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FILTROS AVANZADOS
Aunque los filtros avanzados no son tan directos y tan cmodos de utilizar, tienen tres ventajas
frente a los autofiltros que los hacen importantes de conocer y de utilidad para el trabajo de
quienes manejan bases de datos.
Una de las ventajas es la variedad de criterios que se pueden definir, es decir, la posibilidad de
filtrar una tabla combinando varios criterios de varios campos y usando a su vez condiciones Y
con condiciones O.
Por ejemplo: si necesito una lista de los alumnos que han sacado ms de un 5 en Matemticas y
ms de un 7 en Lenguaje, pero solo en el segundo semestre, tendremos que trabajar con tres
campos (asignatura, nota y trimestre) y seis condiciones. Tendremos que armar en total 3
criterios, que no podramos resolver utilizando los autofiltros. Para formar la estructura de los
criterios tendremos que mezclar las condiciones, unindolas con los conectores lgicos Y y O.

La segunda ventaja de los filtros avanzados es la posibilidad de extraer una copia del resultado
del filtro en otro lugar, es decir, sin necesidad de intervenir la tabla original. De esta manera la
tabla se mantiene intacta mientras que el resultado se refleja en otra zona, incluso pudiendo ser en
otra hoja. Al copiar el resultado en otra zona existe la posibilidad de elegir los campos
(columnas) que se quieren obtener en tabla filtrada, lo que podramos considerar como la
tercera ventaja de este tipo de filtro.

Para ejecutar un filtro avanzado es necesario definir tres cosas: la tabla original, el rango de
criterios, que se compone de un DNDE -el o los campo(s) de la tabla que se filtrarn- y un QU
qu dato(s) de cada campo se tomar(n) como condicin- y el RANGO DE EXTRACCIN, es
decir, los nombres de los campos que se quieren copiar como resultado del filtro (si es que se
quiere copiar a otro lugar).

Qu es un rango de criterios?
Es un conjunto de celdas donde se pondrn las condiciones para filtrar la tabla. Se forma con los
nombres de campos por los que vas a preguntar y, debajo de ellos, las condiciones que se quieren
aplicar. Por ejemplo, si necesito sacar los alumnos de Madrid mayores de 30 aos, el rango
debiese quedar en algn lugar de la hoja de clculo como sigue:

La palabra Ciudad y Edad deben estar escritas igual que en la cabecera de la tabla original
(maysculas o minsculas no importan), por eso lo mejor usar copiar y pegar. En el ejemplo el
rango de criterios sera (B3:C4).


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Los criterios pueden ser muchos y muy entrecruzados, pero hay una regla que se debe tener clara:
Si los criterios estn en la misma fila, estos se unen con un Y y si los criterios estn en
distinta fila se unen con un O.
Interpretando un poco ms el ejemplo anterior, podramos leerlo como que: se busca a los alumnos
cuya ciudad es Madrid y tienen ms de 30 aos; pero muy diferente sera preguntar por los de
Madrid o que tengan ms de 30 aos, en cuyo caso la estructura de criterio sera (B3:C5):

En este tipo de filtro hay que tener cuidado con la forma de hablar, ya que a veces parece que se
contradice con estas las reglas que estamos exponiendo. Por ejemplo, si quiero ver los alumnos
de Madrid y Sevilla; en lenguaje de Lgica lo que realmente se quiere decir es los alumnos
de Madrid O Sevilla, porque nadie es de Madrid y Sevilla al mismo tiempo, esto sera Madrid y
debajo Sevilla. Cmo escogeras los alumnos de Madrid y Sevilla mayor de 30 aos?....
La solucin a esta caso es de la siguiente forma (B3:C5):

En la imagen se puede comprobar que Madrid y Sevilla estn unidos por un O (estn uno debajo
de otro) aunque oralmente se exprese con un Y, otra cosa importante de notar es que el >30
se debe agregar dos veces, ya que la edad se establece como criterio para ambas ciudades,
aunque verbalmente se nombre una sola vez.
Las normas para disear y establecer los rangos de criterios no son m que lo que ya se ha
expuesto, el resto es practicar y probar con los Y y con los O, a partir de ah se pueden hacer
todo tipo de filtros propuestos y requeridos.


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Un aspecto interesante y que puede ser de utilidad a la hora de construir criterios, es el uso de
comodines, tales como el asterisco (*), que suele ser el comodn universal y cuya funcin es
sustituir cualquier cadena de caracteres de longitud indefinida. Por ejemplo si necesito una lista de
los jefes de cualquier departamento que estn en turno de tarde, la estructura del criterio quedar
de la siguiente forma:

Esto considerar tanto a los Jefes de mantenimiento como a los Jefes de RRHH, que estn de
Turno Tarde.

Ahora para agrupar todas las indicaciones, resolveremos el siguiente caso:
Para una base de Datos, se piden todos los productos de la categora Bebidas, cuyo precio se
mayor que 15 euros.
Est claro que se debe establecer un rango de criterios con algn campo que contenga 2 Dnde,
el precio y la categora. Para ello podemos ir a los ttulos de la tabla y copiar los nombres de los
campos Categora y PrecioUnidad y pegarlos, por ejemplo, al final de la tabla. Debajo de ellos
se escriben los Qu, las condiciones para cada campo, de manera que quede como en la imagen:




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A continuacin se debe decidir el Rango de Extraccin, es decir, queremos que el resultado
contenga todos los campos (columnas) de la tabla original, o slo algunas columnas?
Tomaremos la segunda posibilidad, que el resultado solo contenga las columnas
NombreProducto, Proveedor, Categora y PrecioUnidad. Usando la misma tcnica de copiar
desde la base de datos, la estructura queda:



Ahora ya estn todos los elementos necesarios para ejecutar el filtro avanzado, tenemos:
Una base de datos, tabla o matriz
Un rango de criterios (A85:B86)
Un rango de extraccin, con los campos seleccionados para el resultado (A90:D90).

Para ejecutar, debemos posicionarnos en cualquier lugar de la hoja, ir a la ficha Datos, grupo
Ordenar y Filtrar. Y ah pinchar el botn Avanzadas.



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Aparece la siguiente ventana

En esta debemos consignar los tres elementos definidos y mencionados anteriormente: la tabla, el
rango de criterios y el Rango de Extraccin (copiar a), para lo cual se debe marcar previamente la
opcin de Copiar a otro lugar.
Para indicar cada rango, basta ubicarse en cada cuadro de dilogo y seleccionar el rango
correspondiente con el ratn.
Si se prefiere realizar un filtro sobre la tabla o base de datos, no ser necesario seleccionar Copiar
a otro lugar, en cuyo caso Excel ocultara las filas de los registros que no cumplan con los
criterios definidos en el Rango de criterios.




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El hecho de que los rangos aparezcan como referencias absolutas o relativas, no tiene incidencia, el
resultado debiese ser el mismo en cualquiera de los casos.
Tambin es posible mejorar esta operacin y, sin necesidad de seleccionar, se puede escribir el
Nombre de los rangos, si es que previamente se han definido. Esto se puede observar en el caso
del rango de la lista, con el que se ha usado un nombre de rango definido como: productos.


Finalmente se pincha en Aceptar y el resultado se presentar donde hemos definido.

Y si quisiramos el resultado en una hoja distinta a la de la tabla original?, es decir, definimos el
Rango de extraccin en una hoja diferente (el rango de criterios es indiferente donde se
encuentre), seguramente nos encontremos el siguiente mensaje:

Esto es porque, los datos de destino, es decir, los datos resultantes del filtro slo pueden aparecer
en la hoja activa. Entonces, para resolver el asunto, la forma de operar debe cambiar tan solo en
que el proceso de ejecucin del Filtro Avanzado debe comenzar desde la hoja de destino.

Al partir, debemos posicionarnos en una celda de la hoja donde queremos los resultados, donde
tenemos el Rango de Extraccin. Luego de eso podemos ejecutar Avanzadas.



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Observaciones:
Si en el apartado de rango de criterios no se definen condiciones, se est definiendo un filtro
avanzado sin criterios, es decir, como resultado se obtendrn todos los registros (filas) que hay
en la tabla original y de los campos (columnas) que hayas elegido en Copiar a:



La opcin Solo registros nicos permite ocultar temporalmente los valores duplicados o
extraer solo los valores nicos, pasando por alto los duplicados de una Columna o Campo.

Algunos Criterios pueden ser:

Uso de Y y O

A B C D
1

Ventas Ventas
2 >=6000 <=6500
3 <500
La Lgica booleana sera: (Ventas entre 6000 Y 6500) O (Ventas menores a 500)
Uso de carcter comodn.
Utilice Para buscar
? (signo de interrogacin) Un nico carcter
Por ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco) Cualquier nmero de caracteres
Por ejemplo, *este buscar "Nordeste" y "Sudeste"



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Utilizar una frmula para valores mayores que el promedio de todos los valores en el rango
de datos

A B C E D
1 Tipo Vendedor Ventas Criterio
2 Bebidas Suyama 5122 Ventas
3 Carnes Davolio 450 =C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)
4 Alimentos Buchanan 6328
5
6 Resultados
7 Tipo Vendedor Ventas
8 Bebidas Suyama 5122
9 alimentos Buchanan 6328
10 Alimentos Davolio 6544
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A partir de este ejemplo, queda abierta la opcin de probar y estructurar criterios utilizando
otras Funciones de Excel, que permitan generar expresiones de comparacin y
condicionamiento para el filtro.