Los instrumentos bsicos de

normalizacin.
Manual de Organizacin y Funciones
Documento, que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o
instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y procedimientos de la Empresa que
se consideran necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.
* Son una forma sencilla, directa, uniforme y autorizada de presentar la informacin
que trata sobre los deberes, responsabilidades, reglamentos, polticas y prcticas de la
empresa.
* Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin.
* Transmiten instrucciones y lineamientos necesarios para un mejor desempeo.
Para qu sirven los manuales?
* Para facilitar la auditora interna
* Para eliminar duplicaciones de actividades
* Para adiestrar al personal
* Sirven de Guas de trabajo a ejecutar
* Para facilitar la revisin constante de operacin de la empresa

Tipos de Manuales:
Por su Contenido
* Historia de la Empresa
* Polticas de la Empresa* Organizacin de la Empresa
* Procedimientos de la Empresa
Por su Actividad
* Ventas
* Produccin
* Finanzas
* Personal
* Funciones Generales
Objetivos de los Manuales:
* Presentar una visin de conjunto de la organizacin
* Mostrar el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos
que lo integran.
* Ahorrar tiempo y esfuerzo enla realizacin de funciones, evitando la repeticin de
instrucciones.



Contenido
Se deber elaborar un organigrama de tipo general. Mostrando nicamente las
principales unidades directivas, sealando la estructura de la institucin en su
conjunto, tanto orgnica como funcional; presentando por separado en
organigramas especficos cada una de las reas funcionales determinadas; en
los casos que se requiera mayor detalle, resulta conveniente elaborar el
respectivo a cada unidad directiva, para especificar sus puestos integrantes.
Para facilitar la comprensin de las lneas de autoridad y responsabilidad, se
recomienda elaborar los organigramas en forma vertical, al mostrar la forma
ms apropiada para representar los distintos niveles de jerarqua existentes en
la institucin.

Modelo de preparacin del manual de organizacin y
funciones:
Para proceder a elaborar el manual de organizacin es indispensable allegarse
de un conjunto de informacin, para obtener los elementos bsicos de anlisis
que nos proporcionen conocimientos de la situacin orgnica, funcional, y
jurdica de la institucin de referencia.
* Establecen la forma como est estructurada la organizacin. Establece los
departamentos en los que se ha dividido la organizacin y las atribuciones de la
autoridad definidas.
* Cuando el manual de organizacin contiene, adems la descripcin detallada de
cada uno de los puestos de trabajo, este manual se denomina MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES MOF.












Manual de Procedimientos
El manual de procedimientos contiene una descripcin precisa de cmo deben
desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del
que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de
implantar, por ejemplo, esta exige cuatro procedimientos obligatorios como son:
Tratamiento de no Conformidades
Auditoria Interna
Sistema de Mejora
Control de la Documentacin










Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin
de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de
tiempos, delegacin de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria.
Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y
cmo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y mtodos
Complementando el manual de procedimientos, estn las instrucciones de trabajo
que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar
procesos especficos.
Otras normas, como son las normas que exigen diferentes procedimientos, en
funcin del sector en el que se est implantando; Agencias de Viajes, Hoteles,
Oficinas de Informacin Turstica, Convencin Bureau, Etc., ya que existe una
norma especfica para cada uno de los sectores; en contraposicin tenemos la
norma ISO que es igual para todas las empresas que quieran implantarla, sea cual
sea su actividad.




















MUCHAS GRACIAS!!!
FIN