Access 2007 es el programa para bases de datos del paquete de Microsoft Office 2007.

Este le ayuda a
organizar, administrar, buscar y reportar grandes cantidades de información.

Este tutorial le enseñará a construir una base de datos desde el principio, incluyendo la planeación y
configuración de las tablas y campos, crear y usar formularios para mejorar la rigurosidad de los datos,
diseñar y ejecutar búsquedas significativas, y crear reportes útiles y atractivos.

Aprenda a su Propio Ritmo

Adquiera las habilidades que usted necesita rápidamente con nuestros tutoriales gratuitos a su propio
ritmo.

Escoja el tutorial para empezar:

Conceptos de Bases de Datos

Lesson 1: ¿Por Qué Necesitamos Bases de Datos?

Lesson 2: Explorar una Base de Datos de Access
Lesson 3: Pensar el Diseño de las Bases de Datos
Construir una Base de Datos
Lesson 4: Configurar Tablas y Campos
Lesson 5: Construyendo Relaciones entre Tablas
Lesson 6: Ingresar y Editar Datos en Tablas
Lesson 7: Crear y Usar Formularios
Lesson 8: Crear Formularios Más Útiles Con Controles
Lesson 9: Crear Formularios Más Atractivos
Analizar y Reportar Datos
Lesson 10: Organizar Registros
Lesson 11: Filtrar Registros
Lesson 12: Consultas Con Sentido para Usted - Parte 1
Lesson 13: Consultas Con Sentido para Usted - Parte 2
Lesson 14: Crear Informes para los Demás

¿Para Qué Necesitamos Bases de Datos?

Access 2007 es un programa que le permite crear y administrar bases de datos. Una base de datos es
un lugar donde usted puede guardar información relacionada con un tema específico. Según el uso que
le va a dar a la información sabrá si necesita una base de datos de Access o un programa diferente para
crear y administrar sus datos.

¿Por Qué Necesitamos Bases de Datos?

¿Qué es una Base de Datos?

Una base de datos le permite guardar información relacionado con un tema específico de una manera
organizada. Además de guardar datos, también puede, clasificar, extraer, y resumir información
relacionada con los datos. Uno de los programas que le permite hacer esto es Microsoft Office Access
2007, el cual es un programa para crear y administrar bases de datos.

Ejemplo Access 2007

¿Por Qué no Simplemente Usar Excel?

Hay muchos tipos de datos que necesitará archivar y administrar: texto y números, por ejemplo.
Dependiendo de lo que quiera de sus datos, usted querrá o no usar una base de datos. Usted podrá usar
un programa para hacer hojas de cálculo como Microsoft Excel. ¿Cómo saber cuáles datos se pueden
administrar adecuadamente con Excel y cuales datos de verdad necesitan Access para administrarlos
eficientemente? Todo depende en la cantidad de datos que usted necesita administrar y para que
necesita sus datos. Respondamos esto mirando un escenario como una librería.

Si usted trabaja en el negocio de los libros, necesitará llevar registro de sus clientes y sus órdenes.

Usted podría usar Microsoft Excel para guardar y administrar este tipo de datos; sin embargo, Excel es
un programa para hojas de cálculo tradicionalmente usado para administrar información numérica,
como sumar todas las compras de un cliente. Mientras este puede realizar un buen trabajo a la hora de
guardar algunos tipos de bases de datos basadas en texto -- como la información de contacto de sus
clientes -- en realidad Excel no fue creado para hacer eso.

Los siguientes ejemplos le mostrarán por qué una base de datos de Access puede ser una mejor opción
para el negocio de los libros.
Ejemplo de Excel: Lista de Clientes y Seguimiento de Ordenes
Organizando y Filtrando para Ubicar Datos en Excel
En Excel, usted puede guardar sus datos en una hoja de cálculo y de esta manera enviar correos a toda
la lista, o encontrar clientes específicos para enviar correos. Hasta podrá filtrar la información de los
clientes para desplegar todos los clientes que viven en un lugar específico, como en la siguiente imagen.
Adicionalmente, usted puede ordenar los datos de una manera específica.

Datos Filtrados para Desplegar los Registros de Bogotá

Sin embargo, si usted quiere ver resultados muy específicos en sus datos, como cuantas órdenes realizó
un cliente al año, Excel no es tan eficiente como Access para proveerle esta clase de datos.
Ingresar Datos en Excel
Si usted usa una hoja de cálculo de Excel para seguir sus órdenes, cada vez que un cliente pide una
orden, usted tendrá que insertar una nueva fila de información en la hoja de cálculo. Esto incluirá los
nombres y direcciones de los clientes. Si ese cliente pide más de una orden a la vez, esa información
tendrá que ingresarse cada vez. Su hoja de cálculo va a tener información redundante o repetida.

Datos Organizados por Cliente en una Hoja de Cálculo de Excel

Como puede ver en la imagen arriba, las clientes Tina Berna y María Helena Granados han pedido varias
órdenes, en diferentes días, por diferentes libros. La información de contacto de los clientes fue ingresada
cada vez que se ubica una orden. Esta es la limitación del programa de hojas de cálculo como Excel
porque es una sola línea.
Ejemplo de Access: Lista de Clientes y Registro de Órdenes
Ingresar Datos en Access

Microsoft Access está diseñado específicamente para ayudarle a administrar información como los
datos descritos en el escenario del negocio de los libros. Si usted estaba usando una base de datos de
Access en vez de un programa de hojas de cálculo, usted sólo tendrá que ingresar el nombre del cliente,
su dirección de residencia y el número de teléfono una sola vez -- la primera vez que hagan un pedido.

Esa información del cliente se podría ingresar en una tabla de Access diseñada para contener la
información básica de los clientes. Una tabla es una lista de información relacionada en columnas y filas.
En una tabla, cada fila es llamada registro y cada columna es llamada un campo. Una tabla de Access
en vista hoja de datos se ve similar a una hoja de cálculo de Excel, como puede ver en la imagen de
abajo.

Datos de una Tabla de Información de Access

Adicional a la tabla con información de los clientes, usted probablemente también querrá una tabla con
información de los productos para vender, y una tercera tabla para tener datos relacionados con órdenes
específicas de algunos clientes. Todas estas tablas estarán vinculadas, para ayudarle a sacar el mayor
provecho de sus datos.

Access es llamado programa de administración de bases de datos relacionadas, porque las tablas
están vinculadas, o relacionadas, como lo puede ver en la siguiente imagen.

En este ejemplo, las tablas de información y órdenes de los clientes están relacionadas por el ID de los
clientes y el ID de los libros.

Diagrama de Relación de Tablas en Access

Ahora, supongamos que usted quiere identificar el libro que fue más popular en Bogotá. Con Access,
esto es posible porque puede buscar y colectar información de varias tablas al mismo tiempo.

La tabla con Información de los Clientes contiene información acerca de los estados, y el Orden de las
tablas incluye información acerca de cuales libros fueron ordenados. Usted necesitará información de las
dos tablas para identificar el libro más popular es una ciudad específica.

Usted podría mirar la información en estas tablas separadamente para responder su pregunta: "¿Cúal es
el libro más popular en Bogotá?". En la tabla Información de Clientes, usted podrá ver todos los clientes
de una ciudad en particular, Bogotá. Y en la tabla de los Libros, usted puede ver todos los libros que
tiene en bodega. El verdadero poder de Access es poder vincular y extraer información de varias
tablas para responder preguntas específicas.

Como puede ver en la siguiente imagen, los resultados de sus preguntas específicas, o consultas, son
desplegados para usted.
Resultados de Búsqueda
¡Desafío!

Trate de contestar estas preguntas:

• ¿Que es una base de datos?
• ¿Qué tipo de programa es Microsoft Office Excel?
• ¿Qué tipo de programa es Microsoft Office Access?
• Piense en, por lo menos, dos diferencias entre Access y Excel

• Explorando una Base de Datos Access

•

•
•
•
• Cuando haya determinado que una base de datos de Access le ayudará a guardar
y administrar sus datos, usted tendrá que conocer las partes de una base de
datos, como comenzar a usar Access, y como navegar entre las ventanas de
Access. En esta lección, proveeremos una vista básica de Access, incluyendo las
partes de una base de datos, y tareas comunes que puede completar usando una
base de datos.
Exploremos las Bases de Datos
¡Vea el video! (Parte 1) (5:16 min) - Consejos para ver nuestros videos.

Las Bases de Datos en Nuestras Vidas

Pensemos que toda la información que encontramos en un día típico podría ser organizada en una base
de datos. Por ejemplo, si va a comprar una tostadora en un supermercado, el inventario del almacén
de productos debe estar almacenado en alguna parte, junto con el precio de cada producto.

Cuando realiza una compra, el almacén necesita tener la capacidad de guardar la información de las
ventas para determinar las ventas totales del día y llevar control de lo que va saliendo de inventario. Una
base de datos puede guardar información, y también permitirle al almacén determinar rápidamente
cuantas marcas de tostadoras hay en el inventario sin necesidad de contar el inventario en los estantes.

Ejem
plo de la Vida Real

Mientras esta información se pueda manejar sin una base de datos, podría ser más fácil y más efectivo
usar una. Las bases de datos tienen un impacto enorme casi en todas las áreas de nuestra vida.

Base de Datos de un Inventario en Access

Piense al Respecto

Piense acerca de lo que sucede al rededor durante las situaciones de todos los días y si hay una
posibilidad de que exista una base de datos en el trabajo.
• El Supermercado: El supermercado esta lleno de productos. Estas productos deben ser
pedidos, enviados y almacenados en una bodega. El supermercado tiene que pagar por
los productos. Entonces, cuando los clientes compran los productos, la registradora cobra
el precio y el cliente paga por el producto. ¿Dónde estaban involucradas las bases de
datos en este proceso?
 • Restaurantes: ¿De dónde viene la comida? ¿Cómo sabe el administrador para
reorganizar los un producto? ¿Cómo pagan las facturas?

• Semáforos: ¿Quién o qué controla cuando las luces pasan de rojo a verde?

Una base de datos mantiene orden y estructura en nuestras vidas. Las bases de datos están creadas
usando programas como Microsoft Office Access 2007, que es un programa de bases de datos
relacionadas
. Comenzando con Access

Cuando usted inicia Access 2007, usted verá la ventana Introducción a Microsoft Office Access.

En el panel izquierdo, están las categorías de plantillas incluyendo las categorías de plantillas locales y
las de Office Online. Las plantillas son bases de datos previamente construidas enfocadas en una
tarea específica que puede descargar y usar inmediatamente.

Ventana
Introducción a Microsoft Office Access

En el siguiente ejemplo, las plantillas son seleccionadas, y las opciones de las plantillas están
desplegadas en el área central de la pantalla. Las plantillas destacadas incluyen plantillas de bases de
datos disponibles en línea, así como plantillas disponibles como parte de la versión local de Access.
Abriendo una Base de Datos

Usted tiene tres opciones principales en la página Introducción a Microsoft Office Access. Usted puede
abrir una plantilla de base de datos local o en línea, una base de datos existente o una base de datos en
blanco.
Veamos Plantillas Incluidas con Access:
• Dé clic en Plantillas Locales en el panel izquierdo. El centro de la pantalla cambiará para
desplegar los iconos de las plantillas.
• Seleccione un icono en el centro de la pantalla. Aparecerán detalles acerca de la plantilla
de base de datos a la derecha.
Plantillas Locales

En el panel izquierdo de la ventana Introducción a Microsoft Office Access, Usted verá una lista de
categorías para la plantilla disponible en Microsoft Office Online. Usted tiene que tener una conexión a
Internet para desplegar estas plantillas de base de datos.

El comando de Base de Datos en Blando le permitirá crear una base de datos desde el principio.

Abrir una Base de Datos Existente:

• En la sección Abrir base de datos reciente, dé doble clic en el nombre de los archivos de
las bases de datos que desea abrir y esta aparecerá en la ventana.

Lista de base de datos reciente

• Dé clic en el link o vínculo Más. Una ventana aparecerá.

Encontrar una base de datos existente

• Seleccione la base de datos que desea abrir.

La Ventana Access

Antes de comenzar a usar una base de datos, usted necesita familiarizarse con la ventana de Access.

La Ventana de Access
La Cinta

Como los otros programas de Microsoft Office 2007, Access 2007 tiene un sistema de pestañas (fichas)
en Cinta que usted usa para navegar la base de datos. La Cinta esta organizada en cintas. Cada
pestaña tiene grupos de comandos que se usan para realizar tareas en Access.

Por ejemplo, en la pestaña de Inicio, usted verá que hay un grupo de Fuente que contiene los
comandos para formatear fuente (texto) como el estilo, color, tamaño, alineación y más. A menos que
ustedes usen atajos del teclado para todo, la Cinta les ayuda a realizar el trabajo en Access.
 Cinta de
Pestañas (Fichas)
Barra de Herramientas de Acceso Rápido

Cuando se haya familiarizado con Access, se dará cuenta de que hay comandos que usa más que otros.
Para facilitar el uso de estos comandos, usted puede añadirlos a la Barra de Herramientas de Acceso
Rápido. Predeterminadamente, la barra de herramientas aparece por encima de la Cinta en la parte
superior izquierda de la ventana de Access, e incluye los comandos Salvar, Rehacer y Deshacer.

Barra de Herramientas de Acceso Rápido

El Botón de Microsoft Office

El Botón de Microsoft Office está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Access e
incluye opciones del menú clave como Nuevo, Guardar, Imprimir y Más. Así mismo de este menú puede
cambiar sus Opciones de Access .
Botón de Microsoft Office
Panel de Navegación

El principal centro de control de cada base de datos de Access es el Panel de Navegación. Este le
muestra que hay en la base de datos y hace la información accesible para usted. Además, puede
escoger cerrar el panel de navegación, si necesita una ventana más grande de Access para completar
tareas específicas.
Panel de Navegación

Abrir y Cerrar el Panel de Navegación:

• Dé clic en el Botón para abrir o cerrar la barra Ancho del panel a la derecha del Panel
de Navegación .

Botón para abrir o cerrar la barra Ancho del panel

• El Panel de Navegación aparece como una sola columna cuando esta contraída.
Panel de Navegación Cerrado

Partes de una Base de Datos

Una base de datos de Microsoft Access esta hecha de varios componentes como tablas, formas,
consultas, y reportes. Estos componentes son llamados objetos de base de datos. Uno o más de
estos objetos se forman cuando una base de datos es creada, y todos los objetos aparecen en el Panel
de Navegación. Para facilitar la navegación de la base de datos, los nuevos usuarios de Access van a
querer organizar los objetos en el Panel de Navegación.
Para Cambiar como los Objetos están Organizador en el Panel de Navegación:
• Dé clic en la flecha desplegable de la parte superior del Panel de Navegación para ver las
opciones de orden.
Cambiar el Orden de los Objetos en el Panel de Navegación

• Seleccione una opción del menú. El Panel de Navegación aparecerá organizado

basándose en su selección.

Si las bases de datos son completamente nuevas para usted, organizar los objetos por tipo en el Panel
de Navegación puede llegar a ser una buena idea. Estos se agruparán en el panel por tablas, formas,
consultas y reportes.
Para Expandir o Colapsar un Grupo:
• Dé clic en un cualquiera de las flechas desplegables con un doble clic, para expandir un
grupo para desplegar todos los objetos.
• Dé clic en cualquier flecha doble para contraer un grupo y esconder todos los objetos.

Desplegar Objetos

Partes de una Base de Datos (continuación)

Una base de datos está hecha de varios componentes, u objetos. Estos objetos incluyen:
 • Tablas
• Consultas
• Formas
• Reportes

Miraremos a cada una de estos objetos en más detalle después, pero usted puede ingresar a ellos desde
su Panel de Navegación.
Tablas

Una tabla la base de datos es el objeto que contiene la información básica que desea archivar. Un icono
blanco y azul representa la tabla en el Panel de Navegación.

Icono de Tabla

En la tabla Información del Cliente a continuación, hay columnas, o campos, de información incluyendo
el título y el autor. Cada fila es un registro que contiene la información específica de los campos en la
lista.
Tabla
Consultas

Otro objeto de la base de datos es llamado consulta. Una consulta le permite recuperar información de
una o más tablas basándose en un conjunto de condiciones de búsqueda que usted define usando los
campos de la tabla.

Por ejemplo, si usted quiere conocer el nombre de los libros que ha vendido en Bogotá y Medellín, usted
podría crear una consulta que le permita recuperar esa información de las tablas para determinar la
respuesta. En este ejemplo, usted recuperará información de la tabla de Ordenes y la tabla de Libros.
Profundizaremos en las consultas más adelante.
Formulario

Un tercer objeto de base de datos es la formulario. Los formularios son una herramienta de Access que
los usuarios pueden crear para hacer entradas de datos en tablas de bases de datos más fácilmente.

Ingresar datos en una tabla directamente puede ser difícil si hay mucha información para ingresar. Como
una hoja de cálculo de Excel, una tabla de Access es esencialmente una fila de casillas en blanco donde
los usuarios ingresan los registros. Formas, sin embargo, proveen a los usuarios un formulario fácil de
leer donde ellos pueden ingresar datos de la tabla. Las formas son especialmente útiles para los
usuarios de Access que no están cómodos trabajando con las bases de datos.
Reportes

El objeto final de las bases de datos es el reporte. Un reporte es una manera efectiva para analizar y
presentar datos usando un diseño específico. El texto puede ser formateado en un reporte de Access,
igual como puede hacerlo con un documento de Word.
Para Cerrar un Objeto:
• Seleccione la pestaña del objeto que desea cerrar. (La pestaña iluminada es la pestaña
(ficha) activa).
• Dé clic derecho en la pestaña y seleccione Cerrar del menú.
Cerrar Objeto

¡Desafío!

Resuelva las siguientes preguntas:

• ¿Dónde está la Cinta en la ventana de Access?

• ¿Dónde está ubicado el Panel de Navegación?
• ¿Cuál es el propósito de cada uno de los cuatro objetos en una base de datos de Access?

• Pensando el Diseño de las Bases de Datos

• El primer paso para crear una base de datos es pensar ¿por qué la necesita? --
¿cuál es su intención? Cuando ya sepa esto, puede comenzar a diseñar su propia
base de datos. Hágase preguntas como: ¿Qué clase de información se archivará?
¿Cómo tendré que dividir esta información, para que sea fácil de guardar en mi
base de datos? ¿Cómo usaré los datos cuando termine?

Esta lección lo llevará por los pasos del diseño de las bases de datos, usando un
escenario de un negocio de libros. Usted determinará el propósito de la base de
datos, y planeará las tablas y los campos que va a necesitar para una simple
base de datos de un negocio de libros.
• El Escenario del Negocio Libros D Libros
•
• La mejor manera de aprender a diseñar una base de datos es comenzando a
realizar el proceso. Supongamos que trabajamos en Libros D Libros y necesitamos
crear una base de datos para el inventario. Pensemos en qué es lo que queremos
que haga la base de datos por nosotros.
• El siguiente diagrama muestra que tenemos clientes, así como vendemos libros
por órdenes de pedido en el almacén y por Internet.
•
• Almacén Libros D Libros
• .
• El almacén necesita una manera de llevar un registro de estas cosas.
• Determine la Determine el Propósito de la Base de Datos
•
• Los primeros pasos para diseñar una base de datos es determinar el propósito de
la base de datos. ¿Qué queremos que haga?
• En Libros D Libros, nuestros clientes pondrán órdenes de libros. Por lo menos,
necesitamos que nuestra base de datos lleve un registro de los libros que
vendemos, los clientes a los que nosotros vendemos y la fecha de cada orden
• .

•
•
• Propósito de la Base de Datos Libros D Libros
• La base de datos nos podrá decir donde viven nuestros clientes cuando
necesitamos enviarles libros o cupones. Adicionalmente, lo usamos para llevar un
registro de nuestras ventas o para hacer una lista de nuestro mejor vendedor para
publicarlo en el almacén.
•
• Planear Tablas de Bases de Datos
•
• Cuando tenga establecido el propósito, puede comenzar una lluvia de ideas acerca
de la división de la información en las tablas que su base de datos necesitará para
guardar los datos. Recordar que una tabla es una colección de registros y cada
registro está dividido en pequeñas piezas de información necesaria, llamadas
campos.
• Ya que estamos planeando una base de datos para llevar un registro de nuestros
clientes, los libros que tenemos, y las órdenes que nuestros clientes realizan,
necesitaremos una tabla para cada uno de estos.
•
•
• Tablas para la Base de Datos de Libros D Libros
•
• Planear los Campos de la Tabla
•
• Cuándo sepa cuáles son las tablas que necesita, el siguiente paso es decidir cuales
campos pertenecen a cada tabla. Recuerde que los campos son el pedazo más
pequeña de la información en cualquier registro.
• Miremos a nuestro ejemplo Libros D Libros otra vez. En éste tendremos varios
campos en la tabla Clientes. Obviamente vamos a querer el primer nombre y
apellido. También necesitaremos una dirección si necesitamos enviar la orden al
cliente. El Email o correo electrónico será necesario si queremos contactar el
cliente cuando ocurra algo con su orden.

•
•
• Campos de la Tabla de Clientes Planeada
•
• También necesitamos varios campos en la tabla de Libros. Tiene mucho sentido
tener Título y Autor. Necesitaríamos un Precio para cada libro. La Categoría nos
ayudará saber cuál es el tipo de libros que más se vende, y entonces ordenar más
de estos libros que encajan en esta categoría.
 •
• Campos Planeados en Tablas de Libros
•
• La tabla de Órdenes tiene menos campos. Necesitaremos esta tabla para registrar
el Cliente que está enviando la orden, el Libro que el cliente ordeno, y la Fecha en
que la orden fue realizada.
•

•
•
• Campos Planeados en la Tabla de Ordenes

No se preocupe si su plan no incluye cada campo que necesite. Access le permite añadir campos a las
tablas en cualquier momento si necesita o ¡Desafío!

Imagine que desea usar una base de datos en su nuevo negocio de café. Planee su base de datos:

• ¿Qué querrá registrar en su base de datos?

• ¿Cuáles tablas de base de datos va a necesitar?
• ¿Cuáles campos tendrá la tabla en cada base de datos?

• Configurar Tablas y Campos

• Ahora que sabemos cómo debe verse una base de datos, necesitamos trabajar
más en la configuración y creación de las tablas y los campos de esas tablas.

Esta lección lo llevará por todos los pasos de la configuración de una base de
datos en Access 2007. Usted estará configurando tablas de acuerdo al plan de
nuestro escenario de negocio de libros. También estará configurando los campos
para cada tabla, incluyendo la selección del tipo de datos que se pueden ingresar
en un campo dado.

• Configurar Tablas y Campos

• ¡Vea el vídeo! (9:23 min) - Consejos para ver nuestros vídeos.
•
• Creando una Nueva Base de Datos con Access
•
• Cuando usted comienza Access 2007, verá la ventana Introducción a Microsoft
Access.
• En el panel izquierdo, la categoría de plantillas incluyendo las plantillas locales
destacadas están en una lista, así como las categorías en Office Online. Las
plantillas son bases de datos construidas previamente enfocadas en una tarea
específica que puede descargar y usar inmediatamente.
• También verá la opción Base de Datos en Blanco que le permitirá construir su
propia base de datos desde un principio
•
 •

Introducción a Microsoft Access

•
• Cuando selecciona la opción Base de Datos en Blanco en la parte superior de la
ventana, se le pedirá cambiar el nombre predeterminado de la base de datos por
uno de su preferencia. Nombre la base de datos de la manera que desee. En el
siguiente ejemplo, nombraremos la base de datos Libro D Libros ya que este es el
nombre del almacén en nuestro escenario.

Base de Configurar Tablas

La nueva base de datos abre mostrando una tabla predeterminadamente. La tabla también aparece con
un nombre predeterminado Tabla1 en el Panel de Navegación, y la pestaña o ficha Tabla. Usted
querrá nombrar sus tablas basadas en el diseño de su base de datos.

Nombre Predeterminado de la Tabla

Nombrar una Tabla

Para darle a la tabla un nombre único, usted primero tiene que dar clic en el botón de Microsoft Office
Button en la esquina superior izquierda de la aplicación.

Nombrando Tabla1

Luego, seleccione Guardar del menú. La ventana Guardar Como aparecerá para permitirle guardar la
tabla con el nombre que desee.
Ventana Guardar Como

El nombre de la nueva tabla aparece en el Panel de Navegación y en la pestaña Tabla, como puede ver
en la imagen a continuación.

Nombre de la Tabla

CONSEJO: Dele a sus tablas un nombre lógico y fácil de entender.

• Datos en Blanco
• Para Renombrar una Tabla
•
• Con la tabla cerrada, dé clic derecho en la Tabla que desea cambiarle el nombre,
en el panel de navegación. Seleccione Cambiar nombre del menú desplegable.

•
•
• Cambiar nombre desde el Panel de Navegación
• El nombre de la tabla aparecerá subrayado y un cursor aparecerá, lo cual significa
que ahora puede escribir el nuevo nombre justo ahí. Dé clic derecho en
cualquier parte fuera del nombre de la Tabla para realizar el cambio.
• Cerrar una Tabla
•
• Hay varias maneras de cerrar una tabla activa. Usted puede dar clic derecho en la
pestaña o ficha Tabla y seleccione Cerrar del menú.
•

•
• Cerrar la Tabla desde la pestaña o ficha Tabla
• Un método común es dar clic en la X que aparece en la esquina superior derecha
del objeto de la base de datos activa.
•

• Cerrar Tabla desde la Ventana Documento

•
• Abrir una Tabla
•
• Para abrir una tabla, dé clic derecho en el nombre de la Tabla de la tabla que
desea abrir en el Panel de Navegación. Luego, seleccione Abrir del menú.
•

• Abrir Tabla desde Panel de Navegación

 • Un método más común es dar doble clic en el nombre de la tabla que está en el
Panel de Navegación. La tabla seleccionada se abrirá en la ventana del objeto de
la base de datos.
• Añadir Más Tablas a la Base de Datos

• Predeterminadamente, Access 2007 comienza con una tabla. Para añadir más
tablas a la base de datos, dé clic en la pestaña o ficha Crear de la Cinta.

• Crear Nueva Tabla

• Luego, seleccione Tabla del grupo de comandos Tablas. Una nueva tabla abrirá
en la ventana de objetos activos de la base de datos. Usted tiene que nombrar su
tabla usando el comando Guardar del menú de Microsoft Office. Nombrando
una Tabla de la que se habló en la página 3 de esta lección.
• Consejo: Se puede dar cuenta de la tabla en la que esta al ver cuales pestañas de
las tablas están resaltadas
Añadir Campos a una Tabla

Access 2007 le permite añadir campos a las tablas cuando usted está:
• Trabajando en la Vista Hoja de Datos, la cual se ve como una hoja de cálculo.
• Y en la que se está trabajando, Vista Diseño, donde podrá configurar más controles para
sus campos.

De cualquier manera, usted necesita saber cómo cambiar entre las dos vistas.
Cambiando de Vistas
Para cambiar de vistas, seleccione el grupo de comandos Vistas ya sea de la pestaña o ficha Inicio (que
se ve a continuación) o en la pestaña Hoja de Datos en la Cinta. Seleccione del menú la opción de vista
que prefiera.
Cambiando de Vistas
Añadir Campos en Vista Hoja de Datos

Predeterminadamente, Access 2007 crea un campo en cada tabla nueva, el campo ID. Este campo se
numera automáticamente para darle a cada registro de la tabla un único número de identificación.
Recuerde que los registros son las filas de una tabla.

Consejo: Es posible que quiera renombrar el campo ID con un nombre único, ya que el campo ID
aparece automáticamente en cada tabla que usted crea. Es posible que ésto no sea necesario, pero
podría ayudar a evitar la confusión cuando se esté configurando la relación entre las tablas.

Campo ID Automático

Para añadir más campos a una tabla en la Vista Hoja de Datos, dé doble clic en el encabezado de
Nuevo.
Nuevo

El texto Nuevo desaparecerá del encabezado. Dele nombre al campo escribiendo el nombre
directamente en el encabezado. Presione la tecla Tab en su teclado para mover el cursor al siguiente
campo.
Añadir Campos en la Vista Diseño

En la Vista Diseño, el nombre de los campos están en una columna a la izquierda en vez de tenerlos a lo
largo y en la parte superior como en la vista Hoja de Datos, como se ve a continuación.

Campos en Vista Diseño

Para añadir un nuevo campo a una tabla en la Vista Diseño, sólo dé clic en la celda donde desea el
nuevo campo y escriba el nombre del campo. Cuando cambie a la Vista Hoja de Datos, su nuevo
campo aparecerá con sus propias columnas, como se ve a continuación.
Vista de Hoja de Datos de Campos Añadidos

En la Vista Diseño, usted tiene muchas opciones de propiedades de los campos que puede configurar
para asegurarse de que los datos solo pueden ser ingresados en ciertos formatos. Configurar estas
opciones es una buena idea si quiere asegurarse de que la información de su base de datos sea
excelente.
Mover Campos

Si usted quiere reorganizar el orden en que aparecen sus campos en una tabla, Access 2007 le permite
moverlos fácilmente. Para mover un campo en la Vista Hoja de Datos, arrastre y libere el campo a la
ubicación deseada. Para hacer esto:
• Dé clic en el encabezado del campo para el campo que desea mover.
• Mueva el mouse en el área de encabezado.
• Cuando una cruz con flechas aparezca, mantenga sostenido el botón izquierdo del mouse.
• Con el botón izquierdo del mouse presionado, mueva el cursor a la nueva ubicación del
campo.
• Libere el botón del mouse y el campo aparecerá en la nueva ubicación.
Eliminar Campos

Para eliminar un campo en la Vista Hoja de Datos, sólo dé clic en el encabezado del campo y luego
seleccione Eliminar del grupo de comandos Campos y Columnas de la pestaña o ficha Hoja de Datos
en la Cinta.

PRECAUCIÓN: Usted no puede borrar cualquier campo de una tabla sin antes asegurarse del impacto
que esta eliminación pueda tener en el resto de la base de datos!
Configurar el Tipo de Datos para un Campo

Access 2007 le permite controlar la manera como se ingresan los datos en cada campo de la tabla de su
base de datos. Esto se hace usando Tipo de Datos. El Tipo de Datos predeterminado es el texto para
cada campo después del campo ID, que fue configurado para que se auto numerara. Usted puede
cambiar la configuración del Tipo de Datos:
• Desde el grupo de comandos Formato y Tipo de Datos de la pestaña Hoja de Datos en
la vista Hoja de Datos.
• Y desde la columna Tipo de Datos en la Vista Diseño.

Desde la Cinta de Opciones

Para cambiar el tipo de datos desde la Cinta de Opciones, dé clic en el encabezado del campo. Luego,
seleccione del menú desplegable al lado del comando Tipo de Datos, el tipo de datos que desea.

Configurando el Tipo de Datos desde la Cinta de Opciones

En la Vista Diseño

Para cambiar el tipo de datos en la Vista Diseño, dé clic en el nombre del campo y luego presione la
tecla Tab de su teclado. Seleccione el formato que desea del menú desplegable que tiene cada una de
las casillas que se encuentra en la columna Tipo de Datos.

Configurando Tipo de Datos en la Vista Diseño

El Tipo de Datos es más notable cuando la base de datos que está siendo poblada con registros. Esto
hará necesario que los datos sean formateados como moneda, texto, números y fecha al igual que el
Microsoft Excel
¡Desafío!

Abra Access 2007 y construya su propia base de datos:

• Déle un nuevo nombre a la Tabla 1.

• Añada una tabla nueva.
• Añada campos a una tabla.
• Configure el tipo de datos para un campo en una tabla.
• Abra y cierre las tablas.
• Mueva un campo en la tabla.
• Elimine un campo en la tabla.

• Construyendo Relaciones entre Tablas

 •
• Hasta este momento usted tiene las tablas que necesita para su base de datos, y
ha creado campos para las diferentes tablas. Las Relaciones le ayudan a Access
2007 con los medios para juntar toda esa cuando la necesite.

Esta lección explica cómo se establecen esas relaciones entre las tablas de las
bases de datos de Access 2007. Usted aprenderá a leer y manipular los mapas
de relaciones. También aprenderá acerca de las Claves Primarias y
Secundarias, tipos de relaciones, y acerca de integridad referencial.
Construyendo Relaciones de Tablas
Estableciendo Relaciones

Para establecer una relación entre tablas:

• Dé clic en el comando Relaciones del grupo Mostrar u Ocultar en la pestaña o ficha
Herramientas de Base de Datos en la Cinta.
○ Luego dé clic en el comando Mostrar Tabla del grupo Relaciones en la pestaña o ficha
Diseño en la Cinta.

NOTA: Las tablas deben estar cerradas para poder establecer relaciones.

C
omando Relaciones

○ Cuando la ventana Mostrar Tabla aparezca:

1. Seleccione el nombre de cada una de las tablas y dé clic en Agregar o dé doble clic sobre
el nombre de cada una de las tablas que desea relacionar.
2. Cuando haya terminado, dé clic en Cerrar la ventana Mostrar Tabla.
 Ventana Mostrar Tabla

○ Ahora deberá ver un mapa de relaciones que contenga todas las tablas que fueron
seleccionadas.

Mapa de Relaciones

Mover Tablas en un Mapa de Relaciones

Para mover una tabla que aparece en el mapa de relaciones:

○ Ubique su mouse sobre la tabla que desea mover.
○ Mantenga sostenido el botón izquierdo del mouse, y arrastre la tabla a la nueva ubicación.
○ Libere el botón del mouse para soltar la tabla en su nueva ubicación.

• Entendiendo el Mapa de Relaciones

• El mapa de relaciones junta todas las tablas que fueron seleccionadas para ser
relacionados, y todos estos campos que fueron configurados previamente. Note
que el primer campo tiene un icono de llave al lado. Esta es la Clave Principal para
la tabla.
 • Clave Principal

• Claves Primarias y Externas

• Una Clave Primaria es el primer campo de cada una de las tablas de la base de
datos. Se dará cuenta que estos campos se auto-numeran predeterminadamente,
por ende cada registro en una tabla tiene un único número para identificarlo.
Access usa este número para colectar rápidamente la información para usted
cuando tenga preguntas o necesite un reporte, los cuales serán cubiertos más
adelante.
• En el siguiente ejemplo, la clave principal para la tabla de Clientes es
Clientes ID, la clave principal para la tabla de órdenes es Orden ID, y la
clave principal para la tabla de libros es Libros ID.
• Una Clave Externa es un campo que es el Campo Principal es su propia tabla,
pero que se muestra en otra tabla. Si mira cuidadosamente, los campos Cliente ID
y Libros ID aparecen allí así como sus propias tablas respectivas. Estos campos
son claves primarias en sus propias tablas, pero en la tabla Órdenes, son
consideradas Claves Externas.

• Claves Externas

Tablas Relacionadas

Hay unas cuantas maneras de establecer una relación entre tablas:

• Usando los comandos para Editar Relaciones ubicados en la pestaña o ficha Diseño de
la Cinta
• Usando el método Arrastrar y Soltar.

Ambos métodos le dan el mismo resultado al final, pero el método Arrastrar y Soltar es mucho más fácil
y le ahorra muchos pasos.
Tablas Relacionadas con el Método Arrastrar y Soltar

Es fácil relacionar las tablas desde un mapa de relaciones:

 • Seleccione el nombre de un campo de una de las tablas sosteniendo el botón izquierdo del
mouse.

Mapa de Relaciones

• Arrastre el nombre del campo de una de las tablas a la otra tabla en la relación deseada.
• Suelte el primer nombre del campo en el nombre del campo que desea relacionar
liberando el botón izquierdo del mouse.
En el siguiente ejemplo, seleccionamos el campo Libros ID de la tabla Libros,
arrastrando y soltando en el campo Libro ID en la tabla de Órdenes.
• La ventana Modificar Relaciones aparece.

V
entana Modificar Relaciones

• Seleccione la opción Exigir Integridad Referencial. Esta opción es explicada en detalle

más adelante.
• Dé clic en Crear.

Entendiendo el Tipo de Relaciones

Access 2007 le permite varios tipos de relaciones. Estas incluyen:

• Uno a Uno
• Uno a Varios
 • Varios a Varios

El tipo de relación con el más tendremos que trabajar, y el cual vamos a crear en nuestro negocio de
libros, es la relación Uno a Muchos.

Uno a Varios

La relación Uno a Muchos significa que los datos de los campos se mostrarán una sola vez en una tabla,
pero muchas veces en la tabla relacionada.

Por ejemplo, miremos a uno de los títulos de los libros en nuestra librería. La ID Libros para esos libros
sólo debe aparecer una vez en la tabla Libros, porque esa tabla contiene una lista de cada uno de los
títulos que tenemos en inventario. Pero este aparecerá muchas veces en la tabla Órdenes, porque
esperamos que sean ordenamos por muchas personas muchas veces.

El símbolo de la relación Uno a Muchos se ve así:

Relación Uno a Muchos

Exigir Integridad Referencial

En la Ventana Modificar Relaciones, la opción para Exigir Integridad Referencial aparece.

Usted debería dar clic en Exigir Integridad Referencial para asegurarse de NUNCA tener una orden por
un libro que no aparece en nuestra tabla Libros. Seleccionando esta opción se le dice a Access que
revise estas cosas cuando alguien está trabajando con sus datos registrados.

Editar Relaciones Existentes

Access 2007 le permite editar relaciones existentes. Esto puede ser realizado usando el comando
Modificar Relaciones en la Cinta. Sin embargo, una manera mucho más simple de realizar esto es
dando doble clic en el vínculo que aparece en el mapa de relaciones. Cualquiera de los métodos hace
aparecer la ventana Modificar Relaciones donde usted puede cambiar su configuración.
¡Desafío!

Si todavía no lo ha hecho, guarde en la en su computador.

• Abra la base de datos y establezca una relación entre la tabla de Libros y la tabla de
Órdenes usando el método Arrastrar y Soltar.
 • Establezca una relación entre la tabla de Clientes y la tabla de Órdenes usando el
comando Modificar Relaciones en la Cinta.
• Edite una relación establecida previamente dando doble clic sobre el vínculo.
• Explore las opciones y la configuración en la ventana Modificar Relaciones.
• Mueva las tablas al rededor en el mapa de relaciones.

Ingresar y Editar Datos en Tablas

Las bases de datos de Access 2007 tienen los registros de datos dentro de
las tablas. Ustedes pueden añadir, editar y eliminar los registros directamente desde estas tablas. Esta
lección le mostrará como trabajar con las tablas para añadir nuevos registros, así como editar
registros existentes usando comandos como Copiar y Pegar y Buscar y Reemplazar. También
discutiremos el peligro de borrar registros de una tabla y la importancia de configurar la validación de
reglas, otros campos apropiados y asegurar que los datos sean válidos
Añadir y Editar Datos en Tablas

¡Ver el vídeo! (10:10 min) - Consejos para ver nuestros vídeos.

Descargue el ejemplo para trabajar con el vídeo.

Añadir Registros a Tablas

Cuando usted ingresa registros a su tabla, usted esta poblando la base de datos. En Access 2007, se
puede hacer esto de unas cuantas maneras diferentes.

Para Añadir Registros en la Nueva Fila de Registros:

• Dé clic en la fila de registro con el asterisco que aparece en la parte inferior de la tabla.
 Nueva Fila de
Registro

• Escriba los datos en los campos apropiados.

• Teclee "Enter" o "Tab" para mover el cursor al siguiente campo.

Para Añadir Registros con el Nuevo Botón de Navegación de Registro:

• Dé clic en el botón Nuevo Registro de la barra de navegación. La barra de navegación está
ubicada en la esquina inferior derecha del panel de objetos que está a la izquierda.

Nuevo Botón de Navegación de

Registro

• Escriba los datos en los campos apropiados.

• Teclee "Enter" o "Tab" para mover el cursor al siguiente campo.

Para Añadir Registros con el nuevo Comando de Registro:

• Dé clic en el comando Nuevo Registro en el grupo Registro en la Cinta de opciones.

Nuevo Comando de
Registro

• Escriba los datos en los campos apropiados.

 • Teclee "Enter" o "Tab" para mover el cursor al siguiente campo.
Editar los Registros en las Tablas

Algunas veces es necesario editar registros en la base de datos. Como con las otras tareas en Access
2007, esta puede ser realizada de muchas maneras.

Para Editar un Registro Directamente:

• Desplácese por los registros o use los Botones de Navegación en la barra de navegación
para encontrar el registro que se quiere editar.

Botones de Navegación

• Dé clic en la celda que contiene la información que desea editar. Un icono en forma de
lápiz aparece para indicar el modo editar.

Modo Editar Registros

• Escriba la nueva información en el campo.

• Dé clic en la parte de afuera de la fila de registro para aplicar los cambios.

Para Editar o realizar un Registro usando el comando Buscar y Reemplazar:

• Dé clic en el comando Buscar en el grupo Buscar de la Cinta.

Comando
Buscar

• La ventana Buscar y Reemplazar se abre.

 Ventana Buscar y
Reemplazar

• Debe indicarle a Access que encontrar escribiendo en el área Buscar: la palabra

relacionada.
• Escriba el término con el que desea reemplazar la palabra relacionada en el campo
Reemplazar Con:.
•
• También debe indicar donde buscar escogiendo entre las opciones de la lista desplegable
Buscar En: . consejo -- La primera opción del menú desplegable es el campo donde
estuvo en la tabla por última vez.
• Especificar en Access con qué debe Coincidir: Cualquier parte del campo, todo el campo
o el comienzo del campo.
• También debe indicarle a Access como Buscar: Arriba busca los registros que están
debajo del cursor, Abajo busca los registros que estan debajo del cursor y Todo busca en
todos los registros.
• Dé clic en una de las opciones de acción:
○ Encontrar Siguiente encontrará el siguiente resultado en la tabla.
○ Reemplazar pondrá la nueva palabra en la tabla, escribiendo sobre lo que estaba
allí.
○ Use Cancelar para suspender el proceso de edición.

CUIDADO: NO use Reemplazar Todo , como si escribiera sobre todos los resultados en la tabla, lo cual
puede tener un serio impacto en sus datos.

Para Copiar y Pegar un Registro :

• Seleccione el registro ere copiar. Dé clic derecho y seleccione Copiar.
• Seleccione la nueva fila de registro. Luego dé clic derecho y seleccione Pegar . La
información del registro aparece, con un nuevo número de ID.

Para Borrar un Registro:

• Seleccione el registro que desea eliminar. Luego, dé clic derecho y seleccione Eliminar
Registro.
• Una ventana aparecerá preguntándole que si está seguro que desea eliminar este registro
porque después no podrá recuperar los datos.
 Ventana Eliminar Registro

Es posible ue hayan otros registros que dependen de los registros que usted desea eliminar. NO elimine
un registro sin saber cual será el impacto en el resto de su base de datos.

Registro de Numeración después

Eliminar los Registros

Cuando elimina un registro, ese número de registro será eliminado permanentemente de la tabla de la
base de datos. Si usted elimina el último registro de una tabla, y luego añade un nuevo registro, la
numeración de este nuevo registro aparecerá son ninguna secuencia.
Validación de Datos

Validación de Datos es un concepto muy importante en cuanto a bases de datos. Es el proceso por el
cual Access evalúa los datos que son ingresados en una base de datos, para asegurarse de que es
aceptable, válido y formateado.

Imagine que una de sus usuarios de la base de datos ha ingresado una orden en la fecha 4 de Enero de
2008 en el formato mes/día/año, así 01/04/2008. Otro usuario ingresa una orden del mismo día con el
mismo formato. Ahora, si la base de datos esta llevando un registro de todas las ventas del mes de Enero
del 2008, es posible que no muestre las dos órdenes de Enero, aunque fueron ingresadas el mismo día.

Access 2007 le permite configurar características de campos y reglas de validación de datos, para
forzar a las personas ingresar los datos siguiendo un formato específico.
Tipo de Datos y Validación de Reglas

La Validación de Datos comienza cuando los tipos de datos son configurados a lo largo del proceso de
la construcción de tablas y campos. Por ejemplo, si el tipo de datos de un campo ha sido configurado
como Moneda y un valor es ingresado en forma de texto en ese campo de la tabla, Access no aceptará
un formato válido y mostrará un error de validación, como la siguiente.
 Mensaje de Error de Validación de
Datos

Validación de datos se logra al configurar las reglas de validación de datos y otras propiedades de los
campos de varios campos.
Configurar Regla de Validación de Datos

• En la pestaña Diseño, busque el grupo Vistas.

• En la Vista Diseño, resalte el campo que requiere una regla de validación.
• En la sección Propiedades del Campo en el panel inferior de la ventana, justo a la mitad
de la misma, configure su regla de validación usando el Generador de Expresiones. El
generador de expresiones ofrece símbolos comunes para configurar una regla de
validación de datos.

Use el Generador de
Expresiones para Ingresar las Reglas de Validación
 Regla de Validación para el Campo Categoría

Reglas de validación funcionan más facil con campos numéricos. Las reglas para texto requieren que
escriba cada uno de los valores aceptables entre comillas, separados por un O , así como se ve a
continuación.

Texto de Validación

El Texto de Validación es un mensaje de error especializado que usted puede configurar para que
Access le diga a la persona que esta ingresando los datos mal.

Para configurar el Texto de Validación, escriba el mensaje de error exactamente como desea que lo vea
su usuario en la fila directamente debajo de la fila Regla de Validación en la sección Propiedades de
Campo de la Vista Diseño. Para la regla de validación que configuramos como Categoría, usted debe
escribir el texto así:

Texto de
Validación de Categoría
La siguiente imagen muestra el mensaje de error que el usuario verá cuando rompan la regla de
validación de Categoría:

Mensaje de Error de
la Regla de Categoría

Usando las Propiedades del Campo para Asegurar la Integridad de los Datos

Otra manera de asegurar la integridad de los datos es configurando las propiedades del campo tales
como Tamaño del Campo, Formato, y Requerimiento.
• Tamaño del Campo se puede configurar para mantener un específico número de
caracteres o letras máximo hasta 255 para los campos de texto. Si estuviera usando un
campo de texto para escribir las dos letras de un estado abreviadas, el campo se puede
configurar para que solo acepte dos letras o caracteres y nadie podrá escribir el nombre
completo de un estado en este campo.
• La propiedad del campo Formato se puede configurar para que despliegue texto o
números de una manera estandarizada. Por ejemplo, el texto de puede configurar para que
solo muestra letras mayúsculas y números que se configuren como números científicos,
porcentajes o decimales.
• Configure la propiedad de Requerimientos con la opción Si si usted quiere que la persona
ingrese los datos requeridos en el campo Escoja No si la persona escribiendo los datos
puede dejar el campo en blanco.

Estas son sólo unas maneras que Access ayuda a asegurar que los datos ingresados en su base de
datos sean
¡Desafío!

Si todavía no lo ha hecho, guarde el ejemplo de la base de datos de Libros D Libros en su propio

computador.

• Abra la base de datos, y añada registros usando los nuevos botones de registro de navegación.
• Añada un registro usando el comando Nuevo Registro en la Cinta.
• Edite un registro usando el comando Buscar y Reemplazar.
• Copiar y Pegar un registro en una de las tablas.
• Configure un texto y regla de validación para un campo en una de sus tablas. Luego, rompa la
regla cuando escribe los datos y vea el mensaje de resultados
• Crear y Usar Formularios
• Otra manera de llenar su base de datos es por medio de
los formularios. Los formularios de Access 2007 ayuda la persona a ingresar los datos de
una manera correcta. Esta lección abarcará los beneficios de usar formas con una base
de datos. Esto también mostrará como configurar un formulario básico para su base de
datos Access 2007, y le mostrará como la persona que ingresa los datos usará los
formularios para llenar o editar la información de la base de datos. También aprenderá a
mejorar un formulario básico con una lista desplegable.
• Crear y Usar Formularios
•
• ¡Ver el vídeo! (Parte 1) (3:18 min) - Consejos para ver nuestros vídeos.
•
• Descargue el ejemplo para trabajar con el vídeo.
•
• ¿Por qué usar Formularios?
•
• En la vida real, un formulario es un pedazo de papel que se completa para recoger y
almacenar información, para llevar registro de información específica acerca de usted.

• Formulario Común
•
• Los formularios de Access 2007 funcionan mas o menos de la misma manera.
• En lecciones anteriores, usted vio que se puede llenar una base de datos escribiendo los
datos en las tablas mismas. Si las bases de datos tienen miles de registros y muchos
campos que llenar por cada registro, una tabla puede llegar a ser demasiado para la
persona que esta ingresando los datos. Un formulario de Access le permite al usuario
ingresar datos en un registro al tiempo, sin tener que ver la tabla completa.
•
 • Formulario del Libro
•
• Un formulario de Access 2007 también le permite a las personas que ingresan la
información conocer exactamente que información ingresar, y hasta les puede decir como
se debe ver esa información. Añadir ciertos componentes de control a un formulario --
como un menú desplegable -- puede incrementar la integridad de los datos
dramáticamente en una base de datos.
• El dueño de una base de datos quiere controlar los niveles de acceso a los datos, que otro
usuario de la base de datos pueda tener -- porque entre menos personas manipulen los
datos, menos cambios serán realizados a los datos. Los formularios son una manera mas
que tienen los dueños de las bases de datos para ponerle un límite de acción de otros
usuarios. Las propiedades de los formularios se pueden hacer de tal manera que los
usuarios solo puedan ingresar o ver los registros.

Crear un Formulario

Access 2007 tiene varias herramientas para crear formularios. Estas herramientas están ubicadas en el
grupo Formularios en la pestaña Crear de la Cinta de Opciones, como se ve a continuación:

Comando del Grupo Formularios

Las herramientas de formularios de Access 2007:

• Los comandos de Formularios se hace un formulario básico, mostrando un sólo registro al
tiempo.
• El comando Formulario Dividido crea un formulario mostrando un registro en la parte de
arriba e incluye una vista de una hoja de cálculo de toda la tabla en la parte inferior.
• El comando Varios Elementos crea un formulario que muestra todos los registros de una
vez, el cual se ve muy parecido a la tabla en la vista hoja de datos.
• El Asistente de Formularios está escondido bajo el comando Más Formularios. Este lo
lleva por todo el proceso de la creación de formularios más elaborados.
Para Crear un Formulario usando el comando Formulario
El comando básico de Formato es el que nosotros sugerimos, porque le permite a las personas ingresar
datos para ver sólo un registro al tiempo. Esto también incluye todos los campos en su tabla de origen
para usted, y usted puede modificar el diseño de los formularios básicos para esconder los campos o
añadir controles.

Para crear un formulario usando este comando:

• Comience por seleccionar la tabla que desea usar como tabla origen.
• Con la tabla origen seleccionada, seleccione el comando Formulario del grupo de
comandos Formularios en la pestaña o ficha Crear en la Cinta de Opciones.
• El nuevo formulario es creado y abre en el panel de objetos.

El formulario acabado de crear tiene el mismo nombre que la tabla de origen predeterminadamente.
Usted puede darle al formulario un nombre nuevo cuando lo guarde.
Usar Formularios para Ingresar Datos

Llenar una base de datos es muy facil cuando tiene un formulario básico diseñado. Navegar por los
registros funciona de la misma manera que con las tablas. La Barra de Navegación está ubicada en la
parte inferior izquierda del panel de objetos. Los Botones de Navegación también, funcionan de la
misma manera que para las tablas. La siguiente imagen muestra los botones de navegación para un
formulario.

Botones de Navegación del

Formulario

Para Añadir un Registro usando un Formulario

Para añadir un registro a la base de datos usando un formulario:

• Navegue a un nuevo registro, ya sea usando el botón de navegación Nuevo Registro, o el
comando Nuevo en el grupo Registros en la Pestaña de Opciones.
• Luego, simplemente añada los nuevos datos.
 Sus datos deben ser ingresados usando un formato aceptable. Los formatos aceptables
fueron establecidos cuando las propiedades del campo fueron configurados.

• Finalmente, usted tiene que guardar el registro.

Guardar usando ya sea el comando Guardar en la Cinta de Opciones, o procesando otro

registro usando el botón de navegación Nuevo Registro (en Blanco). Moverse a un nuevo
registro guarda el registro más reciente ingresado. Sin embargo, es necesario refrescar la
tabla en la Vista Base de Datos para ver el registro más nuevo.

Para Editar Registros usando un Formulario

Así como en una tabla, el usuario de la base de datos puede editar registros de un formulario usando el
comando Buscar y Reemplazar. Este comando funciona exactamente de la misma manera para una
forma como lo hace para
Creando un Menú Desplegable

Usar un menú desplegable en un formulario puede incrementar la integridad de los datos en la base de
datos, porque el menú desplegable obliga al usuario del formulario a seleccionar una de las opciones
predeterminadas para llenar el campo. Estos controles de formulario son relativamente fáciles de
configurar usando los controles Cuadro Combinado.
Para Crear un Menú Desplegable Con el Comando Cuadro Combinado
• Con el formulario abierto en la Vista Diseño, seleccione el comando Cuadro Combinado
en el grupo Controles en la pestaña o ficha Diseño de la Cinta de Opciones

Comando Cuadro Combinado

• Arrastre y suelte las herramientas del Cuadro Combinado para crear el Cuadro Combinado
donde lo desea en su formulario.

Tamaño del Comando

Cuadro Combinado
 • Aparece el Asistente para cuadros combinados .

Asistente para Cuadros

Combinados

• Escoja las opciones deseadas del Asistente y dé clic en Siguiente.

• Ya que la opción del medio fue seleccionada en el siguiente ejemplo, el Asistente procesa
el siguiente paso y pide que por los valores sean ingresados en una pequeña tabla.
• Siguiente, el Asistente pregunta qué hacer con los valores ingresados. Access puede
recordar los valores para usarlos más adelante, o puede llenar un campo con los valores
ingresados. Use el menú desplegable para seleccionar los campos que Access debe usar
para guardar los valores.

Asistente para Cuadros Combinados

• Cuando las opciones deseadas hayan sido seleccionadas, dé clic en Siguiente.

• Finalmente, el Asistente le da un nombre genérico a los Cuadros Combinados, el cual no
debe ser muy significativo para usted después en caso de que necesite ajustar las
propiedades de estos u otros Cuadros Combinados. Si usted escoge, darle a los Cuadros
Combinados un nombre y dar clic en Terminar.

Cualquier nombre que sea ingresado aparecerá en una etiqueta o formulario. Esta etiqueta puede ser
eliminada si es necesario.
Cambie a la Vista a Formulario para ver como los Cuadros Combinados funcionan. El menú desplegable
aparece en nuestro formulario de libros, como se ve a continuación.

Menú
Desplegable de la Lista de Categorías de Libros

¡Desafío!

Si todavía no lo ha hecho, guarde el ejemplo de la base de datos Libros D Libros en su computador.

• Navegue a través de los registros de los clientes con el formulario de Clientes.

• Cree un formulario de Libros básico usando el comando Formulario.
• Use el nuevo formulario de Libros para ingresar y guardar los siguientes datos:
○ Título: Las Calles Secretas de Savannah
Autor: Amy Little
Categoría: Viajes
Precio: $34.99
○ Título: Carros y Camiones
Autor: Jonathon Bradley
Categoría: Infantil
Precio: $14.99
• Usando el comando Cuadro Combinado, cree una lista desplegable en el formulario de Libros
para las siguientes Categorías:
○ Ficción
○ No-Ficción
○ Infantil
○ Historia
○ Tecnología
○ Hogar y Jardinería
○ Viajes
○ Comidas
 • Añada otro registro a la base de datos usando el formulario Libros con el menú desplegable del
selector de Categoría.
• Use el comando Encontrar y Reemplazar para cambiar el precio de todos los libros que están a
$14.99 por $16.99.
• Hacer las Formas Más Útiles

• Ya hemos visto como funciona el cuadro combinado y

puede hacer los formularios más amigables. En Access 2007, hay varias maneras en las
que puede modificar formularios para hacerlos más fáciles de usar y, al mismo tiempo,
incrementar la integridad de la base de datos. Esta lección explicará el uso de las
propiedades de los formularios para limitar las acciones de los usuarios de los
formularios. Este también lo llevará a través de campos ocultos en un formulario y
aprenderá a añadir botones de comandos a las formas.
Creando Formularios Más Útiles

¡Ver el vídeo! (10:04 min) Consejos para ver nuestros vídeos.

Descargue el ejemplo para trabajar con el vídeo.

Haga Sus Formularios Más Útiles

Usted ya sabe cuales son los formularios que lo pueden ayudar a incrementar la integridad de sus datos
limitando lo que sus usuarios puedan ver y como puedan ingresar los datos. Usted vio como un menú
desplegable puede facilitar el ingreso de datos. Ahora es tiempo de pensar acerca del diseño de sus
formularios desde el punto de vista de sus usuarios.

Démosle una mirada al formulario de las Órdenes en la Vista Formulario. El formulario básico que fue
creado con el comando Formulario, se ve así:
 Formulario
Órdenes

En este formulario es donde deseamos que nuestro usuario, el empleado encargado de la base de datos,
le tome las órdenes a los clientes y complete un pedido. Démosle una mirada a este formulario desde el
punto de vista de nuestro usuario:
• Nuestro empleado estará añadiendo nuevas órdenes, no editando las que ya existen. Vamos a
configurar las caracteristicas del formulario para limitar esta acción.
• El usuario tampoco necesitará ingresar un número a Órden ID, ya que ese es el número de la
base de datos asignado a cada registro de órden para diferenciarla de otras órdenes. Entonces,
como este campo no lo necesita ver nuestro usuario vamos a esconder este campo.
• El campo Cliente ID y Libro ID no son muy útiles donde están, porque nuestro empleado tendrá
que saber el número de Clientes ID y Libro ID para poder ingresar los datos en el formato que
necesitamos. Vamos a hacer estos campos más útiles al crear Cuadros Combinados para
ayudarle a nuestro usuario seleccionar el libro y cliente deseado.
• Cuando hagamos estos cambios, nuestro usuario no necesitará escribir la fecha de la órden,
porque querremos que este campo se complete solo usando el día en el que se ingresa el pedido
o sea HOY. Vamos a configurar las propiedades del campo para que esto sea posible.
Configurar las Propiedades del Formulario

Access 2007 le permite configurar muchas características a los formularios. Las Propiedades de
Formulario tiene opciones que se pueden configurar desde la Vista Diseño en la Hoja de Propiedades,
como la que se ve a continuación. Estas opciones controlan como se ven, funcionan e interactúan los
formularios con el resto de la base de datos.
 Property
Sheet

Configurar las Propiedades de un Formulario

Para configurar las propiedades de tu formulario:

• Vea el formulario en la Vista Diseño.
• Seleccione el comando Hoja de Propiedades del grupo de Herramientas ubicado en la
ficha o pestaña Diseño, como se ve a continuación.

Nota: La Hoja de Propiedades del formulario también se puede ver dando clic en cualquier
parte del formulario en Vista Diseño y seleccionando Propiedades del menú desplegabla.

• Cuando la hoja de propiedades abra:

○ Asegúrese de seleccionar Formulario en la lista desplegable de Seleccionar Tipo
en la parte superior de la Hoja de Propiedades.
○ Configure las propiedades del formulario que desee.
 Configurando
las Propiedades de Campos en la Hoja de Propiedades

Consejo: Use las pestañas para encontrar la propiedad específica que desea configurar. También mire la
ayuda que Microsoft Access 2007 le ofrece en la esquina inferior izquierda de la ventana de Access para
saber que hace cada una de las propiedades.
Esconder los Campos en un Formulario

Habran momentos cuando un campo no será necesitado en un formulario. Access 2007 le permite
esconder campos configurando la propiedad Permitir Vista Formulario en la Vista Diseño.
Esconder los Campor en un Formulario

Para esconder un campo que es visible en un formulario:

• En la Vista Diseño, abra la Hoja de Propiedades.
• Cambie la propiedad Permitir Vista Formulario y seleccione No, como se ve a
continuación:

Configurando la Propiedad Visible

 • Cambie a la vista Formulatio para verificar que el campo está escondido.

• Crear Cuadros Combinados

• Para el formulario de las Nuevas Órdenes en nuestro ejemplo, hemos creado un
menú desplegable usando el comando Cuadros Combinados. Esta lista
desplegable ayudará a nuestro usuario identificar un cliente o un libro en especial
usando información más útil que los números de Cliente ID y Libro ID , como se vé
a continuación:
•
•

Formulario de Nuevas Órdenes con una Lista desplegable

•

El proceConfigurando Propiedades de Campos

Algunas veces, es necesario configurar las propiedades de los campos de los formularios. Por ejemplo,
en el formulario Nuevas Órdenes de nuestra librería, queremos que en campo fecha se complete
automáticamente con el día en el que se está realizando la órden. De esta manera, nuestro empleado no
tendrá que preocuparse de escribir la fecha en el formulario, porque el formulario lo hará por sí solo.
 Formulario
Nueva Órden

Configurar las Propiedades de un Campo en un Formulario

Para configurar las propiedades de un campo, en Vista Diseño:

• Resalte el campo que desea en el formulario.
• Abra la Hoja de Propiedades.
• Verifique que el Nombre del Campo seleccionado aparezca en la lista desplegable
Selección de tipo.
• Configure la propiedad del campo deseado.

En nuestro ejemplo, queremos configurar el campo Fecha de Órden para que se complete
automáticamente con la fecha en la que se realice el pedido. Mirando la siguiente imagen, note que
tenemos subrallado el campo Fecha de Órden en el formulario. En la Hoja de Propiedades, tenemos
Fecha de Órden en la lista desplegable de tipo Selección.
 Configurando la
Fecha de las Órdenes en el Formulario de Órdenes

Porque nosotros queremos la Fecha de Órden para completar automáticamente, tenemos que configurar
el valor predeterminado para que siempre queda la fecha del día que se haga el pedido.
Para Configurar un Campo y que se Complete Automáticamente con la Fecha del Pedido

Para configurar el campo Fecha de la Órden y que se auto complete con la fecha del pedido:
• Abra la pestaña Datos de la Hoja de Propiedades.

Co
nfigurando la Fecha de las Órdenes en el Formulario de Órdenes

• Configure la propiedad Valor Predeterminado dando clic en el botón Generador de

Expresiones.
• Use el Generador de Expresiones para escribir expresiones con la fecha actual. Se ve
así:
 Genera
dor de Expresiones para la Fecha Actual

El Generador de Expresiones contiene muchas expresiones para el funcionamiento de

una base de datos. Explore estas opciones dando clic en varios campos de la columna
izquierda del Generador de Expresiones.

• so para crear Cuadros Combinados fue cubierto en la Lección 7.

Crear Controles de Botón

Otra manera de hacer los formularios más faciles de usar es añadiendo botones. Los botones son una
manera rápida para que el usuario del formulario realice una acción específica. Estos comandos están
agrupados en categorías de acción, incluyendo:
• Botones Exploración de Registros -- le permite a su usuario moverse en la base de datos
facilmente.
• Botones Operaciones con Registros -- le permite a su usuario hacer cosas como guardar
o imprimir un registro.
• Botones Operaciones con Formularios -- le da al usuario la habilidad de abrir y cerrar un
formulario, imprimir el formulario actual y otras acciones.
• Botones Operacion con Informes -- le ofrece al usuario una manera rápida de hacer
cosas como una vista previa o envia por emial un informe.
Añadir un Comando Botón a un Formulario

Para añadir un comando botón a un formulario:

• Dé clic en el comando Botón en el grupo Controles en la pestaña Diseño.

Comando Botón en el grupo Controles

• Cuando el Asistente para botones de comando abra:

○ Seleccione el tipo de comando que desea de la lista de Categorías.
 ○ Seleccione la acción específica que desee para que su botón realice, desde la lista
Acciones.
○ Dé clic en Siguiente.

Asistente para
botones de comando - Paso 1

• En el siguiente paso del Asistente:

○ Si quiere que aparezca texto en el botón, escríbalo en la casilla Texto.
○ Si quiere que aparezca una imagen en el botón, seleccione una usando el botón
Examinar.
○ Dé clic en Siguiente.

Asistente para botones

de comando - Paso 2

• El siguiente paso en el Asistente:

○ Déle al botón un nombre con significado para el formulario.
 Asistente para
botones de comando - Paso 2

Access le dará a su botón un nombre predeterminado. Renombrandolo con un

nombre más útil para su base de datos en caso de que tenga varios botones en un
formulario y desee cambiar las propiedades de alguno.

○ Dé clic en Terminar.

El comando en botón deberá aparecer y ser funcional en la vista Formulario.

¡Desafío!

So todavía no lo ha hecho, guarde el ejemplo de la base de datos Libro D Librosen su propio computador.

• Abra el Formulario Órdenes y cambie las propiedades del formulario para que limite al
susario del formulario a sólo añadir registros.
• Esconda los campos Orden ID y Fecha de Órden.
• Configure el campo Fecha de Órden para tener un Valor Predeterminado de la fecha
actual.
• Cree un menú desplegable para los campos Cliente ID y Libro ID, asegurándose que
contenga información útil a su usuario y pueda llenar la base de datos correctamente con
los números ID.
• Añada un botón al formulario.
• Hacer Formularios Más Atractivos
• Ahora que ya sabe como crear formualrios más útiles para sus usuarios, es

tiempo de pensar en como se va a ver el formulario. En esta lección se van a

abordar varias maneras de modificar la plantilla de un formulario, incluyendo como
añadir un logo y aplicar un Formato Automático al formulario. Esta lección
abarcará tanto el uso y configuración de títulos, como el mover y aplicar bordes
a los objetos..
Hacer Formularios Más Atractivos

¡Ver el vídeo! (3:34 min) Consejos para ver nuestros vídeos.

Descargue el ejemplo para trabajar con el vídeo.

Hacer Formularios Más Atractivos

Ya que otras personas usan los formularios en su base de datos para ingresar datos, lo más probable es
que desee un formulario agradable a la vista del usuario. Estos tipos de cambios son hechos a los
formularios en la vista Vista Diseño.

En la Vista Diseño se puede ver el esquema de lo que se verá en la Vista Formulario, entonces es muy
útil para configurar el tamaño de los controles, otros objetos, tipo de letra, color y bordes del formulario.
Recuerde Como Cambiar a Vista Diseño

Hay tres maneras de abrir el formulario en la Vista Diseño:

• Dé clic derecho en la pestaña del formulario o en el nombre del objeto que se encuentra en
el panel izquierdo y en la lista desplegable podrá seleccionar Vista Diseño.
• También puede seleccionar Vista Diseñoen el grupo Vistas de la ficha o pestaña Diseño.
• La otra opción es usar el pequeño ícono Vista Diseño en la esquina inferior derecha de la
ventana de Access 2007.
Añadir un Logo

Microsoft Access 2007 usa un icono o simbolo de formulario automáticamente, como el que se muestra a
continuación, en el encabezado de cada uno de los formularios.

Símbolo o Ïcono de Formulario

Una manera de configurar o diseñar los formularios es quitando este símbolo y reemplazándolo con un
logo o símbolo de la empresa. Esto es muy fácil de hacer usando el comando Logotipo.
Reemplazar Este Símbolo de Access con un Logotípo

Para reemplazar este símbolo de Access con un Logotípo de su elección:

• Elimine el ícono de formulario que Access 2007 ha puesto en su formulario.
• Seleccione o dé clic en el comando Logotipo del grupo Controles que está ubicado en la
ficha o pestaña Diseño de la Cinta de Opciones.
 Comando
Logotipo

• Use la ventana Insertar Imágen para encontrar el archivo de la imagen que quiere usar
como logotipo. Luego, dé clic en Aceptar. El nuevo logo deberá aparecer.

Usted también podrá mover o cambiarle el tamaño al logo. Más adelante veremos como mover y cambiar
de tamaño el logotipo en un formulario.
Aplicar un Estilo Aplicando Autoformato

Otra simple manera de cambiar dramáticamente la apariencia de los formularios es aplicando un estipo
del comando Autoformato. Usted, por sí solo, podría modificar el color para cada parte del formulario,
pero Microsoft Access ya ha combinado varios colores en estilos muy atractivos. Estos estilos están
disponibles en el comando Autoformato.
aplicar un Autoformato

Para aplicar un Autoformato a un formulario:

• Dé clic en el comando Autoformato del grupo Autoformato en la pestaña o ficha
Organizaren la Cinta de Opciones.
• Seleccione el fomato que más le guste. Los cambios se iran viendo a medida que vaya
pasando el mouse por encima de cada una de las opciones. El cambio aparecerá cuando
deje el cursor del mouse en una de estas y por ende realice su selección.

Opciones de Autoformato

Trabajar con Títulos

Una de las maneras más fácil de cambiar el título en el formulario, que aparece en la esquina superior
izquierda al lado del ícono o logo del encabezado.
Cambiar el Título del Formulario

Para cambiar el título del formulario:

• Dé clic en el comando Título en el grupo Controles de la ficha o pestaña Diseño.

Comando
Título

• Cuando aparece el título subrayado aparece, escriba el nuevo título y teclee la tecla Enter
en su teclado.

Nota: El título no afecta el nombre del archivo ni vece versa.

Cambiar el Texto en el Formulario

Access, al igual que todos los productos de Microsoft Office 2007, le permite cambiar el estilo, el tamaño,
color y la alineación de las letras y el texto. Así como aplicar negrilla, cursiva o subrayar el texto. Todo
esto se realiza desde la pestaña o ficha Diseño, como se ve en la siguiente imagen.

Comando Para Formatear o Transformar el Texto

Modificar el Texto

Para hacer cambios al texto en un formulario:

• Resalte el texto
• Aplique el formato deseado haciendo una o más de las siguientes cosas:
○ Seleccione la fuente o tipo de letra deseada de la lista desplegable de Fuentes.
○ Establezca el tamaño del texto usando la lista desplegable del comando Tamaño.
○ Escoja un color para el texto usando el selector de Color.
○ Aplique ya sea el estilo negrilla, cursiva, o subrayado.

Adicional a formatear el las opciones de texto que están disponibles en el grupo Fuentes. La lista que
acabamos de mencionar incluye las modificaciones de texto más comunes.
Trabajar con Objetos en un Formulario

Otras maneras de modificar la apariencia de un formulario en Access 2007 incluyen cambiar el tamaño y
la posición los objetos que aparecen en el formulario, así como aplicar bordes a los objetos del
formulario. Todas estas tareas son fáciles de hacer en la Vista Diseño.
Mover Objetos a un Formulario

Para mover un objeto de un lugar a otro en un formulario:

• Subraye el objeto dando clic en este.
• Mueva el objeto arrastrando y soltándolo en una nueva ubicación.
Cambiar el Tamaño a un Objeto de un Formulario

Para cambiar el tamaño de cualquier objeto en un formulario:

• Subraye el objeto dando clic en el mismo.
• Cuando un cursor en forma de cruz, mantenga el botón izquierdo del mouse sostenido y
arrastre el borde hasta alcanzar el tamaño deseado.
• Libere el botón del mouse para aplicar los cambios.
Aplicar un Borde a un Objeto en un Formulario

Los bordes pueden hacer que un objeto sea más visible para que el usuario de su formulario lo vea más
fácilmente. Para aplicar un borde a cualquier objeto en un formulario:
• Subraye el objeto dando clic en este.
• Seleccione un tamaño usando el comando Grosor de Línea.
• Seleccione el estilo usando el comando Estilo de Línea.
• Seleccione un color usando el comando Color de la Línea.
Comandos de Borde

¡Desafío!

Si todavía no lo ha hecho, guarde el ejemplo de la base de datos Libro D Libros en su propio computador.

• Abra el Formulario Órdenes en la Vista Diseño y realice las siguientes tareas:

○ Añadir una imagen usando el comando Logotipo.
○ Dele al formulario un nuevo Título.
○ Modifique algo del texto del formulario.
○ Aplique una de las opciones del comando Autoformato.
○ Mueva o cambie el tamaño de un objeto en el formulario.
○ Aplique un borde a un objeto del formulario.
• Ordenar Registros

• Cuando se realice una base de datos, debe

pensar que hay momentos en lo que hay que mirar, o analizar los datos. Una
manera muy básica de analizar los datos es ordenándolos. Con Access 2007 es
muy fácil ordenar todos los datos. Esta lección le mostrará como organizar datos
 basándose en los datos numéricos usando comandos comunes para ordenar.
También aprenderá a quitar orden de las bases de datos
•

Organizar Registros

¡Vea el vídeo! (3:34 min) Consejos para ver nuestros vídeo.

Descargue el ejemplo para trabajar con el vídeo.

Ordenar Registros

Probablemente, ordenar es la manera más simple de mirar sus datos; así se agrupan los registros en
cierto orden. En nuestra librería, por ejemplo, podemos ordenar nuestros datos de diferentes maneras:
• Podríamos organizar las órdenes basándonos en la fecha de la realización de las mismas.
• Podríamos organizar nuestra lista de clientes por el Estado en el que viven, o por el código de
área.
• Podríamos ordenas nuestros libros por autor, categoría, o precio.
Access 2007 le permite organizar sus registros en las tablas de su base de datos basándose en un
campo o valor que puede ser texto (como el apellido de un escritor) o numérico (como el código de área
de los clientes o el precio de los libros). Dependiendo del tipo de valor, Access ofrece diferentes opciones
para ordenar.

Ordenar Texto

Cuando Access 2007 ordena texto, ofrece dos opciones descritas en la siguiente tabla:

Opciones de
También Llamado Descripción
Orden
Los registros comienzan a ordenarse por
De la A a la Z. Ascendente
orden alfabético comenzando por la A.
Los registros se organizan en orden
De la Z a la A. Descendiente alfabético pero al revés, comenzando por
la Z.
To Sort Based on a Text Value

Para agrupar basándose en los valores de texto:

• Dé clic en la flecha desplegable que se encuentra en la parte superior de la columna por la
que desea ordenar su lista.
 Ordenar de la A a la Z

• Cuando el menú aparezca, seleccione la opción Ordenar A a Z o la opción Ordenar de la

Z a la A.
○ Con la opción de la A a la Z , los registros aparecerán ordenados basados en la
columna que se seleccionó, organizando esta misma en orden alfabético
comenzando por la A, como se ve a continuación.

Registros Ordenados en la Categoría de la A a la Z.

○ Con la Z a la A, los registros se organizarán tomando como referencia la columna

seleccionada en orden alfabético invertido, comenzando por la Z.

Los comandos para ordenar en el grupo Ordenar y Filtrar en la pestaña o ficha Inicio de la
Cinta de opciones, es otra manera de comenzar a organizar.
Ordenar Números
Access 2007 también ofrece dos opciones cuando debe ordenar valores numéricos. Estas opciones
están descritas en la siguiente tabla:

También
Opción de Ordenar Descripción
Llamado
De números pequeños a Los valores cercanos a 1 están
Ascendente
grandes. desplegados primero
Del más grande al más Los valores más alejados de 1
Descendente
pequeño comienzan al principio de la lista
Organizar Valores Numéricos

Para organizar valores numéricos:

• Dé clic en la flecha desplegable del encabezado o título de la columna por la que se desea
organizar toda la lista.

Organizar de Mayor a Menor

• Cuando aparece el menú, seleccione entre las opciones Ordenar de mayor a menor u
Ordenar de menor a mayor.
○ Con la opción Ordenar de menor a mayor, los registros se organizarán basandose
en los valores de los campos escogidos comenzando la lista con el numero más
cercano a 1.
○ Con la opción Ordenar de mayor a menor, los registros se organizarán basandose
en los valores de los campos escogidos comenzando la lista con el numero más
lejano de 1.
 Resultados organizados de mayor a menor en la lista de precios

Los comandos para organizar en el grupo Organizar y Filtrar en la pestaña o ficha de

Inicio, también pueden ser usados para ordenar los registros.
Eliminar un Orden

Para crear un orden:

○ Dé clic en el comando Borrar todos los criterios de ordenación ubicado en el
grupo Organizar y Filtrar en la pestaña o Ficha de Inicio.

Comando Borrar todos los criterios de ordenación

¡Desafío!
Si todavía no lo ha hecho, guarde el ejemplo de la base de datos Libro D Libros en su
computador.
• Abra la tabla Clientes y la tabla Libros.
• Organice por Apellido la tabla de Clientes ordenando de la Z a la A.
• Organice la tabla de Libros por Precio usando la opción Ordenar de menor a mayor.
• Elimine todos los criterios de orden.
• Filtrar Registros
 • Otra manera útil de ver o analizar la información en una base
de datos es filtrándola. Los filtros agrupan su información basandose en uno o más
criterios de un campo, luego despliega sólo los registros que contienen esos valores y
criterios específicos. Filtrar datos es muy fácil con Access 2007. Esta lección le enseñará a
filtrar registros usando comandos comunes para filtrar. Usted también aprendera a usar
el botón para cambiar entre los resultados filtrados y los que no están filtrados. Además
aprenderá a realizar filtros avanzados, para guardar los resultados filtrados, y mucho
más.
Filtrar Registros

¡Ver el vídeo! (7:10 min) Consejos para ver nuestros vídeos.

Descargue el ejemplo para trabajar con el vídeo.

Filtrar Registros

Cuando se le pide a Access 2007 que filtre sus registros, le está preguntando que haga lo siguiente:
• Busca todos los registros que hay en una tabla.
• Encuentra cada registro que coincide con los criterios que usted definió.
• Luego despliega los resultados en la tabla al esconder los registros que no tienen nada que ver
con lo que usted estaba buscando.

Usted puede filtrar datos usando lo que Microsoft llama método Filtrar por Campo y Filtrar por
Selección. Adicionalmente, Access 2007 puede realizar un Filtro Avanzado, el cual es una pequeña
consulta que se realiza en una tabla. Estas opciones están descritas en la siguiente tabla.
Método Descripción

Filtrar por Campo Enlista todos los valores que se han ingresado en un campo
específico, de tal manera que pueda escoger el valor o los
valores que desea encontrar por medio de Access.

Filtrar por Selección Esta opción ofrece la habilidad de buscar registros basandose
en un valor seleccionado de la tabla. Puede realizar una
consulta para encontrar registros que:

• Igualen un valor
 • No se igualen a un valor
• Contengan un valor
• No contengan un valor
Filtro Avanzado Los resultados de un filtro específico son mucho más precisos
al ser organizados y filtrados.

Filtrar por Campo

Cuando usted Filtra por Campo, Access 2007 encuentra todos los valores que han sido ingresados en
un campo específico. Access enlista todos estos valores para usted, para que pueda escoger el valor o
los valores que desea que Access le ayude a encontrar en ese campo. Cuando haya encontrado el valor
para filtrar, Access le entrega resultados como un subgrupo de registros en la tabla.
Filtrar por Campo

Para Filtrar por Campo

• Subraye la columna donde esta el campo que desea usar como filtro. En este ejemplo,
estamos filtrando usando el cmapo Estado.
• En el grupo Ordenar y Filtrar de la cinta de Inicio, d[e clic en el comando Filtrar. Este se
ve como un embudo.

Filtrar
por Campo

• Cuando la ventana aparece, seleccione el valor que desea usar como filtro:
 ○ Al seleccionar la casilla Seleccionar todo todos los registros volverán a aparecer
en la tabla. Sin embargo, dé clic en esta opción cuando todos los valores estén
seleccionados.
○ Al seleccionar Vacías se encontrarán registros donde los campos estén en blanco o
vacios.
○ Seleccione las casillas de todos los valores que desee ver en sus resultados.
• Dé clic en Aceptar.

Resultados
después de filtrar por el estado de NC en la lista de Clientes

Los resultados aparecerán en la tabla. Como se puede ver en ejemplo , los resultados están mostrando
todos los clientes que viven en CN. Note que todos los otros registros estan escondidos en esta vista,
pero la tabla sigue siendo la misma, Clientes.
Alternana Filtro y Quitar Filtro de Resultados

Como en la mayoría de acciones en Access, usted puede alternar, de varias maneras, entre sus
resultados filtrados y no filtrados:
• Usando la etiqueta que aparece en la barra de naveegación.
• Usando el botón Alternar Filtro ubicado en el grupo Ordenar y Filtrar.

Botón Alternar Filtro

Filtrar por Selección
Cuando usted Filtra por Selección, Access 2007 le entrega los resultados a usted como un conjunto de
de registros de una tabla. Este asume que su alcual selección es lo que desea usar como valor de filtro o
criterio de selección.
Filtrar por Selección

Para filtrar por selección:

• Ubique su cursor en la celda que contiene el valor con el que quiere filtrar los otros
registros, o sea el que necesita como criterio.
• Dé clic en el comando Selección del grupo Organizar y Filtrar de la ficha o pestaña de
Inicio.
• Cuando la lista aparece, escoja una de las opciones:
○ Igual a le mostrará todos los registros que tengan el mismo valor que usted
seleccionó.
En el siguiente ejemplo, esta opción encontrará los registros que están en la ciudad
de Raleigh.
○ No es igual a le mostrará registros que no tengan el mism valor al que usted
escogió como griterio o valor. En el siguiente ejemplo, esta opci[on le traer[a todos
los registros exepto los que están en Raleigh.
○ Contiene le mostrará todos los registros que tengan en alguna parte, un valor o
criterio igual al que usted seleccionó. En este ejemplo, al seleccionar Contiene
todos los registros tendrán esta ciudad en alguna parte del registro por ejemplo
Raleigh, Caraleigh, o Raleighville.
○ No contiene no le mostrará los registros que tengan este valor en alguna parte. En
el siguiente ejemplo, al dar clic en No Contiene le muestra todos los registros
exepto los que tienen Raleigh en el nombre de la ciudad -- por ejemplo Raleigh,
North Raleigh y Raleighville.

Raleigh Filtrado por Selección

Organizar o Filtrar los Resultados Filtrados

Access 2007 le permite focalizar mucho más sus resultaos filtrados al aplicar otro nivel de ordenar o
filtrar. Para hacer esto:
• En la tabla donde se muestran los resultados filtrados, seleccione el valor o campo que
desea usar como base para un filtro más profundo.
• Aplique el orden o filtro adicional.

Otra manera de hacer lo mismo es usando el comando de Filtro Avanzado.

Filtros Avanzados

Un Filtro Avanzado es muy similar al multinivel de Microsoft Excel. Un Filtro Avanzadole puede verdad a
enfocar sus registros de verdad. Esto es como realizar una consulta en miniatura en una tabla solamente.
Este usa una pantalla muy similar al diseño de la interfase de consultas, y hasta puede guardar sus
resultados como una consulta para que las pueda volver a usar más adelante. Las consultas serán vistas
en las siguientes lecciones.
Aplicar un Filtro Avanzado
Para aplicar un filtro avanzado a su tabla:
• Dé clic en el comando Avanzadas quese encuentra en el grupo Ordenar y Filtrar en la
pestaña o ficha de Inicio.
• Desde el menú desplegable, seleccione la opción FIltro Avanzado/Ordenar.
• La pantalla diseño se abre para que usted pueda configurar un criterio de filtro y/u Orden
para los diferentes campos en la tabla.

Dise
ño de la Pantalla del Filtro Avanzado

• Para ordenar o filtrar otro campo, arrastre el nombre del campo de la tabla que está en la
parte superior y ubiquelo en una d las casillas superiories del panel inferior. Luego:
○ Para ordenar el nuevo campo:
1. Dé clic en la celda de la fila Orden.
2. Escoja la opción que desea usar de la lista desplegable que aparece en la casilla.
○ Para filtrar un nuevo campo:
1. Dé clic en la celda de la fila Criterios.
2. Ingrese el criterio en esta celda, escribiendo en la celda. Access pondrá comillas al deredor
de su criterio, mostrandole que buscará ese valor exactamente.

Importante: Access ordenará de la izquierda a la derecha, según la manera que estén

desplegados en el panel del Filtro Avanzado. Cuando todos los órdenes estén terminados,
Access aplicará los filtros. Como al ordenar, Access filtra de la izquierda a la derecha,
basandose en el orden diseñado en la pantalla Filtro Avanzado.

Para ver el resultado, dé clic en el botón Alternar Filtro de la pestaña o ficha de Inicio.

Sus resultados filtrados aparecerán en la nueva tabla. Usted puede guardar los filtros avanzados, en caso
de que quiera realizar este filtro más adelante.
Guardar un Filtro Avanzado
Para guardar un Filtro Avanzado:
• Dé clic desecho a la pestaña o ficha Clientes Filtro Diseño en la vista Filtro Avanzado.
• Seleccione del menú desplegable Guardar.

Guar
dar un Filtro Avanzado

• Si aparece la ventana Guardar Como Consulta, usted tiene que darle un nombre al filtro
avanzado.
Esta ventana s[olo aparece la primera vez que se guarda este filtro.

Access 2007 guarda Filtros Avanzados como consultas, porque así es m+as fácil realizar estas consultas
en una tabla.
¡Desafío!
Si todavía no lo ha hecho, guarde el ejemplo Libro D Libros en su computador.
• Use el método Filtrar por Campo para filtrar la tabla Clientes para encontrar todos los clientes
que son de NC.
• Use el método Filtro por Selección para filtrar la tabla Clientes, buscando los que no están en
Raleigh.

Consejo: Use la opción No es igual a.

• Alterne entre los resultados de los filtros y la tabla sin filtrar.

• Aplique un Filtro Avanzado en la tabla Libros para encontrar todos los libros Infantiles,
organícelos por precio de mayor a menor.
• Guarde su Filtro Avanzado con un nombre de su preferencia.
• Consultas Con Sentido para Usted - Primera Parte
 • El verdadero poder de la base de datos de Access 2007 es la
habilidad de agrupar información para análisis rápidos, que es lo que sucede cuando se
realiza una búsqueda. Las Consultas le permiten retribuir información de una o más tablas
basandose en un grupo de condiciones de búsqueda que usted define. Access 2007 le
desplegará sus resultados es su propia tabla para que pueda analizar y manipular más
allá. Esta lección explica como planear una consulta usando un proceso de planeación de
tres preguntas. Usted aprenderá a usar el comando Diseño de Consulta para encontrar
respuestas útiles, así como modificar la pregunta para esconder los campos u otra
información en sus resultados. Finalmente, le mostrará como guardar la consulta para
volverla a hacer más tarde.
• Usar Consultas - Primera Parte
•
• ¡Ver el Vídeo! (5:22 min) Consejos para ver nuestros vídeos.
•
• Descargue el ejemplo para trabajar con nuestro vídeo.
•
• Usar Consultas
•
• Las Consultas trae información de una o más tablas basandose en un conjunto de
condiciones de búsqueda que usted mismo establece y luego combina esa información de
cierta manera que facilite su análisis. Si usted ha usado un Filtro Avanzado en Access
2007, entonces usted ha realizado una consulta muy básica en una tabla. Si usted quiere
usar información de más de una tabla, usted necesitará usar el comando Diseño de
Consulta o Asistente para Consulta.
• Antes de usar las herramientas de Access 2007, es importante que planee la consulta
usando un proceso lógico. De lo contrario será posible que no consiga los resultados que
espera

Planear una Consulta

Hay tres preguntas que necesita responder cuando está planeando una consulta:
• ¿Cómo quiere que se vean los resultados? Identifique cada campo o información que
quiere incluir en los resultados.
• ¿En qué parte de la base de datos está guardada la información? Haga una lista de las
tablas(y/o cosnultas) que contienen la información que usted necesita ver.
• ¿Cuáles son las condiciones que usted quiere mantener en los datos? Esto ayuda a
determinar varios criterios para que Access pueda llegar a los registros adecuadamente.
Planeando: ¿Quiénes Ordenaron Libros de tecnología?

Pensemos en este proceso para nuestra base de datos de Libro D Libros. Como tenemos una nueva
serie de tecnología que va a salir pronto, y queremos enviar cupones a los clientes que han ordenado
libros de tecnología en el pasado. Una pregunta puede ayudarnos a responder esta consulta: ¿cuáles
son los clientes que han ordenado libros de tecnología? Usemos estas tres preguntas para planear
esta consulta.
• ¿Cuáles son los campos que queremos ver en los resultados? Nosotros necesitamos
una lista de clientes y direcciones para enviar por correo los cupones a nuestros clientes,
entonces necesitaremos que el resultado nos muestre:

Campos en Resultados

• ¿En cuáles tablas está guardada la información? Bueno, para esta consulta vamos a
necesitar:
○ Tabla de Clientes - para conseguir los nombres y las direcciones de los clientes
○ Tabla de Libros - para saber cuales son los libros de tecnología
○ Tabla de Órdenes - para saber cuales son los clientes que han ordenado libros de
tecnología.
• ¿Cuál es la condición que queremos encontrar? Queremos que Access busque sólo los
libros de tecnología.

Condición de la Consulta

Usar el Comando Diseño de Consulta

Cuando ya haya planeado su consulta, puede realizar una consulta usando las herramientas de Access
2007.
Construir una Consulta Usando el Comando Diseño de Consulta

Para realizar una consulta usando el comando Diseño de Consulta command:

• Seleccione el comando Diseño de Consulta de la pestaña o ficha Crear en la Cinta.

Comando Diseño de Consulta

• Use la ventana Mostrar Tabla para seleccionar las tablas (y/o consultas) para incluir en la
consulta. Nuestro plan necesita las tres tablas.

Ventana Mostrar Tabla

• Arrastre y suelte los campos que desea ver en sus resultados al panel inferior en la vista
diseño de consulta.
 Añadir Campos a Pantalla Diseño de Consulta

• Escriba la condición en la fila Criterios en la columna Categoría Libros. Para nuestra

consulta, tenemos que escribir Tecnología en la celda llamada Criterio para el campo
Categoría. Como se ve a continuación, Access 2007 pone unas comillas a lado y lado del
término para específicar que se ve igual al término designado en el campo.

• Cuando la condición sea establecida, dé clic en el comando Ejecutar del grupo

Resultados en la pestaña o ficha Diseño.

Comando Ejecutar Consulta

• Finalmente, vea los resultados para determinar si coinciden con la consulta.

 Cl
ientes que han Comprado Libros de Tecnología.

Esconder Campos u Otra Información en los Resultados

Algunas veces los resultados de una consulta incluyen información incesaria para usted. Access 2007 le
permite esconder estos campos facilmente.
Esconder una Parte del Resultado de la Consulta

Para esconder un campo en su resultado de consulta:

• En la ventana diseño de consulta, seleccione la casilla Mostrar dando clic sobre esta.

Mostr
ar Campo en Consulta

• Ahora, cuando ejecute sus resultados, el campo se esconderá como se ve en la siguiente

imágen.
 Resultados de
Consulta con Campos Escondidos
Guardar la Consulta

Algunas veces usted no necesita guardar sus resultados o su diseño de consulta. Otras veces, usted
querrá guardarla y ejecutarla mas adelante para modificarla un poco. Guardar una Saving a query is very
easy to do.
Guardar una Consulta

Para guardar una consulta para usarla más adelante:

• Dé clic derecho en la pestaña de la consulta.
• Cuando la ventana Guardar Como abra, déle un nombre significativo a su consulta.

Guardando la Consulta

• Dé clic en Aceptar.
• La consulta ahora será guardada como uno de los objetos en el panel izquierdo de la
ventana de Access.

¡Desafío!
Si todavía no lo ha hecho, guarde el ejemplo Libro D Libros en su computador.
• Planee una consulta para encontrar cuales son los clientes que piden cierta categoría de libros.
• Use el comando Diseño de Consulta para realizar la consulta.
• Ejecute la consulta y vea los resultados.
• Guarde la consulta.
• Modifique la consulta para esconder un campo.
• Consultas Con Sentido para Usted - Parte 2
 • Usted ya sabe como realizar una consulta básica. En
esta lección le mostraremos como realizar una consulta que incluya una función Total en el
groupo y cuente los registros en los resultados. También aprenderá a ordenar y a filtrar
por medio del diseño de su consulta para defininir más los resultados.
Usar Consultas - Parte 2

¡Ver el vídeo! (4:45 min) Consejos para ver nuestros vídeos.

Descargue el ejemplo para trabajar con el vídeo.

Usar Totales en una Consulta

Algunas veces, usted querrá ver los resultados de su consulta agrupados o contados en alguna manera.
Access 2007 ofrece varias opciones que hace posible estas funciones. Tal vez la manera más fácil de
hacer esto es por medio del comando Totales, el cual tiene opciones muy similares a las funciones
usadas en Microsoft Excel. Estas funciones incluyen:
• Suma -- usado para sumar los números de una columna.
• Promedio -- usado para encontrar el promedio entre los números de una columna.
• Max -- encuentra el valor más alto en un campo.
• Min -- encuentra el valor más bajo en un campo.
• Cuenta -- usado para contar los números del mismo valor en una consulta.
Una de las funciones más útiles de Totales para usarlo en las consultas, es la función
Cuenta.

Usar Contar y Agrupar por medio de una Consulta

Cuando use el comando Totales en una consulta, Access agrupará automáticamente cada campo por el
valor en cada campo. Esto sólo significa que se buscarán valores repetidos y agrupará los mismos, así
aparecen como un solo registro, en vez de muchos registros. Esta función es llamada Agrupar por.

Por ejemplo si nosotros usamos nuestra base de datos como ejemplo. Si realizamos una consulta para
ver la información de cada libro que ha sido ordenado, vamos a obtener una lista que se ve así:
 Consulta de
Libros Ordenados

Note que obtenemos un registro por cada orden de cada libro que ha sido pedido u ordenado.

En nuestro ejemplo de librería, queremos ver estos títulos agrupados, para que veamos cada libro que
haya sido ordenado o pedido una sola vez. Para hacer esto, usamos las opciones Cuenta y Agrupar
por.
Opciones Contar y Agrupar en una Consulta

Para incluir las funciones Agrupar por y Contar en una consulta:

• Dé clic en el comando Totales ubicado en el grupo Mostrar u Ocultar en la pestaña o
ficha Diseño.

Comando Totales

La fila Total aparecerá automáticamente en el panel inferior de la ventana de Access 2007.

 Fila de los Totales en el Diseño de Consulta

• Ahora, dé clic en el campo que desea contar en la fila Total. Queremos contar el número
de veces que el mismo libro Libro ID aparece en la tabla Órdenes.
• De la lista desplegable que aparece en las funciones de Total, selecione Contar.

Opciones Total en el Diseño de Columna

• Dé clic en Ejecutar para ver sus resultados. Note que cada título, autor, precio y categoría
aparecen sólo una vez por cada libro, con una columna extra que indica el número de
veces que este Libro ID aparecerá en la tabla Órdenes.

Contar y
Agrupar en los Resultados de Consulta

Ordenando y Filtrando Resultados de Consulta

Cuando ya tenga los resultados, los puede ordenar y filtrar para ajustar sus resultados mucho más. Esto
se puede hacer usando los métodos de ordenar y filtrar de los cuales ya hablamos en las lecciones 10 y
11, o aplicando el orden y el diseño en el diseño de consulta.
Ordenar por Medio del Diseño de Consulta

Para añadir un Orden a cualquier campo en el diseño de consulta:

• Dé clic en el campo de la fila Orden, debajo de la columna que desee. Un menú
desplegable aparecerá:

Ordenar por Medio del Diseño de Consulta

• Escoja una de las opciones:

○ Ascendente mostrará sus resultados ordenados ubicando el valor más bajo
primero o si es texto con el valor que más se acerque a la letra "A".
○ Descendente mostrará los resultados con el valor numérico más grande o si son
palabras el más alejado de la letra "A".
○ (sin ordenar) mantendrá sus registros agrupados, pero no ordenados.
• Dé clic en Ejecutar para ver los resultados.
Filtrar por Medio del Diseño de Consulta

Añadir un filtro a su diseño de consulta:

• Dé clic en la fila Criterios en el diseño de consulta.
• Añada un criterio para el filtro escribiendo el valor en la celda, como veremos en el
siguiente ejemplo:

Filtrar por medio del Diseño de Consulta

Dé clic en¡Desafío!
Si todavía no lo ha hecho, guarde el ejemplo Libro D Libros en su propio computador.
• Cree una consulta que use las opciones Contar y Agrupar por.
• Modifique un diseño de consulta incluyendo un Orden
• Ejecute la consulta y vea los resultados.
• Guarde la consulta.
• Modifique un diseño de consulta para incluir un filtro en el Criterio.
• Ejecute la consulta y vea sus resultados.
 • Guarde su consulta.
EjeUsar Reportes para Hacer los Datos Más Significativos a Otros

Ahora que ya sabe como hacer consultas para analizar los datos en una base de datos, es tiempo

de encontrar la manera de crear un informe para que estos datos tengan significado para otras
personas también. esta lección le mpstrará como crear un informe usando el comando Informe. También
aprenderá a usar las opcione para agrupar y límites de consulta para hacer los informes más fáciles
de leer, así como identificar varias plantillas de informes y opciones de diseño que se pueden
configurar en la Vista Diseño. Finalmente, usted verá como usar Vista Preliminar y como guardar un
reporte.
• Usar Informes para que los Datos tengan Significado para Otros
•
• ¡Ver el Vídeo! (7:07 min) Consejos para ver nuestros vídeos.
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• Descargue el ejemplo para trabajar con el vídeo.
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• Usar Reportes para Hacer los Datos Más Significativos para Otros
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• Como usted sabe, las consultas hacen que los datos tengan significado para usted.
Pero algunas veces, necesita compartir los datos con otras personas que no están
familiarizadas con la base de datos. Un informe es una manera efectiva de
presentar sus datos usando un diseño atractivo. En Access el texto se puede
modificar, como si fuera un documento de Word.
• Microsoft Access 2007 ofrece herramientas para crear y formatear un informe. El
Asistente de Informes lo lleva a través de varios pasos para crear un reporte. Sin
embargo, el comando Informe, es mucho más fácil de usar, y todas las opciones
están dispinibles en la Vista Diseño, cuando el Informe ya haya sido creado. Con
estas herramientas, usted puede crear un informe basado en una tabla o en una
consulta.

Crear un Informe Basado en una Tabla

Una de las maneras más fácil de crear un informe es usando una tabla como fuente de ese informe. Por
ejemplo, en nuestro escenario de la librería tenemos una tabla que enlista todos los libros en nuestro
inventario. Queremos crear un informe de Lista de Precios de Libros que tenta todos los detalles de cada
libro en el inventario. El comando Informe hace que todo esto sea increíblemente fácil, ya que incluye
automáticamente cada campo del a tabla en el informe.
Crear un Informe Basado en una Tabla usando el Comando Informe

Para crear un reporte basado en una tabla use el comando Informe:

• Escoja la tabla que desea usar como la fuente de su informe. Para hacer esto, usted puede
ya se abrir una tabla o solo resaltarl el nombre de la tabla en el Panel de Navegación. En
nuestro ejemplo usaremos la tabla de libros para crear el informe.
 Informe de la Tabla de Libros

• Dé clic en el comando Informe ubicado en la pestaña o ficha Crear en el grupo Informes.

• El reporte es generado automáticamente e incluye cada campo en la tabla, en el mismo
orden que la tabla. Esto se puede ver en el siguiente ejemplo, el cual fue creado de la tabla
anterior.

Lista de Precios de
los Libros

El diseño y formato del informe se puede manipular en la Vista Diseño.

Crear un Informe Basado en una Consulta

Access 2007 también puede crear un reporte usando una consulta como la fuente. El proceso para crear
un reporte basado en una consulta es igual al proceso de crear un reporte basado en la tabla que fue
usada en la página anterior. Y justo como se hace un reporte de una tabla, cada campo y registro que
aparece en los resultados de la consulta aparece en el informe.
Limitar el Número de Registro en un Informe

Es posible limitar el número de registros en un informe, teniendo en cuenta que el reporte se basa en una
consulta. El límite se establece en la consulta misma, usando la vista diseño de consulta.
Para limitar los registros en una consulta:
• Abra la consulta en la Vista Diseño
• Use la opción Devuelve en el grupo de comandos Configuración de Consultas para
configurar el número de registros que desea encontrar en los resultados de la consulta y al
final del informe.

Límite de Consultas

• Dé clic en Ejecutar para ver como quedarán los resultados en su consulta y por ende en
su informe.
• Cree el reporte usando el comando Reporte en la pestaña o ficha Crear.
• Formatee el reporte como lo desee.

Agrupar registro en un Informe

Agrupar registros en un informe puede hacerlo m[as entendible. Microsoft Access 2007 ofrece una
rápida y facil manera de añadir grupos en un informe.
Añadir Grupos a un Informe

Añadir un nivel agrupado a un Informe:

• Con el informe abierto, seleccione el comando Agrupar & Ordenar del grupo Agrupar y
Totales en la pestaña o ficha Formato.

Comando Agrupar para Informes

• Esto abre un panel llamado Agrupación, Orden y Total en la parte inferior de la ventana.
 Ventana
Agrupación, Orden y Total

• En el panel Agrupación, Orden y Total seleccione Agregar un grupo.

• Seleccione en la lista desplegable el campo que desea agrupar. Nosotros escogemos
agrupar nuestra lista por Categoría.

Lista Desplegable para Agrupar

• Cuando libere el botón del mouse, el informe aparecerá con los registros agrupados. Ahora
nuestros reportes están agrupados en Categoría como se ve a continuación.
 Lista de Precios de
Libros Abrupada por Categorías

El panel Agrupación, Orden y Total permanecerá abierta hasta que usted la cierre.
Formatear un Informe en la Vista Diseño

Access abre el informe creado en Vista Diseño, para que usted pueda realizar modificaciones facilmente.
En la Vista Diseño, usted puede cambiar la manera como se ve su informe de muchas maneras, por
ejemplo:
• Eliminando columnas y otros elementos de informe.
• Mover y cambiar de tamaño las columnas.
• Añadir un logo.
• Cambiar el título y otro texto en el encabezado del informe.
• Aplicar un estilo de informe con el Autoformato
• Modificar el diseño de la página.
Eliminar una Columna u Otro Elemento en el Informe

Para eliminar una columna u otro elemento en el informe:

• Resalte el elemento dando clic en este.
• Teclee el botón Eliminar en su teclado.
Mover una Columna u Otro Elemento del Informe

Para mover una columna y otro elemento del informe:

• Resalte el elemento dando clic en este.
• Arrastre y suelte el elemento en una nueva ubicación del informe.
Cambiar el tamaño de una Columna u Otro Elemento del Informe

Para cambiar el tamaño de una columna u otro elemento del informe:

• Resalte el elemento dando clic en este.
• Arrastre y suelte el borde del elemento hasta alcanzar el tamaño deseado.
Añadir un Logotipo al Informe

Para añadir una imagen o el logotipo de la compañía a un informe:

• Dé clic en el comando Logotipo de la pestaña o ficha Formato.

Comando del Logotipo para el Informe

• Cuando la ventana Insertar Imagen abra, encuentre el archivo de la imagen.

Ventana para Insertar

Logotipo

• Dé clic en Aceptar.

Modificar el Título de un Informe

Para modificar el título de un informe:

• Dé clic en el comando Título en la pestaña o ficha Formato.
 Comando Título para el Informe

• Cuando el título aparezca resaltado, escriba el nuevo título.

Modificar Texto en los Ecabezados del Informe

Si no le gusta el texto o fuente que Access usa en sus informes, los puede modificar usando los
comandos para formatear texto de Microsoft. Puede modificar el tamaño, el tipo, el color, la alineación y
mucho más. Estos funcionan igual que en Word o cualquier procesador de texto:
• Resalte el texto que desea modificar
• Seleccione las opciones de formato que desee, de las listas desplegables que aparecen al
dar clic en cada uno de los comandos del grupo Fuente.

Comandos para Modificar la Fuente en un Reporte

• El cambio aparece cuando libera el bot[on del mouse.

Aplicar un Estilo Autoformato

Al igual que en los formularios, Microsoft Access 2007 ofrece una variedad del estilos en el comando
Autoformato. Para aplicar una estilo:
• Dé clic en el comando Autoformato en la pestaña o ficha Formato.
 Autoformatos para el Informe

• Seleccione un formato de la lista desplegable. Los cambios se aplicarán instantaneamente.

Cambiar el Diseño de la Página

Cuando un informe es creado, se abre una Vista Diseño, como la que se ve a continuación. Las líneas
punteadas nos muestran donde esta el borde de la página que se verá en la Vista Informes.

El Informe en
Vista Diseño

Para cambiar las opciones de diseño:

• Cambie a la vista Vista Preliminar usando el comando Vistas en la pestaña o cinta
Formato.
 Comando Vista Preliminar

• Seleccione las opciónes de diseño que desee alterar o cambiar desde el grupo Diseño de
Página en la pestaña Diseño Preliminar.

Opciones del Diseño de Página para un Informe

Todas las opciones de diseño estándares de Microsoft están disponibles, incluyendo:

Opciones de Diseño
Descripción
de Página
Para configurar la margen entre normal, ancho o
Márgenes
estrecho.
Orientación Para seleccionar entre Horizontal o Vertical.
Tamaño Para seleccionar el tamaño del papel.
Guardar un Reporte

Cuando usted ha creado y modificado un reporte y trata de cerrarlo, Microsoft Access 2007 le pedirá un
nombre y que guarde su reporte. Si no va a volver a necesitar este reporte, no necesitará guardarlo. Sin
embargo, si usted cree que necesitará volverlo a publicar, es mejor que lo guarde.
To Save a Report

Guardar un informe con todos los objetos de Access:

• Dé clic derecho a la pestaña o ficha del informe.
• Seleccione Guardar de la lista desplegable.
• Cuando la ventana Guardar como se abre, dele un nombre al informe.
 Ventana Guardar Informe

• Finalmente, dé clic en Aceptar.

¡Desafío!
Si todavía no lo ha hecho, guarde el ejemplo de la base de datos Libro D Libros en su propio
computador.
• Cree un informe basándose en una tabla.
• Cree un informe basándose en una consulta.
• Modifique el diseño de un informe, cambiando lo siguiente:
○ Cambie el tamaño de las columnas.
○ Elimine elementos del informe.
○ Déle un nuevo nombre al título del informe.
○ Aplique un estilo de Autoformato a su informe.
○ Use Agrupar, ordenar y totales en un informe.