Carrera 6 Antigua Calle Bermdez Cels: (0414) 998.89.

57
Edificio Miranda, Piso 1 Oficina 1 (0414) 830.06.08
Maturn Estado Monagas (0414) 771.71.23
email: groptima@gmail.com Fax: (0291) 642.01.55

Objetivos:
Reconocer la importancia del archivo.
Definir e identificar las funciones que debe cumplir el archivo.
Clasificar los archivos segn su uso, su organizacin y su sistema de ordenacin.
Conocer los diferentes sistemas de ordenacin.
Seleccionar el sistema de ordenacin que sea ms funcional para la organizacin.

No toda la documentacin que se genera y se recibe en las instituciones puede ni debe
formar parte de los archivos administrativos .Para poder decidir que archivar o no, es
necesario conocer las caractersticas de un documento de archivo:

-Son producidos o recibidos por una persona natural o jurdica en ejercicio de sus
funciones y como prueba de su gestin.
-Se da como consecuencia de las actividades orgnicas y acciones repetitivas de las
personas o entidades, lo que hace que uno a uno vayan conformando una serie.
-Han cumplido su trmite, es decir la funcin que les dio origen.
-Servirn de base para la toma de futuras decisiones, como testimonio, como informacin
de quien los produjo o como aporte histrico.
-Siempre pertenecen a un conjunto de documentos llamados serie. El documento por s
solo, no tiene valor del archivo. A manera de ejemplo podemos citar como series
Documentos Jurdicos, Documentos Comerciales, Documentos Histricos.

CONCEPTO DE ARCHIVO:
Son muchas definiciones que sobre archivo se pueden encontrar, pero todas incluyen los
siguientes aspectos:

Conservacin ordenada de documentos

Facilidad de consulta.

Servicio
Las mismas caractersticas de un documento de archivo, servirn para elaborar la definicin de
archivo. El archivo como un conjunto de documentos generados como un producto de una gestin
por lo general institucional , que una vez se han cumplido su trmite, se deben conservan
orgnicamente, esto es, dentro de la seccin responsable de su trmite, en el mismo orden en el
que se form el expediente(orden natural) e integralmente para que garanticen la continuidad de
los hechos o actividades y las actuaciones administrativas y que ser consultado posteriormente
con los fines administrativos , legales o histricos. Este ordenamiento de se conoce como en
archivstica como el principio de procedencia.
FUNCIONES DE ARCHIVOS:
-Ser la memoria corporativa: Todas las personas tienen una visin distinta de los hechos
de la empresa. La memoria de la empresa no debe depender de la memoria fugaz de las
personas.

-Soportar la toma de decisiones: Las organizaciones dependen de los documentos del
pasado, para acertar en el planteamiento del desarrollo del futuro y tomar ventaja del
pasado. Una buena decisin siempre requiere de una buena informacin. Por lo tanto, las
rutinas y decisiones basadas en las polticas y procedimientos definidos requieren
informacin registrada que se encuentra en los documentos.

-Proveer soportes para posibles reclamaciones: Es decir, poder facilitar en un momento
dado la informacin requerida para defender los intereses de la institucin ante los
rganos del gobierno o ante reclamacin de particulares.

-Contribuir a la eficiencia de la empresa: La frustracin e ineficiencia ocurren cuando la
persona que toma decisiones no encuentra informacin para evaluar alternativas.

-Cumplimiento de requisitos legales y normativas: Muchas instituciones deben cumplir
con regulaciones estrictas emanadas del estado en cuanto a la retencin de documentos.
El no cumplimiento a la norma sanciona y trae perjuicios econmicos.

-Preservar la historia de la empresa: Los documentos registran la informacin del pasado,
para el futuro. La prdida de los documentos distorsiona y alterna la realidad, porque se
tendr a partir de supuestos.
OBJETIVOS DEL ARCHIVO.
El cumplimiento de las funciones del archivo anteriormente descritas requiere, desde su
concepcin que se fijen como mnimo los siguientes objetivos:
-Reunir ordenadamente los documentos del archivo.
-Asegurar una perfecta conservacin de la informacin.
-Permitir una rpida localizacin de la informacin.
-Brindar un servicio de consulta oportuna y eficiente.
FUNCIONES DEL ARCHIVO:
-Ser la memoria corporativa: Todas las personas tienen una visin distinta de los hechos
de la empresa. La memoria de la empresa no debe depender de la memoria fugaz de las
personas.
-Soportar la toma de decisiones: Las organizaciones dependen de los documentos del
pasado, para acertar en el planteamiento del desarrollo del futuro y tomar ventaja del
pasado. Una buena decisin siempre requiere de una buena informacin. Por lo tanto, las
rutinas y decisiones basadas en las polticas y procedimientos definidos requieren
informacin registrada que se encuentra en los documentos.
-Proveer soportes para posibles reclamaciones: Es decir, poder facilitar en un momento
dado la informacin requerida para defender los intereses de la institucin ante los
rganos del gobierno o ante reclamacin de particulares.
-Contribuir a la eficiencia de la empresa: La frustracin e ineficiencia ocurren cuando la
persona que toma decisiones no encuentra informacin para evaluar alternativas.
-Cumplimiento de requisitos legales y normativas: Muchas instituciones deben cumplir
con regulaciones estrictas emanadas del estado en cuanto a la retencin de documentos.
El no cumplimiento a la norma sanciona y trae perjuicios econmicos
-Preservar la historia de la empresa: Los documentos registran la informacin del pasado,
para el futuro. La prdida de los documentos distorsiona y alterna la realidad, porque se
tendr a partir de supuestos.
OBJETIVOS DEL ARCHIVO
El cumplimiento de las funciones del archivo anteriormente descritas requiere, desde su
concepcin que se fijen como mnimo los siguientes objetivos:
-Reunir ordenadamente los documentos del archivo.
-Asegurar una perfecta conservacin de la informacin
-Permitir una rpida localizacin de la informacin. -Brindar un servicio de consulta
oportuna y eficiente.

GRUPO OPTIMA, C.A
Los archivos de la empresa Grupo Optimas, C.A estn organizados de la siguiente manera:

Por instituciones.
Por trmites.
Por fechas.
Las instituciones archivadas son.
SENIAT.
MINISTERIO DEL TRABAJO.
DOCUMENTOS DE ALCALDIA MATURIN.
I.N.C.E.S
F.A.O.V
I.V.S.S
SERVICIO NACIONAL DE CONTRATACIONES.
ARCHIVOS SENIAT:
Contiene sus respectivas planillas de declaraciones y planillas de pagos IVA y de ISLR, todo
organizado con fechas, de la anterior a la ms reciente.
ARCHIVOS DEL MINISTERIO DEL TRABAJO:
Contiene planillas de declaracin trimestral de empleo y reportes de nmina de trabajadores de la
carga trimestral. Organizados por fechas, de la anterior a la ms reciente.
DOCUMENTOS DE ALCALDIA DE MATURIN:
Contiene planillas de pago, planillas de liquidacin de impuesto sobre actividades econmicas de
industrias, planillas de licencia de industria y de comercio, y los certificados de solvencia
municipal, ordenados en su archivador por fechas, de la anterior a la ms reciente.
ARCHIVOS INCES:
Contiene comprobantes de inscripcin en el registro nacional de aportes y solicitudes de solvencia,
cada una de las solvencias con sus respectivos periodos. Y organizadas por fechas de la anterior a
la ms reciente.
ARCHIVOS FAOV:
Contiene las planillas de pago de aportes al fondo de ahorro obligatorio para la vivienda que se
deposita todos los meses y se archiva de forma ordenada, cada una con sus periodos y organizadas
por fecha anterior a la ms reciente.
ARCHIVOS IVSS:
Contiene planillas de solvencia seguro social obligatorio, y facturas de pago de IVSS con su
respectivo comprobante de depsito al da, organizado igualmente por fechas, anteriores y ms
reciente.
SERVICIO NACIONAL DE CONTRATACIONES.
Contiene toda documentacin de inscripcin y renovacin de servicio nacional de contrataciones.
Conjuntamente con su comprobante de depsito de inscripcin. Organizado como los archivos
anteriores, por fechas y de manera anterior a ms reciente.