5 Los mudos voluntarios
7.6.5.6. Los negativos
7.6.5.7. Los que se lo saben todo
7.6.6. Otros comportamiento
7.6.6.1. Puntos de vista antagnicos
7.6.6.2. Retrasos e impuntualidades
Tcnicas de Comunicacin. Tcnicas de presentacin oral

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7.1. INTRODUCCION

Resulta evidente que el hombre moderno necesita desenvolverse con habilidad, destreza y eficacia
en cualquier mbito en el que tenga que expresar sus ideas, de forma verbal o escrita. Rara ser la
persona que en el desarrollo de su actividad profesional no se vea obligada a dictar charlas o
conferencias de algn tipo, exponer informes orales, impartir clases, defender proyectos, presentar
ponencias o comunicaciones, o simplemente vender ideas.

Adems de una excelente herramienta de trabajo, una buena presentacin oral constituye una
importante fuente de satisfaccin personal, porque ... a quin no le gusta expresarse pblicamente
con brillantez?... Crea que incluso puede llegar a ser tremendamente divertido.

Este sencillo manual de tcnicas de presentacin o comunicacin oral no pretende tanto teorizar
sobre los principios filosfico-educativos inspiradores de la ciencia de la comunicacin, como ayudar
a hablar de manera adecuada en cada una de las ocasiones y circunstancias en que tal
acontecimiento sea necesario, o de forma ms clara, cmo mejorar nuestra capacidad de
transmitir cualquier mensaje con la mayor eficacia?. Nuestra principal tarea va a consistir en
analizar los mecanismos que activan la comunicacin y que, en muchos casos, estn anclados ms
en el sentido comn y en la experiencia, que en profundos anlisis o complicados experimentos.

En definitiva, lo que se pretende es que en cualquier ocasin en que debamos realizar una
presentacin pblica, las personas que nos escuchen, primero se interesen por lo que estamos
diciendo, y despus, se enteren de lo que decimos; as que... Hagamos interesante y atractivo lo
que consideremos importante!

No se debe descalificar a quien a pesar de poseer un alto conocimiento sobre una determinada
materia, no logra transmitirlo a los dems; pero en la cultura del cambio hacia la modernizacin,
cuando se nos exige hacer cada da mejor nuestro trabajo, y en donde se otorga a la buena
comunicacin un papel tan importante, no basta con decir lo que tenemos que decir, sino que
debemos esforzarnos en dar un paso ms, asumiendo el compromiso de lograr que quien nos
escuche ... se entere bien!. Piense que lo esencial no es el mensaje que Vd. emite, sino lo que los
dems perciben... Ese debe ser su producto final! Asegrese que se den los elementos mnimos
necesarios para que los otros comprendan lo que nosotros deseamos expresar. Tenga siempre
presente que todos somos manifiestamente mejorables y que en un mundo vido de informacin,
nuestra capacidad de buenos comunicadores marcar la diferencia, al menos casi tanto, como
nuestro nivel y volumen de conocimientos.

Produce perplejidad comprobar cmo muy ilustres profesionales resultan incapaces de explicar con
claridad las cosas que hacen a la perfeccin. inexplicablemente, a veces parece que existe una
cierta inversin entre el nivel de conocimientos que se posee y la capacidad de transmitirlos con
claridad. Se trata de evitar que este fenmeno se produzca. De forma que, si somos tan buenos
profesionales a la hora de hacerlo... por qu no lo somos tambin amenos a la hora de decirlo?
qu es lo que nos lo impide? Recuerde que no se trata solo de tener algo importante que decir,
sino de decirlo bien, de forma clara y comprensible. Si hay algo que el pblico no perdona, es el
aburrimiento...

Tenga en cuenta que no se trata tanto de que quede bonito como de transmitirlo con efectividad,
de forma que lo que digamos se entienda (y retenga) sin dificultad ni esfuerzo aparente por parte de
quienes nos escuchan. La habilidad de quien comunica consiste en poner a los destinatarios de la
exposicin en condiciones de aceptarla o cumplirla, tanto por la conviccin del presentador, por la
destreza en la exposicin y por la coherencia o razonamiento del mensaje, como por la autoridad
moral o cientfica de quien o emite. Para que esto sea posible, adems de cuidar a calidad del
contenido de dicho mensaje, tambin es preciso controlar algunos otros aspectos o factores
condicionantes de nuestro xito tales como: el mbito, los canales de comunicacin y los cdigos de
seales, previniendo as las naturales reacciones del auditorio.

La buena comunicacin no es solamente un asunto de inteligencia, cultura y aptitud, sino
principalmente de destreza y habilidad para transformar adecuadamente as ideas en palabras o
imgenes. Para comunicar con eficacia no hace falta hablar a a perfeccin, ni tener gran facilidad

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de palabra. No se trata de que Vd. sea un artista hablando, sino que asimile y practique de forma
casi inconsciente una serie de tcnicas que le ayudarn sin duda a comunicarse mejor cuando tenga
que hacer alguna presentacin o exposicin oral. Comunicar bien es cuestin de preparacin,
prctica y ensayo consciente. Los oradores no nacen, se hacen!. Estas notas tienen como objetivo
aportar los conocimientos tericos imprescindibles y sugerir el uso de una serie de sencillos (pero
poderosos y eficaces) consejos prcticos necesarios para lograr que todo el mundo (incluso las
personas peor dotadas para la oratoria) aprenda a transmitir eficazmente sus ideas a travs del
lenguaje hablado, sobre la base de que la presentacin leda no es (en la mayora de los casos, y
salvo excepciones) la forma de hablar ms correcta, y teniendo la seguridad de que: el temor a
hablar en pblico... se puede evitar!. Tenga desde el principio bien presente que nuestro principal
objetivo no es otro que:

Descubrir el buen comunicador que Vd. lleva dentro!

Para ello debe Vd. saber que los elementos que integran y determinan el proceso de la
comunicacin, cualquiera que sea la naturaleza de sta, son los siguientes:

Emisor. La persona que habla o escribe.

Receptores o destinatarios. Las personas que escuchan o leen.

Mensaje. Las ideas que el emisor transmite a los receptores o destinatarios.

Cdigo. El sistema de seales utilizado por el emisor a fin de que los receptores puedan
entender sin dificultad el mensaje.

Canal. El medio a travs del cual el mensaje del emisor llega a los receptores o
destinatarios.

Contexto. El mbito fsico en el que tiene lugar la comunicacin.

Una vez descritos estos elementos, se puede afirmar que una buena comunicacin oral supone: que
un emisor, empleando correctamente unas tcnicas de expresin adecuadas, transmite un mensaje
claro, preciso y ordenado a un grupo de receptores o destinatarios que, sin esfuerzo especial,
captan fcilmente el contenido del mensaje, gracias a un contexto favorable, una acertada utilizacin
de un cdigo comn comprensible, y al correcto funcionamiento de un adecuado canal a travs del
cual se ha deslizado y ha llegado de forma fluida y ntida el mensaje (sin ruidos, ni distorsiones) a
sus destinatarios.

Los apuntes que tiene Vd. en sus manos, y que tratan sobre las Tcnicas de Presentacin y
Participacin Oral se organizan en los siguientes cinco captulos:

1. La proyeccin fsica.

2. Los elementos vocales.

3. La estructura de la presentacin oral.

4. Las ayudas audiovisuales.

5. Organizacin y participacin en reuniones.

7.2. LA PROYECCIN FSICA

A travs de una proyeccin fsica adecuada, se trata de facilitar la comunicacin efectiva,
disponiendo favorablemente a los receptores, quienes en estas condiciones y con esta actitud,
estarn en su mayora ms atentos al cdigo de seales que enve el emisor y mantendrn
perfectamente abiertos los canales a travs de los cuales discurrir el mensaje.

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El lenguaje hablado por s solo no da sentido completo a lo que una persona dice, porque a
comunicacin no verbal puede complementar, reforzar, sustituir, acentuar o incluso contradecir lo que
decimos. Ya sabe Vd. que hablamos a intervalos, nos comunicamos verbalmente de forma
intermitente... Pero siempre estamos emitiendo mensajes no verbales con nuestras actitudes,
expresiones faciales y todo cuanto nos rodea. Tenga presente que es imposible no comunicarse,
porque nuestro cerebro funciona como un ordenador que siempre est conectado y procesando
todos los estmulos que le llegan del exterior. Dentro de un contexto determinado, nuestras posturas,
gestos, ademanes, miradas furtivas o pequeos movimientos, el aspecto fsico, el atuendo o el
peinado constituyen mensajes que no pasan en absoluto inadvertidos para los asistentes a nuestras
presentaciones, y por los que (de forma justa o injusta) se nos juzgara.

El lenguaje no verbal posee fuertes connotaciones culturales y sociales, y es bien sabido que la
comunicacin interpersonal funciona a dos niveles: (de contenido, lo que decimos, y
de relacin cmo lo decimos). Pero como quiera que el sentido y la significacin de la comunicacin
se configuran esencialmente a partir del nivel relacional, las seales no verbales producen un
impacto sobre el auditorio mucho ms acusado que los orales; e incluso cuando son contradictorios
entre s, la gente confa ms en el mensaje no verbal;

Los elementos claves de la proyeccin fsica que vamos a comentar (en donde han sido incluidos
todos los mensajes no verbales) son los siguientes:

7.2.1. Actitud

7.2.2. Gestos

7.2.3. Entorno

7.2.4. Aspecto



7.2.7. Proxmica


7.2.1. Actitud

Para empezar... Intente ser puntual a la cita!. Cinco o diez minutos de antelacin le permitirn
demostrar su inters por el acto y poner de manifiesto la actitud de respeto que le merece el
auditorio.

La puntualidad es la primera expresin de la personalidad del presentador!

Adems, podr familiarizarse con el entorno, examinar todo con el debido tiempo, preparar el
escenario que ms convenga a sus propsitos (suprimiendo cualquier motivo de distraccin ajeno a
sus intereses), comprobar que los medios de ayuda audiovisual que va a utilizar se encuentran en
ptimas condiciones de funcionamiento (con un poco de suerte, hasta podamos hacer un pequeo
ensayo para verificar la visualidad y la sonoridad, que se ve y se oye sin dificultad desde cualquier
lugar) en la sala en que desarrollar su presentacin, que los rotuladores escriben, que disponemos
de borrador para la pizarra y que hay papel suficiente en el rotafolios, que disponemos de un puntero
o cualquier otro instrumento para sealar, que podemos oscurecer la sala, y hasta modificar la
ubicacin del mobiliario.

Una vez que haya quedado todo impecablemente revisado y preparado, no es indispensable que Vd.
permanezca en la sala, pudiendo abandonarla si lo desea hasta que falten pocos minutos para la
hora prevista de comienzo. Justo antes de comenzar, intente disponer de unos instantes para estar

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solo y tranquilo. Si no hay otra manera...vaya al servicio! Concntrese all durante unos pocos
minutos y presntese de nuevo en la sala.

Como las sorpresas son muy perjudiciales para la moral, en el caso de que el auditorio est formado
por personas desconocidas para Vd., provase de suficiente informacin acerca del pblico
asistente. Procure asistir a la cita sabiendo bien qu es lo que se desea o se espera de Vd. No
solamente le interesa saber cuales son sus rasgos profesionales, sociales o polticos, sino
principalmente todo lo relativo a: cual es su nivel de conocimientos sobre el tema que Vd. va a
desarrollar?, cual es su actitud o posicionamiento? qu se supone que Vd. les va a ensear,
demostrar o proponer?, y sobre todo, qu har que le escuchen y reaccionen ante sus palabras.
Como quiera que conocer sus necesidades y deseos es fundamental para su xito, solicite esta
informacin a quien pueda proporcionrsela, y en el peor de los casos, durante los minutos previos a
la exposicin, trate de obtener algn dato que le pueda ser de utilidad durante el discurso. Su
resultado final depender de hasta qu punto ha sido Vd. capaz de satisfacer las expectativas tanto
del organizador, como del pblico asistente.

Ser puntuales tambin puede servirnos para establecer una primera relacin informal con parte del
auditorio. As que, antes de iniciar formalmente su presentacin y si le queda un poco de tiempo.
Intente hablar con algunos de los asistentes!... acostmbrese a estar entre el auditorio, pero tenga
mucho cuidado con los comentarios hechos fuera de micrfono. Aproveche la ocasin y trate de
memorizar rpidamente sus nombres o procedencia. Este as en la manga le puede servir de ayuda
ms tarde. No se imagina lo que impresiona a un auditorio compuesto por personas en teora
desconocidas para el presentador, que se dirija a algunas de ellas por sus nombre o haga referencia
a sus puestos de trabajo o a sus experiencias.

No desatienda ninguna de estas cuestiones, porque sabiendo a qu clase de auditorio se va a dirigir,
muchos o algunos de sus nombres, su nivel medio de conocimientos, sus preocupaciones, sus
caractersticas socioprofesionales, intereses e inquietudes sincronizar rpidamente con el auditorio
y lograr alcanzar un estado de confianza y armona que facilitar la comunicacin. En definitiva, es
importante que Vd. sepa: quin espera qu cosa de Vd.?, porque de este modo se sentir ms
seguro, orientar ms atinadamente el mensaje y (siempre que est bien preparado) disminuir su
lgica tensin inicial (fruto de una natural incertidumbre), al tener ms claro lo que tiene que decir.., o
no decir.

El buen ordor siempre tiene deseos de comunicar, y como las ganas de transmitir generan afectos
(son contagiosas), procure Vd. mantener de forma permanente una actitud de activo inters (es muy
importante demostrar que el otro nos interesa) y entusiasmo controlado. Tenga fe en lo que est
diciendo con la vitalidad propia de un ser vivo, porque ese ntimo convencimiento propiciar una
buena comunicacin con los receptores. Pero no finja en exceso, abstngase de hacer teatro, ni
trate de hacer imitaciones. Por el contrario, acte con naturalidad, huyendo de la afectacin y
conservando su peculiar estilo.

Desprenda entusiasmo y energa, transmitiendo con fuerza su mensaje. Explote su singularidad, no
merece la pena que se esfuerce intilmente en parecerse a otra persona. Manifistese con
naturalidad. Intente ser Vd. mismo! No cree que le resultar as ms mucho ms fcil? Pues eso
(y no otra cosa) es lo que se espera de Vd.!

7.2.2. Gestos

El gesto es la expresin externa que apoya y ayuda a comprender a idea que se transmite por la
palabra. Y por lo general, la expresin corporal es ms espontnea y, por lo tanto, ms honrada y
cercana a la realidad que las palabras pronunciadas al mismo tiempo. Como los gestos transmiten
significados an de manera inconsciente, controle su gestualidad, ya que existe una base biolgica
innata para las seales no verbales, que pueden provocar respuestas emotivas de gran potencia. Por
lo tanto, realice con cuidado sus primeros gestos o movimientos. Tienen un impacto tremendo!
Pero nuestra propia educacin y forma de ser nos ayudarn. No gesticule de forma innecesariamente
exagerada, ni haga movimientos bruscos, ande tranquilo y muvase de forma pausada, aunque no
exenta de decisin y seguridad. Tenga presente que todo el mundo est pendiente de Vd.

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Antes de que se le oiga ... Se le ve!

An sin pronunciar una palabra, Vd. puede causar impresiones de simpata, indiferencia, desagrado
e incluso rechazo por un simple movimiento de los brazos, de la cabeza o de cualquier parte de su
cuerpo. Haga un esfuerzo de autocontrol, no se descomponga realizando gestos extraos o
adoptando posturas inconvenientes que pueden ser mal interpretados. Coordine bien sus
movimientos y tenga en cuenta que aunque Vd. los realice de forma inconsciente pueden producir
desagradables efectos o cuando menos, ser motivo de distracciones innecesarias para el auditorio.

Una de las seales no verbales ms poderosas es a que se realiza con las manos, por lo que resulta
especialmente delicado su uso inadecuado, recurrente o permanente. Qu hacer con ellas? Le
debemos advertir que salvo en trnsito (por breves instantes), no las debe meter en los bolsillos
(est Vd. incapacitado para moverlas?), no debe jugar con los botones de su chaqueta ( no sea
manitico!), ni con las monedas o las llaves de su coche (es que le gusta el ruidito?), no se las
debe frotar permanentemente (se le enfran con los nervios?), no se las debe acercar a la boca (j no
sea nio!), no se debe poner con los brazos en jarras (est desafiando al auditorio?), ni cruzar los
brazos delante del cuerpo (de qu peligro se intenta proteger? o qu tensin o inseguridad le est
afectando?), no cierre con fuerza los puos (qu le est irritando?). Piense por el contrario, que un
hbil uso de las manos, incluso de su cabeza o de sus hombros, puede suplir muchas deficiencias de
las palabras.

No lo olvide: todos los gestos, especialmente los que haga con las manos, le tienen que servir para
reforzar sus argumentos y deben constituir valiossimos aliados que le ayudarn en todo momento a
aumentar su expresividad, dando ms claridad a su exposicin y ms contundencia a sus
argumentos. Por ejemplo, se afirma que poner la palma de la mano hacia arriba denota franqueza;
mientras que hacia abajo denota autoridad.

Use las manos para apoyar sus explicaciones, no para debilitarlas!

Observe con atencin a su auditorio, porque permanentemente le estar enviando seales
no verbales, que Vd. debe entender para saber traducir a travs de ellas qu efecto est causando
su presentacin entre los receptores del mensaje. Sepa que, por ejemplo, el gesto de cubrirse la
boca mientras que est Vd. hablando suele traducirse como que estn pensando que oyen una
verdad a medias; si apoyan la cabeza en la mano, tradzcalo como una seal de aburrimiento; y si
es la mano la que se lleva a la mejilla (con el ndice hacia arriba) expresar inters y atencin
sincera.

7.2.3. Entorno

Familiarcese con cuando le va a rodear y haga una valoracin de sus ventajas e inconvenientes,
corrigiendo en su favor todo lo que pueda. D un buen vistazo al entorno que le rodea, porque ser
conveniente eliminar cualquier motivo de distraccin para el auditorio.., si no quiere que su trabajo
pase inadvertido. Controle la luminosidad del local! Borre bien la pizarra o vuelva las hojas del
rotafolios si estn escritas con textos que no correspondan a su exposicin, suprimiendo notas,
carteles, avisos, esquemas de otras charlas o cualquier cosa que no corresponda a su discurso y
rivalice con Vd. en la atencin de los receptores de su mensaje. En su lugar debe crear su propia
tramoya con todo aquello que convenga a sus intereses, favoreciendo que se concentre toda la
atencin del auditorio en lo que Vd. va a decir: En su mensaje!

Para su representacin . . - Utilice su propio escenario!

Mentalcese que Vd. est actuando y en que hay una cierta dosis de teatralidad en toda
presentacin. Tenga en cuenta que todo lo que le rodea, e incluso su posicin o situacin respecto
del auditorio tambin va a influir en su comunicacin. Por lo tanto (si est en su mano eliminar las
barreras fsicas) existentes, disponga a su gusto y conveniencia el escenario en el que va a actuar.
Cuide la distribucin del mobiliario o los enseres de la sala en la que va a hacer su presentacin,
procurando evitar el excesivo distanciamiento, los ngulos oblicuos y la altura inapropiada (se trata
de que a Vd. sea visto.., pero no exhibido en una peana).

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7.2.4. Aspecto

Ahora otra recomendacin: tenga cuidado con su modo de vestir y su arreglo personal! ... porque
no se trata de centrar la atencin del auditorio sobre Vd., sino sobre su mensaje. No sea Vd. mismo
un motivo de distraccin!. Por lo tanto, presntese bien aseado, vstase con esmero y elegante
discrecin de forma que no desentone del estilo predominante entre los asistentes. Utilice ropa
cmoda y discreta (preferentemente en tonos lisos), sin accesorios brillantes o llamativos. Y como
sabernos que nos gusta la gente que se nos parece, si la reunin es formal... vista formalmente; y si
no lo es... no lo haga. Sea consciente de que si utiliza un atuendo que llame excesivamente la
atencion... su mensaje pasar totalmente inadvertido en beneficio de su persona. As que recuerde
que:

Lo que Vd. debe ensear... No es su vestuario, ni su bisutera, ni su anatoma, sino su
mensaje!


Procure mantener un contacto visual permanente con el auditorio, porque tiene un enorme efecto
comunicativo y har posible que se mantenga abierto uno de los principales canales de
comunicacin. Es muy importante! No le han convocado (o est en el uso de la palabra) para hablar
solo con el techo, la pantalla, el suelo, las paredes... o la seora del vestido rojo de la tercera fila. Se
trata de dirigir el discurso directamente a todos los asistentes. Distribuya con equidad y
generosidad su mirada a los ojos de todos y cada una de las personas que le estn escuchando (no
utilice gafas con cristales oscuros o de espejo porque nadie sabr si le est mirando... o si tiene los
ojos cerrados). Todos los asistentes desean sentirse (sin obstculos) directos receptores o
destinatarios de su mensaje. La gente que se siente mirada.., se siente implicada. Pero, cuidado!
tenemos que pasear nuestra mirada (no dejarla sentada), as que evitemos que se prolongue ms
de 10 segundos sobre una misma persona, porque en algunas situaciones le podemos producir
incomodidad e incluso malestar. Tenga cuidado de dirigir su mirada a la audiencia de forma
imparcial, sin favorecer a unas zonas ms que a otras. No olvide a quienes se encuentran en los
extremos del fondo.

Utilice la tcnica de la ametralladora, para ir barriendo a todo el auditorio con las balas de su
mirada!. Sea generoso! Tanto le cuesta mirar a todo el mundo?

As que recurdelo bien, porque es muy importante!: salvo que sea absolutamente necesario No d
nunca la espalda al auditorio! Porque si lo hace, estar Vd. cortando de forma innecesaria los
canales de su comunicacin con los receptores del mensaje. Sin buenas vas de acceso, el mensaje
no llegar a su destino.., y Vd. tampoco podr obtener informacin sobre las reacciones de su
auditorio.

Debe mirar de manera sencilla y natural, sin utilizar miradas despectivas, insolentes, fijas o fras.
Trate de evitar tambin las miradas furtivas hacia las ventanas o echar un vistazo al reloj de pared o
de pulsera, porque producir un efecto negativo en el auditorio. Por supuesto que debe controlar el
tiempo y echar una mirada al reloj, pero hgalo sin que nadie se d cuenta. Dispone de muchas
oportunidades para hacerlo con discrecin.

Y si hay alguien o algo que le desestabiliza y puede llegar a hacerle perder la necesaria
concentracin, durante un rato, no mire en esa direccin. Impida que pueda apartarle de su discurso
o de su lnea argumental.


A travs de los cambios en los ojos, las cejas o la boca se puede llegar a conocer el estado
emocional de quien habla; y en su consecuencia, el auditorio puede responder positiva o
negativamente a las expresiones faciales del orador. Por este motivo, mantenga en todo momento
una expresin facial amable y distendida, natural y espontnea. Intente ser corts, amable, educado
y simptico (no gracioso); inspirar confianza e incluso comprensin, y le ayudar a sintonizar con la

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mayora de los asistentes. Sonra con moderacin y siempre que el momento sea el adecuado; de
este modo crear una impresin favorable y ofrecer adems su aspecto ms atractivo. Equilibre o
adecue su expresin con la situacin: cuando el tema sea grave o importante, mantngase sereno...
evite una representacin excesivamente dramtica!; y cuando se trate de un tema divertido sonra
sin temor.., pero, no se ponga a dar sonoras carcajadas.

7.2.7.Proxmica (posicin o espacio zonal)

Cmo movernos y donde colocarnos? Tenga claro desde el principio que comunicar con eficacia
requiere un esfuerzo fsico notable. Siempre que le sea posible no permanezca cmodamente
sentado. Por el contrario, debe Vd. permanecer de pi (constituye una muestra ms de respeto hacia
el auditorio), movindose dinmicamente (ayuda a descargar el exceso de tensin nerviosa), pero no
de un lado para otro (como un tigre enjaulado) o con balanceos que puedan resultar pesados, sino
con tranquilidad y naturalidad no exentas de entusiasmo, aprovechando toda la expresividad de su
cuerpo para reforzar sus argumentos o hacer an ms claras sus ideas. Tenga el convencimiento de
que la entrega sincera, el generoso esfuerzo y todo el empeo que Vd. ponga en esta tarea ser
muy bien apreciado por el auditorio.

Sitese en un lugar donde, adems de ser visible y audible para todo el mundo, pueda Vd. controlar
sus ayudas audiovisuales. Observe las reglas que se refieren a los espacios zonales y (como hacen
los toreros) respete los territorios ajenos. La distancia personal es el espacio dentro del cual una
persona no tolera o rechaza la presencia de otra. De modo que en general, es recomendable
establecer la mayor proximidad fsica que pueda con los receptores del mensaje, porque eso
favorecer la comunicacin. A menor distancia... mejor comunicacin... Pero cuidado!, no invada en
ningn momento la zona ntima (distancia inferior a 50 centmetros) de sus interlocutores, porque
este espacio est reservado para la pareja, hijos e ntimos amigos. Asegrese (mediante algn
ensayo) que no ser rechazado si entra en la zona personal (entre 50 centmetros y un metro), que
es la distancia que separa a las personas en una reunin social o en el trabajo. Muvase
habitualmente dentro de la zona social (entre uno y tres metros), que habitualmente nos separa de
personas poco conocidas. Y reserve la zona pblica (superior a tres metros) para presentaciones
muy formales con personas desconocidas.


Entre las tcnicas sociales de la comunicacin, tampoco carece de importancia la comunicacin tctil
o corporal que en alguna ocasin puede establecerse entre el presentador y el auditorio. Las
variadas formas de estrechar la mano (de forma enrgica o
flcida) , poner una mano en el hombro o tocar un brazo, pueden apoyar... o arruinar su
presentacin. ndese con ojo! Utilice el contacto corporal con extremada delicadeza y siempre que
tenga la suficiente confianza o est bien seguro de obtener una respuesta claramente positiva por
parte de la persona tocada, sabiendo que el contacto corporal es peor tolerado entre sexos
diferentes y distintas edades; y que los defectos fsicos aaden un plus de distancia.

7.3. LOS ELEMENTOS VOCALES

Los sonidos son el medio de comunicacin que empleamos con mayor frecuencia. Entre todos los
cdigos o sistemas de seales que Vd. debe utilizar, ninguno va a ser tan importante (ni frecuente)
como su propia voz, as que procure que al auditorio le resulte agradable. Preste atencin a este
aspecto de la comunicacin, porque de no hacerlo, corre el riesgo de arruinar su presentacin.

Entre los elementos o aspectos vocales concretos que deben ser tenidos en cuenta en cualquier
presentacin oral, deben distinguirse al menos los siguientes:


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7.3.1. Intensidad o volumen

7.3.2. Claridad


7.3.4. Tono

7.3.5. nfasis

7.3.1. Intensidad o volumen

La intensidad se refiere a una propiedad de la voz que depende de la mayor o menor amplitud de las
ondas sonoras. Para empezar, vaya bien oxigenado y tenga bien presente que la primera condicin
exigible a cualquier exposicin es una mnima intensidad o volumen: procure... Que se oiga bien!.
Se trata as de romper la natural inercia de quienes le escuchan que, en el caso de no orle bien,
tendern a dirigir su atencin hacia zonas de comodidad; es decir, haca sus propios problemas o
pensamientos. Por lo tanto, haga un esfuerzo y proyecte su voz hablando a un volumen algo ms
elevado que cuando mantiene una conversacin normal, adaptando este volumen a las
caractersticas acsticas de la sala, al nmero y la disposicin de los receptores del mensaje, a la
utilizacin o no de megafona, al nivel de ruido ambiental o a cualquier otro aspecto relevante a este
fin.

Verifique cuanto antes que, al volumen de voz que va a utilizar, todo el mundo puede orle sin
ninguna dificultad. Si puede hacerlo, emplee algunos segundos en comprobarlo. No tenga ningn
temor, pregntelo de forma directa!

7.3.2. Claridad

Pero la condicin del volumen, a pesar de ser necesaria, no es suficiente, ya que la segunda
condicin es...Que se entienda bien!.

Hablar con claridad y nitidez significa expresarse al alcance de una persona de cultura media,
utilizando conceptos y palabras corrientes y accesibles a la mayora. Debe Vd. hacer uso de palabras
e ideas elementales. No trate de buscar el lucimiento personal hablando como el ms refinado
miembro de la Real Academia de la Lengua, o utilizando el crptico lenguaje de un cientfico
profundo. Tenga la humildad de expresarse de forma comprensible. Controle su vanidad y siempre
que ello sea posible, srvase de un vocabulario coloquial para contar o que desea exponer. No hable
como a Vd. le gustara escribir un ensayo, sino como ms convenga en ese momento, a fin de
cumplir el principal objetivo: ser entendido por todos los que escuchan!. No haga como algunas
personas que esconden su incompetencia como comunicadores detrs de un lenguaje falsamente
culto o artificiosamente cientfico.

Se trata de ser entendido!... No de ser admirado.

Debe cuidar no slo que el volumen o la intensidad de sus palabras guarden una estrecha relacin
con las caractersticas del local y con la distancia que le separa de los receptores, sino que adems
debe verificar cuanto antes que todo el mundo puede entenderle sin dificultad. Recuerde que no se
trata slo de una cuestin de volumen, as que: esfurcese
tambin en articular a la perfeccin todas las palabras!. Procure hablar despacio y mantenga la
cabeza erguida; pronuncie con nitidez todas las palabras abriendo bien la boca y moviendo los labios
con la suficiente energa. Si fuera necesario, caliente previamente los
msculos de su boca!

Vocalice bien todas las consonantes!


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Como Vd. necesita saber rpidamente si su mensaje est siendo entendido con la suficiente nitidez y
claridad, escuche a los que le estn escuchando!. Pero hgalo asumiendo su propia
responsabilidad, sin culpabilizar a los oyentes. No diga nunca: Estn Vds. entendiendo lo que
quiero decir?; sino: Me estoy yo explicando con a suficiente claridad?


Con frecuencia, la velocidad expresa el estado de nimo del presentador y sirve para mantener la
atencin, pero tenga presente que una velocidad inadecuada constituye un obstculo para la buena
diccin. A pesar de que hay personas que son capaces de pronunciar absolutamente todas las
consonantes y hablar a toda velocidad, no ser fcil para Vd., ni cmodo para quien le oye. Utilice
con habilidad los silencios. No se canse, ni fatigue a los que desean escucharle hablando con
excesiva rapidez. Si no pueden seguirle, a pesar de sus buenos deseos.., le dejarn continuar solo.
Permita que el auditorio descanse, no se acelere.., porque no se trata de batir ningn record, ni de
establecer marcas en ninguna competicin deportiva.

Vaya al ritmo que convenga a la mayora del auditorio!, porque de este modo podr hacerse
entender con mayor nitidez.

Si bien se puede hablar deprisa cuando el contenido es fcil o conocido por los receptores, hay que
hacerlo ms despacio cuando las ideas son complejas o cuando se razona algn argumento. Por
tanto, no corra, porque: Verdad que cuando Vd. escucha una lengua extranjera (de la que posee un
conocimiento limitado) puede ser capaz de entender mejor lo que le estn diciendo si le hablan
despacio?... Pues, piense en ello cuando se est dirigiendo a un auditorio que supuestamente tiene
una idea limitada sobre los conceptos, principios o procedimientos que Vd. manejar a lo largo de su
discurso. Por favor, hgase entender sin dificultad!

7.3.4. Tono

El tono se refiere a la inflexin de la voz y al modo particular de decir las cosas, segn la intencin o
el estado de nimo de quien lo dice. Preste atencin y evite los sermoneos o dar tonillo <un tono
montono, desagradable o irnico) a su discurso. Recuerde que el tono es el elemento sonoro
dinmico a travs del cual se descubre el sentimiento ntimo del emisor, y que la comunicacin
interpersonal se produce siempre a dos niveles: 1) el nivel de contenido formal, y 2) el nivel de
relacin emocional. Pues bien, debe saber que casi siempre el plano emocional condiciona al plano
formal, y que, con elevada frecuencia, sus palabras van a ofrecer menos informacin que su tono de
voz.

Tenga en cuenta que siempre existe un paralenguaje (el cmo se dice) asociado a las expresiones
verbales. Por ello, ha de procurar encontrar en todo momento el tono adecuado, conciliando lo que
diga con lo que realmente siente. Procure que no le traicione el tono y se desvele que realmente no
siente lo que est diciendo. Como la sinceridad es un valor cada vez ms escaso, consiga un valor
aadido para su exposicin siendo (y pareciendo) ms sincero.

7.3.5. nfasis

El nfasis tambin es una forma de paralenguaje y se refiere a la fuerza de expresin cambiante
con la que se desea realzar la importancia de algo que se dice. Recuerde que cuando se desea
destacar alguna cosa fundamental y llamar la atencin de los oyentes, debe modificarse el volumen,
la velocidad y/o el tono, dando mayor sentido y expresividad a aquellas palabras o frases que Vd.
considere ms importantes. Eso es hablar con nfasis, mientras que el sonsonete es la forma ms
segura de aburrir (e incluso dormir) al pblico. Pero tampoco intente destacar todas las ideas, ya
que as solo lograr que no destaque ninguna... Piense que el nfasis oral equivale al subrayado en
un escrito; de modo que:


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Ponga nfasis slo en las frases que subrayara si las escribiera!

Como a todos nos resulta difcil o incmodo aprender cosas nuevas y nos resistimos a los cambios,
siempre tratamos de refugiarnos en lo ya conocido.., salvo que algo nos parezca especialmente
interesante, atractivo o bien presentado. De forma que si hace todo cuanto anteriormente se le
recomienda, el fruto de su preparacin, su seguridad y su serenidad ser una expresin verbal de
correcta intensidad, ntida claridad, adecuado ritmo, tono creble y nfasis oportuno (agradable tanto
al odo, como a la razn) con lo que su mensaje ser escuchado, entendido, comprendido, respetado
y probablemente... hasta compartido.

7.4. ESTRUCTURA DE LA PRESENTACION

Aunque siga Vd. al pie de la letra todo lo que en este manual se le recomienda, no entrar en
posesin de la magia de poder transformar un trabajo vulgar o una idea mediocre en una obra
maestra o genial, porque ese no es su objetivo. Sin embargo, estos apuntes s pueden ayudarle a
organizar la presentacin oral de su trabajo, proyecto o discurso de tal manera que se extraiga de
ellos, el mayor rendimiento posible.

En principio debe saber que su mensaje ser ms efectivo y se alcanzarn mejor los objetivos de la
comunicacin, siempre que su exposicin oral quede estructurada de conformidad con la siguiente
secuencia:

7.4.1. Presentacin/lntroduccin


7.4.3. Esquema/Reglas

7.4.4. Desarrollo

7.4.5. Conclusiones/Recomendaciones finales

7.4.6. Preguntas

7.4.7. Despedida

Veamos a continuacin lo que en cada una de estas fases, en que debe Vd. dividir su discurso,
resulta recomendable tener bien presente:

Es la hora en punto. Ha llegado el momento de que Vd. tome la palabra. Ahora procure controlar sus
nervios, pero no se obsesione con esta cuestin. Piensa que slo le ocurre a
Vd.? Pues est muy equivocado.., porque nos pasa a todos!. No olvide que un poco de tensin
mantiene la necesaria energa y el dinamismo que requiere la exposicin oral. Por favor!: tenga
plena confianza en s mismo; se ha preparado la exposicin adecuadamente; sabe bien lo que tiene
que decir porque domina el tema; y ha practicado las tcnicas de presentacin oral. Por qu dudar
precisamente ahora de su xito? No tenga ningn temor... ya sabe que el 99% de las cosas que nos
preocupan, no suceden nunca.

Recuerde que aunque todas las miradas estn puestas en Vd., la mayor parte de las personas
estarn ms interesados en s mismas. Y si las cosas no salen a la perfeccin o como Vd. haba
previsto, su disgusto ser mucho mayor que el de ellas, ya que es poco probable que Vd. constituya
en centro de su universo... De manera que, mantenga la serenidad y no pierda el control; no tenga
vergenza (en el sentido infantil del trmino), ni se ponga histrico, pensando que se va a poner
nervioso! Pregntese a s mismo de qu tiene miedo o qu es lo peor que podra sucederle si
realizara una torpe presentacin. Piensa de verdad que sera tan grave? o tiene tanto sentido del
ridculo?


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El miedo a hablar en pblico es absolutamente normal, porque sentimos ansiedad ante cualquier
actividad cuyo resultado sea incierto; de manera que piense que la sensacin de nerviosismo es
algo absolutamente natural (e incluso hasta conveniente). A todas las personas que tengan un
mnimo sentido de la responsabilidad les suceder siempre lo mismo, por muy avezados oradores
que sean. Con independencia de la experiencia, todo el mundo admite su nerviosismo antes de salir
al escenario Se trata de una lgica consecuencia derivada de la importancia que Vd. concede al
acontecimiento; y esa sensacin puede llegar a ser un estado hasta biolgicamente deseable o
recomendable, ya que estimula la creatividad y mantiene el cerebro alerta y despierto. Los nervios
ayudan... y si no los sentimos... el riesgo de fracasar es sin duda mayor. La tensin significa hallarse
en un estado de alerta que puede ser beneficioso. Recuerde lo que les pasa a los equipos de
baloncesto: en cuanto que los jugadores bajan la tensin..., pierden el partido.

El miedo que el auditorio percibe es siempre menor que el que siente el presentador.
Afortunadamente adems, los nervios son invisibles. Y al menos que nosotros mismos los
declaremos mediante una torpe confesin pblica de nuestro estado de nimo o hagamos algo que
los delaten claramente, lo ms probable es que nadie se d cuenta, y pasen absolutamente
desapercibidos. Tenga presente que el da en que no sienta ningn tipo de temor cuando se dirija a
un auditorio, puede que haya llegado el momento de preguntarse si debe dejar de hacer
presentaciones.

7.4.1. Presentacin/introduccin

Al iniciarse el acto, el pblico asistente desea contemplar bien al orador. Siente una natural
curiosidad y quiere saber cmo es Vd., como viste y qu aspecto tiene. No conviene privarle de un
espectculo que nos cuesta tan poco. Por lo tanto... no se esconda. Como es una reaccin natural y
humana que Vd. cree una imagen inicial antes de que empiece su presentacin, permita que esa
curiosidad sea satisfecha y que la primera impresin se vaya serenando. Tmeselo con calma y
tranquilidad, Djese ver bien, no sea tmido!. Mire con calma y seguridad a los asistentes, Incluso
pngaselo fcil: d un paso hacia adelante y

Presntese con las luces bien encendidas!

Lo habitual ser que sea Vd. presentado por la persona que le ha invitado al acto o que dirija la
reunin, pero si no fuera as, no se preocupe!. Hacer la presentacin personalmente tambin tiene
sus ventajas: ayuda a romper el hielo con el auditorio; se le informa slo de aquello que realmente
interesa al orador que se sepa sobre s mismo; estimula la confianza y la cordialidad; y hace posible
que las primeras palabras sean siempre fciles de pronunciar.

No se precipite, ni arranque a hablar antes de que el pblico est bien dispuesto a escucharle. Deje
que terminen de hacer con tranquilidad sus ltimos ruiditos; as que, sin prisa, delicadamente pero
con firmeza procure ir imponiendo un silencio absoluto en la sala antes de empezar su exposicin. Si
lo juzga conveniente puede solicitar permiso para empezar, pero... Dese un poco de importancia!
Domine la situacin! Cuente mentalmente hasta tres... salude al auditorio con cordialidad, sin usar
frmulas vacas (del tipo: respetable pblico o estimado pblico), e inicie su presentacin con
entusiasmo, evitando empezar a hablar sin energa o con vaguedades. No se supone que es Vd.
como un coche de Frmula Uno?, pues: arranque como un profesional altamente cualificado y de
contrastada experiencia!

Empiece por lo ms fcil: hay alguien que no sepa decir a la perfeccin algo sobre s mismo? Como
ver, no puede tratarse de nada ms cmodo para Vd., ya que slo tiene que responder a las
siguientes sencillas preguntas: Cmo se llama? A qu se dedica? Cual es su experiencia
profesional? y Qu tiene que decir sobre el tema concreto que ha venido a presentar?

Omita hacer cualquier comentario obvio o trivial sobre los valores de la puntualidad; tampoco haga
referencias o exprese su contrariedad por la ausencia de alguna/s persona/s; ni haga confidencias
pblicas con alguno de los presentes (que a la mayora de los asistentes no les interesan). Y ahora,
mucho cuidado!, no empiece Vd. pidiendo disculpas sobre algo que an no ha salido mal o
hacindose perdonar pecados que an no ha cometido, con expresiones tales como que: es la

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primera vez que habla en pblico..., que est muy nervioso... , que no est seguro de explicarlo
bien..., que no est seguro si el tema les va a interesar o no... o que no ha tenido tiempo de
preparar la exposicin.... No haga perceptibles sus propias vacilaciones, dudas o temores al
auditorio; por el contrario, acte de forma resuelta, decidida y segura.

D la impresin de que va a hablar un avezado y competente profesional!

Y mientras que pronuncia sus primeras palabras, no esconda el cuerpo detrs de ningn objeto o del
mobiliario qu es lo que teme?; no rehuya la mirada o se lleve los dedos a la boca es que va a
decir una mentira?; no lea nada no es capaz de decir ni siquiera su nombre sin que tenga que
leerlo?; no hable en voz baja es que le pasa algo a su voz?; no acelere la velocidad de su discurso
tiene mucha prisa por terminar?; ni se haga acompaar todava de ningn medio audiovisual.
Porque si lo hace as, pondr pblicamente de manifiesto que est inseguro!, y que parece que lo
que realmente desea es... pasar desapercibido y que no le vean, ni le oigan, ni se enteren de lo que
Vd. va a decir...

Haga su presentacin a cuerpo limpio y en medio del ruedo. Sea torero! y diga claramente y con
seguridad quien es Vd., de donde viene y por qu razn est en condiciones de realizar una
adecuada exposicin sobre el tema en cuestin, Intente dejar claro desde el principio que Vd. es una
persona suficientemente capacitada para hablar sobre el tema para el que le ha sido concedida la
palabra, en razn de sus responsabilidades, trabajos, estudios, experiencias o conocimientos.

La mayora de los auditorios prefieren mantener una relacin afable e informal con el presentador.
Est bien, plantela as!, pero sin arrogarse excesivas familiaridades, porque cuanta ms cortesa y
educacin demuestre hacia los receptores de su mensaje, ms respeto obtendr de ellos.


Ya se ha presentado... Todo est preparado. Se mantiene el silencio en la sala. El auditorio est
pendiente de las primeras palabras de su discurso propiamente dicho. Las luces pueden bajar su
intensidad e incluso apagarse si resulta conveniente para usar con mayor nitidez algn medio visual.
Pero, ahora es cuando Vd. empieza de verdad a emitir su mensaje a los receptores!. De manera que
tenga bien claro como va a comenzar su charla y

No desaproveche los 30 primeros segundos!

...Porque ese es el tiempo medio de duracin de la atencin en las personas y tal vez no disponga de
tanta expectacin en ningn otro momento de su discurso. Atencin, es importante! No deje
escapar esta (tal vez su nica> oportunidad! El mensaje que Vd. emita durante esos 30 primeros
segundos puede marcar el xito o el fracaso de su intervencin. Como las primeras impresiones son
a menudo las ms duraderas y condicionan las futuras relaciones con los dems, durante esos 30
segundos... hable como los ngeles, explicando sin demoras la causa de su presencia en el acto y el
objetivo o el mensaje principal de su discurso; porque comunicar sin objetivos claros y explcitos es
como viajar sin un lugar de destino, o como deca Sneca: no existen vientos favorables para
aquellos que no saben donde van.

Explique de forma breve y clara cual es el propsito principal de su discurso. El trasunto de lo
primero que digamos debe ser: Oigan! Escchenme, lo que voy a decir tiene inters para
ustedes! Con suavidad vaya comprometiendo al auditorio con sus propios objetivos, teniendo muy
claro que lo que debemos perseguir en estos momentos iniciales es captar la atencin, al menos,
despertar la curiosidad del auditorio.

Se afirma que las personas forman el 90 % de su opinin sobre un orador durante el primer minuto;
transcurrido ese tiempo, la mayora del auditorio tendr ya un juicio sobre Vd. Y si no ha
aprovechado adecuadamente su tiempo, si no ha conseguido establecer una corriente positiva con
su auditorio, habr roto el primer puente por donde debera transitar su mensaje; despus le ser
muy difcil levantar su intervencin. Porque la primera impresin es la que vale...!

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7.4.3. Esquema/Reglas

Los oyentes y Vd. van a permanecer juntos durante un rato. A quien no le gusta saber por qu
caminos conceptuales o empricos va a transitar y qu cosas va a descubrir?. Quin no lee el
programa de mano cuando asiste a un concierto, para documentarse mejor acerca de lo que va
escuchar?. Facilite Vd. las cosas a los presentes, explicando no slo lo que va a decir, sino tambin
cuanto tiempo le llevar decirlo, y qu medios audiovisuales emplear. Utilice un esquema o ndice
sencillo y claro para explicar las principales ideas que va a exponer y los lugares conceptuales que
va a visitar. Si en los viajes en coche se aconseja hacer uso de los planos de carreteras, en las
presentaciones... utilice tambin un cuaderno de ruta.

Marque cuanto antes las reglas del juego respecto de las preguntas, las interrupciones, el
tratamiento, los apuntes o la documentacin que va a ser distribuida, las prcticas que van a ser
realizadas o cualquier otra singularidad de su presentacin. Se trata de que todo el mundo sepa de
antemano cuando y cmo puede o debe intervenir, si convendr o no tomar notas, o cualquier otra
incidencia relacionada con su discurso. Conceda la palabra cuando as lo soliciten los receptores de
su mensaje, pero cuidando que por este motivo no le interrumpan continuamente o con excesiva
frecuencia, ya que corre Vd. el peligro de que le rompan el hilo de su discurso. Primero finalice la
idea que estaba desarrollando (que se supone que interesa a todos); y despus ceda la palabra al
interlocutor que se la ha pedido (para aclarar un tema que supuestamente le interesa a l).

7.4.4. Desarrollo

Despus de haber introducido el tema, cntrese en l y diga cuanto tenga que decir para desarrollar
adecuadamente su mensaje a lo largo de un discurso donde deben reinar el orden, la conviccin y la
seguridad. No se olvide de nada... expngalo sin que decaiga su entusiasmo, recurriendo a todas las
facultades humanas (moviendo os sentimientos del auditorio desde el tono reflexivo hasta el humor,
y desde el sentimiento hasta la razn), y hablando como si estuviera charlando con el auditorio.

Pronuncie su discurso sin memorizar y sin leer. Por favor! convnzase de la conveniencia de no leer
nada. As como nunca aprender a nadar si no se suelta del borde de la piscina,
nunca llegar a ser un buen presentador hasta que no confe en que puede hablar sin necesidad de
leer o consultar permanentemente las notas de su discurso. Piense adems, que lo que
habitualmente se escribe est hecho para ser ledo... pero no para ser dicho. Haga la prueba. Intente
leer en voz alta una noticia cualquiera del peridico no le suena raro? verdad que Vd. no habla
habitualmente as? Y aunque no hay regla sin excepcin, suele afirmarse que la peor conferencia
hablada es preferible a la mejor de las escritas.

Domine a la perfeccin la materia sobre la que se ha de basar su presentacin, pero no se aprenda
nada de memoria. Se imagina lo que sucedera si de repente... se le olvidara una sola palabra? El
desastre, tan temido! Por lo tanto, improvise (no repentice) teniendo las ideas muy claras y
expresndolas con naturalidad y con sus propias palabras. Animo! Hay que tener confianza en la
propia capacidad de recordar y comprobar que cuanto ms seguro est de s mismo y ms inters
ponga, menos esfuerzo le costar retener las ideas.

No le faltarn palabras, si le sobran ideas!

Tenga en todo momento presente que su compromiso no debe limitarse a decir lo que debe decir,
sino... cmo debo decirlo para que todo el mundo lo entienda? Por consiguiente, intente crear el
clima ms favorable a la comunicacin que le sea posible. Esfurcese en captar la atencin del
pblico y despertar su curiosidad, utilizando cualquier argumento sobre lo ms inslito, interesante,
emocionante, dramtico o divertido de su tema. Permtase alguna licencia y haga uso de todas las
ayudas que puedan serle de utilidad: recurra a ancdotas o experiencias propias, objetos, refranes,
humor, citas o frases clebres, efectos pticos o acsticos, o cualesquiera otras cosas que
provoquen o que llamen la atencin del auditorio. Cree asociaciones de ideas. Cuntelo con
manzanas o con proverbios chinos. Pero, sea imaginativo y hgalo ameno! ... Cualquier cosa le
servir (trate de inventar imgenes exageradas e incluso haga uso de objetos -cuantos ms sentidos
puedan aplicarse, mejor-), siempre que tenga la suficiente habilidad para alimentar con ella la

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natural voracidad de los receptores. Comen de todo... con tal de que sea original, est bien
presentado y tenga inters por su contenido.

Utilice sus anzuelos!

Venda ideas. Intente explicar por qu razn el argumento de lo que va a exponer tiene inters para el
auditorio. Qu ventajas van a obtener quienes le presten atencin?

En qu medida se vern recompensados aquellos que e dediquen su atencin y su tiempo? Ha de
lograr la mxima atencin del auditorio, anticipando que lo que va a decir a continuacin: tiene el
mayor inters, es un tema muy novedoso o est de rabiosa actualidad. Destaque todo lo que pueda
los aspectos positivos de su discurso, ntimamente convencido de que est promocionando un
buen producto o defendiendo una buena idea, porque eso facilitar extraordinariamente la
comunicacin.

Los ejes de inters de los acontecimientos son directamente proporcionales a a circunstancia de que
stos sean: inhabituales, imprevisibles, no finalizados, de un entorno prximo, personalizados
(individualizados) y crebles. Pues bien, explote estos conocimientos en su favor, planteando temas
que posean estas caractersticas.

Pinte cuadros!

Establezca comparaciones y presente ejemplos de forma que se facilite a comprensin de las ideas.
Tenga en cuenta que un concepto o un mensaje se recuerda en la medida en que se pueden
visualizar las palabras que lo describen, as que hable con imgenes!. Cualquier ancdota,
metfora, parbola o situacin imaginaria puede servir. Pngalas a su servicio! Cjalas! y
establezca comparaciones. Las analogas son tan abundantes como larga sea su imaginacin, y
estarn al alcance de su mano, siempre que la ocasin sea propicia y lo permita el argumento de su
discurso, cuidando de no confundir al auditorio, ni recurrir a obviedades o frases hechas que puedan
banalizar las ideas que se exponen.

Exponga la seccin principal o el cuerpo bsico del discurso, cuidando de colocar una idea despus
de otra de forma ordenada, segn una secuencia lgica que facilite su comprensin. Encadene con
fluidez unas ideas con otras, porque solo aprendemos sobre la base de lo que ya sabemos.
Desarrolle los temas echando aceite (no arena) en el engranaje de su exposicin; y marque
claramente las transiciones para diferenciar bien los distintos apartados. Intente que las relaciones
entre las ideas sean lgicas (destacando primero la idea principal y desarrollando luego las ideas
secundarias), con un orden significativo tal que el receptor no se vea obligado a realizar un esfuerzo
adicional a fin de reordenarlas u organizarlas en su cerebro. Procure no perderse en ideas
subordinadas, innecesarias, superfluas o irrelevantes que pueden llevarle muy lejos de su argumento
principal confundiendo al auditorio. No se meta en terrenos pantanosos de donde despus le ser
muy difcil salir... Y si se pierde, vuelva cuanto antes al guin de su pelcula.

D las ideas bien masticadas... Se digieren mejor!

Utilice la tcnica de la lupa o de las aproximaciones sucesivas de forma coherente. Pase de los
conceptos ms simples a los ms complejos; de los genricos a lo especficos; de los generales a los
particulares. Verdad que Vd. no entra en el dormitorio de su casa antes de abrir el portal de su
finca...? Vaya abriendo una a una las puertas de su discurso en un orden lgico, utilizando frases
cortas, como si fueran llaves sencillas ...

Entretanto, piense que despus del esfuerzo que ha realizado para lograr captar la atencin del
auditorio durante la introduccin y la exposicin de los objetivos, no puede ahora perderla bajando la
guardia. Por el contrario,

Debe conservarla! Porque la atencin no se la van a regalar, sino que hay que merecerla cada
minuto.


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D tiempo a los asistentes para asimilar los conceptos aportados. Evite que se cansen o se pierdan
en medio de su discurso. De vez en cuando haga una pausa, recapitule mediante resmenes
intermedios, utilizando un sumarizador y consultando el esquema o ndice inicial. Una repeticin
realizada con habilidad y en el momento adecuado ser de gran ayuda para que se comprenda y
retenga lo anteriormente expuesto. No tema repetir, d una visin general de los puntos
fundamentales de su exposicin, utilizando un sintetizador que le permitir dar una idea global de
cmo se relacionan entre s todas las ideas que componen su discurso. Asegrese de que los
oyentes han conseguido captar plenamente su mensaje. La mayora de los asistentes se lo
agradecer: tanto los que han comprendido bien de lo que Vd. ha dicho, porque podrn tomarse un
respiro; como los que no, porque podrn enterarse ahora de lo que anteriormente les haba pasado
desapercibido.

Deje respirar al auditorio!

Haga un buen uso de las pausas y utilice cortos silencios durante la charla. Pueden servirle para
aadir energa y consistencia a lo que acaba de decir; marcar el final de algn argumento y
comprobar qu reaccin ha producido en el pblico; crear expectacin acerca
de algo que va a decir a continuacin; o dar tiempo para reflexionar sobre lo que se acaba de decir.
No intente llenar las pausas con sonidos (ahhh, ummm, ehhh). Las pausas ni son tan largas
como les parece a los presentadores, ni son percibidas tan negativamente por los receptores cuando
estn bien administradas.

No tenga miedo a los silencios controlados!

Acte siempre con la mxima franqueza y de antemano, ponga las cartas boca arriba, descubriendo
las objeciones negativas que se le puedan hacer a sus argumentos, porque cuanto ms honrado
parezca, ms credibilidad tendr entre la audiencia. Adelntese a las preguntas! Exponga las
debilidades y servidumbres que puedan contenerse en su exposicin, antes de que en el coloquio, en
la discusin o en el turno de preguntas las saque a la luz alguno de los presentes, dejndole a Vd. en
evidencia con cuestiones tales como: no se ha dado Vd. cuenta de que se ha pasado por alto el
hecho de que...? o por qu no lo ha hecho Vd. de esta otra manera que parece ms lgica o
razonable...?.

Sea honrado y precavido!

Controle al auditorio. Mantenga una suave disciplina (mano de hierro en guante de seda),
fortaleciendo el cdigo de seales con aquellos sectores o elementos del pblico que parezcan
desentenderse de su exposicin. No les llame pblicamente la atencin (no son nios), slo
esfurcese en dedicarles el discurso casi en exclusiva durante unos momentos. Que ellos noten
que Vd. est en esos momentos especialmente interesado en reestablecer la comunicacin perdida!

Reaccionarn positivamente a sus mensajes!

Como Vd. es un ser humano (no una mquina) puede ocurrir que su mente se quede bloqueada
durante unos segundos o que tenga alguna ausencia repentina. No se agarrote, ni se quede callado
esperando que le vuelva la inspiracin.., todos tenemos un tope de prdida (o de errores tolerados);
as que procure reaccionar con la mayor naturalidad, e
incluso haga alguna broma de ello, expltelo en su favor!, aadiendo un punto de alivio a la tensin
general.

Esta debilidad le har parecer ms humano (a todos nos puede suceder, y de hecho nos sucede de
vez en cuando). Haga frente a esta circunstancia con la mayor naturalidad, recurriendo a una frase
preparada, que recuerde que lo perfecto no funciona.

Adapte su mensaje al auditorio. Evite impresionar mediante el uso de un lenguaje atildado, refinado y
grandilocuente; por el contrario, emplee frmulas naturales, sin afectacin; aproxmese ms a la
forma normal de hablar, que al lenguaje escrito. Porque a diferencia de cuando escribirnos, cuando
hablamos no se nos exige la perfeccin semntica; as que cuando se atasque, no se detenga!,
siga adelante, y salga rpidamente del paso. Olvdese de la palabra exacta, de la idea precisa o la

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frase adecuada y utilice cualquier otra palabra coloquial, frase o idea alternativa con la que logre
hacerse entender.

Pero como tampoco parece que el silencio sea muy rentable, cuando tenga alguna laguna procure
no permanecer callado, y durante unos 15 20 segundos divague utilizando adverbios largos o
expresiones ambiguas tales como: ... evidentemente, parece entonces desprenderse de lo dicho,
que no hay muchas dudas acerca de la conveniencia de que deben tenerse tambin obviamente, en
cuenta algunos otros aspectos, claramente ms o menos relevantes, segn el punto de vista que se
adopte o la perspectiva en la que nos posicionemos ... a fin de ganar tiempo, mientras que pone su
cerebro a trabajar para recuperar el hilo del discurso, encontrar la palabra o hallar la idea exacta que
acaba de perder.

7.4.5. Conclusiones/Recomendaciones finales

Como Vd. ya ha debido exponer (con el detalle que haya sido necesario) todos sus argumentos o sus
explicaciones, puede ahora mandar que se enciendan las luces, (si as lo desea o si ya no va a hacer
uso de ningn medio audiovisual). Haga ahora una transicin un poco ms larga. Y pregntese:
sobre todo lo que Vd. ha dicho con anterioridad... Qu podra destacar? Recuerde la tcnica
empleada en los telediarios <primero se dice lo que se va a decir; luego se dice; y finalmente se dice
lo que se ha dicho...). Haga un resumen o una sntesis de lo expuesto, poniendo especial nfasis en
remarcar las conclusiones finales.

No olvide que despus de haber conservado la atencin del auditorio durante el desarrollo del
discurso, Debe ahora convencer! Piense que las ltimas palabras sern las que se recuerden
durante ms tiempo y que la importancia de un buen final, solo es superada por la importancia de un
buen principio. Se trata de que Vd. exponga con brevedad y contundencia las conclusiones
principales que pueden extraerse de su discurso. Por lo tanto, haga un resumen de los puntos ms
importantes que se han tratado durante su disertacin.

Una vez expuestas las conclusiones, Conviene adems proponer o recomendar al auditorio alguna
decisin o accin concreta? Diga lo que quiere que se haga o que se piense. Este es el momento de
sacar al pez del agua! ... con contundencia, para que no se escape. Solo falta un ltimo tirn y el
objetivo se habr alcanzado...

Proponga lo que desea!

Utilice una frase ingeniosa o vigorosa para terminar su discurso!. Procure no ir bajando poco a poco
el pulso de su voz o perderse en frases subordinadas, que hacen interminable el discurso e
impacientan a los presentes. Finalice su exposicin como hacen algunos compositores. Deje bien
claro que ha terminado su exposicin. Que se note que acaba Vd. de poner el punto final!

Probablemente el defecto ms extendido entre los presentadores sea el no ceirse al tiempo
establecido, y no hay nada que incomode ms a los que escuchan que pase el tiempo previsto, y Vd.
siga y siga hablando ms all de lo que anunci que iba as hablar. As que:
cuando tema que va a sobrepasar la duracin prevista es preferible que suprima una de las partes
centrales del discurso, pero nunca el principio o el final.

Atento al reloj!. No se obsesione con llenar todo el tiempo disponible. Si con anterioridad su
discurso ha sido claro e interesante puede permitirse adems adornarse con el bonito broche de la
brevedad. No tiene por qu consumir todo el tiempo, ni prolongar su exposicin ni un minuto ms de
la hora establecida. Que nadie tenga que consultar la hora! Si quieren ms.., ya se lo pondrn de
manifiesto durante el turno de preguntas, de momento ...

Deje hambriento al auditorio!

No le querernos engaar, la tarea (al principio) no es fcil y a pesar de los ensayos, el lmite lo
pondr su propia capacidad. Pero ya sabe lo que debe hacer: en primer lugar tiene Vd. que dar la
talla...; despus, ha de mantener el tipo (no baje el listn)..; y s lo consigue...

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Enhorabuena por su xito!

7.4.6. Preguntas

Ya ha terminado su exposicin. Y como no es aconsejable que el acto finalice a oscuras, ordene que
se enciendan todas las luces (si no lo hubiera hecho con anterioridad, en el momento de presentar
sus conclusiones). Solicite ahora el punto de vista y la participacin del auditorio, para lo cual
conviene que conozca Vd. los diferentes tipos de preguntas que existen, y que recuerde cmo deben
ser tratadas las preguntas y qu recomendaciones debe seguir en esta parte de la presentacin.

Debemos saber que existen preguntas abiertas y cerradas. A las primeras, que tienden a centrarse
en los sucesos, procesos, significados o motivos, y que generalmente se nos formularn empezando
por palabras tales como Qu opina Vd. sobre...? Cmo se debe hace para...? o Por qu razn...?
no debemos responder con excesiva brevedad, ya que se espera que nos extendamos un rato en la
respuesta. Conviene que se nos formulen en los primeros momentos para iniciar la conversacin y
animar el debate. Por el contrario, las respuestas cerradas, que se utilizan para recabar informacin
de forma muy rpida mediante preguntas tales como Cuando? Donde? o Quien?, pueden y
deben ser respondidas con una respuesta corta. Este tipo de preguntas son las ms apropiadas para
cerrar el turno de preguntas

Las preguntas adems de poner de manifiesto el grado de inters que hemos logrado despertar entre
el auditorio, constituyen una parte esencial de la comunicacin, ya que gracias a ellas se puede
obtener informacin nueva o ampliada, verificar y clarificar la existente.

A no ser que tenga Vd. una poderossima razn para hacerlo, evite poner en evidencia a sus
interlocutores, abstenindose de reformular preguntas directas o dando por supuesto que las
personas que forman el auditorio son unos ignorantes, slo porque no conocen (o no recuerdan)
ciertos datos, cifras o experiencias de las que Vd. est al cabo de la calle. No dude de la inteligencia
del auditorio! Adopte un comportamiento que favorezca la empata, asumiendo actitudes de
tolerancia y comprensin. No abuse de la autoridad moral que le concede poder otorgar y quitar en
uso de la palabra (salvo cuando intenten hablar varias personas a la vez o se suscite una agria o
violenta discusin entre el auditorio).

Tampoco divida innecesariamente al auditorio en grupos de intereses antagnicos. Tenga especial
cuidado con determinados temas de naturaleza poltica, deportiva, racial, religiosa o de profundo
arraigo popular. No caiga en la tentacin de improvisar sobre la marcha chistes fciles que puedan
ridiculizar o despreciar las creencias, las convicciones, conocimientos o las costumbres de muchas
personas. No se arriesgue a contar un chiste de chinos donde haya orientales! Est bien que trate
Vd. de ser ingenioso, pero no se haga el gracioso

Procure parafrasear los contenidos de las preguntas ... lo que Vd. quiere decir es que... ?,
proporcionando a su interlocutor seales inequvocas de que ha escuchado con inters la pregunta,
mientras gana tiempo para organizar mentalmente la respuesta. Pregunte sin temor para ampliar a
pregunta. Despus, intente tambin proyectar las consecuencias, demostrando al interlocutor que se
ha dado cuenta de hacia donde apunta el contenido de su pregunta ... de modo que eso nos podra
servir para ...? Y finalmente deje que su interlocutor se exprese con entera libertad, hacindole llegar
(por medio del lenguaje no verbal) su inters por seguir escuchando sus dudas o razonamientos.

Recuerde adems, que existen otros muchos obstculos en el proceso de la comunicacin, tales
como: despreciar a su interlocutor; el hecho de no dirigir la mirada; las expresiones faciales y
corporales inadecuadas; el tono montono o sin inflexiones; dar excesivas explicaciones que
agotan el tiempo disponible e impiden la participacin; usar ironas, sarcasmos o veladas
acusaciones; prescindir del mensaje no verbal (cruzar los brazos o poner cara de fastidio);
interrumpir la pregunta antes de que se finalice; e ignorar los mensajes o argumentos del interlocutor.

Piense que por el contraro, son tcnicas facilitadoras de la comunicacin: conceder la palabra
nombrando a la persona; adoptar una postura abierta a las nuevas ideas o enfoques; las miradas
dirigidas al interlocutor mientras est formulando la pregunta; la proximidad fsica; los gestos de

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atencin e inters (la concentracin o el asentimiento a lo que se est argumentando); aceptar los
sentimientos (no necesariamente las razones) del interlocutor; el tono de respuesta ms conciliador y
cordial que el de la pregunta; decir siempre la verdad (a nadie le gusta que le cuenten mentiras);
estimular la exposicin de diferentes puntos de vista (preguntar para ampliar); tomar conciencia del
problema que se le plantea (busque lo que desean decirle, ms que lo que le dicen); usar
expresiones positivas de forma cordial, respondiendo de forma activa y emptica (repita lo que le
dicen para demostrar que lo ha entendido); cuidar el lenguaje no verbal, poniendo de manifiesto su
inters a travs del tono de voz y del lenguaje corporal (use mensajes no verbales de aliento); y tratar
de llegar a un acuerdo comn con el interlocutor.

A pesar de ello, siempre se le formularn cuestiones difciles de contestar y que requieren de un
tratamiento especial. En estos casos, es especialmente recomendable recurrir a algunos trucos
que le permitan responder airosamente. Estos recursos pueden ser: repetir la pregunta (a fin de
ganar tiempo para ir hilvanando la respuesta); elogiar la pregunta (para predisponer a su favor a
quien la haya formulado); enmarcar la pregunta (para llevarla al terreno que Vd. ms domina);
responder con brevedad y concisin <para no enredarse en argumentos subordinados); y (slo
cuando est satisfecho de su respuesta) comprobar la fidelidad de la comunicacin (para que
pblicamente quede claro que ha respondido bien).

No tenga especial temor a las preguntas farragosas de muy largo planteamiento (son ms
peligrosas las preguntas cortas), dado que: tendr ms tiempo para responderlas; podr elegir
cual es el aspecto que ms le conviene atender; y al final, lo que est Vd. respondiendo
corresponder a algunas de las muchas cuestiones que se le hayan planteado. En el caso de
preguntas mltiples, empiece respondiendo la que mejor se sepa, y as sucesivamente, dejando
para el final la ms complicada para Vd. (incluso a veces si la omite, pocas personas se darn
cuenta).

En algunos otros casos... cuando se trate de cuestiones mal intencionadas, no se enfrente
directamente con quien la haya formulado. Recuerde que aunque Vd. lleve razn, generalmente el
auditorio estar ms de parte de un miembro de su grupo <los receptores) que de Vd. No entre al
trapo de discusiones que le puedan desestabilizar, sea sutil en la
respuesta y discrepe con cordialidad y respeto, no exenta de firmeza (nunca con enojo, aunque la
pregunta se lo haya provocado). En los casos de mxima tensin, acte con profesionalidad y no se
inmute (ni una arruga en el traje), ni se irrite, Desve a pregunta! (a veces no tendr ms remedio
que tragarse algn sapo que le enven desde el auditorio). Y salvo cuestiones que deba
necesariamente contestar de forma directa y enrgica para defender su propia dignidad o
profesionalidad, responda a una imaginaria cuestin ligeramente distinta a la planteada, pero que le
permita salir airoso del trance.

Procure no pensar nunca en el auditorio como en un conjunto de personas que estn en contra suya
o como un enemigo con el que hay que enfrentarse; por el contrario, la mayora de las veces est
constitudo por personas bienintencionadas (ms deseosas de aprender que de meterse con el
orador), e incluso algunas, hasta compresivas con los presentadores que estn un poco nerviosos.
Tenga en cuenta que si preguntan o expresan desacuerdos le estn demostrando su inters por
cuanto Vd. acaba de decir o desean enriquecer nuestro propio punto de vista agradzcaselo!.

Adems de estos consejos generales, conviene que Vd. se conozca bien a s mismo, que sepa
cuales con sus puntos fuertes y dbiles, y que trate de saber como le ven los dems. Por tanto,
aplique su tecnologa de punta <su sentido comn) de forma concreta en cada presentacin, ya que
as como no hay una partida de ajedrez que sea igual que otra, las presentaciones son irrepetibles.
Recuerde que tambin cada toro tiene su lidia!

7.4.7. Despedida

Ha finalizado ya su exposicin. Despdase con brevedad (no se alargue en demasa) y cortesa,
agradeciendo a los organizadores o responsables del acto su invitacin, y a todos los asistentes su
presencia, la atencin prestada a sus palabras, as como sus preguntas, intervenciones,
comentarios, reflexiones o aportaciones durante el desarrollo de la exposicin o en el debate.

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Tampoco se olvide que debe ofrecer ayuda y colaboracin futura, ponindose a disposicin de todos
los presentes. Finalmente, salga de la sala con calma y seguridad, procurando no dar sensacin de
huida.

7.5. LAS AYUDAS AUDIOVISUALES

Son muy diversos los factores que influyen sobre la percepcin del mensaje, pero sin duda, la vista
es el sentido que usamos con mayor frecuencia. Por esta razn y para reforzar sus argumentos Vd.
puede y debe hacer uso de aquellas ayudas audiovisuales que contribuyan a transmitir cualquier
mensaje con mayor evidencia y comprensin, tales como pizarras, cintas magnetofnicas, carteles,
rotafolios, proyector de transparencias, diapositivas o video-TV. Pero tenga siempre presente que el
uso de estos medios tiene por objeto apoyar su discurso, no sustituirlo.

De hecho, todas las personas que nos van a escuchar esperan que se utilicen medios audiovisuales,
porque no solo ayudan a controlar la reunin, sino que adems, mantienen la atencin y el inters del
pblico en la medida en que los mensajes se comprenden con mayor rapidez y profundidad, se
reduce la retrica, se evitan repeticiones, se desvan las miradas del presentador y se destacan los
puntos esenciales. Todas estas tcnicas, que lubrifican los canales de comunicacin entre el emisor
y los receptores, le servirn a condicin de que haga de ellas un uso apropiado.

No utilice estas ayudas slo porque resulten atrayentes o estn de moda, pues hay ocasiones en
que no son necesarias, y manejarlas torpemente puede resultar muy contraproducente. En
primer lugar prepare con detenimiento el contenido de su presentacin, y despus piense con
tranquilidad si verdaderamente es conveniente o no hacer uso de las ayudas.

No olvide (en el caso de que se decida a utilizar estas ayudas) que la primera condicin que debe
cuidar es:

Que se vea bien!

...Lo que no solo depende de una imagen ntida y clara, sino tambin del tiempo de exposicin. No
tenga prisa, d Vd. tiempo a que los presentes puedan empaparse bien de lo que se est
exponiendo. No las ha confeccionado Vd. para que sean vistas y entendidas?. Pues entonces,

No ponga y retire las ayudas visuales a toda velocidad!

No se trata de demostrar que se ha tomado la molestia de elaborarlas, se trata de que cumplan bien
su papel y sirvan para que, gracias a ellas, se refuercen sus argumentos o para que contribuyan a
hacer ms comprensibles sus ideas (conceptos, principios o procedimientos), experiencias o
resultados. Los receptores de su mensaje no son cmaras fotogrficas que pueden recoger
instantneamente sus ayudas visuales; por el contrario les agrada contemplar con detenimiento todo
lo que se les expone y necesitan tiempo para comprender y asimilar su contenido.

Son muy variados los medios de apoyo de los que puede disponer el presentador para hacer ms
efectivas sus exposiciones, pero solo por citar a los ms conocidos y utilizados, mencionaremos los
siguientes:

7.5.1. Pizarra

7.5.2. Rotafolos o flipchart

7.5.3. Proyector de diapositivas

7.5.4. Video-TV

7.5.5. Proyector de transparencias


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Trataremos a continuacin de hacer una breve descripcin acerca de las ventajas e inconvenientes
se derivan del uso de los mismos, especialmente en lo que se refiere al retroproyector de
diapositivas.

7.5.1. Pizarra

La pizarra constituye la ayuda tradicional del orador, y an hoy resulta muy til para demostraciones
dinmicas, ya que: aade accin a la escena; permite que se pueda corregir sobre la marcha lo
anotado; y facilita que se tomen notas o apuntes para seguir pormenorizadamente cualquier
razonamiento. Pero tenga tambin presente que debe: estar instalada lo suficientemente alta y
segura (compruebe que est bien fijada, que puede verse desde todos los asientos y que no produce
reflejos deslumbrantes); cuidarse el tamao y el tipo de letra (conviene usar preferentemente
maysculas); no sobrecargar la pizarra de informacin; limpiarla cuando haga las transiciones; y
evitar en la medida de lo posible dar la espalda durante demasiado tiempo al auditorio.

Respecto al trabajo en la pizarra merece la pena hacer algunas otras observaciones, ya que tambin
debe: dejar tiempo para la gente tome notas; escribir rpidamente y hablar despus; escribir de
izquierda a derecha y de arriba abajo; borrar lo escrito oportunamente (cuando ya no le sirva), porque
lo escrito olvidado en la pizarra estorba mucho; emplear abreviaturas conocidas; y tener cuidado
con la distribucin de los textos o los cuadros en la pizarra.

Tenga en cuenta que el trabajo de pizarra corresponde en exclusiva al presentador, y que slo en
casos realmente excepcionales puede existir una justificacin para que una persona del auditorio se
levante y salga a la pizarra para escribir o dibujar algo, ya que puede ocurrir que el timn de la
exposicin pase a manos de esa persona en detrimento del presentador.

7.5.2. Rotafolios (o flipchart)

El rotafolios permite preparar el material antes de la charla, sin que sea necesario borrar lo escrito,
facilita volver rpidamente a una cuestin anterior y puede causar la sensacin de que se est
improvisando (siempre que se prepare anticipadamente lo que desee escribir o dibujar). Tambin
gracias al rotafolios puede mantenerse viva y contnuamente presente la idea principal a 19 largo de
todo el discurso, separando las hojas y fijndolas en la pared de la sala.

El papel blanco del rotafolios da un aspecto ms amable a la presentacin, y carece del olorcillo
peculiar de la escuela parvularia que tiene la pizarra. El papel contribuye a hacer ms clara la sala y
ms legible lo que est escrito en l. Adems, se puede escribir con rotuladores de diferentes
colores.

No obstante, el flipchart presenta otros inconvenientes, como por ejemplo, el menor espacio para
escribir, lo que limita notablemente su uso para grandes auditorios y obliga a utilizarlo solo para
escribir las palabras clave o los puntos ms importantes.

7.5.3. Diapositivas

Las diapositivas resultan tiles para exhibir procesos paso a paso, aaden colorido a la escena y
permiten reflejar la realidad con mayor fidelidad que los dems medios. El uso del proyector de
diapositivas se recomienda sobre todo cuando se trata de explicar temas con gran detalle o material
extenso y complicado. Pero tienen el inconveniente de que: hay que oscurecer el local <que puede
convertirse en una sala de exposiciones cinematogrficas); no pueden ser corregidas sobre la
marcha; hay que tener cuidado con la mecnica de la proyeccin (por lo que se refiere a una
distancia inadecuada, las posiciones invertidas o las secuencias alteradas); hacen ruido a causa del
ventilador; y hay que cuidar que el armazn


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del aparato no obstaculice la visin.

Puede ser tolerable cierta deformacin en la imagen producida por la asimetra entre los planos del
foco y la pantalla, dado que se trata ante todo de facilitar la transmisin de conocimientos o de
informacin y no de producir el mximo placer esttico.

7.5.4. Video-TV

El uso de video - TV hace posible que se sincronicen sonido y movimiento, a la vez que despierta
habitualmente mayor inters o la atencin del auditorio (acostumbrado a los mensajes televisivos);
por este motivo se supone que mediante esta ayuda audiovisual se aumenta la capacidad de
aprendizaje, y que sus posibilidades de aproximarse a la realidad son casi ilimitadas; pero recuerde
que no debe utilizarse con exceso, ya que resta mucho protagonismo al presentador (que con
frecuencia pasa a un segundo trmino y puede convertirse en un elemento ms del auditorio). La
elaboracin de este tipo de material requiere muchas horas de trabajo y la colaboracin de equipos
multidisciplinarios.

7.5.5. Retroproyector de transparencias

El retroproyector es una de las revoluciones ms notables aportadas al mundo de los medios
audiovisuales y constituye una ayuda visual de uso habitual. Es uno de los pocos aparatos que ha
sido diseado con fines estrictamente expositivos. Adems, presenta como principales ventajas que:
es el nico aparato que permite manipular, modificar, aadir o quitar informacin durante la
proyeccin; permite dirigir la participacin mientras se proyecta (siempre se est de cara al auditorio);
es sumamente flexible y puede usarse en una gran variedad de situaciones didcticas o expositivas.

Por otro lado, las transparencias resultan fciles de confeccionar (respetando las caractersticas de
claridad, visibilidad y simplicidad); permiten incorporar color (iluminar las transparencias o
usarlas de color!) y sucesos secuenciales (superposicin); puede comenzarse con una en blanco e ir
despus aadiendo informacin (como si de una pizarra convencional se tratara); se pueden corregir
sobre la marcha; y son muy tiles como guin oculto del discurso para el orador. Una ventaja peculiar
de las transparencias es que su mecnica expositiva permite obtener ayudas notables para el
desarrollo del discurso del presentador, siempre que se conozcan y dominen bien los diversos
trucos que con ellas pueden prepararse.

Muchos expertos consideran al retroproyector de transparencias como el soporte ms efectivo para
comunicar informacin, tanto en presentaciones formales, como en reuniones de trabajo,
principalmente porque permite en todo momento mantener el contacto visual con el auditorio, Incluso,
en caso de necesidad, puede utilizarse como pizarra escribiendo sobre un acetato en blanco o
aadiendo informacin a cualquier transparencia ya elaborada.

Respecto de los variados trucos de las transparencias debe familiarizarse con: el uso del strip
tease (que crea expectacin y centra la atencin), las anotaciones o chuletas al margen (donde
pueden copiarse cifras, frmulas o ideas), y los textos transparentes (que pueden leerse fcil y
cmodamente sin que puedan ser visualizados simultneamente por el auditorio).

A la hora de confeccionar transparencias de calidad recuerde que: solo debe incluir una idea en cada
transparencia; debe hacerse entender con claridad resumiendo al mximo la informacin que desea
trasmitir; no debe usar ms de cinco o seis palabras por lnea, ni ms de cinco o seis lneas por
transparencia; evite el uso de abreviaturas; debe escribir el texto con letra grande de un solo tipo,
combinando intencionadamente maysculas y minsculas; normalmente de forma apaisada (en
horizontal) puede incluirse ms informacin que de forma vertical.

Como recomendacin general a cualquier tipo de ayuda visual que utilice elementos luminosos, debe
recordar que no ha de cruzar el haz de luz, interponindose entre el punto emisor y la pantalla.


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No debe hacer sombras sobre la pantalla!

Procure no mantener la pantalla iluminada en blanco (proyector o retro encendido y sin proyeccin
expuesta), ya que en la medida en que las miradas del auditorio se dirijan a una pantalla vaca
(esperando un mensaje anunciado que no llega...), se desentendern de lo que Vd. pueda estar
diciendo en ese momento. Sin embargo, con un toque de interruptor podr (del modo ms natural)
dirigir la atencin hacia la pantalla o hacia Vd. segn convenga en cada momento.

Durante la exposicin se recomienda usar una mezcla de luz natural y artificial, con una intensidad
que no sea excesivamente baja a fin de evitar innecesarios cansancios. En el caso de que durante
las proyecciones con algn medio audiovisual, convenga mantener cierta intensidad de luz para
tomar apuntes, deben mantenerse encendidas las luces ms alejadas de la pantalla.

Tambin le resultar muy til utilizar un puntero para sealar (en el retroproyector, no en la
pantalla!) los datos de mayor inters o para ir guiando al auditorio a lo largo de un esquema
complejo. Evite el mover el indicador de un lado a otro, mantngalo fijo sealando el punto o el
motivo que desee resaltar, y mientras lo haga icuidado!, no se le ocurra infringir la norma
fundamental de

No dar la espalda al auditorio!.

Ahora ya se le ha explicado y sabe como ha de hacerlo. Ensaye repetidas veces la presentacin,
intente verse en video, mirarse en un espejo y grabarse en casettes; hgalo con la frecuencia que
sea necesaria hasta que est absolutamente seguro de que domina a la perfeccin las tcnicas que
le han sido explicadas (y que ya puede funcionar solo con el piloto automtico). Pero por favor, no
deje a un lado lo principal:

Preprese concienzudamente el tema que va a exponer!

Haga Vd. una muy buena presentacin sobre la base de un buen trabajo. Trabaje con una buena
materia prima; no lo confe todo a su habilidad para exponerlo, porque:

Una buena presentacin oral no hace que un trabajo sea mejor... slo que lo parezca...

7.6. ORGANIZACIN Y PARTICIPACIN EN REUNIONES

Las reuniones de trabajo constituyen un prctica habitual en todas las organizaciones, habindose
acentuado su importancia y frecuencia durante las ltimas dcadas, a causa no solo de la tendencia
a a mayor participacin de los empleados en la gestin, sino que la propia complejidad del entorno
ha impulsado la bsqueda de nuevas ideas dentro de la propia organizacin.

7.6.1. La conveniencia de convocar reuniones

La proliferacin de las reuniones de trabajo ha trado como consecuencia toda una serie de
problemas organizativos internos que, en ocasiones, han llegado a poner en tela de juicio la
efectividad del procedimiento o al menos, crear alrededor de ellas un clima de escepticismo respecto
de su utilidad prctica para informar, recoger opiniones, generar ideas, alcanzar acuerdos y otra larga
serie de aplicaciones de similar naturaleza.

Por esta causa, y ante la perspectiva de celebrar una reunin entre personas de nuestra
organizacin, lo primero que debemos planeamos es si existen o no razones lo suficientemente
poderosas como para justificar su organizacin, ya que debemos tener en cuenta que el coste de las
reuniones es la suma de los costes de oportunidad de todos los participantes (es decir, lo que stos
dejan de producir como consecuencia de que, durante su celebracin, estn ausentes de su trabajo
habitual).


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Adems con frecuencia muchas personas piensan que las reuniones pueden sustituirse con ventaja
mediante alternativas de menor coste, como llamadas telefnicas, notas internas, circulares e incluso
entrevistas personales. Asimismo es necesario revisar si las personas convocadas tienen o no algo
de aportar, si existe algo nuevo que decir, o si delegarn en otras personas menos cualificadas. En
cualquier caso,

Plantese si una reunin es verdaderamente necesaria o no!

Y una vez decidida la conveniencia de llevarla a cabo, piense bien lo que quiere hacer, planifique
cmo lo va a conseguir, de qu medios va a disponer, quien va a asistir, donde y cuando se va a
celebrar, sobre qu material se va a trabajar, las ayudas audiovisuales, los sistemas de mensajes,
etc. Es decir, organcese!

7.6.2. La organizacin

Si la reunin est justificada en funcin de los temas a tratar, el punto de partida para organizarla
ser la bsqueda de un lugar cerrado apropiado para su celebracin (olvdese de las presentaciones
al aire libre, porque resulta imposible conseguir y mantener la necesaria concentracin), para lo cual
debe verificar que la superficie es suficiente en funcin del nmero de personas que van a asistir. No
debe ser ni muy reducida (para no causar la sensacin de lata de sardinas), ni demasiado grande
(sensacin del grano en el desierto).

La forma de la mesa y la colocacin de los asistentes tienen gran influencia en la consecucin de los
objetivos que se persigan en la reunin. Las mesas tipo Consejo estn indicadas para reuniones en
las que el objetivo a alcanzar se puede conseguir mediante la aportacin de ideas y la discusin,
despus de una animada participacin. Son recomendables para grupos de menos de 10 personas.
Las mesas en forma de U resultan recomendables para grupos de hasta 20 personas, ya que
permiten un mayor acercamiento entre el informador y los asistentes, y al mismo tiempo, invitan a a
participacin.

La distribucin en forma de Aula es aconsejable para grupos grandes (superiores a 20 personas),
caso de reuniones numerosas o cursos, en los que los participantes van a necesitar principalmente
tomar notas o consultar documentacin. La configuracin en forma de Auditorio resulta eficaz en
presentaciones (tipo conferencia magistral) a grupos muy grandes (superiores a 40/50personas).

La formacin de grupos de trabajo se utilizar cuando se requiera la aportacin de ideas,
participacin activa y creatividad por parte de los asistentes. Conviene que estos grupos no excedan
nunca de las 4 5 personas.

En el caso concreto de reuniones tipo consejo de direccin, que resultan ser las ms frecuentes en
la actividad laboral cotidiana, conviene no olvidar que uno de los objetivos genricos de toda reunin
es mejorar la efectividad de las organizaciones ahorrando tiempo en el intercambio de la informacin
previa a la toma de decisiones, as que tenga cuidado con el nmero y la duracin de las reuniones,
no sea que al final se pierdan horas por intentar ahorrar unos minutos!

7.6.3. La convocatoria

Siempre que vaya a organizar alguna de estas reuniones debe ser extremadamente cuidadoso en la
redaccin del documento previo; el impreso de convocatoria. En este impreso deben incluirse
necesariamente los siguientes seis datos: 1) Fecha y lugar de celebracin. 2) Hora de comienzo y
finalizacin. 3) Persona convocante. 4) Establecimiento claro de los objetivos. 5) Orden del da, con
expresin de los asuntos a tratar y el tiempo asignado a cada uno de ellos. Y 6) Sugerencias para la
preparacin previa.

Como recomendaciones de carcter general, resulta conveniente: seleccionar bien los temas
(ordenndolos de mayor a menor importancia); hacer una adecuada eleccin de los participantes


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(que debe tratarse de reducir al mximo, y entre los que se deben incluir solo a los informantes, a las
personas cuya aportacin resulta de utilidad y a los representantes de los colectivos afectados);
elegir las mejores horas psquicas y anmicas del da (luz solar y 90 minutos despus de la comida);
procurar que la duracin de la reunin no se prolongue nunca ms all de 2 o 2,5 horas (porque el
nivel de inters y rendimiento disminuye de forma espectacular a partir de entonces, y la frecuencia
de las interrupciones aumenta); hacer coincidir la hora de finalizacin con algn momento importante
de la jornada laboral (comida o salida habitual); programar los tiempos teniendo en cuenta las
holguras (en prevencin de los imprevistos); informar con la antelacin suficiente (al menos varios
das, a fin de que los convocados puedan acudir a la reunin adecuadamente preparados para
informar u opinar); redactar la agenda de trabajo de forma muy detallada (para dejar claro qu se
desea obtener); la designacin (si fuera necesaria) de un facilitador delegado (que favorezca las
aportaciones de los asistentes); y la eleccin del notario (que puede ser rotativo) para registrar solo
los acuerdos que se alcancen en la reunin (no para anotar quien dijo qu cosa, en qu momento,
respecto de qu tema y por qu motivo)

7.6.4. Normas generales

Si debe dirigir una reunin tenga siempre presente que deber luchar contra una legin de factores
de ineficacia, como por ejemplo: la falta de objetivos claros, la preparacin inadecuada por escasez
de tiempo o por falta de motivacin; la ausencia de control durante su desarrollo; las interrupciones;
el material inapropiado o insuficiente; el uso monopolstico de la palabra por parte de unos pocos
asistentes; los retrasos e impuntualidades; las prolongaciones estriles; y el efecto billar americano
(reuniones espontneas y cruzadas en donde todos hablan con todos sobre temas, ajenos o no, al
terna de la reunin formal).

Por este motivo, durante cualquier reunin conviene que Vd. tenga presente las siguientes normas
de actuacin, respecto a cmo hablar, escuchar, proponer, manifestar su desacuerdo, buscar
informacin o informar:

7.6.4.1. Para hablar

Si es Vd. el responsable de organizar o coordinar la reunin, recuerde que se est dirigiendo a
expertos, as que: acepte los desacuerdos, no intente imponer su mayor nivel jerrquico, ni use
coacciones que bloqueen la comunicacin y sea generoso, no utilizando ms del 20/25 % del tiempo
disponible. Plantee objetivos o soluciones sin valoraciones personalistas, estimulando la libertad de
expresin.

Ejerza el protagonismo y la autoridad que le confiere su responsabilidad solo en los siguientes
momentos: al iniciarse la reunin a fin de hacer referencia a las expectativas; fijar claramente los
objetivos de la misma y las limitaciones de tiempo o de recursos; para establecer las normas, los
cdigos de conducta o las reglas del juego; para impedir que se menosprecien las opiniones
minoritarias; para cortar los temas conflictivos que puedan apartarse del guin; para garantizar la
intervencin de todos los asistentes; para acordar los planes de accin y las responsabilidades; para
procurar la creacin de un ambiente favorable, manteniendo cerrado el grupo de asistentes; para
reprimir a aquellos participantes que intentan monopolizar el uso de la palabra, hablan demasiado,
son propensos a interrumpir a os dems o quieren sabotear la reunin; o para hacer un resumen o
evaluacin de la reunin. Recuerde que la mayora de los asistentes estar siempre a su favor en
estas tareas.

Y en general, an cuando no asuma la responsabilidad de dirigir la reunin: intervenga en el
momento adecuado y slo cuando su aportacin sea relevante o decisiva para alcanzar el objetivo de
la reunin (no para sus intereses personales -deje la maleta de sus agravios en el despacho-); no
interrumpa a los dems; mire de frente; dirija la mirada a todos y cada uno de los participantes; haga
un razonable uso del tiempo; hable alto, con claridad y firmeza; defina bien sus conclusiones; y
procure parecer convincente a la hora de hacer sus recomendaciones o formular propuestas.


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7.6.4.2. Para escuchar

Sea respetuoso y preste atencin a la exposiciones de os dems intervinientes; escuche sus
palabras y el tono de su voz, observe el lenguaje corporal y est atento a cuanto se dice con todos
sus sentidos, buscando activamente el significado de lo que se comenta.

Aprenda todo lo bueno y positivo de ellos! No interrumpa sus discursos si Vd. no desea ser
interrumpido. Mantngase alerta en un silencio activo y adopte una postura abierta a cuanto se dice
en la reunin, mirando directamente a quien habla y tratando de entender todos los puntos de vista
que se vayan exponiendo. Todos tenemos mucho que aprender de los que nos rodean, as que
aproveche la ocasin y...

Abra los odos (ms que la boca) a los dems!

7.6.4.3. Para proponer.

No dude de su propia propuesta cuando ofrezca nuevas alternativas. Soporte sus ideas con
evidencias slidas y pruebas contundentes. Acuda a las reuniones con toda la documentacin que
pueda serle de utilidad. Y tenga cuidado para evitar hacer uso de expresiones que delaten dudas o
inseguridades.

Nunca utilice la tcnica del... y por qu no...? o no les parecera a Vds. mal que intentramos...? o
nadie se opone a que hagamos...?

7.6.4.4. Para discrepar

Si juzga necesario poner de manifiesto su desacuerdo, exponga y defienda con firmeza (no exenta
de cordialidad y educacin) el punto vista opuesto a lo que se sostiene por otra persona o por el
grupo, y raznelo con sosiego y tranquilidad mediante argumentos y datos concretos. No debe
despreciar, ni ridiculizar nunca la postura contraria (aunque est convencido de que se trata de un
razonamiento errneo), as que: esfurcese en moderar la comunicacin (verbal o no verbal)
negativa.

Evite apabullar a quien sostenga una opinin contraria!

7.6.4.5. Para buscar informacin

Pregunte sin temor, pero en el momento oportuno, siempre y cuando no se haya distribuido la
documentacin suficiente (no patine preguntando algo que tiene por escrito delante de las narices).
Procure primero obtener suficientes datos y aclaraciones sobre todas las cuestiones que se debatan,
antes de formarse una opinin definitiva y atreverse a expresarla y defenderla pblicamente.

7.6.4.6. Para informar.

Intente organizarse con la antelacin suficiente y acuda a la reunin bien preparado (nunca ser un
tiempo perdido el que Vd. dedique a esta actividad). No se cohba, opine con espontaneidad, pero
slo cuando est suficientemente informado. Aporte datos que apoyen sus argumentos. Compruebe
que se ha entendido bien su punto de vista, pero una vez que lo ha logrado, no se ponga pesado...

No haga perder el tiempo a los dems...!

...Y en general, acte con contundente efectividad no exenta de tacto y cortesa. Deje que hablen
primero los de menor categora. Permita expresarse libremente a los dems, tenga


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paciencia... Recuerde que cuanto ms tarde Vd. en hablar, mejor informado estar y dispondr de
ms elementos de juicio. Ya le llegar el turno!. Y en el peor de los casos...

Tmese las cosas con unas gotas de buen humor!.

7.6.5. Comportamiento de los participantes

Durante estas reuniones pueden tambin presentarse algunos problemas relacionados con el
comportamiento de algunos asistentes, cuyo tratamiento (especialmente si es Vd. el responsable)
conviene conocer y aplicar adecuadamente. Con frecuencia, en las reuniones de trabajo los
participantes puede asumir diferentes papeles; y Vd. (como moderador) debe saber identificar y tratar
a: los positivos, los tmidos, los que hablan demasiado, los obstinados, los mudos voluntarios, los
negativos y los sabelotodo.

7.6.5.1. Participantes positivos

Constituyen las personas ideales de las reuniones de trabajo, ya que se esfuerzan por ver aspectos
positivos en todas las intervenciones. Son colaboradores, hacen de mediadores y conciliadores,
aproximan posturas opuestas y ayudan al moderador cuando se encuentra en apuros. Cuando Vd.
intervenga como moderador, procure equidistribuir los individuos positivos por la mesa (nunca los
concentre en una esquina), algunos junto a Vd. y otros ms alejados. Intente evitar que el resto de
los asistentes note que Vd. busca la colaboracin de un positivo, porque lo traducirn como una
debilidad.

7.6.5.2. Participantes prudentes o tmidos.

Los tmidos temen quedarse atascados o en ridculo, o en otros casos, ser objeto de ataques
personales. Jams contribuya al ridculo de una persona tmida, porque le transformar en un
enemigo mortal. Anmeles de forma explcita para que hablen, estimulando y apoyando poco a poco
su confianza con preguntas al principio generales y despus ms especficas o concretas. Aprecie y
agradezca pblicamente su opinin, llamando la atencin sobre sus aciertos y haciendo que sean
escuchados con atencin e inters por todos los dems, en condiciones de absoluta igualdad.
Convirtale en un participante positivo! Se sorprender de lo mucho que le pueden ayudar! Porque
aunque les cueste expresarlas, no carecen de buenas ideas y estn deseando tener una oportunidad
para sacarlas a la luz.

7.6.5.3. Participantes que hablan demasiado.

Como las personas locuaces siempre cotorrean sobre sus temas favoritos, aunque no tengan nada
que ver con el tema que se debate en la reunin, procure marginarles e intente que se siten en los
extremos de la mesa. Corte sus divagaciones cuanto antes (cuando se detengan para tomar aire),
recordndoles las reglas del juego, mirando descaradamente el reloj e insistiendo en las limitaciones
del tiempo (que es el de todos). Oriente el coloquio hacia otros participantes de la reunin o haga que
los dems asistentes manifiesten su deseo y su derecho! a intervenir (en el escaso tiempo
disponible) sobre cuestiones probablemente ms importantes.

Sugirales en fin, que preparen un informe para su presentacin por escrito en otra reunin!. Seguro
que entienden este mensaje y la prxima vez procurarn intervenir slo cuando tengan algo
relevante que decir.

7.6.5.4. Participantes obstinados

Los peleones solo tienen un parentesco aparente con los negativos, aunque a los moderadores
les resulten siempre muy incmodos, ya que son muy duchos y expertos en su oficio. Les gusta

28
discutir y disfrutan exponiendo la lgica de sus propios argumentos y llevar las riendas de la reunin,
pero en el fondo lo nico que desean es que los temas se airee bien, se encuentren soluciones a los
problemas y resplandezca la verdad. No les tema, porque con el tiempo pueden ser unos magnficos
participantes positivos; permanezca tranquilo durante sus exposiciones (a pesar de que se trata de
individuos que a veces ignoran el punto de vista de los dems) y trate de que no se sientan
agredidos. Colqueles lo ms cerca posible del presentador o responsable y busque aliados para
que les moderen o hgales callar mediante algunos gestos discretos, (siempre procurando que para
los dems pasen desapercibidos, a fin de que no se sientan incmodos o violentos). En casos
extremos, deje firmemente sentado quien es el moderador de la reunin, pdales que acepten las
opiniones del grupo y que no desprecien el punto de vista de los dems.

7.6.5.5. Participantes mudos voluntarios.

Son individuos ablicos, que no tienen inconveniente en mostrar claramente su falta de inters y su
aburrimiento (miran constantemente al reloj). Como habitualmente se muestran pasivos con todo,
porque se creen por encima (o por debajo) de las cuestiones que se discuten, trate de despertar su
inters y buscar la causa de su actitud, solicitando su parecer y mostrando el mayor de los respetos
hacia su experiencia o hacia sus conocimientos. Intente que participen ms activamente dirigindoles
la palabra o apelando (de forma privada) a sus compromisos para con el grupo al que pertenecen y a
la importancia que puede tener para el xito de la reunin el hecho de contar con su colaboracin.

7.6.5.6. Participantes negativos

Se trata de individuos dispuestos a sabotear la reunin, aprovecharla para alcanzar sus propios
objetivos o poner sobre la mesa antiguos agravios.

No consienta que modifiquen los objetivos de la reunin, ni que planteen problemas con
viejas reivindicaciones!

No permita que se confunda la reunin con una ventanilla de reclamaciones, as que reitreles con
firmeza los objetivos de la reunin y propicie que el grupo (algn positivo) acte en contra de ellos
(los conflictos que no estn incluidos en la agenda del da, deben tratarse ... otro da). Reclmeles
con energa pruebas de cuanto afirmen y no tema en ningn caso enfrentarse a ellos. Si se ponen
pesados, procure relegarles al cajn de sastre de los ruegos y preguntas, o propngales tratar sus
asuntos de forma privada en otro momento o lugar. Pero s el guin se lo permite...; es decir, si est
en su mano, La prxima vez no les invite a la reunin!

7.6.5.7. Participantes que se lo saben todo

El sabelotodo se siente obligado a pedir la palabra por lo menos una vez en cada punto.

No lo puede evitar! Y como habitualmente se trata de personas capacitadas y que estn bien
informadas, les encanta imponer su opinin a los dems, llevar sistemticamente la contraria, hacer
preguntas o comentarios irnicos o practicar la impertinencia ilustrada. Aproveche sus
conocimientos, pero no se deje intimidar, y sin criticarles (no ponga nunca en tela de juicio su
competencia), devulvales con sutileza las preguntas inconvenientes o innecesarias, rogndoles
que no les facilite tanto las cosas.

7.6.6. Otros comportamientos para con algunos de los participantes

Tambin pueden hacerse algunas recomendaciones sobre cmo tratar algunas situaciones que con
cierta frecuencia se producen durante las reuniones, especialmente por lo que se refiere al
tratamiento de los enfrentamientos entre participantes y a las impuntualidades.


29
7.6.6.1. Personas con puntos de vista antagnicos

Evite que personas claramente enemistadas (o que defiendan ideas antagnicas) se sienten en lados
opuestos de la mesa (no les enfrente ms); por el contrario, procure que se instalen una al lado de
la otra, ya que la proximidad fsica facilitar el entendimiento; y as la aproximacin fsica favorecer
el acercamiento de sus respectivos puntos de vista.

Aunque le parezca increble... Disminuirn su agresividad!

7.6.6.2. Retrasos e impuntualidades

Sea inflexible con el tiempo, comience y finalice las reuniones a la hora prevista. No propicie o facilite
Vd. mismo las interrupciones prolongndolas ms all de la hora establecida. Y salvo que sea
absolutamente necesario, no resuma nunca lo dicho para el que llegue tarde o salga de la sala.
No haga perder el tiempo a una mayora de personas que ha sido puntual por una equivocada
cortesa para con una sola persona!.

Y ahora, sin olvidar que las personas no siempre representan el mismo papel en todas las reuniones,
toda vez que su inters respecto de lo que se debata puede hacer variar su opinin y
comportamiento.

Acte en consecuencia!

SE SORPRENDERA DE LOS RESULTADOS!


30
CHECKLIST PARA LAS PRESENTACIONES ORALES

Estaba presente antes de la hora prevista?
Dijo quin era?
Dijo a qu se dedicaba?
Dijo qu vino a explicar?
Transmiti imagen de autoridad?
Tena ganas de transmitir?
Se ha esforzado fsicamente?
Aprovech adecuadamente la iluminacin de la sala?
Empez a hablar antes de que todo estuviera en silencio?
Ha empezado pidiendo perdn por pecados an no cometidos?
Haca seales no verbales raras?
Pareca tranquilo y seguro?
Usaba correctamente las manos?
Ha llamado desde el principio nuestra atencin?
Dej bien claros sus objetivos?
Aprovech bien sus primeros 30 segundos?
Utiliz un escenario adecuado?
Exista en la sala algn motivo de distraccin que pudiera ser evitado?
Su atuendo era correcto?
Diriga el discurso a todo el mundo?
Ha dado la espalda al auditorio?
Daba la sensacin de ser una persona educada y amable?
Ha usado algn esquema o ndice?
Se ha situado adecuadamente en la sala?
Ha marcado las reglas del juego?
Ha controlado bien al auditorio?
Ha leido su discurso?
Ha lanzado algn anzuelo?
Ha pintado algn cuadro?
Daba la impresin de querer esconderse?
Se mantena a la distancia correcta con el auditorio?
Hablaba al volumen adecuado?
Se le entenda bien?
Hablaba demasiado rpido?
Pona nfasis en resaltar los temas ms importantes?
Usaba un tono creble?
Usaba frases manidas?
Dejaba respirar al auditorio?

31
Ha tenido alguna laguna?
Las ha tapado bien?
Estaban bien coordinadas las palabras y las imgenes?
Ha repetido las ideas bsicas?
Ha dado las ideas bien masticadas?
Ha usado un len guaje sencillo y coloquial?
Se expresaba con formas verbales correctas?
Ha remarcado bien las conclusiones?
Ha finalizado con una buena frase de cierre?
Dio la sensacin de querer eludir 1as preguntas?
Se aproxim al interlocutor durante las preguntas?
Se apresur a responder las preguntas?
Respondi con brevedad y concisin?
Us con provecho los medios audiovisuales?
Manej bien los tiempos de exposicin?
Estaban bien confeccionadas las transparencias o las diapositivas?
Us el puntero o el streptease?
Reaccion bien ante los imprevistos?
Hizo algn gesto defensivo en el turno de preguntas?
Hizo sombras en la pantalla con su propio cuerpo?
Se despidi con la frmula correcta?
Caus alguna sensacin de huida su salida de la sala?

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